PENGOLAHAN KARTU SEDIAAN BARANG SUPPLIES

By :

Desy Marziana Kelas : II Ak 2

PENGOLAHAN KARTU SEDIAAN BARANG SUPPLIES

Fungsi kartu sediaan barang supplies (Stock Card) adalah sebagai tempat mencatat sediaan baran, agar setiap waktu dapat :
Memberikan informasi keadaan sediaan baik mengenai kuantum maupun nilainya. memberikan data sediaan yang diperlukan untuk kepentingan penghitungan dan analisis. mengontrol penerimaan, penyimpanan, dan pemakaian sediaan.

1.

Sistem Pencatatan Sediaan.

Pengolahan kartu sediaan terkait dengan sistem pencatatan dan metode penilaian sediaan. Ada dua sistem yang biasa digunakan dalam pencatatan sediaan ialah sebagai berikut. Sistem Sediaan Fisik (Physical Infentory System), sering disebut juga sistem periodik. Pencatatan Pada akhir periode dilakukan penghitungan fisik atas sisa barang untuk mengetahui nilai sediaan akhir periode. Nilai sediaan yang dipakai/dikeluarkan dihitung dengan menjumlahkan sediaan awal periode dengan ditambah jumlah jumlah yang dibeli, dikurangi dengan nilai sediaan akhir periode. Sistem pencatatan ini cocok digunakan untuk pengolahan barang-barang yang jenisnya banyak dan nilai satuannya rendah, atau secara teknis susah untuk dicatat pemakaiannya, misalnya benang, kancing dalam perusahaan garmen. Sistem Perpetual ( Perpetual Infentory System). Dalam sistem ini pencatatan harga pokok (nilai) sediaan dilakukan baik untuk transaksi pembeliaan maupun atau pengeluaran. Sistem pencatatan ini cocok untuk barang-barang yang satuannya bernilai tinggi dan jenisnya tidak banyak, atau secara teknis mudah dicatat pengeluarannya.

Metode Penilaian Sediaan

Metode penilaian sediaan dalam perusahaan manufaktur terutama digunakan untuk menilai sediaan sebagai berikut. a. Sediaan barang baku baik yang digunakan dalam proses produksi, maupun sediaan akhir periode untuk kepentingan penyusunan neraca. Sediaan produk jadi baik dalam penentuan harga pokok produk yang dijual, maupun sediaan akhir periode untuk kepentingan penyusunan neraca.

b.

Ada beberapa metode penilaian sediaan yang dapat digunakan, namun dalam bagian ini hanya dibahas metode Masuk Pertama Keluar Pertama (MPKP) dan Masuk Terakhir Keluar Pertama (MTKP) Metode penilaian lainnya akan dibahas pada bagian lain. a. Metode Masuk Pertama Keluar Pertama Menurut metode Masuk Pertama Keluar Pertama (MPKP) atau FIFO (First-IN First-Out), barang yang lebih dulu masuk (dibeli) dianggap barang yang lebih dulu dikeluarkan. b. Metode Masuk Terakhir Keluar Pertama Menurut metode Masuk Terakhir Keluar Pertama (MTKP) atau LIFO (Last-In First-Out), barang yang terakhir masuk dianggap barang yang lebih dulu keluar. Dari data contoh diatas, barang X yang terakhir masuk sebelum dikeluarkan tanggal 10 Mei adalah yang dibeli tanggal 8 Mei 2004 dihitung dengan metode LIFO.

3. Pencatatan Dalam Kartu Persediaan a. Dalam pencatatan sistem perfektual Kartu sediaan digunakan sebagai tempat mencatat harga pokok barang baik yang masuk (dibeli) maupun yang dikeluarkan untuk dipakai atau dijual (dalam perusahaan dagang). Oleh karena itu, kartu sediaan terutama diselenggarakan dalam perusahaan yang menerapkan sistem pencatatan perpetual. Dalam perusahaan manufaktur, kartu sediaan antara lain digunakan untuk mencatat harga pokok sediaan barang baku baik yang dibeli maupun yang dipakai dalam proses produksi. Dokumen yang digunakan atau sumber data pencatatan dalam kartu sediaan terdiri atas sebagai berikut. 1. Laporan penerimaan barang yang diterima dari bagian Penerimaan, sebagai bukti barang yang dibeli sudah masuk ke gudang. Dokumen ini dicatat dalam kartu sediaan barang yang bersangkutan dengan kuantum dan harga satuan sesuai dengan yang tercantum dalam laporan penilaian barang. 2. Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang yang diterima melalui Bagian Gudang, merupakan bukti pengeluaran barang dari gudang. Dokumen ini dicatat dalam kartu sediaan sebagai pengeluaran sehingga pokok barang yang bersangkutan.

b. Dalam pencatatan sistem inventaris Seperti disebutkan di muka, sistem inventarisasi fisik digunakan untuk pencatatan barang yang sulit diukur kuantum pengeluarannya, misalnya pemakaian paku, pelitur dan lem perekat dalam perusahaan mebel. Dalam pencatatan sistem inventarisasi fisik pencatatan mutasi sediaan hanya untuk transaksi pembelian. Oleh karena itu kartu sediaan dalam sistem pencataan fisik, hanya berfungsi sebagai tempat mencatat transaksi pembelian dan nilai sediaan awal periode hasil penghitung fisik barang akhir periode yang lalu.

4. Pembuatan Laporan Sediaan a. Penghitungan fisik sediaan Sistem inventarisasi fisik maupun sistem perpetual, untuk kepentingan pengawasan, penghitungan fisik sediaan tetap harus dilakukan secara priodik. Dalam penerapan sistem perpektual, data kartu sediaan yang dikelola oleh Bagian Kartu Sediaan sebaiknya digunakan sebagai data pembanding. Hasil pemeriksaan dan penghitungan sediaan didukung dengan berita acara pemeriksaan dan penghitungan barang. Memuat antara lain : tanggal/waktu pemeriksaan; nama petugas dan saksi pemeriksaan; data mengenai barang seperti barang seperti nama, jenis, kuantum, dan kondisi barang.

b. Laporan sediaan Dalam pencatatan sistem fisik, kartu sediaan hanya menunjukkan data sediaan awal periode dan pembeliaan selama periode. Laporan sediaan dibuat berdasarkan data hasil penghitungan fisik barang di gudang, sementara harga satuaan ditetapkan berdasarkan catatan harga dalam kartu sediaan dengan menerapkan metode penilaian yang digunakan.
Dalam pencatatan sistem perpetual, kartu sediaan menunjukan data keluar masuknya barang, baik kuantum maupun harga pokoknya. Laporan sediaan dapat dibuat berdasarkan data kartu sediaan setelah sisa barang menurut kartu sediaan direkonsiliasi dengan hasil perhitungan secara fisik.

PENGELOLAAN ADMINISTRASI GUDANG

By :

Desy Marziana Kelas : II Ak 2

PENGELOLAAN ADMINISTRASI GUDANG Kegiatan Bagian Gedung pada dasarnya adalah menerima, menyimpan, mengeluarkan, mencatat mutasi barang, dan membuat laporan sediaan barang gudang.
1. Kelengkapan Administrasi Gudang Dokumen atau bukti pendukung dan kelengkapan lain yang diperlukan dalam pengelolaan administrasi gudang, antara lain: - Tembusan Surat Order Pembelian yang diterima dari Bagian Pembelian. - Surat Laporan Barang yang diterima dari Bagian Penerimaan beserta barang yang bersangkutan; - Surat Order Pengiriman Barang yang diterima dari Bagian Order Penjualan (penjualan kredit). - Tembusan faktur yang diterima dari Bagian Order Penjualan (penjualan tunai) - Kartu gudang sebagai tempat mencatat mutasi kuantum tiap jenis barang;

2. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Barang Gudang

a. Penerimaan Barang Dalam hubungan dengan aktivitas penerimaan barang, kegiatan yang dilakukan Bagian Gudang ialah sebagai berikut : 1. Menerima tembusan surat order pembelian dari Bagian Pembelian sebagai pemberitahuan untuk mempersiapkan tempat penyimpanan barang yang sudah dipesan. 2. Menerima barang beserta tembusan laporan penerimaan barang dari Bagian Penerimaan. 3. Memeriksa kecocokan data laporan penerimaan barang dengan data surat order pembelian. 4. Mencatat barang yang diterima dalam kartu gudang yang bersangkutan. 5. Menyimpan dan mengamankan barang yang diterima.

b. Pengeluaran Barang Dalam hubungan dengan aktivitas pengeluaran barang, kegiatan yang dilakukan Bagian Gudang adalah sebagai berikut : a. Menerima faktur penjualan tunai dari Bagian Order Penjualan dalam penjualan kredit. b. Menerima surat order pengiriman barang dari Bagian Penjualan dalam penjualan kredit. c. Menyiapkan barang sesuai dengan yang tercantum dalam faktur penjualan tunai atau surat order pengiriman. d. Menyerahkan barang beserta tembusan faktur penjualan tunai kepada Bagian Pengiriman. e. Menyerahkan barang beserta surat order pengiriman kepada Bagian Pengiriman (dalam penjualan kredit) f. Mencatat faktur penjualan tunai atau surat order pengiriman dalam kartu gudang.

3. Pencatatan Mutasi Barang dalam Kartu Gudang Kartu gudang berfungsi sebagai tempat mencatat mutasi (keluar masuknya) kuantitas tiap barang sehingga kuantitas sediaan barang setiap waktu dapat diketahui. Oleh karena dari pengelolaan kartu gudang dapat dibuat laporan kuantitas sediaan tiap jenis barang secara priodik. Dokumen pendukung pencatatan dalam kartu gudang ialah sebagai berikut. - Tembusan laporan penerimaan barang, dicatat sebagai mutasi masuk. - Tembusan faktur penjualan tunai, dicatat sebagai mutasi keluar. - Surat order pengiriman, dicatat sebagai mutasi keluar - Tembusan memo kredit sebagai bukti transaksi pembelian retur, dicatat sebagai mutasi keluar.
4. Pencatatan Selisih Kuantitas Sediaan - Sering terjadi selisih antara kuantitas barang menurut kartu gudang dengan kuantitas barang menurut hasil penghitungan fisik barang. Selisih kuantitas barang bisa timbul karena kesalahan penghitungan fisik barang saat terjadi mutasi, kerusakan, karena barang susut jika satuannya kg, atau kekeliruan pencatatan dalam kartu gudang.

Data Inventory Administrasi menjadi ujung tombak seluruh pencatatan arus keluar masuk barang, sehingga pengendalian operasional lebih dimudahkan dengan adanya akurasi data. Bukti pencatatan barang keluar masuk akan mempengaruhi beberapa hal berikut : 1. Jumlah stok barang. 2. Klaim pembayaran barang masuk dan keluar. 3. Dasar memesan barang. 4. Mempelajari trend sales. 5. Data persediaan ini menuntut akurasi data secara real time dan dapat dipertanggungjawabkan. Administrasi yang kuat perlu dibangun melalui integrasi antara komputerisasi dan sumber daya yang menjalankannya. Sistem informasi yang berkaitan dengan database memerlukan orangorang yang akrab dengan database.