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EL ORGANIGRAMA

Integrantes:
Fanny Ahumada Recabarren
Tania Díaz Vásquez
Ignacio Lizana Carreño
Joy Medina Bravo

Grupo: 5

Profesor:
Sr. Ibar Vargas Venegas

Programa:
Ingeniería en Sistemas Computacionales

11 de Junio de 2009
Universidad Técnica Federico Santa María
Sede Viña del Mar
RESUMEN

Existen muchas definiciones de organigrama dependiendo de los autores, como


definición general el organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran
gráficamente las funciones, departamentos o posiciones de la organización y cómo están
relacionados, mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. Las
unidades individuales suelen aparecer dentro de casillas que están conectadas unas a otras
mediante líneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los canales oficiales de
comunicación.
Para la preparación de un organigrama es necesario seguir una serie de actividades
se deben reunir información con respecto al número de personas a incluir, esto a modo de
control de la creación del organigrama, otro dato es el número de niveles que se necesitan
para el organigrama y las unidades que comprende cada nivel, se investigarán los puestos
que corresponden a cada unidad y sus respectivas plazas, se debe definir las relaciones
entre las unidades definidas anteriormente. En caso de elaborar organigramas funcionales
se requiere información sobre las funciones que realice cada una de las unidades que vayan
a quedar representadas en el organigrama.
Al momento de la creación, se debe tener en cuenta la situación de la empresa si es
una organización nueva, la única fuente de información la constituyen los estudios y
proyectos realizados. En cambio, si la organización ya existe las fuentes de información
pueden ser los archivos de la institución, empleados y funcionarios además de los lugares
donde se realiza el trabajo.
Es necesario señalar que para la elaboración y/o actualización de un organigrama
es importante la iniciativa de la unidad encargada a petición o por órdenes superiores.
Además se requiere de personal compenetrado con la materia por lo que es procedente
efectuar una selección del equipo que se asignará para este efecto; asimismo, se puede
capacitar a personal de apoyo. En caso de trabajos muy específicos y de poca complejidad,
basta con designar un responsable para llevarlo acabo.
La planeación de actividades para construir un organigrama se debe plasmar en un
documento rector que sirva como marco de actuación, para lo cual puede emplearse una

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gráfica de Gantt y/o una red, independientemente que se complemente con una exposición
de motivos (naturaleza, propósito, acciones, etcétera) en forma adicional. Este trabajo debe
concentrarse en formatos que permitan su manejo ágil y claro, se recomienda ordenar en
carpetas en calidad de documentos fuente.
A modo de control, se realiza un examen crítico de los datos obtenidos con el fin
de detectar posibles contradicciones, lagunas o duplicidad de funciones.

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ÍNDICE

RESUMEN 2
ÍNDICE 4
INTRODUCCIÓN 7
1. CONCEPTOS Y OBJETIVOS DEL ORGRANIGRAMA 8
1.1. CONCEPTO 8
1.2. FINALIDAD DEL ORGANIGRAMA 9
1.3. FUNCIONES 9
1.4. VENTAJAS 10
1.5. DESVENTAJAS 11
1.6. LIMITACIONES DE LOS ORGANIGRAMAS 11
2. CLASIFICACIÓN Y TIPOS DE ORGANIGRAMAS 12
2.1. CLASIFICACIÓN DE ORGANIGRAMAS 12
2.1.1. Por su naturaleza 12
2.1.2. Por su ámbito 12
2.1.3. Por su contenido 13
2.1.4. Por su presentación 14
3. TÉCNICAS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ORGANIGRAMAS 18
3.1. CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACIÓN 18
3.2. TÉCNICAS REALES PARA LA ELABORACIÓN DE UN ORGANIGRAMA
19
3.2.1. Información sobre unidades 19
3.2.2. Información sobre relaciones 19
3.2.3. Información sobre funciones o labores 19
3.2.4. Fuentes de información 19
3.2.3.2. Organización existente 20
3.2.5. Métodos de recolección de datos 20
3.2.6. Registro de datos 20
3.2.7. Análisis de datos 20

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3.2. REQUISITOS PARA LA CREACIÓNDE UN ORGANIGRAMA 20
3.2.1. Precisión 20
3.2.2. Vigencia 21
3.2.3 Uniformidad 21
4. DISEÑO DE LOS ORGANIGRAMAS 22
4.1. UBICACIÓN DE LAS UNIDADES DE TRABAJO POR NIVEL 22
4.1. FIGURAS GEOMÉTRICAS USADAS EN LOS ORGANIGRAMAS 23
4.1.1. Rectángulos 24
4.1.2. Círculo 24
4.1.3. Elipse 24
4.1.4. Cuadrado y otras figuras geométricas con línea continua o discontinua 25
4.1.5. Líneas 25
4.1.6. Los nombres 27
4.2. REPRESENTACIÓN DE LAS UNIDADES 29
4.3. FORMA 29
4.4. DIMENSIÓN 29
4.5. ORDENAMIENTO 29
4.6. LÍNEAS DE CONEXIÓN 30
4.7. RELACIONES 30
4.7.1. Relación principal de autoridad (relación lineal) 30
4.7.2. Relación de autoridad funcional 31
4.7.3. Relación de asesoría 31
4.8. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
ORGANIGRAMAS 33
4.8.1. Autorización para realizar el estudio 33
4.8.2. Integración del equipo de trabajo 33
4.8.3. Determinación del programa de trabajo 34
4.8.4. Capacitación de información 34
4.8.5. Clasificación y registro de la información 34
4.8.6. Análisis de información 35
CONCLUSIONES 36

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BIBLIOGRAFÌA 37

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INTRODUCCIÓN

En una empresa la estructura es la disposición de sus elementos:

1. Describir los puestos de trabajo así como la asignación de


responsabilidades.
2. Establecer las relaciones de autoridad y coordinación, mediante la
determinación de niveles de jerarquía a escalones de autoridad.

Estos niveles de jerarquía se denominan estructura horizontal o vertical de la


empresa porque los puestos están colocados de arriba a abajo o de izquierda a derecha
desde el nivel más alto al más bajo respectivamente.
La estructura de una empresa es uno de los elementos clave de la organización por
tanto es importante conocer cuáles son las clases de organigramas que hay para saber cuáles
son los organismos y cargos que componen la estructura organizacional de la empresa.
Conocer los diferentes tipos de organigrama es de vital importancia para las
empresas para conocer sus distintos estilos valga la redundancia.

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1. CONCEPTOS Y OBJETIVOS DEL ORGRANIGRAMA

1.1. CONCEPTO

Organigrama (órgano = órgano u organismo + grama = gráfico). Es la


representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y
debe reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, su
respectiva relación, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación. Son
considerados instrumentos auxiliares del administrador, a través de los cuales se fija la
posición, acción y responsabilidad de cada servicio.
A continuación se analizarán las definiciones de algunos autores más destacados

• Benjamín Franklin: Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una


institución, un área o unidad administrativa, en las que se muestran las relaciones
que guardan entre sí los órganos que la componen.
• Guillermo Gómez Ceja: Es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna de
la organización formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía, y las
principales funciones que desarrollan.
• Harold Koontz: Toda estructura organizacional, eficiente o deficiente, puede
representarse en forma gráfica ya que es un simple diagrama que señala las
relaciones entre los departamentos a lo largo de las líneas principales de autoridad.
• Galindo Munch y García Martínez: Son representaciones gráficas de la estructura
formal de una organización. Muestra las interrelaciones, funciones, niveles
jerárquicos, obligaciones y autoridad existentes dentro de ella.
• Reyes Ponce, Agustín. Los sistemas de organización se representan en forma
intuitiva y con objetividad en los llamados organigramas, conocidos también como
Cartas o Gráficas de Organización.

El organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran gráficamente


las funciones, departamentos o posiciones de la organización y cómo están relacionados,
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mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. Las unidades
individuales suelen aparecer dentro de casillas que están conectadas unas a otras mediante
líneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los canales oficiales de
comunicación.

1.2. FINALIDAD DEL ORGANIGRAMA

La finalidad de los organigramas son las siguientes:


• Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información.
• Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que
integran una dependencia o entidad.
• Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la
organización.
• Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones,
múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o
excesivos de supervisión y control.
• Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus
respectivos niveles jerárquicos.
• Refleja los diversos tipos de trabajo que se realizan en la empresa debidamente
asignados por área de responsabilidad o función.
• Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:
a) Los cargos existentes en la compañía.
b) Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
c) Como la autoridad se le asigna a los mismos.

1.3. FUNCIONES

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• Para la ciencia de la administración: Sirve de asistencia y orientación de todas las
unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus
características gráficas y actualizaciones.

• Para el área de organización y sistema: Sirve para reflejar la estructura así como
velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y
medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a
conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización.

• Para el área de administración de personal: El analista de personal requiere de este


instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de
administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la
implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.

La función principal del organigrama es descubrir y eliminar defectos o fallas de


organización, comunicar la estructura organizativa y reflejar los cambios organizativos.

1.4. VENTAJAS

Las principales ventajas que proporciona el uso de organigramas son las


siguientes:
1. Obliga a sus autores a aclarar sus ideas.
2. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo
en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga
descripción.
3. Muestra quién depende de quién.
4. Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una
compañía, sus puntos fuertes y débiles.
5. Sirve como historia de los cambios, instrumento de enseñanza y medio de
información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.

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6. Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que
se propongan en la reorganización, al hacer planes a corto y largo plazo, y al
formular el plan ideal.

1.5. DESVENTAJAS

Los organigramas presentan importantes limitaciones:


1. Sólo muestra las relaciones de autoridad formales pero omite un conjunto de
relaciones informales.
2. Se señalan las principales relaciones de línea o formales más no indica cuánta
autoridad existe en cualquier punto de la estructura.
3. Muchos organigramas muestran las estructuras en forma ideal y no
necesariamente muestran la realidad. Los administradores olvidan que las
organizaciones son dinámicas y que las gráficas deben rediseñarse.

1.6. LIMITACIONES DE LOS ORGANIGRAMAS

Una limitación es que expresan únicamente las relaciones formales entre las
unidades que integran las dependencias o entidades obviando las relaciones informales y
los recursos humanos.
No se puede representar el flujo y las cargas de trabajo y mucho menos las
relaciones de comunicación que existen entre la diversas unidades que componen la
dependencia.
Al representar solo la estructura formal los organigramas pueden presentar
información incompleta en cuanto a la realidad, por lo que resulta conveniente señalar que,
si lo que se requiere realizar es un análisis minucioso, debe recurrirse siempre al auxilio de
información en instrumentos complementarios.

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2. CLASIFICACIÓN Y TIPOS DE ORGANIGRAMAS

2.1. CLASIFICACIÓN DE ORGANIGRAMAS

Los organigramas se pueden clasificar dentro de cuatro grandes grupos de acuerdo


a los siguientes criterios: Naturaleza, Ámbito, Contenido y Presentación.

2.1.1. Por su naturaleza

1. Micro administrativos: Corresponden a una sola organización, pero pueden


referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la conforman.
2. Macro administrativos: Involucran a más de una organización.
3. Meso administrativos: Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o más
organizaciones de un mismo sector.

2.1.2. Por su ámbito

2.1.2.1. Generales

Contienen información representativa de una organización hasta un determinado


nivel jerárquico dependiendo de su magnitud y características. Representan toda la
organización y sus interrelaciones. Son conocidos como carta maestra.

Figura 2-1. Organigrama General

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2.1.2.2. Específicos

Muestran la estructura de una unidad administrativa o área de la organización.


Representan la organización de un departamento o sección de una empresa.

Figura 2-2. Organigrama Específico

2.1.3. Por su contenido

2.1.3.1. Integrales

Es la representación gráfica de todas las unidades administrativas de una


organización así como sus relaciones de jerarquía o dependencia.

Figura 2-3. Organigrama Integral

2.1.3.2. Funcionales

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Incluyen las unidades y sus interrelaciones, indican las principales funciones que
tienen asignadas las unidades.

Figura 2-4. Organigrama Funcional

2.1.3.3. De puestos, plazas y unidades

Indican, para cada unidad, las necesidades en cuanto a puestos, así como el
número de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las
personas que ocupan las plazas.

Figura 2-5. Organigrama de puestos, plazas y unidades

2.1.4. Por su presentación

2.1.4.1. Verticales

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Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular en la parte
superior, desarticulando los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Es el más
usado en la administración y se recomienda su uso en los manuales de organización.

Figura 2-6. Organigrama Vertical

2.1.4.2. Horizontales

Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo


izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma análoga a columnas, mientras que
las relaciones entre las unidades por líneas se disponen horizontalmente.

Figura 2-7. Organigrama Horizontal


2.1.4.3. Mixtos

La presentación utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de


ampliar las posibilidades de gratificación. Se recomienda su utilización en el caso de
organizaciones con un gran número de unidades en la base.

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Figura 2-8. Organigrama Mixto

2.1.4.4. De bloque

Parten del diseño vertical e integran un número mayor de unidades en espacios


más reducidos.

Figura 2-9. Organigrama en Bloque

2.1.4.5. Circular

El círculo central corresponde a la autoridad máxima y alrededor se trazan círculos


concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización. En cada uno de
esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas, que representan los
canales de autoridad y responsabilidad.

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Departamento
de
Perfumería

Departamento
Departamento
de
de
Productos
Jabones

División
Manufactura

Departamento
Departamento
de
de
Propaganda
Tesorería
PRESIDENTE

División División
Financiera Comercial
Departamento
Departamento
de
de
Ventas
Presupuestos

Departamento
Departamento
de Estudios
de
De Mercado
Contabilidad

Figura 2-10. Organigrama Circular

Tabla 2-1. Cuadro resumen de los tipos de organigramas.

a. Contenido Estructurales. Tiene por objeto la representación de los órganos que integran
el organismo social.
Funcionales. Indican en el cuerpo de la gráfica, además de los órganos, las
funciones principales que éstos realizan.
De integración de puestos. Señalan en cada órgano, los diferentes puestos
establecidos, así como el número de puestos existentes y requeridos.
b. Ámbito de aplicación Generales. Representan sólo a los órganos principales de la empresa y sus
interrelaciones.
EspecÌficos. Ofrecen mayor detalle sobre determinados aspectos de la
organización de una unidad o área de la empresa.
c. Presentación Vertical. Es el que muestra la jerarquía orgánica en sus diferentes niveles
desde él más alto hasta el más bajo.
Horizontal. Se aprecia y se interpreta de izquierda a derecha más bien que de
arriba hacia abajo.
Mixtos. Se representa la estructura de una empresa utilizando combinaciones
verticales y horizontales.
De bloque. Tienen la particularidad de representar un mayor número de
unidades en espacios reducidos.
Circular. Se sitúa al ejecutivo en el centro de un círculo con líneas
horizontales de la gráfica vertical, formando una serie de círculos concéntricos
alrededor del ejecutivo jefe.

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3. TÉCNICAS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ORGANIGRAMAS

3.1. CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACIÓN

• Los organigramas deben ser claros y no tener un número excesivo de cuadros


y puestos.
• No deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados, lo más
frecuente es iniciarlos con el Director o Gerente General y terminarlos con los
jefes o supervisores del último nivel.
• Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas;
cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo
cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre
de la persona que lo ocupe.
• Los organigramas no pueden representar un número muy grande de elementos
de organización. Los colores, líneas gruesas, etc., los hace confusos.

El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:


1. Títulos de descripción condensada de las actividades.
2. Nombre del funcionario que formuló las cartas.
3. Fecha de formulación.
4. Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.)
5. Leyenda, (explicación de líneas y símbolos especiales).

Los organigramas serán departamentales; se usará el formato vertical en el que las


líneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se agruparán por secciones, que
serán las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicará con su rectángulo, que llevará
adentro el nombre del puesto. Las oficinas o secciones se indicarán por medio de dos líneas
horizontales paralelas, que llevarán en medio el nombre de la oficina o sección. En la parte
superior del organigrama, va el nombre de la Institución seguido del nombre del
departamento y el título del organigrama; así como en el ángulo superior derecho, la fecha
de elaboración.
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3.2. TÉCNICAS REALES PARA LA ELABORACIÓN DE UN ORGANIGRAMA

3.2.1. Información sobre unidades

1. El primer dato a obtener será el número de personas que trabajan en la institución.


Ésta será una cifra de control.
2. Un segundo dato será el número de niveles, partiendo de la unidad en que radique la
autoridad total y las unidades que comprenden cada nivel.
3. Se investigarán los puestos que corresponden a cada unidad y las plazas que
comprenden cada puesto.

3.2.2. Información sobre relaciones

Debe precisarse con cuales otras unidades y qué tipo de relaciones tienen cada uno
de las unidades de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.

3.2.3. Información sobre funciones o labores

Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere información sobre


las funciones que realice cada una de las unidades que vayan a quedar representadas en el
organigrama.

3.2.4. Fuentes de información

La elaboración de un organigrama puede deberse a dos situaciones:


1. Planificación de una organización nueva.
2. Representación de una organización existente.

3.2.3.1. Planeación de la organización

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En el caso de una organización nueva, las únicas fuentes de información las
constituyen los estudios y proyectos realizados.

3.2.3.2. Organización existente

En el caso de una organización existente, las fuentes de información pueden ser:


1. Los archivos de la institución.
2. Los empleados y funcionarios.
3. Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.

3.2.5. Métodos de recolección de datos

1. Investigación documental (leyes, reglamentos, reformas, boletines).


2. Cuestionarios escritos.
3. Entrevistas con jefes y empleados.
4. Observación directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se
observa de las oficinas y talleres donde se labora)

3.2.6. Registro de datos

Los datos recogidos deberán quedar registrados de tal manera que permitan su
análisis, y su tabulación en su caso.

3.2.7. Análisis de datos

La información recogida debe ser sometida a un procedimiento de análisis e


interpretación. Analizada, interpretada y confirmada toda la información, se está en
condiciones de proceder a la elaboración del organigrama.
3.2. REQUISITOS PARA LA CREACIÓNDE UN ORGANIGRAMA

3.2.1. Precisión

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En los organigramas, las unidades de la dependencia y sus interrelaciones deben
aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jerárquicos y mostrando las
relaciones de dependencia entre ellos.

3.2.2. Vigencia

Deben reflejar la situación actual, razón por la cual deben ser constantemente
actualizados. También se aconseja indicar en el margen inferior derecho la fecha de
actualización y el nombre de la unidad responsable de su elaboración.

3.2.3 Uniformidad

Para facilitar la interpretación de un organigrama, referido a cualquier dependencia


o unidad administrativa, resulta conveniente uniformar el empleo de las líneas y figuras
utilizadas en el diseño.

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4. DISEÑO DE LOS ORGANIGRAMAS

Al construir un organigrama se debe tener presente:


1. Delimitar con precisión las Unidades.
2. Señalar de forma completa las relaciones existentes.
3. Escribir correctamente el nombre de las Unidades y en caso de utilizar
abreviaturas, indicarlo completamente al pie del gráfico.
4. Señalar mediante las técnicas de elaboración las relaciones de Línea o
Ejecución, Estado Mayor o Staff y coordinación.
5. Las unidades que no tienen definida con claridad su ubicación
administrativa, pueden colocarse en el nivel especial o señalarse
particularmente al pie del organigrama.
6. Cuando el número de unidades de un mismo nivel es grande, y
dificulta su inclusión en forma horizontal, pueden presentarse
verticalmente.
7. Ningún organigrama debe tener carácter definitivo, su verdadera
utilidad está en revisarlo y actualizarlo periódicamente.

4.1. UBICACIÓN DE LAS UNIDADES DE TRABAJO POR NIVEL

La ubicación depende de las particularidades y relaciones de trabajo de cada


organismo o institución. Las teorías modernas de organización tienden a recomendar las
estructuras "achatadas" o de pocos niveles, para optimizar los recursos.
Los tres niveles en que se divide la estructura de organización son: directivo,
"staff" y operacional. En la ubicación de las unidades por nivel debe considerarse lo
siguiente:
a. En la parte superior del organigrama se presentan las unidades del nivel
directivo (alto nivel gerencial del organismo).

b. En la parte intermedia del organigrama se ubican las unidades con funciones


de apoyo al nivel directivo y a la institución en general ("nivel de staff"). El

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Staff prestan servicio especializado en la organización, desarrollan funciones
de asesorías y/o de servicios auxiliares .El nivel de "staff" se subdivide en dos:
• Subnivel Asesoría o Consultoría: Se ubican inmediatamente
bajo el nivel directivo.
• Subnivel de Servicios Auxiliares: se ubican inmediatamente
bajo el nivel asesorativo o consultivo.

c. En la base del organigrama aparecen las unidades del nivel operacional que
son las que desarrollan las funciones más importantes de un organismo en
términos de misión o de su razón de ser en ley.

Figura 4-1. Ejemplos de organigrama

4.1. FIGURAS GEOMÉTRICAS USADAS EN LOS ORGANIGRAMAS

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Las figuras geométricas representan unidades de trabajo que componen la
estructura de organización dibujada en la gráfica. Deben representar la relación especial con
organismos relacionados a dicha organización.
También sirven para expresar gráficamente algunas particularidades relativas a las
unidades representadas. Las dimensiones de las diferentes figuras en un organigrama no
tienen ningún significado especial, pero se recomienda representar todas las unidades de
trabajo utilizando figuras de la misma dimensión.

4.1.1. Rectángulos

Representan llas unidades administrativas


2) Rectángulo formado por línea continua
3) Rectángulo formado por línea entrecortada
4) Rectángulo con lados dobles

4.1.2. Círculo

Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un


número en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas
con el mismo número.
1) Círculo formado por línea continua
2) Círculo formado por línea entrecortada

4.1.3. Elipse

Representa un organismo subsidiario de otro.


Organismo Subsidiario es aquel que se crea bajo la jurisdicción de otro
organismo, pero tiene personalidad jurídica propia. Se entiende que está en una jerarquía
menor que el organismo que lo creó. Sus decisiones y plan de trabajo responden a los
intereses que tiene el organismo mayor. Se puede crear por ley, orden administrativa o por
la Junta de Directores del organismo matriz. Su función es ayudar al organismo matriz a

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cumplir con su misión, ya que lleva a cabo una labor especializada y específica. Es una
situación que puede darse en las corporaciones o agencias que tienen tesoro propio.

4.1.4. Cuadrado y otras figuras geométricas con línea continua o discontinua

Es una figura que se utiliza frecuentemente para reflejar estructuras de


organización grandes. Se puede utilizar para representar organismos, unidades, proyectos,
servicios, etc., con situaciones de trabajo o relaciones especiales, las cuales no se haya
representado con alguna otra figura, símbolo o signo en particular. Se puede utilizar para
representar, entre otras:
• Unidades creadas formalmente, pero no establecidas.
• La existencia de componentes o proyectos, o programas que se dejan sin desarrollar,
cuando éstos quieran destacarse.
• Proyectos, servicios u organismos que aunque no forman parte integrante de la
entidad, mantienen con ella alguna relación especial no permanente.
• Proyectos, servicios u organismos que forman parte de la entidad, pero no son
creados con carácter permanente.

4.1.5. Líneas

Las líneas que unen las distintas unidades en el diagrama indican los diferentes
tipos de relaciones existentes entre éstos. Los organigramas más frecuentes suelen presentar
una sola clase de línea, pero en algunos casos puede observarse la existencia de distintos
tipos de trazos, cada uno de los cuales representará un tipo especial de relaciones.

• LÌneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal,
relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.
• LÌneas llenas verticales indican autoridad sobre.
• LÌneas horizontales señalan especialización y correlación.

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• LÌneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de
coordinación y relaciones funcionales.
• LÌneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura.

Si la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando. Si la
línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.
Los siguientes conceptos se deben considerar para dibujar las mismas:

4.1.5.1. El punto de origen y de terminación de la línea

El punto de origen indica donde radica la autoridad y el punto de término indica la


unidad sobre la cual recae esa autoridad. Dado que el vínculo jerárquico supone una
relación de contenido bidireccional, no es necesario que las líneas que lo representan
terminen en flechas.
Se recomienda no cruzar dos líneas que no tienen relación. Al representar la
relación entre dos o más unidades, se debe evitar interrumpir la línea que une otras
unidades. No obstante, si fuere necesario cruzar una línea para ilustrar dicha relación, ésta
deberá hacerse de forma diferente, o tal vez, mediante la interrupción de la línea continua.

4.1.5.2. Tipo de línea

La línea ya sea continua o discontinua indica los tipos de nexos entre


componentes. Cada uno de los tipos de nexos especiales representados debe aparecer
explicado en la leyenda.
a) LÌnea continua: Ilustra la relación jerárquica normal de autoridad, responsabilidad
y subordinación que existe entre las unidades de trabajo de un mismo organismo o
entre el organismo en cuestión y otro.
b) LÌnea discontinua: Representa varios tipos de relaciones especiales entre
componentes de una institución, es decir, para representar las relaciones que no
suponen subordinación, ni aún funcional. Su uso debe indicar al pie del organigrama
el significado que se daría a cada una de ellas. Debe tenerse presente, además, que

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las líneas discontinuas deben utilizarse de modo restrictivo o reservarse, en lo
posible, para los diagramas analíticos.
Entre estas líneas encontramos:
• Línea formada por pequeños trazos (-----)
• Línea formada por puntos (.....) - Representa la relación formal de
coordinación, y la de control técnico.
• Línea formada por pequeños trazos y puntos (_._._.) -Representa la relación
bien especial entre organismos, donde el cuerpo rector del organismo
adscrito será presidido por el ejecutivo del otro organismo.
c) Otras lÌneas: Se utilizan para representar algunas relaciones especiales o para
indicar que la estructura de organización tiene otras unidades o componentes los
cuales no aparecen recogidos en el organigrama. Estas situaciones se pueden poner
de manifiesto con:
• Líneas continuas y flechas
• Líneas discontinuas y flechas
• Líneas discontinuas

4.1.6. Los nombres

Es importante la presentación clara, breve y correcta del nombre de la


organización y de sus unidades de trabajo, para que no surjan dudas a la hora de
presentarlas. Consideraciones que deben tenerse presente:
a. El nombre de la unidad deber ser el que aparece en la ley o estatuto
que lo crea.
b. Los nombres de las unidades deben cotejarse para asegurarse que
están correctamente identificadas. Las unidades deberán designarse
con nombres que indiquen el quehacer de la unidad.
c. El nombre de la unidad debe describir la función que realiza para
facilitar la comunicación y el uso de la gráfica.

Tabla 4-2. Tabla comparativa de la forma de


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Correcto Incorrecto

Oficina de Auditoria Oficina del Auditor

Oficina de Contraloría Oficina del Contralor

Oficina de Asesoramiento Legal Oficina de Asesoramiento

4.1.6.1. Criterios para la denominación de las unidades de trabajo

a) Las unidades del nivel de staff se denominan oficinas, especialmente las de carácter
asesorativo y consultivo.
b) Las unidades del nivel operacional se denominan división, áreas, negociado, etc.
c) Los vocablos "programa" y "unidad" los consideramos incorrectamente usados
como denominaciones de unidades de trabajo.
• El término programa se utiliza para esbozar la estructura programática o
presupuestaria de una institución. Ninguna de esas estructuras tiene
necesariamente que coincidir con la estructura organizativa, que es en
esencia lo que se define al denominar unidades de trabajo.
• El término unidad es de carácter genérico utilizado comúnmente para
identificar cualquier componente de trabajo de una institución.

d) Las denominaciones "departamento", "administración" y "rama" no deben utilizarse


para el nombre de unidades o componentes internos de trabajo de los organismos
gubernamentales para así evitar confusiones.
• El término departamento, se utiliza exclusivamente para designar aquellos
organismos principales creados por ley para atender funciones básicas
inherentes a la responsabilidad del Gobierno para con el Pueblo y que son de
primordial importancia para el País.
• El término administración, es aplicable a los organismos gubernamentales
que trabajan con relativa autonomía en el Gobierno.
• El término rama se utiliza para denominar, con carácter genérico, cada una
de las partes, esferas o componentes grandes y básicos de trabajo del

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Gobierno, como lo son la Rama Judicial, la Rama Legislativa y la Rama
Ejecutiva.

4.2. REPRESENTACIÓN DE LAS UNIDADES

Los rectángulos se utilizan para representar unidades. No es recomendable el uso


de círculos, rombos, elipses u otras figuras geométricas que hacen difícil la comprensión
del organigrama. La importancia de los cargos dentro del organigrama se da en la posición
donde se ubica en el organigrama y la relación con las demás unidades (No importa el
tamaño de la figura).
Se debe anotar el nombre del órgano dentro del rectángulo que lo represente,
conviene que esté identificado con un número. En caso de que no quepa el nombre
completo en el rectángulo, se abreviará y se escribirá completo al pie del diagrama.

4.3. FORMA

Como regla general se debe usar un solo tipo de figura para simbolizar cada
elemento integrante del organigrama. Se recomienda que los textos aparezcan
horizontalmente, así como utilizar rectángulos para representar las unidades.

4.4. DIMENSIÓN

Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben ser de dimensiones


semejantes.

4.5. ORDENAMIENTO

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La disposición de las unidades en el organigrama debe ordenarse de acuerdo con
los diferentes niveles jerárquicos que existan en la organización, los cuales varían según su
naturaleza, funciones, sector, ámbito, contenido y presentación.

4.6. LÍNEAS DE CONEXIÓN

Son las diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura
orgánica, las cuáles se representan por medio de líneas.

4.7. RELACIONES

Las principales relaciones son:

4.7.1. Relación principal de autoridad (relación lineal)

Es aquella en que la transmisión de la autoridad y responsabilidad correlativas a


través de una sola línea, establece una relación de subordinación entre las diversas unidades
que aparecen en el gráfico de la organización.

Recomendaciones:
• Utilizar un trazo grueso para las líneas que se interconectan con los rectángulos.
• Las líneas de conexión no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, ya que
rompe con el principio de autoridad-responsabilidad además de crear la impresión
de una estructura con un flujo del trabajo estrictamente vertical.
• Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a él por
una sola línea.
• Evitar todos los trazos y tramos injustificados.
• Mantener el mismo grosor de las líneas de interconexión en todo el organigrama. La
importancia o jerarquía de un órgano no se amplifica marcando más las líneas.

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Figura 4-2. Representación de la relación autoridad lineal.

4.7.2. Relación de autoridad funcional

Representa la relación de mando especializado. Este tipo de autoridad se limita al


método específico de ejecución de una actividad y puede existir en forma paralela a la
autoridad lineal, o bien entre un organismo especializado en determinada función y los
subordinados de otros jefes de líneas. La autoridad funcional deberá presentarse por medio
de líneas cortas de trazo discontinuo.

Figura 4-3. Representación de la relación autoridad funcional

4.7.3. Relación de asesoría

Existe entre unidades que brindan información técnica o conocimientos


especializados a unidades de línea. Normalmente, las unidades asesoras o de apoyo cuentan

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con una autoridad técnica derivada de su preparación y/o experiencia, lo cual les permite
proponer a las unidades de línea las medidas o criterios para resolver un asunto, pero no
para transmitírselas como órdenes. En todo caso pueden elaborar una propuesta a un órgano
superior, para que éste, a su vez, la gire con carácter de orden o mandato. Existen dos tipos
de esta clase de relación:

4.7.3.1. Relación de asesoría interna

Es la que proporcionan las unidades asesoras que forman parte de la estructura


organizacional. Estas unidades están conformadas con recursos humanos, materiales,
financieros y tecnológicos de la organización. Su ubicación en el organigrama se suele
representar por medio de líneas continuas de trazo fino colocadas perpendicularmente a la
línea de mando de la unidad a la cual se adscriben.

4.7.3.2. Relación de asesoría externa

Es la que suministra asesoría a las unidades de línea pero desempeñan sus


funciones en forma independiente de ésta. Su ubicación en el organigrama se hace a través
de líneas de trazo discontinuo colocadas perpendicularmente a la línea de mando de la
unidad de la cual dependen jerárquicamente.

4.7.3.3. Relación de coordinación

Tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas áreas de la
organización. Puede existir entre unidades de un mismo nivel jerárquico, o bien, entre el
órgano central y las unidades técnico -administrativas desconcentradas. La relación de
colaboración deberá representarse por medio de líneas largas de trazo discontinuo.

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Figura 4-3. Representación de la relación de coordinación

4.8. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE


ORGANIGRAMAS

Los pasos básicos para la preparación de organigramas son:

4.8.1. Autorización para realizar el estudio

La unidad encargada de elaborar los organigramas puede hacerlo por propia


iniciativa, a petición de parte o por órdenes superiores. Esta autorización debe emanar de
los niveles de decisión, toda vez que se traducirá en el apoyo con que debe contar quien
realice la recopilación de la información para el diseño del organigramas.

4.8.2. Integración del equipo de trabajo

La tarea de hacer organigramas requiere de personal compenetrado con la materia,


por lo que es procedente efectuar una selección del equipo que se asignará para este efecto;
asimismo, se puede capacitar a personal de apoyo. En caso de trabajos muy específicos y de
poca complejidad, basta con designar un responsable para llevarlo acabo.

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4.8.3. Determinación del programa de trabajo

Es necesario que la planeación de actividades para construir un organigramas se


plasme en un documento rector que sirva como marco de actuación, para lo cual puede
emplearse una gráfica de Gantt y/o una red, independientemente que se complemente con
una exposición de motivos (naturaleza, propósito, acciones, etcétera) en forma adicional.

4.8.4. Capacitación de información

Esta etapa se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los encargados de las
funciones que se estudian, con los líderes técnicos de las áreas, con el personal operativo,
así como con los usuarios de los servicios y/o áreas que interactúan con el área de cambio.
También se puede acudir a los archivos y centros de documentación, en donde , a través de
la investigación documental se puede recopilar información normativa y administrativa
relativa a la constitución, órganos, niveles, relaciones y funciones de la organización.
La información que debe reunirse con este propósito debe referirse a:
• Los órganos que integran dichas áreas.
• El nivel jerárquico que ocupan en la estructura orgánica.
• Las relaciones que guardan entre ellos.
• La naturaleza de estas relaciones.
• Las funciones que realizan y, en su caso.
• Los puestos y el número de plazas que lo integran.

4.8.5. Clasificación y registro de la información

Este trabajo debe concentrarse en formatos que permitan su manejo ágil y claro, se
recomienda ordenar en carpetas en calidad de documentos fuente. El procesamiento de los
mismos puede contemplar la utilización de equipos de cómputo, específicamente paquetería

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desarrollada para diseño gráfico y/o presentaciones, hojas de cálculo o procesadores de
texto con la opción de manejo gráfico.

4.8.6. Análisis de información

Es necesario realizar un examen crítico de los datos obtenidos con el fin de


detectar posibles contradicciones, lagunas o duplicidad de funciones.

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CONCLUSIONES

El organigrama es la gráfica que muestra la relación de los departamentos de una


empresa, a través de las líneas de autoridad. Es el esquema de la organización; el cual se
simboliza con rectángulos que indican las diferentes áreas de la empresa. Es el modelo
bidimensional de la estructura organizativa, que permite su fácil visualización así como la
interpretación de la posición resultante en dicha división, de acuerdo con el propio código
de la organización.
Nos proporciona una fiel representación de la división del trabajo, y la
visualización rápida de los siguientes aspectos:

1. Las posiciones dentro de la organización.


2. Cómo se agrupan las unidades.
3. Cómo fluye entre ellas la autoridad.

También nos permite establecer las relaciones dentro de lo definido como


organización informal; aunque la elección del tipo de organigrama depende de la finalidad
y de la clase de presentación que se pretende. En cuanto al grado de detalles y de precisión,
el organigrama clásico es decididamente el más adecuado.
Para los países en vías de desarrollo, como el nuestro, mejorar la calidad de la
organización es requisito indispensable, por que se necesita coordinar todos los elementos
que intervienen en ésta para poder crear las bases esenciales del desarrollo como son: la
capitalización, la calificación de sus trabajadores y empleados, etc.

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BIBLIOGRAFÌA

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Marzo de 2009]. Disponible en: http://www.elprisma.com

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WIKIPEDIA SA. Definición de planificación. [En línea][Consulta: 27 de Marzo de 2009].


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