Auditora Administrativa

Lic. Jeyling Alfaro Manzanares

INTRODUCCIN
En la actualidad vivimos un mundo de cambios, los cuales ocurren a una velocidad vertiginosa, aunado a este siglo en donde la globalizacin impera y en consecuencia donde las empresas estn cada vez ms inmersas en un ambiente de mercados abiertos, implicando para ellas, la necesidad de ser cada da ms competitivas.

La administracin es el eje central sobre el cual gira la empresa, por lo que resulta importante el revisar y hacer un diagnstico de la misma, con el propsito de detectar problemas y solucionarlos.
Lic. Jeyling Alfaro

ANTECEDENTES
En el ao de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association sent las bases para lo que l llam "auditora administrativa", la cual, en sus palabras, consista en "una evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable. 1955, Harold Koontz y Ciryl ODonnell, tambin en sus Principios de Administracin, proponen a la auto-auditora, como una tcnica de control del desempeo total, la cual estara destinada a "evaluar la posicin de la empresa para determinar dnde se encuentra, hacia dnde va con los programas presentes, cules deberan ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos. En 1978, la Asociacin Nacional de Licenciados en Administracin, difunde el documento Auditora Administrativa, el cual rene las normas para su implementacin en organizaciones pblicas y privadas. Poco despus, en 1984, Robert J. Thierauf presenta Auditora Administrativa con Cuestionarios de Trabajo, trabajo que introduce a la auditora administrativa y a la forma de aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las reas funcionales, ambiente de trabajo y sistemas de informacin

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DEFINICINES
La auditora Administrativa es una rama de la Auditora que tiene por objeto investigar, revisar y evaluar a la administracin de la empresa ya sea en forma total o por reas especficas para luego presentar un informe y dar las recomendaciones que se juzguen necesarias.

Es un examen detallado de la administracin de un organismo realizado por un profesional de la administracin con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados, sus metas fijadas con base en la organizacin, sus recursos humanos, financieros, materiales, mtodos y controles, y su forma de operar.
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OBJETIVOS
De control De productividad De organizacin De servicio De calidad De cambio De toma de decisiones

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VENTAJAS
Facilita una ayuda primordial a la direccin al evaluar de forma independiente los sistemas de organizacin y de administracin. Facilita una evaluacin global y objetiva de los problemas de la empresa, que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los departamentos afectados. Pone a disposicin de la direccin un profundo conocimiento de las operaciones de la empresa. Contribuye eficazmente a verificacin de los datos contables y financieros. evitar las actividades rutinarias y la inercia burocrtica que generalmente se desarrollan en las grandes empresas. Favorece la proteccin de los intereses y bienes de la empresa frente a terceros.
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ALCANCE DE AUDITORA ADMINISTRATIVA

Naturaleza jurdica Criterios de funcionamiento Estilo de administracin Enfoque estratgico Proceso administrativo Giro industrial Sector de actividad mbito de operacin Tamao de la empresa Nmero de empleados

Relaciones de coordinacin Desarrollo tecnolgico Sistemas de comunicacin e informacin Nivel de desempeo Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad
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REAS DE APLICACIN
PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEACIN Visin Misin Objetivos Metas Estrategias / tcticas Procesos Polticas Procedimientos Programas Enfoques Niveles Horizontes DIRECCIN Liderazgo Comunicacin Motivacin Grupos y equipos de trabajo Manejo del estrs, el conflicto y la crisis Tecnologa de la informacin Toma de decisiones Creatividad e innovacin Adquisiciones Almacenes e inventarios Asesora externa Asesora interna Coordinacin Distribucin del espacio Exportaciones Globalizacin Importaciones Informtica Investigacin y desarrollo Marketing Operaciones Proveedores Proyectos Recursos financieros y contabilidad Servicio a clientes Servicios generales Sistemas

ELEMENTOS ESPECFICOS

ORGANIZACIN Estructura organizacional Divisin y distribucin de funciones Cultura organizacional Recursos humanos Cambio organizacional Estudios administrativos Instrumentos tcnicos

CONTROL

Naturaleza Sistemas Niveles Proceso reas de aplicacin Herramientas Calidad

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PRINCIPIOS DE AUDITORA ADMINISTRATIVA

Se debe analizar el criterio a utilizar en la Auditoria, tomando en consideracin las siguientes premisas: Debe ser objetiva
Debe tener relacin con el presente y el futuro El resultado de la Auditoria debe ser fcil de entender y aplicar.

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PARTES DE AUDITORA ADMINISTRATIVA

Evaluacin de la planeacin de la empresa. Evaluacin de contabilidad y finanzas. Evaluacin de la funcin de mercadotecnia. Evaluacin de la funcin de produccin. Evaluacin de la funcin de personal.

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El AUDITOR
El Auditor Administrativo es la persona con capacidad tcnica y analtica suficiente para investigar, revisar y evaluar a la empresa y con conocimientos adecuados que acrediten su idoneidad profesional.
El trabajo puede desarrollarlo: Un Contador Pblico (especializado en Administracin). Un Administrador de Empresas. Un Ingeniero Industrial. Un Economista. Un profesional especializado en Administracin Pblica. Otros profesionales.
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AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

La investigacin y evaluacin del proceso administrativo puede enfocarse a nivel general de la empresa, a nivel de departamento, o de un puesto especfico.

As pues, habr ocasiones en que corresponde hacer un examen sistemtico de toda la empresa, en otro ser necesario una investigacin profunda sobre algn rea especifica.

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CLASIFICACION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVO

I N T E R N A Operacional

Financiera A. ADMITIVA

E X T E R N A

Examen crtico, sistemtico y detallado hecho por una persona o firma independiente
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AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Auditoria Administrativ a
IN T E R N O S

Procesal

Proceso Administrativo

Investiga, revisa y evala En sus aspectos

Analtico

Puestos Tiempos

La empresa

E X T E R N O S

Medio Ambiente

Demanda. Precio. Comunicacin Otros

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AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

ASAMBLEA GENERAL
AUDITORA ADMINSITRATIVA

JUNTA DIRECTIVA

GERENTE

VENTAS

PRODUCCIN

FINANZAS

PERSONAL

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METODOLOGA DE AUDITORA ADMINISTRATIVA

Estudios preliminares Planeacin del Trabajo La Investigacin Anlisis y evaluacin de informacin

Elaboracin del informe

Implementar recomendaciones.
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ESTUDIOS PRELIMINARES
ACTIVIDADES PARA

Visita

en la planta. Entrevistas. Definir reas a investigar. Captacin de necesidades. Estadsticas. Observacin de graficas Identificacin de los problemas.

Formarse un criterio sobre el campo de trabajo y tener un concepto general sobre el desarrollo de las operaciones

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PLANEACIN DEL TRABAJO.

ACTIVIDADES PARA

Definir el alcance y limitaciones del estudio Conocer los recursos, disponibles y los necesarios tales como: Costos, tiempo, personal, etc. Tipo de informacin requerida.

Prever el trabajo que se va a desarrollar Mtodos de investigacin, hojas de anlisis cuestionarios. Integrar todos los elementos que se necesitan y a la vez definir las guas a seguir para la generacin de las actividades y analizar los controles existentes

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INVESTIGACIN
ACTIVIDADES
Descomponer los problemas en sus elementos. Anlisis de documentos legales. Medio ambiente. El proceso administrativo. reas funcionales. Registros Contables. Grficas y diagramas. Aspectos generales y administrativos. Elaboracin de papeles de trabajo: Cuestionarios de evaluacin, encuestas, entrevistas, etc.

PARA

Obtener la informacin necesaria y concreta para efectuar un anlisis y dar las recomendaciones.

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ANLISIS Y EVALUACIN DE INFORMACIN.

ACTIVIDADES PARA

Compilacin de hiptesis Obtencin de evidencias. Comparacin de lo que existe con un patrn previsto. Qu falta o qu sobra?

Conocer la eficiencia con que se ha operado en la empresa. Detectar causas que impiden el logro de los objetivos.

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ELABORACIN DEL INFORME

ACTIVIDADES PARA

Una vez definida la parte preliminar, su contenido y el uso que va a drsele, se elabora el mismo, teniendo el cuidado de redactarlo adecuadamente y presentarlo oportunamente: Debe contener la apreciacin sobre la empresa y las conclusiones y recomendaciones.

Dar a conocer a los directivos la situacin administrativa actual, discutir sus fallas y dar recomendaciones o proponer medidas correctivas

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IMPLEMENTAR RECOMENDACIONES
ACTIVIDADES PARA

Poner en prctica las medidas de mejoramiento administrativo.

Dar solucin a los diferentes problemas que se presentan

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IMPORTANCIA
Cualquier tipo de organizacin, sea pblica o privada, grande, mediana o pequea tiene la necesidad de examinar su situacin, para saber si los sistemas bajo los cuales trabaja son los ptimos de acuerdo a su realidad. Mediante la Auditoria administrativa se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. Es importante para esta disciplina valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas.

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CONCLUSIONES
La Auditora Administrativa es una tcnica de control preventivo que debe ejercer la direccin de una organizacin, pues mediante su aplicacin se revisan objetivos, polticas, programas de trabajo, estructura orgnica, controles operativos, sistemas y procedimientos, utilizacin de recursos y aprovechamiento del personal. Asimismo, se determinan objetivamente, posibles anomalas, que limitan el funcionamiento de un organismo social, que le permite, de forma oportuna, considerar en sus decisiones los factores determinantes que afectan su operacin. El proceso de la Auditora Administrativa permite apreciar a la organizacin en su conjunto, partiendo de un anlisis sistemtico, riguroso, objetivo e integral de sus funciones administrativas, para poder determinar los ajustes o reformas que deben hacerse dentro de su contexto estructural y con relacin a las perspectivas de trabajo presentes y futuras. Todo ello, derivado de una actitud reflexiva y crtica por parte de sus integrantes, como va para conocer la realidad y poder transformarla, en respuesta a las necesidades y requerimientos del entorno.

Lic. Jeyling Alfaro

Gracias por su atencin

Lic. Jeyling Alfaro Manzanares