PROCEDIMIENTO GENERAL RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestin de Compras y Evaluacin de Proveedores Cdigo ndice: PG-06 Edicin 0

1. TABLA RESUMEN..................................................................................... 2 2. OBJETO................................................................................................... 2 3. ALCANCE................................................................................................. 3 4. RESPONSABILIDADES ............................................................................ 3 5. ENTRADAS .............................................................................................. 4 6. SALIDAS ................................................................................................... 4 7. PROCESOS RELACIONADOS .................................................................... 4 8. DIAGRAMA DE FLUJO.............................................................................. 5 9. DESARROLLO .......................................................................................... 6 9.1. EVALUACIN PROVEEDOR .................................................................... 6 9.1.1. CLASIFICACIN DE PROVEEDORES ................................................. 7 9.2. COMPRAS ......................................................................................... 7 9.2.1. COMPRA DE MATERIAL .................................................................. 7 9.2.2. COMPRA DE EQUIPOS/SERVICIOS .................................................. 8 9.3. VERIFICACIN DE MATERIALES/EQUIPOS EN RECEPCIN, DEL SERVICIO PRESTADO Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES ...................... 9 10. ARCHIVO ............................................................................................ 11 11. DEFINICIONES ................................................................................... 11 12. FORMATOS Y REFERENCIAS ................................................................ 11

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR:

Realizado:

Revisado y aprobado:

PROCEDIMIENTO GENERAL RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestin de Compras y Evaluacin de Proveedores Cdigo PG-06 Edicin 0

1. TABLA RESUMEN

SECTORES TIPOLOGA DEL PROCESO PROCESO RESPONSABLE PROCESO PROCESOS RELACIONADOS ENTRADAS: NECESIDAD DE COMPRA DE MATERIAL O CONTRATACIN DE SERVICIOS Y NECESIDAD DE ASEGURAR LA CALIDAD DEL PRODUCTO/SERVICIO SUMINISTRADO SALIDAS: PRODUCTOS/SERVICIOS ADQUIRIDOS E INSPECCIONADOS Y MANTENIMIENTO REGULAR EN LA CALIDAD DEL PRODUCTO/SERVICIO SUMINISTRADO

TODOS, EN GENERAL GENERAL GESTIN DE COMPRAS Y EVALUACIN DE PROVEEDORES RESPONSABLE DE ADMINISTRACIN/GERENTE CONTROL DE ALMACENES

RESPONSABLE: PERSONAL DE LA EMPRESA/RESPONSABLE DE ADMINISTRACIN

RESPONSABLE: RESPONSABLE DE REA DE RECEPCIN DE LA EMPRESA

2. OBJETO
En este procedimiento se describe la sistemtica a seguir para llevar a cabo la formalizacin de las solicitudes de necesidades de material, equipos o servicios, as como de la posterior tramitacin de los pedidos, teniendo como resultado final la entrada de productos/servicios que cumplen todo lo requerido por la organizacin. Tambin se establecern las pautas a seguir para la seleccin y evaluacin de proveedores de productos y servicios con incidencia en el Sistema de Gestin de Calidad.

PROCEDIMIENTO GENERAL RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestin de Compras y Evaluacin de Proveedores Cdigo PG-06 Edicin 0

3. ALCANCE
El proceso engloba todas las actividades asociadas a la identificacin y definicin de necesidades de compras de materiales, equipos y/o contratacin de servicios, as como la tramitacin de los pedidos/contratos a los proveedores, finalizando con la recepcin de los mismos en la organizacin y la seleccin y evaluacin de aquellos proveedores de productos y servicios que incidan en la calidad de los servicios prestados por la organizacin. ACTIVIDADES A LAS QUE AFECTA ESTE PROCESO Todas las actividades.

4. RESPONSABILIDADES
Personal de la empresa Deteccin de necesidades de material, equipos y/o servicios Comunicacin de las necesidades al responsable de administracin Revisin de las coincidencias de parmetros tcnicos definidos en el pedido Responsable administracin Registro de la informacin del solicitante Solicitud de aprobacin de presupuestos Aprobacin y realizacin del pedido Revisin de las coincidencias de parmetros econmicos definidos en el pedido Responsable del rea de Recepcin Realizar el seguimiento a proveedores Comunicar al Responsable de Calidad las posibles incidencias detectadas durante la inspeccin en recepcin de productos comprados o servicios contratados, y la catalogacin de los mismos.

PROCEDIMIENTO GENERAL RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestin de Compras y Evaluacin de Proveedores Cdigo PG-06 Edicin 0

Responsable de Calidad Realizar la evaluacin de los proveedores en relacin con el Gerente y recoger los resultados de la evaluacin en la ficha de proveedor Conservar los registros relativos a la evaluacin de los proveedores Realizar el anlisis anual de los resultados de calidad de los proveedores recogidos en las correspondientes hojas de seguimiento Emitir los informes correspondientes a la evaluacin y seguimiento de proveedore Gerencia Aprobacin de pedidos Aprobar, evaluar y aceptar a los provedores Rechazar, en su caso, a los proveedores

5. ENTRADAS
Necesidad de compra de un material, equipo o contratacin de un servicio por parte de cualquir persona de la organizacin, y comprobacin de que el proveedor es capaz de suministrar los materiales o servicios solicitados conforme a unos requisitos que son previamente definidos por la organizacin.

6. SALIDAS
Recepcin de los materiales , equipos o servicios por parte del personal de almacn y/o persona de la organizacin que solicit el mismo y mantenimiento por parte del proveedor de una regularidad en la calidad de los productos y servicios solicitados.

7. PROCESOS RELACIONADOS
Control de almacenes.

PROCEDIMIENTO GENERAL RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestin de Compras y Evaluacin de Proveedores Cdigo PG-06 Edicin 0

8. DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO GENERAL RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestin de Compras y Evaluacin de Proveedores Cdigo PG-06 Edicin 0

NOTA: El nmero que aparece en cada etapa indica el punto del apartado 9 del procedimiento, DESARROLLO al que pertenece.

9. DESARROLLO 9.1. EVALUACIN PROVEEDOR

El proceso de evaluacin de proveedores es realizado conjuntamente por la Gerencia y el Responsable de Calidad. Se divide en dos fases diferenciadas, cada una con su correspondiente finalidad: Evaluacin inicial. Se da la aprobacin inicial a un proveedor o la continuidad en la compra de suministros a proveedores habituales. Seguimiento continuo de proveedores. Se desarrolla una comprobacin efectiva de que el proveedor mantiene regularmente la calidad de los productos y servicios solicitados.

Para la aprobacin de los nuevos proveedores se realiza un seguimiento en los tres primeros pedidos (en el caso de material), o del primer pedido (en el caso de servicios), indicando los nmeros de las rdenes de compra o servicios contratados en el formato "Lista de proveedores". Si en este seguimiento no hay ninguna incidencia, se pasar al formato "Lista de proveedores aceptados".

PROCEDIMIENTO GENERAL RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestin de Compras y Evaluacin de Proveedores Cdigo PG-06 Edicin 0

9.1.1. CLASIFICACIN DE PROVEEDORES

Los criterios de seleccin y valoracin que se han expuesto se utilizarn para catalogar al proveedor como aceptado o rechazado. Los proveedores aceptados, es decir, a los que se puede comprar, se incluirn en el formato "Lista de proveedores aceptados", que ser firmada por el Responsable de Calidad. Adems, para cada Proveedor aceptado, se abrir una ficha de Proveedor, segn el formato "Ficha de Proveedor" (aprobada por la Gerencia) donde vendrn indicados: Datos del proveedor Producto/servicio suministrado Observaciones Requisitos exigibles Tipo de proveedor Perodo de validez de evaluacin Forma de evaluacin Visto Bueno del Gerente Reclasificacin del Proveedor

En caso de rechazo del proveedor se indicar en la Ficha del Proveedor el motivo y alcance del rechazo. El criterio a seguir por parte del Responsable de Calidad para rechazar a un proveedor ser que se hayan abierto 10 partes de no conformidad, en caso de incidencias graves o 1 parte de no conformidad, en caso de incidencias inaceptables, habiendo determinado previamente qu se considera incidencia grave y qu inaceptable, segn el procedimiento.

9.2. COMPRAS

9.2.1. COMPRA DE MATERIAL

A. Deteccin de necesidades EXISTENCIAS DE ALMACN Tras la deteccin de necesidades de material, el personal demandante del mismo comprobar si se dispone de stock en almacn.

PROCEDIMIENTO GENERAL RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestin de Compras y Evaluacin de Proveedores Cdigo PG-06 Edicin 0

B. Comunicacin al responsable de administracin El personal que detecte la necesidad de compra comunicar, a travs de la va estipulada, al responsable de administracin las necesidades de material, especificando la cantidad y referencia a pedir. C. Elaboracin del pedido El responsable de administracin introduce toda la informacin del solicitante en el programa de gestin de pedidos de almacn y genera la hoja de "Pedido de Compra", segn el formato, que revisar. D. Aprobacin del pedido En caso de que el importe supere los 600 euros, requiere la aprobacin de la Gerencia, en caso contrario se limita a la aprobacin del Responsable de administiracin. E. Envo del pedido Siempre se transmite el pedido al proveedor mediante va e-mail o fax.

9.2.2. COMPRA DE EQUIPOS/SERVICIOS

A. Deteccin de necesidades El personal demandante de un equipo/servicio comunicar va e-mail al responsable de administracin todas las caractersticas del mismo. B. Solicitud de presupuesto Se requerir la solicitud de ofertas a por lo menos tres proveedores aprobados, previo envo por fax o e-mail de las especificaciones del equipo/servicio requerido. C. Aprobacin del presupuesto Una vez recibidos los presupuestos, sern analizados desde dos puntos de vista: Por parte del demandante, quien revisar el cumplimiento de los requisitos tcnicos. Por parte del responsable de administracin, quien revisar los requisitos econmicos.

PROCEDIMIENTO GENERAL RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestin de Compras y Evaluacin de Proveedores Cdigo PG-06 Edicin 0

En funcin del anlisis realizado por ambas partes, el responsable de administracin decidir la aprobacin o rechazo del presupuesto. D. Comunicacin al proveedor La aceptacin del presupuesto se llevar a cabo, bien emitiendo una "Hoja de servicios contratados" o bien remitiendo el presupuesto firmado por parte del responsable de administracin.

9.3. VERIFICACIN DE MATERIALES/EQUIPOS EN RECEPCIN, DEL SERVICIO PRESTADO Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES

A. Recepcin material/equipo/servicio En el momento de entrega se proceder a revisar la coincidencia de los parmetros definidos en el pedido con el producto/servicio recibido: Material: El personal del almacn comprueba la coincidencia entre la cantidad, referencias, plazos y estado del producto. Servicios: El usuario comprueba que la ejecucin del servicio se realiza segn las condiciones pactadas.

El albarn/nota de entrega siempre estar firmado, indicando la fecha de recepcin. INCIDENCIAS DETECTADAS En caso de existir algn tipo de incidencia, sta ser registrada en el albarn, que se remitir al responsable de administracin, quien proceder a tramitarlo como no conformidad y a resolverlo con el proveedor. Asmismo, se seguir lo establecido en el Apdo. 9.3 Evaluacin y Seguimiento de Proveedores. B. Evaluacin y Seguimiento de Proveedores Esta etapa se lleva a cabo con el fin de comprobar que el proveedor mantiene regularmente la calidad de sus suminsitros. Para esto, el Responsable de Calidad recopilar todas las "Hojas de Seguimiento de Proveedores" registradas mediante la aplicacin informtica de Gestin, anualmente, para analizar y estudiar todos los problemas existentes con los proveedores utilizando la siguiente informacin:

PROCEDIMIENTO GENERAL RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestin de Compras y Evaluacin de Proveedores Cdigo PG-06 Edicin 0

Las incidencias reflejadas por el responsable de recepcin del material en las rdenes de compra segn lo descrito en el Apdo. 9.3A de este procedimiento "Recepcin del Material/Producto/Servicio". Las desviaciones recogidas en los partes de no conformidad segn lo descrito en el procedimiento "Gestin de incidencias, acciones correctivas y acciones preventivas". ACEPTACIN/RECHAZO DEL PROVEEDOR

Cada ao la Gerencia y el Responsable de Calidad analizarn y estudiarn las incidencias detectadas a travs del seguimiento de proveedores realizado por el Responsable de Calidad, teniendo en cuenta todos los registros anteriormente citados. La Gerencia ser quien aprube o rechace a los proveedores, mediante su firma en el apartado observaciones del formato "Seguimiento de proveedores". Proveedor Aprobado: cuando las desviaciones detectadas, en su mayora, son leves o poco importantes, por lo que no se descalifica al proveedor para compras futuras. Proveedor Rechazado: Cuando se hayan abierto 10 partes de no conformidad, en el caso de incidencias graves, o 1 parte de no conformidad, en el caso de incidencias inaceptables.

C. Comunicacin de rechazo al Proveedor Cuando el resultado de esta evaluacin sea rechazado, el Responsable de Calidad podr informar al Proveedor de la necesidad de corregir y/o mejorar ciertos aspectos del servicio o, en casos extremos, de la suspensin de acciones comerciales en un futuro prximo, si no acta correctamente (Plan de acciones correctivas, etc.). En este sentido, si el Proveedor resultase rechazado y fuera imprescindible, por diversos motivos, que continuara suministrando, la Gerencia deber cumplimentar la "Ficha de Proveedor" aprobando las compras al proveedor para el siguiente perodo e indicando el motivo de tal aprobacin. Cualquier consideracin acerca de los proveedores de la organizacin se ver reflejada en el informe anual que realizar el Responsable de Calidad para su revisin y aprobacin por la Gerencia. Este informe se llevar a "Revisin del Sistema de Gestin y Calidad", segn el procedimiento.

10

PROCEDIMIENTO GENERAL RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestin de Compras y Evaluacin de Proveedores Cdigo PG-06 Edicin 0

10. ARCHIVO
Toda la documentacin generada: pedido de compra, hoja de servicios contratados, preupuestos, contratos, ofertas, albaranes/notas de entrega, facturas; sern archivadas por el rea de Administracin. En cuanto a los proveedores, las hojas de seguimiento y la lista de proveedores aceptados se archivarn en las reas de Recepcin y Administracin; el cuestionario de evaluacin inicial y los informes de evaluacin, sern archivados por el Responsable de Calidad.

11. DEFINICIONES
Proveedor habitual: Proveedor del que existe un conocimiento justificado derivado de un histrico de compras. Proveedor nuevo: Proveedor del que no existen referencias puesto que no ha efectuado suministros previos.

12. FORMATOS Y REFERENCIAS

"Lista de Proveedores" "Lista de Proveedores Aceptados" "Ficha de Proveedor" "Pedido de Compra" "Hoja de Servicios Contratados" "Hoja de Seguimiento Proveedores" Procedimiento "Gestn de incidencias, acciones correctivas y preventivas"

11

PROCEDIMIENTO GENERAL RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestin de Compras y Evaluacin de Proveedores Cdigo PG-06 Edicin 0

LISTA DE PROVEEDORES

PROVEEDORES SUMINSTRO

N ORDEN DE COMPRA/NSERVICIO CONTRATADO

Aprobado por:

Recepcin e Inspeccin:

Fecha y firma:

Fecha y firma:

12

PROCEDIMIENTO GENERAL RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestin de Compras y Evaluacin de Proveedores Cdigo
LISTA DE PROVEEDORES ACEPTADOS

PG-06

Edicin

PROVEEDORES SUMINSTRO

N ORDEN DE COMPRA/NSERVICIO CONTRATADO

Aprobado por:

Recepcin e Inspeccin:

Fecha y firma:

Fecha y firma:

13

PROCEDIMIENTO GENERAL RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestin de Compras y Evaluacin de Proveedores Cdigo
FICHA PROVEEDOR

PG-06

Edicin

PROVEEDORES DATOS TIPO

PRODUCTO REQUISITOS VALIDED /SERVICIO OBSERVACIONES RECLASIFICACIN EXIGIBLES EVALUACIN SUMINISTRADO

Aprobado por:

Recepcin e inspeccin

Fecha y firma:

Fecha y firma:

14

PROCEDIMIENTO GENERAL RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestin de Compras y Evaluacin de Proveedores Cdigo
PEDIDO DE COMPRA

PG-06

Edicin

Nmero de pedido: Fecha: Solicitado por:

CONCEPTO

CANTIDAD

PROVEEDOR: IMPORTE: PLAZO DE ENTREGA: OBSERVACIONES:

Aprobado por: Fecha y firma:

Recepcin e inspeccin: Fecha y firma:

15

PROCEDIMIENTO GENERAL RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestin de Compras y Evaluacin de Proveedores Cdigo
HOJA DE SERVICIOS CONTRATADOS

PG-06

Edicin

EL NMERO DE PEDIDO DEBER APARECER EN LOS DOCUMENTOS RELACIONADOS: CERTIFICACIONES, FACTURAS, ETC. N PEDIDO:

PROVEEDOR: NOMBRE: DIRECCIN: POBLACIN: TELFONO: C.P. FAX

TRABAJO A REALIZAR:

FECHA PREVISTA FINALIZACIN: TOTAL:

CANTIDAD

CONCEPTO/DESCRIPCIN: PRECIO

TRABAJO REALIZADO: CANTIDAD

FECHA EJECUCIN: TOTAL:

CONCEPTO/DESCRIPCIN: PRECIO

NOTAS O COMENTARIOS: Aprobado por: Fecha y firma Recepcin e inspeccin: Fecha y firma

16

PROCEDIMIENTO GENERAL RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Gestin de Compras y Evaluacin de Proveedores Cdigo
PEDIDO DE COMPRA

PG-06

Edicin

PROVEEDOR/SUBCONTRATISTA:

PRODUCTO/SERVICIO: PROBLEMAS RELATIVOS A:

N PRODUCTO/SERVICIO

FECHA INCIDENCIA

CALIDAD

PLAZO DE ENTREGA

CANTIDAD

OBSERVACIONES

VALORACIONES DE INCIDENCIAS: 1- LEVES, 2- POCO IMPORTANTES, 3- IMPORTANTES, 4-GRAVES, 5-INACEPTABLES

17