N 718

Vinicio Alvarado Espinel SECRETARIO GENERAL DE LA ADMINISTRACION PBLICA Y COMUNICACIN

Considerando:

Que el Estatuto del Rgimen Jurdico y Administrativo de la Funcin Ejecutiva en su artculo 116 nmero 1 establece que: La Administracin Pblica impulsar el empleo y aplicacin de las tcnicas y medios electrnicos, informticos y telemticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, con las limitaciones que a la utilizacin de estos medios establecen la Constitucin y las leyes; Que el artculo 102 del Estatuto del Rgimen Jurdico de la Funcin Ejecutiva establece que las comunicaciones entre los rganos administrativos podrn efectuarse por cualquier medio que asegure la constancia de su recepcin; Que, la Ley de Comercio Electrnico, Firmas Electrnicas y Mensajes de Datos, en su artculo 2, reconoce el valor jurdico de los mensajes de datos, otorgndoles igual valor jurdico que los documentos escritos;

Que, la Ley de Comercio Electrnico, Firmas Electrnicas y Mensajes de Datos, en su artculo 8, determina las caractersticas para el archivo en la conservacin de los mensaje de datos; Que, la Ley de Comercio Electrnico, Firmas Electrnicas y Mensajes de Datos, en su artculo 14, establece que la firma electrnica tendr igual validez y se le reconocern los mismos efectos jurdicos que a una firma manuscrita en relacin con los datos consignados en documentos escritos, y ser admitida como prueba en juicio; Que, la Ley de Comercio Electrnico, Firmas Electrnicas y Mensajes de Datos, en su artculo 15, establece los requisitos de validez de la firma electrnica, para garantizar autenticidad, fiabilidad e integridad de los mensajes de datos; Que, la Ley de Comercio Electrnico, Firmas Electrnicas y Mensajes de Datos, en su artculo 51, otorga la calidad de instrumento pblico y reconoce la validez jurdica de los mensajes de datos otorgados, conferidos, autorizados o expedidos por y ante autoridad competente y firmados electrnicamente; Que, el Instructivo de Organizacin Bsica y Gestin de Archivos Administrativos, publicado en el Registro Oficial N 67 del 25 de julio del 2005, en el Captulo VI, que trata sobre La Conservacin de Documentos, establece que: las Instituciones estn obligadas a establecer programas de seguridad para proteger y conservar los documentos en cada una de las unidades archivsticas, puede incorporar tecnologas de avanzada en la proteccin, administracin y conservacin de sus archivos, empleando cualquier medio electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando se hayan realizado estudios tcnicos como conservacin fsica, condiciones ambientales,

operacionales, de seguridad, perdurabilidad y reproduccin de la informacin as como del funcionamiento razonable del sistema; Que, es poltica gubernamental desarrollar la gestin documental del sector pblico mediante la incorporacin de Tecnologas de Informacin y Comunicacin, para agilitar el flujo de informacin y la correspondencia interna, as como entre entidades pblicas; y, En ejercicio de sus atribuciones constantes en los artculos 15 letra b) y s) del Estatuto del Rgimen Jurdico y Administrativo de la Funcin Ejecutiva, Acuerda:

DICTAR EL SIGUIENTE INSTRUCTIVO PARA NORMAR EL USO DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL QUIPUX PARA LAS ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA CENTRAL: Art. 1.- Se dispone a las entidades de la Administracin Pblica Central de la Funcin Ejecutiva la utilizacin del sistema web www.gestiondocumental.gov.ec para la gestin de la correspondencia interna, externa e interinstitucional de documentos digitales y fsicos. Art. 2.- Funcionalidades del sistema.- El sistema web tiene las siguientes funcionalidades: a) Creacin, envo, recepcin, almacenamiento y clasificacin de memorandos, oficios y circulares digitales firmados electrnicamente; b) Bsqueda, recuperacin y presentacin de documentos, incluido el recorrido de los mismos; c) Acceso al sistema por parte de usuarios internos y externos de las instituciones, incluidos ciudadanos; d) Organizacin, clasificacin y almacenamiento de documentos digitales en carpetas o expedientes virtuales. Se incluye control de documentos en papel almacenados en archivos fsicos; e) Recepcin, captura e ingreso de documentos en papel; f) Tramitacin de documentos conforme flujo orgnico regular interno; g) Uso de firmas electrnicas personales e intransferibles en los documentos digitales. Se permite la creacin y envo de documentos sin firma electrnica con el envo obligado del papel firmado; h) Creacin de reportes estadsticos de documentos creados y enviados, tramitados, pendientes y archivados; i) Conservacin, transferencia o eliminacin de carpetas o expedientes, segn tablas de conservacin documental; j) Creacin compartida de documentos; y, k) Administracin de instituciones, reas, archivos digitales y fsicos, usuarios y sus perfiles. Art. 3.- Administracin del sistema web.- La administracin del sistema web www.gestiondocumental.gov.ec estar temporalmente a cargo de la Subsecretara de Informtica de la Presidencia de la Repblica, hasta que se conforme una unidad con la estructura y recursos humanos, tcnicos y organizacionales suficientes.

Art. 4. Almacenamiento de la informacin.A travs del sistema web www.gestiondocumental.gov.ec se almacenar y clasificar la informacin documental de las entidades o instituciones registradas y que utilicen el sistema, bajo estrictas normas y estndares de seguridad, confidencialidad, privacidad, disponibilidad y conservacin de la informacin. Las caractersticas de autenticidad, fiabilidad e integridad de la informacin estn garantizadas con el uso de firmas electrnicas proporcionadas por una entidad de Certificacin de Informacin Acreditada por el Consejo Nacional de Telecomunicaciones - CONATEL. La estructura de la base de datos para almacenar la informacin documental se muestra en la Tabla N 1. Orden 1 2 Campo Nmero del documento Cdigo del documento Descripcin Identificador nico del documento o del mensaje de datos. Identificador nico compuesto por las siglas de la institucin y/o rea, tipo de documento, el ao en curso y nmero de documento. Fecha de registro de documento. Fecha de emisin del documento. Direccin de la ubicacin del documento en el archivo digital. Estado del trmite. Usuario actual. Fecha mxima del trmite. Indica si el documento fue ledo o no. Fecha para la que se agend un documento pendiente. Usuarios a los que se les enva una copia. Nmero con el que llega un documento externo.

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Fecha de registro Fecha del documento Ubicacin del documento Estado del trmite Usuario actual Fecha asignacin usuario Confirmacin de lectura Fecha de agenda Con copia Nmero externo Asunto Descripcin anexos Confirmacin de impresin Texto Tipo Remitente Destinatario Permiso Firma Fecha firmado Documento firmado Institucin actual

Tema del documento. Descripcin de los anexos. Indica si el documento fue impreso o no. Texto del documento. Tipo de documento: memorando, oficio o circular. Identificacin del remitente. Identificacin del destinatario. Seguridad del documento (pblico o reservado). Indica si el documento fue firmado o no. Fecha de la firma electrnica. Mensaje de datos con la firma electrnica. Institucin actual en la que se encuentra el documento.

Tabla N 1. Estructura para almacenar la informacin documental

Los documentos sern adems almacenados en carpetas de formato PDF (Portable Document Format). Hasta que se expida una Normativa de Estndares de Interoperabilidad, los documentos o archivos anexos, firmados o no electrnicamente y a procesar en el sistema, debern usar formatos no propietarios o abiertos, preferiblemente los formatos ODF (Open Document Format) o PDF. Art. 5.- Codificacin y formato de los documentos.- Los documentos tendrn un cdigo nico o identificador asignado por el sistema, formado de la siguiente manera: a) Los memorandos: 1. Siglas de la institucin y/o rea. 2. Ao en curso. 3. Secuencial. 4. Tipo del documento (M); b) Los oficios: 1. Siglas de la institucin y/o rea. 2. Ao en curso. 3. Secuencial. 4. Tipo del documento (O); y, c) Las circulares: 1. Siglas de la institucin y/o rea. 2. Ao en curso. 3. Secuencial. 4. Tipo del documento (C).

Estos documentos tendrn un formato predeterminado para el encabezado, pie de pgina, imagen institucional y dems informacin que se considere pertinente. La codificacin y formato de los documentos pueden ser configurados por el Administrador institucional en cada institucin. Art. 6.- Organizacin del archivo digital y el archivo fsico.- La organizacin del archivo digital y del archivo fsico sern definidos en el sistema por el Administrador institucional, por institucin y/o reas. Todo documento digital o fsico deber ser asignado a una carpeta o expediente. Las carpetas podrn tener hasta diez subniveles de clasificacin, estos subniveles sern tipificados y descritos segn las necesidades de cada institucin en donde se implemente el sistema. El Administrador del archivo fsico es el responsable de la organizacin fsica del mismo y la definir conforme a su organizacin actual y de acuerdo al Instructivo de Organizacin Bsica y Gestin de Archivos Administrativos. Art. 7.- Preservacin y conservacin de los documentos.- Las instituciones que utilicen el sistema son las responsables del uso y gestin de su informacin y la unidad encargada de

administrar

el

sistema

es

la

responsable

del

repositorio

de

la

informacin.

Esta unidad encargada de administrar el sistema garantizar que los documentos permanezcan completos tanto en su contenido como en su estructura y su contexto; fiables, en cuanto al contenido; autnticos, en cuanto a la originalidad; y accesibles, en cuanto a su localizacin y legibilidad. Los tiempos de conservacin, transferencia o eliminacin de expedientes digitales y/o fsicos se asignarn de acuerdo a las necesidades de cada institucin y se los establecer siguiendo las directrices que constan en el Apartado VI del Instructivo de Organizacin Bsica y Gestin de Archivos Administrativos. Los documentos digitales tendrn una marca de tiempo que asegure el tiempo exacto de cada operacin realizada y la vigencia de la firma electrnica si los mismos hubiesen sido firmados digitalmente. Art. 8.- Accesibilidad y confidencialidad.- La accesibilidad a la informacin estar restringida de acuerdo al rea a la que est asignado el usuario en el sistema y respetando el principio de confidencialidad de la siguiente manera: a) La mxima autoridad de la institucin (Ej.: Ministro o Secretario), podr buscar, acceder y consultar nicamente la informacin y documentacin que se tramita en su institucin. Igualmente, los jefes de rea (Ej. subsecretarios o directores) podrn buscar, acceder y consultar nicamente dentro de su rea de accin, de acuerdo a las reas y jefaturas definidas por el administrador institucional; b) El funcionario de un rea determinada puede buscar y consultar, en su institucin u otra, nicamente el recorrido de la documentacin generada o tramitada por el mismo, con la finalidad de situar un trmite. Esta facultad no le permite acceder a la informacin y documentacin de otras reas ni instituciones; y, c) Un ciudadano o usuario externo al sistema, puede buscar y consultar nicamente, el recorrido o trmite de la documentacin por l generada, en cualquier institucin, con la finalidad de ubicar un trmite por l iniciado; pero no puede acceder a la informacin y documentacin de ninguna institucin. Una de las garantas de confidencialidad del sistema, es que nicamente el usuario destinatario de un documento puede ver y abrir el mismo. Slo la mxima autoridad de una institucin puede calificar un documento como reservado, de conformidad con lo que establece la Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica y su reglamento. Art. 9.- Seguridad de la informacin.- Cada usuario contar con un identificador y contrasea para acceder al sistema y de esta manera autenticar su identidad. La contrasea es confidencial y de absoluta responsabilidad del titular de la misma. El usuario del sistema puede utilizar la informacin que le ha sido confiada solamente para los propsitos definidos y no deber en ningn caso compartir la contrasea con otros usuarios o personas. El Administrador institucional ser el responsable de la administracin de la creacin y actualizacin de usuarios y sus perfiles. As mismo deber reportar cualquier hecho ilcito e

infraccin detectado adems de prestar el apoyo requerido para cualquier auditora informtica a las autoridades institucionales y de control. La unidad que administre el sistema implementar medidas de seguridad estrictas y aplicando estndares recomendados para este efecto en los siguientes niveles: informacin y respaldos, usuarios y contraseas, centro de datos y equipos. Las medidas de seguridad garantizarn el funcionamiento continuo del sistema as como la disponibilidad de los datos frente a eventos como: fallas de equipos y programas, corrupcin de datos, robos y sabotajes. Art. 10.- Aplicacin web para firmar electrnicamente.- Se pone a disposicin de los usuarios, que disponen de certificados de firma electrnica, la aplicacin Web http://firmadigital.informatica.gov.ec para que puedan firmar, verificar y descifrar documentos digitales, as como tambin verificar la validez de los certificados.

Art. 11.- Soporte y documentacin del sistema.- La unidad que administre el sistema ser la encargada de brindar el soporte tcnico respectivo, as como elaborar, actualizar y difundir la documentacin para la operacin y mantenimiento del sistema. Art. 12.- Definicin de trminos: a) Administrador institucional.- Funcionario encargado de la configuracin y administracin del sistema dentro de cada institucin; b) Administrador del archivo fsico.- Funcionario encargado de organizar y custodiar el archivo fsico del rea o institucin; c) Archivo digital.- Es el conjunto de carpetas o directorios donde se almacenan los documentos digitales; d) Archivo fsico.- Es el conjunto de carpetas o expedientes fsicos donde se almacenan los documentos fsicos o en papel; e) Autenticacin.- Proceso de confirmacin de la identidad del usuario que gener un documento digital y/o que utiliza un sistema informtico; f) Circular.- Documento que utiliza una autoridad de la Administracin Pblica para comunicar asuntos de carcter general a todos o gran parte de sus subalternos; g) Confidencialidad.- Aseguramiento de que el documento digital sea conocido slo por quienes estn autorizados para ello; h) Disponibilidad.- Aseguramiento de que los usuarios autorizados tengan acceso oportuno al documento digital y sus mtodos de procesamiento; i) Documento digital.- Toda representacin de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrnicos. Equivalente a mensaje de datos en la Ley de Comercio Electrnico, Firmas Electrnicas y Mensajes de Datos; j) Documento fsico.- Documento convencional o en papel; k) Documento pblico.- Documento de libre acceso y cuyo conocimiento no est restringido a ningn grupo de personas; l) Documento reservado.- Documento calificado por la autoridad y cuyo conocimiento est circunscrito a un grupo determinado de personas; m) Expediente.- Ultimo nivel de la organizacin de archivos digital o fsico, en donde se almacenan los documentos digitales o fsicos, que refleja un orden como resultado de una agregacin sucesiva de documentos, pertenecientes a una persona o asunto;

n) Informacin.- Contenido de un documento digital o fsico; o) Integridad.- Salvaguardia de la exactitud y totalidad de la informacin y de los mtodos de procesamiento del documento digital, as como de las modificaciones realizadas por entes debidamente autorizados; p) memorando.- Documento en el que se expone algo que debe tenerse en cuenta o comunicarse para una accin o en determinado asunto en la Administracin Pblica. Mensaje de datos al interior de una institucin; q) oficio.- Documento de carcter oficial o protocolario que utiliza una autoridad para comunicar asuntos referentes de la Administracin Pblica a otra autoridad. Mensaje de datos externos entre instituciones o personas naturales o jurdicas; r) Privacidad.- El derecho a mantener el secreto sobre las acciones, comunicaciones y documentos personales de una persona; y, s) Repositorio.- Sitio centralizado donde se almacena y mantiene informacin digital, habitualmente base de datos o archivos informticos. De la ejecucin del presente acuerdo, que entrar en vigencia a partir de su publicacin en el Registro Oficial, encrguese al Subsecretario de Informtica de la Presidencia de la Repblica. Dado en el Palacio Nacional, en Quito, a 11 de mayo del 2009. f.) Vinicio Alvarado Espinel. Es fiel copia del original.- Lo certifico. Quito, 11 de mayo del 2009. f.) Ab. Oscar Pico Solrzano, Subsecretario General de la Administracin Pblica.