BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG Penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem kearsipan nasional sangatlah penting karena arsip merupakan identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dan dalam kehidupan demi dan

bermasyarakat, mempertahankan mencapai

berbangsa, Negara

bernegara, Indonesia

Kesatuan

Republik

cita-cita

nasional

sebagaimana

tercantum

dalam

Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945. Selanjutnya, menjawab tantangan globalisasi dan dalam rangka mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara

khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, maka penyelenggaraan kearsipan di lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,

organisasi kemasyarakatan, dan perorangan harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal, komprehensif dan terpadu.

Berangkat dari harapan dan cita-cita luhur dimaksud di atas maka pemerintah menetapkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang antara lain mengamanatkan tentang pentingnya masalah kearsipan, sehingga dimasukkan dalam urusan wajib pemerintahan, karena dianggap telah menjadi bagian dari salah satu unsur pelayanan dasar masyarakat Pelaksanaan Undang-Undang tentang kearsipan tersebut selanjutnya ditegaskan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang antara lain mengamanatkan bahwa pembinaan dan pengawasan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan terhadap arsip daerah kabupaten/kota ditugaskan kepada lembaga kearsipan provinsi. Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan yang pada dasarnya sangat concern terhadap masalah kearsipan dan pencerdasan masyarakat, telah membentuk lembaga teknis yang mempunyai
tugas pokok menyelenggarakan penyusunan dan pelaksanaan

kebijakan daerah di bidang perpustakaan dan arsip daerah berdasarkan pembantuan, asas yakni desentralisasi, Badan dekonsentrasi, dan dan tugas Daerah

Perpustakaan

Arsip

Provinsi Sulawesi Selatan.

Sebagai lembaga teknis daerah, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan dibentuk melalui Peraturan Daerah Sulawesi SelatanNomor 9 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Lembaga Teknis Daerah, dan Lembaga Lain Provinsi Sulawesi Selatan, dengan Struktur Organisasi sebagaimana dapat dilihat pada Gambar 1. Peraturan Daerah tersebut selanjutnya dijabarkan dalam Peraturan Gubernur Sulawesi Selatan Nomor 21 Tahun 2009 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Struktutral pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan. Ketentuan dan harapan-harapan yang tergambar pada berbagai aturan dimaksud diawal penulisan ini nampaknya belumlah sejalan dengan kenyataan dewasa ini. Penyelenggaraan kearsipan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem keasipan nasional, belum bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh berbagai kalangan, khususnya penyelenggara pemerintahan di daerah. Arsip, yang dapat diartikan sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,

lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan, dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, belum dimaknai

sebagai bagian penting dari kehidupan bermasyarakat. Disamping keberadaan itu, kehadiran kearsipan berbagai dalam aturan dan

lembaga

penyelenggaraan

pemerintah khususnya di Sulawesi Selatan secara empirik belum efektif. Berbagai permasalahan dalam pengelolaan

kearsipanmasihbanyak kita hadapi, antara lain minimnya sumber daya aparatur yang memiliki kompetensi memadai di bidang kearsipan baik kuantitas maupun kualitas, belum optimalnya pelaksanaan kepedulian pengawasan terhadap pengelolaan kearsipan, kurangnya belum

pentingnya

masalah

kearsipan,

efektifnya implementasi regulasi kearsipan, dan lain-lain. Berangkat dari gambaran singkat di atas, dan sejalan dengan Tema pelaksanaan Pendidikan dan Pelatihan

Kepemimpinan Tingkat III pada Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Sulawesi Selatan, yakni: Penguatan Etika dan Integritas Birokrasi dalam rangka Membangun Tata Kelola Pemerintahan Daerah yang Taat Azas,maka Anggota Kelompok Organisasi,

Diklat Kepemimpinan Tingkat III Angkatan CXIV (114) Tahun 2013 yang dalam penyusunan Kertas Kerja Kelompok (KKK) ditugaskan melihat permasalahan dari aspek organisasi, berkepentingan mengangkat isu-isu aktualyang secara spesifik terkait dengan permasalahan pengawasan pengelolaan kearsipan pada lokus Bidang Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan, Badan

Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan. Adapun judul yang dirumuskan dalam penulisan Kertas Kerja Kelompok ini yaitu: Optimalisasi Monitoring Pengelolaan Arsip Aktif dan Arsip Inaktif pada Bidang Pembinaan dan Pengembangan

Kearsipan, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan. Diharapkan agar Kerja Kerja Kelompok yang disusun oleh Anggota Kelompok Organisasiini dapat menghasilkan pemikiranpemikiran positif dan solutif, serta rekomendasi kepada pihakpihak berkepentingan dalam upaya pemecahan masalah

khususnyadalam peningkatan pengawasan pengelolaan arsip aktif dan inaktif, demi terwujudnya pemerintahan Provinsi Sulawesi Selatan yang lebih akuntabel dalam pemberian pelayanan kepada masyarakat.

B. PRIORITAS ISU AKTUAL Pada dasarnya isu-isu aktual yang berkembang pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan sangat kompleks. Namun demikian, sebagaimana telah

digambarkan sebelumnya, maka Anggota Kelompok Organisasi mengidentifikasi 3 (tiga) isu aktual dari aspek kelembagaan atau aspek organisasi yang paling dominan dan mempengaruhi

efektivitas pelaksanaan tugas dan fungsi Bidang Pembinaan dan Pengembangan kearsipan. Ketiga isu dimaksud adalah: 1. Penempatan personil tidak sesuai dengan kompetensi

kearsipan yang dibutuhkan; 2. Belum optimalnya pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif; 3. Belum terbentuknya unit pengelolaan kearsipan. Dari ketiga isu aktual yang teridentifikasi tersebut di atas, akan dipilih satu prioritas isu, atauisu aktual yang dianggap paling dominan dan diprioritaskan untuk mendapatkan penanganan. Penentuan isu dimaksud dilakukan dengan melihat kriteria : a. Urgensi (U) atau penting dan mendesaknya suatu isu untuk mendapat penanganan, b. Serius (S) atau tingkat seriusnya suatu isu yang berkembang dalam organisasi, dan

c.

Growth (G) atau potensi meluas dan berkembangnya isu tersebut jika tidak segera ditangani. Metode penentuan isu tersebut dapat disingkat USG, yang

pengukurannya menggunakan skala 1 sampai dengan 5. Semakin tinggi nilai total yang diperoleh dari ketiga kriteria semakin kuat dan dominan isu aktual tersebut untuk mendapat penanganan. Penilaian terhadap pengukuran skala 1 sampai dengan 5 tersebut adalah: a. Angka 5 = Sangat tinggi b. Angka 4 = Tinggi c. Angka 3 = Cukup tinggi d. Angka 2 = Rendah e. Angka 1 = Sangat rendah. Selanjutnya, pemilihan prioritas isu aktual dimaksud dapat dilihat pada tabel berikut : Tabel 1 PRIORITAS ISU AKTUAL No. 1 2
ISU AKTUAL U S G

Total 13 15 12

Peringkat II I III

Penempatan personil tidak sesuai dengan kompetensi kearsipan Belum optimalnya pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif Belum terbentuknya unit pengelolaan kearsipan

4 5 4

4 5 4

5 5 4

Tabel 1 di atas menunjukkan bahwa isu aktual belum optimalnya pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif mendapat nilai total atau bobot tertinggi yaitu 15 (lima belas) sementara 2 (dua) isu aktual lainnya hanya memperoleh nilai masing-masing 12 (dula belas) dan 13 (tiga belas). Gambaran di atas mengindikasikan bahwa terdapat

masalah pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan yang menyebabkan munculnya isu aktual dimaksud. Jika tidak segera dilakukan penanganan lebih lanjut maka isu tersebut akan makin meluas dan berkembang, yang dikhawatirkan dapat mempengaruhi kinerja organisasi. Oleh karena itu, belum optimalnya pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif dipilih menjadi prioritas isu aktual yang akan diidentifikasi penyebabnya pada pemilihan prioritas masalah berikut. C. PRIORITAS MASALAH Dengan dipilihnya belum optimalnya pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif sebagai isu aktual yang paling

dominan,maka perlu mengidentifikasi lebih jauh masalah-masalah yang terkait dengan pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif pada Bidang Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan, Badan

Perpustakaan dan Arsip Daerah Sulawesi Selatan.

Dari

hasil

pendalaman

dan

pengamatan

terhadap ini

pengelolaan arsip aktif

dan arsip inaktif yang selama

dijalankan, maka ditemukan 3 (tiga) masalah yangdiidentifikasi sebagai penyebab prioritas isuaktual yang berkembang, yakni : 1. Kurang tersedianya formasi jabatan fungsional arsiparis. Jabatan Arsiparis pada dasarnya sangat dibutuhkan pada setiap organisasi pemerintahan, utamanya satuan kerja yang memang mempunyai tugas pokok dan fungsi pada pengelolaan kearsipan. Namun demikian, jumlah arsiparis yang ada saat ini belum sesuai yang dibutuhkan karena terbatasnya formasi jabatan yang tersedia. 2. Belum optimalnya monitoring pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif. Salah satu tugas pokok pada Bidang Pembinaan dan

Pengembangan pengelolaan

Kearsipan

adalah dapat

pengawasan/supervisi dilakukan dengan

kearsipan,

yang

monitoring pada pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif. Namun demikian pelaksanaan tugas pokok ini belum berjalan efektif sehingga pengelolaan arsip belum sesuai dengan kaidah-kaidah yang seharusnya dilakukan. 3. Terbatasnya sarana dan prasarana kearsipan.

Perhatian

terhadap

pentingnya

sarana

dan

prasarana

kearsipan belum sesuai yang diharapkan sehingga pengelolaan arsip aktif dan inaktif belum optimal. Ketiga masalah tersebut di atas selanjutnya akan

didentifikasi lebih dalam guna menentukanprioritas masalah yang dianggap paling mempengaruhi prioritas isu aktual yang

berkembang. Penentuan prioritas masalah dilakukan dengan melihat kriteria urgensi masalah (U), seriusnya masalah (S), dan potensi meluas dan berkembangnya masalah tersebut (G), dengan menggunakan metode USG. Pengukuran menggunakan angka tertinggi 5 dan terendah 1 dengan penilaian sebagai berikut: a. Angka 5 = Sangat tinggi b. Angka 4 = Tinggi c. Angka 3 = Cukup tinggi d. Angka 2 = Rendah e. Angka 1 = Sangat rendah.

10

Pemilihan Prioritas Masalah dimaksud dapat dilihat pada Tabel berikut : Tabel 2 PRIORITAS MASALAH No. 1 2 3
MASALAH U S G

Total 14 15 13

Peringkat II I III

Kurang tersedianya formasi jabatan fungsional Arsiparis Belum optimalnya monitoring pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif Terbatasnya sarana dan prasarana

5 5 5

4 5 4

5 5 4

Tabel di atas menggambarkan bahwa ketiga masalah yang ada cukup kuat mempengaruhi pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif pada Badan Perpustaakan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan,ketiganya mempunyai potensi yang hampir sama. Belum optimalnya monitoring pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif memperoleh nilai total tertinggi yakni 15 (lima belas), sedangkan kedua masalah lainnya yakni kurang tersedianya formasi jabatan fungsional arsiparis memperoleh nilai total 14 (empat belas), dan terbatasnya sarana dan prasarana

memperoleh nilai(tiga belas). Dengan kata lain, ketiga masalah tersebut sesungguhnya patut untuk mendapat perhatian dan penanganan serius, namun demikian dalam penentuan prioritas masalah yang dipilih adalah

11

masalah yang memperoleh nilai tertinggi atau berada pada peringkat pertama, yakni masalah
belum optimalnya

monitoring pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktip. Dengan

demikian, maka kedua masalah lain yang juga menyebabkan prioritas isu aktual harus diabaikan.

D. PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP BAHASAN Pengertian Arsip menurut Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan

teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan, dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,

berbangsa dan bernegara, belum dimaknai sebagai bagian penting dari kehidupan bermasyarakat. Arsip meliputi : 1. Arsip aktif adalah arsip yang volumenya tinggi dan/atau terus menerus. 2. Arsip in aktif adalah arsip yang frekwensi penggunaannya telah menurun.

12

E. METODE PENGUMPULAN DATA Dalam penulisan Kertas Kerja Kelompok ini, maka dilakukan pengumpulan berikut : a. Data Primer Yaitu data yang diperoleh melalui wawancara yang data dengan menggunakan metode sebagai

didukung oleh hasil pengalaman kerja dan pengamatan langsung selama bertugas pada bidang pembinaan dan pengembangankearsipan pada badan perpustakaan dan arsip provinsi sulawesi selatan b. Data Sekunder Yaitu data yang diperoleh melalui kepustakaan berupa dokumen-dokumen, peraturan-peraturan serta laporan-laporan yang ada hubugannya dengan penulisan Kertas Kerja

Kelompok (KKK) ini.

13

BAB II GAMBARAN KEADAAN SEKARANG

A. VISI, MISI, FAKTOR-FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN TUJUAN DAN SASARAN 1. VISI Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan merupakan satuan kerja yang mengemban tugas pokok dan fungsi dalam upaya pencerdasan masyarakat dan pemberian pelayanan kearsipan, dengan VisiTahun 2008 2013yang dirumuskan sebagai berikut : Menjadikan Perpustakaan dan Arsip sebagai Wahana Terciptanya Masyarakat Pembelajar Sulawesi Selatan.
2. MISI

Sebagai penjabaran dari Visi tersebut di atas maka disusunlah langkah-langkah yang harus dilakukan untuk

mewujudkan Visi yang telah dirumuskan, yaitu : a. Meningkatkan dan menciptakan sumber daya manusia profesional dalam bidang perpustakaan dan arsip; b. Meningkatkan pengelolaan perpustakaan dan kearsipan

14

c. Meningkatkan

pembangunan

sarana,

prasarana

perpustakaan dan kearsipan; d. Membina, mengembangkan promosi, minat dan kebiasaan membaca masyarakat; e. Meningkatkan kearsipan; f. Meningkatkan kualitas dan kuantitas penyelenggaraan, pembinaan dan pengawasan kearsipan dalam rangka kerjasama dibidang perpustakaan dan

mencapai tertib administrasi.

3. Penentuan Faktor-Faktor Kunci Keberhasilan Telah dijelaskan sebelumnya bahwa keberhasilan organisasi sangat dipengaruhi oleh faktor internal berupa kekuatan dan kelemahan, serta faktor eksternal berupa peluang dan ancaman. Untuk itu berikut identifikasi faktorfaktor kunci keberhasilan pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan dalam pencapaian tujuan organisasinya, yakni : a. Faktor Internal
1) Strength ( Kekuatan )

a) Adanya regulasi kearsipan b) Adanya Tenaga Fungsional Arsiparis

15

c) Adanya dukungan pimpinan

2) Weaknesses ( Kelemahan )

a) Terbatasnya sarana dan prasarana kearsipan b) Kurangnya pemahaman tentang pentingnya arsip c) Standard Operating Prosedure (SOP) belum tersedia b. Faktor Eksternal
1) Opportunities ( Peluang )

a) Adanya kebutuhan masyarakat b) Penilaian Wajar Tanpa Pengecualian (WTP) c) Adanya tuntutan Teknologi Informasi (IT)
2) Ancaman ( Treats )

a) Kepercayaan masyarakat rendah b) Lemahnya sanksi bagi pelanggar c) Adanya kompetitor yang lebih profesional 4. Tujuan Sebagai penjabaran dari tugas pokok dan fungsinya, makaBadan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan menetapkan 11 (sebelas) tujuanyang ingin dicapai dalam mewujudkan visi dan misinya. Namun demikian, dalam konteks penulisan Kertas Kerja Kelompok ini, maka dirumuskan 3 (tiga) pilihan tujuan yang relevan pada Bidang Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan, Badan Perpustakaan dan Arsip

16

Daerah Provinsi Sulawesi Selatan.Tujuan dimaksud adalah sebagai berikut : 1) Meningkatkan pengawasan/supervisi kearsipan 2) Meningkatkan kerjasama bidang kearsipan antar instansi 3) Meningkatkan koordinasi tenaga fungsional arsiparis Dari ketiga tujuan tersebut di atas akan dipilih satu tujuan prioritas yang akan dicapai, kriteria yang kinerja pemilihannya terlemah,

dilakukan

dengan

melihat

kontribusi terkecil, dan tingkat strategidari setiap tujuan. Penilaian ketiga kriteria menggunakan skala 1 sampai dengan 5 dengan pengukuran sebagai berikut :
a. Angka 5 = sangat lemah/sangat kecil/sangat rendah b. Angka 4 = lemah/kecil/rendah c. Angka 3 = cukup kuat/cukup besar/cukup tinggi d. Angka 2 = kuat/besar/tinggi e. Angka 1 = sangat kuat/sangat besar/sangat tinggi.

Selanjutnya, metode penilaian yang digunakan dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Kinerja terlemah : makin tinggi nilai, makin lemah

kinerjanya; b. Kontribusi kontribusi; terkecil : makin tinggi nilai, makin kecil

17

c. Tingkat strategi : makin tinggi nilai, makin rendah strategi. Dengan kata lain, tujuan yang memperoleh nilai

tertinggilah yang harus dipilih sebagai tujuan prioritas, sedang yang memperoleh nilai rendah menunjukkan bahwa tujuan tersebut tidak prioritas untuk ditingkatkan kinerja, kontribusi, dan strateginya. Selanjutnya, pemetaan nilai tujuan yang dipilih dapat kita lihat pada tabelberikut : Tabel 3 PEMILIHAN TUJUAN PRIORITAS
No 1 2

TUJUAN
Meningkatkan pengawasan/ supervisiKearsipan Meningkatkan kerjasama bidang kearsipan antar instansi Meningkatkan koordinasi tenaga fungsional arsiparis

Kinerja Terlemah

Kontribusi Terkecil

Tingkat Strategi

Jumlah Penilaian

Peringkat

5 4

5 4

5 4

15 12

I II

III

Hasil Penilaian pada Tabel 3 di atas dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Tujuan meningkatkan pengawasan/supervisi kearsipan;

tujuan ini harus dipilih sebagai tujuan prioritas karena: memiliki kinerja yang sangat lemah,

- kontribusi terhadap pencapaian tujuan organisasi sangat kecil,

18

tingkat strategiyang sangat rendah.

2. Tujuan meningkatkan kerjasama bidang kearsipan antar instansi merupakan tujuan yang juga lemah, namun masih lebih kuat jika dibandingkan dengan tujuan pada nomor 1 di atas (jumlah nilai 14); 3. Tujuan arsiparis: meningkatkan merupakan koordinasi tujuan tenaga fungsional paling

yangeksistensinya

aman dibandingkan dua tujuan lainnya, karena memiliki : kinerja yang cukup, (nilai 3) kontribusi terhadap organisasi cukup, (nilai 3), dan tingkat strategi yang juga cukup, (nilai 3). Gambaran di atas menunjukkan bahwa untuk menjamin efektivitas pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya maka Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan harus lebih mengutamakan peningkatan

pengawasan/supervisi kearsipan.

5. Sasaran Pemilihan sasaran prioritas yang akan dicapai juga menggunakan metode pengukuran berdasarkan kriteria kinerja terlemah, kontribusi terkecil, dan tingkat strategidari setiap masalah yang relevan dengan tujuan prioritas yang dipilih.

19

Tabel berikut menggambarkan penilaian terhadap tiga sasaran yang dirumuskan, untuk selanjutnya dipilih satu sasaran prioritas, yang memperoleh jumlah penilaian paling tinggi. Pengukuran kinerja, kontirbusi, dan tiingkat strategi menggunalakn skala 1 sampai dengan 5, yaitu: a. Angka 5 = Sangat lemah/sangat kecil/sangat rendah b. Angka 4 = Lemah/kecil/rendah c. Angka 3 = Cukup kuat/cukup besar/cukup tinggi d. Angka 2 = Kuat/besar/tinggi e. Angka 1 = Sangat kuat/sangat besar/sangat tinggi. Tabel 4 PEMILIHAN SASARAN PRIORITAS
No 1

SASARAN
Terlaksananya monitoring pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif Meningkatnya pembinaan pengelolaan arsip aktif dan inaktif Terimplementasinya regulasi kearsipan

Kinerja Terlemah

Kontribusi

Terkecil

Tingkat Strategi

Jumlah Penilaian

Peringkat

5 4

5 4

5 4

15 12

I II

13

III

Tabel Tabel 4 di atas menunjukkan bahwa sasaran

Terlaksananya monitoring pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif memperoleh nilai tertinggi diantara dua sasaran lainnya,

20

atau berada pada peringkat pertama dalam penilaian, sehingga dipilih sebagai prioritas sasaran.
6. Indikator Kinerja

Indikator kinerja sebagaimana dirumuskan terdahulu yaitu: (1) Penyediaan regulasi kearsipan; dibutuhkan sebagai (2)

landasan Penyediaan

legalitas Standar

pelaksanaan Operating

seluruh Prosedure

pekerjaan, (SOP);

sebagai

pedoman standar dalam pelaksanaan pengelolaan kearsipan, (3) Pelaksanaan sosialisasi pengelolaan kearsipan; menambah pengetahuan dan pemahaman terhadapap pengelolaan

kearsipan, (4) Pelaksanaan monitoring pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif; sebagai wujud pelaksanaan tugas

pengawasan/supervisi. Tabel 5
PENGUKURAN PENCAPAIAN SASARAN TAHUN 2012

21

SASARAN

INDIKATOR SASARAN

RENCANA TINGKAT CAPAIAN (TARGET) 2 buah 1 paket

PROSENTASE REALISASI

PENCAPAIAN RENCANA TINGKAT CAPAIAN

KET.

Terlaksana nya Monitoring Pengelolaa n Arsip Aktif dan Arsip Inaktif

- Tersedianya Regulasi kearsipan - Tersedianya Standar Operating Prosedure (SOP) - Terlaksananya sosialisasi - Terlaksananya monitoring pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif

1 buah -

50 % 0%

4kali 48 kali

2 kali 12 kali

50 % 25%

Tabel di atas menunjukkan bahwa target atau tingkat capaian sasaran yang direncanakan belum terealisasi

sepenuhnya, dengan demikian agar sasaran dapat dicapai maka, selisih tingkat capaian direncanakan direalisasikan pada tahun berikut.

B. TUGAS POKOK DAN FUNGSI 1. Tugas Pokok Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan bertanggung jawab dalam urusan pembinaan dan

22

pengembangan

bidang

pelayanan

perpustakaan,serta

pengelolaan kearsipan sesuai dengan peraturan perundangundangan pada tataran nasional maupun provinsi. Pengelolaan arsip dinamis, arsip aktif dan arsip inaktif yang tidak terpadu dapat berdampak terhadap pendokumentasian kegiatan organisasi yang tidak lengkap, dan pelaksanaan

administrasi yang kurang tertib. Arsip, sebagai bagian yang tidak terpisahkan dengan penyelenggaraan pemerintahan yang

akuntabel, merupakan sumber informasi yang harus dikelola secara terpadu dan terintegrasi dengan suatu sistem, standar, dan pedoman baku. Oleh karena itu, sebagai salah satu lembaga teknis daerah yang mempunyai tugas dan tanggung jawab yang tidak ringan, maka dalam pelaksanannya Badan Perpustaakan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan dipimpin oleh seorang Kepala Badan dan berada dibawah serta bertanggung jawab langsung kepada Gubenur Sulawesi Selatan, dengan tugas pokok Menyelenggarakan penyusunan dan pelaksanaan

kebijakan daerah di bidang perpustakaan dan arsip daerah berdasarkan asas desentralisasi, dekonsentrasi, dan tugas pembantuan,sebagaimana diatur dalam Peraturan Gubernur Sulawesi Selatan Nomor 20 Tahun 2009 tentang Tugas Pokok,

23

Fungsi, dan Rincian

Tugas

Jabatan Struktural

pada

Badan

Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan. Penyelenggaraan tugas pokok tersebut dijabarkan dalam fungsi-fungsi, sebagai berikut : a. perumusan kebijakan teknis di bidang perpustakaan dan arsip daerah, meliputi deposit, pengembangan, pengolahan dan pelestarian bahan pustaka, layanan otomasi, dan

pengembangan jaringan informasi perpustakaan, pengelolaan dan pelestarian arsip, pembinaan dan pengembangan

kearsipan; b. Penyelenggaraan pelayanan umum urusan di perpustakaan deposit, dan arsip serta

bidang

pengembangan,

pengolahan dan pelestarian bahan pustaka, layanan otomasi, dan pengembangan dan jaringan informasi arsip, perpustakaan, dan

pengelolaan

pelestarian

pembinaan

pengembangan kearsipan; c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang deposit,

pengembangan, pengolahan dan pelestarian bahan pustaka, layanan otomasi, dan pengembangan jaringan informasi perpustakaan, pengelolaan dan pelestarian arsip, pembinaan dan pengembangan kearsipan.

24

Pelaksanaan tugas dan fungsi Kepala Badan tersebut dibantu oleh Sekretaris Badan, 4 (empat) Kepala Bidang, dan 1 (satu) Kepala Unit Pelaksana Teknis Badan. Secara umum, susunan organisasi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan pada tingkat jabatan struktural eslon II dan eselon III, dapat dilihat sebagai berikut : 1. Kepala Badan ( Eselon II-A ); 2. Sekretariat Badan ( Eselon III-A ); 3. Bidang Deposit, Pengembangan, Pengolahan, dan Pelestarian Bahan Pustaka, ( Eselon III-A ); 4. Bidang Layanan, Otomasi, dan Pengembangan Jaringan Informasi Perpustakaan, ( Eselon III-A ); 5. Bidang Pengelolaan, dan Pelestarian Arsip, ( Eselon III-A ); 6. Bidang Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan (Eselon IIIA) 7. Unit Pelaksana Teknis Badan, ( Eselon III ); 8. Sub Bagian, ( Eselon IV-A ); 9. Sub Bidang, ( Eselon IV-A ). Terkait dengan konteks penulisan Kerta Kerja Kelompok ini maka jabatan struktural eselon III yang relevan dan terkait langsung dengan prioritas isu dan prioritas masalah yang

ditetapkan yaitu satuan unit jabatan Bidang Pembinaan, dan

25

Pengembangan Kearsipan, dengan tugas pokok pelaksanaan pembinaan, pengkajian, pengembangan, pengawasan, dan kerja sama dalam bidang kearsipan.

Penjabaran dan rincian tugas pokok dimaksud antara lain : a. melaksanakan bimbingan teknis kearsipan; b. melaksanakan pengawasan/supervisi kearsipan sesuai dengan kebijakan nasional dan kebijakan provinsi; c. melaksanakan kerja sama bidang kearsipan antar instansi dan lintas sektoral; d. memberi layanan jasa teknis kearsipan; e. mengoordinasikan tenaga fungsional arsiparis.

2. Fungsi Penyelenggaraan tugas pokok tersebut dijabarkan dalam fungsi-fungsi, sebagai berikut : a. perumusan kebijakan teknis di bidang perpustakaan dan arsip daerah, meliputi deposit, pengembangan, pengolahan dan pelestarian bahan pustaka, layanan otomasi, dan

pengembangan jaringan informasi perpustakaan, pengelolaan dan pelestarian arsip, pembinaan dan pengembangan

kearsipan;

26

b.

Penyelenggaraan pelayanan umum

urusan di

perpustakaan deposit,

dan

arsip

serta

bidang

pengembangan,

pengolahan dan pelestarian bahan pustaka, layanan otomasi, dan pengembangan dan jaringan informasi arsip, perpustakaan, dan

pengelolaan

pelestarian

pembinaan

pengembangan kearsipan; c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang deposit,

pengembangan, pengolahan dan pelestarian bahan pustaka, layanan otomasi, dan pengembangan jaringan informasi perpustakaan, pengelolaan dan pelestarian arsip, pembinaan dan pengembangan kearsipan.

C. KEADAAN PEGAWAI Efisiensi dan efetivitas pencapaian tujuan organisasi sangat ditentukan oleh sumber daya manusia atau pegawai yang tersedia, baik dari aspek kualitas maupun kuantitasnya. Secara umum, jumlah keseluruhan pegawai pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatanadalah 169 (seratus enam puluh Sembilan) orang. Selanjutnya untuk menunjang pelaksanaan tugas pokok dan fungsi pada Bidang Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan, yang membawahi 2

27

(dua) Sub Bidang,saat inijumlah pegawai yang tersedia adalah 11 (sebelas) orang, dengan rincian : a. Menurut tingkat pendidikan - Magister ( S2 ) = 2 (dua) orang - Sarjana ( S1 ) = 8 (delapan) orang b. Menurut Jabatan struktural - Kepala Sub Bidang Pembinaan Kearsipan - Kepala Sub Bidang Pengembangan Layanan Informasi

Kearsipan c. Menurut Jabatan Fungsional Arsiparis - Fungsional Ahli= 6 (enam) orang - Fungsional Pelaksana = 2 (dua) orang. d. Menurut Jenis kelamin - Wanita - Laki-laki = 5 orang = 6 orang.

BAB III
GAMBARAN KEADAAN YANG DIINGINKAN
A. TUJUAN DAN SASARAN 1. Tujuan

28

Dengan tidak mengesampingkan pentingnya dua tujuan lainnya yakni meningkatkan kerjasama bidang kearsipan antar instansi, dan meningkatkan koordinasi tenaga fungsional arsiparis, maka berdasarkan hasil pemetaan pada Bab II, dirumuskanlah tujuan meningkatkan pengawasan/supervisi
kearsipan sebagai tujuan prioritas dalam pembahasan Kertas Kerja Kelompok ini. Tujuan dimaksud di atas sangat relevan dengan Visi, Misi, Tugas Pokok dan Fungsi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan sebagai salah sastu lembaga teknis daerah,dan menjadi salah satu tugas pokok dan fungsi Bidang Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan.

2. Sasaran Berdasarkan pemetaan sasaran yang telah dikemukakan sebelumnya, maka ditetapkan sasaran prioritas atau kondisi yang diinginkan agar tujuan dapat diwujudkan, yakni

Terlaksananya monitoring pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif.

Sasaran dimaksud mengacu pada salah satu tugas pokok Bidang Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan Badan Perpustakaan Daerah Provinsi Sulawesi Selatan, yakni

29

melaksanakan pengawasan/supervisi kearsipan sesuai dengan kebijakan nasional dan kebijakan provinsi.

B.

TINGKAT KINERJA YANG DIINGINKAN

Untuk

mewujudkan

kinerja

yang

diinginkan,

maka

berdasarkan pengukuran pencapaian sasaran Tahun 2012, maka drencanakan kinerja Tahun 2013, sebagaimana di bawah ini. Tabel 6
RENCANA KERJA TAHUN 2013
INDIKATOR KINERJA
SATUAN UKURAN KERJA TINGKAT KINERJA
SEKARANG

No

TUJUAN

SASARAN

Tingkat Kinerja yang diinginkan 3 Bln 6 Bln 9 Bln 12 Bln

Meningkat kan pengawas an/supervisi kearsipan

Terlaksana - Penyediaan regulasi kearsipan nya monitoring - Penyediaan pengelolaStandard an arsip Operating Prosedure (SOP) aktif dan arsip inaktif - Pembekalan Tim
- Pelaksanaan Sosialisasi - Pelaksanaan Monitoring Pengelolaan Arsip Aktif dan Inaktif

buah paket

1 0

1 1

kali kali kali

0 2 2

1 2 1 1 1

BAB IV
ANALISIS MASALAH DAN RENCANA KERJA

30

A.

IDENTIFIKASI DAN ANALISIS MASALAH SERTA PENENTUAN FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN

1. Identifikasi dan Analisis Masalah Berdasarkan analisis dan identifikasi masalah melalui berbagai metode pada bab sebelumnya, maka dapat dikatakan bahwa belum optimalnya pengelolaan arsip dan arsip inaktif disebabkan karena belum optimalnya monitoring pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif, yang merupakan perwujudan salah satu tugas pokok dan fungsi pada Bidang Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan,yaitu sesuai melaksanakan kebijakan

pengawasan/supervisi

kearsipan

dengan

nasional dan kebijakan provinsi. Untuk mengoptimalkan pelaksanaan monitoring arsip aktif dan arsip inaktif tersebut maka diperlukan dukungan tersedianya Standar Operating Prosedure (SOP), pelaksanaan sosialisasi tentang pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif, serta pelaksanaan regulasi maupun penjabaran terhadap regulasi yang sudah ada, baik regulasi pada tingkat nasional maupun provinsi. Dengan teridentifikasinya masalah dan penyebab

masalah yang ada, serta dengan memperhatikan faktor-faktor

31

internal dan ekternal berupa kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman maka yang dapat mempengaruhi kedepan keberhasilan sesuai yang

organisasi,

langkah-langkah

diinginkan dirumuskan dalam rencana kerja Tahun 2013. 2. Penentuan Faktor-Faktor Kunci Keberhasilan Telah dijelaskan sebelumnya bahwa keberhasilan organisasi sangat dipengaruhi oleh faktor internal berupa kekuatan dan kelemahan, serta faktor eksternal berupa peluang dan ancaman. Untuk itu berikut identifikasi faktorfaktor kunci keberhasilan pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan dalam pencapaian tujuan organisasinya, yakni : a. Faktor Internal
1. Strength ( Kekuatan )

d) Adanya regulasi kearsipan e) Adanya Tenaga Fungsional Arsiparis f) Adanya dukungan pimpinan
2. Weaknesses ( Kelemahan )

d) Terbatasnya sarana dan prasarana kearsipan e) Kurangnya pemahaman tentang pentingnya arsip f) Standard Operating Prosedure (SOP) belum tersedia b. Faktor Eksternal

32

1. Opportunities ( Peluang )

d) Adanya kebutuhan masyarakat e) Penilaian Wajar Tanpa Pengecualian (WTP) f) Adanya tuntutan Teknologi Informasi (IT)
2. Ancaman ( Treats )

d) Kepercayaan masyarakat rendah e) Lemahnya sanksi bagi pelanggar f) Adanya kompetitor yang lebih profesional

c. PEMILIHAN DAN PENETAPAN KUNCI KEBERHASILAN PRIORITAS

Pemilihan dan penetapan kunci keberhasilan prioritas penting dilakukan untuk mengetahui dan mengelompokkan faktor-faktor yang paling unggul, urgen, paling kuat dalam dukungan serta keterkaitan antara satu faktor dengan faktor lainnya dan pada akhirnya mengetahui faktor kunci prioritas dalam rangka memetakan kekuatan organisasi. Hasil identifikasi faktor Internal 1. Kekuatan (Strength) : a. Regulasi kearsipan Regulasi Kearsipan menunjukkan bahwa Regulasi merupakan payung Hukum, kekuatan Hukum dan perlindungan Hukum sebuah Organisasi dalam menjalankan Tugas Pokok dan Fungsi. Regulasi tentang Kearsipan berdasarkan amanat yang

33

terkandung dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang antara lain mengamanatkan tentang pentingnya masalah kearsipan, sehingga dimasukkan dalam urusan wajib pemerintahan, karena dianggap telah menjadi bagian dari salah satu unsur pelayanan dasar masyarakat. Pelaksanaan Undang-Undang tentang kearsipan tersebut

selanjutnya ditegaskan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Kearsipanyang antara lain mengamanatkan bahwa pelaksanaan pembinaan dan pengawasan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan terhadap lembaga arsip daerah kabupaten/kota ditugaskan tertib kepada Arsip di

kearsipan

provinsi.

Pelaksanaan

lingkungan Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan dan pedoman Pelaksanaannya, sesuai Instruksi Gubernur Sulawesi Selatan Nomor : 3 Tahun 2011. Dengan adanya regulasi tersebut maka setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah di lingkup Provinsi Sulawesi Selatan wajib mengimplementasikannya yang dan

pelaksanaan

kegiatan

Monitoring

berkesinambungan

diharapkan dapat memberikan motivasi dan Pembinaan kepada pihak terkait.

b. Adanya Tenaga Fungsional Arsiparis

34

Implementasi Regulasi tentang Kearsipan sangat dipengaruhi oleh tersedianyan Sumber Daya manusia yaitu Tenaga

Fungsional Arsiparis yang mempunyai Kompetensi dibidang kearsipan. Fungsional arsiparis merupakan profesi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui jenjang Pendidikan Khusus yaitu Diploma 3, Strata 1 dan Strata 2, dimana saat ini sumber daya tersebut terkonsentrasi di Badan Perpustakaan dan Arsip daerah Porovinsi Sulawesi selatan. Tenaga Fungsional arsiparis tersebut akan ditngkatkan Kuantitas dan Kualitasnya untuk memenuhi kebutuhan tenaga Profesional di seluruh Satuan Kerja Perangkat daerah Provinsi slawesi Selatan. c. Adanya dukungan Pimpinan Dalam rangka meningkatkan dayaguna dan tepat guna

kearsipan serta untuk menjamin keselamatan bahan bukti akuntabilitas kinerja aparatur pemerintah Provinsi Sulawesi Selatn, maka terbitlah instruksi Gubernur Sulawesi Selatan no. 3 tahun 2011, tentang pelaksanaan tertib administrasi arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan. Hal tersebut menunjukkan adanya komitmen Pimpinan terhadap masalah kearsipan sangat membanggakan dan dibuktikan dengan

langkah-langkah strategis yang telah ditempuh, seperti : Pembuatan PERDA Kearsipan pada tahun 2010 kemudian pada

35

tahun

2011

beliau

melakukan

Pencanangan

Tahun

Kebangkitang Kearsipan di Sulawesi Selatan.

2. Weaknesses ( Kelemahan )

a. Terbatasnya sarana dan prasarana kearsipan Faktor pendukung yang sangat menentukan keberhasilan pelaksanaan kearsipan adalah tersedianya sarana dan

prasarana penunjang. Pemerintah mengembangkan sarana dan prasarana kearsipan sebagaimana dimaksud pada Bab III, pasal 31 Undang-Undang Republik Indonesia no. 43 tahun 2009 yang mengatur standar kualitas dan Spesifikasi sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. b. Kurangnya pemahaman tentang pentingnya arsip Kurangnya pemahaman tentang pentingnya arsip disebabkan oleh kurangnya Sosialisasi kearsipan yang dilakukan baik melalui pendidikan, pelatihan, bimbingan dan penyuluhan serta melalui penggunan berbagai sarana media komunikasi dan Informasi. Ssialisasi ditujukan kepada lembaga Negara, pemerintah organisasi daerah, politik, lembaga organisasi pendidikan, perusahaan, dan

kemasyarakatan

perseorangan.

c.

Standard Operating Prosedure (SOP) belum tersedia

36

Belum tersedianya Standar Operating Prosedur menyebabkan Petugas Arsiparis tidak memiliki standar kerja yang dapat menjamin mutu dan menjadi panduan dalam

mengimplementasikan pelaksanaan Kearsipan. Faktor Eksternal

1. Opportunities ( Peluang )

a. Adanya kebutuhan masyarakat Penyelenggaraan kersipan harus dapat menjamin arip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa yang dapat disediakan atau disajikan dalam kondisi autentik dan terpercaya, sehingga dapat berfungsi sebagai alat bukti yang sah maupun dapat menjadi sumber informasi dalam pelaksanaan kegiatan pada masa akan datang, sehingga menjadi kebutuhan vital masyarakat. b. Penilaian Wajar Tanpa Pengecualian (WTP) Predikat penilaian Wajar Tanpa Pegecualian dari Badan Pemeriksa Keuangan atas prestasi terhadap tertib

Administrasi dan pengelolaan keuangan Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan dalam kurun waktu 3 (tiga) tahun berturut-turut. Implementasi Pengelolaan

Kearsipan yang dilaksanakan sesuai aturan dan Standar yang berlaku sangat berpengaruh untuk

mempertahankan Penilaian Wajar Tanpa Pengecualian.

37

d.

Adanya tuntutan Teknologi Informasi (IT) Penyelenggaraan bagian yang sistem kearsipan nasional sebagai tidak terpisahkan dari system

penyelenggaraan kearsipan nasional akan dapat berjalan secara efektif apabila didukung oleh system informasi teknologi Teknologi terkini. Pembangunan berfungsi sistem untuk Informasi menyajikan

Kearsipan

informasi yang autentik, utuh dan terpercaya serta mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan Negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka Negara

Kesatuan Republik Indonesia. Agar fungsi tersebut dapat berjalan secara optimal maka perlu membentuk jaringan informasi kearsipan nasional dengan Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai pusat jaringan nasional serta lembaga kearsipan provinsi dan kabupaten/kota dalam rangka peningkatan akses dan mutu layanan kearsipan kepada masyarakat, rakyat kemanfaatan dan peran serta arsip bagi

kesejahteraan

masyarakat

dibidang kearsipan
2. Ancaman ( Treats )

1. Kepercayaan masyarakat rendah

38

Dalam

realitas

obyektifnya,

kondisi

penanganan

arsip

dipandang masih belum sesuai dengan ketentuan kearsipan, salah satunya adalah dalam dan aspek pengelolaan di arsip.

Berdasarkan

hasil

survei

monitoring

lapangan

ditemukan pengelolaan arsip belum berdasarkan kaidahkaidah kearsipan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku serta penerapan sistem keamanan penyimpanan belum terjamin. Hal tersebut berimplikasi pada lambatnya proses Pelayanan Prima, karena arsip tidak bisa ditemukan secara cepat, tepat dan aman. Menyadari kondisi kearsipan tersebut, maka dipandang perlu untuk dilakukan upaya pengelolaan arsip yang simultan sejak pendataan, penataan penyimpanan hingga pelestarian sesuai dengan standard an ketentuan teknis kearsipan. 3. Lemahnya sanksi bagi pelanggar Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 tahun 2009, Bab VIII, Pasal 78 tentang Sanksi Administratif menyebutkan bahwa Pejabat atau pelaksana yang melanggar ketentuan

pelaksanaan kearsipan, dikenai sanksi administrative berupa teguran tertulis. Apabila selama 6 (enam) bulan tidak

melakukan perbaikan dikenai sanksi administrative berupa penundaan kenaikan gaji berkala untuk paling lama 1 (satu)

39

tahun. Apabila

selama

6 (enam) bulan berikutnya

tidk

melakukan perbaikan, dikenai sanksi administrative berupa penundaan kenaikan pangkat untuk paling lama 1 (satu) tahun. Sanksi Pidana tertuang pada Bab IX, namun

kenyataannya implementasi Sanksi masih lemah sehingga kurang efektif memberi efek jera bagi pejabat atau pelaksana kearsipan. 4. Adanya kompetitor yang lebih professional. Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah dan pemanfaatan arsip.

Pelaksanaan kegiatan kearsipan selain dilaksanakan oleh Pemerintah dapat juga dilaksanakan oleh perusahaan dengan tujuan memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum yang didirikan dan atau berkedudukan dalam wilayah Negara Kesatuan republik Indonesia. Dengan adanya perusahaan yang melaksanakan kearsipan secara professional merupakan competitor bagi pemerintah jika pelaksanaan kearsipan tidak dikelola secara professional. Pemilihan dan penetapan kunci keberhasilan prioritas penting dilakukan untuk mengetahui dan mengelompokkan faktor-faktor yang paling unggul, urgen, yang paling kuat

40

dalam dukungan, serta keterkaitan antara satu faktor dengan faktor lainnya, yang pada akhirnya mengetahui faktor kunci prioritas, dalam rangka memetakan kekuatan organisasi.

1.

Perhitungan Bobot Faktor ( BF ) Perhitungan bobot faktor dilakukan untuk menganalisis tingkat urgensi dari setiap faktor internal (Tabel 7) maupun faktor eksternal (Tabel 8). Nilai urgensi diketahui dengan membandingkan setiap item dengan item faktor yang ada. Nilai total yang diperoleh dibobot untuk menentukan faktor mana yang paling unggul. Untuk jelasnya dapat dilihat tabel berikut: Tabel 7
MATRIKS URGENSI FAKTOR INTERNAL ( BF ) Faktor Yang Lebih Unggul a b
a a a d a f 3 b b b b 4 d c c 2 e f 2 e 2 2

No
1

Faktor Internal
STRENGH (KEKUATAN) a. Adanya regulasi kearsipan b. Adanya tenaga Fungsional Arsiparis c. Adanya dukungan pimpinan

c
a b

d
d b d

e
a b c e f

Total
3 4 2 2 2 2 15

Bobot
20,00 26,66 13,33 13,33 13,33 13,33 100 %

b c f e

KELEMAHAN (WEAKNESSES) d. Terbatasnya sarana dan prasarana e. Pemahaman tentang pentingnya arsip kurang f. Standard Operating Prosedure (SOP) belum tersedia TOTAL

41

Bobot faktor (BF) internal atau tingkat urgensi didapatkan dengan membagikan nilai yang diperoleh dengan jumlah total nilai, dikalikan 100%. Formulasi ini juga digunakan untuk

menentukan bobot faktor eksternal. Dari matriks (tabel 7) diketahui bahwa pada faktor internal menyangkut Pemahaman tentang pentingnya arsip kurang, yang merupakan faktor kelemahan organisasi,

memperoleh nilai total dan bobot tertinggi (26,26). Hal ini dapat dipahami mengingat bahwa secara umum pegawai memang kurang peduli dan menganggap remeh terhadap masalah kearsipan sehingga tidak termotivasi untuk lebih memahami masalah kearsipan.

42

Selanjutnya,

matriks

pada

Tabel

berikut

mengidentifikasi tingkat urgensi pada faktor ekternal. Tabel 8

MATRIKS URGENSI FAKTOR EKSTERNAL ( BF ) Faktor Yang Lebih Unggul No. 1

Faktor Eksternal
OPPORTUNITIES (PELUANG) a. Adanya kebutuhan masyarakat b. Penilaian Wajar Tanpa Pengecualian (WTP) c. Tuntutan Teknologi Informasi (IT)

Total

Bobot

b B C b

c b

a d c

a b c

f b f

2 4 3

13,33 26,66 20,00

THREATS (ANCAMAN) d. Adanya kompetitor yang lebih profesional e. Kepercayaan masyarakat rendah f. Lemahnya sanksi bagi pelanggar TOTAL A A F 2 d b b 3 c c f 4 e d 2 e 2 2 e d e 2 2 2 15 13,33 13,33 13,33 100%

2. Perhitungan Nilai Dukungan ( ND ) Nilai Dukungan Faktor (ND) merupakan salah satu kriteria pada penentuan faktor kunci sukses (FKS). Penilaian dilakukan dengan melihat sejauh mana dukungan setiap faktor yang ada terhadap keberhasilan organisasi. Pengukuran nilai adalah sbb.: a. Nilai 5 = Sangat mendukung b. Nilai 4 = Mendukung

43

c. Nilai 3 = Cukup mendukung d. Nilai 2 = Kurang mendukung e. Nilai 1 = Tidak mendukung Nilai dukungan setiap faktor dapat dilihat pada tabel berikut:

Tabel 9 NILAI DUKUNGAN FAKTOR ( ND )

No. FAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNAL STRENGTH (KEKUATAN) NILAI DUKUNGAN

a. Adanya regulasi kearsipan b. Adanya Tenaga Fungsional Arsiparis c. Adanya dukungan pimpinan
WEAKNESS (KELEMAHAN)

4 5 3 3 3 3 3 5 4 3 3 3

a. Terbatasnya sarana dan prasarana b. Kurangnya pemahaman tentang pentingnya arsip c. Standard Operating Prosedure (SOP) belum tersedia
OPPORTUNITIES (PELUANG)

a. Adanya kebutuhan masyarakat b. Penilaian Wajar Tanpa Pengecualian (WTP) c. Adanya tuntutan teknologi informasi (IT) 2
THREATS (ANCAMAN)

a. Adanya kompetitor yang lebih profesional b. Kepercayaan masyarakat rendah c. Lemahnya sanksi bagi pelanggar

3.

Perhitungan Nilai Rata-rata Keterkaitan ( NRK ) Setiap item faktor internal maupun faktor eksternal memiliki keterkaitan satu sama lain. Keterkaitan tersebut dapat saling menguatkan atau melahirkan kekuatan baru sehingga

44

makin menguntungkan bagi organisasi. Demikian sebaliknya, keterkaitan dua faktor dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi. Makin tinggi kekuatan yang dihasilkan makin tinggi nilai yang diperoleh. Tabel berikut menggambarkan nilai keterkaitan setiap faktor. Tabel 10
NILAI RATA-RATA KETERKAITAN ( NRK ) NILAI KETERKAITAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
12

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

FAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNAL

Total NK 39 38 41 37 36 36 36 `35 38 34 31 27

Ratarata 3,55 3,45 3,72 3,36 3,27 3,27 3,27 3,18 3,45 3,09 2,81 2,45

Adanya regulasi kearsipan Adanya tenaga Fungsional Arsiparis Adanya dukungan pimpinan Terbatasnya sarana dan prasarana Pemahaman tentang pentingnya arsip kurang Standard Operating Prosedure (SOP) belum tersedia Adanya kebutuhan masyarakat Penilaian Wajar Tanpa Pengecualian (WTP) Tuntutan teknologi informasi (IT) Kepercayaan masyarakat rendah Lemahnya sanksi bagi pelanggar Adanya kompetiter yang lebih profesional 4 5 3 4 3 5 3 3 1 3 5

5 4

3 3 3

4 4 3 3

3 4 3 4 4

5 3 4 4 3 4

3 3 3 3 3 3 3

3 4 5 3 4 3 3 4

1 3 4 4 3 3 3 4 3

3 3 4 3 3 3 2 3 3 4

5 3 3 4 2 3 3 3 3 4 2

4 3 4 4 3 3 4 3 3 3 3 3 3 4 3 5 4 4 3

3 3 3 3 3 3 3 3 4 3 3 4 3 3 2

4 3 3 3 3 3 3 3 3 2 3

4 4 3 3 3 3 3

4 4 2

1. Pemilihan Faktor Kunci Sukses Prioritas ( FKS )

45

Faktor mempengaruhi

kunci

sukses atau

merupakan

faktor

yang

kesuksesan

keberhasilan

pencapaian

tujuan dan sasaran organisasi. Penentuannya didasarkan pada Total Nilai Bobot (TNB) yang merupakan akumulasi dari nilai keterkaitan, nilai dukungan dan bobot faktor setiap aspek.lihat pada tabel berikut.

Tabel 11
MEMILIH FAKTOR KUNCI SUKSES ( FKS )
BF No FAKTOR INTERNAL & EKSTERNAL (%) ND NBD
(NDxBF)

NRK

NBK
(NRKxBF)

TNB
(NBD+NBK)

FKS

KEKUATAN (STRENGHT) 1 2 3

Adanya Regulasi kearsipan Adanya Tenaga Fungsional Arsiparis Adanya dukungan pimpinan Terbatasnya sarana dan prasarana Pemahaman tentang pentingnya arsip kurang Standard Operating Prosedure (SOP) belum tersedia Adanya kebutuhan masyarakat Penilaian Wajar Tanpa Pengecualian (WTP) Tuntutan teknologi Informasi (IT) Kepercayaan masyarakat rendah Lemahnya sanksi bagi pelanggar

20,00 26,66 13,33 13,33 13,33 13,33

4 5 3 3 3 3

0,80 0,49 0,33 0,33 0,33 0,08

3,55 3,45 3,72

0,88 0,57 0,61 0,55 0,54 0,27

1,63 1,07 0,95 3,67 0,89 0,87 0,35 2,12 0,75 1,32, 1,38 3,45 0,72 0,68

I II

KELEMAHAN (WEAKNESSES) 4 5 6

Jumlah TNB Kekuatan 3,36 3,27 3,27

III IV

PELUANG (OPPORTUNITIESS)
7 8 9

Jumlah TNB Kelemahan 13,33 26,,66 20,00 13,33 13,33 3 5 4 3 3 0,28 0,64 0,64 0,28 0,28 3,27 3,18 3,45 3,09 2,81 0,46 0,68 0,73 0,44 0,40

VI V VII VIII

ANCAMAN (THREATS) 10 11

Peluang

46

12

Adanya kompetiter yang lebih profesional

13,33

0,28

2,45

0,34

0,63

Ancaman

2,04

Dari perhitungan pada Tabel 11 di atas dapat diketahui jumlah total nilai bobot (TNB) Kekuatan, (6,67), jumlah total nilai bobot kelemahan (4,5), nilai peluang (5,2), dan nilai ancaman (4,56). Perhitungan tersebut menunjukkan bahwa kekuatan organisasi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah masih lebih besar sehingga eksistensinyapun tentunya sangat dibutuhkan. Selanjutnya, peringkat faktor kunci sukses (FKS) yang diperoleh dari tabel 11 yaitu :
-

Peringkat Kekuatan:

I. II.
-

Adanya regulasi kearsipan, ( TNB = 1,63 ) Adanya Tenaga Fungsional Arsiparis, ( TNB = 1,07 )

Peringkat Kelemahan:

III. Pemahaman tentang pentingnya arsip kurang, (TNB = 0,89) IV. Terbatasnya sarana dan prasarana, ( TNB = 0,87 )

Peringkat Peluang :

47

V.

Penilaian Wajar Tanpa Pengecualian, ( TNB = 1,38 )

VI. Tuntutan Teknologi Informasi, ( TNB = 1,32 )

Peringkat Ancaman :

VII. Kepercayaan masyarakat rendah, ( TNB = 0,72 ) VIII. Lemahnya sangsi bagi pelanggar, ( TNB = 0,68 ) Perolehan peringkat tersebut diatas akan menjadi dasar dalam pemetaan kekuatan organisasi yang akan menentukan sejauh mana kekuatan eksistensi organisasi Badan

Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan.

1. Peta Kekuatan Organisasi

48

Gambar 2 PETA KEKUATAN ORGANISASI KEKUATAN 3,67

1,55 ANCAMAN 2,04

+ 1,41

PELUANG 3,45

2,12 KELEMAHAN Keterangan : Faktor Internal = selisih antara Kekuatan (S) dengan Kelemahan (W) ( S W ) = 3,67 - 2,12 = 1,55 Faktor Eksternal = selisih antara Peluang (O) dengan Ancaman (T) ( O T ) = 3,45 - 2,04 = 1,41 Pemetaan kekuatan organisasi sebagaimana tergambar di atas menunjukkan bahwa eksistensi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan sangat kuat dalam mendukung Visi dan Misi Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan.
d. RENCANA KERJA

49

Rencana kerja organisasi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan dapat diformulasikan melalui Strategi SWOT (Strenght, Weakness, Opportunity, dan Treat) sebagaimana dengan jelas terbaca pada tabel berikut. Tabel 12
FORMULASI STRATEGI SWOT

FAKTOR EKSTERNAL

STRENGTH (S)

WEAKNESSES (W)

1. Adanya regulasi kearsipan

FAKTOR EKSTERNAL

1. Kurangnya pemahaman tentang pentingnya arsip 2. Kurangnya sarana dan prasarana

STRATEGI (WO) 1. Tingkatkan pemahaman tentang pentingnya arsip untuk meraih penilaian Wajar Tanpa Pengecualian (WTP)

2. Adanya Tenaga Fungsional Arsiparis

STRATEGI (SO) 1. Optimalkan regulasi yang ada untuk meraih penilaian Wajar Tanpa Pengecualian (WTP)

OPPORTUNITIES (O) 1. Penilaian Wajar Tanpa Pengecualian (WTP) 2. Adanya tuntutan teknologi informasi (IT)

2. Tingkatkan kemampuan 2. Tingkatkan sarana dan Tenaga Fungsional Arsiparis prasarana dalam mendukung dalam penguasaan teknologi tuntutan teknologi informasi informasi (IT). (IT) STRATEGI (ST) 1. Optimalkan pelaksanaan regulasi untuk menumbuhkan kepercayaan masyarakat 2. Tingkatkan kemampuan Tenaga Fungsional Arsiparis untuk mencegah terjadinya pelanggaran STRATEGI (WT) 1. Tingkatkan sarana dan prasarana untuk meningkatkan kepercayaan masyarakat 2. Optimalkan pemanfaatan sarana dan prasarana untuk mendukung pencegahan pelanggaran.

THREATS (T) 1. Kepercayaan masyarakat rendah 2. Lemahnya sanksi bagi pelanggar

Formulasi Strategi SWOT terhadap faktor internal dan eksternal organisasi, menghasilkan rencana kerja yang akan

50

mendukung pencapaian tujuan organisasi sebagaimana dipetakan pada tabel 12 di atas, yakni: a. Strategi Strength-Opportunities (SO) : 1. Optimalkan regulasi yang ada untuk meraih penilaian Wajar Tanpa Pengecualian (WTP), 2. Tingkatkan kemampuan Tenaga Fungsional Arsiparis dalam penguasaan teknologi informasi (IT). b. Strategi Weakness-Opportunities (WO): 1. Tingkatkan pemahaman tentang pentingnya arsip untuk meraih penilaian Wajar Tanpa Pengecualian (WTP). 2. Tingkatkan sarana dan prasrana untuk mendukung

tuntutan teknologi informasi (IT) c. Strategi Strength-Threats (ST) : 1. Optimalkan pelaksanaan regulasi untuk menumbuhkan kepercayaan masyarakat. 2. Tingkatkan kemampuan tenaga fungsional arsiparis untuk mencegah terjadinya pelanggaran. d. Strategi Weakness-Treats (WT) : 1. Tingkatkan sarana dan prasarana untuk meningkatkan kepercayaan masyarakat, 2. Optimalkan pemanfaatan sarana dan prasarana untuk mendukung pencegahan pelanggaran.

51

1. Rencana Kerja Terkoordinasi Penyusunan rencana kerja terkoordinasi disusun oleh Tim Bidang Pembinaan kearsipan dan pengembangan kearsipan bekerjasama dengan Bidang Pengelolaan dan Pelestarian arsip yang dituangkan dalam surat keputusan Kepala Badan

Pengelola Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan 2. Pelaksanaan Pengendalian Pelaksanaan pengendalian arsip dilaksanakan oleh pejabat SKPD / unitkerja Badan Pengelola Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan 3. Pemantauan dan Evaluasi Pemantauann evaluasi dan pelaporan dilakukan bersama-sama oleh SKPD dan Badan Pengelola Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan untuk mengetahui tingkat pencapaian kegiatan,

kendala, hambatan dan soluisi pelaksanaan kegiatan serta sebagai bahan pertimbangan yang diperlukan untuk perbaikan pelaksanaan kegiatan selanjutnya. 4. Penjadwalan Kerja

BAB V PENUTUP

52

A.

KESIMPULAN

1.

Masalah belum optimalnya pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif, maupun masalah lain yang terkait dengan aspek organisasi pada Bidang Pembinaan dan Pengembangan

Kearsipan Badan Perpustaakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan, secara umum dapat dikatakan bermuara pada lemahnya implementasi regulasi kearsipan; 2. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan memiliki kekuatan legalitas yang sangat signifikan berupa Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Daerah, dan peraturan perundangan lainnya yang dapat mendukung efektifitas pelaksanaan tugasnya, khususnya

pada tugas pengawasan/supervisi pengelolaan kearsipan.

B. REKOMENDASI

Penyusunan Standar Operating Presedure (SOP) dan kegiatan yang sifatnya sosialisasi peraturan perundang-undangan kearsipan agar lebih diprioritaskan oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan, sehinga masalah belum optimalnya pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif, maupun masalah lain dari aspek organisasi dapat diminimalisir;

53