Midiendo la sustentabilidad del programa global de RH en Epson

Fabiola Alvarez Campuzano, Gerente Regional Epson LATAM-Regin Norte

Agenda Antecedentes Porque tener indicadores en RH? Anlisis de actividades Satisfaccin del cliente (VoC) Indicadores de desempeo Conclusiones / factores clave de xito

Antecedentes
Epson Seiko Corporation fue fundada en 1942 en Owa, Suwa, Nagano, Japn; cuenta con 74,551 empleados a nivel mundial, en Amrica Latina EPSON cuenta con oficinas en Mxico, Costa Rica, Colombia, Venezuela, Per, Chile, Argentina y Brasil que atienden toda la regin. La regin Norte de LATAM incluye a Mxico, Centroamrica, Caribe, Ecuador, Colombia y Venezuela, conformada por casi 500 empleados

Antecedentes
No haba claridad sobre la funcin de RH en la regin, cada pas se manejaba de forma independiente y no haba informacin que soportara la toma de decisiones. Con el enfoque regional, se vuelve una necesidad el hablar el mismo idioma y estandarizar la gestin de RH, adems de darle un enfoque de Partner de negocio lo que requiere que RH se involucre en las actividades de negocio y participe en la estrategia general. Todo lo anterior nos llev a pensar en una serie de indicadores que nos permitiera primeramente tener un diagnstico de la situacin para luego estandarizar y mejorar todo el proceso y generar valor agregado a la organizacin.

Porque tener indicadores en RH?

Lo que no se mide no se puede mejorar Generar estrategias alineadas al organizacin, proporcionar informacin a la Gerencia para soportar la toma de decisiones, enfocarse en aquello que es importante, poder mostrar resultados objetivos, estandarizar la gestin en mas de una localidad, establecer mejores prcticas y ayudar a la definicin de objetivos, elevar la calidad del servicio.

Anlisis de actividades
El anlisis de actividades se refiere a conocer cual es la distribucin del tiempo de trabajo del grupo de RH con el fin de identificar cual es el costo involucrado y el tiempo dedicado a cada una de ellas, estas actividades fueron agrupadas por funcin relevante, por ejemplo:
Performance Management Talent Management Compensation Organization Development Employee Relations and Communication Labor and Union Relations Health and Safety Payroll / Workforce Administration HR Systems Third Parties Control HR Systems Non-HR Activities HR General Management

Anlisis de actividades
Performance Management
Consultora para gerenciales acerca del manejo de desempeo Implementar programas de manejo de desempeo nuevos y/o cambios a los existentes Llevar a cabo planificacin de la fuerza laboral incluyendo planes de movilidad interna Manejar CVs., solicitudes y seguimiento (rastreo, cartas, archivos, etc.) Evaluar candidatos (entrevistas, pruebas, evaluaciones y 'coaching' acerca de las decisiones de seleccin para los gerenciales de contratacin) Mantener la documentacin/descripcin de puestos e informacin de encuestas de salario; sueldos de puestos Evaluar las necesidades del negocio sobre los planes y beneficios de retiro Implementar programas y/o cambios en los programas de salud y bienestar Procesar incidencias, nuevos ingresos, salidas, etc. Calcular finiquitos, liquidaciones, etc.

Talent Management

Compensation

Health and Safety Payroll / Workforce Administration

Anlisis de actividades
Se revis el resultado del anlisis de actividades que incluy el contar el nmero de respuestas que estaban involucradas en una actividad de RH y por cada actividad se sum el total del tiempo dedicado a cada actividad por todos los participantes.

Esto crea la relacin total entre el costo y los FTE de cada actividad.
Luego, se divide el total de respuestas por FTEs para entender el grado de concentracin de cada actividad y esto nos da la oportunidad de entender el grado de mejora.

Anlisis de actividades
La encuesta fue aplicada a todos los colaboradores de RH de las localidades involucradas, se calcula utilizando empleados de tiempo completo (FTEs) y no por Headcount. Los datos referentes al costo incluyen gastos de personal, servicios comprados, tecnologa, prestaciones y beneficios (incluye el bono meta para el ejercicio), otros gastos indirectos como IT, legales, comunicacin; y gastos de RH no relacionados como viajes, entrenamientos, u otros gastos cargados al presupuesto de RH.

Funcin
Compensaciones Atraccin de Talento Gestin del Desempeo Nmina

Respuestas
4 9 6 7

FTEs
1.6 4.5 0.8 1.8

Costo
88,886 386,388 29,080 36,853

Sistemas de RH
Relaciones Laborales

3
11

0.5
1.8 11

125,568
97,152 763,927

Satisfaccin del cliente (VoC)

Conjunto bsico de 10 preguntas utilizadas por todos los grupos Incluye una seccin sobre la experiencia del cliente por funcin de RH

Se utilizaron dos escalas - Importancia y efectividad

Utilizado de 6 puntos escala de calificacin Se dej una seccin para comentarios abiertos Se aplic a partir de nivel gerencia y superior

Satisfaccin del cliente (VoC)

Preguntas

Importancia (del 1 al 6)

Efectividad (del 1 al 6)

RH participa activamente en sesiones de trabajo, en las que se toman decisiones importantes? RH entiende los objetivos y metas de largo plazo de mi rea de negocio?

RH proporciona a mi rea de negocio datos precisos, oportunos y con calidad, sobre temas de personal para soportar la toma de decisiones? RH demuestra cmo las iniciativas de gestin de personal apoyan los factores clave de desempeo de mi rea de negocio? RH participa en la planificacin de mi rea de negocio y se involucra en los aspectos importantes adems de proveer informacin relevante que soporte la planeacin estratgica y financiera? RH trabaja con la organizacin para medir el impacto de las iniciativas de gestin de personal sobre mi rea de negocio?
RH cumple con sus responsabilidades asignadas? RH acta como un socio de negocio para ayudarme a cumplir con mis objetivos de negocio? Los programas, servicios y herramientas de RH son claramente comunicados? Estoy satisfecho con el aporte que RH hace a la compaa?

Satisfaccin del cliente (VoC)

Experiencia del cliente por Servicio de RH Importancia (del 1 al 6) Efectividad (del 1 al 6)

Compensacin y Beneficios Reclutamiento y contratacin de personal Relaciones con los empleados Salud y Seguridad Gestin del desempeo Capacitacin y desarrollo Gestin de talento / Planes de sucesin Administracin de personal

Diseo y restructuracin organizacional

Satisfaccin del cliente (VoC)

Se analizaron los resultados por varias vistas: Gap entre el promedio de importancia y el promedio de efectividad Puntaje del promedio de Importancia Puntaje del promedio de efectividad

Se generaron medidas de mejora

Indicadores de desempeo
Buscamos indicadores que nos permitan gestionar nuestras funciones y actividades y, que proporcionen informacin para soportar la toma de decisiones. El reporte se genera por localidad y luego un concentrado total por la regin.

Este reporte se discute en las reuniones de Direccin y cada ao se definen metas de cumplimiento.
Nos permite definir estrategias especficas en RH y alinearnos a las estrategias de negocio.

Indicadores de desempeo
QUARTERLY METRICS
HR Function/VOC Metric Description Metric Formula/Definition Unit

2011/12
Q1 Q2 Q3 Q4

Employee Relations

Voluntary Turnover Separation Rate (all full-time employees) Involuntary Turnover Separation Rate (all full-time employees) Total Regular Headcount

Total Voluntary Separations/Regular Headcount Total involuntary Separations/Regular Headcount Regular Headcount Regular Subcontracted Headcount Total Training investment Total Days to Fill/Total Hires Total Learning & Development Cost divided by Regular Headcount

% # # $ days

Performance Management

Total Subcontracted Headcount Training investment per quarter

Recruiting & Staffing Talent Management

Time to Acceptance of Offer Learning & Development Investment per Employee

Workforce Planning

Revenue Factor

Revenue/Regular Headcount

Indicadores de desempeo
ANNUAL METRICS HR Function/VOC Metric Description Metric Formula/Definition Unit 2011/12

Compensation

Variable Compensation Percent One or More Candidate Succession Planning Depth (from PDS) HR Headcount Ratio

Variable Compensation/Regular Compensation Cost Number of Key Roles with 1 or More Unique Successors/Number of Key Roles Regular Headcount/Total HR Headcount Total HR Cost/Total Regular Headcount Result from a survey applied internally, on our business areas

Talent Management

Ratio $

Organizational Design & Restructuring

HR Spend per Employee Satisfaction Survey (VoC)

Factores de xito
Compromiso de la Direccin RH debe involucrarse en el negocio (realmente)

Definicin de responsables por indicador (si la estructura lo permite)

Fechas lmite de entrega de reportes (calendario anual)

Reuniones peridicas internas de revisin (RH) y con la Direccin

Definicin de medidas de mejora (Responsables y fechas) Visibilidad de los indicadores (Performance Management) Programas de largo plazo (continuidad)

Conclusiones
El implementar indicadores en RH nos permite gestionar el uso de recursos y nos permite identificar puntos de mejora, hacer esto en conjunto con nuestros clientes internos nos mantiene enfocados en lo que es importante para la organizacin sin olvidar lo que es importante para nosotros. Le da visibilidad y objetividad a la funcin de Recursos Humanos y nos permite ser parte de la estrategia del negocio, adems de anticiparnos a las necesidades clave. Este ejercicio se recomienda hacer cada dos aos o antes si las condiciones del negocio as lo requieren.