QU ES CONTROLAR LA INFORMACIN DOCUMENTAL DE LA EMPRESA

Es aplicar las pautas y normas de control interno para evitar posibles fraudes, malversaciones y errores, que pueden llevar a prdidas de ndole cualitativas o cuantitativas. Deberas buscar en la red o fuentes que dispongas material sobre el Control Interno. Es controlar en este caso, que la documentacin est bien ordenada, numerada, que no se omitan detalles e informaciones importantes, quien las custodia y tiene acceso a ellas. No hay que olvidarse que los documentos, ya sean informes, formularios, comprobantes son la fuente de los sistemas administrativos los cuales sirven para manejar y generar informacin y a la vez tomar decisiones posteriormente. Espero te sirva, cualquier duda me preguntas de nuevo

Si existe un rea en la que cada empresa tenga su propio manual, es en el apartado de la organizacin documental de toda la informacin administrativa de la empresa. En cualquier estructura empresarial, estamos trabajando a diario con multitud de documentos, desde las propias facturas a la informacin laboral sin olvidar las mltiples relaciones que tenemos a diario con clientes, trabajadores y resto de administraciones. Tal y como comento, cada empresa es un mundo en su gestin administrativa, dado que cada sector, volumen de la empresa y grado de penetracin de tecnologa provoca que las empresas tengan unos sistemas ms avanzados frente a otras. Por ejemplo, no podemos comparar ni estructurar de la misma manera una peluquera, un bufete de abogados a una gran empresa de distribucin o logstica.

Criterio fundamental: estratificacin y software de gestin

La premisa bsica de nuestra organizacin administrativa y documental debe girar alrededor del software de gestin que usemos. Si tenemos un potente ERP que nos ofrece la posibilidad de una buena gestin documental con un rpido acceso a base de datos, el mejor sistema es tener en formato electrnico toda la documentacin, prescindiendo del papel siempre que podamos y almacenando las copias fsicas de los documentos escaneados mediante una codificacin generada y suministrada por el propio ERP que usemos.

Pero dado que normalmente, los programas de gestin que se usan en la empresa pequea son menos potentes, nos encontramos con una grave carencia para la gestin documental de manera telemtica y cunto menor sea la empresa, mayor volumen de papel suele procesar comparando sus ratios de facturacin con la poca adaptacin tecnolgica, Partamos de un caso medio, empresa con programa de contabilidad y facturacin, ligero manejo de almacen y volumen medio de papel.

Estratificacin de documentos por reas

La mejor ordenacin posible de la documentacin en la empresa es dividiendo los principales grupos de documentos que manejamos y archivando dichos documentos de manera homognea por su tipologa. Los grupos usuales que se tienen en cualquier empresa son:

Albaranes y facturas, emitidas y recibidas, ambos grupos por separado, numerados consecutivamente por fecha de emisin o fecha de recepcin y con marcas que a simple vista nos informen sobre su estado en contabilidad y cobro o pago. Informacin fiscal de la empresa, ordenada por fecha y por tipo de obligacin. Es decir, apartados para las declaraciones de IVA, impuesto de sociedades, tributos locales Cada impuesto se acompaar de su justificante de pago si lo tiene. Informacin financiera, contratos y justificantes. Siguiendo con los criterios anteriores, separaremos la informacin por entidades y a la vez por el tipo de contrato. Por ejemplo, los documentos relativos a tarjetas, prstamos y liquidaciones de cuenta estarn separados por su propio contrato y ordenados por fecha pero agrupados bajo la misma entidad financiera. Informacin laboral, separando en varios apartados la informacin relativa a cada trabajador, entrega de EPIs, copia de su documentacin y resto de informacin necesaria como son nminas, seguros sociales este tipo de ordenacin depender en gran parte de la cantidad de trabajadores que tengamos y del grado de rotacin de la plantilla. Si nuestra empresa realiza muchos presupuestos, tiene clientes con bastantes trabajos en marcha o realiza proyectos concretos que requieran un cierto control documental, abrir para cada proyecto independiente un rea para guardar la documentacin relativa a dicho proyecto. Este tipo de informacin necesitar apartados especficos si para cada cliente necesitamos formalizar algn tipo de contrato o recopilacin de informacin adicional a subcontratas o proveedores.

En definitiva, la ordenacin de la documentacin en papel debe ir vinculada a la actividad de la empresa, al tipo de uso que se realiza de dicho documentacin y a las necesidades especficas de bsqueda. En todo caso, debe seguir unos criterios lgicos, con facilidad para la bsqueda de cualquier docunento de manera rpida y de tal manera que no se duplique nunca la informacin en papel existente. Por ejemplo, es un error grave que entorpece mucho la gestin administrativa, fotocopiar documentos para almacenarlos en dos sitios diferentes.

A caballo entre documentacin telemtica y documentacin en papel

No obstante, cada da con mayor frecuencia, en todas las empresas se reduce el volumen de papel en pro de la informacin telemtica. Desde la emisin y recepcin de facturas electrnicas a los justificantes bancarios o contratos y acuerdos comerciales formalizados por correo electrnico. En este caso, los criterios de ordenacin requerirn un sistema homogneo de acceso, rpido y que tengan una bsqueda sencilla. El principal error de cualquier empresa se lleva a cabo cuando la informacin se comienza a guardar en carpetas incluidas de infinitas carpetas, de tal manera que para llegar a un documento, necesitamos ms de 3 clicks. En este caso, si para abrir/imprimir o enviar por mail cualquier documento hemos realizado ms de tres clicks, nuestro sistema de gestin documental no funciona. Si estamos gestionando cualquier sistema de informacin mixta, necesitamos una base de datos documental que nos abra los documentos a golpe de click, que nos especifique si el documento est en formato electrnico o formato fsico y a la misma vez que podamos procesar mediante escaneo toda la informacin en papel con el objetivo de almacenar de manera electrnica toda la documentacin. Estos procesos requieren tambin un sistema de verificacin e integridad de la informacin, sobre todo para que dichos ficheros tengan validez ante la administracin tributaria si decidimos eliminar completamente la informacin en papel. Para cualquier modificacin de este tipo, se recomienda siempre ponernos en manos de un buen asesor de empresas que analice y nos gue en las necesidades especficas de nuestra empresa.

Las TIC como herramienta a la gestin empresarial

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InstitutoMaurer.com.mx Las TICs agregan valor a las actividades operacionales y de gestin empresarial en general y permite a las empresas obtener ventajas competitivas, permanecer en el mercado y centrarse en su negocio.

Las tecnologas de informacin y comunicacin son una parte de las tecnologas emergentes que habitualmente suelen identificarse con las siglas TIC?s y hacen referencia a la utilizacin de medios informticos para almacenar, procesar y difundir todo tipo de informacin en las distintas unidades o departamentos de cualquier organizacin.

En pocas palabras, las TIC?s tratan sobre el empleo de computadoras y aplicaciones informticas para transformar, almacenar, gestionar, proteger, difundir y localizar los datos necesarios para cualquier actividad humana.

La instrumentacin tecnolgica es una prioridad en la comunicacin de hoy en da, este importante cambio tecnolgico marcan ?la diferencia? entre una civilizacin desarrollada y otra en vas de. Este gran cambio no ha sido ajeno a nuestras organizaciones humanas, especialmente en las empresas. Es imposible hoy da ignorar el potencial de las TIC?s y especialmente el de Internet. Con el paso de un mundo hecho de tomos a otro hecho de bits, asistimos a la aparicin de la Sociedad de la Informacin y a su expansin mediante el desarrollo de redes informticas que permiten que los ciudadanos tengan acceso a fuentes de informacin inmensas, consolidndose no solamente como consumidores de informacin y conocimiento, sino tambin como creadores de fuentes de informacin y conocimiento mismo.

CAMBIO EN LAS EMPRESAS Y EN EL RECURSO HUMANO

Las TIC?s estn cambiando la forma tradicional de hacer las cosas, las personas que trabajan en gobierno, en empresas privadas, que dirigen personal o que trabajan como profesional en cualquier campo utilizan tecnologas de informacin cotidianamente mediante el uso de Internet, tarjetas de crdito, pago electrnico de la nmina de trabajadores, entre otras funciones; es por eso que la funcin de las TIC?s en los procesos empresariales, como manufactura y ventas, se han expandido grandemente.

La primera generacin de computadoras estaba destinada a guardar los registros y monitorear el desempeo operativo de la empresa, pero la informacin no era oportuna ya que el anlisis obtenido en un da determinado en realidad describa lo que haba pasado una semana antes. Los avances actuales hacen posible capturar y utilizar la informacin en el momento que se genera, es decir, tener procesos en lnea. Este hecho no slo ha cambiado la forma de hacer el trabajo y el lugar de trabajo, sino que tambin ha tenido un gran impacto en la forma en la que las empresas compiten.

Utilizando eficientemente las TIC?s se pueden obtener ventajas competitivas, pero es preciso encontrar procedimientos acertados para mantener tales ventajas como una constante, as como disponer de cursos y recursos alternativos de accin para adaptarlas a las necesidades del momento, pues las ventajas no siempre son permanentes.

El sistema de informacin tiene que modificarse y actualizarse con regularidad si se desea percibir ventajas competitivas continuas. El uso creativo de la tecnologa puede proporcionar a los administradores una herramienta eficaz para diferenciar sus recursos humanos, productos y/o servicios respecto de sus competidores. Este tipo de preeminencia competitiva puede traer consigo otro grupo de estrategias, como es el caso de un sistema flexible y las normas just in time, que permiten producir una variedad ms amplia de productos a un precio ms bajo y en menor tiempo que la competencia.

Las TIC?s representan una herramienta importante en los negocios, sin embargo, el implementar un sistema de informacin no garantiza que sta obtenga resultados de manera automtica o a largo plazo.

En la implementacin de un sistema de informacin intervienen muchos factores siendo uno de los principales el factor humano. Es previsible que ante una situacin de cambio el personal se muestre renuente a adoptar los nuevos procedimientos o que los desarrolle plenamente y de acuerdo a los lineamientos que se establecieron. De todo lo anterior es necesario hacer una planeacin estratgica tomando en cuenta las necesidades presentes y futuras de la empresa. As como una investigacin preliminar y estudio de factibilidad del proyecto que deseamos.

SUS VENTAJAS EN LA ORGANIZACION

Las TIC?s son esenciales para mejorar la productividad de las empresas, la calidad, el control y facilitar la comunicacin entre otros beneficios, aunque su aplicacin debe llevarse a cabo de forma inteligente.

El mero hecho de introducir tecnologa en los procesos empresariales no es garanta de gozar de estas ventajas. Para que la implantacin de nueva tecnologa produzca efectos positivos hay que cumplir varios requisitos: tener un conocimiento profundo de los procesos de la empresa, planificar detalladamente las necesidades de tecnologa de la informacin e incorporar los sistemas tecnolgicos paulatinamente, empezando por los ms bsicos.

Antes de aadir un componente tecnolgico, hay que conocer bien la organizacin y/o empresa. Se ha investigado por qu fracasan algunos proyectos de implantacin de tecnologa de la informacin y se ha descubierto que el 90% de las veces el fracaso no es debido al software ni a los sistemas, sino al hecho de que la gente no tiene suficientes conocimientos sobre su propia empresa o sus procesos empresariales.

Otro aspecto importante a considerar es que las empresas que tienen una gran capacidad de beneficiarse de la tecnologa son organizaciones que, antes de aadir un componente tecnolgico, describen detalladamente cul ser la repercusin para su empresa. As pues, el objetivo debe ser que toda decisin relativa a la tecnologa ayude a mejorar la productividad de la empresa, la organizacin o de uno mismo.

Otras ventajas que se pueden mencionar son las siguientes:

- Apoyar a las PYMES y a los empresarios locales para presentar y vender sus productos a travs de Internet. - Permitir el aprendizaje interactivo y la educacin a distancia para los empleados -Impartir nuevos conocimientos para la empleabilidad que requieren muchas competencias (integracin, trabajo en equipo, motivacin, disciplina, etc.). - Ofrecer nuevas formas de trabajo y de inclusin laboral, como teletrabajo - Dar acceso al flujo de conocimientos e informacin para empoderar y mejorar las vidas de las personas, facilidades, exactitud, menores riesgos, menores costos, etc.

Algunas Reflexiones

Todo cambio o innovacin trae consigo un ?rechazo? como tendencia natural del ser humano al enfrentarse a lo desconocido. Las TIC?s son un ejemplo concreto de este tipo de cambio, precisamente al interior de las organizaciones y/o empresas. Las ventajas reconocibles en torno a las relaciones existentes entre el incremento en la produccin y difusin de nuevas tecnologas y las posibilidades que las empresas tienen de acceder a conocerlas y utilizarlas y el conocimiento de los factores endgenos y exgenos que inciden en la apropiacin de las innovaciones tecnolgicas por parte de las organizaciones, trae a cuenta que los procesos

de innovacin tecnolgica pueden ser entendidos como un proceso de innovacin social que moviliza las capacidades de la organizacin, constituyndose en una instancia de generacin de conocimiento que remite a los saberes que se recrean en diferentes reas de la empresa, saber ser, hacer, convivir en un proceso dinmico, continuo y acumulativo; que modifica y reelabora las competencias organizativas.

Por Cristian Salazar C.

Acadmico Instituto de Administracin. Universidad Austral de Chil

1-QUE ES UN TIC?

Son tecnologas de la informacin y de comunicaciones, constan de equipos de programas informticos y medios de comunicacin para reunir, almacenar, procesar, transmitir y presentar informacin en cualquier formato es decir voz, datos, textos e imgenes.

2-Que aspecto de la vida humana pueden estar vinculados a las Tic?

En todos los mbitos en que se desarrolla el hombre, especialmente en los entornos estudiantiles, laborales, instituciones y empresas.

3-Pueden las Tic estar vinculadas al comercio? De que forma?

Si, se realizan operaciones de compra-venta realizadas por medios electrnicos como por telfono, fax, cajeros automticos.etc y desde luego computadoras.Gracias a la tecnologa de informacin, las transacciones son ms rpidas, aplicadas al comercio.

4-Pueden las Tic'Sestar vinculadas a la salud? De que forma?

No existe suficiente evaluacin de resultados y evidencia del impacto en salud en el uso de la Tic's. Los proyectos son de salud y no Tecnolgicos se requieren nuevos modelos de atencin y de servicios a la salud incorporando los diversos puntos de vista.

Con la implementacin del Nodo Tecnolgico TIC`S en la medicina se estn fortaleciendo las capacidades del sector a travs de la promocin y difusin de las tic's como un elemento articulador enfocado a las Pymes del sector.

5-Pueden las Tic's estar vinculadas a la educacin? De que forma?

Si, en la Era Internet exige cambios en el mundo educativo.Si constituyen poderosas razones para aprovechar las posibilidades de innovacin metodolgica que ofrecen las Tic para lograr una escuela ms eficaz e inclusiva.

Tres Razones para usar Tic en educacin:

1- Razn Alfabetizacin digital de los Alumnos: Todos deben adquirir las competencias bsicas en el uso del tic.

2-Razn Productividad: Aprovechar las ventajas que proporcionan al realizar actividades como preparar apuntes y ejercicios, buscar informacin comunicarnos (e-mail), difundir informacin (weblogs, web de centro y docentes), gestin de biblioteca.

3-Razn Innovar en las Prcticas docentes:

Aprovechar las nuevas posibilidades didcticas que ofrecen las Tic para lograr que los alumnos realicen mejores aprendizajes y reducir el fracaso escolar. (Alrededor de un 30% al final de la eso)

En las instituciones educativas formales van incluyendo la alfabetizacin digital en sus programas, adems de utilizar los recursos del Tic para su gestin y como instrumento didctico.