PROCESO DE MATRICULACIN Esquema Orgnico El esquema orgnico de la institucin debe estar ingresado y actualizado en base a lo estipulado por el ministerio

de Educacin. Esta opcin la encontramos en el men Herramientas/acadmico/Esquema Orgnico y se presenta la siguiente pantalla.

En esta pantalla se debe tomar en cuenta el esquema de codificacin que maneja el Dobra, el mismo que consta de 5 caracteres y cada uno de ellos representa una funcionalidad como se detalla a continuacin: . Curso Carrera Ciclo Jornada rea El valor asignado a cada carcter puede ir de 1 - 9 y de A Z respectivamente. El esquema de codificacin requiere que los hijos de adopten el cdigo del padre as si el padre no existe en la carrera Ej. Debe ir cero en ese carcter, el ejemplo se evidencia en la imagen de pre-escolar y primaria de Regina.

Para este caso no tenia Jornada

Para este caso si lleva Jornada

La codificacin previamente asignada puede ser recodificada por completo creando nuevos grupos y cambiando los cdigos a voluntad. No puede duplicar el cdigo al realizar el cambio previamente debe modificar el existente y luego asignar el nuevo si va a reusar un cdigo. Este caso se explica mejor en la clase. Productos Se denominan productos o tems a los registros sobre los cuales se va a asignar valor para ser cobrado Ej. Pensiones, Matricula, Adicional, Certificado entre Otros Esta pantalla de creacin y mantenimiento de estos productos se encuentra en Herramientas/Productos/Productos y es la que visualiza a continuacin:

Tablas Se debe haber registrado las tablas de valores a cobrar por curso eso lo encontramos en Herramientas/Acadmico/Tablas y lo visualizamos en la siguiente pantalla.

Proceso de Registro de Notas

Para poder realizar el ingreso de las notas deben previamente haber sido matriculados los estudiantes. Se debe habilitar el ingreso de las notas desde la Herramientas/Sistemas/parmetros, como vemos en la pantalla adjunta. pantalla de

Buscamos navegando hacia abajo la carpeta lista y pulsamos en el cuadro con el + para poder presentar su contenido. Luego de esto se presentan las opciones y debemos buscar la que dice PARCIALES y como en la pantalla que vemos a continuacin cada parcial tiene en el campo valor ingresada la fecha lmite de ingreso de dicha nota en formato AAAAMMDD (Ao, Mes, Da). No debo poner la fecha limite a todos los parciales de una sola debo hacerlo luego de cada parcial termine su ingreso luego habilito el siguiente. Para asegurar esto todos los parciales inicialmente deben tener una fecha menor a la del presente da. Adjunto imagen con informacin relevante El crculo indica que registro es el que est siendo modificado. La flecha indica el campo a modificar para dar inicio con el ingreso de notas para el parcial seleccionado.

Maestro Deben estar ingresados los maestros en la opcin: Herramientas/Empleados/Empleados, dicho registro debe considerar : Que el cdigo sea el nmero de cedula del empleado, debe ser de tipo Profesor, se le debe asignar o solicitar al maestro que proporcione un password para el ingreso al sistema por internet y adicional para el caso que el empleado sea un inspector debe estar marcado el check de inspector veamos el ejemplo en la pantalla adjunta.

Materias Deben estar ingresadas todas las materias que se van a dictar en el presente periodo acadmico y se debe asignar a dicha materia los maestros que la dictan indistintamente del curso o paralelo asignado. Para esto se debe ingresar a la pantalla ubicada en Herramientas/Acadmico/Materias Esta pantalla est dividida en tres secciones la una donde se presentan todas las materias enmarcadas en color verde. Al ubicarme en una de ellas se habilitan los campos del bloque que est enmarcado en azul se pueden modificar y el tercer bloque enmarcado en color rojo es donde asigno a los maestro que dictan dicha materia. Esto se visualiza en la siguiente pantalla:

Si se fijan en el recuadro rojo en la columna del cdigo esta un recuadro pequeo que es donde el check que permite asignar al maestro con la materia correspondiente. El tipo me indica si es una materia o SubMateria. Si es una submateria debe estar lleno el campo padre escogiendo la materia que agrupa las submaterias ver Ejemplo.

Se debe indicar el valor sobre el cual se va a calificar la materia en este caso todos deben tener 10 segn el ministerio.

Asignar materias a Cursos. Esta pantalla se basa en el esquema orgnico para presentar los cursos y al mismo se le deben asignar las materias o submaterias que se van a dictar en el presente ao lectivo. Esta opcin la encontramos en Herramientas/Acadmico/Procesos/Orden Materias por Curso. Se debe seleccionar el curso y luego se comienza a agregar (Nuevo) lneas hasta ingresar todas las materias que se van a dictar en el ao corriente.

El campo Orden L que esta enmarcado en un cuadro azul en la imagen anterior nos indica el orden en que van a salir las materias impresa en la libreta. En el recuadro rojo se visualiza: P = Pensum G = Grado (Solo para los 3ros de Bachillerato) L = Libreta Espaol Z = Calcula Promedios C = Cualitativa (Libreta en Nmeros o Letras) El ao desde y Hasta representa el periodo en el cual la materia ha estado vigente no se debe eliminar materias por ningn caso: Suponiendo que en el 2012 se dio Matemticas y en este ao se va a dictar Lgica Matemtica la materia Matemticas en el campo hasta debe tener 2012 y la nueva materia lgica Matemtica debe tener en el desde=2013 hasta = 3000.

En el siguiente recuadro tenemos un Orden C que est destinado a ordenar la Sabana, certificado de promocin y a agrupar materias para que salgan con otro nombre distinto.

Asignacin de Materias y Profesores En esta pantalla nos permite asignar al curso y paralelo correspondiente el maestro que dicta dicha materia y al inspector asignado al curso y paralelo. Esto lo encontramos en Herramientas/Acadmico/Procesos/Asignacin de Materias y Profesores. Se supone que previo a este proceso se debe haber ingresado los maestros, las materias con sus maestros, las materias que se dictaran en cada curso, lo cual esta detallado en las pginas anteriores de este documento.

Es importante indicar que al seleccionar el recuadro del profesor se visualizan todos los maestros que dictan esa materia en los diferentes cursos y debo seleccionar el asignado para este curso y paralelo ver ejemplo:

Y para seleccionar el Tutor o Inspector del curso se selecciona en la barra superior y se escoge al maestro.

Luego de esto se podr proceder con el ingreso de notas desde el Dobra.NET Correccin de Notas. El proceso de registro de notas implica que el maestro debe sacar el reporte del aplicativo .Net luego de la fecha lmite de ingreso de notas, este informe es el soporte de secretaria por parcial. En caso de arreglos de notas posteriores a la fecha de lmite establecida para .NET , lo podr realizar secretaria previa autorizacin firmada por la rectora y adjuntada a la carpeta del curso y materia en cuestin. Esto lo pueden realizar en la siguiente pantalla Herramientas/Acadmico/Procesos/Registro de Notas, en esta pantalla selecciono el curso, paralelo, la materia si el caso lo amerita opcional la submateria y el Parcial correspondiente ver ejemplo:

Las notas se presentan de forma automtica y lo que debe hacer el funcionario del rea correspondientes es cambiar la nota al alumno y a la tarea respectiva, finalmente se graba.