[MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS] Kelompok 4 KATA PENGANTAR

Persaingan bisnis dalam era globalisasi yang diwarnai dengan ketidakstabilan pasar, menuntut prusahaan untuk memiliki keunggulan kompetitif baik dalam hal harga maupun kualitas. Dalam kegiatan operasionalnya, perusahaan dihadapkan pada kenyataan bahwa kompetensi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut sulit diperoleh. Untuk mengatasinya, perusahaan dituntut melakukan kerjasama dalam sumber daya atau kompetensi yang dibutuhkan masing-masing perusahaan dalam menghasilkan kebutuhan sesuai permintaan dan kebutuhan konsumen melalui manajemen rantai pasokan (Supply Chain Management). Selain itu, melalui kerjasama antar perusahaan diharapkan proses inovasi dapat ditingkatkan. Kemampuan dalam memenuhi permintaan konsumen dan pasar dengan waktu tunggu dan waktu pengiriman yang pendek merupakan tolak ukur untuk menilai tingkat respon perusahaan terhadap permintaan konsumen. Supply Chain Management memberikan suatu alternatif strategi dalam memenangkan persaingan global dengan berbasis competitive excellence yaitu fokus konsumen, kualitas, dan agility yang didukung kompetensi perusahaan seperti keterlibatan konsumen, manajemen persediaan, teknologi, pengembangan produk, dan tanggung jawab terhadap lingkungan. Teknologi informasi menjadi salah satu pendorong bagi terciptanya integrasi rantai pasokan termasuk juga makin kompleksnya permintaan konsumen, makin kompetitifnya kompetisi global dan peningkatan keinginan perusahaan untuk menjadi perusahaan yang inovatif dan mampu menjadi yang pertama dalam mengenalkan produk baru sesuai kebutuhan pasar. Makalah ini membahas Supply Chain Management sebagai suatu stratgi alternatif yang digunakan Carrefour Indonesia dalam memenangkan persaingan pada pasar Indonesia.

Supply Chain Management | PT. Carrefour Indonesia

[MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS] Kelompok 4 LATAR BELAKANG

Munculnya Supply Chain Management (SCM) dilatar belakangi oleh praktek tradisional yang semula dipakai dalam bisnis tidak lagi relevan diterapkan pada lingkungan bisnis saat ini yang serba dinamis dengan persaingan ketat. Disertai pula dengan perubahan lingkungan bisnis yang semakin cepat. Akselerasi ini disebabkan oleh berkembangnya infrastruktur telekomunikasi, informasi, transportasi, dan perbankan yang semakin canggih sehingga memungkinkan berkembangnya model-model baru dalam menejemen aliran material/produk. Implementasi Supply Chain Management merupakan salah satu bagian penting untuk memperbaiki kemampuan kompetisi organisasi bisnis. Supply Chain Management menjadi suatu strategi kompetitif untuk menjembatani pemasok dengan pemakai. Pengelolaan rantai pasokan yang baik juga dirasa perlu untuk efisiensi biaya perusahaan, meningkatkan kredibilitas perusahaan, dan kepuasan konsumen. Supply Chain Management memegang peran penting dalam industri ritel, terutama ritel skala besar seperti Carrefour yang memiliki 83 gerai dengan lokasi tersebar di berbagai tempat dan bekerja sama dengan lebih dari 4 ribu pemasok Carrefour telah menerapkan Supply Chain Management sejak lama, yaitu pada saat Carrefour hanya memiliki beberapa gerai. Supply Chain Management yang diterapkan sangatlah sederhana. Dengan fungsi untuk membantu proses penerimaan barang di gerai, dan hanya terfokus pada barang pangan siap saji. Proses pengiriman dilakukan dengan mengirim barang langsung ke gerai Carrefour sehingga membutuhkan lebih banyak tenaga kerja. Dan sedangkan kapasitas setiap unit mobil, hanya dapat melakukan pengiriman ke tiga gerai per harinya. Carrefour menyadari kebutuhan mereka terhadap sistem Supply Chain Management yang lebih baik dan terintegrasi untuk mewujudkan rantai pasokan yang efektif dan efisien, serta memudahkan kolaborasi Carrefour dengan para pemasoknya.

Supply Chain Management | PT. Carrefour Indonesia

[MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS] Kelompok 4 Profil Perusahaan Carrefour di Indonesia berdiri pada tahun 1996 dengan membuka gerai pertama di Cempaka Putih pada bulan Oktober 1998. Pada saat yang sama, Continent, sebagai perusahaan ritel Perancis, membuka gerai pertamanya di Indonesia. Pada tahun 1999, Carrefour dan Promodes (sebagai pemegang saham utama dari Continent) menggabungkan semua kegiatan usaha ritel di seluruh dunia dengan nama Carrefour. Hal tersebut menjadikan Carrefour sebagai ritel terbesar kedua di dunia. Sebagai bagian dari perusahaan global, Carrefour berusaha untuk memberikan standar pelayanan kelas dunia dalam industri ritel Indonesia. Carrefour Indonesia memperkenalkan konsep hypermarket dan menyediakan alternatif belanja yang baru di Indonesia kepada pelanggannya. Carrefour menawarkan konsep One-Stop Shopping yang menawarkan tempat pilihan dengan produk yang beragam, harga murah, dan juga memberikan pelayanan terbaik sehingga melebihi harapan pelanggan. Saat ini, Carrefour sudah beroperasi di 83 gerai dan tersebar di 28 kabupaten di Indonesia. Sebagai salah satu ritel terkemuka, Carrefour Indonesia berkomitmen untuk memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan Carrefour di Indonesia. Carrefour sangat peduli terhadap kebutuhan pelanggan dengan menawarkan lebih dari 40.000 produk, sehingga pelanggan dapat memperoleh pilihan lengkap kebutuhan sehari-hari yang berkualitas baik dengan harga diskon di dalam lingkungan belanja yang nyaman. Carrefour Indonesia memiliki sekitar 28,000 karyawan, baik karyawan langsung maupun tidak langsung, seperti SPG, cleaning service, dll. Carrefour Indonesia telah bermitra dengan sekitar 4,000 pemasok yang hampir 70% adalah UKM (Usaha Kecil Menengah). Carrefour Indonesia juga telah memberikan kontribusi dan berpartisipasi aktif dalam pembangunan daerah di sektor pertanian dengan membeli 95% produk dari pasar domestik, meningkatkan kehidupan petani dengan menjaga hubungan jangka panjang dan memperluas akses pasar di gerai Carrefour Indonesia, meningkatkan perkembangan kualitas produk lokal dengan memperkenalkan metode pertanian modern dan lebih aman, misalnya pengembangan secara aktif penggunaan pupuk alami, dan menerapkan sistem kontrol pengelolaan air.
Supply Chain Management | PT. Carrefour Indonesia 3

[MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS] Kelompok 4 Carrefour Indonesia berharap semua usaha dan kontribusi selama bertahun-tahun di Indonesia akan membawa Carrefour Indonesia untuk menjadi Perusahaan Retail Pilihan Keluarga Indonesia.

Visi PT. Carrefour Indonesia Menjadi ritel nomor satu di Indonesia

Misi PT. Carrefour Indonesia Menciptakan paserba dengan konsep tempat belanja keluarga; Memberikan pilihan dan kualitas ke semua orang; Menciptakan harga yan diinginkan konsumen dan penyediaan lokasi yang dekat dengan rumah; Mmembangun kerja sama yang baik dengan para pemasok yang berkualitas; Memberikan dukungan yang terbaik bagi karyawan untuk berkembang dan mencapai potensi maksimal guna memberikan pelayanan yang memuaskan kepada pelanggan.

Supply Chain Management | PT. Carrefour Indonesia

[MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS] Kelompok 4 SUPPLY CHAIN MANAGEMENT PT. CARREFOUR INDONESIA SEBELUMNYA Carrefour telah menerapkan SCM sejak lama, yaitu ketika Carrefour baru memiliki beberapa gerai. SCM yang diterapkan masih sangat sederhana. Fungsinya hanya untuk membantu proses penerimaan barang di gerai, dan masih terfokus pada barang pangan siap saji. Sebagai contoh makanan siap saji adalah hamburger, hot dog, pizza, kue dan roti, yang proses pengolahannya dilakukan di setiap gerai Carrefour. Sedangkan pengiriman barang dilakukan dengan mengirim barang langsung ke gerai Carrefour yang dilakukan oleh para pemasok. Berikut adalah kendala yang dihadapi Carrefour sebelum melakukan implementasi SCM yang baru: 1. Sistem informasi tidak efektif dan efisien. Tidak efektif: karena pengolahan data menjadi tidak akurat dan sulitnya mengatur dan mengontrol aktivitas suplai, produksi, dan pengiriman di setiap gerai yang ada. Tidak efisien: karena kerugian akibat lost of sales, kerugian akibat kerusakan barang, kerugian akibat besarnya biaya transportasi dsb; serta kerugian waktu akibat sulitnya mengkoordinasi aktivitas di setiap gerai-nya. 2. Sulitnya dalam mendistribusikan barang ke setiap gerai Carrefour. Sulitnya proses pendistribusian barang-barang dari pemasok ke gerai-gerai Carrefour yang jumlahnya tidak sedikit. Biaya transportasi untuk distribusi tinggi dan membutuhkan lebih banyak tenaga kerja. Dan tidak menutup kemungkinan terjadi keterlambatan dalam memasok barang, sehingga menyebabkan lost of sales bagi supplier. 3. Adanya kendala komunikasi antar Carrefour dengan pemasok. Terjadinya miscommunication dengan pemasok, terjadinya lag pada saat pemesanan dan pengiriman, terjadinya kesalahan data, dsb. 4. Kurangnya loyalitas pemasok terhadap Carrefour. Pemasok lebih mementingkan pelanggan lainnya. Baik pada saat melayani permintaan, maupun kualitas produk yang diberikan. 5. Lost of sales. Kendala terhadap ketersediaan stok barang bagi pelanggannya. Konsumen yang seharusnya dapat membeli barang-barang yang mereka butuhkan, tetapi karena
Supply Chain Management | PT. Carrefour Indonesia 5

[MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS] Kelompok 4 terbatasnya ketersedian barang di Carrefour, memutuskan untuk membeli barang yang mereka inginkan di pesaing-pesaing Carrefour. Hal ini jika terus berlanjut akan menyebabkan kerugian besar bagi Carrefour.

Supply Chain Management | PT. Carrefour Indonesia

[MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS] Kelompok 4 SUPPLY CHAIN MANAGEMENT PT. CARREFOUR INDONESIA YANG BARU Carrefour kemudian membeli sebuah aplikasi ternama khusus untuk rantai pasokan dan sekaligus mampu menjalankan Warehouse Management System, yakni InfoLog (Infolog Solutions PVT Ltd.). Dengan InfoLog, semua proses dalam rantai pasokan bisa diintegrasikan. Selain itu, sistem ini memudahkan kolaborasi Carrefour dengan para pemasok. Meskipun, belum semua pemasok terintegrasi. Saat ini Carrefour berfokus pada efisiensi yang bisa diberikan, sehingga bisa dinikmati oleh pelanggan berupa keberadaan produk berkualitas dengan harga yang kompetitif. Software infolog ini menangani beberapa proses bisnis dalam supply chain management Carrefour yaitu meliputi : a. Inbound Logistics Inbound logistics merupakan aktivitas penerimaan dan penggudangan barang. Kegiatan ini meliputi:

Advanced Shipping Notification (ASN), Reservasi Lokasi, Various Receipts, Fungsi konversi dan penangkapan, Put Away.

b. Perencanaan dan pengadaan persediaan Carrefour menetapkan tingkat persediaan untuk menjalankan operasional hariannya. Tetapi karena Carrefour menggunakan sistem cross dock yang bersifat just in time sehingga persedian yang ada menjadi sangat sedikit dikarenakan fungsi utama gudang untuk meredistribusi produk. Definisi tingkat persediaan ini terbagi dalam tiga tingkatan yaitu:

Tingkat persediaan minimum Tingkat persediaan maksimum Tingkat reorder

Carrefour memiliki dua Distribution Center, sehingga terdapat kemungkinan terjadinya stock transfer. Sistem yang digunakan dalam mengontrol proses distribusi dari para pemasok adalah sistem Central Order Pool (COP). Sistem ini berfungsi untuk
Supply Chain Management | PT. Carrefour Indonesia 7

[MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS] Kelompok 4 melakukan proses pesanan secara otomatis dan terpusat berdasarkan jumlah persediaan produk di gerai.

c. Operasi Gudang Kegiatan operasi gudang meliputi:

Mendefinisikan tipe gudang, Manajemen ruang berdasarkan kapasitas dan volume, Cycle count dan stock adjustment.

d. Outbond Logistics

Aktivitas outbound logistics meliputi:

Penangkapan pesanan pembeli, distribusi, dan penjualan Pembuatan daftar angkut berdasarkan aturan angkut dan konfirmasi angkut Konfirmasi pemuatan dan pengiriman Pembuatan invoice dan packs

e. Pelaporan Laporan yang dibuat untuk keperluan manajemen dan teknis terdiri atas laporan sebagai berikut:

Resep dan pengiriman Buku besar dan laporan persediaan Daftar angkut dan daftar kemas
Supply Chain Management | PT. Carrefour Indonesia 8

[MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS] Kelompok 4

Invoice Laporan saran lokasi penyimpanan Laporan saran persediaan SKU Laporan cycle count Laporan Fullfillment Lokasi kosong Kartu stok

Supply Chain Management yang dibangun Carrefour ini berdasarkan perhitungan tingkat optimasi dari pabrik atau pemasok sampai ke rak gerai. Hal ini membutuhkan analisis dari setiap jenis produk dan supply chain pemasok. Metode yang dipakai Carrefour untuk SCM ini dengan menerapkan proses just-in-time (JIT) di pusat distribusi (Distribution Center), yang disebut Cross Dock. Distribution center adalah pusat penerimaan barang dari seluruh supplier Carrefour. Supplier tidak lagi harus mengantar barang ke masing-masing gerai, namun cukup mengirimkannya ke distribution center, yang kemudian akan dikirimkan ke masing-masing gerai yang dimiliki Carrefour sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan. Tujuannya adalah untuk mengefisienkan proses sehingga tidak memerlukan adanya stok di pusat distribusi. Jadi ketika pemasok mengirim barang hari ini ke Distribution Center Carrefour di Pondok Ungu dan Lebak Bulus, maka keesokan harinya barang tersebut akan didistribusikan ke gerai-gerai. Sehingga metode Cross Dock memungkinkan proses yang lebih transparan dalam distribusi produk karena tidak ada produk yang terdegradasi (tertinggal) di gudang.

Supply Chain Management | PT. Carrefour Indonesia

[MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS] Kelompok 4 Supply Chain Management yang dikembangkan Carrefour tidak hanya berdasarkan proses pergerakan fisik produk, melainkan memperhatikan pula aliran informasi. Untuk kebutuhan dalam proses aliran order, pihak Carrefour mengembangkan Central Order Pool (COP), di mana proses pengorderan dilakukan secara otomatis dan terpusat berdasarkan jumlah stok di gerai. Untuk melakukan pemesanan barang dengan seluruh pemasok, Carrefour menggunakan sistem Electronic Data Interchange (EDI). Pemasok dapat menerima order melalui Web. Tidak dapat dipungkiri ada beberapa pemasok yang sudah mengintegrasikannya dengan sistem Enterprise Resourch Planning yang mereka miliki. Selanjutnya, mereka menyampaikan (submit) order itu ke pabriknya, lalu barang pun dikirim ke Distribution Center Carrefour. Kunci utama dari proses order tersentralisasi adalah akurasi data stok di gerai dan pusat distribusi Carrefour. Untuk itu pihak Carrefour menerapkan proses cycle count (penghitungan stok menggunakan sampling setiap hari). Dengan begitu, akurasi data di pusat distribusi diklaim hampir selalu 100%, walaupun mengelola puluhan ribu jenis produk.

Contoh Pemasok PT. Carrefour Indonesia CV Mulyatama CV Mulyatama adalah pemasok private label untuk tempat CD, tempat tisu di mobil, dan sebagainya. CV Mulyatama bergabung menjadi pemasok Carrefour sejak Februari 2008. Menurut mereka rantai pasokan baru yang dijalankan Carrefour sangat bagus dan memiliki keunggulan yaitu sangat efisien dari segi waktu dan tenaga kerja. Unilever Unilever Indonesia, salah satu supplier besar yang menjadi pemasok Carrefour sejak 1998 (ketika peritel asal Prancis ini baru membuka gerainya di Cempaka Putih), juga merupakan pemasok pertama yang ikut serta dalam pengiriman terpusat (centralized delivery) sejak pertama kali Carrefour menerapkan sistem rantai pasokan baru. Dengan sistem pengiriman terpusat ini, Unilever sebagai pemasok tidak perlu lagi mengirim barang langsung ke gerai-gerai Carrefour, tapi cukup ke gudang Carrefour. Carrefour kemudian akan mengirim barang Unilever ke gerai bersama-sama dengan barang dari pemasok lain. Sistem pengiriman terpusat ini merupakan kolaborasi yang baik antara Unilever dengan Carrefour. Apabila dilihat dari rantai pasokan secara keseluruhan, kolaborasi ini menghasilkan
Supply Chain Management | PT. Carrefour Indonesia 10

[MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS] Kelompok 4 efisiensi yang dapat dinikmati bersama oleh Unilever dan Carrefour. Dengan kapabilitas yang dimiliki Carrefour, sistem rantai pasokan yang baru ini bisa dikembangkan untuk menjangkau daerah yang lebih luas.

Manfaat Penerapan SCM di Carrefour Hasil data stok yang lebih akurat. Beberapa manfaat keakuratan data yang dapat dirasakan oleh Carrefour:

Mengetahui jumlah stok barang yang ada di Distribution Center maupun di setiap gerai;

Mengerahui jumlah barang terjual yang terjadi dalam suatu periode, sehingga memudahkan perkiraan jumlah barang yang akan dipesan dan waktu pemesanan.

Ketersediaan produk di gerai lebih terjamin. Mengantisipasi terjadinya keterlambatan pengiriman barang maupun out of stock dari pemasok; Memenuhi permintaan pelanggan pada saat yang dibutuhkan; Terjadinya efisiensi biaya. Mengurangi biaya penyimpanan, biaya transportasi, markdown cost (penurunan harga produk yang tidak laku dijual dengan harga normal), dan stock out cost. Mengurangi inventori barang. Mengurangi stok barang yang berlebihan, karena sudah memperkirakan barang mana yang laku dipasar dan yang tidak, dan berapa banyak jumlah barang yang dipesan. Sehingga tidak terjadi penumpukan barang di gudang maupun di gerai. Menjamin kelancaran arus barang. Barang dikirim ke setiap gerai dari Distribution Center tanpa adanya proses penyimpanan digudang. Dan dikirim sesuai dengan jumlah yang kebutuhkan setiap gerai. Sehingga dapat mengurangi kemungkinan terjadinya lost of sales. Menjamin mutu. Kualitas dan mutu lebih terjamin, karena barang langsung dari pemasok dan di distribusikan langsung ke gerai-gerai, tanpa adanya pengendapan barang di gudang.

Supply Chain Management | PT. Carrefour Indonesia

11

[MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS] Kelompok 4 Kelemahan Penerapan Supply Chain Management yang Baru Memerlukan biaya maintenance yang besar; Memerlukan tenaga ahli di bidang IT untuk implementasi, maintenance, dan pelatihan; Kurangnya partisipasi pemasok dalam distribusi. Tingkat partisipasi pemasok untuk bergabung dengan sistem distribusi masih kurang. Padahal, service level para pemasok masih di bawah ekspektasi Carrefour. Saat ini, rata-rata pemasok yang mengantar langsung ke gerai Carrefour memiliki service level 50%. Misalnya, kalau pihak Carrefour memesan 100 unit, mereka hanya mampu memasok 50 unit. Sementara pemasok yang sudah menggunakan jasa logistik, service level-nya telah mencapai 70%-75%. Pihak Carrefour sendiri memberi toleransi untuk service level ini minimum 85%

Tantangan Penerapan Supply Chain Management yang Baru Tantangan pada saat Perencanaan SCM a) Merekrut tenaga ahli dibidang teknik informasi dan manajemen perusahaan; b) Penyesuaian software InfoLog dengan kebutuhan Carrefour; c) Membutuhkan biaya awal yang cukup tinggi; d) Pelatihan manajemen perusahaan mengenai sistem yang baru. Tantangan pada saat Pengembangan SCM a) Penerapan awal dan penyesuaian pada setiap gerai dan pekerja-nya terhadap sistem baru; b) Terdapat pemasok yang tidak ingin bekerja sama menggunakan sistem yang baru. Tantangan pada saat Penerapan SCM Terjadi-nya data lag, karena pemesanan suplai ke pemasok berbasis online, maka tidak menutup kemungkinan adanya data lag, penyebabnya dapat karena kerusakan alat komunikasi, dsb.

Supply Chain Management | PT. Carrefour Indonesia

12

[MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS] Kelompok 4 KESIMPULAN

Supply Chain Management yang telah diterapkan Carrefour sudah baik, hal ini terlihat pada penjualan, kredibilitas, ketersedian barang, loyalitas konsumen, dsb. Carrefour juga telah berkonstribusi dalam meningkatkan produk domestik, dan meningkatkan kehidupan pemasok khususnya buruh dalam negeri. Sistem Supply Chain Management ini tentunya tidak hanya berdampak baik bagi Carrefour sendiri, melainkan juga pegawai Carrefour, pemasok dan konsumen. Tantangan yang dihadapi Carrefour, dapat diatasi dengan pengelolaan sistem informasi dan manajemen yang baik, guna mendukung proses pengambilan keputusan di dalam penerapan Supply Chain Management.

Supply Chain Management | PT. Carrefour Indonesia

13

[MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS] Kelompok 4 DAFTAR PUSTAKA 1. Information Technology for Management, Turban et. al, (2004) 2. http://www.slideshare.net/benjaminperraut/carrefour-logistic-management 3. http://www.carrefour.co.id/ 4. http://www.infologsolutions.com/

Supply Chain Management | PT. Carrefour Indonesia

14