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LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.

El conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO
La administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organizacin y el empleo de todos los dems recursos organizacionales, con el propsito de alcanzar las metas establecidas para la organizacin.

Planeacin
- Qu es lo que se quiere hacer? - Qu se va a hacer?

Organizacin

Direccin

Control

- Cmo se va a hacer?

- Verificar que se haga

- Cmo se ha hecho?

PLANIFICACIN
Planificar implica que los administradores piensen con antelacin en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algn mtodo, plan o lgica, y no en corazonadas La planificacin requiere definir los objetivos o metas de la organizacin, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarqua completa de Planes para coordinar las actividades. Se ocupa tanto de los fines (qu hay que hacer?) como de los medios (cmo debe hacerse?). Da direccin a los gerentes y a toda la organizacin. Cuando los empleados saben a donde va la organizacin y en que deben contribuir para alcanzar ese objetivo, pueden coordinar sus actividades, cooperar entre ellos y trabajar en equipos.

ORGANIZACIN
Es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organizacin, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organizacin Los gerentes deben adaptar la estructura de la organizacin a sus metas y recursos, proceso conocido como diseo organizacional

ORGANIGRAMAS
Un organigrama es la representacin grfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organizacin. Representan las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerrquicas y competenciales de vigor en la organizacin.

DIRECCIN
Es el elemento de la administracin en el que se logra la realizacin efectiva de lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones. En el nivel administrativo, o sea, el de todo aqul que es jefe, y precisamente en cuanto lo es, se trata de "Dirigir" no de "ejecutar". El jefe en como tal, no ejecuta sino hace que otros ejecuten. Tienen no obstante su "hacer propio". Este consiste precisamente en dirigir Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales.

CONTROL
Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa. Los gerentes no pueden saber en realidad si sus unidades funcionan como es debido hasta haber evaluado qu actividades se han realizado y haber comparado el desempeo real con la norma deseada. Un sistema de control efectivo asegura que las actividades se terminen de manera que conduzcan a la consecucin de las metas de la organizacin. El gerente debe estar seguro que los actos de los miembros de la organizacin la conduzcan hacia las metas establecidas.

COMO HACER UNA DIAGRAMA DE UN PROCESO


Los diagramas de flujos de datos (DFD), es una tcnica de modelizacin, que nos muestra un sistema como una red de procesos conectados entre ellos por flujos y almacenamientos de datos.

COMO HACER UNA DIAGRAMA DE UN PROCESO

Niveles de los Diagramas de Flujo de Datos

Nivel 0: Diagrama de contexto. Nivel 1: Diagrama de nivel superior. Nivel 2: Diagrama de detalle o expansin.

Caractersticas de los Niveles


Diagrama de Contexto: Nivel 0 En el diagrama de contexto solo se dibuja el proceso principal y los flujos entre este y sus entidades externas. Diagrama de Nivel Superior: Nivel 1 En el diagrama de nivel superior se plasman todos los procesos que describen al proceso principal. En este nivel los procesos no pueden interrelacionarse directamente, sino que entre ellos siempre debe existir algn almacenamiento o entidad externa que los una.

Diagrama de Detalle o Expansin: Nivel 2 A partir del nivel 2 de detalle, los procesos pueden interrelacionarse directamente, sin necesidad de almacenamiento que los una. Cabe destacar que en el nivel 1 y 2 siempre los procesos deben tener las entradas y las salidas dadas en el diagrama de contexto.

EJEMPLO
El encargado de recepcin, que recibe un pedido y lo verifica para determinar si es del tipo que fabrica la organizacin. Si la respuesta es no, el pedido no se acepta; si es s, pasa a la seccin de produccin.

La seccin de produccin, que comprueba si la mquina para hacer el pedido est disponible. Si no, el pedido no se acepta; en otro caso, se encargan los recursos para la produccin del pedido.

Se toma cada proceso fsico, se busca qu es lo que hace y se reemplaza por un DFD de funciones lgicas expandido que represente las actividades de un objeto fsico. En la figura podemos apreciar como el encargado de recepcin se reemplaza por dos funciones que son registrar pedido y comprobar tipo de pedido. De la misma forma seccin de produccin es reemplazado por sus dos funciones comprobar recursos disponibles y encargar recursos a produccin.