BIBLIOTECAS.

DEFINICIN
Segn la norma UNE 50113-1:1992 sobre conceptos bsicos de informacin y documentacin, el trmino biblioteca puede definirse en dos sentidos: 1. Cualquier coleccin organizada de libros y publicaciones en serie impresos u otros tipos de documentos grficos o audiovisuales disponibles para el prstamo o consulta. 2. Organismo, o parte de l, cuya principal funcin consiste en construir bibliotecas, mantenerlas, actualizarlas y facilitar el uso de los documentos que precisen los usuarios para satisfacer sus necesidades de informacin, investigacin, educativas o de esparcimiento, contando para ello con un personal especializado.

Biblioteca Julio Prez Ferrero - Ccuta, Colombia.

El Edificio Julia Ideson de la Biblioteca Pblica de Houston - Houston, Texas, Estados Unidos.

La Sucursal Skillman Southwestern de la Biblioteca Pblica de Dallas en Dallas, Texas Segn la ALA (American Library Asociation) se define la biblioteca como una Coleccin de material de informacin organizada para que pueda acceder a ella un grupo de usuarios. Tiene personal encargado de los servicios y programas relacionados con las necesidades de informacin de los lectores. La norma ISO 2789-1991 (Norma UNE-EN ISO 2789) sobre estadsticas internacionales de bibliotecas, la define como: Organizacin o parte de ella cuya principal funcin consiste en mantener una coleccin y facilitar, mediante los servicios del personal, el uso de los documentos necesarios para satisfacer las necesidades de informacin, de investigacin, de educacin y ocio de sus lectores. Manuel Carrin la define en su Manual de Bibliotecas como Una coleccin de libros debidamente organizada para su uso. Hay que aclarar que Carrin toma el trmino libro en un sentido amplio como sinnimo de documento, esto es como soporte de informacin destinado a ser ledo, y que contiene una parte del conocimiento social. Esta ltima precisin excluye a los documentos de archivo, que han sido generados por una persona fsica o jurdica en el ejercicio de sus funciones y no pertenecen al conocimiento social. En todas las definiciones distinguimos tres elementos fundamentales: 1. Coleccin. 2. Organizacin. 3. Uso. A estos tres elementos acompaa un cuarto factor, el personal encargado de su gestin y que es pieza clave del conjunto. Cuando hablamos de coleccin nos referimos a una realidad heterognea y en constante evolucin. Durante muchos siglos se limit a los libros en principio manuscritos, luego impresos. Posteriormente se incorporaron las publicaciones peridicas y otros impresos. Luego material cartogrfico, msica impresa, elementos grficos, audiovisuales, microfichas, etc. En un paso siguiente se incorporaron los ficheros electrnicos en soportes fsicos almacenados en la biblioteca y hoy da gracias al desarrollo de las telecomunicaciones e Internet, las bibliotecas empiezan a tener acceso a documentos que nunca poseern fsicamente, pues se hallan albergados en servidores remotos, a veces en otros continentes. Ello ha dado origen a la aparicin de un nuevo concepto, el de biblioteca digital. Siguiendo al profesor Garca Gutirrez, la organizacin se refiere a la aplicacin de un conjunto de tcnicas normalizadas (anlisis documental), basadas en unos conocimientos cientficos, a un conjunto documental con el objeto de hacerlo ms controlable y utilizable en su posterior recuperacin.

El uso se identifica con la satisfaccin de las necesidades de los usuarios, esto es la obtencin del documento o de la informacin demandada. De los tres elementos mencionados, la moderna Biblioteconoma hace especial nfasis en el uso, esto es, en los usuarios, por ser la razn de ser de las bibliotecas; ya que los otros dos factores, la coleccin y su organizacin existen en funcin de la satisfaccin de sus necesidades informativas. En este sentido observamos como a travs de los tiempos el foco de atencin ha pasado progresivamente de la coleccin y su conservacin, a su organizacin y luego al uso de la misma. En 1931 el gran bibliotecario indio Ranganathan formul sus cinco leyes, que resumen a la perfeccin el espritu de la moderna Biblioteconoma: 1. Los libros estn para usarse. 2. A cada lector su libro. 3. A cada libro su lector. 4. Hay que ahorrar tiempo al lector. 5. La biblioteca es un organismo en crecimiento.

Historia
Las bibliotecas son una realidad consolidada a lo largo de ms de cuatro mil aos de historia, que discurre paralela a la de la escritura y el libro.

Antigedad.

Tablilla cuneiforme de la coleccin Kirkor Minassian, Biblioteca del Congreso de Estados Unidos, EE.UU. ca. 2400 a. C. En sus orgenes tuvieron una naturaleza ms propia de lo que hoy se considera un archivo que de una biblioteca. Nacieron en los templos de las ciudades mesopotmicas, donde tuvieron en principio una funcin conservadora, de registro de hechos ligados a la actividad religiosa, poltica, econmica y administrativa, al servicio de una casta de escribas y sacerdotes. Los documentos se escriban en escritura cuneiforme en tablillas de barro, un soporte basto y pesado, pero que ha garantizado su conservacin. Destacaron especialmente las bibliotecas-archivo de Mari, Lagash y Ebla, as como la del rey asirio Assurbanipal. En el Antiguo Egipto existieron dos clases de instituciones: Casas de los Libros, que hacan las veces de archivos para la documentacin administrativa y Casas de la Vida, que eran centros de estudios para los escribas y que poseyeron colecciones de las que se poda hacer copias. La escritura, en sus diversas formas, jeroglfica, hiertica o demtica, se recoga en rollos de papiro. En la antigua Grecia el libro y las bibliotecas alcanzaron un gran desarrollo. Las bibliotecas adoptaron formas que pueden considerarse como antecedentes de las actuales. La escritura griega, derivada del alifato semtico, permiti generalizar en cierta forma el acceso a la lectura y al libro y que aparecieran, por primera vez, bibliotecas desvinculadas de los templos. El periodo helenstico fue el del nacimiento de grandes bibliotecas legendarias, como la Biblioteca de Alejandra o la de Biblioteca de Prgamo, que se crearon con la voluntad de reunir todo el conocimiento social de su tiempo y ponerlo a disposicin de los eruditos. En Roma, deudora de la cultura griega, se emple el mismo soporte escriptreo, el rollo de papiro. All se fund la primera biblioteca pblica de la que hay constancia, por parte de Asinio Polin y existieron grandes bibliotecas como la Octaviana y Palatina, creadas por Augusto, y la Biblioteca Ulpia, del Emperador Trajano. Las bibliotecas romanas acostumbraban a tener una seccin griega y otra romana.

Imagen idealizada de la antigua Biblioteca de Alejandra.

Con el auge del cristianismo empieza a difundirse un nuevo formato, el cdice de pergamino y la lectura comienza a desplazarse de las instituciones paganas, en franca decadencia, a las de la naciente Iglesia cristiana.

Edad Media
En los tiempos medievales, con las invasiones brbaras y la cada del Imperio Romano de Occidente, la cultura retrocede y se refugia en los monasterios y escritorios catedralicios,nicos lugares que albergan bibliotecas dignas de tal nombre. Son centros donde se custodia la cultura cristiana y los restos de la clsica, al servicio de la Religin. Bibliotecas de monasterios como Saint Gall, Fulda, Reichenau, Monte Casino, en Europa o Santo Domingo de Silos, San Milln de la Cogolla, Sahagn o Santa Mara de Ripoll en Espaa, se convirtieron en los centros del saber de su tiempo A partir de la Baja Edad Media con la creacin de las universidades primero y con la invencin y difusin de la imprenta despus, se crean las nuevas bibliotecas universitarias, al tiempo que el libro alcanza a nuevos sectores de la poblacin.

Vista de la Biblioteca Cornica de Chinguetti Chinguetti, Mauritania. En Oriente, Bizancio, actu de nexo de unin con la cultura clsica, que sobrevivi de este modo, influyendo sobre el mundo rabe y eslavo y tambin sobre la atrasada Europa occidental. Aqu hubo grandes bibliotecas en monasterios y ciudades. El mundo rabe tambin cre sus bibliotecas ligadas a las mezquitas y los centros de enseanza cornica, madrasas. Tambin aqu se crearon algunas de las mayores bibliotecas de su tiempo como la del califa Al-Mamum en Bagdad o Abd-al-Rahman III y su hijo Al Hakam II en Crdoba.

Edad Moderna
El Renacimiento marcado por la invencin de la imprenta, creacin de Johannes Gutenberg, y las luchas derivadas de la Reforma protestante, vio nacer, gracias a los ideales humanistas, un nuevo modelo de biblioteca principesca. Esta corriente desembocar en la aparicin de bibliotecas reales y de la alta nobleza, que merced a los nuevos valores se abren a un pblico de eruditos y estudiosos. Destacan en el siglo XVI la francesa de Fointaneblau o las creadas en Austria y Baviera. En Espaa destacan la de Hernando de Coln, la de la Universidad Complutense y la de El Escorial, creada por Felipe II, modelo de las posteriores bibliotecas barrocas.

Vista de la Bibliothque de Alenon Alenon,Francia. En el siglo XVII se crean grandes bibliotecas eruditas como la Bodleiana en Oxford, la Ambrosiana en Miln o la Mazarina en Pars, de la que fue bibliotecario Gabriel Naud autor de Advis pour dresser una bibliothequ, considerado como el Padre de la Bibliotecologa (tambin conocida como Biblioteconoma). Durante el siglo XVIII se crearon la Biblioteca del Museo Britnico, antecesora de la British Library actual y la Biblioteca Real, germen de la Biblioteca Nacional de Espaa. En esta centuria nacen la Biblioteca Braidense, en Miln, y la Real de Lisboa. Tambin en este periodo nacieron las que seran andando el tiempo las bibliotecas universitarias de Yale, Harvard y Princeton.

Edad Contempornea

biblioteca local, Seacroft, Leeds. Las revoluciones francesa y americana, supusieron el inicio de la extensin por Europa y Amrica de nuevos principios democrticos y el nacimiento de una verdadera voluntad de hacer accesible la cultura y la educacin para todos. En el mundo de las bibliotecas, esto supuso el nacimiento de una fiebre desamortizadora que se extendi por todo el continente y que transfiri a la sociedad un inmenso tesoro bibliogrfico procedente de las instituciones del Antiguo Rgimen, singularmente la Iglesia Catlica. Pese a todo, este deseo de acercar la cultura a toda la sociedad no consigui hacerse realidad hasta mediados del siglo XIX, con la aparicin en el mundo anglosajn de la biblioteca pblica, (public library).

Paulatinamente se fue consolidando la idea de que todos los seres humanos tienen derecho al libre acceso a la informacin. Sin embargo, siguiendo a Carrin, se puede afirmar que ante este hecho se establecieron tres corrientes que han determinado el pensamiento bibliotecario del siglo XX: 1. La concepcin europea continental, fuertemente marcada por el peso de los fondos antiguos y con una gran vocacin conservadora y biblifila, que ve a las bibliotecas de investigacin como las autnticas bibliotecas. Asigna a las biblioteca pblica una misin educativa. 2. La concepcin anglosajona, muy influida por ideas como el libre acceso a la informacin, el deseo de lograr su mxima difusin, una activsima cooperacin interbibliotecaria y la extensin bibliotecaria. 3. La concepcin socialista, que ve en la biblioteca un instrumento esencial en la educacin pero tambin de propaganda y de control ideolgico de la sociedad. A partir de 1989 con la cada del muro de Berln, el modelo socialista entra en crisis y en la actualidad prcticamente ha desaparecido, salvo algunas excepciones, intentando adaptarse a los nuevos valores democrticos y a los continuos recortes presupuestarios. El modelo anglosajn se ha extendido por todo el mundo durante la 2 mitad del siglo XX, y ha influido fuertemente en la Biblioteconoma actual, especialmente gracias a las doctrinas de la IFLA y de la Unesco, con programas como la UAP (Universal Availability of Publications), UBC (Universal Bibliografic Control), PAC (Preservation and Conservation) o UDT (Universal Dataflow and Telecommunications). La concepcin continental pervive todava ejerciendo una gran influencia sobre las bibliotecas nacionales y en el fondo sobre muchas bibliotecas de investigacin y de carcter superior. Adems ha influido aportando su carcter educativo a la biblioteca.

Tipologa bibliotecaria
Las bibliotecas se pueden clasificar atendiendo a varios criterios (usuarios, acceso, mbito geogrfico, etc.). Las clasificaciones ms utilizadas son las que proponen la Unesco y la IFLA (International Federation of Library Associations):

Clasificacin UNESCO
1. Bibliotecas Nacionales: Las denominadas bibliotecas nacionales representan la cabecera del sistema de los estados. Estn financiadas con fondos pblicos y cumplen una doble finalidad: proporcionar material bibliogrfico de investigacin para cualquier disciplina, y conservar y difundir el patrimonio cultural (referente a informacin registrada a lo largo del tiempo) de cada pas. En general, cada Estado tiene una biblioteca que es considerada nacional y cuyos objetivos son los antes reseados. Por slo citar algunos casos paradigmticos, sirvan como ejemplos la Biblioteca del Congreso de Estados Unidos, la Biblioteca Britnica, la Biblioteca Nacional de Espaa, la Biblioteca Nacional de Francia, la Biblioteca Nacional de

Argentina, la Biblioteca Nacional de Mxico, la Biblioteca Nacional de Chile, la Biblioteca Nacional de Colombia y la Biblioteca Nacional de Venezuela. 2. Bibliotecas universitarias: Son las bibliotecas de las facultades, escuelas y dems unidades acadmicas de las universidades y centros de enseanza superior difieren de las bibliotecas de investigacin. Estn al servicio de sus estudiantes y tienen que apoyar los programas educativos y de investigacin de las instituciones en que se encuentran integradas, de las que obtienen, por regla general, su financiacin. 3. Otras bibliotecas importantes no especializadas: De carcter cientfico y erudito, ni universitarias ni nacionales. Ej: Bibliotecas regionales. 4. Bibliotecas escolares: estas complementan los programas de las instituciones a las que pertenecen, aunque tambin disponen de libros no acadmicos para fomentar el hbito de la lectura. Muchas cuentan con distintos medios audiovisuales y electrnicos. Su financiacin procede de las instituciones escolares en las que estn integradas. 5. Bibliotecas especializadas: Las bibliotecas especializadas estn diseadas para responder a unas necesidades profesionales concretas. Por ello, suelen depender de empresas, sociedades, organizaciones e instituciones especficas, que proporcionan a sus empleados y clientes estos servicios durante su trabajo. La formacin del personal de una biblioteca especializada incluye conocimientos tanto de la materia que cubren sus fondos como de biblioteconoma. En Alcobendas, dentro de la Fundacin Pedro Ferrndiz, se encuentra la biblioteca Samaranch donde se ubica la mayor del mundo en temas balonceststicos.2

Bibliotca pblica de Cceres, Cceres, Espaa. 1. Bibliotecas pblicas: Las bibliotecas pblicas pretenden responder a la amplia gama de necesidades que pueden demandar sus usuarios. Adems de obras literarias clsicas, sus fondos pueden estar integrados por textos que proporcionan informacin sobre servicios sociales, obras de referencia, discos, pelculas y libros recreativos. Muchas de ellas patrocinan y organizan actos culturales complementarios, tales como conferencias, debates, representaciones teatrales, conciertos musicales, proyecciones cinematogrficas y exposiciones artsticas. En este sentido, deben ser mencionados los servicios infantiles, seccin caracterstica de las bibliotecas pblicas que promueve sesiones literarias, procura la existencia de una pequea biblioteca infantil y, en ocasiones, hasta dispone de dependencias con juguetes. Dado que el objetivo de las bibliotecas pblicas es satisfacer las necesidades del mayor nmero posible de ciudadanos, tambin suelen contar con mquinas de lectura y audicin, as como con libros impresos en formatos

especiales (por ejemplo con el sistema Braille) para personas que padecen problemas de visin. La financiacin de estas bibliotecas procede de los poderes pblicos locales. Algunas de las nuevas formulas de bibliotecas infantiles son el bibliobs y las bebetecas. El bibliobs es una biblioteca mvil que se desplaza peridicamente por diferentes barrios de la ciudad, ofreciendo los servicios bibliotecarios a nios, jvenes y adultos. Su objetivo es facilitar el acceso a la informacin, la cultura y el tiempo libre a todos los ciudadanos, sobre todo aquellos que por vivir en ncleos pequeos o dispersos carecen de una biblioteca estable. Las bebetecas se definen como un servicio de atencin especial para la pequea infancia (de 0 a 6 aos) que incluye, adems de un espacio y un fondo de libros escogidos para satisfacer las necesidades de los ms pequeos y de sus padres, el prstamo de estos libros, charlas peridicas sobre su uso y sobre los cuentos, asesoramiento y una atencin constante por parte de los profesionales de la biblioteca hacia los usuarios.

Clasificacin IFLA

Vista panormica de la antigua sala de lectura-British Library, Londres. 1. Divisin I: Bibliotecas generales de investigacin 1. Bibliotecas nacionales. 2. Bibliotecas universitarias y otras bibliotecas generales de investigacin. 3. Bibliotecas y servicios de informacin para parlamentarios. 2. Divisin II: Bibliotecas especializadas 1. Bibliotecas gubernamentales. 2. Bibliotecas de Ciencias Sociales. 3. Bibliotecas de Geografa y Mapas. 4. Bibliotecas de Ciencia y Tecnologa. 5. Bibliotecas de Ciencias Biomdicas y de la Salud. 6. Bibliotecas de Arte. 7. Bibliotecas de Genealoga e Historia Local 3. Division III: Bibliotecas que atienden al gran pblico

1. Bibliotecas pblicas. 2. Bibliotecas para discapacitados. 3. Bibliotecas para nios y adolescentes. 4. Bibliotecas escolares y centros de recursos. 5. Bibliotecas para ciegos. 6. Servicios bibliotecarios para poblaciones multiculturales. 7. Bibliotecas metropolitanas. 8. Bibliotecas mviles.

! QUE ES UNA BIBLIOTECA? Tomado prestado

La biblioteca como cualquier sistema de informacin es un conjunto interactivo de personas, tecnologa y documentos. La concepcin tradicional entiende que la biblioteca "es una sustantiva coleccin de libros, cuya disposicin sita a cada persona interesada en el conocimiento, en posicin de usar, sin prdida de tiempo, cada libro contenido en ella, de acuerdo con sus necesidades. La biblioteca es un sistema de informacin que no crea sus propios materiales, selecciona lo que otros editan de acuerdo con los objetivos concretos que deben cumplir. Las bibliotecas seleccionan una o varias copias entre las tiradas de copias idnticas de cada edicin; cada copia goza del mismo valor informativo, su identidad se asegura primero desde la aplicacin tecnolgica de la imprenta y despus desde la fotocopia". Los fondos suelen disponerse ordenados por temas, siguiendo alguna pauta normalizada. El bibliotecario actual es cada vez ms un mediador entre la informacin y el usuario. El suministro de informacin, no de documentos, se ha convertido en el fin primero de la biblioteca. La figura del bibliotecario erudito, y del conservador est en regresin frente al informador, lo cual se refleja tambin en las funciones bibliotecarias. La difusin de la informacin y la intermediacin con documentos que no forman parte de su coleccin propia hace de la biblioteca un autntico sistema de referencia y acceso a las fuentes. Funcionesde la biblioteca: Funcinformadora: el apoyo a la educacin es la principal razn para que existan bibliotecas escolares y universitarias: Pero la biblioteca pblica tambin cumple con el objetivo de educar; bien sea porque colabora con el sistema educativo, atendiendo a necesidades puntuales de informacin, o porque por s misma es formadora de la gente a la que atiende. Funcinde custodia: la preservacin y conservacin de los impresos y otros documentos es un asunto comn para cualquier tipo de biblioteca. Los fondos se conciben as como un legado

que debe guardarse adecuadamente; desde luego, son las bibliotecas nacionales las encargadas de guardar para las generaciones venideras la creacin de quienes le precedieron. Funcinrecreativa: si el entretenimiento puede considerarse una segunda funcin de las bibliotecas escolares, e incluso universitarias, lo es primordial para las bibliotecas pblicas pues, los libros y dems recursos sern servidos para "el inters, informacin y satisfaccin de cuantas personas integran la comunidad a la que sirve la biblioteca". Funcinsocial: la biblioteca es un lugar de encuentro social; no slo por organizar actividades que requieren la presencia de personas en grupo, sino por ser lugares donde se est bastante tiempo y en compaia de otras personas. El ambiente de respeto y silencio propio de las bibliotecas favorece que sean los lugares preferidos por los estudiantes para preparar sus asignaturas. Funcininvestigadora:las bibliotecas sirven, desde luego, para ir descubriendo el conocimiento que perseguimos para realizar una investigacin. Cuando continuamos o modificamos los aportes de anteriores trabajos, lo hacemos muchas veces sobre la informacin custodiada o accesible desde las bibliotecas. La biblioteca apoya las tareas de investigacin, proporcionando a los estudiosos los materiales, el sitio y los servicios que necesite. Funcinprctica:las bibliotecas, en especial mediante la informacin bibliotecaria y bibliogrfica, permiten a los usuarios obtener respuestas de tipo prctico a sus preguntas sobre informaciones de utilidad para sus vidas, tales como, encontrar seas de instituciones, saber seguir un procedimiento, entender cmo son determinadas costumbres, etctera. Funcinde difusinde la informacin:las bibliotecas ofrecen conocimiento mediante la diseminacin de datos, hechos o todo tipo de informacin a quien lo necesite. Cualquier asunto encuentra respuestas en algn tipo de biblioteca. Dado que no todo el mundo puede acceder a todo tipo de bibliotecas, es por lo que en esa funcin difusora debemos considerar las restricciones o negaciones que los bibliotecarios marquen a la provisin de informacin a algn tipo de usuarios. La irrupcin en los aos ochenta de las tecnologas de informacin avanzadas ha supuesto en las bibliotecas una rapidsima evolucin en el modo de atender a los usuarios como en los servicios que prestan. El acceso inmediato a catlogos de otras bibliotecas, la captura de originales en red y, las consultas directas desde el exterior se han vuelto actividades habituales. Por todo ello se habla de bibliotecas virtuales, en las que sobre los fondos custodiados ha ganado importancia la posibilidad de acceso a cualquier informacin, sobre cualquier soporte, en tiempo real y siempre a travs de las tecnologas de las redes electrnicas, los soportes pticos y las computadoras.

Funcionesdela Biblioteca

Entendida en todos sus elementos: materiales, formales, personales y finales, enunciamos las funciones que desempea la biblioteca: 1. Reunir fondos bibliogrficos, videogrficos, discogrficos, en soporte informtico; bien sea por compra, donacin, canje, cesin o legado. 2. 3. 4. Conservarlos de forma adecuada. Difundir el contenido de los mismos.

Informar a los usuarios sobre los procesos de gestin bibliotecarios. 5. Elaborar dossier de documentacin.

6.

Recoger y tratar los materiales donados por diversas instituciones:, y las donaciones privadas.

archivo
El archivo debe permitir cumplir dos funciones:

Almacenar la documentacin y Recuperar de inmediato los documentos almacenados.

De estas dos funciones, la ms importante y la que va a condicionar e informar toda nuestra actividad archivstica es, evidentemente, la RECUPERACIN INMEDIATA de los documentos.

De nada nos sirve simplemente tener la informacin ordenada y guardada, si no somos, nosotros y nuestro equipo, capaces de encontrar rpidamente cualquier tipo de informacin. Esta funcin ha de tenerse siempre presente pues va a informar todas las decisiones que tomemos en las diferentes fases del ciclo de vida de un archivo.

1.2. Fundamentos metodolgicos de un archivo

Siempre surgen grandes dudas al decidir las categoras en las que vamos a clasificar nuestros archivos. Para ayudamos en la eleccin debemos con seguir que nuestro sistema de clasificacin cumpla los siguientes criterios metodolgicos.

Lgica Rigor Sencillez

1.2.1 Lgica
En nuestro trabajo cotidiano, nos encontramos con archivos de muy diferente ndole. El sistema de clasificacin para cada uno de ellos deber ajustarse a nuestras necesidades con respecto a cada archivo. En nuestro despacho, tenemos variedad de archivos: para las tarjetas de nuestros visitantes, para los telfonos de contacto, para los expedientes y documentos que nos llegan y que nosotros generamos, y nuestro archivo informtico de todo lo que producimos, entre otros. Todos estos archivos necesitan ajustarse a la Lgica de sus Necesidades: los tarjeteros debern quizs ordenarse por el nombre de la compaa, los expedientes por temas o por nombres de empresas, etc. Para conocer ms fcilmente la lgica que conviene aplicar a cada uno de ellos, slo tendremos que estar atentos a:

cmo me piden los documentos cmo necesitamos la informacin

Me piden los documentos por el nmero del expediente (numrico) o por el ttulo del expediente: Refinera de Tarragona? Si estuviramos en el departamento de facturacin nos podran pedir las facturas de varias formas: por el nmero de factura, por el cdigo del proveedor, por el nombre de la empresa que factura, etc. La lgica nos reclama que nuestra clasificacin deber seguir las mismas

pautas que la solicitud, lo que no ser bice para tener, si es preciso, "referencias cruzadas" (ver Cap. 3) que nos den informacin adicional.

1.2.2 Rigor
Como nos dice el diccionario, rigor es "escrupulosa severidad, propiedad y precisin". Para que nuestro archivo funcione, esto es, podamos encontrar los documentos de forma inequvoca y rpida, tendremos que establecer unas normas de funcionamiento y seguirlas de forma rigurosa, o sea, sin excepciones ni criterios subjetivos.

1.2.3 Sencillez
Se nos pueden presentar varias opciones para clasificar. La ms sencilla es siempre la ms adecuada. La manera de alfabetizar los apellidos, con o sin preposiciones y artculos, la conveniencia o no de las abreviaturas, la proliferacin de demasiadas categoras, etc., son ejemplos todos para aplicar la regla de la sencillez y que veremos a lo largo del libro.

1.3. Criterios para un archivo eficaz

Para que el archivo permita a todos los usuarios guardar y recuperar los documentos de forma inmediata, debe seguir:

Inequvocos Criterios explcitos Objetivos

1.3.1 Criterios Inequvocos

Cuando tomamos decisiones sobre la forma de alfabetizar, clasificar y eliminar documentos, nuestros criterios tienen que estar claros, esto es, solo pueden dar lugar a una interpretacin. Ej.s : A efectos de alfabetizacin se considerara las preposiciones y artculos parte de los apellidos (De los Ros).

La "ch" se alfabetizara dentro de la "c"

1.3.2 Criterios explcitos

Los archivos tienen que ser accesibles a toda la organizacin. Para ello, no es suficiente que nosotros conozcamos cmo est organizado y cmo encontrar la informacin, sino que tienen que existir procedimientos explcitos que permitan, a cualquiera que lo necesite y est autorizado, acceder los documentos.

1.3.3 Criterios objetivos

Los criterios que hemos acordado deben seguir conceptos objetivos. El hecho de que todos los que trabajamos en el departamento conozcamos a una persona por su apellido de casada no puede ser criterio suficiente para que su expediente aparezca por el apellido de casada (criterio subjetivo), en lugar de por el suyo propio (criterio objetivo de alfabetizacin de nombres de persona).

EJEMPLOS:
ARCHIVO ALFABTICO. Se refiere a todo escrito que tiene relacin con el nombre de una persona o institucin. Su clasificacin es alfabtica segn los apellidos o nombre de la empresa. Reglas a seguir: 1. El nombre de personas fsicas se archiva iniciando con el apellido paterno, materno y nombre. Ejemplos: Domnguez Ramos Juan, Espndola Reyes Roberto, Sotomayor Arroyo Leticia, etc. 2. En caso de que los apellidos lleven monoslabos deben tomarse como parte del mismo nombre. Ejemplos: De la Rosa Reyes Jorge, Del Moral Hernndez Julio, De los Monteros Espinosa Jorge. 3. Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razn social o nombre. Ejemplos: Alarmas Panamericanas, Centro Serfn, Corsetera Francesa, pticas Devlin, etc. ARCHIVO CRONOLGICO. Los expedientes se forman agrupando los documentos generados por fechas, indican ao, mes y da. ARCHIVO GEOGRFICO. Expedientes integrados con documentos clasificados segn la Ciudad, Estado o Pas. ARCHIVO POR ASUNTOS. Se integran expedientes de acuerdo al asunto tratado en el texto de cada documento. ARCHIVO NUMRICO. Los expedientes se ordenan por nmero progresivo.

El nmero del expediente se asignar a cada persona fsica o moral conforme se vayan "abriendo". Los Sistemas de Archivo pueden usarse combinados. Por ejemplo: Nombre y Fecha; Nmero Progresivo y Alfabtico; Nmero y Fecha. El sistema de archivo ms comn o utilizado por las instituciones es el de Nmero progresivo y Alfabtico, llamado tambin Alfa-numrico. 2. En caso de que los apellidos lleven monoslabos deben tomarse como parte del mismo nombre. Ejemplos: De la Rosa Reyes Jorge, Del Moral Hernndez Julio, De los Monteros Espinosa Jorge. 3. Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razn social o nombre. Ejemplos: Alarmas Panamericanas, Centro Serfn, Corsetera Francesa, pticas Devlin, etc.

Parte I. La Hemeroteca 1

LA HEMEROTECA
CONCEPTO Ha sufrido continuos cambios en el tiempo. Segn MALCLES, son obras colectivas con un ttulo legalmente reconocido que aparece a intervalos regulares previamente fijados durante un periodo de tiempo ilimitado, cuyos fascculos encadenados cronolgica y numricamente, pueden agruparse constituyendo volmenes. MARTINEZ DE SOUZA define estas publicaciones como aquellas que aparecen en fecha fija con un contenido informativo o de opinin normalmente heterogneas, que aparecen impresas bajo un nico ttulo legal, numricamente correlativas y con unos propsitos de duracin indefinidos. Es decir, que lo que definira a las publicaciones peridicas, sera su ttulo legal, su carcter colectivo, esto es, que contienen una diversidad de artculos de diversos escritores, su aparicin regular y su carcter de obras abiertas, sin acotacin cronolgica para su fin. Dentro de estas obras tendramos las: PERIODICOS Publicaciones peridicas de informacin inmediata que recogen noticias recientes cuya naturaleza posee un alto grado de obsolescencia. Las caractersticas de su formato, distribucin de noticias y tipografa son diferentes del resto de las publicaciones peridicas. Por su contenido pueden ser: * De informacin general * Especializados: sin perder su carcter de informativos generales, poseen mayor nfasis, en algunas de sus secciones. Normalmente son bien polticos o econmicos. Por su arrea de implantacin pueden ser:
Parte I. La Hemeroteca 2

* Locales * Regionales * Nacionales * Internacionales REVISTAS Poseen caractersticas que las aproximan a los peridicos y a los libros. Por su apariencia externa en muchas ocasiones, adquieren el formato de los libros. Igualmente poseen un sumario que es similar al ndice de estos. La similitud con los peridicos proviene de la regularidad de aparicin, aunque hay un amplio lapso de tiempo entre que aparecen dos nmeros de la revista, las noticias son tambin de mayor amplitud y menor actualidad. Por su contenido son: * Generales * Especializadas Segn en pblico al que se dirigen: * Tcnicas * De divulgacin

Para facilitar su manejo se agrupan en volmenes que recogen los nmeros aparecidos en un semestre o ao, con ndices detallados que permiten acceder rpidamente a los artculos. BOLETINES, ANALES Y MEMORIAS Periodicidad normalmente anual, elaborados por asociaciones y academias de carcter cientfico o cultural que recogen las actividades de estos organismos incluyendo artculos relativos nicamente a las entidades de las que emanan. LAS PUBLICACIONES SERIADAS Segn MARTINEZ DE SOUZA, son seriados, un conjunto de libros relacionados ente si, que se suceden unos a otros. Con las publicaciones peridicas compartiran su periodicidad y la correlacin numerativa en su aparicin. Segn Souza, las diferencias seran: - Las peridicas tienen un carcter colectivo, pero las seriadas son de un slo autor.
Parte I. La Hemeroteca 3

- Su periodicidad es irregular y su duracin est limitada por el n de ejemplares que van a constituir la serie. - Mientras las peridicas tienen una slo legalidad del ISSN, las seriadas poseen un slo ISSN para toda la coleccin y un ISBN para cada ejemplar. Segn BEAUDIQUEZ, las publicaciones seriadas y las peridicas seran lo que ella llama "publicaciones en serie", que son las que aparecen con un intervalo regular, con una numeracin correlativa y un encadenamiento cronolgico. HISTORIA Van a comenzar a desarrollarse a partir del XVI, aunque se remontan sus antecedentes al XIII, cuando aparecen los "Avisos" o "Noticias a mano", que eran comunicaciones redactadas por una entidad o un particular, que contenan informaciones que interesaban a la comunidad y que se componan de varias hojas al final de las cuales se daba la fecha de la redaccin del aviso. A partir del XVI aparecen los avisos impresos que tienen al comienzo como novedad un adorno y un ttulo genrico para la noticia que se puede considerar como el antecedente del encabezamiento. En este siglo aparecen tambin las hojas volantes, que eran publicaciones de carcter oficial, en cuya cabecera apareca el adorno, el editor y su fecha de impresin. Su aparicin era muy irregular. La primera publicacin con carcter semanal en Europa son las "Gacetas", que comienzan a publicarse en Francia y que contenan informacin de poltica exterior. En el XVII, aparecen las hojas peridicas, constituidas por pliegos grandes de papel impresos por una sola cara, de aparicin semanal o quincenal y que tenan una informacin de carcter miscelneo. Tambin de esta poca son los "Mercurios" que aparecen por primera vez en Inglaterra en 1.625 como "Mercurius Britnicus", "Mercurius Aulicus" y "Mercurius Civilis" que contenan informacin de tipo satrico y crtica poltica. En la segunda mitad del XVII aparecen en Francia e Italia los peridicos literarios, que alcanzarn un gran desarrollo a partir del XVIII. En el XVIII aparecen tambin los peridicos cientficos y los polticos, que son los primeros en tener una periodicidad diaria. Ya a partir del siglo XIX aparecen los peridicos ilustrados y las revistas especializadas, que van a marcar las caractersticas de las publicaciones peridicas contemporneas.
Parte I. La Hemeroteca 4

La importancia de las publicaciones peridicas proviene de la evidencia de que son instrumentos imprescindibles de actualizacin temtica, de manera que toda investigacin pasa necesariamente por la revisin del material que contienen. En el campo informativo sobrepasan a los libros en actualidad ya que todo nuevo tema recibe una primera aproximacin en las publicaciones peridicas en las que se establecen planteamientos bsicos, se formulan hiptesis y se adelantan conclusiones, que si bien tendrn en la mayora de los casos, un desarrollo posterior en los libros, lo harn como trabajo terminal. Las publicaciones peridicas son tambin el complemento imprescindible de la literatura sobre cualquier tema. Permiten seguir las corrientes de opinin y pensamiento en un momento dado Estas publicaciones plantean problemas de identificacin y localizacin dado que se someten a continuos cambios que afectan al ttulo, formato, periodicidad, a la direccin editorial, al equipo de redaccin, a su cese, reanudacin o a la integridad de la publicacin. Estos cambios las convierten en elementos complejos e inestables que dificultan la elaboracin de repertorios con una validez duradera. A pesar de ello, hay numerosos repertorios bibliogrficos de publicaciones peridicas ordenadas tanto sistemtica como alfabticamente y con objetivos distintos. Dos son las cuestiones bsicas que se plantean en estas publicaciones: LA IDENTIFICACION: -Cul es el ttulo de una publicacin? -Cul es la fecha de aparicin de su primer nmero? -Cul es la fecha de conclusin? -En caso de reanudacin, cambia el ttulo o no? -Dnde y quien lo edita? -Direccin editorial LA LOCALIZACION -Dnde se encuentra un nmero cualquiera? -Qu biblioteca posee la coleccin entera? Luego habra unos planteamientos de tipo general que preguntaran acerca de qu publicaciones hay disponibles sobre una rama del conocimiento, o cules existen en una
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lengua determinada o un pas. Segn se efecte la bsqueda de uno u otro tipo, se recurre a diversos instrumentos bibliogrficos. Para las bsquedas de identificacin que responden a las cuestiones del ttulo, periodicidad, editorial, etc... se pueden utilizar las bibliografas nacionales, que pueden incluir las publicaciones peridicas en la misma secuencia alfabtica que la monografa o en una tirada aparte. Por otra parte estn los repertorios generales nacionales, los internacionales y los especializados tanto nacionales como internacionales. Los dos primeros suelen tener las publicaciones peridicas ordenadas sistemticamente o alfabticamente por materias con un ndice de ttulos. Los especializados se ordenan alfabticamente por ttulos o geogrficamente con una subclasificacin alfabtica de ttulos. Los instrumentos de localizacin principales son los catlogos y sobre todo los colectivos de publicaciones peridicas. En stos tendramos los catlogos colectivos generales en los que no hay limitacin temtica ni cronolgica. Los catlogos colectivos de publicaciones

cientficas y tcnicas, en los que si suele haber limitaciones cronolgicas y, finalmente, los catlogos colectivos de publicaciones extranjeras. Los dos primeros sirven para identificacin y localizacin, el ltimo slo para localizacin, ya que las descripciones son muy esquemticas. Actualmente la FIA (Fed. Inter. de Asociaciones Bibliotecarias) promociona la constitucin de catlogos colectivos de publicaciones peridicas, con el fin de constituir un catlogo colectivo universal. Ante la falta de repertorios universales de catlogos colectivos esta funcin la desempean los llamados Union List, que son catlogos colectivos de publicaciones peridicas de importantes bibliotecas, que ponen en comn sus recursos, recogen de casi toda la publicacin mundial de publicaciones peridicas. Una bibliografa de repertorios nacionales, o sea, una bibliografa de bibliografas es la de
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EJEMPLOS: DUPRAT LIUTOVA Y BOSSUAT "Biblographie des repertoires nationaux de periodiques en cours" Esta obra apareci en 1696 editada por la UNESCO. En ella se estudian las bibliografas nacionales de publicaciones peridicas en 183 pases. Se estudia el plan de clasificacin y la ordenacin de cada una de estas bibliografas indicando su cobertura temtica y el n de publicaciones que contiene. En Espaa se publica entre 1943 y 1970 el "Anuario de la Prensa espaola" que es una publicacin de la Direccin General de la Prensa y que a pesar de su pretensin de salir con carcter anual va a tener una periodicidad irregular. En esta publicacin se incluyen todo tipo de obras peridicas incluyendo diarios, almanaques y anuarios. Se da el ttulo, lugar de publicacin, editor, fecha del primer nmero, director, equipo de redaccin y secciones de que consta cada publicacin. En 1978 el Instituto bibliogrfico Hispnico publica "Revistas Espaolas (1973-1977)" en la que recoge clasificadas por orden alfabtico de ttulos ms de 5000 publicaciones. Para el periodo 1977-78 aada un suplemento de 1500 publicaciones ms En 1978 aparece "Revistas Espaolas con ISSN". Esta obra se realiza en la Biblioteca Nacional por el Centro Nacional del ISDS (Internat. Serials Data Sistem) y recoge las publicaciones peridicas de inters en los campos cientficos, tcnicos y humansticos, identificadas y controladas desde fines de 1978 hasta diciembre de 1986. Es una publicacin de carcter selectivo, ya que recoge slo las publicaciones de estos campos y se publica de manera irregular, con carcter acumulativo en cada una de sus ediciones. La primera de 1981 ofrece unas 1.500 noticias y la ltima es la de 1987 con unas 6.500. Tiene una ordenacin sistemtica atenindose a la C.D.U. con una subclasificacin alfabtica de ttulos en cada materia. La clasificacin complementaria es un ndice alfabtico de ttulos, otro de entidades editoriales y un ndice de nmeros ISSN ordenados de menor a mayor. En cada referencia ofrece el ttulo, lugar de edicin, editor, fecha del primer n y, en su caso si ha cesado, del ltimo, periodicidad, variantes del ttulo, ttulos anteriores con ISSN, Ttulos posteriores con ISSN, Ttulos abreviados segn las normas 150 n 4 de abreviaturas y CDU.