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EJERCICIO 1

EJERCICIO 2

1 .Cules son las fortalezas y debilidades de la empresa? Fortalezas: Cuenta con 45 restaurantes en todo el pas. Los dems gerentes estn dispuestos a firmar con la Embotelladora. Debilidades: Ofrecen diferente men en cada sucursal. Compran a diferente proveedor. Cuentan con un sistema de informacin aislado. No se cuenta con estados financieros consolidados. 2. Cules son las oportunidades y amenazas de la empresa? Oportunidades: Los ofrecimientos de varios beneficios de la embotelladora. Amenazas: Infraestructura descuidada. 3. Qu ventajas representa para la empresa la solucin de estos problemas? Mantener una lnea de calidad de los mens. Mas ventas solo con mejorar la presentacin de los restaurantes. Mejor control de la informacin. 4. Qu estrategias necesita el Gerente para tomar decisiones respecto al problema planteado? Estratega FO: Modernizar los locales Estrategia DO: Unificar los mens e implementacin de nuevos. Estrategia DA: Tener solo proveedores en especifico, consolidar informacin. EJERCICIO 3 [pic] [pic] EJERCICIO 4 SUBDIVISION OCASIONES EN QUE SE RECOMIENDA SU UTILI

|DE FORMAS |SON DE UTILIDAD PARA ANALIZAR LA SECUENCIA QUE SIGUEN LOS | | |DOCUMENTOS Y SUGERIR MEJORAS TENDIENTES A OPTIMIZARLOS | |DE FLUJO DEL PROCESO |CUANDO SE CENTRA LA ATENCION EN EL PROCESO Y LA SECUENCIA DE | | |OPERACIONES | |INFORMACION |CUANDO HAY UN FLUJO DE DATOS E INFORMACION | |MOVIMIENTOS |SE REQUIERE QUE MOVIMIENTOS SE REALIZAN EN EL PROCESO DE LA | | |OPERACION |

----------------------FODA Fortaleza es: Recursos, capacidades y habilidades positivas que se poseen para alcanzar los objetivos de la organizacin. Ejemplo: Buen sistema de control, Precios adecuados, marcas de renombre, disponibilidad de fondos. Oportunidad es: Elementos externos que pueden ser aprovechados para el logro de los objetivos Disponibilidad de crdito. Debilidad es: aspectos negativos que impiden u obstaculizan el buen desempeo de la empresa. Se tienen muchas deudas, no se cuenta con materia prima de calidad, no se tiene una buena cartera de clientes. Amenaza es: Factores externos cuyo efecto es negativo y ocasionan un obstculo para lograr los fines de la organizacin. Inflacin, violencia, devaluacin, seguridad nacional. INICIO INGRESO AL SISTEMA DE CLIENTES NUEVOS EJECUTAR PROCESO DE CUOTA MENSUAL ELIMINAR DEL SISTEMA SI ES CLIENTE Y SI MEMBRESIA NO EXPIRO O NO LA RENOVO

REVISA EL LISTADO GENERADO DE FACTURAS FIN EMITIR LISTADO DE CARGOS DE CUOTA MENSUAL GENERA EL LISTADO DE FACTURAS SI NO HAY ERRORES IMPRIME LAS FACTURAS IMPRIME LOS SOBRES Y CARTAS DE ENVIO

PREPARA LAS FACTURAS EN SOBRE CON LA CARTA CORRESP.

IMPRIME EL LISTADO DE RECEPCION DE FAC.

ENTREGA AL MENSAJERO LOS SOBRES PARA SU DISTRIBUCION

Otros ejercicios

Ejercicio 1 Capitulo 1-Anlisis Situacional De La Empresa Complete el siguiente esquema de acuerdo a lo estudiado en el capitulo. [pic] [pic] Ejercicio 2 Captulo 1- Anlisis Situacional de la Empresa Elabora un FODA preliminar.

| Factores Internos |FORTALEZAS: Se cuenta con 45 restaurantes |DEBILIDADES: Ofrecen diferente men en | | |en todo el pas. Los dems gerentes estn |cada sucursal. Compran a diferente | | |dispuestos a firmar con la embotelladora. |proveedor. Cuentan con un sistema de | | | |informacin aislado. No se cuenta con | | | |estados financieros consolidados. | |||| |Factores Externos | | | |OPORTUNIDADES: los ofrecimientos de varios|Estrategias FO (maxi-maxi): Se cuenta con |Estrategias DO (mini-maxi): Unificar los | |beneficios de la embotelladora. |45 restaurantes, los cuales firmarn con |mens e implementar nuevos para obtener | | |la embotelladora para recibir varios |los beneficios de la embotelladora | | |beneficios de esta. | | |AMENAZAS: Infraestructura descuidada. |Estrategias FA (maxi-mini): Con la |Estrategias DA (minimini): conseguir | | |infraestructura cuidada y en buen estado |estados financieros consolidados para | | |de los 45 restaurantes los dueos de la |poder mejorar la infraestructura daada. | | |Embotelladora estarn dispuestos sin | | | |pensarlo dos veces en firmar con los | | | |gerentes de cada sucursal. | |

Cules son las fortalezas y debilidades de la empresa? Se cuenta con 45 restaurantes, cuentan con un sistema de informacin aislado. Sus debilidades son infraestructura descuidada, pintura desprendida de las paredes, los hornos no funcionan, los espacios de parqueo con baches y sin sealizacin de lneas de los mismos.

Cules son las oportunidades y amenazas de la empresa?

La firma con Embotelladora del Sur. Sus amenazas son que no se cuenta con estados financieros consolidados y no se consolida la informacin de todos los restaurantes.

Qu ventajas representa para la empresa la solucin de estos problemas? Tener buena relacin entre el personal, tener menos competencia, tener instalaciones adecuadas a un nivel de restaurantes como estos, etc.

Qu estrategias necesita el Gerente para tomar decisiones respecto al problema planteado? Modernizar los locales. Unificar los mens e implementacin de nuevos. Tener solo proveedores en especfico, consolidar informacin. Ejercicio 3 Capitulo 2-Diagramas Administrativos Elabora el diagrama de un procedimiento administrativo. Ejercicio 4 Capitulo 2-Diagramas Administrativos Complete la tabla a continuacin, indicando las ocasiones en que su criterio, se recomienda el uso de cada tipo de diagramas. |Subdivisin |Caractersticas |Variantes |Ocasiones en que se recomienda | | | | |su utilizacin | |De Formas |Se ocupa del flujo de los |Flujo de copias de las formas. |Para dar seguimiento y ver en | | |documentos o formas. | |que proceso est la | | | | |documentacin. | ||||| |De Flujo De Procesos |Centra la atencin en el |De Labores: Que, quin o donde |Para el anlisis de puestos. |

| |proceso y la secuencia de |y cmo se realiza cada | | | |operaciones necesarias para |operacin. | | | |llevarla a cabo. | | | | | |De Mtodo: Cmo se realiza cada|Para el anlisis de | | | |operacin. |procedimientos. | | | |Analtico: Para que se hace |Para el anlisis de | | | |cada operacin. |procedimientos. | | | |Lugar: En qu lugar se hace o |Para el anlisis de | | | |lleva a cabo la operacin. |procedimientos. | | | |Mixto: Se pueden integrar |Para el anlisis de varios | | | |diferentes caractersticas de |procedimientos. | | | |los diagramas ya sea las | | | | |labores, el mtodo, las causas | | | | |o razones, etc. | | | | |Cursograma Analtico: |Anlisis global. | | | |Cursograma Sinptico: |Anlisis global. | |Informacin |La informacin es un activo |DFDS Diagramas De Flujo De |Para diagramar el flujo de los | | |valioso en la organizacin. El |Datos: En el texto de |datos de un sistema. | | |flujo de los datos puede ser |Automatizacin de Procesos | | | |diagramado y combinado con el |Administrativos 2 se estudiaron| | | |resto de flujo de los procesos.|los DFDs desde el punto de | | | | |vista de sistemas. Gane-Sarson | | | | |y Yourdon-De Marco son | | | | |simbologas utilizadas para | | | | |realizar dichos diagramas. | | |Movimientos |Estos diagramas registran el |Diagrama de recorrido o |Los pasos que deben seguir para|

| |movimiento. Por ejemplo, los |circuito. |realizar una labor. | | |movimientos que tiene que | | | | |realizar un operario para | | | | |llevar a cabo una tarea. | | | | |Registra tambin movimientos de| | | | |personas, documentos, | | | | |materiales, etc. | | | | | |Diagrama de hilos. |Para seguir la secuencia del | | | | |proceso. | ||||| | | |Ciclograma. |Para seguir la secuencia del | | | | |proceso. | ||||| | | |Grfico de una trayectoria. |Para seguir la secuencia del | | | | |proceso. |

Ejercicio 7 Capitulo 4-DFDS Y Diseo Del Sistema

Complete el siguiente esquema con caractersticas para tomar en cuenta segn los siete principios para el buen diseo de un sistema.

Ejercicio 8 Capitulo 4-DFDS Y Diseo Del Sistema

Elabora correctamente el diagrama de flujo de datos (DFD) de un sistema.

|Pasos A Seguir |Ambiental de Guatemala |

|Elaborar una lista de datos de actividades del negocio. | | |Identificar entidades (fuentes o destinos) | | |Crear un diagrama de contexto que muestre las entidades | | |externas y los flujos de datos que entran y salen del sistema. | | |Trazar el diagrama 0. se muestran los procesos en forma general| | |y sus almacenamientos. | | |Elaborar diagrama del siguiente nivel. Para cada uno de los | | |procesos identificados en el paso anterior, se debe elaborar un| | |diagrama y describirlo en detalle. | | |Revisar en cada nivel, buscar errores revisando los nombres de | | |cada proceso, flujo de datos y almacn. | |

Pasos a seguir: 1. Presentar plan de sistema orgnico de la empresa que solicita supervisin. 2. Definir da de inspeccin. 3. Analizar resultados. 4. Presentar resultados. 5. Revisar la seccin de normas orgnicas. 6. Revisar con gerentes la comunicacin de la agencia de certificacin. 7. Reunir papelera solicitada para certificacin. 8. Emitir la certificacin de suelos.

Fuentes o destinos: Clientes y personal que labora dentro de Ambiental de Guatemala.

DFD NIVEL 0

||

|0 | || || || || |Sistema de Revistas | Pedido Compra F1 F3 F5 F6 F8 F9 F2 F4 F7

Analiza Revisa Ingresa A resultados. B seccin de C expediente Normas para solicitar Orgnicas. certificacin.

Ejercicio 9 Capitulo 5-Metodologas

Complete la siguiente tabla segn la metodologa para el diseo general de sistemas que se le indique. Describa la metodologa y d dos ejemplos en donde se recomienda su uso.

|No. |Metodologa |Descripcin |Casos en los que es recomendable su | | | | |uso. | |1 |Diseo estructurado. |Es clasificada y algunas veces | | | | |orientada a procesos y a los datos. En | | | | |la orientada a procesos se examinan las| | | | |entradas, las salidas y los procesos de| | | | |un sistema. Y en el enfoque orientado a| |

| | |datos se auxilia de los diagramas de | | | | |Entidad Relacin. | | |2 |Prototipo. |Es un sistema de trabajo que se |Aplicacin de reclamos de una venta, | | | |desarrolla con rapidez para probar las |automviles, etc., bsicamente en | | | |ideas y el entendimiento sobre el nuevo|cualquier cosa. | | | |sistema. | | |3 |Desarrollo rpido de aplicaciones. |Se disea el modelo conceptual del |Interfaces grficas de usuarios (Glade)| | | |sistema para trabajar en conjunto, |o entorno de desarrollo integrado | | | |tanto el usuario como el diseador. |completo. | |4 |Orientada a objetos. |El objetivo principal de esta |Aplicaciones en manufactura, | | | |metodologa es disear y construir |publicaciones de documentos, sistemas | | | |sistemas a travs de la construccin de|expertos, sistemas geogrficos, etc. | | | |objetivos de software en lugar de | | | | |escribir mdulos de software desde el | | | | |inicio. | |

Ejercicio 10 Capitulo 5-Metodologas

Complete la siguiente tabla.

|Aspecto |Descripcin |Estrategias de diseo recomendadas | |Capacidad |Es la habilidad para lograr los objetivos |Aumentar la capacidad del elemento que la | | |y metas. Se refiere tanto a personas, |requiere. | | |equipo, espacio y/o procedimiento. |Reducir las expectativas de usuarios del | | | |sistema de manera que coincidan con lo que| | | |el sistema y su capacidad actual puede |

| | |producir. | | | |Redefinir la naturaleza de la tarea para | | | |que se ajuste a las capacidades actuales | | | |del sistema. | |Control |Son mecanismos inadecuados o inexistentes |Disear mecanismos para evitar las fallas | | |para aumentar la probabilidad de que las |de control. | | |actividades se lleven a cabo o detectar |Disear mecanismos para detectar y | | |eventos inesperados o inaceptables. |notificar las fallas de control. | | | |Disear mecanismos para detectar y | | | |corregir las fallas de control. | |Acceso a la informacin |Si se requiere de la informacin en |Eliminar la necesidad de la informacin. | | |determinado formato til para alcanzar un |Facilitar el acceso a la informacin. | | |objetivo. Se debe preguntar si dicha |Eliminar la necesidad del procedimiento. | | |informacin existe, es correcta y est |Cambiar el mtodo de presentacin. | | |disponible, o es algn procedimiento que | | | |se puede mejorar para que se tenga acceso | | | |a ella. | | |Complejidad |Contra la complejidad el arma ms eficaz | | | |del diseo es la particin en elementos | | | |menores hasta llegar a elementos | | | |relativamente simples. | |

Ejercicio 11 Capitulo 6-Diseo De Salidas

Complete el cuadro.

|Ejemplo: |Mtodo | |Impresora Samsung SCX |Impresora para carga pesada (heavy duty) | |Canon |Impresoras de calidad. | |Inyeccin de tinta y lser |Impresoras de uso domstico (no heavy duty) | |Samsung |Pantalla. | | |Microfichas. | |Archivos de datos |Archivo (trasladado luego a Disco, cinta, CD, etc.) | |Gmail. |Correo electrnico, fax o alimentacin a otro dispositivo. |

Ejercicio 13 Capitulo 7-Diseo De Entradas

Complete el cuadro con un ejemplo de entradas que es recomendable producir para cada uno de los mtodos disponibles para la generacin de entradas indicadas a continuacin.

|La pantalla-teclado (sensible o touch screen) | | |Lectores pticos (cdigos de barras) |M12 | |Fax |Fax virtual. | |Ratn |Inalmbricos. | |Reconocimiento de caracteres |Adobe Acrobat Professional (Windows, Mac OS) | |Reconocimiento de voz |OmniVoice | |Cmaras digitales |Sony |

UNIVERSIDAD GALIELO FISICC-IDEA CEI: Guatemala La Asuncin CURSO: Automatizacin de Procesos Administrativos HORARIO: 7:00 a 8:00 a.m.

TUTOR: Gerardo Leche

EJERCICIOS AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Ana Lourdes Armas Jurado Carn: 11140035 Fecha de Entrega: 20/08/2011

----------------------FODA: Es una herramienta que permite visualizar un cuadro de la situacin actual de la empresa u organizacin.

Fortaleza: Es un elemento positivo de la organizacin que es determinante para alcanzar los objetivos de la misma. Oportunidades: Son aquellos elementos externos que pueden ser aprovechados para el logro de los objetivos de la organizacin. Debilidades: Elementos, recursos, habilidades y actitudes de la organizacin que constituyen un obstculo o barrera para el logro de los objetivos. Amenazas: Son factores externos cuyo efecto es negativo porque son obstculos para las finalidades u objetivos de las empresas. Ejemplo: Comunicacin entre personal, personal motivado, etc. Ejemplo: Planes de financiamiento de los bancos. Ejemplo: Precios muy altos, o mal servicio al cliente. Ejemplo: Competencia entre empresas, violencia, incentivos a la produccin y exportacin, etc. Ejemplo: financiamiento de los bancos, seguridad nacional, organizacin social, etc. Ejemplo: falta de materia prima, altos costos, no se cuenta con buena cartera de clientes, etc. Inicio Revisa clientes

Elimina del sistema. Renovacin Procesa cargo cuota mensual Revisa reporte Genera listado facturas. Existe error Corrige. Imprime facturas. Imprime sobres y cartas. Prepara facturas. Imprime listado. Entrega al mensajero. Fin. Funcionar correctamente. Llenar las necesidades del usuario. Ser confiable. Fcil mantenimiento. Fcil de usar. Fcil de implementar. Utilizar recursos de forma eficiente. Diseo de un sistema. Hacer lo que el sistema est diseado para hacer, es decir los correcto y hacerlo en forma correcta. Se crean durante la fase de anlisis o los cambios realizados posteriormente durante un ao. Puede confiarse en las salidas que el sistema produce. Debe disearse este sistema para adaptarse fcilmente a estos cambios. Servir al usuario y facilitarle su labor ante el sistema es una funcin que el diseador debe tener en mente al realizar su trabajo.

Debe ser fcil de implementar y probar, para evitarse contratiempos, atrasos, elevacin de costos de produccin e implementacin. Adems de cubrir los objetivos para el cual fue disead, el sistema debe optimizar los recursos que utiliza. Cliente Vendedor Cliente. P2 Presenta Resultados P3 Revisa con gerentes la comunicacin de agencia de certificacin. P4 Rene papelera solicitada. P5 Emite certificacin de sueldos Cliente. P1 Presenta plan de sistema orgnico.