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Atención Ciudadana y Gestión de Programas Sociales

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Procedimiento de control de cambios

Introducción:

Una administración integral está enfocada a la conjunción de todos los aspectos de alcance, costo, tiempo, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos y adquisiciones de un proyecto y que todas las necesidades de los interesados están incorporadas al mismo. Una administración de control de cambios es un proceso clave dentro de una administración integral enfocada asegurar que las solicitudes de cambio, sean aprobadas o no, estén debidamente documentadas y procesadas.

Objetivo:

Una administración de control de cambios provee de un método de control y monitoreo de los cambios dentro de un proyecto. Un cambio se refiere a cualquier actividad que altera el alcance, el calendario, los entregables o los costos de un proyecto. Los objetivos claves de un control de cambios son los siguientes:

Identificar con anticipación los cambios en el alcance o cualquier otra actividad no planeada y controlarlas.

Proteger la integridad de los entregables que no han sido aprobados (firmados).

Asegurar que nuevas tareas y otras solicitudes de cambio estén justificadas y su correspondiente costo consensuado; y que los entregables afectados estén identificados y modificados acorde a los cambios.

Obtener autorización para proceder con las nuevas tareas o cambios y asignarlos a las personas apropiadas para ser completados.

Monitorear el progreso, costo y valor de los cambios en el alcance.

Un procedimiento de control de cambios aplicara para los siguientes tipos de cambio:

Cualquier cambio al alcance del proyecto, actividad no planeada o cualquier otra situación que derive en la generación de un entregable no planeado.

Modificaciones a entregables de los proyectos ya aprobados (firmados).

Nota Ningún miembro de equipo deberá comenzar a trabajar en una actividad no planeada sin antes levantar y obtener aprobación de una solicitud de cambio.

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Procedimiento:

Un control de cambios define los mecanismos para solicitar, evaluar, decidir y darle seguimiento

a los posibles cambios de alcance de un proyecto y todas las actividades relacionadas y sus entregables. Pero para implementar un procedimiento de control de cambios es necesario establecer primeramente al consejo de control de cambio y delegarle la autoridad correspondiente.

El consejo de control de cambios estará conformado por los siguientes miembros:

Director de Proyecto de La Subsecretaría de Innovación y Tecnologías de Información

Gerente de Proyecto del La Subsecretaría de Innovación y Tecnologías de Información.

Director de Proyecto de Advanced.

Gerente de Proyecto de Advanced.

El consejo se reunirá por lo menos dos días antes de la reunión del comité ejecutivo para la revisión de las solicitudes de cambios pendientes. Pero se podrán convocar reuniones emergentes a discreción del consejo.

Solicitudes de cambio que excedan los límites de tiempo, costo, alcance y/o parámetros de calidad requerirán de una aprobación del comité de proyecto. Cualquier cambio que no exceda estos límites será administrado por el consejo.

Pasos:

Paso 1. Miembros del equipo identifican un cambio potencial.

Cualquier miembro del equipo identifica un cambio potencial al alcance, al calendario, a los recursos o al presupuesto del proyecto. Dichos cambios se discuten con el consultor líder y con

el dueño de proceso correspondiente.

Paso 2. Consultor líder y Líder de proceso identifica necesidad para solicitud de cambio.

El

consultor líder y el dueño de proceso asesorarán sobre la validez del cambio y determinarán

si

el mismo es un cambio de alcance, calendario, recursos o al presupuesto del proyecto.

Paso 3. El consultor líder y Líder de proceso elaboran y aprueban solicitud de cambio para presentación al consejo de control de cambios.

El consultor líder y el Líder de proceso completarán la primera sección del formato de solicitud de

cambio.

El consultor líder y Líder de proceso proveerán de la descripción detallada de la solicitud del cambio, así como los beneficios en el proyecto y autorizaran la solicitud para ser revisada por el consejo. Si la solicitud no contiene esta información no será revisada por el consejo.

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La solicitud de cambio se ingresará en la bitácora de control de cambios con el estatus “Nuevo”

Paso 4.

Consejo de control de cambios revisa las solicitudes de cambio.

El consejo revisará todas las solicitudes con estatus de “Nuevo” que estén en la bitácora de control de cambios.

El consejo revisará la descripción detallada y los beneficios a la solicitud y determinará ya sea si procede con un análisis posterior o rechazará la solicitud.

El consejo rechazará todo solicitud que no venga con la descripción detallada.

En caso de requerir mayor información el consejo podrá enviar la solicitud al consultor líder y dueño de proceso solicitantes.

En caso de que la solicitud haya sido aprobada para análisis posterior se deberá actualizar la bitácora de control de cambios y el estatus se modificará a “Análisis”; en caso contrario se modificará el estatus a “Rechazado.

Paso 5. Equipo de consultoría y Gerencia de proyecto de Advanced enviarán resultados del análisis de la solicitud de cambio al consejo de control de cambios para su aprobación.

El equipo de consultoría estimará el esfuerzo total, costos y recursos necesarios para completar el cambio solicitado.

La Gerencia de proyecto estimará el impacto en el calendario, recursos y presupuesto del proyecto del cambio solicitado.

El documento de solicitud de cambios se deberá actualizar con el análisis de ambos grupos.

Una vez completada la estimación por el equipo de consultoría se deberá actualizar la bitácora de control de cambios y el estatus se modificará a “Listo para Aprobación “

Paso 6. El consejo de control de cambios aprueba o rechaza la solicitud de cambio basado en el análisis detallado.

El consejo revisará las solicitudes de cambio con el estatus “Listo para Aprobación”.

El equipo técnico y la Gerencia de Advanced presentarán el análisis detallado de la solicitud al consejo explicando el impacto y las alternativas con el suficiente detalle, para que este pueda validar la necesidad del cambio, una vez completada la revisión con el consejo este deberá aprobar, posponer, rechazar o cerrar la solicitud de cambio.

Nota: Solicitudes de cambio que excedan los límites de tiempo, costo, alcance y/o parámetros de calidad requerirán de una aprobación del comité de proyecto.

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Si una solicitud es rechazada por el consejo se deberá de documentar la razón en el formato de solicitud de cambio. El estatus de la solicitud se deberá modificar a “Rechazado” en la bitácora de control de cambios. El resultado deberá ser comunicado al solicitante original del cambio.

Si durante el proceso de análisis una solicitud ya no es necesaria o no es relevante debido a otros cambios, el estatus se deberá modificar a “Cerrado”.

Una solicitud de cambio puede ser pospuesta por el consejo cuando se requiera mayor información, cuando existan alternativas viables que requieran mayor revisión o se ha encontrado una forma diferente a resolverlo, el estatus deberá modificarse a “Pospuesto”.

Paso 7. Comunicar los cambios en el alcance.

Todas las solicitudes de cambio aprobadas deben ser comunicadas a los equipos correspondientes para que comiencen los trabajos.

Las solicitudes de cambio se deberán actualizar con el estatus de “Aprobado” en la bitácora de control de cambios.

La resolución del cambio debe estar completamente documentada y firmada en el formato de solicitud de cambio.

Todas las solicitudes aprobadas deben ser informadas al comité de proyecto.

Actualización del gobierno de proyectos

Toda solicitud de cambio aprobada puede tener un impacto en diversos documentos de control del proyecto, por lo tanto para garantizar una adecuada administración dependiendo del impacto del cambio se deberán revisar y en su caso actualizar o modificar al menos los siguientes documentos:

Control de alcance.

Plan de trabajo general.

Planes de administración.

Entregables afectados.

Firmas

Nombre

Fecha

Firma

Fernando Arce Gerente de Proyecto Plataforma Única

31-10-2011

 

Moises Aguilar Gerente de Proyecto Advanced

31-10-2011