Tareas

E-mail / Redes sociales

Atencin / Concentracin

Planificar por adelantado las tareas del da siguiente; foto de tu da de trabajo. Podemos dedicar 15 minutos a preparar el trabajo del d a siguiente, eso nos dar una hora de ruta para no comenzar con tareas que no corresponden.

Debemos ser capaces de Identificar las tareas clave, seguramente no sern ms de 2 o 3 cosas importantes , las que son de verdad tu trabajo y en las que debemos poner todo nuestro empeo:
Lanzar productos Preparar planes estratgicos Presentaciones a clientes o proveedores Preparacin de reuniones de trabajo

Aqu y ahora poner en alza nuestra mejor versin en el da a da en aquellas tareas clave.

Las tareas peridicas son hipotecas para nuestro tiempo de trabajo. Debemos definir bien si es necesario realizarlas todos los das, igual sera suficiente realizarlas cada 2 o 3 das. Esto nos dar tiempo para dedicar a las tareas clave, las verdaderamente importantes.

Podramos decir que son aquellos ratos muertos, que realmente estn muy vivos, solamente tenemos que estar preparados para detectarlos y aprovecharlos.

Detectarlos para aprovecharlos. Aprovecharlos para avanzar trabajo. Teniendo siempre preparada una serie o lista de tareas o microtareas para esos espacios de tiempo.
Ejemplos: esperas en aeropuertos, retrasos de vuelos, colas en bancos, esperas en consultas mdicas, etc.

Se basa principalmente en hacer aquellas microtareas que las podemos acabar en 1 2 minutos, de forma que no se conviertan en una tarea pendiente ms costosa y que nos puede entorpecer la atencin en tareas claves por no zanjarla en un instante.
Contestar una llamada o contestador Adjuntar un archivo

Contestar un mail fcil y breve

No comiences la jornada de trabajo leyendo el mail, intenta contener esta accin durante al menos hora. En su lugar comienza por una de las tareas clave del da, pon toda tu energa de la primera hora del da en ella, seguro ser mucho ms efectiva. No pasa nada por retrasar unos minutos la gestin del mail. No olvidemos que es una herramienta. Nunca nos medirn por gestionar bien el e-mail.

No debemos utilizar el e-mail como si fuese un disco duro donde tenemos guardada toda la informacin. Se pierde mucho tiempo buscando archivos, textos, etc, en el e-mail.

Redactar mails tiene mucha ciencia No debemos perder mucho tiempo en largas redacciones, a veces no son ni siquiera aclaratorias. Un prrafo mejor que dos, y medio prrafo mejor que uno. Los textos deben ser breves y directos, concisos y precisos. Debemos planificar muy bien (visualizar) que queremos transmitir. Nuestro tiempo es valioso, y el de nuestros clientes, proveedores y colaboradores tambin lo es, NO les hagamos perder tiempo.

Predeterminar nuestra gestin del e-mail con filtros y reglas inteligentes nos ayudar a gestionarlo mejor. Evitar que estemos siempre pendiente del mismo. En todas las aplicaciones de gestin de e-mail es posible predeterminar estas configuraciones.

Su configuracin y redireccin a carpetas de trabajo nos ayudar a priorizar aquellos mail ms importantes y por consiguiente los que primero deberemos gestionar.
Tenemos que conseguir diferenciar el contenido importante de la basurilla

Debemos concienciarnos de que no es preciso estar continuamente chequeando el e-mail, con 3 4 veces al da puede ser suficiente. Para ello debemos fragmentar en franjas horarias esta actividad.
Segunda hora de la maana ltima hora de la maana Primera hora de la tarde ltima hora de la tarde

No es preciso tener abierto todo el da el mail en el ordenador A ver quin desenfunda ms rpido? Emailear no es tu trabajo. Experimntalo por un da

Resultados Excelencia Satisfaccin

Estrs Ansiedad

Frustracin
Dificultades Mediocridad Menos tiempo

Crecimiento
Calidad trabajo

Tiempo libre