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Oficio 001-DR5-2012 Seccin: Direccin Regional 5 Asunto: Orden de Trabajo Portoviejo, Octubre 14 de 2012 Ingeniera Liseth Vera Salvatierra

Jefe de Equipo Contralora General del Estado Ciudad.De mi consideracin: En cumplimiento a los artculos 211 de la Constitucin de la Republica de Ecuador y 36 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, autorizo a usted para que con cargo al plan de actividades del ao 2012 de la Direccin Regional 5 en calidad de Jefe de Equipo realice una Auditora Financiera en la Estacin de Servicios Tosagua S.A., ubicada en el cantn Tosagua, Provincia Manab por el periodo comprendido de 1 de diciembre de 2010 al 31 de diciembre de 2012. Los objetivos de dicho examen son: Analizar el manejo de los Recursos Financieros de las cuentas Ingresos y Gastos de la Estacin de Servicios Tosagua S.A. Verificar los documentos sustantivos de cada transaccin. Determinar la razonabilidad de los Estados Financieros. Establecer el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas que regulen la actividad en el manejo de la empresa. Elaborar un informe detallado de las cuentas de Ingresos y Gastos para proporcionar informacin adecuada y oportuna a los propietarios.

Para el efecto deber realizar la visita previa con la finalidad de elaborar los programas y cuestionarios para su aprobacin correspondiente. El tiempo estimado para la ejecucin de la auditora financiera es de 30 das laborables incluyendo la elaboracin del borrador del informe, memorando de antecedentes y conformarn como parte del equipo en calidad de jefe de equipo Ing. Liseth Vera Salvatierra y como auditores operativos a la Ing. Vanessa Barrezueta Coello, Ing. Tatiana Mendoza Briones, Ing. Zuleyka Garca Castro, Ing. Julia Saltos Arteaga, Ing. Gabriela Moreira Bravo Srta. Liseth Vera Salvatierra, y como supervisor Ing. Marjorie Zambrano Mg. Atentamente,

Ing. Tony Gonzales Vega Director Regional 5

Contralora General del Estado

Oficio 002-DR5-2012 Seccin: Direccin Regional 5 Asunto: Notificacin de inicio de examen

Portoviejo, Octubre 15 de 2012 Doctora Rosa Dvila Soria Propietaria Estacin de Servicio Tosagua S.A. Km1 va Chone Ciudad.De mi consideracin: De conformidad a lo dispuesto en los artculos 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y 20 de su Reglamento notific a usted que la Direccin Regional 5, se encuentra realizando una Auditoria Financiera en la Estacin de Servicios Tosagua S.A. por el perodo comprendido entre el 1 de diciembre de 2010 al 31 de diciembre de 2012. Los objetivos de dicho examen son: Analizar el manejo de los Recursos Financieros de las cuentas Ingresos y Gastos de la Estacin de Servicios Tosagua S.A. Verificar los documentos sustantivos de cada transaccin. Determinar la razonabilidad de los Estados Financieros. Establecer el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas que regulen la actividad en el manejo de la empresa.

Para esta accin de control el equipo de auditores estar conformado por los seores: Ing. Liseth Vera Salvatierra, Jefe de equipo y como auditores operativos a la Ing. Vanessa Barrezueta Coello, Ing. Tatiana Mendoza Briones, Ing. Zuleyka Garca Castro, Ing. Julia Saltos Arteaga, Ing. Gabriela Moreira Bravo Srta. Liseth Vera Salvatierra, y como supervisor Ing. Marjorie Zambrano Mg., por lo que agradecer disponer le preste colaboracin necesaria, para la ejecucin del trabajo indicado. Agradece enviar respuesta sealando nombres y apellidos completos, nmeros de cedula de ciudadana, direccin domiciliaria, lugar habitual de trabajo y nmero de telfono, cargo y periodo de gestin a nuestra oficina ubicada en la Universidad Tcnica de Manab a la Direccin Regional 5de la Contralora General del Estado Atentamente,

Ing. Liseth Vera Salvatierra Jefe de Equipo Direccin Regional 5 Contralora General del Estado

Oficio 003-DR5-2012 Seccin: Direccin Regional 5 Asunto: Notificacin de inicio de examen

Portoviejo, Octubre 15 de 2012

Ingeniera Mellerlyn Zambrano Delgado

Administradora Contadora
Estacin de Servicio Tosagua S.A. Km1 va Chone Ciudad.De mi consideracin: De conformidad a lo dispuesto en los artculos 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y 20 de su Reglamento notific a usted que la Direccin Regional 5, se encuentra realizando una Auditoria Financiera en la Estacin de Servicios Tosagua S.A. por el perodo comprendido entre el 1 de diciembre de 2010 al 31 de diciembre de 2012. Los objetivos de dicho examen son: Analizar el manejo de los Recursos Financieros de las cuentas Ingresos y Gastos de la Estacin de Servicios Tosagua S.A. Verificar los documentos sustantivos de cada transaccin. Determinar la razonabilidad de los Estados Financieros. Establecer el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas que regulen la actividad en el manejo de la empresa.

Agradece enviar respuesta sealando nombres y apellidos completos, nmeros de cedula de ciudadana, direccin domiciliaria, lugar habitual de trabajo y nmero de telfono, cargo y periodo de gestin a nuestra oficina ubicada en la Universidad Tcnica de Manab a la Direccin Regional 5de la Contralora General del Estado Atentamente,

Ing. Liseth Vera Salvatierra Jefe de Equipo Direccin Regional 5 Contralora General del Estado

Oficio 004-DR5-2012 Seccin: Direccin Regional 5 Asunto: Notificacin de inicio de examen

Portoviejo, Octubre 15 de 2012

Ingeniera Mirian Salazar Dvila

Secretaria
Estacin de Servicio Tosagua S.A. Km1 va Chone Ciudad.De mi consideracin: De conformidad a lo dispuesto en los artculos 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y 20 de su Reglamento notific a usted que la Direccin Regional 5, se encuentra realizando una Auditoria Financiera en la Estacin de Servicios Tosagua S.A. por el perodo comprendido entre el 1 de diciembre de 2010 al 31 de diciembre de 2012. Los objetivos de dicho examen son: Analizar el manejo de los Recursos Financieros de las cuentas Ingresos y Gastos de la Estacin de Servicios Tosagua S.A. Verificar los documentos sustantivos de cada transaccin. Determinar la razonabilidad de los Estados Financieros. Establecer el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas que regulen la actividad en el manejo de la empresa.

Agradece enviar respuesta sealando nombres y apellidos completos, nmeros de cedula de ciudadana, direccin domiciliaria, lugar habitual de trabajo y nmero de telfono, cargo y periodo de gestin a nuestra oficina ubicada en la Universidad Tcnica de Manab a la Direccin Regional 5de la Contralora General del Estado Atentamente,

Ing. Liseth Vera Salvatierra Jefe de Equipo Direccin Regional 5 Contralora General del Estado

ESTACIN DE SERVICIOS TOSAGUA S.A. AUDITORIA FINANCIERA PLAN DE TRABAJO


1. ANTECEDENTES: Provincia: Manab Cantn: Portoviejo Tipo de Auditora: Auditoria Financiera- Examen especial a las cuentas de Ingresos y Gastos Fecha de Corte: 1 de Diciembre de 2010 hasta el 31 de Diciembre del 2011 Direccin: Km1 Va Chone Telfono: 2682-425 Horario de trabajo: 7:00am a 18:00pm 2. RESUMEN DEL MOTIVO DE LA AUDITORA De conformidad con lo dispuesto en los artculos 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y 20 de su reglamento, notifico usted que la Direccin de Auditoria de la Contralora General del Estado iniciara una Auditoria Financiera a las cuentas ingresos y gastos en la Estacin de Servicios Tosagua S.A. por el periodo comprendido del 1 de diciembre de 2010 al 31 de diciembre del 2011. 3. OBJETIVOS: Analizar el manejo de los Recursos Financieros de las cuentas Ingresos y Gastos de la Estacin de Servicios Tosagua S.A. Verificar los documentos sustantivos de cada transaccin. Determinar la razonabilidad de los Estados Financieros. Establecer el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas que regulen la actividad en el manejo de la empresa. 4. ALCANCE: 4.1. Periodo: El Examen Financiero cubrir el perodo comprendido del 1 de diciembre de 2010 a diciembre 31 de 2011. 4.2. reas a examinar: Dpto. Contabilidad 4.3. Organizacin: Dpto. Administrativo: Gerencia General

Dpto. Contabilidad: Contadora 5. RECURSOS A UTILIZARSE: 5.1. Humanos: 1 Director de Auditora 1 Auditor Supervisor 1 Auditor Jefe de Equipo 5 Auditores Operativos 5.2. Materiales: Los materiales a utilizar para el transcurso del Examen de Auditora Financiera sern los siguientes: 1 Computadora 1 resmas de papel A4 1 Tinta para la impresora 1 cuaderno cuadriculado de 80 hojas 2 esferos negros y 2 esferos azules 2 lpiz 1 borrador 1 carpeta 1 resaltador 1 corrector 50 hojas de 7 columnas 50 hojas de 14 columnas

5.3. Financieros

Nombres y Apellidos
Ing. Marjorie Zambrano Ing. Liseth Vera Ing. Zuleyka Garca Ing. Vanessa Barrezueta Ing. Tatiana Mendoza Ing. Gabriela Moreira Ing. Julia Saltos

Tiempo V/Subsistencia V/Movilizacin


10 das 20 das 20 das 20 das 20 das 20 das 20 das 100 100 100 100 100 100 100 700 100 100 100 100 100 100 100 700

Total
200 200 200 200 200 200 200 1.400

TOTAL

6. UNIDAD DE APOYO: Direccin de Coordinacin de auditoras internas de la Contralora General del Estado. Auditor Supervisor

7. PRODUCTOS A OBTENERSE: Informe de la Auditoria Memorando de antecedentes 8. TIEMPO ESTIMADO: Das laborables: 30 Das calendario: 40 9. BASE LEGAL: Cdigo de trabajo Normas de control interno Estatuto General de la Compaa Reglamento interno Manuales de Procedimientos Polticas internas

10. FECHA DE INICIO DE LA AUDITORA: 19 de Noviembre de 2012 11. FECHA DE FINALIZACIN: 2 de Enero de 2013

Elaborado por: Liseth Vera (Jefe de Equipo) Supervisado por: Ing. Majorie Zambrano (Auditor Supervisor)

ESTACIN DE SERVICIOS TOSAGUA S.A. AUDITORIA FINANCIERA PRESUPUESTO


FASE/SEGMENTOS PLANIFICACIN Preliminar 10% (3) Especfica 25% (7.5) EJECUCIN DE TRABAJO COMUNICACIN DE RESULTADOS TOTAL FASE 30% (9) 50% (15) COMUNICACIN DE RESULTADOS 5% (1.5) 10% (3) 5% (1.5) 80% 20% TOTAL 35% (10.5) 60% (18) 5% (1.5) 100%

ESTACIN DE SERVICIOS TOSAGUA S.A. AUDITORIA FINANCIERA DE 1 DE DICIEMBRE DE 2010 A DICIEMBRE 31 DE 2011 PROGRAMA GENERAL PARA LA PLANIFICACION PRELIMINAR
PROCEDIMIENTOS Conocimiento del ente o rea a examinar y su naturaleza jurdica A1. Programe y confirme entrevistas con el Presidente y Gerente General para comunicarles sobre la ejecucin de la auditora e identificar datos, hechos, actividades e informacin relevante para la misma A2. Actualice o arme el archivo permanente a base de informacin disponible en las distintas reas de la entidad, sobre: A2.a Leyes, reglamentos, decretos, acuerdos y otros documentos relaciones con el funcionamiento de la entidad en general y del rea o a la actividad especfica a examinar. A.2.b Informacin sobre la estructura organizacional, organigramas, detalle de cuerpos colegiados, ubicacin fsica de las instalaciones, detalle de funcionarios, etc., vigentes en la unidad y unidades relacionadas con la actividad a examinar, revsela selectivamente y determine la siguiente: Existencia de unidades descentralizadas o desconcertadas relacionadas con la entidad o la actividad examinada. Instalaciones disponibles para la entidad o actividad examinada y su ubicacin. N A REF. HECHO POR

Obtenga y revise los ltimos informes de auditora emitidos por la CGE., UAI`s y por firmas privadas de auditora. A.3 Resuma las acciones tomadas a base de las recomendaciones de auditora interna y externa. A.4 Efecte las reuniones o entrevistas concretadas en el punto A1y considere lo siguiente: A.4.a Presidente de la Junta General de Accionistas: Exponga el objetivo de la auditora que inicia, los beneficios para la entidad y solicite la colaboracin necesaria para completar el trabajo. Explique el proceso de la auditora a desarrollar, haciendo nfasis en los productos intermedios y finales del trabajo. Entregue el oficio de presentacin del equipo de auditora. A.4.b Gerente General: Entreviste al gerente general e informe sobre el objetivo y alcance de la auditora que inicie. Solicite un espacio fsico para desarrollar el trabajo planificado. B. Conocimiento de las principales actividades, operaciones, instalaciones, metas u objetivos a cumplir. B1. Prepare un resumen de las actividades importantes para el manejo de la entidad o actividad a examinar y obtenga una comprensin aceptable de las mismas, considere los siguientes puntos: B1.a Operaciones significativas de la entidad, rea o actividad; B1.b Inspecciones las instalaciones de la entidad o actividad y de ser, necesario, de las unidades responsables del manejo especfico de operaciones que puedan segregarse. B2. Entreviste a los funcionarios encargados de las actividades inspeccionadas, preferentemente mientras realizan las operaciones, sobre los siguientes aspectos: B2.a Objetivo de la entidad, informando que laborar en el mismo horario de la entidad, la ubicacin del personal y el nmero telefnico. B2.b Asuntos en los podra colaborar la auditora para fomentar la eficiencia y efectividad en las operaciones B3. Resuma el resultado de las entrevistas e instalaciones por unidad operativa e incluya solamente los aspectos relevantes que seran tiles en las siguientes fases del trabajo. B4. Indague e identifique las principales operaciones desarrolladas por la entidad o actividad, a fin de determinar las reas de riesgo potencial y comprender los motivos que fundamentan las decisiones gerenciales, considerando los siguientes aspectos: B4.a Caractersticas especficas de los servicios brindados por la entidad o actividad examinada a los diferentes usuarios B4.b Caractersticas de los usuarios de la informacin B4.c Principales mtodos de operacin utilizado para cumplir con los A2.c

B4.d C. C1. C1.a C1.b C2.

C2.a D

D1.

D1.a D1.b

D1.c

D1.d D1.e

E E1. E1.a

objetivos Procedimientos y criterios utilizados para la entrega de los servicios Identificacin de las principales polticas y prcticas contables, administrativas y de operacin Polticas y prcticas relativas a: Polticas y objetivos para el manejo financiero de la entidad o actividad Polticas definidas para la administracin de los recursos Analice las circunstancias econmicas bajo los cuales se desenvuelve la entidad o actividad examinada, considerando los siguientes puntos: Factores econmicos especficos que afecten el manejo de las operaciones Determinacin del grado de confiabilidad de la informacin financiera, administrativa y de operacin, as como la organizacin y responsabilidades de las unidades financieras y administrativas Revise la estructura y tamao de la unidad administrativa y financiera de la entidad como base para calificar la integridad y confiabilidad de la informacin producida y su relacin directa con el volumen y proyeccin de las operaciones, aplique los siguientes pasos: Determine la existencia de un jefe financiero con sus respectivas responsabilidades y reas de competencia Identifique la presencia de funcionarios responsables de investigar, preparar y aprobar las polticas y procedimientos relacionados con la entidad o la actividad a examinar. Organizacin de las responsabilidades de informacin y alcance de las siguientes funciones relacionadas: Registros contables, Anlisis financieros de los resultados obtenidos Cambios recientes en la administracin y en la definicin de sus responsabilidades Grado de cumplimiento de las responsabilidades operativas en el diseo de la planificacin institucional, aplicacin de la planificacin estratgica y presentacin de la informacin contable Comprensin global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia del sistema de informacin computarizado Obtenga una comprensin global de los sistemas de informacin computarizados, en particular sobre lo siguiente: Naturaleza y alcance del procesamiento automtico de datos

Elaborado por: Ing. Liseth Vera Supervisado por: Ing. Majorie Zambrano Mg.

MEMORANDO DE PLANIFICACIN PRELIMINAR ESTACIN DE SERVICIOS TOSAGUA S.A. AUDITORIA FINANCIERA DE 1 DE DICIEMBRE DE 2010 A DICIEMBRE 31 DE 2011
1. ANTECEDENTES Las operaciones financieras de la Estacin de Servicios Tosagua S.A., en el periodo de alcance, han sido examinadas por la Direccin de Auditora Interna de la Comercializadora Petrolros, los rubros analizados corresponden a:

RUBRO Caja Bancos Cuentas y Documentos por Cobrar Inventarios Activos Fijos y Depreciaciones Gastos Anticipados Cuentas por Pagar Patrimonio Ventas Costo de Ventas Gastos Generales, Operativos y Financ.

PERIODO 1-12-10 / 31-12-11 1-12-10 / 31-12-11 1-12-10 / 31-12-11 1-12-10 / 31-12-11 1-12-10 / 31-12-11 1-12-10 / 31-12-11 1-12-10 / 31-12-11 1-12-10 / 31-12-11 1-12-10 / 31-12-11 1-12-10 / 31-12-11

UNIDAD DE CONTROL Auditora Interna Auditora Interna Auditora Interna Auditora Interna Auditora Interna Auditora Interna Auditora Interna Auditora Interna Auditora Interna Auditora Interna

2. MOTIVO DE LA AUDITORIA De conformidad con lo dispuesto en los artculos 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y 20 de su reglamento, notifico usted que la Direccin de Auditoria de la Contralora General del Estado iniciara una Auditoria Financiera a las cuentas ingresos y gastos en la Estacin de Servicios Tosagua S.A. por el periodo comprendido del 1 de diciembre de 2010 al 31 de diciembre del 2011. 3. OBJETIVOS DEL EXAMEN ESPECIAL Analizar el manejo de los Recursos Financieros de las cuentas Ingresos y Gastos de la Estacin de Servicios Tosagua S.A.

Verificar los documentos sustantivos de cada transaccin. Determinar la razonabilidad de los Estados Financieros. Establecer el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas que regulen la actividad en el manejo de la empresa. 4. ALCANCE DEL AUDITORIA El Examen Financiero cubrir el perodo comprendido del 1 de diciembre de 2010 Al 31 de diciembre de 2011. 5. CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD Y SU BASE LEGAL 5.1. BASE LEGAL Cdigo de trabajo Normas de control interno Estatuto General de la Compaa Reglamento interno Manuales de Procedimientos Polticas internas

5.2. DETALLE DE CUENTAS BANCARIAS Bco. del Pichincha Cta. 0116339473 Cte. Bco. Comercial de Manab Cta. 201593358 Cte. Bco. de Guayaquil Cta. 27689643 Ahorro

5.3. FONDO ROTATIVO CAJA CHICA La Estacin de Servicios Tosagua S.A. no maneja fondos rotativos ni caja chica 5.4. PRINCIPALES DISPOSICIONES LEGALES Cdigo de trabajo Normas de control interno Estatuto General de la Compaa Reglamento interno Manuales de Procedimientos Polticas internas

5.5. ESTRUCTURA ORGNICA NIVEL EJECUTIVO o Presidente - Propietario NIVEL OPERATIVO

o Administradora Contadora o Secretara o Despachadores 5.6. OBJETIVOS DE LA ENTIDAD - Contribuir con el desarrollo socio-econmico de la ciudad - Mejorar los ingresos del propietario - Proveer a la comunidad un producto de ptima calidad 5.7. PRINCIPALES ACTIVIDADES, INSTALACIONES Y OPERACIONES La compaa se concreta en las siguientes actividades: comercializacin y distribucin de gasolina Extra, Diesel y Super, servicios de lubricantes en general, accesorios y repuestos para automotores, lavadora y todo tipo de servicio que se pueda establecer en una estacin de combustibles. Las instalaciones con las que cuenta son las siguientes: Seis islas en las que se despacha combustible, un edificio que se divide en oficina, bar, sala de reuniones, almacn de lubricantes y un cuarto de mquinas; adems cuenta con un espacio destinado al lavado de vehculos y cambios de aceite, y tres tanques de almacenamiento de combustible. 5.8. PRINCIPALES POLTICAS Y ESTRATEGIAS INSTITUCIONALES Honestidad en todas las actividades realizadas Aplicacin de polticas efectivas de rendimiento y control del recurso humano Transparencia en las transacciones tributarias Cumplir los horarios de entrada y salida Brindar una excelente atencin a sus clientes Entregar un producto de buena calidad y cantidad

5.9. RECURSOS FINANCIEROS Para cumplir con sus actividades administrativas financieras, la Estacin de Servicios Tosagua S.A. cont con los siguientes recursos financieros en el periodo de anlisis: AO 2010 2011 INGRESOS $ 2.486.591,94 $ 2.999.347.08

5.10. FUNCIONARIOS PRINCIPALES Dra. Rosa Dvila Soria Gerente Propietaria

Ing. Mellerlyn Zambrano Delgado Ing. Mirian Salazar Dvila 6. PRINCIPALES POLTICAS

Administradora Contadora Secretaria

Las dispone el Directorio de la Estacin de Servicios Tosagua S.A. 7. GRADO DE CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIN Esta compaa cuenta con pocas unidades de trabajo por lo que el personal que labora en estas unidades es eficiente y la distribucin de sus funciones es la adecuada. Toda la documentacin generada por las actividades diarias est archivada en el departamento de contabilidad. El sistema de contabilidad utilizado emite mensualmente la siguiente informacin: Diario General Mayor General Auxiliares Estado de Situacin Financiera Estado de Resultados 8. SISTEMA DE INFORMACIN COMPUTARIZADO La compaa cuenta con equipos de computacin cuyas caractersticas y utilizacin se detalla en el siguiente cuadro:

CARACTERSTICAS

UBICACIN Y UTILIZACIN Ubicado en la oficina de la Administradora y en el dpto. de Contabilidad que lo realiza la misma persona y es utilizado para el ingreso diario de inventario de combustible y el registro de transacciones diarias generadas por las operaciones realizadas por la compaa.

1 Computador ADC modelo Spectrum4V de 166 MHZ de velocidad y 2.1 GB de Memoria

9. PUNTOS DE INTERES PARA EL EXAMEN La compaa no ha realizado un presupuesto como patrn al momento de realizar los ingresos y gastos. El espacio fsico de la oficina de contabilidad y oficina de la Administradora es la misma ya que esta tarea la realiza la misma persona y es muy reducido, lo que dificulta el archivo de la documentacin, aunque se est tomando en consideracin el cambio de oficina para aumentar el espacio. El programa contable es obsoleto y no lo pueden cambiar porque es el que manejan todas las gasolineras afiliadas a la Comercializadora Petrolros Tratamiento del gasto corriente 10. TRANSACCIONES IMPORTANTES IDENTIFICADAS Nuevo sistema de filtrado de combustible en todas las islas 11. ESTADO ACTUAL DE LOS PROBLEMAS OBSERVADOS EN EXMENES ANTERIORES La estacin de Servicios Tosagua S.A. no ha sido sujeta a ninguna auditora financiera desde el momento de su creacin. 12. IDENTIFICACIN DE LOS COMPONENTES IMPORTANTES A SER EXAMINADOS EN LA PLANIFICACIN ESPECFICA. En la evaluacin preliminar se ha determinado la necesidad de que los componentes que se detallan a continuacin sean considerados para su anlisis detallado de los cuales se efectuar el levantamiento de la informacin, evaluando sus controles y determinando los riesgos combinados inherente y de control: 13. MATRIZ DE EVALUACIN PRELIMINAR DE RIESGOS DE AUDITORA Elaborado por:

Supervisor: Ing. Majorie Zambrano Mg.

Auditor Jefe de Equipo Ing. Liseth Vera

ESTACIN DE SERVICIOS TOSAGUA S.A. AUDITORIA FINANCIERA MATRIZ DE EVALUACIN PRELIMINAR DEL RIESGO DE LA AUDITORIA

COMPONENTE

RIESGOS INHERENTE/CONTROL ALTO/ALTO No hay un patrn al momento de realizar ingresos y gastos ALTO/ALTO Prdida de facturas

ENFOQUE PRELIMINAR DEL EXAMEN

INSTRUCCIONES PARA EL PLAN DETALLADO

Falta de Presupuesto

Desorden en archivos de Documentos

Programa contable obsoleto

MODERADO/MODERADO Carece de ciertos aspectos importantes ALTO/ALTO Control eficiente en todos los desembolsos que realice la empresa

Tratamiento de gasto Corriente

PS: Documentacin de la Revisar las funciones del Compaa gerente y PC: Constatar la no existencia contador donde se establece que de ellos son los responsables de la un presupuesto elaboracin del presupuesto PS: Archivos y oficina Constatar por medio de la PC: Observar el espacio fsico observacin que los donde se encuentran archivados documentos no los estn debidamente archivados y documentos fuentes ordenados PS: Programa Contable Verificar mediante la PC: Observar el programa observacin el contable funcionamiento del programa de la compaa PS: Facturas Verificar las facturas junto con PC: Constatar la validez de los los documentos fuentes comprobantes de egresos del respectivo pago
PS= Prueba Sustantiva PC= Prueba de Cumplimiento

Elaborado por: Ing. Liseth Vera Supervisado por: Ing. Majorie Zambrano Mg.

ESTACIN DE SERVICIOS TOSAGUA S.A. AUDITORIA FINANCIERA DE 1 DE DICIEMBRE DE 2010 A DICIEMBRE 31 DE 2011 PROGRAMA GENERAL PARA LA PLANIFICACIN ESPECFICA
N A A1. B. B1. PROCEDIMIENTOS Consideracin del objetivo general del examen especial y del reporte de planificacin preliminar Determinar los principales componentes a ser evaluados durante la planificacin especfica del examen Recopilar la informacin solicitada en el punto anterior. Obtenga informacin adicional solicitada al ejecutar la planificacin preliminar, de los funcionarios y de las unidades responsables, si es el caso respecto a: Las principales actividades, operaciones e instalaciones Las principales polticas y prcticas operativas, administrativas y financieras REF. HECHO POR

B1.a B1.b C. C1.

Evaluacin del control interno Conocimiento y comprensin de los componentes del control interno C1.1. Determinar los principales unidades operativas C1.1.a Considere los siguientes factores para ubicar las principales unidades operativas C2. C2.a C3. C3.1. Importancia de las relaciones con otras instituciones pblicas Sistemas de registro e informacin Identificar y registrar todas las transacciones vlidas Procedimiento de control Autorizacin de las actividades, transacciones u operaciones

MEMORANDO DE PLANIFICACION ESPECIFICA ESTACIN DE SERVICIOS TOSAGUA S.A. AUDITORIA FINANCIERA DE 1 DE DICIEMBRE DE 2010 A DICIEMBRE 31 DE 2011
1. REFERENCIA DE LA PLANIFICACION PRELIMINAR En el memorando de planificacin inicial del examen a las cuentas de ingresos y gastos de la Estacin de Servicios TOSAGUA S.A., se determin un enfoque de auditora preliminar de pruebas sustantivas, se acogieron las instrucciones detalladas y se estableci que se evaluarn los controles respecto de los componentes: Caja, Bancos, Cuentas por Cobrar, Ventas y Gastos, obtenindose los siguientes resultados: 2. OBJETIVOS ESPECFICOS POR REAS O COMPONENTES CAJA: Verificar que se realice depsitos diarios de las ventas del da Determinar si se lleva un registro contable de esta cuenta Observar que el dinero originado por las ventas se encuentre bajo seguridad Verificar la aplicacin de controles al manejo del efectivo BANCO: Verificar que se lleve y controle el libro bancos Determinar si se realizan las conciliaciones bancarias de manera peridicas Determinar que los movimientos en los que participe la cuenta bancos estn debidamente ingresados CUENTAS POR COBRAR: Comparar los saldos de crdito emitidos en contabilidad con los registros que lleva el Gerente General Verificar la existencia de oficios emitidos por la Junta General de Accionistas que sustenten al otorgamiento de crditos. Observar que las deudas por cobrar sean cobradas en el momento en que se realice los cierres mensuales. VENTAS: Determinar la existencia de registros de los galones de combustible vendidos a diario. Comparar la toma de pedido de los clientes y el despacho del producto con el dinero ingresado por este concepto. Revisar los asientos contables, formas y documentos importantes generados por las ventas diarias.

GASTOS: SUELDOS Y SALARIOS: Verificar la emisin de roles mensuales con la respectiva firma del empleado. Observar la cantidad de empleados que tiene la empresa para determinar que no exista sobrecarga de empleados. Determinar si los sueldos y salarios que cancela la compaa estn dados de acuerdo a las disposiciones legales respectivas. GASTOS DE ENERGA ELECTRICA: Observar los equipos que requieran de energa elctrica para resolver si se justifica o no el pago elevado de las planillas mensuales. Verificar que los pagos se realicen dentro del plazo normal para que no se generen multas e intereses. Determinar que no exista la sobrecarga de equipos que provoquen consumos altos HORAS EXTRAS: Observar el pago de todas las horas extras que el trabajador realice, y, adems, que en el rol aparezca la cantidad pagada por realizarlas. Constatar que el gerente comunique cada mes a los directivos de la empresa las horas extras que se hayan realizado. Verificar que el pago de las horas extras corresponda a lo legalmente establecido en la normativa vigente. TRANSPORTE DE COMBUSTIBLE: Observar que existan documentos fuentes para realizar el pago del transporte de combustible. Verificar en las guas de remisin de cada viaje realizado para le estacin que conste en el destinatario del combustible el nombre y el R.U.C. de la compaa. Comparar el nmero de galones de combustible transportados con el emitido en las facturas a pagar. MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Y MAQUINARIAS: Determinar el buen funcionamiento de las bombas despachadoras de combustibles, el generador de luz y los dems equipos con los que consta la empresa Verificar la existencia de facturas pagadas por este concepto con la respectiva aprobacin del directorio autorizando el gasto Constatar que los equipos y maquinarias hayan recibido el respectivo mantenimiento por el valor cancelado. 3. RESULTADO DE LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO: La compaa no ha realizado un presupuesto como patrn al momento de realizar los ingresos y gastos.

El espacio fsico de la oficina de contabilidad es muy reducido, lo que dificulta el archivo de la documentacin, aunque se est tomando en consideracin el cambio de oficina para aumentar el espacio. El programa contable es obsoleto y no lo pueden cambiar porque es el que manejan todas las gasolineras afiliadas a la Comercializadora Petrolros Tratamiento del gasto corriente 4. EVALUACIN Y CALIFICACIN DE LOS RIESGOS DEL EXAMEN La determinacin y calificacin de los factores especficos de riesgo constan como anexo en la Matriz de Evaluacin y Calificacin de Riesgos del Examen. 5. PLAN DE MUESTREO Para la verificacin de los controles, se validar el cumplimiento de los mismos mediante la aplicacin del Muestreo de Atributos, aplicado a los gastos, para lo cual se considerarn los siguientes aspectos. Universo de la Muestra: Comprende el total de gastos de la compaa desde el 2003 hasta el 2006 que fue $507.247,42 y los Ingresos de mismo periodo menos el costo de venta dio un total de $578.028,71 Lmites de Precisin: Para la utilizacin del mtodo, se asign un grado de confianza del 80% y se determin un lmite de precisin del 25% con lo cual se estableci una muestra de 200 partidas equivalentes a $ 250.000.00 Los componentes Caja, Bancos, Cuentas por Cobrar, Ventas y Gastos, sern sujetos a anlisis mediante una seleccin considerando la importancia de la operacin y lo significativo de los valores, para lo cual en los programas de auditora se determinan las muestras a seleccionarse 6. PROGRAMAS DE AUDITORA Los programas de auditora de cada componente se harn constar en los anexos. 7. RECURSO HUMANO Y DISTRIBUCIN DEL TIEMPO Para la realizacin del examen se requiere de 60 das laborables con la participacin de un supervisor y de un auditor operativo de acuerdo a la siguiente distribucin: RESPONSABLE SUPERVISOR Ing. Marjorie Zambrano ACTIVIDADES Planificacin y programacin Supervisin Informe TIEMPO Das 5 3 2 10

RESPONSABLE OPERATIVO Ing. Liseth Vera

ACTIVIDADES Planificacin y programacin Anlisis de: Caja Bancos Cuentas por Cobrar Ventas Gastos

TIEMPO Das 10 2 2 2 2 2 20 TIEMPO Das 10 2 2 2 2 2 20

RESPONSABLE OPERATIVO Ing. Zuleyka Garca

ACTIVIDADES Planificacin y programacin Anlisis de: Caja Bancos Cuentas por Cobrar Ventas Gastos

RESPONSABLE OPERATIVO Ing. Vanessa Barrezueta

ACTIVIDADES Planificacin y programacin Anlisis de: Caja Bancos Cuentas por Cobrar Ventas Gastos

TIEMPO Das 10 2 2 2 2 2 20 TIEMPO Das 10 2 2 2 2 2 20

RESPONSABLE OPERATIVO Ing. Tatiana Mendoza

ACTIVIDADES Planificacin y programacin Anlisis de: Caja Bancos Cuentas por Cobrar Ventas Gastos

RESPONSABLE OPERATIVO Ing. Gabriela Moreira

ACTIVIDADES Planificacin y programacin Anlisis de: Caja Bancos Cuentas por Cobrar Ventas Gastos

TIEMPO Das 10 2 2 2 2 2 20 TIEMPO Das 10 2 2 2 2 2 20

RESPONSABLE OPERATIVO Ing. Julia Saltos

ACTIVIDADES Planificacin y programacin Anlisis de: Caja Bancos Cuentas por Cobrar Ventas Gastos

PRODUCTO A OBTENERSE Como resultado del examen se emitir un informe que contenga: SECCIN I: INFORME DEL EXAMEN Dictamen de los auditores Estado de Situacin Financiera Estado de Resultados Estado de Flujo de Efectivo Estado de Ejecucin Presupuestaria Nota a los estados Financieros Condensados SECCIN II: INFORMACIN FINANCIERA COMPLEMENTARIA Detalle de la informacin Financiera Complementaria SECCIN III: RESULTADO DEL EXAMEN Carta de Control Interno Captulo I Seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones Captulo II rubros examinados

ANEXOS Detalle de los principales funcionarios Cronograma de implementacin de las recomendaciones En caso de existir responsabilidades se formular el memorando de antecedentes.

Supervisor: Ing. Majorie Zambrano Mg.

Auditor Jefe de Equipo Ing. Liseth Vera

ESTACIN DE SERVICIOS TOSAGUA S.A. MATRIZ DE EVALUACIN ESPECFICA Y CALIFICACIN DE LOS RIESGOS DEL EXAMEN

COMPONENTES Y AFIRMACIONES Falta de Presupuesto

RIESGOS Y SU FUNDAMENTO RI: ALTO RC: ALTO No hay un patrn al momento de realizar los ingresos y gastos RI: ALTO RC: ALTO Prdida de facturas

ENFOQUE DEL EXAMEN Pruebas de Cumplimiento Documentacin de la Compaa Pruebas Sustantivas Constatar lo no existencia de un presupuesto

Desorden en archivos de documentos

Archivos y Oficina

Observar el espacio fsico donde se encuentran archivados los documentos fuentes Observar el programa contable que utiliza la compaa

Programa Contable obsoleto

RI: MODERADO RC: MODERADO Carece de ciertos aspectos importantes RI: ALTO RC: ALTO Cumplimiento del proceso establecido por las autoridades de la compaa

Programa Contable

Tratamiento de gasto corriente

Documentos fuentes

Verificar que se cumpla con el proceso desde la autorizacin hasta el pago de lo adquirido

RI= Riesgo Inherente RC= Riesgo de Control Elaborado por: Ing. Liseth Vera Supervisado por: Ing. Majorie Zambrano Mg

ESTACIN DE SERVICIOS TOSAGUA S.A. F.O.D.A.

FORTALEZAS - Directivos eficientes y eficaces - Buena atencin al pblico - Servicios de calidad - Buena calidad del combustible - Amplios espacios fsicos - Buena ubicacin - Gran nmero de accionistas - Tanquero propio

OPORTUNIDADES - Buenas vas de acceso a la estacin - Pago oportuno de los crditos de los clientes - Convenio de crditos con varias instituciones - Publicidad - gil provisin de combustibles

DEBILIDADES - Escasa seguridad - Escaso control de inventarios - Poco control de archivos

AMENAZAS - Inseguridad en el sector donde est ubicada la estacin - Personas particulares daan los bienes de la estacin - Cupo limitado de combustible para la provincia de Manab

ESTACIN DE SERVICIOS TOSAGUA S.A. AUDITORIA FINANCIERA DE 1 DE DICIEMBRE DE 2010 A DICIEMBRE 31 DE 2011 PROGRAMA DE TRABAJO PLANIFICACIN ESPECFICA
COMPONENTE: CAJA # OJBETIVOS/PROCEDIMIETOS Objetivos: Verificar que se realice depsitos diarios de la ventas del da Determinar si se lleva un registro contable de esta cuenta Observar que el dinero originado por las ventas se encuentre bajo seguridad Verificar la aplicacin de controles al manejo del efectivo Procedimientos: 1 2 Evaluacin del Control Interno Constatar que se realice el registro respectivo de los depsitos diarios que realiza la entidad en los auxiliares y mayores Observar los mtodos utilizados para el resguardo del efectivo recaudado de las ventas diarias Revisar los documentos fuentes que originen el pago en efectivo Verificar si se realizan constantemente arqueos de caja 01/03/2011 03/03/2011 REF. FECHA

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Elaborado por: Ing. Liseth Vera Supervisado por: Ing. Majorie Zambrano Mg.

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# COMPONENTE: BANCOS OJBETIVOS/PROCEDIMIETOS Objetivos: Verificar que se lleve y controle el libro bancos Determinar si se realizan las conciliaciones bancarias de manera peridicas Determinar que los movimientos en los que participe la cuenta bancos estn debidamente ingresados Procedimientos: 1 2 Evaluacin del Control Interno 01/03/2008 Verificar la existencia de polticas y procedimientos de supervisin y registro de bancos Analizar si la emisin de cheques est autorizada por las autoridades Revisar los documentos fuentes que originen la emisin de cheques Verificar si se realizan mensualmente las respectivas conciliaciones bancarias 04/03/2011 04/03/2011 04/03/2011 REF. FECHA

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Elaborado por: Ing. Liseth Vera Supervisado por: Ing. Majorie Zambrano Mg.

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# COMPONENTE: CUENTAS POR COBRAR OJBETIVOS/PROCEDIMIETOS Objetivos: Comparar los saldos de crdito emitidos en contabilidad con los registros que lleva el Gerente General Verificar la existencia de oficios emitidos por la Junta General de Accionistas que sustenten al otorgamiento de crditos. Observar que las deudas por cobrar sean cobradas en el momento en que se realice los cierres mensuales. Procedimientos: 1 2 Evaluacin del Control Interno Verificar la existencia de polticas para calificar a los clientes con crdito Constatar que todos los crditos sean autorizados Revisar que los saldos de los crditos que arrojan los auxiliares coincida con los saldos de los mayores. Observar el control de las cuentas a crdito para determinar las cuentas vencidas 01/03/2011 05/03/2011 05/03/2011 05/03/2011 REF. FECHA

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# COMPONENTE: GASTO DE ENERGIA ELECTRICA OJBETIVOS/PROCEDIMIETOS Objetivos: Observar los equipos que requieran de energa elctrica para resolver si se justifica o no el pago elevado de las planillas mensuales. Verificar que los pagos se realicen dentro del plazo normal para que no se generen multas e intereses. Determinar que no exista la sobrecarga de equipos que provoquen consumos altos. Procedimientos: 1 2 Evaluacin del Control Interno Observar la cantidad de equipos que funcionan en la estacin de servicios y que requieran energa elctrica Revisar que las instalaciones independientes a la estacin no consuman la energa de la empresa (bar) Revisar los asientos contables y auxiliares respectivos Verificar si se generan multas o intereses por pagos impuntuales 01/03/2011 05/03/2011 05/03/2011 05/03/2011 REF. FECHA

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Elaborado por: Ing. Liseth Vera Supervisado por: Ing. Majorie Zambrano Mg.

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# COMPONENTE: HORAS EXTRAS OJBETIVOS/PROCEDIMIETOS Objetivos: Observar el pago de todas las horas extras que el trabajador realice, y, adems, que en el rol aparezca la cantidad pagada por realizarlas. Constatar que el gerente comunique cada mes a los directivos de la empresa las horas extras que se hayan realizado. Verificar que el pago de las horas extras sea el fijado por el directorio de la compaa. 1 2 Procedimientos: Evaluacin del Control Interno Observar en los archivos de la empresa los roles mensuales con las respectivas horas extras por trabajador Constatar el visto bueno de las autoridades en cada rol de pago mensual de los trabajadores Verificar que los empleados que realicen horas extras sean compensados con horas libres Determinar que los empleados no sean obligados a cumplir con las horas extras REF. FECHA

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05/03/2011

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Elaborado por: Ing. Liseth Vera Supervisado por: Ing. Majorie Zambrano Mg.

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COMPONENTE: TRANSPORTE DE COMBUSTIBLE # OJBETIVOS/PROCEDIMIETOS Objetivos: Observar que existan documentos fuentes para realizar el pago del transporte de combustible. Verificar en las guas de remisin de cada viaje realizado para le estacin que conste en el destinatario del combustible el nombre y el R.U.C. de la compaa. Comparar el nmero de galones de combustible transportados con el emitido en las facturas a pagar. Procedimientos: 1 Evaluacin del Control Interno Observar en los archivos de la empresa las facturas correspondientes a cada viaje de combustible realizado para la estacin Constatar que estn archivadas todas las guas de remisin emitidas por cada viaje transportado hacia la empresa Revisar las guas de remisin para constatar que hayan sido emitidas a la empresa con los respectivos datos de la misma Verificar el nmero de galones transportados con los galones pagados 01/03/2011 10/03/2011 REF. FECHA

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10/03/2011

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Elaborado por: Ing. Liseth Vera Supervisado por: Ing. Majorie Zambrano Mg.

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COMPONENTE: MANTENIMIENTO DE EQUIPO Y MAQUINARIAS # OJBETIVOS/PROCEDIMIETOS REF. Objetivos: Determinar el buen funcionamiento de las bombas despachadoras de combustibles, el generador de luz y los dems equipos con los que consta la empresa Verificar la existencia de facturas pagadas por este concepto con la respectiva aprobacin del directorio autorizando el gasto Constatar que los equipos y maquinarias hayan recibido el respectivo mantenimiento por el valor cancelado. Procedimientos: 1 2 Evaluacin del Control Interno Entrevista con los despachadores de combustible con la finalidad de comprobar el buen funcionamiento de las bombas Verificar que existan facturas por este concepto con la respectiva autorizacin del pago Revisar si existen documentos donde se deje constancia de la fecha y tipo de mantenimiento realizado Determinar si los equipos reciben constantemente mantenimiento para su mejor funcionamiento 11/03/2011 01/03/2011 FECHA

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Elaborado por: Ing. Liseth Vera Supervisado por: Ing. Majorie Zambrano Mg.

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# COMPONENTE: SUELDOS Y SALARIOS OJBETIVOS/PROCEDIMIETOS Objetivos: Verificar la emisin de roles mensuales con la respectiva firma del empleado. Observar la cantidad de empleados que tiene la empresa para determinar que no exista sobrecarga de empleados. Determinar si las sueldos y salarios que cancela la compaa estn dados de acuerdo a las disposiciones legales respectivas. Procedimientos: 01/03/2011 1 2 Evaluacin del Control Interno Observar los archivos de la compaa para la revisin respectiva de roles de pago mensuales Verificar la existencia de polticas aplicables para la cancelacin de los sueldos a los empleados Revisar los asientos contables y auxiliares respectivos Revisar la cantidad de empleados que constan en roles y los que se les cancela por servicios presta dos 07/03/2011 REF. FECHA

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Elaborado por: Ing. Liseth Vera Supervisado por: Ing. Majorie Zambrano Mg.

CONCLUSIONES
Una vez concluido el trabajo de investigacin referente al Examen Especial a las Cuentas de Ingresos y Gastos de la Estacin de Servicios Tosagua S.A., se emiten las siguientes conclusiones: El manejo administrativo de la Estacin de Servicios, en trminos generales ha permitido ser una fuente de ingresos econmicos a sus accionistas. La empresa no cuenta con un Presupuesto Operativo Anual que le permita realizar programas y planes efectivos, as como contar con un instrumento de control de operaciones. Existe debilidad en los controles del efectivo, ya que no se realizan de forma peridica y sorpresiva, arqueos de caja a los despachadores del combustible, adems no se concilian las facturas emitidas por ventas con lo que reflejan las liquidaciones diarias. No existe una clara definicin de responsabilidades toda vez que el manejo de los cheques no est a cargo de un empleado especfico. Los saldos de las cuentas por cobrar no son conciliados adecuadamente existiendo valores diferentes en los libros contables. El rubro Gastos registra un incremento considerable por concepto de Sueldos y Salarios y otros gastos operativos, motivado por falta de controles efectivos.

RECOMENDACIONES
Sobre la base de las conclusiones a las cuales se lleg, es menester emitir las siguientes recomendaciones: La Estacin de Servicios Tosagua S.A., debe continuar expandiendo su campo de accin y aplicar estrategias para mejorar su situacin financiera de una forma sostenida. Es necesario que antes del inicio de cada ejercicio econmico se preparen los Presupuestos Operativos de Ingresos y Gastos, sobre la base de los Planes Operativos de la Compaa. Se deben fortalecer las acciones de controles internos en cada uno de los procesos, que incluyen: arqueos peridicos y sorpresivos a los despachadores de combustibles, conciliacin de las facturas de ventas frente a las liquidaciones respectivas. El control de los saldos de las cuentas por cobrar, debe ser monitoreado y conciliado peridicamente, para garantizar la recuperacin de valores y evitar las cuentas de dudoso cobro. Se recomienda designar de manera oficial y expresa a un empleado que se encargue del manejo y control de los cheques para que se defina especficamente las responsabilidades. Debe existir un control permanente de los gastos, evitando el uso indiscriminado de los servicios bsicos y contar con el recurso humano netamente necesario.

INFORME FINAL
Al Directorio General de la Compaa: Una vez analizado los aspectos determinantes para la ejecucin de este Examen Especial a las Cuentas de Ingresos y Gastos de la Estacin de Servicios Tosagua .S.A. periodo 20102011 y realizado de acuerdo a las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas, pongo a consideracin de ustedes los puntos de inters detectados mediante este examen: No se realizan de manera peridica arqueos de caja a los despachadores encargados de las ventas diarias de combustible. No existe una persona responsable de la emisin de cheques de manera que si se comete alguna falta sera difcil establecer el culpable. No han sido efectuadas conciliaciones a las cuentas por cobrar entre los saldos de los auxiliares y los del mayor general. No concilian las facturas emitidas por ventas con lo que reflejan las liquidaciones diarias por ventas en efectivo. El rubro Gastos registra valores elevados por concepto de Sueldos y Salarios, energa elctrica, horas extras, transporte de combustible y mantenimiento de equipos y maquinarias durante el periodo examinado. En sus cuatros aos de funcionamiento la compaa no cuenta con un presupuesto operativo, lo cual es considerado como deficiencia, ya que los ingresos y gastos no son proyectados ni planificados. Particular que comunico a ustedes para los fines consiguientes.

Supervisor: Ing. Majorie Zambrano Mg.

Auditor Jefe de Equipo Ing. Liseth Vera

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