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INDICE
INTRODUCCIN-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------DIRECTORIO------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------UNIDAD RESPONSABLE DE SU ELABORACIN ------------------------------------------------------------------------ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD---------------------------------OFICIO DE AUTORIZACIN--------------------------------------------------------------------------------------------- -------OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO ------------------------------------------------------------------------POLTICAS GENERALES--------------------------------------------------------------------------------------------------------OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO--------------------------------------------------------------------------------------------PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD----------------------------------------------------4 5 6 7 8 9 10 11 12
OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL OBJETIVO DE LA OFICINA-----------------------------------------------------------------------------------------------POLTICAS DE LA OFICINA----------------------------------------------------------------------------------------------COMPROBACIN DE DEUDORES DIVERSOS ----------------------------------------------------------------------REINTEGRO POR SUBSIDIO (DEUDORES DIVERSOS)-----------------------------------------------------------MINISTRACIONES-----------------------------------------------------------------------------------------------------------REINTEGRO POR SUBSIDIO (FONDO REVOLVENTE)------------------------------------------------------------14 15 17 23 29 36
OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA OBJETIVO DE LA OFICINA-----------------------------------------------------------------------------------------------POLTICAS DE LA OFICINA----------------------------------------------------------------------------------------------REGISTRO DE INGRESOS PRESUPUESTALES----------------------------------------------------------------------REGISTRO DEL GASTO PRESUPUESTAL Y CREACIN DEL PASIVO---------------------------------------REGISTRO DE CONSUMO DE ALMACN GENERAL POR U.B.P.P.-------------------------------------------CONTROL DE LAS RETENCIONES (PAGO DE IMPUESTOS)----------------------------------------------------REGISTRO DEL ACTIVO FIJO -------------------------------------------------------------------------------------------REGISTRO DE LA REVALUACION DEL ACTIVO FIJO-----------------------------------------------------------REGISTRO DE NMINA (RESGUARDO)------------------------------------------------------------------------------ANTICIPO A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS------------------------------------------------------------------CONCILIACIN DE LA CUENTA 206 RETENCIONES------------------------------------------------------------CIERRE MENSUAL Y ANUAL DE LOS INFORMES FINANCIEROS--------------------------------------------49 50 52 57 63 72 82 87 92 99 105 110
INTRODUCCIN
LA MODERNIZACIN ADMINISTRATIVA, ES UN PROCESO PERMANENTE DE REVISIN DE LOS SISTEMAS, ESTRUCTURAS Y PROCEDIMIENTOS DE LAS INSTITUCIONES; EL OBJETO DE ESTE PROCESO ES LOGRAR EFICIENCIA Y CONGRUENCIA EN EL FUNCIONAMIENTO DE LAS DEPENDENCIAS, PARA LO CUAL ES NECESARIO CONTAR CON LINEAMIENTOS QUE ORIENTEN LOS TRABAJOS DE LA ORGANIZACIN INTERNA.
EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ES UN INSTRUMENTO DE INFORMACIN DE TRABAJO EN EL QUE SE CONSIGNAN, EN FORMA METDICA, LOS PASOS Y OPERACIONES QUE DEBEN SEGUIRSE PARA LA REALIZACIN DE LAS FUNCIONES DE UNA DEPENDENCIA O ENTIDAD. EN EL SE DESCRIBEN ADEMS, LOS DIFERENTES PUESTOS O UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE INTERVIENEN Y SE PRECISA SU RESPONSABILIDAD, CON LA FINALIDAD DE EVITAR DUPLICIDAD DE FUNCIONES.
EN BASE A LO ANTERIOR EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, HA CONSIDERADO DE GRAN UTILIDAD LA ACTUALIZACIN Y ADECUACIN DEL PRESENTE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS; PARA EL MEJOR FUNCIONAMIENTO Y LOGRO DE LOS OBJETIVOS TANTO DEL DEPARTAMENTO COMO EL DE LA INSTITUCIN EN GENERAL.
C.P. y M.I. JACINTO BENITO MARTNEZ TORRES JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
DIRECTORIO
NOMBRE
PUESTO
Actualiz C.P. Pascasio Jess Hernndez Sosa C.P. Mara del Roco Njera Bustamante
COORDINACIN 5* DE FINANZAS
NIVELES JERRQUICOS
5* COORD. DE FINANZAS 5**DEPTO. DE CONTABILIDAD
- AUTORIDAD LINEAL
AUTORIZACIN
C.P. y M.I JACINTO B. MARTNEZ TORRES JEFE DEL DEPTO. DE CONTABILIDAD
Vo. Bo.
Dr. JOEL PREZ NIETO SUBDIRECTOR DE LA UNIDAD DE PLANEACIN, ORGANIZACIN Y MTODOS CHAPINGO, MX., JUNIO 2010.
COORDINACIN 5* DE FINANZAS
NIVELES JERRQUICOS
5* COORD. DE FINANZAS 5**DEPTO. DE CONTABILIDAD AREA ADMTIVA, OPERATIVA SIN NIVEL JERARQUICO
- AUTORIDAD LINEAL
AUTORIZACIN
C.P. y M.I JACINTO B. MARTNEZ TORRES JEFE DEL DEPTO. DE CONTABILIDAD
Vo. Bo.
Dr. JOEL PREZ NIETO SUBDIRECTOR DE LA UNIDAD DE PLANEACIN, ORGANIZACIN Y MTODOS CHAPINGO, MX., JUNIO 2010.
OFICIO DE AUTORIZACIN
JUNIO 2010 CON FUNDAMENTO A LO DISPUESTO POR LA LEY QUE CREA LA UNIVERSIDAD AUTNOMA CHAPINGO, EN SUS ARTCULOS 4 FRACCIONES I, III, X Y 9, AS COMO DEL ESTATUTO DE LA UACH, EN SUS ARTCULOS 5 76 Y 88 FRACCIN III, Y 107, SE AUTORIZA EL PRESENTE MANUAL, DENOMINADO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, MISMO QUE FUE ASESORADO, REVISADO Y ACEPTADO POR EL DEPARTAMENTO DE PLANEACIN, ORGANIZACIN Y MTODOS. EL PRESENTE MANUAL TIENE LA FINALIDAD DE ORDENAR, SISTEMATIZAR Y DETALLAR LAS OPERACIONES QUE SE REALIZAN EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD A FIN DE LOGRAR UNA MAYOR EFICIENCIA Y EFICACIA EN EL CUMPLIMIENTO DE SUS OBJETIVOS.
C.P. y M.I. JACINTO BENITO MARTNEZ TORRES JEFE DEL DEPTO. DE CONTABILIDAD
Vo. Bo.
EL OBJETIVO DEL PRESENTE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ES CONTAR CON UN INSTRUMENTO DE APOYO ADMINISTRATIVO, QUE PERMITA ORIENTAR AL PERSONAL ACTUAL Y DE NUEVO INGRESO EN EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES QUE SE LLEVAN A CABO EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.
LO ANTERIOR ES CON LA FINALIDAD DE QUE EXISTA UNA COORDINACIN EFICAZ Y PTIMA DE TRABAJO INTERNO, QUE COADYUVE AL LOGRO DE LOS OBJETIVOS GENERALES Y PARTICULARES DEL DEPARTAMENTO Y A LA CORRECTA TOMA DE DECISIONES.
POLTICAS GENERALES:
1. 2. EL HORARIO DE RECEPCIN DE DOCUMENTOS SER DE LUNES A VIERNES DE 8:00 A 14: 00 HORAS. TODA LA DOCUMENTACIN ENVIADA POR EL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL, TESORERA (INGRESOS Y EGRESOS), BIENES PATRIMONIALES, ALMACN GENERAL Y LAS DIFERENTES U.B.P.P.S, DEBER ESTAR ESTRICTAMENTE RELACIONADA Y REQUISITADA. LOS ESTADOS FINANCIEROS SERN ELABORADOS EN FORMA MENSUAL Y CADA FN DE AO, SE ELABORAR UN BALANCE GENERAL Y ESTADO DE RESULTADOS. SE PROPORCIONAR INFORMACIN CONTABLE REQUERIDA, VIA OFICIO, EL CUAL ESTAR DIRIGIDO AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y AUTORIZADO PREVIAMENTE POR LA COORDINACIN DE FINANZAS. MENSUALMENTE SE ENVIAR EL BALANCE GENERAL Y/O BALANZA DE COMPROBACIN Y EL ESTADO DE ORIGEN Y APLICACIN DE RECURSOS A LA COORDINACIN DE FINANZAS PARA INTEGRAR LA INFORMACIN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIN. TRIMESTRALMENTE SE CONCILIAR DIVERSAS CUENTAS DE MAYOR CON EL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL. SEMESTRALMENTE SE VALIDAR LA INFORMACIN RELATIVA A LAS ALTAS Y BAJAS DE ACTIVO FIJO QUE ENVA BIENES PATRIMONIALES. ANUALMENTE SE CONCILIAR LAS CUENTAS CON EL ALMACN GENERAL.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
LLEVAR EL REGISTRO CONTABLE DE TODAS LAS OPERACIONES FINANCIERAS DE LA INSTITUCIN, RELATIVAS A LOS INGRESOS Y EGRESOS DEL SUBSIDIO FEDERAL Y DE LOS RECURSOS PROPIOS QUE GENERA LA UNIVERSIDAD, PARA SU ANLISIS E INFORMACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS; AS COMO REGISTRAR LA INFORMACIN EMITIDA POR LAS UNIDADES ORGANIZATIVAS DE LA INSTITUCIN, VERIFICAR QUE CUMPLAN CON LOS PROCEDIMIENTOS Y/O POLTICAS ESTABLECIDAS POR LA UNIVERSIDAD AUTNOMA CHAPINGO Y, EN SU CASO, EL GOBIERNO FEDERAL. PARA EVITAR INCURRIR EN FALLAS ADMINISTRATIVAS. PROPORCIONAR INFORMACIN A LAS DIFERENTES INSTANCIAS INTERNAS Y EXTERNAS QUE TENGAN RELACIN CON LA UNIVERSIDAD.
SER EL RESPONSABLE DE ESTABLECER LOS MECANISMOS DE REGISTRO, CLASIFICACIN, NALISIS E INTERPRETACIN DE LA INFORMACIN REFERENTE A LAS OPERACIONES FINANCIERAS QUE SE EFECTUAN EN LA UNIVERSIDAD AUTNOMA CHAPINGO.
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OFICINA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
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O B J E T I V O DE LA OFICINA
REVISAR
REGISTRAR
LA
DOCUMENTACIN
COMPROBATORIA
TOTAL
Y/O
PARCIAL
CORRESPONDIENTE A LOS GASTOS A COMPROBAR DE LAS DIFERENTES, U.B.P.P.' S CON LA FINALIDAD DE CANCELAR LOS ADEUDOS, ASIMISMO, PREPARAR LOS REPORTES REQUERIDOS POR LAS AUTORIDADES UNIVERSITARIAS CORRESPONDIENTES.
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POLTICAS DE LA OFICINA
1. LOS DEUDORES CORRESPONDIENTES, SE ABOCARN A LOS LINEAMIENTOS QUE SE EMITAN POR LA CONTRALORA GENERAL.
2. AUDITORIA INTERNA CITAR A LOS DEUDORES DIVERSOS, CON LA FINALIDAD DE INFORMARLES EL PROCEDIMIENTO PARA LA COMPROBACIN DE SUS ADEUDOS CORRESPONDIENTES.
4. EN CASO DE NO COMPROBAR CON BASE EN LOS PUNTOS ANTERIORES, SE TOMARN LAS MEDIDAS NECESARIAS PARA SU CUMPLIMIENTO.
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1. EL RESPONSABLE DE LA MINISTRACIN ENVIAR AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD (OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL) LA DOCUMENTACIN COMPROBATORIA. 2. LA DOCUMENTACIN ENVIADA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL DEBE ENVIARSE A TRAVS DE RELACIN INDICANDO PROYECTO, PARTIDA Y RESPONSABLE, ASIMISMO, LA DOCUMENTACIN DEBER REUNIR LOS REQUISITOS FISCALES CORRESPONDIENTES. 3. EN CASO DE QUE EXISTAN ERRORES EN LA DOCUMENTACIN COMPROBATORIA SE DEVOLVER PARA SU CORRECCIN.
1. LA COMPROBACIN DE FONDO REVOLVENTE, SE LLEVAR A CABO MEDIANTE REINTEGROS PARCIALES Y/O TOTALES DE LA PLIZA CHEQUE CORRESPONDIENTE.
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PROCEDIMIENTO:
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OBJETIVO
REVISAR QUE LOS DEUDORES DIVERSOS SE SUJETEN A LOS ACUERDOS QUE SE EMITAN POR LA CONTRALORA GENERAL REPRESENTADA POR EL DEPARTAMENTO DE AUDITORA INTERNA.
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POLTICAS
AUDITORA INTERNA ELABORAR MINUTA DE TRABAJO DONDE SE INDICAR EL PROCEDIMIENTO QUE DEBE SEGUIR EL RESPONSABLE DEL ADEUDO.
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RGANO ACT. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES PARTICIPANTE No. DEUDOR DIVERSO 1 ENVIARA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL, RELACIN DE LA RESPONSABLE DEL DOCUMENTACIN COMPROBATORIA TOTAL Y/O PARCIAL, CON BASE EN LO ESTIPULADO EN LA ADEUDO. MINUTA DE TRABAJO QUE PREVIAMENTE ELABORE EL DEPARTAMENTO DE AUDITORA INTERNA.
RECIBE LA RELACIN DE LA DOCUMENTACIN QUE ENVA EL RESPONSABLE DEL ADEUDO, LA CUAL REVISA QUE CUMPLA CON LA NORMATIVIDAD ESPECIFICADA EN LA MINUTA DE TRABAJO. ES CORRECTA, ELABORA PLIZA DE DIARIO AFECTANDO EL PRESUPUESTO CORRESPONDIENTE. ENVA PLIZA DE DIARIO A LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO, PARA FIRMA DE Vo. Bo. DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO. NO ES CORRECTO DEVUELVE LA DOCUMENTACIN AL RESPONSABLE DEL ADEUDO, PARA LA RECTIFICACIN DE LA MISMA.
3 4
JEFATURA DEPARTAMENTO
DEL
RECIBE PLIZAS DE DIARIO, LAS CUALES FIRMA DE Vo. Bo. Y DEVUELVE A LA OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.
8 9
RECIBE PLIZA CON LA FIRMA DE Vo. Bo. DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. EMITE RELACIN DE PLIZAS DE DIARIO Y ENVA RELACIN Y PLIZAS ADJUNTAS, AL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO PARA SU RESGUARDO.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COMPROBACIN DE DEUDORES DIVERSOS MODALIDAD: RGANO PARTICIPANTE ARCHIVO DEL DEPTO. DE CONTABILIDAD ACT. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES No. 10 RECIBE RELACIN Y PLIZAS DE DIARIO LAS QUE REVISA Y ARCHIVA.
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RECIBE PLIZAS DE DIARIO, LAS CUALES FIRMA DE Vo. Bo. Y DEVUELVE A LA OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
ENVA A LA OFICINA DE CONTA.GUBERNAMENTAL DOC. COMPROBATORIA TOTAL Y/O PARCIAL EN BASE A MINUTA DE TRABAJO
ARCHIVA
NO
EMITE RELACIN DE PLIZAS Y ENVA RELACIN Y PLIZAS AL ARCHIVO DEL DEPTO. PARA SU RESGUARDO
SI
ENVA PLIZA DE DIARIO A LA JEFATURA DEL DEPTO. PARA SU FIRMA DE Vo. Bo.
22 0
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OBJETIVO
REGISTRAR Y LLEVAR EL CONTROL CONTABLE DE LOS REINTEGROS POR SUBSIDIO DE CADA U.B.P.P.
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POLTICAS
1. LOS REGISTROS SE REALIZARN EN BASE A LOS ACUERDOS ESTABLECIDOS EN LAS MINUTAS DE TRABAJO QUE SE LEVANTEN EN LA CONTRALORA.
2. LOS REINTEGROS DEBERN IDENTIFICARSE CLARAMENTE, EN BASE AL PRESUPUESTO QUE CORRESPONDA E IGUALMENTE A LA ESTRUCTURA CONTABLE QUE LE CORRESPONDA.
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ACT. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES No. 1 EFECTA REINGRESO TOTAL Y/O PARCIAL EN CAJA DE TESORERA DEPTO. DE INGRESOS. 2 ENVA RELACIN DE PLIZAS DE INGRESOS POR REINGRESO DE DEUDORES DIVERSOS A LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA.RECIBE RELACIN DE PLIZA DE INGRESOS POR CONCEPTO DE REINGRESOS DE GASTOS A COMPROBAR , REVISA LAS AFECTACIONES CONTABLES QUE SEAN CORRECTAS. TURNA RELACIN DE PLIZAS DE INGRESOS EN ORIGINAL Y COPIA, CON DOCUMENTACIN ANEXA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL. RECIBE RELACIN DE PLIZAS DE INGRESO POR SUBSIDIO EN ORIGINAL Y COPIA. COTEJA REINTEGROS Y VERIFICA MOVIMIENTOS CONTABLES. ES CORRECTA, ENTREGA DOCUMENTACIN ORIGINAL A LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA. NO ES CORRECTA DEVUELVE A LA TESORERA (DEPTO. DE INGRESOS) PARA SU CORRECCIN. RECIBE RELACIN DE PLIZAS DE INGRESO EN ORIGINAL, YA REVISADAS POR OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL LAS CUALES TURNA AL ARCHIVO DEL DEPTO., PARA SU RESGUARDO CORRESPONDIENTE. RECIBE RELACIN DE PLIZAS DE INGRESO, ORIGINALES, LAS CUALES REVISA QUE CONTENGAN EL SOPORTE CORRESPONDIENTE, POSTERIORMENTE SE ARCHIVA.
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10
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DEUDOR U.B.P.P.S
TESORERA
INICIO
ENVA POL. DE ING. POR REING. DE DEUD. DIV. A OFNA. CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
RECIBE POL. DE ING. ORIGINAL,ENTREGA ARCHIVO DE DEPTO. DE CONTABILIDAD COTEJA REINTEGROS Y VERIFICA MOV. CONTABLES
PGINA SIGUIENTE
SI
CUMPLE NORMATIVIDAD
NO
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TESORERA
RECIB PLIZA DE INGRESO, CORRIGE Y ENVA NUEVAMENTE A DEPTO. DE CONTABILIDAD, OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
REINICIA PROCEDIMIENTO
FIN
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PROCEDIMIENTOS:
MINISTRACIONES
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OBJETIVO
CONTROLAR Y REGISTRAR LA DOCUMENTACIN TOTAL Y/O PARCIAL, CORRESPONDIENTE A LOS GASTOS A COMPROBAR DE LAS DIFERENTES U.B.P.PS PARA PREPARAR LOS INFORMES REQUERIDOS POR LAS AUTORIDADES DE LA INSTITUCIN.
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POLTICAS
1. LA REVISIN DE LA DOCUMENTACIN DEBE SER CON BASE AL INSTRUCTIVO DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS, PARA LA COMPROBACIN PARCIAL Y/O TOTAL DEL RECIBO DE GASTOS A COMPROBAR.
2. 3.
TODA LA DOCUMENTACIN DEBER ENVIARSE DEBIDAMENTE RELACIONADA. CUANDO EL RESPONSABLE DEL GASTO SE PRESENTE EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD CON SU DOCUMENTACIN, RECIBIR Y FIRMAR DE RECIBIDO, ENTREGNDOLE COPIA DE LA RELACIN.
4.
LA DOCUMENTACIN QUE NO CUMPLA CON LA NORMATIVIDAD ESTABLECIDA, SE DEVOLVER AL RESPONSABLE DEL GASTO.
5.
EL RESPONSABLE DEL GASTO, RECIBIR SU RECIBO DE GASTOS A COMPROBAR (ORIGINAL) CUANDO ESTE COMPROBADO TOTALMENTE.
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ACT. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES No. 1 ENVA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA RELACIN DE PLIZAS CHEQUE, POR GASTOS Y GASTOS A COMPROBAR CON SUS RESPECTIVOS RECIBOS, EN ORIGINAL Y DOS COPIAS RESPECTIVAMENTE. 2 3 4 RECIBE RELACIN Y REVISA PLIZAS DE EGRESOS. NO ES CORRECTO, SE REGRESA AL DEPTO. DE EGRESOS PARA SU CORRECCIN. ES CORRECTO, SE DESGLOSA Y TURNA RECIBO DE GASTOS A COMPROBAR ORIGINAL Y COPIA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL. RECIBE Y REVISA EN LA RED QUE LA AFECTACIN CONTABLE CON BASE A LA PLIZA CHEQUE SEA CORRECTO. ARCHIVA TEMPORALMENTE LOS RECIBOS DE GASTOS A COMPROBAR HASTA QUE LOS COMPRUEBEN TOTALMENTE Y SE ENTREGUEN A LOS RESPONSABLES DEL GASTO. PRESENTA DOCUMENTACIN PARCIAL Y/O TOTAL A TRAVS DE RELACIN, EN ORIGINAL Y COPIA, A LA OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL. RECIBE Y FIRMA DE RECIBIDO Y SELLA RELACIN DE DOCUMENTACIN COMPROBATORIA, AS MISMO ENTREGA COPIA A LA U.B.P.P. Y/O RESPONSABLE DEL GASTO. REVISA QUE LA DOCUMENTACIN CUMPLA CON LA NORMATIVIDAD ESTABLECIDA EN EL DEPARTAMENTO Y LOS REQUISITOS FISCALES DE ACUERDO A LA LEY DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA.
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ACT. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES No. 10 NO CUMPLE CON NORMATIVIDAD ESTABLECIDA, SE REGRESA DOCUMENTACIN PARA SU CORRECCIN VA RELACIN. 11 CUMPLE CON LA NORMATIVIDAD ELABORA PLIZA DE DIARIO TOTAL Y/O PARCIAL, VA RED EN ORIGINAL Y UNA COPIA ANEXANDO LA DOCUMENTACIN ORIGINAL, AFECTANDO AL GASTO PRESUPUESTAL Y DESCARGANDO AL RESPONSABLE DEL GASTO. TURNA A LA JEFATURA PARA SU Vo. Bo. EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DA EL VISTO BUENO Y TURNA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL. RECIBE RELACIN DE PLIZAS CON Vo. Bo. DE LA JEFATURA COMPROBATORIA PARA TURNAR AL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO. Y DOCUMENTACIN
12 JEFATURA 13
14
15
ENTREGA RECIBO ORIGINAL DE GASTOS A COMPROBAR AL RESPONSABLE DEL RECIBO DE GASTOS A COMPROBAR. EN CASO DE QUE LA DOCUMENTACIN CONTENGA COMPROBACIN DE VATICOS, SE ENVIAR UNA COPIA DE LOS MISMOS, AL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL PARA VERIFICAR QUE NO EXISTA DUPLICIDAD. LAS AFECTACIONES CONTABLES QUE SE LLEVEN A CABO DE AOS ANTERIORES (COMPROBACIONES), SE DEBER ENVAR COPIA DE LA PLIZA, AL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL Y ENVA DOCUMENTACIN AL ARCHIVO. RECIBE DOCUMENTACIN, REVISA Y ARCHIVA PARA SU RESGUARDO CORRESPONDIENTE.
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18
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SI A
NO
DEVUELVE RELACIN DE PLIZAS PARA SU CORRECCIN
SI
RECIBE FIRMA DE RECIBIDO RELACIN. DE DOCUMENTACIN COMPROBATORIA
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DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
LAS AFECTACIONES CONTABLES DE EJERC. ANT. (COMPROB.), DEBE ENVIARSE COPIA DE PL. A CONTROL PRES.
RECIBE PLIZAS CON REL. LAS CUALES ARCHIVA PARA SU RESGUARDO CORRES.
CUMPLE NORMATIVIDAD
ARCHIVA
ENVA AL ARCHIVO DEL DEPTO. RELACIN Y PLIZAS DE DIARIO PARA SU RESGUARDO CORRESPONDIENTE
FIN
SE ENVA A CONTROL PRESUPUESTAL COPIA DE VITICOS PARA VERIFICAR QUE NO EXISTA DUPLICIDAD
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OBJETIVO
REVISAR LOS REINTEGROS TOTALES Y/O PARCIALES QUE CUMPLAN CON LOS REQUISITOS DE LA PLIZA CHEQUE CON LA CUAL SE EMITI. CON LA FINALIDAD DE PREPARAR REPORTES E INFORMES QUE SE
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POLTICAS
6. LA REVISIN DE LAS PLIZAS DE INGRESO DEBER SER CON BASE A LA PLIZA CHEQUE, EN LA CUAL SE OTORGA EL FONDO REVOLVENTE A LAS DIFERENTES U. B. P. P.
7. EL RESPONSABLE RECIBIR EL RECIBO ORIGINAL DE GASTOS A COMPROBAR, CUANDO EST COMPROBADO TOTALMENTE.
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ACT. NORMATIVIDA DE ACTIVIDADES No. 1 ENVA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA RELACIN DE PLIZAS CHEQUE, POR GASTOS A COMPROBAR Y RECIBOS DE GASTOS A COMPROBAR EN ORIGINAL Y DOS COPIAS RESPECTIVAMENTE. 2 RECIBE RELACIN DE PLIZAS CHEQUE, DESGLOSA TURNA ORIGINAL Y UNA COPIA DE GASTO A COMPROBAR A LA OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL. RECIBE ORIGINAL Y COPIA DEL RECIBO DE GASTOS A COMPROBAR Y REVISA EN LA RED LA AFECTACIN CONTABLE EN BASE A LA PLIZA CHEQUE, QUE EMITE EL DEPARTAMENTO DE EGRESOS, QUE SEA LA CORRECTA. ARCHIVA TEMPORALMENTE LOS RECIBOS DE GASTOS A COMPROBAR, HASTA QUE EL USUARIO PRESENTA SU COMPROBACIN DEL GASTO. PRESENTA RECIBO DE ENTREGA DEL DEPARTAMENTO DE (INGRESOS) TESORERA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL. RECIBE PLIZA DE INGRESOS Y REVISA QUE SEAN CORRECTOS LOS REINTEGROS QUE CORRESPONDAN A FONDO REVOLVENTE DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA. REVISA QUE LA DOCUMENTACIN CUMPLA CON LA NORMATIVIDAD. CUMPLE CON LA NORMATIVIDAD ESTABLECIDA Y SE PROCEDE A ARCHIVAR LAS PLIZAS DE INGRESO.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REINTEGRO POR SUBSIDIO MODALIDAD: RGANO ACT. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES PARTICIPANTE No. 9 LAS PLIZAS DE INGRESOS NO CUMPLEN CON NORMATIVIDAD. SE DEVUELVE AL DEPARTAMENTO DE INGRESOS PARA LA CORRECCIN CORRESPONDIENTE. DEPTO. DE INGRESOS DE TESORERA 10 11 OFIC. DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL U.B.P.P. Y/O RESPONSABLE DEL GASTO 12 RECIBE DOCUMENTACIN Y CORRIGE. ENTREGA DOCUMENTACIN CORREGIDA A LA OFICINA GUBERNAMENTAL. RECIBE DOCUMENTACIN Y ENTREGA RECIBO DE GASTOS A COMPROBAR ORIGINAL A USUARIO.
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RECIBE DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL, RECIBO ORIGINAL DEL GASTO CON LO CUAL LIBERA SU ADEUDO.
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DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO DE EGRESOS
INICIO
RECIBE DOCUMENTACIN POLIZAS CHEQUE
ENVA DOCUMENTACIN A LA OFNA D CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA TURNA ORIGINAL Y COPIA DEL RBO. DE GASTOS A COMPROBAR A OFICINA DE CONTAB. GUBERNAMENTAL CUM PLE NOR MATIV IDAD
NO
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DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL TESORERIA (INGRESOS) OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL U.B.P.P. Y/O RESPONSABLE DEL GASTOS
RECIBE RECIBO DE GASTOS A COMPROBAR ORIGINAL
ARCHIVA
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OBJETIVO
DETERMINAR EL PORCENTAJE RESPECTO A LA DEUDA TOTAL DE LAS CUENTAS INCOBRABLES AL TERMINO DE CADA EJERCICIO (DEUDORES DIVERSOS, MINISTRACIONES Y FONDO REVOLVENTE) Y SE INFORMA A LA CONTRALORIA INTERNA PARA QUE SE TOMEN LAS ACCIONES CORRESPONDIENTES.
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POLTICAS
8.
AL FINALIZAR EL EJERCICIO Y ANTES DEL CIERRE CONTABLE SE REALIZA UN ANLISIS POR ANTIGEDAD DE SALDOS, PARA ACTUALIZAR EL IMPORTE O LA CANTIDAD QUE SE CONSIDERAN DE COBRO DUDOSO. DICHA INFORMACION SIRVE PARA QUE LA INSTITUCION CONOZCA EL MONTO QUE NO VA HACER POSIBLE SU RECUPERACION.
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RGANO PARTICIPANTE
OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.
ACT. No. 1
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
AL FINALIZAR EL EJERCICIO DE CADA AO SE IMPRIME UN REPORTE DE SALDOS, DE LAS CUENTAS 105 (FONDO REVOLVENTE Y MINISTRACIONES) Y 107 (DEUDORES DIVERSOS). DEL ULTIMO EJERCICIO HACIA ATRS SE DEJAN CINCO AOS Y APARTIR DEL SEXTO AO HASTA EL ULTIMO QUE SE TENGA REGISTRADO EN DICHAS CUENTAS SE DETERMINAN LOS SALDOS DE LO QUE SE CONSIDERA INCOBRABLE. CON LOS MONTOS DETERMINADOS POR AO DE LAS CTAS. 105 Y 107, SE ESTABLECE LA DIFERENCIA DE LAS CTAS. DE COBRO DUDOSO; EN BASE AL SALDO DE LA BALANZA GENERAL DEL ULTIMO EJERCICIO. UNA VEZ OBTENIDA LA DIFERENCIA SE PROCEDE A ELABORAR LA POLIZA DE DIARIO, CON LA AFECTACIN CONTABLE PARA ACTUALIZAR DICHA CUENTA, LO CUAL SE REFLEJA EN LOS ESTADOS FINANCIEROS Y PASA A FIRMA DE Vo. Bo. POR EL JEFE DEL DEPARTAMENTO. RECIBE Y FIRMA DE Vo. Bo. Y DEVUELVE A LA OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL RECIBE LA PLIZA CON FIRMA DE Vo. Bo. E IMPRIME RELACION Y ENVIA AL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO PARA SU RESGUARDO. RECIBE DOCUMENTACIN REVISA Y ARCHIVA PARA SU RESGUARDO CORRESPONDIENTE EN BASE AL ACUERDO DEL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIN DEL DA MARTES 25 DE AGOSTO DE 1998. 46
JEFATURA DEL DEPTO. DE CONTABILIDAD. OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL. ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL JEFATURA DEL DEPARTAMENTO OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
INICIO
CON LOS MONTOS DETERMINADOS POR CADA AOS DE LAS CUENTAS 105 Y 107, SE ESTABLE LA DIFERENCIA DE LAS CTAS. DE COBRO DUDOSO, EN BASE AL SALDO DE LA BALANZA GENERAL DEL ULTIMO EJERCICIO. RECIBE LA POLIZA CON FIRMA DE Vo. Bo. E IMPRIME RELACION Y ENVIA AL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO PARA SU RESGUARDO. RECIBE DOCUMENTACIN , REVISA Y ARCHIVA PARA SU RESGUARDO CORRESPONDIENTE
AL FINALIZAR EL EJERCICIO SE IMPRIME UN REPORTE DE SALDOS DE LAS CUENTAS 105 Y 107 POR CADA AO.
DEL LTIMO EJERCICIO HACIA ATRS SE DEJAN 5 AOS Y APARTIR DEL 6 AO HASTA EL ULTIMO QUE SE TENGA REGISTRADO EN DICHAS CTAS. SE DETERMINAN LOS SALDOS DE LO QUE SE CONSIDERA INCOBRABLE.
UNA VEZ OBTENIDA LA DIFERENCIA SE REALIZA LA POLIZA DE DIARIO; CON LA AFECTACIN CONTABLE, PARA ACTUALIZAR EL SALDO DE ESTA CUENTA, Y PASA A FIRMA DE Vo. Bo. POR EL JEFE DEL DEPARTAMANENTO.
OFICINA DE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
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OBJETIVO DE LA OFICINA
REVISAR LA DOCUMENTACIN ORIGINAL QUE ES ENVIADA AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, PARA SU REGISTRO DE ACUERDO A LA CODIFICACIN ESTABLECIDA RELATIVA A LA AFECTACIN DEL GASTO DE OPERACIN, INVERSIN Y OBRA PBLICA.
REGISTRAR LOS INGRESOS Y EGRESOS DEL PRESUPUESTO DE LA UNIVERSIDAD, PARA PROPORCIONAR INFORME DE SU SITUACIN FINANCIERA.
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POLTICAS DE LA OFICINA
A) REGISTRO DE INGRESOS PRESUPUESTALES.
1.
LA DOCUMENTACIN DEL INGRESO SE RECIBIR EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD EN UN PERODO MXIMO DE DOS DAS HBILES DESPUS DEL DEPSITO.
B) RECEPCIN DE DOCUMENTACIN PARA CREAR Y CANCELAR PASIVOS DE GASTOS DE LAS DIFERENTES UNIDADES BSICAS DE PROGRAMACIN.
1.
LA DOCUMENTACIN ENVIADA POR EL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL, SER RECIBIDA POR EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD EN UN PERODO MXIMO DE DOS DAS HBILES, A PARTIR DE LA FECHA DE ENTREGA DE CHEQUES.
C) REGISTRO DE CONSUMO DE ALMACN POR U.B.P.P. 1. 2. CONTABILIDAD REGISTRAR LOS PRECOMPROMISOS PARA CONSUMO DE ALMACN. EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD RECIBIR EL INFORME MENSUAL DEL CONSUMO DE ALMACN AL TRMINO DE CADA MES PARA CANCELAR LOS PRECOMPROMISOS.
50
F) REGISTRO DE NMINA. 1. 2. RECIBIR PLIZA CHEQUE DE LAS NMINAS DE SERVICIOS PERSONALES, ORDINARIA Y EXTRAORDINARIAS. VERIFICAR, REGISTRAR Y RESGUARDAR LAS NMINAS DEL PERSONAL DE LA UNIVERSIDAD AUTNOMA CHAPINGO.
G) ANTICIPO A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS. 1. RECIBIR Y REVISAR ESTIMACIN DE PAGOS Y FACTURAS ORIGINALES Y CONTROLAR LOS ANTICIPOS A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS.
H) CONCILIACIN DE LA CUENTA 206 RETENCIONES. 1. SE CONCILIA CON RECURSOS HUMANOS CADA MES LO RETENIDO I) CIERRE MENSUAL Y ANUAL.
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PROCEDIMIENTO:
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OBJETIVO
REGISTRAR Y LLEVAR EL CONTROL DE LOS INGRESOS PRESUPUESTALES QUE ENTREGA LA TESORERA DE LA FEDERACIN, NECESARIOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE LA UACh.
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POLTICAS
1. LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA, VERIFICAR QUE LAS MINISTRACIONES CALENDARIZADAS POR LA SAGARPA, SEAN REGISTRADAS EN SU TOTALIDAD POR LA UACh.
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ACT. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES No. 1 ENVA PLIZAS DE INGRESOS CON COPIA DE LA ORDEN DE DEPSITO DE LA TESORERA DE LA FEDERACIN A LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA. 2 3 RECIBE Y REVISA AFECTACIN CONTABLE. NO ES CORRECTA, LA INFORMACIN, SE DEVUELVE LA PLIZA AL DEPARTAMENTO DE INGRESOS PARA SU CORRECCIN, REALIZA MODIFICACIONES EN LA RED FINANCIERA. ENVA PLIZA DE INGRESOS AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA. CONTABILIDAD, OFICINA DE
ES CORRECTA LA INFORMACIN, ENTREGA DOCUMENTACIN DE PLIZAS DE INGRESOS AL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. RECIBE DOCUMENTACIN Y RELACIN DE PLIZAS DE INGRESOS CORRESPONDIENTES Y ARCHIVA.
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DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO DE INGRESOS OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
RECIBE Y REVISA AFECTACION CONTABLE
DEPARTAMENTO DE INGRESOS
A
INICIO
REALIZA MODIFICACIONES EN RED FINANCIERA ENVA A CONTAB. ADMVA. POL. DE ING. CON COPIA DE ORDEN DE DEPOSITO DE LA TESOFE
SI
FIN
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PROCEDIMIENTO:
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OBJETIVO
RECIBIR, REGISTRAR Y CONTROLAR LA INFORMACIN RELATIVA AL GASTO PRESUPUESTAL Y OBLIGACIONES DE PAGO DE LA INSTITUCIN A CORTO PLAZO; (PROVEEDORES, ACREEDORES E IMPUESTOS POR PAGAR Y DERECHOS). PRECOMPROMISOS, RECURSOS MATERIALES, RECURSOS HUMANOS, ALMACN.
58
POLTICAS
1. TODA LA DOCUMENTACIN PROVENIENTE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL, DEBE ESTAR RELACIONADA EN ORIGINAL Y COPIA; ACOMPAADO CON RELACIN ANEXA DE PRECOMPROMISO DE ALMACN, RECURSOS MATERIALES Y RECURSOS HUMANOS.
2. LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA DEVOLVER COPIA DE LA RELACIN PREVIAMENTE FIRMADA DE RECIBIDO, AL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL
3. TODAS LAS REQUISICIONES DE FONDOS A TESORERA, DEBEN ESTAR PREVIAMENTE FIRMADAS POR EL RESPONSABLE DE LA U.B.P.P. SOLICITANTE, AS COMO EL Vo. Bo. DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL.
4.
LA ESTRUCTURA DE LA APLICACIN DE LA CUENTA PROYECTO Y PARTIDA, SER DE ACUERDO AL CATLOGO RESPECTIVO Y NORMATIVIDAD ESTABLECIDA.
59
ACT. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES No. 1 ENVA LA DOCUMENTACIN DEBIDAMENTE RELACIONADA, A LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA, AS COMO OFICIOS CON RELACIN DE PRECOMPROMISOS DE ALMACN, RECURSOS MATERIALES, RECURSOS HUMANOS. COPIA DE REQUISICIN DE FONDOS A TESORERA COPIA DEL CONTRA RECIBO ORIGINAL COMPROBANTE ORIGINALES (FACTURAS, MINISTRACIONES DE VITICOS, ETC.) DOCUMENTACIN ORIGINAL COMPROBATORIA REVISADA DE ACUERDO A NORMATIVIDAD ESTABLECIDA, POR LA OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL.
2 3
RECIBE Y FIRMA DE RECIBIDO LA RELACIN REVISA DOCUMENTACIN ORIGINAL PARA CREAR EL PASIVO DE LAS SIGUIENTES CUENTAS: CTA. 201-PROVEEDORES CTA. 202-ACREEDORES DIVERSOS CTA. 203-APORTACIONES POR PAGAR CTA. 204-IMPUESTOS POR PAGAR CTA.206 RETENCIONES CTA.210 ACREEDORES COMPRAS CTA 211 ACREEDORES RECURSOS HUMANOS CTA.213 ACREEDORES ALMACN
60
RGANO PARTICIPANTE
ACT. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES No. 5 ES CORRECTA LA DOCUMENTACIN, REGISTRA PLIZA DE DIARIO, EN EL SISTEMA CONTABLE DE LA RED FINANCIERA APLICANDO AL GASTO PRESUPUESTAL SEGN CORRESPONDA A CADA U.B.P.P. POR PROYECTO Y PARTIDA CREANDO LOS PASIVOS: ACREEDORES, PROVEEDORES, ACREEDORES COMPRAS, ACREEDORES RECURSOS HUMANOS, ACREEDORES ALMACN, IMPUESTOS POR PAGAR Y RETENCIONES. 6 IMPRIME PLIZA DE DIARIO Y SE ANEXA A LA DOCUMENTACIN ORIGINAL, REVISAN MOVIMIENTOS. TURNA A LA JEFATURA PLIZAS DE DIARIO PARA SU FIRMA DE VISTO BUENO. RECIBE PLIZAS DE DIARIO, FIRMA DE VISTO BUENO Y ENTREGA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA. RECIBE PLIZAS Y RELACIN PLIZAS DE DIARIO Y ENTREGA AL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD CON RELACIN DE PLIZA DE DIARIO PARA SU RESGUARDO RESPECTIVO. RECIBE PLIZAS DE DIARIO RELACIONADAS EN ORIGINAL Y COPIA PARA SU CORRESPONDIENTE. RESGUARDO
7 JEFATURA 8
10
61
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL
INICIO
NO
ARCHIVA ENVA PLIZAS DE DIARIO CON EL Vo. Bo. A OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
FIN
TURNA A LA JEFATURA DEL DEPTO. PLIZAS DE DIARIO PARA SU FIRMA DE Vo. Bo.
62
63
OBJETIVO
REGISTRAR Y CONTROLAR CONTABLEMENTE LOS MATERIALES DE COMPRA Y CONSUMO DEL ALMACN GENERAL.
64
POLTICAS
1.
LAS COMPRAS Y CONSUMO DE MATERIALES DEL ALMACN GENERAL SE ESTRUCTURA CONTABLEMENTE DE LA SIGUIENTE FORMA: U.B.P.P., PROYECTO, PARTIDA Y RESPONSABLE.
2.
ALMACN GENERAL PROPORCIONAR AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD INFORME MENSUAL A MS TARDAR LOS PRIMEROS CINCO DAS DE CADA MES, PARA SU CONTABILIZACIN
3.
EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD ASIGNAR NMERO DE PLIZA DE DIARIO, DE ACUERDO AL MES Y REALIZAR RELACIN DE TODAS LAS PLIZAS EMITIDAS.
65
ACT. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES No. 1 ENVA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA RELACIN CON DOCUMENTOS PARA SU REGISTRO. 2 RECIBE RELACIN DE DOCUMENTOS A LOS QUE SE ELABOR CONTRA RECIBO Y REVISA QUE TRAIGAN COPIA DE CONTRA RECIBO, COPIA DE REQUISICIN DE FONDOS, FACTURA ORIGINAL Y CHECA QUE LOS DATOS DEL C/R Y LA REQUISICIN DE FONDOS SEAN IGUALES. ELABORA DOS PLIZAS DE DIARIO 1. DA ENTRADA AL ALMACN, LA 2da. PARA AFECTAR EL GASTO. REVISA LA AFECTACIN CONTABLE DE LAS PLIZAS, FIRMA Y PASA A FIRMA DE Vo. Bo POR EL JEFE DEL DEPARTAMENTO. RECIBE Y FIRMA DE Vo. Bo. Y DEVUELVE A LA OFICINA ADMINISTRATIVA.
JEFATURA DEL DEPTO. DE CONTABILIDAD OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO.
RECIBE PLIZAS CON FIRMA DE Vo. Bo. E IMPRIME RELACIN Y ENVIA PLIZAS RELACIONADAS AL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO PARA SU RESGUARDO. RECIBE DOCUMENTACIN REVISA Y ARCHIVA PARA SU RESGUARDO CORRESPONDIENTE EN BASE AL ACUERDO DEL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIN DEL DA MARTES 25 DE AGOSTO DE 1998.
66
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL
INICIO
ENVA A LA OFIC. DE CONT. ADMVA. RELACIN Y DOC. PARA SU REGISTRO ELABORA DOS POL. DE DIARIO, 1. DA ENTRADA AL ALMACEN Y 2. PARA AFECTAR AL GASTO
RECIBE PLIZAS CON FIRMA DE Vo. Bo. E IMPRIME RELACIN Y ENVA PLIZAS RELACIONADAS AL ARCHIVO PARA SU RESGUARDO
ARCHIVA
67
ACT. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES No. 1 ENVA OFICIO CON RELACIN DE PRECOMPROMISO A LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA. 2 3 RECIBE Y REVISA DOCUMENTACIN QUE CUMPLA CON NORMATIVIDAD ESTABLECIDA. ELABORA PLIZA DE DIARIO CREANDO EL PASIVO DE LOS PRECOMPROMISOS DE CONSUMO DE MATERIAL DEL ALMACN POR LAS DIFERENTES U.B.P.P., Y ENVA A LA JEFATURA PARA SU AUTORIZACIN. RECIBE PLIZA DE DIARIO PARA SU FIRMA Y Vo. Bo. Y DEVUELVE A LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA. RECIBE PLIZA AUTORIZADA EMITE RELACIN Y ENVA AL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO PARA SU RESGUARDO CORRESPONDIENTE. RECIBE DOCUMENTACIN, REVISA Y ARCHIVA PARA SU RESGUARDO CORRESPONDIENTE EN BASE AL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIN DEL 25-08-98. ENVA OFICIO CON RELACIN ANEXA DEL CONSUMO MENSUAL DE MATERIAL A LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA. RECIBE OFICIO Y RELACIN LA CUAL VERIFICA QUE SE HALLA CREADO EL PASIVO DE LOS PRECOMPROMISOS QUE SE MENCIONAN EN LA RELACIN DE CONSUMO. ELABORA 2 PLIZAS DE DIARIO CANCELANDO EL PASIVO DEL PRECOMPROMISO Y DANDO SALIDA A LOS MATERIALES DEL ALMACN Y LA OTRA PARA DISMINUIR EL GASTO.
JEFATURA DEL DEPTO. DE CONTABILIDAD OFICINA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA ARCHIVO DEL DEPTO.
ALMACN GENERAL
68
RGANO PARTICIPANTE
ACT. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES No. 10 ENVA PLIZA DE DIARIO A LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO PARA SU AUTORIZACIN. 11 RECIBE PLIZA DE DIARIO FIRMA DE Vo. Bo. Y POSTERIORMENTE ENVA A OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA. RECIBE PLIZAS AUTORIZADAS Y EMITE RELACIN DE LAS MISMAS, ENVIANDO AL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO PARA SU RESGUARDO. RECIBE PLIZAS MEDIANTE RELACIN REVISA Y ARCHIVA CORRESPONDIENTE, EN BASE AL DIARIO OFICIAL DEL DA 25-08-98. PARA SU RESGUARDO
JEFATURA
12
13
69
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DEL CONSUMO DE ALMACN GENERAL POR U.B.P.P.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
CONTROL PRESUPUESTAL OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
RECIBE Y REVISA LA DOC. QUE CUMPLA CON NORMATIVIDAD ESTABLECIDA
INICIO
PGINA SIGUIENTE
70
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DEL CONSUMO DE ALMACN GENERAL POR U.B.P.P.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
ALMACN GENERAL OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
RECIBE OFICIO Y REL., VERIFICA QUE SE HALLA CREADO EL PASIVO DE LOS PRECOMPROMISOS QUE SE MENCIONAN EN REL. DE CONSUMO
DE LA PGINA ANTERIOR
RECIBE POL. AUTORIZADAS Y EMITE RELACIN, POSTERIORMENTE ENVA RELACIN Y POL. AL ARCHIVO DEL DEPTO. PARA SU RESGUARDO
ELABORA 2 PL. DE DIARIO CANCELANDO EL PASIVO DEL PRECOMPROMISO Y DANDO SALIDA A LOS MATERIALES DEL ALMACN PARA DISMINUIR EL GASTO
FIN
71
72
OBJETIVO
CUMPLIR EN FORMA CORRECTA Y OPORTUNA EL PAGO DE LAS RETENCIONES DE IMPUESTOS FEDERALES, REALIZADOS DURANTE EL EJERCICIO DE ACUERDO COMO LO MARCA LA LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y LEY DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO.
73
POLTIC AS
1. EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DETERMINAR DE ACUERDO A REGISTROS CONTABLES EL TOTAL DE IMPUESTOS RETENIDOS, Y QUE DEBER REALIZAR LOS TRMITES CORRESPONDIENTES PARA HACER EL PAGO CONSIDERANDO LAS SIGUIENTES FUENTES DE INFORMACIN. A) B) RETENCIONES QUE SE REALIZAN EN LA NMINA DE SERVICIOS PERSONALES. PLIZAS DE DIARIO EN LA QUE SE CREA EL PASIVO (I.S.R, I.V.A E I.S.P.T.), QUE REALIZA CADA U.B.P.P. QUE PAGA HONORARIOS. SECODAM 0.5%, I.C.I.C. 0.2% SOBRE OBRAS PBLICAS DE LA INSTITUCIN. RETENCIONES DE IMPUESTOS POR RECURSOS PROPIOS (I.S.P.T., I.S.R., E I.V.A.). RETENCIONES DE IMPUESTOS POR EMPRESAS DE SERVICIOS (I.S.P.T., I.S.R., E I.V.A.). RETENCIONES DE IMPUESTOS QUE HACEN CON LA UNIDAD REGIONAL DE ZONAS RIDAS.
C) D) E) F) 2.
DEBER PRESENTARSE EN TIEMPO Y FORMA EN LOS PLAZOS LEGALES, EL ENTERO DE IMPUESTOS, CONFORME A LA LEY DE I.S.R. E I.V.A. LOS PAGOS DE LOS IMPUESTOS SE LLEVAN A CABO MEDIANTE EL PROCEDIMIENTO DE PROGRAMAS ESTABLECIDOS POR EL SAT, VA INTERNET.
3.
74
ACT. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES No. 1 ENTREGA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA NMINAS ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS, PLIZAS DE DIARIO, PLIZAS DE INGRESO Y PLIZAS DE EGRESOS QUE PRESENTEN RETENCIONES CORRESPONDIENTES A LAS SUBCUENTAS DE I.S.P.T., I.S.R., I.V.A., SECODAM O.5% e I.C.I.C. 0.2% VA SUBSIDIO. 2 RECIBE DOCUMENTACIN SOPORTE, Y VERIFICA LOS IMPORTES DE RETENCIONES, CONTRA AUXILIARES DE LAS SUBCUENTAS (I.S.P.T., I.S.R., I.V.A., SECODAM 0.5% e I.C.I.C. 0.2%). REGISTRA RETENCIONES DE (I.S.P.T., I.S.R. I.V.A, SECODAM 0.5% e I.C.I.C.0.2%), REALIZADAS A CADA CONTRIBUYENTE, VA SUBSIDIO Y DETERMINA EL TOTAL DE RETENCIONES A ENTERAR Y REALIZA EL CALCLO PARA EL PAGO DE IMPUESTOS, VA SUBSIDIO. ELABORA REQUISICIN DE FONDOS A TESORERA, EN ORIGINAL Y CINCO COPIAS POR EL IMPORTE TOTAL DE RETENCIONES (I.S.P.T., I.S.R., I.V.A., SECODAM 0.5% e I.C.I.C. 0.2%) VA SUBSIDIO. A ENTERAR, ANEXANDO DOCUMENTACIN SOPORTE DEL CLCULO ENTREGA REQUISICIN DE FONDOS A TESORERA, (R.F.T.) Y AL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL. RECIBE REQUISICIN DE FONDOS A TESORERA. VERIFICA DATOS NORMATIVOS Y OPERACIONES ARITMTICAS, QUE COINCIDAN CON EL TOTAL A PAGAR.
6 7
75
ACT. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES No. 8 VERIFICA SALDOS PRESUPUESTALES PARA CUBRIR LAS RETENCIONES. 9 HAY ERROR, REGRESA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA PARA SU CORRECCIN. NO HAY ERROR, EMITE CONTRA RECIBO Y ENTREGA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA. RECIBE CONTRA RECIBO Y ENTREGA AL DEPARTAMENTO DE EGRESOS PARA SER ENTREGADO EN CAJA No. 4. REALIZA DEPSITO VA OFICIO CON EL IMPORTE TOTAL DE LAS RETENCIONES DE IMPUESTOS (I.S.P.T., I.S.R., I.V.A.), AL DEPARTAMENTO DE INGRESOS DE LA TESORERA, CON COPIA AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD (OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA), PARA INTEGRARSE A LO TRAMITADO VA SUBSIDIO.
10
OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA REGISTRO Y CONTROL DE RECURSOS PROPIOS Y DEPARTAMENTO DE PROYECTOS DE EMPRESAS DE SERVICIOS DEPARTAMENTO DE INGRESOS DEPARTAMENTO EGRESOS DE
11
12
13
RECIBE OFICIO DEL TOTAL DE RETENCIONES DE RECURSOS PROPIOS Y EMPRESAS DE SERVICIO PARA SER TRANSFERIDOS AL DEPARTAMENTO DE EGRESOS PARA EL PAGO DE LOS IMPUESTOS. RECIBE CONTRA RECIBO DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA, Y TRANSFERENCIA DE INGRESOS PARA REALIZAR EL PAGO A LA TESORERA DE LA FEDERACIN, VA TRANSFERENCIA ELECTRNICA.
14
76
ACT. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES No. 15 RECIBE COPIA DE RETENCIONES DE REGISTRO Y CONTROL DE RECURSOS PROPIOS Y DEPARTAMENTO DE PROYECTOS-EMPRESAS DE SERVICIO. 16 ELABORA CONCENTRADO DEL TOTAL DE IMPUESTOS RETENIDOS CONSIDERANDO IMPORTES DE SUBSIDIO, DE RECURSOS PROPIOS Y EMPRESAS DE SERVICIO. ENTREGA CONCENTRADO DEL TOTAL DE IMPUESTOS RETENIDOS AL DEPARTAMENTO DE EGRESOS PARA REALIZAR EL PAGO VA TRANSFERENCIA ELECTRNICA. RECIBE CONCENTRADO DE IMPUESTOS DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA Y REALIZA EL PAGO A LA TESORERA DE LA FEDERACIN, VA TRANSFERENCIA ELECTRNICA (SPEUA). POR MEDIO DEL PROGRAMA ESTABLECIDO POR LA TESOFE SE PROCEDE A CAPTURAR EL IMPORTE DE LOS IMPUESTOS RETENIDOS CORRESPONDIENTES A LOS DIFERENTES CONCEPTOS DE IMPUESTOS DEL MES EN TURNO, EMITIENDO UN ACUSE DE RECIBO DE PAGO. ENTREGA ACUSE DE RECIBO DEL PAGO DE IMPUESTO A LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA. RECIBE ACUSE DE RECIBO DEL PAGO ELECTRNICO DE CONTRIBUCIONES FEDERALES Y RECIBO ELECTRNICO.
17
DEPARTAMENTO DE EGRESOS
18
19
20
21
77
ACT. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES No. 22 RECIBE ORIGINAL DEL PAGO DE CONTRIBUCIONES FEDERALES. 23 ANEXA ORIGINALES DEL ACUSE DEL RECIBO DEL PAGO ELECTRNICO Y PAGO DE CONTRIBUCIONES FEDERALES. ENTREGA PAGO DE IMPUESTO DEL MES CORRESPONDIENTE CON EL ACUSE Y RECIBO DEL PAGO ELECTRNICO DE LAS CONTRIBUCIONES FEDERALES AL ARCHIVO PARA SU RESGUARDO CORRESPONDIENTE. RECIBE CONTRA RECIBO DEL PAGO DE IMPUESTOS PARA SU RESGUARDO.
24
ARCHIVO
25
78
ENTREGA A OFICINA DE CONTABILIDAD ADMVA, NMINAS ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS Y PL. QUE CONTENGAN RETENCIN DE IMPUESTOS
REGISTRA RETENCIN DE IMPUESTOS VA SUBSIDIO Y DETERMINA TOTALES A ENTERAR, REALIZA CLCULO PARA EL PAGO VA SUBSIDIO
VERIFICA DATOS Y OPE, ARIT., QUE COINCIDAN CON EL TOTAL A PAGAR. A LA PGINA No. 2
ELABORA REQUISICIN DE FONDOS A TESORERA POR EL IMPORTE TOTAL DE IMPUESTOS A ENTERAR ANEXANDO DOC. SOPORTE
ENTREGA REQ. DE FONDOS A TESORERA, AL DEPTO. DE CONTROL PRESUPUESTAL NO EXISTE ERROR EMITE CONTRA REC. Y ENTREGA A OFI. DE CONTA. ADMVA.
79
DEPARTAMENTO DE INGRESOS
RECIBE OF. DEL TOTAL DE RETEN. DE REC. PROP. Y EMPRESAS DE SER. PARA SER TRANSF. AL DEPTO. DE EGRESOS PARA EL PAGO DE LOS IMPUESTOS
REALIZA DEPSITO VA OF. CON IMPORTE TOTAL DE RETEN. DE IM. AL DEPTO. DE IN. DE LA TESO., CON COPIA A OFICINA DE CONTA. ADMVA. PARA INTEGRARLO A LO TRAMITADO VA SUBSIDIO.
RECIBE CONCENTRADO DE IMP. Y REALIZA EL PAGO A LA TESORERA DE LA FEDERACIN, VA TRANSFERENCIA ELECTRONICA SPEUA. ELABORA CONCENTRADO DEL TOTAL DE IMPUESTOS RETENIDOS CONSIDERANDO IMPORTES DE SUBSIDIO, REC. PROP. Y EMPRESAS DE SERVICIOS. POR MEDIO DEL PROG. SE PROCEDE A CAPTURAR EL IMPORTE DE LOS IMP. RETENIDOS, DEL MES EN TURNO EMITIENDO ACUSE DEL PAGO. PAGO ELECTRNICO DE CONTRIBUCIONES ELECTRNICOS ENTREGA CONCENTRADO DEL TOTAL DE IMPUESTOS AL DEPTO. DE EGRESOS PARA HACER EL PAGO VA TRANSFERENCIA ELECTRONICA PASA A LA HOJA No. 3
80
ARCHIVO
ARCHIVA
ANEXA ORIGINALES DEL ACUSE DE RECIBO DEL PAGO ELECTRNICO Y PAGO DE CONTRIBUCIONES FEDERALES. ARCHIVA PARA SU RESGUARDO CORRESPONDIENTE
FIN
81
82
OBJETIVO
REVISAR, REGISTRAR Y ACTUALIZAR LOS BIENES DE ACTIVO FIJO EN BASE A BAJAS, ALTAS Y TRANSFERENCIA DE LOS MISMOS.
83
POLTICAS
1.
LA REVISIN SE LLEVA A CABO MEDIANTE EL INFORME QUE NOS ENVA EL DEPARTAMENTO DE BIENES PATRIMONIALES.
2.
EL REGISTRO CONTABLE SE LLEVA A CABO MEDIANTE PLIZA DE DIARIO, EN BASE A REPORTE ENVIADO POR BIENES PATRIMONIALES
84
ACT. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES No. 1 ENVA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL OFICIO ESPECIFICANDO CIFRAS GLOBALES Y MENSUALES AS COMO REPORTE POR TIPO DE ACTIVO. 2 3 RECIBE OFICIO Y REPORTE DEL ACTIVO FIJO. VERIFICA INFORMACIN Y DESGLOSA POR TIPO DE ACTIVO PARA ELABORACIN DE PLIZA DE DIARIO CORRESPONDIENTE A ALTA, BAJAS Y TRANSFERENCIA DE LOS ACTIVOS. SE ANEXA A LA PLIZA DE DIARIO REPORTE DEL ACTIVO. SE FIRMA LA PLIZA Y SE ENVA A LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO PARA SU Vo. Bo. RECIBE PLIZA REVISA Y FIRMA DE Vo. Bo. DEVUELVE A LA OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL RECIBE PLIZA VERIFICA FIRMA, EMITE RELACIN DE PLIZAS Y ENVA PLIZAS AL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO PARA SU RESGUARDO. RECIBE RELACIN Y PLIZAS LAS CUALES REVISA QUE CONTENGAN EL SOPORTE, ORDENA Y ARCHIVA.
85
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO DE BIENES PATRIMONIALES OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
RECIBE OFICIO Y REPORTE DE ACTIVO FIJO.
INICIO
RECIBE PLIZA, REVISA Y FIRMA DE Vo. Bo. POSTERIORMENTE DEVUELVE A OFICINA DE CONTABILIDAD AMDVA.
RECIBE PL. CON FIRMA DE Vo. Bo. EMITE REL. Y ENVA AL ARCHIVO DEL DEPTO. REL. Y POL. CON SOPORTE PARA SU RESGUARDO CORRESPONDIENTE
ARCHIVA
VERIFICA INFORMACIN Y DESGLOSA POR TIPO DE ACTIVO PARA ELABORAR POL. DE DIARIO CORRESPONDIENTE A ALTAS Y BAJAS Y TRANSFERENCIA DE LOS ACTIVOS
SE ANEXA REPORTE DEL ACTIVO A LA PLIZA DE DIARIO LA CUAL SE FIRMA Y SE ENVA A LA JEFATURA DEL DEPTO. PARA SU FIRMA DE Vo. Bo.
86
87
OBJETIVO
ACTUALIZAR EL VALOR HISTORICO DE LOS BIENES DE LA INSTITUCION POR SUS VALORES DE REPOSICION AL CIERRE DEL EJERCICIO, COTEJANDO LA INFORMACIN Y VALIDANDO LA QUE GENERA EL DEPARTAMENTO DE BIENES PATRIMONIALES Y PARA QUE EN LA CONTABILIDAD DE LA INSTITUCION SE CONOSCAN LOS EFECTOS DE LA REVALUACION.
88
POLTICAS
3.
DETERMINAR LA DIFERENCIA DE TODOS LOS BIENES DE LA INSTITUCION ENTRE SU VALOR HISTORICO Y SU VALOR ACTUALIZADO NETO AL CIERRE DEL EJERCICIO, DE ACUERDO A LA INFORMACION PROPORCIONADA POR BIENES PATRIMONIALES.
4.
REEXPRESAR A VALOR DE REPOSICIN LOS ACTIVOS DE LA INSTITUCIN, GENERANDO INFORMACIN MS APEGADA A LA REALIDAD.
89
ACT. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES No. 1 CON LOS INFORMES RECIBIDOS POR BIENES PATRIMONIALES, SE REALIZA UN CONCENTRADO DE ALTAS Y BAJAS DE ACUERDO AL TIPO DE ACTIVO MES A MES Y AL FINAL DEL EJERCICIO SE CALCULA LA REEXPRESION PARA VALIDAR LA INFORMACION DE BIENES PATRIMONIALES. 2 LA ACTUALIZACIN SE CALCULA TOMANDO EL VALOR HISTORICO Y SE UTILIZA EL MTODO DE COSTOS ESPECIFICOS (EL INPC DEL MES A ACTUALIZAR ENTRE EL INPC DEL LTIMO MES QUE FUE ACTUALIZADO) TAMBIEN SE REALIZA EL CALCULO DE LA DEPRECIACIN ACUMULADA A LA MISMA FECHA DE LA REVALUACIN, CON AMBOS CALCULOS SE DETERMINA LA ACTUALIZACIN NETA (ACTUALIZACIN MENOS DEPRECIACIN) DETERMINADA LA ACTUALIZACIN NETA SE COMPARA CONTRA EL INFORME DE BIENES PATRIMONIALES, Y CON LA DIFERENCIA SE REALIZA UNA POLIZA DE AJUSTE. LA CUAL SE FIRMA Y ENVA A LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO PARA SU Vo. Bo. RECIBE PLIZA REVISA Y FIRMA DE Vo. Bo. DEVUELVE A LA OFICINA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL RECIBE PLIZA VERIFICA FIRMA, EMITE RELACIN DE PLIZAS Y ENVA PLIZAS AL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO PARA SU RESGUARDO. RECIBE RELACIN Y PLIZAS LAS CUALES REVISA QUE CONTENGAN EL SOPORTE, ORDENA Y ARCHIVA.
90
ARCHIVO
LA ACTUALIZACION DE LOS ACTIVOS SE CALCULA TOMANDO EL VALOR HISTORICO POR EL FACTOR DE ACT..:CON EL METODO DE COSTOS ESPECIFICOS (INPC DIC07/INPC DIC06)
CON EL CONCENTRADO DE ACTIVO SE DETERMINA SU DEPRECIACION ACUMULADA (ART. 40 Y 41 L.I.S.R.). REVALUACION NETA = ACTUALIZACIN DEPRECIACIN.
CON LA REEXPRESION SE COMPARA CON EL REPORTE DE BIENES PATRIMONIALES Y SE DETERMINA LA DIFERENCIA, LA CUAL SE APLICA EN UNA POLIZA DE AJUSTE. SE FIRMA Y ENVIA A LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO.
91
92
OBJETIVO
93
POLTICAS
1. SE RECIBIR COPIA DEL CONTRA RECIBO Y REQUISICIN DE FONDOS PARA LIBERAR LOS RECURSOS PRESUPUESTALES DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA.
2.
SE
RECIBIR
PLIZA
CHEQUE
DE
LAS
NMINAS
DE
SERVICIOS
PERSONALES
CATORCENAL
EXTRAORDINARIA.
3.
SE RECIBIRN NMINAS FIRMADAS MES Y MEDIO POSTERIOR AL PAGO CATORCENAL DE PERSONAL ACADMICO, ADMINISTRATIVO Y FUNCIONARIOS.
4.
EN LAS NMINAS SE VERIFICARN QUE ESTN CORRECTAMENTE FIRMADAS, ASI MISMO SE REVISARN LAS RELACIONES DE DISPERSIN (PAGO POR TARJETA DE DBITO).
5.
94
ACT. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES No. 1 CAPTURA Y EMITE PLIZA DE EGRESOS POR EL REGISTRO DEL PAGO DE LA NMINA. 2 ENVA RELACIN ADMINISTRATIVA. DE LA POLIZA DE EGRESOS A LA OFICINA DE CONTABILIDAD
ENVA NMINAS DE LAS CATORCENAS Y NMINAS EXTRAORDINARIAS PAGADAS, VIA OFICIO A LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. RECIBE RELACIN DE PLIZAS DE EGRESOS POR EL PAGO DE NMINA. REVISA AFECTACIN CONTABLE. NO ES CORRECTA, SOLICITA CORRECCIN AL DEPARTAMENTO DE EGRESOS. ES CORRECTA, HACE ENTREGA AL REA DE ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PARA SU RESGUARDO. RECIBE RELACIN DE PLIZAS DE EGRESOS, REVISA Y ARCHIVA PLIZAS DE EGRESOS, PARA SU RESGUARDO. RECIBE NMINAS DE CATORCENAS Y NMINAS EXTRAORDINARIAS PAGADAS VA OFICIO Y ENTREGA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA.
4 5 6 7
95
ACT. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES No. 10 RECIBE Y COTEJA RELACIN DE LAS NMINAS QUE ESTN DEBIDAMENTE FIRMADAS. 11 HAY ERROR POR FALTA DE FIRMAS, SE REGRESA AL DEPARTAMENTO DE EGRESOS, PARA SU CORRECCIN NO HAY ERROR, SE ENTREGA AL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, PARA SU RESGUARDO. RECIBE DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA RELACIN DE PLIZAS DE EGRESOS DEL PAGO DE NMINAS, PARA SU REGUARDO.
12
13
96
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO DE EGRESOS
INICIO
SI
SI
CUMPLE CON LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS SE ENVIAN AL ARCHIVODEL DEPTO. PARA SU RESGUADO
NO
EGRESOS
PGINA SIGUIENTE
97
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
PGINA ANTERIOR
FIN
98
99
OBJETIVO
100
POLTICAS
1. TODA LA DOCUMENTACIN PROVENIENTE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL, DEBE ESTAR RELACIONADA EN ORIGINAL Y COPIA.
2.
3.
TODAS LAS REQUISICIONES DE FONDOS A TESORERA, DEBEN ESTAR PREVIAMENTE FIRMADAS POR EL RESPONSABLE DE LA U.B.P.P. SOLICITANTE.
4.
TODA REQUISICIN DE FONDOS A TESORERA DEBER CONTENER LA ESTRUCTURA CONTABLE CONFORME AL CATLOGO DE CUENTAS.
101
RGANO ACT. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES PARTICIPANTE No. DEPARTAMENTO DE 1 PARA EL REGISTRO ENTREGA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA RELACIN DE CONTROL PRESUPUESTAL CONTRA RECIBOS Y COPIA, CON DOCUMENTACIN ANEXA (REQUISICIN DE FONDOS A TESORERA, ESTIMACIN DE PAGO Y FACTURA ORIGINAL DE PROVEEDORES O CONTRATISTA) .
PARA LA CANCELACION DEL ANTICIPO SE ENTREGA FACTURAS (REQEUISION DE FONDOS A TESORERA, ESTIMACIN DE PAGO) DONDE SE INDICA LA ESTIMACION DEL AVANCE DE LA OBRA CON LO QUE VA DISMINUYENDO EL ANTICIPO.
LA INFORMACIN ES CORRECTA, SE ELABORAN 2 PLIZAS DE DIARIO (UNA APLICANDO AL GASTO Y LA OTRA A LA CTA. DE ANTICIPO DE PROVEEDORES). PARA LA CANCELACION SE ELABORA POLIZA DE DIARIO DISMINUYENDO O SALDANDO EL ANTICIPO A PROVEEDORES, LAS CUALES SE TURNAN A LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO PARA SU FIRMA DE Vo. Bo.
102
103
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
INICIO
RECIBE Y REVISA CONTRA RECIBOS Y COPIA DE LOS MISMOS CON DOC. ANEXA
A
RECIBE PLIZAS DE DIARIO PARA SU FIRMA DE Vo. Bo. Y DEVUELVE A LA OFICINA DE CONTAB. ADMINISTRATIVA RECIBE REL. Y DOC. (PLIZAS) PARA SU ARCHIVO CORRESPONDIENTE
ENTREGA A LA OFIC. DE CONT. ADMVA. RELACIN DE CONTRA RECIBOS Y COPIA, CON DOCUMENTACIN ANEXA (REQUISICIN DE FONDOS A TESORERIA, ESTIMACIN DE PAGO Y FACTURA ORIGINAL DEL PROVEEDOR O CONTRATISTA.) ES CORRECTA LA INFORMACIN PARA LA CANCELACIPN DEL ANTICIPIO SE ENTREGA FACTURAS (REQUISICION DE FONDOS A TESORERIA, ESTIMACIN DE PAGO) DONDE SE INDICA LA ESTIMACIN DEL AVANCE DE LA OBRA CON LO QUE VA DISMINUYENDO EL ANTICIPO. NO SI
ANT. A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS: SE ELABORAN 2 POLIZAS DE DIARIO (UNA PLICA AL ANTICIPO Y LA OTRA AL GASTO) CANCELACIN: SE ELABORA LA POLIZA DE DIARIO DISMINUYENDO O SALDANDO EL ANTICIPO AL PROVEEDOR. Y SE TURNA A LA JEF. DEL DEPTO. PARA SU FIRMA DE Vo. Bo.
ARCHIVA
CORRIGE DOC. QUE CUMPLA CON NORMATIVIDAD Y ENVA A LA OFIC.. DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA PARA CONTINUAR PROCED.
104
105
OBJETIVO
106
POLITICAS
1.
MES A MES SE LLEVAR A CABO UNA CONCILIACIN CONJUNTAMENTE CON EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DE LA CUENTA 206 RETENCIONES.
107
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONCILIACIN DE LA CUENTA 206 MODALIDAD: RETENCIONES RGANO ACT. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES PARTICIPANTE No. OFICINA DE CONTABILIDAD 1 LLEVA A CABO LA CONCILIACIN CON LA SUBDIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS, CHECANDO ADMINISTRATIVA LO RETENIDO DE CADA MES, ASI COMO LOS CHEQUES CANCELADOS Y LAS LIQUIDACIONES. SUBDIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS 2 ELABORA UN CUADRO DONDE APARECEN LAS DIFERENCIAS QUE EXISTIERON Y OBSERVACIONES QUE DEBER CORREGIR LA SUBDIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS, ESTA CONCILIACIN SE LLEVA A CABO EL DA 15 DE CADA MES. ENVA COPIA A LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA DE LAS OBSERVACIONES QUE EXISTEN EN LA CONCILIACIN Y CUADRO DE CORRECCIONES. RECIBE COPIA DE LAS OBSERVACIONES DE LA CONCILIACIN HECHA ENTRE LA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA Y LA SUBDIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS Y CUADRO DE CORRECCIONES, REVISA Y ARCHIVA.
108
LLEVA A CABO CONCILIACIN CON LA SUBDIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS ENVA COPIA DE OBSERVACIONES DE LA CONCILIACIN Y CUADRO DE CORRECCIONES
REVISA
ARCHIVA
F I N
109
110
100
OBJETIVO
ELABORAR, REVISAR, ANALIZAR E INTERPRETAR LOS ESTADOS FINANCIEROS CON LA FINALIDAD DE ENVIAR DICHA INFORMACIN A LA COORDINACIN DE FINANZAS EN SUS RESPECTIVOS FORMATOS, PARA LA CONFORMACIN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIN.
111
POLTICAS
- SE DEBERN REGISTRAR TODAS LAS OPERACIONES CONTABLES DE LAS DIFERENTES U.B.P.P.S CON LA FINALIDAD DE INFORMAR A LAS DEPENDENCIAS INTERNAS Y EXTERNAS SOBRE LA SITUACIN DEL PRESUPUESTO ASIGNADO A CADA UNA. - SE INFORMAR A LA COORDINACIN DE FINANZAS, SOBRE LOS CIERRES MENSUALES Y ANUALES, CON SUS RESPECTIVOS FORMATOS.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CIERRE MENSUAL Y ANUAL DE LOS MODALIDAD: INFORMES FINANCIEROS RGANO ACT. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES PARTICIPANTE No. OFICINA DE 1 DESPUS DE CAPTURAR (REGISTRAR) TODAS LAS OPERACIONES CONTABLES DE LAS CONTABILIDAD DIFERENTES U.B.P.P.S MEDIANTE LAS PLIZAS DE INGRESO, EGRESO Y DIARIO, ADMINISTRATIVA CORRESPONDIENTES AL MES Y/O EL AO EN CURSO. 2 SE LLEVAN A CABO LAS CONCILIACIONES CORRESPONDIENTES A LAS DIFERENTES CUENTAS CONTABLES, CON LOS DEPARTAMENTOS QUE CORRESPONDAN TALES COMO: CONTROL PRESUPUESTAL, DEPARTAMENTO DE TESORERA Y ALMACN GENERAL. HAY CORRECCIONES, SE LLEVAN A CABO LAS CORRESPONDIENTES A LAS DIFERENTES CUENTAS, POR PARTE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, CONTROL PRESUPUESTAL, TESORERA Y ALMACN GENERAL. NO HAY CORRECCIONES, SE PROCEDE A IMPRIMIR LOS INFORMES FINANCIEROS TALES COMO: BALANZA, BALANCE , ESTADO DE RESULTADOS, ENTRE OTROS. SE ENVA A LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD EL REPORTE DE LOS INFORMES FINANCIEROS EN LOS SIGUIENTES FORMATOS, 2,14,15,16,35 Y 53 , PARA LA INFORMACIN DEL SISTEMA INTEGRAL. RECIBE REPORTE DE LA INFORMACIN FINANCIERA, LA CUAL REVISA, ANALIZA E INTERPRETA.
ENVA MEDIANTE OFICIO A LA COORDINACIN DE FINANZAS, LOS REPORTES DE LA INFORMACIN FINANCIERA CON LOS FORMATOS 2,14,15,16,35 Y 53. PARA LA INFORMACIN DEL SISTEMA INTEGRAL.
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DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA OFICINA DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
INICIO
CAPTURA DE INFORMACIN CONTABLE MEDIANTE PL. DE INGRESO, EGRESO Y DIARIO, CORRESPONDIENTE AL MES Y/O AO EN CURSO
SE IMPRIME LOS INFORMES FINANCIEROS TALES COMO: BALANZA, BALANCE, ESTADO DE RESULTADOS ENTRE OTROS.
SE LLEVAN A CABO LAS CONCILIACIONES CORRESPONDIENTES, ENTRE CONTABILIDAD, CONTROL PRESUPUESTAL TESORERA Y ALMACN GENERAL
SE ENVA A LA JEFATURA DEL DEPTO. LOS REPORTES DE LOS INFORMES FINANCIEROS EN LOS SIG. FORMATOS 2,14,15,16,35 Y 53 PARA LA INFORMACIN DEL SISTEMA INTEGRAL
ENVA MEDIANTE OFICIO A LA COORDINACIN DE FINANZAS LOS REPORTES DE LA INFORMACIN FINANCIERA CON LOS FORMATOS 2,14,15,16,35 Y 53. PARA LA INFORMACIN DEL SISTEMA INTEGRAL.
FIN
HAY CORRECCIONES SE LLEVAN A CABO LAS CORRESPONDIENTES A LAS DIFERENTES CTAS, POR PARTE DEL DEPTO. DE CONTABILIDAD, CONTROL PTAL., TESORERA Y ALMACN GENERAL.
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OBJETIVO DE LA OFICINA
CONTROLAR Y REGISTRAR LA DOCUMENTACIN TOTAL Y/O PARCIAL CORRESPONDIENTE A LOS GASTOS A COMPROBAR DE RECURSOS PROPIOS, DE LAS DIFERENTES INSTANCIAS, AS MISMO REVISAR LOS REINTEGROS QUE CUMPLAN CON LOS REQUISITOS Y/O NORMATIVIDAD ESTABLECIDA CON LA FINALIDAD DE PREPARAR LOS INFORMES Y REPORTES CONTABLES FINANCIEROS REQUERIDOS POR LAS AUTORIDADES DE LA INSTITUCIN.
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1. LA DOCUMENTACIN ENVIADA POR LA OFICINA DE RECURSOS PROPIOS (PATRONATO ), ES RECIBIDA POR LA OFICINA DE RECURSOS PROPIOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, LA CUAL REVISAR QUE CUMPLA CON LOS REQUISITOS FISCALES, NORMATIVIDAD ESTABLECIDA PARA SU APLICACIN.
2. LA DOCUMENTACIN QUE NO CUMPLA CON LOS REQUISITOS FISCALES Y LA NORMATIVIDAD ESTABLECIDA SE DEVOLVER PARA SU CORRECCIN CORRESPONDIENTE.
B)
1. VERIFICAR QUE LAS PLIZAS DE INGRESO CUMPLAN CON LA ESTRUCTURA CONTABLE CORRECTA Y CON LA DOCUMENTACIN CORRESPONDIENTE.
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OBJETIVO
CONTROLAR LOS GASTOS COMPROBADOS Y POR COMPROBAR DE RECURSOS PROPIOS DE LAS UBPP.S
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POLTICAS
1. LA REVISIN DE REQUISITOS Y NORMATIVIDAD DE LA DOCUMENTACIN SER DE ACUERDO AL "INSTRUCTIVO DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRMITE DE RECUPERACIN Y COMPROBACIN DOCUMENTAL DEL GASTO DE OPERACIN E INVERSIN. LA APLICACIN CORRECTA DE LA CODIFICACIN CONTABLE, SER DE GRAN IMPORTANCIA EN LA REVISIN DE LA DOCUMENTACIN. LA PLIZA CHEQUE DEBER TENER EL Vo. Bo. DE LOS RESPONSABLES Y DEBER ESTAR FIRMADA POR LA PERSONA QUE RECIBI EL CHEQUE. TODA LA DOCUMENTACIN ANEXA A LA PLIZA DEBER ESTAR FIRMADA POR EL RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA. EL CHEQUE DEBER EXPEDIRSE A NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL GASTO, EL CUAL DEBER FIRMAR EL RECIBO DE GASTOS A COMPROBAR.
2.
3.
4.
5.
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AREA: OFICINA DE RECURSOS PROPIOS MODALIDAD: GASTOS COMPROBADOS DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ENTREGA EL CHEQUE AL BENEFICIARIO ENVA AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD LA SIGUIENTE DOCUMENTACIN: - ORIGINAL Y COPIA DE LA PLIZA DE EGRESOS - DOCUMENTACIN COMPROBATORIA
ACT. No. 1 2
RECIBE Y REVISA DOC. DE LAS PLIZAS CHEQUE CORRESPONDIENTE QUE CUMPLAN CON NORMATIVIDAD ESTABLECIDA. ENVA RELACIN Y SOPORTE DE PLIZAS PARA SU ARCHIVO Y RESGUARDO CORRESPONDIENTE
RECIBE PLIZAS DE EGRESOS Y DOCUMENTACIN SOPORTE, LA CUAL REVISA, ORDENA Y ARCHIVA EN SU LUGAR CORRESPONDIENTE.
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DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO Y CONTROL DE RECURSOS PROPIOS DEPTO. DE CONTABILIDAD OFICINA DE RECURSOS PROPIOS ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
INICIO
RECIBE Y REVISA DOC. DE LAS PLIZAS CHEQUE CORRESPONDIENTES QUE CUMPLAN CON NORMATIVIDAD ESTABLECIDA
RECIBE PLIZA DE EGRESOS Y DOC. SOPORTE, LA CUAL REVISA, ORDENA Y ARCHIVA EN SU LUGAR CORRESPONDIENTE
ENVA AL ARCHIVO DEL DEPTO. RELACIN Y PLIZAS CHEQUE PARA SU ARCHIVO Y RESGUARDO ENVA AL DEPTO. DE CONTABILIDAD LA SIG. DOC.: -ORIGINAL Y COP. DE LA POL. DE EGRESOS. -DOC. COMPROBATORIA.
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AREA: OFICINA DE RECURSOS PROPIOS MODALIDAD: GASTOS POR COMPROBAR DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ENVAN A LA OFICINA DE RECURSOS PROPIOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, DOCUMENTACIN COMPROBATORIA PARCIAL Y/O TOTAL.
ACT. No. 1
RECIBE DOCUMENTACIN MEDIANTE RELACIN, LA CUAL REVISA QUE CUMPLA CON NORMATIVIDAD ESTABLECIDA Y REQUISITOS FISCALES. EN BASE A DOCUMENTACIN ELABORA PLIZA DE DIARIO PARCIAL Y/O TOTAL, LA CUAL ENVA A LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO PARA SU FIRMA DE Vo. Bo.
RECIBE PLIZAS, CON FIRMAS DE Vo. Bo. Y ELABORA RELACIN DE PLIZAS LA CUAL ENVA AL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO PARA SU RESGUARDO CORRESPONDIENTE.
RECIBE RELACIN Y PLIZAS LAS CUALES REVISA Y ARCHIVA PARA SU RESGUARDO CORRESPONDIENTE.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO CONTABLE DE MODALIDAD: GASTOS POR COMPROBAR RECURSOS PROPIOS DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
DEPARTAMENTO Y CONTROL DE RECURSOS PROPIOS
INICIO
RECIBE DOC. MEDIANTE REL. LA CUAL REVISA QUE CUMPLA CON NORMATIVIDAD Y REQ. FISCALES CORRESPONDIENTES ENVA A OFICINA DE REC. PROPIOS DEL DEPTO. DE CONTABILIDAD, DOC. COMPROBATORIA PARCIAL Y/O TOTAL ELABORA POL. DE DIARIO LA CUAL ENVA A JEFATURA DEL DEPTO. PARA SU FIRMA DE VISTO BUENO RECIBE POL. REVISA Y FIRMA DE Vo. Bo. Y ENTREGA A OFICINA DE RECURSOS PROPIOS.
ARCHIVA
ENTREGA RECIBOS DE GASTOS A COMPROBAR ORIGINAL, CUANDO SE COMPRUEBE TOTALMENTE AL RESPONSABLE DEL GASTO.
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DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 1 UNA VEZ QUE SE REGISTRAN TODAS LAS OPERACIONES CONTABLES DE LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS, SE PROCEDE A REALIZAR EL CIERRE MENSUAL, PARA LO CUAL SE VERIFICA QUE SE ENCUENTREN REGISTRADAS DE MANERA CORRECTA LAS PLIZAS DE EGRESOS, INGRESOS Y DIARIO, SE REALIZA EL CIERRE MENSUAL, Y SE IMPRIMEN BALANZAS DE COMPROBACIN. SE VERIFICA QUE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS REPRESENTEN EL SALDO REAL, Y QUE NO EXISTAN PARTIDAS EN CONCILIACION ANTIGUAS UNA VEZ QUE SE HAN CORRESPONDIDO. SE EFECTA UNA CONCILIACION ENTRE LOS RECIBOS ORIGINALES DE LOS DEUDORES DIVERSOS CONTRA LOS REFLEJADOS EN CONTABILIDAD. SE VERIFICA QUE LOS ACTIVOS FIJOS REGISTRADOS CUENTEN CON LA DOCUMENTACIN COMPROBATORIA RAZONABLEMENTE, AS COMO EL ORIGEN DE LAS BAJAS REGISTRADAS. SE VERIFICA QUE LAS RETENCIONES EFECTUADAS POR LOS IMPUESTOS RETENIDOS SE CANCELEN DE FORMA CORRECTA, ASI COMO QUE SE REALICE EL PAGO ANTE LA S.H.C.P. AL FINAL DEL EJERCICIO SE REALIZA EL CIERRE ANUAL, VERIFICANDO QUE NO EXISTAN CHEQUES DEL EJERCICIO PENDIENTES DE ENTREGA AL BENEFICIARIO, SI EXISTEN SE PROCEDE A CANCELARLOS Y EXPEDIR NUEVOS CON FECHA DEL SIGUIENTE AO.
2 3
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DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES SE ELABORA EL CIERRE ANUAL CON LOS SIGUIENTES TRASPASOS. TRASPASO DE LA CUENTA DE ALMACN E INVENTARIOS A LA CUENTA DE GASTOS. TRASPASO DE LA CUENTA DE INGRESOS A LA CUENTA DE RESULTADO DEL EJERCICIO. TRASPASO DE LAS CUENTAS DE GASTOS A LA CUENTA DE RESULTADO DEL EJERCICIO. TRASPASO DE LA CUENTA DE RESULTADO DEL EJERCICIO A LA CUENTA DE RESULTADO DE EJERCICIOS ANTERIORES..
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INICIO
UNA VEZ REGISTRADAS TODAS LAS OPE. CONTA., SE PROCEDE A REALIZAR EL CIERRE MENSUAL VERIFICA QUE SE ENCUENTREN REGISTRADAS TODAS LAS PL. DE INGRESO, EGRESO Y DIARIO.
SE VERIFICA QUE LAS RETEN. EFECTUADAS POR LOS IMPUESTOS SE CANCELEN DE FORMA CORRECTA, ASI MISMO SE REALICE EL PAGO CORRESPON. ANTE LA SHCP
SE REALIZA EL CIERRE MENSUAL, Y SE IMPRIME BALANZA DE COMPROBACIN AL FINAL DEL EJERCICIO SE REALIZA EL CIERRE ANUAL
FIN
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PROCEDIMIENTO:
INGRESOS
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OBJETIVO
REVISAR LAS PLIZAS DE INGRESOS QUE CUMPLAN CON LA ESTRUCTURA CONTABLE CORRECTA Y VERIFICAR EL IMPORTE DE LAS FICHAS DE DEPSITO.
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POLTICAS
1. LOS DEPSITOS DEBERN IDENTIFICARSE CLARAMENTE EN CUANTO A SU ESTRUCTURA CONTABLE Y AL PRESUPUESTO CORRESPONDIENTE.
3. LA OFICINA DE RECURSOS PROPIOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEBER LIBERAR RECIBOS DE GASTOS QUE SE COMPRUEBEN TOTALMENTE.
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3 4 5
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ENVA PLIZAS DE INGRESOS AL DEPTO. DE CONTABILIDAD, OFICINA DE REC. PROP. CON EL SOPORTE CORRESPONDIENTE
ENVAN AL ARCHIVO DEL DEPTO. RELACIN Y PLIZAS DE INGRESOS CON LA DOC. QUE RESPALDA DICHA COMPROBACIN (INGRESOS)
ARCHIVA
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133
OBJETIVO
EJERCICIO.
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POLTICAS
1. RESGUARDAR MEDIANTE EL ACERVO DE LA DOCUMENTACIN GENERADA POR LOS MOVIMIENTOS CONTABLES DE LA INSTITUCIN, PARA PROPORCIONAR INFORMACIN DEMANERA ORDENADA.
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DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL ARCHIVO CONTABLE RGANO PARTICIPANTE ARCHIVO ACT. No. 5
AREA: ARCHIVO MODALIDAD: DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES AL TERMINO DEL EJERCICIO CONTABLE TODAS LA DOCUMENTACIN SE GUARDA EN CAJAS DE ARCHIVO MUERTO, SE ROTULA POR SU CONTENIDO INDICANDO EL MES Y AO AL QUE CORRESPONDEN. SE RESGUARDA POR CINCO AOS A PARTIR DE SU CREACIN (ART. 30 CFF). Y LA DOCUMENTACION DEL ACTIVO 10 AOS. SI SE REQUIERE UNA POLIZA PARA SU CONSULTA DEPARTAMENTAL, SE RELACIONA EN UNA LISTA CON EL No. DE PLIZA, FECHA Y NOMBRE DE QUIEN LA SOLICITA. SI LA PLIZA ES REQUERIDA POR OTRA AREA DE LA UACH (JURIDICO, ADMINISTRACIN) SE ELABORA UN VALE EL CUAL ES AUTORIZADO POR EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. ALTERMINO DE LOS CINCO Y 10 AOS RESPECTIVAMENTE EL JEFE DEL DEPTO. NOTIFICA AL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA PARA REALIZAR LA BAJA DE LA DOCUMENTACION, ASI COMO AL ARCHIVO PARA TENER LISTO LO QUE SE DARA DE BAJA.
DEPTO.
DE
AUDITORIA
PROCEDE A LEVANTAR EL ACTA DEL NUMERO DE CAJAS Y EJERCICIO QUE SE DARA DE BAJA.
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INICIO
ALTERMINO DE LOS 5 10 AOS EL JEFE DEL DEPTO. DE CONTABILIDAD NOTIFICA AL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA QUE SE DARA DE BAJA DOCUMENTACION, ASI COMO AL ARCHIVO PARA TENER LISTA LA DOCUMENTACION QUE SE DARA DE BAJA..
SE RECIBEN LA DOCUMENTACIN DE OFIC. GUBERNAMENTAL, ADMINISTRATIVA Y REC. PROPIOS.. CON SUS RESPECTIVAS RELACIONES DE LAS POLIZAS INGRESOS, DIARIO Y EGRESOS
SE CHECA QUE TODAS LAS POLIZAS RELACIONADAS SE HAYAN RECIBIDO , Y SE FIRMA LA RELACION ORIGINAL ENTREGANDOSE AL RESPONSABLE DEL AREA QUE LAS GENERO
SUBSIDIO; CLASIFICA EN PLIZAS DE DIARIO , INGRESOS Y EGRESOS , ORDENA CRONOLOGICAMENTE POR FOLIO Y MES DE ELABORACION. SEPARANDO LAS DE ISSSTE, FOVISSSTE ,SAR, ASEGURADORAS INVERSIONES, LIQUIDANCIONES, NOMINAS.. RECURSOS PROPIOS; SE CLASIFICAN EN PLIZAS DE DIARIO, INGRESOS, EGRESOS. DE MANERA CRONOLOGICA POR FOLIO Y MES DE ELABORACIN , SE SEPARAN LAS DE INVERSIN E IMPUESTOS.
EL DEPTO. DE AUDITORIA PROCEDE A LEVANTAR EL ACTA DEL NUMERO DE CAJAS, IINFORMACION Y EJERCICIO QUE SE DARAN DE BAJA.
SE REVISA QUE CADA PLIZA ESTE FIRMADA Vo. Bo. POR LA JEFATURA DEL DEPTO. DE CONTABILIDAD. SI LE FALTA SE LE DA PARA RECABAR DICHA FIRMA.
AL TERMINO DEL EJERCICIO CONTABLE SE RESGUARDAN EN CAJAS DE ARCHIVO MUERTO, SE ROTULAN. POR SU CONTENIDO, MES Y AO. Y SE GUARDAN POR CINCO AOS (ART. 30 CFF) Y 10 AO LA INFORMACION DEL ACTIVO FIJO..
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JUNIO 2010.