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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Direccin General
CDIGO Dependencia SERIE SUBSERIE

SERIES DOCUMENTALES

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Soporte Fsico
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Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo

Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E

Copia

Soporte Electr nico

Central

CT
SF SE

Tecnologia de Conservacin

1-151040

DESPACHO DEL COORDINADOR DE APOYO ADMINISTRATIVO Documentos netamente de trmite, no generan ningn valor secundario, se pueden eliminar cumplidos los tiempos de retencin.

010 01

AUTORIZACIONES Autorizaciones Contratacin Apoyos Administrativos Estudio de Conveniencia y Oportunidad Certificaciones Solicitud de Autorizacin Autorizaciones Direccin General Instructores Estudio de Conveniencia y Oportunidad Certificaciones Solicitud de Autorizacin Autorizaciones Direccin General Mantenimiento Estudio de Conveniencia y Oportunidad Certificaciones Solicitud de Autorizacin Autorizaciones Direccin General INFORMES X X X X X X X X X X X X

X X

X X

X X
Soporta nicamente la gestin anual de la Entidad. Esta Informacin est consolidada en la Direccin de Planeacin, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retencin.

104 08

Informes de Gestin informes

X X

CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

DIRECCIN REGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus reas Funcionales


SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Canizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima -

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Aprobada Comit Nacional Administracin de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012

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1-151040-1

Informes Consolidado - TALENTO HUMANO -

001 08

ACTAS Actas Comit Convencional Citaciones a Comit Actas a Comit Convencional Anexos al Acta Actas de Comit Sistema Salarial Evaluacin por Meritos Instructores (SSEMI) Acta Comit Regional SSEMI Anexo al Acta Remisin del consolidado a Direccin General Actas Comit vivienda Citaciones a comit Actas a Comit Convencional Anexos al acta

X X X X X X X X X X

X X

La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas

13

La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas

15

X X

La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas

004 02

AFILIACIONES Afiliaciones o traslados al Fondo Nacional del Ahorro Formulario de Afiliacin Comunicacin de Aceptacin Remisin de Formulario al Fondo Nacional del Ahorro Notificacin a Gestin Humana Notificacin de Retiro de la Entidad X X X X X

Los documentos se eliminan porque pierde vigencia administrativa y no genera valores secundarios

CONVENCIONES
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Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

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Solicitud de Retiro total o Parcial de Cesantas Remisin de Novedad a Direccin General

X X X X X X X X X X
Documentos de trmite, cumplido el tiempo de retencin se puede eliminar. Evidencia datos estadsticos que estn soportados en informes anuales de gestin. Se elimina cumplido el tiempo de retencin porque no genera ningn valor secundario.

009

AUTOLIQUIDACION MENSUAL DE APORTES Comprobante de Pago Recibo de Incapacidades EPS Comprobante de Pago de Pensiones Planilla Resumen Detallado de Pago por Sucursal Listado de Pagos EPS, Pensiones y ARP Reportes de Cajas de Compensacin Reportes sobre Diferencias de Nomina y Sistema de Seguridad Social EVALUACINES

066 08

Evaluaciones Sistema Salarial Por Meritos para Instructores SSMI Solicitud de reclamaciones Anexo a las reclamaciones Respuesta a reclamaciones X

X X X 1 79 X
Se conserva totalmente, como evidencia del proceso de talento humano, genera valores secundarios de carcter legal, fiscal e histrico. Fuente de consulta para garantizar derechos de los ex funcionarios

092

HISTORIAS LABORALES -Captulo I. Trayectoria LaboralSolicitud empleo Formato nico de Hoja de Vida Copia de la Cdula de Ciudadana

X X X

CONVENCIONES
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Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

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SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

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Fotocopia de Libreta Miliar Constancias de Trabajo Antecedentes Disciplinarios Resultados Concurso Solicitud Examen Mdico Resultado Examen Mdico y Renuncias Mdicas Resolucin de Elegibilidad Contrato o Resolucin de Nombramiento Comunicacin de Aceptacin de Nombramiento Acta de Posesin de Nombramiento Resolucin de Incorporacin a Planta de Personal Adicin a Contrato Inscripcin en Carrera Administrativa Resolucin Inscripcin Carrera Administrativa Notificacin de Resolucin Inscripcin Felicitaciones Resoluciones de Ascenso Constancias de Entrega de Dotacin Resoluciones SSEMI Solicitudes de Traslado Notificacin del Traslado Resoluciones de Encargo Acta de Posesin de Encargo Resolucin de Terminacin de Encargo Resoluciones de Asignacin Funciones Resolucin de Terminacin de Nombramiento Provisional

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

CONVENCIONES
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Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
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Certificaciones laborales Resoluciones de Traslado Actualizacin Carrera Administrativa Comunicacin y Resolucin de Sanciones Llamadas de Atencin Resolucin Insubsistencia Notificacin de Resolucin de Insubsistencia Resolucin de Aceptacin Renuncia Notificacin Insubsistencia Examen Mdico de Egreso Paz y Salvo Administrativo -Captulo II. Educacin- Capacitacin-Evaluacin del Desempeo Certificados de Estudio y Diplomas Fotocopia de Tarjeta Profesional Solicitudes Inscripcin Cursos de Capacitacin Notificaciones de Resultados de Evaluacin Cartas de Compromiso de Cumplimiento Capacitacin Puntaje Acumulado Individual para SSEMI Permisos de Capacitacin Resoluciones de Apoyo de Capacitacin Pregrado Postgrado Resoluciones de Comisiones de Estudio Solicitudes de Beca de Estudios Evaluacin del Desempeo Notificacin Resultado Evaluacin Recursos Contra Evaluacin del Desempeo Resolucin que Resuelve el recurso Acta de Notificacin

X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X X X X

CONVENCIONES
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Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

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SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

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Solicitud de Impedimento Resolucin de Impedimento y Designacin de Nuevo Evaluador Comunicacin Remisoria de la Resolucin -Captulo III. Vacaciones-Licencias y PermisosResoluciones de Vacaciones Notificacin Resoluciones Autorizaciones por Vacaciones Anticipadas Solicitudes Licencias Resoluciones de Licencias Solicitud de Permisos Autorizacin de Permisos Solicitud de vacaciones pendientes Resolucin de Interrupcin de Vacaciones Notificacin de Resoluciones -Captulo IV. Pagos y DeduccionesAutorizaciones de Descuento Sindical Solicitud de Cesantas Liquidaciones de Cesantas Resolucin de Pago de Cesantas Formularios Declaraciones de Renta Libranza Servicio Mdico Afiliacin y Retiro Seguro Social o EPS Afiliacin Fondo de Vivienda Afiliacin Fondo de Cesantas Afiliaciones cajas de Compensacin Afiliacin Fondo de Pensin Afiliacin Fondo Nacional del Ahorro de Vivienda

X X X X X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X
X

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Resolucin Pago por Bonificacin y Prima de Antigedad Solicitudes de Embargo Descuentos por Embargo Levantamientos de Embargo Solicitud de cuota parte Pensional Certificados DIAN Respuesta a Solicitud de Cuota Parte Pensional

X X X X X
X

-Captulo V. Bienestar Social e IncapacidadesRecomendaciones Mdicas y Tratamientos Especiales Informes Accidentes Laborales Incapacidades Laborales Registros Civiles Funcionarios, Matrimonio e Hijos Resoluciones Auxilio Funerario Resoluciones Prstamos Calamidad Domstica NOMINA X

X X
X X X

141 03

Planillas de Nmina Soportes de Nomina Reporte de Nmina y Recargo Nocturno Resoluciones de Nombramiento Provisional y Ordinarios

Conservar totalmente como garante de derechos fundamentales de los ex funcionarios, genera valor secundario de carcter legal, fiscal e histrico, sea plica digitalizacin certificada para garantizar la consulta.

X X

CONVENCIONES
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Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

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SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

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Contratos de Aprendizaje Contratos de Trabajador Oficial Resoluciones de Novedades de personal, Quinquenios, Prima Tcnica, Prstamos Calamidad, Vacaciones en dinero Traslado entre Fondos de Pensiones y EPS Libranzas con Entidades Financieras Libranzas de Servicio Mdico Asistencial Autorizaciones de descuento Fondo de Ahorro Solicitud de Auxilio Educativo T.O. Solicitud de Auxilio para Anteojos de T.O. Solicitud de Prima de Nacimiento Planillas de Nminas Solicitud de Prima de Matrimonio Embargos Autorizacin de Descuento por Prstamos de Vivienda Listado de bonificaciones Novedades de nomina Resolucin SSEMI Ascensos T.O Resolucin licencias no remuneradas Resolucin Auxilio Funerario Primas coordinacin Reducciones de suspensiones Auxilio Educativo EP Resumen de nmina por conceptos

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

CONVENCIONES
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DISPOSICIN FINAL
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Anexos al resumen de nomina por conceptos Listado General de Bancos Relacin de Descuentos de Pagos a Terceros Aportes Voluntarios a Pensin Reporte de Pensionados

X X X X X
Cumplido el tiempo de retencin se elimina en el archivo de gestin, porque no genera valores secundarios

165 02

PRESTAMOS Prestamos de Vivienda Solicitud y Aprobacin Solicitud de Prstamo (carta y formulario) Notificacin de Aprobacin Certificacin de Aprobacin del Crdito Estudio de Ttulos Solicitud de avalo comercial Avalo Comercial Solicitud de Capacidad de Pago Certificacin de Capacidad de Pago Certificado de Tradicin y Libertad Estudio Jurdico de Ttulos Sistema de amortizacin del Crdito Autorizacin de Descuento Solicitud de Inclusin en Seguros de Incendio Y Vida Escritura Pblica de Hipoteca al SENA Certificacin de Tradicin y libertad de Hipoteca al SENA X

X X X X X X X X X X X X X

CONVENCIONES
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DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

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Autorizacin de Desembolso Solicitud de Correccin de Escrituras Remisin a Contabilidad para Desembolso Abonos, Pre liquidaciones Solicitudes Liquidaciones Documentos Soportes Refinanciacin Solicitud Estudio socioeconmico y soportes Antecedentes crdito certificacin Comunicacin aprobacin y refinanciacin Modificacin escritura Cancelacin Hipoteca Solicitud Paz y salvo Minuta Certificado de tradicin y libertad Cambio de Garanta Hipotecaria solicitudes Respuesta a la Solicitud Documentos Soportes Cobros Actas de Acuerdo de pagos Soportes cobro Coactivo

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

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PROCEDIMIENTO
S E Cumplido el tiempo de retencin se elimina en el archivo de gestin, porque no genera valores secundarios

Copia

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03

Prstamos sobre Ahorros Fondo Nacional de Vivienda

Solicitudes de Prstamos Sobre Ahorros Solicitud Capacidad de pago Capacidad de pago Certificacin de disponibilidad presupuestal Autorizacin de Descuentos Pagar Resolucin de Prstamo
40 03 CONTRATOS Contratos de Trabajadores Oficiales

X X X X X X X
Cumplido el tiempo de retencin se hace una seleccin cualitativa, de aquellos contratos cuya cuanta y objeto incidieron en el cumplimiento de la misin de la entidad y generan valor secundario como fuente histrica de consulta

X X X X X X X X X X X X X X X X X

79

Aviso de Traslado Horizontal Listado de elegibles Acta de Inscripciones Hojas de Vida de Aspirantes Inscritos Listado de Admitidos Reclamaciones Respuesta a Reclamaciones Prueba Psicotcnica Registro de Resultados de aplicacin de Pruebas Psicotcnica Prueba de Conocimiento Tcnico terico y Practico Lista de Resultados

X X

X X X X

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Reclamaciones Respuesta a Reclamaciones Citaciones a Entrevista Formato de Resultados de Entrevista Formato de Calificacin de Hoja de Vida Lista de Resultado de la Calificacin Informe de Resultados Acta Final del Concurso Lista de Elegibles Modificacin del Contrato Contrato a termino Indefinido

X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X

Asensos
Solicitudes de Ascenso Planillas de Evaluacin de T.O. Modificaciones al Contrato X

X
Soporta nicamente la gestin anual de la Entidad. Esta Informacin est consolidada en la Direccin de Planeacin, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retencin.

104 08

INFORMES Informes de Gestin Informes Anexos o Soportes -UNIDAD DE CORRESPONDENCIA X X X 1

1-151040-6

001 17

ACTAS Actas Disposicin Final de Documentos Actas

X X

X X

19

La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas

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46
01

Anexos a las Actas CONSECUTIVO

X X

X X X X Se conserva totalmente. Refleja decisiones administrativas de obligatorio cumplimiento y genera valores secundarios. Se digitaliza certificadamente para facilitar y agilizar la consulta.
Se conserva totalmente. Refleja decisiones administrativas de obligatorio cumplimiento y genera valores secundarios. Se digitaliza certificadamente para facilitar y agilizar la consulta.

Consecutivo de Acuerdos

19

Acuerdos 02 Consecutivo de Resoluciones

X X X X

X X X

19

Resoluciones Actas de Posesin

Actas de Notificacin
03 Consecutivo de Circulares

X
X X X X
Documento de control. Se elimina cumplido el tiempo de retencin porque terminado su valor administrativo, no soporta valores secundarios. Documento de control. Se elimina cumplido el tiempo de retencin porque terminado su valor administrativo, no soporta valores secundarios.

19

Se conserva totalmente. Refleja decisiones administrativas de obligatorio cumplimiento y genera valores secundarios. Se digitaliza certificadamente para facilitar y agilizar la consulta.

103 04

Circulares INDICES CONSECUTIVOS ndices Consecutivos de Circulares

X
ndices ndices Consecutivos comunicaciones Producidas ndices X

05

X
X

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Archivo

Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E Documento de control. Se elimina cumplido el tiempo de retencin porque terminado su valor administrativo, no soporta valores secundarios. Documento de control. Se elimina cumplido el tiempo de retencin porque terminado su valor administrativo, no soporta valores secundarios. Documento de control. Se elimina cumplido el tiempo de retencin porque terminado su valor administrativo, no soporta valores secundarios.

Copia

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Central

CT
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06
07

ndices Consecutivos comunicaciones Recibidas ndice Diario de Comunicaciones Recibidas ndices Consecutivos Contratos ndices ndices Consecutivos de Resoluciones ndice Diario de Resoluciones X COMPROBANTES Comprobantes de Entrega de Comunicaciones y Otros Envos Postales X Controles de Entrega X Planilla por Dependencias, Regionales y Medio Externo Solicitudes de Envos Especiales, Reclamaciones y Perdida Reclamos X Respuestas REGISTROS Registros del Servicio de Informacin y consulta Solicitud de Informacin X X Formatos de Consulta Solicitud de Prstamo X X Formato de Prstamo

X
X

X
X

09

X
X X X X X X X X X X X

036 01

Se elimina porque no genera valores secundarios. Solamente soporta la gestin.

189 02

Documento de trmite. Cumplido el tiempo de retencin se puede eliminar.

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Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

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Soporte Fsico
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Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo

Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E Conservar totalmente, como evidencia del cumplimiento del programa de gestin documental y de la aplicacin de la Tabla de Retencin Documental.

Copia

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212

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Formato de Inventario de Transferencias Primarias Formato de Inventario Documentales por Dependencia INFORMES

X X

X X

104 08

Informes de Gestin X Informes Anexos o Soportes - REA DE PRESUPUESTO X X 1

Soporta nicamente la gestin anual de la Entidad. Esta Informacin est consolidada en la Direccin de Planeacin, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retencin.

1-151040-2

007

ASIENTOS DIARIOS DE INFORMACIN PRESUPUESTAL

Se microfilma segn lo establecido en los decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954. Una vez cumplido el tiempo de retencin, se elimina el soporte papel y se debe dejar constancia en Acta de Eliminacin, segn lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nacin.

Asientos Diarios Informacin Presupuestal Actas de cancelacin de Reservas Presupuestales Actas de Liquidacin de Contratos de Prestacin de Servicios Actas de Suspensin de Contratos de Prestacin de Servicios

X X X X

CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

DIRECCIN REGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus reas Funcionales


SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Canizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima Aprobada Comit Nacional Administracin de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012

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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL


Direccin General
CDIGO Dependencia SERIE SUBSERIE

SERIES DOCUMENTALES

Tradicin Documental
Soporte Fsico
Original

Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo

Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E

Copia

Soporte Electr nico

Central

CT
SF SE

Tecnologia de Conservacin

Actas de Reanudacin de Contratos de Prestacin de Servicios Adiciones y Modificaciones de Contratos Contratos Adquisicin de Bienes o Servicios Contratos de Prestacin de Servicios Personales Cuentas de Cobro Cuentas de Pago de Servicios Pblicos Cuentas del Servicio Mdico Relacin de Cuentas del Servicio Mdico Pago al Fondo Nacional de Vivienda Ordenes de Viaje y Anticipo de Viticos Ampliaciones de Comisin Resolucin de Asignacin de Cajas Menores Rembolso mensual de Caja Menor

X X X X X X X X X X X X X

Reintegro Definitivo de Caja Menor Resolucin Comisin de Estudios al Exterior Comisin de Servicios al Exterior Cuenta de Cobro de Pasajes Acta de Asignacin Presupuesto Vivienda Solicitudes de Disponibilidad Presupuestal Certificados de Disponibilidad Presupuestal
Resoluciones de Prstamo de Calamidad Domestica

X X X X X X X
X

CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

DIRECCIN REGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus reas Funcionales


SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Canizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima Aprobada Comit Nacional Administracin de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012

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Direccin General
CDIGO Dependencia SERIE SUBSERIE

SERIES DOCUMENTALES

Tradicin Documental
Soporte Fsico
Original

Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo

Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E

Copia

Soporte Electr nico

Central

CT
SF SE

Tecnologia de Conservacin

Certificados de Registro Presupuestal Certificados de Existencia y representacin Copia de Rut Copia de cdula de Ciudadana de Contratista Resoluciones de Modificacin Presupuestal Certificaciones bancarias de Contratistas Relacin de Gastos de Desplazamiento de Consejeros Regionales Resolucin de Reconocimiento y Pago de Prestaciones Sociales Relacin de Pago Por Sentencias Judiciales Relacin de Nmina Pago a Seguridad Social y Pensiones Informe de Ejecucin Presupuestal de Gestin por Dependencia de Funcionamiento e Inversin INFORMES X

X X X X X X X X X X X X

104 08

Informes de Gestin Informes Anexos o Soportes X X

Soporta nicamente la gestin anual de la Entidad. Esta Informacin est consolidada en la Direccin de Planeacin, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retencin.

1-151040-2 001

- REA DE CONTABILIDAD ACTAS

X 14 Actas de Comit Sostenibilidad Contable X


CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

DIRECCIN REGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus reas Funcionales


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Direccin General
CDIGO Dependencia SERIE SUBSERIE

SERIES DOCUMENTALES

Tradicin Documental
Soporte Fsico
Original

Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo

Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E

Copia

Soporte Electr nico

Central

CT
SF SE

Tecnologia de Conservacin

Convocatorias Acta

X X
Se microfilma segn lo establecido en los decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954. Una vez cumplido el tiempo de retencin, se elimina el soporte papel y se debe dejar constancia en Acta de Eliminacin, segn lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nacin.

036

COMPROBANTES

02

Comprobantes Diarios de Contabilidad

Comprobantes de Contabilidad Informes Ahorro Fondo Nacional Vivienda Asiento de Ajustes y Anlisis Financieros Ajustes y Reclasificacin de Cuentas Comprobantes de ajustes y reclasificaciones Consolidado de Cesantas Cuenta de Cobro y Comprobante de Pago Legalizacin Ordenes Viaje Anticipo Viticos Informe de Cartera de Ahorro Informe de Cartera de Vivienda Cruce de Cuentas por Vivienda y Prestaciones Sociales Cruce de Cuentas con Terceros Notas de Cuenta Interna Crdito Notas de Cuenta Interna Dbito Notas de Entrada al Almacn Cuente Interna Relacin de Gastos de Caja Menor

X X X X X X X X X X X X X X X X
CONVENCIONES

TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

DIRECCIN REGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus reas Funcionales


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Direccin General
CDIGO Dependencia SERIE SUBSERIE

SERIES DOCUMENTALES

Tradicin Documental
Soporte Fsico
Original

Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo

Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E

Copia

Soporte Electr nico

Central

CT
SF SE

Tecnologia de Conservacin

Ordenes de Viaje Relacin de Prestaciones Sociales Resolucin de Liquidacin de Aportes Notas de Conformacin de Traspasos Actas de Responsabilidad Fiscal Justes y reclasificaciones Contables Depreciacin de Propiedad Planta y Equipo Actas de Avance de Obras Informe de Interventora 038 CONCILIACIONES Conciliaciones Bancarias Extractos Bancarios Solicitudes de Aclaracin a Movimientos Pendientes Aclaraciones a Movimientos Pendientes Conciliaciones Bancarias

X X X X X X X X X
X 5 0 X
Se elimina cumplido el tiempo de retencin.

01

X X X X
X X 5 0 X
Se elimina cumplido el tiempo de retencin.

02

Conciliacin de Cuenta Interna Conciliacin de Cuenta Interna Solicitudes de Aclaracin a Cuenta Interna

X
X X 5 0 X
Se elimina cumplido el tiempo de retencin

03

Aclaraciones a Cuenta Interna Conciliaciones Financieras Conciliacin Regional Contable Estados Contables Regionales Solicitudes a Aclaraciones a Estados Contables

X X X
CONVENCIONES

TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

DIRECCIN REGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus reas Funcionales


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Direccin General
CDIGO Dependencia SERIE SUBSERIE

SERIES DOCUMENTALES

Tradicin Documental
Soporte Fsico
Original

Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo

Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E

Copia

Soporte Electr nico

Central

CT
SF SE

Tecnologia de Conservacin

Aclaraciones a Estados Contables

X
1

104

INFORMES

X
Conservar en soporte electrnico, como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque genera valor secundario. El soporte papel se elimina y se debe dejar constancia en Acta de Eliminacin, segn lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nacin. Soporta nicamente la gestin anual de la Entidad. Esta Informacin est consolidada en la Direccin de Planeacin, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retencin.

03

Informes a Organismos de Control

08

Informe Informes de Gestin

X
X 1

Informe
1-151040-4 REA DE CONTRATACIN CONTRATOS Contratos de Adquisicin de Bienes y Servicios (Compraventa, Suministro, Mantenimiento, Obra: Licitacin, Convocatoria Pblica e Invitacin Pblica, seleccin Abreviada, Concurso de Meritos, Contratacin Directa y Mnima Cuanta)

040

01

20

Cumplido el tiempo de retencin se hace una seleccin cualitativa, de aquellos contratos cuya cuanta y objeto incidieron en el cumplimiento de la misin de la entidad y generan valor secundario como fuente histrica de consulta

Etapa Preparatoria
Solicitud Necesidad de la Contratacin Certificacin verificacin Plan Anual de Compras o Programas Mantenimiento, adecuaciones y construcciones X X X X

CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

DIRECCIN REGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus reas Funcionales


SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Canizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima Aprobada Comit Nacional Administracin de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012

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Direccin General
CDIGO Dependencia SERIE SUBSERIE

SERIES DOCUMENTALES

Tradicin Documental
Soporte Fsico
Original

Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo

Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E

Copia

Soporte Electr nico

Central

CT
SF SE

Tecnologia de Conservacin

Autorizacin Previa Anexo 6. Estudio y documentos Previos de Conveniencia Oportunidad Modificacin Estudio y documentos previos Certificado de Disponibilidad Presupuestal Aviso de Convocatoria Modificaciones Estudios y Documentos Previos Invitacin Pblica Acto Administrativo que justifica la contratacin Directa Proyecto de Pliego de Condiciones Observaciones Proyecto e Pliego de Condiciones Respuesta a las Observaciones Proyecto Pliego de Condiciones Manifestaciones para Limitacin de Convocatoria a My Pimes Constancia Pblica de las Observaciones y de las respuestas a las observaciones

X X X X X X X X X X X X X

X X X X X

X X X

X X X X

Etapa Precontractual
Acto de Apertura al Proceso de Seleccin Acto de Suspensin del Proceso Pliego de Condiciones Definitivo Constancia Publicaciones SECOP Pliego de condiciones Definitivo Adedas X X X

CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

DIRECCIN REGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus reas Funcionales


SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos
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Direccin General
CDIGO Dependencia SERIE SUBSERIE

SERIES DOCUMENTALES

Tradicin Documental
Soporte Fsico
Original

Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo

Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E

Copia

Soporte Electr nico

Central

CT
SF SE

Tecnologia de Conservacin

Acta de Audiencia para Precisar Contenido y Alcance de Pliego de Condiciones Acta de Audiencia para Revisin y Asignacin de Riesgos Manifestacin de Inters en Participar Resolucin Mediante la cual Conforma la Lista corta Acta de Audiencia para Notificar la Conformacin de Lista Corta Invitacin a Precalificados para Presentar Oferta Conformacin lista Posibles Oferentes y Acta Audiencia de Sorteo Constancia Publicacin secop de la Lista Oferentes Acta o Informe de Cierre de Proceso y Constancia de Recepcin de Propuestas Ofertas Presentadas Constancia Designada del Comit Evaluador de Propuestas de la Comunicacin a sus Integrantes Acta de Apertura de Urna Expedicin de Aceptacin de Ofertas Publicacin de la Invitacin en Pagina Web Sena Informe de Evaluacin de las Propuestas: Jurdica; Tcnica, Econmica, Financiera Cuadro Comparativo de Ofertas

X X X X X X X X X X X X X X X X

X X X

X X X X X X X X X X

CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

DIRECCIN REGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus reas Funcionales


SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Canizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima Aprobada Comit Nacional Administracin de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012

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Direccin General
CDIGO Dependencia SERIE SUBSERIE

SERIES DOCUMENTALES

Tradicin Documental
Soporte Fsico
Original

Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo

Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E

Copia

Soporte Electr nico

Central

CT
SF SE

Tecnologia de Conservacin

Informe del Comit Evaluador sobre la Evaluacin de las Propuestas Publicacin SECOP Informe Evaluacin de Propuestas y de traslado del Informe segn el caso. Constancia Verificacin Interna sobre cumplimiento pago de Aportes Parafiscales y Contratacin de Aprendizaje Observaciones a Informe Comit Evaluador Acta de Audiencia de Adjudicacin Resolucin de Adjudicacin Notificacin de Resolucin de Adjudicacin Oferta

X X

X X X X X

X X X X X X

Etapa Contractual
Contrato Radicado o carta de Acentacin Certificado de Registro Presupuestal Recibo de Pago Publicacin del Contrato Recibo de Pago de Impuesto de Timbre Pliza de Garantas Exigidas Adiciones, Modificaciones, Aclaraciones, Prorrogas, Otro si al Contrato Plizas de Garanta con Ocasin de Adiciones o Prorrogas al Contrato Acta de Inicio del Contrato Cuando se Requiere Actas de Suspensin y Reanudacin del Contrato X X X X X X X X X

CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

DIRECCIN REGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus reas Funcionales


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Direccin General
CDIGO Dependencia SERIE SUBSERIE

SERIES DOCUMENTALES

Tradicin Documental
Soporte Fsico
Original

Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo

Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E

Copia

Soporte Electr nico

Central

CT
SF SE

Tecnologia de Conservacin

Certificacin del Supervisor y/o Interventor sobre Recibo a Satisfaccin para Pago Informes Peridicos del Supervisor y/o Interventor de Contrato Facturas, Cuentas de Cobro, del Contratista Comprobantes de Entrada a Almacn; rdenes de Pago y Comprobantes de Egreso Actas de Instalacin y Puesta en Funcionamiento de los Bienes Comprobante de Egreso de Anticipo Carta Contratista sobre Informacin Bancaria para Transferencias Electrnicas Resolucin de Incumplimiento y Multas Constancia de Notificacin de la Resolucin Recursos contra la Resolucin Resolucin por la cual se Decide Recursos Interpuestos Comprobantes de Pago y soportes Etapa Pos Contractual Acta de Liquidacin junto con los Soportes Requeridos X

X X X

X X X

X X X X X X X X X Cumplido el tiempo de retencin se hace una seleccin cualitativa, de aquellos contratos cuya cuanta y objeto incidieron en el cumplimiento de la misin de la entidad y generan valor secundario como fuente histrica de consulta X

02

Contratos prestacin Servicios Personales de apoyo a la gestin

20

Etapa Preparatoria Solicitud de Contratacin Solicitud de Disponibilidad Presupuestal

X X

CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

DIRECCIN REGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus reas Funcionales


SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Canizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima Aprobada Comit Nacional Administracin de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012

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Direccin General
CDIGO Dependencia SERIE SUBSERIE

SERIES DOCUMENTALES

Tradicin Documental
Soporte Fsico
Original

Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo

Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E

Copia

Soporte Electr nico

Central

CT
SF SE

Tecnologia de Conservacin

Certificado de Disponibilidad Presupuestal Etapa Precontractual Autorizacin Regional Estudio de Conveniencia y Oportunidad Certificado de Talento Humano Solicitud de Autorizacin a Direccin General Autorizacin de la Direccin General Constancia de Publicacin en la Pagina Web del Sena Convocatoria y Acta de Seleccin Cotizacin y/o Oferta de Servicios Formato nico de Hoja de Vida

X X X X X X X X X X X X

Diplomas y Certificaciones de Estudio Certificaciones de Experiencia Laboral


Formato nico de Declaracin Juramentada de Bienes y Rentas X

X X

Fotocopia de cdula de Ciudadana Fotocopia Libreta Militar Certificado de Antecedentes Fiscales Certificado de Capacidad Idoneidad Certificado de Antecedentes Disciplinarios Certificado de Antecedentes Judiciales Fotocopia del Rut
Documentos de Afiliacin a Salud y Pensiones

X X X X X X X
X

-Etapa Contractual Contrato Firmado y Radicado


TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

X
CONVENCIONES
DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

DIRECCIN REGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus reas Funcionales


SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Canizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima Aprobada Comit Nacional Administracin de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012

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Direccin General
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SERIES DOCUMENTALES

Tradicin Documental
Soporte Fsico
Original

Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo

Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E

Copia

Soporte Electr nico

Central

CT
SF SE

Tecnologia de Conservacin

Registro Presupuestal Pliza Aprobada


Recibo de Publicacin en el Diario nico de Contratacin

X X
X

Extracto nico de Publicacin


Comunicacin de Designacin de Supervisor y/o Interventor

X
X

Constancia de Afiliacin a A.R.P


Registro de Informacin Tributara Pagos y Soportes de Pago Adiciones, Modificaciones y Prorrogas del Contrato Solicitudes de Cesin Cesiones del Contrato Actas de Suspensin del Contrato Actas de Reanudacin del Contrato -Etapa Pos -Contractual Acta de Liquidacin y/o Terminacin Informe Final del Interventor Relacin de Pagos al Contratista Certificacin de Cumplimiento a Satisfaccin el Objeto del Contrato INFORMES

X
X X X X X X X X X X X

104

08

Informes de Gestin Informe X

Soporta nicamente la gestin anual de la Entidad. Esta Informacin est consolidada en la Direccin de Planeacin, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retencin.

X
CONVENCIONES

TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

DIRECCIN REGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus reas Funcionales


SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Canizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima Aprobada Comit Nacional Administracin de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012

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Direccin General
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SERIES DOCUMENTALES

Tradicin Documental
Soporte Fsico
Original

Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo

Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E

Copia

Soporte Electr nico

Central

CT
SF SE

Tecnologia de Conservacin

1-151040-3

REA DE TESORERA -

038 01

CONCILIACIONES Conciliaciones Bancarias Extractos Bancarios Conciliaciones Bancarias

X X X

Se elimina cumplido el tiempo de retencin.

104

INFORMES

X
Se microfilma segn lo establecido en los decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954. Una vez cumplido el tiempo de retencin, se elimina el soporte papel y se debe dejar constancia en Acta de Eliminacin, segn lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nacin.

02

Informe Diario de Tesorera

Informe diario de Tesorera para Caja, Bancos e Inversiones Comprobante de Contabilidad Autoliquidacin Mensual de Aportes a Fondos de Pensiones Auxiliar de Bancos Auxiliares de Caja Reporte de Carga Automtico Certificaciones de Recibo a Satisfaccin para Pago Certificados de Disponibilidad Presupuestal Certificados de Registro Presupuestal Recibos de consignacin

X X X X X X X X

CONVENCIONES
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Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

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Direccin General
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SERIES DOCUMENTALES

Tradicin Documental
Soporte Fsico
Original

Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo

Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E

Copia

Soporte Electr nico

Central

CT
SF SE

Tecnologia de Conservacin

Asignacin de Cupos Reversin de Cupos Planillas de Pago al Sistema de Seguridad Social Contratos de Bienes O prestacin de Servicios Contratos Facturas de Proveedores Notas Crdito Bancarias Notas Dbito Bancarias rdenes de Pago Ordenes de Viaje Paz y Salvos de la DIAN Recibos de Caja Flujo de Caja Relacin de Pago a Contratistas Solicitud de Reintegro por Excedentes Comprobantes de Egreso Relacin de Pago de Honorarios a Consejeros Resolucin de Cuotas Partes Pensinales Relacin de Pago de Nomina por Bancos 08 Informes de Gestin Informes X X X X X X X X X X

X X X X X

X X X X 1
Soporta nicamente la gestin anual de la Entidad. Esta Informacin est consolidada en la Direccin de Planeacin, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retencin.

CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

DIRECCIN REGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus reas Funcionales


SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos
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Direccin General
CDIGO Dependencia SERIE SUBSERIE

SERIES DOCUMENTALES

Tradicin Documental
Soporte Fsico
Original

Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo

Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E

Copia

Soporte Electr nico

Central

CT
SF SE

Tecnologia de Conservacin

Anexos al Informe Informe Operaciones Efectivas de Caja Informes Anexos 1-151040-5 021 Comunicaciones a Organismos de Control - REA DE ALMACN E INVENTARIOS BAJA DE BIENES X X X

01

Baja de Bienes Inmuebles

Seleccionar una muestra cualitativa del 10% de acuerdo con la produccin documental anual y Eliminarse. Se debe dejar constancia en Acta de Eliminacin, segn lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nacin.

Acta del Comit de Bajas Conceptos Tcnicos Resolucin de Bajas Contrato de Donacin o Venta

X X X X
Seleccionar una muestra cualitativa del 10% de acuerdo con la produccin documental anual y Eliminarse. Se debe dejar constancia en Acta de Eliminacin, segn lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nacin.

02

Baja de Bienes Muebles

104

Acta Comit de Baja Conceptos Tcnicos Resolucin de Baja Escritura de Donacin o por Cesin o Venta INFORMES

CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

DIRECCIN REGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus reas Funcionales


SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Canizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima Aprobada Comit Nacional Administracin de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012

29
Versin 2012

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL


Direccin General
CDIGO Dependencia SERIE SUBSERIE

SERIES DOCUMENTALES

Tradicin Documental
Soporte Fsico
Original

Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo

Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E Se microfilma segn lo establecido en los decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954. Una vez cumplido el tiempo de retencin, se elimina el soporte papel y se debe dejar constancia en Acta de Eliminacin, segn lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nacin.

Copia

Soporte Electr nico

Central

CT
SF SE

Tecnologia de Conservacin

46

Informes Diarios de almacn

Informe Diario de Movimientos de Almacn Asiento Diario de Conmutabilidad Baja de Elementos devolutivos Actas comit de Baja Resolucin de Baja de Elementos Comprobantes de Entrada al Almacn Notas de Egreso Pedidos Facturas Actas de Recibo a Satisfaccin Contratos Traspaso entre Dependencias Traspasos Recibidos Anulaciones 08 Informes de Gestin Informes Anexos al Informe SERVICIO MDICO ASISTENCIAL ACTAS Actas Junta Administradora del Servicio Mdico Asistencial (SMA)

X X X X X X X X

X X X X X X
X X X 1
Soporta nicamente la gestin anual de la Entidad. Esta Informacin est consolidada en la Direccin de Planeacin, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retencin.

4
X

001 18

x
CONVENCIONES

La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas

TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

DIRECCIN REGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus reas Funcionales


SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Canizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima Aprobada Comit Nacional Administracin de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012

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Direccin General
CDIGO Dependencia SERIE SUBSERIE

SERIES DOCUMENTALES

Tradicin Documental
Soporte Fsico
Original

Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo

Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E

Copia

Soporte Electr nico

Central

CT
SF SE

Tecnologia de Conservacin

Citaciones Agenda de la Reunin Actas Anexos del Acta 004 01 AFILIACIONES Afiliaciones Beneficiarios Servicio Mdico Asistencial (SMA) Solicitud de afiliacin Registro civiles de nacimiento Registro civil de matrimonio Declaraciones extra juicio Certificados de estudio Actualizacin de informacin juramentada Fotocopia de documento de identidad Autorizacin atencin en otra Regional 091 HISTORIAS CLINICAS

X X X X
Los documentos se eliminan porque pierde vigencia administrativa y no genera valores secundarios

X X X X X X X X X
Conservar totalmente, como evidencia de la atencin medica dada a los funcionarios de la entidad, genera valor secundario

01

Historias Clnicas Mdicas Formato de apertura de Historia Hoja de seguimiento Resmenes de especialistas Epicrisis (cierre expediente) Frmulas mdicas Ordenes de atencin con especialistas Ordenes de laboratorio Exmenes para clnicos

X X X X X X X X X
CONVENCIONES

TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

DIRECCIN REGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus reas Funcionales


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Direccin General
CDIGO Dependencia SERIE SUBSERIE

SERIES DOCUMENTALES

Tradicin Documental
Soporte Fsico
Original

Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo

Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E

Copia

Soporte Electr nico

Central

CT
SF SE

Tecnologia de Conservacin

Resumen de atencin mdica Certificados de salud Autorizacin de prestacin de servicios

X X X X X X
X X X

02

Historias Clnicas Odontolgicas Formato de apertura de Historia Odontograma de evaluacin de pacientes Resmenes de especialistas Epicrisis (cierre expediente) Frmulas odontolgicas Ordenes de Atencin con especialistas Ordenes de laboratorio Resumen de Atencin Mdica Certificados de salud Autorizacin de prestacin de servicios

Conservar totalmente, como evidencia de la atencin medica dada a los funcionarios de la entidad, genera valor secundario

X X X X X 1 4

104

INFORMES

x
Conservar en soporte electrnico, como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque genera valor secundario. El soporte papel se elimina y se debe dejar constancia en Acta de Eliminacin, segn lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nacin.

07

Informe de Ejecucin Presupuestal

Informe de Excedentes del Servicio Mdico Informe de Excedentes de Funcionarios Reintegros Pendientes de Cancelar

X X X

CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

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Soporte Fsico
Original

Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo

Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E Soporta nicamente la gestin anual de la Entidad. Esta Informacin est consolidada en la Direccin de Planeacin, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retencin.

Copia

Soporte Electr nico

Central

CT
SF SE

Tecnologia de Conservacin

08

Informes de Gestin Informes de seguimiento SEGURIDAD Y SALUD PARA EL TRABAJO

001

02

ACTAS Actas Brigada Emergencia Citaciones a Reunin Actas de Reuniones

X X X X
X X X

La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas

11

Actas Comit Paritario de Salud Ocupacional (COPASO) Citaciones a Reunin Actas de Reunin del Comit Anexos al Acta ESTADISTICA OCUPACIONAL Reportes de Ausentismo Reportes a Accidentalidad

La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas

063

X X X X X

Documentos de trmite. Cumplido el tiempo de retencin se puede eliminar. No genera valores secundarios.

065 04

ESTUDIOS Estudios de Seguridad y Salud en el Trabajo Planes de Emergencia Programas de Seguridad y salud en el Trabajo Panorama de Riesgos

x
X X X
CONVENCIONES

Documentos de trmite, cumplido el tiempo de retencin se puede eliminar. Evidencia datos estadsticos que estn soportados en informes anuales de gestin.

TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

DIRECCIN REGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus reas Funcionales


SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos
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SERIES DOCUMENTALES

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Soporte Fsico
Original

Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo

Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E

Copia

Soporte Electr nico

Central

CT
SF SE

Tecnologia de Conservacin

091

03

HISTORIAS CLINICAS Historias Mdicas Ocupacionales

X
Formato de Apertura de la Historia Valoraciones mdicas especializadas Ordenes de Exmenes de Laboratorio Resultados de Exmenes Remisiones a E.P.S

Conservar totalmente, como evidencia de la atencin medica dada a los funcionarios de la entidad, genera valor secundario

X X X X X
Seleccionar una muestra cualitativa de aquellos programas, que por sus caractersticas hayan marcado un hito histrico en la entidad.

170

08

PROGRAMAS Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo

X
Invitacin a Funcionarios Relacin de Participantes Evaluacin del Programa INFORMES 08 Informes de Gestin Informe

X X X X

104

X X

Soporta nicamente la gestin anual de la Entidad. Esta Informacin est consolidada en la Direccin de Planeacin, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retencin.

CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

DIRECCIN REGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus reas Funcionales


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