REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD PEDAGGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR INSTITUTO PEDAGGICO DE CARACAS Asignatura: Tcnica y Practica Secretarial I

ORGANIZACIN DE UN ARCHIVO

Practicantes: Simones Yudeisy Hernndez Roger Zambrano Sail Briceo Graciela

LOS ARCHIVOS

SISTEMA DE ARCHIVOS ALFABETICO Y NUMERICO

SISTEMA POR ASUNTO Y GEOGRFICO

AGRADECIMIENTOS

Es el depsito donde se guardan, organizada y ordenadamente los testimonios escritos, grficos o audiovisuales producidos por cualquier institucin pblica o privada, conservados con el doble fin de garantizar los servicios de los administrados o de servir de fuentes para la investigacin.

Los sistemas fundamentales de clasificacin se resumen bsicamente, en dos: Alfabtico y numrico.

SISTEMA ALFABTICO
Sigue una secuencia lgica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios.

REGLAS DE CLASIFICACIN ALFABTICA

*Nombres de individuos
Ejemplo: Maria Elena Salas.
1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad

Salas,

Maria,

Elena

*Un apellido slo o una inicial. Ejemplo: Juan Jos Pez .

1 Unidad Pez,

2 Unidad Jos,

3 Unidad Juan

*Apellidos compuestos Ejemplo: Jaime de la Torre .

1 Unidad

2 Unidad

3 Unidad

De La Torre, Jaime

*Mujeres casadas

Nombre de Nombre del Esposo Soltera Ana M. Araujo Pedro Len

1 Unidad Araujo (de) Len

2 Unidad Ana

3 Unidad M.

*Casas comerciales que contienen el nombre de individuos Ejemplo: Farmacia Lus Marn .

1 Unidad Marn,

2 Unidad Lus,

3 Unidad Farmacia

*Firmas comerciales Ejemplo: Farmacia Junn.

1 Unidad
Farmacia

2 Unidad
Junn

3 Unidad

*Ttulos y tratamientos Ejemplo: Dra. Rosa Lozada .

1 Unidad
Lozada

2 Unidad
Rosa (Dra.)

3 Unidad

*Bancos Ejemplo: Banco Provincial Agencia Maturn .

1 Unidad Banco

2 Unidad Provincial

3 Unidad Maturn

SISTEMA NUMRICO
Consiste en asignar nmeros consecutivos a las personas o empresas, numerando consecutivamente las carpetas, para despus archivarlas por orden numrico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el nmero asignado.

Las ventajas de este sistema son: Es ms sencillo encontrar las carpetas, los nmeros de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el archivo se puede aumentar indefinidamente (slo ser necesario aadir nuevas carpetas) y las fichas pueden utilizarse para otros fines.

Ejemplo: Carpeta 25 Jos Torre.

1 Unidad
25

2 Unidad
Torre

3 Unidad
Jos

SISTEMA POR ASUNTO

El sistema de archivo por asunto es la ordenacin de documentos o correspondencia, que se hace teniendo en cuenta la materia o asunto de que tratan los mismos.

 Los archivos por temas son tiles para llevar la correspondencia y papeles de una actividad repetitiva. El inconveniente de este sistema, es que resulta muy factible olvidar los papeles de un tema en otra carpeta, especialmente si stos tratan de diversos asuntos.

Es el ms usado en las oficinas pblicas, ya que disponen de secciones y departamentos exclusivos para archivar todo tipo de correspondencias

Organizacin por materias y asuntos

Consiste en agrupar la documentacin de acuerdo con la materia o asunto a que se refiere, y despus ordenar cada uno de estos grupos siguiendo algn criterio. Alfabtico, numrico, cronolgico

Estilo Diccionario
Estos archivos, estn ordenados en forma alfabtica como palabras de un diccionario.

Estilo Enciclopedia
Estos archivos se organizan de esta forma , cuando los asuntos estn agrupados por relaciones lgicas, al mismo tiempo que en orden alfabtico.

SISTEMA GEOGRAFICO
Se ordena de acuerdo con los lugares geogrficos asociados a la misma: domicilio, lugar de emisin, destino, etc. Implica varias clasificaciones sucesivas: regin o zona geogrfica, comunidad autnoma, provincia, localidad, incluso calle.

Archivo Alfabtico Geogrfico

Como su nombre lo indica, es la organizacin de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localizacin, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabtico.

ORGANIZACION DE ARCHIVOS GEOGRFICOS

1. Un Archivo Principal 2. Se ordena alfabticamente por pases, estados o territorios, zonas, direcciones, etc., y puede organizarse de la siguiente forma: a) Con guas alfabticas y con guas de divisiones geogrficas o polticas. b) Con solo guas de divisiones geogrficas o polticas.

2) Un tarjetero o fichero puede ser: a) Auxiliar: Se ordena alfabticamente con los nombres de los corresponsales. b) Principal: Tambin encontramos el archivo geogrfico de tarjetas, Por ejemplo, una editorial internacional puede mantener el registro de sus clientes organizado por territorio; en este caso sera conveniente tener una lista, alfabtica, separada o un tarjetero de los nombres que se han organizado geogrficamente.

3)Un mapa, una gua, un viso control, etc. Sirven para indicar la localizacin de la clientela, ya sea geogrficamente o por zonas o direcciones.

PROCEDIMIENTO
Si al archivar los documentos, la divisin geogrfica se realiza a partir de pas y con auxilio de la sucesin alfanumrica, la disposicin de las guas es: a) Gua alfabtica. b) sub. gua del estado con mayscula compacta.

c) Expediente, el nombre de la ciudad, la abreviatura del estado, antecedido de una coma y la denominacin de la persona o de la organizacin.