MODELO DE CALIDAD IMPLEMENTADO EN EL RENIEC

INDICE

INTRODUCCION El RENIEC y su rol institucional 1.1. Rol Institucional I. VISION II. MISIN III. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL IV. CADENA DE VALOR DEL RENIEC V. PRODUCTOS /SERVICIOS Y BENEFICIARIOS. 1.2. Gestin por Procesos 1.3. Desarrollo tecnolgico 2. SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO 2.1. Enfoque relacionado al acceso a la informacin y al conocimiento 2.2. Descripcin del servicio 2.2.1. Definicin 2.2.2. Funcionalidad Esquema detallado del Sistema Integrado de Trmite Documentario 2.2.3. Naturaleza 2.2.4. Caracterstica 2.2.5. Usos 2.2.6. Calidad e importancia del servicio 2.3. Caractersticas esenciales del servicio 2.3.1. Origen del servicio y su ciclo de vida 2.3.2. Fecha de introduccin al mercado 2.3.3. Originalidad y Tecnologa Utilizada a. Originalidad b. Tecnologa Utilizada 2.3.4. Modo de Uso del servicio 2.3.5. Optimizacin de recursos y resultados a. Implementacin del Producto Etapas b. Costos asociados a la Implementacin del Producto 2.3.6. Por qu es Exitoso a. xito del Servicio b. Beneficios del servicio 2.3.7. Estadstica e Indicadores del servicio a. Indicadores 3. CONCLUSIONES 4. BIBLIOGRAFIA 5. ANEXO RENIEC gana Premio Iberoamericano de la Calidad

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INTRODUCCION

Los lineamientos para el desarrollo del Gobierno Electrnico en el Per promueven el avance de la Sociedad de la Informacin y del Conocimiento, en base a la integracin y optimizacin de sus procesos y servicios, facilitando el cumplimiento de sus obligaciones y el desarrollo de sus actividades al servicio del ciudadano, tanto de manera individual o en sus diversas formas de organizacin privada. Es por tanto necesario, llevar adelante un enfoque de integracin y calidad de los procesos, con el apoyo de las tecnologas de la informacin y de la comunicacin, transformando la gestin del Estado, aumentando la competitividad global as como el desarrollo empresarial, procurando lograr una sociedad ms equitativa, integrada y democrtica. En el RENIEC, este enfoque se ha fortalecido con la mejora de procesos internos y con el desarrollo de aplicativos informticos para su mayor eficiencia y eficacia, en un contexto de mejora continua. En tal sentido, el RENIEC ha desarrollado el Sistema Integrado de Trmite Documentario SITD, basado en una plataforma informtica que permite la integracin y la interoperabilidad de la documentacin que generan las diferentes unidades orgnicas que conforman la Entidad, as como con la diversas entidades del Estado, adems de Entidades privadas, que remiten al RENIEC algn tipo de informacin que debe ingresar como parte de los procedimientos de la tramitacin de documentos. El SITD permite un gran ahorro en el uso de papel y de tinta de impresin, ya que todos los documentos que ingresan a la institucin y que circulan por funcin, entre las diversas unidades orgnicas estn digitalizados y son direccionados hacia las personas que lo van atender. El SITD genera pues ahorros en tiempo y recursos que pueden ser destinados hacia otras tareas prioritarias, as como el menor gasto de papel y tner para la impresin, apoya las actividades orientadas a la conservacin del medio ambiente. Es importante sealar que a travs de este sistema se puede realizar un eficiente control del flujo de documentos y del envo de los mismos en formato electrnico protegido con firma digital, lo que permite darle validez legal al documento, identificar al remitente; y gracias al proceso de almacenamiento de documentos digitales, garantizar la integridad de los mismos. Asimismo, permite una total accesibilidad a la informacin, puesto que facilita consultar cualquier documento, referencia, sustento, documentos relacionados, etc., sin necesidad de recurrir a archivos fsicos. El aplicativo notifica respecto al estado de los documentos y plazos de cumplimiento de las disposiciones dadas, constituyndose en una herramienta fundamental de apoyo a la gestin de todos los funcionarios. El aplicativo emite todo tipo de reportes estadsticos y nominales, que permiten mejorar la gestin y seguimiento a los documentos.

El RENIEC y su rol institucional

1.1. Rol Institucional El Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil (RENIEC), fue creado por Ley N 26497 de fecha 12 de julio de 1995, en concordancia con los Artculos 177 y 183 de la Constitucin Poltica del Per. El RENIEC es un organismo pblico autnomo con personera jurdica de derecho pblico interno y goza de atribuciones exclusivas y excluyentes en materia registral, tcnica, administrativa, econmica y financiera. Su funcin principal es la de organizar y mantener el Registro nico de Identificacin de las Personas Naturales; siendo la razn de su existencia la de responder a la necesidad de administrar y dirigir el sistema registral de los peruanos, que involucra el registro civil, registro de personas y registro de naturalizacin, lo que constituye el registro nico y base de datos de identificacin de todos los peruanos, emite el Documento Nacional de Identidad nico documento de identificacin personal en el pas, y en pocas electorales, elabora el padrn electoral, as como en forma permanente efecta verificaciones de firmas para los procesos de iniciativa de reforma constitucional, iniciativa en la formacin de las leyes, referndum, iniciativa en la formacin de dispositivos municipales y regionales, revocatoria de autoridades, demanda de rendicin de cuentas y otros mecanismos de control. Asimismo, el Congreso de la Repblica aprob la Ley N 27269 Ley de Firmas y Certificados Digitales y mediante el Decreto Supremo N 052-2008-PCM se aprob el Reglamento de la Ley de las Firmas y Certificados Digitales, el Estado designa al RENIEC como Entidad de Certificacin Nacional para el Estado Peruano y Entidad de Registro o Verificacin para el Estado Peruano. El RENIEC es un organismo que cuenta con la mejor tecnologa informtica actualizada, adems de personal calificado para desempearse con xito en la actividad de registro e identificacin de personas como en la aplicacin de normas, procesos y procedimientos que rigen esa actividad. I. VISION "El Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil es la Institucin ms avanzada de Latinoamrica en los aspectos de identificacin y registro civil, que cuenta con la confianza de la ciudadana y con el reconocimiento internacional por la calidad en la prestacin de sus servicios, al lograr que todos los peruanos estn identificados y accedan con plena confianza, a travs del uso de su documento nacional de identidad, a los diversos serviciosdisponibles, dentro de un contexto humano, y de seguridad jurdica y tecnolgica. II. MISIN Mantener actualizado el Registro nico de Identificacin de las Personas Naturales, emitiendo los documentos que acrediten su identidad con un alto nivel tecnolgico, de calidad y plena seguridad. Inscribir los nacimientos, matrimonios, defunciones y otros actos que modifican el estado civil. 4

Hacer accesible a la poblacin, los servicios pblicos y privados a travs de la certificacin digital, con seguridad tecnolgica y jurdica. Preparar y mantener actualizado el Padrn Electoral. Brindar servicios de calidad a la poblacin, sustentado en un Sistema de Gestin de la Calidad orientado a la permanente mejora continua.

III. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La estructura organizacional del RENIEC ha sido concebida de tal manera que la Alta Direccin est orientada a la formulacin de los lineamientos de poltica, ejerciendo el principio de unidad de direccin; que los rganos administrativos desarrollen funciones de apoyo y asesoramiento de carcter general; y que los rganos de lnea sean bsicamente ejecutores y especializados en materia registral para organizar y mantener el Registro nico de Identificacin de las Personas Naturales (RUIPN), la atencin a los indocumentados e inscribir los hechos y actos relativos a su capacidad y estado civil. IV. CADENA DE VALOR DEL RENIEC La Cadena de Valor del RENIEC se define partiendo de las necesidades de la poblacin, identificando sus procesos clave, productos, entrega de productos y servicio al cliente, en el marco del aporte de las unidades de Direccin, Operativas y de Apoyo, de la siguiente manera:

Grafico N 1: Cadena de Valor del RENIEC

V. PRODUCTOS /SERVICIOS Y BENEFICIARIOS. Los Productos y Servicios del RENIEC se definen est compuesto por los 30 millones 200 mil de peruanos, residentes en el Per, y en el extranjero. Para brindar nuestros servicios y productos, hemos segmentado este mercado de la siguiente manera:

Productos por Procesos Claves 1.2. Gestin por Procesos El RENIEC para el cumplimiento de su misin gestiona por procesos, soportado por una gran infraestructura tecnolgica de punta, lo que constituye un sistema de trabajo enfocado a perseguir la mejora continua del funcionamiento de las actividades de una organizacin mediante la identificacin y seleccin de procesos y la descripcin, identificacin y mejora de los mismos.

A travs del Mapa de Procesos podemos definir quines son los clientes y proveedores del RENIEC, los Procesos Clave y los Procesos Estratgicos (Planeamiento Estratgico, Control de Gestin, Mejoramiento Continuo) y de Soporte (Administrativo, Tecnolgico, de Recursos Humanos). Se presenta a continuacin las actividades de los Procesos Claves que realiza el RENIEC, Registros de Identificacin Registros Civiles Padrn Electoral Certificacin Digital Otorgamiento de servicios

1.3. Desarrollo tecnolgico El RENIEC es una de las primeras instituciones pblicas en el Per que desarrolla a medida sus Sistemas Informticos, para la realizacin de estos, planifica, organiza y administra la infraestructura informtica y de comunicaciones de la institucin diseando, ejecutando e implementando las aplicaciones informticas y sistemas de informacin necesarios para el registro, procesamiento, transmisin y almacenamiento de la informacin, para el ptimo desarrollo de las funciones , lo que permite que se cuente con informacin oportuna para la toma de decisiones.

2. SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO

El gobierno promueve activamente el uso de las TIC como herramienta de trabajo fundamental para sus ciudadanos y autoridades locales, buscando el trabajo de calidad y apoyando la simplificacin administrativa de las organizaciones. Es por ello, que el RENIEC ha desarrollado el Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD), el cual es un herramienta tecnolgica que autoriza automatizar la gestin de los documentos administrativos del RENIEC, esto es, transformar un documento fsico en un documento digital, con el fin de optimizar drsticamente el flujo de los documentos y expedientes administrativos, logrando tambin su transferencia a todas las instituciones pblicas, alinendolas en el uso generalizado de las TIC, como medio de mejora de la gobernanza local y regional.

2.1. Enfoque relacionado al acceso a la informacin y al conocimiento

El desarrollo del Gobierno Electrnico en el Per que propende impulsar el avance de la Sociedad de la Informacin y del Conocimiento, se basa en la integracin y optimizacin de sus procesos y servicios, que le permite facilitar el cumplimiento de sus obligaciones y el desarrollo de sus actividades al servicio del ciudadano, tanto de manera individual o en sus diversas formas de organizacin privada. Es por tanto necesario, llevar adelante un enfoque de integracin y calidad de los procesos, con el apoyo de las tecnologas de la informacin y de la comunicacin, transformando la gestin del Estado, aumentando la competitividad global as como el desarrollo empresarial, procurando lograr una sociedad ms equitativa, integrada y democrtica. Este enfoque adems se realiza dentro del marco del Deber de colaboracin entre entidades del Estado que contempla la siguiente base legal: Ley N 27444 del Procedimiento Administrativo General - LPAG. Decreto Legislativo N 1029, que modifica la Ley N 27444, y la Ley del Silencio Administrativo - Ley N 29060.

La LPAG regula en el Sub-Captulo III, artculos 76 y siguientes, la Colaboracin entre entidades; al respecto, en el numeral 76.1 del citado artculo 76 indica que: Las relaciones entre entidades se rigen por el criterio de colaboracin, sin que ello importe renuncia a la competencia propia sealada por ley. Atendiendo a dicho criterio de colaboracin, en el numeral 76.2.2 del artculo 76 de la LPAG se manifiesta que las entidades deben: Proporcionar directamente los datos e informacin que posean, sea cual fuere su naturaleza jurdica o posicin institucional, a travs de cualquier medio, sin ms limitacin que la establecida por la Constitucin o la ley, para lo cual se propender a la interconexin de equipos de procesamiento electrnico de informacin, u otros medios similares. En ese sentido el RENIEC, desarrolla polticas de desarrollo, investigacin, innovacin y accesibilidad para la mejora de su gestin interna y externa, as como la concientizacin de las TIC para el acceso a la informacin y comunicacin, en favor de todas las clases sociales.

2.2. Descripcin del servicio

2.2.1. Definicin El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) es un software automatizado de gestin administrativa y de uso interno (dentro de la institucin), el cual tiene como caracterstica principal, el reconocimiento jurdico de los documentos emitidos, mediante la incorporacin de la credencial digital (Certificado Digital) y el registro de la Firma Digital en los documentos digitales en formato PDF, emitidos por el personal de la organizacin a nivel de todas las dependencias funcionales; constituyndose en uno de los primeros sistemas innovadores en su gnero en la administracin pblica en Amrica Latina. 8

A travs de este sistema se puede realizar un eficiente control del flujo de documentos y del envo de los mismos en formato electrnico protegido con firma digital, lo que permite darle validez legal al documento, identificar al remitente; y gracias al proceso de almacenamiento de documentos digitales, garantizar la integridad de los mismos. Asimismo, permite una total accesibilidad a la informacin, puesto que facilita consultar cualquier documento, referencia, sustento, documentos relacionados, etc., sin necesidad de recurrir a archivos fsicos. El aplicativo notifica respecto al estado de los documentos y plazos de cumplimiento de las disposiciones dadas, constituyndose en una herramienta fundamental de apoyo a la gestin de todos los funcionarios. El aplicativo emite todo tipo de reportes estadsticos y nominales, que permiten mejorar la gestin y seguimiento a los documentos. De esta manera, al administrar el archivo electrnico de manera centralizada, se dispone de manera inmediata de toda la documentacin, permitiendo acortar al mximo los tiempos de espera y obteniendo en tiempo real, informacin del estado y lugar exacto de un documento, as como del responsable de la gestin del mismo. El uso del Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) propicia la reduccin de costos asociados a la Gestin Documentaria y al uso del papel, contribuyendo con la Gestin Administrativa Digital Cero Papel, as como con la preservacin del medio ambiente debido a su alto ndice de omisin de uso de papel. 2.2.2. Funcionalidad El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) soporta el flujo documentario para la atencin de trmites administrativos, partiendo de la recepcin y digitalizacin de los documentos fsicos recibidos en Mesa de Partes y dirigidos a las distintas Unidades Orgnicas de la institucin, los cuales, una vez llevados a su forma digital siguen el flujo de trabajo respectivo para su atencin.

Esquema General de Funcionamiento del SITD RENIEC 9

Esquema detallado del Sistema Integrado de Trmite Documentario

Recepcin del Documento en el SITD

Emisin del Documento en el SITD

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2.2.3. Naturaleza Su eficiencia radica en que utiliza tecnologa actual para brindar una comunicacin eficiente, segura y confiabilidad en el manejo de los documentos de la institucin, lo cual ha generado un cambio de paradigma destinado a combatir los problemas generados por el manejo burocrtico de la gestin documentaria. Al ser utilizado en una Intranet o en la Internet, se consigue la independencia geogrfica en la administracin de los trmites documentarios, permitiendo la disponibilidad de los mismos en cualquier momento y desde cualquier lugar durante las 24 horas del da, garantizndose que los datos que viajan por la web estn protegidos de accesos no autorizados al utilizar mtodos seguros en la transmisin de datos. Con el uso de este sistema automatizado de gestin documentaria, se reducen los problemas generados por el manejo burocrtico del trmite documentario. Adems, la integracin al Certificado Digital del DNI electrnico y la extensin de la Firma Digital con el Documento Nacional de Identificacin electrnico (DNI-e), permitirn la autenticacin de la persona usuaria sistema de manera indubitable, lo que lo convierten en uno de los sistemas innovadores en su gnero en la administracin pblica en el Per y Amrica Latina el mismo que se encuentra registrado y patentado en INDECOPI. El SITD del RENIEC es un sistema automatizado que genera documentos a lo largo del trmite en formato PDF y los firma digitalmente. Como consecuencia del uso de firmas digitales es posible garantizar la autenticidad de los documentos generados, lo que soluciona el problema de la existencia de una sola copia fsica del expediente en aquellas instituciones que an siguen apostando por el sistema manual. De esta manera, permite el acceso inmediato y concurrente a cualquier documento generado en el sistema, de cualquier persona involucrada en el trmite, sin importar el lugar en la que se encuentre; a la vez que contribuye a un factor importante en la preservacin del medio ambiente y contribuyendo con la eco eficiencia. 2.2.4. Caracterstica El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) es un aplicativo web que forma parte del Sistema Integrado Administrativo del RENIEC (SIA), enlazando 146 oficinas del RENIEC a nivel nacional, mediante una comunicacin de lnea dedicada. El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) presenta las siguientes principales caractersticas tcnicas: Administracin del documento en formatos digital (PDF Estndar ISO). Manejo del documento electrnico mediante el uso de la Firma Digital brindando seguridad y confidencialidad. Extensin del almacenamiento del documento electrnico a Microformas. Integracin al Certificado Digital del DNI Electrnico, permitiendo la identificacin y autenticacin del usuario al sistema de manera segura. Extensin de la Firma Digital con el Documento Nacional de Identificacin Electrnico (DNI-e)

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SITD RENIEC Caractersticas del Producto

2.2.5. Usos El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) es de uso interno en la institucin, y debido a su diseo tecnolgico y al grado de madurez que ha alcanzado su uso, est preparado para ser usado en los diferentes organismos del sector pblico, actualmente se encuentra instalado en el Consejo Nacional de la Magistratura, en la Corte Superior del Distrito Judicial de Lima Sur, se ha firmado convenio de transferencia de este aplicado con el Ministerio del Interior y se encuentra en proceso de firma de convenio con el Despacho de la Presidencia de Repblica, as como con la Academia de la Magistratura, y en proceso de evaluacin con la SUNAT e INGEMET, pudiendo tambin adaptarse para el sector privado. Se estima que la aplicacin del producto se extender en forma dinmica a nivel del sector pblico, en los prximos meses con la puesta en produccin de la Planta de Certificacin Digital PKI (Public Key Infrastructure), a cargo del RENIEC en el Per, de la Infraestructura de Clave Pblica con lo cual se abrir paso al uso progresivo de los certificados digitales y la firma digital facilitando el comercio electrnico. 2.2.6. Calidad e importancia del servicio El RENIEC es la nica institucin del sector pblico que usa un sistema automatizado, que implica el uso de tecnologa de firmas y mircroformas digitales, considerndose este sistema uno de las ms innovadores en su gnero en la administracin pblica en Amrica Latina. El Sistema permite: Facilidad en el Registro y control la documentacin que se emite en una unidad orgnica. Los destinatarios pueden ser uno o varios, asimismo stos se encuentran agrupados en cuatro grupos: Unidades Orgnicas, Entidades privadas, Entidades Pblicas y Ciudadanos.

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Facilidad de Recepcin por parte del usuario de la unidad orgnica destino quien slo tiene que dar un visto bueno en el sistema para recepcionar la documentacin. Digitalizacin de la Documentacin que es almacenada en el sistema en un formato liviano y confiable (*.pdf), permitiendo pasar a un segundo plano el uso del papel, asimismo, el destinatario puede visualizar con un mnimo de tiempo la documentacin remitida. Historial y Seguimiento, a partir de la creacin automtica del historial de la documentacin; historial que se visualiza mediante uso de rboles jerrquicos permitiendo al usuario visualizar las derivaciones del documento con sus respectivos detalles. Manejo de Plantillas de los documentos administrativos, los que se formalizan de acuerdo a la normatividad de la institucin. Configurable en relacin a los tipos de documentos, expedientes, ubicacin de los archivos, permisos a otros usuarios, etc. Seguridad y confidencialidad en la documentacin que se emite, dado el uso de la firma digital, asimismo, el sistema cuenta con procesos automticos de auditora en el cual se registran todas las ocurrencias realizadas por los usuarios. Integracin con el sistema de personal que permite la administracin de las altas y bajas del personal y dependencias de la institucin, los cuales se reflejan automticamente en el sistema. Consultas y Reportes Jerarquizados, los cuales son agrupados por ao, mes, unidad orgnica, rango de fechas y otros parmetros, permitiendo la consulta de acuerdo a la jerarqua que tiene la unidad orgnica y la documentacin administrada por las dependencias que estn bajo su cargo. Configuracin de los Procesos de acuerdo a la normatividad de la institucin, pues cada proceso contiene un conjunto de actividades y cada actividad una operacin y una dependencia responsable; asimismo, cada actividad debe de retornar un resultado del cual depende el flujo procesal. Manejo de un calendario laborable que permite configurar los das institucionales no laborables distintos de los das no laborables segn calendario. Todos los requerimientos realizan los clculos de fechas y tiempos de acuerdo al calendario configurado. Integracin entre el flujo procesal y la emisin y recepcin de la documentacin administrativa, debido a que para cada actividad se requiere emitir un documento. Seguimiento y Control por parte de cada unidad orgnica la cual puede visualizar en tiempo real del estado de su requerimiento, como tambin la Alta Direccin puede identificar las actividades que toman mayor tiempo de atencin, de esa manera tomar las acciones pertinentes para su reduccin.

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2.3. Caractersticas esenciales del servicio

2.3.1. Origen del servicio y su ciclo de vida El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) ha sido desarrollado ntegramente en el Per por profesionales de la Gerencia de Informtica del Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil (RENIEC). Luego de realizar un anlisis prospectivo de las innovaciones tecnolgicas, congruentes con las megas tendencias en lo referente a la modernizacin y la gestin pblica, teniendo como objetivo el brindar apoyo en las actividades administrativas de la institucin en dos rubros principales: el Flujo de Documentos y de Expedientes. El RENIEC es la nica Institucin del Sector Pblico que hace uso de un sistema automatizado que implica el uso de tecnologas de firmas y microformas digitales, considerndose este sistema uno de los ms innovadores en su gnero en la administracin pblica en Amrica Latina. 2.3.2. Fecha de introduccin al mercado El desarrollo del sistema (SITD) se inicia en el ao 2004 y su puesta en produccin se realiza en agosto del 2005. Desde abril del 2006, el sistema est en funcionamiento el cual es utilizado en todas las sedes administrativas y operativas de la institucin a nivel nacional, es decir, en las 14 Jefaturas Regionales del Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil RENIEC. Esta solucin ha generado la disminucin del tiempo de atencin de los documentos recibidos y atendidos, tanto a nivel de usuario interno a como al usuario externo (ciudadano). 2.3.3. Originalidad y Tecnologa Utilizada a. Originalidad El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) es original debido a que ha sido desarrollado ntegramente por profesionales del RENIEC, en base al flujo de negocio institucional y como respuesta a las perspectivas de competitividad para facilitar la gestin por resultados bajo un enfoque de procesos. b. Tecnologa Utilizada Este aplicativo integra una serie de herramientas tecnolgicas, como base de datos Oracle, lenguaje de programacin Oracle Forms/Reports, software de oficina Office Word y Acrobat Professional, as como un software propio para la generacin de la Firma Digital, en caso que no se contara con licencias Acrobat Professional. Todo esto operando en una infraestructura computacional distribuida a nivel nacional.

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2.3.4. Modo de Uso del servicio

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2.3.5. Optimizacin de recursos y resultados

a. Implementacin del Producto - Etapas La evolucin de la implementacin del producto, as como las mejoras al mismo, se muestra en el siguiente grfico, en donde se detalla la duracin de las etapas, as como los recursos utilizados en cada una de ellas.

* Recursos utilizados para la Implementacin del Producto

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b. Costos asociados a la Implementacin del Producto Los costos asociados a la implementacin del SITD RENIEC son los siguientes: Cantidad de horas/hombre invertidas durante la etapa de implementacin del producto software, as como durante las etapas de mejoras realizadas al mismo.

Nota: (1) Se ha considerado para cada mes: 30 das calendario. (2) Se ha considerado que el costo aprox. por recurso por hora es S/.12.50.

Costo Total de Recursos - SITD

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El Sistema Integrado de Trmite Documentario ha permitido que: La gestin de la documentacin administrativa de la Institucin a nivel nacional en todo el Per, se realice de forma online y sin interrupciones. Se elimine sustancialmente la emisin de documentos fsicos, creacin de expedientes, viaje de la documentacin y demora en la atencin. La gestin es en lnea y la documentacin viaja, se evala y atiende inmediatamente, sin limitaciones geogrficas. Se logre una mayor cobertura y costos de mantenimiento mnimos por el hecho de haber sido diseado tambin para su uso a travs de la Web. Los gastos y consumo de papel se hayan reducido significativamente, al mismo tiempo se han optimizado el registro de ingreso y salida del despacho y, los gastos de courier (ida y retorno). Se elimine completamente el gasto por licenciamiento del Adobe Acrobat Profesional, al utilizar el aplicativo propio de RENIEC para la generacin de firmas digitales.

Beneficios del servicio

2.3.6. Por qu es Exitoso a. xito del Servicio El SITD ha permitido al RENIEC gestionar la documentacin administrativa en forma confiable, valedera y oportuna, en las diferentes reas de la Institucin a nivel nacional. Asimismo ha propiciado el ahorro de recursos en la institucin, reduciendo los gastos en accesorios de impresin (impresora, toner, electricidad), y preservando el medio ambiente con la disminucin del consumo de papel. El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) basa su xito en 4 pilares: Eficiencia Administrativa Simplificacin administrativa. Optimizacin del flujo documentario. Mejora en los tiempos de atencin y traslado de documentos administrativos. Eliminacin del archivo fsico. Reduccin del gasto administrativo. Tecnologa de punta Uso del certificado digital y la firma digital. Integracin al Certificado Digital del Documento Nacional de Identificacin electrnico (DNI-e). Extensin de la Firma Digital con el Documento Nacional de Identificacin electrnico (DNI-e). Proteccin del Medio Ambiente Disminucin del consumo del papel. Disminucin del consumo de la tinta o tner.

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 Gobierno Electrnico Contribucin a la integracin de tecnologas en el Estado, sirviendo de base a otras instituciones del Estado. Disponibilidad para la replicacin de la experiencia en la gestin Pblica. Generacin de confianza en los medios electrnicos seguros.

Pilares del xito del Producto

b. Beneficios del servicio Los beneficios que ha obtenido el RENIEC con la implementacin y uso del Sistema Integrado de trmite Documentario son los siguientes: Administracin y Control de Flujos de Documentos La administracin de la emisin y recepcin de documentacin administrativa que fluye por la organizacin (workflow documentario). Eficiente control y seguimiento del flujo de documentos a nivel de estados y tiempo de atencin, as como el manejo de alertas para los pendientes y los vencidos enlazados con procesos determinados. Seguimiento y control para atencin oportuna de los requerimientos. Disponibilidad inmediata de la Informacin Disponibilidad de la informacin en cualquier momento y desde cualquier lugar durante las 24 horas. El conocimiento del estado y lugar exacto (Unidad Orgnica) donde se encuentra la documentacin. Seguimiento y manejo de alertas. La catalogacin y ordenamiento de la documentacin, mediante tcnicas archivsticas. Permite la ubicacin rpida de cualquier documento. Generacin de informacin para la toma de decisiones. Seguridad e Integridad de los Documentos Autenticidad de los documentos electrnicos emitidos por el sistema, la cual est respaldada por la utilizacin de firmas digitales, lo cual asegura la integridad de los mismos.

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Seguridad garantizada respecto a la prdida y/o modificacin de documentos, al contar con registros de auditora en el sistema. Ahorro en Tiempo y Recursos Reduccin de tiempos de entrega y atencin al cliente tanto interno como externo. Reduccin del trmite documentario y de la burocracia administrativa, evitando desperdiciar tiempo y recursos en firmar, sellar y trasladar documentos Adicionalmente, con el uso de documentos digitales se reduce completamente el uso de papel, toner, tinta, courier, etc. logrndose de esta manera, la reduccin de los costos fijos. Ahorro en el costo de licencias de Adobe Acrobat Profesional, al contar con un aplicativo propio de generacin de firmas digitales. Solucin Integrada Contar con una solucin Intranet de alta tecnologa. Contar con una misma plataforma para la solucin intranet y cliente servidor.

2.3.7. Estadstica e Indicadores del servicio a. Indicadores Se puede enfocar los resultados desde 4 indicadores de resultados:

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3. CONCLUSIONES
El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) es un software automatizado de gestin administrativa y de uso interno (dentro de la institucin), el cual tiene como caracterstica principal, el reconocimiento jurdico de los documentos emitidos, mediante la incorporacin de la credencial digital (Certificado Digital) y el registro de la Firma Digital en los documentos digitales en formato PDF, emitidos por el personal de la organizacin a nivel de todas las dependencias funcionales; constituyndose en uno de los primeros sistemas innovadores en su gnero en la administracin pblica en Amrica Latina. Asimismo, permite una total accesibilidad a la informacin, puesto que facilita consultar cualquier documento, referencia, sustento, documentos relacionados, etc., sin necesidad de recurrir a archivos fsicos. El aplicativo notifica respecto al estado de los documentos y plazos de cumplimiento de las disposiciones dadas, constituyndose en una herramienta fundamental de apoyo a la gestin de todos los funcionarios. El aplicativo emite todo tipo de reportes estadsticos y nominales, que permiten mejorar la gestin y seguimiento a los documentos. De esta manera, al administrar el archivo electrnico de manera centralizada, se dispone de manera inmediata de toda la documentacin, permitiendo acortar al mximo los tiempos de espera y obteniendo en tiempo real, informacin del estado y lugar exacto de un documento, as como del responsable de la gestin del mismo. El uso del Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) propicia la reduccin de costos asociados a la Gestin Documentaria y al uso del papel, contribuyendo con la Gestin Administrativa Digital Cero Papel, as como con la preservacin del medio ambiente debido a su alto ndice de omisin de uso de papel Su eficiencia radica en que utiliza tecnologa actual para brindar una comunicacin eficiente, segura y confiabilidad en el manejo de los documentos de la institucin, lo cual ha generado un cambio de paradigma destinado a combatir los problemas generados por el manejo burocrtico de la gestin documentaria. Al ser utilizado en una Intranet o en la Internet, se consigue la independencia geogrfica en la administracin de los trmites documentarios, permitiendo la disponibilidad de los mismos en cualquier momento y desde cualquier lugar durante las 24 horas del da, garantizndose que los datos que viajan por la web estn protegidos de accesos no autorizados al utilizar mtodos seguros en la transmisin de datos. Los mnimos costos que genera su implementacin, su gran versatilidad y el hecho de que este Servicio sea de fcil integracin a cualquier tipo de infraestructura tecnolgica, hace que sea una herramienta replicable para cualquier organizacin pblica o privada a nivel nacional e internacional.

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4.BIBLIOGRAFIA
http://reniecdigital.tumblr.com/post/35772679031/reniec-gana-premioiberoamericano-de-la-calidad http://www.reniec.gob.pe/portal/pdf/03_sitd.pdf

5. ANEXO

RENIEC gana Premio Iberoamericano de la Calidad

Lima 15 de noviembre, 2012.- Despus de haber obtenido el Premio Nacional a la Calidad en el ao 2011, el Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil (RENIEC) ha ganado el Premio Iberoamericano de la Calidad 2012 y recibi hoy este galardn en el marco de las actividades de la XXII Cumbre Iberoamericana de Jefes de Estado y Gobierno. Es la primera vez que una institucin del Estado peruano, en un concurso donde intervienen todos los pases de Iberoamrica, se hace acreedora al Premio OroPremio Iberoamericano de la Calidad 2012, en la categora Administracin Pblica Grande. Recibirlo implica ser considerada la mejor organizacin pblica de la regin, en lo que se refiere a calidad de procesos, servicios y atencin al ciudadano. El concurso es organizado por la Secretara General Iberoamericana SEGIB y gestionado por la Fundacin Iberoamericana para la Gestin de la Calidad FUNDIBEQ, cuya sede se encuentra en la ciudad de Madrid (Espaa). 22

La FUNDIBEQ es una entidad presente en 22 pases, formada por organizaciones pblicas y privadas de primer nivel. Su propsito es mejorar la eficacia de las instituciones estatales iberoamericanas, as como difundir sus buenas prcticas. En julio de este ao, miembros de la FUNDIBEQ realizaron una evaluacin y una visita tcnica a las instalaciones del RENIEC en Lima. La decisin de otorgarle al organismo peruano el Premio Oro en la categora Administracin Pblica Grande fue adoptada por un jurado internacional. Hasta el momento, el RENIEC ha logrado entregar el Documento Nacional de Identidad (DNI) al 95.4% de la poblacin total del Per, convirtiendo a nuestro pas en lder de la identificacin en Latinoamrica. Este y otros logros, alcanzados en las distintas reas donde opera el RENIEC, han sido posibles debido a la utilizacin de tecnologa de punta y a la implementacin de Modelos de Calidad para la Excelencia en la Gestin. Dichos modelos se orientan a la obtencin de resultados y a la satisfaccin de los clientes, que son, en el caso del RENIEC, los 30 millones de peruanos. Ambos enfoques son transversales en una institucin, pues abarcan aspectos como liderazgo, planeamiento estratgico, gestin del conocimiento, de los procesos y de los recursos humanos. Nota: La ceremonia de premiacin se llev a cabo entre las 11:30 y las 13:00 (hora de Espaa) del jueves 15 en el VIII Encuentro Empresarial Iberoamericano, realizado en el Centro Empresarial, calle Fermn Aranda s/n, Jerez de la Frontera, Espaa. PRENSA/msr

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