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Cmo controlar el tiempo de nuestras presentaciones

Por Sebastin Lora | 10 junio, 2013

El tiempo es un recurso valiossimo y cada vez ms escaso. Es habitual escuchar a personas desear das de ms de 24 horas porque stas (aparentemente) no les son suficientes para hacer todo lo que tienen programado en agenda. Por ello mismo, cuando ayudamos a otros a aprovechar el tiempo, suelen estarnos agradecidos. En cambio, si se lo hacemos perder, podemos buscarnos un gran problema. Hace unas semanas particip (como miembro del pblico) en una conferencia sobre habilidades de liderazgo. Todo haba ido muy bien hasta que el penltimo ponente del da hizo su ponencia. Tena estipulados 45 minutos de los cuales 15 deban dedicarse a la sesin de preguntas. Al cumplirse los 45 minutos y no dar seales de concluir, not como los dems miembros del pblico se impacientaban. Pasaron 50, 51, 52 y el ambiente comenzaba a tensarse. Se cumpli la hora y hubo que invitar al ponente a dejar el escenario ya que se estaba comiendo el tiempo del siguiente presentador y, potencialmente, parte del tiempo libre de la audiencia una vez terminada la conferencia. Como ponentes, no ser capaces de controlar el tiempo que usamos al presentar puede tener consecuencias importantes. Qu sugiere el que no nos ciamos al tiempo estipulado? *Falta de preparacin Quedarse corto de tiempo por un par de minutos, si bien no es ideal, es humano y puede ser coyuntural, provocado por risas, preguntas e interrupciones de otra ndole. Pasarse por 15 minutos indica que el material ha sido pobremente preparado y no ensayado. *Falta de respeto a los dems Lo es para los siguientes ponentes porque estamos robndoles parte de su propio tiempo. Lo es para el pbico porque ste tiene mejores cosas que hacer que or cmo nos vamos por la tangente. El tiempo de todos los presentes es tan preciado como el nuestro. Ni ms, ni menos. *La posibilidad de perder la atencin de la gente

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Cuando en la agenda de un evento veo el tiempo asignado a una seccin, espero que ste se cumpla. Cuando la seccin se prolonga, pierdo la paciencia y comenz a pensar en todo menos en lo bien que me lo estoy pasando all. Cuando una charla parece que va a durar ms de lo debido (y luego esto se cumple) dejamos de prestarle atencin y, durante esos ltimos minutos, lo nico en lo que pensamos es cundo #!%&$ va a terminar?. En consecuencia, s e pierde la efectividad del mensaje y, sobre todo, la conexin. Qu hacer para ceirnos al tiempo estipulado de nuestra ponencia? 1. Seleccionar adecuadamente el contenido Es importante que seamos muy meticulosos al elegir los puntos a tratar. Teniendo en cuenta el tema y el mensaje central, todo lo que no aada valor a la charla y no sea realmente relevante debe quedarse fuera. [Nuestro amigo no se ci al tema que se haba anunciado (y presumiblemente del que se le haba solicitado hablar) y quiso hablar de todo y algo ms.] 2. Preparar un guin de la ponencia Aunque desaconsejo memorizar (ms sobre memorizar discursos), es bueno tener muy claro desde el comienzo qu queremos decir sobre cada punto para as hacernos una idea de cunto vamos a tardar dicindolo. Elaborar un guin permite tener una visin muy clara al respecto, aunque hay que prever algo ms de tiempo para la improvisacin, las interrupciones y las pausas. Como regla general, hablamos a un ritmo aproximado de entre 120 y 200 palabras (aunque 200 me parecen excesivas a un ritmo constante; yo tiendo ms al lmite inferior) por minuto, dato que puede variar segn la nacionalidad y el contexto. Sugiero que hagas tus propios clculos (grabndote y midindote) y determines cun rpidamente hablas. [El ponente del que hablamos no pareci haberse preparado muy bien; lo del guin, en su caso, es una utopa.] 3. Ensayar con reloj en mano No me cansar de decir que la prctica hace al maestro. A ms veces practiquemos una presentacin, mejor saldr. Una vez la tengamos bien interiorizada, es preciso cronometrarnos en el siguiente ensayo para saber cunto tiempo vamos a tardar hacindola. Si nos pasamos de tiempo hay que cortar material (y no pretender hacerlo ms rpido). Si nos sobra tiempo, no necesariamente debemos agregar contenido. Si nos quedamos un 10-15% por debajo, mejor

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dejarlo como est, en caso de imprevistos, y porque no es lo mismo ensayar en casa en pijama que hacer la presentacin en directo, en vivo y a todo color (nos tomar ms tiempo). [Este seor no ensay en casa.] 4. Tener un reloj a mano al presentar En Toastmasters usamos un semforo para indicar al ponente en qu punto de su charla se encuentra. El verde es un primer aviso de que el reloj no va a parar. El naranja es atencin. El rojo nos dice termina. Si bien til, no es comn contar con personas que nos ayuden a llevar control del tiempo. Por ello, debemos tener siempre a mano un reloj para estar al mando. Idealmente uno al fondo de la sala o en frente nuestro para no tener que desviar la mirada cada vez que queramos saber la hora. Si no, un truco que aprend de John Zimmer, es llevar un reloj de pulsera dispuesto hacia dentro. El abrirnos de brazos o simplemente gesticular abiertamente nos permitir ver (rpidamente) la hora sin llamar demasiado la atencin. [Este caballero tena en frente a una persona marcndole el tiempo. Dio la impresin de hacer caso omiso de sta o pasar completamente en vista de tener an material por cubrir.] El tiempo es oro. Podemos hacer con el nuestro lo que se nos venga en ganas. Pero con el tiempo ajeno, mejor tener la delicadeza de no malgastarlo. Porque nadie se quejar de un discurso que termine siendo ms corto de lo previsto. Qu otras tcnicas usas para controlar el tiempo de tus ponencias?