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Unidad de Procesamiento:
- Contraloría General.
Código Manual:
- VIN-SGD-01
Fecha y Versión:
- Noviembre de 2009.
- Ver. 2.0
Encargado:
- Nombre
- Tel:
- E-mail
Supervisor:
Nobre
Tel:
E-mail
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Tabla de Contenido
Identificación. _______________________________________________________ 2
Introducción. ________________________________________________________ 4
Responsables ________________________________________________________ 6
Políticas de Operación_________________________________________________ 6
Conceptos.__________________________________________________________ 7
Procedimientos.______________________________________________________ 8
1. Descripción de Documentos.
1.1 Nomenclatura 9
1.2 Entradas de Autoridades y campos de Metadatos. 11
1.3 Estructuración de Datos 12
3. Flujogramas.
3.1 Automatización del Proceso Documental 15
3.2 Digitalización Archivo ya existente. 16
3.3 Archivos de documentos electrónicos. 17
4. Repositorio. 18
4.1 Alcances 21
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Introducción.
Esta compuesto por las directrices y procedimientos que se deben llevar a cabo para el
cumplimiento de los objetivos de los proyectos de Gestión Documental en la Empresa.
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Objetivos de los Procedimientos.
Áreas de Aplicación.
Este Manual es aplicable a todas las prácticas que conlleven el trabajo continuo con
Documentación. Entendiéndose documento como el soporte de información relevante para
el trabajo cotidiano, podemos desligar de esto, que el área de aplicación se limitará al
Documento que provenga, sea creado o pueda ser soportado en el formato papel.
Por lo tanto los procedimientos se aplicarán en las actividades que conlleven la utilización
de los Documentos, estas son:
- Creación
o Creación del Documento con los sistemas de gestión que tiene la
Empresa.
- Validación
o El proceso de validación de los datos de los documentos, confirma
correspondencia con la legalidad y correcto procedimiento interno.
- Aprobación
o Es el proceso de afirmación de los datos en los documentos.
- Rechazo
o Es el proceso de rechazo de los datos, este procedimiento concluye con
la devolución de documento para su corrección.
- Consulta
o La consulta es la búsqueda y resultado de esta, sobre información
documental que los colaboradores hagan sobre el Gestor Documental.
- Ingreso
o Ingreso de los Documentos y sus Metadatos al Gestor Documental.
- Depuración
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o Es la Eliminación de los Documentos que ya han terminado con su Ciclo
Vital, o que su después de su digitalización su existencia es inútil como
formato papel.
- Clasificación
o Es la anotación de procedencia y codificación del Documento.
- Indización
o Es la descripción intelectual del Documento, mediante el cual se
obtienen los Metadatos
- y Catalogación
o Descripción Física del documento, se consignan datos de orden material.
Responsables
Políticas de Operación
• Todo Documento debe ser enviado a Proceso Técnico, vía Gestor Documental.
• Todo encargado de documentación de cada departamento, debe velar por la
fidelidad de los datos entregados y su contraparte documental.
• La automatización del Proceso Documental, no suple la validación o rechazo vía
firma escrita de los documentos.
• La Digitalización de los documentos debe realizarse en la última de las
versiones en papel.
• Cuando se Digitaliza un Documento no se aplica OCR, y la descripción es
solamente mediante Metadatos.
• El OCR se aplica cuando el documento provenga de formatos electrónicos.
• En el caso de nuevas revisiones, rechazos y aprobaciones debe indicarse como
documento actualizado y debe agregarse como nueva versión.
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• Los procesos técnicos de documentación deben estar acorde a la técnica y
normativas archivísticas.
• La descripción de fondos, sub-fondos y relaciones de tipología de documentos
deben ser según la nomenclatura estandarizada.
• Las diferencias sobres nomenclaturas, configuración de Imágenes, configuración
de Scanner y estructura del gestor documental, deben ser aclaradas siguiendo el
Manual de Procedimientos para la Gestión Documental.
Conceptos.
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10. REPOSITORIO: Depósito o archivo es un sitio centralizado donde se almacena y
mantiene información digital, habitualmente bases de datos o archivos informáticos.
11. SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o
Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
12. SUBSERIE: Aquellos documentos que son el resultado de una misma gestión y
cuyo contenido temático se refiere a un asunto específico. Ejemplo: Serie:
CONTRATOS, Subserie: Contratos de Prestación de servicios. Contrato de obra,
etc.
13. TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple.
14. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
15. UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y
caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está
constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente.
16. VALORACIÓN DOCUMENTAL: Proceso por el cual se determinan los valores
primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia
en las diferentes fases del archivo.
17. VALORES PRIMARIOS (Administrativo, Legal, Contable, Fiscal y Técnico): Es el
que tienen los documentos mientras sirven a la entidad productora y al iniciador,
destinatario o beneficiario, es decir a los involucrados en el asunto.
Existencias.
El repositorio esta compuesto de una serie de Documentos que emanan de las dos empresas
que Operan en Viña del Mar. Estos Documentos son la consecución del trabajo operativo
de las unidades financiera, contable y legal de las empresas las cuales para su validación y
auditoría confluyen en el departamento de Contraloría.
Facturas
Boletas
Contratos
Finiquitos
Antecedentes de Finiquitos
Liquidaciones
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Cotizaciones
Asistencias
Certificados
Decretos
Procedimientos.
1. Descripción de Documentos.
1.1 Nomenclatura
Para cumplir con estos objetivos se utiliza en primer lugar procedimientos Archivísticos en
los documentos físicos, tratando de emular las normas de clasificación de Documentos,
consignadas en Normas Internacionales tales como ISAD(g); siempre teniendo como
principio la adecuación de estas a la realidad de la Empresa y del archivo, para así lograr la
mejor nivelación entre el ordenamiento real de los archivos y el ordenamiento que nos
exigen la norma y especialmente los software de Gestión Archivísticas y Documentales.
Abreviaciones:
*FONDOS.
EM1= Empresa 1.
EM2= Empresa 2.
*SUBFONDOS
Subcontratistas:
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ESC1
ESC2
ESC3
ESC4
ESC5
*SERIES
bol = Boleta
con = Contratos
fin = Finiquitos
liq = Liquidaciones
cot = Cotizaciones
as = Asistencias
cer = Certificados
dec = Decretos
*SUBSERIES
CI = Indefinido
PF = Plazo Fijo
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SP = Servicios Profesionales
Ejemplos:
Contrato colaborador Empresa 1 , bajo contrato plazo fijo de Octubre del 2006.
EM1conPF-2006_10-001
ESC1-Liq-2008_12-001
- Fecha
o Fecha de mayor relevancia en el documento; por ejemplo en los
antecedentes de finiquitos se considera la fecha de liberación del
documento, más que la puesta como finalización de contrato.
o Si en ningún caso se encuentra fecha alguna, deben verificarse Timbres o
aproximaciones derivadas del texto.
- Nombre del Trabajador
o Los Nombres deben ser los consignados en los documentos de personas,
es decir, contratos, finiquitos, antecedentes de finiquitos, liquidaciones y
asistencias.
- Rut
o Los RUT deben ser los consignados en los documentos de personas, es
decir, contratos, finiquitos, antecedentes de finiquitos, liquidaciones y
asistencias.
o Si no se haya en Rut en el encabezado verificar Firmas y/o corroborar
con datos anteriores.
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- Empresa
o El nombre de la empresa que la que depende el documento siempre tiene
que ser consignada en los campos de Metadatos.
o Corresponde al Fondo o SubFondo de donde proviene el documento, por
lo tanto, se hace valer la correspondencia con su proveniencia de
Archivo más que de la autoría del documento.
- Área
o El área debe ser consignada en los documentos de personas, es decir,
contratos, finiquitos, antecedentes de finiquitos, liquidaciones y
asistencias, cuando correspondan.
o En los documentos de Personal de Subcontratistas esta área no
corresponde.
- Contraparte contractual
o La contraparte contractual debe ser consignada en los documentos de
Contrato de Servicios Profesionales, Contratos Publicitarios, Convenios
Comerciales y/o cualquier documento donde el vinculo contractual sea
entre la Empresa y Particulares que emitan facturas, boletas por servicios
etc, y no caigan en la denominación de Colaboradores o Trabajadores.
- Número de Factura
o El número de Factura emitida o recepcionada.
- Número de Decreto
o El número de decreto entregado
- Tipo de Documento
o El tipo de documento debe ser consignado en todos los documentos.
- Palabras Claves
o Texto libre de lenguaje no estructurado que permita agregar datos más
detallados de los documentos, asuntos de decretos, asuntos de contratos,
explicación de anexos, etc.
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La configuración del equipo de digitalización debe ser la siguiente:
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Software: Fujitsu ScandAll Pro
- Se inserta el documento por el Scanner.
- Se verifica que el documento sea por una o dos cara; si es de una escoger en la
configuración del escáner LADO FRONTAL, si es doble cara escoger DUPLEX
- Se ingresa el nombre que le daremos al documento digitalizado, a través de la
ventana de configuración del controlador.
- Se Digitaliza el documento.
- El tratamiento OCR no se realiza inmediatamente. Es recomendable realizarlo
en documentos con alta legibilidad o provenientes de formatos digitales.
2.1.3 Alcances.
- Los lotes de documentos se han de digitalizar todos de una vez cuando son del
mismo tipo.
- Se debe utilizar un software de edición de documentos PDF que permita Dividir
o Unir hojas por separado e individualizar los documentos.
- Se deben Editar los Nombres por lotes de los documentos mediante software de
edición de lotes de documentos PDF.
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IMPORTANTE: Los Números
deben ser correlativos mientras
los documentos sean de una
sola pagina, cuando aparece un
documento de mas de una
pagina se debe saltar hasta la
ultima pagina de este, ejemplo:
En este caso desde la pagina 77
hasta la 82 es un solo
documento, y la 83 y 84
también, un solo documento,
los demas son documentos de
una sola página, esto quedaría
por lo tanto
73,74,75,76,82,84,85,86,87,88,
89,90
2.2 Ingresos.
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2.2.3 Como trabajar WebDAV y BD en KnowledgeTree (KT)
2.3
3. Flujogramas.
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3.1 Automatización del Proceso Documental.
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3.2 Digitalización Archivo ya existente.
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- Los Contratos son solicitados por las Gerencias a Contraloría los que aprueban
el proceso
- Se envían los Antecedentes a Remuneraciones que se encargan de redactar el
documento.
- Se envía a Servicio de Personas para la firma del Colaborador.
- Y se Archivan
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3.3 Archivos de documentos electrónicos.
4. Repositorio.
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El repositorio esta compuesto por los documentos Digitalizados provenientes de los
archivos administrativos históricos; la documentación generada en el workflow de la
Empresa y los Documentos electrónicos que recibe o emiten los departamentos financieros
contables.
Su distribución lógica esta determinada por los Niveles de Procedencia y Pertenencia de los
documentos.
En un primer lugar tenemos las carpetas de las Empresas para las que se generan los
documentos, la carpeta para los decretos Municipales y otra que agrupa a los
Subcontratistas.
División Fondos:
- Empresa1.
o Contratos
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Indefinidos
Plazo Fijo
Mantención y Servicios Comerciales
• Contratos de Servicios Profesionales y Artísticos
• Contratos Publicitarios y Convenios Comerciales
o Antecedentes de Finiquitos
Indefinidos
Plazo Fijo
o Finiquitos
Indefinidos
Plazo Fijo
o Boletas
Salida de Caja Contratos.
o Otros Documentos
- Empresa 2.
o Contratos
Indefinidos
Plazo Fijo
Mantención y Servicios Comerciales
• Contratos de Servicios Profesionales y Artísticos
• Contratos Publicitarios y Convenios Comerciales
o Antecedentes de Finiquitos
Indefinidos
Plazo Fijo
o Finiquitos
Indefinidos
Plazo Fijo
o Boletas
Salida de Caja Contratos.
o Otros Documentos
- Subcontratistas
o Subcontratista 1
Liquidaciones
Contratos
Finiquitos
Cotizaciones
Otros
o Subcontratista 2
Liquidaciones
Contratos
Finiquitos
Cotizaciones
Otros
o Subcontratista 3
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Liquidaciones
Contratos
Finiquitos
Cotizaciones
Otros
o Subcontratista 4
Liquidaciones
Contratos
Finiquitos
Cotizaciones
Otros
o Subcontratista 5
Liquidaciones
Contratos
Finiquitos
Cotizaciones
Otros
o Subcontratista 6
Liquidaciones
Contratos
Finiquitos
Cotizaciones
Otros
- Decretos
o 1968…
o 2009
4.1 Alcances
- Las Carpetas Plazo Fijo en cualquier punto donde se encuentre, llevan como subcarpetas
los años y los meses, como se consignan en los documentos
- Empresa 1
o Contratos
Plazo Fijo
• EM1conPF-2005
o EM1conPF-200510
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- Las Carpetas Indefinidos en cualquier punto donde se encuentre, lleva como subcarpeta
los años, como se consignan en los documentos
- Empresa 2
o Finiquitos
Indefinidos
• EM2finCI-2008
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