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Gestión secretarial
Elaborado por:
Ángel Gabriel j. Rodríguez s..
ATENCION Y SERVICIO AL
CLIENTE
Temas en relación
LA ESTRATEGIA DE SERVICIO
LA SECRETARIA RELACIONISTA
EL PREOTOCOLO
LA ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS
Nuestro propósito siguiente es definir los aspectos que se deben
tener en cuenta en al preparación de eventos externos .
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Quienes tienen a su cargo la parte académica o
técnica, denominados conferencistas
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ASPECTOS A CONSIDERAR
5. Definir los objetivos
6. Programación académica y social
7. Duración
8. Numero de asistentes
DEFINIR LOS OBJETIVOS
Del fin que se persiga con la realización del mismo,
depende la fase de preparación. Por eso es
indispensable definir sus objetivos generales y
específicos.
PROGRAMACION
ACADEMICA Y SOCIAL
Una vez establecidos los objetivos se entra a
definir un programa académico, con el cual se
pueda alcanzar el propósito del mismo. Como
parte integral de todo evento es necesario definir
también, en este momento, las posibles
actividades culturales y sociales que se
presentaran.
DURACION
La programación académica y las actividades
culturales, son la base para determinar el tiempo
que se requiere para realizar el evento y una fecha
aproximada de realización, la cual no debe ser
inferior a seis meses para eventos nacionales. En
ocasiones, se definen los objetivos y se establece
de una vez la duración del evento.
NUMERO DE ASISTENTES
Para seleccionar el sitio de reuniones es
indispensable hacer un análisis objetivo de los
posibles asistentes. Aun cuando estos eventos
generalmente son abiertos, habrá que fijar un tope
máximo de asistentes.
A L
E R
E N
G O
TO N T
E S V E
P U E
S U U N
R E D E
P
El costo total del evento y el valor de la inscripción se
determinan con base en los presupuestos elaborados
por los distintos comités, a los cuales se les asignara
esta y otras funciones a cumplir durante la
realización del evento .
Salones de conferencias.
Actos sociales
Material impreso
Invitados especiales
COMITÉ DE ADMINISTRACION
Tiene a su cargo la parte financiera del evento(movimiento de
cuentas, pagos, facturas, recaudos por inscripciones) el apoyo
logístico en general, el cual incluye sitios para los actos de
instalación y clausura, sitios de reuniones y recursos físicos .
qComité académico
qEscarapelas y materiales
ACTOS SOCIALES
Corresponde a este subcomité la coordinación del programa social
del evento. Estos programas generalmente incluyen actos de
instalación y clausura, actos culturales, visitas a sitios turísticos ,
refrigerios .
PROTOCOLO
Vela por la elaboración anticipada de la lista de invitados
especiales y por hacerles llegar la documentación necesaria sobre
el evento . Es el responsable de la organización de la mesa
principal, la ubicación de las personas y la colocación de sus
nombres
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S
Es el comité responsable de la recolección, elaboración de
originales, corrección, impresión, armada, distribución y archivo
de la totalidad de las ponencias, conferencias, discursos y
conclusiones del evento. Debe recopilar, clasificar y conservar
todo documento que produzca el evento para la elaboración de
las memorias. Atiende además el eventual diligenciamiento,
envió, recibo y tramitación de correspondencia(correo, fax) de
los asistentes del evento.
MODALIDAD: COMERCIO
SECCION: 10-07
FECHA: 04/11/08