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MANUAL DE EXPOSITOR

Del 9 al 11 de Octubre de 2013 Lugar: Centro de Convenciones Cancn www.kapta.org

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BIENVENIDA
Agrademos su participacin
En nombre de la Asociacin de Proveedores de Q. Roo, le damos la ms bienvenida a:

KAPTA EXPO PROVEEDOR

El presente Manual del expositor ha sido creado para asegurar que su participacin en este evento sea un xito e informarle cmo aprovechar al mximo su participacin, en l encontrar informacin, servicios, procedimientos, reglamentacin, contactos y proveedores que usted y su empresa pueden requerir. Este Manual est dividido principalmente en las siguientes secciones: Informacin general del evento Reglamento del evento Fechas y horarios de montaje y desmontaje

Le recomendamos explotar su Patrocinio al mximo. Le sugerimos enviar anticipadamente invitaciones a sus contactos o clientes. Agradeciendo nuevamente su participacin en este evento, esperamos que es este documento cumpla su fin, servir de gua para que aproveche sus beneficios en Kapta Expo Proveedor 2013.

Camila Zambrano Cuenca Presidente Asociacin de Proveedores de Q.Roo

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ANFITRIONES
Asociacin de Proveedores de Quintana Roo, A.C Secretara de Economa Secretara de Desarrollo Econmico del Gobierno del Estado de Q. Roo

LOGSTICA
EVENTO Alejandra Puga Carret. Cancn- Aeropuerto Mza 8 Lote.8 Unidad E, SM. 301 C.P.77560 Tel: 8863116/ 17 FAX: 8863114 alejandra@apq.com.mx; coordinacion@apq.com.mx

ENCUENTRO DE NEGOCIOS Elizabeth Neyra Gallardo Tel: 8863116/ 17 FAX: 8863114 expo.kapta@gmail.com EXPOSITORES Lennys Barea Tel: 8863116/ 17 FAX: 8863114 sociosapq@yahoo.com.mx

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NDICE
REQUISITOS DE TRANSPORTACIN MANIOBRAS y DESCARGA HORARIOS DE MONTAJE HORARIOS DE DESMONTAJE LIMPIEZA DE STAND Y REAS COMUNES. BODEGA INFRACCIN ENVOS ACCESO Y SALIDA DE MATERIALES Y EQUIPO EN EL EVENTO SEGURIDAD Y APOYO LOGSTICO INSTALACIONES ELCTRICAS REGISTRO Y ADMISIN SERVICIOS ADICIONALES ALIMENTOS y BEBIDAS REGLAMENTO DE INSTALACIN y ACONDICIONAMIENTO DE LOS LOCALES REGLAMENTO DE INSTALACIN y ACONDICIONAMIENTO DE LOS LOCALES REGLAMENTO DE LA PUBLICIDAD RIFAS Y PROMOCIONES SANCIONES HORARIOS DEL EVENTO ENCUENTRO DE NEGOCIOS FORMATO PARA ENCUENTRO DE NEGOCIOS SOLICITUD DE GAFETES DIRECTORIO DE EXPOSITORES FORMATO DE REGISTRO DE VISITAS DE CLIENTES POTENCIALES (SEAN VISITANTES O EXPOSITORES) FORMATO INVENTARIO DE INGRESO DE MOBILIARIO Y EQUIPO Pgina 7 Pgina 8

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INFORMACIN GENERAL
REQUISITOS DE TRANSPORTACIN
En caso de que requiera transportar su stand mediante un triler o camin, para la instalacin en Cancn Center, es muy importante que tome en cuenta las restricciones de circulacin, de conformidad con las Leyes Estatales de Trnsito, mismas que a continuacin mencionamos para evitar retrasos en el montaje de su (s) local (es). 1.- Primer Paso Debe tomar es tramitar un permiso especial DIRECTAMENTE en las oficinas de trnsito municipal de la ciudad de Cancn Q. Roo, cuyo costo aproximado es de $330.00 pesos por da ($100 pesos M.N.) (PUEDE VARIAR POR AO O POR SEMESTRE SEGN LEYES ESTATALES DE TRNSITO DEL MUNICIPIO DE BENITO JUREZ, Q. ROO). Pare ello necesita la tarjeta de circulacin del triler/ camin y credencial de elector de la persona que va a tramitar el permiso, en original y copia ambos documentos. El permiso tiene una vigencia de 24 hrs. 2.- Segundo Paso Una vez tramitado lo anterior, deber prever los horarios, pues independientemente de que el permiso dura 24 hrs, solamente es permitido circular en la zona hotelera en cierto horario especfico (consultarlo en Trnsito Municipal al tramitar el permiso). (Despus de 10pm y antes de 7am). 3.- Tercer Paso El trailer o camin no podr circular libremente en la ciudad, sino solamente en la ruta autorizada en el permiso correspondiente. Los trmites para circular se pueden consultar con anterioridad llamando a Trnsito Municipal al telfono: 01-998-884-19-13 extensin 110. Trnsito Municipal: Av. Xcaret casi esquina con Av. Coba, Cancn Q. Roo. Nota aclaratoria: CANCUN CENTER y la Asociacin de Proveedores de Quintana Roo-NO REALIZAN STOS TRMITES.

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MANIOBRAS y DESCARGA
Debido a las limitaciones del rea, las maniobras de carga y descarga deben agilizarse y para ello es importante seguir al pie de la letra las siguientes instrucciones: 1. Primer Paso A su llegada a la entrada del Patio del Cancn Center, es indispensable, reportarse con Seguridad para que les sea asignado un turno y el espacio para estacionar momentneamente su trailer o camin. 2. Segundo Paso Pasar al andn que se les asigne. 3. Tercer Paso Iniciar las maniobras de descarga para las cuales deben contar con el personal suficiente, de lo contrario, no se les permitir iniciar estas maniobras y nicamente se les permitir permanecer en el rea el tiempo indispensable. Le invitamos a que respete las fechas sealadas para su montaje, evtese contratiempos. 4.- Cuarto Paso Una vez concluida esta operacin, deben desalojar el patio de maniobras. 5. Quinto Paso Debern entregar a Seguridad dos listados: a) Un inventario de todos los materiales y equipos en original y dos copias. b) Un listado con los nombres de las personas involucradas en el montaje de su stand. 6. Sexto Paso EL COMIT ORGANIZADOR tendr el control sobre todo el movimiento de entradas y salidas a la exposicin durante el montaje/evento/desmontaje. A su llegada debe dirigirse al rea de Registro de Expositores para que le entreguen su gafete correspondiente. 7. Sptimo Paso Es indispensable portar su gafete durante el montaje, desmontaje y das de evento para transitar y permanecer en las reas asignadas. Los inventarios que usted proporciona no comprometen, ni responsabilizan a Cancn Center ni a la Asociacin de Proveedores de Quintana Roo por robo o extravo parcial o total del producto o material que ingrese al recinto. E rea de estacionamiento en la parte posterior, es para uso exclusivo de carga y descarga de productos o material de expositores, durante las fechas de evento. El rea de estacionamiento al frente, se encuentra reservada para uso exclusivo del Comit Organizador, Autoridades de Gobierno y Grandes Compradores; por lo que sugerimos que tanto expositores como visitantes utilicen los estacionamientos pblicos que se encuentran alrededor recinto.

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HORARIOS DE MONTAJE
MONTAJE para STAND de expositores ser el da martes 8 de Octubre del 2013 El montaje de expositores con Decoraciones Especiales ser el da 7 de Octubre a partir de las 15:00hrs a 20:00hrs (Notificar previamente por escrito al correo sociosapq@yahoo.com.mx) en un plazo no mayor al 6 de Octubre, 12 del da.

HORARIOS DE DESMONTAJE
El Desmontaje se realizar el viernes 11 de Octubre a partir de las 21:30hrs y hasta las 24:00 hrs., nicamente. El Desmontaje posterior a ese da y horario repercutir en cargos adicionales que debern ser asumidos por el mismo Expositor, de ninguna manera sern asumidos por Cancun Center ni la Asociacin de Proveedores de Quintana Roo.

LIMPIEZA DE STAND Y REAS COMUNES.

El expositor ser responsable de toda la basura que se genere en su Montaje y desmontaje (tales como cajas, bolsas grandes, unicel, entre otros), la cual deber ser depositada en la cmara de basura encontrada a un costado del patio de maniobras del Cancun Center. Cancn Center nicamente hace limpieza general en pasillos, baos y reas comunes. Misma empresa se reserva el derecho de sancionar al expositor que no cumple con lo antes mencionado o se encuentre basura de su stand en reas comunes o pasillos.

BODEGA
Si el expositor desea contratar un espacio para ser utilizado como bodega de almacenamiento, podr solicitarlo al Cancun Center (Favor de notificar previamente por escrito a la Asociacin de Proveedores de Quintana Roo al correo alejandra@apq.com.mx) Los espacios estn sujetos a cupo limitado.

INFRACCIN
Una vez concluidas las maniobras de desmontaje el da 11 de Octubre a partir de las 22:00hrs hasta las 24:00 hrs-, el equipo y/o Materiales NO recogidos de la bodega estarn sujetos a un cargo por almacenaje de parte de Cancn Center, sin que ello represente una responsabilidad por los bienes olvidados, maltrato o dao parcial o total de los mismos. El cargo es por da o fraccin: De 0 a 100 kg. $ 100.00 USD De 101 kg. a 500 kg. $ 165.00 USD De 501 kg. A 1 tonelada $ 320.00 USD Ms de 1 tonelada $ 600.00 USD No est permitido utilizar el elevador de pasajeros, escaleras elctricas y de reas comunes para ingresar cajas, equipos, mobiliario, diablitos, plataformas, patines hidrulicos u otros objetos. El uso de mquinas de caf est prohibido. EDIFICIO DE NO FUMAR

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ENVOS
El envo anticipado de paquetes podr ser recibido en Cancn Center tres das antes del evento, siempre y cuando el expositor mande informacin completa de su paquetera al departamento de Servicio a Cliente va e-mail y se mande etiquetado. El costo por almacenaje comenzar a partir del momento de la recepcin de la paquetera y ser determinado por el Cancun Center. Cancn Center no se responsabiliza ni acepta embarques de cajas o cualquier otro producto que no cumpla con las especificaciones antes mencionadas, no puede abrirlos y no se responsabiliza del contenido del mismo.

ACCESO Y SALIDA DE MATERIALES y /o EQUIPOS DURANTE EL EVENTO

El da 9 de Octubre no se dar acceso a los andenes, y solamente se podrn ingresar cajas y material de dimensiones pequeas por el patio de maniobras, en un horario de 10:00 am a 12:00pm. Es necesario que por su propia seguridad, los guardias soliciten un pase de salida de material a las personas que salgan del rea de exposicin con equipo manual, (lap tops, impresoras, cmaras u otros objetos). Los pases de salida los puede solicitar en la oficina del comit organizador, previa autorizacin del responsable de su stand.

SEGURIDAD y APOYO LOGSTICO

Se tendr guardias de seguridad institucional general de la exposicin las 24 horas del da desde el inicio de montaje hasta el desmontaje. No se cuenta con seguridad permanente en cada stand, por lo que se recomienda al cliente/expositor, establecer un adecuado control de sus pertenencias. Cancn Center o la Asociacin de Proveedores de Quintana Roo no se hacen responsables en caso de daos o prdidas.

INSTALACIONES ELCTRICAS
El stand que le ser asignado, adems del rtulo, una mesa y 2 sillas, tambin cuenta con una lmpara y un contacto doble. Si usted desea contratar instalacin elctrica adicional favor de contactarse directamente con el rea de Servicio a Clientes va e-mail. gangeles@cancuncenter.com Por razones de seguridad todas las instalaciones elctricas de la exposicin las llevar a cabo el contratista Autorizado.

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REGISTRO Y ADMISIN
Los expositores registrados y el personal que les apoye para el montaje de su stand, podrn entrar durante el montaje y desmontaje mostrando su gafete, previamente solicitados en el rea de registro del evento. Todo visitante deber registrarse y portar un gafete durante su estancia en la exposicin y las diversas actividades que se llevarn a cabo.

SERVICIOS ADICIONALES
Todos los servicios que requieran los clientes/expositores antes y durante el evento sern proporcionados por la Gerencia de Servicio a Clientes ubicada en el primer nivel del Cancn Center y mediante el mdulo de atencin a clientes en el rea de exposicin. La forma de pago de estos servicios podr ser mediante efectivo o con las tarjetas de crdito VISA, MASTERCARD o AMERICAN EXPRESS.

ALIMENTOS y BEBIDAS
El servicio de alimentos y bebidas es proporcionado exclusivamente por Cancn Center. En caso de que, por su giro comercial, requiera dar degustacin de alimentos y/o bebidas, deber contar con la autorizacin previa de Cancn Center. Las solicitudes al respecto debern ser tramitadas a travs del Departamento de Servicio a Clientes. gangeles@cancuncenter.com El personal de montaje deber tomar sus alimentos alejado de los salones e instalaciones de Cancn Center.

REGLAMENTO DE INSTALACIN y ACONDICIONAMIENTO DE LOS LOCALES

El expositor se limitar a instalar y decorar su (s) local (es) nicamente dentro del espacio contratado y deber respetar los horarios de montaje estipulados. Por cuestin de imagen y en beneficio de los mismos expositores, est estrictamente prohibido desmontar antes de la fecha y hora sealada. El expositor que empiece a desmontar antes ser sancionado y vetado para la siguiente exposicin. La decoracin, equipo y productos debern quedar dentro del espacio contratado y jams impedir la libre circulacin sobre los pasillos ni obstruir otros mdulos de exhibicin u reas comunes.
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El movimiento de materiales, mercancas, maquinaria o cualquier otro producto o equipo deber hacerse con el mximo cuidado para proteger el piso y alfombra del Cancn Center evitando arrastrar o jalar artculos que lo (a) puedan afectar o daar. Es indispensable que el Expositor observe a detalle y respete los siguientes lineamientos: 1- Nada puede pegarse, clavarse, engraparse, atornillarse, perforarse o adherirse a columnas, paredes, pisos, muebles, cristales, mamparas o cualquier estructura propiedad del recinto o de terceros. 2- Los trabajos de carpintera, herrera, albailera, plomera, electricidad, pintura o de cualquier otra ndole debern llevarse a cabo fuera de Cancn Center, permitindose dentro del mismo nicamente el armado de mdulos prefabricados, mobiliario y equipo. El departamento de Servicio a Clientes puede proporcionar, con el cargo correspondiente, un rea para este tipo de trabajos debiendo ser entregada en las mismas condiciones que se recibe. 3- Queda prohibida la fijacin de alfombras y de tapices con materiales adhesivos, solo se permite la fijacin de estos con cinta adhesiva de doble cara. 4- El peso mximo autorizado por Cancn Center en el rea de Exposicin es de 400 kg. x m2. 5- Queda estrictamente prohibido fumar as como ingerir alimentos y bebidas alcohlicas dentro de las instalaciones durante las maniobras de montaje y desmontaje. 6- El expositor deber responder a Cancn Center por cualquier dao que corresponda a los trabajos que ejecute su personal durante el montaje, desmontaje o el evento en s, reservndose el derecho de hacer el cobro correspondiente a su instalador por los daos ocasionados. 7- De igual manera queda bajo la absoluta responsabilidad del expositor, las obligaciones laborales, fiscales y del Seguro Social as como posibles infracciones aplicables en Mxico. 8- El personal de montaje deber contar con carritos o diablitos para realizar los movimientos de carga y descarga de manera gil y rpida. 9- Todo globo que requiera inflarse con cualquier tipo de gas, tendr que ser autorizado por escrito por Cancn Center, y su autorizacin depender de las dimensiones y funciones, pues causaran interferencia en los sensores y sistemas de deteccin de fuego y/humo. 10- Confeti: est prohibido en las reas alfombradas. En reas no alfombradas est sujeto a aprobacin de Gerencia de Servicios al Cliente y mediante cobro de limpieza adicional por cuenta del cliente. 11- Si en la decoracin de su stand utiliza mquinas de humo para ambientacin, esto quedar sujeto a la aprobacin por escrito de Cancn Center, y una vez obtenido el permiso, previo a su utilizacin deber dar aviso a la Gerencia de Servicios al Cliente, ya que su uso e instalacin
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puede ocasionar que se activen los sensores de humo contra incendio. En caso de no respetar ste punto Cancn Center proceder al retiro del material y sancionar por los daos que se ocasionen al recinto.

REGLAMENTO DE LA PUBLICIDAD
1- nicamente estar permitida la que coloque cada expositor dentro de su (s) stand (s) contratado(s). 2- Queda prohibido la utilizacin de cualquier medio impreso, ptico o visual fuera del mismo as como proyectar efectos visuales en reas o superficies diferentes a las contratadas y autorizadas. 3- Les recordamos que queda estrictamente prohibido la distribucin o entrega en mano de folletera, invitaciones o cualquier artculo promocional fuera del rea de la Exposicin Comercial.

RIFAS Y PROMOCIONES
El Expositor podr otorgar a los visitantes todo tipo de promociones que considere adecuadas para generar mayor impacto y atraccin de clientes, siempre y cuando las mismas no impliquen competencia desleal, o bien vayan contra la moral y buenas costumbres. Por ello ser necesario que, previo al inicio de la Expo, se presenten por escrito a Cancn Center un lista de dichas promociones, para conocimiento del comit organizador.

SANCIONES
La falta de atencin a toda la reglamentacin anteriormente sealada y/o contravencin a las reglas contenidas en este documento, ser motivo suficiente para impedir la instalacin de su (s) stand (s). El Cancn Center o la Asociacin de Proveedores de Quintana Roo no sern responsables por daos a personas o daos a la propiedad del expositor. Al finalizar el evento, el expositor deber entregar el espacio ocupado en las mismas condiciones en las que le fue entregado, (piso, toma elctrica, material rentado en mesa de servicios). De no hacerlo as, los costos de reparacin o limpieza sern por cuenta del expositor.

HORARIOS DEL EVENTO

Son los das mircoles 9, jueves 10 y viernes 11 de Octubre de las 14:00 hrs a las 21: 00 hrs., por lo que en estos horarios, no se permitir a ningn expositor realizar labores de montaje o desmontaje.

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ENCUENTRO DE NEGOCIOS (cuando aplique)

El encuentro de Negocios se llevar a cabo los das 9, 10 y 11 de Octubre del 2013 de 16:00hrs a 20:30hrs. La dinmica del rea de citas de negocios se manejar en formato de citas express. Cada proveedor que haya reservado cita con los grandes compradores tendr un lapso de hasta 10 minutos para exponer sus productos o servicios a cada uno de los grandes compradores. Al trmino del tiempo indicado, el Proveedor llenar el formato de Evaluacin de Oportunidades de Negocio, en el que se anotarn los resultados de la entrevista y, de manera cordial, le solicitar al Comprador con el que se entrevist, la firma de los acuerdos registrados en el formato. El Expositor participante se comprometer a respetar la dinmica y el tiempo estipulado para cada cita, ya que de lo contrario, automticamente sus citas posteriores sern canceladas. El Expositor participante colaborar con la encuesta de evaluacin del desarrollo del evento, con el fin conocer su opinin y hacer las mejoras necesarias para futuras ediciones.

FORMATO DE SOLICITUD PARA ENCUENTRO DE NEGOCIOS

Para tener acceso a las citas de negocio, le solicitamos llenar el formato correspondiente que podr descargar desde la pgina www.kapta.org, en el apartado de Encuentro de Negocios, y una vez que est lleno, enviarlo al siguiente correo: expo.kapta@gmail.com

FORMATO EVALUACIN DE OPORTUNIDADES DE NEGOCIO

Por cada cita de negocios que se lleve a cabo, el Proveedor llenar un formato llamado Evaluacin de Oportunidades de Negocio, con la informacin de los resultados y sus comentarios respecto a las citas atendidas. El formato se le entregar en el filtro del rea de encuentro de negocios, o bien, podr descargarlo desde la pgina www.kapta.org, en el apartado de Encuentro de Negocios

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SOLICITUD DE GAFETES (ESTA FORMA ES OBLIGATORIA)

Fecha lmite de entrega: 20 de Septiembre 2013

Solicitamos que registre en esta forma, al personal que estar a cargo del stand los das del evento, as como tambin al personal de montaje y desmontaje. Es requisito para toda persona que asista al evento, portar un gafete durante su estancia. Se solicita a todos los expositores nos enven lo anterior (antes del 20 de Septiembre de 2013) para elaborar e imprimir sus gafetes en tiempo. Es necesario que solicite gafetes para el personal de apoyo en montaje (carga y montaje), as como el personal que estar a cargo del Stand.

CARGO

NOMBRE Y APELLIDOS

EMPRESA

(Si hay personal slo de montaje favor de indicarlo)

Horario aproximado de llegada para el Montaje

FAVOR DE REGRESAR ESTE FORMATO LLENO CON LETRA DE MOLDE A: CORREO ELECTRNICO: sociosapq@yahoo.com.mx antes del 20 de Septiembre 2013.

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DIRECTORIO DE EXPOSITORES
(ESTA FORMA ES OBLIGATORIA)

Fecha lmite de entrega: 20 de Septiembre 2013

Favor de completar los siguientes campos con la informacin que se requiere, ya que as es como aparecer en el Directorio de Expositores que se entregar a visitantes.

NOMBRE COMERCIAL DE LA EMPRESA: NOMBRE DEL CONTACTO: PUESTO: DIRECCIN DE LA EMPRESA:

TELEFONO (Incluir clave lada): E-MAIL: PAGINA DE INTERNET: No. STAND: DESCRIPCIN DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS GENERALES DE SU EMPRESA (Mximo 150 caracteres).

FAVOR DE REGRESAR ESTE FORMATO LLENO CON LETRA DE MOLDE A: CORREO ELECTRNICO: sociosapq@yahoo.com.mx antes del 20 de Septiembre 2013.
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FORMATO DE REGISTRO DE VISITAS DE CLIENTES POTENCIALES (SEAN VISITANTES O EXPOSITORES)

(ESTA FORMA ES OBLIGATORIA)

Fecha lmite de entrega: al cierre de cada da del evento, es decir, entregar 3 formatos, uno por cada da (9, 10 y 11 de Octubre) con un mnimo de 10 registros por da.
El formato se le proporcionar el da del montaje, o tambin lo podr descargar desde la pgina www.kapta.org, en el apartado de Expositores. Los campos que contendr el formato, son los siguientes:

Nombre

Empresa de la que nos visita

Cargo en la Empresa

Giro

Telfono

Email

Probabilidad de hacer negocio

Alta Media Baja Nula

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FORMATO INVENTARIO DE INGRESO DE MOBILIARIO Y EQUIPO

(ESTA FORMA ES OBLIGATORIA) Formato sugerido para el registro del mobiliario y equipo que ingresar el da del montaje para su stand, deber ir por triplicado y entregar el da de montaje

Descripcin

Cantidad

Modelo y Marca

No. De Serie / Especificaciones

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