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Gua de supervisin

Proyectos de Desarrollo Comunitario y Fortalecimiento Institucional


Programa Agua para Pequeas Comunidades (APPC)

Gua de supervisin Proyectos de Desarrollo comunitario y fortalecimiento institucional


Programa Agua para Pequeas Comunidades (APPC)

Primera edicin Este documento fue elaborado por el Fondo de Inversin Productiva y Social (FPS) como parte del Reglamento Operativo del Programa Agua para Pequeas Comunidades (APPC), con el asesoramiento de GTZ-PROAPAC.

El material producido y el contenido en l incluido, pueden reproducirse siempre y cuando se cite debidamente la fuente.

La Paz, noviembre 2009

Gua de supervisin de proyectos de desarrollo comunitario y fortalecimiento institucional programa agua para pequeas comunidades (APPC)

INDICE

Introduccin........................................................................................................... 5 Generalidades....................................................................................................... 7 Objetivo General. ................................................................................................... 7 Objetivos Especficos............................................................................................ 8 Resultados. ............................................................................................................ 8 Estructura y sus Funciones .................................................................................. 9 Coordinacin......................................................................................................... 9 Organizacin........................................................................................................10 Tiempo de Trabajo................................................................................................10 Instrumentos Normativos. .....................................................................................11 Herramientas de Trabajo de Campo ....................................................................11 A) Libro de Supervisin........................................................................................11 B) Otras Herramientas. .........................................................................................12 Actividades ..........................................................................................................14 Experiencia. ..........................................................................................................14 Forma de Pago.....................................................................................................15

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Gua de Supervisin de Proyectos de Desarrollo Comunitario y Fortalecimiento Institucional Programa Agua para Pequeas Comunidades (APPC)
Introduccin
En el marco de las polticas constituidas por el rgano Ejecutivo del Estado Plurinacional de Bolivia y los derechos fundamentales como el acceso al Agua y Saneamiento, el Gobierno est invirtiendo recursos financieros tanto a nivel local como en comunidades rurales o poblaciones menores a 10.000 habitantes en diferentes municipios, atendiendo estas demandas con el Programa Agua para Pequeas Comunidades , que tiene el propsito de incrementar la cobertura y calidad de los servicios de agua y saneamiento bajo un enfoque participativo y de derechos (obligacin y responsabilidad), posibilitando as que la poblacin disfrute de estos bienes sociales y cuente con un servicio efectivo y eficiente. Los proyectos de Agua y Saneamiento en el APPC, sern ejecutados por el FPS e implementados con un instrumento que debe ser conocido y aplicado por los ejecutores, denominado Instrumento de aplicacin DESCOM-FI . El APPC dentro de sus conceptos y lineamientos establece la existencia de dos componentes relacionados entre s: un componente de infraestructura tangible y perceptible y un componente socio-institucional intangible e indispensable para garantizar la sostenibilidad en la prestacin del servicio. La ejecucin de ambos componentes y principalmente del segundo (intangibles), se traducen en Medidas de Valor Agregado (MDVA) que integradas al ciclo regular del proyecto permitirn una intervencin integral, coherente, legtima y viable de los habitantes de la comunidad. Sin embargo, el proyecto otorga igual importancia a ambos componentes por lo que la intervencin debe desarrollarse simultnea y complementariamente, respondiendo a las caractersticas sociales y culturales de la comunidad. Con la finalidad de mejorar los procesos de ejecucin en el APPC se ha determinado contar con un profesional responsable de la SUPERVISIN del DESCOM-FI, quien es contratado por el Gobierno Municipal y en el marco de los lineamiento del APPC debe cumplir la funcin especfica de Monitoreo o Seguimiento de proyectos, concepto que se toma de la Estrategia Social de Saneamien-

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to Bsico, Gua de Desarrollo Comunitario N 6, donde textualmente se define al monitoreo o seguimiento como la herramienta de gestin para controlar la marcha de los proyectos en ejecucin, consistente en la evaluacin permanente del desempeo efectivo del mismo, mediante la comparacin de lo programado y lo realizado, es decir medir los resultados y procesos reales en funcin de los previstos . En este sentido y como consecuencia de esta determinacin, surge adems la necesidad de contar con una gua de supervisin que contenga los preceptos que en adelante regirn las funciones del supervisor.

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Generalidades
Los preceptos que se establecen en la presente gua son de observancia general y obligatoria para el cumplimiento de funciones del SUPERVISOR, en este sentido su accionar deber estar enmarcado dentro de los lineamientos generales del Programa APPC y del seguimiento de actividades contempladas en el Instrumento de Aplicacin de Desarrollo Comunitario y Fortalecimiento Institucional, documento gua para la ejecucin de proyectos. La Gua de Supervisin tiene estricta aplicabilidad en todos los proyectos a ejecutarse sea cual fuere el contexto en el que se desarrolla, garantizando de esta forma un seguimiento constante conforme al plan de intervencin. La funcin bsica de la supervisin es la de aportar y orientar en base a su experiencia, estrategias y metodologas apropiadas para el abordaje del trabajo comunitario e institucional referido a las EPSA; asimismo, contribuir en la prevencin y manejo de posibles conflictos que emerjan durante el desarrollo del proyecto. Por lo tanto, su intervencin mejorar los resultados del proyecto, siendo sugerente y participativa, nunca imperativa ni autoritaria. El supervisor ser responsable del seguimiento referido al avance del

componente DESCOM-FI en todas sus fases, las mismas que debern estar en relacin directa con el presupuesto asignado al proyecto. El supervisor deber realizar un balance comparativo peridico en cuanto al desempeo del equipo de ejecutores contratados para la implementacin del DESCOM-FI, con relacin a las actividades realizadas y resultados logrados durante el proceso de implementacin del proyecto; aspectos importantes a vigilar que, de no darse cumplimiento, lo harn corresponsable de posibles falencias que se presenten durante la ejecucin del proyecto. El trabajo de supervisin es una actividad que debe desarrollarse en equipo con todos los actores que intervienen en la ejecucin del proyecto.

Objetivo General
Siendo que la funcin especfica del Supervisor es el monitoreo o seguimiento del avance de procesos desarrollados en el DESCOM-FI del proyecto, el objetivo general de la Supervisin es: La vigilancia continua y sostenida del avance de los procesos, actividades y productos logrados durante la ejecucin del ejecutor DESCOM-FI del proyecto a fin de mejorar la gestin, la calidad de la ejecucin y sus

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resultados, adems de precautelar el uso adecuado de los recursos econmicos.

Objetivos especificos
Realizar el monitoreo de acuerdo a la matriz operativa de cada mdulo determinado en el Instrumento de Aplicacin de Desarrollo Comunitario y Fortalecimiento Institucional. Efectuar el seguimiento sostenido de los procesos sociales y educativos que se desarrollan secuencialmente en cada una de las fases del ciclo del proyecto (Preinversin, Inversin, Consolidacin del DESCOM-FI) y que estn orientados a la sostenibilidad de la inversin. Monitorear las estrategias de control social adoptadas por los vecinos/as para garantizar la buena ejecucin de la obra. Crear sinergia y espritu de colaboracin entre los miembros del Equipo ejecutor para promover un enfoque de visin compartida y satisfaccin individual durante el desarrollo del proyecto.

de las actividades establecidas en el Instrumento de Aplicacin de DESCOM-FI en sus fases de inversin y consolidacin, se tienen los resultados reflejados en los documentos que contienen la informacin sistematizada del mismo. Se ha brindado la asistencia tcnica adecuada y los ajustes requeridos de manera oportuna, producto de ello la comunidad se ha sensibilizado y capacitado en educacin sanitaria, operacin y mantenimiento, adems se cuenta con una EPSA preparada para enfrentar una gestin adecuada de los servicios. La comunidad esta preparada para enfrentar las nuevas condiciones generadas y ejerce el Control Social a los componentes que conforman el Proyecto. El Gobierno Municipal esta dispuesto a coadyuvar en la sostenibilidad de la inversin, constituyndose en una de las instituciones clave, producto de la coordinacin institucional impulsada. Se han generado los espacios de participacin comunitaria que posibilitaran la toma de decisiones para dar continuidad, en la gestin y control social del proyecto. Se cuenta con los instrumentos que permitieron el alcanzar el objetivo de la Supervisin.

Resultados
Una vez ejecutado el plan de intervencin del proyecto y completado el proceso de implementacin

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Estructura y sus funciones


El Fondo Nacional de Inversin Productiva y Social en su estructura organizativa se caracteriza por la atencin a diferentes Programas, constituyendo una parte fundamental del mismo, el Programa Agua Para Pequeas Comunidades que cuenta con una base normativa denominada Reglamento Operativo, el cual se constituir durante la ejecucin del DESCOM-FI en el documento marco a nivel de la Supervisin. Este trabajo deber ser desarrollado bajo la supervisin de la Unidad de Agua Saneamiento y Cuencas del FPS del programa APPC, instancia que a su vez cuenta con un Especialista Tcnico, un Especialista de Medio Ambiente y un Especialista Social que ser el/la responsable del Componente Social, coordinando las actividades a travs de la Gerencia Tcnica y de Desarrollo FPS Nacional, los Gerentes Departamentales y los Fiscales departamentales del FPS de los que dependern los Supervisores Sociales y los Ejecutores de cada uno de los proyectos que se ejecuten a nivel de las denominadas pequeas comunidades Es as, que dentro de esta estructura, el equipo ejecutor es responsable de la implementacin del Instrumento de Aplicacin del DESCOM-FI.

La aplicacin de los instrumentos de monitoreo ser responsabilidad del Supervisor de DESCOM-FI, quien deber remitir los formularios, actas y otros generados por la supervisin con un informe al Fiscal del FPS (responsable del seguimiento y monitoreo de Desarrollo Comunitario del Programa APPC), detallando el proceso de seguimiento, metodologa y tcnicas empleadas.

Coordinacin
La Supervisin se desarrollar bajo la dependencia directa del Fiscal y otras instancias del FPS Nacional, relacionadas con el Programa APPC, adems con el Gobierno Municipal y los financiadores. En coordinacin con las organizaciones comunitarias involucradas en el proceso. El Fiscal del FPS es el medio autorizado de comunicacin, notificacin y aprobacin de todos los aspectos relacionados al trabajo y/o servicio a ser realizados por la Firma Consultora o Consultor individual, bajo los trminos de referencia y contrato especfico. El Fiscal del FPS tendr la autoridad necesaria para aprobar los asuntos pertinentes al Servicio, de acuerdo a las atribuciones e instrucciones que le conferir expresamente el Contratante. Tendr, asimismo, el derecho de solicitar de maneras justificadas mejoras en los mtodos de trabajo y desempeo
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del equipo consultor en coordinacin con la Unidad de Agua, Saneamiento y Cuencas del FPS nacional. La Firma Consultora o Consultor individual pondr a disposicin del Fiscal toda la documentacin que pudiera ser requerida durante la ejecucin del Servicio. El Contratante designar y har conocer a la Firma Consultora o Consultor individual, mediante notificacin escrita, la nominacin del Supervisor de Desarrollo Comunitario y Fortalecimiento Institucional. La revisin de documentos por parte del Contratante, durante el tiempo que dure la consultora, no exime al Supervisor de la responsabilidad final y total sobre los mismos. La Firma consultora o el consultor individual sern responsables por los daos o perjuicios provocados o emergentes de los actos, incumplimientos, faltas u omisiones de los equipos sociales contratados de acuerdo a las Clusulas de Contrato.

El supervisor DESCOM-FI tiene la labor de supervisar a este equipo, mediante el seguimiento a las actividades y resultados esperados definidos en el Instrumento de Aplicacin de DESCOM-FI para el APPC.

Tiempo de trabajo
El Programa APPC otorga igual importancia tanto al componente tcnico como al social-institucional, por lo que la intervencin debe desarrollarse de manera integrada, simultnea y complementaria, por tanto el tiempo de trabajo del Ejecutor y del Supervisor DESCOM-FI, se ajustar al tiempo de construccin de la obra. La duracin del trabajo del Supervisor esta definido en funcin a los Trminos de Referencia y Contrato del Ejecutor DESCOM-FI. El tiempo ser calculado a partir de la orden de inicio que ser dada por el Fiscal, hasta la entrega definitiva de la obra y de un informe final del Supervisor aprobado por el Fiscal del Proyecto. En caso de que exista un retraso de ms de 30 das por parte de la empresa constructora, el Supervisor debe alertar al Fiscal para que este tome las medidas necesarias, as evitar desfases. Si en opinin del Supervisor, el ritmo de avance de las actividades previstas en el cronograma de

Organizacin
El ejecutor del DESCOM-FI podr estar conformado por un coordinador, dos o tres facilitadores de apoyo dependiendo del tamao de la poblacin y un profesional de Fortalecimiento Institucional en caso de Proyectos de 2.000 a 10.000 habitantes.

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DESCOM-FI, es demasiado lento y, por tanto no garantiza su conclusin en el plazo establecido, deber promover un ajuste al cronograma o en su defecto comunicar al Fiscal para adoptar las medidas correctivas necesarias.

actividades desarrolladas por el Ejecutor DESCOM-FI, incluyendo sus observaciones y recomendaciones tcnicas. Las herramientas son: Libro de Supervisin Actas de Reunin Formularios de Seguimiento y Monitoreo y otros, de acuerdo a las exigencias del proceso y que el Supervisor crea necesario aplicar.

Instrumentos normativos
Para el cumplimiento de los servicios de supervisin el Fiscal proporcionar al Supervisor la documentacin tcnica completa del Programa APPC, de acuerdo al siguiente detalle: 1. Trminos de Referencia del Ejecutor DESCOM-FI 2. Instrumento de Aplicacin DESCOM-FI 3. Plan de Actividades DESCOM-FI, elaborado por el Ejecutor 4. Reglamento Operativo del Programa Agua Para Pequeas Comunidades 5. Gua de Supervisin DESCOM- FI

Las herramientas aplicadas por el Supervisor debern estar a disposicin de los actores involucrados en el proyecto, como ser Ejecutor, Fiscal, Gobierno Municipal y Comunidad., de manera que faciliten los procesos de evaluacin del APPC.

a) Libro de Supervisin
Objetivo Ejercer de manera documentada el control de los resultados obtenidos como producto de las observaciones, recomendaciones tcnicas efectuadas por el Supervisor en relacin a eventos, situaciones y problemas que se susciten y que deben ser valoradas y recogidas por el Ejecutor como sugerencias, recomendaciones para mejorar las actividades.

Herramientas de trabajo de campo


Para el adecuado desempeo del trabajo de campo, el Supervisor contar con herramientas de aplicacin obligatoria, que le permitan realizar un seguimiento cronolgico de las

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Apertura La adquisicin del Libro de Supervisin ser de responsabilidad del Supervisor del proyecto, bajo las siguientes especificaciones: Cuaderno empastado de 100 hojas debidamente foliado y con un acta de apertura al inicio del proyecto. El Libro de Supervisin es de uso exclusivo del proyecto. El Supervisor efectuar la apertura del Libro de Supervisin en presencia del CRP y el visto bueno del Fiscal FPS, incluyendo la fecha de orden de inicio y tiempo de duracin del proyecto. Manejo El uso y llenado del Libro de Supervisin es de responsabilidad del SUPERVISOR(A), quin registrar de manera escrita las recomendaciones tcnicas, problemas relacionados con la implementacin del DESCOM-FI y envo de correspondencia formal que considere necesaria. Las recomendaciones de ajuste al desempeo del Ejecutor, debern registrarse de manera resumida en el Libro de la Comunidad en coordinacin con el CRP. El Libro de supervisin deber estar en un espacio visible y que facilite

su uso (Oficina del ejecutor, EPSA u otro que se considere apto), as ser accesible al Fiscal del FPS, personal del Gobierno Municipal, representantes del VAPSB, MMA y A, representantes de los Financiadores u otros actores del Programa. Cierre Una vez concluidas todas las actividades previstas en la implementacin del DESCOM-FI, el Supervisor proceder al cierre del Libro de Supervisin DESCOM-FI, anotando en la hoja que corresponda aspectos que reflejen la conclusin de la implementacin y proceder a la entrega de este documento al Fiscal del FPS.

b) Otras herramientas
En el anexo de la presente gua se presentan modelos y formatos de formularios, que debern ser aplicadas por el Supervisor para el seguimiento a las actividades y resultados del Ejecutor DESCOM-FI. Funciones del supervisor El Supervisor ejercer el control y supervisin de las actividades y resultados alcanzados por el Ejecutor DESCOM-FI y realizar comentarios y recomendaciones para mejorar su implementacin en funcin a los ob-

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jetivos y actividades contenidos en el Plan DESCOM y Plan FI. Coordinacin directa con el Fiscal del FPS y otros actores locales del Proyecto y sujecin general a los lineamientos del Programa APPC. Mantener permanentemente informado al Fiscal y al Especialista Social del APPC sobre el avance de la implementacin del trabajo del Ejecutor DESCOM-FI Supervisar el Plan de trabajo del Ejecutor DESCOM-FI y el uso adecuado de la Matriz Operativa del Instrumento de Aplicacin del DESCOM-FI. Verificar que el Ejecutor DESCOM-FI aplique los enfoques transversales de interculturalidad, equidad de gnero, generacional y medio ambiente. Supervisar y monitorear la calidad de los eventos (talleres, cursos, asambleas y otras actividades colectivas) y evaluarlas conjuntamente con el ejecutor. Fomentar y apoyar las iniciativas, estrategias y metodologas propuestas por el Ejecutor DESCOM-FI con la finalidad de retroalimentar las innovaciones que puedan ser replicadas.

Velar porque todas las actividades, capacitacin y beneficios del Proyecto favorezcan a toda la poblacin, sin discriminar por razones de gnero, edad o cultura. Identificar factores que facilitan y/o limitan el cumplimiento de actividades previstas para establecer las posibles causas y aplicar medidas correctivas oportunamente. Realizar un balance permanente del avance de la implementacin del DESCOM-FI, comparando peridicamente metas trazadas, resultados obtenidos y cronograma elaborado. Realizar una lectura permanente de la realidad en la que se interviene a fin de motivar la reflexin crtica con el Ejecutor DESCOM-FI sobre los procesos sociales e institucionales que se estn generando en el marco del APPC, a fin de adecuar las estrategias al momento histrico, destacando el ejercicio del control social. Elaborar y documentar los informes (Inicial, Primero y Segundo) dirigidos al Fiscal del FPS. Solicitar oportunamente el pago al Ejecutor, previa aprobacin del informe correspondiente.

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Otros especficamente definidos en los Trminos de Referencia.

efectuar un monitoreo riguroso a los das que se ejecute esta actividad. Ejercer control permanente de la capacidad operativa del Ejecutor respecto de las actividades implementadas con relacin a las programadas.

Actividades
Permanecer en funciones durante el tiempo de vigencia de su contrato, dedicando tiempo completo y exclusivo al trabajo. Revisin y aprobacin de informes descriptivos presentados por el Ejecutor que incluirn cuadros comparativos que reflejen: productos, actividades y cobertura lograda; indicadores que estarn en directa relacin con los objetivos que establece el Instrumento de Aplicacin de DESCOM-FI en cada Mdulo. Generar un mapa de los procesos de ejecucin del avance de trabajo de cada mdulo. Comprobacin de la coherencia entre informe del ejecutor DESCOM-FI y los medios de verificacin adjuntos, adems de su relacin con la matriz operativa. Emitir una nota o carta al Fiscal del FPS certificando la validez de los informes de avance del ejecutor DESCOM-FI El supervisor, realizar al azar la verificacin de la informacin recogida en la Lnea de Base, de acuerdo a la metodologa que prefiera, adems

Experiencia
Profesional con grado acadmico en Ciencias Sociales (Socilogo/a), Trabajador/a) Social, Antroplogo/a, o carreras afines, con experiencia en ejecucin de proyectos de Desarrollo Comunitario y Fortalecimiento Institucional de por lo menos tres aos. Tener conocimiento acerca de la Estrategia Social de Saneamiento Bsico (6 guas) Contar con experiencia en el manejo de grupos de trabajo, metodologas participativas, liderazgo y tener predisposicin de trabajo en equipo. Tener habilidad y capacidad de construir un ambiente positivo que propicie la motivacin, iniciativa y compromiso en el trabajo de equipo.

Forma de pago
El pago por los servicios del Supervisor del DESCOM-FI se cancelar contra entrega y aprobacin de los informes, por parte del Fiscal del FPS.

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La modalidad de pago ser la siguiente: 20% del monto del servicio de Supervisin del DESCOM-FI Fase de Inversin a la entrega de un informe inicial sobre el acta de validacin del proyecto, conformacin del CRP y la aprobacin del plan de actividades del ejecutor de DESCOM-FI. 30% del monto del servicio de Supervisin del DESCOM-FI a la entrega del Primer informe de avance sobre la realizacin los primeros productos del mdulo II por el responsable de la ejecucin del DESCOM-FI. 30% del monto del servicio de Supervisin del DESCOM-FI a la entrega del segundo informe de avance sobre la realizacin las actividades complementarias del mdulo II por el responsable de la ejecucin del DESCOM-FI.

El ltimo pago del 20% del monto del servicio de Supervisin del DESCOM-FI, ser cancelado a la conclusin del mdulo III de Consolidacin y una vez que el Fiscal del FPS y adems del financiador, otorguen la No Objecin al trabajo realizado por el Supervisor sobre la base de una evaluacin de desempeo satisfactorio y a la presentacin del informe final.

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MATRIZ DE MONITOREO Y EVALUACIN MDULOS


Criterios de evaluacin C E CM O AP M R B Calificacin MB

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16 Indicador Ejecutado Malo = M Regular = R Bueno = B Muy Bueno = MB

Resultado

Indicador Programado

Calidad = C Eficiencia = E Nivel de Compromiso = CM Organizacin = O Atencin de Prioridades = AP

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SUPERVISION DE INDICADORES

PROVINCIA:

DEPARTAMENTO:

FECHA

INDICADOR Cunto?

LOGRO DEL INDICADOR

MUNICIPIO:

OBSERVACIONES/COMENTARIOS

COMUNIDAD:

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SEGUIMIENTO A ACTIVIDADES POR MDULO

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18 RESULTADOS EVALUACIN DE LA ACTIVIDAD TECNICA UTILIZADA FIRMA REPONSABLE DELA ACT. DESCOM-FI

Gobierno Municipal .. Departamento.... Nombre del Proyecto . Nombre del Supervisor Seguimiento de Actividades .. Fecha..

MDULO

HORA

ACTIVIDAD

SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DE EVENTOS

NOMBRE DEL EVENTO..FECHA. N DE TALLER.GRUPO OBJETIVO. N DE PARTICIPANTES CUANTOS . H ...... ..M ....... SI CP NO NA OBSERVACIONES RECOMENDACIONES

PREPARACION DE LA ACTIVIDAD

MANEJO DE METODOLOGIA INSTRUMENTOS

1. Elaboracin material de capacitacin

Contenidos mnimos

Transversalidad de gnero e interculturalidad

Material educativo

2. Medios tcnicos utilizados en el taller

Data display

Filmadora

Papelografo

Pizarra

Cmara fotogrfica

Otros

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20 SI CP NO NA OBSERVACIONES RECOMENDACIONES

PREPARACION DE LA ACTIVIDAD

MANEJO DE METODOLOGIA INSTRUMENTOS

3. Metodologa Didctica del taller

Presentacin y motivacin

Lenguaje utilizado

Nivel de dominio del tema

Exposicin oratoria

Dinmica participante

Preparacin del ambiente

Evaluacin

4.Cumplimiento cobertura Poblacin objetivo

5. Promocin y difusin

Escritos

del taller (medios)

Orales

Visitas domiciliarias

6. Cumplimiento de horario

Horario programado

7. Participacin de la comunidad

Activa Receptiva

SI = Si hubo cumplimiento satisfactorio

CP = Cumplimiento parcial NO = No hubo cumplimiento NA = No aplica

NOTAS

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