Вы находитесь на странице: 1из 469

Bookwarez.

RU

Портал электронных книг и журналов .

Огромный выбор компьютерной литературы


и журналов! Ежедневное обновление!
Поиск и заказ книг!
Формат книг и журналов PDF и DJVU
Заказ книг на CD и DVD
Самоучитель IV— I
по СУБД Access 2003!

«ess 2003
Microsoft®

С помощью этого
дружественного руководства
вы за короткое время
освоите работу в среде
популярной реляционной
СУБД.
Книга поможет вам:
• оценить преимущества использования
реляционных баз данных
• проектировать настоящие базы данных
• разрабатывать формы, облегчающие
ввод и отображение данных
• конструировать эффективные запросы,
обеспечивающие выборку нужной
информации
• создавать информативные и наглядные
отчеты
• обмениваться информацией с другими
источниками данных и готовить данные
своих таблиц к публикации в Web

|ДУАЛЕКПНЛ<Д Т.В. Тимошок


БАЗЫ ДАННЫХ:
ПРОЕКТИРОВАНИЕ,
РЕАЛИЗАЦИЯ И Авторы этой книги сконденсирова-
ли на ее страницах весь свой опыт
разработки баз данных для нужд
СОПРОВОЖДЕНИЕ. промышленности, бизнеса и науки,
а также обучения студентов в уни-
ТЕОРИЯ И верситете Пейсли, Шотландия.
Результатом их труда стало бес-
ПРАКТИКА. прецедентно полное справочное
руководство по проектированию,
3-Е ИЗДАНИЕ реализации и сопровождению баз
данных. Ясное изложение теорети-
ческого и практического материа-
ла, включающего детально разра-
ботанную методологию проектиро-
Томас Коннолли, вания и реализации баз данных,
Каролин Бегг а также подробное рассмотрение
существующих языков и стандар-
тов, делает эту книгу доступной
и полезной как студентам, так
и опытным профессионалам.
Третье издание книги дополнено
несколькими новыми главами,

БАЗЫ
освещающими новейшие техноло-
гии в этой области — объектные

ДАННЫХ
базы данных, объектно-реляцион-
ные базы данных, использование
СУБД в Web, использование хра-
нилищ данных и средств комплек-
сного анализа (OLAP), а также боль-
шим количеством новых примеров
и переработанных упражнений. Яс-
ное и четкое изложение материала,
наличие двух полномасштабных
учебных примеров и множества
контрольных вопросов и упражне-
ний, позволяет использовать эту
книгу не только при самостоятель-
ном обучении, но и как основу для
разработки курсов обучения лю-
бых уровней сложности — от
www.williamspublishing.com студентов младших курсов, до
аспирантов, а также как исчерпы-
вающее справочное руководство
в продаже для профессионалов.
Microsoft®

ccess 2003
Microsoft®

ccess 2003
T.B. Тимошок

JlEKIiUIKA

Москва • Санкт-Петербург • Киев


2004
ББК 32.973.26-018.2.75
Т41
УДК 681.3.07

Компьютерное издательство "Диалектика"

Зав. редакцией А. В. Слепцов

По общим вопросам обращайтесь в издательство "Диалектика" по адресу:


info@dialektika.com, http://www.dialektika.com

Тимошок, Т.В.
Т41 Microsoft Access 2003. Самоучитель. : — М. : Издательский дом "Вильяме", 2004. —
464 с. : ил.
ISBN 5-8459-0643-1 (рус.)
Данное руководство предназначено для самостоятельного изучения последней
версии популярной СУБД Microsoft Access 2003. В книге подробно описываются
этапы проектирования таблиц реляционных баз данных, рассматриваются основы
конструирования форм, запросов и отчетов, а также изложены применяемые
в Access принципы форматирования и контроля данных. Отдельное внимание уде-
лено вопросам использования макросов, операциям экспорта, импорта и связыва-
ния данных, а также подготовки данных к публикации в Web. Обсуждение ведется
на практическом примере разработки базы данных для Internet-магазина. Помимо
теоретических сведений книга включает подробные пошаговые инструкции и опи-
сания работы мастеров, а также врезки с полезной информацией.
Благодаря лаконичному, понятному изложению книга будет доступна самому
широкому кругу читателей. Для закрепления пройденного материала в конце ка-
ждой главы предлагаются тематические контрольные вопросы.

ББК 32.973.26-018.2.75

Все названия программных продуктов являются зарегистрированными торговыми марками


соответствующих фирм.
Никакая часть настоящего издания ни в каких целях не может быть воспроизведена в ка-
кой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, будь то электронные или ме-
ханические, включая фотокопирование и запись на магнитный носитель, если на это нет
письменного разрешения издательства "Диалектика".
Copyright © 2004 by Dialektika Computer Publishing.
All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part in any form.

ISBN 5-8459-0643-1 (рус.) © Компьютерное изд-во "Диалектика", 2004


Оглавление
Введение 13
.

Часть I. Основные понятия 17



Глава 1. Знакомьтесь — Access 2003 18
Глава 2. Основы интерфейса Access 2003 30
Глава 3. Справочная система Access 2003 46

Часть II. Создание базы данных 59


Глава 4. Реляционные базы данных и их планирование 60
Глава 5. Создание новой базы данных 77
Глава 6. Создание и модификация структуры таблиц 93
Глава 7. Ввод данных в таблицу и их редактирование 116
.
Часть III. Работа с данными в базе данных 127
Глава 8. Форматирование и контроль данных 128
Глава 9. Создание и использование форм 155
Глава 10. Ключи, связи и индексы таблиц 198
Глава 11. Поиск, сортировка и фильтрация данных 216
Часть IV. Создание и использование запросов 235
Глава 12. Простые и многотабличные запросы 236
Глава 13. Сложные запросы на выборку 260
Глава 14. Автоматизация редактирования и управления данными 292
Часть V. Вывод данных на печать 305
Глава 15. Подготовка простых отчетов 306
Глава 16. Настройка и форматирование отчетов 323
Глава 17. Создание более сложных отчетов с помощью мастеров 346
Часть VI. Более сложные вопросы использования Access 359
Глава 18. Знакомство с макросами 360
Глава 19. Работа с внешними данными 386
Глава 20. Access и Internet 415
Приложение. Ответы к тестам 435
Предметный указатель 444
Содержание
Введение 13
Для кого предназначена эта книга 13
Условные обозначения 13
Структура книги • 14
Обратная связь 16
Ждем ваших отзывов! 16
Часть I. Основные понятия 17
Глава 1. Знакомьтесь — Access 2003 18
Что представляет собой Access 2003 18
Объекты базы данных Microsoft Access 18
Новшества Access 2003 22
Установка Access 2003 24
Резюме 29
Глава 2. Основы интерфейса Access 2003 30
Запуск и завершение работы приложения 30
Основные элементы интерфейса Access 2003 33
Основные типы окон 35
Окно базы данных 35
Окно таблицы 36
Окно формы 37
Окно запроса 38
Окно конструктора 39
Область задач, панели инструментов и меню 39
Область задач 39
Панель инструментов База данных 42
Меню Access 42
Комбинации клавиш 43
Резюме 44
Тесты 44
Найдите правильный ответ 44
Глава 3. Справочная система Access 2003 46
Поле Введите вопрос 46
Вызов помощника Microsoft Office 48
Справка об элементах интерфейса диалоговых окон 50
Область задач Справка Access 50
Поиск по ключевым словам 51
Работа с оглавлением справки 52
Поиск справочной информации в Internet 54
Резюме 56
Тесты 57
Найдите правильный ответ 57
Часть II. Создание базы данных 59
Глава 4. Реляционные базы данных и их планирование 60
Немного теории 60
Сплошные таблицы 60
Реляционная БД , , 61
Типы данных и их представление 65
Основы проектирования баз данных 67
Этап 1. Общее проектирование и цель создания базы данных 68
Этап 2. Определение необходимых таблиц и полей базы данных 69
Этап 3. Определение полей с уникальными значениями в каждой
записи 73
Этап 4. Определение связей между таблицами 73
Этап 5. Усовершенствование структуры БД 74
Этап 6. Ввод данных и создание других объектов БД 74
Резюме 74
Литература 75
Тесты 75
Найдите правильный ответ 75
Глава 5. Создание новой базы данных 77
Выбор способа создания и типа файла БД 77
Способы создания базы данных 77
Выбор формата для новой базы данных 78
Создание пустой базы данных 79
Открытие и закрытие базы данных 80
Как открыть базу данных 80
Как закрыть базу данных 83
Создание базы данных с помощью шаблона 83
Резюме 91
Тесты 91
Найдите правильный ответ 91
Глава 6. Создание и модификация структуры таблиц 93
Создание таблиц с помощью мастера 93
Построение таблиц вручную 98
Создание таблицы в режиме конструктора 99
Выбор первичного ключа 101
Создание таблицы в режиме таблицы 105
Изменение типа полей и реорганизация таблиц 106
Изменение имен полей 107
Изменение типов и размеров полей 107
Добавление полей 109
Копирование полей 109
Перемещение полей ПО
Удаление полей 111
Операции с таблицами 111
Переименование таблицы 111
Копирование таблиц в базе данных 112
Копирование таблицы в другую базу данных 112
Удаление таблицы 113

Содержание 7
Резюме 113
Тесты 113
Найдите правильный ответ 113
Глава 7. Ввод данных в таблицу и их редактирование 116
Добавление записей в таблицу 116
Вводим в таблицу первую запись 116
Вставка новых записей в таблицу 117
Навигация по таблице 118
Изменение существующих записей 119
Замена содержимого поля 120
Редактирование содержимого поля 121
Перемещение и копирование содержимого полей 122
Удаление и восстановление записей 124
Резюме -ч 124
Тесты 125
Найдите правильный ответ 125

Часть III. Работа с данными в базе данных 127


Глава 8. Форматирование и контроль данных 128
Форматирование данных 128
Текстовые и МЕМО-поля 129
Числовые и денежные поля 130
Поля Дата/время 132
Поля логического типа 134
Использование масок ввода и проверка значений 135
Чему отдать предпочтение? 135
Создание маски ввода с помощью мастера 137
Создание маски вручную 137
Проверка значений, вводимых в поле 139
Другие опции области Свойства поля 143
Изменение внешнего вида таблицы 143
Отображение и сокрытие столбцов 145
Закрепление и освобождение столбцов 146
Выбор используемых шрифтов 146
Изменение ширины столбца и высоты строк 148
Диалоговое окно Формат таблицы 151
Использование панели Формат 152
Резюме 153
Тесты 153
Найдите правильный ответ 153
Глава 9. Создание и использование форм 155
Простейший инструмент — автоформа 159
Создание форм с помощью мастера 160
Конструктор форм 164
Использование элементов управления 166
Модифицирование формы 170
Перемещение элементов управления 170
Независимое перемещение элементов управления и их надписей 172

8 Содержание
Изменение размеров элементов управления и надписей 173
Разделы формы 174
Надписи 176
Специальные элементы управления 178
Создание списка или поля со списком 178
Создание группы переключателей 183
Создание элемента управления Кнопка 186
Порядок обхода полей 188
Когда форма радует глаз 190
Панель инструментов Формат (форма/отчет) 190
Форматирование текстовых элементов формы 191
Средство Автоформат 192
Создание и настройка линий и прямоугольников 193
Резюме 194
Тесты 195
Найдите правильный ответ 195
Глава 10. Ключи, связи и индексы таблиц 198
Определение связей между таблицами 198
Обеспечение целостности данных в базе 203
Редактирование и удаление связей между таблицами 205
Индексация данных 206
Многотабличные формы 208
Отображение связанных записей в режиме таблицы 208
Создание многотабличной формы с помощью мастера 209
Резюме 213
Тесты 214
Найдите правильный ответ 214
Глава 11. Поиск, сортировка и фильтрация данных 216
Поиск и замена данных в таблицах 216
Поиск данных с помощью команды Найти 216
Использование команды Заменить 219
Сортировка данных 220
Фильтрация данных 222
Поле Фильтр для 223
Фильтр по выделенному 224
Использование команды Исключить выделенное 226
Фильтр по форме 226
Расширенный фильтр 229
Резюме 232
Тесты
Найдите правильный ответ 233

Часть IV. Создание и использование запросов 235
.
Глава 12. Простые и многотабличные запросы 236
Классификация запросов 236
Создание запроса с помощью мастера простых запросов 238
Другие типы мастеров запросов 242
Конструктор запросов \ 243

Содержание 9
Многотабличные запросы 250
Помощь мастера запросов 250
Создание многотабличного запроса в режиме конструктора 253
Резюме 257
Литература 257
Тесты 257
Найдите правильный ответ 257
Глава 13. Сложные запросы на выборку 260
Использование выражений 260
Компоненты выражений 260
Комбинирование условий с помощью логических операторов And и Or 264
Условие для одного поля с оператором And 264
Условие для одного поля с оператором Or 264
Условия для двух полей с оператором And 266
Условия для двух полей с оператором Ог 266
Комбинация операторов Or и And 266
Групповые операции и вычисления 267
Использование строки Групповая операция в бланке запроса 268
Итоговые вычисления по всем записям таблиц 269
Группировка по одному полю 270
Условие отбора, заданное для поля группировки 272
Использование условий отбора до и после группировки 272
Группировка записей по нескольким полям 273
Вычисляемые поля 275
Формат вычисляемого поля 277
Условия отбора для вычисляемых полей 278
Использование построителя выражений 279
Использование параметра в вычисляемых полях 280
Перекрестные запросы 282
Создание перекрестного запроса с помощью мастера 284
Резюме 288
Тесты 289
Найдите правильный ответ 289
Глава 14. Автоматизация редактирования и управления данными 292
Общая информация о запросах на изменение 292
Запрос на создание таблицы 293
Запрос на добавление записей 296
Запросы на удаление 298
Массовое обновление данных 300
Резюме 302
Тесты 302
Найдите правильный ответ 303

Часть V. Вывод данных на печать 305


Глава 15. Подготовка простых отчетов 306
Что такое отчет 306
Автоотчет — простой, но мощный инструмент 308
Использование мастера отчетов 309

10 Содержание
Режим предварительного просмотра и печать отчетов 315
Диалоговое окно Параметры страницы 317
Диалоговое окно Печать 319
Печать других объектов Access 319
Резюме 320
Тесты 321
Найдите правильный ответ 321
Глава 16. Настройка и форматирование отчетов 323
Общая структура отчета 325
Настройка отчета в режиме конструктора 326
Операции с элементами управления отчета 326
Нумерация страниц и указание даты 328
Форматирование отчета 328
Обрамление, разделение страниц и вставка рисунков 330
Использование линий и прямоугольников 330
Разделители страниц 331
Добавление рисунков в отчеты 331
Группирование и сортировка записей в отчетах 334
Добавление вычисляемых элементов управления 339
Резюме 343
Тесты 344
Найдите правильный ответ 344
Глава 17. Создание более сложных отчетов с помощью мастеров 346
Генерация почтовых наклеек 346
Использование мастера диаграмм 350
Построение исходного запроса для диаграммы 351
Создание диаграммы с помощью мастера 352
Резюме 356
Тесты 357
Найдите правильный ответ 357
Часть VI. Более сложные вопросы использования Access 359
Глава 18. Знакомство с макросами 360
Макросы: общие сведения 360
Что такое макрос 360
Когда используются макросы 362
Создание макросов 363
Окно конструктора макросов 363
Ввод макрокоманд и аргументов 366
Операции с макросами 368
Изменение макроса 369
Операции на уровне макросов 371
Запуск макроса 371
Группы макросов и их запуск 373
Управление выполнением макросов 374
Что такое условие 375
Указание условия выполнения отдельной макрокоманды 375
Указание условий выполнения нескольких макрокоманд 377

Содержание 11
Отладка макросов 378
Отладка макроса в пошаговом режиме 378
Диалоговое окно ошибки выполнения макроса 379
Другие способы запуска макросов 380
Запуск макроса из другого макроса 380
Запуск макроса при открытии базы данных (макрос AutoExec) 381
Запуск макроса с помощью комбинации клавиш (макрос AutoKeys) 382
Резюме 383
Тесты 384
Найдите правильный ответ 384
Глава 19. Работа с внешними данными 386
Обмен данными с другими приложениями 386
Импорт и связывание данных и объектов базы данных 388
Чему отдать предпочтение? 388
Работа с объектами из другой БД Microsoft Access 390
Импорт и связывание данных из электронных таблиц 391
Использование данных текстовых файлов 398
Диспетчер связанных таблиц 403
Экспорт данных и объектов БД Access 404
Экспорт объектов в проект или другую базу данных Access 404
Экспорт данных в текстовый файл 405
Экспорт данных Access в электронные таблицы 408
Использование команд Связи с Office 410
Резюме 412
Тесты 413
Найдите правильный ответ 413
Глава 20. Access и Internet 415
Поддержка Internet-технологий в Access 415
Статические HTML-страницы 416
Импорт и связывание HTML-документов 417
Создание страниц доступа к данным 420
Использование инструмента Автостраница 420
Знакомимся с возможностями мастера страниц доступа к данным 422
Сохранение •объектов Access в виде страниц доступа к данным 426
Гиперссылки — ввод и использование 428
Формат гиперссылок в Access 429
Ввод и редактирование гиперссылок 430
Резюме 431
Тесты 432
Найдите правильный ответ 432
Приложение. Ответы к тестам 435
Предметный указатель 444

12 Содержание
Введение
Причины, побудившие вас обратиться к такому программному продукту, как Mi-
crosoft Access 2003, могут быть разными. Но цель, которую вы ставите перед собой,
открывая данную книгу, одна: самостоятельно, быстро и максимально эффективно
освоить работу в среде Access 2003. В настоящее время Microsoft Access уверенно за-
нимает лидирующее положение среди СУБД для настольных систем, функционирую-
щих под управлением операционной системы Windows. Самоучитель научит вас про-
дуктивно и с удовольствием работать, используя удобные инструментальные средства
пакета Access 2003, и на практике применять теорию реляционных СУБД для созда-
ния отвечающих современным требованиям приложений баз данных. Книга включает
необходимые теоретические сведения, подробные пошаговые инструкции и описания
работы мастеров, иллюстрации и врезки с полезной информацией. Естественно пере-
ходя от темы к теме и применяя полученные знания на компактном, но включающем
все необходимые элементы примере (разработка базы данных для Internet-магазина),
вы сможете быстро разобраться с возможностями, предоставляемыми программой
Access 2003, и по достоинству оценить потенциал этой системы.

Для кого предназначена эта книга


Книга рассчитана на пользователей с различным уровнем подготовки. Если вам
еще не доводилось иметь дело с базами данных вообще и Access в частности, — вни-
мательно ознакомьтесь с информацией главы 4, Реляционные базы данных и их плани-
рование, чтобы получить общее представление о той области, в которой вам предстоит
осваиваться. К чести разработчиков программы Access следует отметить, что данная
система как нельзя лучше подходит для тех, кто намерен изучить основы управления
реляционными базами данных. Технология освоения этого нового пространства —
именно то; что предлагает данный самоучитель.
Если вы относите себя к специалистам в области баз данных и ранее работали с други-
ми СУБД, книга поможет вам быстро применить свои знания в приложении к новой сис-
теме. Предлагаемый в начале книги теоретический материал познакомит вас с терминами,
принятыми для управления базами данных в приложении Access 2003, а оглавление
и предметный указатель помогут быстро найти интересующую вас информацию.
.
Условные обозначения
В тексте книги с помощью специальных пиктограмм и врезок акцентируется вни-
мание на важных моментах изложения материала. Ниже поясняется значение каждой
из используемых пиктограмм.
Совет. Ценные указания, позволяющие сделать вашу работу более эффективной.
Q
На заметку. Полезная информация по изучаемому вопросу, которую следует принять
к сведению.

Внимание. Информация, выделенная таким способом, заслуживает самого серьезного


внимания, поскольку ее можно отнести к разряду критически важной. Выделенные
этой пиктограммой сведения призваны оградить вас от неверных шагов, последствия
которых могут представлять угрозу для самого ценного, что есть у вас при работе
с программой Access, — непосредственно данных.
Технические подробности
Дополнительные сведения, которые не только расширят ваши знания о рассматри-
ваемом в данный момент аспекте программы Access, но и помогут эффективнее рабо-
тать, а также наметят ориентиры для более глубокого изучения этой СУБД.

Помимо врезок, определенные слова и фразы в тексте книги выделены с исполь-


зованием специальных шрифтов, что облегчает и делает более результативным обще-
ние с самоучителем. При оформлении книги приняты следующие соглашения.
1. Элементы пользовательского интерфейса (текстовые элементы, которые появ-
ляются на экране компьютера, например команды, кнопки, опции, имена объ-
ектов Access) выделены таким стилем.
Если для выполнения какой-либо команды необходимо последовательно открыть
несколько меню (как, например, в инструкции "Выберите команду Формат^
Интервал по вертикали<=>Сделать равным"), то следует сначала щелкнуть на меню
Формат, затем поместить указатель на элемент Интервал по вертикали и, наконец,
щелкнуть на команде Сделать равным открывшегося дополнительного меню.
2. Курсивом выделены новые термины, а также наименования глав и разделов.
3. Имена и расширения файлов, а также конкретные значения данных выделены
так: Борей.mdb.
4. Названия и комбинации клавиш заключены в угловые скобки, например <Ctrl+N>.

Структура книги
Особенность данной книги отражена в ее заголовке — Самоучитель, т.е. помощ-
ник, способный "с нуля" привести читателя к поставленной цели: эффективной ра-
боте в Access. Поэтому логика изложения материала также подчинена принципу
"от простого — к сложному". Книга содержит шесть частей. Главы каждой из частей са-
моучителя включают несколько разделов, посвященных конкретным аспектам Micro-
soft Access 2003. Наряду с теоретическими сведениями обязательно приводятся приме-
ры использования этих знаний на практике. В конце каждой главы (за исключением
первой, вводной) предлагаются тесты, которые помогут вам закрепить пройденный
материал. Ответы на тестовые задания приводятся в приложении в конце книги.

Часть I. Основные понятия


В этой части дается краткий обзор основных возможностей приложения Microsoft
Access 2003, включая усовершенствованные средства и новинки этой последней вер-
сии. Access в первую очередь следует установить на вашем компьютере, поэтому
в главе 1 указаны требования к аппаратному и программному обеспечению, предъяв-
ляемые этим приложением пакета Microsoft Office 2003. В этой главе также приводит-
ся подробная пошаговая инструкция для выборочной установки компонентов про-
граммы Access 2003 с дистрибутивного компакт-диска.
В главе 2 вы познакомитесь с различными способами запуска программы Access
и корректного выхода из нее, получите первое представление об основных элементах
ее экранного интерфейса, а также основных видах окон приложения, включая окна
базы данных, таблицы, формы и запроса. Отличительной особенностью системы Ac-
cess является то, что набор кнопок, находящихся на панелях инструментов, число па-
нелей, появляющихся на экране, а также список команд, предлагаемых различными
меню, — все это зависит от текущего режима работы Access и востребованности тех
или иных команд пользователем. Глава 2 позволяет освоить альтернативный путь вы-
полнения многих операций и команд — использование функциональных клавиш
и комбинаций клавиш, которые заметно ускоряют работу в Access.

14 Введение
В главе 3 подробно описывается, как воспользоваться интерактивной справочной
системой Access, которая в версии 2003 заметно преобразилась и в еще большей сте-
пени стала Internet-ориентированной.

Часть II. Создание базы данных


Чтобы в полной мере воспользоваться всеми возможностями СУБД Access, следует
в первую очередь четко определиться с основными понятиями реляционных баз дан-
ных. Поэтому в главе 4 изложены необходимые на практике сведения по теории ре-
ляционных баз данных. Применительно к СУБД Access рассматриваются такие фун-
даментальные понятия, как база данных, таблица, записи, поля и ключи, а также за-
трагиваются вопросы нормализации таблиц БД. На конкретном реальном примере
(работать с которым вам предстоит на протяжении всех последующих глав) лаконично
и доступно проиллюстрированы основные этапы проектирования реляционных баз
данных, включая выбор структуры и типов полей для будущих таблиц.
В главе 5 вам предстоит первый серьезный шаг в деле практического освоения СУБД
Access — знакомство с двумя способами создания новой базы данных: по готовому шаб-
лону или "с нуля". В приложении Access создать таблицу для последующего ввода в нее
данных можно разными методами. Все эти методы, а также средства Access, позволяю-
щие определить первичные ключи и внести изменения в структуру таблиц, будут под-
робно рассмотрены в главе 6. Ознакомившись с материалом, изложенным в главе 7,
можно смело приступать к вводу и редактированию данных в таблицах.

Часть III. Работа с данными в базе данных


Эта часть включает следующие четыре главы. Из главы 8 вы узнаете о таких важ-
ных вещах, как форматирование данных и контроль ввода информации, а также ос-
воите возможности программы Access по изменению внешнего облика таблицы, кото-
рые позволяют сделать работу с таблицами более эффективной и удобной. Глава 9 це-
ликом посвящена таким объектам Access, как формы; их созданию, настройке
и усовершенствованию с помощью инструментальных средств конструктора форм,
а также применению визуальных эффектов, превращающих стандартную форму
в удобное и эффективное средство работы с записями таблиц. В главе 10 речь пойдет
о том, как создавать, редактировать и удалять связи между таблицами, указывая при
необходимости опции обеспечения целостности данных. Среди основных задач, вы-
полняемых базами данных, поиск нужной информации занимает одно из ведущих
мест. Материал главы 11 большей частью будет посвящен поисковым операциям
в таблицах, выполнить которые можно, не прибегая к запросам (запросы — это мате-
риал уже следующей части книги). Кроме того, в этой главе вы познакомитесь с дос-
тупным в программе Access инструментарием сортировки и фильтрации данных.

Часть IV. Создание и использование запросов


Данная часть посвящена наиболее эффективному механизму получения актуаль-
ной информации из базы данных — запросам. В главе 12 рассматриваются типы за-
просов, поддерживаемые Access, а также на многочисленных примерах демонстриру-
ется построение запросов как с помощью мастеров, так и в режиме конструктора за-
просов. В главе 13 прежде чем перейти к рассмотрению сложных запросов на выборку
(в том числе с использованием логических операторов и вычисляемых полей), вам бу-
дет предложено систематизировать свои знания о выражениях, широко применяемых
в программе Microsoft Access. В главе 14 речь идет о запросах на изменение, с помо-
щью которых можно удалить записи, добавить новые, а также выполнить массовое
обновление данных одной или нескольких таблиц.

Введение 15
Часть V. Вывод данных на печать
Эта часть открывает новые перспективы для ваших данных, а именно позволяет
освоить построение и вывод на печать самых разных отчетов. Глава 15 знакомит с ти-
пами отчетов, поддерживаемыми программой Access, и простыми инструментами соз-
дания несложных отчетов. В главе 16 будут рассмотрены основные операции, приме-
няемые при модифицировании существующих отчетов и разработке новых отчетов
"с нуля" в режиме конструктора отчетов. Глава 17 посвящена использованию двух
специальных мастеров Access, под руководством которых можно создавать отчеты, от-
форматированные для печати почтовых наклеек, и отчеты, включающие диаграммы.

Часть VI. Более сложные вопросы использования Access


В трех главах заключительной части книги обсуждаются некоторые более сложные,
но необходимые в работе аспекты использования Access. Глава 18 расскажет вам
о том, что представляют собой и как работают макросы — объекты базы данных, го-
товые взять на себя автоматизацию простых повторяющихся действий в приложении
Access. Программу Access смело можно назвать в высшей степени дружественной по
отношению к другим приложениям, имеющим дело со структурированными данными.
Вопросам экспорта данных Access в другие программы и СУБД, а также способам по-
лучения информации из внешних источников посвящена глава 19. Кроме того, гла-
ва 20 дает общее представление о тех возможностях программы Access, которые по-
зволяют сделать данные из таблиц базы данных, результаты выполнения запросов,
а также формы и отчеты доступными через Internet и intranet. Объектами внимания
этой главы будут статические HTML-страницы, гиперссылки и страницы доступа
к данным. В книгу включено одно приложение, которое дает возможность ознакомиться
с правильными ответами на вопросы тестов, предложенных в конце каждой главы.

Обратная связь
На соответствующей странице Web-сайта издательства "Диалектика" (www.dialektika.cctn)
доступна учебная база данных (Интернет-аптека.mdb), иллюстрирующая изложенный
в самоучителе материал. Она включает все рассматриваемые в примерах этой книги объ-
екты Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, страницы доступа к данным и макросы.

Ждем ваших отзывов!
Вы, читатель этой книги, и есть главный ее критик. Мы ценим ваше мнение и хо-
тим знать, что было сделано нами правильно, что можно было сделать лучше и что
еще вы хотели бы увидеть изданным нами. Нам интересно услышать и любые другие
замечания, которые вам хотелось бы высказать в наш адрес.
Мы ждем ваших комментариев и надеемся на них. Вы можете прислать нам бу-
мажное или электронное письмо либо просто посетить наш Web-сервер и оставить
свои замечания там. Одним словом, любым удобным для вас способом дайте нам
знать, нравится ли вам эта книга, а также выскажите свое мнение о том, как сделать
наши книги более интересными для вас.
Посылая письмо или сообщение, не забудьте указать название книги и ее авторов,
а также ваш обратный адрес. Мы внимательно ознакомимся с'Вашим мнением и обязательно
учтем его при отборе и подготовке к изданию последующих книг. Наши координаты:
E-mail: info@dialektika.com
WWW: http://www.dialektika.com
Информация для писем из:
России: 115419, Москва, а/я 783
Украины: 03150, Киев, а/я 152

16 Введение
Основные понятия
В этой части..
Глава 1. Знакомьтесь — Access 2003
Глава 2. Основы интерфейса Access 2003
Глава 3. Справочная система Access 2003

В этой части дается краткий обзор основных возможностей приложения Mi


Дссезз 2003, включая усовершенствованные средства И новинки этой по<
версии. Access, в первую очередь, следует установить на„вшдем компьютере, п<
: му в главе 1 перечислены требования к аппаратному и йрЬграммно1М[у
предъявляемые этим приложением пакета Microsoft Office 2003. В это*гла6ё
приводится подробнай^ршаговая инструкция для выборочной'установки
нентов программы Accfss 2003 :с дистрибутивного компакт-диска.
В главе 2 вы познЙШмйсбь с разлйчнь програмйы
и корректного вщода из нее, получше п f>f WARM IJ Y

тах ее экранного2ин^р4>ёйса, а также ос


окна базы
г; темы Access является то, чти набор кнопс
число панелей, появляющихся на экран
различными меню, г- все это зависит от
бованности тех или иных команд пользе]
нативный путь выполнения многих опер;
нальных клавиш и комбина11Йй клавиш, i
• В главе 3 подробно «Описывается;; как вс
системой Access, которая в версии 2003
степени стала Internet-ориентированной.
Глава 1

Знакомьтесь — Access 2003


В этой главе...

4 Что представляет собой Access 2003


4 Установка Access 2003
4 Резюме

Что представляет собой Access 2003


Microsoft Access 2003 — это программное обеспечение, которое относится к катего-
рии систем управления базами данных (СУБД) и является одним из продуктов пакета
Microsoft Office 2003. Вопросам организации данных в Access 2003 посвящена глава 4,
Реляционные базы данных и их планирование, но, обобщая, можно сказать, что основная
функция как Access, так и любой СУБД — это работа со структурированной в виде
таблиц информацией. Программа Access позволяет обеспечить ввод данных в таблицы
базы данных, их хранение и сопровождение, а также получать из совокупности этой
информации нужные данные, необходимые при принятии важных бизнес-решений.

Объекты базы данных Microsoft Access


Применительно к приложению Microsoft Access база данных — это совокупность
объектов различного типа (и назначения), которые используются для хранения, отобра-
жения и вывода на печать ваших данных, а также содержат созданный вами программ-
ный код. СУБД Access работает со следующими типами объектов: таблицы, запросы,
формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули. Все они сгруппирова-
ны по категориям и отображаются в окне базы данных (рис. 1.1). Ниже мы кратко
охарактеризуем основные типы объектов Access, речь о которых пойдет в этой книге.
• Таблицы. Фундамент вашей базы данных и любого приложения, разрабатывае-
мого в Microsoft Access. Все остальные объекты БД так или иначе связаны
с таблицами и зависимы от них, поскольку оперируют данными, которые хра-
нятся в таблицах. Табличные данные отображаются в привычном формате
строк (записей в терминологии СУБД Access) и столбцов (полей), как это видно
из рис. 1.2. При открытии таблицы в режиме просмотра (режиме таблицы) на
экране можно увидеть все поля и все записи, хранимые в таблице. Правильно
спроектированная база данных Access чаще всего включает несколько таблиц,
объединенных между собой посредством так называемых связей. Благодаря свя-
зям информация из одной таблицы становится доступной для другой, что по-
зволяет обеспечивать целостность данных в и упрощает поддержку всей БД.
• Формы. Как правило, используются для работы с индивидуальными записями
из одной или нескольких таблиц базы данных (рис. 1.3). С помощью форм
можно вводить информацию в таблицы, редактировать и удалять ее, а также ог-
раничить доступ к данным и отображать их только в режиме просмотра.
Создание отчета в режиме конструктора |Список товаров;
Создание отчета с помощью настера Ш Суммы продаж по годам
Итоги продаж по объему Ш Суммы продаж по кварталам
Каталог Ш Счет
Наклейки для клиентов Ш Товары по тилем
Подчиненный для каталога
Подчиненный для продаж по годам
Подчиненный для продаж по типам
Продажи по годам
Продажи по сотрудникам и странам
Продажи по типам

Рис. 1.1. Доступ ко всем объектам базы данных Microsoft Access, сгруп-
пированным по типам, осуществляется через окно базы данных

I Alfreds Futlerkiste Matta Anders iCtertStr.57


IANATR : Ana Trujillo Emparelados Ana Trujillo Совладелец ;Avda. de la Constrtucion 2222
;ANTON E Antonio Moreno Taqueria Antonio Moreno Совладелец iMataderos 2312
:
AROUT Around the Horn Thomas Hatdy Представитель 120 Hanover Sq.
;
BERGS Berglunds snabbkop Christina Berglund Координатор Betguvsvagen 8
:
BLAUS Blauer See Delikatessen Hanna Moos Представитель iForsterstr 57
. BLONP '- Blondel pere et fits Frederique Citeaux Главный менеджер •24. place Kleber
SOLID Bolido Comidas pieparadas Martin Sommer Совладелец ^C/Araquii.e/
BONAP Bon app' Laurence Lebihan Совладелец '-12, rue des Bouchers
:ВрТТМ i Bottom-Dollar Markets Elizabeth Lincoln Бухгалтер l23Tsawassen ВЫ
BSBEV B's Beverages Victoria Ashworth Представитель |Fauntleroy Circus
J
;
CACTU ; Cactus Comidas para lleyar Patricia Simpson Продавец Cerrito 333
'

Рис. 1.2. Информация о клиентах структурирована и размещена в таблице


Access 2003

Рис. 1.3. В форме отображается информация из одной строки таб-


лицы Access

Запросы. Мощный инструмент управления данными, позволяющий извлекать


из таблиц базы данных сведения, которые соответствуют определенному крите-

Глава 1. Знакомьтесь —Access 2003 19


рию (рис. 1.4). С помощью запросов можно автоматизировать процесс обнов-
ления или удаления записей из одной или нескольких таблиц, а также выпол-
нять вычисления, основываясь на значениях, хранимых в таблице.

Ttwinger Rostbratwurst
Mishi Kobe Niku
Sif Rodney's Marmalade
Carnaivon Tsgerg
Raclelte Coutdaraul!
Manjirmip Dri
tarte au sucre .
Ipoh Coffee
RossleSauerktaut

Рис. 1.4. Запросы позволяют выполнять статистическую обработку данных из


одной или нескольких таблиц Access

Отчеты (рис. 1.5). Прочно ассоциированы со словом "печать", поскольку основ-


ное их назначение — преобразование данных из виртуальной электронной формы
во вполне осязаемую, бумажную, неизменный конечный продукт любой системы
автоматизированного документооборота. Средства генерации отчетов Access позво-
ляют вывести отформатированные данные и результаты итоговых расчетов на пе-
чать в наиболее презентабельном виде, в том числе в виде графиков и диаграмм.

Список товаров по алфавиту

12 Сутып» го 550 МП

Единиц и «мерами: Нвскладг

Boston О* Iteal Рыбспроиупы 24 Сет по 125 г 123

Camemtort Pteira
CamerwiTktes

CM
Сгияииа; •! - |Г 1 > I" il

Рис. 1.5. Информация в отчете сгруппирована по марке товара

Страницы доступа к данным (рис. 1.6). HTML-страницы, выполняющие роль


своеобразного "интерфейса" к данным, которые хранятся в базах данных Mi-
crosoft Access. Обращаясь к таким страницам через Internet или intranet непо-
средственно из Web-браузера Internet Explorer, можно просматривать и вводить
информацию в таблицы, а также генерировать отчеты.
Макросы. Простейшие "программы", с помощью которых можно автоматизиро-
вать выполнение часто повторяющихся операций, например открытие одной

20 Часть I. Основные понятия


и той же формы, печать определенного отчета или выбор команды меню. Макрос
представляет собой серию макрокоманд, для каждой из которых при создании мак-
роса указывается ее имя, аргументы и условие выполнения. Родственные макросы
в Access можно объединять в группы (так, на рис. 1.7 показана группа макросов
Клиенты, которая включает макросы Проверка кода и Обновление списка стран).

Список товаров по алфавиту

Рис. 1.6. Страница доступа к данным сочетает в себе возможности форм и отчетов

I Связан с формой "Клиенты".

: Связан с событием "До обновления" (BefareUpdate) поля Ко;;


Проверка кода : Сообщение ,Если значение поля 'ХодКлиента" не является уникальным, J
ОтменитьСобытие i Возвращает элемент управления "КодКлиента".

[ Связан с событием формы "После обновления" (AfterUpdate) -


Обновление списка стран • Обновление ; Обновляет элемент управления "Страна"

Сообщение
Сигнал
Тип
Заголовок

Рис. 1.7. Так выглядит группа макросов Клиенты в окне специального инструментария —
конструктора макросов
'
Все объекты базы данных (а речь может идти о десятках и сотнях таблиц, запросов
и отчетов, так как согласно спецификациям программы Microsoft Access, в базе данных
может быть определено до 32 768 объектов) хранятся в одном общем файле, файле базы
данных, который имеет расширение .mdb. По умолчанию в Access 2003 принят формат
файла Access 2000, что позволяет обеспечить обратную совместимость с решениями,
разработанными в ранних версиях этой СУБД. Более подробно вопрос выбора форма-
тов рассматривается в главе 5, Создание новой базы данных.

Глава 1. Знакомьтесь — Access 2003 21


Новшества Access 2003
Пользователям предыдущего выпуска этой программы, Access 2002, многое в версии
2003 года покажется знакомым. Например, адаптивные меню и панели элементов
(основам интерфейса Access посвящена следующая глава), а также "воплощенная" друже-
ственность программы Access — мастера, под чутким руководством которых в подавляю-
щем большинстве случаев эффективнее начинать создание многих объектов базы данных.
Безусловно, Microsoft включила в свой обновленный продукт и ряд новшеств,
кратко перечисленных ниже.
• Упрощенное архивирование данных. В предыдущих версиях Access (до Access 2002
включительно) не была предусмотрена привычная для текстовых редакторов
и других программ операция сохранения файла базы данных под другим име-
нем или в другом месте. Команда Сохранить как была применима к отдельным
объектам базы данных, но не к самому файлу-контейнеру *. mdb. Теперь это
упущение исправлено, и в программе Access 2003 появилась команда* позво-
ляющая создать резервную копию базы данных в папке, принятой по умолча-
нию, или в текущей (рис. 1.8).
р-, • Смарт-теги. В пакете Microsoft Office 2003 технология смарт-тегов доступна
и для программы Access, где такие элементы можно добавить, использовав
специальное свойство, к любому полю в таблице, запросе, форме, отчете или
на странице доступа к данным.
• Новая функция поиска ошибок в формах и структуре отчетов. Когда эти сред-
ства активизированы, при создании форм и отчетов в режиме конструктора ав-
томатически выявляются и помечаются с помощью смарт-тегов типичные
ошибки (например, новые неприсоединенные надписи или недопустимые
свойства элемента управления, как это показано на рис. 1.9). При обращении
к такому смарт-тегу появляется список вариантов исправления или пропуска
обнаруженной ошибки, что заметно облегчает и ускоряет разработку и тести-
рование приложений Access.

Щобавчный J •

Недопустимое свойство Элемента управления: Данные

Такого поля нет в списке полей

изменить свойство "Данные" цемента управления

• Изменить свойство "Источник записей" формы

Справка по данной ошибке

Г^опустить ошибку

Параметры проверки ошибок...

Рис. 1.8. В главном меню программы Рис. 1.9. Некорректное изменение свойств
Access 2003 предусмотрена команда элемента при разработке формы в режиме кон-
Резервная копия базы данных структора привело к появлению смарт-тега Не-
допустимый источник данных для элемента
управления

Использование возможностей смарт-тегов для функции автоисправления. Если


режим автозамены включен, то при внесении в текст изменений рядом с ав-
томатически исправленным текстом появляется кнопка Параметры автозаме-
ны, в меню которой предусмотрены опции отмены исправлений или измене-
ния режима автозамены.
Поддержка тем Windows XP. По умолчанию программа Access 2003 применя-
ет текущую тему операционной системы Windows XP к формам Access.

22 Часть I. Основные понятия


Рис. 1.10 демонстрирует, как будет выглядеть главная кнопочная форма
учебной базы данных Борей (иллюстрация слева) при наследовании темы
операционной системы (снимок справа). Чтобы отказаться от такой возмож-
ности, необходимо обратиться к настройкам параметров для базы данных
или проекта Access.

I& Главная кнопочная фпргля № Г чзкцая кнопочная фор**)

Сведения о товарах и заказах;

(Типы] I Поставщики

Товары I ЗАКАЗЫ

ТОРГОВАЯ КОМПАНИЯ
Печать отчетов
• ТОРГОВАЯ КОМПАНИЯ
Печать ответов

Выход из Microsoft Access I QKHO базы данных Выход из Microsoft Access !

Рис. 1.10. К главной кнопочной форме учебной базы данных Борей не применена (рисунок сле-
ва) и применена (рисунок справа) тема Windows XP

• Возможность варьировать шрифт и размер шрифта в режиме конструктора за-


просов и режиме SQL. Кроме того, в режиме SQL теперь можно простым на-
жатием клавиши <F1> получить контекстную справку по ключевым словам
Jet SQL (используемый в программе Microsoft Access диалект языка Structured
Query Language) и функциям VBA (язык структурного программирования Vis-
ual Basic for Applications), как показано на рис. 1.11.

SELECT Типы Категория, Товары.Марка,

Товары.НаСкл:
Товары.Поста!
FROM Типы I Предложение ORDER BY
Типы.КодТиш Сортирует записи, полученные в
WHERE результате запроса, в порядке
возрастания или убывания на
(((Товары.Пос основе значений указанного поля
или полей.
ORDER BY Ti
Товары.Марка; Синтаксис
SELECT спнсснгПелей
FROM таблица
WHERE успооиеОтбора
[ORDER BY поле 1 [ASC | DESC ]
[, полс_2 [ASC | DESC ]][, .,.]]]
Ниже перечислены аргументы
инструкции SELECT, содержащей
предложение ORDER BY:

Элемент Описание
спмсокПолей Имена одного или
нескольких полей,
из которых
отбираются
данные, вместе с
псевдомимами,

Рис. 1.11. В режиме SQL теперь можно изме-


нить настройки шрифта и получить справку по
ключевым словам языка SQL

Глава 1. Знакомьтесь — Access 2003 23


Новые возможности доступа к данным из различных Зависимости объектов
источников, включая экспорт, импорт и связывание
со списками Microsoft Windows SharePoint Services. Запрос: Продажи по годам
Усовершенствованная поддержка современного О Объекты, зависящие от данного

стандарта XML (Extensible Markup Language — рас- (•) Объекты, от которых зависит
: данный
ширяемый язык гипертекстовой разметки), благода- -'' Таблицы
ря чему появляется возможность публикации таб- Ш 3 Заказы

лиц, отчетов и форм в Internet и intranet в виде 3 Запросы


Промежуточная сумма заказа
В |р
XML-документов, непосредственно связанных с ба- Таблица: Заказано
зой данных Access. В Access 2003 язык XML высту- О Таблица: Заказы
пает в роли универсального стандарта, обеспечи- Щ Таблица: Товары

вающего обмен данными между различными сер- Е; Формы


Продажи по годам
верными платформами в различных форматах. 8 Отчеты
Обновленная панель Область задач, где теперь дос- Нет

тупны такие области задач, как Приступая к работе,


Справка, Поиск файлов и Зависимости объектов.
Область задач Зависимости объектов позволяет ви-
зуализировать зависимости между такими объекта-
ми базы данных, как таблицы, формы, запросы Справка
и отчеты, например при переименовании или пла- •#* что вызывает зависимости'
нируемом удалении объектов. В окне, аналогичном
представленному на рис. 1.12, вы можете также Рис. 1.12. Панель задач Зави-
просмотреть группы объектов, которые использу- симости объектов демонстриру-
ются в текущий момент выбранным объектом. ет информацию о зависимостях
для конкретного объекта базы
Улучшенная интеграция со службами поддержки данных
Web-узла Microsoft Office Online.

Установка Access 2003


Приложение Microsoft Access 2003 по праву можно отнести к ресурсоемким, по-
этому фирма-разработчик рекомендует использовать для работы с этим программным
обеспечением компьютер с процессором Pentium III и 128 Мбайт ОЗУ, функциони-
рующий под управлением операционной системы Microsoft Windows XP или более
поздней версии. Минимальные требования к конфигурации компьютера, необходи-
мые для работы приложения Access 2003, представлены в табл. 1.1.

Таблица 1.1. Минимальные требования к аппаратным и программным средствам


Процессор Pentium 233 МГц и более быстрый
Объем памяти 64 Мбайт ОЗУ. Для приложения Access (и любого другого компонента Microsoft
Office, запускаемого одновременно) дополнительно потребуется 8 Мбайт ОЗУ
Объем Зависит от выбранной конфигурации приложения и объема файлов
свободного места создаваемых баз данных. При выборочной установке заметно
на жестком диске варьируется. Общие требования: 245 Мбайт на жестком диске и 115 Мбайт
на системном диске
Операционная Microsoft Windows 2000 с пакетом обновления 3 (SP3) или более поздней версии
система

Чтобы установить на свой компьютер приложение Access 2003 (отдельно или вме-
сте с другими программами Microsoft Office 2003), вам потребуется дистрибутив этого
пакета, а также подробная инструкция, предложенная ниже.

24 Часть I. Основные понятия


Как видим, приложения пакета Microsoft Office 2003 не будут работать под управлени-
ем операционных систем Microsoft Windows 98, Windows Me или Windows NT, поэтому
установка Microsoft Access 2003 может потребовать перехода на более новую версию
операционной системы Windows. •

Для инсталляции программы Microsoft Access выполните следующее.


1. Вставьте в привод CD-ROM дистрибутивный компакт-диск Microsoft Office 2003.
После некоторой задержки на экране автоматически появится первоначальное
окно программы установки.
2. Если опция автоматического распознавания диска в настройках операционной
системы Windows не установлена, запускать программу установки Access необ-
ходимо своими силами. Щелкните на кнопке Пуск Windows и выберите команду
Выполнить, а затем в открывшемся диалоговом окне Запуск программы введите
букву, соответствующую приводу CD-ROM, и имя программы установки
(setup.exe), например е: \setup.
Чтобы найти и выбрать привод CD-ROM и программу setup.exe, которая находится
в корневом каталоге компакт-диска, щелкните на кнопке Обзор окна Запуск программы.

3. В первом окне программы установки следует указать 25-значный ключевой код


продукта в одноименном поле (рис. 1.13, первое из окон). Чтобы перейти
к следующему этапу инсталляции, щелкните на кнопке Далее.
•/• Установка Microsoft Office 2003

Microsoft Office - профессиональный выпуск версии 2003


Пп
Ключ продукта оо

Введите в поля 25-?начкый ключ продукта (Product Key). Он находится на


;
• наклейке на обратной стороне коробки с диском или на сертификате
подлинности (Certificate of Authenticity).

К«£Ч продукта; :UJGWH28

Microsoft Office - профессиональный выпуск версии 2003

Сведения о пользователе

Справка

Рис. 1.13. Укажите в диалоговых окнах программы установки сначала код


продукта (в данном примере он выбран произвольно), а затем — сведения
о пользователе

4. В следующем окне программы необходимо указать сведения о пользователе.


Введите нужные данные в поля Имя пользователя, Инициалы и Организация
(см. рис. 1.13, второе окно). Чтобы вызвать следующее окно, щелкните на
кнопке Далее.

Глава 1. Знакомьтесь — Access 2003 25


По умолчанию в полях с информацией о пользователе отображаются данные из клю-
чевых значений системного реестра.

5. Новое окно предлагает ознакомить^ с условиями лицензионного соглашения


и, естественно, согласиться с ними. В противном случае инсталляция
Access 2003 на этом этапе для вас закончится. Щелкните на кнопке Я принимаю
условия лицензионного соглашения, а затем — на кнопке Далее.
6. Следующий шаг — выбор типа установки пакета Office 2003. Независимо от
того, инсталлируются приложения Office впервые или будут обновляться, диа-
логовое окно позволяет выполнить как обычную установку наиболее востребо-
ванных компонентов пакета, так и выбрать собственную конфигурацию. По-
этому, чтобы разместить все необходимые при работе с программой Access
компоненты "под руками", т.е. на жестком диске, установите переключатель
в положение Выборочная установка. По умолчанию папка для установки пред-
ложена как C:\Program FilesNMicrosoft O f f i c e (рис. 1.14). Примите этот
путь или укажите свой собственный (щелчок на кнопке Обзор позволяет от-
крыть окно Выбор конечной папки, где можно указать в качестве местоположе-
ния файлов уже существующую или новую папку). Щелкните на кнопке Далее.

шка Microsoft utlire WU'l

Microsoft Office - профессиональный выпуск версии 2003

Вид установки оа
Рекомендуемый вид установки: Описание

'*" Обновление Установка Hcrosoft Office с выбором


устанавливаемых компонентов. Можно
Другие виды УСТАНОВКИ: также сохранить или удалить
предыдущие версии Office.
Г* :.Лолная установка Рекомендуется для опытных
пользователейч
. *~" Минимальная установка
f Обычная установка
*•' Выборочная установка

Примечание; для работы InfoPath


требуется Microsoft Internet Explorer
версии б,0 или более поздней. Для
получения дополнительных сведений
нажмите кнопку "Справка".

Установить в: ramFiles\MicrosoftOffice\

<Назад
J Далее > j Отмена I

Рис. 1.14. Чтобы выбрать конфигурацию Microsoft Off ice 2003


или Access 2003 по собственному усмотрению, установите
переключатель Выборочная установка

7. Следующее окно Выборочная установка по умолчанию предлагает инсталлиро-


вать все приложения пакета Office 2003 (рис. 1.15). Сбросьте флажки с тех при-
ложений, установка которых сейчас не требуется. Кроме того, установите фла-
жок Расширенная настройка приложений и щелкните на кнопке Далее.
8. В новом окне Расширенная настройка щелкните на стрелке символа жесткого
диска слева от пункта Microsoft Office Access, а затем выберите из раскрываю-
щегося меню опцию Запускать все с моего компьютера, чтобы сразу установить
все нужные компоненты на жесткий диск (рис. 1.16). Пиктограмма с жестким
диском изменит свой цвет с серого на белый.

26 Часть I. Основные понятия


Microsoft Office - профессиональный выпуск версии 2003

Выборочная установка

Выберите устанавливаемые приложения Microsoft Office 2003:

Щ If? WOrd \У Publisher

J5!j Р Excel j5 Access .

[Sj W PowerPC** P InfoPath

§§, P Outlook
Для работы InfoPath требуется Microsoft Internee Explorer еерсии 6,0 или более поздней.

Расширенная настройка приложений,

Требуется ни диске С: 682 МБ


Доступно на диске С : 10 ГБ

Далее >

Рис. 1.15. Чтобы инсталлировать по своему выбору компонен-


ты будущих приложений, установите флажок Расширенная на-
стройка приложений

• Установка Microsoft Office ?003

Microsoft Office - профессиональный выпуск версии 2003


С!п
Расширенная настроила оо
Выберите параметры установки приложений и средств.

и £fcj Microsoft Office


,-j- EZESEHEiEsSl
£3 Запускать с моего компьютера

Описание
Установка Microsoft Office Access в
выбранной конфигурации,

Требуется на диске С; 707 МБ


Доступно на диске С: 10 ГБ

Справка < Назад ||. Далее > | Отмена


•-•-•---"" :Л

Рис. 1.16. Выберите опцию Запускать все с моего компьютера


для элемента Microsoft Office Access, и вам не придется встав-
лять компакт-диск с дистрибутивом всякий раз, когда програм-
ме Access необходимы будут компоненты, по умолчанию уста-
навливаемые как Устанавливать при первом вызове

9. Выберите режим установки компонентов для остальных приложений Microsoft


Office. Для этого щелкните на значке "плюс" (+) каждого из приложений
и укажите для компонентов этого приложения подходящий режим установки.

Глава 1. Знакомьтесь — Access 2003 27


10. Щелкните на значке "плюс" (+) пункта Общие средства Office, чтобы удостове-
риться, что элемент Веб-компоненты Office 2003 также будет доступен с жесткого
диска (о чем должен свидетельствовать белый фон пиктограммы диска). Если
"имеет место быть" серый цвет — выберите для каждого из этих элементов оп-
цию Запускать все с моего компьютера. \
11. Укажите опцию Запускать все с моего компьютера для элемента, доступ к которому
1
выполняется по схеме Средства Off ice * Редактор для языка НТМ1_^Веб-сценарии.
12. Убедитесь, что можно будет работать с компонентом Microsoft Graph, не обращаясь
к приводу CD-ROM. В случае необходимости также измените настройку установки
Средства Office<=>Microsoft Graph на Запускать все с моего компьютера. Чтобы перейти
к следующему окну программы установки, щелкните на кнопке Далее.
13. Выбрав конфигурацию ваших будущих приложений Office 2003, в новом диа-
логовом окне Сводка щелкните на кнопке Установить. Далее стартует процесс
копирования файлов, о ходе выполнения которого вас будет извещать полоса
индикатора в специальном окне Установка Office программы установки.
14. Закончив установку, программа известит вас об этом в заключительном окне
(рис. 1.17). Здесь же, установив флажок Проверить наличие обновлений в Интер-
нете, вы сможете запустить свой Web-браузер и обратиться на официальный
Web-узел Microsoft Office Online, чтобы выбрать и загрузить доступные на теку-
щий момент обновления Office.
Установка второго флажка (Удалить установочные файлы) в этом окне позволя-
ет вам удалить сгенерированные программой установки временные файлы, ос-
вободив тем самым место на жестком диске. Однако правильнее будет сохра-
нить их (если, конечно, упоминаемый в сообщении объем в две с лишним сот-
ни мегабайт не критичен для вашего диска), что в будущем облегчит операции
обновления и поддержки пакета Office.
Наконец подтвердите прием сообщения о том, что процесс инсталляции завер-
шен, щелкнув на кнопке Готово.

Microsoft Office - профессиональный выпуск версии 2003

В сети могут быть доступны дополнительные компоненты или обновления


Чтобы открыть веб-узел Office по окончании установку установите этот
флажок. .."•:•. ' . • ' ' " . ' . , г.

Проверить наличие обновлений в Интернете

установки установочные файлы Office были о \иск С:.


Удаление этих файлов позволит освободить на этом диске примерно 239 МБ, но
рекомендуется сохранить их для облегчения последующего обновления и
сопровождения Office.

Удалить установочные файлы

Рис. 1.17. В последнем окне программы установки вы можете


проверить наличие обновлений на Web-узле Microsoft Office
и "решить судьбу" установочных файлов

28 Часть I. Основные понятия


По окончании установки в меню Пусковое программы операционной системы
Windows появится папка Microsoft Office, куда будут включены пиктограммы про-
граммы Access и других приложений пакета Office 2003. Первый запуск программы
Access 2003, а также знакомство с основными элементами ее интерфейса — это темы

т
следующей главы.
Технические подробности
Начиная с версии Office XP, для пакета Microsoft Office была введена такая процедура,
как активизация установленных приложений. По умолчанию этот процесс выполняется
автоматически по Internet, но можно уладить все формальности и по телефону. Окно
мастера активизации появляется через 30 секунд после первого запуска любого приложе-
ния Office 2003. В противном случае следует выбрать команду Справка ^Активировать
продукт главного меню активного приложения, например Access 2003.
Без активизации приложения Office запускаются до 50 раз, после чего вступает в силу
режим ограниченной функциональности, в котором вы сможете только просматривать
документы или другие объекты пакета Office, без внесения в них каких-либо измене-
ний. Более подробные сведения о процедуре активизации можно найти в разделе
справки Активация продуктов Microsoft Office.

, >•

Резюме
Microsoft Access — одна из самых распространенных и популярных в настоящее
время реляционных СУБД. Новая версия этой программы, Microsoft Access 2003, вряд
ли дотягивает до уровня глобального "апгрейда" программных средств, однако многие
полезные усовершенствования этого приложения не могут не порадовать пользовате-
лей и разработчиков баз данных. Так, например, в Access 2003 теперь реализована
технология смарт-тегов, а отследить связи между объектами базы данных можно
с помощью специальной панели.
Благодаря поддержке в Access 2003 по умолчанию формата файлов Access 2000 су-
ществующие разработки без проблем переносятся в новую среду. (Файл базы данных
Access, имеющий расширение .mdb, представляет собой совокупность всех объектов
конкретного приложения: таблиц, запросов, форм, отчетов, страниц доступа к дан-
ным, макросов и модулей.) Расширенная поддержка языка XML обеспечивает совме-
стное использование XML-документов в intranet и Internet и создает основу для ин-
теграции Access с другими системами.
В главе приводится подробная пошаговая инструкция для выборочной установки
компонентов программы Microsoft Access 2003 с дистрибутивного компакт-диска.

Глава 1. Знакомьтесь — Access 2003 29


Глава 2

Основы интерфейса Access


2003
В этой главе...

4 Запуск и завершение работы приложения


4 Основные элементы интерфейса программы Access
4 Основные типы окон
4 Область задач, панели инструментов и меню
4 Резюме
4 Тесты

Запуск и завершение работы приложения


Программу Microsoft Access 2003 можно запустить несколькими способами:
• с помощью меню Пуск операционной системы Windows;
• с помощью ярлыка Access на рабочем столе Windows;
• через программу Проводник Windows.
Классический способ запуска Access — через меню Пуск. Щелкните на кнопке
Пуск и выберите из меню Все программы папку Microsoft Office, а затем — пункт
Microsoft Office Access 2003, как показано на рис. 2.1. Если ранее это приложение уже
запускалось, на левой панели меню Пуск (в списке часто используемых программ) вы
увидите пункт Microsoft Office Access 2003 (см. рис. 2.1).
А что делать, если Microsoft Access отсутствует в меню Все программы? Создайте
новый ярлык! Для этого необходимо выполнить следующее.
1. Щелкните на кнопке Пуск и выберите команду Поиск.
2. В открывшемся окне Результаты поиска щелкните на ссылке Файлы и папки
списка Что вы хотите найти?
3. Введите имя файла (msaccess.exe) в текстовое поле Часть имени файла или
имя файла целиком окна поиска. Затем укажите область, в которой будет про-
исходить поиск, выбрав из раскрывающегося списка Поиск в пункт
Мой компьютер, и щелкните на кнопке Найти. В окне результатов поиска поя-
вится требуемый программный файл.
4. Щелкните левой кнопкой мыши на пиктограмме файла msaccess .exe и, удер-
живая кнопку, перетащите пиктограмму из окна Результаты поиска на кнопку
Пуск. В итоге откроется меню Пуск.
5. Перетащите пиктограмму файла на элемент Все программы, затем на свое ус-
мотрение разместите его среди пунктов данного подменю и отпустите кнопку
мыши (рис. 2.2). В меню появился новый ярлык — стартовая площадка для
вашего приложения Access. (Вместо присвоенного по умолчанию имени —
Ярпык для MSACCESS — можно указать другое, например, стандартное
Microsoft Office Access 2003.)

:
• Активация Windows .
L* Выбор программ по умолчанию
t,-. Каталог windows • " • • . .
Internet Explore i й Открыть документ off (се
Microsoft Office 'Ы Создать документ Off ее

$ DISCo Commander 98
DrWebf» Windows
[Ш MNTOscft Office Ex г5

'"'"" Wcrosoft Office Ac -


C5|winZip7.0 i^t Автозагрузка Microsoft Office Excel
П Калькулятор О •*!">» Microsoft Office InfoPath 2003
Or .; Miaowft Office Outlook 2003
\'_ Выбор програмп
Interne:Explorer .•).. . U Mfctosoft Offfce PowerPoint 20
MSN Explorer
%'* MSNExploier
CHAlook Express
Windows Mewenger
Проигрьватвль Windows Media
Удаяеиньй помощник

Рис. 2.1. Как правило, запустить Microsoft Access можно из меню Все программы

iM5ACCE5S.EXE D:\Program FlesVHkrosoft Office\OFF!CEl 1 б 173 КБ Приложение


jr^*!«hdo« Update ... D;\WIMX>WS\Prefetch 26КБ Фай
:
"•' Активация Windows "•*
4/ Вьйор. программ по умопчаник"
net Explore 1U Каталог Windows
Microsoft Office -••"* Открыть дс«сумвнт Off ice
' •SJ Создать дасунеит Off ice1
|***S The Bat!
И5СО Commander 98

"} Калькулятор ^ ^1^ '••


$£ 8ь<6ор програмн п Q Авто5агруж{(

^ MSN Explorer О *!*»


•Q Стандартные
S^ / Прсчтрыелтепь
^ Internet Eispterer

OuHookExpress Ц
•;4 Windows Messengi '^, Windows Messenger-"
0- Знакомство с Wfr« €> Проигрыватель Wtndows Meda
. - (
, Уделенный помощник

1
:
^3 AQf*""
Й;.'€1 tevesoft Ad-aware

|^g| Выход из CMC темы

• Y ".J

Рис. 2.2. Воспользуйтесь средствами поиска Windows, чтобы отыскать файл


запуска Access, а затем создайте для него новый ярлык в меню Пуск

Глава 2. Основы интерфейса Access 2003 31


Точно таким же образом можно создать ярлык программы Access на рабочем столе
Windows, перетащив пиктограмму найденного файла запуска на рабочий стол. В этом
случае, чтобы начать работу с Access, дважды щелкните на ярлыке программы.

Если вы предпочитаете использовать программу Проводник Windows, то после двой-


ного щелчка на любом файле с данными Access приложение Microsoft Access запускается
автоматически, открывая указанный файл. Файлы баз данных Access имеют расширение
. mdb и отмечены знакомой пиктограммой "ключика" на фоне голубой страницы.
При первом запуске программы Access на экране появляется главное окно приложе-
ния, в правой части которого открыта специальная панель — область задач Приступая
к работе (рис. 2.3), позволяющая получить доступ к справке Access, открыть базу дан-
ных, с которой вы работали ранее, или создать новую базу данных. (О том, каким об-
разом реализована область задач в версии Access 2003, речь пойдет в разделе Область
задач, панели инструментов и меню этой главы.)

Подклгочиться к Бе6-у?лу
Microsoft Office Online
Последние сведения об
использовании Access
Автоматически обновлять
этот список из 6е6а

Рис. 2.3. Так выглядит окно программы Access 2003 при первом запуске приложения

Пожалуй, нет необходимости объяснять, что кнопка POWER системного блока


вашего компьютера не предназначена для выхода из Access. Сделать это можно
(и нужно!) более цивилизованно. Чтобы корректно завершить работу программы
Access, существует несколько возможностей.
• Выбрать команду Файл^Выход. Если была открыта база данных и в нее вно-
сились изменения, Microsoft Access при выходе сохранит их автоматически,
однако, если эти операции затронули структуру каких-либо объектов базы
данных, программа дополнительно запросит подтверждение для всех внесен-
ных изменений.
• Щелкнуть на кнопке Закрыть ( Ш ) , расположенной в правом верхнем углу
главного окна Access.
• Использовать комбинацию быстрых клавиш <Alt+F4>.

32 Часть I. Основные понятия


Основные элементы интерфейса Access 2003
Итак, приложение Microsoft Access запущено, и пора познакомиться с его глав-
ным окном. Согласитесь, что выглядит интерфейс программы вполне привычно.
Легко узнаваемые панели и меню внушают вам чувство уверенности в своих силах,
а не растерянности перед множеством незнакомых кнопок и меню, с которыми, как
правило, приходится иметь дело в новых программах. Секрет разработчиков
Access 2003 из Microsoft прост — весь интерфейс приложения выдержан в знако-
мом формате все?( "оконных" пакетов семейства Microsoft Office, которые работают
под управлением операционных систем Windows.

Q Тем пользователям, кому приходится постигать азы Access параллельно с освоением


Windows, рекомендуем обратиться к соответствующим книгам из серии ...для
"чайников " или Самоучитель, выпушенным издательством "Диалектика".
На рис. 2.4 показаны основные элементы окна Access. О каждом из них ниже бу-
дет сказано несколько слов. (Отметим, что в рабочем пространстве Access в это время
открыта уже существующая учебная база данных Борей, которая иногда будет исполь-
зоваться в примерах этой книги. Самый простой способ открыть эту базу данных —
выбрать команду главного меню Справка^ Примеры баз данных<=>Учебная база данных
"Борей".) В рабочем пространстве главного окна Access при работе с базой данных бу-
дет появляться и разворачиваться множество других окон и панелей. Все они выпол-
няют различные функции и используют свои элементы интерфейса. Основные типы
окон Access будут кратко рассмотрены далее в этой главе.
Итак, в нескольких словах охарактеризуем основные элементы интерфейса Access.
щ • Пиктограмма системного меню. Доступ к системному меню Access можно полу-
чить, щелкнув на расположенной в левом верхнем углу окна пиктограмме
символа Access — ключа. С помощью этого меню можно выполнять стандарт-
ные операции с главным окном программы: свернуть/развернуть его, перемес-
тить, вернуть к прежнему размеру, выбранному пользователем, или закрыть.
Кроме того, изменять размер окна (от полноэкранного режима до выбранного
пользователем) можно, дважды щелкнув на строке заголовка. Справедливости
ради, стоит отметить, что основные операции с окном все-таки проще выпол-
нять, используя служебные кнопки.
Двойной щелчок на пиктограмме системного меню Access приведет к автоматическому
выходу из приложения.
i . ' * t
• Служебные кнопки ( ВИЙ ). Являются обязательными элементами всех основ-
ных окон и расположены в правом верхнем углу окна. Перечислим те функ-
ции, которые они выполняют (в порядке слева направо).
* Кнопка Свернуть ( В ). Сворачивает активную программу в кнопку на пане-
ли задач Windows.
» Кнопка Восстановить/Развернуть. Выполняет две функции: когда окно за-
нимает весь экран, щелчок на этой кнопке ( В ) восстанавливает окно до
размеров, ранее заданных пользователем, после чего кнопка принимает но-
вый вид (ТЭ ), и щелчок на ней позволяет раскрыть окно на полный экран.
« Кнопка Закрыть ( Щ ). Закрывает окно, а вместе с ним и программу Access.
• Главное меню. Располагается между строкой заголовка и панелью инструментов.
Содержит несколько элементов — пунктов меню, — каждый из которых, в свою
очередь, имеет собственное подменю. Общий вид и доступность пунктов глав-
ного меню и соответствующих им подменю напрямую зависят от режима ра-
боты системы. Для удобства использования многие команды меню Access дуб-
лируются кнопками на панелях инструментов.

Глава 2. Основы интерфейса Access 2003 33


Пиктограмма системного меню
Главное меню Строка заголовка Поле Введите вопрос Служебные кнопки
Панель инструментов

п дат т

Создание таблицы в режиме конструктора


HI sfQ Создание таблицы с помощью мастера
Создание таблицы путем ввода данных
Доставка!
ШЕ Заказано
Заказы
Клиенты
Ш Книги
Поставщики
Сотрудники
ОШ Типы
Ш Товары

Строка состояния Окно базы данных Помощник

Рис. 2.4. Основные элементы главного окна программы Access

• Панель инструментов. На рис. 2.4 показана панель инструментов главного окна


Access, которая позволяет быстро инициировать выполнение различных команд.
Для каждого объекта базы данных и для разных режимов работы в приложении
предусмотрены различные виды панелей инструментов. Подробнее о панелях
речь пойдет далее, в разделе Область задач, панели инструментов и меню.
• Строка состояния. Располагается в самом низу окна программы. Система выво-
дит сюда свои сообщения, информируя пользователя о текущих операциях,
а также отображает подсказки. На рис. 2.4 отображено стандартное сообщение
Access о готовности к работе (Готово). В правой части этой строки расположен
ряд индикаторов режимов работы клавиатуры, как, например, включенного ре-
жима Num Lock (см. рис. 2.4).
• Окно базы данных. Отображается на экране при открытии базы данных и по-
зволяет координировать и выполнять все действия с объектами базы данных,
включая таблицы, запросы, формы, отчеты. Подробнее окно базы данных будет
рассмотрено в следующем разделе.
• Помощник. Интерактивный ассистент, готовый выслушать ваши вопросы
и предоставить необходимую справочную информацию. Несмотря на неодно-
значное отношение к этому "элементу" интерфейса Access со стороны пользо-
вателей, Microsoft не отказывается от включения его во все программы пакета

34 Часть I. Основные понятия


Office (хотя по умолчанию помощник не активизирован). Подробный рассказ
о нем можно найти в главе 3, Справочная система Access 2003.
Поле Введите вопрос. Одно из новшеств, предложенных в версии Access 2002.
Как и следует из его названия, оно открывает доступ к интересующей вас ин-
формации справочной системы Access (см. главу 3).

Основные типы окон


Как уже говорилось, окон в программе Access — великое множество. В рамках
данного раздела будут рассмотрены особенности интерфейса тех окон, которые соот-
ветствуют основным объектам Access (таблицам, формам, запросам) и с которыми вам
обязательно придется работать. Обстоятельное знакомство с базами данных и табли-
цами вам предстоит в части II, формами — в части III, а с запросами — в части IV.
>
Окно базы данных
Работа в Access начинается с открытия уже существующей базы данных или соз-
дания новой. При этом на экране появляется окно базы данных (рис. 2.5). В строке
заголовка выводится имя открытой базы данных (на рис. 2.5 это название учебной
базы данных Борей).
Открыть Конструктор Создать

Создание таблицы с помощью мастера


Создание таблицы путей ввода данных
Доставка
Заказано
Клиенты
Поставщики
Типы
Товары
Заказы
Сотрудники

Панель Объекты Список объектов

Рис. 2.5. Окно демонстрационной базы данных Борей

Структурно такое окно разделено на три области. В левой части окна расположена
панель Объекты, куда включены кнопки объектов базы данных: таблиц, запросов,
форм, отчетов, страниц, макросов и модулей. После щелчка на такой кнопке открыва-
ется вкладка соответствующих объектов базы данных. Так, например, на рис. 2.5 уже
открыта вкладка Таблицы, и на экран выводится список всех существующих таблиц
открытой базы данных. Здесь же можно создать новый объект выбранного типа или
модифицировать существующий.
Панель инструментов, которая позволяет работать с этими объектами, просматри-
вать данные о них, а также выбирать, в каком виде будет отображаться список объек-
тов, расположена в верхней части окна, сразу под строкой заголовка. Вот назначение
первых четырех кнопок этой панели.

Глава 2. Основы интерфейса Access 2003 35


• Кнопка Открыть — открывает для просмотра или запускает на выполнение вы-
бранный объект.
• Кнопка Конструктор — позволяет изменить выбранный объект в режиме кон-
структора.
• Кнопка Создать — создает новый объект выбранного типа.
• Кнопка X — удаляет текущий объект.
Оставшиеся четыре кнопки справа дублируют группу команд из меню Вид и отве-
чают за то, как будет выглядеть в основной области окна список объектов. Вы можете
выбрать здесь стандартное представление списка, указать, крупными или мелкими
значками будут отмечены объекты или выбрать вывод списка объектов в виде таблицы
с дополнительными сведениями, включая имя объекта, описание, дату последнего из-
менения, дату создания, тип, имя владельца.

Q В режиме табличного представления списка объектов базы данных можно менять ши-
рину любого столбца (перетаскивая соответствующий разделитель столбцов), а также
выполнить сортировку данных по любому столбцу таблицы. Для этого достаточно про-
сто щелкнуть на заголовке требуемого столбца. Еще один щелчок — и порядок сорти-
ровки изменится на обратный. На рис. 2.6 список страниц доступа базы данных Борей
отсортирован по дате изменения (точнее сказать, времени изменения страниц).

и23Открыть «^Конструктор :s| Создать У ' •*•

Создание страницы доступа к данным с помощью мастера


Изменение существующей веб-страницы
Анализ продаж 04.03.2001 14:16:41
Обзор заказов 04.03.2001 14:16:50
Обзор товаров 04.03.2001 14:16:53
Продажи 04.03.2001 14:17:05
Сотрудники 04.03.2001 14:17:12

Рис. 2.6. Список объектов Страницы отсортирован по дате последней модификации

Окно таблицы
Просмотреть данные в привычном для нас, "табличном", виде и выполнить необ-
ходимые операции с записями таблицы можно, используя специальное окно таблицы
(рис. 2.7). Верхняя строка окна таблицы содержит имя таблицы (в нашем примере —
Поставщики). В следующей строке перечислены названия "колонок" таблицы, или,
согласно терминологии Access, имена полей таблицы. Каждая строка такой таблицы
называется запись. Все эти понятия подробно будут рассмотрены в главе 4, Реляцион-
ные базы данных и их планирование.
Навигация по таблице в таком режиме возможна с помощью двух полос прокрутки:
вертикальной (расположенной вдоль правого края окна), которая служит для прокрут-
ки записей, и горизонтальной (в правой нижней части окна), которая позволяет про-
сматривать те поля таблицы, которые не поместились в окно.
Внизу слева находится навигационная панель окна таблицы. Рис. 2.8 поясняет на-
значение всех ее кнопок. Используя их, можно сразу переместиться в начало или ко-

36 Часть I. Основные понятия


нец таблицы, перейти на следующую или предыдущую запись, а также создать новую
запись. Чтобы быстро перейти к записи с известным вам порядковым номером, про-
сто укажите его в поле Текущая запись и нажмите <Enter>.
Индикатор текущей записи Имя таблицы Поля
I

| 000 Экзотика [Вероника Кудрявцева [Менеджер по закупкам ' Большая Са,


2j Mew Orleans Cajun Delights Shelley Burke Координатор ip.a Box 789:1
3j Grandma Kelly's Homestead Regina Murphy Лредставитель ?7D7 Oxford Re
4\ Tokyo Traders Yoshi Nagase Главный менеджер 9-8 Sekimai
6 Cooperative de Queues las Cabras' ^pjifoj[te[We]SM*^ Специалист по экспорту j Calle del Ro
6:Mayumi's MayumiOhnp Директор 1 92 Setsuko
7 Pavlova, Ltd _ 2 " _ _ _ ~_ ' Ian Davjing Главный менеджер !74RoseSt
8: Specialty Biscuits, Qd. __ ЙЙ?ДР1??Л!М ..
Ь

_"_~9JPB Knackefjro£ABj_'_" "_2~_, : Lars Peterson Продавец Ka|oadagatan|


-4
10 Refrescos Americanas LTDA Carlos Djaz Главный менеджер _
11iAO Германия-Россия Петр Моргунов Менеджер по продажам [Тверская 5
12jPlut2eiJ.ebensmittelgrassmarkte AG Martin Bern Менеджер по связям ;Bogena||ee51|
13'Nord-6st-FischmbH Sven Petersen Внешний координатор Frahmredder 1
1Л- Formaggi Fqrtmi s.r.l. Ejiq_Rossi Представитель jyiale Dante
'
15 Norske_Meraner_ Hatleyegen_5
ес н п е ст в и е
16 Bigfoot Breweries свеч! S?Y!°I I М . т уй Р д л . .т .5.'? {34(X).:__8th~
17iSyensk Sjqfoda AB Michael Bjorn Представитель : BrorallavagenT|
"
f

18 _Aux joyeux ecclesiastiques Guyline Nodier ; Менеджер по продажам

т 'ШНШЖШНПШПШИ:

Полосы прокрутки

Рис. 2.7. Окно таблицы Поставщики

Первая запись
Предыдущая запись
Текущая запись
Число записей

Новая запись
Последняя запись
Следующая запись

Рис. 2.8. Навигационная панель окна таблицы

Наличие слева у записи значка "плюс" <+) говорит о том, что данная таблица связана
с некоторыми другими. (Понятие связей между таблицами рассматривается в главе 10,
Ключи, связи и индексы таблиц.) Если взглянуть на таблицу Поставщики (см. рис. 2.7),
то обнаружим, что таким значком отмечены все записи таблицы. Щелкнув на значке
"плюс" (+), можно просмотреть все данные из другой таблицы, которые соответствуют
этой текущей записи. Так, в примере на рис. 2.9 для поставщика ООО Экзотика ото-
бражается список поставляемых ими товаров.
,( '

Окно формы
Если окно таблицы позволяет просматривать информацию из таблиц Access в виде
привычного набора столбцов и строк, то окно формы визуально напоминает бланки
документов. Основное назначение формы — ввод данных или просмотр таблицы по

Глава 2. Основы интерфейса Access 2003 37


одной записи за раз. Пример такой формы приводится на рис. 2.10. В верхней строке
указано имя таблицы — Заказано. Записи выводятся здесь по одной, в виде списка
пар — название поля и его значение — и располагаются посередине окна формы.
Нижняя строка формы — это уже знакомая вам навигационная панрль.

Обращаться к Должность Адресу


1 ООО Экзотика Вероника Кудрявцева Менеджер по закупкам Большая Садоег
| Код товара | Марка ] Тип Единица измерения ] Цен
;>_+. gjChai :Напитки 10 коробок по 20 шт. 810i
it + 65 Chang ' Напитки 24 бутылки по 355 мл 855"
* 66; Aniseed Syrup {Приправы 12 бутылок по 550 мл . 450
Ж (Счетчик); I ""о
2; New Orleans Cajun Delights 'Shelley Burke S Координатор I P.O. Box 78934
3'Grandma Kelly's Homestead i Regina Murphy Представитель ^707 Oxford Rd.
4:Jokyo Traders i Yoshi Nagase Тлавный менеджер .9-8 Sekimai
5 Cooperative de Quesos Las Cabras' Antonio del Valle Saavedra : Специалист по экспорту | Calle del Rosal 4
1 :
6 Mayumi's Mayumi Ohnp Директор :92 Setsukp ;
7 Pavlova. Ltd. Jan Devling •Главны* менеджер 74 Rose St.

Рис. 2.9. После щелчка на значке "плюс" (+) слева от выбранной записи Access отображает
всю относящуюся к ней информацию из связанной таблицы

Рис. 2.10. Стандартная форма Access


для таблицы Заказано

Подробно разработка форм в Access будет рассматриваться в главе 9, Создание


и использование форм.

Окно запроса
После создания базы данных, помимо выполняемой ею роли информационного
хранилища, она должна, в первую очередь, обеспечивать быстрое предоставление ак-
туальных данных. Поиск информации в таблицах базы данных осуществляется с по-
мощью такого механизма, как запросы. В Access для запросов, как и для других объ-
ектов баз данных, предусмотрено специальное окно запроса (рис. 2.11).
В окне запроса расположены уже знакомые вам строка заголовка, где отображается
уникальное имя, присвоенное запросу, а также полосы прокрутки — здесь их не-
сколько, поскольку окно запроса имеет сложную структуру. В верхней части окна вы
видите таблицы, которые "участвуют" в запросе. На наличие связей между таблицами
указывает линия объединения (на рис. 2.11 она отмечена знаками " 1" и перевернутой
восьмерки). В нижней части окна предусмотрены специальные поля для ввода значе-
ний, по которым формируется критерий запроса. Создание и использование запросов
будет подробно освещено в части IV.
Окно запроса, представленное на рис. 2.11, выглядит так при работе в режиме конст-
руктора, а результаты выполнения запроса отображаются в Access в виде таблицы данных.

38 Часть I. Основные понятия


Таблицы запроса

Поля запроса

Рис. 2.11. Основные элементы окна конструктора запросов

Окно конструктора
Безусловно, знакомиться с еще одним окном системы Access — окном конструкто-
ра объектов — лучше всего в процессе работы с ним, что и будет сделано по ходу из-
ложения материала в следующих частях книги. Как правило, при работе в режиме
конструктора используется и ряд других вспомогательных окон, например, окно спи-
ска полей (Сотрудники), окно свойств (Поле: Фамилия), окна палитры (Цвет залив-
ки/Фона) и оформления, как это показано на рис. 2.12. В режиме конструктора на эк-
ране расположена также панель элементов (на рис. 2.12 она слева внизу, сразу над го-
ризонтальной полосой прокрутки), а стандартная панель инструментов имеет иной
вид, чем при работе с окном базы данных.

Область задач, панели инструментов и меню


Как уже отмечалось, для работы с объектами базы данных в Access предусмотрено
большое число панелей различного назначения. Следует отметить, что строка меню
в Access также относится к панелям инструментов. Таким образом, панели инструмен-
тов Access могут включать только кнопки (например, панель Оформление на рис. 2.12),
только меню (главное меню Access) или комбинацию меню и кнопок (стандартная
панель инструментов Access). Еще одна специальная панель, заметно преобразившая
интерфейс программы Access начиная с версии 2002, — это область задач.

Область задач
Заменив ряд диалоговых окон управления, область задач (рис. 2.13) представляет собой
специальную панель, которая появляется в правой части окна Access при активизации не-
которых возможностей приложения. Вызвать область задач можно, выбрав команду глав-
ного меню Вид^Область задач. Область задач в программе Access 2003 стала действитель-
но "многоликой": в одном окне, ширину которого можно настраивать, по очереди теперь
открываются восемь различных панелей. Для выбора любой из них следует щелкнуть
на кнопке Другие области задач (со стрелкой), расположенной в верхнем правом углу

Глава 2. Основы интерфейса Access 2003 39


Рис. 2.12. Окно конструктора Microsoft Access

Файл Дравка 1иц Вставка Сервис Окно Справка


:
" ' ' '

Office в Интернете
Создание таблицы в режиме конструктора * Создание базы данных Microsoft Access
Создание таблицы с помощью мастера * Контрольные вопросы по Office
* Создание почтовых наклеек
Сознание таблицы путем ввода данных
Дополнительно..,
Клиенты
Искать:


Пример: "напечатать несколько копий"

Открыть
Бореи.mob
Интернет-аптека, mdb

Рис. 2.13. Область задач Приступая к работе позволяет быстро обратиться на Web-узел Micro-
soft Office Online, открыть существующую базу данных или перейти к панели создания новой БД

40 Часть I. Основные понятия


(рис. 2.14). Назначение основных панелей этой области ifljlMCT гпая к работе * X
приводится ниже. Ц Приступая к работе

• Приступая к работе (см. рис. 2.13). Включает ги- : Справка

перссылки на материалы Web-узла Microsoft Office Д Поиск


^•Щ
Online, а также позволяет найти нужные сведения , Поиск файлов
в локальной справочной системе Access. Группа ij буфер обмена
Открыть этой панели отображает ссылки на ранее ис- Создание файла
пользуемые базы данных, дает возможность открыть
:::Ц Справка по сш&яону
существующую базу данных или создать новую.
W Зависимости объектов
• Справка. Открывает доступ к справочным материа-
лам, инсталлированным на ваш локальный диск Рис. 2.14. Щелкнув на кнопке
вместе с Access 2003, а также к интерактивной Другие области задач, можно
службе помощи на Web-узле компании Microsoft. выбрать панель, соответствую-
(Подробнее использование этой панели будет обсу- щую вашим текущим задачам
ждаться в следующей главе.)
Создание файла. Позволяет создать новую базу данных, проект Access или страницу
доступа к данным, в том числе используя готовые шаблоны (как поставляемые вме-
сте с программой Access, так и доступные на Web-узле Microsoft Office Online).
Буфер обмена. Включает 24 ячейки, в каждую из которых можно поместить
текстовые и графические данные из таблиц Access, а затем вставить нужный
элемент не только в Access, но и любое другое приложение Microsoft Office.
Поиск файлов (рис. 2.15). Предоставляет доступ к поисковым средствам Access
и может использоваться в двух вариантах: Обычный поиск файлов (поиск по
ключевому слову в файлах указанного типа) и Расширенный поиск файлов
(поиск файлов с учетом их свойств и некоторых дополнительных параметров).
Найденные файлы будут отображены в окне Результаты поиска.
Зависимости объектов (см. рис. 2.15). Показывает связи, установленные в базе
данных для выбранного вами объекта.

Искать: Таблица: Поставщики


Свойство! |Текст или свойство %< Объекты, зависящие от данного
О Объекты, от которых зависит
Условие:! содержит
в
Ш Щ Товары
В Запросы
Нет
В Формы
Ш ^| Поставщики
[+1 1^| Товары
В Отчеты
Нет
В Пропущенные объекты
;-' Неподдерживаемые объекты
[Выбранные размещения QQ Запрос: Клиенты и пост]
Типы файлов результ ЦЗ Запрос; Товары с ценой
{Выбранные типы файлов

Си.таюкё., , • 1 -у:. ;!.;:;.,:/.


^ Обычный поиск файлов

Внимание: некоторые объекты


: были пропущены .
;
Что вызывает заеискдасти?

Рис. 2.15. Панели Поиск файлов (в режиме Расширенный поиск файлов) и Зави-
симости объектов (для таблицы Поставщики)

Глава 2. Основы интерфейса Access 2003 41


Панель инструментов База данных
Стандартная панель инструментов База данных располагается прямо под строкой
главного меню и представляет собой ряд кнопок, после щелчка на каждой из которых
выполняется то или иное действие (рис. 2.16). На панели инструментов выносятся
наиболее часто используемые команды, что избавляет пользователя от необходимости
искать их в лабиринтах меню.

Орфография Программа

Схема данных Справка

Открыть

Предварительный Вставить Редактор Новый


просмотр сценариев объект

Рис. 2.16. Стандартная панель инструментов Access

В
Учитывая огромное разнообразие кнопок на панелях Access, запомнить сразу их на-
значение довольно сложно. Воспользуйтесь встроенными всплывающими подсказками
Access, которые появляются, если навести указатель мыши на интересующий вас эле-
мент. О том, как получить более содержательную справку об элементах интерфейса, вы

т
узнаете в следующей главе.
Технические подробности
Стандартную панель инструментов, которая, согласно терминологии Access, относится
к закрепленным панелям инструментов, можно, тем не менее, перемещать по экрану.
Для этого щелкните на фоновой поверхности между кнопками панели и, удерживая на-
жатой левую кнопку мыши, перетащите панель на новое, более удачное, на ваш взгляд,
место. В том случае если вы "пришвартуете" ее к нижней границе окна приложения,
к левому или правому краю, вид панели останется неизменным. Однако если не закреп-
лять панель у границ окна, она перейдет в категорию плавающих и примет вид обычного
окна со строкой заголовка и перемещаемыми границами (так, как она изображена на
рис. 2.16). Такая панель всегда отображается поверх уже открытых окон базы данных.
Вернуться к стандартному виду панели можно, дважды щелкнув на ее строке заголовка.

Меню Access
Все меню в программе Access являются контекстно-зависимыми и включают набор
элементов, необходимый для конкретного режима или операций с базой данных. В рас-
крывающемся списке меню для отдельных элементов слева отображается пиктограмма
той кнопки панели инструментов, которая дублирует данную команду, а справа — комби-
нация клавиш, с помощью которой можно выбрать эту команду, не обращаясь к меню.
При первом запуске в главном меню отображаются сокращенные списки элемен-
тов меню, включающие лишь основные и наиболее часто используемые команды;
полное меню появляется после короткой паузы. Чтобы сразу развернуть весь список
команд меню, дважды щелкните на нем. Развернутое меню в этом случае отображает-
ся на экране до тех пор, пока не будет выбрана какая-либо команда или выполнено
другое действие. По ходу работы система дополняет сокращенный вариант меню теми
командами, к которым обращался пользователь, и исключает из этого списка редко
используемые элементы меню.

42 Часть I. Основные понятия


Технические подробности
Чтобы выбрать для себя оптимальный вариант отображения меню, достаточно щелк-
нуть правой кнопкой мыши на панели инструментов или главного меню и выбрать из
контекстного меню пункт Настройка. Как видно из рис. 2.17, появляется вкладка Па-
раметры диалогового окна Настройка (она доступна также при выборе команды глав-
ного меню Сервис ^Настройка), где можно установить или снять флажки для опций,
задающих режим отображения полных меню, вывода подсказок для кн опок и т.д.

Панели инструментов | Команды Параметр

Настраиваемые йене и панели инструментов

-Г" Всегда показывать полные меню


Р Показывать полные меню после коротком sa/
Сброс J ;

Другие -
Г * Крупные.значки, - - .
1*? Отображать названия щрифтов тем же шрифтом
|*/ Отображать подсказки лля кнопок

Эффект при выводе меню: |(По умолчанию)

Рис. 2.17. Вкладка Параметры позволяет вы-


брать оптимальный режим отображения меню
и панелей инструментов

Комбинации клавиш
Доступ к пунктам меню можно получить не только с помощью мыши, но и кла-
виатуры. Называется он доступом с помощью быстрой клавиши: нажмите клавишу
<Alt> и, удерживая ее, нажмите одновременно клавишу с таким же названием, как
и подчеркнутая буква в названии нужного пункта меню. Например, чтобы открыть
меню Сервис в главном окне Access, воспользуйтесь клавиатурной комбинацией
<Alt+C>. В таких комбинациях клавиш, которые ускоряют выполнение специфичных
функций Access, активно используются и функциональные клавиши (<F1—F12>). Вме-
сте с тем, существует ряд комбинаций клавиш, зарезервированных для глобальных
операций системы Windows. Эти комбинации клавиш несут одинаковую функцио-
нальную нагрузку во всех приложениях пакета Microsoft Office. Список таких клавиа-
турных комбинаций приведен в табл. 2.1.

Таблица 2.1. Функциональные клавиши, общие для пакета Microsoft Office

Клавиши Действие
<F1 > Вызывает контекстно-зависимую справку или справочную систему Access
<Shift+F1> Вызов всплывающей подсказки. После нажатия этих клавиш рядом с курсором мыши
появляется вопросительный знак. Если щелкнуть таким курсором на интересующем
объекте экрана, появляется мини-справка с названием и описанием этого объекта
<Ctrl+F4> Закрытие активного окна
<Alt+F4> Выход из Microsoft Access
<Ctrl+F6> Циклический переход между открытыми окнами

Глава 2. Основы интерфейса Access 2003 43


Окончание табл. 2.1
Клавиши Действие
<F11> Делает активным окно базы данных
<F12> Открывает диалоговое окно Сохранение. Дублирует команду меню Файл<=>Сохранить как
<Shift+F12> Сохраняет открытую базу данных. Дублирует команду Файл^Сохранить
/
Не забывайте о том, что у мыши активной является и правая кнопка. Access 2003 по-
зволяет во многих случаях сделать работу более эффективной за счет обращения
к контекстным меню. Вызвать такое меню можно, щелкнув правой кнопкой мыши на
элементе окна или объекте базы данных (зарезервированная комбинация клавиш —
<Shift+F10>). В ответ появится контекстное меню со списком всех или наиболее по-
лезных действий, доступных в данный момент для выбранного объекта.

Резюме
В этой главе вы познакомились с разными способами запуска Access, среди кото-
рых самые распространенные — с помощью меню Пуск или ярлыка Access на рабочем
столе. Для корректного выхода из Access следует воспользоваться предложенными
способами, поскольку простое отключение компьютера чревато серьезными последст-
виями, а самое печальное — потерей ваших данных. Были даны краткие характери-
стики основным элементам экранного интерфейса Access, а также представлены ос-
новные типы окон программы, включая окна базы данных, таблицы, формы, запроса.
В режиме конструктора работа с объектами базы данных выполняется в специальном
окне — окне конструктора, которое обычно используется вместе со вспомогательными ок-
нами и панелями. В целом, всю систему Access можно смело назвать контекстно-
настраиваемой, поскольку то, какие кнопки расположены на панелях инструментов,
сколько панелей появляется на экране и какой набор команд предлагают меню, зависит от
текущего режима работы Access и востребованности тех или иных команд пользователем.
Диалог с приложением возможен как с помощью мыши, так и клавиатуры. Для многих
операций и команд в Access предусмотрены так называемые быстрые клавиши — клавиа-
турные комбинации, которые заметно ускоряют работу с этим приложением.

Тесты
Проконтролируйте себя, ответив на вопросы следующих тестов. Ответы на них
указаны в приложении в конце книги.

Найдите правильный ответ


Некоторые вопросы могут иметь несколько правильных ответов.
1. Программу Microsoft Access можно запустить следующими способами:
а) с помощью ярлыка Access на рабочем столе Windows;
б) с помощью меню Пуск операционной системы Windows;
в) дважды щелкнув на ярлыке Мой компьютер рабочего стола Windows;
г) через программу Проводник Windows.
2. Корректно завершить работу программы Access можно, выполнив следующие
действия:
а) выключив компьютер (с помощью кнопки POWER);
б) выбрав команду главного меню Файл^Выход;

44 Часть I. Основные понятия


в) щелкнув на кнопке Закрыть ( Ш ) окна открытой базы данных Access;
г) щелкнув на кнопке Закрыть ( Ш), расположенной в правом верхнем углу
главного окна Access.
3. Изменить размер главного окна программы Access с полноэкранного режима на
заданный пользователем можно такими способами:
а) воспользовавшись служебной кнопкой Восстановить ( Щ );
б) перетащив угол главного окна программы в нужную позицию на экране;
в) щелкнув на пиктограмме программы Access ( Ш ) и выбрав команду Восстановить.
4. Доступ к справочной системе Access обеспечивают следующие элементы
интерфейса программы:
а) помощник Microsoft Office;
б) служебные кнопки главного окна программы Access;
в) поле Задать вопрос;
г) главное меню Microsoft Access.
5. Просмотреть данные, которые хранятся в таблице Access, можно такими способами:
а) в окне базы данных;
б) в окне таблицы;
в) в окне формы.
6. Изменить способ отображения значков в окне базы данных можно так:
а) воспользовавшись одной из четырех специальных кнопок панели инструмен-
тов окна базы данных;
б) щелкнув правой кнопкой мыши на свободном пространстве в области объек-
тов и выбрав требуемый вариант из контекстного меню Вид;
в) выбрав команду Вид^Упорядочить значки главного меню.
7. Чтобы перейти в окне таблицы к записи с известным порядковым номером,
следует выполнить следующие действия:
а) воспользоваться вертикальной полосой прокрутки;
б) воспользоваться горизонтальной полосой прокрутки;
в) указать номер требуемой записи в поле Текущая запись навигационной пане-
ли окна и нажать клавишу <Enter>.
8. В отношении стандартной панели инструментов программы Access можно
утверждать следующее:
а) на панель инструментов вынесены наиболее часто используемые команды;
б) панель инструментов всегда имеет неизменный вид;
в) панель инструментов можно свободно перемещать по экрану.
9. Доступ к командам меню в программе Access можно получить таким образом:
а) с помощью мыши, щелкнув на требуемом пункте меню;
б) с помощью комбинаций клавиш, зарезервированных для команд Access;
в) с помощью соответствующей кнопки панели инструментов.
10. Для вызова контекстного меню со списком доступных в данный момент для
объекта базы данных действий следует выполнить следующее:
а) дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на нужном объекте базы данных;
б) щелкнуть правой кнопкой мыши на объекте;
в) воспользоваться комбинацией клавиш <Shift+F10>;
г) щелкнуть на кнопке Свойства панели инструментов Access.

Глава 2. Основы интерфейса Access 2003 45


Глава 3

Справочная система
Access 2003
В этой главе...

Поле Введите вопрос


Вызов помощника Microsoft Office
Справка об элементах интерфейса диалоговых окон
Область задач Справка Access
Резюме
Тесты

езависимо от того, на каком этапе освоения Microsoft Access вы находитесь,


в процессе работы с этой программой вам может понадобиться помощь. Найти от-
веты на возникающие у вас вопросы помогает справка Access. Поисковые средства этой
мощной информационной системы позволяют быстро получить необходимые сведения,
касающиеся всех аспектов разработки и использования баз данных, — от назначения
кнопок меню и элементов диалоговых окон до описания различных режимов функцио-
нирования Access. Доступ к справочной системе можно получить разными способами.
• Сформулировать свой вопрос в поле Введите вопрос
• Вызвать помощника Microsoft Office
• Использовать всплывающие подсказки
• Получить справку об элементах интерфейса диалоговых окон с помощью ком-
бинации клавиш <ShifHFl>
• Обратиться к области задач Справка Access
• Воспользоваться справочными ресурсами на Web-узле Microsoft Office Online

Поле Введите вопрос


Начиная с версии 2002, программа Microsoft Access предлагает доступ к справоч-
ной системе с помощью специального поля, расположенного в правом верхнем углу
окна приложения, под служебными кнопками. В Access 2003 это поле называется
Введите вопрос. Следуя подсказке, вы просто вводите с клавиатуры свой вопрос на ес-
тественном языке и нажимаете <Enter>. Справочная система анализирует введенный
текст и подбирает темы, которые могут помочь решить вашу проблему. Появляется
область задач Поиск со списком тех разделов справки, которые соответствуют введен-
ной фразе или ключевому слову. Выбрав подходящий вариант справочного раздела,
щелкните на этой ссылке. Слева от области задач откроется окно Справка Microsoft
Office Access, где представлена информация по интересующему вас вопросу.

Q
Чтобы получать конкретные ответы, формулируйте свой вопрос в виде законченного
предложения, а не одного-двух слов по нужной вам тематике. Допустим, чтобы выяс-
нить, как переместить сразу несколько элементов управления, введите Как
переместить несколько элементов управления, а не просто словосочетание
элементы управления.
Так, например, введя вопрос Как создать форму?, из списка предложенных ва-
риантов вы можете выбрать пункт Создание формы (рис. 3.1). В открывшемся окне
Справка Microsoft Office Access будет отображаться раздел справки, описывающий раз-
личные способы создания такого объекта, как форма

) Справка Microsoft Office Access


Как создать форму
Л <р
ii
Создание формы
Форму можно создать тремя различными
способами,
v
Дополнительное и обновленное содержимое
При помощи автоформы на основе
можно найти на веб-узле Microsoft Office Onlhe.
таблицы или запроса. С помощью автоформ
можно создавать формы, в которых выводятся •J|jj Дополнительные сведения
все поля и записи базовой таблицы или
запроса. Если выбранный источник записей Результаты (20)
имеет связанные таблицы или запросы, то в
форме также будут присутствовать все поля и j w Сохранение объекта как страницы доступа i
записи зтих источников записей. к данным
И* Инструкции ; «у; Кнопки
При помощи мастера на основе одной или |р Копирование и перемещение элемента
нескольким таблиц или запросов. Мастер управления или другого элемента
задает подробные вопросы об источниках
записей, полях, макете, требуемых форматах и
создает форму на основании полученных

¥ Инструкции
Вручную в режиме конструктора.
Сначала создается базовая форма, которая
затем изменяется в соответствии с
требованиями в режиме конструктора.
^ Инструкции

Рис. 3.1. После того как выбран подходящий раздел справки, его содержимое отображается
в открывшемся окне справочной системы Access

Для терминов и фраз, выделенных синим цветом в окне Справка Microsoft Office
Access, имеется дополнительная информация. В действительности это ссылки, щелк-
нув на которых можно либо развернуть данный подраздел (такие заголовки отмечены
слева пиктограммой треугольника), либо ознакомиться с описанием термина прямо
внутри строки (в строку добавляется выделенное зеленым цветом описание). Щелчок
на ссылке Показать все в правом верхнем углу этой панели позволяет раскрыть все
подразделы и описания терминов на текущей странице.
Окно справки организовано таким образом, что можно оставить его открытым, сверя-
ясь с предлагаемыми инструкциями непосредственно в ходе работы с базой данных.
Для этих целей служит кнопка Автомозаика/Разобрать на панели инструментов окна.

Глава 3. Справочная система Access 2003 47


Если ни одна из рекомендуемых тем вас не устраивает, воспользуйтесь самой по-
следней ссылкой в области задач Поиск, а именно: Не удается найти?. Выберите этот
вариант, чтобы ознакомиться с предложенными программой Access советами по полу-
чению лучших результатов поиска. Если повторный поиск также не даст результатов,
обратитесь к другим методам получения справочной информации, описанным далее
(в частности, к поиску нужных сведений на Web-узле Microsoft Office Online).
Если в глобальной Сети вы чувствуете себя не слишком уверенно, воспользуйтесь
книгами серии ...для "чайников" по данной тематике, выпущенными издательством
"Диалектика", и прежде всего, книгой Дж. Левин, К. Бароди, М. Левин-Янг Internet
для "чайников", 9-е издание.

Вызов помощника Microsoft Office


Для тех пользователей, кто спокойно воспринимает сторонние советы и допускает
наличие у серьезного офисного пакета неких "неформальных" элементов, в Access
предусмотрен другой способ доступа к справочной системе — вызов помощника
Office. Принцип его работы — такой же, как и для поля Введите вопрос. Ваш диалог
с помощником может строиться по следующему сценарию.
1. Выберите в меню Справка команду Показать помощника. На экране появится
помощник Microsoft Office — Скрепыш (рис. 3.2).
2. Щелкните на нем мышью и введите свой вопрос в текстовое
поле рядом с помощником. На рис. 3.3 помощнику задан во-
прос Как распечатать раздел справки?
3. Щелкните на кнопке Найти или нажмите клавишу <Enter>.
В ответ помощник выводит в области задач Поиск список со-
ответствующих вашему вопросу разделов справки. Если ни
один
_,
из предоставленных
,
разделов вам не подходит, попро- гИС.
- „ О„^„
, 0 п„.
I ЮМОЩ-
буите перефразировать свои вопрос. ник office готов
4. Щелкните на теме, которая ближе всего по смыслу к инте- прийти на помощь
ресующему вас вопросу. (В нашем примере такой темой
является Печать раздела справки, как видно из рис. 3.3.) Появляется стан-
дартное окно справочной системы Access с информацией по выбранному
вами разделу. Дальнейший поиск вы можете производить, уже пользуясь
средствами этого окна.
Выбрать другой персонаж для помощника очень просто: щелкните правой кнопкой
на ассистенте и выберите из контекстного меню команду Выбрать помощника. Вклад-
ка Коллекция появившегося диалогового окна Помощник позволяет вам познакомиться
с другими персонажами, например, забавной Муркой, Колобком или Эмблемой Office.
Пользуясь кнопками Далее и Назад, просмотрите доступные варианты и, выбрав под-
ходящий, щелкните на кнопке ОК.
Так как помощник является общим для всех программ Microsoft Office, изменения
в работе помощника в одной программе становятся "прозрачными" и при работе
в других приложениях Office.

Если щелкнуть правой кнопкой на помощнике и выбрать из контекстного меню пункт


Мотор!, ваш ассистент вмиг "оживет", причем в арсенале каждого персонажа преду-
смотрено от 10 до 30 микросюжетов.

Часть I. Основные понятия


Дополнительное и обновленное содержимое
можно найти на веб-узле Microsoft Office Online
"тъ ••ьКо.кгфУктор acjawt X I -в ;,|;{Щ]
Создание таблицы в режиме конструктора
Создание таблицы с помощью мастера
•%£: Начало работы в Microsoft Access для
Создание таблицы путем ввода данных
пользователей, не имеющих навыков
Ш Доставка работы с базами д<знны/
Заказано Печать раздела справги
Ш ' Отчеты Ш Заказы :
&< Получение справки по свойствам и
Страницы 9 Клиенты событиям Microsof t Access

. мафий;;
Ш Щ Получение справки при написании
Ш Сотрудники программы

Ш Типы
О Товары
Получение справки по работе со
страницей доступа к данным в режиме
страницы

|Как распечатать раздел справки | Q


Щ Не удается найти?

Рис. 3.3. В списке разделов справки, предложенных помощником, как правило, уже есть нужный
вам вариант

Временно скрыть помощника Office можно, щелкнув на нем правой кнопкой мы-
ши и выбрав в контекстном меню команду Скрыть.
Если же понятие "дружественный интерфейс" никак не ассоциируется у вас
с присутствием помощника-мультяшки и вы хотите обращаться к справочной системе
без посредников, выполните следующие действия.
1. Щелкните правой кнопкой на помощнике.
2. Выберите в контекстном меню ассистента команду Параметры, чтобы открыть
диалоговое окно Помощник (рис. 3.4).
3. На вкладке Параметры этого окна сбросьте флажок опции Использовать
помощника и щелкните на кнопке ОК.
Теперь помощник отключен. Снова воспользоваться услугами ассистента Office
можно, выбрав команду главного меню Справкам Показать помощника.

В
Технические подробности
Несмотря на частые упреки в навязчивости, помощник, тем не менее, может быть
полезен пользователям-новичкам, осваивающим Access. Вкладка Параметры окна
Помощник (см. рис. 3.4) позволяет задать для помощника наиболее оптимальный ре-
жим работы. Так, например, если установить флажок отображать полезный совет при
запуске в группе Отображать советы, помощник будет выводить Совет дня при за-
пуске приложения. Кроме того, помощник может отображать подсказки о комбинаци-
ях клавиш, информировать о различных возможностях Access и методах их более эф-
фективного использования и т.д.

Глава 3. Справочная система Access 2003 49


~ отоцЗражать справку для Нестеров це м|срч>вать данные ,
отображать сообщения помощника К ззукоеое сопровождение
просгитривать Age справочных системы при работе с VBA

озможмостей программы I отображать только важные советы


Г" об операциях с мыщъю s ' отображать полезну^ совет при запуске
Р* о сочетаниях клавиш Светить журнал

Рис. 3.4. Оптимальный режим работы помощника (в том числе


и "спящий") можно выбрать в диалоговом окне Помощник
I

Справка об элементах интерфейса диалоговых окон


[Ejffl Еще один способ, позволяющий в ряде случаев сэкономить время и получить крат-
кую информацию об элементах экранного интерфейса Microsoft Access, — восполь-
зоваться комбинацией клавиш <Shift+Fl>. Простейшая форма помощи, которая
поддерживается системой Access, — всплывающие подсказки; они появляются, если
поместить курсор мыши на какую-либо кнопку или пиктограмму, и состоят из од-
ного-двух слов. В отличие от всплывающих подсказок, команда, соответствующая
комбинации клавиш <Shift+Fl>, вызывает мини-справку, которая кратко, в объе-
ме нескольких предложений, сообщает название того или иного элемента диало-
гового окна, а также поясняет его задачи и функции. (Справедливости ради, отме-
тим, что эта безымянная и недокументированная команда в версии Access 2002
имела полноценную реализацию и называлась Что это такое?.) Чтобы воспользо-
ваться этим механизмом справки, необходимо выполнить следующее.
|g] 1. Нажмите комбинацию клавиш <Shift+Fl>. Рядом с курсором появится боль-
шой знак вопроса.
2. Щелкните на том элементе экранного интерфейса, о котором вам необходима
справка. Появится небольшое окно с названием элемента (например, кнопка
"Формы") и краткой информацией о назначении интересующего вас элемента,
как показано на рис. 3.5.
3. Прочитав подсказку, еще раз щелкните в любом месте экрана, чтобы убрать
с экрана мини-справку.
Кроме того, при работе в Access во многих активных диалоговых окнах получить
доступ к краткой справке можно, щелкнув на кнопке с вопросительным знаком ( Щ ),
расположенной в верхнем правом углу окна.

Область задач Справка Access


В том случае если вы предпочитаете работать со справочной системой Access на-
прямую, воспользуйтесь командой главного меню Справка^Справка: Microsoft
Office Access. Кроме того, область задач Справка Access можно открыть, нажав
клавишу <F1> или щелкнув на кнопке Справка: Microsoft Office Access панели
инструментов База данных.

50 Часть I. Основные понятия


кнопка «Формы»
Отображает все формы в текущей базе данных
Microsoft Access или в проекте Microsoft Access.
Кнопки на панели инструментов окна базы
данных используются для открытия и изменения
выбранной формы или создания новой формы.

Рис. 3.5. После нажатия клавиш <Shift+F1> курсор мыши пре-


вращается в курсор справки. Щелкнув на одной из кнопок панели
Объекты, можно узнать о ее назначении

Как видно из рис. 3.6, на панели Справка Access представлены несколько групп.
При первом вызове этой области задач в группе Помощь вы увидите поле Искать,
с помощью которого возможен поиск справочных материалов ho ключевым словам или
фразам, а также ссылку Оглавление, щелкнув на которой вы можете ознакомиться
с полным содержанием справочной системы Access. Вторая группа, Office в Интернете,
содержит ссылки на различные ресурсы узла Microsoft Office Online. Использование
всех этих инструментов будет подробно рассмотрено ниже.
Последняя группа этой панели включает ссылки на описание новых средств, реа-
лизованных в версии Access 2003, и специальных возможностей самой справочной
системы, которые делают ее доступной для более широкого круга пользователей.
Кроме того, из области задач Справка Access можно сразу получить доступ к сведени-
ям о службах поддержки продуктов Microsoft. Ссылка Параметры содержимого в сети
позволяет открыть диалоговое окно Параметры служб, в котором можно установить
режим функционирования справки: только автономно или с привлечением материа-
лов Web-узла Microsoft Office Online.
Назначение ряда кнопок под заголовком области задач совпадает с теми функ-
циями, которые они выполняют в Web-браузере. Привычные кнопки Назад
и Вперед позволяют переходить к ранее просмотренным разделам справки —
так, как это делается при просмотре страниц в Web-браузере, а щелчок на
кнопке Домашняя страница открывает область задач Приступая к работе.

Поиск по ключевым словам


При поиске нужной информации в области задач Справка Access посредством
поля Искать (см. рис. 3.6) вы действуете точно так же, как при использовании поля
Введите вопрос или при обращении к помощнику Office. Сформулируйте свой вопрос,
введите его в текстовое поле Искать, а далее из предложенного списка тем выберите
тот вариант, который вас устраивает, и щелкните на нем, чтобы просмотреть требуе-
мую информацию.

Глава 3. Справочная система Access 2003 51


Создание таблицы в режиме конструктора
Создание таблицы с помощью мастера
Создание таблицы путем ввода данных
Доставка
Off ice в Интернете :
* Подключиться к веб-узлу Microsoft Office Onlne
* Последние сведения об использовании Access
* Автоматически обновлять зтот список из Веба
Дополнительно...

Помощь
р Учебный курс
д^в Сообщества
Jfj Загрузка

* Новые возможности
* Свяжитесь с нами
* Справка по специальным возможностям
* Параметры содержимого в сети,..

Рис. 3.6. В области задач Справка Access можно сформулировать свой вопрос и воспользовать-
ся поисковыми средствами локальной и интерактивной системы помощи

Пусть, например, в ходе работы с базой данных вам необходима подсказка о том,
как изменить ширину столбца в отображаемой на экране таблице. Выполните сле-
дующие шаги.
Щ 1. Введите вопрос Как изменить ширину столбца? в поле Искать и нажми-
те клавишу <Enter> или щелкните на расположенной справа от поля
кнопке со стрелкой.
2. В области задач Поиск появится список найденных системой разделов справки.
Просмотрев его, приходим к выводу, что искомым разделом является пункт
Изменение размера строки или столбца. Щелкните на нем, и в окне справоч-
ной системы появится необходимая вам информация, как видно из рис. 3.7.
\

Работа с оглавлением справки


Щ Ссылка Оглавление области задач Справка Access (см. рис. 3.6) полностью соот-
ветствует своему названию: открыв ее, вы можете ознакомиться с упорядочен-
ным содержанием всей справочной системы Access. Если тема включает не-
сколько разделов, то слева она обозначена пиктограммой книги ( Ш ). Такая
"книга" раскрывается ( Ш ) с помощью щелчка мыши и включает один или не-
сколько пунктов справки следующего уровня. Доступные разделы справки отме-
чены слева пиктограммой синего кружка с белым вопросительным знаком ( Ш ) .
Чтобы просмотреть интересующий вас раздел, достаточно щелкнуть на нем.

52 Часть I. Основные понятия


m Справка Microsoft Office Access

dJ-^ Ш
Дополнительное и обновленное содержимое
можно найти на веб-узле Microsoft Office Online
Изменение размера строки или столбца
1. Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.
2. Выполните одно или оба следующих действия.
^ Изменение размера столбца
•Перетащите
указатель
для измене-
ния ширины
столбца.

10000;FrancNSp.A.
10001 Mere Pafarci
10002; ><*' осп "ян"

Выберите правый край и


и дважды нажмите кнопку
мыши для настройки ширины
го размеру данных.

Выполните одно из следующих действий.


Чтобы задать конкретную ширину столбца, установите
• указатель на правую границу столбца, как показано на
рисунке, и перетащите границу столбца до нужной
ширины.
Для того чтобы изменить ширину столбца по размеру

Рис. 3.7. Сформулируйте свой вопрос и воспользуйтесь поисковыми средст-


вами, доступными в области задач

Так, например, если вам требуется подробная информация о том, как создать за-
прос к данным, выполните следующее.
[Д 1. Щелкните на ссылке Оглавление области задач Справка Access.
2. Из списка "книг", предложенных в оглавлении, выберите ту тему, которая
ближе всего по смыслу к интересующей вас проблеме. Очевидно, что такой
темой для рассматриваемого примера является Создание баз данных и объектов
и работа с ними.
3. Щелкните на пиктограмме книги или непосредственно на выбранной теме,
чтобы появился список доступных разделов справки. Изменится и пиктограм-
ма темы: теперь книга "открыта".
4. Выберите подходящий раздел (Объекты баз данных) и повторите шаг 3 еще два
раза, поскольку необходимо раскрыть еще два вложенных списка разделов.
Как видно из рис. 3.8, требуемый справочный документ нижнего уровня на-
зывается Разработка запросов (MDB). Щелкните на этом пункте, чтобы отобра-
зить в окне справки нужную вам информацию.
5. Ознакомившись с предложенным справочным материалом, вы можете пе-
рейти по ссылкам самого текста к новым страницам справки, выбрать
другой раздел оглавления в области задач Справка Access или закрыть ок-
но справочной системы, щелкнув на кнопке Закрыть ( Ш ) в правом верх-
нем углу окна.

Q Чтобы напечатать текущий раздел справки, щелкните на кнопке Печать (см. рис. 3.8)
на панели инструментов окна Справка Microsoft Office Access и укажите в открывшемся
диалоговом окне Печать нужные параметры печати.

Глава 3. Справочная Система Access 2003 53


Справка Лесе»

•»• Пока»ть tct


Просмотрите интерактивное оглавление.
Разработка запросов (MDB) t|j| Дополнительные сведения
Примечание. Сведения в данном разделе относятся только
к базам данных Microsoft Access (.mob). Оглавление
Если открыть запрос в режиме конструктора или если .4)" Запуск и параметры _^
открыть форму, отчет или таблицу, а затем открыть окно ,:;? Печать файлов
расширенного фильтра, отображается бланк запроса, в ^; Создание баз данных и объектов и работа с ними
котором пользователь может изменить запрос для получения зУ'Базы данных Access:
нужных результатов,
•^Разработка базы данных
^Создание базы данных Microsoft Access
ч?/> Улучшение производительности базы данных Mfcro:J;
'•^•Использование анализатора быстродействия для oiJi
^Работа с файлами Mcrosoft Access
. ^Преобразование баз данных Mcrosoft Access
^i Объекты баз данных
(WP-вбота с таблицами
|р Работа с формами
s с отчетами
э с запросами
^Открытие, просмотр и выполнение запросов
ЩСоздание запросов
у/- Разработка ..запросов^(MDB)
.$$Типы запросоз (MDB.i^
•Щ Отображение в запросе только максималы--

"::i
m
4i .""" ""if
Рис. З.8. Ссылка Оглавление позволяет выбрать и просмотреть различные раз-
делы справки

Поиск справочной информации в Internet


С выходом каждой новой версии приложения Access все четче прослеживается
тенденция к интеграции средств этой программы с ресурсами, доступными через
Internet. Организация справочной системы Access 2003 служит тому ярким примером.
При работе со справкой в версии 2003 любого приложения Microsoft Office существу-
ет единое правило: если в текущий момент времени у вас есть соединение с Internet, по
умолчанию все поисковые операции будут проводиться не только в автономной
(локальной) справочной системе, но и среди ресурсов Web-узла Microsoft Office Online.
В этом случае в области задач (панель результатов Поиск) будут отображаться как раз-
делы автономной справки, так и обновления разделов справки и шаблонов, имеющих
отношение к введенному вопросу. В списке найденных подходящих разделов могут
также присутствовать ссылки на дополнительные статьи, опубликованные на Web-
сайте Microsoft (рис. 3.9), учебные курсы и многие другие ресурсы. Автономное оглав-
ление справочной системы в этом режиме также становится интерактивным.
Технические подробности
Настройка подобных возможностей осуществляется с помощью диалогового окна
Параметры служб, обратиться к которому можно, щелкнув на ссылке Параметры
содержимого в сети области задач Справка Access. Как видно из рис. 3.10, по умолча-
нию флажок опции Показать содержимое и ссыпки с Web-узла Microsoft Office Online ус-
тановлен. Если этот флажок снять, при любых условиях поиск будет автономным, а с па-
нелей области задач исчезнут любые ссылки на Web-узел Microsoft.
Также по умолчанию при наличии подключения к Internet в списке Область поиска
области задач Поиск установлена опция Office в Интернете. При такой конфигурации
результаты поиска на Web-узле будут включать все типы содержимого (например,
ссылки на интерактивные курсы). Чтобы ограничиться ссылками только на справоч-
ные материалы, выберите пункт Помощь в списке Область поиска.

54 Часть I. Основные понятия



Результаты (30) с веб-узла Office Onlne

Cnp^bc'a > Проьедение собрании г

Ц) Задание параметра печати каждой


группы или раздели на
отдельной странице
Справа

> Печать записи, таблицы или объекта


базы данных

Приложение Microsoft Office Document


Imaging
Cnt »Kfl > Л-.,=' Ч У П r 5;j!-ii"E?.---; ;'o?;-:''e;r'nv •;

! j£j| О данных XML и программе Microsoft


2002 (исправлено)
Стать;-; ,> Fa^o'.-- .. 1-:!>:-.-ним>1 "at^i-fci

О ReportML в Access 2002


Статьи "•» Работа с вешними данным

как распечатать раздел справки

Рис. 3.9. В список рекомендуе-


мых справочных материалов
включены ссылки на статьи Web-
узла Microsoft Office Online

Теперь при выборе раздела, ссылка которого "ведет" в Internet, автоматически за-
пускается программа Microsoft Internet Explorer, обеспечивая доступ к нужным мате-
риалам на Web-узле Microsoft Office Online. Посетив этот интерактивный справочный
центр Microsoft, можно получить ответы на наиболее часто задаваемые вопросы по
всем продуктам Office 2003, ознакомиться с обзорными статьями по этим приложени-
ям, пройти интерактивный курс обучения, найти полезные ссылки, а также свободно
загрузить последние обновления, советы, рисунки и шаблоны. (О том, как загрузить но-
вые шаблоны с Web-узла Microsoft, вы узнаете в главе 5, Создание новой базы данных.)

Веб-узел Microsoft Office Online содержит тысячи шаблонов, разделов


справки и клипов мультимедиа, которые вы можете использовать при
работе над своими проектами.

W Показать содержимое и ссылки с веб-узла Microsoft Office Onlne -

5? Автоматический поиск в сетевом содержимом при налимий


подключения
Г" Автоматически отображать справку по шаблону (при ее наличии)
W Показывать ссылки на материалы веб-узла Microsoft Office Online

Рис. 3.10. В диалоговом окне Параметры служб можно установить режим


функционирования справки

Глава 3. Справочная система Access 2003 55


Если вести поиск информации на Web-страницах Microsoft вы намерены самостоя-
тельно, выберите команду главного меню Справка^ЮГСсе в Интернете или обратитесь
к ссылкам группы Office в Интернете области задач Справка Access. В этой группе дос-
тупны гиперссылки, обеспечивающие переход к следующим ресурсам.
, • Начальная страница Web-узла Microsoft Office Online (ссылка Подключиться
к Web-узлу Microsoft Office Online). Чтобы сузить область поиска и работать с ма-
териалами, относящимися непосредственно к программе Access, щелкните на
одноименной ссылке в колонке Microsoft Office (так, как показано на рис. 3.11).

http://offict.rnicro5rft.com/bome/def»JI:,aspx?CTigti-fC010227Ci91CH9acn-2

Русский

ISSfflceOnl

Советы по проектированию
базы данных На этой неделе на веб-узле Office Online Обновление С
Как получить {^ Проверит! ':
* Создание СЕЮИ/ собственных приглашении
от своей базы важные
данных то, * Анимация текста е приложении Word обновлена
что нужно
* Начало работы с формулами
Клипы по тем!
Загрузка * Со^дани^ подпхи для СВОПУ сообщен^

Советы по работе с
расписаниями
Использование в расписаниях
10 причин для использования -
ограничений, сроков окончания к
Visio 2003
ресурсов
Реиения парт ;
Учебный курс по PowerPoint
» Спужбз двуя;
1
Дополншбльныв сведения о прсграмсте Использование анимаций в
словарей -
здв Outtaok 2003 презентациях
fnfoPath ' Невые возможности Project Standard L-003
Создание фирменной шапки Г'Тзшинный п«
Outfook • Общие сведения о приложении Word 2(303 писем
PowerPoint НОБОСТИ кыа
• Вопросы и отазты о программе CneNote Используйте Word для создания ТН\'НОЛО"МЙ
Project 2СЮЗ фирменной шапки писем
'<1:<...::^т*т
1049&pl«acc8s5&CTT°6aOri
:
!»Инт^^^И
Рис. 3.11. Начальная страница службы Microsoft Office Online
^
• Web-страница Microsoft Office Access 2003^>Помощь (ссылка Последние сведения
об использовании Access). Здесь представлен постоянно обновляемый список ссы-
лок на справочные материалы по программе Access 2003, куда включены как разде-
лы, доступные в автономной справке, так и многие дополнительные сведения.
• Конкретное тематическое содержимое Web-узла Microsoft Office Online (ссылки
Помощь, Учебный курс, Сообщества, Загрузка).
/
Резюме
В этой главе дано описание справочных средств программы Microsoft Access,
а также рассмотрены различные способы доступа к этой справочнрй системе, включая
вызов помощника Office, поиск информации средствами поля Введите вопрос и рабо-
ту с инструментами области задач Справка Access. Для обращения к справке Access
традиционно используется клавиша <Fl>, однако теперь при ее нажатии появляется
не окно справки, а новая область задач — Справка Access.

56 Часть I. Основные понятия


В Access 2003 справочная система претерпела заметные изменения, отношение
к которым у многих пользователей остается достаточно неоднозначным. Большой ак-
цент сделан на интефации автономной справки с интерактивными ресурсами специа-
лизированного справочного Web-узла Microsoft Office Online. Получить доступ к инте-
рактивной службе помощи Microsoft можно как с помощью ссылок областей задач,
так и с помощью команд главного меню.

Тесты
Проконтролируйте себя, ответив на вопросы следующих тестов. Ответы на них
указаны в приложении в конце книги.

Найдите правильный ответ


Некоторые вопросы могут иметь несколько правильных ответов.
1. Обратиться к автономной справочной системе Access можно с помощью сле-
дующих инструментов:
а) помощника Microsoft Office;
б) области задач Справка Access;
в) поля Введите вопрос;
г) команды главного меню CnpaBKa^Office в Интернете.
2. Вызвать помощника Microsoft Office можно такими способами:
а) нажать клавишу <F1>;
/ . •
б) выбрать команду главного меню Справка^Показать помощника;
в) выбрать команду главного меню Справка=>Справка: Microsoft Office Access;
г) воспользоваться комбинацией клавиш <Shift+Fl>.
3. Чтобы выбрать другой персонаж для помощника, следует выполнить такие
действия:
а) щелкнуть на помощнике и ввести в текстовое поле Выберите действие имя
нового персонажа (например, Колобок), после чего щелкнуть на кнопке Найти;
б) выбрать команду главного меню Справка => Скрыть помощника;
в) щелкнуть правой кнопкой на ассистенте и выбрать из контекстного меню
команду Выбрать помощника; затем на вкладке Коллекция диалогового окна
Помощник найти для себя новый персонаж.
4. Решительно отказаться от услуг помощника можно так:
а) щелкнуть на помощнике правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном
меню команду Скрыть;
б) щелкнув правой кнопкой на ассистенте, выбрать из контекстного меню ко-
манду Выбрать помощника; затем на вкладке Коллекция окна Помощник сбро-
сить флажок опции Использовать помощника;
в) щелкнув правой кнопкой на ассистенте, выбрать из контекстного меню
команду Выбрать помощника; далее в диалоговом окне Помощник (вкладка
Коллекция) сбросить флажок опции отображать сообщения помощника.
5. Чтобы получить краткую справку об элементах интерфейса диалогового окна
Access, следует поступить таким образом:
а) ввести вопрос об интересующем вас объекте в поле Введите вопрос;

Глава 3. Справочная система Access 2003 57


б) выбрать команду главного меню Справка^Справка: Microsoft Office Access;
в) воспользоваться комбинацией клавиш <Shift+Fl>;
г) щелкнуть на кнопке с вопросительным знаком, расположенной в верхнем
правом углу диалогового окна.
6. Открыть область задач Справка Access можно следующим образом:
а) нажать клавишу<Р1>;
б) выбрать команду главного меню Справка^Справка: Microsoft Office Access;
в) воспользоваться комбинацией клавиш <Shift+Fl>;
г) щелкнуть на кнопке Справка: Microsoft Office Access панели инструментов.
7. В отношении области задач Справка Access можно утверждать следующее:
а) область задач позволяет отыскать нужную информацию по ключевым словам;
б) ссылки области задач адресуют вас к ресурсам только автономной справки;
в) область задач включает ссылку на оглавление всей справочной системы Access;
г) из области задач можно напрямую обратиться к ресурсам Web-узла Microsoft
Ofice Online.
8. Чтобы посетить Web-узел Microsoft Office Online, достаточно выполнить такие
действия (при наличии подключения к Internet):
а) выбрать команду главного меню Справка1*Свяжитесь с нами;
б) выбрать команду главного меню Справка^ОШсе в Интернете;
в) щелкнуть на ссылке Последние сведения об использовании Access области
задач Справка Access.

58 Часть I. Основные понятия


Создание базы данных

В этой части...
Глава 4. Реляционные базы данных и их планирование
Глава 5. Создание новой базы данных
Глава 6. Создание и модификация структуры таблиц
Глава 7. Ввод данных в таблицу и их редактирование

х. Поэтому в главе 4 части II изложены необходимые на практике сведения из тео-


1и реляционных баз данных. Применительно к СУБД Access рассматриваются такие
ментальные понятия, как база данных, таблица, записи, поля и ключи, а также
.затрагиваются вопросы нормализации таблиц БД. На конкретном реальном примере
(работать с которым вам предстоит на протяжении всех последующих глав) лаконич-
но и доступно проиллюстрированы основные этапы проектирования реляционных
баз данных, включая выбор структуры и типов полей для будущих таблиц.
В главе 5 вам предстоит первый серьезный шаг в деле практического оевое
СУБД Access — знакомство с двумя способами создания новой базы данных:
товому шаблону или "с нуля". В приложении Access создать таблицу для по
дующего ввода в нее данных мо^о разньши методами. Все эти методы, а также
средства Access, позволяющие|ойределйть первичные ключи и внести изменения
в структуру таблиц, будут подробно рассмотрены в главе 6. Ознакомившись с мате-
риалом,
:
изложенным в главе 7, можно смело приступать к вводу данных в таблицу
и их редактированию.
зШЯЯШввШЯЯвЯШЯВШЯт
Глава 4

Реляционные базы данных


и их планирование
В этой главе...

ф Немного теории
4 Типы данных и их представление
4 Основы проектирования баз данных
4 Резюме
/
Ф Литература
4 Тесты

тобы в полной мере применять все возможности СУБД Access, начинающим


пользователям (и даже тем, кто хорошо знаком с таким "родственным" инстру-
ментарием обработки данных, как электронные таблицы) следует четко определиться
с основными понятиями реляционных баз данных и познакомиться с принципами
создания настоящих реляционных таблиц.

Немного теории
,
Итак, вернемся к началу начал — к данным. В терминологии компьютерных сис-
тем данные — это представленные в цифровом виде сведения об объектах окружаю-
щего нас мира. В свою очередь, база данных (БД) — это совокупность информации по
определенной теме.
База данных помогает систематизировать и хранить информацию из определенной
предметной области, облегчает доступ к данным, поиск и предоставление необходи-
мых сведений. Простейшей базой данных можно считать телефонный справочник или
список книг в вашей домашней библиотеке. Современные базы данных оперируют
информацией, представленной в самом разном формате, — от обычных чисел и текста
до графических и видеоданных.
Подробно история баз данных описана в книге Р. Дженнингса Использование Microsoft
Access 2002. Специальное издание, вышедшей в Издательском доме "Вильяме".

Сплошные таблицы
Как правило, если речь идет о табличном представлении информации в базах дан-
ных, различают два основных типа подобных систем. Привычные нам по
"бумажному" офису таблицы — это так называемые сплошные таблицы БД, или не-
структурированные файлы, где все данные объединены в одной единственной таблич-
ной структуре. Вероятно, не стоит прибегать к сложным ассоциациям ("черный
ящик", "электронный контейнер для хранения информации" и т.п.), чтобы объяс-
нить, что такое сплошная таблица. Самый яркий пример хранилищ такого типа —
электронные таблицы, содержащие информацию о ценах на товары, телефонных но-
мерах, выписанных счетах и т.д. Чем же хороши электронные таблицы? Во-первых,
они просты в создании и управлении. Во-вторых, работать с ними по силам даже на-
чинающему пользователю. Если возникает необходимость упорядочить в электронном
виде несложные списки каких-либо объектов, можно вполне обойтись возможностя-
ми таких, например, средств, как Microsoft Excel. Больше того, в электронных табли-
цах имеются многие основные возможности баз данных: сортировка, фильтрация,
проверка достоверности вводимых данных. Можно импортировать и экспортировать
данные, в том числе и в такие форматы, с которыми работают СУБД.
Однако при решении сложных задач функциональные рамки электронных таблиц
становятся слишком узкими. Поясним это на простом примере. Предположим, необ-
ходимо разместить в виде таблицы информацию о сотрудниках и выполняемых ими
заданиях в рамках проектов. Известно, что один и тот же сотрудник может принимать
участие в реализации сразу нескольких проектов. Сплошная таблица — назовем ее
СОТРУДНИКИ_ПРОЕКТЫ — будет выглядеть следующим образом (рис. 4.1).

р сотрудника [Номер прреета;Нрмер задания [Фамилия |Должност

Рис. 4.1. Так выглядит сплошная таблица СОТРУДНИКИ_ПРОЕКТЫ

Теперь посмотрим на таблицу внимательнее и отметим те "аномалии", которые


наблюдаются для такого представления данных.
1. Дублируется информация о сотрудниках, поскольку сотрудник может участво-
вать в нескольких проектах. ,
2. В таблицу нельзя вписать тех сотрудников, которые не заняты в проектах именно
сейчас, а также тех сотрудников, которые вообще не работают над проектами.
3. Если сотрудник увольняется, запись о нем удаляется из таблицы, а вместе
с ней — и проект, хотя работа над ним должна продолжаться.
Подобный пример можно назвать классическим, поскольку отмеченные выше
проблемы характерны для всех сплошных файлов. Снять указанные ограничения по-
зволяет иной подход к хранению данных, — а именно реляционные базы данных.

Реляционная БД
Реляционная база данных состоит из набора связанных между собой таблиц. Данные
организованы в этих таблицах таким образом, чтобы обеспечить объединение разнород-
ной информации, исключить ее дублирование, а также предоставить оперативный дос-
туп к имеющимся сведениям и эффективное сопровождение базы данных в целом.
Реляционные СУБД используют реляционную модель данных, предложенную
в 1970 году Э.Ф. Коддом. Если говорить упрощенно, то Кодд показал, что набор дву-

Глава 4. Реляционные базы данных и их планирование 61


мерных таблиц при соблюдении определенных ограничений может быть использован
для хранения данных об объектах реального мира и моделирования связей между ними.
В терминологии Кодда такие таблицы называются отношениями (англ, relation), вот
почему подобная база данных называется реляционной. О том, какие ограничения
накладываются на таблицы реляционной базы данных и как осуществляется связь
между ними, мы поговорим позднее, а пока обратимся в качестве примера к таблице
Сотрудники учебной базы Борей (рис. 4.2), чтобы рассмотреть основные понятия,
применяемые в реляционных БД.

Значение поля Фамилия Текущая запись о сотруднике Вороновой Дарье


Поле Должность

едставитель 08-дек-1968; р1-май-1992|ул. Нефтяник.


ице-президент 19-фев-1952| 14-авг-1992;Судостроите/
Представитель ЭО-авг-196зГ 01-апрИ992|Крещатик, 34

Андрея; Менеджер по прода* г. 04-мар-1955| 17-окт-1993| Зеленый прос


6|Ак6аев Иван Представитель I: г. 02-ИЮЛ-1963 17-ОКТ-1993; Студенческая
7 Крзлев |Петр Представитель /i г 02-янв-1994| Сиреневый 6;
8 Крылова Анна нутренний коордияа: г-жа 09-ЯНВ-1958: 05-мар-1994!Леснаяул. 1;
Э| Ясенева (Инна едставитель i i г-жа 02-ИЮЛ-1969! 15-ноя-1994| Родниковый!
(Счетчик)!

Рис. 4.2. Основные структурные элементы реляционной таблицы

Таблица
Любая таблица реляционной БД состоит из привычных нам строк и столбцов.
8 терминологии СУБД Access строкам соответствуют записи, а столбцам — поля.
Именно так они и будут упоминаться на страницах этой книги.
Как правило, каждая таблица посвящена определенной "теме", а точнее опреде-
ленному классу объектов, о которых вы храните информацию в базе данных. Так, на-
пример, если база данных обслуживает торговые операции вашей фирмы, такими
классами могут быть клиенты, заказы, поставщики, сотрудники. А вот база данных
"личного" пользования, куда вы хотели бы внести сведения о коллекционируемых
предметах, могла бы включать таблицы с данными о дорогих вашему сердцу книгах,
рецептах, видео- и аудиоальбомах.
Важной особенностью таблиц является то, что представленная в них информация
описывает, как правило, однотипные предметы, операции или их характеристики. По
сути, это список, в котором перечислены аналогичные по своим признакам объекты.
Далее в этой главе вы узнаете о том, какими принципами следует руководствоваться,
чтобы правильно спроектировать таблицы для той информации, которой вы владеете.

Поле
Итак, поле составляет отдельный столбец в таблице. Например, в таблицу Сотрудники
учебной базы Борей включены такие поля, как Фамилия, Имя, Должность
(см. рис. 4.2). Чтобы в дальнейшем не возникало путаницы, здесь важно уяснить, что
поле — это совокупность всех тех данных, которые расположены в таком "столбце".
Так, для таблицы Сотрудники, показанной на рис. 4.2, полем Должность будут все те
9 наименований должностей (включая повторяющиеся значения), которые содержатся
в этом столбце таблицы.

62 Часть II. Создание базы данных


Каждое поле имеет свое уникальное (в пределах таблицы) имя и содержит данные
определенного типа (текстовая информация, числовые значения, даты и т.п.) и опреде-
ленной длины. (Типы данных СУБД Access 2003 рассматриваются в следующем разделе
этой главы.) В каждое из полей таблицы вносится некоторая атомарная часть информа-
ции об объекте, которая называется значением поля. Например, фамилия Белова, кото-
рая первой указана в поле Фамилия таблицы Сотрудники, — это и есть одно значение
данных. Множества значений в одном поле быть не должно, хотя само по себе значение
поля может быть достаточно большой длины (например, аннотация к книге) или объема
(СУБД Access позволяет размещать в своих таблицах рисунки, аудио- и видеофрагменты).

Запись
Полные сведения об одном объекте (например, конкретном товаре или сотруднике) со-
держатся в одной записи таблицы. На рис. 4.2 темным цветом выделена запись таблицы
Сотрудники, включающая всю информацию, которая относится к сотруднику Вороновой
Дарье. Другими словами, запись — это совокупность значений всех полей для одного
объекта. Количество записей в таблице соответствует количеству ваших объектов: если
в штате компании Борей числится 9 сотрудников, в таблице Сотрудники будет 9 записей.
Всем записям таблицы соответствует одно и то же множество полей, хотя в опре-
деленных полях любая запись может содержать пустые значения (Null), т.е. может не
иметь значений для этих полей. При внесении данных в таблицу (о чем подробно бу-
дет сказано в главе 7, Ввод данных в таблицу и их редактирование) записи не упорядо-
чиваются; они хранятся в той последовательности, в которой были введены в таблицу.

Ключ
Как уже указывалось, каждое поле в таблице уникально. Возникает вопрос: а как
различать записи? Как обеспечить быстрый поиск в таблице конкретной записи? В ре-
ляционных базах данных для решения этой проблемы для каждой записи вводится уни-
кальный идентификатор — первичный ключ. Первичный ключ — это уникальная харак-
теристика для каждой записи в пределах таблицы. В качестве такого ключа выбирает-
ся одно или несколько полей записи. О том, каким образом реализуется в приложении
Access механизм первичных ключей, речь пойдет в главе 6, Создание и модификация
структуры таблиц. В качестве примера простого первичного ключа можно привести
поле Код клиента в таблице Клиенты, если в данном поле нет повторяющихся значе-
ний и значений Null. Другой пример: теоретически можно использовать в качестве пер-
вичного ключа комбинацию двух полей, Фамилия и Имя, из хорошо знакомой нам табли-
цы Сотрудники (см. рис. 4.2), однако вполне возможно, что в компании появится еще
один сотрудник с таким же именем и фамилией, как у кого-либо из уже работающих.

Понятие связей между таблицами


Такой механизм, как первичный ключ таблицы, помимо однозначной идентифи-
кации записей, позволяет реализовать и связи между таблицами. Благодаря связям
информация из одной таблицы становится доступной для другой. Когда база данных
включает несколько таблиц, работа в такой системе становится более эффективной,
упрощается ввод данных в таблицы, снижается вероятность ошибок, а кроме того,
проектировать и поддерживать подобные системы значительно проще.
Связи устанавливаются за счет того, что разные таблицы имеют поля с одинако-
выми значениями. При этом не обязательно, чтобы эти поля имели одинаковые име-
на, достаточно соблюдать однозначное соответствие значений. Для одной из таблиц
таким полем является первичный ключ, а поле второй таблицы в этом случае играет
роль внешнего ключа. Так, например, в базе данных Борей определены связи между
таблицами Заказы, Клиенты и Доставка (рис. 4.3).

Глава 4. Реляционные базы данных и их планирование 63


Предположим, что один и тот же клиент сде-
лал три разных заказа. Если бы в базе данных
Борей не были спроектированы таблицы Клиенты
КодЗжа»
КодКлиента и Доставка, то при оформлении заказов в таблицу
КодСотрудника
ДатаРазмещения
Заказы пришлось бы три раза вносить одну и ту
ДатаНазначемия же информацию о клиенте, а также название
ДатаИсполнения
Доставка
и телефон фирмы, осуществляющей доставку.
СтоимостьДоставки Однако благодаря механизму связей достаточно
НазваниеПопучателя
АдресПолучателя
просто указать в соответствующих записях табли-
ГородПолучателя цы Заказы код клиента и код доставки и по этим
ЭбластьПояучателя
ИмдексПолучателя
"ссылкам" автоматически получить необходимые
ранаПолуча сведения из таблиц Клиенты и Доставка. Связую-
щим полем для таблиц Заказы и Клиенты являет-
ся поле КодКлиента, а для таблиц Заказы и Дос-
тавка — соответственно поле Доставка таблицы
Заказы и поле КодДоставки таблицы Доставка.
Подробнее тема определения связей между таб-
Рис. 4.3. Пример связей между таблица- лицами будет рассматриваться в главе 10, Ключи,
ми в базе данных Борей связи и индексы таблиц. Однако уже сейчас, по-
скольку далее в этой главе будут обсуждаться во-
просы проектирования реляционных баз данных, следует сказать несколько слов о том,
каким образом на практике распределяются данные и создаются связи между таблицами.
При проектировании таблиц и определении связей следуют формализованной
процедуре, которая называется нормализацией и опирается на аппарат теории мно-
жеств и реляционной алгебры. Нормализация — это пошаговый процесс замены од-
ной таблицы (или набора таблиц) другими, имеющими более простую структуру. На
каждом этапе нормализации таблицы приводятся к некоторому определенному виду,
который называется нормальной формой.
Теория реляционных БД, и в частности нормальных форм, подробно изложена в вы-
державших уже не одно издание фундаментальных трудах Дж. Мартина и К. Дейта
([1], [2]). Другие источники информации по данной теме ([3]-[6]) перечислены в раз-
деле Литература в конце этой главы.
Правила нормализации позволяют также преобразовать данные, хранимые в элек-
тронной таблице, в набор реляционных таблиц. Не вдаваясь в детали этого процесса,
просто обратимся к примеру. В подразделе Сплошные таблицы были указаны
"аномалии" таблицы СОТРУДНИКИ_ПРОЕКТЫ (рис. 4.4). Чтобы исключить их, не-
обходимо преобразовать таблицу На рис. 4.5 эта таблица уже разбита на две:
ПРОЕКТЫ и СОТРУДНИКИ.
Продолжим анализ и посмотрим на таблицу СОТРУДНИКИ. Несложно заметить
следующие особенности.
1. В таблице дублируется информация о телефонах для сотрудников одного отдела.
2. Если изменяется телефон отдела, необходимо изменять его у всех сотрудников
отдела. Аналогичная ситуация наблюдается с изменением размера окладов.
3. Нельзя включить данные о новом отделе, пока не будут набраны его сотрудни-
ки (парадоксально, но факт!).
4. При увольнении всех сотрудников не сохраняются данные о самом отделе.
Поэтому, следуя правилам нормализации, необходимо выполнить декомпозицию таб-
лицы СОТРУДНИКИ и разбить ее на три таблицы: СОТРУДНИКИ, ДОЛЖНОСТИ
и ОТДЕЛЫ (рис. 4.6). Отметим, что все эти преобразования, хотя и выполняются в стро-
гом соответствии с теорией нормализации, интуитивно, в общем-то, понятны и очевид-

64 Часть II. Создание базы данных


ны. С появлением опыта процесс проектирования баз данных, выбора требуемой
структуры таблиц и определения оптимальных связей между ними уже не будет для
вас столь загадочным и трудным, как на первых этапах освоения системы Access.

СОТРУДНИКИ_ПРОЕКТЫ

Номер Номер Номер Фамилия Должность Оклад Отдел Телефон


сотрудника проекта задания
1010 АВ-115 1.1 Петров инженер 550 115 6-15
1010 KN-20 1.3 Петров инженер 550 115 6-15
1015 ZT-14 5.2 Васильев инженер 550 115 6-15
1036 ZT-14 5.4 Куликов техник 450 110 5-46
2122 АК-177 1.2 Зорин администратор 630 105 6-88
2122 ВС-18 3.6 Зорин администратор 630 105 6-88

Рис. 4.4. Исходная таблица СОТРУДНИКИ_ПРОЕКТЫ

ПРОЕКТЫ СОТРУДНИКИ

Номер Номер Номер Номер Фамилия Должность Оклад Отдел Телефон


сотрудника проекта задания сотрудника
1010 АВ-115 1.1 1010 Петров инженер 550 115 6-15
1010 KN-20 1.3 1015 Васильев инженер 550 115 6-15
1015 ZT-14 5.2 1036 Куликов техник 450 ПО 5-46
1036 ZT-14 5.4 2122 Зорин администратор 630 105 6-88
2122 АК-177 1.2
2122 ВС-18 36

Рис. 4.5. Таблица СОТРУДНИКИ_ПРОЕКТЫ разбита на две: ПРОЕКТЫ и СОТРУДНИКИ

СОТРУДНИКИ ДОЛЖНОСТИ ОТДЕЛЫ

Номер Фамилия Должность Отдел Должность Оклад Отдел Телефон


сотрудника инженер 550 115 6-15
1010 Петров инженер 115 техник 450 110 5-46
1015 Васильев инженер 115 администратор 630 105 6-88
1036 Куликов техник ПО
2122 Зорин администратор 105 '

Рис. 4.6. Таблица СОТРУДНИКИ разбита на три новых таблицы: СОТРУДНИКИ,


ДОЛЖНОСТИ и ОТДЕЛЫ

Типы данных и их представление


Люди и вычислительные, машины воспринимают данные по-разному, и помнить
об этом необходимо с первых минут работы с приложением Access. Безусловно, нема-
ловажным является вопрос, в каком виде вы храните информацию в таблицах Access.
Каждое поле таблицы может содержать данные определенного типа. Типы полей вво-
дятся для того, чтобы программа Access знала, каким образом обрабатывать содержи-
мое поля и сколько места будет выделено под вашу базу данных в целом. Всего под-
держивается 10 основных типов данных.
• Текстовый. Этот тип поля используется наиболее часто и принят в СУБД Access
по умолчанию для новых полей. Сюда можно поместить любые алфавитно-
цифровые символы, включая числа. Однако данные, хранимые в таких полях,
не участвуют в арифметических вычислениях. Как правило, в эти поля заносят-
ся имена, адреса, номера телефонов, почтовые индексы.

Глава 4. Реляционные базы данных и их планирование 65


При выборе такого поля необходимо определить его размер, о чем подробнее
будет сказано в главе 6, Создание и модификация структуры таблиц. Программа
Access использует то значение длины поля, которое задано в свойствах поля,
а все незначащие позиции заполняет пробелами. Если известно, что значения
текстовых полей варьируются в широких пределах (например, у части Полей их
длина превышает 100 символов, а некоторые поля будут насчитывать до
20 знаков), используйте тип Поле MEMO, поскольку в этом случае для данных
будет отведено ровно столько места, сколько они реально занимают.
Сохраняет до 255 знаков. По умолчанию задается размер 50 знаков.
Поле MEMO. Текстовое поле очень большой длины. Как правило, сюда заносятся
примечания, комментарии к данным, пояснения и т.п. В отличие от полей тек-
стового типа, для данных в полях МЕМО-типа выделяется столько места, сколько
потребуется, т.е. если в одной записи в этом поле используется 2000 символов,
а в другой — всего 50, именно столько и будет выделено под них в системе.
Сохраняет до 65 536 знаков.
Числовой. СУБД Access позволяет выполнять над полями такого типа вычисле-
ния. Чтобы указать конкретный способ хранения данных в полях числового ти-
па, предусмотрено несколько подтипов. Если речь идет о финансовых операци-
ях, то используется тип Денежный.
Сохраняет 1, 2, 4 или 8 байт; 16 байт для кодов репликации.

В
Технические подробности
В Access 2003 предусмотрено несколько подтипов числовых данных. При выборе под-
типа числового поля следует учитывать размер предполагаемых данных, однако, по
возможности, использовать минимальное количество байтов, поскольку приложение
Access быстрее работает с полями меньшего размера. Варианты доступных подтипов
перечислены в табл. 4.1.

Таблица 4.1. Подтипы полей для типа Числовой


Размер поля Десятичные Диапазон значений Размер памяти,
знаки в байтах
Байт Нет От 0 до 255 1
Целое Нет От -32768 до +32767 2
Длинное целое Нет От -2147483648 до +2147483647 4
Одинарное с плавающей 7 От -3,402823Е38 4
точкой до +3.402823Е38
Двойное с плавающей точкой 15 От -1,79769313486231Е308
ДО +1 ,79769313486231 Е308
Действительное 28 От-1Е-28до1Е28-1 14
Денежный 4 От -922337203685477,5808 8
до +922337203685477,5807
Код репликации Нет Не применяется 16

Денежный. В таком поле хранится информация о ценах, суммах счетов и т.п.


Тип денежный отличается от числового, в частности тем, что предотвращает
округление во время вычислений.
Сохраняет 8 байт.

66 Часть II. Создание базы данных


• Дата/время. Специальное поле, в котором хранятся значения даты или време-
ни, или обе эти величины одновременно. В Access 2003 предусмотрено не-
сколько форматов для полей такого типа.
Сохраняет 8 байт.
• Счетчик. Уникальный идентификатор, основная функция которого — нумеро-
вать каждую новую запись. Последовательность номеров записей может быть
как с шагом 1 (при вводе каждой новой записи к уже имеющемуся максималь-
ному значению этого поля добавляется 1) либо такой номер генерируется слу-
чайным образом. Счетчик — это целое числовое значение в диапазоне от 1 до
двух с лишним миллиардов. Тип "счетчик" может быть только у одного поля
в таблице, и это поле обычно используется в качестве ключевого.
Сохраняет 4 байта.
• Логический. Такие поля содержат значения логического типа: Да/Нет,
Истина/Ложь, Вкл/Выкл и т.п. Значение Null (данные не введены) в этом поле
не допускается. Значение -1 интерпретируется здесь как Да, а 0 — как Нет.
Сохраняет 1 бит.
• Поле объекта OLE (Object Linking and Embedding — технология связывания и внедре-
ния объектов). В полях этого типа могут быть размещены рисунки, электронные
таблицы, диаграммы, аудио- и видеофрагменты, а также другие данные в двоичном
формате из другого приложения, также поддерживающего технологию OLE.
Сохраняет до 1 Гбайт; на практике ограничения диктуются объемом жест-
кого диска.
• Гиперссылка. Обеспечивает связь с Web-страницей, которая может быть рас-
положена в Internet, внутренней сети (intranet) или на локальном компьюте-
ре. Позволяет переходить из текущего поля к информации в другом файле.
При выборе этого поля приложение Access автоматически запускает Web-
браузер и отображает указанную страницу. Подробно о гиперссылках будет
сказано в главе 20, Access и Internet.
• Мастер подстановок. Это свойство поля, а не настоящий тип данных. Использу-
ется в программе Access для более эффективного и корректного ввода данных.
При выборе этого типа данных запускается мастер подстановок, который созда-
ет поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или списка. Как
правило, в ходе операции подстановки выполняется запрос к другой таблице
для получения подстановочных данных.
Для сохранения требуется тот же размер, что и у первичного ключа другой таб-
лицы, соответствующего полю подстановок, — обычно 4 байта.
Помимо указания типа поля, в Access 2003 можно определить для каждого поля
и другие свойства форматирования, в том числе размер поля, его формат, число деся-
тичных знаков, значение по умолчанию, обязательное поле и многие другие характе-
ристики, которые подробно будут рассмотрены в главе 6, Создание и модификация
структуры таблиц, и главе 8, Форматирование и контроль данных.
> f

Основы проектирования баз данных


Для проектирования базы данных в СУБД Access достаточно одной таблицы, одна-
ко и ее создание начинается задолго до того, как вы запустите программу, даже если
для организации новых таблиц вы пользуетесь такими замечательными инструмента-
ми, как мастере. Любую базу данных, даже самую "скромную" по своим размерам,
необходимо правильно спроектировать.

Глава 4. Реляционные базы данных и их планирование 67


Тщательно продуманная и удачно разработанная база данных станет гарантом ва-
шего спокойствия в будущем, поскольку гораздо лучше изначально уделить достаточ-
но времени и создать оптимальный для конкретных целей проект, чем впоследствии
заниматься реструктуризацией неудачно спланированной базы данных, в которой уже
хранится не одна сотня (а возможно, и тысяча) записей.

Q Постигая науку проектирования баз данных, основательно ознакомьтесь с уже сущест-


вующей учебной базой данных Борей, внимательно изучите ее схему и попытайтесь
взглянуть на нее с позиций разработчиков Microsoft. Почему выбрана именно такая
схема? Какие поля играют роль связующих для таблиц этой базы данных? Какие поля
выбраны в качестве первичных ключей?
Рассмотрим основные этапы проектирования приложения баз данных. В качестве
наглядного примера в этом разделе и в последующих главах книги будет использо-
ваться база данных Интернет-аптека.

Этап 1. Общее проектирование и цель создания базы данных


На этом этапе определяется общая концепция создаваемого проекта. В первую
очередь разработчику необходимо выполнить следующее.
• Посоветоваться с будущими пользователями этой системы и выяснить назначе-
ние проектируемой базы данных.
• В ходе опроса непосредственных пользователей БД следует выявить и по воз-
можности формализовать обычную последовательность их действий при работе
с той информацией, которая должна будет вноситься в базу данных.
• Внимательно ознакомиться с уже используемыми формами регистрации дан-
ных (например, бланками, справками, журналами и т.п.).
• Обсудить с заказчиком эскизы будущих отчетов. Если заранее известно, как бу-
дут выглядеть отчеты новой базы данных, можно выбрать для таблиц структуру,
оптимально отвечающую требованиям отчета.
По мере того как будет определяться назначение БД, будут конкретизироваться
и те фактические данные, которые должны храниться и обрабатываться в этой базе.
На данном этапе уже выделяются отдельные предметы или объекты, которым будут
соответствовать таблицы, и в первом приближении намечаются обязательные поля
этих таблиц, куда будут вноситься данные об основных характеристиках объектов.
Рассматриваемый далее пример иллюстрирует базу данных Интернет-аптека, ко-
торая может быть создана для Internet-аптеки, заявки в которой принимаются непо-
средственно через эту глобальную Сеть. В данном примере мы будем иметь дело с ле-
карственными препаратами, однако в целом такой подход может быть применим при
разработке базы данных практически для любого виртуального магазина. Некоторые
особенности, касающиеся характеристик тех или иных групп товаров, могут быть от-
ражены в структуре таблиц как дополнительные поля. В электронной коммерции вир-
туальным является только прилавок (это Web-страница, которую вы просматриваете
в браузере), а за ним, так же как и в реальной жизни, должны стоять реальные со-
трудники, должны быть реальные склады, служба доставки и т.п.
В этом разделе будет разработана структура базы данных, обусловленная теми
функциональными задачами, которые возложены на приложение по обслуживанию
Internet-аптеки. (В рамках рассматриваемого примера речь идет о минимальном набо-
ре таблиц, необходимом для поддержки подобной системы.)
Итак, первая категория "объектов", имеющих самое непосредственное отношение
к работе с виртуальной аптекой, — это пользователи. К таковым относятся покупате-
ли (пользователи, оформляющие заказы в аптеке), менеджеры (пользователи с допол-

68 Часть II. Создание базы данных


нительными правами) и "посетители" (анонимные пользователи, которым предостав-
лена возможность просматривать товар, представленный в Internet-аптеке). В первую
очередь нас будут интересовать покупатели, которых условно можно разделить на две
группы: разовые и постоянные (зарегистрированные). Для разовых покупателей вы-
полняется разовый заказ. Зарегистрировавшись в системе, покупатель становится по-
стоянным и может не только приобретать в аптеке товары, но и просматривать список
своих ранее оформленных заказов и их состояние. Совершая покупки в аптеке, и ра-
зовые, и постоянные покупатели сообщают о себе некоторую информацию, необхо-
димую менеджерам, чтобы обеспечить адресную доставку заказа.
Следующая категория объектов, заслуживающая внимания, — это те формы (а в буду-
щем — таблицы), в которых должна фиксироваться вся информация, "циркулирующая"
в рамках Internet-аптеки. Для каждого типа информации будет создана одна или несколько
таблиц. Список полей, их названия и типы полей будут определены на следующем этапе.
Как и в любом виртуальном магазине, в аптеке имеется каталог товаров, куда вклю-
чены коды предлагаемых товаров, их наименования и цены, а также, в случае необхо-
димости, и другая информация. Как правило, в реальных Internet-магазинах с помощью
каталога (сразу или по соответствующей ссылке) можно ознакомиться с подробным
описанием конкретного товара и получить представление о его внешнем виде.
Все покупки в виртуальной аптеке оформляются с помощью заказов. Порядок
оформления заказов для разовых и постоянных покупателей будет различным, так как
сведения о зарегистрированных покупателях уже хранятся в системе, а все параметры,
необходимые для формирования заказа разового клиента, должны вводиться им при
посещении аптеки и выборе требуемых товаров. Хотя в реальной жизни Internet-
магазины предлагают сразу несколько способов оплаты стоимости товара
(наложенный платеж, банковский перевод и т.д.), в рамках данного примера ограни-
чимся самой распространенной формой оплаты — наличными при получении.
Итак, о целях создания БД можно сказать следующее: основные функции базы
данных будут заключаться в создании, удалении и обновлении записей; поиске запи-
сей по идентификатору или условию; подсчете числа записей, удовлетворяющих за-
данному условию, формировании текущих отчетов.

Этап 2. Определение необходимых таблиц и полей базы


данных
Вот краткий список тех действий, которые необходимо выполнить на данном этапе.
• Напишите список таблиц, из которых будет состоять база данных, определитесь
с именами таблиц.
• Для каждой таблицы определите требуемый набор полей и их положение в таблице.
• Для каждого поля выберите имя и тип данных, которые будут в нем храниться.
Определите размер текстовых полей и подтип числовых.
• Подумайте и сформулируйте для полей правила проверки допустимости вводи-
мых данных.
Правила и рекомендации, которых необходимо придерживаться
* Постарайтесь включить в базу данных всю информацию, с которой необхо-
димо работать.
« Создавайте простые таблицы, использовать которые всегда удобнее. Помните,
что приложение Access обладает мощными возможностями связывания таблиц.
» Иногда хорошей основой для создания таблиц служат уже знакомые вам
и используемые в вашей работе бумажные носители информации — формы,

Глава 4. Реляционные базы данных и их планирование 69


бланки и т.п. Как правило, в дальнейшем на базе таблиц создаются элек-
тронные эквиваленты этих же форм.
> Избегайте давать таблицам и полям базы данных имена, которые могут сов-
пасть с зарезервированными словами самой системы Access (например,
SELECT, DATE), чтобы исключить конфликты и появление ошибок при вы-
полнении запросов.
> Формируя список полей таблицы, разбивайте информацию об объекте на
минимальные логические компоненты.
> Если данные содержат перечисления (например, типы товаров), присмотри-
тесь к ним внимательнее. Возможно, такие поля придется выделить в от-
дельную таблицу.
> Не рекомендуется помешать в таблицу поля, значения которых являются ре-
зультатом выражения (т.е. могут быть вычислены на основании данных из
других полей таблицы, как в случае с известными значениями количества
и стоимости заказанного товара). Сумма заказа является простым произве-
дением этих значений.
> Назначение поля, в общем случае, должно быть понятно из его названия.
Например, Пользователи — таблица со сведениями о пользователях, Товары —
каталог товаров.
> Хорошим стилем считается использование составных названий таблиц и полей.
При этом первое слово должно означать сущность информационного объек-
та, а второе слово (или остальные слова) — уточнение, например Код Товара,
ДатаРождения. И хотя Access допускает использование пробелов в названиях
полей, предпочтительнее все-таки оставлять такие имена без пробелов.

В
Ограничения Access на имена полей и объектов
•Ф- Имя не может начинаться с пробела.
•Ф- Согласно спецификациям СУБД Access, в имени поля или таблицы может быть до
64 символов. Однако на практике подобная многословность будет мешать. Не следу-
ет впадать и в другую крайность, придумывая для полей или таблиц маловразуми-
тельные, скорее напоминающие шифр, названия.
•Ф- Имя не должно включать управляющие знаки (с кодами ASCII от 0 до 31).
•Ф- Имя может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных зна-
ков, за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного знака (')
и квадратных скобок ([ ]).
Итак, в базе данных Интернет-аптека (учитывая требования к приложению,
описанные в предыдущем подразделе) могут быть следующие таблицы: Товары,
Покупатели и Заказы.

Таблица Товары
Учитывая тот тип товаров, который предлагается в Internet-аптеке, таблица Товары
может содержать следующие поля (табл. 4.2).
Забегая вперед, отметим, что поле Код Товара — это и есть первичный ключ табли-
цы Товары.

Таблица Покупатели
Как уже было сказано, в нашем приложении сохраняются данные обо всех зарегист-
рированных пользователях Internet-аптеки. Для этих целей служит таблица Покупатели,
список полей для которой представлен в табл. 4.3.

70 Часть II. Создание базы данных


Таблица 4.2. Предполагаемые поля таблицы Товары
Имя поля Тип данных Размер поля Описание
КодТовара Счетчик Длинное целое Идентификатор товара. Уникальное
число, автоматически присваиваемое
новой записи
НаименованиеТовара Текстовый 60 Название конкретного товара
ЕдиницаИзмерения Текстовый 30 Форма выпуска препаратов
Производитель Текстовый 40 Имя производителя
ЦенаТовара Денежный Цена товара
НаличиеТовара Логический Признак наличия или отсутствия товара
на складе. Значения: Да/нет. Если
значение поля равно нет, это значит,
что покупатели не смогут получить
доступ к данному товару. Он будет
виден в каталоге, но покупатель
поймет, что в данный момент этого
товара просто нет на складе
Актуальность Логический Служебное поле. Признак актуальности
записи. Значения: Да/нет. Если какой-
либо товар нужно исключить из каталога,
то в этом поле устанавливается признак
неактуальности записи (Нет). Тогда при
отображении каталога такие записи
исключаются из списка, и покупатели
не смогут ни увидеть его, ни заказать.
Физически запись из базы данных при
этом не удаляется, что полезно, например,
если товар продан, но в будущем вы
хотели бы возобновить его поставки
ДатаРегистрации Дата/время Служебное поле. Дата
создания/изменения записи, т.е.
добавления товара в каталог.
Позволяет сортировать записи,
например для поиска новых поступлений

Таблица 4.3. Предполагаемые поля таблицы Покупатели


Имя поля Тип данных Размер поля Описание
КодПокупателя Счетчик Длинное целое Идентификатор покупателя.
Уникальное число, автоматически
присваиваемое новой записи
РегистрационноеИмя Текстовый 40 Имя пользователя, под которым он
зарегистрирован в Internet-аптеке
Пароль Текстовый Пароль для входа в систему.
Регистрационное имя и пароль нужны
для авторизации посетителя при
работе с Internet-аптекой
ИмяПокупателя Текстовый 50 Ф.И.О. пользователя или название
организации-заказчика
Адрес Текстовый 60 Адрес покупателя
Телефон Текстовый 12 Телефон покупателя

Глава 4. Реляционные базы данных и их планирование 71


Окончание табл. 4.3
Имя поля Тип данных Размер поля Описание
ЭлектронныйАдрес Текстовый 30 Адрес электронной почты покупателя
Актуальность Логический Служебное поле. Признак актуальности
записи. Значения: Да/Нет
ДатаРегистрации Дата/время Служебное поле. Дата регистрации или
изменения данных о покупателе в системе

Поле КодПокупателя является первичным ключом таблицы Покупатели.


Поля РегистрационноеИмя и Пароль необходимы для процедур регистрации и доступа
покупателей к системе. В процессе авторизации покупатель указьшает свой идентификатор
(РегистрационноеИмя) и пароль. Если в таблице Покупатели есть запись с такими пара-
метрами, система распознает этого пользователя, предоставляет ему необходимые
полномочия для работы с информацией, а в случае оформления заказа автоматиче-
ски вносит необходимые сведения об этом покупателе в форму заказа. Что касается
разовых покупателей, то, заказывая товар, информацию о себе они вносят сами.

Таблица Заказы
Проанализировав те данные, которые должны храниться в таблице Заказы, можно
сделать вывод, что помещать все сведения о заказанных товарах в одну таблицу нера-
ционально. Следуя правилам нормализации, можно разделить заголовки заказов
и списки заказанных товаров. Поэтому мы будем использовать две таблицы, Заказы
и СодержаниеЗаказов, что позволит сократить объемы базы данных и эффективнее
выполнять обработку информации.
Общая информация о заказах хранится в таблице Заказы, структура которой при-
ведена ниже (табл. 4.4).

Таблица 4.4. Предполагаемые поля таблицы Заказы


Имя поля Тип данных Размер поля Описание
КодЗаказа Счетчик Длинное целое Идентификатор заказа. Уникальный номер
заказа
ДатаЗаказа Дата/время Дата размещения заказа
КодПокупателя Числовой Длинное целое Идентификатор записи зарегистрированного
покупателя в таблице Покупатели. Совпадает
со значением поля КодПокупателя таблицы
Покупатели. Для анонимных покупателей это
поле не заполняется
ИмяПолучателя Текстовый 50 Контактное лицо, с которым должен связаться
менеджер при выполнении заказа
АдресПолучателя Текстовый 60 Адрес получателя (может не совпадать
с адресом покупателя)
ТелефонПолучателя Текстовый 12 Телефон получателя
ЭлАдресПолучателя Текстовый 30 Адрес электронной почты получателя
СостояниеЗаказа Числовой Байт Код текущего состояния заказа: 1 — оформля-
ется, 2 — обрабатывается, з — выполнен
Актуальность Логический Служебное поле. Признак актуальности
записи. Значения: Да/Нет
ДатаРегистрации Дата/время Служебное поле. Дата создания/изменения
записи

72 Часть II. Создание базы данных


Поле КодЗаказа — это первичный ключ таблицы Заказы.
Для зарегистрированных покупателей поля ИмяПолучателя, АдресПолучателя,
ТелефонПолучателя и ЭлАдресПолучателя заполняются системой автоматически на
основании содержимого полей таблицы Покупатели. В случае необходимости покупа-
тель может изменить содержимое этих полей.

Таблица СодержаниеЗаказов
Списки заказанных товаров будут храниться в таблице СодержаниеЗаказов
(табл. 4.5).
Таблица 4.5. Предполагаемые поля таблицы СодержаниеЗаказов
Имя поля Тип данных Размер поля Описание
КодЗаказа Числовой Длинное целое Код заказа. Идентификатор записи заголовка
заказа в таблице Заказы. Совпадает со
значением поля КодЗаказа в таблице Заказы
КодТовара Числовой Длинное целое Код товара. Идентификатор записи позиции
товара в таблице Товары. Совпадает со
значением поля КодТовара в таблице Товары
ЦенаТовара Денежный Поле содержит стоимость единицы данного товара
в момент оформления заказа (может отличаться
от цены на товар, указанной в таблице Товары)
Количество Числовой Целое Количество единиц товара
Актуальность Логический Служебное поле. Признак актуальности записи.
Значения: Да/Нет
ДатаРегистрации Дата/время Служебное поле. Дата регистрации или
изменения записи

Первичным ключом этой таблицы будет комбинация полей КодЗаказа и КодТовара.

Этап 3. Определение полей с уникальными значениями в


каждой записи
При проектировании таблиц обязательным условием является использование пер-
вого поля таблицы (или набора полей) для однозначной идентификации записей таб-
лицы. Такое поле служит первичным ключом таблицы и на следующем этапе будет
принимать непосредственное участие в организации связей между таблицами.
В нашем примере в качестве первичных ключей используются следующие поля:
• для таблицы Товары — поле КодТовара;
• для таблицы Покупатели — поле Код Покупателя;
• для таблицы Заказы — поле КодЗаказа;
• для таблицы СодержаниеЗаказов — комбинация полей КодЗаказа и КодТовара.
\ .' • . I

Этап 4. Определение связей между таблицами


В нашем примере связь между таблицами Заказы и СодержаниеЗаказов обеспе-
чивается с помощью поля КодЗаказа, а поле КодТовара связывает записи таблицы
СодержаниеЗаказов с таблицей Товары. Таблицы Заказы и Покупатели связаны между
собой полем КодПокупателя. На рис. 4.7 показаны связи между таблицами базы дан-
ных Интернет-аптека.

Глава 4. Реляционные базы данных и их планирование 73


КодПокугигтеля
НаимемованиеТоеара
РегистрационноеИня
з ЕдиннцаИзмерения
:
Пароль
Производитель КодЗакам ИмяПокупателя
ЦенаТовара ДатаЗаказа Адрес
Товара КодПокупателя Телефон
ИмяПолучателя ЭлектронныйАдрес
Товара
АдресПолучатепя Актуальность
Товара ТелефонПолучателя ДатаРегистрации
тво ЭлАдресПолучателя
альность
СостояниеЗакам
таРегистрации
Актуальность
ДатаРегистрации

Рис. 4.7. Проектируемая структура базы данных Интернет-аптека и связи между


таблицами

Этап 5. Усовершенствование структуры БД


На этом этапе по разработанным ранее схемам создаются таблицы с необходимыми
типами полей, выбираются первичные ключи и формируются связи между таблицами. Те-
перь, когда структурная основа базы данных готова, следует внимательно проанализиро-
вать ее, чтобы еще до заполнения таблиц данными устранить возможные недоработки.
При разработке крупных проектов со сложной организацией базы данных на дан-
ном этапе обязательно проводится заполнение таблиц специально подготовленными
тестовыми данными. В качестве таких данных могут использоваться как заведомо пра-
вильные данные, с помощью которых проверяется сама структура таблиц и коррект-
ность генерируемых отчетов, так и "ошибочные" данные, позволяющие отработать до-
пустимые пределы значений для полей таблиц и выявить все возможные типы ошибок.
На данном этапе целесообразно также создать в первом приближении будущие
формы и отчеты, чтобы удостовериться в том, что в них будут заноситься именно те
данные, которые необходимы. На тестовых наборах данных с помощью запросов про-
веряются связи, установленные для различных таблиц.
Microsoft Access предлагает собственные автоматизированные средства, позволяющие усо-
вершенствовать структуру баз данных. Мастер анализа таблиц позволяет проверить структу-
ру таблицы и в случае необходимости разделить ее на новые связанные таблицы, что повы-
шает эффективность хранения данных. Анализатор быстродействия анализирует производи-
тельность базы данных и ее объектов, предлагая рекомендации по ее улучшению.

Этап 6. Ввод данных и создание других объектов БД


После создания и успешного тестирования структуры таблиц можно заполнять их
реальными данными. На этом этапе разрабатываются и создаются также все осталь-
ные необходимые объекты базы данных — запросы, формы, отчеты, страницы доступа
к данным, макросы и модули.

Резюме
Данную главу вполне можно было бы назвать Как объять необъятное, поскольку
достаточно сложно в рамках нескольких разделов изложить основные принципы
функционирования баз данных и проектирования настоящих реляционных таблиц.
И тем не менее: в этой главе вы познакомились с основными понятиями реляционных

74 Часть II. Создание базы данных


баз данных, начав с общего определения базы данных как совокупности информации
по определенной теме или конкретному приложению. Как правило, в базах данных
используются таблицы двух типов: сплошные (неструктурированные) и реляционные.
Реляционная СУБД для более эффективного выполнения вычислений и сопровожде-
ния базы данных использует несколько связанных между собой таблиц. Таблицы
структурно представлены записями и полями. Поле — это поименованный столбец
в таблице, а запись — это однозначно идентифицируемая строка таблицы. Значением
поля является элемент данных на пересечении поля и записи в таблице. Связь между
реляционными таблицами становится возможной благодаря наличию в этих таблицах
полей с совпадающими значениями данных. Процесс поэтапной декомпозиции таб-
лиц на более простые по своей структуре называется нормализацией.
В этой главе вы узнали также, что в СУБД Access существует десять основных типов
полей: Текстовый, Поле MEMO, Числовой, Денежный, Дата/время, Счетчик, Логический,
Поле объекта OLE, Гиперссылка и Мастер подстановок.
В качестве примера, иллюстрирующего основные этапы проектирования реляци-
онных баз данных, была разработана база данных для приложения Интернет-
аптека, реализующего многие функции, необходимые для поддержки электронного
Internet-магазина.

Литература
[1] Мартин Дж. Организация баз данных в вычислительных системах. — М.: Мир, 1980.
[2] Дейт К. Введение в системы баз данных, 7-е издание. — М.: Издательский дом "Вильяме", 2001.
[3] Гарсиа-Молина Г., Ульман Дж., Уидом Дж. Системы баз данных. Полный курс. —
М.: Издательский дом "Вильяме", 2002.
[4] Конолли Т., Бегг К. Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика,
3-е издание. — М.: Издательский дом "Вильяме", 2003.
[5] Риккарди Г. Системы баз данных. Теория и практика использования в Internet и среде Java. —
М.: Издательский дом "Вильяме", 2001.
[6] Ролланд Ф. Основные концепции баз данных. — М.: Издательский дом "Вильяме", 2002.

Тесты
Проконтролируйте себя, ответив на вопросы следующих тестов. Ответы на них
указаны в приложении в конце книги.

Найдите правильный ответ


Некоторые вопросы могут иметь несколько правильных ответов.
1. Приложение Microsoft Access позволяет работать:
а) только с реляционными базами данных;
б) со сплошными таблицами и реляционными БД;
в) с электронными таблицами.
2. В терминологии Microsoft Access структура реляционных таблиц представлена:
а) колонками и записями;
б) полями и записями;
в) полями и строками;
г) столбцами и строками.

Глава 4. Реляционные базы данных и их планирование 75


3. О полях таблиц Access можно сказать следующее:
а) поле — это отдельная строка в таблице базы данных;
б) полю присваивается уникальное имя (в пределах таблицы);
в) значением поля может быть видеофрагмент;
г) значение поля может содержать разнородную информацию, например
текст и дату.
4. Первичный ключ таблицы:
а) это одно или несколько полей таблицы, уникально идентифицирующих запись;
б) обязательно используется при организации связей между таблицами;
в) в том случае если он представлен одним полем — это поле обязательно имеет
тип данных Счетчик.
5. В поля текстового типа можно поместить:
а) алфавитно-символьные данные;
б) числа, над которыми должны выполняться вычисления;
в) числа, которые используются только в качестве символьных идентификаторов;
г) рисунки.
6. Под значения полей МЕМО-типа в памяти выделяется:
а) ровно столько места, сколько реально занимают данные;
б) столько места, сколько указано в значении длины поля (все незначащие по-
зиции заполняются пробелами);
в) объем памяти, соответствующий 65 536 символам.
7. Поле объекта OLE может содержать:
а) рисунки;
б) электронные таблицы;
в) гиперссылки.
8. Математические вычисления можно выполнять над полями следующего типа:
а) Числовой;
б) Денежный;
в) Поле объекта OLE;
г) Дата/время.
9. Проектируя структуру будущей таблицы, следует:
а) выбирать для полей таблицы названия, которые отражали бы их назначение;
б) учитывать ее возможные связи с другими таблицами;
в) помещать в таблицу поля, значения которых вычисляются на основании
данных из других полей таблицы;
г) продумать для полей таблицы условия проверки вводимых данных.
10. Имя поля таблицы:
а) может начинаться с пробела;
б) может включать цифры и пробелы;
в) может включать точки (.), восклицательный знак (!) и квадратные скобки ([ ]).

76 Часть II. Создание базы данных


Глава 5
Создание новой базы данных
В этой главе...

Ф Выбор способа создания и типа файла БД


ф Создание пустой базы данных
Ф Создание базы данных с помощью шаблона
4 Резюме
• Тесты

Выбор способа создания и типа файла БД


Прежде, нежели создавать таблицы и вводить в них данные, необходимо вспом-
нить о том, что представляет собой база данных в Access. Как уже отмечалось в гла-
ве 1, Знакомьтесь — Access 2003, все объекты базы данных Access хранятся в одном
файле с расширением .mdb. Файл новой базы данных занимает около 96 Кбайт дис-
кового пространства и содержит скрытые системные таблицы, в которые в дальней-
шем будет заноситься информация обо всех других объектах базы данных. По мере
создания новых объектов — таблиц, форм, отчетов — и заполнения самой базы дан-
ных размер этого файла будет расти, однако на протяжении всего периода существо-
вания базы данных вся эта совокупность элементов Access рассматривается как один
физический файл, в отличие от других СУБД, где подобное представление о базе
данных поддерживается только на логическом уровне. Поэтому работа с данными
в Access начинается с создания файла базы данных.

Способы создания базы данных


Базу данных в СУБД Access можно создать двумя способами.
• Создать пустую базу данных.
• Создать новую базу данных на основе одного из шаблонов Access.
Принимая решение о том, к какому из этих способов обратиться, ознакомьтесь
с предлагаемыми системой Access шаблонами. Если готовый шаблон устраивает вас —
в нем есть требуемые вам типы таблиц и других объектов БД, — воспользуйтесь ус-
лугами мастера создания баз данных. Это самый простой способ создать свою базу
данных, причем сразу с таблицами, формами и отчетами.
Например, если вы проектируете приложение по инвентаризации для оптовой ба-
зы, то вполне возможно, что вам подойдет структура базы данных, реализованная
в шаблоне Склад, поскольку предлагаемые в нем таблицы — это Сведения о товарах,
Сведения о покупках и продажах, Поставщики и т.д. Помимо таблиц, в шаблонах при-
сутствуют и другие объекты базы данных, обязательные или просто удобные для ис-
пользования в рамках конкретной предметной области, что позволит вам незамедли-
тельно приступить к работе с вашей базой данных.
Если же вы не относите себя к категории новичков, уверены в своих силах и четко
знаете, как должна выглядеть ваша база данных (а в предлагаемом списке шаблонов

;
нет ничего похожего), создайте новую базу данных "с нуля". При таком подходе, од-
нако, вам придется самостоятельно определять каждый из ее элементов.
И в том, и в другом случае вы сможете, если потребуется, реорганизовать базу
данных, дополнить ее новыми объектами, а также удалить или модифицировать уже
существующие.

Выбор формата для новой базы данных


Чтобы обеспечить совместимость файлов баз данных Access 2002 и Access 2003 с ран-
ними версиями этой СУБД (Access 2000 и Access 97), при создании новой базы данных
в Access 2003 по умолчанию используется формат файла Access 2000. Поэтому прежде,
чем создавать новую базу данных, подумайте над тем, какой формат для нее выбрать.
Если еще не все ваши коллеги или будущие пользователи разрабатываемой вами БД пе-
решли на Access 2003 (Access 2002), целесообразнее оставить формат Access 2000.
Если вместе с вами с новой базой данных будут работать пользователи, у которых уста-
новлены исключительно версии Access 2002-2003, можете выбрать формат Access 2002-2003.
Чтобы установить по умолчанию для файлов базы данных формат Access 2002-2003, вы-
полните следующее.
1. Выберите команду СервисоПараметры. Появится диалоговое окно Параметры.
2. Щелкните на вкладке Другие.
3. Выберите пункт Access 2002 - 2003 из раскрывающегося списка опции Формат
файла по умолчанию (рис. 5.1) и щелкните на кнопке Применить.

Вид ! Общие j Правкаипоиос Клавиатура j Режим таблицы | Формы и отчеты j Страницы |


Другие j Международные ) Орфогра4й'«1 j Табтщы и запросы
I ОперацииООЕ
' Г" пропуск команд DDE
Р обновление связей DDE
г Режим открытия по умолчанию
Аргументы командной строки; - „ •,ч<.
; ^ общий доступ
;1 ' ~ ~ ; С монопольный доступ
Время ожидания OLE/DDE (>
Блокировка по умолчаииго -
Период обновления (с):
& отсутствует
Число повторов обновления: ' Г1 вСех записей
Период обновления ODBC (с): ' р имченяемой записи
Период повтора обновления (мс): Iv* Блокировка записей при открытии БД

™°*°

Рис. 5.1. Теперь при создании новой базы данных по умолчанию будет использован формат
Access 2002-2003

78 Часть II. Создание базы данных


Как видно из рис. 5.1, чтобы получить доступ к диалоговому окну Параметры, в Access
должна быть открыта база данных (в данном случае это учебная база данных Борей).

Создание пустой базы данных


С точки зрения пользователя, создание пустой базы данных — это некая формаль-
ная процедура, извещающая систему о ваших намерениях в дальнейшем заполнить
этот файл базы данных реальными таблицами, формами, отчетами и другими объек-
тами. Будем считать, что приложение Access уже запущено. Чтобы создать файл новой
базы данных, выполните следующее.
U 1. Если в окне программы Access у вас уже открыта область задач (в рамках этой
главы речь идет о вкладке Создание файла), выберите пункт Новая база данных.
Если область задач не отображена, открыть ее можно, щелкнув на кнопке
Создать панели инструментов База данных.
Появится диалоговое окно Файл новой базы данных (рис. 5.2).

Файл Правка 6«Д Вставка Сервис Окно Справка


:: :
•La ш •" - » а •" - Ьт,м
Создание файла

«вея база данных

Папка: _j Мои документы

[МойпоЬмдние
документы

, Мой
: компьютер

i • окружение Тип файла: (База данных «crosoft Office Access

Рис. 5.2. Укажите имя и место хранения файла новой базы данных

2. В текстовом поле Имя файла укажите имя нового файла базы данных
(расширение .mdb система Access добавит автоматически) и выберите место
его хранения. Для этого щелкните на стрелке раскрывающегося списка Папка
в верхней части окна и выберите в дереве каталогов нужную папку.

По умолчанию программа Access помещает файлы в папку Мои документы и предлага-


ет для базы данных имя dbl (db2, если файл dbl.mdb уже существует, и т.д.), которое
можно изменить, введя, например, Интернет-аптека. При создании базы данных на
основе шаблона (эта процедура будет описана ниже в этой главе) мастер создания БД
присваивает ей имя, добавляя "I" к имени выбранного шаблона, например Склад1.

Глава 5. Создание новой базы данных 79


3. Указав все необходимые параметры для файла базы данных, щелкните на
кнопке Создать. В рабочем пространстве программы Access открывается окно
новой базы данных (рис. 5.3).

;ШИнтернет-аптека : база данным (формат Access 2000)


J
^Открыть i».^Конструктор ^Создать, ";•'• S

Объекты
Создание таблицы с помощью мастера
Создание таблицы путем ввода данных

Рис. 5.3. В заголовке окна новой базы данных указано ее


имя и формат хранения файла

О
Может случиться так, что на диске уже существует файл базы данных с таким же име-
нем, как вы пытаетесь ввести при создании новой базы данных. В этом случае про-
грамма Access поинтересуется, заменить ли прежнюю базу данных новой. Щелкнув на
кнопке Нет, вы получаете возможность найти для базы данных новое имя. Ответ Да сле-
дует выбирать, только если вы действительно готовы расстаться с уже существующей БД.
В строке заголовка этого окна указано имя БД (Интернет-аптека) и формат файла
(формат Access 2000). На панели Объекты после создания БД по умолчанию выбрана
кнопка Таблицы, ведь следующим шагом после создания базы данных станет запол-
нение ее необходимыми объектами, и в первую очередь таблицами. Затем можно будет
расширить базу данных объектами других типов, например запросами или отчетами.
Предлагаемые системой Access методы создания таблиц (в режиме конструктора, с по-
мощью мастера и путем ввода данных), которые перечислены в рабочей области окна
базы данных, будут рассмотрены в главе 6, Создание и модификация структуры таблиц.

Открытие и закрытие базы данных


В отношении операций открытия и закрытия базы данных важно запомнить сле-
дующее правило: при открытии уже существующей базы данных или создании новой
текущая база данных будет закрыта, поскольку приложение Access позволяет одно-
временно работать только с одной базой данных.
Из этой ситуации, тем не менее, существует выход: на одном компьютере все-таки
можно работать сразу с несколькими базами данных, однако для этого вам потребуется
запустить столько же экземпляров приложения Access 2003.

Как открыть базу данных


В приложении Access 2003 предусмотрено три метода открытия базы данных.
• Выбрать имя базы данных из меню Файл. Применяется в том случае, если вы не-
давно работали с требуемой вам базой данных. Выполните следующее.

80 Часть II. Создание базы данных


1. Дважды щелкните .в меню Файл, чтобы получить доступ к полному перечню
его элементов. В нижней части меню показан список (от 1 до 4 позиций)
имен файлов баз данных, которые использовались последними (рис. 5.4).

; Приступая к работе

Office в Интернете
«^Конструктор ^Создать ^jf'i -о I Подключиться к веб-узлу
Microsoft Office Online
Последние сведения об
Резервная копия базы данных...
Создание таблицы с помощью мастер использовании Access
Згелорт,,. Автоматически обновлять зтот
Создание таблицы путем ввода данн»
список из Веба
Поиск файлов...

сдрзнгтиь;,,

Предварительной

Пример: "Печать нескольких копии


Отправить,

Свойства базы данных

1 Интернет-аптека.mdb

Рис. 5.4. Отфыть базу данных можно либо через область задач Приступая к работе, либо из спи-
ска недавно использовавшихся файлов в меню Файл

2. Если в этом списке есть необходимая вам база данных, щелкните на ней.
Файл будет открыт с теми же настройками, которые были установлены при
последнем к нему обращении.

Технические подробности
По умолчанию такой список включает 4 недавно использовавшихся файла баз данных.
Чтобы изменить это число, выберите команду Сервис ^Параметры. Затем в появив-
шемся диалоговом окне Параметры откройте вкладку Общие. Из раскрывающегося
списка опции Помнить список файлов выберите удобное для вас значение (от 1 до 9)
и щелкните на кнопке Применить (рис. 5.5).
Щелкнуть на имени файла базы данных в области задач. Список использовав-
шихся последними баз данных дублируется в нижней части области задач При-
ступая к работе. Если в этом списке присутствует нужная вам база данных,
щелкните на имени ее файла. Так, например, на рис. 5.4 в области задач
(группа Открыть) отображены два имени баз данных: Интернет-аптека и Борей.
Использовать команду Открыть. Если в области задач или списке файлов меню
Файл имя требуемой вам базы данных отсутствует, открыть ее можно с помо-
щью команды Открыть. Выполните следующее.

Глава 5. Создание новой базы данных 81


•• •
Проверка ошибок j Орфография ) Т
Клавиатура | Режим таблицы • • I Формы и с

• "\. г Формат года из четырех Цифр


текущая база данных
Г" все багы данных

Помнить список файлов:


Г~ Звуковое сопровождение событий
Г" Сжийать при закрытии
г- Удалять личные сведения из свойств файла npi
сохранении ";

Рис. 5.5. В поле со списком опции Помнить список файлов можно указать
любое число от 1 до 9

1. Щелкните на кнопке Открыть панели инструментов или выберите команду


Файл'ФОткрыть. Появится диалоговое окно Открытие файла базы данных (рис. 5.6).

Office Access (*.mdb;*.adp;*.mda;*.mde;*.ade) »j

Рис. 5.6. Зная месторасположение файла нужной базы данных, можно открыть
его в окне Открытие файла базы данных

2. Если в списке тех файлов, которые отображены в этом окне (на рис. 5.6 это
папка Мои документы), нет интересующей вас базы данных, воспользуйтесь
раскрывающимся списком Папка, чтобы выбрать нужные диск и папку. Для
этого сначала щелкните на стрелке справа в этом поле, а затем, дважды щелк-
нув на папке, откройте ту, в которой хранится нужная вам база данных.
3. Когда нужный файл найден, дважды щелкните на нем. Откроется окно вы-
бранной базы данных.

82 Часть II. Создание базы данных


Как закрыть базу данных
Если по каким-либо соображениям базу данных необходимо закрыть, сделать это
можно одним из трех способов.
• Выбрать команду Файл^Закрыть.
• Щелкнуть на служебной кнопке Закрыть ( Ш), расположенной в правом верх-
нем углу окна открытой базы данных Access.
• Дважды щелкнуть на пиктограмме базы данных ( Ш ) , расположенной слева
в строке заголовка окна текущей базы данных.
В любом случае при выходе из базы данных все внесенные в нее изменения программа
Access автоматически сохранит. Однако, если модификация затронула макеты и структуру
объектов базы данных, система запросит у вас соответствующее подтверждение.

Создание базы данных с помощью шаблона


Ну а теперь с помощью мастера можно создать уже не просто файл пустой базы
данных, а попробовать построить приложение для решения определенной задачи.
Итак, последовательность действий будет следующей.
1. В области задач (панель Создание файла) щелкните
на пункте На моем компьютере группы Шаблоны
(рис. 5.7). Если в окне Access область задач не ото-
бражена, для ее открытия воспользуйтесь командой Новая база данных...
ФайлОСоздать (эта же функция продублирована на iHI Пустая страница доступа к данным...
панели инструментов кнопкой Создать). i;2j f !роект с имеющимися данными...
^Jj Проект с НОВЫМИ данными... . :
2. В появившемся диалоговом окне Шаблоны щелкни-
•^ Из имеющегося файла...
те на вкладке Базы данных. Здесь представлен спи-
Шаблоны
сок из 10 предлагаемых СУБД Access шаблонов баз Поиск в сети:
данных (рис. 5.8). Памятуя о том, какие задачи
должно решать учебное приложение Интернет- ^ Шаблоны на узле Office Опйпе

аптека, можно предположить, что удачным выбо-


ром окажется шаблон Прием заказов. Попробуйте ъ
1 На моем компьютере..

создать базу данных по этому шаблону и оцените


полученный результат.
3. Дважды щелкните на пиктограмме выбранного ва-
ми шаблона (например, Прием заказов). Появится
диалоговое окно Файл новой базы данных.
Рис. 5.7. Для создания базы
4. В этом окне вы должны указать имя (в поле данных выбранного типа с
Имя файла) и путь (с помощью раскрывающегося помощью мастера выберите
списка Папка) к создаваемому файлу базы данных, пункт На моем компьютере
а затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится окно в группе Шаблоны
новой базы данных, где в строке заголовка указано ее
имя (в нашем случае это Прием заказов ТестоваяБД), а затем запустится мастер
создания баз данных, соответствующий выбранному шаблону (рис. 5.9).

Q
Когда вы работаете с базой данных, открыть на экране область задач можно, щелкнув
правой кнопкой мыши на фоновой поверхности панели инструментов или меню и вы-
брав из появившегося контекстного меню пункт Область задач. К такому же результа-
ту приведет выбор команды Вид&Панели инструментов ^Область задач (или
Вид^Обпасть задач).

Глава 5. Создание новой базы данных 83


Главная Заказы на Контакты Мероприятия
книга работы

Рис. 5.8. Из списка существующих шаблонов выберите тот, который


больше всего удовлетворяет вашим требованиям

т Технические подробности
Файлы шаблонов приложения Access хранятся в папке \Program Files \Microsoft Of fice\
Templates \1049.

г- Hi'iiiiirriiTfi4'i[iTOii!ftf 1 - -:.
^'jlОткрыть %£ Конструктор :чЗСоздать

Объекты

База данных "Прием заказов" будет содержать:

- Сведения о клиентах
- Сведения о заказах
- Сведения о заказе
- Сведения об отлита
- Сведения о товарах
- • Сведения об организации

нажмите кнопку Далее .

J Ш90Й5! I Готово

Рис. 5.9. Мастер выводит на экран окно с, информацией о предназначе-


нии будущей базы данных

5. В открывшемся окне Создание баз данных мастер кратко сообщает о том, какая
информация будет храниться в будущей базе данных. Как видно из рис. 5.9,
шаблон базы данных Приём заказов предусматривает размещение в БД сведе-
ний о клиентах, форме оплаты, товарах и т.д. Щелкните на кнопке Далее, что-
бы перейти к следующему окну мастера.
6. И вот теперь мастер предоставляет вам возможность внести свою (правда, весь-
ма небольшую) лепту в создание таблиц базы данных. Внимательно проанали-

84 Часть II. Создание базы данных


зируйте предложенные в новом окне мастера таблицы (рис. 5.10). Список бу-
дущих таблиц представлен в этом окне слева, а справа перечислены обязательные
и дополнительные (выделенные курсивом) поля для таблицы, выбранной в левом
списке. Просматривая одну за другой таблицы, вы можете установить флажки
возле необходимых, на ваш взгляд, дополнительных полей каждой таблицы.
Закончив процесс выбора полей, щелкните на кнопке Далее.

Для выбранной базы данных некоторые поля являются обязательными, Показанные


курсивом дополнительные поля могут находиться в нескольких таблицах. '"'

Создать догюлнительные поля?


Таблицы базы данных; Поля таблицы;

f? Город
Сведения о заказах егион
Сведения о заказе
К? Индекс
Сведения об оплате
[••Страна/регион
Сведения о товарах
Доставка W: Должность
Методы оплаты № Телефон
Сведения о сотрудниках Б? Факс
Сведения об организации
П Заме

< Назад Далее > Готово

Рис. 5.10. Откорректируйте список полей для каждой из


будущих таблиц базы данных

В процессе создания базы данных на основе шаблона нельзя исключить из таблицы
обязательные поля. При попытке исключить такое поле появится сообщение об ошиб-
ке. Удалить обязательные поля вы сможете только после завершения работы мастера.
7. Следующее окно мастера (рис. 5.11) предлагает вам выбрать вид оформления эк-
рана, точнее то, как будут выглядеть формы на экране. Список всех доступных
стилей оформления отображается в правой части окна. Щелкнув на одном из
них, в расположенной слева области предварительного просмотра можно увидеть
визуальную "подсказку". Ознакомившись с доступными стилями, щелкните на
наиболее подходящем (например, Официальный), а затем — на кнопке Далее.

Промышленный
Рисовая бумага
Рисунок Суми
Стандартный
Чертеж

Отмена < Назад Далее > | Г

Рис. 5.11. Выберите подходящий стиль для форм

Глава 5. Создание новой базы данных 85


8. Новое окно мастера создания баз данных позволяет вам выбрать вид оформле-
ния отчетов при печати (рис 5.12). Последовательность действий здесь такая же,
как и на предыдущем этапе. Получив представление о предлагаемых стилях,
выберите тот, который более всего вас устраивает (например, Полужирный),
и щелкните на кнопке Далее.

Выберите вид оформления отчета на печати.

Рис. 5.12. Выберите удачный, на ваш взгляд, вид будущих отчетов

9. На этом этапе мастер предлагает вам указать заголовок для базы данных. Это
имя будет отображаться во всех отчетах и может не совпадать с именем самой
базы данных. Введите нужный вам заголовок или оставьте имя базы данных без
изменений (рис. 5.13).

]Прием заказов

Добавить рисунок во все отчеты?

Рис. 5.13. Укажите заголовок для будущих отчетов

10. Если вы хотите украсить свои отчеты логотипом компании или каким-либо
другим графическим элементом, в этом же окне установите флажок для опции
Добавить рисунок во все отчеты?, как показано на рис. 5.13. (Список поддержи-
ваемых форматов изображений включает, например, следующие: .bmp, .gif,
.eps, .cdr, .dib, .wmf и .emf.) Теперь щелкните на кнопке Рисунок и в окне
Выбор рисунка найдите требуемый графический файл. Щелкните на кнопке ОК,
чтобы вернуться в окно мастера.

86 Часть II. Создание базы данных


11. Щелкните на кнопке Далее, чтобы перейти к последнему окну мастера созда-
ния баз данных, в котором система сообщает, что указаны все сведения, необ-
ходимые для создания базы данных (рис. 5.14). Вам остается только установить
опцию Да, щелкнуть на кнопке Готово, и мастер приступит к созданию базы
данных и ее объектов. О ходе выполнения работ мастер будет информировать
вас с помощью специального окна (рис. 5.15).

Укаэаны все сведения, необходимые для создания


;
базы данных с помощью мастера.

Рис. 5.14. Все готово для создания мастером новой базы


данных и ее объектов

Создание отчета: Продажи по товарам..'.

Рис. 5.15. Идет процесс создания мастером новой базы данных

Когда база данных будет создана, на экране откроется окно Главная кнопочная
форма (рис. 5.16).. В дальнейшем кнопочная форма будет автоматически появ-
ляться при открытии этой базы данных.
С таким объектом, как кнопочная форма, вы уже, скорее всего, знакомы — подоб-
ная форма появляется и при открытии учебной базы данных Борей. Назначение ее
кнопок объясняют отображаемые справа подписи. Основная функция такой формы —
помочь пользователям, .особенно начинающим, ориентироваться в пространстве объ-
ектов базы данных и управлять ими. Чтобы закрыть кнопочную форму, щелкните на
служебной кнопке Закрыть ( Ш ), расположенной в правом верхнем углу формы.
Технические подробности
Если вы не нуждаетесь в "услугах" кнопочной формы, отключите ее запуск при откры-
тии базы данных. Для этого выберите команду Сервис ^Параметры запуска и в от-
крывшемся окне Параметры запуска из раскрывающегося списка Вывод формы/
страницы выберите пункт (отсутствует). Затем щелкните на кнопке ОК.

Глава 5. Создание новой базы данных 87


J Изменение элементов кнопоадой Формы

Рис. 5.16. Окно Главная кнопочная форма— это инструмент


навигации по новой базе данных

По окончании работы мастера окно новой базы данных (Прием заказов ТестоваяБД)
минимизировано в левом нижнем углу окна программы Access. Разверните его, дваж-
ды щелкнув на заголовке окна, и ознакомьтесь с теми объектами базы данных, кото-
рые создал мастер. Чтобы сделать это, выберите на панели Объекты в левой части окна
интересующий вас тип объектов и щелкните на соответствующей кнопке, например
Таблицы. Теперь можно приступить непосредственно к работе с данными. Таблицы,
созданные мастером, пусты. Заполнить их можно либо в режиме таблицы, либо вос-
пользовавшись формами. Когда в таблицах появятся данные, можно выполнять запросы
и генерировать отчеты. О том, как это сделать, речь пойдет в следующих главах.
Технические подробности
Приложение Microsoft Access предусматривает еще одну возможность найти подходя-
щий вам шаблон — обратиться на Web-узел компании Microsoft. Однако путь к тре-
буемому шаблону (а точнее говоря, коллекции баз данных, которые уже содержат не-
которые демонстрационные записи) может оказаться весьма тернистым и запутанным.
Чтобы все-таки добиться желаемого результата (пусть даже и "англоязычного"), сле-
дуйте приведенным ниже инструкциям.
1. В группе Шаблоны области задач Создание файла выберите пункт Шаблоны на узле
Office Online, чтобы попасть на начальную страницу шаблонов Web-узла Microsoft
Office Online (рис. 5.17). Аналогичная по своим функциям кнопка доступа преду-
смотрена также в диалоговом окне Шаблоны (см. рис. 5.8).
2. Шаблоны русскоязычной Web-страницы, показанной на рис. 5.17, в основном
предназначены для приложения Microsoft Word, поэтому следует сменить регио-
нальные настройки и обратиться к ресурсам исходного (нелокализованного) Web-
узла Microsoft Office Online. Для этого щелкните на ссылке Узлы Office на разных
языках (см. рис. 5.17, группа Всемирный в левой части страницы).
3. На новой Web-странице Microsoft Office Online на разных языках щелкните на ссылке
Соединенные Штаты Америки, чтобы перейти к странице Templates (рис. 5.18).
4. В поле поиска Search справа от указанной категории Templates введите слово Access
и щелкните на кнопке Go, как показано на рис. 5.18.
5. Появится страница Searched templates for: "Access" со списком шаблонов для Access.
В нашем примере таких страниц оказалось две (рис. 5.19). Щелкните на нужном
вам шаблоне (на рис. 5.19 это позиция Customer orders database).
6. На странице выбранного шаблона щелкните на кнопке Download Now, как показано на
рис. 5.20, а затем на появившейся странице с лицензией щелкните на кнопке Accept
внизу страницы, чтобы инициализировать процесс загрузки шаблона на ваш компьютер.

88 Часть II. Создание базы данных


Рис. 5.17. Страница Шаблоны русскоязычного Web-узла Microsoft Office Online, где в основном
предложены шаблоны для Microsoft Word

1
Поиск *

http://offke.micr<»oft.coni/tempbtes/deFaut.«px?aT-6&Origln-EC790020111033


United 5M

сри-'ич i e
"* ' .
I;
ж
. ' > Aisout Office 2003 ' '
Editions
ИИИГТЧШ
Things To Do
Suggest = temple
FT"jp ** "wr--
44
•• Reasons to upgrade
* Order а *:ги! CD 1"
Get our newsletter . * How to buy
:
. M't'
iy,
i
*aiv<s us feedback
; r Quick links
Wuiklwide * See (^ftce demos
Office Wcridwirte * tembershlp directory Travel -service invoice t
Pr^:«ct ywjr PC
Hav* « suggestion for ^ ^em -fatftTTeSuc! > Find soJutiorw
Related Web Site* •M

Рис. 5.18. Страница Templates, где необходимо выполнить поиск шаблонов для Access

Глава 5. Создание новой базы данных 89


Файл Правка Вид Избранное Сервис Справке

(* '

Searched templates for: Access


1
Ttaining Results 26-3, of 31, sorted by best „atch^^
TempMes
Home contents inventory d
Clip Art and Mfcdi
Horns arid Community > Home and Auto Care

Resource scheduling database


Meetings and Pro-ects > Project Management

Event management database


Marketing > Public Relations

i
||| Contact management database
Search tips for better Marl 'sting > Sabs > Safes WHJ Customer Tracing Tools
resufts
Other places to look for igj Customer order? da^afrasft,
"Access": and Inventory > Or "
The rest of Mforosoft Office
gh Recipe collection database
:
Ciip art and media Horns arrd Comnn-nilv > Hobbies, j

Office Marketplace
Get «rHwers frw^ oth«r

Рис. 5.19. Страница с результатами поиска: всего найден 31 шаблон для Access

fi Microsoft Office. Templates: Customer orders database -


Файл Правка Вид Избранное Сервис Справка

Поиск ..:'$ Избранное %*Г Медиа

LlD-TCOIO!8547103»CTT-

Customer orders database


Templates > Orders and Inventory > Order Management

Pswnteid 5i.w: 10M KB (3 mins в> 56 tops)


Verier.: Requires Access 2000
OownfaadNow J

Things To Do
Suggest e temr^ate
Get our newsletter
Grve us feedback

Add и Delete a Customer

_j Add an Older and Details

| Change Shipping and Payment Methods

Company Name: |A. Datum Corporation Ship Address:

Firs Hame:

Рис. 5.20. Страница выбранного шаблона, с которой можно инициировать его зафузку на ваш компьютер

90 Часть II. Создание базы данных


Резюме
В этой главе вы сделали первый серьезный шаг по освоению СУБД Access на
практике, познакомившись с двумя способами создания новой базы данных. Самый
простой путь — это воспользоваться помощью мастера создания баз данных и шаг за
шагом, следуя его инструкциям, выполнить процедуру создания базы данных на осно-
ве одного из 10 шаблонов, предлагаемых в Access 2003. Новая база данных, сгенери-
рованная системой Access по такой схеме, включает не только таблицы, но и другие
объекты базы данных, в том числе формы и отчеты. Если вам предстоит работать со
сложной по своей структуре базой данных, то, возможно, ее создание следует начать
"с нуля", т.е. .создать пустую базу данных, а затем, пользуясь инструментальными
средствами Access, поместить в нее все нужные объекты. Приложение Access позволя-
ет одновременно работать только с одной базой данных, поэтому при открытии новой
базы данных текущая будет закрыта. В данной главе были рассмотрены и другие пре-
дусматриваемые Access методы закрытия и открытия базы данных.

Тесты
Проконтролируйте себя, ответив на вопросы следующих тестов. Ответы на них
указаны в приложении в конце книги.

Найдите правильный ответ


Некоторые вопросы могут иметь несколько правильных ответов.
1. Базу данных в СУБД >Access можно создать следующим образом: ,
а) создать одну или несколько таблиц будущей базы данных;
б) создать пустую базу данных;
в) на основе одного из шаблонов Access.
2. Задать формат файла базы данных, принимаемый по умолчанию, можно:
а) в диалоговом окне Файл новой базы данных;
б) на вкладке Параметры диалогового окна Настройка;
в) на вкладке Другие диалогового окна Параметры, выбрав требуемый пункт из
раскрывающегося списка опции Формат файла по умолчанию.
3. Чтобы открыть на экране область задач, следует:
а) щелкнуть на кнопке Создать панели инструментов База данных;
б) выбрать команду главного меню Файл<=>Открыть;
в) щелкнуть правой кнопкой мыши на фоновой поверхности панели инстру-
ментов или меню и выбрать из появившегося контекстного меню пункт
Область задач;
г) выбрать команду главного меню Вид^Панели инструментов^Область задач.
4. Создать пустую базу данных можно:
а) выбрав пункт Новая база данных в области задач (вкладка Создание файла);
б) выбрав пункт На моем компьютере группы Шаблоны в области задач;
в) выбрав пункт Шаблоны на узле Office Online в области задач.
5. Открыть базу данных можно следующим образом:
а) используя средства диалогового окна Открытие файла базы данных;
\

Глава 5. Создание новой базы данных 91


б) выбрав имя базы данных из меню Файл;
в) щелкнув на имени файла базы данных в области задач (вкладка Приступая
к работе);
г) выбрав команду главного меню Справка^Примеры баз данных.
6. Чтобы корректно закрыть базу данных, следует:
а) щелкнуть на кнопке Закрыть ( Ш ), расположенной в правом верхнем углу
главного окна Access;
б) выбрать команду Файл^Закрыть;
в) щелкнуть на кнопке Закрыть ( Ш ) окна открытой базы данных Access;
г) дважды щелкнуть на пиктограмме базы данных ( Ш ), расположенной слева
в строке заголовка окна базы данных.
7. Чтобы создать базу данных под руководством мастера, необходимо:
а) выбрать пункт На моем компьютере группы Шаблоны в области задач (вкладка
Создание файла);
б) выбрать пункт Новая база данных группы Создание в области задач;
в) выбрать пункт Из имеющегося файла в области задач;
г) выбрать пункт Шаблоны на узле Office Online в области задач.
8. Мастер создания баз данных позволяет:
а) выбрать из предложенных мастером те таблицы, которые вам подходят;
б) выбрать один из десятка предлагаемых программой Access шаблонов баз данных;
в) исключить из списка предложенных мастером обязательных полей ненужные
вам поля;
г) указать вид оформления отчетов при печати;
д) создать не только таблицы, но и другие объекты базы данных, такие как
формы и отчеты.

92 Часть II. Создание базы данных


Глава 6

Создание и модификация
структуры таблиц
В этой главе...

Создание таблиц с помощью мастера


Построение таблиц вручную
Изменение типа полей и реорганизация таблиц
Операции с таблицами
Резюме
Тесты

приложении Access создать таблицу для последующего ввода в нее собствен-


ных данных можно разными способами: с помощью мастера таблиц, в режиме
конструктора и путем ввода данных в пустую таблицу. В этой главе будут рассмотрены
все три эти метода.

Создание таблиц с помощью мастера


В отличие от мастера базы данных, который сразу создает целое приложение со
множеством объектов, таких как формы, запросы или отчеты, мастер таблиц создает
структуру одной таблицы (и, по вашему желанию, простейшую форму для ввода в нее
данных). Такой подход адресован, в первую очередь, новичкам и полезен, прежде всего,
тем, что позволяет выбрать из предлагаемых заготовок необходимые характеристики для
того объекта реального мира, сведения о котором будут храниться в будущей таблице.
Мастер предлагает большой набор готовых полей из 25 таблиц для делового приме-
нения (например, таблицы Контакты, Клиенты, Сотрудники, Товары, Основные фонды,
Задачи) и 20 таблиц для личного пользования (например, таблицы Адреса, Рецепты,
Растения, Книги, Альбомы). Многие таблицы из категории Деловые мало чем отличаются
от таблиц учебной базы данных Борей. Выбрав в качестве помощника мастера создания
таблиц, пользователь может сам выбрать поля, которые будут включены в таблицу, изме-
нить имена стандартных полей, указать имя таблицы и определить первичный ключ.
Теперь попробуем создать с помощью мастера одну из таблиц для базы данных
Интернет-аптека, например таблицу Товары. Детальное описание всех таблиц при-
водится в главе 4, Реляционные базы данных и их планирование. Напомним, что это за
поля и какого они типа (табл. 6.1).
Самый первый шаг при создании таблиц любым способом — открыть требуемую
базу данных. В нашем случае в рабочем пространстве приложения Access открыто ок-
но базы данных Интернет-аптека. Для создания таблицы с помощью мастера необ-
ходимо выполнить следующее.
Таблица 6.1 . Поля таблицы Товары
Имя поля Тип данных Размер поля
КодТовара Счетчик Длинное целое
НаименованиеТовара Текстовый 60
ЕдиницаИзмерения Текстовый 30
Производитель Текстовый 40
ЦенаТовара Денежный

НаличиеТовара Логический
Актуальность Логический /
ДатаРегистрации Дата/время

1. Щелкните на кнопке Таблицы окна базы данных, а затем дважды щелкните на


ярлыке Создание таблицы с помощью мастера. На экране откроется первое
окно мастера (рис. 6.1).

Выберите образцы таблиц для применения


Выберите категорию и образец таблицы, а затеи нужные образцы полей.
выбор полей из нескольких таблиц. Если заранее неясно, будет ли использоваться
или нет, лучше добавить это поле в таблицу. Его несложно будет уделить полдне*.

Префикс
Имя
Отчество
Фамилия
Контакты Суффикс
Клиенты Прозвище
Сотрудники Должность
Товары ИмяОрг
Заказы

Рис. 6.1. Мастер создания таблиц предлагает большой


набор готовых таблиц и полей .

Q
Для вызова мастера создания таблиц в программе Access можно воспользоваться и други-
ми способами.
•*• Щелкнуть на кнопке Создать в окне базы данных.
•Ф- Выбрать команду Вставка ^Таблица в главном меню Access.
В результате откроется диалоговое окно Новая таблица (рис. 6.2), где из списка дос-
тупных методов и режимов создания новой таблицы необходимо выбрать пункт Мастер
таблиц и щелкнуть на кнопке ОК.
2. Как показано на рис. 6.1, в окне мастера на выбор предложено два типа таблиц:
Деловые и Личные. Выберите подходящий вам тип таблиц, установив соответ-
ствующий переключатель. Понятно, что для таблицы Товары, которую мы соз-
даем в качестве примера, такой категорией будет Деловые.
3. Просмотрите список стандартных таблиц (список Образцы таблиц), обращая вни-
мание на набор полей, которые для каждой из них предусмотрены (список Образцы
полей отображается на средней панели окна). Выберите из списка ту таблицу,
структура которой вам больше всего подходит. Для нашего примера можно вос-
пользоваться образцами полей одноименной стандартной таблицы Товары.

94 Часть II. Создание базы данных


Рис. 6.2. Диалоговое окно Новая таблица
предлагает выбрать мастер или режим
создания нового объекта

4. Включите в новую таблицу подходящее поле из списка Образцы полей. Чтобы


сделать это, выделите нужное поле, а затем щелкните на кнопке со значком ">"
(или просто дважды щелкните на имени поля). Выбранное поле появится
в списке Поля новой таблицы (рис. 6.3). Как видно из рис. 6.3, первым в табли-
цу Товары было добавлено поле Код Товара.

Выберите категорию и образец таблицы, а затем нужные образцы полей, Допускается


выбор полей из нескольких таблиц, Если заранее неясно, будет ли использоваться поле
или нет, лучше добавить это поле в таблицу. Его несложно будет удалить позднее.

Образцы полей: Поля новой таблицы:

Рис. 6.3. Таблица Товары будет включать поле КодТовара

Q Ниже указано назначение остальных кнопок для работы с полями будущей таблицы.
•Ф- Кнопка "»" — включает в новую таблицу сразу все поля из списка Образцы попей.
•*• Кнопка "<"—исключает из списка полей новой таблицы ранее включенное туда поле.
•Ф- Кнопка "«"— позволяет начать процесс выбора полей сначала (щелчок на этой
кнопке удаляет из списка Образцы полей все ранее выбранные поля).
•ф- Кнопка Переименовать поле — если вы хотите назвать поле как-то иначе, щелк-
ните на этой кнопке, введите в открывшемся окне Переименование поля свой ва-
риант и вернитесь в окно мастера, щелкнув на кнопке ОК.
5. Чтобы включить в таблицу все необходимые вам поля, повторите шаг 4 требуе-
мое число раз. Мастер позволяет включать в новую таблицу поля из других таб-
лиц. Когда все поля выбраны, щелкните на кнопке Далее, чтобы перейти
к следующему этапу создания таблицы.
Вернемся к нашему примеру. На этапе проектирования для таблицы Товары
была разработана структура, которая содержит 8 полей (включая поле КодТовара).

Глава 6. Создание и модификация структуры таблиц


Опишем последовательность действий при работе с мастером таблиц для ос-
тавшихся 7 полей.
« Поле НаименованиеТовара. В списке образцов полей мастера есть поле
ОписаниеТовара. Выберем его, включим в список полей будущей таблицы,
а затем переименуем, как показано на рис. 6.4.

Выберите образцы таблиц для применения при создании собственной таблицы.:


:
Выберите категорию и образец т. ; обоа цы полей. Допускается
выбс Ш Переименование поля г ли использоваться поле '
или*

Рис. 6.4. Мастер позволяет переименовать только что


добавленное поле

« Поле ЕдиницаИзмерения. В качестве исходного выбрано поле ОписаниеТовара


(оба поля имеют текстовый тип), а затем переименовано в ЕдиницаИзмерения.
* Поле Производитель. Для него смысловым эквивалентом вполне может стать
поле текстового типа (поскольку это "название", а не "код") НазваниеПо-
ставщика таблицы Поставщики. Поле также необходимо переименовать.
» Поле ЦенаТовара. Тип поля — денежный, поэтому здесь подойдет поле
Цена таблицы Товары, которое следует переименовать в ЦенаТовара.
* Поля НаличиеТовара и Актуальность должны иметь логический тип. В прин-
ципе можно выбрать для них любой образец текстового типа, а по завершении
работы мастера изменить свойства этих полей, указав логический тип. Однако
в таблице Товары есть поле ПоставкиПрекращены, и хотя мастер не информи-
рует нас о том, какого типа поля предлагаются, можно предположить, что
данное поле — логическое (Поставки прекращены? — Да/Нет). Поэтому мож-
но воспользоваться именно этим полем в качестве базового, соответственно
переименовав его один раз как НаличиеТовара, а второй — как Актуальность.
* Поле ДатаРегистрации. В качестве базового можно выбрать, например, поле
ДатаРазмещения таблицы Заказы и переименовать его в ДатаРегистрации.
* Когда все поля добавлены, диалоговое окно мастера будет иметь такой вид,
как показано на рис. 6.5.
6. Следующее окно мастера ^создания таблиц предлагает задать имя для новой таб-
лицы (оно может отличаться от указанного в образцах таблиц) и выбрать спо-
соб определения первичного ключа. Так как на этапе планирования было ре-
шено, что в качестве первичного ключа используется поле КодТовара, выберите
опцию Пользователь определяет ключ самостоятельно (рис. 6.6) и щелкните на
кнопке Далее. Если при создании таблицы выбор первичного ключа вызывает
у вас затруднения, поручите это дело мастеру, выбрав опцию Microsoft Access
автоматически определяет ключ. Выбор первичного ключа будет подробно рас-
смотрен в следующем разделе этой главы.

96 Часть II. Создание базы данных


с ым^««в
Выберите категорию и образец таблицы, «затеи нужные о&
,
или нет, лучше добавить это поле в таблицу. Его несложнс

Марка
ОписаииеТовара ЕдиницаИзмерения
КодТипа Производитель
КодПоставщика ЦенаТоеара
Заказы Серийныйномер НаличиеТовара
Сведения о заказе НаСкладе альмость
Поставщики Заказано
Т Цена
Оплата

Рис. 6.5. В таблицу Товары добавлены все поля

ределяет

Рис. 6.6. Мастер предлагает указать имя будущей таблицы


и способ определения ключа

7. В том случае если ключ вы задаете самостоятельно, мастер предложит вам вы-
брать нужное поле, а также указать, какие данные должны в нем содержаться
(рис. 6.7). Поэтому из раскрывающегося списка в верхней части окна мастера
выберите поле КодТовара, а в качестве значений данного поля — автоматиче-
ски генерируемую последовательность номеров (первый из трех предложенных
вариантов, как показано на рис. 6.7). Щелкните на кнопке ОК, чтобы перейти
к заключительному окну мастера.

Если в базе данных, для которой создается новая таблица, уже есть другие таблицы,
после установки первичного ключа мастер предложит вам организовать автоматиче-
скую связь с другой таблицей. Вопросы определения связей между таблицами будут
рассмотрены в главе 10, Ключи, связи и индексы таблиц.
8. Итак, мастер готов создать для вас новую таблицу. Выбрав одну из трех пред-
ложенных опций, вы можете сразу же проанализировать и изменить структуру
таблицы, открыть таблицу и непосредственно ввести в нее данные или дать
указание мастеру создать форму, с помощью которой будете вводить данные
в таблицу. Кроме того, если вам необходима помощь, установите флажок Вывести
справку по работе с таблицей, и в окне справки будет открыт раздел Работа

Глава 6. Создание и модификация структуры таблиц 97


с данными таблицы. Чтобы увидеть результат работы мастера под вашим чутким
руководством, оставьте принятую по умолчанию опцию Ввести данные непо-
средственно в таблицу (рис. 6.8) и щелкните на кнопке Готово.

Рис. 6.7. Выберите поле для первичного ключа и способ


формирования его уникальных значений

Указаны все сведения, необходимые для создания таблицы с


помощью мастера.

Дальнейшие действия после создания таблицы;

ь структуру таблицы,

|5всги данные непосредственное таблицу.

Ввести данные в таблицу с помощью формы,


создаваемой мастером.

Г Вывести справку по работе с таблицей.

Рис. 6.8. Укажите свои дальнейшие действия после созда-


ния мастером таблицы

После завершения работы мастера новая таблица появится в рабочем пространстве


Access (рис. 6.9), и в нее уже можно будет вводить данные. О том, как организован
этот процесс в приложении Access 2003, речь пойдет в главе 7, Ввод данных в таблицу
и их редактирование. Название созданной мастером таблицы Товары появилось также
в области объектов окна базы данных Интернет-аптека (раздел Таблицы).

Построение таблиц вручную


Любые мастера приложения Access 2003, безусловно, экономят ваше время, а также по-
зволяют почувствовать себя увереннее в "общении" с базой данных, освоиться с доступ-
ными режимами программы Access и получить навыки работы с различными объектами
базы данных. Однако платой за легкость использования мастера становится либо весьма
скромный набор предоставляемых им функций, либо ограниченный контроль над вы-

98 Часть II. Создание базы данных


полняемыми операциями. Мастер создания таблиц в этом смысле не исключение. Вы
имеете возможность выбирать поля для вашей будущей таблицы из фиксированного набо-
ра стандартных таблиц, при этом какие-либо свойства полей для вас будут недоступны.
Чтобы создать требуемую вам таблицу действительно "с нуля", без использования
каких-либо шаблонов и полностью контролируя все этапы разработки структуры таб-
лицы, в Access предусмотрен режим конструктора. Кроме того, Access позволяет соз-
давать таблицу еще одним оригинальным способом, сразу в режиме таблицы: минуя
стадию разработки структуры таблицы, в нее сразу вводятся данные, а затем на основе
этой информации программа Access сама определяет для них тип и формат.

Вид Вставка Формат Записи Сервис Окно Справка

стру»
:• ' . ' . . . . : •.'.;...•...•':./..' •.:;.'.. '....'...
Создание таблицы в режиме конструктора
Создание таблицы с помощью мастера
Создание таблицы путем ввода данных

Рис. 6.9. Созданная мастером таблица Товары пока пуста

Создание таблицы в режиме конструктора


В режиме конструктора вы можете создать структуру будущей таблицы в полном
соответствии с разработанным ранее ее проектом. Вам предоставляется возможность
определить список полей для таблицы, выбрать тип данных, настроить свойства для
каждого поля, а также ввести описания полей.
Рассмотрим создание таблицы в режиме конструктора на примере таблицы
Покупатели базы данных Интернет-аптека. Напомним структуру будущей табли-
цы Покупатели (табл. 6.2).

Таблица 6.2. Поля таблицы Покупатели


Имя поля Тип данных Размер поля
КодПокупателя Счетчик Длинное целое
РегистрационноеИмя Текстовый 40
Пароль Текстовый 8
ИмяПокулателя Текстовый 50
Адрес Текстовый 60
Телефон Текстовый 12

Глава 6. Создание и модификация структуры таблиц 99


Окончание табл. 6.2

Имя поля Тип данных Размер поля


ЭлектронныйАдрес Текстовый 30
Актуальность Логический
Дата Регистрации Дата/время

Порядок действий будет следующим.


1. В окне открытой базы данных (Интернет-аптека) щелкните на кнопке Таб-
лицы, а затем в области объектов дважды щелкните на ярлыке Создание табли-
цы в режиме конструктора. На экране появится пустая форма для проектирова-
ния таблицы в режиме конструктора (рис. 6.10).

Рис. 6.10. В режиме конструктора создание структуры таблицы начинается "с нуля"

2. В первой строке столбца ]Лмя поля введите имя поля для первого поля таблицы,
КодПокупателя. Затем нажмите клавишу <Enter> или <ТаЬ>, чтобы перемес-
титься в столбец Тип данных.
3. Как только вы перейдете в ячейку столбца Тип данных, в ней появится приня-
тое по умолчанию значение Текстовый, а справа — знакомая кнопка со стре-
лочкой ( Ш ) , указывающая на то, что ячейка представляет собой раскрываю-
щийся список. В этом списке, как и следовало ожидать, перечислены все дос-
тупные в Access типы полей (подробно они рассматривались в главе 4,
Реляционные базы данных и их планирование). Щелкните на кнопке со стрел-
кой ( Ш ) , чтобы выбрать из раскрывающегося списка необходимый тип данных
(для поля КодПокупателя таким типом будет Счетчик, как показано на рис. 6.11).
4. Выбрав тип данных, снова нажмите клавишу <Enter> или <ТаЬ>, чтобы перей-
ти в столбец Описание. Введите краткое и ясное описание для этого поля. Текст
описания будет выводиться в строке состояния при вводе данных в поле и по-
может вам выбрать допустимые значения этого поля.
5. Выполните шаги 2—4 требуемое число раз, чтобы указать в структуре таблицы
все необходимые поля.

100 Часть II. Создание базы данных


Поле MEMO
Числовой
Дата/время
ный

Логический
Поле объекта OtE Свойства поля.
Гиперссылка
Мастер подстанов

Вазрер
Формат
Маска'
•Подпись,
Значениепр
Условие на значение определи
5св6щение об
• ' • ' • • " • " " • ' •

Рис. 6.11. Выберите из списка Тип данных нужный тип данных для поля

Данная операция не является обязательной и можно оставить это поле пустым, однако
опыт показывает, что подобная пунктуальность никогда не оказывается излишней,
причем не только для ваших коллег, которым впоследствии приходится постигать ло-
гику вашего мышления, но — с течением времени — и для вас самих.

Технические подробности
Здесь необходимо отметить еще один существенный момент. На шаге 3 для каждого
поля можно указать не только тип данных, но и установить другие важные характери-
стики. Все они представлены в области Свойства поля, расположенной в нижней по-
ловине окна конструктора таблиц (см. рис. 6.11).
Для каждого типа полей данных в СУБД Access предусмотрены свои свойства, и спи-
сок их достаточно обширен (например, Размер поля, Формат поля, Маска ввода, Под-
пись, Условие на значение). Вопросы форматирования данных, использования масок
ввода и проверки значений, т.е. те свойства полей, которые призваны контролировать
вводимую в таблицу информацию, будут подробно обсуждаться в главе 8, Форматиро-
вание и контроль данных. А сейчас, поскольку при проектировании таблицы Покупате-
ли уже были оговорены действительные размеры текстовых полей (см. табл. 6.2), огра-
ничимся знакомством с одним пунктом списка Свойства поля для текстовых полей —
свойством Размер поля. Как уже отмечалось, по умолчанию размер каждого нового
текстового поля составляет 50 символов. Чтобы изменить это значение, выберите тре-
буемое имя поля в столбце Имя поля окна конструктора таблицы, а затем в области
Свойства поля укажите в строке Размер поля нужное значение (рис. 6.12).
В структуре таблицы Покупатели такую операцию необходимо выполнить для сле-
дующих полей: РегистрационноеИмя, Пароль, Адрес, Телефон, ЭлектронныйАдрес.

6. На рис. 6.13 показана итоговая структура таблицы Покупатели. Следующий


шаг — это установка первичного ключа. Рассмотрим этот этап подробнее.

Выбор первичного ключа


Напомним, что первичный ключ — это поле или набор полей таблицы, которые од-
нозначно идентифицируют каждую запись.
Следуя этому определению, к полю, которое претендует на роль первичного клю-
ча, предъявляются довольно жесткие требования, и выбрать первичный ключ из

Глава 6. Создание и модификация структуры таблиц 101


обычного набора полей, которые описывают какой-либо реальный объект, достаточно
сложно. Поэтому общепринятой практикой считается создание специального иденти-
фицирующего поля, которое выполняет функции первичного ключа (например, Код
клиента, Код заказа). С добавлением каждой новой записи в таблицу в это поле зано-
сится специальное значение (как правило, числовое), уникально определяющее за-
пись. В приложении Access организовать такую нумерацию можно благодаря типу
данных Счетчик, который присваивает каждой новой записи свой номер, генерируя
последовательность чисел с шагом 1 (или случайным образом).

Уникальное число, автоматически присваиваемое

Пароль Паильдлявходавсистену
ИмяПокупателя

Маска ввода :
ь
Значение по умолчанию
Условие на значение: Максииаяьное число знаков для ввода
Сообщение об ошибке поле, Пр -нме;«
Обязательное поле : пора»

Смарт-теги v : V,

Рис. 6.12. Для поля РегистрационноеИмя задан требуемый размер (40 знаков)

Таблица!:таблица

|ЩКрдПркупатвля _ ;
Счетчик О"
Уникальное число, автоматически присваиваемое новой записи.
РегистраиионноеИмя Лекстовый Имя пользователя, под который онLS«|^HCTJ»!P»W| в Internet-anTeKe.
Пароль ^Текстовый. Пароль для входа в систему.
ИмяПокупвтеля ;1<жстовый i ФИО пользователя или название организации-заказчика.
Адрес покупателя.
Телефон покупателя.
|.Адрес электронной почты покупателя.
Служебное поле. Признак актуальности записи,Значения: "ДаТНет","..

об ошибке ;
Обязательное поле , ч гояния!'при .выборе попя s форме. 'Для' : ' Я
Индексированное поле'; ;; Нет И ПО ОПИСс
В№Ьт контроля
Режим предложении IME Нет
Смарт-теги ; - .-•'•'•',--'';••:-:'•*'•"•

Рис. 6.13. Заданы все необходимые поля и типы данных для таблицы Покупатели

Однако, если позволяют условия (точнее, информационное наполнение таблицы),


программа Access готова поддерживать и два других типа первичных ключей: простой
ключ и составной ключ.

702 Часть II. Создание базы данных


В роли простого ключа может выступать одно из уже существующих полей табли-
цы, если оно содержит уникальные значения. Примерами таких полей могут, быть
номера машин, инвентарные номера, идентификационные коды.
Составной ключ строится как комбинация двух и более элементов данных. Для не-
которой таблицы Сотрудники, например, таким ключом могла бы стать комбинация
полей Фамилия, Имя, Отчество (для небольшой организации). Однако, если в штате
такой организации есть служащие-однофамильцы, имена и отчества которых также
совпадают, теоретически можно включить в такой составной ключ какой-либо допол-
нительный атрибут, например поле ДатаРождения.
На практике, однако, составной ключ определяется, как правило, только для таблицы,
которая используется для связывания двух таблиц в отношении "многие ко многим". Ор-
ганизации связей между таблицами посвящена глава 10, а в качестве примера составного
ключа можно вспомнить комбинацию полей КодЗаказа и КодТовара таблицы Содержа-
ниеЗаказов базы данных Интернет-аптека (см. табл. 4.5 в главе 4). Таблица Содер-
жаниеЗаказов связывает две другие таблицы этой базы данных: Товары и Заказы.
В таблице СодержаниеЗаказов может содержаться как множество заказов с одинако-
выми значениями поля КодЗаказа, так и множество товаров с одинаковыми значе-
ниями КодТовара. Однако каждый товар можно включить в заказ только один раз,
поэтому любая пара значений полей КодЗаказа и КодТовара является уникальной.
Еще один распространенный способ определения первичного ключа, реализованный,
например, в базе данных Борей, — это использование простых текстовых кодов. Для
заполнения поля такого идентификатора используются простые правила. Так, напри-
мер, в таблице Клиенты для идентификации записей предусмотрено поле КодКлиента,
однако тип этого поля — не Счетчик, а Текстовый. Поле представляет собой уникаль-
ный пятисимвольный код, образуемый из названия организации. Первые четыре сим-
вола взяты из первого слова названия компании клиента, а пятый символ — это пер-
вый знак второго слова из названия компании (рис. 6.14).
Использование алфавитного кода вместо цифрового имеет свои преимущества, глав-
ным образом благодаря тому, что легче воспринимается. Если есть вероятность того,
что текстовые коды могут совпасть, можно дополнить алфавитную часть ключа не-
сколькими цифрами, например FRANR001.

|ДЕАЗТС i Eastern Connection Ann Devon [Продавец [35 Kma.Geci.i<


NERNSH'"
fllFAMlA
jErnst'HandeFlllll" 1
JFamilia Arquibaldo
1<^
JAria Cruz
..„Ш^вджер п?_п|кщажам_! Kirchqasse E
[Помощник менеджера [Ruai.0me_j
piRSSA" Tt
JRSSAFabric^lnter. Salchichas_SAjDiegoJ?pei_ • Бухгалтер fc/Moraizan
Ё! кэш" [ Folies gourmandes j Marline! Ranee Помощник продавца ;1S4, chaussi
.___
•JfQLKO jFolkqchfaHB : Maria Larsson \ Совладелец ; Lkergatan 24|
j Frankewersand I Peter Franken [Главный менеджер [Berliner Plat:

|<*i|FRANS _ ;Franchi S.p.A. j Paolo Accprti [Представитель _ | Via Monte Ц i


1Ч£Ш!1 ifM™ I?.1-?'^ ?. F™!0? *> I*1»! . J Уй? Rodriguez ^Менеджер no продажам iJardjrn das rtjf jj
iGaleria del gastrynomo |Eduardo SaaYedra [Главный менеджер |РагпЫа de_0|'
j ' ' '" iwfc

Рис. 6.14. Каждое значение ключевого поля КодКлиента формируется из символов соответ-
ствующего значения поля Название

Прежде чем выбирать первичный ключ для таблицы, ознакомимся с основными


правилами, принятыми для ключей в Access.
• Для одной таблицы может существовать несколько полей (или наборов полей),
которые удовлетворяют требованиям первичного ключа. Такие поля называются
возможными ключами. Один из возможных ключей, который будет фактически
использоваться, определяется как первичный ключ.

Глава 6. Создание и модификация структуры таблиц 103


В роли первичного ключа не могут выступать поля типа Поле MEMO, Поле объекта
OLE и Гиперссылка. (У поля с типом Логический есть шанс стать первичным
ключом, однако либо в комбинации с каким-либо другим полем, либо в табли-
це, где хранятся только две записи со значениями этого поля Да и Нет.)
Если для таблицы определен первичный ключ, программа Access автоматически
блокирует ввод в это поле повторяющихся значений или значения Null.
Access автоматически сортирует записи таблицы по первичному ключу.
Поле первичного ключа является индексом (о чем речь пойдет в главе 10), с по-
мощью которого ускоряется сортировка и поиск записей. Чтобы эти операции
выполнялись действительно эффективно, желательно, чтобы поле первичного
ключа имело минимальный размер.

Как правило, для удобства ключевое поле указывается в структуре таблицы первым.

Чтобы самостоятельно установить для таблицы первичный ключ и завершить ее


создание в режиме конструктора, выполните следующее.
В режиме конструктора выделите поле (или несколько полей, удерживая нажатой
клавишу <Ctrl>), которое будет играть роль первичного ключа (для нашего примера
это поле КодПокупателя).
Щ 1. Щелкните на кнопке Ключевое поле панели инструментов Конструктор таблиц
или выберите команду главного меню Правка^Ключевое поле. Слева возле име-
ни поля КодПокупателя появится символ ключа ( ИЗ), как показано на рис. 6.15.

Имя пользователя, под которым он зарегистрирован в Internet-аптеке.


Пароль для входа в систему.;.
ФИО пользователя или название организа^ии-мказчика,
Адрес покупателя.

ЭлектронныиАдс. Текстовый....
Актуальность Логический »..Признак актуальности записи. Значения: "fla"fHeT .
Служебное поле. Дата регистрации или изменения данных о покупателе е системе

Рис. 6.15. Ключевое поле КодПокупателя отмечено слева символом ключа

| 2. Теперь, когда указаны все поля таблицы и определен первичный ключ, таблицу
необходимо сохранить. Для этого щелкните на кнопке Сохранить панели инст-
рументов Конструктор таблиц, в открывшемся диалоговом окне Сохранение вве-
дите имя таблицы (Покупатели) и щелкните на кнопке ОК.

О
При работе с базой данных все вносимые в таблицу записи, а также любые изменения
уже существующих в таблице данных сохраняются программой Access автоматически.
Однако если в режиме конструктора создается или модифицируется структура объек-
тов Access (таблиц, форм, запросов или отчетов), перед выходом из режима конструк-
тора эти изменения необходимо обязательно сохранить.
3. Сохранив таблицу, можно либо сразу вводить в нее данные, щелкнув на кноп-
ке Вид панели инструментов, либо закрыть таблицу, щелкнув для этого на
служебной кнопке Закрыть (т), расположенной в правом верхнем углу окна
конструктора.

104 Часть II. Создание базы данных


Если первичный ключ не определен, то при выходе из режима конструктора появится
соответствующее предупреждение, и программа Access предложит вам создать ключе-
вое поле до закрытия таблицы. Щелкнув на кнопке Да в окне сообщения, вы остав-
ляете выбор ключевого поля за Access, и если в таблице определено поле с типом дан-
ных Счетчик, Access сделает это поле ключевым. Если такого поля нет, в таблице поя-
вится новое поле с типом данных Счетчик, выполняющее функции первичного ключа.

Создание таблицы в режиме таблицы


Пожалуй, единственным "показанием" к использованию именно этого метода соз-
дания таблицы является необходимость срочно ввести в табличную структуру некото-
рые данные. В режиме таблицы (напоминающем создание рабочего листа в приложе-
нии Microsoft Excel) программа Access сразу предоставляет в ваше распоряжение таб-
личную структуру, состоящую из 10 полей и включающую 21 пустую запись. Чтобы
создать таблицу в режиме таблицы, выполните следующее.
Щ 1. В окне базы данных щелкните на кнопке Таблицы, а затем дважды щелкните на
ярлыке Создание таблицы путем ввода данных. В рабочем пространстве приложе-
1
ния Access появится новая таблица — Таблица ! — в режиме таблицы (рис. 6.16).

Рис. 6.16. В таблицу, создаваемую в режиме таблицы, можно сразу вводить данные

2. Укажите имена полей для новой таблицы. Для этого достаточно дважды щелк-
нуть на заголовке нужного столбца (Поле1, Поле2 и т.д.) и ввести имя поля.
3. Задав имена полей, можно вводить в таблицу данные.

Чем больше данных будет введено, тем точнее программа Access сможет определить
тип данных для полей и размеры полей.

4. Закончив ввод, сохраните новую таблицу, щелкнув на кнопке Сохранить панели


инструментов (или выберите команду Файл ^Сохранить) и в открывшемся окне
Сохранение введите имя новой таблицы и щелкните на кнопке ОК. При сохране-
нии таблицы все пустые столбцы, которые не были переименованы, удаляются.
Быстро и легко? Несомненно. Больше того, по окончании ввода данных програм-
ма Access анализирует содержимое полей таблицы и сама задает для них тип данных,
который более всего им соответствует. Однако рано или поздно вам все равно придет-
ся перейти в режим конструктора, чтобы уточнить типы полей (если Access их невер-
но истолкует), задать требуемые свойства полей, определить первичный ключ и вы-
полнить другие важные операции, касающиеся структуры таблицы.

Глава 6. Создание и модификация структуры таблиц 105


Q Чтобы переключиться в режим конструктора из режима таблицы, щелкните на
кнопке Вид панели инструментов Таблица в режиме таблицы или щелкните правой
кнопкой на заголовке окна таблицы и в открывшемся контекстном меню выберите
пункт Конструктор таблиц.

Изменение типа полей и реорганизация таблиц


Прежде чем приступить к такой важной операции, как модификация структуры
таблицы, следует сделать два важных замечания.
Ш Настоятельно рекомендуется выполнять все рассматриваемые ниже изменения
структуры таблицы в режиме конструктора (рис. 6.17). Хотя в режиме таблицы
также можно активно "вмешаться" в структуру объекта, добавив или удалив
столбцы, при этом для вас не доступны все те средства контроля, которые есть
в режиме конструктора и которые служат гарантией сохранности ваших таблиц
и, в конечном счете, ваших данных.

Текстовый
Текстовый
мввмиаЖ
Логический

Формат поля
Маска ввода

Значение по умолчанию
Условие на значение может
Сообщение об ошибке учетом п(
Обязательное поле, , ; полей и / FI . ;

Индексированное поле
Юникод :
IME
предложений IME

Рис. 6.17. В режиме конструктора можно модифицировать структуру уже созданной таблицы

• Будьте, очень внимательны, и применительно ко всем "структурным" операци-


ям придерживайтесь золотого правила: семь раз отмерь... Чтобы уверенно чув-
ствовать себя, не поленитесь создать резервную копию изменяемой таблицы.
(Копирование таблиц рассматривается в следующем разделе этой главы.)
Приложение Access позволяет добавлять новые поля, удалять уже существующие,
изменять порядок следования полей в таблице, а также модифицировать сами поля
и их свойства.
Нежелательно вносить изменения в структуру таблицы (особенно удалять поля) уже
после ввода в нее данных. Некорректное редактирование структуры таблицы может
привести к потере данных.

706 Часть II. Создание базы данных


Открыть уже существующую таблицу в режиме конструктора можно по-разному.
g • При активизированной кнопке Таблицы в окне базы данных выберите интере-
сующую вас таблицу, а затем щелкните на кнопке Конструктор на панели ин-
струментов этого окна.
• В окне базы данных щелкните правой кнопкой на имени нужной таблицы
и выберите команду Конструктор в открывшемся контекстном меню.
• Если в режим конструктора необходимо перейти из режима таблицы, щелкни-
те на кнопке Вид панели инструментов Таблица в режиме таблицы.

Изменение имен полей


Напомним, что в режиме конструктора все изменения, касающиеся структуры объ-
ектов, необходимо сохранять. Чтобы изменить имя поля вашей таблицы, дважды
щелкните на текущем имени поля и введите новое имя.

Изменение типов и размеров полей


Потребность изменить тип поля для хранимых данных может возникнуть, напри-
мер, в процессе тестирования будущей базы данных на пробных наборах. Другой слу-
чай — когда при импортировании таблиц выясняется, что не установлен нужный тип
данных. Наименее серьезной с точки зрения последствий является ситуация, когда такое
преобразование выполняется на этапе проектирования таблицы, еще до ввода в нее
данных; наиболее сложной — когда уже созданы формы, отчеты, запросы, определены
выражения для вычисления некоторых данных и в таблицу уже помещены данные.
Если необходимо изменить тип данных для уже существующего поля, в строке, со-
ответствующей данному полю, щелкните в ячейке столбца Тип данных, а затем, щелк-
нув на кнопке раскрывающегося списка ( Ш ), выберите новый тип данных.

О
Изменение типов полей может повлечь за собой потерю данных. Программа Microsoft
Access предупреждает об этом в специальном сообщении, прежде чем сохранить вне-
сенные изменения. На данном этапе можно отказаться от изменений структуры табли-
цы, щелкнув на кнопке Отмена диалогового окна. Если вы уверены в своем выборе,
щелкните на кнопке ОК.
'.. •
Поля, тип которых — Поле объекта OLE, не допускают никаких преобразований.

В приложении Access нельзя преобразовать данные какого-либо другого типа (даже


числового) к типу Счетчик. Поля типа Счетчик — это служебные поля, которые хранят
номера записей и не доступны для привычной операции ввода данных в ячейку поля.

Преобразования для типа Текстовый


Поле с типом данных Текстовый без колебаний можно преобразовать в Поле MEMO,
так как максимальный размер для текстового поля составляет 255 знаков, а для по-
ля МЕМО-типа — 65 536. Понятно, что это преобразование без потерь.
Обратная операция также допустима, но следует учесть, что программа Access автома-
тически отсечет все "лишние" (начиная с 256-го и дальше) символы тех данных, которые
прежде хранились в МЕМО-поле. Поэтому такой шаг уместен, если при работе с полем
МЕМО-типа выяснилось, что нет необходимости хранить в нем более 255 символов. Пом-
ните также о том, что по умолчанию Access устанавливает для текстовых полей размер
50 символов, поэтому, выполняя преобразование для МЕМО-поля, обязательно ука-
жите достаточную для хранения данных длину поля в свойстве Размер поля.

Глава 6. Создание и модификация структуры таблиц 107


\
Если в текстовом поле хранились символьные представления числовых или денеж-
ных величин, а теперь возникла потребность выполнять с такими данными вычисле-
ния, можно изменить тип Текстовый на Числовой или Денежный. Программа Access
правильно воспринимает символы разделителей разрядов и десятичной части чисел,
учитывает символы денежной единицы и пропускает пробелы после числа, учитывая
настройки, заданные в окне Язык и региональные стандарты панели управления опе-
рационной системы Microsoft Windows.
При условии, что текстовые данные имеют подходящий формат представления да-
ты и/или времени (например, 23-апр-98 или 23 .04.98), поле типа Текстовый можно
преобразовать в поле типа Дата/время.
Текстовое поле может быть преобразовано в логическое в том случае, если в нем
в текстовом виде представлены логические величины (например* логическое Да — это
значения Да, Истина, Вкл; логическое Нет — это Нет, Ложь или Откл).
Если текстовое поле содержит корректно отформатированную гиперссылку, то его
можно преобразовать в поле типа Гиперссылка (отображаемый текст и адрес).

Преобразование других типов данных в текст


Общее замечание для такого типа преобразований будет следующим: чтобы исход-
ные значения не оказались после реорганизации усеченными, правильно указывайте
длину будущего текстового поля в свойстве Размер поля.
В тип Текстовый могут быть преобразованы, например, данные типа Счетчик, Числовой
или Денежный. Числовые и денежные данные после этой операции будут отображать-
ся без знаков валют и разделителей, но дробные десятичные знаки у этих данных
сохраняются. Согласно спецификациям СУБД Access, числовые данные будут пре-
образованы в текстовые с помощью основного числового формата, а данные типа
Дата/время — с помощью полного формата даты (дд/мм/тт чч:мм:сс). Вопросы форма-
тирования данных будут рассмотрены в главе 8, Форматирование и контроль данных.
Вид логических данных после преобразования остается неизменным, для прежних ги-
перссылок отображаемый текст выводится на экран без подчеркивания, а указатели на
Internet-ресурсы становятся видимыми.

Преобразования для типа Числовой


В главе 4 (см. табл. 4.1) рассматривались различные подтипы полей для типа Числовой.
Для хранения значений каждого подтипа выделяется то или иное число байтов — от 1
до 16. Поэтому замена подтипа данных на подтип, для которого выделен больший
объем памяти — Байт на Целое, потом на Длинное целое, далее на Одинарное с пла-
вающей точкой и на Двойное с плавающей точкой, — как правило, не грозит потерей
данных. Внимания в этой цепочке требует преобразование из Длинного целого в Оди-
нарное с плавающей точкой, так как число байтов для хранения данных остается тем
же, но изменяется точность представления чисел.
Преобразование в обратной последовательности, строго говоря, не всегда возмож-
но, так как велика вероятность потери данных. Если исходное число, имеющее дроб-
ную часть (указан, например, подтип Двойное с плавающей точкой), преобразовать
в подтип Длинное целое, то в результате округления до целых дробная часть числа бу-
дет отброшена. Эти правила справедливы и по отношению к полям типа Денежный,
которые преобразуются в тип Числовой.
Числовой тип данных можно преобразовать в логический тип, при этом ненулевые
значения преобразуются в Да, а нулевые и пустые (Null) значения — в Нет.

108 Часть II. Создание базы данных


' '
Свойство Размер поля
Как уже отмечалось в разделе Создание таблицы в режиме конструктора, для каж-
дого поля таблицы в области свойств Свойства поля можно определить различные
свойства. Такую процедуру, как правило, приходится выполнять, когда таблица была
создана в режиме таблицы или с помощью мастера создания таблиц. Вспомним знако-
мый для нас по разделу Создание таблиц с помощью мастера пример, когда была опреде-
лена структура для таблицы Товары базы данных Интернет-аптека. Свойства для всех
полей таблицы устанавливались исключительно мастером, исходя из свойств стандарт-
ных полей из списка образцов. Так, если взглянуть сейчас на структуру созданной мас-
тером таблицы Товары, то размеры полей текстового типа будут следующими.
• Поле НаименованиеТовара — 255 символов (однако проектируемое значение
должно быть равным 60).
• Поле ЕдиницаИзмерения — 255 символов (проектируемое значение: 30).
• Поле Производитель — 50 символов (проектируемое значение: 50).
Поэтому для полей НаименованиеТовара и ЕдиницаИзмерения необходимо устано-
вить новые значения для свойства Размер поля. Выберите необходимое имя поля
в столбце Имя поля, а затем в области Свойства поля укажите в строке Размер поля
нужное значение.

п <-
Добавление полей
Можно сказать, что в режиме конструктора структура таблицы, по сути, также
представлена таблицей, в которой каждому полю соответствует отдельная строка. По-
этому, чтобы включить в таблицу новое поле, достаточно добавить новую строку
в список полей. Порядок действий должен быть следующим.
Выделите поле, над которым вы хотите поместить новое поле таблицы. Для этого
щелкните на кнопке выбора записи (серый квадратик слева от имени поля; указатель
мыши приобретает при этом вид направленной вправо стрелки: Ш ).
Щ 1. Выберите в главном меню команду Вставка=>Строки или щелкните на выде-
ленной строке правой кнопкой мыши и выберите из открывшегося контекст-
ного меню команду Добавить строки. Над выделенной строкой появится пус-
тая строка (рис. 6.18).
2. В пустой строке введите имя для нового поля, тип данных, описание
(необязательно) и задайте нужные значения свойств поля.

Копирование полей
При копировании полей копируется только их структура, а не сами значения. Чтобы
скопировать в режиме конструктора описание некоторого поля, выполните следующее.
Выделите поле, которое хотите скопировать, щелкнув на кнопке выбора записи ( Ш ).

В Для выделения нескольких полей протащите указатель по кнопкам выбора этих полей.

Щ 1. Выберите команду Правка^Копировать (или воспользуйтесь кнопкой Копировать


на панели инструментов).
U 2. Щелкните на первой пустой строке и выберите команду Правка^Вставить
(или воспользуйтесь кнопкой Вставить на панели инструментов).
3. Укажите новое имя для скопированного поля.

Глава 6. Создание и модификация структуры таблиц 109


товара. Уникальное число, шгаатичааэдриамтименомймтси.
Название конкретного товара.

ЦенаТомра
НагичиеТовара Логический Признак наличия или отсутствия товара на
Логический Служебное поле. Признак актуапьн«ти заггеи^Значгния: "Да"01вт".
Дата/время Служебное поле. Дата созданияАоив

Имя поля может состоять из 64 знакое с учет


пробелов. Для справки по, именам полйн

Рис. 6.18. Над ранее выделенной строкой появилась новая пустая строка, куда необходимо
внести сведения о новом поле

Перемещение полей
Чтобы реорганизовать поля в таблице в режиме конструктора, вьщелите нужное поле,
щелкнув на кнопке выбора записи Щ , а затем, удерживая нажатой левую кнопку мыши,
перетащите поле на новое место в списке полей. Сохраните сделанные изменения.
Так как операцию перемещения полей можно отнести к вполне безопасным, для
полноты картины опишем, как можно выполнить ее в режиме таблицы.
Ц| 1. Откройте таблицу в режиме таблицы.
2. Щелкните на области выделения того поля, которое необходимо переместить.
Областью выделения поля называется кнопка серого цвета с именем поля. Поле
окажется полностью выделенным.
3. Наведите курсор на имя выделенного поля, щелкните на левой кнопке мыши.
У левого края перемещаемого поля появится белая вертикальная черта, а вид
курсора изменится так, как показано на рис. 6.19 (верхнее окно). На этом ри-
сунке в таблице Товары поле ЕдиницаИзмерения переносится в новую пози-
цию, перед полем ЦенаТовара.

Рис. 6.19. Последовательность действий при перемещении поля ЕдиницаИзмерения


непосредственно перед полем ЦенаТовара

110 Часть II. Создание базы данных


Q Чтобы выделить несколько соседних полей, щелкните на области выделения поля
в одном из крайних полей и, удерживая нажатой кнопку мыши, протащите указатель
по соседним столбцам.
4. Удерживая левую кнопку мыши нажатой, переместите выбранное поле в нужную
позицию. Когда поле окажется в требуемом месте, отпустите кнопку мыши. Поля
в таблице теперь расположены в новом порядке (рис. 6.19, нижнее окно).
5. Сохраните внесенные изменения сразу, щелкнув на кнопке Сохранить панели
инструментов, либо подтвердите свои действия при закрытии таблицы, щелк-
нув на кнопке Да открывшегося диалогового окна Access.

Удаление полей
Чтобы удалить поле из таблицы, выполните следующее.
1. Выделите поле, которое хотите удалить, щелкнув на кнопке выбора записи ( Ш ) .
Щ 2. Нажмите клавишу <Delete> на клавиатуре или выберите команду главного
меню Правка^Удалить строки.
3. Если в таблицу уже внесены данные, Access попросит вас подтвердить свое
намерение удалить выделенное поле (рис. 6.20). Для удаления поля щелкните
на кнопке Да.

Рис. 6.20. Программа Access дает вам шанс еще раз


подумать, стоит ли удалять поле

Если вы удалили поле, но еще не сохранили это изменение, то вернуться к исходному


виду таблицы можно, выбрав команду Правка '^Отменить удаление. Поле будет вос-
становлено.

Операции с таблицами
В окне базы данных можно выполнить различные операции с таблицами, включая
их переименование, копирование и удаление.

Переименование таблицы
Даже для такой простой операции, как переименование таблицы, в программе Access
предусмотрено несколько вариантов ее выполнения.
g] • В окне базы данных выберите имя нужной таблицы. Щелкните один раз на
имени таблицы. Введите новое имя и нажмите клавишу <Enter>.
• Щелкните правой кнопкой мыши на имени таблицы и выберите команду
Переименовать из открывшегося контекстного меню.
• Выделите имя таблицы и выберите команду главного меню Правка=>
Переименовать.

Глава 6. Создание и модификация структуры таблиц 111


Копирование таблиц в базе данных
Чтобы создать копию таблицы и разместить ее в той же базе данных, что и ориги-
нал, выполните следующие действия.
Щ 1. Выберите имя таблицы в окне базы данных.
щ 2. Выберите команду Правка^Копировать (или воспользуйтесь кнопкой Копировать
на панели инструментов).
Н 3. Выберите команду Правка=>Вставить (или воспользуйтесь кнопкой Вставить
на панели инструментов).
4. В диалоговом окне Вставка таблицы (рис. 6.21) введите имя новой таблицы.
Будьте внимательны, так как если в базе данных уже есть таблица с таким
именем, она будет удалена и заменена на новую.
5'. Выберите одну из опций Параметры вставки (см. рис. 6.21). г^

Рис. 6.21. В диалоговом окне Вставка


таблицы укажите имя новой таблицы
и опцию вставки

Для вставки таблицы в базу данных программа Access предусматривает три опции.
* Только структура. Создается пустая таблица с такими же именами полей
и свойствами, как у исходной таблицы.
4 Структура и данные. Создается полная копия структуры исходной таблицы,
в которую вносятся и все данные.
* Добавление данных в таблицу. Опция используется для объединения таблиц,
когда в существующую таблицу добавляются данные, скопированные в буфер
обмена из какой-либо другой таблицы, имеющей такую же структуру. В этом
случае в окне Вставка таблицы необходимо указать имя существующей таблицы.
6. Щелкните на кнопке ОК.

Копирование таблицы в другую базу данных


Такая операция очень удобна, если необходимо создать резервную копию важной
таблицы или использовать одну и ту же таблицу сразу в нескольких базах данных.
При копировании таблиц в другую базу данных программа Access не копирует связи
между таблицами, а только структуру таблиц и непосредственно данные.

Чтобы скопировать таблицу в другую базу данных, выполните следующее.


[Ц 1. Выберите имя таблицы в окне базы данных.
Щ| 2. Выберите команду Правка^Копировать (или воспользуйтесь кнопкой Копировать
на панели инструментов).

112 Часть II. Создание базы данных


3. Откройте другую базу данных.
Щ 4. Выберите команду Правка^ Вставить (или воспользуйтесь кнопкой Вставить на
панели инструментов).
5. В диалоговом окне Вставка таблицы введите имя новой таблицы.
6. Выберите одну из опций Параметры вставки этого же окна.
7. Щелкните на кнопке ОК.
1

Удаление таблицы
Независимо от количества времени, затраченного на создание таблицы, доработку
ее структуры и внесение данных, удаляется таблица очень просто.
g1. В окне базы данных щелкните на кнопке Таблицы и выделите таблицу, под-
лежащую удалению.
| 2. Щелкните на кнопке Удалить панели инструментов этого окна или выберите
команду главного меню Правка=>Удалить.
3. Программа Access выдаст сообщение, в котором попросит вас подтвердить
свое намерение удалить таблицу. Если вы готовы это сделать, щелкните на
кнопке Да.
Помните о том, что после удаления таблицы вы уже не сможете вернуть ее с помощью
команды Правка^Отменить.

Резюме
В этой главе были рассмотрены три основных способа создания таблиц в про-
грамме Access. Для базы данных Интернет-аптека были созданы таблицы Товары
(с помощью мастера создания таблиц) и Покупатели (в режиме конструктора таб-
лиц). Кроме того, в качестве "экспресс-метода" был рассмотрен метод создания
таблицы в режиме таблицы, необходимый, если вам нужно быстро ввести в таблицу
некоторую информацию. Каждая таблица содержит поле первичного ключа, и про-
грамма Access позволяет определять первичные ключи трех типов: ключевые поля
счетчика, простой ключ и составной ключ.
Когда структура таблицы создана, в ней можно добавлять, удалять, переупорядо-
чивать и переименовывать поля. Одной из самых ответственных операций является
изменение типа поля таблицы. В окне базы данных можно переименовывать, уда-
лять, копировать и вставлять таблицы, что особенно полезно при создании их ре-
зервных копий.
/

Тесты
Проконтролируйте себя, ответив на вопросы следующих тестов. Ответы на них
указаны в приложении в конце книги.

Найдите правильный ответ


Некоторые вопросы могут иметь несколько правильных ответов.
1. Новую таблицу в программе Access можно создать:

Глава 6. Создание и модификация структуры таблиц 113


а) с помощью мастера баз данных;
б) в режиме конструктора таблиц;
в) в режиме таблицы путем непосредственного ввода данных;
г) с помощью мастера создания таблиц.
2. Мастер создания таблиц Access позволяет:
а) указывать имя новой таблицы;
б) указывать размер текстовых полей;
в) определять тип поля;
г) самостоятельно определять первичный ключ.
3. Первичный ключ таблицы обладает следующими свойствами:
а) первичный ключ является индексом таблицы;
б) первичный ключ используется как внешний ключ для связанной таблицы;
в) первичным ключом может быть любое поле таблицы.
4. В роли первичного ключа для таблицы можно использовать:
а) ключевое поле счетчика;
б) простой ключ на базе МЕМО-поля;
в) составной ключ, определенный как комбинация двух текстовых полей.
5. Структуру таблицы можно изменить:
а) только на этапе "бумажного" проектирования;
б) до того, как в таблицу будут введены реальные данные;
в) в ходе эксплуатации таблицы, которая уже содержит данные.
6. Программа Access позволяет при реорганизации таблицы:
,
а) добавить новые поля;
б) скопировать какое-либо поле вместе с данными;
в) указать новое имя для таблицы и переименовать поля.
7. Поле с типом данных Текстовый можно преобразовать в тип:
а) Поле MEMO;
б) Числовой;
в) Счетчик.
8. Какие из перечисленных преобразований типов данных можно отнести к пре-
образованиям без потерь?
а) Байт — в Одинарное с плавающей точкой;
б) Длинное целое — в Двойное с плавающей точкой;
в) Денежный — в Длинное целое;
г) Двойное с плавающей точкой — в Длинное целое.
9. При копировании таблиц в другую базу данных копируется:
а) структура таблиц;
б) структура таблиц и связи между ними;
в) структура таблиц и содержащиеся в них данные.

114 Часть II. Создание базы данных


10. Что нужно сделать, чтобы переименовать таблицу:
а) щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и выбрать команду
Переименовать из открывшегося контекстного меню;
б) выделить имя таблицы и выбрать команду главного меню Правка^
Переименовать;
в) открыть таблицу в режиме конструктора и дважды щелкнуть на заголовке
окна таблицы.

Глава 6. Создание и модификация структуры таблиц 115


Глава 7

Ввод данных в таблицу и их


редактирование
В этой главе...

+ Добавление записей в таблицу


* Навигация по таблице
* Изменение существующих записей
Ф Удаление и восстановление записей
4 Резюме
* Тесты
\

Добавление записей в таблицу


Осваивая возможности программы Access, мы подошли к этапу, когда структура
таблицы создана и откорректирована, поэтому можно приступить к вводу данных.

Вводим в таблицу первую запись


Итак, чтобы добавить в таблицу первую запись, выполните следующее.
1. В окне базы данных дважды щелкните на таблице, в которую будут вводиться
Ш данные. Таблица откроется в режиме таблицы, а указатель будет помещен
в первое поле первой записи (рис. 7.1). Если таблица открывается для ввода
записей впервые, то в ней будет присутствовать только одна пустая запись —
так, как показано на рис. 7.1 для таблицы Товары.

Рис. 7.1. Таблица Товары открыта в режиме таблицы для ввода записей. Поскольку для нее
определена только структура, таблица представлена пока одной пустой записью

2. Щелкните в первом поле первой пустой записи и введите значение для дан-
ного поля. Как только в текущую строку будут вводиться данные, в таблице
появится новая пустая запись. (Если первым в таблице стоит поле с типом
данных Счетчик (как в таблице Товары), нажмите клавишу <Tab> (<Enter>
или <-»), чтобы перейти в следующее поле и ввести данные. Поле счетчика
заполняется автоматически.) В таблице Товары на этом шаге вводится тексто-
вое значение для второго по счету поля, НаименованиеТовара.
3. Нажмите клавишу <Tab> (<Enter> или <-»), чтобы переместиться в следую-
щее поле (например, для таблицы Товары это будет текстовое поле Единица-
Измерения), и введите значение для этого поля.
4. Повторите шаги 2-3, пока не будут введены данные для всех полей таблицы.
Когда введено значение в последнее поле записи и нажата клавиша <ТаЬ>
(<Enter> или <—»>), точка вставки перемещается в первое поле новой записи,
как показано на рис. 7.2.

ЦенаТовап овара Актуальность ДагаРегистрации

Рис. 7.2. В таблицу Товары уже введена первая запись

Что касается рассматриваемой здесь в качестве примера таблицы Товары, то при


вводе в нее данных следует обратить внимание на следующие моменты.
• В поле ЦенаТовара вводится только числовое значение, а видимая на экране
денежная единица ("грн.") добавляется в поле автоматически, благодаря сред-
ствам форматирования поля, которые будут описаны в главе 8, Форматирование
и контроль данных.
• Для полей логического типа НаличиеТовара и Актуальность могут быть введены
только два значения: Да или Нет.
• Для поля ДатаРегистрации также предусмотрен формат ввода даты: дд.мм.гг.

Q Если при вводе информации в таблицу возникает необходимость дублировать некото-


рые данные сразу в нескольких записях, в Access предусмотрены специальные комби-
нации быстрых клавиш.
4- <Ctrl+' (апостроф)> или <Ctrl+" (двойная кавычка)> — вставка значения из того же
поля предыдущей записи.
•$• <Ctrl+Shift+; (точка с запятой)> — вставка текущей даты.
•Ф- <CtrH-Shift+: (двоеточие)> — вставка текущего времени.
•Ф- <Ctrl+Enter> — вставка в текстовое поле символа новой строки (операция часто ис-
пользуется в текстовых полях большой длины и эквивалентна возврату каретки
и последующему переводу строки).

О Программа Access автоматически сохраняет вводимые в поле таблицы значения, как


только вы перемещаетесь в следующее поле.

Q Если после ввода новой записи ваши планы изменились и только что введенную запись
из таблицы необходимо удалить, выберите команду Правка '^Отменить запись
(комбинация клавиш <Ctrl+Z>) и подтвердите удаление записи, щелкнув на кнопке Да.

Вставка новых записей в таблицу


Теперь рассмотрим более общий случай, когда новые записи необходимо ввести
в уже заполненную таблицу. В СУБД Access новые записи "добавляются" только вни-
зу таблицы, в так называемую временную новую запись. Разместить новую запись меж-
ду уже существующими или в начале таблицы — нельзя. О том, как визуально распо-
ложить записи таблицы в другом порядке, воспользовавшись функцией сортировки,
речь пойдет в главе 11, Поиск, сортировка и фильтрация данных.

Глава 7. Ввод данных в таблицу и их редактирование 117


Если таблица открыта в режиме таблицы, то временная новая запись — это по-
следняя пустая строка таблицы, отмеченная "звездочкой" ( И ). Чтобы быстро перей-
ти к временной новой записи, выберите команду Вставка^Новая запись главного ме-
ню или щелкните на кнопке Новая запись ( ИЗ), которая расположена на навигаци-
онной панели внизу окна таблицы.
Указатель переместится в первое поле новой записи, а "звездочка" на кнопке записи
изменится на значок текущей записи (S ). Когда в поле новой записи вводятся данные,
указатель снова меняет свой вид — теперь это пишущий карандаш (Н ), — а в таблице
снова появляется новая временная запись (рис. 7.3 иллюстрирует именно этот момент).

Код товара [Нацменов ДзтаРетстраци


22
7 БЕРЕШ-ПЛЮС100Ш1 капли БЕРЕШ 44,08 грн . ...рв.01
'БЕРЛИН-ХЕМ1 5.19грн 20Л601
9! ЗЕРОКОЛД _ Iтабл. №Ш) :БИОМЕДЙКЕ^ бЗДЗгрн 30.10.01
ЩДИМЕДРОЛ !та6л. 0,05 NS1C.БИОСТИМУЛЯ 02.02.01
11!АСКОРУТИН l№10 БОРЩОГОВСИ 14.05.01
ЩСТРПТУССЙН]№20ТАБЯ [ГАЛВЧА 15.03.01
л1Шшж!Ш..Ё5
ШШЕНДУЛЬ1К50нл 1ГАЛЫЧФАРМ
15:БРбМ1]|
(Счетчий:

Рис. 7.3. При вводе в таблицу Товары новой записи ее значок заменяется изображением
пишущего карандаша, а внизу таблицы появляется новая временная запись

Поясним теперь, почему такая новая запись называется временной. После ввода
данных в эту запись можно отменить свои действия, дважды нажав клавишу <Esc>.
Однако воспользоваться этой клавишей можно только в режиме ввода данных (В),
не перемещаясь на следующую запись.
Технические подробности
Если вам предстоит ввести в таблицу сразу несколько новых записей, то для удобства
работы можно временно "убрать" с экрана все уже существующие записи и сосредото-
читься на вводе новых. Для этого выберите команду Записи ^Ввод данных главного ме-
ню. Закончив ввод, восстановите прежний вид таблицы, выбрав команду Записи1*
Удалить фильтр. Теперь таблица будет представлена на экране в полном объеме.

Данные можно заносить в таблицу и с помощью форм. О том, как создаются формы и как,
используя их, вводить данные, рассказывается в главе 9, Создание и использование форм.

Навигация по таблице
Для удобства ввода данных в таблицу при перемещении между полями можно поль-
зоваться не только клавишей <Tab> (<Enter> или <-») или мышью, помещая точку
вставки в нужное поле той же записи или какой-либо другой. В табл. 7.1 включены
предлагаемые программой Access комбинации быстрых клавиш, освоив которые можно
упростить и ускорить просмотр и ввод информации в таблицы. Когда таблица включает
большое число полей и записей, ряд специальных клавиатурных комбинаций позволяет
просматривать "полотно" таблицы поэкранно, используя тот же режим, который обес-
печивают полосы вертикальной и горизонтальной прокрутки окна таблицы.

118 Часть II. Создание базы данных


Таблица 7.1. Комбинации быстрых клавиш для навигации по таблице
Комбинация клавиш Действие
<Tab> (<Enter> или <-») Переход в следующее поле
<Shift+Tab> (<«->) Переход в предыдущее поле
<End> Переход в последнее поле текущей записи
<Home> Переход в первое поле текущей записи
Перемещение в то же самое поле предыдущей записи
Перемещение в то же самое поле следующей записи
<Ctrl+T> Переход в то же самое поле первой записи
<СМн4> Переход в то же самое поле последней записи
<Ctrt+Home> Переход в первое поле первой записи
<Ctrt+End> Переход в последнее поле последней записи таблицы
<PgDn> Прокрутка на один экран вниз
<PgUp> Прокрутка на один экран вверх
<Ctrt+PgDn> Прокрутка на один экран вправо
<Ctrt+PgUp> Прокрутка на один экран влево

В режиме таблицы можно воспользоваться и другими инструментами доступа


к нужным записям.
• Вертикальной полосой прокрутки окна таблицы.
• Навигационной панелью с пятью кнопками перехода, расположенной внизу окна
таблицы. Напомним назначение этих кнопок (слева направо).
§Ц *Переход к первой записи таблицы.
В * Переход к предыдущей записи.
Ш »Переход к следующей записи.
в * Переход к последней записи таблицы.
Hi » Переход к новой записи.
[} 15j
Кроме того, если вам известен номер нужной записи (номер строки в таблице
для данной записи), введите его в поле номера записи и нажмите клавишу
<Enter>. Перейти в поле номера записи можно также, нажав клавишу <F5>.
• Командой Правка=>Перейти, как показано на рис. 7.4.

Изменение существующих записей


Данные, заносимые в таблицы, редко остаются неизменными. По ряду причин ра-
но или поздно их приходится корректировать. Например, после ввода информации
обнаруживаются ошибки или неточности или с течением времени необходимо уточ-
нять хранимые сведения, обеспечивая достоверность данных и их актуальность.
Данные нужной записи можно отредактировать или полностью изменить. В про-
грамме Access предусмотрено два режима изменения данных в ячейках таблиц: режим
редактирования данных и режим выделения данных. Переключение между этими ре-
жимами выполняется с помощью клавиши <F2>. Важно запомнить, что в режиме ре-
дактирования указатель показывает на место вставки вводимых символов. Текущее
поле при этом не выделено. В режиме выделения операции выполняются сразу для це-
лого поля. Текущие поля, группы полей или записей выделяются цветом.

Глава 7. Ввод данных в таблицу и их редактирование 119


Сервис Э<но £лравка

*1

ВО мл IKPKA
пв тубИГВДОН РЙХТ'
нг №7 ГЕДЕОН РИХТ
"
О мг!*; ГЕДЕОН Р Х Т
100 БАЙЕР
6ЕРЕШ

Первая запись
Последняя запись
II
И 'Следующая запись
Предыдущая запись
17;ОКСИКОРТ Новая запись CW+4
18 АСКОПАР табл
.T»6JT. №50 !ЗДОРОВЬЕ Ф
20 КЕТОТИФЕН : сироп 100 мл ' ЗДОРОВЬЕ Ф
21 НИСТАТИН !500т.ед. №00 .ЗДОРОВЬЕ CD

1
Рис. 7.4. Команда Правка * Перейти предоставляет несколько вариантов перехода к записям в таблице

Замена содержимого поля


Чтобы полностью заменить прежнее содержимое поля, выполните следующее.
1. Выделите содержимое нужного поля одним из перечисленных ниже способов.
* Переместитесь в нужное поле с помощью клавиши <ТаЬ> (или комбинаций
быстрых клавиш, указанных в табл. 7.1).
« Нажмите клавишу <F2>.
« Наведите указатель мыши на первый знак нужного поля. Щелкните левой
кнопкой мыши и, удерживая ее нажатой, протащите указатель по всему со-
держимому поля.
* Переместите указатель мыши на левую границу нужного поля. Когда кур-
сор примет вид большого символа "плюс", как показано на рис. 7.5,
щелкните на поле.
2. Введите новые данные вместо старых.
3. Если это необходимо, воспользуйтесь клавишей <ТаЬ> или мышью, чтобы пе-
рейти к следующему полю, которое следует изменить.
Сохранить текущую запись на диске можно, выбрав команду Записи '^Сохранить запись
(или воспользовавшись комбинацией клавиш <Shift+Enter>). Кроме того, изменения
для текущей записи сохраняются автоматически при переходе к другой записи или за-
крытии таблицы.

120 Часть II. Создание базы данных


Форцзт Записи

tm

1ЩКОВИТ ! сироп 1 50 ш !КРКА


ЙАУРОВЙН " [мазь 3D г в туб! ГЕДЕОН РИХТ
Цв|РрШПИР01: табл. 25 ur №2 ГЕДЕОН РЙХТ1
_4]вИНПОЦётОН табл. 5 wrteSC ГЕДЕОН РЙХТ]
" '

ЗЕРОКОДД 'БИОМЕДЙКВЙ
10[ДИМЕДРОЛ 1 0,23грн
11|А(ЖрРУТОН ;та6л. NslO БОР^ЩАГрВСК) "" 0.33грн
ЙСТОПТУССИН ?та6я N«0 ГАЛЕНА TlirpH

Рис. 7.5. Курсор принимает вид символа "плюс" на левой границе нужной ячейки записи, в кото-
рой хранится значение Фалиминт. После щелчка мыши содержимое поля будет выделено

Редактирование содержимого поля


Если полная замена содержимого поля не" требуется, а исправить нужно всего 1-2 сим-
вола, не следует прибегать к крайностям и полностью удалять старое значение этого
поля. Чтобы исправить часть данных, выполните следующее.
1. Разместите указатель мыши над тем местом в поле, где необходимо исправить
данные. Указатель примет вид символа "I".
2. Щелкните один раз, чтобы точка вставки оказалась в нужном месте редакти-
руемого поля (рис. 7.6).
3. Пользуясь клавишами <Delete> и <Backspace>, удалите необходимые символы
из поля и, если нужно, введите новые. Уже имеющиеся в поле данные при
этом не уничтожаются.
Позиционировать точку вставки внутри поля можно не только с помощью мыши,
но и пользуясь клавиатурой. В табл. 7.2 перечислены некоторые комбинации быстрых
клавиш, полезные при перемещении внутри одной ячейки таблицы. Все эти команды
работают в режиме редактирования данных.
Существуют поля, которые не подлежат редактированию: вычисляемые поля, поля
с типом данных Счетчик, блокированные или отключенные поля, а также поля в много-
пользовательских блокированных записях.

Глава 7. Ввод данных в таблицу и их редактирование 121


йвиоШйцШ*. 2Л.рШ|
_2l АУРРБИН [мазь 20 г в туб ГЕЩО
3 ВЕРОШПИРОНабл. 25 мг№2 ГЕДЕОН РИ. 6,57грн.
Зшш
4 ВИНПОЦЕТИН табл. 5 иг NsSC ГЕДЕОН[РИХТ ~ 27Жр7
.__
5 'ДрН^ГИН^ДитеТет'^Шщ^НМКГ "
"l6.07.01
" 7| БрРЁ'уРПЛЮО *|<апли 100 нл1 БЕРЕШ "22.0ВЖ
8 ФАЛИМИНТ ""^табя". №20 ТКРЛИНЖМ} . Д1
|'ЗЕРОКрЛа 1та6л7'№:аО [БИОМЕДЙЩ1" ЖЖш
(табл. Ода» 02,02.01
bstojMO^ iippyi&rpBCK О.Эвгрн. | J4.05.01
121СТОПТУССИН 1та6яГмЙО~" "15Л3.01

Рис. 7.6. Точка вставки помещена в поле ЕдиницаИзмерения 7-й записи, где необходимо
исправить слово ккапли, удалив введенную по ошибке лишнюю букву V

Таблица 7.2. Комбинации быстрых клавиш для перемещения внутри поля в режиме
редактирования
Комбинация клавиш Переход
На один символ вправо
На один символ влево
<Ctrl-t—»> На одно слово вправо
<Ctrl-K-> На одно слово влево
<Home> В начало поля, размещенного в одну строку
<Ctr1+Home> В начало поля, размещенного в несколько строк
<End> В конец поля, размещенного в одну строку
<Ctri+End> В конец поля, размещенного в несколько строк

Перемещение и копирование содержимого полей


При редактировании данных в полях таблиц Access можно воспользоваться знако-
мыми по другим приложениям Microsoft Office командами Вырезать, Копировать
и Вставить. Помощь этих команд иногда оказывается незаменимой, например, если
необходимо удалить довольно "объемистую" по своим размерам часть введенного тек-
ста из символьного поля или поля МЕМО-типа и поместить эти данные в другое поле
или другую запись. Кроме того, часто приходится дублировать одно и то же значение
поля для целой группы записей.
Для манипулирования фрагментами данных в полях таблицы выполните следующее.
1. Выделите часть или все поле, которое необходимо вырезать или скопировать.
2. Выберите команду Правка^Вырезать (для перемещения данных) или Правкам
Копировать (чтобы скопировать данные).
3. Поместите точку вставки в то место, куда должны быть помещены выре-
занные или скопированные данные, и выберите команду Правка^Вставить,
чтобы вставить данные.

122 Часть П. Создание базы данных


Q Команды Вырезать, Копировать и Вставить ( ) доступны с помощью соответ-
ствующих кнопок на панели инструментов, а также представлены в контекстных меню,
которые открываются, если щелкнуть правой кнопкой на выделенном поле. Кроме того,
в программе Access предусмотрены комбинации клавиш для этих операций:
•Ф- <Ctrl+X> (для вырезания выделенного фрагмента данных с копированием в бу-
фер обмена);
•Ф- <Ctrl+C> (для копирования фрагмента);
•Ф- <Ctrl+V> (для вставки фрагмента).

Технические подробности
Пользуясь буфером обмена Windows, можно также скопировать данные из таблицы
Access для последующей их вставки в рабочие листы Microsoft Excel или таблицы Mi-
crosoft Word. Чтобы выделить прямоугольный блок ячеек данных и скопировать его
в буфер обмена целиком, выполните следующее.
1. Разместите указатель мыши над левой границей левой верхней ячейки в том блоке дан-
ных, который вы хотите выделить. Указатель примет вид большого символа "плюс".
2. Удерживая левую кнопку мыши, переместите указатель в правый нижний угол вы-
деляемого блока, как показано на рис. 7.7. Когда нужный блок ячеек выделен, от-
пустите кнопку мыши.
3. Выберите команду Правка ^Копировать главного меню (или воспользуйтесь ком-
бинацией клавиш <Ctrl+C>), чтобы скопировать выделенный фрагмент данных
в буфер обмена.

Через буфер обмена можно скопировать одну или сразу группу записей и поместить их
в ту же таблицу, например, при вводе аналогичных по своему содержанию записей. В этом
случае выделенные записи копируются в буфер обмена с помощью команды Правка ч>
Копировать (<Ctrl+C>), а затем добавляются в таблицу после выбора команды Правкам
Добавить из буфера.

щоп 150 мл КРКА


мазь 20 г "в TV& ГЕДЕОН РЙХТ

OUZ01
16,07.01
22.0Ш
20.06.01
30.10,01
02.02.01
ШйШ

табл. N810 [ЗДОРОВЬЕ Ф,[ р.32грн.


№50 11ДОГОВЫ| ф| 1
:
сироп 100 мл ЗДОРОВЬЕ ф,"" '

Рис. 7.7. В таблице Товары выделен прямоугольный блок ячеек, который можно скопировать
в буфер обмена Windows и использовать затем в других приложениях

Глава 7. Ввод данных в таблицу и их редактирование 123


Удаление и восстановление записей
Жизненный цикл таблицы, безусловно, предусматривает и такие этапы, как удале-
ние записей. Выполнить эту операцию можно как применительно к одной записи, так
и сразу к нескольким. Чтобы удалить запись из таблицы, выполните следующее.
(5] 1. Выделите запись, которую хотите удалить, щелкнув на кнопке выбора записи.

Для выделения нескольких последовательно расположенных записей, не отпуская


кнопки мыши, протащите указатель по кнопкам выбора этих записей.

2. Нажмите клавишу <Delete> на клавиатуре или выберите команду системного


меню Правка^Удалить запись.

Если удаляется одна запись, то достаточно поместить указатель в любое ее поле и вы-
брать команду Правка ^Удалить запись.

Программа Access выведет сообщение, в котором предупредит вас о том, что


предпринимается попытка удалить запись (записи) и последующая отмена
этого действия будет невозможна (рис. 7.8).

Предпринимается попытка удалить следующее


:
Для удаления записей нажмите кнопку "Да". Отмена изменений будет
невозможна,
Удалить записи?
;! . •••• .

% Л; г^::.-.:.....::....-..,.
1 a
Ц ЩШЩ
;
. | Ш
, ' I r---4 t1—JI ".• =,Д:;|;1х • ';:; У-
Рис. 7.8. Программа Access предупреждает о том, что
в случае вашего утвердительного ответа восстановить
запись вы уже не сможете

Access вовсе не лукавит, выдавая вам столь, устрашающее предупреждение:


в дальнейшем запись действительно невозможно будет восстановить. Поэтому,
если вы не уверены в том, стоит ли удалять эти данные, выбирайте отказ от
изменений и еще раз все обдумайте.
3. Для удаления записи щелкните на кнопке Да.

По умолчанию в диалоговом окне (см. рис. 7.8) установлено значение Да, поэтому при
случайном нажатии клавиши <Enter> вы можете безвозвратно лишиться своих данных.

При удалении записей, первичный ключ которых автоматически формируется в поле


с типом данных Счетчик, номера таких записей будут исключены из последовательности,
генерируемой счетчиком. Например, при удалении товаров, имеющих в поле КодТовара
(таблица Товары) значения 5, 6 и 7, список товаров в дальнейшем будет включать но-
мера 1, 2, 3, 4, 8, 9 и т.д.

Резюме
Ознакомившись с материалом, изложенным в этой главе, можно, наконец, ввести
в ранее созданную, но до недавнего времени пустующую таблицу необходимые дан-
ные. При работе с таблицей удобно использовать комбинации клавиш для копирова-

124 Часть II. Создание базы данных


ния данных и ввода текущих значений даты и времени. В режиме таблицы для пере-
хода к нужной записи можно воспользоваться командой Правка^Перейти, вертикаль-
ной и горизонтальной полосами прокрутки, а также кнопками навигационной панели
окна таблицы. Кроме того, для этих целей в Access предусмотрены специальные ком-
бинации быстрых клавиш.
В этой главе были рассмотрены различные способы выделения и редактирования
данных в поле, а также копирования и перемещения данных. Особую осторожность
следует проявлять при редактировании таблиц и удалении из них записей. Все, что
было сказано в предыдущей главе о пользе резервного копирования таблиц и об
опасностях, которыми чревато поспешное внесение изменений в структуру таблицы,
применимо и к операциям редактирования данных.
Отменить последнее действие или правку можно с помощью команды Правка^
Отменить ввод, однако если запись уже удалена, ничего другого не остается, как вво-
дить все данные этой записи заново. Что касается редактирования, то способность
программы Access восстановить измененные данные напрямую зависит от
"масштабов" внесенных в таблицу корректив. Если изменения выполнялись только
в одном поле, для их отмены достаточно выбрать команду Правка^Отменить ввод. Ес-
ли изменения затронули несколько полей записи, но не были сохранены, вернуться
к исходной точке можно, выбрав команду Правка^Восстановить текущее поле/запись.
Восстановить первоначальную запись после сохраненных изменений позволяет ко-
манда Правка ^Восстановить запись, но лишь в том случае, если после редактирования
этой записи не корректировались другие записи таблицы. Некоторые типы полей, на-
пример с типом данных Счетчик, вообще не допускают редактирования.

Тесты
Проконтролируйте себя, ответив на вопросы следующих тестов. Ответы на них
указаны в приложении в конце книги.
, •
Найдите правильный ответ
Некоторые вопросы могут иметь несколько правильных ответов.
1. Для перехода в следующее поле записи можно воспользоваться:
а) клавишей <ТаЬ>;
б) клавишей <Enter>;
в) клавишей <Т>.
2. Чтобы сохранить измененные данные в текущей записи, необходимо:
а) выбрать команду Файл=>Сохранить;
б) выбрать команду Записи^Сохранить запись;
в) перейти к другой записи;
г) закрыть таблицу.
3. Комбинация быстрых клавиш <Ctrl+' (апостроф) > позволяет:
а) перейти к предыдущему полю записи;
б) вставить в поле текущую дату;
в) вставить в текущее поле значения из того же поля предыдущей записи;
г) вставить в поле текущее время.

Глава 7. Ввод данных в таблицу и их редактирование 125


4. Новая запись вводится в таблицу:
а) в любом месте таблицы (для этого необходимо просто "раздвинуть" уже
имеющиеся записи таблицы);
б) в начало таблицы (при открытии таблицы самая первая строка становится
временной новой записью);
в) в конец таблицы.
5. Данные можно ввести в таблицу:
а) в режиме таблицы;
б) в режиме конструктора;
в) с помощью форм.
6. В режиме таблицы для доступа к нужной записи можно воспользоваться:
а) полосами прокрутки окна таблицы;
б) навигационной панелью с кнопками перехода;
в) служебными кнопками окна таблицы;
г) специальными комбинациями быстрых клавиш.
7. Чтобы отредактировать содержимое поля, необходимо:
а) в первую очередь выделить все содержимое поля и удалить его;
б) поместить точку вставки в нужном месте редактируемого поля и внести тре-
буемые поправки;
в) удалить запись и ввести все данные заново.
8. Нажатие клавиши <->> в режиме редактирования позволяет переместиться:
а) в следующее поле записи;
б) на одно слово вправо;
в) на один символ вправо.
9. Следующие поля можно отредактировать:
а) тестовые и МЕМО-типа;
б) поля с типом данных Счетчик;
в) вычисляемые поля;
г) числовые и денежные поля.
10. Если запись была удалена, восстановить ее можно:
а) выбрав команду Правка^Отменить ввод;
б) выбрав команду Правка^Восстановить запись;
в) запись восстановлению не подлежит (содержимое всех полей придется вво-
дить снова).

126 Часть II. Создание базы данных


Работа с данными в базе
данных

В этой части...
Глава 8. Форматирование и контроль данных
Глава 9. Создание и использование форм
Глава 10. Ключи, связи и индексы таблиц
Глава 11. Поиск, сортировка и фильтрация данных

• • - . • • . , • .. ,
Часть Ш включает следующие четыре гаавыеЖ toralgt 8 вы узнаете о таких>Й
|щ|рс? «ак форматирование данных и контроль ввода информации, а также o
i возможности программы Access по изменению внешнего облика таблицы, кс
позволяют сделать работу с таблицами более эффективной и удобной. Глава
ликом посвящена таким объектам Access, как формы: их созданию, Hacrj
и усовершенствованию с помощью инструментальных средств! конструктора
а также применению визуальньк эффектов, превращающих 'тртандартную
,; в удобное и эффективное Средство работы с записями таблиц. В главе 10 речь
о том, как создавать, редактировать и удалять связи между таблицами, указывая
необходимости опции обеспечения целостности данных. Среди основных задач, вы-
емых базами данных, поиск нужной информации^ занимает одно из ведущих
Материал главы 11 большей частью будет посвящен поисковым операциям
х, выполнить которые можно, не прибегая к запросам (запросы —,это мате-
яал уже следующей части книги). Кроме того, в этой главе вы познакомитесь
; в программе Access инструментарием сортировки и фильтрации данных.
Глава 8

Форматирование и контроль
данных
В этой главе...

4 Форматирование данных
* Использование масок ввода и проверка значений
4 Изменение внешнего вида таблицы
4 Резюме
4 Тесты

Форматирование данных
В предыдущих главах книги ссылки на эту главу встречались очень часто. Нако-
нец, пора подробно остановиться на таких важных операциях, как форматирование
данных и контроль ввода информации. Общая цель, которая преследуется при их вы-
полнении, — обеспечить достоверность и корректность данных в таблицах, а также
представить их в максимально удобном для эффективной работы виде. Ключевая роль
в решении этой задачи принадлежит таким свойствам полей, как Формат поля, Маска
ввода и Условие на значение. Все те возможности, о которых повествуют два первых
раздела этой главы, можно определить, когда таблица открыта в режиме конструктора.
Напомним, что список свойств полей представлен в области Свойства поля в нижней
части окна конструктора (рис. 8.1) и включает две вкладки: Общие и Подстановка.

;".четчик Идентификатор товара. Уникальное числс^ авто^


: Текстовый Название конкретного товара.
ЕдинщаИзмерения Лекстовый Форма вьетуска
Производитель Имя производителя
ЦенаТрвара _ Цена товара.
НаличиеТовара Логический Признак наличия или отсутствия товара на складе. Значения:
Актуальность Логический Служебное попе. Признак актуальности записи. Значения: "ДауНет".
ДатаРегистрации Дата/время Служебное поле. Дата создания/изменения записи.

Формат поля
Маска ввода
Подпись
Значение по
моэйег соСТШть из & ;

Рис. 8.1. Область Свойства поля расположена в нижней части окна конструктора
Такой инструмент, как форматирование данных, позволяет определить способ ото-
бражения на экране вводимых данных. Изменив формат, можно представить данные
в более привлекательном, информативном и доступном виде. Форматирование, в от-
личие от методов, рассматриваемых в разделе Изменение внешнего вида таблицы, при-
меняется к индивидуальным полям, а не ко всей таблице.
Несмотря на пугающее разнообразие форматов в Access, все они имеют свою
"типовую" принадлежность (т.е. применяются строго для определенных типов дан-
ных). Форматы доступны для полей любого типа, за исключением типа Поле объек-
та OLE. В Access используется две разновидности форматов: встроенные (как наиболее
распространенные) и специальные. Последние создаются с помощью специальных
символов. Для каждого типа полей существуют свои настройки форматирования
и свои специальные символы, использование которых будет рассмотрено ниже.

Текстовые и МЕМО-поля
Форматы для текстовых и МЕМО-полей создаются с помощью четырех специаль-
ных символов (табл. 8.1).

Таблица 8.1. Символы форматирования для текстовых и МЕМО-полей


Символ Описание Примеры форматов (вводимые
данные — вид на экране)
> (больше чем) Вся текстовая информация, содержащаяся примерввода — ПРИМЕРВВОДА
в этом поле, будет выводиться на экран ПРИМЕРВВОДА — ПРИМЕРВВОДА
ПРОПИСНЫМИ буквами Примерввода — ПРИМЕРВВОДА
< (меньше чем) Содержимое поля отображается на экране примерввода — примерввода
. строчными буквами ПРИМЕРВВОДА—примерввода
Примерввода — примерввода
@ В поле необходимо ввести символ или Формат (@ @ @)@ @ @-@ @-@ @
пробел 0445554433—(044)555-44-33
& Формат по умолчанию. Необязательный примерввода — примерввода
текстовый символ ПРИМЕРВВОДА —ПРИМЕРВВОДА
Примерввода — Примерввода

Символы ">" и "<" относятся ко всему полю, а "@" и "&" — соответствуют каждому
символу поля.

Так, например, для поля НаименованиеТовара указан формат ">" (рис. 8.2), поэтому
все наименования лекарственных препаратов выводятся на экран прописными буквами.
Однако в таблице данные будут храниться в том виде, в котором были введены.
Технические подробности

Специальные форматы для текстовых и МЕМО-полей могут включать два раздела, ка-
ждый из которых описывает различные данные, вводимые в поле. Такой формат реа-
лизует принцип "2 в 1": первый раздел задает формат отображения текста, а второй —
пустых строк и пустых (Null) значений. Так, например, указав для текстового поля
формат &;"Не введено", можно обеспечить заполнение ячеек вашей таблицы подобны-
ми примечаниями, если данные не будут введены или введена пустая строка. Если же
в такое поле вводится текст, он будет отображаться без изменений.
'
Если для форматирования данных используется символ @, то заполнение тексто-
вого поля начинается с "младших разрядов", а слева данные будут дополнены недос-
тающими пробелами, пока количество символов не будет таким же, как задано

Глава 8. Форматирование и контроль данных


в формате. Другими словами, если задан текстовый формат @ @ @ @ @ @ @ , а в поле
вводится текстовое значение из меньшего числа символов (например, чай или кофе),
программа запишет в поле сначала пробелы (четыре пробела для значения чай или
три — для кофе), а затем уже сами данные.

НаличиеТооара
Актуальность....

Знамение по умолчанию
Условие на значение
Сообщение об ошибке
<5бямтельное поле
Пустые! строки
.' 1*«ексирооанноеполв 'Нет
, ;Сжатие Юникод [Нет
РвжииВС .|;г: Нет контроля
Режим предложений IME

Рис. 8.2. Для поля НаименованиеТо-


вара указан формат ">" (больше
чем), в результате чего данные этого
• поля выводятся прописными буквами

Числовые и денежные поля -

Встроенные форматы
Для форматирования числовых и денежных полей программа Access предлагает ряд
встроенных форматов. Все они включены в список опции Формат поля (рис. 8.3)
в виде пар: название формата и образец его использования. Ниже перечислены наи-
более распространенные форматы.
ш Основной. Формат, используемый по умолчанию. Введенная информация ото-
бражается без каких-либо изменений.
• Денежный. Данные отображаются в десятичном виде; если дробная часть числа
отсутствует, после запятой будут выводиться два нуля. Кроме того, в число
включается разделитель групп разрядов и символ денежной единицы, с учетом
настроек, заданных в окне Язык и региональные стандарты (Настройка регио-
нальных параметров) панели управления Microsoft Windows. Так, например,
согласно настройкам в вышеназванном окне, в качестве десятичного разделите-
ля принят символ запятой (,), разделителя групп разрядов — пробел, а денеж-
ной единицы — символ рубля (р.). Поэтому вводимое число 1234,567 будет
отображаться в таблице, как 1 234,57р.
• Евро. В отличие от формата Денежный, в качестве символа денежной единицы
здесь используется символ "евро".

130 Часть III. Работа с данными в базе данных


Идентификатор товара. Уникальное число, автмцтичкки
iТекстовьй Название конкретного товара.
|Текстовый Форма выпуска.|.првлара.тов1.
Производитель • Текстовый Имя производителя.
ЦенаТовара Денежный Цеиа товара.
НаличиеТовара Логический : Признак наличия или отсутствия...товара на складе. Значения: "
Актуальность I Логический Служебное попе. Признак актуальности мписи, Значения: "
'" «Регистрации ! ДаТа/врвня и«ния записи.

ановка I

Значение по
Условие на С разделителями разрядов 3 456,79 значении дэннорополя.
или г
Сообщение об ошибке

Рис. 8.3. Список числовых форматов, предлагаемых в окне конструктора для свойства
Формат поля

Фиксированный. Числовые данные выводятся с определенным числом знаков


после десятичной запятой. По умолчанию используются настройки, принятые
в окне Язык и региональные стандарты панели управления Microsoft Windows
(два десятичных знака). Установить другое значение для количества десятичных
знаков можно в поле Число десятичных знаков, расположенном в области Свойства
поля сразу под опцией Формат поля.
С разделителями разрядов. Отличается от формата Фиксированный наличием
разделителей групп разрядов. Используются установки, заданные в окне Язык
и региональные стандарты панели управления Microsoft Windows.
Процентный. Переводит десятичные дроби в более привычный вид для расчетов
с процентными величинами. Для этого числовое значение умножается на 100
и выводится со знаком процента (%).

Вводить данные в поля с форматом Процентный необходимо в соответствующем виде


(например, 0,15, а не 15, если речь идет о пятнадцати процентах).

• Экспоненциальный. Числа выводятся в экспоненциальной нотации, например


2,34Е+03.

Специальные форматы
Специальный формат для числового (денежного) поля может включать от одного до
четырех разделов, которые отделяются друг от друга точкой с запятой (;). Первый раздел
определяет формат положительных чисел, второй — отрицательных, третий — нулевых
значений и четвертый — пустых (Null) значений. Так, например, на рис. 8.3 для поля
ЦенаТовара указан денежный формат в виде # ##0,00"грн.";-# ##0,00"грн.", поэтому
в режиме таблицы цена товара 8 грн. 40 коп. будет отображаться как 8,40грн.
Специальное значение Null, которое может храниться в полях таблицы Access, сигнализи-
рует о том, что в поле нет вообще никаких данных (т.е. в отличие от пустой строки в случае
текстового поля или нулевого значения для числового поля, они просто не вводились).

Глава 8. Форматирование и контроль данных


Еще один пример. Расшифруем следующий специальный формат числового поля:
+0,0;(-0,0);0,0;"Не заполнено". Если его применить, положительные значения будут выво-
диться со знаком "плюс" (+), отрицательные — со знаком "минус" (—), в случае нулевого
значения в поле появится О, О, а для пустых значений (Null) будет выведено примечание
Не заполнено. Числа будут округляться до одного знака после десятичной запятой.
Специальные форматы создаются с помощью следующих символов (табл. 8.2).

Таблица 8.2. Символы, используемые в специальных форматах для числовых


и денежных полей
Символ Описание
. (точка) или Десятичный разделитель. Разделители выбираются с помощью настроек диалогового
, (запятая) окна Язык и региональные стандарты панели управления Microsoft Windows
, (запятая) Разделитель групп разрядов. Разделители выбираются с помощью настроек диалогового
или пробел окна Язык и региональные стандарты панели управления Microsoft Windows
О Прототип разряда. В соответствующей десятичной позиции выводится цифра или 0.
Независимо от числа символов 0, целая часть числа будет отображаться полностью.
Например, число 3456,78 в формате 000000,000 выглядит как 003456, 780
# Прототип разряда. В соответствующей десятичной позиции выводится значащая
цифра или ничего не выводится. Независимо от количества символов #, целая
часть числа будет отображаться полностью. Например, число 3456,78 в формате
.
######,### выглядит как 3456,78
$ В соответствующей позиции выводится текстовая константа "$" (вместо символа
доллара можно использовать знак рубля (р.) или гривны (грн.)). Например, число
3 4 5 6 , 7 8 В формате $### ###,00 выглядит как $ 3 4 5 6 , 7 8
% Процентный формат. Число умножается на 100, и к нему в конце добавляется знак
процента. Например, число 0,34567 в формате #0,00% выглядит как 34,57%
Е- или е- Экспоненциальная нотация (перед отрицательными показателями степени выводится
знак "минус" (-), а перед положительными — ничего). Этот символ используется
только вместе с другими символами. Например, в формате #,####Е-00 число
3 4 5 6 , 7 будет выглядеть какЗ,45б7ЕОЗ, а число 0,34567 —как 3,4567Е-01
Е+ или е+ Экспоненциальная нотация (перед отрицательными показателями степени выводится
знак "минус" (-), а перед положительными — знак "плюс" (+)). Этот символ
используется только вместе с другими символами. Например, число 3456,7
в формате #,####£+00 будет выглядеть как 3,4567Е+03

Поля Дата/время
Список встроенных форматов для полей типа Дата/время, который предлагается
в окне конструктора, показан на рис. 8.4. Здесь для каждого формата представлено его на-
звание и приведен пример использования. Выбрать подходящий вам формат очень про-
сто: щелкните на кнопке раскрывающегося списка, а затем — на подходящем варианте.

Q Выбирая длинные форматы — Полный формат даты или Длинный формат даты, —
удостоверьтесь в том, что ширины столбца таблицы будет достаточно для вывода этих
данных в полном объеме.
Программа Access предлагает также широкие возможности, чтобы создавать специ-
альные форматы для значений дат и времени. В табл. 8,3 представлены символы, ко-
торые используются в таких форматах.
Если в специальный формат необходимо включить запятую или другой символ раздели-
теля, вводите его в кавычках, например dddd", "dd\mmm", "уууу(срека, 12 апр, 2000).

132 Часть III. Работа с данными в базе данных


Формат поля
Маска ввода Полный формат даты ; 19.06.94 17:34:23
Подпись Длинный формат даты ! 19 июня 1994 г.
Значение по умолчанию Средний формат даты ;19-июн-1994
Условие на значение
Сообщение об ошибке Длинный формат времени ; 17:34:23
Обязательное поле Средний формат времени ;5:34
Краткий формат времени Ц7:34
индексированное поле
Режим IME Нет контроля
Режим предложений №Е Нет

Смарт-теги

Рис. 8.4. Список встроенных форматов для полей


типа Дата/время

Таблица 8.3. Символы, используемые в специальных форматах для полей Дата/время

Символ Описание
: (двоеточие) Разделитель компонентов времени. (Используются установки окна
Язык и региональные стандарты панели управления Microsoft Windows)
. (точка) или / Разделитель компонентов даты. (Используются установки окна
Язык и региональные стандарты панели управления Microsoft Windows)
с Задает встроенный Полный формат даты
d Номер дня месяца. Может включать одну или две цифры (1-31)
dd Номер дня месяца. Включает две цифры (01-31)
ddd Сокращенное название дня недели (Пн-Вс)
dddd Полное название дня недели (понедельник-воскресенье)
ddddd Встроенный Краткий формат даты
dddddd Встроенный Длинный формат даты
w Порядковый номер дня недели (1-7)
ww Порядковый номер недели в году (1-53)
m Порядковый номер месяца. Может состоять из одной или двух цифр (1-12)
mm Порядковый номер месяца, состоящий из двух цифр (01-12)
mmm Первые три буквы названия месяца (янв-дек)
mmmm Полное название месяца (Январь-Декабрь)
q Порядковый номер квартала в году (1-4)
у Порядковый номер дня в году (1 -366)
уу Последние две цифры номера года (01-99)
'

уууу Полный номер года (0100-9999)


h Число часов (без вывода нулей в начале). Может состоять из одной или двух цифр (0-23)
hh Число часов. Состоит из двух цифр (00-23)
п Число минут (без вывода нулей в начале). Может состоять из одной или двух цифр (0-59)
пп Число минут. Состоит из двух цифр (00-59)
s Число секунд (без вывода нулей в начале). Может состоять из одной или двух цифр (0-59)
ss Число секунд. Состоит из двух цифр (00-59)
АМ/РМ 12-часовой формат времени с обозначением времени до полудня прописными
буквами AM, а после полудня — РМ

Глава 8. Форматирование и контроль данных 133


Окончание табл. 8.3

Символ Описание
am/pm 12-часовой формат времени с добавлением строчных букв am или рт
А/Р 12-часовой формат времени с добавлением прописных букв А или Р
а/р 12-часовой формат времени с добавлением строчных букв а или р

Поля логического типа


Самый скромный выбор встроенных форматов у полей логического типа — их
всего три: Истина/Ложь, Да/Нет, Вкл/Выкл (рис. 8.5). По умолчанию используется фор-
мат с парой значений Да/Нет.

Рис. 8.5. Список форматов для полей логического


типа ограничен тремя опциями

Для логического Да программа Access сохраняет значение -1, а для Нет — значение 0.
Поэтому, если не использовать средства форматирования, вводить в таблицу придется
именно эти значения.
Специальный логический формат включает три раздела, однако первый элемент пред-
ставлен только символом точки с запятой (;), второй задает строковое значение, заменяю-
щее Да, Истина или Вкл, а третий — строковое значение, заменяющее Нет, Ложь или
Выкл. Например, формат ;"Имеется"[Синий];"ОТСУТСТВУЕТ"[Красный] позволит для поля
НаличиеТовара выводить синим цветом текст Имеется, если товар есть в наличии, и крас-
ным цветом — текст ОТСУТСТВУЕТ, если в настоящее время заказать этот товар нельзя.
Поскольку в Microsoft Access элементами управления, используемыми по умолчанию для
логических полей, являются фпажки, следует отключить их, если вы хотите воспользоваться
встроенными и специальными форматами. Эти форматы применимы только к данным, ко-
торые отображаются в элементе управления Лоле. Проверьте, чтобы значение опции Тип
элемента управления на вкладке Подстановка было установлено как Поле (рис. 8.6).
Рассмотрев специальные форматы для отдельных типов данных, перечислим сим-
волы, которые используются в форматах любого типа данных (табл. 8.4).

Таблица 8.4. Символы, общие для специальных форматов любого типа данных
Символ Описание
(Пробел) Выводит пробел, как текстовую константу
"ABC" . Все символы, заключенные в кавычки, считаются текстовыми константами
! Выравнивание по левому фаю

134 Часть III. Работа с данными в базе данных


Окончание табл. 8.4
Символ Описание
Выравнивает текст по правому краю, заполняя его символами, указанными после
звездочки (*)
\ Выводит следующий символ как текстовую константу (можно использовать для этих
же целей кавычки)
[цвет] Отформатированные данные отображаются с использованием цвета, который указан
в скобках: Черный, Синий, Зеленый, Бирюзовый, Красный, Лиловый, Желтый, Белый

Рис. 8.6. Чтобы исключить появле-


ние флажков в логическом поле,
значение опции Тип элемента управ-
ления на вкладке Подстановка долж-
но быть установлено как Поле

Использование масок ввода и проверка значений


Чему отдать предпочтение?
Если форматирование помогает варьировать представление данных в полях табли-
цы, то такие свойства, как Маска ввода и Условие на значение предусмотрены, чтобы
не допустить попадание в таблицу некорректных данных.
Маска позволяет при вводе информации показывать в поле готовый шаблон, в ко-
торый заносятся данные. Благодаря маскам обеспечивается соответствие введенных
данных определенному формату и заданному типу значений. Как правило, маски вво-
да используются в текстовых, числовых, денежных полях и полях типа Дата/время.
Чаще всего — для форматирования телефонных номеров, почтовых индексов или ко-
довых комбинаций. Если, например, тип поля задан как текстовый, но в него должны
вводиться только цифры (например, телефонные номера), можно оговорить это усло-
вие с помощью маски. Кроме того, работать с масками очень удобно: при наличии
в поле специального шаблона пользователю не нужно при вводе данных заботиться
о соблюдении всех "формальностей", например, указания в нужных позициях пробе-
лов, правильных разделителей, дополнительных символов и т.д.
Часто, особенно у начинающих пользователей, возникает вопрос, чему отдать
предпочтение: форматированию или маске ввода? Необходимо уяснить принципиаль-
ное отличие этих опций: свойство Формат поля применяется уже после того, как дан-
ные введены и сохранены в поле, а свойство Маска ввода действует еще до размеще-
ния информации в таблице, регламентируя ввод данных в конкретное поле.

Глава 8. Форматирование и контроль данных 135


Свойство Формат поля не влияет на значения, хранимые в таблице. Поэтому, если
вы хотите отображать данные в том же виде, в каком они были введены, применять
форматирование поля не следует. Свойство Маска ввода может использоваться в до-
полнение к формату или вместо него.
Если для поля определены как формат отображения, так и маска ввода, то при добавлении
и редактировании данных программа Access предложит в поле маску ввода, а при выводе
данных приоритет будет иметь свойство Формат поля (маска ввода при этом игнорируется).

Указывая и формат, и маску ввода для одного и того же поля, убедитесь в том, что они
не противоречат друг другу.

Маска ввода может содержать до трех разделов, разделенных точкой с запятой (;).
• 1-й раздел — непосредственно сама маска ввода (например, "Номер заказа:"0000).
Символы, которые могут быть использованы в маске ввода, указаны в табл. 8.5.
• 2-й раздел — здесь указывается, будет ли программа Access сохранять при вводе
промежуточные символы в таблице. Значение 0 указывает, что текстовые кон-
станты (например, дефисы и скобки в маске ввода телефонных номеров), кото-
рые добавляются к символам, вводимым пользователем, сохраняются вместе
с данными; значение 1 или пустое значение этого разряда указывает, что со-
храняются только сами данные.
• 3-й раздел — определяет символ, используемый для отображения пустых пози-
ций в маске ввода, куда должны помещаться данные, вводимые пользователем.
По умолчанию используется символ подчеркивания (__).
Маски ввода можно создать двумя способами: с помощью мастера и собствен-
ными силами.

Таблица 8.5. Символы, используемые для создания масок ввода


Символ Описание
О Цифра (0-9); обязательный символ; знаки "плюс" (+) и "минус" (-) не разрешены
9 Цифра или пробел; необязательный символ; знаки "плюс" (+) и "минус" (-) не разрешены
# Цифра или пробел; необязательный символ; незаполненные позиции отображаются
как пробелы при редактировании, но при сохранении данных удаляются; знаки
"плюс" (+) и "минус" (-) разрешены
L Буква (А-Я или A-Z); обязательный символ
? Буква (А-Я или A-Z); необязательный символ
А Буква или цифра; обязательный символ
а Буква или цифра; необязательный символ
& Любой символ или пробел; обязательный символ
С Любой символ или пробел; необязательный символ
.,:;-/ Десятичный разделитель; разделители групп разрядов, времени и даты. (Используются
установки окна Язык и региональные стандарты панели управления Microsoft Windows)
> (больше чем) Все символы, содержащиеся в этом поле, выводятся на экран прописными буквами
< (меньше чем) Содержимое поля отображается в виде строчных букв
! Заполнение маски ввода справа налево (по умолчанию — слева направо). Этот
символ помещается в произвольную позицию в маске ввода
\ Выводит следующий символ как текстовую константу (можно использовать для
этих же целей кавычки)
Пароль Все символы, вводимые в это поле, будут сохраняться, но отображаться на
экране в виде звездочек (*)

136 Часть III. Работа с данными в базе данных


Создание маски ввода с помощью мастера
Сфера компетенции мастера создания масок ввода ограничена текстовыми по-
лями и полями типа Дата/время. Чтобы воспользоваться услугами мастера, выпол-
ните следующее.
Щ 1. В режиме конструктора щелкните (в столбце Имя поля) на том поле таблицы,
для которого будет создаваться маска ввода.
2. В области Свойства поля щелкните в поле ввода опции Маска ввода. Справа
от этой строки появится маленькая кнопка с троеточием (кнопка Построить).
ЛИ 3. Щелкните на кнопке Построить.
На экране появится диалоговое окно Создание масок ввода (рис. 8.7), где мас-
тер предлагает список возможных масок для поля с учетом его типа.
'
.]
Которая и» пасок ввода обеспечивает нужный вид д

работу выбранной маски можно в поле ЧТроба ,

списка масок ввода нажмите кнопку "Список

Длинный формат времени 0:00:00


Краткий формат даты 27.09.69
Краткий формат времени 00:00
дний формат времени i 12:00

Рис. 8.7. Окно мастера создания масок ввода,


где предлагается список готовых масок

4. Из списка доступных масок ввода выберите наиболее подходящую и щелкни-


те на ее имени. При желании проверьте, как она работает, введя пробные
данные в поле Проба. Если результат вас устраивает, щелкните на кнопке Далее.
5. Появится следующее окно мастера, где вы можете при необходимости отредак-
тировать маску и выбрать из раскрывающегося списка Заполнитель тот символ,
который будет использован в позициях шаблона. В этом окне также предусмот-
рено поле Проба. Когда все коррективы внесены, щелкните на кнопке Далее.
6. В заключительном окне мастера щелкните на кнопке Готово, чтобы создать
маску. Через мгновение она появится в окне конструктора (рис. 8.8).
Ц 7. Сохраните изменения, внесенные в структуру таблицы, выбрав команду
Файл^Сохранить или -*+-Ьщелкнув на кнопке Сохранить.

Создание маски вручную


Если вы решились реализовать свои идеи на практике самостоятельно, порядок
действий при создании маски ввода несложен. Первый шаг — продумайте, какой
должна быть ваша маска и какие функции она будет выполнять. Второй шаг — учи-
тывая приведенную выше информацию о структуре маски и используемых специаль-
ных символах, введите подходящий вам вариант маски в поле Маска ввода. Так, на-

Глава 8. Форматирование и контроль данных


пример, для поля Телефон таблицы Покупатели может быть создана следующая маска:
!\(999") "000\-0000;;_, как показано на рис. 8.9. Тогда при вводе данных в поле появит-
ся следующий шаблон-"подсказка": ( ) - . Ввод цифр, заключенных в скобки
(код города), необязателен, а вот следующие 7 цифр (непосредственно телефонный
номер) должны быть указаны. В качестве заполнителя в тех позициях, где вводятся
цифры, использован символ подчеркивания. Наличие символа (!) необходимо для
того, чтобы программа Access заполняла маску с правого края, иначе при пропуске
кода и вводе семизначного телефонного номера (например, 444-4646) в поле высве-
тится значение (444) 464-6.

КодГОжупателя Счетчик Уникальное число, автоматически присваиваемое


РегистрационноеИмя Текстовый Имя пользователя, под которым он зарегистрирован в Interne^amace
Текстовый Пароль для входа в систему^
ИияПокулателя Текстовый ФИО пользователя или название организации-заказчика.
Текстовый...
Телефон'"'! Текстовый Телефон покупателя. .................
Зетшй. Адрес электронной почты покупателя
Актуальность Логический Cliyie&toe поле. Притзг; аг.туапьности записи. Значения: .."Да.ТНет"
aPw-истрации Служебное поле. Дата регистрации или изменения данных о покупателе в системе

Подпись лu
по умолчанию,:
Условие не значение • . . ' • _
Сообщение об ошибке
Обязательное поле а для ввода люоых данных в попе
Индексированное поле

Режим предложений IME : Нет


Снарт-теги ^'

Рис. 8.8. Для поля ДатаРегистрации таблицы Покупатели мастер создал маску ввода

•;"с€шие':,;;:} падет;
РазмерПйяя; • ': • : .
Формат'ПрЛЯ ; . . . :;';.'•'•
Маска ввода
Подпись
Значение прумоячанию
Условие на значение
Сообщение об ошибке
Обязательное поле
Пустые строки

Рис. 8.9. Маска ввода для поля Телефон таб-


лицы Покупатели

Если маска создается для поля таблицы, в котором уже хранятся данные, никаких
сообщений об их несоответствии маске программа Access выдавать не будет. Чтобы
все-таки проверить корректность уже введенных данных, потребуется щелкнуть на
содержимом поля каждой из записей таблицы. В том случае если есть какие-то не-
точности, на экране появится соответствующее предупреждение (сходное с тем, ко-
торое показано на рис. 8.10).

738 Часть III. Работа с данными в базе данных


Введенное знамение не совтветегеуетмаске ввод И0;;^',>::
заданной для данного поля.

Рис. 8.10. Введенные данные не соответствуют маске ввода

Проверка значений, вводимых в поле


Самый надежный способ обезопасить таблицу от ввода ошибочных или ложных
данных — обеспечить их проверку на соответствие определенным требованиям непо-
средственно при вводе. Некоторую часть работы по проверке допустимости значений
данных программа Access выполняет автоматически. Подобную заботу она проявляет
о числовых, денежных, логических полях и полях типа Дата/время. Так, например,
для числового поля будет выдано сообщение об ошибке, если вы попытаетесь ввести
туда буквы, другие неподходящие символы или несколько символов-разделителей
подряд. Кроме того, все вводимые числа проверяются на соответствие определенному
для данного поля подтипу (Целое, Длинное целое и т.д). В поля типа Дата/время вам
не удастся поместить буквенные символы или значение типа 25:00:65.
Однако ограничиваться только этими проверками не стоит, и для обеспечения це-
лостности данных следует предусмотреть хотя бы простейшие операции контроля.
Эффективнее всего использовать их для числовых, денежных полей и данных типа
Дата/время. Характер проверки задается в поле Условие на значение области Свойства
поля, и если требования условия на значение не соблюдаются, выдается сообщение об
ошибке. Текст такого сообщения можно определить в поле Сообщение об ошибке.
Условие на значение вводится в виде выражения (команды для вычисления значе-
ний). Приведем сейчас лишь основные сведения о выражениях, а подробнее они бу-
дут рассматриваться в части IV, когда речь пойдет о запросах. В выражениях исполь-
зуются обычные символы арифметических действий: + (сложение), - (вычитание),
* (умножение), / (деление). Такие символы называются операторами. В любом выра-
жении присутствует, как минимум, один оператор. Значения, над которыми произво-
дятся действия, называются операндами.
Кроме математических, для сравнения числовых величин используются операторы
сравнения: > (больше чем), < (меньше чем), а также = (равно), о (не равно),
<= (меньше или равно) и >= (больше или равно). Для операций с логическими вели-
чинами предусмотрены логические операторы, например And, Or, Not. Логические опе-
раторы позволяют также соединять атомарные условия, например, для числового поля
могут быть заданы такие условия, как: >0 (должно быть больше нуля), <>0 (не равно
нулю) или >=10 And<=100 (в диапазоне от 10 до 100 включительно). Для текстовых
значений существуют оператор конкатенации &, с помощью которого можно объеди-
нить несколько строк символов в одну строку, и оператор Like, который проверяет со-
ответствие строкового объекта заданному шаблону.

D Внимательно проверяйте условия, чтобы они были выполнимыми (пример невыпол-


нимого условия: <=10 And >=100).

В выражениях также могут использоваться различные функции, например, математи-


ческие, статистические или получения даты и времени (функция Date()). До и после дат
в выражениях ставятся символы #. Вот примеры таких выражений: >=Date() (не ранее
сегодняшней даты), >=#01.01.95# And <=Date() (между 1 января 1995 года и сегодняшней
датой включительно). Последнее выражение можно записать и в несколько иной форме:
Between #01.01.95# And DateQ, воспользовавшись другим оператором, Between...And.

Глава 8. Форматирование и контроль данных 139


т Технические подробности
Программа Access позволяет задавать проверку значений как на уровне поля, так и на
уровне всей таблицы — тогда определенным условиям должны соответствовать значения
из разных полей одной записи.
Условие на значение введенных в поле данных срабатывает при выходе пользователя
из поля. К таким условиям могут быть отнесены все те примеры, которые были указа-
ны выше в данном разделе.
Условие на уровне таблицы применяется при сохранении всей записи. Например,
в качестве условия на значение для таблицы Заказы можно указать выражение:
ЩатаРегистрации]>=ЩатаЗаказа]. Это гарантирует, что дата, введенная в поле Дата-
Регистрации, будет такой же, как значение поля ДатаЗаказа этой записи или будет
больше (запись о заказе не может быть зарегистрирована до его оформления). Условие
на значение записи указывается в диалоговом окне Свойства таблицы, вызвать кото-
рое можно в режиме конструктора, щелкнув правой кнопкой на заголовке окна табли-
цы и выбрав из открывшегося контекстного меню команду Свойства (рис. 8.11).

Сводная таблица
ДатаЗаказа
М' КодПокупателя Сводная диаграмма
ИняПрлучателя
АдресПолучателя
ТелефонПолучателя Режим по уполчаниго Режим таолицы
ЭлАдресЛолучателя Условие на значение ...... [ДатаРегистраи
СостояниеЗаказа Сообщение об ошибке
Актуальность Фильтр
ДатаРегистрации
Порядок сортировки . , . . ,
Ипя полтаблицы
Подчиненные поля
Подстановке Основные поля.
, . : Размер поля Д Высота подтаблицы....... Осм
Новые значения П Развернутая подтаблица... Нет
Ориентация Слева напра
Код заказа ^ ^
Да (Совпадения не допускаются;
имя .поля может состоять из "И знаков с учетом
пробелов. Для справки по именам полей нажмите
клавишу Fi. . :

Рис. 8.11. Правило проверки, действующее на уровне таблицы, задается в диалоговом окне
Свойства таблицы

Проверка значений на уровне поля


Чтобы обеспечить проверку вводимых значений на уровне поля, выполните
следующее.
Щ 1. В режиме конструктора щелкните в столбце Имя поля на том поле таблицы,
для которого будет задано условие на значение. Например, определим усло-
вие для поля ЦенаТовара таблицы Товары.
2. В области Свойства поля щелкните в поле ввода свойства Условие на значе-
ние и введите условие на значение или щелкните на кнопке Построить ( Ш ),
чтобы обратиться за помощью к построителю выражений. Подробнее о нем
будет сказано в главе 13, Сложные запросы на выборку.
Например, чтобы по ошибке не ввести отрицательное значение для цены то-
вара, следует наложить на поле ЦенаТовара условие >=0.

740 Часть III. Работа с данными в базе данных


3. В области ввода свойства Сообщение об ошибке укажите сообщение, которое
будет появляться на экране, если данные не соответствуют заданному усло-
вию, например Введите положительное число, как показано на рис. 8.12.
Общие
Формат поля **#0,00"грн,";-***0,00"грн."
Число десятичных ликов Авто
Маска ввода
Подпись
Значение по умолчанию
Условие на значение
Сообщение об ошибке

Рис. 8.12. Согласно условию, заданному для поля


ЦенаТовара, значение этого поля не может быть от-
рицательным. В случае ошибки будет выдано сооб-
щение Введите положительное число

4. Сохраните изменения, внесенные в структуру таблицы, выбрав команду


Файл^Сохранить или щелкнув на кнопке Сохранить.

Если условие на значение задается для поля, где уже введены данные, то при сохране-
нии таблицы программа Access поинтересуется, следует ли применять новое условие
для существующих данных. После щелчка на кнопке Да выполняется проверка данных,
и при обнаружении каких-либо несоответствий отображается окно предупреждения.
Рассмотрим еще один полезный пример, необходимый при работе с базой данных
Интернет-аптека. В таблице Заказы для числового поля СостояниеЗаказов в качест-
ве кода текущего состояния заказа определены только три допустимых значения: 1 —
оформляется, 2 — обрабатывается и 3 — выполнен. Каким образом можно сформули-
ровать условие проверки вводимых в это поле данных? Как уже отмечалось, програм-
ма Access автоматически следит за тем, чтобы в поле вводились только числа. А вот
ограничить набор допустимых значений только тремя элементами — 1, 2 или 3 —
можно с помощью следующего условия: 1 Or 2 Or 3. На практике вместо подобного
нагромождения операторов Or при условии выбора возможных значений из фиксиро-
ванного набора используется другой оператор, In. В этом случае в поле Условие на
значение указывается следующее выражение: In (1 ;2;3).

Создание простого списка подстановки


Проверку условия на значение для поля СостояниеЗаказа таблицы Заказы, которая
рассматривалась выше, можно выполнить более простым способом, создав список под-
становки. Последовательность действий будет следующей.
(И 1. В режиме конструктора щелкните (в столбце Имя поля) на поле СостояниеЗаказа
таблицы Заказы, а затем — на вкладке Подстановка в области Свойства поля.
2. Щелкните на поле Тип-элемента управления, а затем выберите из раскрывающе-
гося списка пункт Поле со списком или Список (в примере для таблицы Заказы
использовался пункт Поле со списком).
Теперь на вкладке Подстановка появился набор новых опций, которые необ-
ходимо определить.
3. Щелкните на поле Тип источника строк и выберите из раскрывающегося спи-
ска пункт Список значений.

Глава 8. Форматирование и контроль данных 141


4. Оставьте неизменным принятое для свойства Присоединенный столбец значе-
ние 1, а для свойства Число столбцов укажите значение 2, поскольку будущий
список подстановки должен включать два столбца: числовой код и его описание.
5. Для свойства Ширина столбцов введите значение 0, 8см;4см, а для свойства
Ширина списка — значение 4, 8см. Так как число опций списка равно 3, ука-
жите значение 3 для свойства Число строк списка (по умолчанию — 8).
6. Для свойства Ограничиться списком укажите значение Да, тем самым ограни-
чив число возможных значений для этого поля только теми, которые будут
перечислены в списке подстановки.
7. Теперь введите элементы будущего списка в поле Источник строк в следующем
виде: 1;Оформляется;2;Обрабатывается;3;Выполнен.
Элементы ввода разделены символами точки с запятой. На этом этапе значения
свойств списка подстановки будут выглядеть так, как показано на рис. 8.13.

КодЗаказв Сче.тчик Идентификатор заказа. Уникальное число, автоматически„присваиваемое


ДатаЗаказа Дата/время Дата размещения заказа.
КодПокупателя Числовой ; Идентификатор записи зарегистрированного покупателя в таблице Покупатели.
ИмяПолучателя Текстовый [Контактное лицо, с которым должен сгязаться менеджер при выполнении заказа
АдресПолучателя Текстовый ^Адрвс получателя (может не совпадать с адресои покупателя).
ТвлефомПолучатепн Текстовый Телефон получателя.
ЭлАдркПолучзтеля Текстовый [Адрес электронной почты получателя.
;Крд текущего состояния заказа: 1 — оформляем 2 — обрабатывается,, 3— .выполнен.^
^Служебное поле. Признак актуальности записи. Значения: "Да"/"Нет".
Служебное поле. Дата создания/изменения записи. '~

•. . •
Общие
Типзлеиента
Тип источнике строк f Список значений
Источник строк •1;Оформляется;2;Обрдбатыввется;3;Выпопнем

г: Заглавия
Ввод текста только при условии, что он
Ширина столбцов
со значениями из списка

РИС. 8.13. Для поля СостояниеЗаказа создается список подстановки. Все значения для
опций списка вводятся во вкладке Подстановка области Свойства поля
Ц 8. Сохраните изменения, внесенные в структуру таблицы, выбрав команду
Файл^Сохранить или щелкнув на кнопке Сохранить.
Теперь, если перейти в режим таблицы и переместиться в поле СостояниеЗаказа,
можно открыть список подстановки (рис. 8.14).

Рис. 8.14. Список подстановки для поля СостояниеЗаказа включает перечень допустимых
значений и их описаний

142 Часть III. Работа с данными в базе данных


Списки подстановки — отличный метод упростить ввод в поле кодов или значений
из заданного набора. Если будут введены некорректные данные (например, с клавиа-
туры), появится сообщение об ошибке, аналогичное показанному на рис. 8.15.

3 текст не соответствует ни одному иэ элементов списка.

;
з элемент из списка или введите текст,, соответствующий одному из ;
э т и х элементов. • ' • ' . , ' ' •

Рис. 8.15. Список подстановки выполняет функции кон-


троля данных, предупреждая о попытке ввода недопусти-
мых данных

Другие опции области Свойства поля


Ознакомившись подробно с такими свойствами поля, как Размер поля, Формат поля,
Масжа ввода, Значение по умолчанию и Сообщение об ошибке, следует назвать и несколько
других, которые активно используются при настройке структуры таблиц базы данных.
• Свойство Подпись. Строковое выражение длиной до 2048 символов. Определяет
тот текст, который будет выводиться в заголовке столбца в режиме таблицы. По
умолчанию в качестве заголовка выводится имя поля. Как правило, подпись
для поля — это более информативное название данного тюля, допускающее ис-
пользование пробелов.
Так, например, в таблице Товары базы данных Интернет-аптека можно оп-
ределить для поля ЕдиницаИзмерения другое, более естественное название —
Лекарственная форма.
• Свойство Значение по умолчанию. Эта возможность позволяет упростить и ус-
корить ввод одинаковых значений в поле, а в случае необходимости вносить
исправления уже в готовое значение, которое автоматически будет появляться
в этом поле, перед вводом данных. Таким значением может быть выражение,
число или текст, которое соответствует типу данных поля. Для числовых и де-
нежных данных по умолчанию устанавливается значение, равное 0.

Установка свойства Значение по умолчанию никак не влияет на уже существующие


в таблице данные.

• Свойство Обязательное значение. Определяет, требуется ли обязательно вводить


данные в это поле. Если для свойства установлено значение Да, при вводе или ре-
дактировании записей в таблице программа Access не "отпустит" вас, пока в этом
поле не появятся данные. Пустые (Null) значения в этом поле не допускаются.

Изменение внешнего вида таблицы


Пользователи Access по-разному относятся к тому, о чем пойдет речь в данном
разделе. Одни воспринимают доработку внешнего вида таблиц Access как разумный
компромисс между унылого вида стандартными таблицами, куда необходимо вводить
данные, и продвинутыми формами и отчетами, на разработку которых может потре-
боваться немало времени. Другие относят подобные манипуляции к разряду
"навешивания бантиков". Как правило, вводить данные в таблицу удобнее с помощью
форм, а распечатывать содержимое таблиц — с помощью отчетов. Однако таблицу,

Глава 8. Форматирование и контроль данных 143


приведенную к более удобному для восприятия виду, можно быстро распечатать,
а некоторые усовершенствования в плане оформления, — например, увеличение вы-
соты строки, — оказываются незаменимыми при вводе данных определенного типа.
Сделать с макетом таблицы можно многое, например временно скрыть некоторые
столбцы или закрепить один из столбцов, а остальные прокручивать. Access позволяет
также заменить шрифт, удалить сетку в таблице или изменить цвет фона. Одна из
операций по оформлению таблицы уже рассматривалась в главе 6 (подраздел Переме-
щение полей, режим таблицы). Можно воспользоваться каким-либо одним приемом,
рассматриваемым в этом разделе, а можно — сразу несколькими. Важно отметить, что
все операции такого типа выполняются в режиме таблицы и не отражаются как на
структуре таблицы (в отличие от изменений, вносимых в режиме конструктора), так
и на самих данных. Так, например, таблицы, показанные на рис. 8.16 и рис. 8.17,
идентичны, однако во втором случае, используя средства программы Access, удалось
сделать отображение данных более наглядным и информативным.

Актуальность
. . , .
. . .. - .

|ПИКОВИТ }сироп150ыл ;КРКА 8,40грн. . & 24.01.01


2! АУРОБИН ; мазь 20 г в туб! ГЕДЕОН РИХТ' 8,83грн. Ж Да; 12ЖЬ1
"з"! ВЁРОШПИРОНабл. 25 мг№2 ГЕДЕОН РИХт
4!ВИНПОЦЕТИН табл. 5 мг №ЙС ГЕДЕОН Р_ИХГ:
Б 57грн.
19,39грн.
Да!
Да;
flai
Да;
14.04Л1
I
5'дбнАЛГИН 'капеГ 250 мг№ ГЕДЕОН РЙХТ
Т
гГбТгрн.' Ш Да!
§НИМОГО_П !|рмг№10р :БАЙЕР 23?,00грн. Да: Нет: 16.07.01
7 БЕРЕШ-ПЛЮС капли 100 мл ГБЕРЕШ 44,С§грн. да; д% 22.Й01
8* ФАЛЙМЙНТ |табл"." №20 ~ (БЕРЯЙН-ХЕм 5,19грн. Да: Да; 20.06.01
9!ЗЕРОКОЛД !та6л. №200 ;БИрМЕДИКЕЙ 53.00грн. Да! 30.10.01
10: ДИМЕДРОЛ ГтаблГода 1*1С'БЙОС™МУЛЯ б,23грнГ Да "свЖбТ
11-АСКОРУТИН 'табл. №10 |БОРЩАГОВСК 0.38грн. Да " 14.05.01
"
12 СТОПТУССЙН табл. №20 ГАЛЕНА •И
~"

Рис. 8.16. Исходный вид таблицы Товары

Код ^Наименование j Aeictpci а | Наличие]Д№.


ППИКОБИТ ЛсиропШмл ТКРКА:*»-'
2 АУРОБИН мазь 20 г в туб. ЛИ ^ГЕДЕОН
JJPHXTEP;
3 ВЕРОШПИРОН табл. 25 мг №20 1ГЕДЁОН
^РИХТЕР
4 ВИНПОЦЕТИН табл. 5 мг №50 [ГЕДЕОН
•[РШПСЕР:.
5 ДОНАЛГИН капе. 250 мг №30 ТГЕДЁОН
|рих*йЕр;
:
6 НИМОТОП :|ВАЙЁР; •"

Рис. 8.17. Таблица Товары заметно преобразилась

Все изменения, вносимые в макет таблицы в режиме таблицы, программа Access не


сохраняет автоматически. Поэтому, чтобы при последующих открытиях таблица вы-
глядела точно так же, как после текущих настроек, необходимо выбрать команду
Файл^Сохранить или щелкнуть на кнопке Сохранить панели инструментов. И, наобо-
рот, отменить изменения внешнего вида таблицы можно, если закрыть таблицу
и щелкнуть на кнопке Нет.

744 Часть III. Работа с данными в базе данных


Отображение и сокрытие столбцов
В режиме таблицы на экране по умолчанию отображаются все поля таблицы. Од-
нако при вводе данных или просмотре сведений из таблицы может оказаться, что для
работы вам необходима лишь часть полей, а некоторые поля можно пропустить.
Программа Access позволяет выбрать для отображения на экране (и, соответственно,
для печати) те поля, которые вам действительно необходимы. Структура таблицы при
этом не изменяется, т.е. все поля вместе с их свойствами по-прежнему присутствуют
в таблице. Чтобы скрыть определенное поле, выполните следующие действия.
[3] 1. В режиме таблицы выделите в таблице поле, которое необходимо скрыть. Для
этого достаточно щелкнуть на заголовке столбца.

У Чтобы выделить несколько последовательно расположенных столбцов, щелкните на


заголовке первого поля и, не отпуская кнопки мыши, протащите указатель по сосед-
ним столбцам, увеличивая область выделения.
2. Выберите команду главного меню ФорматОСкрыть столбць или щелкните
правой кнопкой на выделенном столбце и выберите команду Скрыть столбцы
из контекстного меню, как показано на рис. 8.18. Теперь выделенный столбец
невидим на экране.

- Лекарственна
-%\ Сортировка по возрастанию
1 ПИ КОВИТ сироп150 мл
:
гАУРОБИН : мазь 20 г в туб |
|: Сортировка по убыванию

ВЕрЬшПИРбР табл. 25 мг №£ Копировать 14.04 01


4;ВИНПОЦЕТИН; табл. 5 мг №5С 27.04.01
Вставить
5'ДОНАПГИН I капе. 250 мг № ОБ. 12.01
б^НИМОТОП ; 30мг №100 ~l- Ширина столбца... 16Л7.01
7; БЕРЕШ-ЛЛЮС капли 100 мл 22.08,01
&ФАЛИМИНТ ; табл. №20 щ| Закрепить столбцы 20.06.01
Э'ЗЕРОКрЛД : 30.10Л1
| Освободить все столбцы
ШДИМЕДРОЛ : табл. 0,05 №1С 02.02.01
11'АСКОРУГИН ! табл. №10 Найти... 14.05.01
СТОПТУССИН табл. №20 Добавить столбец

мл_ Столбец подстановок...

бкОЛДФЛЮ та6л7№200 Удалить столбец


1 Т КСИКОРТ мазь! О г Переименовать столбец

Рис. 8.18. Выделив столбец, можно скрыть его с помощью команды Скрыть столбцы

Другой способ скрыть (или, наоборот, снова вывести на экран) определенные


поля — воспользоваться диалоговым окном Отображение столбцов. В этом окне
представлен перечень всех полей текущей таблицы. Для его вызова выберите ко-
манду Формат^Отобразить столбцы и в открывшемся окне Отображение столбцов
(рис. 8.19) снимите флажки для тех полей, которые должны быть скрыты, и устано-
вите флажки для полей, которые вы хотели бы видеть на экране. Чтобы применить
изменения, щелкните на кнопке Закрыть.
Технические подробности
Есть еще один простой способ сделать столбец таблицы невидимым: в режиме таблицы
перетащите правую границу этого поля к предыдущему столбцу. Таким образом вы ус-
танавливаете значение 0 для свойства Ширина столбца, и столбец исчезает с экрана.

Глава 8. Форматирование и контроль данных 145


Рис. 8.19. Диалоговое окно Отображение
столбцов позволяет управлять отобра-
жением/сокрытием столбцов. Флажками
отмечены отображаемые в данный мо-
мент столбцы

Закрепление и освобождение столбцов


Одна из полезных возможностей, которую предлагает программа Access для работы
с таблицами, — это так называемое закрепление столбцов. При вводе данных в режиме
таблицы часто приходится прокручивать таблицу на экране далеко вправо, чтобы по-
лучить доступ к полям, которые в макете отображения таблицы указаны последними.
Неудобство такой схемы состоит в том, что первые поля таблицы оказываются за преде-
лами экрана, и важная информация, идентифицирующая запись, например название
организации или ФИО клиента, для которых вводятся или просматриваются данные,
Исчезает из поля зрения. Можно решить эту проблему, зафиксировав требуемые поля
слева на экране так, чтобы они отображались независимо от использования прокрутки.
Чтобы всегда иметь перед глазами нужные столбцы таблицы, закрепите их, выпол-
нив следующее.
1. Выделите столбец (или столбцы), который хотите закрепить, щелкнув на его
заголовке.
Щ 2. Выберите команду главного меню Формат=>3акрепить столбцы или, щелкнув
правой кнопкой на выделенном столбце, выберите из появившегося контек-
стного меню команду Закрепить столбцы.
Теперь закрепленный столбец переместился в позицию первого поля таблицы
и при просмотре полей с помощью горизонтальной полосы прокрутки будет
неизменно оставаться в левой части экрана. Закрепленные столбцы отделены
от остальных столбцов таблицы вертикальной черной чертой.

Чтобы отменить закрепление столбцов и вернуть прокрутку к исходному режиму


функционирования, выберите команду Формат^Освободить все столбцы.

Выбор используемых шрифтов


Все таблицы Access создаются и отображаются в едином — другими словами, стан-
дартном — стиле. Однако, если вы посчитаете, что необходимо изменить атрибуты
шрифта, используемого по умолчанию, сделав, например, таблицу более "вместительной"

146 Часть III. Работа с данными в базе данных


(за счет уменьшения размера шрифта) или визуально более читабельной (выбрав раз-
мер шрифта побольше), программа Access пойдет вам навстречу. Единственное усло-
вие, о котором необходимо знать и помнить, заключается в том, что, в отличие от ре-
жимов форм и отчетов, где можно указать свои значения для отдельных экранных
элементов, все параметры, которые устанавливаются для шрифта, действительны для
всей таблицы целиком, в том числе и для заголовков столбцов.

Изменение шрифта, заданного по умолчанию


Решить проблему замены не устраивающего вас шрифта на глобальном уровне —
сразу для всех таблиц, создаваемых в Access, — можно в диалоговом окне Параметры.
Выберите команду Сервиса Параметры, а в окне Параметры — вкладку Режим таблицы
(рис. 8.20). Обратитесь к группе Шрифт по умолчанию и, пользуясь предлагаемыми рас-
крывающимися списками, установите подходящие, на ваш взгляд, значения для типа
шрифта, его толщины и размера. Подтвердите свой выбор, щелкнув на кнопке ОК.

11 .Международные ' I ] '''^


ид ''•";"|' Шй>,-:1 .Правке и пиюс I KuaetiiiVM : ' Р

Рис. 8.20. В диалоговом окне Параметры можно изменить параметры шриф-


та, принятого по умолчанию

Выбор шрифта для отдельной таблицы


Если вы уже работаете с данными таблицы и решили изменить атрибуты шрифта,
можно сделать это непосредственно в режиме таблицы, памятуя однако о том, что эти
изменения автоматически отменяют установки, принятые для этой таблицы по умол-
чанию. Чтобы изменить стиль используемого шрифта, следуйте таким инструкциям.
ПП 1. Выберите команду Формат1* Шрифт, чтобы открыть диалоговое окно Шрифт
(рис. 8.21).
2. В поле со списком Шрифт выберите подходящий тип шрифта и щелкните на нем.
3. В списке Начертание щелкните на стиле шрифта (нормальный, полужирный,
курсив или полужирный курсив).
4. В списке Размер выберите требуемый размер символов.

Глава 8. Форматирование и контроль данных 147


Aral Mack
О Ariel Narrow
0 Anal Rounded MT Bold
О Anal Unicode MS
O&askervile Old Face
0

Рис. 8.21. Диалоговое окно Шрифт позволяет задать новые


атрибуты для шрифта конкретной таблицы

5. При необходимости в группе Видоизменение можно выбрать из раскрываю-


щегося списка цвет желаемый цвет шрифта, а также установить флажок опции
подчеркнутый, если требуется подчеркивание текста.
6. Если, взглянув на фрагмент текста, представленный в области Образец, вас все
устраивает, щелкните на кнопке ОК, чтобы применить указанные изменения.

Изменение ширины столбца и высоты строк


Как правило, реальные таблицы сложно полностью разместить на экране. При нали-
чии большого числа полей или текстовых полей большого размера (например, МЕМО-
типа), данные, хранимые в таблице, часто остаются "за кадром", причем урезается как
число выводимых на экран столбцов (остальные столбцы можно просматривать с помо-
щью полосы горизонтальной прокрутки), так и содержимое самих полей. Понятно, что
при работе с таблицами такой подход создает массу неудобств. Для решения этой про-
блемы есть два пути: либо сделать строки самой таблицы шире (чтобы на экране тексто-
вые данные отображались в многострочном режиме), либо раздвинуть границы полей.

Изменение ширины столбца


Самый простой способ изменить ширину столбца — с помощью мыши перетащить
его границу в нужное положение. Для этого выполните следующее.
J5J3] 1. В режиме таблицы поместите указатель на правую границу заголовка столбца,
ширину которого необходимо изменить, и нажмите левую кнопку мыши. Указа-
тель примет вид вертикальной линии с двунаправленными стрелками (рис. 8.22).
2. Удерживая кнопку мыши, перетащите границу столбца до нужной позиции
(вправо, чтобы увеличить размер столбца, и влево, чтобы сделать столбец уже).
3. Отпустите кнопку мыши, когда столбец окажется требуемой ширины (рис. 8.23).

Чтобы установить ширину столбца по самому длинному элементу данных, уже введен-
ному в поле, поместите указатель на правую границу заголовка поля и дважды щелк-
.,ните на вертикальной границе столбца.
Более точно задать ширину столбца можно с помощью специального окна Ширина
столбца. Чтобы использовать его, выполните следующее.
[jt| 1. Выберите команду главного меню Формат^Ширина столбца или щелкните
правой кнопкой на выделенном столбце и выберите из контекстного меню
команду Ширина столбца. Появится окно Ширина столбца (рис. 8.24).

148 Часть III. Работа с данными в базе данных


J,
f(£ Товары: таблица

'•
1: ПИКОВИТ : сироп 150 мл КРКА 8.4prgH.
, J, ,-•

24.01.011
2: АУРОБИН" [мазь 20 г в туб ГЕДЕОН РИХГ" В.ЕВгрн. Да: iio3.dll
:
3 ВЕРОШПИРОНта6л. 25 иг №2 ГЕДЕОН РИХГ 6,57грн. Да!
4! ВИНПОЦЕТИНтабл. 5 мг №5С ГЕДЕОН РИХТ ДС 27.04.01
5 ДОНАЛГИН ! капе. 250 мг № ГЕДЕОН РИХГ Да! 06.12.01
6 НИМОТОП 30 мг №100 БАЙЕР 239,00[рн. Нет! 16.07.01
7:БЕРЕШ-ПЛЮС капли 100 ш'" 44,р8грн. "" Да! 22.08.01
ФАЛИМИНТ !табл! МЙО БЕРЛИН-ХЕМ1.: 5.19грн. .~D?l~ ~ 20.06.01
9;ЗЕРрКОЛД табл! №200 БИ6МЕДЙКЕ£- 53.00грн. 30.10.01
^ДИМЕДРОЛ ;та6л. 0,05 №1С БИОСТИМУЛЯ! "о,23грн. ""flat 02.02.01
11:АСКОРУТЙН Ra^NslO Ш- - 14Ж611
.12!_СТОПТУССИН^та6л. N ГАПЕНА Да!. "15.оз!оТ
13-ЦИСТЕНАЛ -10мл ГАЛЕНА ~ Да; 27.12.01
Запись: и | <J | 2 > I и |>*| i

Рис. 8.22. Указатель мыши, помещенный между заголовками столбцов ЕдиницаИзмерения


и Производитель, принял вид вертикальной линии с двунаправленными стрелками

1 ПИКОВИТ сироп 150 wf В,40грн.


2! АУРОБИН : мазь 20 г в туб. ТЕДЕонрихт; 8,83грн. Да:
3 ВЕРОШПИРЩтабл. 25 мг«Ор_ "ГЕДЕОН РИХТ; 6,57грн. Да Да;
4 ВИНПОЦЕТИЙтабд 5 мг №50 "ГЕДЕОН РИХТ" 19,39грн. Да Да;
5 ДОНАЛГИН ; капе. 250 мг №30 i ГЕДЕОН РИХТ; 11,67фн. Да: Да:
6 НИМОТОП 30мг №100 iБАЙЕР 239,00грн. Да, Нет;
7 БЕРЕШ-ПЛЮО капли 100 мл ' БЕРЕШ 44,08грн. Да
8: ФАЛИМИНТ. \ табл. N220
9:ЗЕРОКОЛД '"."табл. №2prj
:БЕРЛИН-ХЕМ1: Да; 1м
Да
10 ДИМЕДРОЛ : та 6л. 0,05 №1 (Г Да-.. Да
' 11; Аскорутин :табя. *iC .Ж
12:СТОПТУССИН та6я№00 Да!
13 ЦИСТЕНАЛ 10мл Да
Запись: ~ > |и|»»| ю 27

Рис. 8.23. Ширины столбца ЕдиницаИзмерения теперь достаточно, чтобы данные выводились
на экран без усечения

ичие | Актуальность [Дата регистрации


1 ПИКОВИТ : сироп 150 мл 8,40 грн 24.01.01
2:АУРОБИН 'мазь 20 г в ту 8,83грн 12.03.01
3: ВЕРОШПИРОКтабл! 25 мг 6.57грн 14.04.01
. ВИНПрЦЕТИн1та6л. 5 мг №j5C 19,39 грн 27.04.01
5! ДОНАЛГИН : капе. 250 мг № 11,67грн 06.12.01;:
!
ЗОмг№!1рО
7 БЕРЕШ-ПЛЮС! капли 100 мл
8: ФАЛИМИНТ : табл. №20 Ширина столбца; Ю.06.01
9; ЗЕРОКОЛД 30.10.01
Стандартная
10: ДИМЕДРОЛ табл. 0,05 №1С 2.02.01,
:
11 АСКОРУТИН та6л! №10 4.05.01 •
12 СТОПТУССИН табл. №20 5.03.01
13 ЦИСТЕНАЛ !10мл 27.12.0iy

Рис. 8.24. Точно задать ширину выделенного столбца Производитель можно с помощью окна
Ширина столбца

Глава 8. Форматирование и контроль данных 149


2. Диалоговое окно предлагает на выбор три варианта.
* Чтобы установить ширину столбца равную точному числу символов, кото-
рые можно уместить в поле, введите нужное числовое значение в поле
Ширина столбца.
» Чтобы указать заданную по умолчанию ширину столбца, установите флажок
для опции Стандартная.
« Чтобы установить ширину столбца по наибольшему количеству введенных
данных, щелкните на кнопке По ширине данных.
3. Щелкните на кнопке ОК, чтобы применить выбранные изменения.

Изменение высоты строки


Вероятнее всего, обратиться к этой опции вам придется, когда в таблице присутст-
вует поле данных МЕМО-типа или вместительное текстовое поле. Увеличив высоту
строки, можно, например, сразу прочитать полный ад-
рес клиента или текст небольшого примечания, не из-
меняя при этом число столбцов, выводимых на экран.
Кроме того, при выборе более крупного шрифта для
отображения данных целесообразно увеличить и высо-
ту строки. Необходимо помнить о том, что манипуля-
Рис. 8.25. Чтобы указать высоту ции с высотой строки распространяются на все записи
строк в таблице, можно восполь- таблицы, и "раздвинув" строки, вы тем самым умень-
зоваться окном Высота строки шаете число записей, отображаемых в окне таблицы.
Эту операцию можно выполнить, воспользовавшись
средствами диалогового окна Высота строки. Для этого в режиме таблицы выберите
команду Формат^ Высота строки и в открывшемся окне Высота строки (рис. 8.25) ука-
жите требуемую высоту (в пунктах) для строк таблицы или установите флажок опции
Стандартная. Подтвердите свой выбор, щелкнув на кнопке ОК.
Если вам сложно сориентироваться в выборе высоты строки, воспользуйтесь следую-
щей простейшей формулой: высота строки— это размер шрифта для данного поля,
умноженный на коэффициент 1,25.
Как и при выборе новой ширины столбца, высоту строк можно изменить прямо
в таблице на экране, перетащив границу строки. Порядок действий следующий.
Щ 1. Установите указатель мыши между двумя строками в области выбора записей,
как показано на рис. 8.26.

1 ПИКОВИТ ; сироп 150 мл 'КРКА


2;АУРОБИН ;мазь 20Ув туб; ГЕДЕОН РИХГ
3:'ВЕРОШПЙРОКтабл. 25 мг №2 ГЕДЕОН РЙХГ
41ВИНПОЦЕТИН табл. 5 мг №5С; ГЕДЕОН РИХ 19,39грн 27 .04 .01
..... 5!ДрНАЛГИН [капе. 250 мг Ms: ГЕДЕОН РЙХГ; 1Шгрн 12
6 НИМОТОП ISO мг №100 : БАЙЕР 239,0ргрн, 1 6.07.01
ТЩЕРЕШ-ПЛЮС капли 100 мл •БЕРЁШ 22J8.01
№20 ' БЕРЛИН-XEMj
9ЗЕРОКОЛД табл. №200 "' БИОМЕДИКЕЙ 3p.iaqi
10: ДИМЕДРОЛ ода »ip БИОСТИМУЛЙ 02.02.01
:та6л. №10 | БОР1ЦАГОВСН| 14.05.01

Рис. 8.26. Если поместить указатель между двумя строками в области выбора записей, он
принимает вид горизонтальной линии с двунаправленными стрелками

150 Часть III. Работа с данными в базе данных


2. Щелкните левой кнопкой мыши и, удерживая кнопку, перетащите указатель вниз,
если необходимо увеличить высоту строки, или вверх, чтобы "сузить" строку.
3. Указав таким образом новую высоту строки, отпустите кнопку мыши. Вид
таблицы изменится (рис. 8.27), причем сразу для всех ее записей. Данные
в таких полях, как ЕдиницаИзмерения и Производитель, теперь не усечены
и воспринимаются значительно легче.

сироп 150 мл iKPKA

; ГЕДЕОН
\ РИХТЕР
3! ВЕРОШПИРО ! табл. 25 мг 1 ГЕДЕОН
I РИХТЕР
4|ВИНПОЦЕТИ 1табл. 5 мг~ [ГЕДЕОН
Н Jl*80_ iPHXTEP
5!ДОНАЛГИН~ Папе. 2HJ мг ГгЕДЕОН
:№Эр _|РИХТЕР
6 НИМОТОП 30мг №100 ! БАЙЕР

Рис. 8.27. Так выглядит таблица Товары с новым значением высоты строки. Число столбцов
осталось тем же, но данные в длинных текстовых полях не усечены

Диалоговое окно Формат таблицы


Говоря о настройках внешнего вида таблицы, следует упомянуть диалоговое окно
Формат таблицы (рис. 8.28). Чтобы воспользоваться средствами этого окна, выполните
следующее.

iсетки ••"
по гори$Ьнтали
Р по вертикали

Рис. 8.28. Окно Формат таблицы позволяет


выбрать оформление таблицы, цвет и вид ли-
ний сетки и фона, а также управлять отобра-
жением самой сетки таблицы

1. В режиме таблицы выберите команду Формат1*Режим таблицы.


2. В группе Оформление открывшегося окна Формат таблицы выберите переклю-
чатель приподнятое или утопленное, чтобы ваша таблица стала "объемной".

Глава 8. Форматирование и контроль данных 151


В этом случае цвет фона будет серебристым. Новый "облик" таблицы после
применения выбранных установок показан в области Образец. По умолчанию
используется обычное оформление с белым фоном и серебристыми линиями
^сетки. Раскрывающиеся списки Цвет фона и Цвет линий сетки позволяют ус-
тановить свое собственное цветовое решение для оформления ячеек таблицы.
3. Если вы хотите отказаться от сетки — вертикальных и/или горизонтальных
линий, — выберите переключатель обычное и снимите флажки с соответст-
вующих опций в группе Линии сетки.
Если отключен вывод линий сетки на экран, при печати они также не будут видны.

4. Выберите подходящие вам значения из раскрывающихся списков группы Вид


границы и линий и, оценив будущий вид таблицы в области Образец, щелкните
на кнопке ОК.

Использование панели Формат


Многие команды при настройке способа отображения таблицы можно выполнить,
воспользовавшись панелью инструментов Формат (режим таблицы). Чтобы вывести ее
на экран, выберите команду Вид=>Панели инструментов<*Формат (режим таблицы) или
щелкните правой кнопкой мыши на фоновой поверхности панели инструментов окна
Access и в открывшемся контекстном меню выберите команду Формат (режим таблицы).
На рис. 8.29 показано, как выглядит сама панель, а также приведено краткое описание
расположенных на ней кнопок. Кнопка Сетка выводит на экран четыре дополнительные
кнопки, с помощью которых можно указать подходящий вариант отображения линий
сетки: только горизонтальные, только вертикальные, и те и другие, отсутствие сетки.
Кнопка Оформление также скрывает три дополнительных кнопки для выбора стиля
оформления ячеек таблицы: обычное оформление, приподнятое и утопленное.

Правка :$*д Вставка Формат Записи Сервис

Код Товара « ; Anal

Код товара] Наименование] Лекарственная! Производитель]


ПЕРСПТНг.полю-
|ПИКОВИТ. сироп 150 мл .КРКА
Шрифт:
2 АУРОБИН мазь 20 г в туб! ГЕДЕОН РИХТ
ЭГВЁРОШПЙРО'} та6л~25"мг *? ГЕДЕОН РИХТ Размер:
4 ВИНПОЦеТН т а б л б мг №5С ГЕДЕОН РИХт Полужирный
5. ДрНАЛГИН : капе. 250 ыг №ТЕД|рН РИХТ
КУРСИВ
' 30Гнг 1*100 I БАЙЕР
'БЕРЕШ Подчеркнутый

8 ФАПИМИНТ та6л №20 Цвет запивки/фона


Я ЗЕРОКОЛД табл. №200 .БИОМЕДИКЕ!?: Цвет текста
ЩДИМЕДРОЛ Та6л.О,05№1СБИОСТИМУЛЯ:
ЦветдинииУграницы
11;АСКОРУГЙН БОРЩАГОВС!<;
12; СТрПТУССИН! табл. №20 ГАЛЕНА 15.03.pl
13;ЦИСТЕНАЛ "Ирм/Г" ГАЛЕНА 27.12.01
14; КАЛЕНДУЛЫ |[50 мл ГАЛЫЧФАРМ! 11.09.01
16 кблДФЛЮ ' табл. №200 джЕнрм'
мазь 10 г ЕЛЬФАС.А. ; 5/1грн. ; да Да

Рис. 8.29. Кнопки панели инструментов Формат (режим таблицы) позволяют применять операции
форматирования ко всем полям и записям таблицы

752 Часть III. Работа с данными в базе данных


Резюме
В рамках этой главы были освещены такие вопросы, как форматирование данных,
контроль ввода и предлагаемые Microsoft Access возможности по изменению внешнего
вида таблицы, которые позволяют сделать работу с таблицами более эффективной
и удобной. Подробно было рассмотрено назначение и использование определяемых
в режиме конструктора свойств поля Формат поля, Маска ввода, Подпись, Значение по
умолчанию, Условие на значение и Сообщение об ошибке. Программа Access преду-
сматривает поддержку встроенных и специальных форматов для большинства типов
данных. Для текстовых полей, числовых, денежных, дат и времени можно указать
маску ввода, — как пользуясь услугами мастера Access, так и своими силами. Кон-
троль данных также осуществляется с помощью свойства Условие на значение.
При работе в режиме таблицы можно изменить способ отображения таблицы на эк-
ране, например, скрыть или восстановить отображение столбцов, воспользоваться таки-
ми операциями, как закрепление и освобождение столбцов, изменить ширину столбца
таблицы и высоту строк. Access позволяет выбрать на свое усмотрение параметры шриф-
та, используемого для отображения данных таблицы и заголовков ее столбцов. Любые
изменения макета не сохраняются программой автоматически, поэтому следует не забы-
вать делать это, например, с помощью команды Файл^Сохранить.

Тесты
Проконтролируйте себя, ответив на вопросы следующих тестов. Ответы на них
указаны в приложении в конце книги.

Найдите правильный ответ


Некоторые вопросы могут иметь несколько правильных ответов.
1. Встроенные форматы предусмотрены для следующих типов данных:
а) текстовые и МЕМО-поля;
б) поля любых типов;
в) числовые, денежные, логические поля, а также поля дат и времени.
2. Такие специальные символы, как >, <, @ и &, применяются для форматирования:
а) числовых полей;
.
б) полей типа Дата/время;
.
в) текстовых и МЕМО-полей.
3. Число 12345,67 в формате 000000,### будет выглядеть так:
а) 12345,670;
6)012345,67;
В)012345,670;
г) $12 345,67.
4. Используя такие опции, как Формат поля и Маска ввода, необходимо иметь
в виду, что:
а) наложение маски на вводимые в поля значения исключает применение фор-
матов при выводе данных;

Глава 8. Форматирование и контроль данных


б) из двух свойств (Формат поля и Маска ввода) при выводе данных приоритет
будет иметь опция Формат поля;
в) не следует использовать свойство Формат поля, если после ввода данные
должны отображаться в неизменном виде.
5. Проверку вводимых в числовое поле значений, принадлежащих ограниченному
списку вариантов, можно организовать:
а) с помощью свойства Условие на значение;
б) в диалоговом окне Свойства таблицы;
в) создав список подстановки;
г) с помощью свойства Маска ввода.
6. Чтобы увеличить ширину столбца, необходимо:
а) перетащить правую границу столбца вправо;
б) перетащить левую границу столбца влево;
в) выбрать команду главного меню Формат^ Ширина столбца и указать новое
значение в окне Ширина столбца.
7. Окно Высота строки позволяет:
а) изменить на более крупный используемый по умолчанию шрифт;
б) установить стандартную высоту строк в таблице;
в) указать новое значение для высоты строк.
8. Изменить тип и размер используемого для таблицы шрифта можно:
а) в режиме таблицы, увеличив высоту строк;
б) выбрав требуемые параметры в диалоговом окне Шрифт;
в) воспользовавшись опциями окна Формат таблицы;
г) с помощью панели инструментов Формат (режим таблицы).
9. Изменяя внешний вид таблицы, можно:
а) увеличить ширину для нескольких столбцов;
б) реализовать многострочный вывод текстовых данных для определенной стро-
ки таблицы;
в) визуально выделить данные в некоторых полях таблицы с помощью более
крупного шрифта;
г) изменить цвет фона таблицы и линий сетки.
10. Чтобы скрыть столбец в режиме таблицы, следует:
а) перетащить правую границу этого поля к предыдущему столбцу;
б) снять соответствующий флажок в окне Отображение столбцов;
в) выбрать команду Правка^Удалить столбец;
г) щелкнуть правой кнопкой на столбце и выбрать команду Скрыть столбцы из
контекстного меню.

1$4 Часть III. Работа с данными в базе данных


Глава 9

Создание и использование
форм
В этой главе...

4 Простейший инструмент — автоформа


4 Создание форм с помощью мастера
4 Конструктор форм
4 Модифицирование формы
4 Специальные элементы управления
4 Порядок обхода полей
4 Когда форма радует глаз
4 Резюме
4 Тесты

ак уже отмечалось в главах 1 и 2 этой книги, такие объекты базы данных, как
формы, предназначены в первую очередь для "индивидуальной" работы одно-
временно только с одной записью. Формы позволяют забыть о тех неудобствах, кото-
рые неизбежно возникают при работе с таблицами, имеющими большое количество
полей. В режиме формы можно все свое внимание уделить одной записи, не пользу-
ясь прокруткой для поиска нужного поля в длинной череде столбцов таблицы, а имея
перед глазами всю информацию, например, по конкретному клиенту или товару. Та-
кой подход оказывается очень удачным, когда с таблицами должны работать начи-
нающие пользователи или операторы, в обязанности которых входит, например, за-
полнение электронных "бланков" заказов.
Режим работы с данными в форме может быть разным: в одном случае это только
просмотр записей таблицы, в другом — полноценный доступ ко всем полям, возмож-
ность ввода и редактирования данных.
Формы не обязательно содержат все поля исходной таблицы. Например, создавая
форму, с помощью которой покупатели будут знакомиться с ассортиментом Internet-
аптеки, не следует включать в нее поля Актуальность и ДатаРегистрации таблицы
Товары базы данных Интернет-аптека. Между тем, они обязательно должны при-
сутствовать в форме, с которой работает системный администратор этой службы.
Формы в Access создаются не только для одной таблицы, но и для нескольких,
связанных между собой таблиц. Тогда возможным становится с помощью формы вво-
дить данные сразу в несколько таблиц, соблюдая условия целостности данных. Кроме
того, в качестве источника данных для формы может использоваться как сама табли-
ца, так и разработанный для нее запрос, обеспечивая тем самым отображение на эк-
ране самой актуальной информации.


Особо следует отметить возможности настройки внешнего вида формы. На фоне
тех скромных операций, которые доступны для этих целей в режиме таблицы, арсенал
средств конструктора форм выглядят просто роскошным, позволяя разработчикам
в полной мере реализовать свои творческие замыслы и создавать удобные в использо-
вании, информативные и внешне привлекательные формы. Для тех полей, которые
включены в форму, можно выделить на экране столько места, сколько требуется для
отображения в полном объеме всей содержащейся в них информации. В режиме кон-
структора можно разместить поля в наиболее удобном для отображения порядке, из-
менить цвет заливки или добавить дополнительные элементы.
Такие объекты OLE, как рисунки, видеофрагменты или аудиозаписи, можно увидеть
(воспроизвести) только в форме.

В Access можно создать формы самых разных типов. Чтобы кратко охарактеризо-
вать их, обратимся к объектам учебной базы данных Борей. Опыт показывает, что
знакомство с уже готовыми продвинутыми образцами вдохновляет на собственные
подвиги в области дизайна форм.
• "В столбец" (полноэкранная форма). Классический вариант, с которого чаще всего
начинается знакомство с формами (рис. 9.1). В такой форме все поля выводятся на
экран как один столбец. Слева от каждого поля отображается значение, указанное
в свойстве Подпись данного поля. Поля могут быть упорядочены в любом порядке.

Рис. 9.1. Форма "в столбец", созданная для таблицы Клиенты

Ленточная. Нечто среднее между формой "в столбец" и табличным представле-


нием данных. Как видно из рис. 9.2, в окне формы отображается сразу не-
сколько записей таблицы. Поля в ленточной форме могут быть представлены
переключателями, опциями или кнопками, а также быть многострочными.
В простейшем варианте такой формы поля, составляющие одну запись, ото-
бражаются в одной строке, аналогично представлению таблицы в режиме таб-
лицы. Подписи полей выводятся в качестве заголовков столбцов.
Табличная. Данные в такой форме представлены в стиле электронных таблиц
Microsoft Excel, когда каждой записи соответствует одна строка таблицы, а каж-
дому полю — один столбец (рис. 9.3). Подписи полей выводятся в качестве за-
головков столбцов. Прямо в окне формы можно изменять ширину столбцов
и высоту строк, а также выполнять многие другие операции, которые исполь-
'зуются для настройки внешнего вида таблиц в режиме таблицы.

156 Часть III. Работа с данными в базе данных


Марка:
Единица измерения:

Рис. 9.2. Так выглядит ленточная форма для таблицы Товары

ЕЖИ Подчиненная форма заказов 2

NuNuCa Nuss-Nougat-Creme
Mishi Kobe Niku
Jack's New England Clam Chowder
Camernbert Pierrot 345,00р.
yalkoinen suklaa 424ДОр.
Sir Rodney's Marmalade
Chang 188,00р.
Boston Crab Meat 77,ООр
1
Uncle Bob's Organic Dried Pears 35,00p. 35 15%!

Рис. 9.З. Табличная форма

"Главная/подчиненная". Используется для отображения отношения один ко многим


(это материал главы 10, Ключи, связи и индексы таблиц). Одна область такой формы
(главная форма) предоставлена для данных из основной таблицы, а другая
(подчиненная форма) отображает записи из связанной таблицы, причем только те,
которые непосредственно связаны с текущей записью в главной форме (рис. 9.4).
Сводная таблица. Новшество версии Access 2002; позволяет обрабатывать дан-
ные и анализировать их (рис. 9.5).

Рис. 9.4. Форма типа "главная/подчиненная"

Глава 9. Создание и использование форм 157


Дни I »! (Итоги прод
48 302,2lE4 -ДЗ-J ЯВ
«30221р. " 71271.50р.

6540.60р. 6 928,25р.
14448,00р. 35979,00р
5i78,00p! 11 199,Обр
3465,60р. 1 Р08,00р
15046.50р.!

18 634,00р. 29632,20р 16148,80pJ 74 640,75р.


6956,25?: 20372,80р. 13760ДЗр! 35 366,00р.
480,рОр. 14148,00р 2 91в,4ррТ! 865.00р.
14 560,00р. 17 433.60р.j 1554Щх
tlills'- .
Рис. 9.5. Форма типа "сводная таблица"

I Сводная диаграмма. Новшество версии Access 2002; позволяет эффективно вы-


полнять графический анализ данных (рис. 9.6).

Рис. 9.6. Форма типа "сводная диаграмма"

• Кнопочная. Управляющая форма, уже хорошо знакомая по учебной базе данных


Борей (рис. 9.7). Открывает другие формы или отчеты базы данных.
| Формы, являясь объектами базы данных, представлены в окне базы данных
вкладкой Формы.
Создать форму в программе Access 2003 можно тремя способами:
• применив такое средство, как автоформа;
• воспользовавшись услугами мастера создания форм, который поможет выбрать
требуемые поля и стиль оформления для формы;
• выполнив весь процесс создания новой формы "с нуля" в режиме конструк-
тора формы.

158 Часть III. Работа с данными в базе данных


Рис. 9.7. Кнопочная форма

Простейший инструмент — автоформа


По своим возможностям этот инструмент Access не дотягивает до уровня мастера,
поэтому называется просто — автоформа. Не утруждая вас расспросами (а себя — от-
ветами), автоформа помещает в новую форму все без исключения поля исходной таб-
лицы или запроса. Чтобы воспользоваться помощью автоформы, выполните следующее.
Щ] 1. В окне базы данных щелкните на кнопке Формы панели Объекты.
Щ 2. Щелкните на кнопке Создать окна базы данных.
На экране появится диалоговое окно Новая форма (рис. 9.8), где для катего-
рии "автоформа" доступны такие варианты, как "в столбец", ленточная, таб-
личная, сводная таблица и сводная диаграмма.

Рис. 9.8. Диалоговое окно Новая форма пред-


лагает различные способы создания формы

3. Из списка, предложенного в окне Новая форма, выберите подходящий тип ав-


тоформы и щелкните на нем.
4. Из раскрывающегося списка, расположенного в нижней части окна, выберите
имя таблицы (или запроса), для которой вы хотите создать форму, и щелкните
на нем, а затем — на кнопке ОК.
5. На экране появится выбранный вами тип формы (например, форма
"в столбец", как показано на рис. 9.9), и если в таблице уже имеются записи,
в форме появятся данные.

Глава 9. Создание и использование форм 159


Рис. 9.9. Средствами автоформы создана форма "в столбец" для
таблицы Товары

Как нетрудно заметить, стандартный вариант формы заметно отличается от


тех иллюстраций, которые были продемонстрированы выше. Все дальнейшие
усовершенствования для такой формы выполняются в режиме конструктора
форм, о чем будет рассказано в следующих разделах главы.
6. "Мастер" автоформ не сохраняет новые формы автоматически. Если вы готовы
сохранить созданный вами новый объект, выберите команду Файл^Сохранить
(или щелкните на кнопке Сохранить панели инструментов), укажите в появив-
шемся диалоговом окне Сохранение имя формы и щелкните на кнопке ОК.

Q Чтобы быстро создать автоформу "в столбец" для таблицы, открытой в режиме таб-
лицы, щелкните на кнопке Новый объект: автоформа панели инструментов Таблица
в режиме таблицы.
Если таблица не открыта, а лишь выделена в окне базы данных (вкладка Таблицы), для
создания автоформы "в столбец" выберите команду Вставка <=>Автоформа или щелк-
ните на кнопке Новый объект: автоформа панели инструментов База данных.

Создание форм с помощью мастера г

В отличие от автоформы, мастер создания форм готов учесть ваши пожелания при
выборе полей, макета и стиля отображения будущей формы. Мастер, кроме того, по-
зволяет создавать формы, в которых представлены поля из нескольких таблиц. В ка-
честве примера попробуем создать с помощью мастера форму для таблицы Товары ба-
зы данных Интернет-аптека. Пусть, например, в форму должны быть включены все
поля таблицы, за исключением служебных, т.е. полей Актуальность и ДатаРегистрации.
Чтобы создать форму под руководством мастера, выполните следующее.
Щ 1. Щелкните на кнопке Формы окна базы данных, а затем дважды щелкните на
ярлыке Создание формы с помощью мастера.
На экране появится первое окно мастера создания форм (рис. 9.10).

Открыв вкладку Формы окна базы данных, можно воспользоваться другими способами
вызова мастера создания форм.
•у- Щелкнуть на кнопке Создать окна базы данных.
•Ф- Выбрать команду Вставка ^Форма главного меню программы Access.
На экране появится диалоговое окно Новая форма (см. рис. 9.8), где из списка доступ-
ных методов и режимов создания новой формы следует выбрать пункт Мастер форм
и щелкнуть на кнопке ОК.

160 Часть III. Работа с данными в базе данных


щЕдиницаИзиерения
Производитель
ЦенаТоеара
НаличивТовара
Актуальность
аРегистрации

Рис. 9.10. В окне мастера создания форм можно выбрать


для будущей формы поля из нескольких таблиц

2. Выберите из раскрывающегося списка Таблицы и запросы таблицу или за-


прос, которая (или который) содержит поля будущей формы. Таблицы
в этом списке отображаются в алфавитном порядке. Для нашего примера
следует выбрать таблицу Товары.
Список в области Доступные поля заполнится полями указанной таблицы
или запроса.
3. Включите в форму подходящее поле из списка Доступные поля. Чтобы сделать
это, щелкните на имени нужного поля, а затем — на кнопке со значком ">"
(или просто дважды щелкните на имени поля). Выделенное поле переместится
в список Выбранные поля.

Q Ниже указано назначение остальных кнопок для работы с полями окна Создание форм.
<- Кнопка "»" — позволяет включить в список Выбранные поля сразу все элементы
из списка Доступные поля.
•Ф- Кнопка "<" — позволяет исключить из списка полей будущей формы ранее вклю-
ченное туда поле.
•Ф- Кнопка "«" — удаляет все поля из списка Выбранные поля.
Повторите шаг 3 требуемое число раз, чтобы включить в форму все необходи-
мые поля. Мастер позволяет включить в новую форму поля и из других таб-
лиц. Для этого вернитесь к шагу 2 и выберите другую таблицу. Когда список
Выбранные поля будет полностью сформирован, щелкните на кнопке Далее,
чтобы перейти к следующему этапу создания формы. (Если в форму должны
быть включены поля из нескольких таблиц, на этом этапе мастер попросит
указать вид представления данных.)
Для создаваемой в качестве примера формы в список Выбранные поля должны
быть перенесены такие поля, как КодТовара, НаименованиеТовара, Единица-
Измерения, Производитель, ЦенаТовара и НаличиеТовара (рис. 9.11).

Q
По умолчанию поля в создаваемой мастером форме будут располагаться в той же последова-
тельности, что и в самой таблице. Чтобы изменить порядок отображения полей в форме,
при переносе полей из списка Доступные поля первым выделите то поле исходной таблицы
или запроса, которое должно быть первым (располагаться в верхнем левом углу) в форме,
и щелкните на кнопке со значком ">". Затем переносите поля в список Выделенные поля
в той последовательности, в которой они должны будут располагаться в готовой форме.

Глава 9. Создание и использование форм 161


Выберите поля для формы,

Допускается выбор нескольких таблиц или

Рис. 9.11. Выбраны все требуемые поля для будущей


формы Товары
\
5. Новое окно мастера предлагает выбрать внешний вид формы (рис. 9.12). Спи-
сок доступных опций макета представлен справа, в виде группы переключате-
лей: в один столбец, ленточный, табличный, выровненный, сводная таблица,
сводная диаграмма. Слева расположена область предварительного просмотра,
в которой при выборе соответствующего переключателя схематично отобража-
ется вид будущей формы. Чаше всего при использовании мастера применяется
тип в один столбец. Ознакомившись с предлагаемыми типами макетов, щелк-
ните на переключателе наиболее подходящего, а затем — на кнопке Далее.
Что касается нашего примера, то в качестве типа макета для будущей формы
выбран тип выровненный, ранее нам не встречавшийся.

Г g один столбец
С ленточный
С хабличный

^ Ьцровменньй
сводная таблица
сводная диаграмма
" '

< Цээад I Далее >

Рис. 9.12. Диалоговое окно мастера форм предлагает


иллюстрированный список типов макетов

6. Следующее окно мастера (рис. 9.13) предлагает вам выбрать стиль для формы.
Список всех доступных стилей представлен в правой части окна. Щелкнув на
одном из них, в расположенной слева области предварительного просмотра

762 Часть III. Работа с данными в базе данных


можно увидеть, как будет выглядеть новая форма. Ознакомившись с доступными
вариантами, щелкните на наиболее подходящем (например, Официальный),
а затем — на кнопке Далее.

Промышленный
Рисовая бумага
Рисунок Суни
Стандартный
Чертеж

Рис. 9.13. Выберите подходящий стиль оформления

При следующем запуске мастера (или автоформы) выбранный вами на данном этапе
стиль будет использован как стиль по умолчанию.

7. На заключительном этапе мастер предлагает вам указать заголовок для формы.


Введите нужный заголовок в соответствующее текстовое поле диалогового окна
(рис. 9.14) или оставьте предложенное мастером имя без изменений (по умолча-
нию это название таблицы, на основе которой создавалась форма). Кроме того,
необходимо сообщить мастеру о своих дальнейших действиях. Согласитесь
с предложенной по умолчанию опцией Открыть форму для просмотра и ввода
данных и щелкните на кнопке Готово. (Если вам необходима помощь, устано-
вите в последнем окне мастера флажок Вывести справку по работе с формой?,
и в окне справки будет открыт раздел Способы работы с данными в форме.)

Рис. 9.14. Укажите заголовок новой формы

Глава 9. Создание и использование форм 163


Мастер создает форму с учетом всех указанных вами настроек, сохраняет ее
под именем, заданным в последнем окне мастера, и открывает форму на эк-
ране (рис. 9.15).

Рис. 9.15. Так выглядит новая форма (тип макета выровненный),


созданная мастером. В окне формы отображается одна запись, поля
которой расположены в виде нескольких строк

Если внешний вид вашей новой формы далек от совершенства, заголовки полей
оказались усеченными и еще очень многое в форме требует, на ваш взгляд, доработ-
ки, внести изменения в макет формы можно в режиме конструктора форм, о чем речь
пойдет в следующем разделе. Тем не менее такие формы вполне готовы к использова-
нию, а благодаря помощи мастера вы существенно сэкономите время.

Конструктор форм
Несмотря на то, что создание форм "с нуля" в режиме конструктора — это самый
сложный путь, но именно он позволяет реализовать весь потенциал, который заложен
разработчиками Access 2003 в такие объекты базы данных, как формы. Тем более что
пугающая пустота окна конструктора новой формы — это только видимость, так как, во-
первых, основа для формы у вас уже есть (это таблица базы данных или соответствующий
запрос), а во-вторых, для создания форм конструктор предоставляет массу инструменталь-
ных средств и мастеров, работать с которыми действительно удобно и приятно.
Итак, чтобы инициировать режим конструктора для создания новой формы, вы-
полните следующее.
Щ 1. В окне базы данных щелкните на кнопке Формы панели Объекты,
цв 2. Щелкните на кнопке Создать окна базы данных.
На экране появится диалоговое окно Новая форма (см. рис. 9.8).
3. В списке, предложенном в окне Новая форма, щелкните на пункте Конструктор.
4. Из раскрывающегося списка, расположенного в нижней части окна, выберите
имя таблицы (или запроса), для которой вы хотите создать форму, и щелкните
на нем, а затем — на кнопке ОК.
На экране появится окно конструктора формы (рис. 9.16), а также панель
элементов и окно списка полей. В списке указаны все поля таблицы, для ко-
торой создается форма (на рис. 9.16 это таблица Покупатели).
Панель элементов и список полей — это тот минимальный набор инструментов,
с которого начинается создание формы в режиме конструктора. Первое, что должно
обязательно присутствовать в форме, — это поля таблицы, в которые заносятся дан-
ные. В терминологии форм полям соответствуют элементы управления. О том, как
с помощью панели элементов и списка полей создать элементы управления для про-
стейшей формы, речь пойдет в следующем подразделе.

164 Часть III. Работа с данными в базе данных


Рис. 9.16. В окне конструктора форм вы увидите окно списка
полей и панель элементов

В
Если в режиме конструктора не отображаются панель элементов и/или список полей,
щелкните на кнопках Панель элементов и/или Список полей панели инструментов
Конструктор форм.
Вероятно, вы уже обратили внимание, что в окне базы данных (вкладка Формы)
есть ярлык Создание формы в режиме конструктора. Дважды щелкнув на нем, можно
также инициировать процесс создания формы в режиме конструктора. Однако
в этом случае список полей будет пуст, так как, в отличие от доступа к конструкто-
ру с помощью окна Новая форма, имя таблицы, для которой разрабатывается фор-
ма, еще не указывалось. Сделать это необходимо, уже находясь в режиме конструк-
тора. Следуйте таким инструкциям.
jg 1. Щелкните правой кнопкой на заголовке окна конструктора и выберите из от-
крывшегося контекстного меню команду Свойства.
Появится диалоговое окно свойств формы (рис. 9.17).

Макет | Данные
Источник записей
Фильтр
Порядок сортировки..
Применение (|)ильтрое.
Подпись
Режим по умолчанию .
Резким формы
Режим таблицы.,,...
Режим сводной т
Режим сводной
Разрешить
Разрешить у
Разрешить добавление
Ввод данных
Тип набора записей

Рис. 9.17. Диалоговое окно свойств формы

Q Окно свойств можно также открыть, щелкнув на кнопке Свойства панели инструмен-
тов Конструктор форм или выбрав команду Вид ^Свойства (<F4>) главного меню.

2. На вкладке Все окна свойств щелкните в поле свойства Источник записей,


а затем — на появившейся справа кнопке раскрывающегося списка (Ы). В этом

Глава 9. Создание и использование форм 165


списке выберите имя таблицы, которая станет источником данных для новой
формы (например, таблица Покупатели).
У окна списка полей появится заголовок (Покупатели), а сам список запол-
нится именами полей указанной таблицы (рис. 9.18).
3. Закройте окно свойств формы.

Макет !Данные | События | Другие :Bce


Источник записей . . . , Покупатели
Фильтр
Порядок сортировки. >..
Применение фильтров . ..

Рис. 9.18. Источник данных для формы (таблица Покупатели) указан в диалого-
вом окне свойств

Использование элементов управления


Теперь необходимо поместить в форму некоторые элементы, которые соответство-
вали бы полям таблицы и позволяли работать с данными. Но прежде уточним терми-
нологию. Элементами управления в приложении Access называются отдельные конст-
руктивные элементы, которые размещаются в окне формы. Такие элементы могут
быть разного типа и выполнять различные функции: отображать данные из полей
таблицы, хранить определенный текст (например, заголовки и надписи) или исполь-
зоваться для декоративного оформления.
Так как при создании формы в нее включается множество самых разных объектов,
знакомство с которыми нам предстоит в этой главе (например, списки, поля со спи-
сками, надписи, флажки, переключатели, кнопки, линии и т.д.), каждый из этих эле-
ментов управления необходимо каким-то образом идентифицировать. Поэтому как
только объект помещается в форму, ему присваивается уникальное имя элемента
управления. Каждый элемент управления (как и сама форма) обладает набором
свойств, доступ к которым возможен через уже упоминавшееся ранее диалоговое окно
Свойства (см. рис. 9.18). В заголовок окна выносится имя выделенного в данный мо-
мент элемента управления.
Есть несколько способов, позволяющих вызвать окно свойств элемента управления.
•Ф- Выделите элемент управления, а затем выберите команду Вид ^Свойства.
•Ф Щелкните на элементе управления, а затем — на кнопке Свойства панели ин-
струментов.
•Ф- Дважды щелкните на элементе управления.
•Ф Щелкните правой кнопкой на элементе управления и выберите из контекстного
меню пункт Свойства.

166 Часть III. Работа с данными в базе данных


Все элементы управления разделены на три основных типа: присоединенные, сво-
бодные и вычисляемые. Присоединенные элементы управления связаны с полем исход-
ной таблицы и используются для отображения данных, а также ввода и обновления
записей в таблице. Чаще всего полям таблицы соответствуют присоединенные эле-
менты управления типа Поле. Для полей логического типа применяются такие при-
соединенные элементы управления, как переключатели, флажки и выключатели. Все при-
соединенные элементы управления применяются, как правило, с соответствующей им
надписью, которая отображает значение свойства Подпись этого элемента управления.
Свободные элементы управления, как и следует из их названия, существуют незави-
симо от источников данных — таблиц или запросов — и позволяют выводить на эк-
ран текст, прямоугольники, линии, а также объекты OLE, например, рисунки, кото-
рые содержатся не в таблице, а в самой форме.
Вычисляемые элементы управления используют в качестве источника данных выра-
жения (например, функции и формулы). В выражении могут участвовать данные из
исходной таблицы, однако элементы управления такого типа не обновляют поля таб-
лиц. Примером выражения для вычисляемого элемента управления может служить
следующая формула: =[ЦенаТовара]*[Количество], применяемая при подсчете общей
стоимости товара. В выражениях также могут быть использованы данные из других
элементов управления формы.

Панель элементов
Как уже отмечалось, в режиме конструктора с помощью панели элементов Access
можно включить в форму самые разнообразные элементы управления. Всего их 17,
и создать каждый из них можно, щелкнув на соответствующей кнопке панели эле-
ментов. Внешний вид панели показан на рис. 9.19, а краткое описание кнопок панели
и создаваемых с их помощью элементов управления приведено в табл. 9.1.

Выбор объектов Мастера


Надпись Поле
Группа переключателей Выключатель
Переключатель Флажок
Поле со списком Список
Кнопка Рисунок
Свободная рамка объекта Присоединенная рамка объекта
Разрыв страницы Вкладка
Подчиненная форма/отчет Линия
Прямоугольник Другие элементы

Рис. 9.19. Панель элементов Access

Таблица 9.1. Кнопки панели элементов Access


Кнопка Имя Назначение

Выбор объектов Позволяет использовать указатель мыши для выделения элемента


управления, раздела или формы. Отключает ранее выбранный на
панели элементов инструмент. Кнопка по умолчанию активизирована
Мастера Включает и отключает мастера по созданию элементов управления.
Следуя инструкциям мастеров, можно создать такие сложные
элементы управления, как Список, Поле со списком, Группа
переключателей или Кнопка

Глава 9. Создание и использование форм 167


Продолжение табл. 9.1

Кнопка Имя Назначение


Надпись Создает элемент управления, который отображает в форме
некоторый поясняющий текст, например заголовок или подпись
Поле Создает элемент управления Поле (вместе с присоединенной к нему
подписью) для отображения значений из источника данных, а также
для ввода и изменения записей в таблице. Кроме того, используется
для вывода результатов вычислений
Группа Создает элемент управления Группа переключателей, реализующий
переключателей возможность выбора только одного из предложенных вариантов.
Включает группу флажков, переключателей или выключателей
Выключатель Создает отдельный элемент управления Выключатель, который может
быть присоединен к логическому полю таблицы. Внешне отображается
в виде кнопки, которая в состоянии "включено" (утопленное положение)
соответствует значению Да (-1), а в состоянии "выключено" (приподнята) —
значению Нет (0). При использовании выключателей в элементе
управления Группа переключателей выбор одной из таких кнопок
переводит ранее включенную кнопку в состояние "выключено". На
выключатель можно поместить небольшой рисунок или пиктограмму,
а также варьировать размеры и оформление этого элемента
Переключатель Создает отдельный элемент управления Переключатель, который
может быть присоединен к логическому полю таблицы. Другое
название переключателя — радиокнопка, так как он отображается
в виде круглой кнопки и строки с поясняющим текстом. Если
переключатель активизирован, то внутри кнопки появляется черная
точка. Выполняет те же функции, что и выключатель; как правило,
используется в группах переключателей
Флажок Создает элемент управления Флажок, аналогичный по своим функциям
выключателю. Отображается в виде строки текста и маленького
квадрата. Если результат истинный, в квадратике ставится отметка
в виде "галочки", если ложный — квадратик пуст. Как правило,
в Windows-приложениях используется вне группы переключателей,
предоставляя возможность множественного выбора
Поле со списком Создает элемент управления Поле со списком, в котором объединены
поле для ввода значения и раскрывающийся список с заранее
определенными значениями
Список Создает раскрывающийся список допустимых опций выбора. Ввод
других значений невозможен
Кнопка Создает кнопку, щелчок на которой активизирует выполнение
определенных действий, например, печать текущей формы или
запуск другого приложения
Рисунок Позволяет добавить в форму рисунок, который, не является
объектом OLE
Свободная рамка Позволяет добавить в форму свободный объект OLE, созданный
объекта приложением-сервером OLE, например Microsoft Graph или Excel.
Такой объект не связан с полем таблицы. При переходе от записи
к записи этот объект остается неизменным
Присоединенная Позволяет отображать в форме графические объекты, сохраненные
рамка объекта в поле объекта OLE источника данных. Если объект не является
графическим, то отображается его значок. При переходе от записи
к записи в форме выводятся разные объекты
Разрыв страницы Контролирует печать формы, указывая на начало новой страницы

168 Часть III. Работа с данными в базе данных


Окончание табл. 9.1
Кнопка Имя Назначение
Вкладка Позволяет создавать формы или диалоговые окна с несколькими
вкладками. На каждой вкладке могут размещаться свободные
и присоединенные элементы управления, в том числе Подчиненная
форма/отчет
Подчиненная Позволяет включить в главную форму подчиненную форму для
форма/отчет вывода данных из нескольких таблиц. Прежде чем добавить этот
элемент управления, следует создать подчиненную форму
Линия Создает прямую линию, которая помогает визуально отделить
родственные данные или разделы формы. Толщину и цвет линии
можно изменить с помощью панели инструментов форматирования
Прямоугольник Создает прямоугольник произвольного размера, который используется
для создания графических эффектов. Размеры и цвет прямоугольника
можно изменить с помощью панели инструментов форматирования
Другие элементы Щелчок на этой кнопке открывает список дополнительных элементов
управления, которые не входят в Access, но могут быть
использованы в формах

Добавление элементов управления Поле


Элементы управления, эквивалентные указанным в списке полям, размешаются
в разделе формы, которая называется Область данных. Пока в окне конструктора
форм отображен только этот раздел. Существуют и другие разделы, которые будут
рассмотрены позднее.
Чтобы добавить в форму элемент управления, соответствующий полю, выполните
следующее.
1. В окне списка полей щелкните на нужном поле и, удерживая кнопку мыши
нажатой, перетащите поле в раздел Область данных формы. Указатель мыши
при этом принимает вид микрополя (ШО). Когда кнопка отпущена, в форме
появится элемент управления типа Поле, а слева от него — присоединенный заго-
ловок. Такой заголовок является элементом управления Надпись и отображает ли-
бо имя поля таблицы, либо (если оно указано) значение свойства Подпись дан-
ного поля, дополненное справа двоеточием (:) (рис. 9.20). Между полем таб-
лицы и элементом управления Поле в форме теперь установлена связь.
2. Повторите шаг 1 требуемое число раз, чтобы перенести в форму все необхо-
димые поля.

Перенести в форму сразу несколько полей можно, предварительно выделив их в спи-


ске с помощью следующих приемов.
ДЩЗ -Ф- Чтобы выделить сразу все поля, дважды щелкните на заголовке окна списка полей.
•у- Чтобы выделить несколько смежных полей, щелкните на первом нужном поле,
а затем, удерживая клавишу <Shift>, щелкните на последнем поле.
•Ф- Если необходимо выделить несколько несмежных полей, щелкните на первом
поле, а затем, удерживая клавишу <Ctrl>, щелкайте на каждом нужном поле.
3. Когда все элементы управления размещены в форме, сохраните структуру
формы, щелкнув на кнопке Сохранить панели инструментов Конструктор
форм. В открывшемся диалоговом окне Сохранение укажите имя формы
и щелкните на кнопке ОК.

Глава 9. Создание и использование форм 169


Рис. 9.20. В форму переносится поле Адрес

Создать элемент управления Попе можно также с помощью панели элементов (кнопка
Поле), однако в этом случае в форме будет создан свободный элемент управления,
и для привязки его к конкретному полю таблицы придется отдельно устанавливать не-
обходимые свойства элемента.

Модифицирование формы
Режим конструктора форм позволяет вносить изменения в структуру формы, неза-
висимо от того, каким способом она была создана: "с чистого листа" или с помощью
автоформы или мастера. Поводов к тому, чтобы освоить приемы работы в режиме
конструктора может быть много: вас не устраивает тип, внешний вид или расположе-
ние элементов управления; хочется изменить шрифт или содержание надписи, сопро-
вождающей поле; или, быть может, просто украсить форму некоторыми декоратив-
ными элементами и применить другие цветовые схемы.

Перемещение элементов управления


Простейшее действие — это перемещение элемента управления, например, для пере-
группировки существующих элементов в форме или выделения места для нового элемента.
Как уже отмечалось, при создании элемента управления, который относится к одному по-
лю таблицы, на самом деле в форму помещается два объекта: надпись и элемент управ-
ления типа Поле. Перемещать их можно как вместе, так и независимо друг от друга.
Чтобы переместить элемент управления вместе с надписью, выполните следующее.
Ц 1. Выделите имя нужной формы на вкладке Формы окна базы данных, а затем
щелкните на кнопке Конструктор панели инструментов окна.
Форма откроется в режиме конструктора.

Если форма уже открыта в режиме формы, перейти в режим конструктора можно,
щелкнув на кнопке Конструктор панели инструментов Режим формы или выбрав ко-
манду главного меню Вид&Конструктор.
2. Щелкните на надписи элемента управления. Вокруг нее появятся маркеры вы-
деления, или маркеры изменения размеров (маленькие черные квадраты), а в ле-
вом верхнем углу как надписи, так и самого элемента управления — маркеры
перемещения (черный квадрат покрупнее).

170 Часть III. Работа с данными в базе данных


3. Поместите указатель мыши на верхнюю или нижнюю границу надписи эле-
мента управления. Указатель принимает вид раскрытой ладони (рис. 9.21),
Нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, переместите элемент управле-
ния и его надпись в новую позицию. После того как элемент управления пе-
реместился, отпустите кнопку мыши.

ИАдрес
•(Телефон
ЭлектронныйАдрес
Актуальность
ДатэРегистрации

Рис. 9.21. Указатель, помещенный на границу выделенной надписи эле-


мента управления, принимает вид раскрытой ладони. Теперь элемент
управления можно переместить на новое место

4. Сохраните внесенные изменения, щелкнув на кнопке Сохранить панели инстру-


ментов Конструктор форм или выбрав команду главного меню Файл^Сохранить.

Q
Отменить последнее перемещение можно, воспользовавшись комбинацией клавиш
<CtrI+Z> (или кнопкой Отменить панели и