Открыть Электронные книги
Категории
Открыть Аудиокниги
Категории
Открыть Журналы
Категории
Открыть Документы
Категории
КИРСАНОВА
СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ
Третье издание
Рекомендовано
Министерством общего и профессионального
образования Российской Федерации
в качестве учебного пособия для студентов
высших учебных заведений, обучающихся
по экономическим специальностям
Москва - Новосибирск
ИНФРА-М- Сибирское соглашение
2003
Кирсанова М.В.
К 43 Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М;
Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. — 304 с. — (Серия «Высшее образование»).
ISBN 5-16-001.170-6
Предлагаемое учебное пособие основано на изучении и обобщении существующей
практики работы с документами и ведения делопроизводства в различных учреждениях
государственных и негосударственных форм собственности с учетом нового государственного
стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной
документации».
Пособие предназначено для обучения секретарей-референтов, в помощь руководителям
служб делопроизводства, а также для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент.
ББК 65.050.2я73
ПОЛОЖЕНИЕ
00.00.0000 № ______________
1. Общие положения
1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба
Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного
структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.
1.2. В состав службы ДОУ, как правило, включаются отдел делопроизводства (приемная,
секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии,
протокольное бюро), канцелярия (экспедиция, машинописное бюро, копировально-
множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем граждан, отдел совершенствования работы
с документами и внедрения технических средств, центральный архив.
1.3. Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на
основе настоящего Положения. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется
должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда,
предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности
выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой
ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач
службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.
1.4. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными
нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Российской
Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС
Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного
обеспечения управления.
1.5. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним
специальным образованием соответствующего профиля.
1.6. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
2. Цели и задачи службы ДОУ
Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация,
контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ
решает следующие задачи:
• совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами,
построение поисковых систем;
2. Документация организации
Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих
документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы
определяется руководителем организации. Организация издает следующие распорядительные
документы: постановления, распоряжения, приказы, указания, инструкции.
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
____________района
Наименование
Личная подпись И.И. Завьялов
01.12.2000
или
УТВЕРЖДЕНО
Постановление главы
администрации ___________района
Наименование
от 20.01.2000 №45
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
руководителя канцелярии (общего отдела, секретариата)
1. Общие положения
Назначение должности
Документационное обеспечение несекретного делопроизводства в организации.
Структура взаимодействия
Подчиняется непосредственно руководителю предприятия.
Руководит работой сотрудников канцелярии: ведущего специалиста, инспектора и четырех
делопроизводителей.
Взаимодействует с заместителями руководителя, помощниками, начальниками отделов,
секретарями-референтами по вопросам организации делопроизводства, работы информационной
техники, материального обеспечения канцелярии, приемных руководителя и его заместителей.
Нормативные документы
В своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, законами Российской
Федерации, нормативными и распорядительными актами Президента РФ, Федерального
Собрания, Правительства РФ, законами и иными нормативными и правовыми актами области,
Инструкцией по делопроизводству, Положением о канцелярии.
Назначение и освобождение
Назначается и освобождается от должности в порядке, установленном в организации в
соответствии с действующим законодательством, регулирующим трудовые отношения.
2. Обязанности
2.1. Обеспечивает организацию и координирует работу сотрудников канцелярии,
разрабатывает их должностные обязанности, определяет степень ответственности.
2.2. Участвует в разработке проектов нормативных актов, выработке порядка работы с
документами, вносит предложения по его совершенствованию в организации.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
секретаря-референта
Дата
1. Общие положения
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается
и увольняется директором.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и
документационное обеспечение управленческой
деятельности.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
законодательными актами РФ;
Уставом предприятия;
Положением о функциональных службах предприятия; приказами (указаниями)
руководства предприятия; нормативно-методическими материалами по организации дело-
производства;
настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним
специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии
прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами: перспектив развития предприятия,
его финансово-хозяйственной деятельности;
организации работы с документами, составления документации;
1
Использован ГОСТ Р 6.30-97 «Система организационно-распорядительной документации
(требования к оформлению документов)» с его изменениями.
–42– www.JOBS.ua – закроем любую вакансию!
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять
нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.
Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения
постановлений, решений и приказов.
Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме
документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое
имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот
документ.
Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений
документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме,
установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос
самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения
исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.
Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным
документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа
может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.
Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны
предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту
прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.
Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных
органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются
на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов;
выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков
приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы
расшифровывается, печатается, заверяется и хранится вместе с протоколом.
В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять
письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и
функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными
гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или
затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по
телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации
составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по
факсу или телефону.
Приложение
к___________________
(указывается документ)
__________№________
Дата
1
Использован ГОСТ Р 6-30.97.
УТВЕРЖДЕНО
Протоколом общего собрания
акционеров
15.03.2000 № 12
или
УТВЕРЖДЕНЫ
Герб
Наименование организации
Директору завода «Спецжелезобетон»
В.А. Борисову
Копия: главе администрации
К.К. Петрову
Копия: начальнику ГНИ по
Тагинскому району
В.Ф. Антонову
Герб
Наименование организации
Адрес
Директору предприятия «Адрон»
Н.В. Григорьеву
____________№ ____________
Текст
Генеральный директор
АО НЗХК А.И. Белосохов
Герб
Наименование организации
Петрову Г.И.
Адрес
_________№ _______________
Текст
Директор ООО
«Индивидуал» Подпись ГГ. Гусейнов
Печать
Наименование организации
ГЕРБ
Наименование организации
ПРОТОКОЛ
Заседания комиссии по...
Председатель — Смирнов С.С.
Секретарь — Антонова М.И.
Присутствовали: 5 человек
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О порядке подготовки к конференции.
Доклад Иванова П.И.
1. Слушали:
Иванова П.И. — текст доклада прилагается.
Выступили:
Петров Н.И. — Я в своем выступлении...
Председатель Подпись С.С. Смирнов
Секретарь Подпись М.И. Антонова
Наименование организации
СПРАВКА
Дана Петрову Геннадию Ивановичу в том, что его месячный оклад составляет 400 рублей.
Директор Подпись И.Н. Сидоров
Герб
Адресат
–65– www.JOBS.ua – закроем любую вакансию!
В Администрацию
Новосибирской области
Текст
Директор Доволенской
ИПС Подпись Д.С. Мовчан
Наименование организации
ПРИКАЗ
__________№ ____________
Об итогах работы комиссии
ПРИКАЗЫВАЮ:
1._________________________________________________
2._________________________________________________
3._________________________________________________
Директор Подпись П.П. Григорьев
Визы
Герб
Наименование организации 1. УТВЕРЖДЕНО
АКТ Должность _________________________
_______№ ___________ ______________Инициалы, фамилия
Подпись
____________________
Заголовок акта
Приложения
–66– www.JOBS.ua – закроем любую вакансию!
Приложение 2.1
ГОСТ Р 6.30-97
Расположение реквизитов документов и границы зон на формате А4 углового бланка по
ГОСТ Р 6.30-97
Приложение 2.2
Расположение реквизитов документов и границы зон на формате А4 продольного бланка по
ГОСТ Р 6.30-97
Приложение 2.3
Расположение реквизитов и границ бланка с угловым расположением постоянных
реквизитов
С Секретарь-референт Исполнители
екр структурного
ета подразделения
Канцелярия
Г.В. Иванову
Прошу подготовить ответ
______________________
Подпись
Дата
Руководитель не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя в
кабинете на определенное время. При необходимости использования документа в будущем для
руководителя делается ксерокопия документа. Кроме того, руководитель не должен сам
принимать документы от посетителей, подчиненных, это, как правило, делает референт (или
канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д.).
Согласно резолюции документ передается исполнителю, если их Ё резолюции несколько,
то подлинник передается главному исполнителю (его фамилия в резолюции первая), а
ксерокопии—другим исполнителям. Текст резолюции сразу же при возвращении документа от
руководителя переносится в регистрационную карточку в раздел «Кто направил документ.
Резолюция». Например: