Comunicao em Projetos arte de ouvir

Uma das reas mais importantes em Gerenciamento de Projetos a Gesto da Comunicao. E pelo fato de ser uma das mais importantes, tambm uma das grandes vils" para o sucesso do projeto. Todos ns sabemos que um projeto formado por uma equipe de pessoas, sendo assim vem um grande problema: Como lidar com as diferenas de personalidades dessas pessoas? Como motivar essa equipe? Como gerenciar os conflitos, os interesses? Esses so alguns dos problemas que encontramos quando trabalhamos com pessoas. Normalmente em projeto de grande porte, existe um plano de comunicao bem elaborado e tambm pode haver um membro da equipe responsvel para gerenciar a comunicao de todo o projeto. fato que em projetos menores muitas vezes a comunicao no exercitada de maneira eficiente e nem um plano de comunicao existe. Por exemplo, na fase de levantamento de requisitos se no tivermos uma boa comunicao com os stakeholders, certamente no conseguiremos absorver e anotar as suas expectativas. Por outro lado se no conseguirmos sanar as dvidas de um membro da equipe ou at mesmo deixar claro as suas responsabilidades no projeto, ou seja, o que ele deve entregar e como entregar. Certamente esses dois casos iro ajudar muito para o fracasso do projeto. [Isso fato!]. Existem algumas dicas e tcnicas que podem nos ajudar: Para Stakeholders: Na fase de levantamento de requisitos, crie uma planilha RTM - Requirements Traceability Matrix, onde voc ir listar as expectativas do seu stakeholder e a sua influncia no projeto; Oua e escute o que ele tem a dizer, no influencie o mesmo para seus objetivos; Esclarea as suas dvidas em relao s necessidades do mesmo; Aps identificar o interesse do stakeholder temos que procurar traz-lo para o projeto para ajudar, ou ao menos, para no atrapalhar o projeto; Se voc o lder do projeto, aps identificar todas as expectativas do stakeholder converse com o Gerente de Projetos da organizao para debater tais itens, esclarecendo todas as dvidas que surgirem;

Para Equipe: Tenha o hbito de anotar suas dvidas, por mais simples ou complexas que elas possam parecer; Determine um prazo alvo para suas dvidas serem esclarecidas, caso esse prazo chegue ao limite, cobre por respostas; Caso precise passar algum pacote de trabalho para um membro da equipe, elabore um dicionrio da EAP referente ao trabalho. Seja claro para expor os detalhes e aceitao de tal pacote de trabalho; Conversas frequentes e informais com a equipe ajudam;

No podemos esquecer que alguns membros da sua equipe sero tmidos, por isso no deixe de convid-lo para uma conversa, nem sempre o fato de ser calado significa que ele no tem nada para dizer.

Os Lderes e os Gerentes de Projetos precisam ser bons ouvintes, mas a vem a pergunta:

Como tornar-se um bom ouvinte? A habilidade de ouvir bem, como muitas outras coisas na vida, uma questo de simples treino. Algumas pessoas j aprenderam a ouvir, outras ainda precisam desenvolver essa habilidade. Nunca tarde, para se desenvolver essa capacidade. Alguns exerccios: Assuma consigo mesmo o compromisso de treinar diariamente por cinco minutos, estipulando a ocasio durante o dia em que pretende praticar; Escolha pessoa ou situao que vai proporcionar a oportunidade para o treinamento (subordinado, colega, mulher ou marido, primeira pessoa que entrar em seu gabinete, etc.); Procure ficar ouvindo a pessoa em questo durante o prazo j estipulado; Evite interromper, acumulando dvidas eventuais para esclarecer em momento oportuno; Observe seu prprio comportamento: como a experincia de ouvir? Voc tem muita vontade de interromper ou de completar as frases do outro? Voc chega a desligar, permitindo que outros assuntos invadam seu espao? Voc chega a ficar ansioso e impaciente? Repita o exerccio diariamente durante trs semanas, procure corrigir as disfunes medida que voc as identifica;

A habilidade de ouvir conquista-se por meio do domnio de uma srie de pequenas tcnicas e atitudes que sero adquiridas com treino e tempo. Simplesmente a comunicao fundamental em projetos e o ato de ouvir uma pea fundamental para um lder ou um gestor. Ouvindo podemos aprender ou perceber algo novo, enquanto o ato de falar nos limita ao processamento de ideias j formadas. Sendo assim vale a pena investir na habilidade de ouvir. Com uma boa comunicao e com a capacidade de ouvir um membro da equipe, voc conseguir identificar detalhes importantes do projeto para seu sucesso. Alm de estar sendo um profissional mais eficaz e, ao mesmo tempo, ir aprimorar sua imagem como pessoa.

Fonte: http://www.gerenciamentodeprojeto.com/2009/11/comunicacao-em-projetos-arte-deouvir.html