Menuju e-library campus

Beberapa waktu lalu tepatnya pada hari Jumat tanggal 20 Maret 2009 telah

diluncurkan secara serentak e-library di sejumlah perguruan tinggi yang ada di kota

Pekanbaru. Suatu momentum yang sebenarnya sudah lama ditunggu oleh masyarakat

khususnya warga kampus/perguruan tinggi. Sebab sudah menjadi kelaziman atau keharusan

bagi perpustakaan perguruan tinggi di era multimedia ini untuk menerapkan atau setidaknya

mempersiapkan perpustakaan menuju e-library - tidak semata-mata mengandalkan kepada

keberadaan perpustakaan tradisional. Apalagi pada zaman sekarang kebutuhan terhadap

informasi yang cepat, tepat, akurat, dan mudah diakses dimana dan kapan saja merupakan

tuntutan yang tidak terelakkan terutama bagi universitas-universitas yang sedang menuju

research university. Universitas riset hanyalah menjadi slogan kosong dan impian yang

terkubur selamanya kalau tidak didukung oleh keberadaan perpustakaan yang representatif

dengan tersedianya koleksi, layanan, dan fasilitas lengkap serta dikelola oleh pustakawan

profesional.

Namun sayangnya tekad dan semangat menyelenggarakan e-library tersebut belum

sanggup direspon positif secara serempak oleh perpustakaan-perpustakaan akademis yang

ada di Riau. Memang ada diantaranya yang sudah siap tetapi dengan tingkat kesiapan yang

berbeda-beda. Ada juga yang belum siap, bahkan ada yang tidak siap sama sekali. Dan justru

di kelompok terakhir inilah jumlahnya yang terbanyak. Hal ini terutama sekali disebabkan

oleh belum tersedianya infrastruktur yang memadai untuk mendukung terwujudnya sebuah

e-library. Ditambah lagi perlu menyiapkan sumber daya pustakawan dan tenaga teknis

perpustakaan yang benar-benar berkompeten, ahli, dan profesional dalam mengelola e-

library atau digital library ini.

1
 E-library (perpustakaan elektronik) adalah perpustakaan yang mengolah koleksinya

seperti mengumpulkan, mengidentifikasi, mencari, dan menyebarkan informasi kepada

pengguna baik secara langsung atau tidak langsung dengan menggunakan bantuan peralatan

elektronik. Oleh sebab itu e-library sering disamakan dengan digital library (perpustakaan

digital), karena terdapat proses pengadaan, pengolahan, pencarian, dan penyebaran informasi

dalam format digital (tidak tercetak). Namun karena tidak semua perpustakaan digital itu

mengolah seluruh informasinya dalam format digital, bahkan kebanyakan masih

mempertahankan koleksinya dalam bentuk tercetak (seperti buku, jurnal, majalah, dan

sebagainya) maka tepatnya perpustakaan tersebut disebut hybrid library (perpustakaan

hibrida/kombinasi), yaitu kombinasi antara perpustakaan digital/elektronik dengan

perpustakaan tradisional. Perpustakaan hibrida inilah selama ini yang dianggap sebagai

e-library di Indonesia.

Ada dua bentuk penerapan teknologi informasi dalam e-library, yaitu (1). Sistem

Informasi Manajemen Perpustakaan. Yaitu kegiatan perpustakaan yang mencakup pengadaan,

inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan

sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Otomasi Perpustakaan. (2).

Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan

menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan

teknologi informasi dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital.

(Arif, 2003).

Dengan demikian sebuah e-library sudah pasti menerapkan perpustakaan yang

terotomasi (automated library), namun tidak semua perpustakaan terotomasi mampu

menerapkan e-library. Pada umumnya perpustakaan-perpustakaan yang ada di perguruan

tinggi di Indonesia hampir sebagian besar sudah menjalankan perpustakaan terotomasi

2
walaupun dengan tingkat penerapan yang berbeda-beda. Akan tetapi hanya beberapa saja

diantaranya yang siap menuju atau memenuhi syarat menjadi e-library.

Karakteristik e-library

Ada tiga ciri utama suatu perpustakaan bisa digolongkan sebagai e-library yaitu: (1).

Memakai teknologi yang mengintegrasikan kemampuan menciptakan, mencari, dan

menggunakan informasi dalam berbagai bentuk pada sebuah jaringan digital yang tersebar

luas. (2). Memiliki koleksi mencakup data dan metadata yang saling berkaitan dengan

berbagai data lain secara internal maupun eksternal. (3). Melakukan kegiatan mengoleksi dan

mengatur sumber daya digital yang dikembangkan bersama-sama komunitas pemakai jasa

untuk memenuhi kebutuhan informasi mereka. (Tedd and Large, 2005).

Oleh sebab itu antara masing-masing perpustakaan digital ataupun e-library harus

saling berhubungan dan merupakan kerjasama dari berbagai institusi seperti perpustakaan,

arsip, musium, dan sekolah. Dan tugasnya adalah memilih, mengoleksi, mengelola, merawat,

dan menyediakan informasi secara meluas ke berbagai komunitas.

Jadi agar sebuah perpustakaan bisa menyelenggarakan e-library paling tidak harus

memiliki tiga komponen utama, yaitu tersedianya jaringan lokal dan global (internet), ada

informasi atau koleksi dalam bentuk digital (digital format), serta saling terhubung dan

terintegrasi dengan institusi perpustakaan, dokumentasi, dan informasi (pusdokinfo) lainnya.

Ada beberapa alasan kenapa e-library sangat penting diterapkan, diantaranya: (1).

Perkembangan ICT semakin membuka peluang-peluang baru bagi pengembangan teknologi

informasi yang mudah dan murah untuk diimplementasikan di perpustakaan. Oleh karena itu,

saat ini pemanfaatan teknologi informasi sudah menjadi keharusan bagi perpustakaan di

3
Indonesia. (2). Untuk mendukung dan mengefektifkan fungsi-fungsi perpustakaan agar

informasi/koleksi yang ada dapat diakses oleh siapa saja yang membutuhkan dari seluruh

penjuru dunia. (3). Volume pekerjaan perpustakaan semakin meningkat dengan semakin

bertambahnya jumlah koleksi sehingga perlu didukung oleh sistem otomasi agar dapat

mempertahankan layanan yang prima, efektif, dan efisien. (4). Saat ini sudah banyak

perpustakaan khususnya di perguruan tinggi dengan kemampuan dan inisiatifnya sendiri telah

merintis pengembangan teknologi informasi dengan mendigitasi koleksi perpustakaan

(digital library). Dan otomasi perpustakaan yang ada saat ini sudah mampu membuat

Jaringan Perpustakaan Digital Nasional (Indonesian Digital Library Network).

Disamping itu e-library memiliki beberapa keunggulan lain seperti mampu

melaksanakan pelayanan jarak jauh tanpa dibatasi ruang dan waktu, akses yang mudah dan

murah, pemeliharaan koleksi secara digital, jaringan bersifat global, luas, dan tanpa batas

wilayah. Adapun keuntungan lain yang diperoleh dari perpustakaan digital adalah sebagai

media efektif dalam penyebaran pengetahuan, penyimpanan, perawatan, promosi karya

ilmiah, serta mencegah duplikasi dan plagiat. Hal ini tentunya sangat mendukung sekali

fungsi kampus sebagai lembaga pengetahuan dan penelitian.

Perpustakaan digital atau e-library secara ekonomis juga lebih menguntungkan

dibandingkan dengan perpustakaan tradisional. Diantara keuntungannya seperti institusi lebih

mudah berbagi koleksi berformat digital, mengurangi kebutuhan terhadap bahan cetak pada

tingkat lokal, penggunaannya akan meningkatkan akses elektronik, dan nilai jangka panjang

koleksi digital akan mengurangi biaya berkaitan dengan pemeliharaan dan penyebarannya.

(Chapman dan Kenney, 1996).

Kesiapan menuju e-library

4
 Penerapan teknologi informasi dalam sebuah e-library sesungguhnya merupakan

bagian yang terintegrasi, saling mempengaruhi, dan berkaitan dengan infrastruktur

perpustakaan dan SDM pustakawan itu sendiri. Pemanfaatan teknologi informasi akan

menambah keberdayaan perpustakaan dan pustakawan, dan begitu juga sebaliknya

perpustakaan dan pustakawan yang berdaya akan mengoptimalkan penggunaan teknologi

informasi. Sebab belum tentu infrastruktur perpustakaan dan koleksi yang lengkap dapat

termanfaatkan secara optimal kalau sumber daya pustakawan tidak tersedia dan tidak

profesional. Dan begitu juga sebaliknya. Tersedianya sumber daya pustakawan belum tentu

dapat berperan secara maksimal, kalau koleksi dan infrastruktur perpustakaan tidak memadai.

E-library seperti yang sering didengungkan akhir-akhir ini sebenarnya sudah dirintis

keberadaanya semenjak tahun 1990-an. Sedangkan ide tentang e-library sudah ada mulai

tahun 1984. Jadi dalam hal ini Indonesia sangat jauh tertinggal dari negara-negara lain,

kendatipun untuk kawasan regional Asia Tenggara. Inisiatif untuk menjadikan perpustakaan-

perpustakaan yang ada di perguruan tinggi sebagai e-library adalah sebuah gagasan yang

patut dihargai dan sangat bernilai strategis terutama dalam rangka menuju universitas riset.

Namun dalam merealisasikannya membutuhkan proses dan waktu sebelum ia dapat berjalan

sempurna seperti yang diharapkan. Untuk itu kesiapan berupa infrastruktur dan fasilitas

pendukung, kebutuhan hardware dan software sesuai jumlah dan jenis koleksi, serta

tersedianya personil pustakawan yang profesional adalah diantara faktor-faktor yang harus

dipertimbangkan oleh menajemen perpustakaan untuk mendirikan sebuah e-library. Kita

berharap agar upaya menuju e-library campus dapat segera terlaksana dan terwujud dalam

waktu yang singkat secara merata di seluruh perguruan tinggi di Indonesia.