www.referat.

ro

Universitatea Lucian Blaga,Facultatea de tiine Economice,Sibiu Anul Universitar:2011-2012 ORGANIZAREA UNEI NUNI

Organizarea unei nunti Etape in desfasurarea proiectului: 1.Proiect-natura si scop 2.Alegerea proiectului 3.Organizarea proiectului 4.Planificarea proiectului 5.Conducerea proietului 6.Echipa de proiect 7.Estimarea costurilor si bugetul 8.Rezolvarea problemelor legate de proiect.Solutionarea conflictelor 9.Monitorizarea si costul proiectului.Finalizarea proiectului 1.Proiect-natura si scop Primul aspect pe care ar trebui sa-l avem in vedere in realizarea unui proiet este complexitatea si importanta lui.Proiecul care il va organiza cu succes,acesta este obiectivul firma noastra SC.Events.SRL ,este Organizarea unei nunticare dupa parearea noastra este un proiect foarte complex,durata lui de realizare este mult mai mare

in comparatie cu alte proiecte(ex:inchirierea salii unde va avea loc evenimentul se face cu aproximativ un an inainte),este totodata costisitor si care necesita multa munca si seriozitate din din partea echipei organizatoare,pentru a fi la asteptarilor clientului,fiind un eveniment foarte special si .Un asemenea proiect implica foarte multi invitati,participanti la eveniment de aceea trebuie sa ne planificam foarte atent toate activitatile precum: -data de finalizare a proiectului care este fixa,data nuntii(7 august) -conlucrarea organizatorului cu specialistii care ne pot ajuta in anumite cu sfaturi(decorarea salii,aranjamente florale etc) -daca pe parcursul perioadei in care s-a desfasurat organizarea evenimentului(2 luni)au apartut schimbari majore -cel mai important aspect pe care trebuie sa-l avem in vedere intr-o negociere este legat de timp,performanta,calitate si cost. Dupa cum ati observat,obiectu proiectului nostru este organizarea unei nunti care necesita o perioada mai lunga de timp pentru pregatiri si totodata un buget ridicat.Avem la dispozitie un buget cuprins intre 7000-7500 euro,cu care credem noi ca vom atinge toate obiectivele propuse. 2.Alegerea proiectului In alegerea proiectului trebuie sa avem in vedere si riscul la care ne expunem,iar pentru ca acesta sa fie minim trebuie sa colaboram cu specialisti,persoane serioase,care stiu sa-si indeplineasca atributiile prevazute intr-un contract,la fel si costurile produselor si serviciilor prestate trebuie sa fie fixe sa nu se modifice,si cel mai important sa existe raportul pret-calitate. Principalele obiective pe care trebuie sa le avem in vedere sunt: -alegerea localului unde va avea loc evenimentul(care sa dispuna de 100 locuri necesare invitatilor) -sonorizare(dj sau o formatie muzicala) -poze,filmarea evenimentului,album foto -aranjamente florale. Acestea sunt activitati de care trebuie sa tinem cont cu o perioada mai mare de timp(mai ales pentru ca sala tebuie gasita cu aproximativ 1 an inainte,si achitarea unui acont). De asemenea un aspect destul de important,consideram ca il reprezinta cununia civila care trebuie oficializata cu o perioada de timp inaintea evenimentului propriuzis,deoarece nu se poate face in aceeasi zi cu nunta(nu se mai fac cununii in weekend,doar in timpul saptamanii). 3.Organizarea proiectului In organizare proiectului cel mai important aspect este parerea si dorinta clientului de care trebuie sa tinem seama cu strictete.Trebuie sa-i oferim libertatea de a se implica si a influenta deciziile ce privesc proiectul,libertatea de a schimba sau modifica obiectivele proiectului,si tot odata echipa sa fie formata din persoane care sunt dispuse sa asculte si sa includa in planul proiectului dorintele clientului. Trasaturi cheie: *durata proiectului(2 luni) *marimea costurilor(7440 euro) *complexitate mare *unul dintre cele mai importante evenimente din viata clientului nostru

In cazul de fata modelul de organizare care ni se potriveste este organizarea orientata spre client(deoarece clientul isi exprima toate dorintele cu privire la organizarea acestui eveniment important,noi ca si organizatori incercam sa-i oferim cat mai multe alternative care sa corespunda cu dorintele si asteptarile lui). Pentru pregatirea evenimentului,societatea SC.Events.SRL are nevoie de urmatorul personal in organizarea evenimentului: *un manager *un director de imagine si creatie *un administrator Personalul nu trebuie sa respecte un program fix,acesta fiind solicitat doar cand apar anumite schimbari si cand acestia decid sa se consulte cu clientul in privinta unor detalii sau cand apar anumite probleme. (a)Managerul- va participa activ la toate procesele decizionale din cadrul societatii,va verifica cu atentie cheltuielile ce vor fi facute si nu in ultimul rand se va ocupa de sustinerea si coordonarea activitatii firmei. (b)Administratorul-reprezita societatea fata de autoritatile de stat,efectueaza toate actele de administrator si gestionare a societatii avand toate competentele necesare pentru a actiona in numele societatii,pentru a autoriza actele si operatiunile de gestiune. (c)Directorul de imagine si creatie-este o persoana cu multa imaginatie,spirit de observatie si viziune de ansamblu,calitati esentiale in munca pe care o desfasoara.Atributiile lui se refera la coceperea scenariului de desfasurare a evenimentelor si supravegherea respectarii acestuia.Este un fel de maestru de ceremoniicare transforma viziunea asupra evenimentului in realitate,urmarind si gestionand atent fiecare moment. 4.Planificarea proiectului Conceptul de planificare defineste procesul in urma caruia ia nasetere un plan.Planificarea se refera la actiunile noastre si pentru ca ele sa contribuie la succesul acestor actiuni trebuie sa ne indice: -cand urmeaza a fi realizate aceste actiuni -ce trebuie facut,urmarit -de ce echipamente vom avea nevoie SCOPUL PROIECTULUI:organizarea unei nunti ACTIUNI DE INTREPRINS: A.gasirea salii unde va avea loc evenimentul B.dj sau formatie muzicala C.firma foto-video D.alegerea meniului E.decorarea salii F.tortul miresii TERMEN LIMITA:7 August Durata:2 luni Cine se ocupa:SC EVENTS.SRL Pentru a duce la bun sfarsit planul trebuie sa tinem cont de dorintele clientului,acesta va fi consultat cu privire la toate detaliile,totodata se va putea informa si singur si eventual sa vina cu propunei,sugestii echipei de realizare a proiectului(ex:culoarea decorarii salii,modele de aranjamente florale,buchete mireas,nasa)sau noi ii putem oferi

cataloage,care sunt un ghid foarte bun pe miresele aflate in dileme si orice schimbare va avea loc pe parcursul organizarii,acestea vor fi comunicate echipei care va tine cont si se va ghida dupa ele. Actiunile intreprinse nu trebuie ordonate cu strictete,doar ca unele se succed altora(ex:gasirea salii 15 august 2010 si decorarea ei 6 august 2011)

Timp activitate Gasirea salii Formatie muzicala Alegerea meniului Tortul miresii Firma foto-video Decorarea salii I

SAPTAMANI 2 3

RETEAUA AON

GASIREA SALII

ACTIVITATI

DECORARE A SALII

NODURI

5.Conducerea proiectului Un bun manager de proiect este cel care realizeaza obiectivele proiectului in timpul si conform bugetului specificat. (Jean Harris)

Dupa cum am amintit si in faza de organizare a proiectului vom avea nevoie de 3 persoane care sa organizeze proiectul(managerul,directorul de imagine si creatie,administratorul). Managerul de proiect conduce echipa formata din personal specializat,acesta trebuie sa fie capabil: *sa castige increderea specialistilor din echipa *un alt element de baza in cadrul unei echipe este comunicarea *sa inteleaga ceea ce membrii echipei doresc sa ii transmita,sa le asculte punctul de vedere *sa reuseasca sa transforme grupul de specialisti intr-o echipa. TEORIA LUI HENZBERG Insatisfactie Satisfactie *conditii de munca *realizare personala *salarii *recunoastere *politici de companie *responsabilitate/avansare Dupa Maslow necesitatile formeaza o ierarhie deoarece cele de nivel inferior trebuie satisfacute primele.Numai dupa ce acestea au fost satisfacute individual cauta sa-si satisfaca necesitatile superioare.Necesitatile legate de auto-actualizare sunt cele care imping un om sa fie ceea ce poate sa fie.Ele se refera la dorinta individului de a se dezvolta conform potentialului. 6.Echipa de proiect Odat ce ideea fundamental este formulat este important s se identifice caracteristicile financiare, tehnice i economice ale proiectului. Trebuie ca orice persoan inteligent s aib posibilitatea i dreptul s critice i s mbunteasc noua idee. n general ideile noi trebuie susinute, argumentate i promovate cu motivaii tehnice i financiare care pot forma o imagine despre proiectul pe care l dezvolt. Toate aceste deziderate se pot realiza n condiiile n care exist o echip de lucru n care s fie inclui specialiti din diferite departamente funcionale i care s asigure ndeplinirea obiectivului propus n termenii specificai (calitate, timp, cost), echip condus de un ef de proiect care are un statut clar definit, competene i responsabiliti bine stabilite. Exist mai multe posibiliti de organizare a echipei de lucru n managementul proiectelor: - constituirea unui grup pluridisciplinar de analiz a valorii reunind mai multe cadre din ntreprindere cu diferite competene; - colaborarea activ n cadrul unui studiu cu un cadru de cercetare; - intervenia unui prestator de serviciu instituional, care s ajute la inovare; - consultarea n mod sistematic i permanent a clienilor ntreprinderii; - constituirea unui panou de observaii a utilizatorilor cu privire la prototip. Proiectul este realizat de o structur temporar implementat n structura permanent a ntreprinderii. eful de proiect trebuie s ia iniiativa consultrii i coordonrii proiectului cu cei patru poli de competen: 1. Polul cererii regrupeaz clienii i utilizatorii poteniali ce pot fi consultai ntr-o manier informaional de exemplu cu ocazia unui trg de prezentare sau ntr-o metod formal, ntr-un cadru oferit de panoul de utilizatori. Trebuie specificat c n general clientul se exprim strict n termen de nevoi, n timp ce utilizatorul se exprim strict n

termeni de funciuni. 2. Polul de mediere are contribuii n sprijinirea inovaiei : consilii regionale, organisme interesate n dezvoltarea tehnologiei, etc. n general aceste organisme reuesc s promoveze diferite inovaii materiale i competene tiinifice, punnd la dispoziie suporturi de proiecte care pot transforma o idee n produs comerciabil. 3.Polul de concepie format din diferite centre de competen susceptibile a furniza sfaturi specializate asupra fezabilitii tehnice a ideii. 4.Polul de parteneriat sunt cuprini ansamble de furnizori sau subantreprenori care particip la realizarea unor subansambluri ale proiectului. 7.Estimarea costurilor si bugetarea proiectului Estimarea costurilor Proiectele reusite se bazeaza pe estimari care iau in considerare: - obiectivele si rezultatele estimate ale proiectului; -activitatile ce trebuie indeplinite; - costurile activitatilor similare derulate anterior. Informatiile detinute in legatura cu activitatile proiectului variaza considerabil de-a lungul ciclului de viata al acestuia: in faza de conceptie informatiile disponibile sunt foarte putine, volumul lor urmand a creste abia dupa ce se inainteaza spre faza matura, adulta a proiectului. Ca o consecinta, acuratetea estimarilor difera de la o faza la alta (conform estimarilor specialistilor cca. 30% din aprecierile fazei initiale sunt eronate). Rezultatul unei estimari aproximative initiale se concretizeaza intr-una din variantele urmatoare: (1) abandonarea proiectului sau (2) continuarea pregatirilor pentru inceperea sa. Ultima dintre acestea, decizia de continuare a proiectului, va conduce la derularea activitatilor urmatoare, care vor necesita mai multe informatii decat cele detinute pana atunci. Aceasta crestere a cantitatii de informatie necesara ne va permite sa realizam estimari de o acuratete mai mare, numite in general estimari preliminare sau studii de fezabilitate. Acestea sunt cele care ne ajuta in luarea deciziei de demarare a proiectului, acuratetea lor depinzand de cantitatea de informatii pe care am avut-o la dispozitie. In cazul proiectelor ce presupun costuri sau riscuri ridicate, activitatile pregatitoare vor fi realizate cu o marja de acuratete a estimarilor de 15-20%. In ceea ce priveste proiectele de dimensiuni mai mici, estimarile se vor baza pe comparari cu alte proiecte similare sau pe o cantitate de date mai redusa. Aceasta inseamna ca marja de acuratete a estimarilor in acest caz poate ajunge pana la 25%. Odata luata decizia demararii proiectului, vom proceda la definirea scopurilor si a formei pe care trebuie sa o imbrace rezultatele proiectului, detalii care apar si in specificatia acestuia. Atunci cand folosim toate informatiile care ne stau la dispozitie, rezultatul va consta in ceea ce numim estimarile definitive sau estimarile de control ale proiectului. Marja de eroare a acestora este foarte mica, de 5-10%, ele fiind folosite din acest motiv pentru realizarea bugetului proiectului. Informatiile legate de rezultatele proiectului sunt tot mai consistente si mai detaliate pe masura ce proiectul avanseaza din faza de conceptie spre cea in care atinge amploarea maxima. Specificatia proiectuluieste versiunea care contine informatiile despre proiect cele mai realiste; ea ofera o linie de baza a proiectului clara, pe baza careia se poate construi bugetul proiectului si se pot face planificarile timpilor de realizare a diverselor activitati.

Procesul de creare a informatiilor legate de costuri se poate baza pe o varietate de surse, printre care: experienta acumulata in proiectele anterioare; cataloagele furnizorilor; cotatii primite de la furnizori si contractanti; costurile standard din cadrul firmei proprii; indicii de cost comerciali si cei guvernamentali; magazinele de desfacere; publicatiile profesionale; referintele sau materialele bibliografice; standardele industriale; experienta proprie sau a colegilor. Estimarea costurilor: =rezervare sala unde va avea loc evenimentul:250 euro =decoratiuni de culoare visinie:600 euro =invitatii:60buc/pentru 100 persoane:40 euro =meniu+bauturi:50 euro/pers*100:5000 euro =prajituri:300 euro =tort:150 euro =poze,filmare eveniment,album:600 euro =sonorizare:500 euro TOTAL=7440 EURO 8.Rezolvarea problemelor legate de proiect.Solutionarea conflictelor In cazul nostru putem spune ca nu au existat probleme majore,schimbari care sa genereze conflicte,deoarece firma noastra de organizari evenimente,este una profesionista,si orice schimbare venita din partea clientului nostru poate fi consultata si analizata de specialistii nostri,si oferirea unei alternative clientului nostru intr-o perioada de timp scurta. Au intervenit schimbari nu foarte mari, care nu au modificat structura de organizare a proiectului si nu au implicat costuri suplimentare, acestea fiind legate de modul cum va fi decorata sala: 1.am optat pentru o alta culoare a huselor si a fetelor de masa(schimbarea culorii din crem in visiniu) 2.masa mirilor a fost aranjata cu alt sortiment de flori decat cel stabilit initial(trandafiri) Aceste schimbari venite din partea clientului nostru,au fost discutate de comisia de lucru si analizate astfel incat rezultatul sa fie pe masura asteptarilor,aceste schimbari au fost rezolvate fara aparitia unui conflict. 9.Monitorizarea si controlul proiectului.Finalizarea proiectului

Managerul de proiect este cel care se ocupa de monitorizarea proiectului,si care urmareste daca urmatoarele actiuni au fost indeplinite: *masurarea sau testarea performantelor *transformarea datelor culese in forme semnificative si usor de inteles. Monitorizarea planului proiectului a avut in vedere urmatoarele actiuni care trebuie bine stabilite:cand trebuie facute acele actiuni,cine trebuie sa le faca,ce echipamente sunt necesare pentru realizarea lor. In cazul de fata monitorizarea si inregistrarea progreselor inregistrate de proiect,se face prin compararea a ceea ce s-a realizat cu ceea ce a fost planificat,acest lucru se poate face grafic sau cu ajutorul retelelor AON evidentiate mai sus. Evaluarea post proiect este initiata de catre client,si care contine strict parerea lui personala,modul in care firma noastra de organizari evenimente SC.Events.SRL a reusit sa-i satisfaca nevoile,dorintele si desigur ideal ar fi ca noi sa fim mai presus decat asteptarile clientului nostru. Organizarea evenimentului nostru putem spune ca a fost un succes,aceasta concluzie se datoreaza reactiei clientului nostru in momentul in care a vazut produsul finit(cum a fost decorata sala,buchete de flori,tortul miresii) si le-am oferit un cadou mirilor porumbei albila iesirea din biserica,si un tur al orasului cu caleasca. Pe viitor ne dorim sa mai avem ocazia sa colaboram...............

Powered by http://www.referat.ro/ cel mai tare site cu referate