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A comunicao empresarial caracterizada pela impessoalidade, uso do padro culto de linguagem, clareza, conciso, formalidade e uniformidade. Esses mesmos princpios aplicam-se s comunicaes oficiais: elas devem sempre permitir uma nica interpretao e ser estritamente impessoais e uniformes, o que exige o uso de certo nvel de linguagem. A Impessoalidade: O tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicaes oficiais decorre: a) da ausncia de impresses individuais de quem comunica; b) da impessoalidade de quem recebe a comunicao, com duas possibilidades: c) do carter impessoal do prprio assunto tratado: A conciso, a clareza, a objetividade e a formalidade de que nos valemos para elaborar os expedientes oficiais contribuem, ainda, para que seja alcanada a necessria impessoalidade.

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A Linguagem dos Atos e Comunicaes Oficiais:

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A necessidade de empregar determinado nvel de linguagem nos atos e expedientes oficiais decorre, de um lado, do prprio carter pblico desses atos e comunicaes; de outro, de sua finalidade. Por seu carter impessoal, por sua finalidade de informar com o mximo de clareza e conciso, eles requerem o uso do padro culto da lngua. H consenso de que o padro culto aquele em que: a) se observam as regras da gramtica formal e b) se emprega um vocabulrio comum ao conjunto dos usurios do idioma. Formalidade e Padronizao: A formalidade diz respeito polidez, civilidade no prprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicao. A clareza datilogrfica, o uso de papis uniformes para o texto definitivo e a correta diagramao do texto so indispensveis para a padronizao Conciso e Clareza: Conciso o texto que consegue transmitir um mximo de informaes com um mnimo de palavras. A clareza deve ser a qualidade bsica de todo texto oficial. Para ela concorrem: a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretaes que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto; b) o uso do padro culto de linguagem, em princpio, de entendimento geral e por definio avesso a vocbulos de circulao restrita, como a gria e o jargo;

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c) a formalidade e a padronizao, que possibilitam a imprescindvel uniformidade dos textos; d) a conciso, que faz desaparecer do texto os excessos lingsticos que nada lhe acrescentam. Pronomes de Tratamento: O emprego dos pronomes de tratamento obedece a secular tradio. So de uso consagrado: Vossa Excelncia, para as seguintes autoridades: a) do Poder Executivo: Presidente da Repblica / Vice-Presidente da Repblica / Ministros de Estado / Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal / Oficiais-Generais das Foras Armadas / Embaixadores / Secretrios-Executivos de Ministrios e demais ocupantes de cargos de natureza especial / Secretrios de Estado dos Governos Estaduais / Prefeitos Municipais. b) do Poder Legislativo: Deputados Federais e Senadores / Ministros do Tribunal de Contas da Unio / Deputados Estaduais e Distritais / Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais / Presidentes das Cmaras Legislativas Municipais. c) do Poder Judicirio: Ministros dos Tribunais Superiores / Membros de Tribunais / Juzes / Auditores da Justia Militar. O vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas aos Chefes de Poder Excelentssimo Senhor, seguido do cargo respectivo: Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica, / Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, / Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.

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As demais autoridades sero tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo: Senhor Senador, / Senhor Juiz, / Senhor Ministro, / Senhor Governador. No envelope, o endereamento das comunicaes dirigidas s autoridades tratadas por Vossa Excelncia, ter a seguinte forma: A Sua Excelncia o Senhor Fulano de Tal Secretrio de Estado da Sade 00000-000 - Natal. RN A Sua Excelncia o Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10 Vara Cvel Rua ABC, n 123 01010-000 - Natal. RN A Sua Excelncia o Senhor Deputado Fulano de Tal Assemblia Legislativa 00000-000 - Natal. RN Em comunicaes oficiais, est abolido o uso do tratamento dignssimo (DD), s autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade pressuposto para que se ocupe qualquer cargo pblico, sendo desnecessria sua repetida evocao. Vossa Senhoria empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado : Senhor Fulano de Tal, (...) No envelope, deve constar do endereamento: Ao Senhor Fulano de Tal Rua ABC, n 123 12345-000 - Natal. RN 4

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Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo ilustrssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor. Acrescente-se que doutor no forma de tratamento, e sim ttulo acadmico. Evite us-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicaes dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concludo curso universitrio de doutorado. costume designar por doutor os bacharis, especialmente os bacharis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade s comunicaes. Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificncia, empregada por fora da tradio, em comunicaes dirigidas a reitores de universidade. Correspondelhe o vocativo: Magnfico Reitor, (...) Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesistica, so: Vossa Santidade, em comunicaes dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente : Santssimo Padre, (...) Vossa Eminncia ou Vossa Eminncia Reverendssima, em comunicaes aos Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo:

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Eminentssimo Senhor Cardeal, ou Eminentssimo e Reverendssimo Senhor Cardeal, (...)

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Vossa Excelncia Reverendssima usado em comunicaes dirigidas a Arcebispos e Bispos; Vossa Reverendssima ou Vossa Senhoria

Reverendssima para Monsenhores, Cnegos e superiores religiosos. Vossa Reverncia empregado para sacerdotes, clrigos e demais religiosos. Fechos para Comunicaes: O fecho das comunicaes oficiais possui, alm da finalidade bvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatrio. A legislao federal estabeleceu o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicao oficial: a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica: Respeitosamente, b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente, Ficam excludas dessa frmula as comunicaes dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradio prprios, devidamente disciplinados no Manual de Redao do Ministrio das Relaes Exteriores Identificao do Signatrio: Excludas as comunicaes assinadas pelo Presidente da Repblica, todas as demais comunicaes oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificao deve ser a seguinte: 6

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(espao para assinatura) NOME Secretrio de Estado da Tributao

(espao para assinatura) NOME Chefe de Gabinete do Tribunal de Contas

Para evitar equvocos, recomenda-se no deixar a assinatura em pgina isolada do expediente. Transfira para essa pgina ao menos a ltima frase anterior ao fecho. NORMAS GERAIS DE ELABORAO: Ao se elaborar uma correspondncia devero ser observadas as seguintes regras: utilizar as espcies documentais, de acordo com as finalidades expostas nas estruturas dos modelos adiante expostos; utilizar os pronomes de tratamento, os vocativos, os destinatrios e os endereamentos corretamente; utilizar a fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citaes, e 10 nas notas de rodap; para smbolos no existentes na fonte Times New Roman poder-se- utilizar as fontes Symbol e Wingdings; obrigatrio constar a partir da segunda pgina o nmero da pgina. No caso de Comunicao Interna, o destinatrio dever ser identificado pelo cargo, no necessitando do nome de seu ocupante. Exceo para casos em que existir um mesmo cargo para vrios ocupantes, sendo necessrio, ento, um vocativo composto pelo cargo e pelo nome do destinatrio em questo. Exemplo: Ao Senhor Assessor Jos Amaral 7

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Quando um documento estiver respondendo solicitao de um outro documento, fazer referncia espcie, ao nmero e data ao qual este se refere. O assunto que motivou a comunicao deve ser introduzido no primeiro pargrafo, seguido do detalhamento e concluso. Se contiver mais de uma idia deve-se tratar dos diferentes assuntos em pargrafos distintos. A referncia ao ano do documento dever ser feita aps a espcie e nmero do expediente, seguido de sigla do rgo que o expede. CERTO: Ofcio n 23/2005-DAI/TCE ERRADO: Ofcio n 23/TCE/DAI-2005 Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) embora se refiram segunda pessoa gramatical ( pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige comunicao), levam a concordncia para a terceira pessoa. Exemplos: Vossa Senhoria nomear o substituto. Vossa Excelncia conhece o assunto. Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento so sempre os da terceira pessoa: "Vossa Senhoria nomear seu substituto" (e no "Vossa...vosso..."). J quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gnero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e no com o substantivo que compe a locuo. Assim, se o interlocutor for homem, o correto "Vossa Excelncia est atarefado"; se for mulher,"Vossa Excelncia est atarefada".

MODELO DE DOCUMENTOS

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MEMORANDO

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O memorando um documento utilizado para comunicao entre unidades, divises ou setores de uma instituio ou empresa. Trata-se de uma forma de comunicao escrita e eminentemente formal, trazendo eficincia na transmisso de dados.

MEMORANDO Memorando n (informar) Em, (dia) de (ms) de (ano).

Ao Senhor (indicar o nome e/ou cargo):

Assunto: Aquisio de Equipamentos de Informtica.

Nos termos do plano de estratgia estabelecido na reunio mensal de julho deste ano, solicitamos a Vossa Senhoria a tomada de oramentos para aquisio de equipamentos novos de informtica para o departamento de Recursos Humanos. As especificaes devero ser obtidas junto a departamento de informtica, e os oramentos devero ser apresentados na prxima reunio que ocorrer no prximo dia 28 para deliberao.

Atenciosamente, (assinatura) (nome completo) (cargo)

PROCURAO O eminente desse documento concede poderes a terceiros, a fim de represent-lo junto a rgos pblicos, bancos e outras instituies. O emissor

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da procurao denominado outorgante, mandante, procurante. Quem recebe os poderes denominado outorgado, mandatrio, procurador. Estrutura: 1 - Ttulo: (normalmente centralizado) 2 - Nome do emissor (constituinte) 3 - Identificao do emissor (nacionalidade, estado civil, profisso, CPF, RG, endereo) 4 - Frase padro nomeia e constitui seu (sua) bastante procurador (a) 5 - Nome do produrador 6 - Identificao do procurador (idem emissor) 7 - Frase direta para o fim de poderes especficos autorizando 8 - Estabelecer poderes que sero concedidos 9 - Validade da procurao (automaticamente 1 ano, caso no especificado) 10 - Localidade e data 11 - Assinatura do emissor 12 - Assinatura de 2 testemunhas (preferencialmente)

PROCURAO

Por este instrumento particular de procurao, JOS MANOEL GOMES, brasileiro, casado, do comrcio, residente e domiciliado nesta Capital, na Rua Nanael, n 27, portador da Carteira de Identidade RG ..., nomeia e constitui seu bastante procurador o senhor MARCO ANTNIO SILVA, brasileiro, solteiro, advogado, residente e domiciliado nesta Capital, Rua Amrico Samarone, n 300, portador do RG n... e OAB n..., para o fim de poderes especficos autorizando a abertura e fechamento da gua, no prdio em construo de propriedade do outorgante, podendo, para tal fim, represent-lo perante a SABESP - Companhia de Saneamento Bsico do Estado de So Paulo, assinar recibos, dar quitaes, inclusive podendo assinar ou substabelecer esta. So Paulo...

JOS MANOEL GOMES

REQUERIMENTO

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