Atencin Ciudadana y Gestin de Programas Sociales

Procedimiento de control de cambios

Introduccin:
Una administracin integral est enfocada a la conjuncin de todos los aspectos de alcance, costo, tiempo, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos y adquisiciones de un proyecto y que todas las necesidades de los interesados estn incorporadas al mismo. Una administracin de control de cambios es un proceso clave dentro de una administracin integral enfocada asegurar que las solicitudes de cambio, sean aprobadas o no, estn debidamente documentadas y procesadas.

Objetivo:
Una administracin de control de cambios provee de un mtodo de control y monitoreo de los cambios dentro de un proyecto. Un cambio se refiere a cualquier actividad que altera el alcance, el calendario, los entregables o los costos de un proyecto. Los objetivos claves de un control de cambios son los siguientes: Identificar con anticipacin los cambios en el alcance o cualquier otra actividad no planeada y controlarlas. Proteger la integridad de los entregables que no han sido aprobados (firmados). Asegurar que nuevas tareas y otras solicitudes de cambio estn justificadas y su correspondiente costo consensuado; y que los entregables afectados estn identificados y modificados acorde a los cambios. Obtener autorizacin para proceder con las nuevas tareas o cambios y asignarlos a las personas apropiadas para ser completados. Monitorear el progreso, costo y valor de los cambios en el alcance.

Un procedimiento de control de cambios aplicara para los siguientes tipos de cambio: Cualquier cambio al alcance del proyecto, actividad no planeada o cualquier otra situacin que derive en la generacin de un entregable no planeado. Modificaciones a entregables de los proyectos ya aprobados (firmados).

Nota Ningn miembro de equipo deber comenzar a trabajar en una actividad no planeada sin antes levantar y obtener aprobacin de una solicitud de cambio.

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Procedimiento:
Un control de cambios define los mecanismos para solicitar, evaluar, decidir y darle seguimiento a los posibles cambios de alcance de un proyecto y todas las actividades relacionadas y sus entregables. Pero para implementar un procedimiento de control de cambios es necesario establecer primeramente al consejo de control de cambio y delegarle la autoridad correspondiente. El consejo de control de cambios estar conformado por los siguientes miembros: Director de Proyecto de La Subsecretara de Innovacin y Tecnologas de Informacin Gerente de Proyecto del La Subsecretara de Innovacin y Tecnologas de Informacin. Director de Proyecto de Advanced. Gerente de Proyecto de Advanced.

El consejo se reunir por lo menos dos das antes de la reunin del comit ejecutivo para la revisin de las solicitudes de cambios pendientes. Pero se podrn convocar reuniones emergentes a discrecin del consejo. Solicitudes de cambio que excedan los lmites de tiempo, costo, alcance y/o parmetros de calidad requerirn de una aprobacin del comit de proyecto. Cualquier cambio que no exceda estos lmites ser administrado por el consejo.

Pasos:
Paso 1. Miembros del equipo identifican un cambio potencial. Cualquier miembro del equipo identifica un cambio potencial al alcance, al calendario, a los recursos o al presupuesto del proyecto. Dichos cambios se discuten con el consultor lder y con el dueo de proceso correspondiente. Paso 2. Consultor lder y Lder de proceso identifica necesidad para solicitud de cambio. El consultor lder y el dueo de proceso asesorarn sobre la validez del cambio y determinarn si el mismo es un cambio de alcance, calendario, recursos o al presupuesto del proyecto.

Paso 3. El consultor lder y Lder de proceso elaboran y aprueban solicitud de cambio para presentacin al consejo de control de cambios. El consultor lder y el Lder de proceso completarn la primera seccin del formato de solicitud de cambio. El consultor lder y Lder de proceso proveern de la descripcin detallada de la solicitud del cambio, as como los beneficios en el proyecto y autorizaran la solicitud para ser revisada por el consejo. Si la solicitud no contiene esta informacin no ser revisada por el consejo.

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La solicitud de cambio se ingresar en la bitcora de control de cambios con el estatus Nuevo Paso 4. Consejo de control de cambios revisa las solicitudes de cambio. El consejo revisar todas las solicitudes con estatus de Nuevo que estn en la bitcora de control de cambios. El consejo revisar la descripcin detallada y los beneficios a la solicitud y determinar ya sea si procede con un anlisis posterior o rechazar la solicitud. El consejo rechazar todo solicitud que no venga con la descripcin detallada. En caso de requerir mayor informacin el consejo podr enviar la solicitud al consultor lder y dueo de proceso solicitantes. En caso de que la solicitud haya sido aprobada para anlisis posterior se deber actualizar la bitcora de control de cambios y el estatus se modificar a Anlisis; en caso contrario se modificar el estatus a Rechazado.

Paso 5. Equipo de consultora y Gerencia de proyecto de Advanced enviarn resultados del anlisis de la solicitud de cambio al consejo de control de cambios para su aprobacin. El equipo de consultora estimar el esfuerzo total, costos y recursos necesarios para completar el cambio solicitado. La Gerencia de proyecto estimar el impacto en el calendario, recursos y presupuesto del proyecto del cambio solicitado. El documento de solicitud de cambios se deber actualizar con el anlisis de ambos grupos. Una vez completada la estimacin por el equipo de consultora se deber actualizar la bitcora de control de cambios y el estatus se modificar a Listo para Aprobacin

Paso 6. El consejo de control de cambios aprueba o rechaza la solicitud de cambio basado en el anlisis detallado. El consejo revisar las solicitudes de cambio con el estatus Listo para Aprobacin. El equipo tcnico y la Gerencia de Advanced presentarn el anlisis detallado de la solicitud al consejo explicando el impacto y las alternativas con el suficiente detalle, para que este pueda validar la necesidad del cambio, una vez completada la revisin con el consejo este deber aprobar, posponer, rechazar o cerrar la solicitud de cambio. Nota: Solicitudes de cambio que excedan los lmites de tiempo, costo, alcance y/o parmetros de calidad requerirn de una aprobacin del comit de proyecto.

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Si una solicitud es rechazada por el consejo se deber de documentar la razn en el formato de solicitud de cambio. El estatus de la solicitud se deber modificar a Rechazado en la bitcora de control de cambios. El resultado deber ser comunicado al solicitante original del cambio. Si durante el proceso de anlisis una solicitud ya no es necesaria o no es relevante debido a otros cambios, el estatus se deber modificar a Cerrado. Una solicitud de cambio puede ser pospuesta por el consejo cuando se requiera mayor informacin, cuando existan alternativas viables que requieran mayor revisin o se ha encontrado una forma diferente a resolverlo, el estatus deber modificarse a Pospuesto. Paso 7. Comunicar los cambios en el alcance. Todas las solicitudes de cambio aprobadas deben ser comunicadas a los equipos correspondientes para que comiencen los trabajos. Las solicitudes de cambio se debern actualizar con el e status de Aprobado en la bitcora de control de cambios. La resolucin del cambio debe estar completamente documentada y firmada en el formato de solicitud de cambio. Todas las solicitudes aprobadas deben ser informadas al comit de proyecto.

Actualizacin del gobierno de proyectos

Toda solicitud de cambio aprobada puede tener un impacto en diversos documentos de control del proyecto, por lo tanto para garantizar una adecuada administracin dependiendo del impacto del cambio se debern revisar y en su caso actualizar o modificar al menos los siguientes documentos: Control de alcance. Plan de trabajo general. Planes de administracin. Entregables afectados.

Firmas
Nombre Fernando Arce Gerente de Proyecto Plataforma nica Moises Aguilar Gerente de Proyecto Advanced Fecha 31-10-2011 Firma

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