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28/05/13

Taller: Buenas prc/cas para la creacin de una WBS

ngel gueda Barrero angel.agueda@evergreenpm.com

Reunin de socios del PMI Madrid Chapter 28 de Mayo de 2013

Fundador de EvergreenPM Presidente de Valueinnova Spain


ngel gueda Barrero

Presidente de Successful Projects Spain


Formador y consultor en Direccin de proyectos y efecKvidad personal. Cer;caciones: PMP, PMI-ACP, MSP, PRINCE2 Accredited trainer, Agile Project Management Accredited trainer, Kanban Methodologist, Scrum Manager
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LIBRO DE REFERENCIA Y CONSIDERACIONES


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Su entrenador de la EDT

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Algunas consideraciones
Este taller no describe la tcnica WBS tal cual la dene el PMI. Recoge tambin aportaciones de la tcnica PBS y propias. No pretende mostrar todas las posibilidades de la tcnica sino facilitar su puesta en prcKca.

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UN POCO DE HISTORIA

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Un poco de historia
1959 1961 1962
Primera representacin en un documento relaKvo al implementacin de la tcnica PERT (Program EvaluaKon and Review Technique) en el proyecto Polaris en EE.UU. El trmino EDT empieza a ser comn y aparece en una publicacin de General Electric CorporaKon. El DoD y la NASA publican una gua relaKva al PERT donde se hace una amplia descripcin de la EDT que es esencialmente la misma que uKlizamos actualmente.

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Un poco de historia
1962 1964 1968
En Octubre la NASA publica otro documento que amplia la descripcin inicial de la EDT.1961

El gobierno de EE.UU. Publica PERT Implementa.on Manual que incluye una descripcin del desarrollo de la EDT. El DoD de EE.UU. Publica Work Breakdown Structures for Defense Material Items y es actualizada posteriormente en: 1975, 1993, 1998 y 2005.

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Un poco de historia
El PMI publica la primera edicin de Prac.ce Standard for Work Breakdown Structures El PMI publica la segunda edicin de Prac.ce Standard for Work Breakdown Structures

2001 2006

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GLOSARIO

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Glosario
Enunciado del alcance del proyecto La descripcin narraKva del alcance del proyecto, incluidos los principales entregables, hiptesis del proyecto, restricciones del proyecto y una descripcin del trabajo, que brinda una base documentada que permite tomar decisiones futuras sobre el proyecto y conrmar o desarrollar un entendimiento comn del alcance del proyecto entre los interesados.

Especicacin
Un documento que especica, de manera completa, precisa y vericable, los requisitos, el diseo, el comportamiento y otras caractersKcas de un sistema, componente, producto, resultado o servicio y, a menudo, los procedimientos para determinar si se han cumplido con estas disposiciones. Algunos ejemplos son: especicaciones de requisitos, especicaciones de diseo, especicaciones del producto y especicaciones de prueba.
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WBS Una descomposicin jerrquica orientada al entregable relaKva al trabajo que ser ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los objeKvos del proyecto y crear los entregables requeridos. Organiza y dene el alcance total del proyecto. Descomposicin
Una tcnica de planicacin que subdivide el alcance del proyecto y los entregables del proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de manejar, hasta que el trabajo del proyecto asociado a lograr el alcance del proyecto y a conseguir los entregables se dena con detalle suciente para poder respaldar la ejecucin, el seguimiento y el control del trabajo.
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Glosario
Planicacin gradual
Una forma de planicacin de elaboracin gradual en la que el trabajo que se debe realizar en el corto plazo se planica en detalle en un nivel inferior de la EDT, mientras que el trabajo a ms largo plazo se planica a un nivel relaKvamente alto de la EDT, pero la planicacin detallada del trabajo que se debe realizar dentro de uno o dos perodos en el futuro cercano se realiza a medida que el trabajo se completa durante el perodo actual

Nivel de la WBS El nivel relaKvo de un elemento de la EDT en la jerarqua de la EDT. Habitualmente el nivel ms alto, el proyecto, es el nivel 1.

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Glosario
Entregable Cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio nico y vericable que debe producirse para terminar un proceso, una fase o proyecto. A menudo se uKliza ms concretamente en relacin con un entregable externo, el cul est sujeto a aprobacin por parte del patrocinador del proyecto o del cliente.
Elemento (componente) de la EDT / Elemento de trabajo

Una entrada en la EDT que puede estar en cualquier nivel y se idenKca con un nombre o un nombre y un adjeKvo.

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Glosario
Diccionario de la WBS
Un documento que describe cada componente en la EDT. Incluye una breve denicin del alcance o enunciado del trabajo, entregables denidos, una lista de acKvidades asociadas y una lista de hitos. Opcionales puede incluir: la organizacin responsable, la fechas de inicio y nalizacin, los recursos requeridos, una esKmacin del costo, los requisitos de calidad y las referencias tcnicas.

Paquete de trabajo
El nivel ms bajo en cada rama de la EDT. Un paquete de trabajo proporciona una base lgica para denir acKvidades o asignar responsabilidades a una persona especca u organizacin. Tambin es el trabajo necesario para nalizar un trabajo especco o proceso tal como un informe, un diseo o un documento de requisitos o parte de la misma, una pieza de hardware o un servicio.
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Glosario
Ac;vidad Una unidad de trabajo denida durante la realizacin de un proyecto que se describe uKlizando un verbo. Normalmente Kene la descripcin de un trabajo, una duracin esperada, un coste esperado y requisitos de recursos esperados.

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DESCRIPCIN Y BENEFICIOS

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Qu es y qu no es
Esquema Grco

Diccionario Dene Entendimiento Comunicacin

No es una lista de tareas No es un organigrama No Kene fases


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NO

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Qu es y qu no es
Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4
1 entregable Proyecto

2 entregable

3 entregable

1.1 entregable

1.2 entregable

2.1 entregable

2.2 entregable

1.1.1 entregable

1.1.2 entregable

Dene el alcance total del proyecto.

Lo que no est en la EDP no forma parte del proyecto.


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Facilita el control de avance del proyecto

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Benecios

Base para tu proyecto

Buenas esKmaciones

Asignacin de resposa- bilidades

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Matriz de asignacin de responsabilidades

WBS
1 entregable 1.1 entregable 1.2 entregable

Proyecto

2 entregable 2.1 entregable

3 entregable

OBS
1.1 PM 1.0 Director 1.2 PM 2 1.2 PM 3

2.2 entregable

1.1 1.1 1.2 1.3 X

1.2 X

2.1

2.2

X X

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Benecios

Control del Base para tu proyecto cambio Referencia para proyectos futuros Facilita la medicin

Buenas esKmaciones

Asignacin de responsa- bilidades

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REGLAS

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No organizar por fases

Proyecto

fase 1

fase 2

fase 3

1.1 entregable

1.2 entregable

2.1 entregable

2.2 entregable

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100%
Proyecto

1 20% 1.1 50% 1.2 50% 2.1 30%

2 70% 2.2 70%

3 10%

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Tambin el alcance de proyecto

Proyecto

1 Servicios del proyecto

2 Entregable

1.1 GesKn del proyecto

1.2 Redaccin tcnica

1.3 GesKn de la conguracin

1.4 Apoyo administraKvo

GesKn del Kempo

GesKn de riesgos

Informes

Artefactos

Monitoreo y control

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y las ac;vidades de soporte


Proyecto

1 entregable

2 entregable

3 entregable

1.1 entregable

1.2 entregable

2.1 entregable

2.2 entegable

2.3 integracin

1.1.1 entregable

1.1.2 entregable

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Productos internos y externos

Proyecto

1 Servicios del proyecto

2 Sistema X

1.1 GesKn del proyecto

1.2 Soporte administraKvo

2.1 subsistema xy

2.2 subsistema xz

2.3 Documentacin del sistema X

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Tipos de producto
Producto

PMI

OGC / PRINCE2

Interno

Externo

Interno

Externo

No se entregan al cliente

Se entregan al cliente

Elaborado en el proyecto

Incorporado al proyecto

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No u;lizar verbos

Verbo
Disear un sito web Seleccionar herramientas Escribir captulo 4 Integrar

Nombre
Diseo del sitio web Seleccin de herramientas Captulo 4 Integracin

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Slo ml;ples hijos

Proyecto

1 20% 1.1 50% 1.2 50%

2 70% 2.1 100%

3 10%

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No hay tareas
Proyecto

1 entregable

2 entregable

3 entregable

1.1 entregable

1.2 entregable

2.1 entregable

2.2 entregable

1.1.1 paso 1

1.1.2 paso 2

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Un paquete de trabajo puede estar en cualquier nivel de la WBS


Proyecto

1 entregable

2 entregable

3 entregable

1.1 entregable

1.2 entregable

2.1 entregable

2.2 entregable

1.1.1 entregable

1.1.2 entregable

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Iden;cador nico
Proyecto

1 entregable

2 entregable

3 entregable

1.1 entregable 1.1.1 paso 1

1.2 entregable

2.1 entregable

2.2 entregable

1.1.2 paso 2

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en resumen

Entregables o acKvidades

No

Tareas

Regla del 100%

Redundancia

Interno o externo

Slo un hijo

Nomenclatura coherente MlKples niveles y Kpos de componentes


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Demasiado pequeo o demasiado detalles Niveles arKciales

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DICCIONARIO DE LA WBS

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Diccionario del WBS


Diccionario de la WBS: Un documento que describe cada componente en la EDT. Incluye una breve denicin del alcance o enunciado del trabajo, entregables denidos, una lista de acKvidades asociadas y una lista de hitos. Opcionales puede incluir: la organizacin responsable, la fechas de inicio y nalizacin, los recursos requeridos, una esKmacin del costo, los requisitos de calidad y las referencias tcnicas.
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Proyecto

1 entregable

2 entregable

3 entregable

1.1 entegrable

1.2 entregable

2.1 entregable

2.2 entregable

Componente de la EDT
1 1.1 1.2 2 2.1 2.2 3

Ttulo del componente Entregable Entregable Entregable Entregable Entregable Entregable Entregable

Descripcin del componente Esta es una descripcin detallada Esta es una descripcin detallada Esta es una descripcin detallada Esta es una descripcin detallada Esta es una descripcin detallada Esta es una descripcin detallada Esta es una descripcin detallada
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Id # 2.2.2.1

Cuenta de control # 2.2

l;ma actualizacin 15/07/10

Responsable ngel gueda

Descripcin: Realizar un estudio de mercado Criterio de aceptacin: El informe deber mostrar informacin por cada Comunidad Autnoma durante los lKmos 3 aos. Entregables: Presentacin con mulKmedia e informe escrito encuadernado Supuestos: El Cliente entrega el listado de ventas antes del da Recursos asignados: 2 analistas, 1 consultor y 3 notebooks Duracin: 65 das hbiles Hitos: dd/mm/aa - Informe preliminar aprobado por el patrocinador dd/mm/aa Presentacin mulKmedia a los interesados dd/mm/aa Informe nal aprobado por el cliente Costo: 32.920 Dependencias: Antes de #1.2.3 y Despus de #3.4.1 Firma del Director del Proyecto: _____________

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Criterios de calidad Cumple las normas de idenKdad corporaKva

Tolerancia de calidad Como se dene en las normas de idenKdad

Mtodo de calidad Revisin de calidad de PRINCE2 Inspeccin

Ap;tudes de calidad requeridas Equipo de markeKng Project Manager a cargo de la conferencia Corrector de pruebas

La carta y el folleto reejan Ninguna con exacKtud todos los detalles de la conferencia que se han acordado No hay errores de ortograva ni de gramKca en ningn elemento del mailing La carta adjunta ocupa slo un lado de una hoja A4 Ninguna

Corrector ortogrco del procesador de textos. Inspeccin Inspeccin

Puede ocupar el dorso de una sola hoja A4

Corrector de pruebas

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y no olvides incluir
Criterios de calidad Cumple las normas de idenKdad corporaKva La carta y el folleto reejan con exacKtud todos los detalles de la conferencia que se han acordado No hay errores de ortograva ni de gramKca en ningn elemento del mailing La carta adjunta ocupa slo un lado de una hoja A4 Tolerancia de calidad Como se dene en las normas de idenKdad Ninguna Mtodo de calidad Revisin de calidad de PRINCE2 Inspeccin Ap;tudes de calidad requeridas Equipo de markeKng Project Manager a cargo de la conferencia

Ninguna

Corrector ortogrco del Corrector de pruebas procesador de textos. Inspeccin Inspeccin Corrector de pruebas

Puede ocupar el dorso de una sola hoja A4

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PROCESO DE CREACIN DE LA ETD

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Qu necesitamos?
ObjeKvos y metas del proyecto

Las personas adecuadas

Qu necesito?

Requisitos a alto nivel

Equipo de proyecto Partes interesadas Patrocinador

Datos histricos

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Pasos
Revisar lo que sabes

Control de los cambios

Tormenta de ideas y evaluar

Diccionario de la EDT

Iterar

Revisin nal del equipo

Revisar la EDT

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y un paso ms Diagrama de ujo de productos

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Control de calidad de la WBS


Descripcin 1 Has creado tanto el grco como el diccionario de la EDT? 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 Incluiste todos los entregables concretos? Incluiste todos los componentes de soporte, de anlisis y de gesKn del proyecto? Empezaste con un acta de consKtucin del proyecto con objeKvos del proyecto claros? UKlizaste toda la informacin aplicable de proyectos anteriores? Implicaste a todo el equipo y a las partes interesadas en la creacin de la EDT? Se uKliz una nomenclatura coherente en toda la EDT? Has creado la lnea base de la EDT para asegurar un control de cambios adecuado? Tu EDT garanKza la trazabilidad a travs de otros documentos relevantes del proyecto? Has organizado tu EDT sobre la base de tu organizacin y de tus funciones? Has estructurado tu EDT empezando por las fases del proyecto? Has puesto todos los paquetes de trabajo en el mismo nivel intencionadamente? S No

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Control de calidad de la WBS


Descripcin 13 El nombre del componente es un nombre? 14 Los componentes hijos suman el 100% del componente padre? 15 La descripcin detallada del alcance en el diccionario de la EDT es clara y precisa? 16 Deniste las exclusiones perKnentes en el diccionario de la EDT? 17 Sabes cmo se muestra lo hecho y lo que se est entregando? 18 Las partes interesadas enKenden claramente este componente? 19 Hay algn otro componente con parte del mismo alcance? 20 Hay subentregables de unas 80 horas que deban denirse? 21 Hay una relacin uno a uno entre padre e hijo? 22 Este componente no es parte de tu proyecto?
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No

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HERRAMIENTAS

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Post-It

Excel

Herramienta s EDP

Mapas mentales

Word

Visio

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UTILIZACIN DE LA WBS

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Requisitos

Base para las esKmaciones

Cronograma

Monitorizacin y control

Informe de situacin

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EJEMPLOS

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Diagrama de una bicicleta. Autor: Al2


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LECTURAS RECOMENDADAS

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