CAPTULO 14 EL CONTROL INTERNO Y LAS OPERACIONES CONTABLES

Sin el control interno, no podra constituirse un sistema contable, su grado de fortaleza determinara si las operaciones que se reflejan en los estados financieros son confiables o no. El responsable del control interno es la gerencia, este

departamento se encarga de realizar estimaciones con el objetivo de asegurar que los beneficios que van a obtenerse son mayores que los costos.

IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO El control interno representa la seguridad del sistema contable. Sin embargo un sistema de control interno no se limita solo a la confiabilidad a la hora de reportar cifras reflejadas en los estados financieros, tambin evalan el nivel de eficiencia en los procesos contables y administrativos. Un sistema contable se encarga de detectar o prevenir errores (omisiones no intencionales) e irregularidades (omisiones intencionales). Todo sistema contable tiene la funcin del procesamiento de transacciones, que consiste en capturar, procesar, validar y emitir informacin financiera. Los procesos originan, cambian y transforman informacin; por su parte los controles verifican la exactitud de un proceso. Los controles pueden ser preventivos (se ejecutan antes de que un proceso se ejecute) y de deteccin (se aplican durante o despus del proceso subsiguiente)

Los objetivos generales del control interno son: Custodiar los activos Capturar y procesar informacin Conducir correctamente el negocio de acuerdo a las polticas empresariales Los dos primeros objetivos generales, conducen a varios objetivos especficos: Integridad: Permite asegurar que las transacciones se registren en el periodo correspondiente. Existencia: Permiten asegurar que solo se registren operaciones que afecten la entidad. Exactitud: Los objetivos se presentan por el valor que representan realmente. Autorizacin: Debe establecer lmites al inicio, continuacin y finalizacin de una operacin contable, basado en polticas y procedimientos previamente establecidos. Custodia: Establecidos para tratar de controlar el uso o disposicin no autorizados de los activos de la empresa. Existen dos tipos: controles de custodia fsica (previene o detecta el uso no autorizado de activos) y controles sobre la existencia fsica (verifican si las cantidades o valores custodiados coinciden con los registros)

DEFINICION, CLASIFICACION Y CONDICIONES Definicin

El control interno es un plan organizacional que se establece con el propsito de resguardar los activos, verificar la exactitud y razonabilidad de los datos, promover la eficiencia operacional y estimular el cumplimiento de las polticas establecidas.

Clasificacin El control interno puede clasificarse de acuerdo a su naturaleza en: Controles internos administrativos: Generalmente no tienen relacin con las cifras de los estados financieros. Sus objetivos bsicos son: Plan de organizacin Mtodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de las operaciones Seguir las polticas gerenciales

Controles internos contables: Tienen relacin directa con las cifras financieras. Incluyen los siguientes objetivos: Mtodos y procedimientos relacionados con la proteccin de activos. Autorizar las operaciones Asegurar que los registros sean exactos.

De acuerdo al momento en que se ejecutan, pueden clasificarse en:

Controles para la captura de datos Controles para el procesamiento Controles para la salida de informacin

Para estos casos, el objetivo del control interno se centra en la integridad, existencia, exactitud y autorizacin de las transacciones.

Condiciones Son todas las premisas que mantienen la fortaleza de un sistema contable. Estas condiciones son: Competencia del personal: Son las polticas y procedimientos que tiene una empresa para contratar, supervisar y entrenar al personal. Delimitacin de responsabilidades: Se asignan las

responsabilidades de los empleados. Establecimiento de niveles de autorizacin : Establece que las operaciones sean autorizadas por un funcionario competente. Segregacin de funciones: Un empleado o departamento no pueden realizar funciones que son naturalmente incompatibles.

TIPOS BASICOS DE CONTROL INTERNO

Para llevar a cabo los controles indispensables de un sistema de contabilidad, disponemos de los siguientes tipos de control: De existencia: Aseguran que las operaciones se registren

completas, que existan y sean validas. De exactitud: Permiten registrar las operaciones por el monto que reflejan los documentos que genera la transaccin. De autorizacin: Permiten operaciones validas desde el punto de vista interno. De custodia: Aseguran que los activos valiosos y movibles estn resguardados de robo y prdida.

METODOS DE DOCUMENTACION Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO Existen diferentes tcnicas para documentar la evaluacin del control interno. Entre estas: Cuestionarios: Consiste en la formulacin de preguntas agrupados de formas distintas: por cuentas principales de los estados financieros, por departamentos de la empresa, por ciclos del negocio, generales. Narrativos: Documentan los controles internos con un alto nivel de detalle. Flujogramas: Dan una apreciacin grafica sobre el funcionamiento de un procedimiento general. INFORME DE CONTROL INTERNO

Es un informe dirigido a la alta gerencia en el que se detallan todas las situaciones o debilidades que se encuentran a la hora de evaluar los sistemas, mtodos y procedimientos contables. Estos pueden ser emitidos por el departamento de auditora interna o por un contador pblico independiente.

CAPITULO 15- PROCEDIMIENTOS EN LAS OPERACIONES DE UNA EMPRESA

Un ciclo de negocios consiste en la repeticin de eventos. Cada una de sus fases constituye un grupo de operaciones homogneas y se agrupan de acuerdo a ellas. Cada uno de los ciclos que se llevan a cabo en una empresa, establecen mediante procedimientos, cmo debern cumplirse las tareas. En una empresa manufacturera pueden distinguirse cuatro ciclos: Compras y cuentas por pagar Produccin Facturacin y cuentas por cobrar Nmina

CICLO DE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR Se refiere a las actividades que realiza la empresa con el propsito de obtener los bienes y servicios necesarios para sus operaciones. Su objetivo principal es obtener materiales al menor costo con las mejores condiciones de entrega y financiamiento. Se distinguen los procesos

contables (relacionados con las cuentas por pagar) y los no contables (relacionados con la gestin de compras). Procesos relacionados con las compras Se dan cuando se necesitan bienes o servicios y terminan cuando estos se adquieren o se pagan. Este proceso comprende las siguientes etapas: Recibo de la solicitud Emisin de orden de compra Aprobacin de la orden Envo de la orden a los proveedores Recepcin de bienes o servicios Registro de entrada del bien o servicio Pago de bien o servicio recibido Registro del pago

Registro de cuentas por pagar Comienzan cuando la empresa adquiere un bien o servicio que ha comprado. La transferencia de propiedad debe cumplir con varias condiciones: Libre a bordo de puerto de embarque: La transferencia se realiza cuando el proveedor coloca los bienes en el medio de transporte. Los gastos corren por cuenta del comprador. Libre a bordo puerto de destino : La transferencia ser traspasado cuando llegue al puerto destino y se descargue la mercanca.

Costo, seguro y flete: La transferencia se hace cuando la mercanca llega a puerto destino y es desembarcada. FAS O LAC: El vendedor cubrir los costos de entrega hasta colocar la mercanca junto al transporte. Costo y flete: La propiedad traspasa el puerto destino, el valor de la mercanca se constituye de su costo y del flete para movilizarla. Contra reembolso: El comprador debe cancelar el bien cuando se lo entregan, desde ese momento se considera traspasada.

Registro de la obligacin Comienza con la transferencia de propiedad del bien, cuando la empresa se compromete a pagar siguiendo las condiciones que indica la orden de compra. Clasificacin de las cuentas por pagar Cuentas y documentos por pagar comerciales Cuentas por pagar a compaas relacionadas Otras cuentas por pagar Gastos acumulados

Control interno El ciclo de compras debe cumplir con los objetivos de integridad, existencia, exactitud y autorizacin. Para cumplirlos, empresa debe contar con controles preventivos para emitir rdenes, de acuerdo a: Controles de autorizacin: Se orienta a comprometer la entidad de acuerdo a las polticas y normas de la misma. Encontramos controles en estos casos:

Requisiciones: Solo se deben solicitar bienes o servicios basado en una autorizacin rdenes de compra: Solo deben emitirse rdenes debidamente autorizadas, se establecen niveles de acuerdo al monto. rdenes de pago: Los pagos solo sern solicitados y autorizados por un funcionario facultado por la gerencia, con niveles de autorizacin.

Controles de integridad: Es necesario unificar los sistemas de contabilidad, almacn y compras. Las normas requieren que los documentos estn prenumerados, entonces podremos hacer seguimiento de las ordenes de compras emitidas y recibidas, y controlaremos la recepcin de mercanca. Controles de existencia: Permite registrar nicamente las partidas que estn relacionadas con las operaciones de la entidad. Controles de exactitud: Requieren la integracin de los sistemas involucrados para ayudar en el registro de inventario conociendo la cantidad exacta de materiales recibidos y comparar el aviso de recepcin de la orden de compra con la factura para asegurar el correcto registro del pasivo. CICLO DE PRODUCCION Incluye las actividades necesarias para producir los bienes y servicios que la empresa ofrece a sus clientes, esto comprende la transformacin de materia prima en productos aptos para la venta. Este proceso es importante para los gerentes de la empresa, ya que es la base para estructurar los costos.

Procesos relacionados con la produccin Para controlar la produccin, las empresas establecen procedimientos. Este se conforma de varias etapas: Planificacin de materias primas: Coordinan las unidades de materia prima necesarias para producir productos terminados. Planificacin de la produccin: Tras determinar las cantidades de materia prima, deben ejecutarse actividades enfocadas en colocar las cantidades de bienes que deben ser producidos de acuerdo al presupuesto de ventas. Control de inventarios: Implican un seguimiento estricto de las cantidades que entran y salen del inventario. Clasificacin de los inventarios Podemos clasificar los siguientes tipos de inventario en una empresa manufacturera: Productos terminados: Bienes originados de un proceso de fabricacin destinados para la venta. Productos en proceso: Costos incorporados al proceso productivo que no han sido finalizados. Materia prima: Bienes que se han adquirido para fabricar bienes terminados. Suministros de fabrica: Inventarios necesarios para llevar a cabo el proceso productivo, ya que son importantes para la elaboracin del producto terminado. Material del empaque: Embalaje del producto, forma parte del precio final.

Mercanca en trnsito: Bienes que han sido comprados, son propiedad de la empresa gracias al traspaso de propiedad, pero en fecha de balance no haban llegado al almacn.

Control interno Cubre varios aspectos, el ms importante salvaguardar el valor del activo. Entre los controles aplicables tenemos: Solo deben entregarse o recibirse inventarios que hayan

autorizado los funcionarios. Las entregas se efectan en base a documentos prenumerados. Deben existir registros de inventarios continuos en caso de costo/beneficio. En todas las transacciones deben medirse las cantidades entregadas y recibidas.

CICLO DE FACTURACION Y CUENTAS POR COBRAR Se encarga de controlar, procesar y registrar las actividades que mantienen y aumentan las ventas de la empresa. Procesos relacionados con la facturacin y cuentas por cobrar Para medir la productividad de un negocio, se utilizan las unidades de venta, garantizando la comparacin de cifras para medir el crecimiento interno. Las ventas pueden clasificarse en: Por el volumen de unidades:

-Al detal: pequeas unidades que van directo al consumidor -Al mayor: Grandes volmenes que van a distribuidores -Por pedidos especficos: ordenes especiales. Por el financiamiento -De contado: Pago en el momento de la compra -A crdito: Pago a cierto tiempo o parcial (cuotas) Por las condiciones de entrega y precios -A entrega futura -A entregas parciales -Con derecho a devolucin Los procesos de venta comienzan con el pedido del cliente, que puede darse con una orden de compra o por un pedido a travs del vendedor de la compaa. Este proceso incluye: Recibir del pedido u orden de compra Elaborar de factura o nota de despacho Preparar el despacho Preparar la factura Entregar de la mercanca al cliente Cobrar al cliente Preparar relaciones de cobro Efectuar depsitos de los cobros en efectivo Preparar estadsticas de ventas

Registros contables Registro de ventas a crdito Registro de una venta de contado con descuento

Cobros de facturacin Registro de devoluciones de mercanca

Clasificacin de las cuentas por cobrar Cuentas por cobrar comerciales Cuentas por cobrar a compaas relacionadas Cuentas por cobrar a empleados Otras cuentas por cobrar

Control interno Los proceso de facturacin y compras deben cumplir con los objetivos de integridad, existencia, exactitud y autorizacin. Para cumplirlos, empresa debe contar con controles: Las facturas deben estar prenumeradas Las notas de entrega deben estar acompaadas de la factura Los limites de crdito deben respetarse Se deben relacionar los registros auxiliares y las cuentas de mayor. CICLO DE NOMINA Enfocado en transacciones relacionadas con el personal. Procesos relacionados con el personal El departamento de recursos humanos de la compaa se encarga de controlar el factor humano que laborara en la empresa. Entre los aspectos que maneja, tenemos: Reclutamiento y seleccin Ingreso de personal

Entrenamiento y desarrollo Control de asistencia y horas trabajadas Cumplimiento de obligaciones gubernamentales Beneficios vacacionales y otras prestaciones Caja de ahorros Prestamos al personal.

Para realizar las funciones que corresponden al ciclo de nomina tenemos lo siguientes sistemas: Sistema de nomina Sistema de beneficios contractuales Sistema de prstamos a empleados Sistema de informacin sobre nomina

Registros contables Entre estos tenemos: Pagos por nomina Otorgamiento de prestamos Terminacin de la relacin laboral Pago de retenciones laborales Otorgamiento de anticipos a cuenta de prestaciones sociales.

Clasificacin de las cuentas relacionadas

Prestamos a empleados Nomina por pagar Retenciones y aportes patronales Anticipo de prestaciones Prestaciones o cargos sociales

Control interno Este debe enfocarse en fomentar la eficiencia operacional que obliga a crear un clima de control adecuado y salvaguardar los activos, que involucra el manejo del efectivo para el pago de la nomina.

CONCLUSIONES
Los sistemas son indispensables para almacenar informacin, modificarla y posteriormente consultarla. Son de gran importancia ya que minimizan los errores de transcripcin de datos. La utilizacin de sistemas en el rea contable es fundamental y reciben el nombre de sistema contable. Para que un sistema contable pueda constituirse, necesita hacer uso del control interno. Su grado de fortaleza asegurara la confiabilidad de los datos. El control interno se encarga de custodiar los activos, capturar y procesar informacin y conducir el negocio correctamente de acuerdo a las polticas empresariales, esto trae objetivos como la integridad, existencia, exactitud, autorizacin y custodia. Existen dos tipos de control interno: el administrativo que no se relaciona con cifras y el contable que tiene que ver con las cifras financieras. Para que el control interno pueda funcionar, deben cumplirse varias condiciones como verificar la competencia del personal, delimita responsabilidades, funciones. Para el cumplimiento de los objetivos fijados por la compaa deben seguirse normas y polticas establecidas por la empresa, establecer niveles de autorizacin y segregar

entonces se utilizan procedimientos que indican cmo deben cumplirse las responsabilidades. Existen 4 ciclos que debe cumplir toda empresa manufacturera, tenemos el ciclo de Compras y cuentas por pagar, que corresponde a la adquisicin de bienes o servicios. Produccin, que se encarga de la transformacin de materia prima en productos terminados, Facturacin y cuentas por cobrar que constituye operaciones comerciales de las empresa y Nmina, relacionado con los gastos del personal necesarios para que se realicen las actividades de la empresa. Todos estos ciclos siguen procedimientos especficos que permiten que los propsitos de la compaa se cumplan a cabalidad, asegurando la correcta ejecucin de los procesos que llevaran a la empresa a formalizar el cumplimiento de sus tareas aumentando la productividad de la misma.

BIBLIOGRAFIA CATACORA, Fernando. Sistemas y procedimientos contables. Red Contable Publicaciones. Caracas-Venezuela. 2009.