Вы находитесь на странице: 1из 469

Bookwarez.RU

Портал электронных книг и журналов .

Огромный выбор компьютерной литературы и журналов! Ежедневное обновление! Поиск и заказ книг! Формат книг и журналов PDF и DJVU Заказ книг на CD и DVD

Самоучитель IV— I по СУБД Access 2003! ® Microsoft «ess 2003 С помощью этого

Самоучитель IV— I по СУБД Access 2003!

®

Microsoft

«ess2003

С помощью этого дружественного руководства вы за короткое время освоите работу в среде популярной реляционной СУБД. Книга поможет вам:

оценить преимущества использования реляционных баз данных

проектировать настоящие базы данных

разрабатывать формы, облегчающие ввод и отображение данных

конструировать эффективные запросы, обеспечивающие выборку нужной информации

создавать информативные и наглядные отчеты

обмениваться информацией с другими источниками данных и готовить данные своих таблиц к публикации в Web

|ДУАЛЕКПНЛ<Д
|ДУАЛЕКПНЛ<Д

Т.В. Тимошок

БАЗЫ ДАННЫХ:

ПРОЕКТИРОВАНИЕ,

РЕАЛИЗАЦИЯ И

СОПРОВОЖДЕНИЕ. ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА.

3-Е ИЗДАНИЕ

Томас Коннолли, Каролин Бегг

БАЗЫ

ДАННЫХ

www.williamspublishing.com

в продаже

Авторы этой книги сконденсирова- ли на ее страницах весь свой опыт разработки баз данных для нужд промышленности, бизнеса и науки,

а также обучения студентов в уни-

верситете Пейсли, Шотландия. Результатом их труда стало бес- прецедентно полное справочное руководство по проектированию, реализации и сопровождению баз данных. Ясное изложение теорети-

ческого и практического материа- ла, включающего детально разра- ботанную методологию проектиро- вания и реализации баз данных,

а также подробное рассмотрение

существующих языков и стандар- тов, делает эту книгу доступной

и полезной как студентам, так

и опытным профессионалам.

Третье издание книги дополнено несколькими новыми главами, освещающими новейшие техноло- гии в этой области — объектные

базы данных, объектно-реляцион- ные базы данных, использование СУБД в Web, использование хра- нилищ данных и средств комплек- сного анализа (OLAP), а также боль- шим количеством новых примеров

и переработанных упражнений. Яс-

ное и четкое изложение материала, наличие двух полномасштабных учебных примеров и множества контрольных вопросов и упражне- ний, позволяет использовать эту книгу не только при самостоятель- ном обучении, но и как основу для разработки курсов обучения лю- бых уровней сложности — от студентов младших курсов, до аспирантов, а также как исчерпы- вающее справочное руководство для профессионалов.

Microsoft®

ccess2003

Microsoft ®

ccess2003

JlEKIiUIKA

Москва • Санкт-Петербург • Киев

2004

T.B. Тимошок

ББК 32.973.26-018.2.75 Т41 УДК 681.3.07 Компьютерное издательство

ББК 32.973.26-018.2.75

Т41

УДК 681.3.07

Компьютерное

издательство

"Диалектика"

Зав. редакцией А. В. Слепцов

По общим вопросам обращайтесь в издательство "Диалектика" по адресу:

info@dialektika.com, http://www.dialektika.com

Т41

Тимошок, Т.В. Microsoft Access 2003. Самоучитель. : — М. : Издательский дом "Вильяме", 2004. — 464 с. : ил.

ISBN 5-8459-0643-1 (рус.)

Данное руководство предназначено для самостоятельного изучения последней версии популярной СУБД Microsoft Access 2003. В книге подробно описываются этапы проектирования таблиц реляционных баз данных, рассматриваются основы конструирования форм, запросов и отчетов, а также изложены применяемые в Access принципы форматирования и контроля данных. Отдельное внимание уде- лено вопросам использования макросов, операциям экспорта, импорта и связыва- ния данных, а также подготовки данных к публикации в Web. Обсуждение ведется на практическом примере разработки базы данных для Internet-магазина. Помимо теоретических сведений книга включает подробные пошаговые инструкции и опи- сания работы мастеров, а также врезки с полезной информацией. Благодаря лаконичному, понятному изложению книга будет доступна самому широкому кругу читателей. Для закрепления пройденного материала в конце ка- ждой главы предлагаются тематические контрольные вопросы.

контрольные вопросы. ББК 32.973.26-018.2.75 Все названия

ББК 32.973.26-018.2.75

Все названия программных продуктов являются зарегистрированными торговыми марками

соответствующих

Никакая часть настоящего издания ни в каких целях не может быть воспроизведена в ка- кой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, будь то электронные или ме- ханические, включая фотокопирование и запись на магнитный носитель, если на это нет письменного разрешения издательства "Диалектика". Copyright © 2004 by Dialektika Computer Publishing. All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part in any form.

фирм.

ISBN 5-8459-0643-1 (рус.)

© Компьютерное изд-во "Диалектика", 2004

Оглавление

Введение

Часть I. Основные понятия

.

13

17

Глава 1.

Знакомьтесь — Access 2003

18

Глава 2.

Основы интерфейса Access 2003

30

Глава 3.

Справочная система Access 2003

46

Часть II. Создание базыданных

59

Глава 4.

Реляционные базы данных и ихпланирование

60

Глава 5.

Создание новой базы данных

77

Глава 6.

Создание и модификация структуры таблиц

93

Глава 7. Ввод данных в таблицу и их редактирование

116

Часть III. Работа с данным и в базе данных

.

127

Глава 8.

Форматирование и контроль данных

128

Глава 9.

Создание и использование форм

155

Глава

10.

Ключи, связи и индексы таблиц

198

Глава

11.

Поиск, сортировка и фильтрация данных

216

Часть IV. Создание и использование запросов

235

Глава 12.

Простые и многотабличные запросы

236

Глава 13.

Сложные запросы на выборку

260

Глава 14. Автоматизация редактирования и управления данными

292

Часть V. Вывод данных на печать

305

Глава 15. Подготовка простых

отчетов

306

Глава 16. Настройка и форматирование отчетов

323

Глава 17. Создание более сложных отчетов с помощью мастеров

346

Часть VI. Более сложные вопросы использования Access

359

Глава 18.

Знакомство с макросами

360

Глава 19. Работа с внешними данными

386

Глава 20. Access и Internet

415

Приложение. Ответы к тестам

435

Предметный указатель

444

Содержание

Введение

13

Для кого предназначена эта книга

13

Условные обозначения

13

Структура книги •

14

Обратная связь

16

Ждем ваших отзывов!

16

Часть I. Основные понятия

17

Глава 1. Знакомьтесь — Access 2003

18
18

Что представляет собой Access 2003

18
18

Объекты базы данных Microsoft Access

18

Новшества Access 2003

22

Установка Access 2003

24

Резюме

29

Глава 2. Основы интерфейса Access 2003

30

Запуск и завершение работы приложения

30

Основные элементы интерфейса Access 2003

33

Основные типы окон

35

Окно базы данных

35

Окно таблицы

36

Окно формы

37

Окно запроса

38

Окно конструктора

39

Область задач, панели инструментов и меню

39

Область задач

39

Панель инструментов База данных

42

Меню Access

42

Комбинации клавиш

43

Резюме

44

Тесты

44

Найдите правильный ответ

44

Глава 3. Справочная система Access 2003

46

Поле Введите вопрос

46

Вызов помощника Microsoft Office

48

Справка об элементах интерфейса диалоговых окон

50

Область задач Справка Access

50

Поиск по ключевым словам

51

Работа с оглавлением справки

52

Поиск справочной информации в Internet

54

Резюме

56

Тесты

57

Найдите правильный ответ

57

Часть II. Создание базы данных

59

Глава 4. Реляционные базы данных и их планирование

Глава 4. Реляционные базы данных и их планирование ,
,
,

60

Немного теории

60

Сплошные таблицы

60

Реляционная БД ,

61

Типы данных и их представление

65

Основы проектирования баз данных

67

Этап 1. Общее проектирование и цель создания базы данных

68

Этап 2. Определение необходимых таблиц и полей базы данных

69

Этап 3. Определение полей с уникальными значениями в каждой записи

73

Этап 4. Определение связей между таблицами

73

Этап 5. Усовершенствование структуры БД

74

Этап 6. Ввод данных и создание других объектов БД

74

Резюме

74

Литература

75

Тесты

75

Найдите правильный ответ

75

Глава 5. Создание новой базы данных

77

Выбор способа создания и типа файла БД

77

Способы создания базы данных

77

Выбор формата для новой базы данных

78

Создание пустой базы данных

79

Открытие и закрытие базы данных

80

Как

открыть базу данных

80

Как

закрыть базу данных

83

Создание базы данных с помощью шаблона

 

83

Резюме

91

Тесты

91

Найдите правильный ответ

91

Глава 6. Создание и модификация структуры таблиц

93

Создание таблиц с помощью мастера

93

Построение таблиц вручную

98

Создание таблицы в режиме конструктора

99

Выбор первичного ключа

101

Создание таблицы в режиме таблицы

105

Изменение типа полей и реорганизация таблиц

106

Изменение имен полей

107

Изменение типов и размеров полей

107

Добавление полей

109

Копирование полей

109

Перемещение полей

ПО

Удаление полей

111

Операции с таблицами

111

Переименование таблицы

111

Копирование таблиц в базе данных

112

Копирование

таблицы в другую базу данных

112

Удаление таблицы

113

Содержание

7

Резюме

113

Тесты

113

Найдите правильный ответ

113

Глава 7. Ввод данных в таблицу и их редактирование

116

Добавление записей в таблицу

116

Вводим в таблицу первую запись

116

Вставка новых записей в таблицу

117

Навигация по таблице

118

Изменение

существующих записей

119

Замена содержимого поля

120

Редактирование содержимого поля

121

Перемещение и копирование содержимого полей

122

Удаление и восстановление записей

124

Резюме

-ч

124

Тесты

125

Найдите правильный ответ

125

Часть III. Работа с данными в

базе данных

127

Глава 8. Форматирование и контроль данных

128

Форматирование данных

128

Текстовые и МЕМО-поля

129

Числовые и денежные поля

130

Поля Дата/время

132

Поля логического типа

134

Использование масок ввода и проверка значений

135

Чему отдать предпочтение?

135

Создание маски ввода с помощью мастера

137

Создание маски вручную

137

Проверка значений, вводимых в поле

139

Другие опции области Свойства поля

143

Изменение внешнего вида таблицы

143

Отображение и сокрытие столбцов

145

Закрепление и освобождение столбцов

146

Выбор используемых шрифтов

146

Изменение ширины столбца и высоты строк

148

 

Диалоговое

окно Формат таблицы

151

Использование панели Формат

152

Резюме

153

Тесты

153

Найдите правильный ответ

153

Глава 9. Создание и использование форм

155

Простейший инструмент — автоформа

159

Создание форм с помощью мастера

160

Конструктор форм

164

Использование элементов управления

166

Модифицирование формы

170

Перемещение элементов управления

170

Независимое перемещение элементов управления и их надписей

172

8

Содержание

Изменение размеров элементов управления и надписей

173

Разделы формы

174

Надписи

176

Специальные элементы управления

178

Создание списка или поля со списком

178

Создание группы переключателей

183

Создание элемента управления Кнопка

186

Порядок обхода полей

188

Когда форма радует глаз

190

Панель инструментов Формат (форма/отчет)

190

Форматирование текстовых элементов формы

191

Средство Автоформат

192

Создание и настройка линий и

прямоугольников

193

Резюме

194

Тесты

195

Найдите правильный ответ

195

Глава 10. Ключи, связи и индексы таблиц

198

Определение связей между таблицами

198

Обеспечение целостности данных в базе

203

Редактирование и удаление связей между таблицами

205

Индексация данных

206

Многотабличные формы

208

Отображение связанных записей в режиме таблицы

208

Создание многотабличной формы с помощью мастера

209

Резюме

213

Тесты

214

Найдите правильный ответ

214

Глава 11. Поиск, сортировка и фильтрация данных

216

Поиск и замена данных в таблицах

216

Поиск данных с помощью команды Найти

216

Использование команды Заменить

219

Сортировка

данных

220

Фильтрация данных

222

Поле Фильтр для

223

Фильтр по выделенному

224

Использование команды Исключить выделенное

226

Фильтр по форме

226

Расширенный фильтр

 

229

Резюме

232

Тесты Найдите правильный ответ

233

Часть IV. Создание и использование запросов

.

Глава 12. Простые и многотабличные запросы Классификация запросов Создание запроса с помощью мастера простых запросов Другие типы мастеров запросов Конструктор запросов

\

Содержание

235

236

236

238

242

243

9

Многотабличные запросы

250

Помощь мастера запросов

250

Создание многотабличного запроса в режиме конструктора

253

Резюме

257

Литература

257

Тесты

257

Найдите правильный ответ

257

Глава 13. Сложные

запросы на выборку

260

Использование выражений

260

Компоненты выражений

260

Комбинирование условий с помощью логических операторов And и Or

264

Условие для одного поля с оператором And

264

Условие для одного поля с оператором Or

264

Условия для двух полей

с оператором And

266

Условия для двух полей с оператором Ог

266

Комбинация операторов Or и And

266

Групповые операции и вычисления

267

Использование строки Групповая операция в бланке запроса

268

Итоговые вычисления по всем записям таблиц

269

Группировка по одному полю

270

Условие отбора,

заданное для поля группировки

272

Использование условий отбора до и после группировки

272

Группировка записей по нескольким полям

273

Вычисляемые поля

275

Формат вычисляемого поля

277

Условия отбора для вычисляемых полей

278

Использование построителя выражений

279

Использование параметра в вычисляемых полях

280

Перекрестные запросы

282

Создание перекрестного запроса с помощью мастера

284

Резюме

288

Тесты

289

Найдите правильный ответ

289

Глава 14. Автоматизация редактирования и управления данными

292

Общая информация о запросах на изменение

292

Запрос

на

создание таблицы

293

Запрос

на добавление записей

296

Запросы на удаление

298

Массовое обновление данных

300

Резюме

302

Тесты

302

Найдите правильный ответ

303

Часть V. Вывод данных на печать

305

Глава 15. Подготовка простых отчетов

306

Что такое отчет

306

Автоотчет — простой, но мощный

инструмент

308

Использование мастера отчетов

309

10

Содержание

Режим предварительного просмотра и печать отчетов

315

Диалоговое окно Параметры страницы

317

Диалоговое окно Печать

319

Печать других объектов Access

319

Резюме

320

Тесты

321

Найдите правильный ответ

321

Глава 16. Настройка и форматирование отчетов

323

Общая структура отчета

325

Настройка отчета в режиме конструктора

326

Операции с элементами управления отчета

326

Нумерация страниц и указание даты

328

Форматирование отчета

328

Обрамление, разделение страниц и вставка рисунков

330

Использование линий и прямоугольников

330

Разделители страниц

331

Добавление рисунков в отчеты

331

Группирование и сортировка записей в отчетах

334

Добавление вычисляемых элементов управления

339

Резюме

343

Тесты

344

Найдите правильный ответ

344

Глава 17. Создание более сложных отчетов с помощью мастеров

346

Генерация почтовых наклеек

346

Использование мастера диаграмм

350

Построение исходного запроса для диаграммы

351

Создание диаграммы с помощью мастера

352

Резюме

356

Тесты

357

Найдите правильный ответ

357

Часть VI. Более сложные вопросы использования Access

Глава 18. Знакомство с макросами

359

360

Макросы: общие сведения

360

Что такое макрос

360

Когда используются макросы

362

Создание макросов

363

Окно конструктора макросов

363

Ввод макрокоманд и аргументов

366

Операции с макросами

368

Изменение макроса

369

Операции на уровне макросов

371

Запуск макроса

371

Группы макросов и их запуск

373

Управление выполнением макросов

374

Что такое условие

375

Указание условия выполнения отдельной макрокоманды

375

Указание условий выполнения нескольких макрокоманд

377

Содержание

11

Отладка макросов

378

Отладка макроса в пошаговом режиме

378

Диалоговое окно ошибки выполнения макроса

379

Другие способы запуска макросов

380

Запуск макроса

из другого макроса

380

Запуск макроса при открытии базы данных (макрос AutoExec)

381

Запуск макроса с помощью комбинации клавиш (макрос AutoKeys)

382

Резюме

383

Тесты

384

Найдите правильный ответ

384

Глава 19. Работа с внешними данными

386

Обмен данными с другими приложениями

386

Импорт и связывание данных и объектов базы данных

388

Чему отдать предпочтение?

388

Работа с объектами из другой БД Microsoft Access

390

Импорт и связывание данных из электронных таблиц

391

Использование данных текстовых файлов

398

Диспетчер связанных таблиц

403

Экспорт данных и объектов БД Access

404

Экспорт объектов в проект или другую базу данных Access

404

Экспорт данных в текстовый файл

405

Экспорт данных Access в электронные таблицы

408

Использование команд Связи с Office

410

Резюме

412

Тесты

413

Найдите правильный ответ

413

Глава 20. Access и Internet

415

Поддержка Internet-технологий в Access

415

Статические HTML-страницы

416

Импорт и связывание HTML-документов

417

Создание страниц доступа к данным

420

Использование инструмента Автостраница

420

Знакомимся с возможностями мастера страниц доступа к данным

422

Сохранение •объектов Access в виде страниц доступа к данным

426

Гиперссылки — ввод и использование

428

Формат гиперссылок в Access

429

Ввод и редактирование гиперссылок

430

Резюме

431

Тесты

432

Найдите правильный ответ

432

 

435

Приложение. Ответы к тестам Предметный указатель

444

12

Содержание

Введение

Причины, побудившие вас обратиться к такому программному продукту, как Mi- crosoft Access 2003, могут быть разными. Но цель, которую вы ставите перед собой, открывая данную книгу, одна: самостоятельно, быстро и максимально эффективно освоить работу в среде Access 2003. В настоящее время Microsoft Access уверенно за- нимает лидирующее положение среди СУБД для настольных систем, функционирую- щих под управлением операционной системы Windows. Самоучитель научит вас про- дуктивно и с удовольствием работать, используя удобные инструментальные средства пакета Access 2003, и на практике применять теорию реляционных СУБД для созда- ния отвечающих современным требованиям приложений баз данных. Книга включает необходимые теоретические сведения, подробные пошаговые инструкции и описания работы мастеров, иллюстрации и врезки с полезной информацией. Естественно пере- ходя от темы к теме и применяя полученные знания на компактном, но включающем все необходимые элементы примере (разработка базы данных для Internet-магазина), вы сможете быстро разобраться с возможностями, предоставляемыми программой Access 2003, и по достоинству оценить потенциал этой системы.

Для кого предназначена эта книга

Книга рассчитана на пользователей с различным уровнем подготовки. Если вам еще не доводилось иметь дело с базами данных вообще и Access в частности, — вни- мательно ознакомьтесь с информацией главы 4, Реляционные базы данных и их плани- рование, чтобы получить общее представление о той области, в которой вам предстоит осваиваться. К чести разработчиков программы Access следует отметить, что данная система как нельзя лучше подходит для тех, кто намерен изучить основы управления реляционными базами данных. Технология освоения этого нового пространства — именно то; что предлагает данный самоучитель. Если вы относите себя к специалистам в области баз данных и ранее работали с други- ми СУБД, книга поможет вам быстро применить свои знания в приложении к новой сис- теме. Предлагаемый в начале книги теоретический материал познакомит вас с терминами, принятыми для управления базами данных в приложении Access 2003, а оглавление и предметный указатель помогут быстро найти интересующую вас информацию.

.

Условные

обозначения

В тексте книги с помощью специальных пиктограмм и врезок акцентируется вни- мание на важных моментах изложения материала. Ниже поясняется значение каждой из используемых пиктограмм.

Q Совет. Ценные указания, позволяющие сделать вашу работу более эффективной.

На заметку. Полезная информация по изучаемому вопросу, которую следует принять к сведению.

Внимание. Информация, выделенная таким способом, заслуживает самого серьезного внимания, поскольку ее можно отнести к разряду критически важной. Выделенные этой пиктограммой сведения призваны оградить вас от неверных шагов, последствия которых могут представлять угрозу для самого ценного, что есть у вас при работе с программой Access, — непосредственно данных.

Технические подробности Дополнительные сведения, которые не только расширят ваши знания о рассматри- ваемом в данный момент аспекте программы Access, но и помогут эффективнее рабо- тать, а также наметят ориентиры для более глубокого изучения этой СУБД.

Помимо врезок, определенные слова и фразы в тексте книги выделены с исполь- зованием специальных шрифтов, что облегчает и делает более результативным обще- ние с самоучителем. При оформлении книги приняты следующие соглашения.

1. Элементы пользовательского интерфейса (текстовые элементы, которые появ- ляются на экране компьютера, например команды, кнопки, опции, имена объ- ектов Access) выделены таким стилем. Если для выполнения какой-либо команды необходимо последовательно открыть несколько меню (как, например, в инструкции "Выберите команду Формат^ Интервал по вертикали<=>Сделать равным"), то следует сначала щелкнуть на меню Формат, затем поместить указатель на элемент Интервал по вертикали и, наконец, щелкнуть на команде Сделать равным открывшегося дополнительного меню.

2. Курсивом выделены новые термины, а также наименования глав и разделов.

3. Имена и расширения файлов, а также конкретные значения данных выделены так: Борей.mdb.

4. Названия и комбинации клавиш заключены в угловые скобки, например <Ctrl+N>.

Структура книги

Особенность данной книги отражена в ее заголовке — Самоучитель, т.е. помощ- ник, способный "с нуля" привести читателя к поставленной цели: эффективной ра- боте в Access. Поэтому логика изложения материала также подчинена принципу "от простого — к сложному". Книга содержит шесть частей. Главы каждой из частей са- моучителя включают несколько разделов, посвященных конкретным аспектам Micro- soft Access 2003. Наряду с теоретическими сведениями обязательно приводятся приме- ры использования этих знаний на практике. В конце каждой главы (за исключением первой, вводной) предлагаются тесты, которые помогут вам закрепить пройденный материал. Ответы на тестовые задания приводятся в приложении в конце книги.

Часть I. Основные понятия

этой части дается краткий обзор основных возможностей приложения Microsoft

Access 2003, включая усовершенствованные средства и новинки этой последней вер- сии. Access в первую очередь следует установить на вашем компьютере, поэтому в главе 1 указаны требования к аппаратному и программному обеспечению, предъяв- ляемые этим приложением пакета Microsoft Office 2003. В этой главе также приводит-

ся подробная пошаговая инструкция для выборочной установки компонентов про- граммы Access 2003 с дистрибутивного компакт-диска.

В главе 2 вы познакомитесь с различными способами запуска программы Access

и корректного выхода из нее, получите первое представление об основных элементах ее экранного интерфейса, а также основных видах окон приложения, включая окна базы данных, таблицы, формы и запроса. Отличительной особенностью системы Ac- cess является то, что набор кнопок, находящихся на панелях инструментов, число па- нелей, появляющихся на экране, а также список команд, предлагаемых различными меню, — все это зависит от текущего режима работы Access и востребованности тех или иных команд пользователем. Глава 2 позволяет освоить альтернативный путь вы- полнения многих операций и команд — использование функциональных клавиш и комбинаций клавиш, которые заметно ускоряют работу в Access.

В

клавиш, которые заметно ускоряют работу в Access. В 14 Введение
клавиш, которые заметно ускоряют работу в Access. В 14 Введение
клавиш, которые заметно ускоряют работу в Access. В 14 Введение

14

Введение

как воспользоваться интерактивной справочной

системой Access, которая в версии 2003 заметно преобразилась и в еще большей сте- пени стала Internet-ориентированной.

Часть II. Создание базы данных

В главе 3

подробно описывается,

Чтобы в полной мере воспользоваться всеми возможностями СУБД Access, следует

в первую очередь четко определиться с основными понятиями реляционных баз дан-

ных. Поэтому в главе 4 изложены необходимые на практике сведения по теории ре- ляционных баз данных. Применительно к СУБД Access рассматриваются такие фун- даментальные понятия, как база данных, таблица, записи, поля и ключи, а также за- трагиваются вопросы нормализации таблиц БД. На конкретном реальном примере

(работать с которым вам предстоит на протяжении всех последующих глав) лаконично и доступно проиллюстрированы основные этапы проектирования реляционных баз данных, включая выбор структуры и типов полей для будущих таблиц.

В главе 5 вам предстоит первый серьезный шаг в деле практического освоения СУБД

Access — знакомство с двумя способами создания новой базы данных: по готовому шаб- лону или "с нуля". В приложении Access создать таблицу для последующего ввода в нее данных можно разными методами. Все эти методы, а также средства Access, позволяю- щие определить первичные ключи и внести изменения в структуру таблиц, будут под- робно рассмотрены в главе 6. Ознакомившись с материалом, изложенным в главе 7, можно смело приступать к вводу и редактированию данных в таблицах.

Часть III. Работа с данными в базе данных

Эта часть включает следующие четыре главы. Из главы 8 вы узнаете о таких важ- ных вещах, как форматирование данных и контроль ввода информации, а также ос- воите возможности программы Access по изменению внешнего облика таблицы, кото-

рые позволяют сделать работу с таблицами более эффективной и удобной. Глава 9 це- ликом посвящена таким объектам Access, как формы; их созданию, настройке и усовершенствованию с помощью инструментальных средств конструктора форм, а также применению визуальных эффектов, превращающих стандартную форму

удобное и эффективное средство работы с записями таблиц. В главе 10 речь пойдет

о том, как создавать, редактировать и удалять связи между таблицами, указывая при

необходимости опции обеспечения целостности данных. Среди основных задач, вы- полняемых базами данных, поиск нужной информации занимает одно из ведущих мест. Материал главы 11 большей частью будет посвящен поисковым операциям

в таблицах, выполнить которые можно, не прибегая к запросам (запросы — это мате-

в

к запросам (запросы — это мате- в риал уже следующей части книги).

риал уже следующей части книги). Кроме того, в этой главе вы познакомитесь с дос- тупным в программе Access инструментарием сортировки и фильтрации данных.

Часть IV. Создание и использование запросов

Данная часть посвящена наиболее эффективному механизму получения актуаль- ной информации из базы данных — запросам. В главе 12 рассматриваются типы за- просов, поддерживаемые Access, а также на многочисленных примерах демонстриру- ется построение запросов как с помощью мастеров, так и в режиме конструктора за- просов. В главе 13 прежде чем перейти к рассмотрению сложных запросов на выборку (в том числе с использованием логических операторов и вычисляемых полей), вам бу- дет предложено систематизировать свои знания о выражениях, широко применяемых в программе Microsoft Access. В главе 14 речь идет о запросах на изменение, с помо- щью которых можно удалить записи, добавить новые, а также выполнить массовое обновление данных одной или нескольких таблиц.

Введение

15

Часть V. Вывод данных на печать

Эта часть открывает новые перспективы для ваших данных, а именно позволяет освоить построение и вывод на печать самых разных отчетов. Глава 15 знакомит с ти- пами отчетов, поддерживаемыми программой Access, и простыми инструментами соз- дания несложных отчетов. В главе 16 будут рассмотрены основные операции, приме- няемые при модифицировании существующих отчетов и разработке новых отчетов "с нуля" в режиме конструктора отчетов. Глава 17 посвящена использованию двух специальных мастеров Access, под руководством которых можно создавать отчеты, от- форматированные для печати почтовых наклеек, и отчеты, включающие диаграммы.

и отчеты, включающие диаграммы. Часть VI. Более сложные вопросы

Часть VI. Более сложные вопросы использования Access

В трех главах заключительной части книги обсуждаются некоторые более сложные, но необходимые в работе аспекты использования Access. Глава 18 расскажет вам о том, что представляют собой и как работают макросы — объекты базы данных, го- товые взять на себя автоматизацию простых повторяющихся действий в приложении Access. Программу Access смело можно назвать в высшей степени дружественной по отношению к другим приложениям, имеющим дело со структурированными данными. Вопросам экспорта данных Access в другие программы и СУБД, а также способам по- лучения информации из внешних источников посвящена глава 19. Кроме того, гла- ва 20 дает общее представление о тех возможностях программы Access, которые по- зволяют сделать данные из таблиц базы данных, результаты выполнения запросов, а также формы и отчеты доступными через Internet и intranet. Объектами внимания этой главы будут статические HTML-страницы, гиперссылки и страницы доступа к данным. В книгу включено одно приложение, которое дает возможность ознакомиться с правильными ответами на вопросы тестов, предложенных в конце каждой главы.

в конце каждой главы. Обратная связь На

Обратная связь

На соответствующей странице Web-сайта издательства "Диалектика" (www.dialektika.cctn) доступна учебная база данных (Интернет-аптека.mdb), иллюстрирующая изложенный в самоучителе материал. Она включает все рассматриваемые в примерах этой книги объ- екты Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, страницы доступа к данным и макросы.

•

Ждем ваших отзывов!

Вы, читатель этой книги, и есть главный ее критик. Мы ценим ваше мнение и хо- тим знать, что было сделано нами правильно, что можно было сделать лучше и что еще вы хотели бы увидеть изданным нами. Нам интересно услышать и любые другие замечания, которые вам хотелось бы высказать в наш адрес. Мы ждем ваших комментариев и надеемся на них. Вы можете прислать нам бу- мажное или электронное письмо либо просто посетить наш Web-сервер и оставить свои замечания там. Одним словом, любым удобным для вас способом дайте нам знать, нравится ли вам эта книга, а также выскажите свое мнение о том, как сделать наши книги более интересными для вас. Посылая письмо или сообщение, не забудьте указать название книги и ее авторов, а также ваш обратный адрес. Мы внимательно ознакомимся с'Вашим мнением и обязательно учтем его при отборе и подготовке к изданию последующих книг. Наши координаты:

E-mail:

info@dialektika.com

WWW:

http://www.dialektika.com

Информация для писем из:

России:

115419, Москва, а/я 783

Украины:

03150, Киев, а/я 152

16
16

Введение

Основные понятия

В

этой части

Основные понятия В этой части Глава 1. Знакомьтесь — Access 2003 Глава 2.

Глава 1. Знакомьтесь — Access 2003 Глава 2. Основы интерфейса Access 2003 Глава 3. Справочная система Access 2003

В этой части дается краткий обзор основных возможностей приложения Mi

Дссезз 2003, включая усовершенствованные средства И новинки этой по< версии. Access, в первую очередь, следует установить на„вшдем компьютере, п< : му в главе 1 перечислены требования к аппаратному и йрЬграммно1М[у предъявляемые этим приложением пакета Microsoft Office 2003. В это*гла6ё приводится подробнай^ршаговая инструкция для выборочной'установки нентов программы Accfss 2003 : с дистрибутивного компакт-диска.

дистрибутивного компакт-диска. В главе 2 вы познЙШмйсбь с
В главе 2 вы познЙШмйсбь с разлйчнь програмйы f>f WARM IJ Y
В главе 2 вы познЙШмйсбь с разлйчнь
програмйы
f>f WARM IJ Y

и корректного вщода из нее, получше п тах ее экранного2ин^р4>ёйса, а также ос окна базы г; темы Access является то, чти набор число панелей, появляющихся на экран различными меню, г- все это зависит от бованности тех или иных команд пользе]

тех или иных команд пользе] кнопс нативный путь выполнения
тех или иных команд пользе] кнопс нативный путь выполнения
кнопс
кнопс
или иных команд пользе] кнопс нативный путь выполнения
или иных команд пользе] кнопс нативный путь выполнения

нативный путь выполнения многих опер; нальных клавиш и комбина11Йй клавиш, i

клавиш и комбина11Йй клавиш, i • В главе 3 подробно
клавиш и комбина11Йй клавиш, i • В главе 3 подробно

В главе 3 подробно «Описывается;; как вс системой Access, которая в версии 2003 степени стала Internet-ориентированной.

Глава 1

Знакомьтесь — Access 2003

В этой главе

4

Что представляет собой Access 2003

4

Установка Access 2003

4

Резюме

Что представляет собой Access 2003

Microsoft Access 2003 — это программное обеспечение, которое относится к катего- рии систем управления базами данных (СУБД) и является одним из продуктов пакета Microsoft Office 2003. Вопросам организации данных в Access 2003 посвящена глава 4, Реляционные базы данных и их планирование, но, обобщая, можно сказать, что основная функция как Access, так и любой СУБД — это работа со структурированной в виде таблиц информацией. Программа Access позволяет обеспечить ввод данных в таблицы базы данных, их хранение и сопровождение, а также получать из совокупности этой информации нужные данные, необходимые при принятии важных бизнес-решений.

Объекты базы данных Microsoft Access

Применительно к приложению Microsoft Access база данных — это совокупность объектов различного типа (и назначения), которые используются для хранения, отобра- жения и вывода на печать ваших данных, а также содержат созданный вами программ- ный код. СУБД Access работает со следующими типами объектов: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули. Все они сгруппирова- ны по категориям и отображаются в окне базы данных (рис. 1.1). Ниже мы кратко охарактеризуем основные типы объектов Access, речь о которых пойдет в этой книге.

• Таблицы. Фундамент вашей базы данных и любого приложения, разрабатывае- мого в Microsoft Access. Все остальные объекты БД так или иначе связаны с таблицами и зависимы от них, поскольку оперируют данными, которые хра- нятся в таблицах. Табличные данные отображаются в привычном формате строк (записей в терминологии СУБД Access) и столбцов (полей), как это видно из рис. 1.2. При открытии таблицы в режиме просмотра (режиме таблицы) на экране можно увидеть все поля и все записи, хранимые в таблице. Правильно спроектированная база данных Access чаще всего включает несколько таблиц, объединенных между собой посредством так называемых связей. Благодаря свя- зям информация из одной таблицы становится доступной для другой, что по- зволяет обеспечивать целостность данных в и упрощает поддержку всей БД.

• Формы. Как правило, используются для работы с индивидуальными записями из одной или нескольких таблиц базы данных (рис. 1.3). С помощью форм можно вводить информацию в таблицы, редактировать и удалять ее, а также ог- раничить доступ к данным и отображать их только в режиме просмотра.

Создание отчета в режиме конструктора

Создание отчета с помощью настера

Итоги продаж по объему

Каталог

Итоги продаж по объему Каталог Наклейки для клиентов

Наклейки для клиентов

Подчиненный для каталога

Подчиненный для продаж по годам для продаж по годам

Подчиненный для продаж по типам

Продажи по годам

Продажи по сотрудникам и странам

по сотрудникам и странам Продажи по типам Ш Ш Ш Счет

Продажи по типам

Ш Ш Ш Счет
Ш
Ш
Ш
Счет

|Список товаров;

Суммы продаж по годам

Суммы продаж по кварталам

Ш Товары по тилем

Рис. 1.1. Доступ ко всем объектам базы данных Microsoft Access, сгруп- пированным по типам, осуществляется через окно базы данных

E

I Alfreds Futlerkiste Ana Trujillo Emparelados

Antonio Moreno Taqueria

Ana Trujillo Emparelados Antonio Moreno Taqueria : ;ANTON AROUT ; BERGS : BLAUS .

: :

;ANTON

AROUT

; BERGS

: BLAUS

. BLONP

SOLID

BONAP

Around the Horn Berglunds snabbkop Blauer See Delikatessen '-Blondel pere et fits

Bolido Comidas pieparadas

Bon app'

:ВрТТМ
:ВрТТМ

BSBEV

i Bottom-Dollar Markets

B's Beverages

J CACTU

;Cactus Comidas para lleyar

'

Beverages J CACTU ; Cactus Comidas para lleyar ' Matta Anders Ana Trujillo Совладелец

Matta Anders

Ana Trujillo

Совладелец

Antonio Moreno

Совладелец

Thomas Hatdy

Представитель

Christina Berglund

Координатор

Hanna Moos

Представитель

Frederique Citeaux

Frederique Citeaux

Главный менеджер

Martin Sommer

Laurence Lebihan

Elizabeth Lincoln

Victoria Ashworth

Sommer Laurence Lebihan Elizabeth Lincoln Victoria Ashworth Patricia Simpson Совладелец Совладелец

Patricia Simpson

Совладелец Совладелец
Совладелец
Совладелец

Бухгалтер

Представитель

Продавец

Рис. 1.2. Информация о Access 2003

клиентах структурирована

и

iCtertStr.57

;Avda. de la Constrtucion 2222

2312

: 120 Hanover Sq. Betguvsvagen 8 iForsterstr 57 •24. place Kleber ^C/Araquii.e/ '-12, rue des Bouchers l23Tsawassen ВЫ |Fauntleroy Circus ; Cerrito 333

iMataderos
iMataderos
ВЫ |Fauntleroy Circus ; Cerrito 333 iMataderos размещена в таблице Рис. 1.3. В

размещена

в таблице

Рис. 1.3. В форме отображается информация из одной строки таб- лицы Access

Запросы. Мощный инструмент управления данными, позволяющий извлекать из таблиц базы данных сведения, которые соответствуют определенному крите-

Глава 1. Знакомьтесь Access 2003

определенному крите- Глава 1. Знакомьтесь — Access 2003 19

19

рию (рис. 1.4). С помощью запросов можно автоматизировать процесс обнов- ления или удаления записей из одной или нескольких таблиц, а также выпол- нять вычисления, основываясь на значениях, хранимых в таблице.

Ttwinger Rostbratwurst Mishi Kobe Niku Sif Rodney's Marmalade Carnaivon Tsgerg Raclelte Coutdaraul! Manjirmip Dri
Ttwinger Rostbratwurst
Mishi Kobe Niku
Sif Rodney's Marmalade
Carnaivon Tsgerg
Raclelte Coutdaraul!
Manjirmip Dri
tarte au sucre
Ipoh Coffee
RossleSauerktaut
.

Рис. 1.4. Запросы позволяют выполнять статистическую обработку данных из одной или нескольких таблиц Access

Отчеты (рис. 1.5). Прочно ассоциированы со словом "печать", поскольку основ- ное их назначение — преобразование данных из виртуальной электронной формы во вполне осязаемую, бумажную, неизменный конечный продукт любой системы автоматизированного документооборота. Средства генерации отчетов Access позво- ляют вывести отформатированные данные и результаты итоговых расчетов на пе- чать в наиболее презентабельном виде, в том числе в виде графиков и диаграмм.

Список товаров по алфавиту

 

12 Сутып» го 550 МП

12 Сутып» го 550 МП

Единиц и«мерами:

Нвскладг

Boston О * Iteal

Рыбспроиупы

24 Сет по 125 г

123

Camemtort Pteira

CamerwiTktes

Сгияииа;

CM

•! - |Г
•!
-

1

Pteira CamerwiTktes Сгияииа; CM •! - |Г 1 > I " il Рис. 1.5. Информация в

> I"

il
il

Рис. 1.5. Информация в отчете сгруппирована по марке товара

Страницы доступа к данным (рис. 1.6). HTML-страницы, выполняющие роль своеобразного "интерфейса" к данным, которые хранятся в базах данных Mi- crosoft Access. Обращаясь к таким страницам через Internet или intranet непо- средственно из Web-браузера Internet Explorer, можно просматривать и вводить информацию в таблицы, а также генерировать отчеты. Макросы. Простейшие "программы", с помощью которых можно автоматизиро- вать выполнение часто повторяющихся операций, например открытие одной

20

Часть I. Основные понятия

и той же формы, печать определенного отчета или выбор команды меню. Макрос представляет собой серию макрокоманд, для каждой из которых при создании мак- роса указывается ее имя, аргументы и условие выполнения. Родственные макросы в Access можно объединять в группы (так, на рис. 1.7 показана группа макросов Клиенты, которая включает макросы Проверка кода и Обновление списка стран).

Список товаров по алфавиту

Рис. 1.6. Страница доступа к данным сочетает в себе возможности форм и отчетов

Проверка кода

форм и отчетов Проверка кода Обновление списка стран

Обновление списка стран

Сообщение

Сигнал

Тип

Заголовок

:

I Связан с формой "Клиенты".

: I Связан с формой "Клиенты". : Связан с событием "До

: Связан с событием "До обновления" (BefareUpdate) поля Ко;;

Сообщение ,Если значение поля 'ХодКлиента" не является уникальным, J ОтменитьСобытие i Возвращает элемент управления "КодКлиента".

управления "КодКлиента". • Обновление [ Связан с событием

Обновление
Обновление

[ Связан с событием формы "После обновления" (AfterUpdate) -

; Обновляет элемент управления "Страна"

элемент управления "Страна" Рис. 1.7. Так выглядит группа

Рис. 1.7. Так выглядит группа макросов Клиенты в окне специального инструментария — конструктора макросов

'

Все объекты базы данных (а речь может идти о десятках и сотнях таблиц, запросов и отчетов, так как согласно спецификациям программы Microsoft Access, в базе данных может быть определено до 32 768 объектов) хранятся в одном общем файле, файле базы данных, который имеет расширение .mdb. По умолчанию в Access 2003 принят формат файла Access 2000, что позволяет обеспечить обратную совместимость с решениями, разработанными в ранних версиях этой СУБД. Более подробно вопрос выбора форма- тов рассматривается в главе 5, Создание новой базы данных.

Глава 1. Знакомьтесь Access 2003

5, Создание новой базы данных. Глава 1. Знакомьтесь — Access 2003 21

21

Новшества Access 2003

Пользователям предыдущего выпуска этой программы, Access 2002, многое в версии 2003 года покажется знакомым. Например, адаптивные меню и панели элементов (основам интерфейса Access посвящена следующая глава), а также "воплощенная" друже- ственность программы Access — мастера, под чутким руководством которых в подавляю- щем большинстве случаев эффективнее начинать создание многих объектов базы данных. Безусловно, Microsoft включила в свой обновленный продукт и ряд новшеств, кратко перечисленных ниже.

Упрощенное архивирование данных. В предыдущих версиях Access (до Access 2002 включительно) не была предусмотрена привычная для текстовых редакторов и других программ операция сохранения файла базы данных под другим име- нем или в другом месте. Команда Сохранить как была применима к отдельным объектам базы данных, но не к самому файлу-контейнеру * . mdb. Теперь это упущение исправлено, и в программе Access 2003 появилась команда* позво- ляющая создать резервную копию базы данных в папке, принятой по умолча- нию, или в текущей (рис. 1.8). р-, • Смарт-теги. В пакете Microsoft Offic e 2003 технология смарт-тегов доступна и для программы Access, где такие элементы можно добавить, использовав специальное свойство, к любому полю в таблице, запросе, форме, отчете или на странице доступа к данным.

• Новая функция поиска ошибок в формах и структуре отчетов. Когда эти сред- ства активизированы, при создании форм и отчетов в режиме конструктора ав- томатически выявляются и помечаются с помощью смарт-тегов типичные ошибки (например, новые неприсоединенные надписи или недопустимые свойства элемента управления, как это показано на рис. 1.9). При обращении к такому смарт-тегу появляется список вариантов исправления или пропуска обнаруженной ошибки, что заметно облегчает и ускоряет разработку и тести- рование приложений Access.

тести- рование приложений Access. • Щобавчный J • Недопустимое
тести- рование приложений Access. • Щобавчный J • Недопустимое
Щобавчный J • Недопустимое свойство Элемента управления: Данные
Щобавчный
J
Недопустимое свойство Элемента управления: Данные

Такого поля нет в списке полей

изменить свойство "Данные" цемента управления

"Данные" цемента управления Изменить свойство "Источник

Изменить свойство "Источник записей" формы

Справка по данной ошибке

Г^опустить ошибку Параметры
Г^опустить ошибку
Параметры

проверки ошибок

Рис. 1.8. В главном меню программы Access 2003 предусмотрена команда Резервная копия базы данных

Резервная копия базы данных Рис. 1.9. Некорректное изменение

Рис. 1.9. Некорректное изменение свойств элемента при разработке формы в режиме кон- структора привело к появлению смарт-тега Не- допустимый источник данных для элемента управления

Использование возможностей смарт-тегов для функции автоисправления. Если режим автозамены включен, то при внесении в текст изменений рядом с ав- томатически исправленным текстом появляется кнопка Параметры автозаме- ны, в меню которой предусмотрены опции отмены исправлений или измене- ния режима автозамены. Поддержка тем Windows XP. По умолчанию программа Access 2003 применя-

Access.

ет текущую тему операционной

ет текущую тему операционной системы Windows XP к формам 22 Часть I.

системы

Windows XP

к

формам

22

Часть I. Основные понятия

Рис. 1.10 демонстрирует, как будет выглядеть главная кнопочная форма учебной базы данных Борей (иллюстрация слева) при наследовании темы операционной системы (снимок справа). Чтобы отказаться от такой возмож- ности, необходимо обратиться к настройкам параметров для базы данных или проекта Access.

для базы данных или проекта Access. I& Главная кнопочная фпргля

I& Главная кнопочная фпргля

I& Главная кнопочная фпргля ТОРГОВАЯ КОМПАНИЯ I Выход из

ТОРГОВАЯ КОМПАНИЯ

I
I

Выход из Microsoft Access

Сведения о товарах и заказах;

(Типы]
(Типы]

I

Поставщики

Товары

I

ЗАКАЗЫ
ЗАКАЗЫ

Печать отчетов

QKHO базы данных базы данных

Печать отчетов QKHO базы данных № Г чзкцая кнопочная фор**)

Г чзкцая кнопочная фор**)

•ТОРГОВАЯ КОМПАНИЯ

фор**) •ТОРГОВАЯ КОМПАНИЯ Выход из Microsoft Access ! Печать

Выход из Microsoft Access

!

Печать ответов

Рис. 1.10. К главной кнопочной форме учебной базы данных Борей не применена (рисунок сле- ва) и применена (рисунок справа) тема Windows XP

Возможность варьировать шрифт и размер шрифта в режиме конструктора за- просов и режиме SQL. Кроме того, в режиме SQL теперь можно простым на- жатием клавиши <F1> получить контекстную справку по ключевым словам Jet SQL (используемый в программе Microsoft Access диалект языка Structured Query Language) и функциям VBA (язык структурного программирования Vis- ual Basic for Applications), как показано на рис. 1.11.

Applications), как показано на рис. 1.11. SELECT Типы Категория,

SELECT Типы Категория, Товары.Марка,

Товары.НаСкл:
Товары.НаСкл:

Товары.Поста! FROM Типы I Типы.КодТиш WHERE (((Товары.Пос ORDER BY Ti Товары.Марка;

ORDER BY Ti Товары.Марка; Предложение ORDER BY Сортирует
ORDER BY Ti Товары.Марка; Предложение ORDER BY Сортирует
ORDER BY Ti Товары.Марка; Предложение ORDER BY Сортирует

Предложение ORDER BY

Сортирует записи, полученные в результате запроса, в порядке возрастания или убывания на основе значений указанного поля или полей.

указанного поля или полей. Синтаксис SELECT спнсснгПелей FROM

Синтаксис

SELECT спнсснгПелей FROM таблица WHERE успооиеОтбора [ORDER BY поле 1 [ASC | DESC ] [, полс_2 [ASC | DESC ]][, .,.]]]

Ниже перечислены аргументы инструкции SELECT, содержащей предложение ORDER BY:

содержащей предложение ORDER BY: Элемент спмсокПолей Описание
содержащей предложение ORDER BY: Элемент спмсокПолей Описание
содержащей предложение ORDER BY: Элемент спмсокПолей Описание

Элемент

спмсокПолей
спмсокПолей

Описание Имена одного или нескольких полей, из которых отбираются данные, вместе с псевдомимами,

Рис. 1.11. В режиме SQL теперь можно изме- нить настройки шрифта и получить справку по ключевым словам языка SQL

Глава 1. Знакомьтесь Access 2003

по ключевым словам языка SQL Глава 1. Знакомьтесь — Access 2003 2 3

23

Новые возможности доступа к данным из различных источников, включая экспорт, импорт и связывание со списками Microsoft Windows SharePoint Services. Усовершенствованная поддержка современного стандарта XML (Extensible Markup Language — рас- ширяемый язык гипертекстовой разметки), благода- ря чему появляется возможность публикации таб- лиц, отчетов и форм в Internet и intranet в виде XML-документов, непосредственно связанных с ба- зой данных Access. В Access 2003 язык XML высту- пает в роли универсального стандарта, обеспечи- вающего обмен данными между различными сер- верными платформами в различных форматах. Обновленная панель Область задач, где теперь дос- тупны такие области задач, как Приступая к работе, Справка, Поиск файлов и Зависимости объектов. Область задач Зависимости объектов позволяет ви- зуализировать зависимости между такими объекта- ми базы данных, как таблицы, формы, запросы и отчеты, например при переименовании или пла- нируемом удалении объектов. В окне, аналогичном представленному на рис. 1.12, вы можете также просмотреть группы объектов, которые использу- ются в текущий момент выбранным объектом. Улучшенная интеграция со службами поддержки Web-узла Microsoft Office Online.

поддержки Web-узла Microsoft Office Online. Зависимости объектов Запрос:
поддержки Web-узла Microsoft Office Online. Зависимости объектов Запрос:

Зависимости объектов

Запрос: Продажи по годам

О Объекты, зависящие от данного

О Объекты, зависящие от данного -'' Таблицы Ш Запросы 3 3 (•)

-'' Таблицы

Ш

Запросы

3

3

(•) Объекты, от которых зависит : данный

Заказы

В

|р

Промежуточная сумма заказа

Таблица: Заказано

Е; Формы Формы

Таблица: ЗаказыТаблица: Заказано Е; Формы Таблица: Товары Щ Продажи по

Таблица: Товары

Щ
Щ

Продажи по годам

8 Отчеты

Нет

Справка

что вызывает зависимости' зависимости'

Рис. 1.12. Панель задач Зави- симости объектов демонстриру- ет информацию о зависимостях для конкретного объекта базы данных

Установка Access 2003

Приложение Microsoft Access 2003 по праву можно отнести к ресурсоемким, по- этому фирма-разработчик рекомендует использовать для работы с этим программным обеспечением компьютер с процессором Pentium III и 128 Мбайт ОЗУ, функциони- рующий под управлением операционной системы Microsoft Windows XP или более поздней версии. Минимальные требования к конфигурации компьютера, необходи- мые для работы приложения Access 2003, представлены в табл. 1.1.

Таблица 1.1. Минимальные требования к аппаратным и программным средствам

Процессор

Pentium 233 МГц и более быстрый

Объем памяти

64 Мбайт ОЗУ. Для приложения Access (и любого другого компонента Microsoft

Объем свободного места на жестком диске

Office, запускаемого одновременно) дополнительно потребуется 8 Мбайт ОЗУ Зависит от выбранной конфигурации приложения и объема файлов создаваемых баз данных. При выборочной установке заметно варьируется. Общие требования: 245 Мбайт на жестком диске и 115 Мбайт

Операционная

на системном диске Microsoft Windows 2000 с пакетом обновления 3 (SP3) или более поздней версии

система

Чтобы установить на свой компьютер приложение Access 2003 (отдельно или вме- сте с другими программами Microsoft Office 2003), вам потребуется дистрибутив этого пакета, а также подробная инструкция, предложенная ниже.

24

Часть I. Основные понятия

Как видим, приложения пакета Microsoft Office 2003 не будут работать под управлени- ем операционных систем Microsoft Windows 98, Windows Me или Windows NT, поэтому

новую версию

установка Microsoft Access 2003 может потребовать перехода на более операционной системы Windows.

Для инсталляции программы Microsoft Access выполните следующее.

1. Вставьте в привод CD-ROM дистрибутивный компакт-диск Microsoft Office 2003. После некоторой задержки на экране автоматически появится первоначальное окно программы установки.

2. Если опция автоматического распознавания диска в настройках операционной системы Windows не установлена, запускать программу установки Access необ- ходимо своими силами. Щелкните на кнопке Пуск Windows и выберите команду Выполнить, а затем в открывшемся диалоговом окне Запуск программы введите букву, соответствующую приводу CD-ROM, и имя программы установки (setup.exe), например е: \setup.

Чтобы найти и выбрать привод CD-ROM и программу setup.exe, которая находится в корневом каталоге компакт-диска, щелкните на кнопке Обзор окна Запуск программы.

3. В первом окне программы установки следует указать 25-значный ключевой код продукта в одноименном поле (рис. 1.13, первое из окон). Чтобы перейти к следующему этапу инсталляции, щелкните на кнопке Далее.

•/•Установка Microsoft Office 2003

Microsoft Office - профессиональный выпуск версии 2003 Office - профессиональный выпуск версии 2003

Ключ продукта

Пп
Пп

оо

Введите в поля 25-?начкый ключ продукта (Product Key). Он находится на ; (Product Key). Он находится на ; • наклейке на обратной стороне • наклейке на обратной стороне коробки с диском или на сертификате подлинности (Certificate of Authenticity).

подлинности (Certificate of Authenticity). К« £ Ч продукта; : U JGWH28 Microsoft Office -

К«£Ч продукта;

: U JGWH28
: U JGWH28

Microsoft Office - профессиональный выпуск версии 2003

Сведения о пользователе

Справка

Рис. 1.13. Укажите в диалоговых окнах программы установки сначала код продукта (в данном примере он выбран произвольно), а затем — сведения о пользователе

4. В следующем окне программы необходимо указать сведения о пользователе. Введите нужные данные в поля Имя пользователя, Инициалы и Организация (см. рис. 1.13, второе окно). Чтобы вызвать следующее окно, щелкните на кнопке Далее.

Глава

1. Знакомьтесь — Access 2003

окно, щелкните на кнопке Далее. Глава 1. Знакомьтесь — Access 2003 25

25

По умолчанию в полях с информацией о пользователе отображаются данные из клю- чевых значений системного реестра.

5. Новое окно предлагает ознакомить^ с условиями лицензионного соглашения и, естественно, согласиться с ними. В противном случае инсталляция Access 2003 на этом этапе для вас закончится. Щелкните на кнопке Я принимаю условия лицензионного соглашения, а затем — на кнопке Далее.

6. Следующий шаг — выбор типа установки пакета Office 2003. Независимо от того, инсталлируются приложения Office впервые или будут обновляться, диа- логовое окно позволяет выполнить как обычную установку наиболее востребо- ванных компонентов пакета, так и выбрать собственную конфигурацию. По- этому, чтобы разместить все необходимые при работе с программой Access компоненты "под руками", т.е. на жестком диске, установите переключатель в положение Выборочная установка. По умолчанию папка для установки пред- ложена как C:\Program FilesNMicrosof t Offic e (рис. 1.14). Примите этот путь или укажите свой собственный (щелчок на кнопке Обзор позволяет от- крыть окно Выбор конечной папки, где можно указать в качестве местоположе- ния файлов уже существующую или новую папку). Щелкните на кнопке Далее.

папку). Щелкните на кнопке Далее. шка Microsoft utlire WU'l Microsoft Office -

шка Microsoft utlire WU'l

Microsoft Office - профессиональный выпуск версии 2003

Вид установки

Рекомендуемый вид установки:

ОбновлениеРекомендуемый вид установки: Другие виды УСТАНОВКИ: Г*

Другие виды УСТАНОВКИ: Г* :.Лолная установка . *~" Минимальная
Другие виды УСТАНОВКИ:
Г*
:.Лолная установка
.
*~"
Минимальная установка
f
Обычная установка
*•'
Выборочная установка

оа

Описание

УстановкаHcrosoftOfficeсвыбором устанавливаемых компонентов. Можно также сохранить или удалить предыдущие версии Office.

Рекомендуется для опытных

пользователейч

для опытных пользователейч Примечание; для работы InfoPath

Примечание; для работы InfoPath требуется Microsoft Internet Explorer версии б,0 или более поздней. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку "Справка".

Установить в:

ramFiles\MicrosoftOffice\ < Назад J
ramFiles\MicrosoftOffice\
< Назад
J
в: ramFiles\MicrosoftOffice\ < Назад J Далее > j Отмена I Рис. 1.14. Чтобы

Далее >

j

Отмена

I

Рис. 1.14. Чтобы выбрать конфигурацию Microsoft Off ice 2003 или Access 2003 по собственному усмотрению, установите переключатель Выборочная установка

26

7. Следующее окно Выборочная установка по умолчанию предлагает инсталлиро- вать все приложения пакета Office 2003 (рис. 1.15). Сбросьте флажки с тех при- ложений, установка которых сейчас не требуется. Кроме того, установите фла- жок Расширенная настройка приложений и щелкните на кнопке Далее.

8. В новом окне Расширенная настройка щелкните на стрелке символа жесткого диска слева от пункта Microsoft Office Access, а затем выберите из раскрываю- щегося меню опцию Запускать все с моего компьютера, чтобы сразу установить все нужные компоненты на жесткий диск (рис. 1.16). Пиктограмма с жестким диском изменит свой цвет с серого на белый.

изменит свой цвет с серого на белый. Часть I. Основные понятия
изменит свой цвет с серого на белый. Часть I. Основные понятия

Часть I. Основные понятия

Microsoft Office - профессиональный выпуск версии 2003 Выборочная

Microsoft Office - профессиональный выпуск версии 2003

Выборочная установка

Выберите устанавливаемые приложения Microsoft Office 2003:

Щ If? WOrd J5!j Р Excel [Sj W PowerPC** §§, P Outlook
Щ
If? WOrd
J5!j Р Excel
[Sj W PowerPC**
§§, P Outlook
\У Publisher j5 Access . P InfoPath
\У Publisher
j5
Access
.
P
InfoPath

Для работы InfoPath требуется Microsoft Internee Explorer еерсии 6,0 или более поздней.

Расширенная настройка приложений,

Требуется ни диске С: 682 МБ

Требуется ни диске С: 682 МБ Доступно на диске С: 10ГБ Далее

Доступно на диске С: 10ГБ

Далее >

Рис. 1.15. Чтобы инсталлировать по своему выбору компонен- ты будущих приложений, установите флажок Расширенная на- стройка приложений

Установка Microsoft Office ?003

Microsoft Office - профессиональный выпуск версии 2003

Расширеннаянастроила

С!п
С!п

оо

Выберите параметры установки приложений и средств.

и
и

£fc j Microsoft Office

,-j- EZESEHEiEsSl

£3

Запускать с моего компьютера

£3 Запускать с моего компьютера Описание Установка Microsoft Office

Описание Установка Microsoft Office Access в выбранной конфигурации,

Access в выбранной конфигурации, Справка •-•-•---"" : Л
Справка •-•-•---"" : Л
Справка
•-•-•---""
: Л

Требуется на диске С; 707 МБ

Доступно на диске С: 10 ГБ

< Назад

||. Далее > |
||.
Далее >
|

Отмена

Рис. 1.16. Выберите опцию Запускать все с моего компьютера для элемента Microsoft Office Access, и вам не придется встав- лять компакт-диск с дистрибутивом всякий раз, когда програм- ме Access необходимы будут компоненты, по умолчанию уста- навливаемые как Устанавливать при первом вызове

9.

Выберите

режим

установки

компонентов для

остальных

приложений

Microsoft

Office.

и укажите для компонентов этого приложения подходящий режим установки.

Для

этого

щелкните

на

значке

"плюс" (+)

каждого

из

приложений

Глава 1. Знакомьтесь Access 2003

(+) каждого из приложений Глава 1. Знакомьтесь — Access 2003 27

27

10.

Щелкните на значке "плюс" (+) пункта Общие средства Office , чтобы удостове- риться, что элемент Веб-компоненты Office 2003 также будет доступен с жесткого диска (о чем должен свидетельствовать белый фон пиктограммы диска). Если "имеет место быть" серый цвет — выберите для каждого из этих элементов оп-

цию Запускать все с моего компьютера.

\

11.

Укажите опцию Запускать все с моего компьютера для элемента, доступ к которому выполняется по схеме Средства Off ice 1 * Редактор для языка НТМ1_^Веб-сценарии.

по схеме Средства Off ice 1 * Редактор для языка НТМ1_^Веб-сценарии.

12.

Убедитесь, что можно будет работать с компонентом Microsoft Graph, не обращаясь к приводу CD-ROM. В случае необходимости также измените настройку установки Средства Office<=>Microsoft Graph на Запускать все с моего компьютера. Чтобы перейти к следующему окну программы установки, щелкните на кнопке Далее.

к следующему окну программы установки, щелкните на кнопке Далее.

13.

Выбра в конфигураци ю ваши х будущи х приложени й Offic e 2003, в ново м диа - логовом окне Сводка щелкните на кнопке Установить. Далее стартует процесс копирования файлов, о ходе выполнения которого вас будет извещать полоса индикатора в специальном окне Установка Office программы установки.

14.

Закончив установку, программа известит вас об этом в заключительном окне (рис. 1.17). Здесь же, установив флажок Проверить наличие обновлений в Интер- нете, вы сможете запустить свой Web-браузер и обратиться на официальный Web-узел Microsoft Office Online, чтобы выбрать и загрузить доступные на теку- щий момент обновления Office.

Установка второго флажка (Удалить установочные файлы) в этом окне позволя- ет вам удалить сгенерированные программой установки временные файлы, ос- вободив тем самым место на жестком диске. Однако правильнее будет сохра- нить их (если, конечно, упоминаемый в сообщении объем в две с лишним сот- ни мегабайт не критичен для вашего диска), что в будущем облегчит операции обновления и поддержки пакета Office.

Наконец подтвердите прием сообщения о том, что процесс инсталляции завер- шен, щелкнув на кнопке Готово.

шен, щелкнув на кнопке Готово. Microsoft Office - профессиональный

Microsoft Office - профессиональный выпуск версии 2003

В сети могут быть доступны дополнительные компоненты или обновления Чтобы открыть веб-узел Office по окончании установку установите этот '

"•:•.
"•:•.
' . •
'
.
этот ' "•:•. ' . • ' " . ' . , г . Проверить
' " . ' . , г .
'
"
.
'
.
,
г .

Проверить наличие обновлений в Интернете

наличие обновлений в Интернете установки установочные файлы
наличие обновлений в Интернете установки установочные файлы

установки установочные файлы Office были о

\иск С:.

Удаление этих файлов позволит освободить на это м диске примерно 239 МБ, но рекомендуется сохранить их для облегчения последующего обновления и сопровождения Office.

Удалить установочные файлы

Рис. 1.17. В последнем окне программы установки вы можете проверить наличие обновлений на Web-узле Microsoft Office и "решить судьбу" установочных файлов

28

Часть I. Основные понятия

По окончании установки в меню Пусковое программы операционной системы Windows появится папка Microsoft Office, куда будут включены пиктограммы про- граммы Access и других приложений пакета Office 2003. Первый запуск программы Access 2003, а также знакомство с основными элементами ее интерфейса — это темы следующей главы.

т

Технические подробности

Начиная с версии Office XP, для пакета Microsoft Office была введена такая процедура, как активизация установленных приложений. По умолчанию этот процесс выполняется автоматически по Internet, но можно уладить все формальности и по телефону. Окно мастера активизации появляется через 30 секунд после первого запуска любого приложе- ния Office 2003. В противном случае следует выбрать команду Справка ^Активировать продукт главного меню активного приложения, например Access 2003.

Без активизации приложения Office запускаются до 50 раз, после чего вступает в силу режим ограниченной функциональности, в котором вы сможете только просматривать документы или другие объекты пакета Office, без внесения в них каких-либо измене- ний. Более подробные сведения о процедуре активизации можно найти в разделе справки Активация продуктов Microsoft Office.

Активация продуктов Microsoft Office. , Резюме >• Microsoft Access — одна из

,

Резюме

>•

Microsoft Access — одна из самых распространенных и популярных в настоящее время реляционных СУБД. Новая версия этой программы, Microsoft Access 2003, вряд ли дотягивает до уровня глобального "апгрейда" программных средств, однако многие полезные усовершенствования этого приложения не могут не порадовать пользовате- лей и разработчиков баз данных. Так, например, в Access 2003 теперь реализована технология смарт-тегов, а отследить связи между объектами базы данных можно с помощью специальной панели. Благодаря поддержке в Access 2003 по умолчанию формата файлов Access 2000 су- ществующие разработки без проблем переносятся в новую среду. (Файл базы данных Access, имеющий расширение .mdb, представляет собой совокупность всех объектов конкретного приложения: таблиц, запросов, форм, отчетов, страниц доступа к дан- ным, макросов и модулей.) Расширенная поддержка языка XML обеспечивает совме- стное использование XML-документов в intranet и Internet и создает основу для ин- теграции Access с другими системами. В главе приводится подробная пошаговая инструкция для выборочной установки компонентов программы Microsoft Access 2003 с дистрибутивного компакт-диска.

Глава 1. Знакомьтесь Access 2003

с дистрибутивного компакт-диска. Глава 1. Знакомьтесь — Access 2003 29

29

Глава 2

Основы интерфейса Access

2003

В этой главе

4

Запуск и завершение работы приложения

4

Основные элементы интерфейса программы Access

4

Основные типы окон

4

Область задач, панели инструментов и меню

4

Резюме

4

Тесты

Запуск и завершение работы приложения

Программу Microsoft Access 2003 можно запустить несколькими способами:

• с помощью меню Пуск операционной системы Windows;

• с помощью ярлыка Access на рабочем столе Windows;

• через программу Проводник Windows.

Классический способ запуска Access — через меню Пуск. Щелкните на кнопке Пуск и выберите из меню Все программы папку Microsoft Office, а затем — пункт Microsoft Office Access 2003, как показано на рис. 2.1. Если ранее это приложение уже запускалось, на левой панели меню Пуск (в списке часто используемых программ) вы увидите пункт Microsoft Office Access 2003 (см. рис. 2.1). А что делать, если Microsoft Access отсутствует в меню Все программы? Создайте новый ярлык! Для этого необходимо выполнить следующее.

1. Щелкните на кнопке Пуск и выберите команду Поиск.

2. В открывшемся окне

Результаты поиска щелкните на ссылке Файлы и папки

списка Что вы хотите найти?

3. Введите имя файла (msaccess.exe) в текстовое поле Часть имени файла или имя файла целиком окна поиска. Затем укажите область, в которой будет про- исходить поиск, выбрав из раскрывающегося списка Поиск в пункт Мой компьютер, и щелкните на кнопке Найти. В окне результатов поиска поя- вится требуемый программный файл.

4. Щелкните левой кнопкой мыши на пиктограмме файла msaccess .exe и, удер- живая кнопку, перетащите пиктограмму из окна Результаты поиска на кнопку Пуск. В итоге откроется меню Пуск.

5. Перетащите пиктограмму файла на элемент Все программы, затем на свое ус- мотрение разместите его среди пунктов данного подменю и отпустите кнопку мыши (рис. 2.2). В меню появился новый ярлык — стартовая площадка для вашего приложения Access. (Вместо присвоенного по умолчанию имени —

вашего приложения Access. (Вместо присвоенного по умолчанию имени —
Ярпык для MSACCESS — можно указать другое, например, стандартное Microsoft

Ярпык для MSACCESS — можно указать другое, например, стандартное Microsoft Office Access 2003.)

• : Активация Windows . L* t,-. Каталог windows • Internet Explore i й Открыть
• :
Активация Windows
.
L*
t,-. Каталог windows •
Internet Explore i й Открыть документ off (се
Microsoft Office 'Ы Создать документ Off ее
$
DISCo Commander 98
DrWebf» Windows
[Ш MNTOscft Office Ex г5
'"'"" Wcrosoft Office Ac -
C5|winZip7.0 i^t Автозагрузка
П Калькулятор
О
•*!">»
Or
\'_ Выбор програмп
Interne:Explorer
.•)
.
MSN Explorer
%'* MSNExploier
CHAlook Express
Windows Mewenger

Выбор программ по умолчанию

Проигрьватвль Windows Media

Удаяеиньй помощник

Microsoft Office Excel

Microsoft Office InfoPath 2003

Microsoft Office Excel Microsoft Office InfoPath 2003 .; U Miaowft Office Outlook 2003 Mfctosoft Offfce
.; U
.;
U

Miaowft Office Outlook 2003

Mfctosoft Offfce PowerPoint 20

Рис. 2.1. Как правило, запустить Microsoft Access можно из меню Все программы

jr^*!«hdo « Update "•' Активация Windows "•* : net Explore 1U Каталог Windows
jr^*!«hdo « Update
"•'
Активация Windows
"•* :
net Explore 1U Каталог Windows
Microsoft Office -••"* Открыть дс«сумвнт Off ice
' •SJ Создать дасунеит Off ice 1
|***S
The Bat!
И5СО Commander 98

4/ Вьйор. программ по умопчаник"

"} Калькулятор ^ ^1 ^ '•• $£ 8ь<6ор програмн п Q ^ MSN Explorer О
"}
Калькулятор
^
^1 ^
'••
$£ 8ь<6ор програмн п Q
^ MSN Explorer
О
*!*»
S^ / Прсчтрыелтепь
^

Авто5агруж{(

Q Стандартные

Internet Eispterer

iM5ACCE5S.EXE

OuHookExpress Ц •;4 Windows Messengi '^, Windows Messenger-" 0- Знакомство с Wfr« €>
OuHookExpress
Ц
•;4 Windows Messengi '^,
Windows Messenger-"
0- Знакомство с Wfr« €> Проигрыватель Wtndows Meda
-
,
Уделенный помощник
. (
1
^3 AQf*""
: Й ; .'€1 tevesoft Ad-aware
( 1 ^3 AQf*"" : Й ; .'€1 tevesoft Ad-aware |^g| Выход из CMC темы •

|^g| Выход из CMCтемы

• Y ".J
• Y ".J
D:\Program FlesVHkrosoft Office\OFF!CEl 1 D;\WIMX>WS\Prefetch б 173 КБ 26К Б Фай
D:\Program FlesVHkrosoft Office\OFF!CEl 1
D;\WIMX>WS\Prefetch
б 173 КБ
26К Б
Фай

Приложение

Рис. 2.2. Воспользуйтесь средствами поиска Windows, чтобы отыскать файл запуска Access, а затем создайте для него новый ярлык в меню Пуск

Глава 2. Основы интерфейса Access 2003

31

Точно таким же образом можно создать ярлык программы Access на рабочем столе Windows, перетащив пиктограмму найденного файла запуска на рабочий стол. В этом случае, чтобы начать работу с Access, дважды щелкните на ярлыке программы.

Если вы предпочитаете использовать программу Проводник Windows, то после двой- ного щелчка на любом файле с данными Access приложение Microsoft Access запускается автоматически, открывая указанный файл. Файлы баз данных Access имеют расширение . mdb и отмечены знакомой пиктограммой "ключика" на фоне голубой страницы. При первом запуске программы Access на экране появляется главное окно приложе- ния, в правой части которого открыта специальная панель — область задач Приступая к работе (рис. 2.3), позволяющая получить доступ к справке Access, открыть базу дан- ных, с которой вы работали ранее, или создать новую базу данных. (О том, каким об- разом реализована область задач в версии Access 2003, речь пойдет в разделе Область задач, панели инструментов и меню этой главы.)

инструментов и меню этой главы.) Подклгочиться к Бе6-у?лу Microsoft

Подклгочиться к Бе6-у?лу Microsoft Office Online к Бе6-у?лу Microsoft Office Online

Последние сведения об использовании Access Автоматически обновлять
Последние сведения об
использовании Access
Автоматически обновлять
этот список из 6е6а

Рис. 2.3. Так выглядит окно программы Access 2003 при первом запуске приложения

Пожалуй, нет необходимости объяснять, что кнопка POWER системного блока вашего компьютера не предназначена для выхода из Access. Сделать это можно (и нужно!) более цивилизованно. Чтобы корректно завершить работу программы Access, существует несколько возможностей.

• Выбрать команду Файл^Выход. Если была открыта база данных и в нее вно- сились изменения, Microsoft Access при выходе сохранит их автоматически, однако, если эти операции затронули структуру каких-либо объектов базы данных, программа дополнительно запросит подтверждение для всех внесен- ных изменений.

углу

• Щелкнуть

на

кнопке

углу • Щелкнуть на кнопке Закрыть ( Ш ) , расположенной в

Закрыть ( Ш ) ,

расположенной

в

правом

верхнем

главного окна Access.

• Использовать комбинацию быстрых клавиш <Alt+F4>.

32

Часть I. Основные понятия

Основныеэлементы интерфейсаAccess2003

Итак, приложение Microsoft Access запущено, и пора познакомиться с его глав- ным окном. Согласитесь, что выглядит интерфейс программы вполне привычно. Легко узнаваемые панели и меню внушают вам чувство уверенности в своих силах, а не растерянности перед множеством незнакомых кнопок и меню, с которыми, как правило, приходится иметь дело в новых программах. Секрет разработчиков Access 2003 из Microsoft прост — весь интерфейс приложения выдержан в знако- мом формате все?( "оконных" пакетов семейства Microsoft Office, которые работают под управлением операционных систем Windows.

Q Windows, рекомендуем обратиться к соответствующим книгам из серии "чайников " или Самоучитель, выпушенным издательством "Диалектика".

издательством "Диалектика". Тем пользователям, кому

Тем пользователям, кому приходится постигать азы Access параллельно с освоением

для
для

На рис. 2.4 показаны основные элементы окна Access. О каждом из них ниже бу- дет сказано несколько слов. (Отметим, что в рабочем пространстве Access в это время открыта уже существующая учебная база данных Борей, которая иногда будет исполь- зоваться в примерах этой книги. Самый простой способ открыть эту базу данных — выбрать команду главного меню Справка^ Примеры баз данных<=>Учебная база данных "Борей".) В рабочем пространстве главного окна Access при работе с базой данных бу- дет появляться и разворачиваться множество других окон и панелей. Все они выпол- няют различные функции и используют свои элементы интерфейса. Основные типы окон Access будут кратко рассмотрены далее в этой главе. Итак, в нескольких словах охарактеризуем основные элементы интерфейса Access.

• Пиктограмма системного меню. Доступ к системному меню Access можно полу- чить, щелкнув на расположенной в левом верхнем углу окна пиктограмме символа Access — ключа. С помощью этого меню можно выполнять стандарт- ные операции с главным окном программы: свернуть/развернуть его, перемес- тить, вернуть к прежнему размеру, выбранному пользователем, или закрыть. Кроме того, изменять размер окна (от полноэкранного режима до выбранного пользователем) можно, дважды щелкнув на строке заголовка. Справедливости ради, стоит отметить, что основные операции с окном все-таки проще выпол- нять, используя служебные кнопки.

Двойной щелчок на пиктограмме системного меню Access приведет к автоматическому выходу из приложения.

щ
щ
выходу из приложения. щ i . ' * t • Служебные кнопки ( ВИЙ

i

.

'

*

t

• Служебные кнопки ( ВИЙ ). Являются обязательными элементами всех основ- ных окон и расположены в правом верхнем углу окна. Перечислим те функ- ции, которые они выполняют (в порядке слева направо).

(в порядке слева направо). Кнопка Свернуть ( В ). Сворачивает

Кнопка Свернуть ( В ). Сворачивает активную программу в кнопку на пане- ли задач Windows. » Кнопка Восстановить/Развернуть. Выполняет две функции: когда окно за- нимает весь экран, щелчок на этой кнопке (В ) восстанавливает окно до размеров, ранее заданных пользователем, после чего кнопка принимает но- вый вид (ТЭ ), и щелчок на ней позволяет раскрыть окно на полный экран.

*

раскрыть окно на полный экран. * « Кнопка Закрыть ( Щ ). Закрывает
раскрыть окно на полный экран. * « Кнопка Закрыть ( Щ ). Закрывает
раскрыть окно на полный экран. * « Кнопка Закрыть ( Щ ). Закрывает
«
«
раскрыть окно на полный экран. * « Кнопка Закрыть ( Щ ). Закрывает

Кнопка Закрыть ( Щ ). Закрывает окно, а вместе с ним и программу Access.

• Главное меню. Располагается между строкой заголовка и панелью инструментов. Содержит несколько элементов — пунктов меню, — каждый из которых, в свою очередь, имеет собственное подменю. Общий вид и доступность пунктов глав- ного меню и соответствующих им подменю напрямую зависят от режима ра- боты системы. Для удобства использования многие команды меню Access дуб- лируются кнопками на панелях инструментов.

Глава 2. Основы интерфейса Access 2003

33

Пиктограмма системного меню Главное меню

системного меню Главное меню Панель инструментов п дат т

Панель инструментов

п дат
п дат

т

Строка заголовка

Создание таблицы в режиме конструктора

HI sfQ Создание таблицы с помощью мастера Создание таблицы путем

HI sfQ

HI sfQ Создание таблицы с помощью мастера Создание таблицы путем

Создание таблицы с помощью мастера Создание таблицы путем ввода данных

Доставка! ШЕ Заказано
Доставка!
ШЕ
Заказано
 

Заказы

Клиенты

Ш
Ш

Книги

Поставщики

Сотрудники

ОШ
ОШ

Типы

Ш
Ш

Товары

Строка состояния

Окно базы данных

Поле Введите вопрос

Помощник

Служебные кнопки

Рис. 2.4. Основные элементы главного окна программы Access

• Панель инструментов. На рис. 2.4 показана панель инструментов главного окна Access, которая позволяет быстро инициировать выполнение различных команд. Для каждого объекта базы данных и для разных режимов работы в приложении предусмотрены различные виды панелей инструментов. Подробнее о панелях речь пойдет далее, в разделе Область задач, панели инструментов и меню.

• Строка состояния. Располагается в самом низу окна программы. Система выво- дит сюда свои сообщения, информируя пользователя о текущих операциях, а также отображает подсказки. На рис. 2.4 отображено стандартное сообщение Access о готовности к работе (Готово). В правой части этой строки расположен ряд индикаторов режимов работы клавиатуры, как, например, включенного ре- жима Num Lock (см. рис. 2.4).

• Окно базы данных.

Отображается на экране при открытии базы данных и по-

зволяет координировать и выполнять все действия с объектами базы данных, включая таблицы, запросы, формы, отчеты. Подробнее окно базы данных будет рассмотрено в следующем разделе.

34

• Помощник. Интерактивный ассистент, готовый выслушать ваши вопросы и предоставить необходимую справочную информацию. Несмотря на неодно- значное отношение к этому "элементу" интерфейса Access со стороны пользо- вателей, Microsoft не отказывается от включения его во все программы пакета