Maestra en Gestin Ambiental

Curso: Formulacin y Evaluacin de Proyectos Grupo Semestre I / 2012

GUIA PARA EL TRABAJO FINAL

Profesor: Edgar Forero Pardo

Bogot, Marzo - Mayo de 2012

FORMULACIN Y GERENCIA DE PROYECTOS AMBIENTALES - EDGAR FORERO PARDO - 2012

GUIA PARA EL TRABAJO FINAL

INTRODUCCIN
El curso est diseado como un proceso continuo de "aprender haciendo", por lo cual es importante la realizacin de los ejercicios en clase y la elaboracin progresiva del este trabajo. El objetivo consiste en desarrollar la formulacin de un proyecto tomado como estudio de caso, ejercicio que se realizar en un grupo de trabajo. Como se advierte en el programa, el desarrollo de esta gua de trabajo es un proceso cognitivamente complejo, que no se supera con la realizacin mecnica de los ejercicios, sino que supone ir conceptualizando el problema, definiendo los objetivos y alcances del proyecto, y definiendo los diversos instrumentos de manera acorde con la fase completada en el momento precedente, a fin de mantener la coherencia conceptual a lo largo de todo el proceso metodolgico. Esto implica avanzar progresivamente, paso a paso, revisando y redefiniendo los elementos previamente formulados en el paso anterior. Por eso es importante seguir la Gua de trabajo y las instrucciones para cada ejercicio. Por ello, la no realizacin de los ejercicios en clase y/o la no presentacin del informe intermedio de avance impedirn a los grupos cumplir con los objetivos progresivos del ejercicio de aprendizaje y recibir oportunamente la retroalimentacin correspondiente por parte del profesor. Con base en lo anterior, no es dable esperar que se pueda realizar adecuadamente el ejercicio a ltima hora, sin haber mantenido un proceso continuo y sistemtico a lo largo del curso. Tambin implica dedicar el tiempo necesario para integrar adecuadamente los trabajos elaborados individualmente por cada uno de los miembros del grupo. Para cumplir con los objetivos no es suficiente con participar en la clase y realizar los ejercicios; es indispensable acudir y aprovechar debidamente la bibliografa de apoyo entregada con el programa, cuya funcin es precisamente proveer elementos complementarios a los de la clase. El desarrollo de la Gua de trabajo consta de ocho partes, las cuales se realizarn de manera progresiva. De otro lado, es importante tener en cuenta que stas debern desarrollarse en el orden previsto en esta Gua de trabajo, pues cada fase define el marco de referencia o los insumos para la siguiente. Las fases en mencin son las siguientes: 1. Definicin del Proyecto, mediante la metodologa del Marco Lgico 2. Definicin de los paquetes de trabajo. 3. Definicin de las especificaciones. 4. Programacin de las actividades 5. Elaboracin del presupuesto. 6. Organizacin del equipo de trabajo. 7. Formulacin de los estndares e indicadores. 8. Formulacin de los instrumentos de control para la ejecucin. Como se advirti, el criterio central para la evaluacin del trabajo es la consistencia y coherencia conceptual y tcnica a lo largo de las fases mencionadas, razn por la cual ser necesario, en cada fase, revisar las fases anteriores. Esto, a fin de mantener la coherencia y consistencia del proceso. Ello frecuentemente implica tener que reformular parcial o totalmente, en un momento determinado del proceso, alguna(s) de la(s) fases anteriores. La evaluacin del trabajo se realizar con base en los siguientes puntajes:
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ITEM Definicin del Proyecto - Marco Lgico Definicin de los Paquetes de trabajo Definicin de las Especificaciones Programacin de las actividades - PERT Elaboracin del presupuesto Organizacin del equipo de trabajo Formulacin de los estndares e indicadores Instrumentos de control - Carta de mojones Instrumentos de control - Carta de control de costo y tiempo Determinacin de pruebas de control Total

Puntos 300 100 50 100 50 50 200 50 50 50 1000

1. DEFINICION DEL PROYECTO METODOLOGA DE MARCO LGICO

El primer paso para la formulacin de un proyecto consiste en la definicin del mismo, es decir la formulacin a un nivel muy general del problema a resolver, los actores que intervienen, los objetivos a lograr, la estrategia para conseguirlos y los indicadores para verificar el logro. Para ello, en este ejercicio se adoptar la Metodologa del Marco Lgico (MML), que es comnmente utilizada para la formulacin de proyectos por parte de la mayora de las entidades internacionales financiadoras y ejecutoras. La MML consta de cinco pasos bsicos encadenados de manera lgica, por lo cual es indispensable mantener dicha secuencia: 1. Anlisis de los actores que intervienen en el problema, a fin establecer cmo cada uno de ellos percibe el problema, cules son sus intereses, y cmo podra actuar a favor o en contra del proyecto. 2. Anlisis del problema, identificando el problema principal, sus causas mediatas e inmediatas, y sus efectos inmediatos y mediatos. 3. La formulacin del objetivo del proyecto, los medios para lograrlo, los efectos esperados del proyecto, y el fin o fines (objetivos mediatos). 4. El anlisis de las posibles estrategias para lograr el objetivo, y la seleccin de la estrategia de operacin del proyecto. 5. La formulacin de la Matriz del Marco Lgico, que resume: i) El objetivo; ii) el fin o fines; iii) los resultados esperados; iv) los indicadores para verificar los elementos anteriores, las respectivas fuentes de verificacin y los supuestos para su cumplimiento; v) las actividades generales; y vi) La informacin general sobre los costos. Es importante resaltar que la Metodologa de Marco Lgico consta de todos los elementos anteriores y que la Matriz de Marco Lgico es solamente uno de ellos (el que resume el proyecto), a fin de evitar el error comn de reducir la Metodologa de Marco Lgico a la Matriz de
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Marco Lgico. De otro lado, tambin debe resaltarse que uno de los criterios centrales para la evaluacin es que exista una consistencia y coherencia entre la fase de anlisis del problema, la formulacin de los objetivos y medios, y la Matriz de Marco Lgico. Especficamente, debe tenerse en cuenta la coherencia y consistencia entre: i) el problema identificado (anlisis del problema) y el objetivo y los resultados esperados del proyecto; ii) las causas del problema y los medios y acciones previstos en el proyecto para subsanarlas; iii) Los objetivos y resultados, y la estrategia para lograrlos. De manera muy especial, debe verificarse la coherencia entre la Matriz de Marco Lgico y los pasos anteriores. Como anotado, este es proceso no lineal sino ms bien de ir y venir, que muy probablemente implicar introducir ajustes en las fases precedentes a medida que se va adquiriendo mayor claridad sobre los trminos especficos del proyecto: alcances, resultados especficos, indicadores, actividades, etc.

1. Anlisis de Actores
El objetivo es identificar la percepcin de los actores (stakeholders) involucrados en la situacin a ser intervenida, su percepcin del problema, sus intereses al respecto y sus potenciales acciones o intervenciones a favor o en contra del proyecto. Este anlisis provee los insumos para la formulacin del problema, la cual se abordar en el ejercicio siguiente a travs del rbol de Problemas Defina cules son los actores o stakeholders involucrados(as) en el problema: - Individuos. - Grupo(s) de poblacin. - Organizacin(es) - Grupos (sociales) de inters (gremios, partidos polticos, etc.) Con base en la informacin anterior, diligencie la Matriz de Anlisis de Actores involucrados en el proyecto:

Actores Involucrados(as)

Problemas percibidos

Intereses

Acciones a favor del proyecto

Acciones desfavorables al proyecto

2. Anlisis del problema

El objetivo es identificar el PROBLEMA PRINCIPAL, las causas inmediatas y mediatas que lo generan, y los efectos inmediatos y mediatos del mismo. Para ello, se debe utilizar como insumo la informacin recogida en el Anlisis de Actores
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Analice el problema a tratar, utilizando la metodologa del rbol de Problemas, de acuerdo con un esquema similar al siguiente: i) Identifique todos los problemas. ii) Identifique el PROBLEMA PRINCIPAL. iii) Identifique las causas iv) Determine los efectos. v) Elabore el esquema, mostrando las relaciones de causa-efecto.

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3. Anlisis y formulacin de los objetivos

El objetivo de este paso es determinar cul ser el objetivo del proyecto, de manera que se neutralice o se supere el problema identificado en la fase anterior. Tenga en cuenta que SE FORMULAR SOLAMENTE UN OBJETIVO, el que resulte ms importante y de mayor efectividad para resolver el problema PRINCIPAL. Para ello se transformar el rbol de Problemas en su inverso, el rbol de Objetivos, que refleja la realidad futura esperada como resultado del proyecto. En ste, las causas se transforman en los medios para solucionar el problema, es decir en las acciones o intervenciones especficas para neutralizar las causas y para lograr el objetivo. Los efectos inmediatos y mediatos negativos del problema se transforman en efectos positivos del objetivo inmediatos y mediatos (estos ltimos, los Fines). Verifique la consistencia entre: i) el objetivo y el problema principal identificado; ii) los medios o acciones necesarias para lograr el objetivo y las causas del problema. De ser necesario, realice los ajustes pertinentes. De otro lado, es necesario validar la consistencia entre el alcance del proyecto y los recursos disponibles, de un lado, y el objetivo y los medios necesarios para lograrlo. Hgase las siguientes preguntas: i) el alcance del proyecto permite realmente lograr el objetivo planteado? ii) El alcance del proyecto y los recursos disponibles permiten realmente implementar los medios, es decir todas las acciones e intervenciones necesarias para lograr el objetivo?

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4. Anlisis de estrategias alternativas

El objetivo consiste en identificar la estrategia para desarrollar el proyecto, es decir el curso de accin, una vez claros el objetivo y los medios. Para ello, es necesario formular varias estrategias alternativas, entendiendo por alternativas que son mutuamente excluyentes, es decir que SLO SE PUEDE ESCOGER UNA DE ELLAS. 1. Lleve a cabo una lluvia de ideas con su grupo, con el fin de formular al menos DOS estrategias (cursos de accin) alternativas para alcanzar dichos objetivos.

Ejemplo de estrategias alternativas

Fuente: ILPES, Boletn No 15, Octubre de 2004

2. Evale las estrategias alternativas, utilizando para ello criterios realistas y que reflejen adecuadamente los objetivos y resultados finales esperados, teniendo en cuenta: - El anlisis econmico - El anlisis financiero - El anlisis institucional - El anlisis socioeconmico - El anlisis ambiental. 3. Seleccione la estrategia o curso de accin que ser utilizada para la ejecucin del Proyecto y represntela grficamente mediante un diagrama de flujos o instrumento similar.

5. Matriz del Marco Lgico

Una vez seleccionada la alternativa, elabore la Matriz del Marco Lgico (MML) de acuerdo con la matriz adjunta. Debe formularse UNA SOLA MATRIZ GENERAL para el proyecto. Posteriormente, en un proceso de planeacin ms detallado, opcionalmente es posible formular una MML especfica para cada uno de los componentes o paquetes de trabajo del proyecto. Formule la MML en un cuadro anexo.

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MATRIZ DEL MARCO LGICO

DESCRIPCIN O lgica de la intervencin Fin o Finalidad: Contribucin del proyecto a un estado ms general de la situacin Objetivo del proyecto: Lo que se espera conseguir como efecto directo del proyecto Productos o Resultados: Lo que el proyecto se compromete a entregar INDICADORES Miden el impacto general que tendr el proyecto FUENTES DE VERIFICACIN Fuentes de informacin para verificar los indicadores Fuentes de informacin para verificar los indicadores Fuentes de informacin para verificar los indicadores SUPUESTOS O CONDICIONES EXTERNAS Condiciones externas necesarias para mantener el estado de la finalidad (sostenibilidad) Condiciones externas necesarias para que los objetivos contribuyan a la finalidad Condiciones externas necesarias para que los productos o resultados contribuyan al objetivo Condiciones externas para que las actividades conduzcan a los resultados

Miden el impacto logrado al final del proyecto (situacin)

Miden los productos o resultados a entregar al final del proyecto

Actividades: Acciones que hay que emprender para generar los productos Insumos: Descripcin global de los recursos que demandar el proyecto: humanos, fsicos, financieros.

Costo: Costo aproximado de los insumos

IMPORTANTE: Verifique la consistencia entre la MML y los elementos definidos en los pasos anteriores: i) consistencia entre el fin o finalidad planteados en la MML y el fin o fines identificados en el rbol de Objetivos; ii) consistencia entre el objetivo y los resultados en la MML y el objetivo y los medios planteados en el rbol de Objetivos; iii) La consistencia entre las actividades generales en la MML, los medios establecidos en el rbol de Objetivos y la estrategia seleccionada para la implementacin del proyecto. Si es necesario, haga los ajustes pertinentes en los pasos anteriores.

Ejemplo: Del rbol de objetivos a la Matriz

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2. DEFINICION DE LOS PAQUETES DE TRABAJO

Un paquete de trabajo es un grupo definido y delimitado de actividades complementarias, conducente a un resultados parcial del proyecto. Los paquetes de trabajo pueden estructurarse en: i) pasos o fases sucesivos y continuos; ii) frentes de trabajo que pueden desarrollarse con simultaneidad total o parcial, y iii) una combinacin de los dos anteriores. La desagregacin usualmente se hace en dos o tres niveles, pero en proyectos complejos o muy grandes puede requerirse de una desagregacin ms detallada. 1. Revise detenidamente el Problema a tratar, los objetivos y la estrategia definidos en el ejercicio anterior: Definicin del proyecto. 2. Con base en la Matriz de Marco Lgico y en la estrategia seleccionada, defina las subunidades o paquetes de trabajo que conformarn el proyecto. Diagrame la Estructura de Trabajo del Proyecto. 3. Desagregue cada paquete de trabajo en las respectivas actividades generales, tan detalladamente como lo exija la buena planificacin del proyecto y el adecuado control global en la ejecucin del mismo. 4. Dibuje el esquema en un grfico anexo.
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Ejemplos de estructura de subcomponentes

3. DEFINICION DE LAS ESPECIFICACIONES

La planeacin de la dimensin calidad se expresa operacional y tcnicamente en las especificaciones del proyecto. stas se establecen, para los insumos, para el producto o resultado final del proyecto y/o para cada sub-unidad. Comprende la definicin de: las caractersticas (calidad, tipo de materiales, etc.) y/o los estndares de desempeo y/o las pruebas a las cuales ha de ser sometido y/o las pruebas de inspeccin u otros medios de verificacin durante el proceso. Las especificaciones se definen en la fase de planeacin del proyecto, y se constituyen en el elemento obligado de control del mismo durante la fase de ejecucin y en la terminacin y entrega. 1. Revise detenidamente los paquetes de trabajo la estructura de trabajo del proyecto diagramada en la Gua 2. 2. Establezca en cules de los componentes se hace necesario definir las especificaciones de los respectivos insumos, dependiendo del grado de incidencia de dichos insumos en la calidad del(los) resultado(s) del respectivo sub-componente y en la calidad del(los) resultado(s) finales del proyecto. 3. Defina las especificaciones de dichos insumos. De acuerdo con la naturaleza de los mismos, defina aquellas que sean pertinentes y aplicables: las caractersticas (contenidos, calidad, tipo de materiales, etc.),
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 los estndares de desempeo, las pruebas a las cuales ha de ser sometido y/o las pruebas de inspeccin u otros medios de verificacin durante el proceso. 4. Defina las especificaciones DEL PRODUCTO O RESULTADO FINAL del proyecto, con los mismos criterios anteriores. Escrbalas en un cuadro anexo.

4. PROGRAMACIN DE ACTIVIDADES - DIAGRAMACION DEL PERT

El objetivo consiste en programas las actividades del proyecto, identificando las fechas ms tempranas y ms tardas para la realizacin de cada actividad y definiendo la Ruta Crtica para la ejecucin del proyecto.

1. Revise la estructura de trabajo del proyecto, y los paquetes de trabajo definidos en sta. 2. Con base en lo anterior, elabore una lista de los pasos o actividades requeridos para completar el proyecto. 3. Estime el tiempo requerido para completar cada paso o actividad. 4. Elabore un Diagrama de Gantt, que servir como referencia para los pasos siguientes.

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Proceda ahora a elaborar el Diagrama PERT. Es indispensable que utilice el sistema universal de convenciones que explic en clase: Los eventos se representan con crculos o figuras cerradas y las actividades con flechas que unen un evento con el siguiente. Codifique los eventos con nmeros (1, 2, 3...) y las actividades con literales (a.1, a.2, b.1, b.2,..). Escriba junto a cada flecha el tiempo requerido para completar cada actividad, utilizando siempre la misma unidad de tiempo. Determine, para cada evento, la fecha ms temprana (esperada) y la fecha ms tarda (tolerable) y antela en el respectivo crculo. 1. Identifique el evento inicial, el cual no tiene ninguna actividad predecesora. 2. Adicione las actividades y los eventos siguientes en orden secuencial hasta cuando todas las actividades del proyecto hayan sido incluidas en la red, y la ltima de ellas se conecte con el evento final. 3. Los pasos que pueden adelantarse simultneamente se muestran mediante rutas diferentes. 4. La secuencia del ordenamiento debe obedecer estrictamente a las limitaciones o criterios tecnolgicos del proyecto. 5. Establezca la Ruta Critica, la cual enlaza todos aquellos eventos que no pueden ser desplazados en el tiempo; es decir, cuya fecha ms temprana y fecha ms tarda es la misma. 6. Dibuje el Diagrama PERT de su proyecto en un cuadro anexo.

5. ELABORACION DEL PRESUPUESTO

El objetivo es elaborar el presupuesto del proyecto BASADO EN ACTIVIDADES, por lo cual es indispensable mantener la metodologa formulada en esta gua. Es decir, que se estructura con
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base en los subcomponentes del proyecto y la desagregacin en sus respectivas actividades. Los insumos para la elaboracin del presupuesto son: i) las especificaciones, que definen los atributos de calidad de los componentes del proyecto, los cuales inciden en el costo, y ii) las actividades, cuya duracin e insumos necesarios (materias primas, equipos, trabajo, etc.) tambin tienen incidencia en el costo. Por esta razn, el presupuesto solamente debe ser elaborado una vez se han definido las caractersticas de calidad (especificaciones) y tiempo (programacin de actividades) del proyecto. De otro lado, la metodologa de Presupuesto Basado en Actividades permite realizar fcilmente los ajustes puntuales o parciales derivados de la modificacin de cualquier caracterstica de calidad o la duracin de cualquier actividad. 1. Revise la estructura de trabajo (paquetes de trabajo) y analice cada una de las sub-unidades del proyecto. 2. Revise la lista de actividades de cada sub-unidad. 3. Revise las especificaciones y la duracin de las mismas. 4. Elabore un presupuesto detallado para cada sub-unidad, estimando los costos de cada actividad desagregados por tem: trabajo, materiales, suministros, alquileres, gastos generales y administrativos. Utilice como modelo para cada subunidad la Matriz: Presupuesto por subunidad. 5. Estime el costo total de cada sub-unidad. 6. Calcule el costo total del proyecto, consolidando la informacin de cada sub-unidad en la Matriz: Presupuesto General y totalizando los costos.

MATRIZ: PRESUPUESTO POR SUB-UNIDAD

Sub-unidad: ACTIVIDADES Durac Semanas COSTO Sueldos, Materiales Suministros Alquileres Gastos Prest. y Grales y Honorarios Administr

Otros

Total

Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Total Sub-unidad

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MATRIZ: PRESUPUESTO GENERAL

Actividades Sueldos Prest. y Honor Sub-unidad 1: Actividad 1.1 Actividad 1.2 Actividad 1.3 Materiales Suministros COSTO Alquileres

Gastos Grales y Administr

Otros

Total

Sub-unidad 2: Actividad 2.1 Actividad 2.2 Actividad 2.3

Sub-unidad 3: Actividad 3.1 Actividad 3.2 Actividad 3.3

Sub-unidad 4: Actividad 4.1 Actividad 4.2 Actividad 4.3

Sub-unidad 5: Actividad 5.1 Actividad 5.2 Actividad 5.3 Totales

6. ORGANIZACION DEL EQUIPO DEL PROYECTO

El objetivo es disear el equipo bsico de trabajo del proyecto, estableciendo los puestos de trabajo, las responsabilidades de cada uno y las actividades que deber realizar a lo largo del proceso. Es necesario no confundir las responsabilidades con las actividades. Las responsabilidades se extienden a lo largo de todo el proyecto e implican garantizar las condiciones necesarias para obtener los resultados a cargo del titular del puesto respectivo dentro de las condiciones de calidad, costo y tiempo pre-establecidas, previniendo los errores y los desperdicios y garantizando las condiciones para la adecuada realizacin de las actividades bajo su responsabilidad. Las tareas o actividades consisten en acciones especficas realizadas en un momento y sitio especficos, y orientadas a producir un resultado tambin especfico. Una buena referencia son los contratos que las organizaciones suscriben con sus empleados y con los proveedores de servicios, que establecen de manera diferenciada las responsabilidades y las tareas o actividades. 1. Revise la estructura de trabajo (paquetes de trabajo) y la lista de actividades de cada una de las sub-unidades del proyecto.
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2. Revise las especificaciones de cada una de las actividades y/o de los productos o resultados a obtener en cada sub-unidad. 3. Revise la programacin de las actividades. 4. Elabore una lista del equipo de trabajo que se necesitar para completar cada uno de los paquetes de trabajo, teniendo en cuenta las actividades, las especificaciones y el tiempo. 5. Defina la estructura del equipo bsico del proyecto. Puede utilizar una Estructura Separada de Trabajo, o una Estructura Matricial. 6. Defina las responsabilidades y las tareas (actividades) que corresponden a cada grupo de trabajo. MATRIZ: TAREAS Y RESPONSABILIDADES
PERSONAL (PUESTOS DE TRABAJO) Puesto 1 RESPONSABILIDADES TAREAS (ACTIVIDADES)

Puesto 2

Puesto 3

Puesto 4

Puesto 5

7. FORMULACIN DE ESTNDARES E INDICADORES DE CONTROL

En este ejercicio se formularn los Indicadores de Resultado y los Indicadores de Proceso que permitan controlar la ejecucin de uno de los componentes o subunidades del Proyecto. La formulacin de los indicadores se basa en los elementos definidos de las fases anteriores: la fase de identificacin y gestacin (Marco Lgico), la definicin de los paquetes de trabajo (subcomponentes) y la fase de formulacin (especificaciones, programacin de actividades, presupuesto y organizacin del equipo de trabajo). Es importante entonces revisar el proceso previo, a fin de mantener la coherencia a lo largo del proceso, especialmente entre los indicadores formulados en el presente ejercicio y la Matriz de Marco Lgico, de un lado, y la programacin de actividades, del otro En la primera parte, se formularn los Indicadores de Resultado, relativos al objetivo del proyecto y a los resultados esperados del mismo. Para ello, debe tomarse como insumo la Matriz de Marco Lgico elaborada en el Ejercicio 1: Metodologa de Marco Lgico. 1. En la Matriz No. 1, escriba en la primera columna el objetivo general del Proyecto. En la segunda columna escriba mnimo 1 o mximo 3 indicadores descriptivos de su logro. En la tercera columna escriba la frmula para el clculo de los respectivos indicadores. 2. En la Matriz No. 1, en la primera columna escriba los resultados especficos esperados del
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proyecto (mnimo 1 y mximo 5), expresados en forma de meta cuantitativa, verificable y delimitada en el tiempo. En la segunda columna, escriba un mnimo de 1 y un mximo de 3 indicadores para describir el logro de cada resultado especfico. En la tercera columna escriba la frmula para el clculo de los respectivos indicadores. MATRIZ No. 1: MATRIZ DE INDICADORES
OBJETIVO DEL PROYECTO: Indicadores: Frmula para el clculo:

Resultado especfico 1:

Indicadores de resultado 1:

Frmula para el clculo:

Resultado especfico 2:

Indicadores de resultado 2:

Frmula para el clculo:

Resultado especfico 3:

Indicadores de resultado 3:

Frmula para el clculo:

Resultado especfico 4:

Indicadores de resultado 4:

Frmula para el clculo:

Resultado especfico 5:

Indicadores de resultado 5:

Frmula para el clculo:

En la segunda parte, se formularn los Indicadores de Proceso, relativos a la realizacin de las actividades especficas en cada uno de los subcomponentes. 1. En la Matriz N. 2, en la primera columna escriba las subunidades del proyecto. 2. En la Matriz No. 2, escriba en la segunda columna un listado de las principales actividades o eventos a ser llevados a cabo para completar la respectiva subunidad, y seleccione las actividades, operaciones o eventos que, en su opinin, sean claves para la obtencin del resultado esperado de la subunidad. 3. En la Matriz No. 2, en la casilla correspondiente de la tercera columna, formule el indicador que a su juicio permite monitorear adecuadamente el desempeo de la respectiva operacin, actividad o evento claves. Estos son los Indicadores de Proceso. Recuerde que no es necesario formular un indicador para todas y cada una de las actividades o eventos. 4. Tome en cuenta solamente aquellos pasos, eventos, actividades u operaciones considerados claves o crticos, y formule para cada una de stas, un indicador. Verifique la consistencia con la Ruta Crtica identificada en el PERT. 5. Escriba, en la casilla correspondiente, la frmula para el clculo de los respectivos indicadores.

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MATRIZ No. 2: INDICADORES DE PROCESO

SUBUNIDAD ACTIVIDADES INDICADORES DE PROCESO FRMULA PARA EL CLCULO

Subunidad 1:

Subunidad 2:

Subunidad 3:

Subunidad 4:

Subunidad 5:

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Finalmente, consolide los resultados de las dos matrices anteriores en la Matriz N 3 adjunta. MATRIZ No. 3: MATRIZ DE INDICADORES
OBJETIVO: Indicadores:

Resultado 1:

Indicadores de resultado 1:

Resultado 2:

Indicadores de resultado 2:

Resultado 3:

Indicadores de resultado 3:

Resultado 4:

Indicadores de resultado 4:

Resultado 5:

Indicadores de resultado 5:

SUBUNIDAD

ACTIVIDADES O EVENTOS CLAVE

INDICADORES DE PROCESO

Subunidad 1:

Subunidad 2:

Subunidad 3:

Subunidad 4:

Subunidad 5:

8. INSTRUMENTOS DE CONTROL DE PROYECTO

El objetivo del ejercicio es formular algunos de los elementos necesarios para adelantar el seguimiento y control del proyecto durante la fase de su ejecucin. Los insumos necesarios para esta fase provienen de las fases anteriores. Es importante entonces revisar el proceso previo, a fin de mantener la coherencia y la consistencia entre la fase de
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identificacin y gestacin (Marco Lgico), la definicin de los paquetes de trabajo y la fase de formulacin (especificaciones, programacin de actividades, presupuesto, organizacin del equipo de trabajo y estndares e indicadores de control). Se formularn tres instrumentos de control: la Hoja de Identificacin de Puntos de Control, la Carta de Mojones y la Carta de Control de Costo y Tiempo. En primer lugar, revise la siguiente informacin del proyecto: La Matriz de Marco Lgico. La estructura de sub-unidades del proyecto. La programacin de las actividades (PERT). Las especificaciones de cada una de las actividades y/o de los productos o resultados a obtener en cada sub-unidad. El presupuesto del proyecto. Los indicadores de control.

1. Hoja de Identificacin de Puntos de Control

Con base en la informacin anterior, elabore una Hoja de Identificacin de Puntos de Control, en la Matriz No.1. Para ello, responda a las siguientes preguntas: i) Qu puede muy probablemente resultar mal?; ii) Cmo y cundo puedo enterarme? y iii) Qu har al respecto? Aplique las preguntas anteriores a los tres aspectos del proyecto: Calidad, Costo y Tiempo. Verifique la consistencia con la Ruta Crtica formulada en el PERT y con las actividades o eventos claves identificados en la formulacin de los Indicadores de Proceso. MATRIZ No. 1: HOJA DE IDENTIFICACIN DE PUNTOS DE CONTROL
ELEMENTO DE CONTROL CALIDAD QU PUEDE PROBABLEMENTE IR MAL ? CMO Y CUNDO PUEDO ENTERARME ? QU HAR AL RESPECTO ?

COSTO

TIEMPO

2. Carta de Mojones
Elabore una Carta de Mojones de su proyecto en la Matriz. No.2., teniendo en cuenta aquellas actividades o resultados parciales cuya fecha de terminacin no es posible modificar dadas restricciones contractuales o de otra ndole. Verifique la consistencia con la Ruta Crtica identificada en el PERT. 1. Liste en la primera columna (Mojones), muy selectivamente, aquellos eventos del proyecto que estn sujetos a verificacin por agentes externos o que requieren de una aprobacin para que
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el proyecto pueda continuar. 2. Anote en la segunda columna las fechas programadas de cumplimiento o de terminacin. MATRIZ No. 2: CARTA DE MOJONES DEL PROYECTO
MOJONES FECHA PROGRAMADA DE CUMPLIMIENTO O TERMINACIN

3. Carta de Control de Costo y Tiempo

Elabore una Carta de Control de costo y tiempo del proyecto, diligenciando la Matriz No.3. Para ello, utilice la informacin de la fase de formulacin: programacin de actividades y presupuesto. Suponga que el proyecto ha avanzado aproximadamente en un 75% su ejecucin y suponga unos datos de ejecucin real del proyecto en ese momento. 1. Liste las actividades o sub-unidades del proyecto en la primera columna. 2. En las columnas siguientes (Costo) anote el costo presupuestado y el costo real de cada una, y calcule la variacin por actividad y la variacin acumulada. 3. Finalmente, en las restantes columnas (Calendario), anote el tiempo planeado y el tiempo real de cada una, y calcule la variacin por actividad y la variacin acumulada. 4. Complementariamente, ilustre los datos de costos con una grfica de barras en la cual se compare, para cada actividad, el costo presupuestado y el costo real. MATRIZ No. 3: CARTA DE CONTROL DE COSTO Y TIEMPO DEL PROYECTO
COSTO ACTIVIDADES Presupuestada Real Variacin Valor Acumulado. Planeado TIEMPO Real Variacin

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4. Determinacin de pruebas de Control

Revise las especificaciones, la programacin de actividades, la Hoja de Identificacin de Puntos de Control y la Carta de Mojones. Determine, para aquellas actividades o sub-unidades del proyecto que lo requieran, qu tipo de controles (inspecciones, pruebas, revisiones de avance, auditorias, etc.) son necesarios durante la fase de ejecucin del proyecto para garantizar el cumplimiento de las actividades y de las especificaciones o estndares de calidad: Insumos Equipos Trabajadores Actividades Resultados parciales Resultados finales

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