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Tom Davenport es Profesor Distinguido de Tecnología y Gestión de la Información
del Babson College y Director de Investigación para Babson Executive Education.
Dirige programas de investigación esponsorizados en inteligencia analítica,
gestión del conocimiento, gestión de procesos, e innovación.
Tom es escritor, coautor o editor de once libros, entre los que se encuentran los
primeros libros publicados sobre reingeniería de procesos de gestión de negocio y
obtención de valor de los sistemas de gestión empresarial, y el best seller
Working Knowledge [Conocimiento en acción] (escrito junto a Larry Prusak).
Ha escrito más de cien artículos para publicaciones como Harvard Business
Review, MIT Sloan Management Review, California Management Review,
Financial Times, y muchas otras. Tom ha sido también columnista de las
revistasInformation Week, CIO y Darwin. En 2003, la revista Consulting lo citó
entre los 25 mejores consultores del mundo, y en 2005 fue calificado como uno
de los tres mejores analistas de negocio y tecnología del mundo por los lectores
de la revista Optimize
¿De qué hablamos … cuando hablamos del conocimiento?
El conocimiento no es ni datos ni información, aunque se relaciona con ambos y a
menudo las diferencias entre estos términos es un cuestión de grado.
La Gestión del Conocimiento es, en definitiva, la gestión de los activos intangibles
que generan valor para la organización. La mayoría de estos intangibles tienen
que ver con procesos relacionados de una u otra forma con la captación,
estructuración y transmisión de conocimiento. Por lo tanto, la Gestión del
Conocimiento tiene en el aprendizaje organizacional su principal herramienta. La
Gestión del Conocimiento es un concepto dinámico o de flujo.
Datos Æ Información Æ Conocimiento
Algunas empresas no comprenden aun estos conceptos, invierten tanto en un
sistema que al final no les proporciona nada.
El éxito o fracaso puede depender de cuál de los 3 necesitamos, cuales tenemos y
que es posible hacer con cada uno de ellos.
Comprender cuál es el significado de estos tres conceptos y cómo se llega de uno
a otro es fundamental para que el trabajo con el conocimiento sea exitoso.
DEFINICION LABORAL DEL CONOCIMIENTO
Datos
Conjunto de hechos discretos y objetivos sobre acontencimientos.
¾ De por si tienen poca importancia.
¾ No dicen si la empresa es exitosa o fracasada, bien administrada.
¾ Las empresas, evalúan la gestión de datos en función del costo, velocidad y
capacidad.
¾ Todas las organizaciones necesitan datos y muchas dependen de ellos.
Ejm. Bancos, Compañías de Seguros, SUNAT, etc.
¾ Reúna datos suficientes y las decisiones correctas y objetivas se manifestarán
por si solas automáticamente, es FALSO.
o Demasiados datos hace más difícil identificar e interpretar aquello
importante
o Los datos no contienen un significado inherente.
¾ No indican nada sobre su propia importancia e irrelevancia.
¾ Es materia prima para la creación información.
Información
Mensaje en forma de un documento de una comunicación audible o visible.
¾ Apunta a cambiar la manera en que el receptor percibe algo.
¾ Son datos significativos.
¾ Destinada a formar o modificar la manera en que el receptor percibe algo.
Apunta a modificar su criterio y conducta.
¾ El receptor es quien decide si lo que recibe es verdaderamente información (si
lo informa).
¾ Se mueven en las organizaciones mediante redes formales e informales.
¾ Los datos se convierten en información cuando el que los crea les agrega
significado.
o Contextualizados: con propósito
o Categorizados: analizados
o Calculados: análisis matemático
o Corregidos: eliminando errores
o Condensado: resumidos
¾ El mensaje, lo que se transmitido, es más importante que el vehículo de esta
transmisión.
¾ Contar con más tecnología de la información no necesariamente mejorará la
clase de información.
Conocimiento
Mezcla fluida de experiencia estructurada, valores, información contextual e
internacionalización experta que proporciona un marco para la evaluación e
incorporación de nuevas experiencias e información. El conocimiento es:
¾ Fluido
¾ Estructurado formalmente
¾ Intuitivo
¾ Difícil de traducir en palabras
¾ Difícil de entender por completo en términos lógicos
Datos Æ Información Æ CONOCIMIENTO } PERSONAS
La transformación se produce mediante:
¾ Comparación: comparar situación actual con otras parecidas
¾ Consecuencias: implicancias en toma de decisiones y acciones
¾ Conexiones: relación entre porciones de conocimiento
¾ Conversación: lo que otras personas piensas de esta información
Es trasmitido mediante medios estructurados: libros, documentos, contacto
persona a personas de conversaciones hasta aprendizaje.
CONOCIMIENTO EN ACCION
¿Por qué es valioso? Æ Esta cerca de la acción
• Usado para adoptar decisiones más sensatas sobre estrategias, competidores,
clientes, canales de distribución y ciclos vitales de productos y servicios.
• El conocimiento y las acciones residen en las mentes.
EJM.
Chrysler, almacena el conocimiento sobre desarrollo de automóviles en Libros
de Conocimiento de Ingeniería.
Objetivo Æ Es que sea una memoria electrónica.
• El conocimiento puede descender por la cadena de valor y convertirse
nuevamente en información y datos (Proceso de desconocimiento).
• “Es verdaderamente sabio el que sabe cosas valiosas, no aquel que sabe
muchas cosas inútiles”
• Hay que reflexionar sobre el conocimiento por ser escurridizo como sus
componentes claves: experiencia, verdad practica, criterio opinión y
complejidad.
Componentes del Conocimiento
Experiencia
El conocimiento se desarrollo a través del tiempo mediante la experiencia que
incluye cursos, libros, asesores y aprendizaje informal.
La experiencia significa lo que ya hemos hecho y lo que nos ha sucedido en el
pasado (PONER A PRUEBA).
Experto: persona con profundo conocimiento de materia, puesto a prueba y
entrenado por la experiencia.
Beneficio: brinda perspectiva histórica a partir de la cuál se pueden considerar y
entender nuevas situaciones y acontecimientos.
Su aplicación puede ser simple o compleja, estos conocimientos basados en la
experiencia son aquellos por los que las empresas pagan premios y muestran
porque la experiencia cuenta.
Verdad Práctica
Saber que se debe esperar y que se debe hacer puede ser cuestión de vida o/y
muerte.
La verdad práctica significa saber qué es lo que realmente funciona y que es lo
que no lo hace.
Existe una brecha entre la verdad práctica y el análisis racional.
El conocimiento de la cotidianidad de trabajo, complejo y a menudo
desorganizado, en general, es más valioso que las teorías sobre el mismo.
Complejidad
EL conocimiento puede tratar con la complejidad de una manera compleja. No es
una estructura rígida
La importancia de la experiencia y la verdad en el conocimiento es una indicación
de la capacidad del conocimiento para tratar la complejidad.
• Un conocimiento más profundo conduce a mejores decisiones que un
conocimiento superficial.
• El conocimiento es también la conciencia de lo que no se sabe, mientras más
se sabe más humilde debemos ser, pero no saber algo puede ser perjudicial.
Criterio
• A diferencia de los datos e información, el conocimiento implica criterio, no
solo evalúa nuevas situaciones e informaciones a la luz de lo que ya se
conoce, sino evalúa y se refina como respuestas a nuevas situaciones o
información.
• Cuando el conocimiento deja de evolucionar se convierte en opinión o
dogma.
RELAS EMPIRICAS E INTUICION
El conocimiento opera a través de reglas empíricas, estas reglas son atajos para
soluciones a problemas nuevos que se asume van a otros previamente por
trabajadores expertos.
• Ofrece velocidad
• Resuelve situaciones rápidamente El conocimiento ofrece
• Sean estas muy completas
Llegamos a una respuesta intuitivamente, sin saber como llegamos allí.
La intuición es conocimiento experto condensado, hemos aprendido los pasos tan
exhaustivamente que estos se producen automáticamente, sin pensamiento
conciente y, por lo tanto a gran velocidad.
• La personas con valores distintos VEN cosas distintas.
• Los valores y creencias forman parte integral del conocimiento y
determinan en gran parte lo que el experto ve, absorbe y concluye, de sus
observaciones
El poder del conocimiento para organizar, seleccionar, aprender y evaluar
previenen tanto y posiblemente más de valores y creencias como de información
y lógica.
EL CONOCIMIENTO COMO UN ACTIVO CORPORATIVO
• Las empresas contratan más por la experiencia que por la inteligencia o
educación.
• Las empresas reúnen a personas que respetan y cuyo conocimiento
aprovechan.
• Los gerentes obtienen los 2/3 de información de conversaciones y llamadas
telefónicas y 1/3 proviene de documentos.
• Implica entender la necesidad de gestionar y dedicar la misma atención que
los activos más tangible.
• Desear obtener la mejor ventaja posible, es mayor hoy que en el pasado.
La cambiante economía mundial
• Existe una feroz competencia internacional por cada $ de ganancia marginal.
• Una economía unificada rápidamente globalizada por mejores
comunicaciones y medios de transporte ofrece a los consumidores una opción
de bienes y servicios sin precedentes y un desfile interminable de nuevas y
mejores ofertas de compañías globales.
• El tiempo de ciclo de desarrollo de productos y su incorporación al mercado
es cada vez más acotado.
• Las empresas necesitan calidad, valor, innovación y velocidad para llegar al
mercado y tener éxito.
• En la economía global, el conocimiento puede ser la mejor ventaja
competitiva de una empresa, allí apuntan hoy las empresas.
Convergencia de productos y servicios
• El conocimiento y otros intangibles relacionados no solo hacen funcionar a las
empresas sino que son una parte o todo el producto que ofrece una
empresa.
• Tendencia a distinguir entre empresa industriales y de servicios (Microsoft).
• Las empresas de software es el nuevo tipo de industria basada en el
conocimiento, pero, aun las empresas industriales tradicionales son no solo
cada vez más usuarias, sino vendedoras de conocimiento.
o XEROX – fotocopias, impresoras – soluciones para problemas
empresariales
o Ford – calidad
o IBM – hardware – comercializa unidades de soluciones empresariales
o 3M – empresa de conocimiento
o Steel case ‐ equipos de oficina – proveedor de conocimiento
• El conocimiento es vital en las organizaciones, James Brian afirma: “Los
intangibles que agregan valor a la mayoria de los productos y servicios se
basan en el conocimiento: conocimiento técnico adquirido, diseño de
productos, presentación de marketing, interpretación de los deseos del
cliente, creatividad personal e innovación”.
• Los poderes del conocimiento: velocidad, complejidad, intuición de la historia
y del contexto, juicio y flexibilidad; son exactamente lo que se necesita en una
economía global cada vez más competitiva y cambiante.
• Caso: Empresa NEC en Japón
o Reemplazó a los robots por las personas
Ahorró
Eran más veloz
Utilizó su inteligencia, experiencia capacidad y conocimiento.
• Los gerentes necesitan comprender lo que debe saber para actuar bien y que
deben aprovechar dicho conocimiento con la mayor eficacia posible.
Ventaja compatible sustentable
Antes estaba prohibido difundir el conocimiento, una propiedad única e
incomerciable, e incluso con pena de muerte si se lo difunde. Hoy los secretos
comerciales reales son una rareza.
Hoy en la mayoría de los casos es prácticamente imposible que los competidores
copien, e incluso mejoren productos y métodos de producción nuevos con
bastante rapidez, en una época caracterizada por la movilidad, el libre flujo de
ideas, la re‐ingeniería y la vasta tecnología disponible.
• La misma tecnología que está a disposición de todos, no puede ofrecer una
ventaja a largo plazo para nadie.
• Hoy los competidores pueden duplicar muy rápidamente la mayoría de
productos y servicios.
• La vida media de innovación es cada vez menor.
• Alan Webber, refiere a este fenómeno como la “ventaja tecnológica de la
auto‐cancelación”. “A medida que la tecnología transforma la lógica de la
competencia”, “la tecnología desaparece como una fuente de ventaja
competitiva sostenida”. Debido a que básicamente la misma tecnología está a
disposición de todos, no puede ofrecer una ventaja a largo plazo para nadie.
• El conocimiento proporciona una ventaja sustentable, que es sostenida
porque genera crecientes beneficios y ventajas constantes
• Los activos de conocimiento aumentan con el uso, las ideas generan nuevas
ideas, y el conocimiento compartido queda en poder de quién lo proporciona,
al mismo tiempo enriquece a quien lo recibe.
• Las ideas son las instrucciones que nos permiten cambiar recursos físicos
limitados en recursos que son siempre más valiosos.
El tamaño de la empresa y la gestión del conocimiento
• Las empresas debe saber que es lo que conocen y usar dicho conocimiento
con eficacia, sin embargo el tamaño de la empresa podría ser una dificultad, si
la empresa es pequeña, es fácil de dar aun en la persona indicada, pero si es
muy grande será todo lo contrario.
• Las existencias del conocimiento en una empresa globalizada, con oficinas y
plantas diversas y una mezcla compleja de productos y funciones, es amplia,
pero ésta ventaja potencial forma parte del problema, el conocimiento se
convierte en una activo institucional valioso si es accesible, y su valor
aumenta con el nivel de accesibilidad.
• Si no existe un sistema para ubicar los recursos de conocimiento más
adecuados, los empleados usan lo que está a su disposición inmediata.
Redes de computadoras e intercambio de conocimiento
• El bajo costo de las computadoras y las redes ha creado una infraestructura
potencial para el intercambio de conocimiento y ha abierto importantes
oportunidades de gestión del conocimiento.
• Las capacidades de comunicación y almacenamiento de las computadoras
interconectadas las convierte en posibilidades del conocimiento. Recordar
que esta nueva tecnología de información solo es el medio y el sistema de
almacenamiento para el intercambio del conocimiento, no genera el
conocimiento ni puede garantizar. El medio resulta no ser el mensaje y no
garantiza siquiera que habrá mensaje.
Un buen ejemplo:
el Virtual Teamwork Program de British Petroleum (BP)
Al reconocer que la competitividad del mercado global había convertido a la
eficiencia y a la innovación en necesarias para el éxito continuo, John Browne
quería que BP combinara la agilidad de una empresa pequeña con los recursos de
una gran empresa. Browne entendió que incluso los gigantes tendrían que tener
rapidez de respuesta en los noventa y más adelante.
Planificación
BPX lanzó un proyecto piloto de 18 meses denominado Virtual Teamwork
Program. Su objetivo consistía en desarrollar métodos eficaces para que los
miembros de los equipos colaboraran desde distintas localidades.
El objetivo principal de la iniciativa consistía en permitir que las personas con
conocimientos hablasen entre sí, y no en intentar capturar o tabular sus
conocimientos. El objetivo del programa virtual de trabajo consistía en desarrollar
una red de vínculos interpersonales, y no un depósito de datos, información y
conocimiento.
El equipo del proyecto entendió que el valor del conocimiento individual reside
en gran medida, precisamente, en aquellas sutilezas e intuiciones que no se
pueden expresar en palabras.
Resultados
Cuando fallas en los equipos detuvieron las operaciones de un buque de
perforación móvil en el mar del norte, un día de 1995, los ingenieros de
perforación del buque pusieron el hardware defectuoso frente a una pequeña
cámara de video conectada con una de las estaciones del virtual teamwork de la
BP.
La tecnología reunió al experto y a la situación que requería de sus conocimientos
especializados. Los miembros del VT le permitieron ver el problema mientras
hablaba con las personas que estaban en la escena. Su presencia virtual permitió
que los ingenieros a bordo del buque contaran con sus conocimientos y
experiencia, y los ayudó a comprender y resolver el problema rápidamente.
BP ha constituído lo que denomina Virtual Teamwork Business Networking
Centers, que se utilizan una vez por semana para conversaciones informales
virtuales.
Lecciones aprendidas
Algunas de las características importantes del programa y de los principios que
éstas reflejan son:
Programa virtual Teamwork de Principios de gestión del
BP conocimiento
Los miembros de comunidades de El conocimiento se origina y reside en
conocimiento fueron identificados y la mente de las personas
luego reunidos mediante la tecnología
Se construyeron relaciones mediante El compartir conocimiento requiere
reuniones personales físicas y virtuales confianza
La tecnología se usó para la
comunicación y la colaboración, el La tecnología permite nuevas
acompañamiento enfatizó las metas, conductas del conocimiento
no el hardware y el software
El respaldo de la capacitación y el Se debe promover y premiar el hecho
comportamiento del personal de compartir conocimiento
directivo destacó la importancia de
nuevas conductas El respaldo del personal directivo y los
El personal directivo inició el proyecto recursos son fundamentales
y autorizó los fondos y un equipo
central Las iniciativas de la gestión del
Se sumaron 5 grupos experimentales, conocimiento deberán comenzar con
diferentes y los objetivos fueron claros un programa piloto
y delimitados
Se cuantificaron los ahorros y los Se necesitan mediciones cuantitativas
aumentos de la productividad, el y cualitativas para evaluar la iniciativa
creciente uso del VT y el entusiasmo
de los participantes fueron medidas El conocimiento es creativo y hay que
cualitativas promover su desarrollo en forma
El proyecto daba lugar a los inusual
inesperado además de contar con
objetivos específicos