Taller de aplicacin

Gerencia y tcnica del Valor Ganado

Gerencia de Valor Ganado (Earned Value Management).

Teora de Valor Ganado y Temas Relacionados.
Concepto de Valor Ganado
Preparacin de Curva S (PV BCWS Budgeted Cost of

Work Schedule) Definicin de CPI (Cost Performance Index) Definicin de SPI (Schedule Performance Index) Preparacin de Grficos de Tendencias de SPI y CPI Clculo de los estimados de costos al fin del Proyecto (Estimate at Completion) basndose en el presupuesto original y el CPI.

Como medimos los proyectos?

Vamos cumpliendo con el Presupuesto El Margen del proyecto es de X% Nuestro % de Avance es Y%

Pero cmo estamos? Y ms importante, cmo terminaremos? Reportamos de la misma manera en todos los proyectos?

Objetivo

Uno de los conceptos ms importantes para el control de avances de un proyecto es el Valor Ganado (Earned Value) En nuestro pas la aplicacin de Valor Ganado al anlisis del desempeo de los proyectos es incipiente. En esta presentacin aclararemos los principales conceptos relacionados con el Valor Ganado

Ejemplo: Cisterna de Agua

Costo por cada Cara: 1,000 Tiempo previsto de Ejecucin 4 das

Ejemplo: Cisterna de Agua Secuencia

Costo por cada Cara: 1,000. Tiempo previsto de Ejecucin 4 das

Ejemplo: Cisterna de Agua Costo Previsto por da:

Costo por cada Cara: 1,000. Tiempo previsto de Ejecucin 4 das

Dia 1: Dia 2: Dia 3: Dia 4:

1,000 1,000 1,000 1,000

4000 3000

2000
1000

Total: 4,000

Das

Qu pasa si al fin del da 3 tenemos la siguiente informacin

Costo por cada Cara: 1,000. Tiempo previsto de Ejecucin 4 das

Status
Lado 1: Terminado Lado 2: Terminado Lado 3: al 50% 1000 1200 600

Lado 4: No Iniciado Total

0 2800

Valor Ganado
Es un estimado de la cantidad de trabajo ejecutado a la fecha, valorizado segn los costos del Presupuesto

Tambin es llamado: Costo Presupuestado del Trabajo Ejecutado, o Budgeted Cost of Work Performed (EV) PMBOK V2004: Earned Value (EV)

Qu es Valor Ganado?
a) Costo Real del Trabajo Previsto del proyecto

b) Utilidad realizada por la empresa al fin del perodo

c) Costo Previsto de Recursos totales a utilizarse

d) Costo Presupuestado del trabajo realizado

Bien!!

El Valor Ganado es:

El Costo segn presupuesto del Trabajo Realizado

Si para realizar una actividad tenamos un costo presupuestado de 100 dlares, entonces si observamos que hemos realizado 30% de la actividad, el Valor Ganado ser de 30 dlares.

Cmo estimar el trabajo realizado?

En algunos casos el trabajo ejecutado es fcil de medir, especialmente cuando el entregable es algo fsico y cuyo nivel de dificultad es constante. Por ejemplo, si tenemos un canal de 100 metros de longitud construido sobre un terreno similar y si, el presupuesto total para el canal total era de 1000 dlares, entonces podramos medir el avance fsico de 40 metros de canal y decir que el valor ganado es de 40% x $1000 = $400 dlares.

Otro Caso
Una de las actividades de su proyecto consiste en preparar un diseo de una base de datos para un sistema Intranet. Se estimaron 10 das para el diseo (48 horas de trabajo). Cmo medira usted el avance al tercer da? Si su diseador le dice que tiene un 95% terminado, usted esta contento con esa informacin? Qu pasa si 5 das despus, el diseo no est terminado?

Asignando % de Avance
Para estos casos, se estila pre-asignar % de avance segn ciertos criterios. Por ejemplo:
Si no se ha iniciado la actividad: 0% Si ya se inici la actividad 30% Se mantiene en 30 % * hasta no culminar la actividad. Si se ha terminado la actividad: 100%

Estos mtodos no son justos pero evitan la prdida de tiempo por discusiones en las reas grises.

* El valor 30% es arbitrario, y depende de cada gerente de proyecto.

Ejemplo: Cisterna de Agua Costo Previsto por da:

Costo por cada Cara: 1,000. Tiempo total previsto de Ejecucin 4 das

Costo Real = 2800

Costo Previsto Acumulado (PV) 4000 3000 2800

2000

2500

Valor Ganado = 2500

1000

Das

Ejemplo: Cisterna de Agua Costo Previsto por da:

Costo por cada Cara: 1,000. Tiempo total previsto de Ejecucin 4 das

Costo Real = 2800

4000 3000 2000
2800 2500

Costo Previsto Acumulado (PV)

Valor Ganado = 2500

Anlisis de Cronograma:

1000

Das

Al Tercer da, debimos ejecutar 3000 pero nuestro valor ganado, es decir, el Costo Presupuestado del Trabajo ejecutado es de 2,500 (ya que solo hemos podido terminar la mitad del tercer lado).

Ejemplo: Cisterna de Agua Costo Previsto por da:

Costo por cada Cara: 1,000. Tiempo total previsto de Ejecucin 4 das Costo Previsto Acumulado (PV) 4000 3000 2800 2000
2500

Costo Real = 2800

Valor Ganado = 2500

1000

Anlisis de Cronograma:

Al Tercer da, debimos ejecutar 3000 pero nuestro valor ganado, es decir, el Costo Presupuestado del Trabajo ejecutado es de 2,500 (ya que solo hemos podido terminar la mitad del tercer lado).

Das

Ejemplo: Cisterna de Agua Costo Previsto por da:

Costo por cada Cara: 1,000. Tiempo previsto de Ejecucin 4 das Costo Previsto Acumulado (PV) 4000 3000 2800

Costo Real = 2800

2000

2500

Valor Ganado = 2500

1000

1 2 3 4 SPI = Valor Ganado / PV = 2500 / 3000 = 0.833 Das Quiere decir que estamos avanzando a un ritmo de 83.3% con respecto a lo planificado. Es decir, si seguimos a este ritmo, no terminaremos a tiempo el proyecto.

SPI
SPI es el Schedule Performance Index Nos permite conocer si estamos ejecutando el trabajo al ritmo previsto. Clculo del SPI:
SPI = EV / PV = Valor Ganado / Valor Planeado

Observando el SPI
PV 800
(Costo Ppto)

PV
(Valor Planeado)

AC 1,000
(Costo Real)

EV

600

(Valor Ganado)

EV
(Valor Ganado)

Es el SPI mayor que 1? o menor que 1 ??

Observando el SPI
PV 800
(Costo Ppto)

PV
(Valor Planeado)

AC 1,000
(Costo Real)

EV

1,100

(Valor Ganado)

EV
(Valor Ganado)

Es el SPI mayor que 1? o menor que 1 ??

Ejemplo: Cisterna de Agua Costo Previsto por da:

Costo por cada Cara: 1,000. Tiempo total previsto de Ejecucin 4 das

Costo Real = 2800

Costo Previsto Acumulado (PV)

4000 3000 2800 2000

2500

Valor Ganado = 2500

Anlisis de Costo:

1000

Das

Al Tercer da, debimos ejecutar 3000 pero nuestro costo acumulado es de 2,800 y solamente hemos avanzado por un valor ganado de 2,500.

Ejemplo: Cisterna de Agua Costo Previsto por da:

Costo por cada Cara: 1,000. Tiempo previsto de Ejecucin 4 das Costo Previsto Acumulado (PV) 4000 3000 2800

Costo Real = 2800

2000

2500

Valor Ganado = 2500

1000

Esto quiere decir que estamos ejecutando por un valor de 2,500 pero nuestros costos son de 2,800. La relacin entre el Valor Ganado y los costos Reales se llama Indice de Performance en los Costos (CPI)

Das

Ejemplo: Cisterna de Agua Costo Previsto por da:

Costo por cada Cara: 1,000. Tiempo previsto de Ejecucin 4 das
Costo Previsto Acumulado (PV)

Costo Real = 2800

4000 3000 2800

2000
2500

Valor Ganado = 2500

1000

1 2 CPI = Valor Ganado / AC 3 4 = 2500 / 2800 = 0.893 Das Quiere decir que, por cada dlar que gastamos, recibimos 0.893. O visto de otra manera, para construir una cisterna por un monto de 2,500 hemos gastado 2800.

Ejemplo: Cisterna de Agua Costo Previsto por da:

Costo por cada Cara: 1,000. Tiempo previsto de Ejecucin 4 das

Costo Real = 2800

Costo Previsto Acumulado (PV)

4000 3000 2800 2000
2500

Valor Ganado = 2500

1000

CPI = Valor Ganado / AC Das = 2500 / 2800 = 0.893. Si es que continuamos con la misma tendencia, podemos estimar que nuestro costo final en lugar de ser 4000 ser de 4000 / 0.893 = 4,480. El valor 4,480 se le llama Estimacin al trmino (Estimate at Completion.)

CPI
CPI es el COST Performance Index Nos permite conocer si para ejecutar el trabajo a la fecha estamos gastando ms de lo previsto (para la porcin de trabajo). Clculo del CPI:
CPI = EV/ AC = Valor Ganado / Costo Real

Estimate at Completion (EAC)

Budget at Completion

Costo Real

Valor Planeado Estimado faltante Por terminar

Valor Ganado

EAC = Costo Real + (Estimado Faltante por Terminar / CPI) CPI = Valor Ganado / Costo Real

Tres mtodos para calcular el Saldo de Costos

1. Nuevo estimado del trabajo restante.
Se usa cuando el estimado original estaba equivocado. Saldo = ETC Estimate to Complete (Nuevo estimado del saldo del trabajo)

2. Presupuesto faltante.
Se calcula como la diferencia entre el Presupuesto Original menos el valor ganado a la fecha. Asume que las variaciones iniciales son atpicas y que en el saldo se va a cumplir segn lo estimado originalmente. Saldo = Presupuesto Original Valor Ganado

3. Presupuesto faltante, corregido por factor de eficiencia (usualmente el CPI acumulado)

Se usa cuando las variaciones a la fecha son vistas como tpicas para las variaciones futuras. Saldo = (Presupuesto Original Valor Ganado ) / CPI

Anlisis del CPI

PV 800
(Costo Ppto)

PV AC
(Costo Real) (Costo Ppto)

AC 600
(Costo Real)

EV

400

(Valor Ganado)

EV
(Valor Ganado)

Es el CPI mayor o menor Que 1?

Ejercicio
En una hoja, se deber calcular el SPI y el CPI con los datos mostrados para cada uno de los casos. Indicar que ocurre en el proyecto.

Caso

PV Valor Planeado

AC Costo Real

EV Valor Ganado

SPI EV / PV

CPI EV / AC

1 2 3 4 5

6 7 8 9 10 11 12 13

Caso 1
PV 800
(Costo Ppto)

PV AC
(Costo Real) (Costo Ppto)

AC 800
(Costo Real)

EV

800

(Valor Ganado)

EV
(Valor Ganado)

CPI = EV / AC CPI = 800 / 800 = 1 SPI = EV / PV SPI = 800 / 800 = 1

Caso 2
PV 800
(Costo Ppto)

PV AC
(Costo Real) (Costo Ppto)

AC 600
(Costo Real)

EV

400

(Valor Ganado)

EV
(Valor Ganado)

CPI = EV / AC CPI = 400 / 600 = 0.67 SPI = EV / PV SPI = 400 / 800 = 0.5

Caso 3
PV 800
(Costo Ppto)

PV AC
(Costo Real)
(Costo Ppto)

AC 400
(Costo Real)

EV

600

(Valor Ganado)

EV
(Valor Ganado)

Caso 4
PV 800
(Costo Ppto)

PV

AC 600
(Costo Real)

AC
(Costo Real)

(Costo Ppto)

EV

600

(Valor Ganado)

EV
(Valor Ganado)

Caso 5
PV 800
(Costo Ppto)

PV AC
(Costo Real)
(Costo Ppto)

AC 800
(Costo Real)

EV

600

(Valor Ganado)

EV
(Valor Ganado)

Caso 6
PV 800
(Costo Ppto)

PV AC
(Costo Real) (Costo Ppto)

AC 800
(Costo Real)

EV

1,000

(Valor Ganado)

EV
(Valor Ganado)

Caso 7
PV 800
(Costo Ppto)

PV AC
(Costo Real)

AC 1,000
(Costo Real)

(Costo Ppto)

EV

1,000

(Valor Ganado)

EV
(Valor Ganado)

Caso 8
PV 800
(Costo Ppto)

PV AC
(Costo Real)
(Costo Ppto)

AC 600
(Costo Real)

EV

800

(Valor Ganado)

EV
(Valor Ganado)

Caso 9
PV 800
(Costo Ppto)

PV AC
(Costo Real)
(Costo Ppto)

AC 1,000
(Costo Real)

EV

800

(Valor Ganado)

EV
(Valor Ganado)

Caso 10
PV 800
(Costo Ppto)

PV AC
(Costo Real)
(Costo Ppto)

AC 1,000
(Costo Real)

EV

600

(Valor Ganado)

EV
(Valor Ganado)

Caso 11
PV 800
(Costo Ppto)

PV AC
(Costo Real)
(Costo Ppto)

AC 600
(Costo Real)

EV

1,000

(Valor Ganado)

EV
(Valor Ganado)

Caso 12
PV 800
(Costo Ppto)

PV AC
(Costo Real)
(Costo Ppto)

AC 1,200
(Costo Real)

EV

1,000

(Valor Ganado)

EV
(Valor Ganado)

Caso 13
PV 800
(Costo Ppto)

PV AC
(Costo Real)
(Costo Ppto)

AC 1,000
(Costo Real)

EV

1,200

(Valor Ganado)

EV
(Valor Ganado)

Taller de aplicacin
Gerencia y tcnica del Valor Ganado