PRACTICA No 1de Base de datos Access Nombre(s) : Revisin : _________________

Fecha : __________________________ Crear una base de datos llamada Amigos, generando la siguiente tabla llamada cuates. NUMERO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 NOMBRE PEDRO LUIS MARIA JAVIER ANTONIO RAQUEL VERONICA LAURA BEATRIZ LILIA RAUL RUBEN RENE ROCIO ROBERTO RAYMUNDO SANDRA SERGIO GABRIELA VICTOR APELLIDO PEREZ GONZALEZ DEL MONTE DEL REAL RUIZ RAMIREZ ORDOEZ GUTIERREZ RIOS RESENDIZ REYES MARQUEZ GOMEZ VALLE CLAUDIO ORTEGA ASPE CHAVEZ ORTIZ TREJO EDAD 34 23 12 18 25 30 27 26 22 19 18 36 37 42 40 37 27 25 24 23 CASADO? S S No S No No S No No S No S S S S S S S S S

PRACTICA No 2 de Base de datos Access Nombre(s) : Revisin : _________________

Fecha : __________________________ Crear una base de datos llamada computacin donde, generaras las siguientes tablas con sus respectivos datos: Software Serie 1234567B 2723452A 7243334D 5557242F 6677224C 7789022B Hardware Nombre Windows98 Fox Pro Dbase Autocad Corel draw Print Master Disco Duro 120 Mb 150 Mb 80 Mb 250 Mb 200 Mb 30 Mb Memoria 16 Mb 32 Mb 16 Mb 32 Mb 32 Mb 8 Mb Procesador Pentium Pentium 486 Pentium Pentium 386 nombre Windows98 Fox Pro Dbase Autocad Corel draw Print Master precio 900.00 1500.00 700.00 3500.00 6000.50 1200.00 cantidad 15 20 12 10 10 20

PRACTICA No 3 de Base de datos Access Nombre(s) : Revisin : _________________ Fecha : __________________________

1.- CREAR UNA BASE DE DATOS LLAMADA DEPORTES MONTREAL A) Considerando lo siguiente realizar una tabla llamada Montreal: en el campo existencia no se deben permitir valores superiores a 70 hacindolo notar en el caso con un texto de validacin, los costos proveedor y costos de venta no sern mayores a 1000.00. TIENDA osi osi osi osi osa osa osa osi osi osi osi ARTICULO EXISTENCIA COSTOPROV playera 50 $70.00 pants 40 $120.00 shorts 60 $60.00 tenis 50 $160.00 sudadera 60 $50.00 calcetas 70 $20.00 pants 40 $150.00 cronometro 20 $50.00 polainas 40 $30.00 fajilla 30 $40.00 sudadera 49 $45.00 COSTOVTA $90.00 $170.00 $75.00 $240.00 $75.00 $35.00 $200.00 $60.00 $40.00 $60.00 $64.00

Practica No 4 de Access
Nombre(s) : Fecha: Revisin________________________

Crear una base de datos llamada clnica, con las siguientes tablas: Relacionando las tres tablas. ingresos

medicos

medicos

pacientes

PRACTICA No 5 DE ACCESS ALUMNOS

CONTROL ESCOLAR

GRUPOS

HORARIOS

MATERIAS

PROFESORES

BASE DE DATOS ABOGADOS LOERA

PRCTICA NO 9

Estructura de la tabla despachos

estructura de la tabla personal

estructura de la tabla puestos

estructura de la tabla secciones

RELACIONES RELACIONAR TODAS LAS TABLAS CON INTEGRIDAD REFERENCIAL

Practica no 10 de Access

 Cree la siguiente Tabla Libros. Dentro de la base de datos NUEVA CORTE Nombre de Campo Cdigo Libro Ttulo Edicin Cdigo Editorial Ao Fecha Adquisicin Precio Compra Alquiler Tipos de datos Texto Texto Numero Texto Numero fecha/hora Moneda Lgico S/No Tamao del Campo 5 30 Entero 5 Entero

Observaciones sobre los campos de la tabla Libros.

Fecha ultima compra: Sirve para apuntar la fecha de adquisicin de un ttulo. Precio Compra: Es el precio de costo del libro. Alquiler: libros alquilados disponibles para prestar. Cantidad Venta: La cantidad de libros que estn a la venta. Ingresar los siguientes datos :
Cdigo Libro 00001 00002 00003 00004 00005 00006 00007 00008 00009 00010 00011 00012 00013 00014 00015 00016 00017 00018 00019 00020 00021 00022 00023 00024 00025 00026 Ttulo El Seor de los Anillos Viaje al Centro de la Tierra El Cazador El licenciado Vidriera El Rey Lear Hukelberry Finn Mecanoscrit El clan del oso cavernario De la Tierra a la Luna Marco Bruto La Guarda Cuidadosa Tom Sawyer El valle de los caballos Los Sueos Mackbet Cuentos Inconclusos Veinte Mil Leguas. Los Cazadores de Mamuts Romeo y Julieta El Silmarilion La isla Misteriosa El Retablo de las Maravillas El Buscn Hamlet Don Quijote de la Mancha El Hobbit Edicin 4 2 6 2 5 4 7 2 4 6 3 8 2 8 7 4 3 2 8 3 7 6 7 6 5 4 Cdigo Editorial 00003 00002 00001 00007 00003 00002 00005 00004 00003 00004 00006 00004 00002 00003 00007 00003 00002 00002 00006 00007 00001 00008 00004 00004 00008 00004 Ao 1993 1989 1988 1991 1990 1993 1990 1993 1991 1989 1986 1994 1994 1992 1994 1991 1993 1995 1992 1991 1987 1986 1990 1989 1989 1992 Valor Alquilad o 7000 4500 9000 8400 5500 6300 4200 5500 4500 4100 3200 6400 6800 4000 8000 3500 4000 7000 8000 2400 3200 3600 4100 6000 8000 3500 No No No No No No No No No No No No No No No No No No No No No No No No No No Fecha Adquisicin 01/10/93 15/02/93 20/02/93 21/03/93 21/03/93 30/05/93 30/05/93 30/05/93 30/05/93 30/06/93 30/05/93 15/07/94 15/07/94 17/07/94 15/07/94 15/07/94 20/11/94 03/03/95 03/03/95 03/03/95 03/03/95 03/03/95 03/03/95 03/03/95 03/03/95 03/03/95

PRACTICA NO 11 DE ACCESS

PATITO SA
CACITACIN

CURSOS

EMPLEADOS

Practica No 12 de Access

Base de datos CONCESIONARIO Coches vendidos

Maricula Marca V2360OX Opel V1010PB Ford V4578OB Ford V7640OU Citroen V3543NC Ford V7632NX Citroen V8018LJ Ford V2565NB Renault V7642OU Ford V1234LC Audi V9834LC Peugeot Modelo Corsa 1.2 Sport Probe 2.0 16V Orion 1.8 Ghia Xantia 16V Escort 1.6 Ghia Zx Turbo-D Fiesta 1.4 CLX Clio 1.7 S Mondeo 1.8 GLX 100 2.3 205 GTI Color Azul Blanco Negro Negro Rojo Rojo Azul Blanco Blanco Verde Verde Precio 2100000 2860000 2600000 2480000 2500000 2800000 1950000 2300000 3100000 3510000 2450000 Extras instalados Antena electrica Aire acondicionado Airbag Aire acondicionado, Airbag Elevalunas electricos Climatizador Codigo cliente 100 101 105 225 260 289 352 390 810 822 860

Fechas de revisin
N remision 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Cambio aceite S S No No S No S No S No No S No No Cambio filtro No S S S S No S No No S No S S S Revicion frenos No No S S S S No No S No No S No No Otros Revisar luces Cambiar limpias Arreglar alarma Ajustar tablero Cambiar limpias, revisar luces Cambiar luz izquierda Regular encendido Reparar puerta delantera Cambiar limpias Matricula V7632NX V7632NX V4578OB V2360OB V2565NB V7645OU V2565NB V8018LJ V3543NC V8018LJ V3543NC 1234LC V9834LH V1010PB

Practica No 13 de Access
NOMBRE :

10

CALIFICACIN: INSTRUCCIONES : Leer con atencin , abrir access para crear una base de datos llamada TIENDAS y realizar lo siguiente : Crear una tabla llamada ARTICULOS con las siguientes caractersticas :

Campos Producto Cantidad Precio compra Precio venta Tienda

Descripcin En este campo ira el nombre del producto En este ira la cantidad que se tiene del producto Aqu lleva el precio de proveedor Aqu lleva el precio , a como se vende el producto. Nombre de la tienda

Para realizar la estructura de la tabla se deber tomar en cuenta las siguientes caractersticas y datos:

Producto Jabn Shampoo Mermelada Suavitel Jabn Shampoo Mermelada Suavitel Jabn Shampoo Mermelada Suavitel Jabn Shampoo Mermelada Suavitel

Existencia 1000 500 200 300 800 500 300 200 900 500 370 170 700 350 600 200

Precio compra 2.30 20.50 15.30 17.80 2.30 20.50 15.30 17.80 2.30 20.50 15.30 17.80 2.30 20.50 15.30 17.80

Precio venta 3.85 29.00 20.90 26.00 3.20 26.50 18.00 22.00 4.00 30.00 23.50 25.00 3.00 25.70 25.80 23.90
1 2

Tienda Gigante Gigante Gigante Gigante Aurrera Aurrera Aurrera Aurrera Sams Sams Sams Sams Comercial M Comercial M Comercial M Comercial M

Considerar que en el campo existencia no se permite almacenar valores con mas de 4 digitos y en el caso de los precios meter precios mayores a 100 pesos ,capturar los datos de la tabla y grabar todo en el disco de 3 a) b) c)

Generar una consulta llamada uno donde se puedan observar aquellos productos que tengan una existencia superior a 500. Generar una consulta llamada dos donde se puedan observar aquellos productos que pertenezcan a las tiendas Gigante o Sams. Generar una consulta llamada tres donde se puedan observar aquellos productos que tengan un precio de venta entre 20 y 30 pesos. Generar una consulta llamada cuatro donde se puedan observar mermeladas y jabon unicamente para su comparacin de precios.

Practica No 14 BASE DE DATOS EN ACCESS

11

1.- Crea una base de datos llamada PAPELERIA TONKYS En la cual generaras una tabla llamada papelera con las siguientes caractersticas:

Clave --- con un tamao mximo de 4 caracteres Articulo --- con un tamao mximo de 14 caracteres Marca ---- con un tamao mximo de 14 caracteres Precio --- Con un formato moneda y con 2 puntos decimales 2.- Una vez terminada la estructura, almacenar los siguientes datos :

3.- Una vez que se termino de almacenar los datos, crear la siguiente tabla dentro de la misma base de datos. Precios proveedor 12

Clave --- igual que la tabla anterior Precio --- igual que la tabla anterior Direccin --- tamao 40 Clave B4 C1 C11 C12 C2 C3 C4 C45 C5 C6 C9 E78 G23 H8 L1 M22 M6 P1 P12 P3 P31 P34 R23 R7 precio 28.00 4.90 5.10 3.90 6.78 20.00 4.70 12.00 13.00 7.00 4.50 21.50 1.00 23.00 40.00 98.00 3.70 2.00 1.00 1.00 1.10 1.20 3.00 8.00 direccin calle los aguacates no 20 col. El coyol calle anaxagoras No 24 col. Industrial calle capulines No 12 col. El charco calle la quebradita No 234 col. La Buena calle Loperena No 16 col. Jazmn calle Zema No 10 Col. Jardines calle Azul No 78 col. Aragon calle Arancel No 34 col. Avcola calle Atzacoalco No 7700 col. Constitucin calle Polanco No 3 col. Jaguar calle Ariana No 45 col. Fresno calle Roble No 4 col. Ferrocarril calle Sedena No. 10 col.Toreo calle Petalo No 35. col. El Rollo calle Rivarola No. 17 col. Beltran calle Ricarte No 2 col. Campestre calle Fresno No 3 col. El Rayan calle Romero No 56 col. Rubio calle alquitran No 45 col. Celiban calle Chopo No 40 col. Vasco calle torrecillas No 35 col. Robledo calle remedios No 3 col. La Perita calle 5 No 67 El Jocotal calle San Lorenzo No 57 El chamizal

4.- Una vez capturada la tabla anterior, relacionar las tablas por su campo clave

13

5.- Crear una consulta llamada Uno donde se generara una nueva tabla llamada Papeleria y proveedores , la cual contendr los campos de ambas tablas sin repeticin.. 6.- crear una consulta de parmetros llamada Marcas donde precisamente se observen los articulos por marcas de la tabla Papeleria y proveedores. 7.- Crear una consulta llamada mayores de la tabla papelera donde se observen todos aquellos articulos de papeleria que tengan un precio superior a 7.00. 8.- Crear una consulta llamada Articulos de la tabla papeleria donde se puedan observar todos los articulos por su nombre , la consulta debe ser por parmetros. 9.- Crea runa consulta de actualizacin donde se actualicen los precios de la tabla papeleria actualizndose con un incremento del 5% 10.- Crear una consulta de seleccin para observar los artculos cuadernos y plumas de la tabla papelera , a la consulta llamarla Opcion.

Practica No. 12 de base de datos

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ESPECIES
NOMBRE COCODRILO MARINO REPTIL CAIMAN COBRA GAVIAL LAGARTO NEGRO IGUANA TORTUGAS GIGANTES ANACONDA CAMALEON LEON LEOPARDO TIGRE PUMA PANTERA JAGUAR LINCE GUEPARDO OCELOTE MANUL LECHUZA AVESTRUZ PINGINO LORO REPTIL REPTIL REPTIL REPTIL REPTIL REPTIL CLASIFICACION HABITAT AGUAS COSTERAS SELVAS Y PANTANOS DESIERTOS PANTANO PANTANO SELVAS TROPICALES TROPICAL DESIERTO SELVA DESIERTOS Y SELVAS SELVAS SELVAS BOSQUES SELVAS MONTAAS BOSQUES LLANURAS SELVA BOSQUES BOSQUES GRANJAS BOSQUES BOSQUES AGUAS FRIAS REGIONES TROPICALES DEL MUNDO BOSQUES LAGOS ZONAS PANTANOSAS ZONAS PANTANOSAS BOSQUES Y SELVAS ZONAS PANTANOSAS BOSQUES Y SELVAS BOSQUES Y SELVAS BOSQUES Y SELVAS BOSQUES Y SELVAS BOSQUES Y SELVAS ZONAS PANTANOSAS ACUATICO ACUATICO MARINO ACUATICO MARINO MARINO MARES POLARES MARES MARES DEL NORTE AMERICA DEL SUR INDIA Y CHINA AMAZONAS AFRICA INDIA Y MALAYSIA GOLFO DE MEXICO AMERICA ISLAS GALAPAGOS MEXICO Y ESTADOS UNIDOS BRASIL AFRICA Y MADAGASCAR AFRICA ASIA INDIA AMERICA AFRICA Y ASIA AMERICA MEDITERRANEO AFGANISTAN MEXICO ASIA SURESTE ASIATICO TODOS LOS CONTINENTES MENOS ANTARTIDA AFRICA ANTARTIDA Y NUEVA ZELANDA CUENCA DEL AMAZONAS Y AUSTRALIA NORTEAMERICA BURDEOS, FRANCIA ALVERTA, CANADA NORTEAMERICA, AFRICA, AUSTRALIA NORTEAMERICA AMERICA EUROPA E.U., AFRICA Y EUROPA EUROPA Y NORTEAMERICA NORTEAMERICA NORTEAMERICA ARGENTINA BRASIL ORIGEN

MONSTRUO DE GILA REPTIL REPTIL REPTIL FELIDO FELIDO FELIDO FELIDO FELIDO FELIDO FELIDO FELIDO FELIDO FELIDO AVES VERTEBRADAS CON PLUMAS AVE CORREDORA AVE NO VOLADORA AVE DOMESTICA

GALLOS O GALLINAS AVES DE CORRAL

ARDILLA VOLADORA AVE VOLADORA 9GANSOS ALBERTOSAURUS ALLOSAURUS ANATOSAURUS ANKILLOSAURUS APATOSAURUS BRACHIOSAURUS CAMPTOSAURUS COELOPHISIS DIPLODOCUS EORAPTOR TORTUGA VERDE PATO FOCA DELFIN ORCA PEZ GATO AVE ACUATICA DINSAURIO CARNIVORO DINOSAURIO CARNIVORO DINOSAURIO HERBIVORO DINOSAURIO HERBIVORO DINOSAURIO HERBIVORO DINOSAURIO HERBIVORO DINOSAURIO HERBIVORO DINOSAURIO CARNIBORO DINOSAURIO HERBIVORO DINOSAURIO CARNIVORO QUELONIO PALMIPEDO PALMIPEDO CETACEO CETACEO ARDOS

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ESPECIES
NOMBRE PIRAAS PEZ ESPADA PEZ VELA ANJORA CLASIFICACION CARNIVORO XIFIDOS ISTROFORIDOS POTMATOMIDES ACUATICO MARINO MARINO MARINO HABITAT BRASIL MARES TROPICALES ATLANTICO MARES TEMPLADOS ORIGEN

PRACTICA No. 13 de ACCESS MEXICO ESTADOS Y CAPITALES

Mxico,D.F. Aguascalientes,Aguascalientes Tijuana,Baja California Mexicali,Baja California Sur Campeche,Campeche Tuxtla Gutirrez,Chiapas Chihuahua,Chihuahua Saltillo,Coahuila Colima,Colima Durango,Durango Toluca,Edo. de Mxico Chilpancingo,Guerrero Guanajuato,Guanajuato Pachuca,Hidalgo Guadalajara,Jalisco Morelia,Michoacn Cuernavaca,Morelos Tepic,Nayarit Monterrey,Nuevo Len Oaxaca,Oaxaca Puebla,Puebla Quertaro,Quertaro Chetumal,Quintana Roo Culiacn,Sinaloa Hermosillo,Sonora San Luis Potos,San Luis Potos Villa Hermosa,Tabasco Tampico,Tamaulipas Tlaxcala,Tlaxcala Jalapa,Veracruz Mrida,Yucatn
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Zacatecas,Zacatecas

PRACTICA No 14 DE ACCESS

INSTRUCCIONES: Leer con atencin para ir desarrollando cada punto Tablas y Relaciones
1.- En el D.F. se tiene ao con ao la necesidad de actualizar censos de poblacin, por lo cual se han estado generando censos parciales por delegaciones, por colonias y por calles. En nuestro caso realizaremos una base de datos llamada FELIX ROMERO considerando los datos censales de la calle Flix Romero de la colonia Constitucin de la Republica, en la delegacin G.A.M. a) crear una TABLA llamada PERSONAS en la cual consideres los siguientes campos: Persona, para 30 letras mximo, sin duplicados. No_Persona , numrico sin duplicados. Edad, numrico con duplicados, Sexo, texto con duplicados Clave principal Persona b) crear una TABLA llamada CENSO en la cual consideres los siguientes campos: Persona, para 30 letras mximo, sin duplicados. Acta, numrico sin restricciones, sin duplicados. Estado, numrico con duplicados. Rol, texto sin restricciones y con duplicados. Como llave principal Persona. c) crear una TABLA llamada ACTAS en la cual consideres los siguientes campos: Acta, con caractersticas similares al anterior, No_Libro, numrico sin restricciones, con duplicados, No_folio Numrico sin duplicados. Clave principal Acta d) crear una TABLA llamada ESTADOS en la cual consideres los siguientes campos: No_Estado, numrico sin duplicados, Estado texto sin duplicados. Clave principal No_Estado e) crear una TABLA llamada ROLES en la cual consideres los siguientes campos: No_Rol, texto sin duplicados, Rol, texto sin duplicados. Clave principal No _ Rol, Rol.

f) relacionar las tablas y capturar la informacin.

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FELIX ROMERO

18

Consultas
2.- Una vez almacenada la informacin, EL INEGI solicita sea programada la informacin para que posteriormente sea consultada de manera fcil y eficiente. Por lo cual se tienen que generar algunas consultas, con las caractersticas siguientes: a) crear una consulta donde se pueda buscar por nombre llamada Nombres, observando los nombres completos, edad, sexo, acta, estado. A esta consulta llamarla Nombres b) crear una consulta donde se pueda realizar bsquedas por roles ( sabemos que en realidad son oficios ) llamndole a la consulta Oficios , donde se muestre la informacin de los nombres de quienes se dedican a tal oficio, edad , sexo , estado y por supuesto el rol en primer lugar.

c) crear una consulta donde se pueda observar Nombres, Sexo, edad, Acta, Estado y rol de los censados. A
esta consulta llamarla Censo Global. d) hubo un reajuste en el numero de actas , por lo cual se nos indico que debemos actualizar el numero de actas, multiplicndolo por un factor de 100, a consulta de actualizacin le llamaremos actualizacin de acta . e) crear una consulta donde se pueda generar una tabla que lleve Nombres, Sexo, edad, Acta, Estado y rol de los censados. A esta consulta llamarla tabla Censo Global y a la tabla Censo Global

Formularios
3.- Por una necesidad posterior , para un incremento en el censo de la calle felix romero , se tendrn que
elaborar pantallas para capturas posteriores, en las cuales se puedan anexar datos. a) Generar un formulario por cada una de las tablas, a cada una de los formularios debers llamarlos como la misma tabla. b) Generar un formulario principal llamado Felix Romero, en el cual se pueda en determinado momento acceder a cualquier informacin , inclusive a una tabla global.

Informes
4.- Se requieren informes con las siguientes caractersticas : 19

INFORME A
A) Informe global ( nombre , Sexo, edad, Acta, Estado y rol)

INFORME B
B) Informe agrupado por edades

INFORME C C) Informe agrupado por roles INFORME D D) Informe agrupado por estados
5.- Imprimir cada uno de los informes

PRACTICA No 15 de ACCESS CREAR UN BASE DE DATOS LLAMADA CLASES

Cdigo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Nombre Apellidos Cdigo Curso Luis 1 Mara 1 Jess 3 Ana 3 Carla 3 Carlos 4 Fabiola 4 Mario 2 Luisa 1 Juan 4 Gras Bueno Jurez Trask Lpez Rodrguez Martnez Bueso Lama Pla Dvila Nou Coste Mayor Dosdo Surez Menor Casas Ms

Direccin Madrid, 34 Valle, 23 Calicanto, 16 Almudena, 78 Soto mayor, 45 Feliz, 46 Puente Viejo, 67 Franciscanos, 2 Valle, 27 Mayor, 34

Poblacin Valencia Valencia Valencia Alicante Valencia Valencia Valencia Alicante Valencia Valencia

Cdigo Postal 46002 46002 46005 03005 46006 46002 46002 03005 46002 46005

Fecha

de

Nacimiento

15/02/1963 25/08/1965 24/07/1965 24/07/1965 31/12/1965 24/03/1969 15/08/1966 06/05/1964 25/04/1965 30/10/1962

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Cdigo Curso 1 2 3 4

Nombre Curso Ofimtica Ingls Fiscalidad Animacin

No horas 300 150 340 250

Fecha inicio 15/07/2000 20/07/2000 10/07/2000 30/07/2000

Fecha final 20/10/2000 10/09/2000 25/10/2000 05/10/2000

Practica No 16 de Access

Instrucciones : Leer con atencin lo que se pide y realizarlo correctamente. 1.- Crear un base de datos llamada AGENCIA X 2.- Dentro de la base de datos AGENCIA crear una tabla llamada AUTOS VARIOS y realizar lo siguiente: a) b) la tabla tendr cinco campos : cdigo, auto, marca, modelo, precio. Definir el tipo de datos de acuerdo a la informacin a almacenar

3.- Se debern considerar las siguientes caractersticas en las propiedades de los campos : a) b) c) d) e) para el campo cdigo considerar tres dgitos como mximo , sin permitir un numero mayor a 200 . para el campo auto considerar nombres hasta 30 caracteres, sin permitir duplicados de autos. para el campo marca deber ser un campo , que acepte duplicados y sin restricciones de caracteres. para el campo modelo , solo permitir aquellos modelos que sean mayores a 1990 y menor o igual a 2000 para el campo precio , considerar que se permitan precios de autos mayores a 50000 y menores a 220000 pesos, con apariencia monetaria.

4.- Una vez realizada la tabla , almacenar los siguientes datos , (observar como se deben ver los encabezados ):

CODIGO
001 029 045 067 055 087 090

COCHE
CHRYSLER CHRYSLER CHRYSLER VOLKSWAGEN VOLKSWAGEN NISSAN NISSAN

COMPAIA
1991 1990 2000 1998 1999 1997 1996

MODELO
$55,000.00 $30,000.00 $140,000.00 $93,000.00 $100,000.00 $87,000.00 $90,000.00

PRECIO

SPIRIT SHADOW NEON JETTA DERBY SENTRA MAXIMA

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023 013 034

TOPAZ FIESTA FOCUS

FORD FORD FORD

1993 1999 2000

$67,000.00 $90,000.00 $150,000.00

5.- Generar una consulta llamada uno donde se puedan observar los autos (cdigo, coche compaa, modelo y precio) de la compaa Volkswagen. 6.- Generar una consulta llamada dos donde se puedan buscar eficientemente los autos por compaia ( con los campos coche, compaa y modelo). 7.- Generar una consulta llamada tres donde se puedan observar los autos modelo 1998 y que cuesten menos de $80,000.00. 8.- Generar una consulta llamada cuatro donde se puedan actualizar los precios considerando un descuento del 18% para los autos nissan de modelo superior a 1998. 9.- Generar una consulta llamada cinco donde se genere una tabla llamada precios donde nicamente estn los campos coche, modelo y precio. 10.- Una vez terminada la tabla grabar el archivo.

Base de Datos

Introduccin
Datos, lo mas importante, sin los datos y la capacidad para procesarlos, una organizacin no podra completar con xito la mayor parte de sus actividades de negocios internas y externas. Por lo general, los datos se organizan en una jerarqua que se inicia con la pieza de datos ms pequea que utilizan las computadoras, hasta los bienes races de la empresa, como jerarqua mas alta. Por lo tanto es conveniente poseer toda esta informacin almacenada y protegida en una base de datos. Una base de datos es un conjunto de datos almacenados entre los que existen relaciones lgicas y ha sido diseada para satisfacer los requerimientos de informacin de una empresa u organizacin. En una base de datos, adems de los datos, tambin se almacena su descripcin. La base de datos es un gran almacn de datos que se define una sola vez y que se utiliza al mismo tiempo por muchos departamentos y usuarios. En lugar de trabajar con ficheros desconectados e informacin redundante, todos los datos se integran con una mnima cantidad de duplicidad. La base de datos no pertenece a un departamento, se comparte por toda la organizacin. Adems, la base de datos no slo contiene los datos de la organizacin, tambin almacena una descripcin de dichos datos. Esta descripcin es lo que se denomina metadatos, se almacena en el diccionario de datos o catlogo y es lo que permite que exista independencia de datos lgica-fsica. El modelo seguido con los sistemas de bases de datos, en donde se separa la definicin de los datos de los programas de aplicacin, es muy similar al modelo que se sigue en la actualidad para el desarrollo de programas, en donde se da una definicin interna de un objeto y una definicin externa separada. Los usuarios del objeto slo ven la definicin externa y no se deben preocupar de cmo se define internamente el objeto y cmo funciona. Una ventaja de este modelo, conocido como abstraccin de datos, es que se puede cambiar la definicin interna de un objeto sin afectar a sus usuarios ya que la definicin externa no se ve alterada. Del mismo modo, los sistemas de

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bases de datos separan la definicin de la estructura de los datos, de los programas de aplicacin y almacenan esta definicin en la base de datos. Si se aaden nuevas estructuras de datos o se modifican las ya existentes, los programas de aplicacin no se ven afectados ya que no dependen directamente de aquello que se ha modificado. El sistema de gestin de la base de datos (SGBD) es una aplicacin que permite a los usuarios definir, crear y mantener la base de datos, y proporciona acceso controlado a la misma. El SGBD es la aplicacin que interacciona con los usuarios de los programas de aplicacin y la base de datos. En general, un SGBD proporciona los siguientes servicios: Permite la definicin de la base de datos mediante el lenguaje de definicin de datos. Este lenguaje permite especificar la estructura y el tipo de los datos, as como las restricciones sobre los datos. Todo esto se almacenar en la base de datos. Permite la insercin, actualizacin, eliminacin y consulta de datos mediante el lenguaje de manejo de datos . El hecho de disponer de un lenguaje para realizar consultas reduce el problema de los sistemas de ficheros, en los que el usuario tiene que trabajar con un conjunto fijo de consultas, o bien, dispone de un gran nmero de programas de aplicacin costosos de gestionar. Hay dos tipos de lenguajes de manejo de datos: los procedurales y los no procedurales. Estos dos tipos se distinguen por el modo en que acceden a los datos. Los lenguajes procedurales manipulan la base de datos registro a registro, mientras que los no procedurales operan sobre conjuntos de registros. En los lenguajes procedurales se especifica qu operaciones se deben realizar para obtener los datos resultados, mientras que en los lenguajes no procedurales se especifica qu datos deben obtenerse sin decir cmo hacerlo. El lenguaje no procedural ms utilizado es el SQL (Structured Query Language) que, de hecho, es un estndar y es el lenguaje de los SGBD relacionales.

Proporciona un acceso controlado a la base de datos mediante: 1. un sistema de seguridad, de modo que los usuarios no autorizados no puedan acceder a la base de datos; 2. un sistema de integridad que mantiene la integridad y la consistencia de los datos; 3. un sistema de control de concurrencia que permite el acceso compartido a la base de datos; 4. un sistema de control de recuperacin que restablece la base de datos despus de que se produzca un fallo del hardware o del software; 5. un diccionario de datos o catlogo accesible por el usuario que contiene la descripcin de los datos de la base de datos.

A diferencia de los sistemas de ficheros, el SGBD gestiona la estructura fsica de los datos y su almacenamiento. Con esta funcionalidad, el SGBD se convierte en una herramienta de gran utilidad. Sin embargo, desde el punto de vista del usuario, se podra discutir que los SGBD han hecho las cosas ms complicadas, ya que ahora los usuarios ven ms datos de los que realmente quieren o necesitan, puesto que ven la base de datos completa. Conscientes de este problema, los SGBD proporcionan un mecanismo de vistas que permite que cada usuario tenga su propia vista o visin de la base de datos. El lenguaje de definicin de datos permite definir vistas como subconjuntos de la base de datos. Las vistas, adems de reducir la complejidad permitiendo que cada usuario vea slo la parte de la base de datos que necesita, tienen otras ventajas:

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 Las vistas proporcionan un nivel de seguridad, ya que permiten excluir datos para que ciertos usuarios no los vean. Las vistas proporcionan un mecanismo para que los usuarios vean los datos en el formato que deseen. Una vista representa una imagen consistente y permanente de la base de datos, incluso si la base de datos cambia su estructura.
Todos los SGBD no presentan la misma funcionalidad, depende de cada producto. En general, los grandes SGBD multiusuario ofrecen todas las funciones que se acaban de citar y muchas ms. Los sistemas modernos son conjuntos de programas extremadamente complejos y sofisticados, con millones de lneas de cdigo y con una documentacin consistente en varios volmenes. Lo que se pretende es proporcionar un sistema que permita gestionar cualquier tipo de requisitos y que tenga un 100% de fiabilidad ante cualquier fallo hardware o software. Los SGBD estn en continua evolucin, tratando de satisfacer los requerimientos de todo tipo de usuarios. Por ejemplo, muchas aplicaciones de hoy en da necesitan almacenar imgenes, vdeo, sonido, etc. Para satisfacer a este mercado, los SGBD deben cambiar. Conforme vaya pasando el tiempo irn surgiendo nuevos requisitos, por lo que los SGBD nunca permanecern estticos.

Papeles en el entorno de las bases de datos

Hay cuatro grupos de personas que intervienen en el entorno de una base de datos: el administrador de la base de datos, los diseadores de la base de datos, los programadores de aplicaciones y los usuarios. El administrador de la base de datos se encarga del diseo fsico de la base de datos y de su implementacin, realiza el control de la seguridad y de la concurrencia, mantiene el sistema para que siempre se encuentre operativo y se encarga de que los usuarios y las aplicaciones obtengan buenas prestaciones. El administrador debe conocer muy bien el SGBD que se est utilizando, as como el equipo informtico sobre el que est funcionando. Los diseadores de la base de datos realizan el diseo lgico de la base de datos, debiendo identificar los datos, las relaciones entre datos y las restricciones sobre los datos y sus relaciones. El diseador de la base de datos debe tener un profundo conocimiento de los datos de la empresa y tambin debe conocer sus reglas de negocio. Las reglas de negocio describen las caractersticas principales de los datos tal y como las ve la empresa. Para obtener un buen resultado, el diseador de la base de datos debe implicar en el desarrollo del modelo de datos a todos los usuarios de la base de datos, tan pronto como sea posible. El diseo lgico de la base de datos es independiente del SGBD concreto que se vaya a utilizar, es independiente de los programas de aplicacin, de los lenguajes de programacin y de cualquier otra consideracin fsica. Una vez se ha diseado e implementado la base de datos, los programadores de aplicaciones se encargan de implementar los programas de aplicacin que servirn a los usuarios finales. Estos programas de aplicacin son los que permiten consultar datos, insertarlos, actualizarlos y eliminarlos. Estos programas se escriben mediante lenguajes de tercera generacin o de cuarta generacin. Los usuarios finales son los "clientes" de la base de datos: la base de datos ha sido diseada e implementada, y est siendo mantenida, para satisfacer sus requisitos en la gestin de su informacin.

Historia de los sistemas de bases de datos

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Como se ha visto en este captulo, los predecesores de los sistemas de bases de datos fueron los sistemas de ficheros. No hay un momento concreto en que los sistemas de ficheros hayan cesado y hayan dado comienzo los sistemas de bases de datos. De hecho, todava existen sistemas de ficheros en uso. Se dice que los sistemas de bases de datos tienen sus races en el proyecto estadounidense Apolo de mandar al hombre a la luna, en los aos sesenta. En aquella poca, no haba ningn sistema que permitiera gestionar la inmensa cantidad de informacin que requera el proyecto. La primera empresa encargada del proyecto, NAA (North American Aviation), desarroll un software denominado GUAM (General Update Access Method) que estaba basado en el concepto de que varias piezas pequeas se unen para formar una pieza ms grande, y as sucesivamente hasta que el producto final est ensamblado. Esta estructura, que tiene la forma de un rbol, es lo que se denomina una estructura jerrquica. A mediados de los sesenta, IBM se uni a NAA para desarrollar GUAM en lo que ahora se conoce como IMS (Information Management System). El motivo por el cual IBM restringi IMS al manejo de jerarquas de registros fue el de permitir el uso de dispositivos de almacenamiento serie, ms exactamente las cintas magnticas, ya que era un requisito del mercado por aquella poca. A mitad de los sesenta, se desarroll IDS (Integrated Data Store), de General Electric. Este trabajo fue dirigido por uno de los pioneros en los sistemas de bases de datos, Charles Bachmann. IDS era un nuevo tipo de sistema de bases de datos conocido como sistema de red, que produjo un gran efecto sobre los sistemas de informacin de aquella generacin. El sistema de red se desarroll, en parte, para satisfacer la necesidad de representar relaciones entre datos ms complejas que las que se podan modelar con los sistemas jerrquicos, y, en parte, para imponer un estndar de bases de datos. Para ayudar a establecer dicho estndar, CODASYL (Conference on Data Systems Languages), formado por representantes del gobierno de EEUU y representantes del mundo empresarial, formaron un grupo denominado DBTG (Data Base Task Group), cuyo objetivo era definir unas especificaciones estndar que permitieran la creacin de bases de datos y el manejo de los datos. El DBTG present su informe final en 1971 y aunque ste no fue formalmente aceptado por ANSI (American National Standards Institute), muchos sistemas se desarrollaron siguiendo la propuesta del DBTG. Estos sistemas son los que se conocen como sistemas de red, o sistemas CODASYL o DBTG. Los sistemas jerrquico y de red constituyen la primera generacin de los SGBD. Pero estos sistemas presentan algunos inconvenientes:

Es necesario escribir complejos programas de aplicacin para responder a cualquier tipo de consulta de datos, por simple que sta sea. La independencia de datos es mnima. No tienen un fundamento terico.

En 1970 Codd, de los laboratorios de investigacin de IBM, escribi un artculo presentando el modelo relacional. En este artculo, presentaba tambin los inconvenientes de los sistemas previos, el jerrquico y el de red. Entonces, se comenzaron a desarrollar muchos sistemas relacionales, apareciendo los primeros a finales de los setenta y principios de los ochenta. Uno de los primeros es System R, de IBM, que se desarroll para probar la funcionalidad del modelo relacional, proporcionando una implementacin de sus estructuras de datos y sus operaciones. Esto condujo a dos grandes desarrollos: El desarrollo de un lenguaje de consultas estructurado denominado SQL, que se ha convertido en el lenguaje estndar de los sistemas relacionales. La produccin de varios SGBD relacionales durante los aos ochenta, como DB2 y SLQ/DS de IBM, y ORACLE de ORACLE Corporation. Hoy en da, existen cientos de SGBD relacionales, tanto para microordenadores como para sistemas multiusuario, aunque muchos no son completamente fieles al modelo relacional.

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Otros sistemas relacionales multiusuario son INGRES de Computer Associates, Informix de Informix Software Inc. y Sybase de Sybase Inc. Ejemplos de sistemas relacionales de microordenadores son Paradox y dBase IV de Borland, Access de Microsoft, FoxPro y R:base de Microrim. Los SGBD relacionales constituyen la segunda generacin de los SGBD. Sin embargo, el modelo relacional tambin tiene sus fallos, siendo uno de ellos su limitada capacidad al modelar los datos. Se ha hecho mucha investigacin desde entonces tratando de resolver este problema. En 1976, Chen present el modelo entidadrelacin, que es la tcnica ms utilizada en el diseo de bases de datos. En 1979, Codd intent subsanar algunas de las deficiencias de su modelo relacional con una versin extendida denominada RM/T (1979) y ms recientemente RM/V2 (1990). Los intentos de proporcionar un modelo de datos que represente al mundo real de un modo ms fiel han dado lugar a los modelos de datos semnticos. Como respuesta a la creciente complejidad de las aplicaciones que requieren bases de datos, han surgido dos nuevos modelos: el modelo de datos orientado a objetos y el modelo relacional extendido. Sin embargo, a diferencia de los modelos que los preceden, la composicin de estos modelos no est clara. Esta evolucin representa la tercera generacin de los SGBD.

Ventajas e inconvenientes de los sistemas de bases de datos

Los sistemas de bases de datos presentan numerosas ventajas que se pueden dividir en dos grupos: las que se deben a la integracin de datos y las que se deben a la interface comn que proporciona el SGBD. Ventajas por la integracin de datos Control sobre la redundancia de datos. Los sistemas de ficheros almacenan varias copias de los mismos datos en ficheros distintos. Esto hace que se desperdicie espacio de almacenamiento, adems de provocar la falta de consistencia de datos. En los sistemas de bases de datos todos estos ficheros estn integrados, por lo que no se almacenan varias copias de los mismos datos. Sin embargo, en una base de datos no se puede eliminar la redundancia completamente, ya que en ocasiones es necesaria para modelar las relaciones entre los datos, o bien es necesaria para mejorar las prestaciones. Consistencia de datos. Eliminando o controlando las redundancias de datos se reduce en gran medida el riesgo de que haya inconsistencias. Si un dato est almacenado una sola vez, cualquier actualizacin se debe realizar slo una vez, y est disponible para todos los usuarios inmediatamente. Si un dato est duplicado y el sistema conoce esta redundancia, el propio sistema puede encargarse de garantizar que todas las copias se mantienen consistentes. Desgraciadamente, no todos los SGBD de hoy en da se encargan de mantener automticamente la consistencia. Ms informacin sobre la misma cantidad de datos. Al estar todos los datos integrados, se puede extraer informacin adicional sobre los mismos. Comparticin de datos. En los sistemas de ficheros, los ficheros pertenecen a las personas o a los departamentos que los utilizan. Pero en los sistemas de bases de datos, la base de datos pertenece a la empresa y puede ser compartida por todos los usuarios que estn autorizados. Adems, las nuevas aplicaciones que se vayan creando pueden utilizar los datos de la base de datos existente. Mantenimiento de estndares. Gracias a la integracin es ms fcil respetar los estndares necesarios, tanto los establecidos a nivel de la empresa como los nacionales e internacionales. Estos estndares pueden establecerse sobre el formato de los datos para facilitar su intercambio, pueden ser estndares de documentacin, procedimientos de actualizacin y tambin reglas de acceso. Ventajas por la existencia del SGBD Mejora en la integridad de datos. La integridad de la base de datos se refiere a la validez y la consistencia de los datos almacenados. Normalmente, la integridad se expresa mediante restricciones o reglas que no se pueden

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violar. Estas restricciones se pueden aplicar tanto a los datos, como a sus relaciones, y es el SGBD quien se debe encargar de mantenerlas. Mejora en la seguridad. La seguridad de la base de datos es la proteccin de la base de datos frente a usuarios no autorizados. Sin unas buenas medidas de seguridad, la integracin de datos en los sistemas de bases de datos hace que stos sean ms vulnerables que en los sistemas de ficheros. Sin embargo, los SGBD permiten mantener la seguridad mediante el establecimiento de claves para identificar al personal autorizado a utilizar la base de datos. Las autorizaciones se pueden realizar a nivel de operaciones, de modo que un usuario puede estar autorizado a consultar ciertos datos pero no a actualizarlos, por ejemplo. Mejora en la accesibilidad a los datos. Muchos SGBD proporcionan lenguajes de consultas o generadores de informes que permiten al usuario hacer cualquier tipo de consulta sobre los datos, sin que sea necesario que un programador escriba una aplicacin que realice tal tarea. Mejora en la productividad. El SGBD proporciona muchas de las funciones estndar que el programador necesita escribir en un sistema de ficheros. A nivel bsico, el SGBD proporciona todas las rutinas de manejo de ficheros tpicas de los programas de aplicacin. El hecho de disponer de estas funciones permite al programador centrarse mejor en la funcin especfica requerida por los usuarios, sin tener que preocuparse de los detalles de implementacin de bajo nivel. Muchos SGBD tambin proporcionan un entorno de cuarta generacin consistente en un conjunto de herramientas que simplifican, en gran medida, el desarrollo de las aplicaciones que acceden a la base de datos. Gracias a estas herramientas, el programador puede ofrecer una mayor productividad en un tiempo menor. Mejora en el mantenimiento gracias a la independencia de datos. En los sistemas de ficheros, las descripciones de los datos se encuentran inmersas en los programas de aplicacin que los manejan. Esto hace que los programas sean dependientes de los datos, de modo que un cambio en su estructura, o un cambio en el modo en que se almacena en disco, requiere cambios importantes en los programas cuyos datos se ven afectados. Sin embargo, los SGBD separan las descripciones de los datos de las aplicaciones. Esto es lo que se conoce como independencia de datos, gracias a la cual se simplifica el mantenimiento de las aplicaciones que acceden a la base de datos. Aumento de la concurrencia. En algunos sistemas de ficheros, si hay varios usuarios que pueden acceder simultneamente a un mismo fichero, es posible que el acceso interfiera entre ellos de modo que se pierda informacin o, incluso, que se pierda la integridad. La mayora de los SGBD gestionan el acceso concurrente a la base de datos y garantizan que no ocurran problemas de este tipo. Mejora en los servicios de copias de seguridad y de recuperacin ante fallos. Muchos sistemas de ficheros dejan que sea el usuario quien proporcione las medidas necesarias para proteger los datos ante fallos en el sistema o en las aplicaciones. Los usuarios tienen que hacer copias de seguridad cada da, y si se produce algn fallo, utilizar estas copias para restaurarlos. En este caso, todo el trabajo realizado sobre los datos desde que se hizo la ltima copia de seguridad se pierde y se tiene que volver a realizar. Sin embargo, los SGBD actuales funcionan de modo que se minimiza la cantidad de trabajo perdido cuando se produce un fallo.

Inconvenientes de los sistemas de bases de datos

Complejidad. Los SGBD son conjuntos de programas muy complejos con una gran funcionalidad. Es preciso comprender muy bien esta funcionalidad para poder sacar un buen partido de ellos. Tamao. Los SGBD son programas complejos y muy extensos que requieren una gran cantidad de espacio en disco y de memoria para trabajar de forma eficiente.

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 Coste econmico del SGBD. El coste de un SGBD vara dependiendo del entorno y de la funcionalidad que ofrece. Por ejemplo, un SGBD para un ordenador personal puede costar 500 euros, mientras que un SGBD para un sistema multiusuario que d servicio a cientos de usuarios puede costar entre 10.000 y 100.000 euros. Adems, hay que pagar una cuota anual de mantenimiento que suele ser un porcentaje del precio del SGBD. Coste del equipamiento adicional. Tanto el SGBD, como la propia base de datos, pueden hacer que sea necesario adquirir ms espacio de almacenamiento. Adems, para alcanzar las prestaciones deseadas, es posible que sea necesario adquirir una mquina ms grande o una mquina que se dedique solamente al SGBD. Todo esto har que la implantacin de un sistema de bases de datos sea ms cara. Coste de la conversin. En algunas ocasiones, el coste del SGBD y el coste del equipo informtico que sea necesario adquirir para su buen funcionamiento, es insignificante comparado al coste de convertir la aplicacin actual en un sistema de bases de datos. Este coste incluye el coste de ensear a la plantilla a utilizar estos sistemas y, probablemente, el coste del personal especializado para ayudar a realizar la conversin y poner en marcha el sistema. Este coste es una de las razones principales por las que algunas empresas y organizaciones se resisten a cambiar su sistema actual de ficheros por un sistema de bases de datos. Prestaciones. Un sistema de ficheros est escrito para una aplicacin especfica, por lo que sus prestaciones suelen ser muy buenas. Sin embargo, los SGBD estn escritos para ser ms generales y ser tiles en muchas aplicaciones, lo que puede hacer que algunas de ellas no sean tan rpidas como antes. Vulnerable a los fallos. El hecho de que todo est centralizado en el SGBD hace que el sistema sea ms vulnerable ante los fallos que puedan producirse. Caso de estudio En este apartado se describe una empresa inmobiliaria que est especializada en el alquiler de pisos y casas amuebladas. Esta empresa se encarga de dar publicidad a los inmuebles que ofrece en alquiler, tanto en prensa local como nacional, entrevista a los posibles inquilinos, organiza las visitas a los inmuebles y negocia los contratos de alquiler. Una vez firmado el alquiler, la empresa asume la responsabilidad del inmueble, realizando inspecciones peridicas para comprobar su correcto mantenimiento. A continuacin se describen los datos que se manejan en las oficinas de la empresa para llevar a cabo el trabajo diario. Oficinas.

La empresa tiene varias oficinas en todo el pas. Cada oficina tiene un cdigo de identificacin que es nico, tiene una direccin (calle, nmero y ciudad), un nmero de telfono y un nmero de fax. Cada oficina tiene su propia plantilla. Plantilla.

Cada oficina tiene un director que se encarga de supervisar todas sus gestiones. La empresa sigue muy de cerca el trabajo de los directores y tiene registrada la fecha en que cada director empez en el cargo en su oficina. Cada director tiene un pago anual por gastos de vehculo y una bonificacin mensual que depende de los contratos de alquiler que haya realizado su oficina. En cada oficina hay varios supervisores. Cada uno es responsable del trabajo diario de un grupo de entre cinco y diez empleados que realizan las gestiones de los alquileres. El trabajo administrativo de cada grupo lo lleva un administrativo.

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Cada miembro de la plantilla tiene un cdigo nico que lo identifica en la empresa. De cada uno de ellos se quiere conocer el nombre, la direccin, el nmero de telfono, la fecha de nacimiento, el nmero del DNI, su puesto en la empresa, el salario anual y la fecha en que entr en la empresa. De los administrativos se desea conocer tambin la velocidad con que escriben a mquina (en pulsaciones por minuto). Adems, de cada empleado se debe guardar informacin sobre uno de sus parientes ms prximos: nombre, relacin con el empleado, direccin y nmero de telfono. Inmuebles para alquilar.

Cada oficina de la empresa tiene una serie de inmuebles para alquilar. Estos inmuebles se identifican por un cdigo que es nico dentro de la empresa. Los datos que se guardan de cada inmueble son los siguientes: direccin completa (calle, nmero y ciudad), tipo de inmueble, nmero de habitaciones y precio del alquiler en euros (este precio es mensual). El precio del alquiler se revisa de forma anual. Cada inmueble se asigna a un empleado que es el responsable de su gestin. Cada miembro de la plantilla puede tener asignados hasta veinte inmuebles para alquilar. Si un propietario elimina su oferta de alquiler de la empresa, su informacin se mantiene durante al menos tres aos. Propietarios.

Los propietarios de los inmuebles pueden ser particulares o empresas. A cada propietario se le asigna un cdigo que es nico en la empresa. De los particulares se guarda el nombre, la direccin y el nmero de telfono. De las empresas se guarda el nombre comercial, tipo de empresa, la direccin, el nmero de telfono y el nombre de la persona de contacto. Inquilinos (clientes).

Cuando un cliente contacta con la empresa por primera vez, se toman sus datos: nombre, direccin, nmero de telfono, tipo de inmueble que prefiere e importe mximo que est dispuesto a pagar al mes por el alquiler. Ya que es un posible inquilino, se le asigna un cdigo que es nico en toda la empresa. De la entrevista inicial que se realiza con cada cliente se guarda la fecha, el empleado que la realiz y unos comentarios generales sobre el posible inquilino. Visitas a los inmuebles.

En la mayora de los casos, los posibles inquilinos desean ver varios inmuebles antes de alquilar uno. De cada visita que se realiza se guarda la fecha y los comentarios realizados por el cliente respecto al inmueble. Publicidad de los inmuebles.

Cuando algn inmueble es difcil de alquilar, la empresa lo anuncia en la prensa local y nacional. De cada anuncio se guarda la fecha de publicacin y el coste econmico del anuncio. De los peridicos se guarda el nombre, la direccin, el nmero de telfono, el nmero de fax y el nombre de la persona de contacto. Contratos de alquiler.

La empresa se encarga de redactar los trminos de cada contrato de alquiler. Cada contrato tiene un nmero, un importe mensual, un mtodo de pago, el importe del depsito, si se ha realizado el depsito, las fechas de inicio y finalizacin del contrato, la duracin del contrato en meses y el miembro de la plantilla que lo formaliz. La duracin mnima de un contrato es de tres meses y la duracin mxima es de un ao. Cada cliente puede tener alquilados uno o varios inmuebles al mismo tiempo.

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Inspecciones.

Como parte del servicio que presta la empresa, sta se encarga de realizar inspecciones peridicas a los inmuebles para asegurarse de que se mantienen en buen estado. Cada inmueble se inspecciona al menos una vez cada seis meses. Se inspeccionan tanto los inmuebles alquilados, como los que estn disponibles para alquilar. De cada inspeccin se anota la fecha y los comentarios sobre su estado que quiera incluir el empleado que la ha llevado a cabo. Actividades de cada oficina.

En cada oficina se llevan a cabo las siguientes actividades para garantizar que cada empleado tenga acceso a la informacin necesaria para desempear su tarea de modo efectivo y eficiente. Cada actividad est relacionada con una funcin especfica de la empresa. Cada una de estas funciones corresponde a uno o varios puestos de los que ocupan los empleados, por lo que stos se indican entre parntesis. 1. 2. 3. 4. Crear y mantener las fichas con los datos de los empleados y su familiar ms prximo (director). Realizar listados de los empleados de cada oficina (director). Realizar listados del grupo de empleados de un supervisor (director y supervisor). Realizar listados de los supervisores de cada oficina (director y supervisor).

5. Crear y mantener las fichas con los datos de los inmuebles para alquilar (y de sus propietarios) de cada oficina (supervisor). 6. Realizar listados de los inmuebles para alquilar en cada oficina (toda la plantilla).

7. Realizar listados de los inmuebles para alquilar asignados a un determinado miembro de la plantilla (supervisor). 8. 9. Crear y mantener las fichas con los datos de los posibles inquilinos de cada oficina (supervisor). Realizar listados de los posibles inquilinos registrados en cada oficina (toda la plantilla).

10. Buscar inmuebles para alquilar que satisfacen las necesidades de un posible inquilino (toda la plantilla). 11. Crear y mantener las fichas de las visitas realizadas por los posibles inquilinos (toda la plantilla). 12. Realizar listados con los comentarios hechos por los posibles inquilinos respecto a un inmueble concreto (toda la plantilla). 13. Crear y mantener las fichas con los datos de los anuncios insertados en los peridicos (toda la plantilla). 14. Realizar listados de todos los anuncios que se han hecho sobre un determinado inmueble (supervisor). 15. Realizar listados de todos los anuncios realizados en un determinado peridico (supervisor). 16. Crear y mantener las fichas que contienen los datos sobre cada contrato de alquiler (director y supervisor). 17. Realizar listados de los contratos de alquiler de un determinado inmueble (director y supervisor). 18. Crear y mantener las fichas con los datos de cada inspeccin realizada a los inmuebles en alquiler (toda la plantilla).

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19. Realizar listados de todas las inspecciones realizadas a un determinado inmueble (supervisor). Resumen Los predecesores de los sistemas de bases de datos son los sistemas de ficheros. Un sistema de ficheros est formado por un conjunto de programas que dan servicio a los usuarios finales. Cada programa define y gestiona sus propios datos. Aunque los sistemas de ficheros supusieron un gran avance sobre los sistemas manuales, tienen inconvenientes bastante importantes, como la redundancia de datos y la dependencia entre programas y datos. Los sistemas de bases de datos surgieron con el objetivo de resolver los problemas que planteaban los sistemas de ficheros. Una base de datos es un conjunto de datos relacionados que recogen las necesidades de informacin de una empresa u organizacin. Estos datos se comparten por todos los usuarios. El SGBD es un conjunto de programas que permiten a los usuarios definir, crear y mantener la base de datos, adems de proporcionar un acceso controlado a dicha base de datos. La base de datos contiene tanto los datos como su definicin. Todos los accesos a la base de datos se realizan a travs del SGBD. El SGBD proporciona un lenguaje de definicin de datos que permite a los usuarios definir la base de datos, y un lenguaje de manejo de datos que permite a los usuarios la insercin, actualizacin, eliminacin y consulta de datos de la base de datos. El SGBD proporciona un acceso controlado a la base de datos. Proporciona seguridad, integridad, concurrencia y controla la recuperacin ante fallos. Adems, proporciona un mecanismo de vistas que permite mostrar a los usuarios slo aquellos datos que les interesan. Las personas involucradas en el entorno de una base de datos son: el administrador de la base de datos, los diseadores de la base de datos, los programadores de aplicaciones y los usuarios finales. Las races de los SGBD se encuentran en los sistemas de ficheros. Los sistemas jerrquico y de red representan la primera generacin de los SGBD, surgida hacia los aos sesenta. El modelo relacional, propuesto por Codd en 1970, representa la segunda generacin de los SGBD. Este modelo es el ms extendido en la actualidad. La tercera generacin de los SGBD se encuentra representada por el modelo relacional extendido y el modelo orientado a objetos.

Los sistemas de bases de datos presentan una serie de ventajas tanto por el hecho de compartir los datos, como por la existencia del SGBD. Algunas de estas ventajas son el control de la redundancia, la consistencia de datos, la mejora en los aspectos de seguridad y la integridad. Algunos de sus inconvenientes son su elevada complejidad, su coste y su vulnerabilidad ante fallos. MANUAL GUIA DE ACCESS 2007

Unidad 1. Elementos bsicos de Access 2007

Vamos a ver cules son los elementos bsicos de Access 2007 , la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven. Tambin veremos cmo obtener ayuda, por si en algn momento no sabemos cmo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposicin de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema. ARRANCAR ACCESS 2007 Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra

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lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre l, y se iniciar el programa Desde el icono de Access 2007 del escritorio .

Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botn cerrar Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4. Hacer clic sobre el Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access .

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

Elementos bsicos de Access 2007

La barra de Ttulo

La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.

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La barra de Acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar Imprimir o Deshacer .

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y aparecern los comandos ms frecuentes para elegir.

Pulsando en Ms comandos se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir otras acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

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La Banda de Opciones

La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creacin de los diferentes elementos que se pueden crear en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Access. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa El Botn de Office

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Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men con las opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir... Si conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del men Archivo. A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones pulsando Alt + A.

Este men contiene dos tipos bsicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual. O tambin, al hacer clic en la opcin puede aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir. Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Colocando el ratn en ese tringulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opcin Administar para acceder a las opciones de administracin de la base de datos.

La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos en cada momento.

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Por ejemplo aqu nos indica que tenemos la tecla de teclado numrico pulsada ( Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinmica, Grfico dinmico y Diseo con los cuatro botones que aparecen a la derecha. Estas vistas las iremos viendo a lo largo del curso.

Crear, abrir y cerrar una Base de Datos

Para crear una nueva base de datos debemos:

Hacer clic sobre la opcin Nuevo del Botn de Office (haciendo clic en el icono de Office en la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla.

Aparecer la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access. Selecciona la opcin Base de datos en blanco. En la parte inferior tambin podrs seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos basada en ella.

A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

Aqu debers indicar el Nombre de archivo de la base de datos. Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botn Buscar ubicacin .

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Se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardar.

En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada. Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. Los iconos que aparecen a la derecha del cuadro Guardar en:, te los explicamos aqu .

En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la pantalla de Introduccin a Microsoft Office Access. En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecer la ruta y el nombre que escogiste. Pulsar el botn Crear para crear la base de datos. Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin .ACCDB.

Por defecto, Access abrir una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.

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Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se crean a partir de stas. Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploracin, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. En principio slo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access crear por defecto. Puedes ocultarlo haciendo clic en el botn Ocultar .

Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y de qu forma. Si quieres ver cmo funciona el Panel de Exploracin te recomendamos que visites este avanzado Se puede cerrar una base de datos de varias formas: Cerrando Access: Ir al Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access. O bien hacer clic sobre el botn Cerrar Sin cerrar Access: En el Botn de Office , elegir la opcin Cerrar base de datos. de la ventana Base de datos. .

Abrir una base de datos.

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Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos: Desde el Botn de Office : Ir al Botn de Office . Elegir la opcin Abrir...

Desde los documentos recientes del Botn de Office :

Despliega el Botn de Office donde aparecen las ltimas bases de datos que se abrieron bajo el ttulo de Documentos recientes. Haz clic en la que quieras abrir.

Desde la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access: Nada ms abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opcin en Inicio Todos los Programas aparecer la pantalla de Introduccin a Microsoft Office Access. En la parte derecha vers el marco Abrir base de datos reciente. Selecciona una que quieras abrir o haz clic en el enlace Ms... para buscar el archivo de la base de datos que quieres abrir.

En cualquiera de los casos en los que no selecciones una base de datos concreta se abrir el cuadro de dilogo Abrir para que busques el archivo:

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Elegir la carpeta donde est la base de datos que queremos abrir. Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella. Al abrir una carpeta, sta se situar en el cuadro superior Buscar en:, y ahora en el cuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta. Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro Nombre de archivo: y hacer clic sobre el botn Abrir. O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrir directamente.

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Cuestionario 1. Crear, abrir y cerrar una base de datos

1. No hay que cerrar nunca una base de datos sin haberla guardado anteriormente ya que sino se perderan los ltimos cambios. a) Verdadero. b) Falso. 2. No se pueden tener abiertas varias bases de datos a la vez en una misma sesin de Access. a) Verdadero. b) Falso. 3. El objeto ms importante de una base de datos es la tabla. a) Verdadero. b) Falso. 4. Las nicas formas de abrir una base de datos es utilizando la opcin Abrir del Botn de Office . a) Verdadero. b) Falso. 5. El botn a) Abrir. b) Nuevo. c) Cerrar. 6. El icono significa... significa...

a) Deshacer. b) Volver. c) Cerrar. 7. El icono a) Abrir. b) Imprimir. c) Destruir. 8. Si hacemos clic sobre el botn Nuevo en el Botn de Office : a) Aparecer el cuadro de dilogo Nuevo, para crear una nueva base de datos. b) Aparecer directamente una base de datos vaca en pantalla. significa...

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c) Cualquiera de las dos primeras opciones. d) Ninguna de las opciones anteriores. 9. En el Botn de Office encontraremos: a) La opcin para guardar la base de datos. b) La opcin de abrir una base de datos. c) Cualquiera de las dos primeras opciones. d) Ninguna de las opciones anteriores. 10. El icono sirve para...

a) Grabar un disquete con la informacin obtenida. b) Guardar los cambios realizados. c) Cualquiera de las dos primeras opciones. d) Ninguna de las opciones anteriores.

Crear tablas de datos

Aqu veremos cmo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base de datos en los temas siguientes y luego trabajar con stos utilizando las ventajas que nos proporciona Access 2007. Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear para visualizar sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:

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El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la columna.

Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y slo tendrs que rellenarla con sus datos. Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con acceso al mismo sitio. Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendr y otras consideraciones como claves, etc... Otra forma rpida de llegar a la vista Diseo es seleccionando la vista desde la pestaa Hoja de datos, o haciendo clic en el botn de Vista de Diseo en la barra de estado:

Aparecer la vista de Diseo de la tabla:

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En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1). A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y as sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) para definir propiedades del campo es decir caractersticas adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres. Para seguir pasa a la pgina siguiente... Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr la tabla:

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En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo. Para ms informacin sobre los diferentes tipos de datos haz clic aqu Si deseas informacin sobre el asistente para bsquedas haz clic aqu . .

Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar ms caractersticas del campo, caractersticas que veremos con detalle en la unidad temtica siguiente. A continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla. Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una descripcin del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecer en la barra de estado de la hoja de datos. Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos (columnas) de la tabla.

La clave principal
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro al cual identifica. No podemos definir ms de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo.

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Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal. Hacer clic sobre el botn Clave principal en el marco Herramientas de la pestaa Diseo.

A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el born anterior .

Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal. Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:

Para guardar una tabla, podemos: Ir al Botn de Office y elegir la opcin Guardar. O bien hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de Acceso Rpido.

Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de dilogo: Escribir el nombre de la tabla. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de dilogo avisndonos de ello, y preguntndonos si queremos que Access cree una, si le decimos que S nos aade un

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campo de tipo autonumrico y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.

Cerrar una tabla.

Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos: Hacer clic derecho sobre la pestaa con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el men emergente.

O bien hacer clic sobre el botn Cerrar pestaa.

que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel que la

Cuestionario 2. Crear tablas de datos

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1. La tabla es el primer objeto a crear dentro de una base de datos. a) Verdadero. b) Falso. 2. Todas las tablas deben tener una clave principal. a) Verdadero. b) Falso. 3. Las propiedades de los campos varan segn la descripcin del campo. a) Verdadero. b) Falso. 4. Al guardar una tabla sta tendr la extensin .ACCDB. a) Verdadero. b) Falso. 5. En un campo de tipo Objeto OLE se puede almacenar una fotografa. a) Verdadero. b) Falso. 6. Un campo de bsqueda ... a) ...tiene asociado un cuadro combinado con una lista de valores. b) ...aparece precedido del icono Buscar c) Ninguna de las anteriores. 7. El icono crea...

a) Una Clave principal sobre todos los campos de la tabla. b) Una Clave principal sobre el campo seleccionado. c) Una Clave principal nueva generada automticamente. 8. Para crear una clave principal compuesta por tres campos... a) ...no se puede. b) ...defino el 1 como clave, luego el 2 y por ltimo el 3. c) ...selecciono los tres campos y hago clic en el icono Clave principal. 9. Si hacemos clic sobre el botn de la pestaa Crear.

a) Se crear una nueva tabla utilizando el asistente. b) Se abrir la Hoja de datos de una nueva tabla.

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c) Se abrir un cuadro de dilogo. d) Ninguna de las opciones anteriores. 10. Para cerrar una tabla tenemos que... a) Hacer clic en el botn b) Hacer clic en el botn c) Hacer clic en el botn . . .

d) Ninguno de las anteriores.

Modificar tablas de datos

Aqu veremos las tcnicas de edicin de registros para modificar tanto la definicin de una tabla como los datos introducidos en ella.

Modificar el diseo de una tabla.

Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo, aadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos que realizar una modificacin en su diseo: Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera. Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseo en el men contextual:

Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada en la unidad temtica anterior. Para modificar la definicin de un campo , posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias. Para aadir un nuevo campo, ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo,

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o bien, situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botn de la pestaa Diseo, en este ltimo caso el nuevo campo se insertar delante del que estamos posicionados. Para eliminar un campo, posicionarse en el campo y hacer clic en el botn o bien, seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando est remarcada pulsar la tecla Supr o Del. Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campo tambin desaparecern. de la pestaa Diseo.

Por ltimo, guardar la tabla.

Desplazarse dentro de una tabla.

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento:

La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de la tabla. El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual. Al final donde pone de 3 nos indica el nmero total de registros que en nuestro caso es tres. Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuacin: para ir al primer registro de la tabla. para ir al registro anterior en la tabla. para ir al registro siguiente en la tabla. para ir al ltimo registro de la tabla. para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla. Podemos ir tambin directamente a un registro determinado de la siguiente forma: Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual. Escribir el nmero del registro al cual queremos ir. Pulsar INTRO. Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA ABAJO,

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FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.

tabla. El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual. Al final donde pone de 3 nos indica el nmero total de registros que en nuestro caso es tres. Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuacin: para ir al primer registro de la tabla. para ir al registro anterior en la tabla. para ir al registro siguiente en la tabla. para ir al ltimo registro de la tabla. para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla. Podemos ir tambin directamente a un registro determinado de la siguiente forma: Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual. Escribir el nmero del registro al cual queremos ir. Pulsar INTRO.

Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.

Buscar y reemplazar datos.

Muchas veces necesitaremos buscar algn registro conociendo el valor de alguno de sus campos . Para poder realizar esta operacin tenemos a nuestra disposicin la herramienta Buscar de Access 2007. Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de datos, a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar y finalmente hacer clic en el botn Find de la pestaa Inicio:

Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar siguiente:

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En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar. En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por defecto coge el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque en cualquier campo seleccionamos de la lista el nombre de la tabla. En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:

Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor introducido en el campo. Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene porque coincidir exactamente con l. Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo. Despus podemos indicarle Buscar: Todos para buscar en todos los registros de la tabla. Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos encontramos situados. Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta el ltimo.

Si activamos la casilla Maysculas y minsculas diferencia a la hora de buscar entre maysculas y minsculas (si buscamos Mara no encontrar mara). Hacemos clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda y se posicionar en el primer registro que cumpla la condicin de bsqueda. Si queremos seguir la bsqueda, hacer clic sobre el botn Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos. Despus cerrar el cuadro de dilogo.

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Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la opcin Reemplazar. Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de datos a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos reemplazar y finalmente hacer clic en el botn Reemplazar del marco Buscar de la pestaa Inicio.

O bien hacer clic sobre el botn Buscar en el mismo sitio y seleccionar la pestaa Reemplazar. Vers el cuadro de dilogo de la siguiente forma:

La pestaa Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y adems un cuadro para introducir el valor de sustitucin, el cuadro Reemplazar por: y un botn Reemplazar que reemplaza el valor donde nos encontramos en ese momento, y un botn Reemplazar todos que sustituye todos los valores encontrados por el de sustitucin. Esta opcin hay que utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden ocurrir resultados inesperados sobre todo si no utilizamos la opcin Hacer coincidir todo el campo.

Cuestionario 3. Modificar tablas de datos

1. El diseo de una tabla nos permite modificar la estructura de la tabla. a) Verdadero. b) Falso. 2. Es peligroso modificar el diseo de una tabla si ya hemos introducido registros en sta. a) Verdadero. b) Falso. 3. Si estamos introduciendo datos en una tabla y queremos ir a su diseo tendremos que cerrar primero la tabla. a) Verdadero. b) Falso. 4. Un registro se puede aadir en cualquier momento y en cualquier posicin dentro de la tabla.

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a) Verdadero. b) Falso. 5. La clave principal no se puede cambiar una vez asignada a un campo sino se perderan los datos. a) Verdadero. b) Falso. 6. Para saber cuntas filas tiene una tabla ... a) ...necesariamente debo posicionarme en la ltima fila. b) ...tengo el dato en la barra de desplazamiento. c) Ninguna de las anteriores. 7. La opcin en el men contextual del nombre de una tabla permite...

a) ...ir a la Hoja de datos de la tabla. b) ...ir al diseo de la tabla. c) ...abrir el asistente. 8. El botn de la seccin Registros en la pestaa Inicio permite...

a) ...borrar una columna. b) ...borrar una fila de datos. c) ...deshacer la ltima accin. 9. La barra a) ...ir a un registro determinado. b) ...crear un nuevo registro. c) ...cualquiera de las dos primeras opciones es vlida. d) Ninguna de las opciones anteriores. 10. Si estamos introduciendo los datos en una tabla y pulsamos la tecla FLECHA DERECHA ... a) ...iremos al siguiente campo. b) ...iremos al siguiente registro. c) ...las dos anteriores pueden ser correctas. d) Ninguna de las opciones anteriores. nos permite...

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Propiedades de los campos

Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseo de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos pestaas, la pestaa General donde indicamos las caractersticas generales del campo y la pestaa Bsqueda en la que podemos definir una lista de valores vlidos para el campo, esta ltima pestaa est explicada en el tema 3 junto con el asistente de bsqueda.

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Las propiedades de la pestaa General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaa Bsqueda cambian segn el tipo de control asociado al campo. Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de haber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos. A continuacin explicaremos las propiedades de que disponemos segn los diferentes tipos de datos.

Tamao del campo

Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor mximo de 255

Para los campos Numrico, las opciones son: Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos. Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas. Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb) Los campos Autonumrico son Entero largo. A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao.

Formato del campo

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumrico. Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son: Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos. Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el smbolo monetario asignado en Windows como puede ser . Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro. Fijo: presenta los valores sin separador de millares.

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Estndar: presenta los valores con separador de millares. Porcentaje: multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%). Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica. Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos: Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000. Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000. Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao. Ejemplo: 01/08/00. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de aos entre 1930 y 1999. Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20. Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM. Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35. Los campos S/No Activado/Desactivado. disponen de los formatos predefinidos S/No, Verdadero/Falso y

S, Verdadero y Activado son equivalentes entre s, al igual que lo son No, Falso y Desactivado. Nota: El control predeterminado para un dato S/No es la casilla de verificacin por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificacin y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la pestaa Bsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuacin.

Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se tendran que crear formatos personalizados. Si deseas ms informacin sobre la personalizacin de formatos haz clic aqu

Lugares decimales

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Esta propiedad nos permite indicar el nmero de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Nmero o Moneda.

Mscara de entrada
Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara de entrada para un campo Nmero de telfono que muestre exactamente cmo debe introducirse un nmero nuevo: (___) ___-____. Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botn que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad. Si deseas ms informacin sobre la personalizacin de mscaras de entrada haz clic aqu .

Ttulo
Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del campo. Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Ttulo, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento

Personalizar mscaras de entrada de los campos

Profundizar en la asignacin de mscaras de entrada a los campos de una tabla.

Una mscara de entrada es un formato que asignamos para la introduccin de valores en el campo. Al igual que con el formato se pueden generar mscaras de entrada de forma automtica mediante el generador correspondiente o bien podemos definir nuestras propias mscaras de entrada. La propiedad Mscara de entrada puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma (;). Seccin Descripcin Especifica la mscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, !(999) 999-9999. Para ver una lista de los caracteres que puedes utilizar para definir la mscara de entrada, mira la tabla que aparece a continuacin. Especifica si Access 2007 almacena los caracteres de visualizacin literales en la tabla al introducir datos. Si utilizas 0 para esta seccin, todos los caracteres de visualizacin literales (por ejemplo, el parntesis de una mscara de entrada de un nmero de telfono) se almacenan con el valor; si introduces 1 o

Primera

Segunda

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dejas esta seccin en blanco, slo se almacenan los caracteres introducidos en el control. Especifica el carcter que Access 2007 muestra para el espacio en el que el usuario debe escribir un carcter en la mscara de entrada. Para esta seccin puedes utilizar cualquier carcter; para mostrar una cadena en blanco, utiliza un espacio entre comillas (" ").

Tercera

Al crear una mscara de entrada, puedes utilizar caracteres especiales para hacer que la introduccin de determinados datos (por ejemplo, el cdigo de rea de un nmero de telfono) sea obligatoria y que los dems datos sean opcionales (como la extensin de telfono). Estos caracteres especifican el tipo de datos, como el nmero o el carcter que debe introducir para cada carcter de la mscara de entrada. Puedes definir una mscara de entrada utilizando los siguientes caracteres Una mscara de entrada es un formato que asignamos para la introduccin de valores en el campo. Al igual que con el formato se pueden generar mscaras de entrada de forma automtica mediante el generador correspondiente o bien podemos definir nuestras propias mscaras de entrada. La propiedad Mscara de entrada puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma (;). Seccin Descripcin Especifica la mscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, !(999) 999-9999. Para ver una lista de los caracteres que puedes utilizar para definir la mscara de entrada, mira la tabla que aparece a continuacin. Especifica si Access 2007 almacena los caracteres de visualizacin literales en la tabla al introducir datos. Si utilizas 0 para esta seccin, todos los caracteres de visualizacin literales (por ejemplo, el parntesis de una mscara de entrada de un nmero de telfono) se almacenan con el valor; si introduces 1 o dejas esta seccin en blanco, slo se almacenan los caracteres introducidos en el control. Especifica el carcter que Access 2007 muestra para el espacio en el que el usuario debe escribir un carcter en la mscara de entrada. Para esta seccin puedes utilizar cualquier carcter; para mostrar una cadena en blanco, utiliza un espacio entre comillas (" ").

Primera

Segunda

Tercera

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Al crear una mscara de entrada, puedes utilizar caracteres especiales para hacer que la introduccin de determinados datos (por ejemplo, el cdigo de rea de un nmero de telfono) sea obligatoria y que los dems datos sean opcionales (como la extensin de telfono). Estos caracteres especifican el tipo de datos, como el nmero o el carcter que debe introducir para cada carcter de la mscara de entrada. Puedes definir una mscara de entrada utilizando los siguientes caracteres Carcter 0 9 Definicin Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms [+] y menos [-] no permitidos). Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos ms y menos no permitidos). Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edicin, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos ms y menos permitidos). Letra (A a Z, entrada obligatoria). Letra (A a Z, entrada opcional). Letra (A a Z, entrada opcional). Letra o dgito (entrada opcional). Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria). Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional). Marcador de posicin decimal y separadores de miles, hora y fecha. Hace que todos los caracteres se conviertan a minsculas. Hace que todos los caracteres se conviertan a maysculas. Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la mscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puedes incluir el signo de exclamacin en cualquier lugar de la mscara de entrada. Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal (por ejemplo, \A se muestra slo como A).

L ? A a & C .,:;-/ < >

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Personalizar formatos de los campos.

Objetivo.
Profundizar en la asignacin de formatos a los campos de las tablas.

Formatos.
Cuando definimos un formato para un determinado campo, le estamos indicando a Access cmo deber presentar los datos almacenados en el campo. Para simplificarnos la tarea Access tiene formatos predefinidos para ciertos tipos de datos, por ejemplo para los campos numricos est el formato nmero estndar, moneda, etc..., para el tipo fecha tenemos los formatos fecha corta, fecha larga, hora, etc... Pero podemos definir nuestros propios formatos. En la personalizacin de los formatos de los campos de las tablas se pueden utilizar de forma genrica cualquiera de esos smbolos: Smbolo (espacio) "ABC"
! *

Significado Muestra espacios como caracteres literales. Muestra todo el contenido de las comillas tipogrficas como caracteres literales. Realiza la alineacin a la izquierda en lugar de la alineacin a la derecha. Rellena el espacio disponible con el siguiente carcter. Muestra el siguiente carcter como un carcter literal. Tambin puede mostrar caracteres literales incluyndolos entre comillas tipogrficas. Muestra los datos con el color especificado entre los corchetes. Colores disponibles: Negro, Azul, Verde, Aguamarina, Rojo, Fucsia, Amarillo, Blanco.

[color]

A parte de estos smbolos tenemos otros propios de cada tipo de dato que veremos a continuacin. No se puede mezclar los smbolos de formato personalizados para los tipos de datos Nmero y Moneda con los smbolos de formato de los campos Fecha/Hora, S/No, o Texto y Memo.

Ahora vamos a detallar los formatos personalizados dependiendo del tipo de dato.

Para los campos de tipo Nmero y Moneda.

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Los formatos numricos personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones con signos de punto y coma (;) como separador de lista. Cada seccin contiene la especificacin de formato para un tipo de nmero diferente. Seccin Primera Segunda Tercera Cuarta Descripcin El formato para los nmeros positivos. El formato para los nmeros negativos. El formato para los valores cero. El formato para los valores nulos.

Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente formato Moneda personalizado: #,##[Verde];(0,00)[Rojo];"Cero";"Nulo" Este formato numrico contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada seccin. Con este formato estamos indicando que los nmeros positivos (1seccin) se escriben en verde, llevan el signo del euro delante, no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (#.##); los nmeros negativos se escriben en rojo, entre parntesis con el detrs y con dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los nulos por la palabra nulo. Si utilizas varias secciones pero no especificas un formato para cada seccin, las entradas para las que no hay ningn formato no mostrarn nada o tomarn como valor predeterminado el formato de la primera seccin. Puedes crear formatos numricos personalizados mediante los smbolos siguientes: Smbolo , (coma) . (punto) 0 # $ % Descripcin Separador decimal Separador de miles Marcador de posicin de dgitos. Muestra un dgito 0. Marcador de posicin de dgitos. Muestra un dgito o nada. Muestra el carcter literal "$" Muestra el carcter literal "" Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se le anexa un signo de porcentaje.

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E- o e-

Notacin cientfica con un signo menos (-) junto a los exponentes negativos y nada junto a los exponentes positivos. Este smbolo debe utilizarse con otros smbolos, como en el ejemplo 0,00E-00 o 0,00E00. Notacin cientfica con un signo menos junto a los exponentes negativos y un signo ms (+) junto a los exponentes positivos. Este smbolo debe utilizarse con otros smbolos, como en el ejemplo 0,00E+00.

E+ o e+

Continuar con el avanzado...

Personalizar formatos de los campos.

Para los campos de tipo Fecha/Hora. Puedes crear formatos de fecha y hora personalizados mediante los smbolos siguientes. Smbolo : (dos puntos) / c d dd ddd dddd ddddd dddddd se ee m Descripcin Separador de horas Separador de fechas Igual que el formato predefinido Fecha general. Da del mes en uno o dos dgitos numricos, segn sea necesario (1 a 31). Da del mes en dos dgitos numricos (01 a 31). Tres primeras letras del da de la semana (Lun a Dom) Nombre completo del da de la semana (Lunes a Domingo). Igual que el formato predefinido Hora corta. Igual que el formato predefinido Fecha larga. Da de la semana (1 a 7). Semana del ao (1 a 53). Mes del ao en uno o dos dgitos numricos, segn sea necesario (1 a 12).

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mm mmm mmmm t a aa aaaa h hh n nn s ss ttttt AM/PM am/pm A/P a/p AMPM

Mes del ao en dos dgitos numricos (01 a 12). Tres primeras letras del mes (Ene a Dic). Nombre completo del mes (Enero a Diciembre). Fecha mostrada como trimestre del ao (1 a 4). Nmero de da del ao (1 a 366). Dos ltimos dgitos del ao (01 a 99). Ao completo (0100 a 9999). Hora en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 23). Hora en dos dgitos (00 a 23). Minuto en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 59). Minuto en dos dgitos (00 a 59). Segundo en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 59). Segundo en dos dgitos (00 a 59). Igual que el formato predefinido Hora larga. Reloj de 12 horas con las letras maysculas "AM" o "PM", segn sea apropiado. Reloj de 12 horas con las letras minsculas "am" o "pm", segn sea apropiado. Reloj de 12 horas con la letra mayscula "A" o "P", segn sea apropiado. Reloj de 12 horas con la letra minscula "a" o "p", segn sea apropiado. Reloj de 12 horas con el designador de maana/tarde apropiado.

Para los campos de tipo S/No. El tipo de datos S/No puede utilizar formatos personalizados que contengan hasta tres secciones.

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Seccin

Descripcin Esta seccin no tiene ningn efecto en el tipo de datos S/No. No obstante, se requiere un signo de punto y coma (;) como marcador de posicin. El texto para mostrar en lugar de los valores S, Verdadero o Activado. El texto para mostrar en lugar de los valores No, Falso o Desactivado.

Primera

Segunda

Tercera

Para los campos de tipo Texto y Memo. Puede crear formatos de Texto y Memo personalizados mediante los siguientes smbolos. Smbolo @ & < > Descripcin Se necesita un carcter de texto (ya sea un carcter o un espacio). No se necesita un carcter de texto. Convertir todos los caracteres a minsculas. Convertir todos los caracteres a maysculas.

Los formatos personalizados para los campos Texto y Memo pueden tener hasta dos secciones. Cada seccin contiene la especificacin de formato para diferentes datos de un campo. Seccin Primera Descripcin Formato para los campos con texto. Formato para los campos con cadenas de longitud cero y valores nulos.

Segunda

Propiedades de los campos

Valor predeterminado
El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo si no introducimos

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ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayora de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cul va a ser ese valor y as que se introduzca automticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla. Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayora de clientes son de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y as a la hora de introducir los diferentes clientes, automticamente aparecer el valor Valencia y no lo tendremos que teclear. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico.

Regla de validacin
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente. Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000. Para formar la condicin puedes utilizar el generador de expresiones como te explicamos en la secuencia animada. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico.

Texto de validacin
En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validacin especificada en la propiedad anterior. Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqu de su error y pueda solucionarlo. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico.

Requerido
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor S, en caso contrario el valor ser el de No. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico.

Permitir longitud cero

Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores

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de cadena que no contengan caracteres o estn vacos.

Indexado
Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin. Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un ndice sobre este campo para hacer ms rpida la bsqueda. Esta propiedad dispone de tres valores: No: Sin ndice. S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo). S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores duplicados.

El Generador de Expresiones.
El generador de expresiones, como su nombre indica, te ayudar a escribir cualquier expresin en Access, por ejemplo las expresiones de validacin para campos . Su uso es bastante sencillo, pues su sintaxis se aproxima bastante al lenguaje natural. La nica clave que deberemos tomar en cuenta son las funciones predefinidas de Access. Pero vayamos por orden. Al abrir el generador de expresiones lo primero que veremos ser esta pantalla:

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Utilizando el generador
Todo lo que escribas ser comparado contra el valor sobre el que se ejecute la validacin . As que, normalmente, todas empezarn por uno de los smbolos incluidos en la botonera de comparacin . Como puedes ver los smbolos que introducirn en la caja de texto (donde vemos nuestra expresin final) son Igual, Mayor que, Menor que y Diferente de. De todas formas podemos ayudarnos de los cuadros ms abajo y buscar el tipo de operador que queremos utilizar

Como puedes ver navegar por estos mens es muy sencillo. De izquierda a derecha ves seleccionando la categora del elemento que quieras introducir y finalmente cuando tengas el elemento seleccionado pulsa el botn Pegar (o haz doble clic sobre l) y el elemento se pegar en el campo de texto de la Expresin. Utilizando este podrs incluir los mismos elementos que utilizando los botones e incluso an ms. chemosle un vistazo a la carpeta Funciones. Nota: Recuerda que es mejor utilizar el operador & para unir cadenas, y el operador + para la suma de valores.

Funciones del generador

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Si desplegamos la carpeta Funciones nos encontraremos con otra que tambin deberemos desplegar: Funciones incorporadas. Estas funciones son un conjunto recogido por Access que te ayudar a incluir en tus validaciones funcionalidades varias entre Conversin de valores, Fecha y Hora, Generales, Matemticas y tratamiento de Texto. Igual que antes debers buscar la categora que encaje con lo que ests buscando y finalmente, cuando encuentres la funcin, incluirla en la Expresion. En el ejemplo que puedes ver en la imagen hemos realizado una validacin sobre un campo de Fecha , y estamos exigiendo que la fecha introducida sea menor que la fecha actual (que sera lo que nos devolver la funcin Fecha()).

Cuando tengas la expresin completa slo debers pulsar el botn Aceptar y sta se aadira como expresin de validacin a nuestro campo. Algunas funciones requieren una serie de argumentos que se deben de especificar entre parntesis despus del nombre de la funcin, para saber si la funcin requiere argumentos, en la parte inferior del cuadro de dilogo Generador de expresiones, aparece el formato de la funcin, en nuestro caso, como la funcin que hemos elegido no requiere argumentos vemos: Fecha() Si hubiesemos elegido en la categora Matemticas, la funcin Redondear, nos aparecera abajo Redondear(Nmero;Precisin), indicndonos que entre parntesis debemos escribir el Nmero que queremos redondear (o el nombre del campo que contiene ese valor) y separados por un punto y coma la Precisin (es decir el nmero de decimales que queremos conservar).

Los ndices.
Un ndice en informtica es como el ndice de un libro donde tenemos los captulos del libro y la pgina donde empieza cada captulo. No vamos a entrar ahora en cmo se implementan los ndices internamente ya que no entra en los objetivos del curso pero s daremos unas breves nociones de cmo se definen, para qu sirven y cundo hay que utilizarlos y cuando no. Un ndice es una estructura de datos que permite recuperar las filas de una tabla de forma ms rpida adems de proporcionar una ordenacin distinta a la natural de la tabla. Un ndice se define sobre una columna o sobre un grupo de columnas , y las filas se ordenarn segn los valores contenidos en esas

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columnas. Por ejemplo, si definimos un ndice sobre la columna poblacion de una tabla de clientes, el ndice permitir recuperar los clientes ordenados por orden alfabtico de poblacin. Si el ndice se define sobre varias columnas, los registros se ordenarn por la primera columna, dentro de un mismo valor de la primera columna se ordenarn por la segunda columna , y as sucesivamente. Por ejemplo si definimos un ndice sobre las columnas provincia y poblacion se ordenarn los clientes por provincia y dentro de la misma provincia por poblacin, apareceran los de ALICANTE Denia, los de ALICANTE Xixona, VALENCIA Benetsser, y finalmente los de VALENCIA Oliva. El orden de las columnas dentro de un ndice es importante, si retomamos el ejemplo anterior y definimos el ndice sobre poblacion y provincia, apareceran los de VALENCIA Benetusser, seguidos de los ALICANTE Denia, VALENCIA Oliva, y finalmente los de ALICANTE Xixona. Ahora se han ordenado por poblacin y los clientes de la misma poblacin se ordenan por el campo provincia.

Ventajas e inconvenientes.
Ventajas: Si una tabla tiene definido un ndice sobre una columna Access puede localizar mucho ms rpidamente una fila que tenga un determinado valor en esa columna. Recuperar las filas de una tabla de forma ordenada por la columna en cuestin tambin ser mucho ms rpido.

Inconvenientes: Al ser el ndice una estructura de datos adicional a la tabla, ocupa un poco ms de espacio en disco. Cuando se aaden, modifican o se borran filas de la tabla, el sistema debe actualizar los ndices afectados por esos cambios lo que supone un tiempo de proceso mayor. Por estas razones no es aconsejable definir ndices de forma indiscriminada. Los inconvenientes comentados en este punto no son nada comparados con las ventajas si la columna sobre la cual se define el ndice es una columna que se va a utilizar a menudo para buscar u ordenar las filas de la tabla. Por eso una regla bastante acertada es definir ndices sobre columnas que se vayan a utilizar a menudo para recuperar u ordenar las filas de una tabla. El Access de hecho crea automticamente ndices sobre las columnas claves principales y sobre los campos que intervienen en las relaciones ya que se supone que se utilizan a menudo para recuperar filas concretas.

Cmo definir un ndice

Los ndices forman parte de la estructura de la tabla, luego se definen y modifican desde la vista Diseo de tabla. Si el ndice se basa en un slo campo. Seleccionar el campo y modificar la propiedad Indexado.

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Si pulsamos en la flecha de la derecha aparecen tres opciones:

No: no tiene ndice. S (Con duplicados) : se define un ndice con duplicados es decir que en la tabla podremos tener varias filas con el mismo valor en esa columna. S (Sin duplicados): se define un ndice sin duplicados es decir que en la tabla no podremos tener dos filas con el mismo valor en esa columna. Si el ndice se basa en varios campos. Tenemos que abrir la ventana ndices con haciendo clic en el botn Indices que se encuentra en la pestaa Diseo:

Al hacer clic sobre el aparecer una ventana como esta:

En la primera columna se pone el nombre del ndice, en la segunda columna el nombre del campo sobre el que se basa el ndice, y en la tercera columna podemos indicar el orden (si queremos que las filas de la tabla se ordenen de forma ascendente o descendente). Si el ndice se basa en varias columnas se pone el nombre del ndice en una primera lnea con el primer campo que contiene y en las lneas siguientes se indican los dems campos que forman el ndice. En nuestro ejemplo tenemos dos ndices definidos sobre la tabla, el ndice PrimaryKey lo ha creado Access cuando hemos definido el campo codigo como clave principal, y nosotros hemos definido otro que hemos llamado prov_local sobre los campos provincia y localidad.

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Observa que el orden puede ser distinto para cada uno de los campos. De esta forma el ndice se podr utilizar para recuperar los datos por orden alfabtico de provincia y dentro de cada provincia por localidad empezando por la letra z. Para definir el ndice basta realizar la misma operacin que para crear campos, posicionarse en una fila de la columna Nombre de ndice, escribir el nombre del ndice, pasar a la siguiente columna y escribir el nombre del campo o haciendo clic a la derecha del campo aparece la flecha que despliega la lista de campos que tiene la tabla para que seleccionemos el deseado, lo mismo para la columna Orden (esta columna, como solo tiene dos valores posibles, haciendo doble clic se pasa de Ascendente a Descendente y viceversa.) En la parte inferior tenemos las propiedades del ndice: Principal: indica si el ndice es el de la clave principal o no. nica: permite indicar si permitimos valores duplicados o no. nica = S significa que no admite valores duplicados. Ignorar Nulos: si ponemos que s las filas que tengan el valor nulo en el campo sern excluidas del ndice. Para modificar ndices ya definidos o borrar ndices o crear nuevos ndices utilizar la misma mecnica que para crear, borrar y modificar campos de una tabla.

Cuestionario 4 Propiedades de los campos

1. En la propiedad Texto de validacin se pone la condicin que deben cumplir los datos introducidos en el campo. a) Verdadero. b) Falso. 2. Si ponemos un texto en la propiedad Ttulo, este texto se visualizar en la barra de estado.

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a) Verdadero. b) Falso. 3. En un campo numrico no poner nada en la propiedad Valor predeterminado es equivalente a poner un cero. a) Verdadero. b) Falso. 4. Mejora la tabla definir todos sus campos como indexados. a) Verdadero. b) Falso. 5. La clave principal est indexada Sin duplicados. a) Verdadero. b) Falso. 6. Para introducir los datos con un determinado formato se utiliza la propiedad... a) ...formato. b) ...mscara de entrada. c) ...valor predeterminado. 7. Tengo un campo de tipo texto, voy a introducir un texto en l pero el texto a introducir es demasiado largo... a) ...aumento el valor de la propiedad Tamao. b) ...no puedo aumentar el Tamao por tener ya datos introducidos y se perderan. c) ...cambio la propiedad Mscara de entrada. 8. El tipo Numrico Entero permite... a) ...almacenar nmeros hasta con dos decimales. b) ...no permite decimales. c) ...no permite nmeros negativos. 9. Para obligar a introducir valores en un determinado campo... a) ...pongo el valor S en la propiedad Requerido. b) ...pongo una mscara de entrada apropiada. c) ...no existe ninguna forma. d) ...pongo el valor No en la propiedad Requerido.

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10. Si he definido un ndice Sin duplicados basado en los campos Provincia y localidad... a) ...no podr tener dos registros de la misma localidad. b) ...no podr tener dos registros de la misma provincia. c) Las dos respuestas anteriores son correctas. d) Las tres afirmaciones anteriores son falsas.

Las Relaciones
En esta unidad veremos cmo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones que pueden existir entre dos tablas de una base de datos.

Crear la primera relacin.

Para crear relaciones en Access 2007 primero deberemos acceder a la ventana Relaciones deberemos hacer clic en el botn Relaciones que se encuentra en la pestaa Herramientas de base de datos.

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarn parte de la relacin a crear. Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin haciendo clic sobre ella, aparecer dicha tabla remarcada. Hacer clic sobre el botn Agregar. Repetir los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas de las relaciones a crear. Hacer clic sobre el botn Cerrar.

Ahora aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior.

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Para crear la relacin: Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal (en nuestro caso codigo). Pulsar el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el campo numero de la tabla secundaria (aulaClic_Facturas). Soltar el botn del ratn. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones siguiente:

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas ( aulaClic_clientes y aulaClic_Facturas) y debajo de stos el nombre de los campos de relacin (codigo y numero). Ojo! siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de informacin y por lo tanto del mismo tipo. Observa en la parte inferior el Tipo de relacin que se asignar dependiendo de las caractersticas de los campos de relacin (en nuestro caso uno a varios). Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste.

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Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. Para terminar, hacer clic sobre el botn Crear. Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones.

Integridad referencial
La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access 2007 para asegurarse que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se borren o cambien datos relacionados de forma accidental. Al exigir integridad referencial en una relacin le estamos diciendo a Access 2007 que no nos deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se ha introducido el registro relacionado en la tabla principal. Por ejemplo: Tenemos una tabla de habitantes y una tabla de poblaciones, en la tabla Habitantes tengo un campo Poblacion que me indica en qu poblacin vive el habitante, las dos tablas deberan estar relacionadas por el campo Poblacion, en esta relacin de tipo uno a varios la tabla Poblaciones es la tabla principal y la tabla Habitantes la secundaria (una poblacin tiene varios habitantes). Si marcamos la casilla Integridad Referencial, no nos dejar asignar a un habitante una poblacin que no exista en la tabla Poblaciones.

La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas: Actualizar en cascada los campos relacionados : Hace que cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal, automticamente cambiarn los valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria. Por ejemplo: Si cambiamos el nombre de la poblacin Onteniente por Ontinyent en la tabla Poblaciones, automticamente en la tabla Habitantes, todos los habitantes de Onteniente se cambiarn a Ontinyent. Eliminar en cascada los registros relacionados : Cuando se elimina un registro de la tabla principal se borrarn tambin los registros relacionados en la tabla secundaria. Por ejemplo: Si borramos la poblacin Onteniente en la tabla Poblaciones, automticamente todos los habitantes de Onteniente se borrarn de la tabla de Habitantes. Si no marcamos ninguna de las opciones no nos dejar ni cambiar el nombre de una poblacin ni eliminar una poblacin si sta tiene habitantes asignados.

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