Bundle Audit ISO9K-14K-18K PDF

DAFTAR ISI
1. 2. 3. A. B.
PENDAHULUAN ......................................................................1 DELAPAN PRINSIP MUTU......................................................7 PERSYARATAN STANDAR......................................................9 Sistem Manajemen Mutu (ISO 9001:2008) ......................9 Sistem Manajemen Lingkungan (ISO 14001:2004) ........................................................................36 C. Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja (OHSAS 18001:2007) ...............................................49 D. Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja (SMK3 PP 50/2012) ..............................................68
4. A. B.
DAFTAR PERIKSA ..................................................................91 Sistem Manajemen Mutu (ISO 9001:2008) ....................91 Sistem Manajemen Lingkungan (ISO 14001:2004) ..................................................................... 112 C. Sistem Manajemen Keselamatan & Kesehatan Kerja (OHSAS 18001:2007) ............................................ 121 D. Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja (SMK3 PP 50/2012) ........................................... 138
5. 6. A. B.
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN ................................... 156 AUDIT SISTEM MANAJEMEN........................................... 158 Tujuan Audit .................................................................... 158 Manfaat Audit .................................................................. 159
4 In 1 Audit Sistem Manajemen ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 & SMK3
C. D. E. F. G. 1) 2) 3) 4)
Jenis Audit ........................................................................ 160 Konsep Audit ................................................................... 161 Prinsip Audit ..................................................................... 163 Persiapan Audit ................................................................ 164 Pelaksanaan Audit ........................................................... 166 Pembukaan .................................................................. 166 Pelaksanaan Audit Lapangan (wawancara, inspeksi)169 Penutupan ................................................................... 172 Laporan ........................................................................ 174
H. Tindak Lanjut Audit......................................................... 176 I. J. K. 7. A. B. C. Penilaian Pencapaian Audit ............................................ 178 Penulisan Temuan Audit (Ketidaksesusaian) ................ 179 Dokumentasi hasil Audit ................................................. 181 AUDITOR ............................................................................. 185 Peran Auditor................................................................... 185 Tanggungjawab Auditor ................................................. 187 Kompetensi Auditor (Mengacu kepada ISO 19011:2011) ....................................................................... 188 D. E. F. G. Atribut Auditor ................................................................ 195 Aturan Perilaku Auditor Internal ................................... 195 Ketrampilan Auditor ....................................................... 197 Auditor Internal VS Auditor Eksternal ........................... 206
H. Berteman dengan Auditee .............................................. 206

ii
I. 8. 9. 1) 2)
Audit yang Memberi Nilai Tambah ........................... 208 KEBERHASILAN AUDIT...................................................... 211 LAMPIRAN ........................................................................... 214 Rencana Audit (Audit Plan) ............................................ 214 Laporan Ketidaksesuaian (LKS, LTA, NCR)................... 215
10. DEFINISI ............................................................................... 216 11. REFERENSI ........................................................................... 225
iii
1.
PENDAHULUAN Kata Sistem awalnya berasal dari bahasa Yunani (sustma) dan bahasa Latin (systma). Berikut ini ada beberapa pengertian sistem yang diambil dari berbagai sumber. 1. Suatu kesatuan yang terdiri atas komponen atau elemen yang saling berinteraksi, saling terkait, atau saling bergantung membentuk keseluruhan yang kompleks. 2. Kesatuan gagasan yang terorganisir dan saling terikat satu sama lain. 3. Kumpulan dari objek atau fenomena yang disatukan bersama untuk tujuan klasifikasi atau analisis. 4. Adanya suatu kondisi harmonis dan interaksi yang teratur. definisi yang paling umum, sebuah sistem adalah diantara
Dalam
sekumpulan
objek/benda
yang
memiliki
hubungan
mereka. Biar lebih jelas, mari kita lihat contoh berikut ini. Contoh konkret dari sebuah sistem diantaranya:
Organ tubuh manusia yang membentuk beragam sistem. Sistem pernafasan, sistem pencernaan, sistem eksresi, sistem saraf, sistem kerangka, dll.
Komponen elektronik komputer yang membentuk sistem komunikasi, sistem perangkat lunak, sistem perangkat keras, sistem jaringan, dll.
Sering kita mendengar kata manajemen, namun banyak di antara kita tidak tahu pengertian manajemen / definisi manajemen tersebut, kali ini coba kita lihat apa sih pengertian manajemen itu sebenarnya?
Kata manajemen di ambil dari kata bahasa inggris yaitu manage yang berarti mengurus, mengelola, mengendalikan, mengusahakan, memimpin. Berikut pengertian manajemen menurut beberapa ahli: 1. Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan
pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan daripada sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (By: Drs. Oey Liang Lee ) 2. Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian dan penggunakan sumberdaya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi tang telah ditetapkan. (By: James A.F. Stoner) 3. Manajemen merupakan suatu proses khas yang terdiri dari tindakan-tindakan penggerakan dan perencanaan, pengendalian yang pengorganisasian, dilakukan untuk
menentukan serta mencapai sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya. (By: R. Terry ) 4. Manajemen adalah seni pencapaian tujuan yang dilakukan melalui usaha orang lain.(By: Lawrence A. Appley) 5. Manajemen adalah usaha untuk mencapai suatu tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain. (By: Horold Koontz dan Cyril Odonnel) Sebenarnya ada banyak versi mengenai definisi manajemen, namun demikian pengertian manajemen itu sendiri secara umum yang bisa kita jadikan pegangan adalah:
Manajemen adalah suatu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan, seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian/pengawasan, yang dilakukan untuk menetukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya. Menurut Gaspersz (2001), Sistem manajemen kualitas (SMM) merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktekpraktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang dan atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi. Sistem manajemen kualitas mendefinisikan bagaimana organisasi menerapkan praktek-praktek manajemen kualitas secara konsisten untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar. Sistem manajemen lingkungan (SML) ialah sebuah siklus yang berkelanjutan dari perencanaan, pelaksanaan, pengkajian ulang dan perbaikan langkah yang diambil oleh organisasi untuk mencapai kesesuaian dengan peraturan perundangan lingkungan. Sistem Manajemen Lingkungan menyediakan keinginan dan konsistensi dari organisasi untuk mengarahkan perhatian
lingkungan terhadap pengalokasian sumber daya, pembagian tanggung jawab dan evaluasi berkelanjutan dari penerapan, proses dan prosedur. Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja adalah bagian dari sistem manajemen secara keseluruhan yang meliputi struktur organisasi, perencanaan, tanggung jawab, pelaksanaan, prosedur,
proses dan sumberdaya yang dibutuhkan bagi pengembangan, penerapan, pencapaian, pengkajian dan pemeliharaan kebijakan keselamatan dan kesehatan kerja dalam rangka pengendalian resiko yang berkaitan dengan kegiatan kerja guna terciptanya tempat kerja yang aman, efisien dan produktif. (PP no.50/2012 tentang Penerapan Sistem Manajemen K3). Sedangkan menurut Clare Gallagher dalam bukunya yang berjudul Health and Safety Management System, An Annalysis of System types and Effectiveness, sistem manejemen keselamatan dan kesehatan didefinisikan sebagai kombinasi dari susunan organisasi manejemen, termasuk elemen-elemen perencanaan dan kaji ulang, susunan konsultatif dan program khusus (identifikasi bahaya, control dan penilaian resiko, keselamatan dan kesehatan terhadap kontraktor, informasi dan penyimpanan data dan pelatihan) yang terintegrasi kesehatan. Jadi dapat kita disimpulkan bahwa secara umum sistem manajemen adalah rangkaian kegiatan (siklus) yang berkelanjutan dari untuk meningkatkan kinerja keselamatan dan
organisasi untuk mencapai tujuan seperti memenuhi keinginan pelanggan atau pasar, mencegah terjadinya pencemaran, mencegah terjadinya kecelakaan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Kita telah banyak mengenal standar manajemen seperti ISO 9001, ISO 14001, ISO 26000, ISO/TS 16949, ISO 22000, OHSAS 18001, dan masih banyak lagi. ISO 19011 merupakan salah satu standar yang dikeluarkan oleh badan standarisasi dunia, yang digunakan sebagai panduan untuk
melakukan audit. ISO 19011 sebuah standar yang baru terbit di tahun 2002 dan bukan standar atau sistem yang harus dilakukan sertifikasi. Standar ini benar benar merupakan acuan bagi organisasi dan auditor untuk melakukan audit yang tertuang dalam ISO 19011 bab 4. Prinsip prinsip audit seperti etika (ethical), keterbukaan (fair presentation), profesionalisme (due professional care), mandiri (independence), dan pengambilan bukti berdasarkan fakta
(evidence bases approach), yang terdapat dalam bab 4 membantu auditor untuk memahami kegiatan audit secara keseluruhan. Keseluruhan penjelasan ISO 19011 tersebut diatas dijelaskan lebih rinci pada bagian berikutnya. Organisasi yang menerapkan standar ini (ISO 19011) tidak memperoleh sertifikasi, karena standar ini bukan sistem manajemen yang memerlukan sertifikasi. ISO 19011 standar yang menyediakan pedoman secara umum tentang bagaimana organisasi melakukan kegiatan audit tingkat pertama, kedua maupun ketiga, yang digunakan sebagai alat untuk melakukan audit sistem manajemen mutu, lingkungan, K3, ketahanan pangan, dsb. Untuk saat ini audit sudah bukan lagi bagian yang terpisahkan dari sistem manajemen organisasi. Bagi organisasi yang telah
menerapkan sistem manejemen ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, OHSAS 18001, dsb, mempunyai kewajiban untuk melakukan audit internal maupun audit eksternal Banyak organisasi (baca auditee) belum mengetahui bahwa tujuan
audit
internal
dapat
dibagai
menjadi
audit
pemenuhan
(compliance) dan audit manajemen (process). Compliance audit melihat sejauh mana organisasi telah memenuhi kriteria audit yang ditentukan. Selain hal tersebut diatas audit manajemen juga melihat keefektifan dari proses bisnis serta peluang perbaikan untuk mencapai tujuan organisasi.
2.
DELAPAN PRINSIP MUTU Dalam Manajemen Mutu terdapat 8 prinsip yang merupakan dasar bagi implementasi standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Dan bagaimana hubungannya dengan klausul-klausul ISO dapat dilihat pada penjelasan berikut dibawah ini. 1. Fokus pada pelanggan Organisasi bergantung pada pelanggannya dan karenanya hendaknya memahami kebutuhan kini dan mendatang dari pelanggannya, hendaknya memenuhi dan berusaha melebihi harapan pelanggan. (Ps : 1; 5.1s/d 5.6 ; 6.1, 6.2 ; 7.1 s/d 7.5; 8.1 s/d 8.5) 2. Kepemimpinan Pemimpin menetapkan kesatuan tujuan dan arah organisasi. Mereka hendaknya menciptakan dan memelihara lingkungan internal tempat orang dapat melibatkan dirinya secara penuh dalam pencapaian sasaran organisasi. (Ps : 4.1, 4.2; 5.1 s/d 5.6; 6.1, 6.3, 6.4; 7.1 s/d 7.6 ; 8.1, 8.5 ) 3. Keterlibatan Personel Orang pada semua tingkatan adalah inti sebuah organisasi dan pelibatan penuh mereka memungkinkan kemampuannya dipakai untuk manfaat organisasi. (Ps : 4.1,4.2; 5.3 s/d 5.5; 6.4; 7.1 s/d 7.6; 8.2, 8.5) 4. Pendekatan proses Hasil yang dikehendaki tercapai lebih efisien bila kegiatan dan sumber daya terkait dikelola sebagai suatu proses. (Ps : 4.1, 4.2; 5.4, 5.6; 6.1 s/d 6.4; 7.1 s/d 7.5; 8.1 s/d 8.5)
5.
Pendekatan sistem pada manajemen Mengidentifikasi, memahami dan mengelola proses yang saling terkait sebagai sistem memberi sumbangan untuk keefektifan dan efisiensi organisasi dalam mencapai sasarannya. (Ps : 1; 4.1, 4.2; 5.1 s/d 5.6; 6.1 s/d 6.4; 7.1 s/d 7.6; 8.1 s/d 8.5)
6.
Perbaikan berkesinambungan (kontinual) Perbaikan berkesinambungan organisasi secara menyeluruh hendaknya dijadikan sasaran tetap dari organisasi. (Ps : 4.1, 4.2; 5.1 s/d 5.6; 6.1, 6.2; 8.1, 8.2, 8.4, 8.5)
7.
Pendekatan fakta pada pengambilan keputusan Keputusan yang efektif didasarkan pada analisis data dan informasi. (Ps : 4.1; 5.4 s/d 5.6; 7.1 s/d 7.6; 8.1 s/d 8.5)
8.
Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok Sebuah organisasi dan pemasoknya saling bergantung dan suatu hubungan yang saling menguntungkan meningkatkan kemampuan keduanya untuk menciptakan nilai. (Ps : 4.1; 5.4, 5.6; 6.1; 7.1, 7.2, 7.4, 7.5, 7.6; 8.1, 8.2, 8.4, 8.5)
3.
PERSYARATAN STANDAR A. Sistem Manajemen Mutu (ISO 9001:2008) 1. Lingkup 2. Acuan Normatif 3. Istilah dan Definisi 4. Sistem Manajemen Mutu 4.1 Persyaratan umum Organisasi harus menetapkan, mendokumentasikan,
mengimplementasikan, dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus-menerus memperbaiki keefektifannya sesuai dengan persyaratan Standar ini. Organisasi harus: a) menentukan proses yang diperlukan untuk sistem
manajemen mutu dan aplikasinya di seluruh organisasi (lihat 1.2), b) c) menetapkan urutan dan interaksi proses-proses tersebut, menetapkan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik operasi maupun kendali prosesproses tersebut efektif, d) memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung operasi dan pemantauan proses-proses tersebut, e) memantau, mengukur bila dapat dilakukan, dan
menganalisis proses-proses tersebut, dan f) Mengimplementasikan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan perbaikan
9
berkesinambungan dari proses-proses tersebut. Proses-proses tersebut harus dikelola oleh organisasi sesuai dengan persyaratan Standar ini. Apabila organisasi memilih untuk menyerahkan kepada pihak lain, , proses apa pun yang mempengaruhi kesesuaian produk terhadap persyaratan, maka organisasi harus memastikan adanya kendali pada proses itu. Jenis dan jangkauan pengendalian dapat diterapkan terhadap proses yang diserahkan kepada pihak lain harus ditetapkan dalam system manajemen mutu. CATATAN 1 Proses-proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu yang disebutkan di atas mencakup proses untuk kegiatan manajemen, penyediaan sumber daya, realisasi produk, pengukuran, analisa dan perbaikan. CATATAN 2 Suatu proses yang diserahkan kepada pihak lain adalah proses yang diperlukan organisasi untuk sistem manajemen mutunya dan yang dipilih oleh organisasi untuk dilaksanakan oleh pihak luar. CATATAN 3 Pemastian pengendalian atas proses yang dilakukan pihak lain tidak melepaskan tanggung jawab organisasi atas kesesuaian terhadap persyaratan pelanggan, peraturan perundang-undangan dan regulasi. Jenis dan
jangkauan pengendalian yang akan diterapkan terhadap proses yang diserahkan kepada pihak lain dapat dipengaruhi oleh factor-faktor sebagai berikut; a) dampak potensial proses yang diserahkan kepada pihak
10
lain terhadap kemampuan organisasi untuk menyediakan produk yang sesuai dengan persyaratan. b) c) tingkat pembagian pengendalian terhadap proses kemampuan untuk mencapai pengendalian yang
diperlukan melalui penerapan klausul 7.4. 4.2 Persyaratan dokumentasi 4.2.1 Umum Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup: a) pernyataan terdokumentasi dari kebijakan mutu dan sasaran mutu, b) c) pedoman mutu, prosedur dan rekaman terdokumentasi yang disyaratkan oleh Standar Internasonal ini, dan d) dokumen, termasuk rekaman yang ditentukan oleh organisasi perlu untuk memastikan perencanaan, operasi dan kendali prosesnya secara efektif. CATATAN 1 Bila dijumpai istilah prosedur terdokumentasi dalam Standar Internasional ini, ini berarti bahwa prosedur itu ditetapkan, didokumentasikan, diimplementasikan dan
dipelihara. Suatu dokumen tunggal mungkin memenuhi persyaratan dari satu atau lebih dari prosedur. Suatu persyaratan dari prosedur terdokumentasi mungkin dapat dicakup oleh lebih dari satu dokumen. CATATAN 2 Jangkauan dokumentasi sistem manajemen mutu dapat berbeda antara sebuah organisasi dengan organisasi yang lain karena :
11
a) b) c)
besarnya organisasi dan jenis kegiatannya, kerumitan proses dan interaksinya, dan kompetensi personelnya.
CATATAN 3 Dokumentasi dapat dalam bentuk atau jenis media apapun. 4.2.2 Manual mutu Organisasi harus menetapkan dan memelihara sebuah manual mutu yang mencakup: a) lingkup sistem manajemen mutu, termasuk rincian
pengecualian dari dan alas an pengecualian apa pun (lihat 1.2), b) prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk sistem manajemen mutu, atau tersebut, dan c) uraian dari interaksi antara proses-proses sistem mengacu kepada prosedur
manajemen mutu. 4.2.3 Pengendalian dokumen Dokumen yang disyaratkan oleh sistem manajemen mutu harus dikendalikan. Rekaman adalah jenis khusus dari dokumen dan harus dikendalikan menurut persyaratan dalam 4.2.4. Harus dibuat suatu prosedur terdokumentasi untuk
menetapkan pengendalian yang diperlukan untuk: a) b) menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan, meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui ulang dokumen,
12
c)
memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen ditunjukkan,
d)
memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakaian,
e)
memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali,
f)
memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar yang ditetapkan oleh organisasi perlu untuk perencanaan dan operasi dari sistem manajemen mutu, diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan, dan
g)
mencegah pemakaian dokumen kedaluwarsa yang tak disengaja dan menerakan identifikasi sesuai dengan dokumen tersebut, apabila disimpan untuk maksud tertentu.
4.2.4 Pengendalian Pengendalian rekaman Rekaman ditetapkan untuk memberikan bukti kesesuaian dengan persyaratan dan beroperasinya secara efektif sistem manajemen mutu harus dikendalikan. Organisasi harus menetapkan prosedur terdokumentasi untuk
menetapkan kendali yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan, dan pembuangan rekaman. Rekaman harus tetap mudah dibaca, siap ditunjukkan, dan diambil. 5 Tanggung jawab manajemen 5.1 Komitmen manajemen Pimpinan puncak harus memberi bukti komitmennya pada
13
penyusunan dan implementasi sistem manajemen mutu serta perbaikan berkesinambungan keefektifannya dengan: a) mengkomunikasikan ke organisasi pentingnya memenuhi persyaratan undangan, b) c) d) e) menetapkan kebijakan mutu, memastikan sasaran mutunya ditetapkan, melakukan tinjauan manajemen, dan memastikan tersedianya sumber daya. pelanggan dan peraturan perundang-
5.2 Fokus pada pelanggan Pimpinan puncak harus memastikan bahwa persyaratan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan sasaran untuk meningkatkan kepuasan pelanggan (lihat 7.2.1 dan 8.2.1). 5.3 Kebijakan mutu Pimpinan puncak harus memastikan bahwa kebijakan mutu: a) b) sesuai dengan sasaran organisasi, mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan dan terus-menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu, c) menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu, d) e) dikomunikasikan dan difahami dalam organisasi, dan ditinjau agar terus-menerus sesuai.
5.4 Perencanaan 5.4.1 Sasaran mutu Pimpinan puncak harus memastikan bahwa sasaran mutu,
14
termasuk yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan produk [lihat 7.1 a)], ditetapkan pada fungsi dan tingkat relevan dalam organisasi. Sasaran mutu harus terukur dan konsisten dengan kebijakan mutu. 5.4.2 Perencanaan sistem manajemen mutu Pimpinan puncak harus memastikan bahwa: a) perencanaan sistem manajemen mutu dilakukan untuk memenuhi persyaratan yang diberikan dalam 4.1, seperti juga sasaran mutu, dan b) integritas sistem manajemen mutu dipelihara, apabila perubahan pada system manajemen mutu direncanakan dan diimplementasikan. 5.5 Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi 5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang Pimpinan puncak harus memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang ditetapkan dan dikomunikasikan dalam organisasi. 5.5.2 Wakil manajemen Pimpinan puncak harus menunjuk seorang anggota
manajemen yang, di luar tanggung jawab lain, harus memiliki tanggung jawab dan wewenang yang meliputi: a) memastikan proses yang diperlukan untuk sistem
manajemen mutu ditetapkan, diimplementasikan dan dipelihara, b) melaporkan kepada pimpinan puncak tentang kinerja sistem manajemen mutunya dan kebutuhan apa pun
15
untuk perbaikan, dan c) memastikan promosi kesadaran tentang pelanggan di seluruh organisasi. CATATAN Tanggung jawab wakil manajemen dapat persyaratan
mencakup sebagai penghubung dengan pihak luar dalam masalah yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu. 5.5.3 Komunikasi internal Pimpinan puncak harus memastikan bahwa proses komunikasi yang sesuai telah ditetapkan dalam organisasi, dan bahwa terjadi komunikasi mengenai keefektifan system manajemen mutu. 5.6 Tinjauan manajemen 5.6.1 Umum Pimpinan puncak harus meninjau sistem manajemen mutu organisasi, pada selang waktu terencana, untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifannya terus berlanjut. Tinjauan ini harus mencakup penilaian peluang perbaikan dan keperluan akan perubahan pada sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu. Rekaman tinjauan manajemen harus dipelihara (lihat 4.2.4). 5.6.2 Masukan untuk tinjauan manajemen Masukan untuk tinjauan manajemen harus mencakup
informasi tentang: a) b) c) hasil audit, umpan balik pelanggan, kinerja proses dan kesesuaian produk,
16
d) e) f)
status tindakan preventif dan tindakan korektif, tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu, perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu, dan
g)
saran-saran untuk perbaikan.
5.6.3 Keluaran dari tinjauan manajemen Keluaran dari tinjauan manajemen harus mencakup keputusan dan tindakan apa pun yang berkaitan dengan: a) perbaikan pada keefektifan sistem manajemen mutu dan proses-prosesnya, b) perbaikan pada produk berkaitan dengan persyaratan pelanggan, dan c) sumber daya yang diperlukan.
6 Pengelolaan sumber daya 6.1 Penyediaan sumber daya Organisasi harus menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan: a) untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus-menerus memperbaiki keefektifannya, dan b) untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan
memenuhi persyaratan pelanggan. 6.2 Sumber daya manusia 6.2.1 Umum Personel yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi kesesuaian terhadap persyaratan produk harus memiliki kompetensi atas dasar pendidikan, pelatihan, keterampilan
17
dan pengalaman yang sesuai. CATATAN Kesesuaian terhadap persyaratan produk dapat dipengaruhi secara langsung maupun tidak langsung oleh personel yang melaksanakan tugas dalam sistem manajemen mutu. 6.2.2 Kompetensi, pelatihan, dan kesadaran Organisasi harus: a) menetapkan kompetensi yang diperlukan bagi personel yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi
kesesuaian terhadap persyaratan produk, b) bila diperlukan, menyediakan pelatihan atau melakukan tindakan diperlukan, c) d) menilai keefektifan tindakan yang dilakukan, memastikan bahwa personelnya sadar akan relevansi dan pentingnya kegiatan mereka dan bagaimana sumbangan mereka bagi pencapaian sasaran mutu, dan e) memelihara rekaman yang sesuai tentang pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman (lihat 4.2.4). 6.3 Prasarana Organisasi harus menetapkan, menyediakan dan memelihara prasarana yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian pada persyaratan produk. Prasarana mencakup, jika berlaku: a) b) gedung, ruang kerja dan sarana penting terkait, peralatan proses, (baik perangkat keras maupun lain untuk mencapai kompetensi yang
perangkat lunak), dan

18
c)
jasa pendukung (seperti angkutan, komunikasi atau sistem informasi).
6.4 Lingkungan kerja Organisasi harus menetapkan dan mengelola lingkungan kerja yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian pada persyaratan produk. CATATAN Istilah lingkungan kerja berhubungan dengan kondisi dimana pekerjaan dilaksanakan termasuk faktor fisik, lingkungan dan faktor lainnya (seperti suara, suhu,
kelembaban, pencahayaan atau cuaca). 7 Realisasi produk 7.1 Perencanaan realisasi produk Organisasi harus merencanakan dan mengembangkan proses yang diperlukan untuk realisasi produk. Perencanaan realisasi produk harus konsisten dengan persyaratan proses-proses lain dari sistem manajemen mutu (lihat 4.1). Dalam merencanakan realisasi produk, organisasi harus
menetapkan yang berikut, jika sesuai: a) b) sasaran dan persyaratan mutu bagi produk; kebutuhan untuk menetapkan proses dan dokumen, untuk menyediakan sumber daya yang khas bagi produk itu; c) kegiatan verifikasi, validasi, pemantauan, pengukuran, inspeksi dan uji yang khas bagi produk dan kriteria keberterimaan produk; d) rekaman yang diperlukan untuk memberikan bukti bahwa
19
proses realisasi dan produk yang dihasilkan memenuhi persyaratan (lihat 4.2.4). Keluaran perencanaan ini harus dalam bentuk yang sesuai bagi metode operasi organisasi. CATATAN 1 Sebuah dokumen yang menentukan proses-proses sistem manajemen mutu (termasuk proses realisasi produk) dan sumber daya yang dipakai pada suatu produk, proyek atau kontrak tertentu, dapat dinamakan rencana mutu. CATATAN 2 Organisasi dapat juga menerapkan persyaratan yang diberikan dalam 7.3 pada pengembangan proses realisasi produk. 7.2 Proses yang berkaitan berkaitan dengan pelanggan 7.2.1 Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan produk Organisasi harus menetapkan: a) persyaratan yang ditentukan oleh pelanggan, termasuk persyaratan penyerahan, b) persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi perlu untuk pemakaian yang ditentukan atau yang dimaksudkan, bila diketahui, c) persyaratan peraturan perundang-undangan yang dapat diterapkan terhadap produk, dan d) persyaratan tambahan apa pun yang dianggap perlu oleh organisasi. CATATAN Kegiatan pasca penyerahan termasuk, sebagai contoh, tindakan atas adanya jaminan, kewajiban dalam
untuk
penyerahan
dan
kegiatan
pasca
20
kontrak seperti jasa pemeliharaan dan jasa tambahan seperti daur ulang atau pembuangan akhir. 7.2.2 Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan produk Organisasi harus meninjau persyaratan berkaitan dengan produk. Tinjauan ini harus dilakukan sebelum komitmen organisasi untuk memasok produk kepada pelanggan
(misalnya penyampaian penawaran, penerimaan kontrak atau pesanan, penerimaan perubahan pada kontrak atau pesanan) dan harus memastikan bahwa: a) b) persyaratan produk ditentukan, persyaratan kontrak atau pesanan yang berbeda dari yang dinyatakan sebelumnya, diselesaikan, dan c) organisasi memiliki kemampuan untuk memenuhi
persyaratan yang ditentukan. Rekaman hasil tinjauan dan tindakan yang timbul dari tinjauan harus dipelihara (lihat 4.2.4). Apabila pelanggan tidak memberikan pernyataan tertulis tentang persyaratan, persyaratan pelanggan harus ditegaskan oleh organisasi sebelum diterima. Apabila persyaratan produk diubah, organisasi harus
memastikan bahwa dokumen relevan diubah dan bahwa personel relevan disadarkan tentang persyaratan yang diubah. CATATAN Dalam beberapa hal, seperti penjualan melalui internet, tinjauan resmi tidak praktis bagi tiap pesanan. Sebagai pengganti, tinjauan dapat mencakup informasi produk yang relevan seperti katalog atau bahan iklan.
21
7.2.3 Komunikasi pelanggan Organisasi harus menetapkan dan menerapkan pengaturan yang efektif untuk komunikasi dengan pelanggan berkaitan dengan: a) b) informasi produk, pertanyaan, penanganan kontrak atau pesanan, termasuk perubahan, dan c) umpan balik pelanggan, termasuk keluhan pelanggan.
7.3 Desain dan pengembangan 7.3.1 Perencanaan desain dan pengembangan Organisasi harus merencanakan dan mengendalikan desain dan pengembangan produk. Selama perencanaan desain dan pengembangan, organisasi harus menetapkan: a) b) tahapan desain dan pengembangan, tinjauan, verifikasi dan validasi yang sesuai bagi tiap tahap desain dan pengembangan, dan c) tanggung jawab dan wewenang untuk desain dan pengembangan. Organisasi harus mengelola bidang temu antara kelompok berbeda yang terkait dalam desain dan pengembangan untuk memastikan komunikasi efektif dan kejelasan penugasan tanggung jawab. Keluaran perencanaan harus dimutakhirkan, sesuai dengan kemajuan desain dan pengembangan. CATATAN Tinjauan desain dan pengembangan, verifikasi dan
22
validasi memiliki tujuan yang berbeda. Semuanya dapat dilaksanakan dan dicatat secara tepisah atau dalam kombinasi apapun, sesuai bagi produk dan organisasi. 7.3.2 Masukan Masukan desain dan pengembangan Masukan berkaitan dengan persyaratan produk harus
ditetapkan dan rekamannya dipelihara (lihat 4.2.4). Ini harus mencakup: a) b) c) persyaratan fungsi dan kinerja, persyaratan peraturan perundang-undangan yang berlaku, jika dapat, informasi yang diturunkan dari desain sebelumnya yang serupa, dan d) persyaratan desain dan pengembangan lain yang esensial.
Masukan ini harus ditinjau akan kecukupannya. Persyaratan harus lengkap, tidak membingungkan dan tidak saling bertentangan. 7.3.3 Keluaran desain dan pengembangan Keluaran desain dan pengembangan harus dalam bentuk yang sesuai untuk verifikasi terhadap masukan desain serta harus disetujui sebelum dikeluarkan. Keluaran desain dan pengembangan harus: a) memenuhi persyaratan masukan bagi desain dan
pengembangan, b) memberi informasi sesuai untuk pembelian, produksi dan penyediaan jasa, c) berisi atau mengacu pada kriteria keberterimaan produk, dan
23
d)
menentukan karakteristik produk yang penting untuk pemakaian yang aman dan benar.
CATATAN Informasi untuk produksi dan penyediaan jasa dapat termasuk perincian dari pengawetan produk. 7.3.4 Tinjauan desain dan pengembangan Pada tahap sesuai, harus dilakukan tinjauan sistematis pada desain dan pengembangan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan (lihat 7.3.1) a) untuk menilai kemampuan hasil desain dan
pengembangan memenuhi persyaratan, dan b) untuk mengidentifikasikan masalah apa pun dan
menyarankan tindakan yang diperlukan. Peserta tinjauan tersebut harus mencakup wakil-wakil fungsi yang berkaitan dengan tahap desain dan pengembangan yang ditinjau. Rekaman hasil tinjauan dan tindakan apa pun yang perlu harus dipelihara (lihat 4.2.4). 7.3.5 Verifikasi desain dan pengembangan Harus dilakukan verifikasi sesuai dengan pengaturan yang direncanakan (lihat 7.3.1) untuk memastikan bahwa keluaran desain dan pengembangan telah memenuhi persyaratan masukan perancangan dan pengembangan. Rekaman hasil verifikasi dan tindakan apa pun yang perlu harus dipelihara (lihat 4.2.4). 7.3.6 Validasi desain dan pengembangan Harus dilakukan validasi desain dan pengembangan menurut pengaturan yang telah direncanakan (lihat 7.3.1) untuk
24
memastikan bahwa produk yang dihasilkan mampu memenuhi persyaratan aplikasi yang ditentukan atau pemakaian yang dimaksudkan, bila diketahui. Apabila mungkin, validasi harus diselesaikan sebelum penyerahan atau implementasi produk. Rekaman hasil validasi dan tindakan apa pun yang perlu harus dipelihara (lihat 4.2.4). 7.3.7 Pengendalian perubahan desain dan pengembangan Perubahan desain dan pengembangan harus ditunjukkan dan rekamannya dipelihara. Perubahan harus ditinjau, diverifikasi dan dibenarkan, secara sesuai, dan disetujui sebelum diimplementasikan. Tinjauan perubahan desain dan pengembangan harus mencakup
evaluasi pengaruh perubahan pada bagian produk dan produk yang telah diserahkan. Rekaman hasil tinjauan perubahan dan tindakan apa pun yang perlu harus dipelihara (lihat 4.2.4). 7.4 Pembelian 7.4.1 Proses pembelian Organisasi harus memastikan bahwa produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan pembelian yang ditentukan. Jenis dan jangkauan pengendalian pada pemasok dan produk yang dibeli harus bergantung pada pengaruh produk yang dibeli pada realisasi produk berikutnya atau produk akhir. Organisasi harus menilai dan memilih pemasok berdasarkan kemampuannya memasok produk sesuai dengan persyaratan organisasi. Kriteria pemilihan, evaluasi dan evaluasi ulang harus ditetapkan. Rekaman hasil penilaian dan tindakan apa
25
pun yang perlu yang timbul dari evaluasi itu harus dipelihara (lihat 4.2.4). 7.4.2 Informasi pembelian pembelian Informasi pembelian harus menguraikan produk yang dibeli, termasuk bila sesuai : a) persyaratan persetujuan produk, prosedur, proses dan peralatan, b) c) persyaratan kualifikasi personel, dan persyaratan sistem manajemen mutu. harus memastikan kecukupan persyaratan
Organisasi
pembelian yang ditentukan sebelum dikomunikasikan ke pemasok. 7.4.3 Verifikasi produk yang dibeli Organisasi harus menetapkan dan menerapkan inspeksi atau kegiatan lain yang diperlukan untuk memastikan bahwa produk yang dibeli memenuhi persyaratan pembelian yang ditentukan. Apabila organisasi atau pelanggannya bermaksud untuk melakukan verifikasi di tempat pemasok, organisasi harus menyatakan pengaturan verifikasi yang dimaksudkan dan metode pelepasan produk dalam informasi pembeliannya. 7.5 Produksi dan penyediaan jasa 7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa Organisasi harus merencanakan dan melaksanakan produksi dan penyediaan jasa dalam keadaan terkendali. Kondisi terkendali harus mencakup, jika berlaku:
26
a)
ketersediaan informasi yang menguraikan karakteristik produk,
b) c) d)
ketersediaan instruksi kerja, secukupnya, pemakaian peralatan yang sesuai, ketersediaan dan pemakaian sarana pemantauan dan pengukuran,
e) f)
implementasi pemantauan dan pengukuran, dan implementasi kegiatan pelepasan, penyerahan dan pasca penyerahan produk.
7.5.2 Validasi proses produksi dan penyediaan jasa Organisasi harus memvalidasi suatu proses produksi dan penyediaan jasa, apabila keluaran yang dihasilkan tidak dapat diverifikasi oleh pemantauan atau pengukuran berurutan dan sebagai konsekuensinya, kekurangannya hanya terlihat setelah produk dipakai atau jasa telah diserahkan. Validasi harus memperagakan kemampuan proses tersebut untuk mencapai hasil yang direncanakan. Organisasi harus menetapkan pengaturan proses ini termasuk, bila berlaku: a) kriteria yang ditetapkan untuk tinjauan dan persetujuan proses, b) c) d) e) persetujuan peralatan dan kualifikasi personel, pemakaian metode dan prosedur tertentu, persyaratan rekaman (lihat 4.2.4), dan validasi ulang.
7.5.3 Identifikasi dan mampu telusur telusur

27
Apabila sesuai, organisasi harus mengidentifikasikan produk dengan cara sesuai di seluruh realisasi produk. Organisasi harus mengidentifikasi status produk sehubungan dengan persyaratan pemantauan dan pengukuran sepanjang realisasi produk. Apabila mampu telusur dipersyaratkan, organisasi harus mengendalikan identifikasi khas dari produk dan memelihara rekaman (lihat 4.2.4). CATATAN Di beberapa sektor industri, manajemen konfigurasi adalah sarana yang dipakai untuk memelihara identifikasi dan mampu telusur. 7.5.4 Milik pelanggan Organisasi harus memelihara dengan baik milik pelanggan, selama dalam pengendalian organisasi atau dipakai oleh organisasi. Organisasi harus mengidentifikasi, memverifikasi, melindungi dan menjaga milik pelanggan yang disediakan untuk dipakai atau disatukan ke dalam produk. Jika milik pelanggan hilang, rusak atau ditemukan tak layak pakai, Organisasi harus melaporkan hal ini kepada pelanggan dan memelihara rekaman (lihat 4.2.4). CATATAN Milik pelanggan dapat mencakup kepemilikan intelektual dan data personel. 7.5.5 Preservasi produk Organisasi harus memelihara produk selama proses internal dan penyerahan ke tujuan yang terhadap dimaksudkan persyaratan. untuk Jika
28
memelihara
kesesuaiannya
memungkinkan, pengawetan harus mencakup identifikasi, penanganan, pengemasan, penyimpanan dan perlindungan. Penyimpanan harus berlaku juga untuk bagian produk. 7.6 Pengendalian peralatan pemantauan dan pengukuran Organisasi harus menetapkan pemantauan dan pengukuran yang dilakukan dan peralatan pemantau dan pengukur yang diperlukan untuk memberikan bukti kesesuaian produk
terhadap persyaratan yang ditetapkan. Organisasi harus menetapkan proses untuk memastikan bahwa pemantauan dan pengukuran dapat dilakukan dan dilakukan dengan cara konsisten dengan persyaratan pemantauan dan pengukuran. Apabila diperlukan untuk memastikan keabsahan hasil,
peralatan pengukuran harus: a) dikalibrasi atau diverifikasi atau keduanya pada selang waktu tertentu, atau sebelum dipakai, terhadap standar pengukuran yang tertelusur ke standar pengukuran internasional atau nasional; bila standar seperti itu tidak ada, dasar yang dipakai untuk kalibrasi atau verifikasi harus direkam (lihat 4.2.4); b) c) d) disetel atau disetel ulang secukupnya; memiliki identifikasi guna menetapkan status kalibrasinya; dijaga dari penyetelan yang akan membuat hasil
pengukurannya tidak sah; e) dilindungi dari kerusakan dan penurunan mutu selama penanganan, perawatan dan penyimpanan.
29
Selain itu, organisasi harus menilai dan merekam keabsahan hasil pengukuran sebelumnya bila peralatan ditemukan tidak memenuhi persyaratan. Organisasi harus melakukan tindakan yang sesuai pada peralatan dan produk mana pun yang terpengaruh. Rekaman hasil kalibrasi dan verifikasi harus dipelihara (lihat 4.2.4). Apabila perangkat lunak komputer dipakai dalam pemantauan dan pengukuran persyaratan tertentu, maka kemampuan perangkat lunak komputer tersebut untuk memenuhi
pelaksanaan dan pengukuran harus dipastikan. Hal ini harus dilakukan sebelum penggunaan awal dan konfirmasi ulang dibutuhkan. CATATAN Konfirmasi kemampuan perangkat lunak komputer untuk memenuhi pelaksanaan dan pengukuran biasanya mencakup verifikasi dan manajemen konfigurasi untuk
memelihara kesesuaiannya untuk penggunaan. 8 Pengukuran, analisis, dan perbaikan 8.1 Umum Organisasi harus merencanakan dan mengimplementasikan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan yang diperlukan untuk: a) b) c) memperagakan kesesuaian terhadap persyaratan produk, memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu, dan terus-menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu.
30
Hal ini harus mencakup penetapan metode yang berlaku, termasuk teknik statistik, dan jangkauan pemakaiannya. 8.2 Pemantauan dan pengukuran 8.2.1 Kepuasan pelanggan Sebagai salah satu pengukuran kinerja sistem manajemen mutu, organisasi harus memantau informasi berkaitan dengan persepsi pelanggan apakah organisasi telah memenuhi
persyaratan pelanggan. Metode untuk memperoleh dan memakai informasi ini harus ditetapkan. CATATAN Pemantauan persepsi pelanggan dapat mencakup perolehan masukan dari sumber seperti survei kepuasan pelanggan, data pelanggan atas kualitas produk yang
diserahkan, survey pendapat pengguna, analisa kehilangan usaha, tambahan, klaim jaminan, dan laporan agen. 8.2.2 Audit internal Organisasi harus melakukan audit internal pada selang waktu terencana untuk menentukan apakah sistem manajemen mutu a) memenuhi pengaturan yang direncanakan (lihat 7.1), pada persyaratan standar ini dan pada persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan oleh organisasi, dan b) diterapkan dan dipelihara secara efektif. audit harus direncanakan, dengan
Program
mempertimbangkan status serta pentingnya proses dan area yang diaudit, termasuk hasil audit sebelumnya. Kriteria, lingkup, frekuensi dan metode audit harus ditetapkan. Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus
31
memastikan keobjektifan dan ketidakberpihakan proses audit. Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaan mereka sendiri. Prosedur terdokumentasi tanggung harus dan ditetapkan persyaratan untuk untuk
mendefiniskan
jawab
perencanaan dan pelaksanaan audit, penetapan rekaman dan pelaporan hasil. Rekaman audit dan hasilnya harus dipelihara (lihat 4.2.4). Manajemen yang bertanggung jawab atas area yang diaudit harus memastikan bahwa setiap perbaikan dan tindakan perbaikan yang perlu dilakukan tanpa ditunda untuk
menghilangkan ketidaksesuaian dan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan. Kegiatan tindak lanjut harus mencakup verifikasi tindakan yang dilakukan dan pelaporan hasil verifikasi (lihat 8.5.2). CATATAN Lihat ISO 19011 untuk panduan. 8.2.3 Pemantauan dan pengukuran proses Organisasi harus menerapkan metode pemantauan yang sesuai, jika memungkinkan dilaksanakan dengan pengukuran proses sistem manajemen mutu. Metode ini harus
memperagakan kemampuan proses untuk mencapai hasil yang direncanakan. Apabila hasil yang direncanakan tidak tercapai, harus dilakukan koreksi dan tindakan korektif, seperlunya. CATATAN Ketika menentukan metode yang sesuai, organisasi dianjurkan untuk mempertimbangkan jenis dan jangkauan dari pemantauan atau pengukuran yang sesuai untuk setiap proses dalam hubungannya dengan dampaknya terhadap kesesuaian
32
atas persyaratan produk dan efektifitas dari sistem manajemen mutu. 8.2.4 Pemantauan dan pengukuran produk Organisasi harus memantau dan mengukur karakteristik produk untuk memverifikasi bahwa persyaratan produk tersebut terpenuhi. Hal ini harus dilakukan pada tahap yang sesuai dari proses realisasi produk menurut pengaturan yang sudah terencana (lihat 7.1). Bukti atas kesesuaian dengan kriteria keberterimaan harus dipelihara. Rekaman harus menunjukkan orang yang berwenang melepas produk untuk penyerahan kepada pelanggan (lihat 4.2.4). Pelepasan produk atau penyerahan jasa kepada pelanggan tidak boleh dilanjutkan sampai semua pengaturan yang terencana (lihat 7.1) diselesaikan secara memuaskan, kecuali kalau disetujui oleh kewenangan yang relevan, dan apabila memungkinkan disetujui oleh pelanggan. 8.3 Pengendalian produk yang tidak sesuai Organisasi harus memastikan bahwa produk yang tidak sesuai dengan persyaratan produk diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah pemakaian atau penyerahan yang tidak dikehendaki. Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk mendefinisikan pengendalian dan tanggung jawab terkait dan kewenangan untuk menangani produk yang tidak sesuai. Apabila memungkinkan untuk diterapkan, organisasi harus menangani produk yang tidak sesuai dengan satu atau lebih
33
dari cara berikut: a) dengan melakukan tindakan untuk menghilangkan
ketidaksesuaian yang ditemukan; b) dengan membolehkan pemakaian, pelepasan atau
penerimaan melalui konsesi oleh kewenangan yang relevan dan, apabila mungkin oleh pelanggan; c) dengan melakukan tindakan untuk mencegah pemakaian atau aplikasi awal yang dimaksudkan; d) dengan mengambil atau tindakan pengaruh yang yang sesuai terhadap dari
pengaruh,
potensial,
ketidaksesuaian ketika produk yang tidak sesuai dideteksi setelah penyerahan atau penggunaan telah dimulai. Apabila produk yang tidak sesuai dikoreksi harus dilakukan verifikasi ulang untuk memperagakan kesesuaian terhadap persyaratan tersebut . Rekaman ketidaksesuaian dan tindakan berikutnya, termasuk konsesi yang diperoleh, harus dipelihara (lihat 4.2.4). 8.4 Analisis data Organisasi harus menetapkan, menghimpun dan menganalisis data yang sesuai untuk memperagakan kesesuaian dan keefektifan sistem manajemen mutu serta mengevaluasi apakah perbaikan berkesinambungan dari sistem manajemen mutu dapat dilakukan. Hal ini harus mencakup data yang dihasilkan dari pemantauan dan pengukuran serta sumber lain yang relevan. Analisis data harus memberikan informasi yang berkaitan
34
dengan: a) b) c) kepuasan pelanggan (lihat 8.2.1), kesesuaian pada persyaratan produk (lihat 8.2.4) karakteristik dan kecenderungan proses dan produk termasuk peluang untuk tindakan pencegahan (lihat 8.2.3 dan 8.2.4), dan d) pemasok (lihat 7.4).
8.5 Perbaikan 8.5.1 Perbaikan berkesinambungan Organisasi harus terus-menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu melalui pemakaian kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisis data, tindakan korektif dan preventif dan tinjauan manajemen. 8.5.2 Tindakan korektif Organisasi harus melakukan tindakan untuk menghilangkan penyebab Tindakan ketidaksesuaian korektif harus untuk mencegah dengan terulangnya. pengaruh
sesuai
ketidaksesuaian yang dihadapi. Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan persyaratan bagi : a) peninjauan pelanggan), b) c) penetapan penyebab ketidaksesuaian, penilaian kebutuhan tindakan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak terulang, d) penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan,
35
ketidaksesuaian
(termasuk
keluhan
e) f)
rekaman hasil tindakan yang dilakukan (lihat 4.2.4), dan peninjauan efektifitas tindakan korektif yang dilakukan.
8.5.3 Tindakan pencegahan Organisasi harus menetapkan tindakan untuk menghilangkan penyebab terjadinya. ketidaksesuaian Tindakan potensial untuk mencegah dengan
pencegahan
harus
sesuai
pengaruh masalah potensial itu. Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan persyaratan bagi: a) b) penetapan ketidaksesuaian potensial dan penyebabnya, penilaian kebutuhan akan tindakan untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian, c) d) e) B. penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan, rekaman hasil tindakan yang dilakukan (lihat 4.2.4), dan peninjauan efektifitas tindakan preventif yang dilakukan.
Sistem Manajemen Lingkungan (ISO 14001:2004) 1. Ruang Lingkup 2. Acuan Normatif 3. Istilah dan Definisi 4. Persyaratan Sistem Manajemen Lingkungan 4.1 Persyaratan umum Organisasi harus menetapkan, mendokumentasikan,
menerapkan, memelihara dan memperbaiki sistem manajemen lingkungan secara berkelanjutan sesuai dengan persyaratan standar ini dan menentukan bagaimana organisasi akan memenuhi persyaratan tersebut.
36
Organisasi
harus
menetapkan
dan
mendokumentasikan
lingkup sistem manajemen lingkungannya. 4.2 Kebijakan lingkungan Manajemen puncak harus menetapkan kebijakan lingkungan organisasi dan memastikan bahwa kebijakan dalam lingkup sistem manajemen lingkungannya: a) sesuai dengan sifat, ukuran dan dampak lingkungan dari kegiatan, produk dan jasanya; b) mencakup komitmen pada perbaikan berkelanjutan dan pencegahan pencemaran; c) mencakup komitmen untuk menaati peraturan
perundang-undangan yang berlaku dan persyaratan lain yang diikuti organisasi, yang terkait dengan aspek lingkungannya; d) menyediakan kerangka untuk menentukan dan mengkaji tujuan dan sasaran lingkungan; e) f) didokumentasikan, diterapkan dan dipelihara; dikomunikasikan kepada semua orang yang bekerja pada atau atas nama organisasi; dan g) tersedia untuk masyarakat.
4.3 Perencanaan 4.3.1 Aspek lingkungan Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk: a) mengidentifikasi aspek lingkungan kegiatan, produk dan jasa dalam lingkup system manajemen lingkungan, yang
37
dapat dikendalikan dan yang dapat dipengaruhi dengan memperhitungkan pembangunan yang direncanakan atau baru; kegiatan, produk dan jasa yang baru atau yang diubah; dan b) menentukan aspek yang mempunyai atau dapat
mempunyai dampak penting terhadap lingkungan (yaitu aspek lingkungan penting). Organisasi harus mendokumentasikan informasi ini dan memelihara kemutakhirannya. Organisasi harus memastikan bahwa aspek lingkungan penting diperhitungkan dalam penetapan, penerapan dan
pemeliharaan sistem manajemen lingkungannya. 4.3.2 Persyaratan peraturan perundangperundang-undangan dan lainnya Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk: a) mengidentifikasi dan memperoleh informasi tentang persyaratan peraturan perundangundangan yang berlaku dan persyaratan lainnya yang diikuti organisasi, yang terkait dengan aspek lingkungannya; dan b) menentukan bagaimana persyaratan tersebut berlaku terhadap aspek lingkungannya. Organisasi harus memastikan bahwa persyaratan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan persyaratan lainnya yang diikuti organisasi tersebut diperhitungkan dalam
penetapan, penerapan dan pemeliharaan sistem manajemen lingkungannya.

38
4.3.3 Tujuan, sasaran dan program Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara tujuan dan sasaran lingkungan yang terdokumentasi, pada fungsi dan tingkatan yang sesuai dalam organisasi tersebut. Tujuan dan sasaran dan termasuk tersebut harus dapat dengan pada diukur bila
memungkinkan lingkungannya,
konsisten komitmen
kebijakan pencegahan
pencemaran, penaatan persyaratan peraturan perundangundangan yang berlaku dan persyaratan lainnya yang diikuti organisasi, serta perbaikan berkelanjutan. Saat menetapkan dan mengkaji tujuan dan sasaran, organisasi harus memperhitungkan persyaratan peraturan perundangundangan dan persyaratan lainnya yang diikuti organisasi serta mempertimbangkan aspek lingkungan penting, pilihan
teknologi, keuangan, persyaratan operasional dan bisnis; serta pandangan pihak yang berkepentingan. Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara program untuk mencapai tujuan dan sasarannya. Program harus mencakup: a) pemberian tanggungjawab untuk mencapai tujuan dan sasaran pada fungsi dan tingkatan yang sesuai dalam organisasi tersebut; dan b) cara dan jangka waktu untuk mencapai tujuan dan sasaran tersebut. 4.4 Penerapan dan operasi 4.4.1 Sumber daya, peran, tanggung jawab dan kewenangan
39
Manajemen harus memastikan ketersediaan sumberdaya yang diperlukan untuk menetapkan, menerapkan, memelihara dan meningkatkan sistem manajemen lingkungan. Sumberdaya termasuk sumberdaya manusia dan ketrampilan khusus, sarana operasional, teknologi dan sumberdaya
keuangan. Peran, tanggungjawab dan kewenangan harus ditentukan, didokumentasikan dan dikomunikasikan guna memfasilitasi manajemen lingkungan yang efektif. Manajemen puncak organisasi harus menunjuk satu orang atau lebih wakil manajemen tertentu, yang tidak tergantung pada tanggungjawab lainnya, yang harus mempunyai peran,
tanggungjawab dan kewenangan yang ditetapkan untuk: a) memastikan bahwa sistem manajemen lingkungan
ditetapkan, diterapkan dan dipelihara sesuai dengan persyaratan standar ini; b) melapor kepada manajemen puncak mengenai kinerja sistem manajemen lingkungan untuk kajian, termasuk rekomendasi perbaikan. 4.4.2 Kompetensi, pelatihan dan kesadaran Organisasi harus memastikan setiap orang yang bertugas untuk atau atas nama organisasi yang berpotensi menyebabkan satu atau lebih dampak lingkungan penting yang diidentifikasi oleh organisasi, mempunyai kompetensi yang berasal dari
pendidikan, pelatihan atau pengalaman yang memadai dan organisasi harus menyimpan rekaman yang terkait dengan
40
kompetensi tersebut. Organisasi harus mengidentifikasi keperluan pelatihan yang terkait dengan aspek lingkungan dan sistem manajemen lingkungan. Organisasi harus memberikan pelatihan atau cara lain untuk memenuhi keperluan tersebut dan menyimpan rekaman yang terkait. Organisasi harus menetapkan, menerapkan, dan memelihara prosedur untuk memastikan orang yang bekerja untuk atau atas nama organisasi memahami tentang: a) pentingnya kesesuaian dengan kebijakan lingkungan dan prosedur, serta dengan persyaratan sistem manajemen lingkungan; b) aspek lingkungan penting dan dampak yang nyata atau potensial terjadi yang terkait dengan pekerjaannya dan manfaat peningkatan kinerja perorangan terhadap
lingkungan; c) peran dan tanggungjawab mereka dalam mencapai pemenuhan persyaratan system manajemen lingkungan; dan d) akibat yang mungkin terjadi bila prosedur tidak
dilaksanakan. 4.4.3 Komunikasi Berkaitan dengan aspek lingkungan dan sistem manajemen lingkungan, organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk: a) komunikasi internal antara tingkatan dan fungsi yang
41
beragam di organisasi tersebut; b) menerima, mendokumentasikan dan menanggapi
komunikasi yang terkait dari pihak eksternal yang berkepentingan. Organisasi harus memutuskan apakah akan melaksanakan komunikasi kepada pihak eksternal mengenai aspek
lingkungannya dan harus mendokumentasikan keputusan tersebut. Bila keputusan organisasi adalah melaksanakan komunikasi eksternal tersebut, maka organisasi harus
menetapkan dan menerapkan metode untuk komunikasi eksternal tersebut. 4.4.4 Dokumentasi Dokumentasi sistem manajemen lingkungan harus mencakup: a) b) c) kebijakan, tujuan dan sasaran lingkungan; penjelasan lingkup sistem manajemen lingkungan; penjelasan unsur-unsur utama sistem manajemen
lingkungan dan keterkaitannya serta d) e) rujukan kepada dokumen terkait; dokumen, termasuk rekaman, yang disyaratkan oleh standar ini; f) dokumen, termasuk rekaman, yang ditentukan oleh organisasi sebagai dokumen penting untuk memastikan perencanaan, operasi dan pengendalian proses secara efektif, yang terkait dengan aspek lingkungan penting. 4.4.5 Pengendalian Pengendalian dokumen Dokumen yang diperlukan oleh sistem manajemen lingkungan
42
dan standar ini harus dikendalikan. Rekaman adalah jenis dokumen khusus dan harus dikendalikan mengikuti
persyaratan pada butir 4.5.4. Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk: a) b) menyetujui dokumen sebelum diterbitkan; meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta
menyetujui-ulang (reapprove) dokumen; c) memastikan agar perubahan dan status revisi dokumen terakhir dapat diidentifikasi; d) memastikan agar versi dokumen yang berlaku tersedia di tempat penggunaan; e) memastikan agar dokumen tetap terbaca dan dapat segera diidentifikasi secara mudah; f) memastikan agar dokumen yang berasal dari pihak eksternal yang ditetapkan oleh organisasi sebagai
dokumen penting untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen lingkungan, diidentifikasi dan penyebarannya dikendalikan; g) mencegah penggunaan dokumen kadaluwarsa dan
menerapkan identifikasi yang cocok pada dokumen tersebut bila masih disimpan untuk maksud tertentu. 4.4.6 Pengendalian Pengendalian operasional Organisasi harus mengidentifikasi dan merencanakan operasi yang terkait dengan aspek lingkungan penting yang telah diidentifikasi, sesuai dengan kebijakan, tujuan dan sasaran
43
lingkungan agar operasi tersebut dilaksanakan pada kondisi tertentu, dengan: a) menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk mengendalikan situasi yang tidak sesuai dengan kebijakan, tujuan dan sasaran lingkungan apabila prosedur tersebut tidak ada; dan b) c) menetapkan kriteria operasi dalam prosedur; dan menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur yang terkait dengan aspek lingkungan penting yang telah diidentifikasi pada barang dan jasa yang digunakan oleh organisasi serta mengkomunikasikan prosedur dan
persyaratan yang berlaku kepada pemasok, termasuk kontraktor. 4.4.7 Kesiagaan dan tanggap darurat Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi potensi situasi darurat dan kecelakaan, yang dapat menimbulkan dampak lingkungan serta bagaimana organisasi akan menanggapinya. Organisasi harus melakukan tindakan terhadap situasi darurat dan kecelakaan yang terjadi serta mencegah atau mengatasi dampak lingkungan negatif yang ditimbulkan. Organisasi harus meninjau prosedur kesiagaan dan tanggap darurat secara berkala dan apabila diperlukan organisasi menyempurnakan prosedur tersebut, khususnya setelah
terjadinya kecelakaan atau situasi darurat. Organisasi juga harus menguji prosedur tersebut secara berkala
44
apabila dapat dilaksanakan. 4.5 Pemeriksaan 4.5.1 Pemantauan dan pengukuran pengukuran Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk secara berkala memantau dan mengukur karakteristik pokok operasinya yang dapat menimbulkan dampak lingkungan penting. Prosedur tersebut harus termasuk pendokumentasian informasi untuk memantau kinerja,
pengendalian operasional yang berlaku dan pemenuhan tujuan dan sasaran lingkungan organisasi. Organisasi harus memastikan agar peralatan pemantauan dan pengukuran dikalibrasi atau diverifikasi, digunakan dan
dipelihara serta organisasi harus menyimpan rekaman yang terkait. 4.5.2 Evaluasi penaatan Sesuai dengan komitmen terhadap penaatan, organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk secara berkala mengevaluasi penaatan terhadap persyaratan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Organisasi harus mengevaluasi penaatan terhadap ketentuan lain yang diikuti organisasi. Organisasi dapat menggabungkan evaluasi tersebut dengan evaluasi terhadap penaatan peraturan perundang-undangan, atau menetapkan prosedur yang terpisah. Organisasi harus menyimpan rekaman hasil evaluasi berkala tersebut.
45
4.5.3 Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk menangani ketidaksesuaian yang potensial maupun yang nyata terjadi serta melaksanakan tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan. Prosedur tersebut harus menjelaskan persyaratan untuk: a) mengidentifikasi dan melaksanakan koreksi terhadap ketidaksesuaian dan melaksanakan tindakan untuk
mengatasi dampak lingkungan yang timbul; b) menyelidiki ketidaksesuaian, menemukan penyebabnya dan melaksanakan tindakan untuk menghindari
terulangnya ketidaksesuaian; c) mengevaluasi keperluan untuk melaksanakan tindakan pencegahan ketidaksesuaian dan menerapkan tindakan yang memadai untuk menghindari terjadinya
ketidaksesuaian; d) merekam hasil tindakan perbaikan dan tindakan
pencegahan yang telah dilaksanakan; dan e) meninjau efektivitas tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang telah dilaksanakan. Tindakan yang dilaksanakan harus memadai terkait dengan besarnya masalah dan dampak lingkungan yang dihadapi. Organisasi harus memastikan agar dokumentasi sistem
manajemen lingkungan disesuaikan. 4.5.4 Pengendalian rekaman

46
Organisasi harus menetapkan dan memelihara rekaman yang diperlukan untuk menunjukkan pemenuhan persyaratan sistem manajemen lingkungannya dan standar ini, serta hasil yang dicapai. Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur perlindungan, untuk pengidentifikasian, penahanan penyimpanan, (retention), dan
pengambilan,
pembuangan rekaman. Rekaman harus tetap terbaca, teridentifikasi dan terlacak. 4.5.5 Audit internal Organisasi harus memastikan bahwa audit internal terhadap sistem manajemen lingkungan dilaksanakan pada jangka waktu yang direncanakan untuk: a) menentukan apakah sistem manajemen lingkungan 1. memenuhi pengaturan yang direncanakan untuk manajemen lingkungan termasuk persyaratan standar ini; dan 2. telah diterapkan dan dipelihara secara memadai, serta b) menyediakan informasi hasil audit bagi manajemen
Program audit harus direncanakan, ditetapkan, diterapkan dan dipelihara oleh organisasi, dengan mempertimbangkan tingkat kepentingan berbagai operasi dari sisi lingkungan serta hasil audit sebelumnya. Prosedur audit harus ditetapkan, diterapkan dan dipelihara, yang memuat:
47
tanggungjawab dan persyaratan untuk perencanaan dan pelaksanaan audit, pelaporan hasil dan penyimpanan rekaman yang terkait;
penentuan kriteria, lingkup, frekuensi dan metode audit.
Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memelihara objektivitas dan kenetralan proses audit. 4.6 Tinjauan manajemen Manajemen puncak harus meninjau sistem manajemen
lingkungan organisasi, pada jangka waktu tertentu, untuk memelihara kesesuaian, kecukupan dan efektivitas sistem yang berkelanjutan. Tinjauan harus termasuk mengkaji kesempatan untuk perbaikan dan keperluan untuk melakukan perubahan pada sistem manajemen lingkungan, termasuk kebijakan lingkungan, tujuan dan sasaran lingkungan. Rekaman tinjauan manajemen harus disimpan. Masukan kepada tinjauan manajemen harus termasuk: a) hasil audit internal dan evaluasi penaatan terhadap persyaratan peraturan perundangundangan dan
persyaratan lain yang diikuti organisasi; b) komunikasi dari pihak eksternal yang berkepentingan, termasuk keluhan; c) d) e) f) kinerja lingkungan organisasi; tingkat pencapaian tujuan dan sasaran; status tindakan perbaikan dan pencegahan; tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya;
48
g)
situasi yang berubah, termasuk perkembangan pada persyaratan peraturan perundangundangan dan
persyaratan lain yang terkait dengan aspek lingkungan; dan h) rekomendasi perbaikan.
Keluaran tinjauan manajemen harus termasuk setiap keputusan dan tindakan terkait dengan perubahan pada kebijakan, tujuan dan sasaran lingkungan serta unsur lain system manajemen lingkungan, sesuai dengan komitmen pada perbaikan berkelanjutan. C. Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja (OHSAS 18001:2007) 1. 2. 3. 4. Ruang lingkup Referensi publikasi Istilah dan definisi ElemenElemen-elemen sistem manajemen K3
4.1 Persyaratan Umum Organisasi menerapkan, harus menetapkan, dan mendokumentasikan, secara berkelanjutan
memelihara
memperbaiki sistem manajemen K3 sehubungan dengan persyaratan dari standart OHSAS ini dan menetapkan
bagaimana organisasi akan memenuhi persyaratan tersebut. Organisasi harus menetapkan dan mendokumentasikan ruang lingkup dari sistem manajemen K3. 4.2 Kebijakan K3 Manajemen puncak harus menetapkan dan mengesahkan
49
kebijakan K3 dan memastikan bahwa dalam ruang lingkup yang ditetapkan terhadap sistem manajemen K3, kebijakan K3 tersebut : a) b) Sesuai dengan sifat dan skala resiko K3 organisasi; Mencakup suatu komitmen untuk pencegahan luka dan gangguan kesehatan dan perbaikan berkelanjutan dalam manajemen K3 dan kinerja K3; c) Mencakup komitmen untuk setidak-tidaknya mematuhi persyaratan perundang-undangan yang berlaku dan
dengan persyaratan lain dimana organisasi mengacu terhadapnya yang terkait dengan bahaya K3; d) Menyediakan kerangka kerja dalam penetapan dan pengkajian tujuan K3; e) f) Didokumentasikan, diterapkan dan dipelihara; Dikomunikasikan ke keseluruhan orang yang bekerja yang ada dalam kendali organisasi dengan tujuan bahwa mereka telah disadarkan akan kewajiban individual K3 mereka; g) h) Tersedia untuk pihak terkait; Dikaji secara berkala untuk memastikan bahwa kebijakan K3 masih tetap relevan dan sesuai dengan organisasi. 4.3 Perencanaan 4.3.1 Identifikasi bahaya, penilaian resiko dan penetapan kendali Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara satu atau lebih prosedur untuk secara berkelanjutan
50
pengidentifikasian bahaya, penilaian resiko dan penetapan kendali yang perlu. Prosedur untuk identifikasi bahaya dan penilaian resiko harus mempertimbangkan : a) b) Aktivitas rutin dan non-rutin; Aktivitas terhadap semua orang yang mempunyai akses ke area kerja (termasuk kontraktor dan pengunjung); c) Perilaku manusia, kapabilitas dan faktor-faktor manusia yang lain; d) Bahaya bahaya yang asalnya dari luar area kerja yang mempunyai kemampuan dalam memberikan pengaruh merugikan kesehatan dan keselamatan terhadap orang yang ada dibawah kendali organisasi di dalam area kerja; e) Bahaya yang diciptakan disekitar area kerja terhadap aktivitas yang terkait dengan pekerjaan yang berada dibawah kendali organisasi;
Catatan 1 Lebih sesuai jika bahaya-bahaya tersebut dinilai seperti aspek lingkungan
f) Infrastruktur, peralatan dan material yang ada di dalam area kerja, baik yang disediakan oleh organisasi atau pihak lainnya; g) Perubahan atau perubahan yang diusulkan di dalam organisasi, aktivitasnya atau material; h) Modifikasi terhadap sistem manajemen K3, termasuk perubahan sementara, dan dampaknya terhadap operasi, proses atau aktifitas; i) Kewajiban terhadap peraturan perundangan-undangan
51
yang ada kaitannya terhadap penilaian resiko dan implementasi kendali yang sesuai (lihat juga CATATAN 3.12); 3.12 j) Perancangan area kerja, proses, instalasi,
permesinan/peralatan, prosedur operasi dan pekerjaan organisasi, termasuk adaptasinya terhadap kapabilitas manusia; Metodologi organisasi untuk identifikasi bahaya dan penilaian resiko harus : a) Ditetapkan dengan memperhatikan ruang lingkup, sifat dan waktunya untuk memastikan identifikasi bahaya dan penilaian resiko adalah proaktif bukan reaktif; b) Menyajikan kegiatan untuk identifikasi, pemrioritasan dan dokumentasi akan resiko, dan implementasi kendali yang sesuai. Untuk pengelolaan perubahan (management of change), organisasi harus mengidentifikasi bahaya K3 dan resiko K3 terkait dengan perubahan-perubahan di dalam organisasi, sistem manajemen K3, atau aktifitasnya, sebelum pengenalan perubahan-perubahan tersebut. Organisasi harus memastikan bahwa hasil dari penilaian tersebut dipertimbangkan ketika menetapkan kendali. Ketika menetapkan kendali, terhadap atau mempertimbangkan yang ada,
perubahan-perubahan
kendali
pertimbangan harus diberikan untuk mengurangi resiko sesuai dengan hirarki berikut :
52
a) b) c) d)
Eliminasi; Substitusi; Kendali enjineering; Signage/warning administratif; (simbol-simbol) dan/atau kendali
e)
Alat pengaman diri.
Organisasi harus mendokumentasikan dan menjaga hasil dari identifikasi terhadap bahaya, penilaian resiko dan kendali yang ditetapkan adalah mutakhir. Organisasi harus memastikan bahwa resiko K3 dan kendali yang telah ditetapkan adalah dipertimbangkan ketika
menetapkan, menerapkan dan memelihara sistem manajemen K3-nya.
CATATAN 2 untuk panduan lebih jauh dalam identifikasi bahaya, penilaian resiko dan penetapan kendali, lihat OHSAS 18002.
4.3.2 Peraturan perundangperundang-undangan dan Persyaratan lain Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara satu prosedur atau lebih untuk mengidentifikasi dan mengakses peraturan perundang-undangan dan persyaratan K3 lain yang berlaku terhadap organisasi. Organisasi harus memastikan bahwa peraturan perundangundangan dan persyaratan lainnya yang berlaku bagi
organisasi dipertimbangkan dalam penetapan, implementasi dan pemeliharaan system manajemen K3-nya. Organisasi harus menjaga informasi tersebut mutakhir.
53
Organisasi harus mengkomunikasikan informasi yang relevan terkait dengan peraturan perundangundangan dan persyaratan lainnya ke orang yang bekerja dibawah kendali organisasi, dan pihak terkait lainnya. 4.3.3 4.3.3 Tujuan dan Program Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara tujuan K3 terdokumentasi pada fungsi dan level yang relevan di dalam organisasi. Tujuan harus dapat terukur, jika dapat diterapkan dan konsisten dengan kebijakan K3, termasuk komitmen untuk pencegahan luka dan gangguan kesehatan, untuk kesesuaian dengan peraturan perundang-undangan dan persyaratan lainnya yang diacu oleh organisasi, dan untuk perbaikan berkelanjutan. Ketika menetapkan dan mengkaji tujuannya, organisasi harus mempertimbangkan peraturan perundang-undangan dan
persyaratan lainnya yang diacu oleh organisasi, dan resiko K3nya. Organisasi harus juga mempertimbangkan pilihan teknologi, kondisi finansialnya, persyaratan operasional dan bisnis, dan pandangan pihak terkait. Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara satu atau lebih program untuk mencapai tujuannya. Program harus mencakup hal, paling tidak sebagai berikut : a) Penunjukan penanggung jawab dan wewenang dalam pencapaian tujuan pada fungsi dan level yang relevan
54
dalam organisasi; dan b) Alat dan kerangka waktu dimana tujuan akan dicapai.
Program harus dikaji pada interval terencana dan regular, dan disesuaikan seperlunya, untuk memastikan bahwa tujuan dicapai. 4.4 Implementasi dan Operasi 4.4.1 Sumberdaya, peranan, peranan, penanggunjawab,
pertanggungjawaban dan wewenang Manajemen puncak harus mengambil peranan pokok untuk K3 dan sistem manajemen K3. Manajemen puncak harus mendemonstrasikan komitmennya dengan : a) Memastikan ketersediaan sumberdaya yang penting untuk menetapkan, menerapkan, memelihara dan
memperbaiki sistem manajemen K3;
CATATAN 1 sumberdaya termasuk sumberdaya manusia dan ketrampilan khusus, infrastruktur organisasi, teknologi dan sumberdaya finansial.
b) Menetapkan peranan, mengalokasikan tanggung jawab dan pertanggungjawaban dan pendelegasian wewenang, untuk memfasilitasi manajemen K3 yang efektif; peranan, tanggung jawab, pertanggungjawaban, dan wewenang harus didokumentasikan dan dikomunikasikan. Organisasi harus menunjuk satu atau lebih anggota manajemen puncak dengan tanggung jawab yang spesifik untuk K3, dengan tidak mengindahkan tanggung jawab yang lain, dan
55
dengan peranan dan wewenang yang ditetapkan untuk : a) Memastikan bahwa sistem manajemen K3 ditetapkan, diterapkan dan dipelihara sehubungan dengan standart OHSAS ini; b) Memastikan bahwa laporan terhadap kinerja sistem manajemen K3 disajikan ke manajemen puncak untuk pengkajian dan digunakan sebagai dasar untuk perbaikan terhadap system manajemen K3.
CATATAN 2 Manajemen puncak yang ditunjuk (misalnya, pada organisasi yang besar, suatu anggota dewan atau eksekutif komite) boleh mendelegasikan beberapa dari kewajibannya ke wakil manajemen dibawahnya dimana dengan tetap menjaga pertanggungjawabannya.
Identitas dari manajemen puncak yang ditunjuk harus tersedia buat semua orang yang bekerja yang ada dibawah kendali organisasi. Semua yang terkait dengan tanggung jawab manajemen harus mendemonstrasikan komitmennya terhadap perbaikan
berkelanjutan terhadap kinerja K3. Organisasi harus memastikan bahwa orang didalam area kerja memegang tanggung jawab untuk aspek K3 terhadap mereka yang mempunyai, termasuk ketaatan terhadap persyaratan K3nya organisasi. 4.4.2 Kompetensi, pelatihan dan kesadaran Organisasi harus memastikan bahwa orang siapapun di dalam kendalinya organisasi yang melakukan pekerjaan yang dapat
56
memberikan
dampak
terhadap
K3
adalah
kompeten
berdasarkan basis pendidikan, pelatihan atau pengalaman yang sesuai, dan harus menjaga catatan-catatan yang terkait. Organisasi harus mengidentifikasi kebutuhan pelatihan terkait dengan resiko K3-nya dan system manajemen K3-nya. Organisasi harus menyediakan pelatihan atau mengambil tindakan yang lain untuk memenuhi kebutuhan tersebut, mengevaluasi keefektifan dari pelatihan atau tindakan yang diambil dan menjaga catatan-catatan terkait. Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara satu atau lebih prosedur untuk membuat orang-orang yang bekerja dibawah kendalinya sadar akan : a) Konsekuensi K3, aktual atau potensial, terhadap aktifitas pekerjaan mereka, perilakunya, dan manfaat K3 dari kinerja personel yang membaik; b) Peranan dan tanggung jawab mereka dan kepentingan dalam mencapai kesesuaian terhadap kebijakan K3 dan prosedur dan terhadap persyaratan terhadap sistem manajemen K3, termasuk persyaratan kesiapsiagaan dan tanggan darurat. (lihat 4.4.7); 4.4.7 c) Konsekuensi potensi terhadap penyimpangan dari
prosedur yang ditetapkan; Prosedur pelatihan harus mempertimbangkan level-level yang berbeda dari : a) Tanggung jawab, kemampuan, ketrampilan bahasa dan kemampuan baca; dan
57
b)
Resiko.
4.4.3 Komunikasi, partisipasi dan konsultasi 4.4.3.1 Komunikasi Terkait dengan bahaya K3-nya dan sistem manajemen K3nya, organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara satu atau lebih prosedur untuk : a) Komunikasi internal diantara variasi level dan fungsi di dalam area kerja; b) Komunikasi dengan kontraktor dan pengunjung lain di dalam area kerja; c) Penerimaan, pendokumentasian dan penanggapan terhadap komunikasi yang relevan terhadap pihak luar yang terkait. 4.4.3.2 Partisipasi dan Konsultasi Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan
memelihara satu atau lebih prosedur untuk : a) Partisipasi para pekerja dengan : Keterlibatan mereka dan identifikasi bahaya, penilaian resiko dan penetapan kendali yang sesuai; Keterlibatan mereka yang sesuai dalan
penyelidikan insiden; Keterlibatan mereka dan pengembangan dan pengkajian kebijakan K3 dan tujuan; Konsultasi dimana adanya perubahan yang mempengaruhi K3 mereka;
58
b)
Perwakilan mereka dalam hal K3.
Pekerja harus diinformasikan tentang pengaturan partisipasi mereka, termasuk siapa perwakilan mereka dalam hal K3.
d)
Konsultasi dengan kontraktor ketika ada perubahan yang mempengaruhi K3 mereka.
Organisasi harus memastikan bahwa, jika sesuai, pihak terkait yang relevan dikonsultasikan terkait dengan hal-hal K3. 4.4.4 Dokumentasi Dokumentasi Dokumentasi sistem manajemen K3 harus mencakup : a) b) c) Kebijakan dan tujuan K3; Deskripsi dari ruang lingkup sistem manajemen K3; Deskripsi dari elemen-elemen utama dari sistem
manajemen K3 dan interaksinya, dan referensi ke dokumen terkait; d) Dokumen, termasuk catatan-catatan, yang diperlukan oleh standart OHSAS ini; dan e) Dokumen, termasuk catatan-catatan, yang ditetapkan oleh organisasi yang penting untuk memastikan
perencanaan, operasi dan kendali yang efektif dari prosesproses yang terkait terhadap manajemen dari resiko K3nya.
CATATAN penting sekali untuk dipertimbangkan bahwa dokumentasi yang ada dibangun adalah proporsional terhadap tingkatan kerumitan, bahaya dan resiko yang terkait dan tetap dijaga seminimal mungkin demi keefektifan dan
59
efisiensi.
4.4.5 Kendali Dokumen Dokumen yang dibutuhkan oleh sistem manajemen K3 dan oleh standart OHSAS harus dikendalikan. Catatan adalah jenis khusus dari dokumen dan harus dikendalikan sesuai dengan persyaratan dalam 4.5.4. Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara satu atau lebih prosedur untuk : a) untuk menyetujui dokumen untuk kecukupannya sebelum terbit; b) untuk menelaah dan memperbaharui sebagaimana perlu, dan persetujuan ulang dokumen; c) untuk memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen teridentifikasi; d) untuk memastikan bahwa versi yang relevan dari dokumen yang dapat diterapkan tersedia di tempat pengguna; e) untuk memastikan bahwa dokumen tetap dapat terbaca dan segera dapat teridentifikasi; f) untuk memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar organisasi diidentifikasikan dan distribusinya dikendalikan, dan; untuk mencegah penggunaan tidak disengaja dokumen kadaluwarsa, dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai pada dokumen bila disimpan untuk maksud apapun. 4.4.6 Kendali Operasional Operasional
60
Organisasi harus menetapkan operasi-operasi dan aktifitasaktifitas yang terkait dengan bahaya yang teridentifikasi dimana implementasi dari kendalinya adalah penting untuk mengelola resiko K3. Hal ini harus mencakup manajemen perubahan (lihat 4.3.1 4.3.1): Untuk operasi dan aktifitas tersebut, organisasi harus
menerapkan dan memelihara : a) Kendali operasional, yang sesuai dengan organisasi dan aktifitasnya; organsasi harus mengintegrasikan kendali operasional tersebut kedalam keseluruhan sistem
manajemen K3; b) Kendali terkait dengan barang, peralatan dan pelayanan yang dibeli; c) Kendali terkait dengan kontraktor dan pengunjung lainnya ke dalam area kerja; d) Prosedur terdokumentasi untuk menangani situasi dimana ketidakhadirannya dapat mengakibatkan penyimpangan dari kebijakan K3 dan tujuan; e) Kriteria operasi yang ditetapkan dimana
ketidakhadirannya dapat mengakibatkan penyimpangan dari kebijakan K3 dan tujuan. 4.4.7 Kesiagaan dan Tanggap Darurat Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara satu atau lebih prosedur : a) b) Untuk mengidentifikasi potensi situasi keadaan darurat; Untuk menanggapi situasi darurat tersebut.
61
Organisasi harus merespon situasi darurat aktual dan pencegah atau meredakan konsekuensi K3 merugikan yang terkait. Dalam perencanaan penanggapan terhadap kondisi darurat, organisasi harus mempertimbangkan kebutuhan terhadap situasi darurat, jika berlaku, dengan melibatkan pihak terkait yang relevan seperlunya. Organisasi harus secara berkala meninjau dan, jika perlu, merevisi prosedur kesiapsiagaan dan tanggap darurat,
khususnya, setelah pengujian secara periodik dan setelah kemunculan situasi darurat (lihat 4.5.3). 4.5.3 4.5 Pemeriksaan 4.5.1 Pemantauan dan Pengukuran Kinerja Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara satu atau lebih prosedur untuk memantau dan mengukur kinerja K3 secara berkala. Prosedur tersebut harus
menyediakan informasi untuk : a) Ukuran baik kualitatif dan kuantitatif sesuai dengan kebutuhan organisasi; b) Pemantauan jangkauan sejauh mana pencapaian tujuan K3 organisasi; c) Pemantauan keefektifan dari kendali (untuk kesehatan dan juga keselamatan); d) Ukuran proaktif terhadap kinerja yang memantau
kesesuaian dengan program K3, kendali dan kriteria operasional; e) Ukuran reaktif terhadap kinerja yang memantau
62
gangguan kesehatan, insiden (termasuk kecelakaan dan hampir luka/near-misses, dll) dan bukti historikal yang lainnya terhadap kekurangan kinerja K3; f) Pencatatan data dan hasil pemantauan dan pengukuran secara cukup untuk memfasilitasi analisa tindakan
perbaikan dan pencegahan. Jika peralatan diperlukan untuk memantau atau mengukur kinerja, organisasi harus menetapkan dan memelihara
prosedur untuk kalibrasi dan pemeliharaan alat tersebut seperlunya. Catatan kalibrasi dan aktifitas pemeliharaan dan hasilnya harus dipelihara. 4.5.2 Evaluasi Evaluasi Kepatuhan 4.5.2.1 Sesuai dengan komitmennya untuk kepatuhan (lihat 4.2.c), 4.2.c organisasi harus menetapkan, menerapkan dan
memelihara satu atau lebih prosedur untuk secara berkala mengevaluasi kepatuhannya dengan peraturan perundangundangan yang berlaku (lihat 4.3.2). 4.3.2 Organisasi harus menyimpan catatan dari hasil evaluasi berkala.
CATATAN Frekuensi untuk evaluasi secara berkala dapat bervariasi untuk peraturan perundangundangan yang berbedabeda.
4.5.2.2 Organisasi harus mengevaluasi kepatuhan dengan persyaratan lainnya yang diacu oleh organisasi (lihat 4.3.2). 4.3.2 Organisasi boleh mengkombinasikan evaluasi ini dengan evaluasi kepatuhan dengan peraturan perundang-undangan
63
dengan mengacu pada 4.5.2.1 atau menetapkannya kedalam prosedur terpisah.
CATATAN Frekuensi untuk evaluasi secara berkala dapat bervariasi untuk persyaratan yang lainnya yang berbeda-beda.
4.5.3 Investigasi insiden, Ketidaksesuaian & Tindakan perbaikan dan Tindakan Pencegahan 4.5.3.1 Investigasi Insiden Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan
memelihara satu atau lebih prosedur untuk mencatat, menginvestigasi dan menganalisa insiden dalam rangka untuk : a) Menetapkan kekurangan K3 dan faktor-faktor lain yang menyebabkan atau berkontribusi terhadap kemunculan insiden; b) c) Mengidentifikasi kebutuhan akan tindakan perbaikan; Mengidentifikasi pencegahan; d) Mengidentifikasi berkelanjutan; e) Mengkomunikasikan hasil dari investigasi tersebut. peluang untuk perbaikan peluang untuk tindakan
Investigasi harus dilakukan dalam rentang waktu yang tepat. Kebutuhan tindakan perbaikan apapun atau peluang untuk tindakan pencegahan harus dilakukan dengan mengkaitkan bagian dari 4.5.3.2. Hasil dari investigasi insiden harus didokumentasikan dan
64
dipelihara. 4.5.3.2 Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan
pencegahan Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan
memelihara satu atau lebih prosedur untuk menangani ketidaksesuaian pengambilan aktual tindakan dan potensial dan dan untuk
perbaikan
pencegahan.
Prosedur harus menjelaskan persyaratan untuk : a) Pengidentifikasian dan koreksi terhadap
ketidaksesuaian dan pengambilan tindakan untuk meredakan konsekuensi K3-nya; b) Penyelidikan penyebabnya dan ketidaksesuaian, pengambilan penetapan tindakan untuk
mencegah keterulangannya; c) Pengevaluasian kebutuhan akan tindakan untuk mencegah tindakan ketidaksesuaian yang sesuai yang dan implementasi untuk
dirancang
menghindari keterulangan; dan d) Pengkajian keefektifan dari tindakan perbaikan dan pencegahan yang diambil. Ketika tindakan perbaikan dan pencegahan
mengidentifikasi bahaya baru atau bahaya yang berubah atau kebutuhan akan kendali yang baru atau kendali mengalami perubahan, prosedur harus meminta bahwa tindakan yang diusulkan akan diambil melalui suatu penilaian resiko sebelum implementasinya.
65
Tindakan perbaikan atau pencegahan apapun yang diambil untuk menghilangkan penyebab actual dan potensial dari ketidaksesuaian harus sesuai dengan
besarnya permasalahan dan sebanding dengan resiko K3 yang dihadapi. Organisasi harus memastikan bahwa perubahan apapun yang muncul dari tindakan perbaikan dan pencegahan, dibuat dokumentasi sistem manajemen K3-nya. 4.5.4 Kendali catatan Organisasi harus menetapkan dan memelihara catatan
seperlunya untuk mendemonstrasikan kesesuaian dengan persyaratan-persyaratan dari sistem manajemen K3-nya dan standart OHSAS ini dan hasil-hasil yang dicapai. Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pelacakan, lama penyimpanan dan pembuangan dari catatan. Catatan harus dan tetap bisa terbaca, terdentifikasi dan dapat dilacak. 4.5.5 Internal Audit Organisasi harus memastikan bahwa internal audit sistem manajemen K3 dilaksanakan pada interval terencana untuk a) Menetapkan apakah sistem manajemen K3 : 1) Sesuai dengan pengaturan yang direncanakan untuk manajemen K3 termasuk persyaratan dari standart internasional ini; dan 2) Telah diimplementasikan dan dipelihara secara layak;
66
dan 3) Efektif dalam memenuhi kebijakan dan tujuan organisasi b) Menyediakan informasi hasil audit ke manajemen.
Program audit harus direncanakan, ditetapkan, dilaksanakan dan dipelihara oleh organisasi dengan mempertimbangan hasil penilaian resiko dari aktifitas organisasi dan hasil dari audit sebelumnya. Prosedur audit harus ditetapkan, dilaksanakan dan dipelihara yang menunjukkan : a) Penanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan dan pelaksanaan audit, pelaporan hasil dan pemeliharaan catatan b) Penetapan audit kriteria, ruang lingkup, frekuensi dan metode. Pemilihan auditor dan pelaksanaan dari audit harus menjamin keobjektifan dan ketidakberpihakan dari proses audit. 4.6 Tinjauan Manajemen Manajemen puncak harus meninjau sistem manajemen
perusahaan, pada interval terencana, untuk memastikan kesesuaian yang berkelanjutan, kecukupan dan keefektifannya. Tinjauan harus mencakup peluang-peluang untuk perbaikan dan kebutuhan untuk perubahan terhadap system manajemen K3, termasuk kebijakan K3 dan tujuan dan sasaran K3. Catatan tinjauan manajemen harus disimpan. Masukan untuk tinjauan manajemen harus mencakup
67
a)
Hasil dari internal audit dan evaluasi kesesuaian terhadap peraturan perundang-undangan dan persyaratan lainnya yang berlaku bagi organisasi;
b) c) d) e) f)
Hasil dari partisipasi dan konsultasi (lihat 4.4.3); 4.4.3 Komunikasi dari pihak terkait eksternal, termasuk keluhan; Kinerja K3 dari organisasi; Jangkauan sejauh mana tujuan terpenuhi; Status investigasi insiden, tindakan perbaikan dan
pencegahan; g) h) Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya; Perubahan-perubahan sekitar, termasuk pengembangan peraturan perundangan-undangan dan persyaratan
lainnya terkait dengan K3; dan i) Rekomendasi untuk perbaikan.
Keluaran dari tinjauan manajemen harus konsisten dengan komitmennya organisasi untuk perbaikan berkelanjutan dan harus mencakup keputusan apapun dan tindakan yang terkait untuk perubahan yang memungkinkan terhadap : a) b) c) d) Kinerja K3; Kebijakan dan Tujuan; Sumberdaya; dan Elemen-elemen lain dari sistem manajemen K3.
Keluaran yang relevan dari tinjauan manajemen harus tersedia guna partisipasi dan konsultasi (lihat 4.4.3) 4.4.3 D. Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja (SMK3 PP 50/2012) 50/2012)
68
LAMPIRAN I PERATURAN PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA NOMOR 50 TAHUN 2012 TENTANG PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA
PEDOMAN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA (SMK3)
Dalam menerapkan SMK3, setiap perusahaan wajib melaksanakan: A. B. C. D. E. PENETAPAN KEBIJAKAN K3; PERENCANAAN K3; PELAKSANAAN RENCANA K3; PEMANTAUAN DAN EVALUASI KINERJA K3; DAN PENINJAUAN DAN PENINGKATAN KINERJA SMK3.
A.
PENETAPAN KEBIJAKAN K3; 1) Penyusunan kebijakan K3 dilakukan melalui: a. b. tinjauan awal kondisi K3; dan proses konsultasi antara pengurus dan wakil pekerja/buruh. 2) Penetapan kebijakan K3 harus: a. b. disahkan oleh pucuk pimpinan perusahaan; tertulis, tertanggal dan ditanda tangani;
69
c. d.
secara jelas menyatakan tujuan dan sasaran K3; dijelaskan dan disebarluaskan kepada seluruh pekerja/buruh, tamu, kontraktor, pemasok, dan pelanggan;
e. f. g.
terdokumentasi dan terpelihara dengan baik; bersifat dinamik; dan ditinjau ulang secara berkala untuk menjamin bahwa kebijakan tersebut masih sesuai dengan perubahan yang terjadi dalam perusahaan dan peraturan perundang-undangan.
3) Untuk melaksanakan ketentuan angka 2 huruf c sampai dengan huruf g, pengusaha dan/atau pengurus harus: a. menempatkan organisasi K3 pada posisi yang dapat menentukan keputusan perusahaan; b. menyediakan berkualitas anggaran, dan tenaga kerja lain yang yang
sarana-sarana
diperlukan di bidang K3; c. menetapkan personil yang mempunyai tanggung jawab, wewenang dan kewajiban yang jelas dalam penanganan K3; d. e. membuat perencanaan K3 yang terkoordinasi; melakukan penilaian kinerja dan tindak lanjut pelaksanaan K3. 4) Ketentuan tersebut pada angka 3 huruf a sampai dengan huruf e diadakan peninjauan ulang secara
70
teratur. 5) Setiap tingkat pimpinan dalam perusahaan harus menunjukkan komitmen terhadap K3 sehingga SMK3 berhasil diterapkan dan dikembangkan. 6) Setiap pekerja/buruh dan orang lain yang berada di tempat kerja harus berperan serta dalam menjaga dan mengendalikan pelaksanaan K3. B. PERENCANAAN K3; 1) Pengusaha menyusun rencana K3 berdasarkan: a) Hasil penelaahan awal Hasil penelaahan awal merupakan tinjauan awal kondisi K3 perusahaan yang telah dilakukan pada penyusunan kebijakan. b) Identifikasi potensi bahaya, penilaian dan
pengendalian risiko Identifikasi potensi bahaya, penilaian dan
penilaian risiko harus dipertimbangkan pada saat merumuskan rencana. c) Peraturan perundang-undangan dan persyaratan lainnya Peraturan perundang-undangan dan persyaratan lainnya harus: 1. ditetapkan, dipelihara, diinventarisasi dan diidentifikasi oleh perusahaan; dan 2. disosialisasikan pekerja/buruh.
kepada
seluruh
71
d)
Sumber daya yang dimiliki Dalam menyusun perencanaan harus
mempertimbangkan sumber daya yang dimiliki meliputi tersedianya sumber daya manusia yang kompeten, sarana dan prasarana serta dana. 2) Rencana K3 yang disusun oleh perusahaan paling sedikit memuat: a) Tujuan dan Sasaran 1. Tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan ditinjau kembali secara teratur sesuai dengan perkembangan. 2. Tujuan dan sasaran K3 paling sedikit memenuhi kualifikasi: b) c) d) dapat diukur; satuan/indikator pengukuran; dan sasaran pencapaian. 1. Dalam menetapkan tujuan dan sasaran K3, pengusaha harus berkonsultasi dengan: 2. 3. 4. 5. e) wakil pekerja/buruh; ahli K3; P2K3; dan pihak-pihak lain yang terkait.
Skala Prioritas Skala prioritas merupakan urutan pekerjaan berdasarkan tingkat risiko, dimana pekerjaan yang mempunyai tingkat risiko yang tinggi
72
diprioritaskan dalam perencanaan. f) Upaya Pengendalian Bahaya Upaya pengendalian hasil bahaya, risiko dilakukan melalui dan
berdasarkan pengendalian
penilaian
teknis,
administratif,
penggunaan alat pelindung diri. g) Penetapan Sumber Daya Penetapan sumber daya dilaksanakan untuk menjamin tersedianya sumber daya manusia yang kompeten, sarana dan prasarana serta dana yang memadai agar pelaksanaan K3 dapat berjalan. h) Jangka Waktu Pelaksanaan Dalam perencanaan setiap kegiatan harus mencakup jangka waktu pelaksanaan. i) Indikator Pencapaian Dalam menetapkan indikator pencapaian harus ditentukan dengan parameter yang dapat diukur sebagai dasar penilaian kinerja K3 yang sekaligus merupakan informasi mengenai keberhasilan pencapaian tujuan penerapan SMK3. j) Sistem Pertanggung Jawaban Sistem pertanggung jawaban harus ditetapkan dalam pencapaian tujuan dan sasaran sesuai dengan fungsi dan tingkat manajemen
perusahaan yang bersangkutan untuk menjamin

73
perencanaan tersebut dapat dilaksanakan. Peningkatan K3 akan efektif apabila semua pihak dalam perusahaan didorong untuk berperan serta dalam penerapan dan pengembangan SMK3, dan memiliki budaya perusahaan yang mendukung dan memberikan kontribusi bagi SMK3. Berdasarkan hal tersebut pengusaha harus: 1) menentukan, menunjuk, mendokumen-tasikan dan mengkomunikasikan tanggung jawab dan tanggung gugat di bidang K3 dan wewenang untuk bertindak dan menjelaskan hubungan pelaporan untuk semua tingkatan manajemen, pekerja/buruh, kontraktor, subkontraktor, dan pengunjung; 2) mempunyai prosedur untuk memantau dan mengkomunikasikan setiap perubahan
tanggung jawab dan tanggung gugat yang berpengaruh terhadap sistem dan program K3; dan 3) memberikan reaksi secara cepat dan tepat terhadap kondisi yang menyimpang atau kejadian-kejadian lainnya. C. PELAKSANAAN RENCANA K3; Pelaksanaan rencana K3 harus dilaksanakan oleh
pengusaha dan/atau pengurus perusahaan atau tempat

74
kerja dengan: 1. a. Penyediaan Sumber Daya Manusia Prosedur Pengadaan Sumber Daya Manusia Dalam penyediaan sumber daya manusia,
perusahaan harus membuat prosedur pengadaan secara efektif, meliputi: 1) Pengadaan sumber daya manusia sesuai kebutuhan dan memiliki kompetensi kerja serta kewenangan dibidang K3 yang
dibuktikan melalui: a. sertifikat K3 yang diterbitkan oleh instansi yang berwenang; dan b. surat izin kerja/operasi dan/atau surat penunjukan berwenang. 2) Pengidentifikasian kompetensi kerja yang diperlukan manajemen pada setiap perusahaan tingkatan dan dari instansi yang
menyelenggarakan setiap pelatihan yang dibutuhkan; 3) Pembuatan ketentuan untuk
mengkomunikasikan informasi K3 secara efektif; 4) Pembuatan peraturan untuk memperoleh pendapat dan saran para ahli; 5) dan Pembuatan peraturan untuk
75
pelaksanaan
konsultasi
dan
keterlibatan
pekerja/buruh secara aktif. b. Konsultasi, Motivasi dan Kesadaran Dalam menunjukkan komitmennya terhadap K3, pengusaha dan/atau pengurus harus melakukan konsultasi, motivasi dan kesadaran dengan
melibatkan pekerja/buruh maupun pihak lain yang terkait di dan dalam penerapan, SMK3,
pengembangan
pemeliharaan
sehingga semua pihak merasa ikut memiliki dan merasakan hasilnya. Dalam melakukan konsultasi, motivasi dan
kesadaran SMK3, pengusaha dan/atau pengurus harus memberi pemahaman kepada tenaga kerja atau pekerja/buruh tentang bahaya fisik, kimia, ergonomi, radiasi, biologi, dan psikologi yang mungkin dapat menciderai dan melukai pada saat bekerja, serta pemahaman sumber bahaya tersebut. Pemahaman tersebut bertujuan untuk mengenali dan mencegah tindakan yang
mengarah terjadinya insiden. c. Tanggung Jawab dan Tanggung Gugat Bentuk tanggung jawab dan tanggung gugat dalam pelaksanaan K3, harus dilakukan oleh perusahaan dengan cara: 1) menunjuk, mendokumentasikan dan
76
mengkomunikasikan tanggung jawab dan tanggung gugat di bidang K3; 2) menunjuk berwenang menjelaskan manajemen, sumber untuk kepada daya manusia yang dan
bertindak semua
tingkatan kontraktor,
pekerja/buruh,
subkontraktor, dan pengunjung meliputi: a. pimpinan yang ditunjuk untuk
bertanggung jawab harus memastikan bahwa SMK3 telah diterapkan dan hasilnya sesuai dengan yang diharapkan oleh setiap lokasi dan jenis kegiatan dalam perusahaan; b. pengurus harus mengenali kemampuan tenaga kerja sebagai sumber daya yang berharga dan dapat ditunjuk untuk menerima dan pendelegasian jawab wewenang dalam
tanggung dan
menerapkan SMK3; 3)
mengembangkan
mempunyai prosedur untuk memantau dan mengkomunikasikan setiap perubahan
tanggung jawab dan tanggung gugat yang berpengaruh terhadap sistem dan program K3; 4) memberikan reaksi secara cepat dan tepat
77
terhadap kondisi yang menyimpang atau kejadian-kejadian lainnya d. Pelatihan dan Kompetensi Kerja Pelatihan dengan dan kompetensi Kerja, dilakukan dan
melakukan
pengidentifikasian
pendokumentasian standar kompetensi kerja K3. Standar kompetensi kerja K3 dapat diidentifikasi dan dikembangkan sesuai kebutuhan dengan: 1) menggunakan yang ada; 2) 3) 4) 5) memeriksa uraian tugas dan jabatan; menganalisis tugas kerja; menganalisis hasil inspeksi dan audit; dan meninjau ulang laporan insiden. standar kompetensi kerja
Hasil identifikasi kompetensi kerja digunakan sebagai dasar penentuan program pelatihan yang harus dilakukan, dan menjadi dasar
pertimbangan dalam penerimaan, seleksi dan penilaian kinerja. 2. Menyediakan Memadai Prasarana dan sarana yang disediakan meliputi: a) Organisasi/Unit yang bertanggung jawab di bidang K3 Perusahaan wajib membentuk Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja yang
78
Praasarana
Dan
Sarana
yang
selanjutnya disingkat P2K3 yang bertanggung jawab di bidang K3. P2K3 adalah badan pembantu di tempat kerja yang merupakan wadah kerjasama antara
pengusaha dan tenaga kerja atau pekerja/buruh untuk mengembangkan dan kerjasama efektif saling dalam
pengertian
partisipasi
penerapan keselamatan dan kesehatan kerja. Keanggotaan P2K3 terdiri dari unsur pengusaha dan tenaga kerja atau pekerja/buruh yang susunannya terdiri dari Ketua, Sekretaris dan Anggota. P2K3 mempunyai tugas memberikan saran dan pertimbangan baik diminta maupun tidak
kepada pengusaha atau pengurus mengenai masalah keselamatan dan kesehatan kerja. b) Anggaran Perusahaan harus mengalokasikan anggaran untuk pelaksanaan K3 secara menyeluruh antara lain untuk: 1) 2) keberlangsungan organisasi K3; pelatihan SDM dalam mewujudkan
kompetensi kerja; dan 3) pengadaan termasuk prasarana alat dan sarana K3
evakuasi,
peralatan
pengendalian, peralatan pelindung diri.

79
c)
Prosedur operasi/kerja, informasi, dan pelaporan serta pendokumentasian 1) Prosedur operasi/kerja harus disediakan
pada setiap jenis pekerjaan dan dibuat melalui analisa pekerjaan berwawasan K3 (Job Safety Analysis) oleh personil yang kompeten. 2) Prosedur informasi K3 harus menjamin pemenuhan kebutuhan untuk: a) mengkomunikasikan hasil dari sistem manajemen, temuan audit dan tinjauan ulang manajemen dikomunikasikan
pada semua pihak dalam perusahaan yang bertanggung jawab dan memiliki andil dalam kinerja perusahaan; b) melakukan identifikasi dan menerima informasi K3 dari luar perusahaan; dan c) menjamin bahwa informasi K3 yang terkait dikomunikasikan kepada orangorang di luar perusahaan yang
membutuhkan. Informasi yang perlu dikomunikasikan meliputi: a) Persyaratan eksternal/peraturan perundangundangan dan internal/indicator kinerja K3 b) Izin kerja; c) hasil identifikasi, penilaian, dan pengendalian
80
risiko serta sumber bahaya yang meliputi keadaan mesin-mesin, pesawat-pesawat, alat kerja, peralatan lainnya, bahan-bahan, lingkungan kerja, sifat pekerjaan, cara kerja, dan proses produksi; d) kegiatan pelatihan K3; e) kegiatan inspeksi, kalibrasi dan pemeliharaan; f) pemantauan data;
g) hasil pengkajian kecelakaan, insiden, keluhan dan tindak lanjut; h) identifikasi produk termasuk komposisinya; i) informasi mengenai pemasok dan kontraktor; dan j) 3) audit dan peninjauan ulang SMK3. Prosedur pelaporan informasi yang terkait harus ditetapkan untuk menjamin bahwa pelaporan yang tepat waktu dan memantau pelaksanaan SMK3 sehingga kinerjanya dapat ditingkatkan. Prosedur pelaporan terdiri atas: a) Prosedur pelaporan internal yang harus ditetapkan untuk menangani: (1) pelaporan terjadinya insiden; (2) pelaporan ketidaksesuaian; (3) pelaporan kinerja keselamatan dan kesehatan kerja; dan (4) pelaporan identifikasi sumber
81
bahaya. b) Prosedur pelaporan eksternal yang
harus ditetapkan untuk menangani: (1) pelaporan peraturan dan (2) pelaporan kepada pemegang yang dipersyarat-kan
perundang-undangan;
saham atau pihak lain yang terkait. Laporan harus disampaikan kepada pihak manajemen dan/atau pemerintah. 4) Pendokumentasian untuk: a) menyatukan secara sistematik kebijakan, tujuan dan sasaran K3; b) menguraikan sarana pencapaian tujuan dan sasaran K3; c) mendokumentasikan jawab dan prosedur; d) memberikan arahan mengenai dokumen yang terkait dan menguraikan unsur-unsur lain dari sistem manajemen perusahaan; dan e) menunjuk bahwa unsur-unsur SMK3 yang sesuai untuk perusahaan telah diterapkan. Dalam pendokumentasian kegiatan K3, perusahaan harus menjamin bahwa: a. dokumen dapat diidentifikasi sesuai dengan
82
kegiatan
K3
digunakan
peranan,
tanggung
uraian
tugas
dan
tanggung
jawab
di
perusahaan; b. dokumen ditinjau ulang secara berkala dan jika diperlukan dapat direvisi; c. dokumen sebelum diterbitkan harus lebih dahulu disetujui oleh personil yang
berwenang; d. dokumen versi terbaru harus tersedia di tempat kerja yang dianggap perlu; e. semua dokumen yang telah usang harus segera disingkirkan; dan f. dokumen mudah ditemukan, bermanfaat dan mudah dipahami. g. Instruksi kerja Instruksi kerja merupakan perintah tertulis atau tidak tertulis untuk melaksanakan pekerjaan dengan tujuan untuk memastikan bahwa setiap pekerjaan dilakukan sesuai persyaratan K3 yang telah ditetapkan. Kegiatan dalam pelaksanaan rencana K3 paling sedikit meliputi: 1. Tindakan Pengendalian Tindakan pengendalian harus diselenggarakan oleh setiap perusahaan terhadap kegiatan-kegiatan,
produk barang dan jasa yang dapat menimbulkan risiko kecelakaan dan penyakit akibat kerja.
83
Tindakan
pengendalian
dilakukan
dengan
mendokumentasikan dan melaksanakan kebijakan: a) b) c) standar bagi tempat kerja; perancangan pabrik dan bahan; dan prosedur dan instruksi kerja untuk mengatur dan mengendalikan kegiatan produk barang dan jasa. Pengendalian risiko kecelakaan dan penyakit akibat kerja dilakukan melalui: a) Identifikasi potensi bahaya dengan
mempertimbangkan: 1. kondisi dan kejadian yang dapat
menimbulkan potensi bahaya; dan 2. jenis kecelakaan dan penyakit akibat kerja yang mungkin dapat terjadi. b) Penilaian risiko untuk menetapkan besar kecilnya suatu risiko yang telah diidentifikasi sehingga digunakan untuk menentukan prioritas
pengendalian terhadap tingkat risiko kecelakaan atau penyakit akibat kerja. c) Tindakan pengendalian dilakukan melalui: 1. pengendalian teknis/rekayasa yang meliputi eliminasi, subtitusi, isolasi, ventilasi,
higienitas dan sanitasi; 2. 3. 4. pendidikan dan pelatihan; insentif, penghargaan dan motivasi diri; evaluasi melalui internal audit, penyelidikan
84
insiden dan etiologi; dan 5. 2. penegakan hukum.
Perancangan dan Rekayasa Tahap perancangan dan rekayasa meliputi : a) b) c) d) e) pengembangan; verifikasi; tinjauan ulang; validasi; dan penyesuaian.
Dalam pelaksanaan perancangan dan rekayasa harus memperhatikan unsur-unsur: a) b) identifikasi potensi bahaya; prosedur penilaian dan pengendalian risiko kecelakaan dan penyakit akibat kerja; dan c) personil yang memiliki kompetensi kerja harus ditentukan dan diberi wewenang dan tanggung jawab yang jelas untuk melakukan verifikasi persyaratan SMK3. 3. Prosedur dan Instruksi Kerja Prosedur dan instruksi kerja harus dilaksanakan dan ditinjau ulang secara berkala terutama jika terjadi perubahan peralatan, proses atau bahan baku yang digunakan oleh personal dengan melibatkan para pelaksana yang memiliki kompetensi kerja dalam menggunakan prosedur. 4. Penyerahan Sebagian Pelaksanaan Pekerjaan
85
Perusahaan
yang
akan
menyerahkan
sebagian
pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain harus menjamin bahwa perusahaan lain tersebut memenuhi persyaratan K3. Verifikasi terhadap persyaratan K3 tersebut dilakukan oleh personal yang kompeten dan berwenang serta mempunyai tanggung jawab yang jelas. 5. Pembelian/Pengadaan Barang dan Jasa Sistem pembelian/pengadaan barang dan jasa harus: a) terintegrasi dalam strategi penanganan
pencegahan kecelakaan dan penyakit akibat kerja; b) menjamin agar produk barang dan jasa serta mitra kerja perusahaan memenuhi persyaratan K3; dan c) pada saat barang dan jasa diterima di tempat kerja, perusahaan harus menjelaskan kepada semua pihak yang akan menggunakan barang dan jasa tersebut mengenai identifikasi, penilaian dan pengendalian risiko kecelakaan dan penyakit akibat kerja. 6. Produk Akhir Produk akhir berupa barang atau jasa harus dapat dijamin keselamatannya dalam pengemasan,
penyimpanan, pendistribusian, dan penggunaan serta pemusnahannya.

86
7.
Upaya Menghadapi Keadaan Darurat Kecelakaan dan Bencana Industri Perusahaan harus memiliki prosedur sebagai upaya menghadapi keadaan darurat kecelakaan dan
bencana industri, yang meliputi: a) penyediaan personil dan fasilitas P3K dengan jumlah yang cukup dan sesuai sampai
mendapatkan pertolongan medik; dan b) proses perawatan lanjutan. Prosedur menghadapi keadaan darurat harus diuji secara berkala oleh personil yang memiliki kompetensi kerja, dan untuk instalasi yang mempunyai bahaya besar harus dikoordinasikan dengan instansi terkait yang berwenang untuk mengetahui kehandalan pada saat kejadian yang sebenarnya. 8. Rencana dan Pemulihan Keadaan Darurat Dalam melaksanakan rencana dan pemulihan
keadaan darurat setiap perusahaan harus memiliki prosedur rencana pemulihan keadaan darurat secara cepat untuk mengembalikan pada kondisi yang normal dan membantu pemulihan tenaga kerja yang mengalami trauma. D. PEMANTAUAN PEMANTAUAN DAN EVALUASI KINERJA KINERJA K3 Pemantauan dan evaluasi kinerja K3 dilaksanakan di perusahaan meliputi:
87
1.
Pemeriksaan, Pengujian, dan Pengukuran Pemeriksaan, pengujian, dan pengukuran harus
ditetapkan dan dipelihara prosedurnya sesuai dengan tujuan dan sasaran K3 serta frekuensinya disesuaikan dengan obyek mengacu pada peraturan dan standar yang berlaku. Prosedur pemeriksaan, pengujian, dan pengukuran secara umum meliputi: A) personil yang terlibat harus mempunyai
pengalaman dan keahlian yang cukup; B) catatan pemeriksaan, pengujian dan pengukuran yang sedang berlangsung harus dipelihara dan tersedia bagi manajemen, tenaga kerja dan kontraktor kerja yang terkait; C) peralatan dan metode pengujian yang memadai harus digunakan untuk menjamin telah
dipenuhinya standar K3; D) tindakan perbaikan harus dilakukan segera pada saat ditemukan ketidaksesuaian terhadap
persyaratan K3 dari hasil pemeriksaan, pengujian dan pengukuran; E) penyelidikan yang memadai harus dilaksanakan untuk menemukan penyebab permasalahan dari suatu insiden; dan F) 2. hasil temuan harus dianalisis dan ditinjau ulang.
Audit Internal SMK3

88
Audit internal SMK3 harus dilakukan secara berkala untuk mengetahui keefektifan penerapan SMK3. Audit SMK3 dilaksanakan secara sistematik dan independen oleh personil yang memiliki kompetensi kerja dengan menggunakan metodologi yang telah ditetapkan. Pelaksanaan audit internal dapat menggunakan
kriteria audit eksternal sebagaimana tercantum pada Lampiran II peraturan ini, dan pelaporannya dapat menggunakan format laporan yang tercantum pada Lampiran III peraturan ini. Frekuensi audit harus ditentukan berdasarkan
tinjauan ulang hasil audit sebelumnya dan bukti sumber bahaya yang didapatkan di tempat kerja. Hasil audit harus digunakan oleh pengurus dalam proses tinjauan ulang manajemen.Hasil temuan dari pelaksanaan pemantauan dan evaluasi kinerja serta audit SMK3 harus didokumentasikan dan digunakan untuk tindakan perbaikan dan pencegahan.
Pemantauan dan evaluasi kinerja serta audit SMK3 dijamin pelaksanaannya secara sistematik dan efektif oleh pihak manajemen. E. PENINJAUAN DAN PENINGKATAN PENINGKATAN KINERJA SMK3. Untuk menjamin kesesuaian guna dan keefektifan tujuan yang SMK3,
berkesinambungan
pencapaian
pengusaha dan/atau pengurus perusahaan atau tempat

89
kerja harus: 1. melakukan tinjauan ulang terhadap penerapan SMK3 secara berkala; dan 2. tinjauan ulang SMK3 harus dapat mengatasi implikasi K3 terhadap seluruh kegiatan, produk barang dan jasa termasuk dampaknya terhadap kinerja
perusahaan. Tinjauan ulang penerapan SMK3, paling sedikit meliputi: 1. 2. 3. 4. evaluasi terhadap kebijakan K3; tujuan, sasaran dan kinerja K3; hasil temuan audit SMK3; dan evaluasi efektifitas penerapan SMK3, dan kebutuhan untuk pengembangan SMK3. Perbaikan dan peningkatan kinerja dilakukan berdasarkan pertimbangan: 1. 2. 3. 4. 5. perubahan peraturan perundang-undangan; tuntutan dari pihak yang terkait dan pasar; perubahan produk dan kegiatan perusahaan; perubahan struktur organisasi perusahaan; perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, termasuk epidemologi; 6. 7. 8. hasil kajian kecelakaan dan penyakit akibat kerja; adanya pelaporan; dan/atau adanya saran dari pekerja/buruh.
90
4.
DAFTAR DAFTAR PERIKSA A. Sistem Manajemen Mutu (ISO 9001:2008) Persyaratan - Persyaratan Sistem Manajemen Mutu Persyaratan umum Apakah organisasi telah : (a) Menetapkan proses-proses yang dibutuhkan oleh SMM serta aplikasinya diseluruh bagian organisasi (lihat 1.2); (b) Menentukan urutan dan interaksi dari prosesproses tersebut; (c) Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa pelaksanaan dan pengendalian proses-proses ini berjalan secara efektif; (d) Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung operasi dan pemantauan proses-proses ini; (e) Memantau, mengukur, dan menganalisa proses-proses ini, dan; (f) Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan perbaikan berkesinambungan dari prosesproses ini; Persyaratan dokumentasi Umum Apakah organisasi telah menetapkan dokumentasi SMM ISO 9001:2008 yang dibutuhkan. Dokumentasi SMM harus mencakup : (a) Persyaratan terdokumentasi mengenai kebijakan mutu dan sasaran mutu; (b) Pedoman mutu; (c) Prosedur terdokumentasi yang diperlukan oleh standar internasional ini; (d) Dokumen-dokumen, termasuk catatan, yang ditentukan oleh organsisai yang diperlukan untuk memastikan perencanaan, operasi dan pengendalian proses yang efektif.
91
Klausul 4.0 4.1
4.2. 4.2.1
4.2.2
4.2.3.
4.2.4.
Pedoman mutu Apakah organisasi telah menetapkan dan memelihara pedoman mutu yang mencakup: a) Ruang lingkup sistem manajemen mutu, termasuk alasan setiap pengecualian persyaratan (lihat 1.2); b) Prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk sistem manajemen mutu atau referensinya, dan; c) Suatu penjelasan interaksi dari proses-proses dari sistem manajemen mutu; Pengendalian dokumen Apakah ada prosedur tertulis yang ditetapkan untuk mengendalikan dokumen dan rekaman yang diperlukan oleh SMM. Apakah prosedur tertulis itu telah mencakup pengendalian untuk: a) mengesahkan dokumen yang telah sesuai sebelum diterbitkan; b) meninjau dan memperbaharui seperlunya dan mengesahkan ulang dokumen; c) memastikan bahwa perubahan dan status revisi dokumen teridentifikasi; d) memastikan bahwa versi yang sesuai dari dokumen yang berlaku tersedia pada saat digunakan; e) memastikan bahwa dokumen tetap dapat dibaca dan dapat diidentifikasi; f) memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar yang ditentukan organisasi dan diperlukan untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen mutu diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan, dan g) mencegah penggunaan dokumen kadaluarsa yang tidak semestinya, dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai jika dokumen tetap disimpan untuk tujuan tertentu; Pengendalian rekaman rekaman Apakah prosedur tertulis telah ditetapkan untuk
92
identifikasi, penyimpanan, perlindungan, penarikan kembali, waktu penyimpanan dan disposisi rekaman. Apakah organisasi telah mengidentifikasi rekaman2 mutu yang diperlukan untuk memberikan bukti kesesuaian terhadap efektifitas penerapan SMM, yang meliputi : o hasil-hasil peninjauan manajmen (5.6.1). o hasil-hasil dari pendidikan dan pelatihan, keterampilan dan pengalaman, kompetensi personal (6.2.2). o bukti-bukti bahwa realisasi proses dan produk yang dihasilkan telah memenuhi persyaratan (7.1) o hasil-hasil dari peninjauan ulang persyaratanpersyaratan yang terkait dengan produk dan tindak lanjut tindakan-tindakan dari hasil peninjauan ulang itu (7.2.2) o hasil-hasil dari input desain dan pengembangan yang terkait dengan persyaratan produk (7.3.2) o hasil-hasil peninjauan ulang desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan (7.3.4) o hasil-hasil verifikasi desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan (7.3.5) o hasil-hasil validasi desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan (7.3.6) o hasil peninjauan ulang perubahan desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan (7.3.7) o hasil-hasil evaluasi pemasok beserta tindak lanjut yang diperlukan berdasarkan hasil evaluasi itu (7.4.1) o apabila diperlukan oleh organisasi guna menunjukkan bahwa validasi dari proses yang menghasilkan output tidak dapat diverifikasi
93
5.0. 5.1.
oleh subsekuens pemantuan atau pengukuran (7.5.2) o identifikasi unik dari produk, apabila mampu telusur (traceability) produk itu diperlukan (7.5.3) o barang-barang milik pelanggan yang hilang, rusak, atau lainnya yang ditemukan menjadi tidak sesuai untuk penggunaan (7.5.4) o kriteria-kriteria dasar yang digunakan untuk kalibrasi atau verifikasi peralatan pengukuran apabila tidak ada standar pengukuran nasional atau internasional (7.6) o validasi dari hasil-hasil pengukuran terdahulu apabila peralatan pengukuran yang ditemukan tidak sesuai dengan persyratan (7.6) o hasil-hasil dari kalibrasi dan verifikasi peralatan pengukuran (7.6) o hasil-hasil audit internal beserta tindak lanjut yang dilakukan berdasarkan hasil audit internal itu (8.2.2) o pernyataan dari orang yang berwenang mengeluarkan atau meloloskan produk (8.2.4) o keadaan dari ketidaksesuaian produk beserta tindakan-tindakan yang diambil, termasuk konsesi atau kelonggaran yang diperoleh (8.3) o hasil-hasil dari tindakan korektif (8.5.2) o hasil-hasil dari tindakan pencegahan (8.5.3) Tanggung jawab manajemen Komitmen manajemen Adakah bukti komitmen dari manajemen puncak untuk mengembangkan dan meningkatkan efektivitas SMM dengan: a) mengkomunikasikan kepada seluruh organisasi tentang pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dan undang-undang serta peraturan; b) menetapkan kebijakan mutu; c) memastikan bahwa sasaran mutu telah
94
5.2.
5.3.
5.4. 5.4.1.
5.4.2.
ditetapkan; d) melakukan tinjauan manajemen, dan; e) memastikan tersedianya sumber daya; Fokus pada pelanggan Apakah manajemen puncak menerapkan metode untuk menjamin bahwa kebutuhan dan harapan pelanggan telah ditetapkan melalui SMM dan dijabarkan kedalam persyaratan2 yang sesuai dengan tujuan untuk mencapai kepuasan pelanggan ? Apakah tangungjawab yang terkait dengan produk, termasuk persyaratan2 hukum dan peraturan yang berlaku telah diidentifikasi dan telah ditetapkan ukuran2 untuk memenuhi persyaratan pelangan ? Kebijakan mutu Apakah manajemen puncak telah memastikan bahwa kebijakan mutu : a) Sesuai dengan tujuan organisasi; b) Merupakan komitmen untuk memenuhi persyaratan dan meningkatkan efektivitas SMM secara berkesinambungan; c) Memberikan suatu kerangka untuk penetapan dan peninjauan sasaran mutu; d) Dikomunikasikan dan dimengerti pada semua level dalam organisasi, dan; e) Ditinjau agar selalu sesuai. f) Dikendalikan (4.2.3) Perencanaan Sasaran mutu Apakah sasaran mutu telah ditetapkan pada fungsi2 yang relevan pada semua level organisasi ? Apakah sasaran mutu sesuai dengan kebijakan mutu, termasuk komitmen untuk melakukan perbaikan yang berkesimanbungan ? Apakah sasaran mutu yang ditetapkan telah sesuai dengan persyaratan produk ? Perencanaan sistem manajemen mutu
95
5.5. 5.5.1.
5.5.2.
5.5.3.
Apakah perencanaan SMM telah dilakukan sesuai dengan persyaratan klausul 4.1, termasuk sasaran mutu ? Apakah perencanaan SMM telah mencakup a. Proses2 dari SMM dan persyaratan dalam realisasi produk. b. Penilaian sumberdaya yang diperlukan c. Perbaikan SMM yang berkesimanbungan Apakah keutuhan SMM tetap terpelihara jika dilakukan perubahan2 dari SMM yang direncanakan dan diterapkan ? Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi Tangung jawab dan wewenang wewenang Apakah organisasi telah mengidentifikasi fungsi2 dan hubungan keterkaitannya guna memudahkan efektivitas manajemen mutu ? Apakah organisasi tekah mendefinisikan komposisi dari manajemen puncak ? Apakah struktur organisasi telah dibuat untuk mengidentifikasi berbagai hubungan dan keterkaitan fungsional ? Apakah tanggungjawab dan wewenang telah didefinisikan dan dikomunikasikan kepada mereka yang terlibat dalam operasional SMM ? Wakil manajemen Apakah manajemen puncak telah menunjuk seorang anggota manajemen, yang terlepas dari tanggung jawab lainnya, harus memiliki tanggung jawab dan wewenang, untuk : (a) Mamastikan bahwa proses-proses yang dibutuhkan dalam sistem manajemen mutu ditetapkan, diterapkan dan dipelihara; (b) Malapor kepada manajemen puncak atas kinerja dari sistem manajemen mutu serta setiap kebutuhan untuk peningkatan; dan (c) Menjamin untuk memajukan kesadaran akan persyaratan pelanggan kepada seluruh organisasi; Komunikasi internal Apakah manajemen puncak menjamin bahwa
96
5.6. 5.6.1.
5.6.2.
5.6.3.
6. 6.1.
proses2 komunikasi yang tepat telah ditetapkan dalam organisasi ? Apakah komunikasi tersebut berkaitan dengan proses2 SMM beserta efektivitasnya. Tinjauan manajemen Umum Apakah manajemen puncak meninjau ulang SMM untuk memastikan kesinambungan kesesuaian, kecukupan dan efektivitasnya ? Apakah periode peninjauan telah direncanakan dan ditetapkan ? Masukan untuk tinjauan manajemen Apakah masukan untuk tinjauan manajemen telah memasukkan informasi tentang : a) Hasil audit; b) Umpan balik pelanggan; c) Kinerja proses dan kesesuaian produk; d) Status tindakan pencegahan dan perbaikan; e) Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya; f) Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu, dan; g) Rekomendasi untuk peningkatan Keluaran dari tinjauan manajemen Apakah keluaran dari tinjauan manajemen telah memasukkan setiap keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan : (a) Peningkatan efektivitas sistem manajemen mutu dan prosesnya; (b) Peningkatan produk yang berhubungan dengan persyaratan pelanggan; (c) Kebutuhan sumber daya. Pengelolaan sumber daya Penyediaan sumber daya Apakah organisasi telah menentukan dan menyediakan sumberdaya yang dibutuhkan : (a) untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan meningkatkan efektivitasnya secara berkesimambungan dan ;
97
6.2. 6.2.1.
6.2.2.
6.3.
6.4.
(b) untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan; Sumber daya manusia Umum Apakah personel yang bertanggungjawab untuk melakukan pekerjaan yang mempengaruhi mutu produk telah memiliki kompetensi berdasarkan : o kesesuaian pendidikan dan pelatihan o keahlian dan ketrampilan o pengalaman. Kompetensi, pelatihan dan kepedulian Apakah organisasi telah : a) Menentukan kompetensi personel yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan yang mempengaruhi kesesuaian persyaratan produk; b) Menyediakan pelatihan atau mengambil tindakan lain untuk memenuhi kompetensi yang diperlukan; c) Memastikan bahwa kompetensi yang diperlukan telah tercapai; d) Memastikan bahwa personel sadar akan relevansi dan pentingnya kegiatan mereka dan bagaimana mereka berperan dalam pencapaian sasaran mutu; dan e) Memelihara rekaman pendidikan, pelatihan, ketrampilan dan pengalaman yang sesuai (lihat 4.2.4). Prasarana Apakah organisasi telah menentukan, menyediakan dan memelihara prasarana yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian persyaratan produk, yang mencakup: a) Gedung, ruang kerja dan fasilitas terkait; b) Peralatan proses (baik perangkat keras dan perangkat lunak), dan; c) Pelayanan pendukung (seperti transportasi, komunikasi atau sistem informasi); Lingkungan Lingkungan kerja Apakah lingkungan kerja yang sesuai untuk proses operasional organisasi telah ditetapkan ?
98
7.0. 7.1.
7.2. 7.2.1.
Apakah organisasi telah menetapkan dan mengelola lingkungan kerja yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk ? Realisasi produk produk Perencanaan realisasi produk Dalam perencanaan realisasi produk apakah organisasi telah menetapkan hal-hal berikut : a) Sasaran mutu dan persyaratan produk; b) Kebutuhan untuk menetapkan proses, dokumen, dan menyediakan sumber daya yang spesifik untuk produk; c) Kegiatan verifikasi, validasi, pemantauan, pengukuran, inspeksi dan kegiatan pengujian yang spesifik untuk produk dan kriteria keberterimaan produk yang diperlukan. d) Rekaman yang dibutuhkan untuk memberikan bukti bahwa realisasi proses dan produk yang dihasilkan memenuhi persyaratan (lihat 4.2.4). Apakah perencanaan realisasi produk telah konsisten dengan persyaratan2 lain dari SMM serta telah didokumentasikan ? Apakah ada klausul dalam bagian realisasi produk (klausul 7.0) yang tidak dapat diterapkan organisasi dan telah dipertimbangkan untuk dikeluarkan serta telah dinyatakan dalam Manual Mutu (4.2.2.) Proses yang berkaitan dengan pelangan Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan produk Apakah organisasi telah menetapkan : a) Persyaratan yang ditentukan oleh pelanggan, termasuk persyaratan untuk pengiriman dan kegiatan pasca pengiriman, b) Persyaratan yang tidak dinyatakan secara khusus oleh pelanggan tetapi diperlukan untuk tujuan yang ditentukan atau tujuan penggunaan tertentu, bila diketahui; c) Persyaratan undang-undang dan peraturan
99
7.2.2.
7.2.3
dan yang berlaku terhadap produk, dan Setiap persyaratan tambahan yang diangap perlu bagi organisasi. Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan produk Apakah organisasi telah meninjau persyaratan yang berhubungan dengan produk yang dilaksanakan sebelum organisasi berjanji untuk memasok produk kepada pelanggan ? Apakah tahap2 peninjauan ulang, (seperti : pengajuan tender, penerimaan kontrak atau order, penerimaan perubahan kontrak atau order) telah ditetapkan ? Apakah proses peninjauan ulang telah menjamin hal-hal berikut : a) Persyaratan produk ditentukan dan disefinisikan dengan tepat; b) Dalam hal pelanggan memberikan persyaratan yang tidak tertulis maka persyaratan tersebut telah dikonfirmasi ulang sebelum disepakati; c) Jika persyaratan produk berubah, organisasi harus memastikan bahwa dokumen yang terkait telah diamandemen dan personel yang terkait mengetahui perubahan persyaratan yang dilakukan; d) Organisasi mempunyai kemampuan dalam memenuhi persyaratan yang telah ditentukan. e) Rekaman hasil tinjauan dan tindakan yang diperlukan dari tinjauan tersebut harus dipelihara (lihat 4.2.4). Komunikasi pelangan Apakah organisasi telah menetapkan dan menerapkan rencana yang efektif untuk melakukan komunikasi dengan pelanggan, yang terkait dengan : a) informasi produk, b) permintaan, kontrak atau penanganan order, termasuk perubahan, dan c) umpan balik konsumen, termasuk keluhan konsumen. d)
100
7.3. 7.3.1.
7.3.2.
7.3.3.
Desain dan pengembangan Perencanaan desain dan pengembangan Apakah organisasi telah merencanakan dan mengendalikan desain dan pengembangan produk. Selama desain dan perencanaan pengembangan, apakah organisasi telah menetapkan: a) tahap-tahap proses desain dan pengembangan, b) aktivitas peninjauan, verifikasi dan validasi yang sesuai untuk setiap desain dan tahap pengembangan, dan c) tanggungjawab dan kewenangan untuk desain dan pengembangan. Apakah organisasi mengelola keterkaitan antar bagian2 yang terlibat dalam aktivitas desain dan pengembangan untuk menjamin efektivitas komunikasi dan kejelasan tanggungjawab ? Apakah output dari aktivitas perencanaan desain dan pengembangan dipantau kemajuannya ? Masukan desain dan pengembangan Apakah input yang berkaitan dengan persyaratan2 produk telah ditentukan, didokumentasikan secara tepat ? Apakah masukan2 desain dan pengembangan ini telah mencakup : a) persyaratan kinerja dan fungsional b) persyaratan undang-undang dan peraturan yang berlaku, c) bila dapat diterapkan, informasi yang dihasilkan dari desain terdahulu yang serupa, dan d) persyaratan lain yang penting bagi desain dan pengembangan. e) Masukan ini harus ditinjau kecukupannya. Apakah semua ketidaklengkapan, ketidakjelasan atau persyaratan2 yang saling bertentangan telah diidentifikasi selama peninjauan ulang ? Keluaran desain dan dan pengembangan Apakah keluaran proses desain dan pengembangan
101
7.3.4.
7.3.5.
telah tersedia dalam bentuk yang sesuai agar dapat dilakukan verifikasi terhadap masukan desain dan pengembangan ? Apakah semua dokumen output desain dan pengembangan sudah mendapatkan persetujuan sebelum diterbitkan. Apakan output desain dan pengembangan telah memperhatikan hal2 berikut : a) Memenuhi persyaratan masukan desain dan pengembangan; b) Memberikan informasi yang sesuai untuk keperluan pembelian, produksi dan penyediaan pelayanan; c) Mengandung atau menjadi acuan kriteria keberterimaan produk; dan d) Menjelaskan karakteristik produk yang penting bagi penggunaan yang sesuai dan aman. Tinjauan desain dan pengembangan Apakah organisasi telah menetapkan tahapan peninjauan desain dan pengembangan yang sistematik dan telah dilaksanakan sesuai pengaturan yang telah direncanakan (lihat 7.3.1) Apakah selama peninjauan ulang desain dan pengembangan telah dilakukan : a) evaluasi kemampuan hasil desain dan pengembangan dalam memenuhi persyaratan; b) identifikasi setiap masalah dan tindakan yang diperlukan. Apakah personel yang terlibat dalam tinjauan ini termasuk wakil dari fungsi2 yang terkait dengan tahapan desain dan pengembangan yang ditinjau ? Apakah rekaman hasil tinjauan dan setiap tindakan yang diperlukan harus dipelihara (lihat 4.2.4) ? Verifikasi desain dan pengembangan Apakah verifikasi desain dan pengembangan telah dilakukan sesuai dengan pengaturan yang telah direncanakan (lihat 7.3.1) untuk memastikan bahwa
102
7.3.6.
7.3.7.
7.4. 7.4.1.
keluaran desain dan pengembangan dapat memenuhi persyaratan masukan desain dan pengembangan. Apakah rekaman hasil verifikasi dan setiap tindakan yang diperlukan telah dipelihara (lihat 4.2.4). Validasi desain dan pengembangan Apakah validasi desain dan pengembangan yang dilakukan sesuai dengan pengaturan yang telah direncanakan (lihat 7.3.1) untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan mampu memenuhi persyaratan untuk penerapan tertentu atau sesuai dengan tujuan kegunaannya ? Apabila tidak mungkin melakukan validasi secara penuh sebelum penyerahan produk, apakah organisasi melakukan validasi parsial sesuai dengan aturan yang ditetapkan ? Apakah rekaman hasil validasi dan setiap tindakan yang diperlukan telah dipelihara (lihat 4.2.4). Pengendalian perubahan desain dan dan pengembangan Apakah organisasi memiliki proses untuk mengendalikan perubahan desain dan pengembangan ? Apakah rekaman hasil pengendalian perubahan desain dan pengembangan telah dipelihara ? Apakah perubahan desain dan pengembangan telah ditinjau, diverifikasi dan divalidasi, sesuai kebutuhan, dan disetujui sebelum diterapkan ? Apakah tinjauan perubahan desain dan pengembangan telah mencakup evaluasi dari dampak perubahan terhadap bagian produk dan produk yang telah dikirim ? Apakah rekaman tinjauan hasil perubahan dan tindakan yang diperlukan telah dipelihara ?(lihat 4.2.4). Pembelian Proses pembelian Apakah organisasi mengendalikan proses pembelian untuk memastikan bahwa produk yang dibeli sesaui dengan persyaratan pembelian yang ditetapkan ?
103
7.4.2.
7.4.3.
7.5. 7.5.1.
Apakah organisasi telah mengevaluasi dan memilih pemasok berdasarkan kemampuan nya untuk memasok produk yang sesuai dengan persyaratan organisasi ? Apakah organisasi telah menetapkan criteria untuk pemilihan, evaluasi dan evaluasi kembali telah ditetapkan ? Apakah rekaman hasil evaluasi dan setiap tindakan yang diperlukan yang timbul dari hasil evaluasi telah dipelihara ? (lihat 4.2.4). Informasi pembelian Apakah organisasi telah mendefinisikan informasi penting dalam dokumen pembelian ? Apakah dokumen pembelian berisi informasi yang menggambarkan produk yang dibeli, termasuk : a) Persyaratan untuk persetujuan produk, prosedur, proses, dan peralatan; b) Persyaratan untuk kualifikasi personel, dan; c) Persyaratan sistem manajemen mutu. Apakah organisasi telah menetapkan kecukupan persyaratan yang ditetapkan sebelum disampaikan kepada pemasok ? Verifikasi produk yang dibeli Apakah organisasi telah menetapkan dan menerapkan inspeksi atau kegiatan lain yang diperlukan untuk memastikan bahwa produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan pembelian yang ditentukan ? Bilamana organisasi atau pelanggannya bermaksud untuk melakukan verifikasi ditempat pemasok, apakah organisasi telah menyatakan susunan verifikasi yang diinginkan serta metode pelepasan produk dalam informasi pembelian ? Produsi dan penyediaan jasa Pengendalian produksi dan penyediaan jasa Apakah organisasi telah merencanakan dan melaksanakan produksi dan pelayanan pada kondisi yang dikendalikan, seperti : a) Ketersediaan informasi yang menggambarkan
104
7.5.2.
7.5.3.
7.5.4.
karakteristik produk; Ketersediaan instruksi kerja, jika diperlukan; Penggunaan peralatan yang sesuai; Ketersediaan dan penggunaan peralatan pemantauan dan pengukuran; e) Penerapan pemantauan dan pengukuran, dan; f) Penerapan proses-proses pelepasan pengiriman dan setelah pengiriman. Validasi proses produksi dan penyediaan jasa Apakah organisasi telah memvalidasi setiap proses untuk produksi dan penyediaan pelayanan dimana keluaran yang dihasilkan tidak dapat diverifikasi melalui pemantauan dan pengukuran pada tahap berikutnya ? Apakah validasi telah menunjukkan kemampuan proses untuk mencapai hasil yang telah direncanakan. Apakah organisasi telah menetapkan pengaturan untuk proses ini, termasuk : a) Kriteria tertentu yang ditetapkan untuk peninjauan dan persetujuan proses; b) Persetujuan peralatan dan kualifikasi personel; c) Penggunaan metode dan prosedur tertentu; d) Persyaratan untuk rekaman (lihat 4.2.4); dan e) Validasi ulang. Identifikasi dan mampu telusur Apakah organisasi telah mengidentifikasi produk dengan cara yang sesuai pada keseluruhan tahapan realisasi produk. Apakah organisasi telah mengidentifikasi status produk yang terkait dengan persyaratan pemantauan dan pengukuran pada keseluruhan tahapan realisasi produk. Apakah organisasi mengendalikan dan mencatat identifikasi yang unik dari produk, jika mampu telusur merupakan persyaratan yang ditetapkan, (lihat 4.2.4) Milik pelanggan b) c) d)
105
7.5.5.
7.6.
Apakah organisasi telah peduli dengan hak milik pelanggan selama hal tersebut berada di bawah pengawasan organisasi atau sedang digunakan oleh organisasi ? Apakah organisasi telah mengidentifikasi, memverifikasi, melindungi dan memelihara milik pelanggan jika tidak digunakan atau digabungkan dengan produk ? Apakah organisasi telah melaporkan hal tersebut kepada pelanggan, jika ada milik pelanggan yang hilang, rusak atau ditemukan tidak bisa digunakan ? Apakah organisasi telah memelihara rekaman (lihat 4.2.4). Preservasi produk Apakah organisasi telah menetapkan metode dan pengendalian untuk menjaga produk selama proses internal dan penyerahan pada tujuan yang dikehendaki ? Apakah metode preservasi ini termasuk identifikasi, penanganan, pengemasan, penyimpanan dan perlindungan ? Apakah preservasi ini juga diterapkan pada bagianbagian pokok dari suatu produk ? Pengendalian peralatan pemantauan dan pengukuran Apakah organisasi telah menetapkan pemantauan dan pengukuran yang dilakukan dan peralatan pemantauan dan pengukuran yang diperlukan untuk memberikan bukti kesesuaian produk terhadap persyaratan yang telah ditetapkan ? Apakah organisasi telah menetapkan proses untuk menjamin bahwa pemantauan dan pengukuran dapat dilakukan dan dilakukan secara konsisten dan sesuai dengan persyaratan pemantauan dan pengukuran ? Apabila diterapkan, apakah peralatan pengukuran dan pemantauan itu : a) Dikalibrasi dan/ atau diverifikasi atau keduanya, pada jangka waktu tertentu, atau sebelum digunakan, terhadap standar
106
8. 8.1.
8.2. 8.2.1.
pengukuran yang dapat ditelusuri kepada standar pengukuran internasional atau nasional; jika tidak ada standar yang sesuai, dasar penggunaan kalibrasi atau verifikasi harus dicatat (lihat 4.2.4). b) Disetel atau disetel ulang sesuai kebutuhan; c) Harus diidentifikasi untuk menunjukkan status kalibrasinya d) Dijaga dari penyetelan yang dapat mengakibatkan hasil pengukuran yang tidak benar e) Dilindungi dari kerusakan dan penurunan mutu selama penanganan, pemeliharaan, dan penyimpanan; Apakah perangkat lunak (software) yang digunakan untuk pengukuran dan pemantauan telah divalidasi sebelum digunakan ? Pengukuran, Pengukuran, analisis dan perbaikan Umum Apakah organisasi telah merencanakan dan menerapkan pemantauan, pengukuran, analisis dan proses peningkatan yang diperlukan ? Apakah organisasi telah menetapkan proses2 untuk aktivitas pengukuran dan pemantauan untuk : a) menunjukkan kesesuaian terhadap persyaratan produk, b) memastikan kesesuaian dari sistem manajemen mutu, dan c) secara berkesinambungan meningkatkan efektivitas sistem manajemen mutu; d) menentukan metode yang sesuai, termasuk teknik statistik dan tingkat penggunaannya. Pemantauan dan pengukuran Kepuasan pelanggan Apakah organisasi telah menetapkan metode untuk memantau informasi yang berkaitan dengan persepsi atau kepuasan pelanggan ? Apakah informasi yang dipantau itu merupakau ukuran kinerja SMM organisasi?
107
8.2.2.
8.2.3.
8.2.4.
Audit internal Apakah organisasi telah melaksanakan audit internal pada interval waktu yang telah direncanakan untuk menetukan apakah sistem manajemen mutu : a) Sesuai dengan susunan yang telah direncanakan (lihat 7.1), persyaratan standar internasional ini dan persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan oleh organisasi, dan b) Diterapkan secara efektif dan dipelihara; Apakah organisasi telah menetapkan prosedur terdokumentasi untuk menentukan tanggungjawab dan persyaratan pelaksanaan audit dan penetapan rekaman dan pelaporan hasilnya ? Apakah program audit telah direncanakan, dengan mempertimbangkan status dan pentingnya proses serta area yang diaudit dan hasil audit sebelumnya. Apakah kriteri audit, ruang lingkup, frekuensi dan metode audit telah ditetapkan. Apakah pemilihan auditor dan pelaksanaan audit telah menjamin obyektifitas dan independensi proses audit. Apakah manajemen yang bertanggungjawab atas area yang diaudit telah melakukan tindakan koreksi yang diperlukan atas semua temuan audit ? Apakah kegiatan tindak lanjut telah mencakup verifikasi atas tindakan yang telah diambil dan melaporkan hasil verifikasiya (lihat 8.5.2). Apakah rekaman audit dan hasilnya telah dipelihara (lihat 4.2.4) Pemantauan dan pengukuran pengukuran proses Apakah organisasi telah menerapkan metode yang tepat untuk pemantauan dan pengukuran terhadap proses-proses sistem manajemen mutu. ? Apakah metode ini telah sesuai dengan prosesproses dalam mencapai hasil yang direncanakan ? Jika hasil yang direncanakan tidak tercapai, apakah telah dilakukan tindakan perbaikan ? Pemantauan dan pengukuran prduk
108
8.3.
Apakah rganisasi telah memantau dan mengukur karakteristik produk untuk memverifikasi bahwa persyaratan produk telah dipenuhi ? Apakah aktivitas pemantauan dan pengukuran tersebut dilaksanakan pada tahapan yang sesuai dalam proses realisasi produk berdasarkan pengaturan yang telah direncanakan ? (lihat 7.1). Apakah bukti kesesuaian dengan kriteria keberterimaan telah dipelihara. Apakah rekaman tersebut telah menunjukkan personel yang berwenang untuk melepas produk kepada pelangan ? (lihat 4.2.4). Apakah pelepasan produk dan penyampaian pelayanan kepada pelanggan dilakukan setelah pengaturan yang direncanakan (lihat 7.1) secara lengkap telah memuaskan, kecuali jika telah disetujui oleh yang berwenang, dan oleh pelanggan jika dapat diterapkan. Pengendalian produk yang tidak sesuai Apakah organisasi telah memastikan bahwa produk yang tidak memenuhi persyaratan diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah penggunaan atau pengiriman yang tidak diharapkan. Apakah prosedur terdokumentasi telah ditetapkan untuk menentukan pengendalian dan tanggung jawab serta wewenang yang berkaitan dengan produk yang tidak sesuai. Apakah organisasi telah menangani produk yang tidak sesuai dengan salah satu atau beberapa cara sebagi berikut : a) Mengambil tindakan untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan; b) Pengesahan penggunaannya, pelepasan atau penerimaan dengan konsesi oleh pihak yang berwenang, dan oleh pelanggan jika mungkin, dan c) Mengambil tindakan untuk menghindari tujuan penggunaan awal atau penerapannya. d) Mengambil tindakan yang sesuai terhadap
109
8.4.
8.5. 8.5.1.
terjadinya pengaruh atau kemungkinan pengaruh dari ketidaksesuaian bila produk yang tidak sesuai ditemukan setelah pengiriman atau sudah mulai digunakan. Jika produk tidak sesuai diperbaiki, apakah organisasi telah melakukan verifikasi ulang untuk menunjukkan kesesuaian dengan persyaratan. Apakah rekaman mengenai sifat ketidaksesuaian dan tindak lanjut yang telah diambil, termasuk konsesi yang diperoleh harus dipelihara (lihat 4.2.4). Analisa data Apakah organisasi telah menentukan, mengumpulkan dan menganalisa data yang sesuai untuk menunjukkan kesesuaian dan efektivitas dari sistem manajemen mutu dan untuk mengevaluasi dimana peningkatan efektivitas sistem manajemen mutu yang berkesinambungan dapat dilakukan. Apakah analisa ini telah mencakup data yang dihasilkan dari pemantauan dan pengukuran serta dari sumber lainnya yang relevan ? Apakah analisa data telah menyediakan informasi yang berkaitan dengan : a) Kepuasan pelanggan (lihat 8.2.1). b) Kesesuaian terhadap persyaratan produk (lihat 7.2.1) c) Karakteristik dan kecenderungan dari prosesproses serta produk termasuk peluang untuk melakukan tindakan pencegahan d) Para pemasok. Perbaikan Perbaikan berkesinambungan Apakah organisasi telah merencanakan dan mengelola proses2 yang diperlukan untuk secara terus-menerus meningkatkan efektivitas SMM-nya ? Apakah organisasi menggunakan informasi seperti : kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisa data, tindakan perbaikan dan pencegahan serta tinjauan manajemen untuk melakukan untuk
110
8.5.2.
8.5.3.
meningkatkan efektivitas SMM-nya ? Apakah ada bukti obyektif yang menunjukkan keterlibatan manajemen puncak dalam continuous improvement ? Tindakan korektif Apakah organisasi telah melakukan tindakan korektif untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian dan untuk untuk mencegah terulangnya kejadian yang sama ? Apakah tindakan korektif yang diambil telah sesuai dengan dampak masalah yang dihadapi ? Apakah prosedur terdokumentasi telah ditetapkan untuk: a) Meninjau ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan), b) Menentukan penyebab ketidaksesuaian, c) Mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak akan terulang, d) Menentukan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan e) Mencatat hasil tindakan yang dilakukan (lihat 4.2.4) dan f) Meninjau tindakan perbaikan yang telah dilakukan. Apakah organisasi telah mendokumentasi kan tindakan korektif yang diambil dan mengevaluasi hasilnya ? Tindakan pencegahan Apakah organisasi telah menetapkan tindakan untuk menghilangkan potensi penyebab ketidaksesuaian sehingga dapat dicegah terulangnya kejadian. Apakah tindakan pencegahan yang diambil telah sesuai dengan dampak masalah yang potensial. Apakah organisasi memiliki prosedur terdokumentasi untuk: a) Menentuan ketidaksesuaian yang potensial dan penyebabnya
111
b) c) d) e)
Mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian. Menentukan dan melaksanakan tindakan yang diperlukan, Mencatat hasil dari tindakan yang dilakukan (lihat 4.2.4), dan Meninjau tindakan pencegahan yang telah dilakukan.
B.
Sistem Manajemen Lingkungan (ISO 14001:2004) Daftar Pertanyaan Sistem Manajemen Lingkungan Persyaratan Persyarata n Umum Apakah organisasi menetapkan dan mendokumentasikan system manajemen lingkungan sesuai dengan persyaratan ISO 14001:2004? Apakah organisasi menerapkan dan memelihara sistem manajemen lingkungan serta terus meningkatkan keefektifannya? Apakah organisasi menyusun dan memelihara pedoman lingkungan? Apakah pedoman lingkungan memuat ruang lingkup sistem manajemen lingkungan lengkap dengan penjelasan tentang persyaratan yang tidak diterapkan? Apakah komitmen manajemen dalam mengembangkan system manajemen lingkungan, dengan..... memberikan informasi dalam organisasi bahwa pemenuhan peraturan perundangundangan, pencegahan pencemaran adalah hal penting bagi organisasi? menetapkan kebijakan lingkungan? memastikan penetapan sasaran lingkungan?
112
Klausul 4 4.1
4.2
mengadakan tinjauan manajemen? menjamin tersedianya sumber daya yang memadai? Kebijakan Lingkungan Apakah pimpinan puncak memastikan bahwa kebijakan lingkungan: sesuai dengan tujuan organisasi? merefleksikan komitmen untuk memenuhi peraturan perundangan, pencegahan pencemaran dan perbaikan berkelanjutan? menyediakan kerangka penetapan serta peninjauan sasaran lingkungan? disosialisasikan dan dipahami dalam organisasi? ditinjau dari tingkat kesesuaiannya secara kontinyu? Aspek Dampak Dampak Lingkungan Apakah prosedur terdokumentasi untuk menidentifikasi aspek dampak penting lingkungan telah ditetapkan? Apakah aspek dampak telah diidentifikasi diseluruh bagian organisaasi? Apakah dalam menilai aspek dampak melibatkan kajian terhadap peraturan perunudangan? Apakah telah dilakukan pengendalian terhadap aspek dampak penting lingkungan? Peraturan Perundangan & Persyaratan Lainnya Apakah prosedur terdokumentasi untuk mengidentifikasi peraturan perundangan lingkungan yang relevan dan persyaratan lainnya telah ditetapkan? Apakah peraturan perundangan yang relevan telah diidentifikasi? Apakah peraturan perundangan telah diperbaharui? Tujuan, Sasaran, Program Lingkungan Apakah organisasi telah menetapkan program
113
4.3.1
4.3.2
4.3.3
4.4 4.4.1
4.4.2
lingkungan yang sesuai dengan kebijakan lingkungan? Bagaimana pengukuran pencapaian program lingkungan yang ditetapkan terkait dengan pencegahan pencemaran, taat peraturan perundangan dan perbaikan berkelanjutan? Penerapan dan Operasi Sumber Daya, peran, peran, tanggungjawab dan kewenangan Apakah organisasi telah menetapkan struktur oragnisasi, uraian tugas dan tanggungjawab yang berkaitan dengan program lingkungan? Apakah organisasi mengidentifikasi dan menyediakan sumber daya yang cukup untuk menerapkan dan memelihara dan sekaligus meningkatkan sistem manajemen lingkungan yang efektif? Apakah manajemen puncak menetapkan tanggung jawab dan wewenang serta mensosialisasikannya dalam organisasi? Apakah pimpinan perusahaan menunjuk seorang anggota dari jajaran manajemennya yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang untuk ..... menjamin bahwa sistem manajemen lingkungan ditetapkan, dijalankan,dan dipelihara dengan baik? melaporkan kinerja sistem manajemen lingkungan kepada pimpinan perusahaan lengkap dengan upaya-upaya perbaikannya? meningkatkan kesadaran personil terhadap peningkatan system manajemen lingkungan? Kemampuan, Kesadaran, dan Pelatihan Apakah organisasi menetapkan prosedur terdokumentasi untuk memastikan bahwa personel yang terlibat dengan lingkungan telah memahami pentingnya tugas dan tanggungjwab terhadap lingkungan? Apakah personil yang pekerjaannya
114
4.4.3
4.4.4
mempengaruhi lingkungan memiliki kompetensi sesuai dengan pendidikan, pelatihan, keterampilan, dan pengalamannya? Apakah organisasi menetapkan kompetensi personil yang pekerjaannya mempengaruhi lingkungan? Apakah organisasi menyelenggarakan pelatihan secara teratur untuk memenuhi kompetensi yang dibutuhkan personil? Apakah organisasi mengevaluasi efektifitas kegiatan yang dilakukan? Apakah organisasi memastikan bahwa personil memahami pentingnya kegiatan mereka terhadap lingkungan dan mengetahui bagaimana mereka mencapai sasaran-sasaran yang dibebankan kepadanya? Apakah organisasi menyimpan dan memelihara data personil, seperti pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman? Apakah organisasi merancang untuk mengembangkan kompetensi personel yang terlibat dengan lingkungan? Komunikasi Apakah organisasi telah menetapakan prosedur terdokumentasi untuk memastikan komunikasi dengan pihak terkait (internal dan eksternal)? Apakah pimpinan perusahaan memastikan bahwa lalu lintas komunikasi dalam organisasi (intern) sudah memadai? Apakah pimpinan perusahaan menjamin bahwa komunikasi intern mencukupi untuk hal-hal yang berkaitan dengan sistem manajemen lingkungan? Dokumentasi Apakah dokumen-dokumen yang disyaratkan sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004 dikendalikan? Apakah dokumen lingkungan meliputi: kebijakan lingkungan, program dan sasaran lingkungan,
115
4.4.5
4.4.6
aspek dampak penting lingkungan, struktur organisasi, tanggap darurat, tugas dan tanggungjawab personel? Apakah pengendalian catatan lingkungan mengikuti persyaratan klausul 4.5.4? Pengendalian Dokumen Apakah prosedur terdokumentasi untuk mengendalikan prosedur, intruksi kerja dan rekaman telah ditetapkan? Apakah dokumen yang diperlukan mudah ditemukan, revisi yang terakhir, mudah ditelusuri? Apakah dokumen diatur sistem pengendaliannya dalam suatu prosedur terdokumentasi untuk meninjau dan menyetujui dokumen sebelum menerbitkannya? mengkaji dokumen dan merevisi dokumen yang disesuaikan dengan kebutuhan, serta menyetujui kembali bila sejumlah perubahan dibuat? mengidentifikasi setiap perubahan dokumen, termasuk status revisinya, untuk menghindari penggunaan dokumen yang tidak dimaksudkan? menjamin versi yang terbaru pada dokumen yang berlaku yang berada di setiap tempat yang dapat diakses secara mudah oleh setiap pemakai? memastikan dokumen mudah dibaca dan mudah dikenali? dipastikan bahwa dokumen yang tidak berlaku lagi (kedaluarsa) dicegah penggunaannya dan diberi tanda bila masih diperlukan untuk maksud tertentu? Pengendalian Operasional Apakah prosedur pengendalian operasional yang terkait dengan sistem manajemen lingkungan telah ditetapkan? meliputi pengendalian limbah (gas, udara, air, B3,
116
dsb)? pengendalian pencemaran lingkungan? tanggap darurat? penaatan terhadap peraturan perundangan? kontrak dengan pemasok (supplier, vendor) Apakah dilakukan pemantauan dan pengelolaan limbah hasil proses kegiatan organisasi? Apakah tempat penyimpanan bahan kimia dan limbah B3 telah diberi label dan simbol? Kesiagaan dan Tanggap Darurat Apakah organisasi menetapkan prosedur terdokumentasi untuk mengidentifikasi kondisi yang berpotensi menimbulkan dampak negatif terhadap lingkungan? Apakah secara berkala dilakukan latihan kesiagaan dan tanggap darurat? Apakah tersedia informasi mengenai bahan berbahaya dan beracun yang terkini? Apakah dilakukan pemeriksaan dan perawatan secara berkala terhadap peralatan kesiagaan dan tanggap darurat? Pemeriksaan Pemantauan dan Pengukuran Apakah organisasi menetapkan prosedur terdokumentasi untuk memantau dan mengukur karakteristik pokok operasional yang dapat menimbulkan dampak negatip lingkungan? Apakah peralatan pemantauan dan pengukuran dikalibrasi? Apakah pemantauan dan pengukuran meliputi..... limbah cair? limbah emisi gas buang? lingkungan kerja (kebisingan, pencahayaan)? pencapaian program lingkungan? penggunaan energi? pengurangan CFC?
117
4.4.7
4.5 4.5.1
4.5.2
4.5.3
pembuangan limbah B3 Evaluasi Penaatan Apakah organisasi menetapkan prosedur terdokumentasi untuk mengevaluasi penaatan terhadap peraturan perundangan lingkungan? Apakah evaluasi penataatan peraturan lingkungan dilakukan yang meliputi..... Limbah cair? Emisi gas buang? Limbah B3? Perijinan yang ditetapkan? Laporan laporan yang dipersyaratkan? Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan Apakah organisasi terus melakukan upaya untuk mewujudkan sistem manajemen lingkungan yang efektif berlandaskan kebijakan lingkungan, sasaran lingkungan, hasil audit, hasil analisa data, tindakan koreksi dan pencegahan, serta hasil tinjauan manajemen? Apakah organisasi mengambil tindakan untuk mengatasi sebab-sebab masalah agar masalah tidak terulang kembali? Apakah tindakan koreksi yang diambil tepat pada sumber permasalahannya? Apakah prosedur terdokumentasi ditetapkan untuk menyelidiki sebab-sebab masalah? menetapkan langkah-langkah dalam mengantisipasi timbulnya kesalahan yang sama? menentukan dan mengambil tindakan yang tepat? mendokumentasikan tindakan yang diambil? mengkaji ulang tindakan koreksi yang diambil? Apakah organisasi mengambil tindakan untuk
118
4.5.4
4.5.5
mengatasi sebab-sebab masalah yang mungkin timbul agar masalah tidak berulang? Apakah tindakan pencegahan yang diambil tepat pada dampak yang berpotensi pada sumber permasalahan? Apakah prosedur terdokumentasi ditetapkan untuk menyelidiki masalah yang berpotensi termasuk sumber-sumber permasalahannya? menetapkan langkah-langkah untuk mengantisipasi kesalahan yang sama? menentukan dan mengambil tindakan yang perlu? mendokumentasikan setiap hasil tindakan yang diambil? mengkaji ulang tindakan pencegahan yang diambil? Pengendalian Rekaman Apakah setiap catatan yang memberi bukti-bukti pemenuhan persyaratan dan penerapan sistem manajemen lingkungan yang efektif ditetapkan dan dipelihara? Apakah catatan mudah dibaca, mudah dikenali, dan mudah dicari? Apakah sistem pengendalian catatan diatur dalam suatu prosedur terdokumentasi untuk diterapkan pada pekerjaan identifikasi, penyimpanan, pemeliharaan, pecarian kembali, masa penyimpanan, dan penyingkiran? Internal Audit Apakah organisasi mengadakan audit internal pada selang waktu yang ditentukan untuk menilai apakah sistem manajemen lingkungan diterapkan sesuai dengan rencana yang ditetapkan, diterapkan sesuai dengan persyaratan ISO 14001:2004 dan system manajemen lingkungan yang ditetapkan oleh organisasi?
119
dijalankan dan dipelihara dengan baik?
4.6
Apakah suatu rencana dibuat untuk menjalankan program audit? Apakah kondisi suatu proses atau bagian-bagian yang harus diaudit merupakan bahan pertimbangan dalam penyusunan program audit? Apakah agenda program audit meliputi hasil audit yang lalu? Apakah kriteria audit meliputi lingkup audit, frekuensi audit, dan metode audit? Apakah pemilihan auditor didasarkan pada obyektifitas dan independensinya. Penilai (Auditor) tidak boleh mengaudit bagian yang menjadi tanggung jawabnya? Apakah tindaklanjuti hasil audit menyertakan verifikasi tindak lanjut yang diambil lengkap dengan hasil verifikasinya? Tinjauan Manajemen Apakah sistem manajemen lingkungan ditinjau secara berkala oleh pimpinan perusahaan dari segi keberlangsungan, kesesuaian, dan keefektifannya? Apakah hasil tinjauan manajemen didokumentasikan, dan dipelihara dengan baik? Apakah masukan tinjauan manajemen meliputi hasil audit? komunikasi dengan pihak eksternal, termasuk keluhan? kinerja lingkungan organisasi? status tindakan koreksi dan tindakan pencegahan? tindakan yang diambil sebagai tanggapan hasil audit sebelumnya? perubahan-perubahan yang dapat mempengaruhi kinerja sistem manajemen lingkungan organisasi? saran-saran perbaikan yang diusulkan?
120
Apakah tinjauan ini memungkinkan adanya upayaupaya perbaikan dan perubahan terhadap sistem manajemen lingkungan, kebijakan lingkungan, dan sasaran lingkungan? Mengadakan perbaikan sehingga proses-proses sistem manajemen lingkungan organisasi berjalan efektif? C. Sistem Manajemen Keselamatan & Kesehatan Kerja (OHSAS 18001:2007) 4.1 PERSYARATAN UMUM Apakah organisasi sudah memiliki system OH&S atau K3? 4.2 KEBIJAKAN K3 Apakah telah Kebijakan K3 yang terdokumentasi, diterapkan dan dipelihara ? Apakah kebijakan K3 yang ditetapkan telah sesuai dengan sifat alamiah, skala resiko-resiko K3 di perusahaan ? Apakah dalam kebijakan K3 tercakup pula
komitmen untuk mencegah cidera dan gangguan kesehatan dan perbaikan secara terus-menerus terhadap kinerja K3 ? Mencakup komitmen untuk memenuhi undangundang dan peraturan tentang K3 dan persyaratan lain yang berkaitan dengan organisasi ? Apakah ada pemastian bahwa kebijakan K3 yang telah ditetapkan dapat dimengerti, diterapkan,
121
dipelihara diseluruh jajaran perusahaan dan selalu tersedia bagi pihak-pihak yang berkepentingan ? Apakah ada sistem untuk mengkomunikasikan kebijakan K3 ke seluruh karyawan ? Apakah ada pemastian bahwa kebijakan K3
direview secara periodik untuk memastikan bahwa kebijakan tersebut masih relevan dan sesuai dengan perusahaan 4.3 4.3.1 PERENCANAAN Perencanaan identifikasi bahaya, penilaian dan
pengendalian resiko Apakah telah ada dan dilaksanakan suatu prosedur untuk mengidentifikasi bahaya yang potensial dan penilaian resiko yang mencakup : a. kegiatan rutin dan non-rutin; b. aktivitas semua personal disetiap area kerja
(termasuk subkontraktor dan tamu) ? c. perilaku manusia, kemampuan dan faktor manusia lainnya ? d. identifikasi bahaya di luar area kerja yang dapat mempengaruhi K3 personal yang berada di bawah pengendalian organisasi ? e. bahaya di sekitar tempat kerja akibat adanya aktivitas kerja di bawah kendali organisasi? f. infrastruktur, peralatan dan material di tempat kerja, baik yang disediakan organisasi maupun pihak lain;
122
g. perubahan atau usulan perubahan di organisasi, aktivitas atau material h. modifikasi terhadap SMK3, termasuk perubahan sementara dan pengaruhnya terhadap operasi, proses dan aktivitas; i. tiap persyaratan perundangan yang dapat diterapkan berkaitan dengan penilaian dan pengendalian resiko; desain area kerja, proses, instalasi, mesin / peralatan prosedur operasi dan organisasi kerja, termasuk adaptasi terhadap kemampuan manusia. Apakah ada pemastian bahwa hasil dari identifikasi bahaya potensial dan penilaian resiko telah
dipertimbangkan dalam penyusunan tujuan K3 ? Apakah metodologi untuk mengidentifikasi bahaya potensial dan penilaian resiko sudah : mempunyai batasan ruang lingkup, skala alamiah dan waktu untuk memastikan bahwa sifat proatif lebih baik dari reaktif menyediakan identifikasi, prioritas, dan
dokumentasi resiko, dan penerapan pengendalian yang sesuai Jika terjadi perubahan di tempat kerja apakah organisasi telah mengidentifikasi bahaya dan resiko terkait dengan perubahan tersebut, SMK3 nya atau aktivitasnya, sebelum melakukan perubahan ? Apakah hasil penilaian tersebut dipertimbangkan
123
dalam menentukan pengendalian Saat menentukan pengendalian, atau merubah pengendalian pertimbangan urutan berikut ; a. b. c. d. eliminasi substitusi pengendalian rekayasa rambu/peringatan administratif e. alat pelindung diri atau pengendalian yang sudah ada, apakah
mengurangi
resiko
berdasarkan
Apakah dokumentasi hasil identifikasi bahaya dan pengendalian resiko dipelihara dan diperbaharui ? 4.3.2 PERSYARATAN LAINNYA Apakah telah ada prosedur untuk mengidentifikasi dan kemampuan untuk mendapatkan persyaratanpersyaratan K3 dan persyaratan lainnya (seperti HUKUM DAN PERSYARATAN
kebijakan perusahaan induk, ketentuan asosiasi, perjanjian dengan pihak terkait, dll.) yang berlaku ? Apakah persyaratan hukum dan lainnya yang terkait dengan kegiatan pada saat perusahaan menetapkan,
dipertimbangkan
menerapkan dan memelihara SMK3 nya ? Apakah organisasi sudah mengkomunikasikan
tentang peraturan dan persyaratan lainnya ke

124
seluruh
karyawannya
serta
pihak-pihak
berkepentingan lainnya ? Apakah informasi yang didapat selalu diperbaharui ? 4.3.3 SASARAN DAN PROGRAM Apakah telah ada tujuan perusahaan yang
terdokumentasi pada setiap fungsi dan level di dalam organisasi ? Apakah dalam membuat dan mengkaji tujuannya telah dipertimbangkan faktor-faktor : peraturan-peraturan dan persyaratan lainnya; Bahaya dan resiko K3; Pilihan-pilihan teknologi yang ada dan
pertimbangan faktor, persyaratan-persyaratan operasional dan bisnis; Pandangan-pandangan dari pihak-pihak yang terkait. Apakah tujuan-tujuan telah konsisten dengan
kebijakan K3, dan tercakup pula komitmen untuk melakukan perbaikan secara terus menerus ? Apakah setiap tujuan telah dibuatkan programnya ? Apakah telah dibuat program untuk semua fungsi dan level yang relevan ? Apakah terdapat : a. Penentuan tanggung jawab untuk pencapaian tujuan
didalam program-program tersebut
125
pada tiap-tiap fungsi dan level yang relevan dalam organisasi; dan b. Penentuan cara dan batasan waktu dalam
pencapaiannya ? Apakah program K3 direview secara periodik dengan interval waktu yang direncanakan dimana organisasi memastikan bahwa setiap ada proyek pengembangan baru dan sesuatu yang baru atau merupakan modifikasi aktifitas-aktifitas, produkproduk, ataupun jasa-jasa akan diterapkan
program-program K3 yang relevan ? 4.4 4.4.1 IMPLEMENTASI DAN OPERASI SUMBERDAYA, PERAN, TANGGUNG JAWAB,
AKUNTABILITAS DAN OTORITAS Apakah peranan, pembagian tanggung jawab dan wewenang telah dibentuk, terdifinisi, dan telah
terdokumentasi,, dikomunikasikan
diverifikasi kegiatannya yang mempunyai dampak resiko K3 terhadap kegiatan perusahaan, fasilitas dan proses ? Apakah organisasi telah menyediakan sumberdaya yang penting (sumberdaya manusia dan tenaga ahli, teknoogi dan keuangan) dan untuk menerapkan, sistem
mengendalikan manajemen K3 ? Apakah
memperbaiki
pimpinan
organisasi
tertinggi
telah
126
menunjuk
wakil
manajemen
yang
memiliki
peranan, tanggung jawab dan wewenang untuk : menjamin bahwa persyaratan-persyaratan sistem manajemen K3 telah dibuat, diterapkan, dan
dipelihara sesuai spesifikasi OHSAS Melaporkan unjuk-kerja sistem manajemen K3 kepada manajemen puncak untuk dikaji dan sebagai dasar untuk penyempurnaan sistem
manajemen K3 ? 4.4.2 KOMPETENSI, PELATIHAN DAN KEPEDULIAN Apakah organisasi telah memastikan bahwa semua personil yang pekerjaannya dapat menimbulkan dampak K3 di tempat kerja telah memperoleh pendidikan, pelatihan dan/atau pengalaman yang memadai ? Apakah telah ada prosedur untuk membuat
karyawan atau anggotanya pada setiap fungsi dan tingkat menyadari akan : pentingnya kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur K3 dan dengan persyaratan sistem manajemen K3 ? dampak-dampak K3 yang cukup berarti, nyata atau berpotensi, dari kegiatan kerjanya dan keuntungan-keuntungan K3 dari unjuk kerja pribadi yang bertambah baik ?
127
Peranan
dan
tanggung
jawabnya
dalam
mencapai kesesuaiannya dengan kebijakan dan prosedur K3 dan dengan persyaratan-
persyaratan sistem manajemen K3 termasuk persyaratan-persyaratan kesiapan dan tanggap terhadap keadaan darurat ? Konsekuensi dari penyimpangan yang potensial terhadap prosedur operasi yang ditentukan ? Prosedur pelatihan harus mencakup di semua tingkatan sesuai dengan tanggung jawab,
kemampuan dan latar belakang pendidikan dan resiko. 4.4.3 4.4.3.1 KOMUNIKASI, PARTISIPASI DAN KONSULTASI Komunikasi Apakah organisasi telah menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk : a. Komunikasi internal pada berbagai tingkatan dan fungsi di organisasi ? b. Komunikasi dengan kontraktor dan pengunjung lainnya di tempat kerja c. Menerima, mendokumentasikan dan menanggapi komunikasi dari pihak eksternal ? 4.4.3.2 Partisipasi dan Konsultasi Apakah organisasi telah menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk : a. Keterlibatan karyawan dalam hal :
128
Identifikasi
bahaya,
penilaian
resiko
dan
penetapan pengendalian; Penyelidikan insiden; Pengembangan dan peninjauan Kebijakan dan Sasaran K3; Konsultasi jika terdapat perubahan yang
berpengaruh terhadap K3 mereka ? 4.4.4 Perwakilan dalam masalah-masalah K3
DOKUMENTASI Apakah dokumentasi SMK3 telah mencakup : a. Kebijakan dan tujuan K3; b. Penjelasan ruang lingkup SMK3; c. Penjelasan tentang elemen-elemen SMK3 dan
interaksinya, serta acuan terhadap dokumen terkait; d. Dokumen, termasuk catatan yang dipersyaratkan standar OHSAS ini; dan e. Dokumen, termasuk catatan yang diperlukan oleh organisasi untuk menjamin efektivitas perencanaan, operasional dan pengendalian proses terkait dengan resiko K3 nya 4.4.5 PENGENDALIAN DOKUMEN Apakah organisasi telah membuat dan memelihara prosedur untuk : a. Menyetujui dokumen akan kecukupannya sebelum diterbitkan ? b. Ditinjau dan diperbaharui seperlunya dan
129
persetujuan ulang dokumen ? c. Memastikan bahwa perubahan dan status terkini dokumen diidentifikasi ? d. Memastikan bahwa versi relevan dokumen yang berlaku terdapat pada lokasi yang memerlukan ? e. Memastikan bahwa dokumen tetap dapat dibaca dan dapat diidentifikasi ? f. Memastikan diperlukan bahwa organisasi dokumen dalam eksternal perencanaan yang dan
penerapan SMK3 diidentifikasi dan terdistribusi secara terkendali / g. Mencegah pemakaian tidak sengaja dokumen
kadaluarsa dan menerapkan identifikasi yang sesuai jika mereka dipertahankan dengan tujuan apapun ? 4.4.6 4.4.6 PENGENDALIAN OPERASIONAL Apakah organisasi telah mengidentifikasi operasi dan kegiatan yang berkaitan dengan identifikasi bahaya, dimana penerapan pengendalian
diperlukan untuk mengelola resiko K3 nya ? Organisasi harus menerapkan dan memelihara : a. Pengendalian operasional, yang dapat diterapkan di organisasi dan terintegrasi dengan SMK3 nya ? b. Pengendalian terkait dengan pembelian barang, peralatan dan jasa ? c. Pengendalian terkait dengan kontraktor dan
pengunjung lain di tempat kerja ?

130
d. Prosedur
yang
terdokumentasi
yang
meliputi
keadaan bila ketiadaannya dapat mengarah ke penyimpangan dari kebijakan K3 dan tujuannya? e. Menetapkan kriteria operasi dalam prosedur dimana ketiadaannya dapat mengakibatkan penyimpangan dari kebijakan dan sasaran K3 ? 4.4.7 KESIAGAAN KESIAGAAN DAN TANGGAP DARURAT Apakah organisasi telah menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk : a. b. mengidentifikasi potensi terrhadap situasi darurat cara menangani keadaan darurat tersebut ? Apakah dalam perencanaan keadaan darurat
organisasi telah mempertimbangkan pihak terkait misalnya PMK setempat dan lingkungan ? Apakah ada pengujian secara periodik terhadap prosedur-prosedur kesiapan dan tanggap darurat? Apakah setelah terjadi suatu kecelakaan atau situasi darurat, organisasi akan mengkaji dan merevisi, bila perlu, terhadap prosedur kesiapan darurat ? 4.5 4.5.1 PEMERIKSAAN PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN KINERJA Apakah ada prosedur untuk secara reguler & tanggap
memonitor dan mengukur kinerja K3 ? Apakah dalam memonitor juga termasuk : a. Pengukuran kualitatif dan kuantitatif sesuai
131
kebutuhan organisasi; b. Monitoring pencapaian tujuan K3; c. Monitoring efektivitas pengendalian (untuk kesehatan sebagaimana untuk keselamatan); d. Pengukuran secara proaktif untuk memonitor kinerja kesesuaian dengan program K3, pengendalian dan kriteria operasional; e. Pengukuran kinerja secara reaktif untuk memonitor gangguan kesehatan, insiden (termasuk kecelakaan, nyaris (near miss), dll) dan bukti historis lain tentang kekurangan kinerja K3; f. Pencatatan data dan hasil pemantauan dan
pengukuran yang memadai untuk kemudian gunakan untuk melakukan analisa terhadap tindakan koreksi dan pencegahan Apabila diperlukan peralatan monitoring, Apakah perusahaan telah menetapkan prosedur untuk kalibrasi peralatan tersebut? Apakah peralatan monitoring telah terkalibrasi dan dipelihara dan catatan-catatan dari kegiatan ini disimpan sesuai dengan prosedur organisasi ? 4.5.2 EVALUASI PENAATAN Apakah organisasi telah menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengevaluasi secara periodik penaatan / kepatuhan terhadap peraturan dan undang-undang?
132
Apakah catatan tentang evaluasi penaatan periodik tersebut disimpan ?
4.5.3
PENYELIDIKAN
INSIDEN,
KETIDAKSESUAIAN,
TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN 4.5.3.1 Penyelidikan insiden Apakah perusahaan telah menetapkan dan
memelihara prosedur untuk mencatat, menyelidiki dan menganalisis insiden dalam rangka untuk : a. menentukan penyimpangan terhadap K3 dan faktor lain yang menyebabkan atau berperan dalam terjadinya insiden; b. Mengidentifikasi perbaikan; c. Mengidentifikasi pencegahan; d. Mengidentifikasi berkelanjutan; e. Mengkomunikasikan hasil penyelidikan dimaksud; Apakah penyelidikan dilakukan segera (dalam waktu singkat) setelah terjadi insiden ? Apakah hasil penyelidikan insiden disimpan dan dipelihara ? 4.5.3.2 Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan Apakah organisasi telah menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk menghadapi
133
kebutuhan
untuk
tindakan
peluang
untuk
tindakan
peluang
untuk
perbaikan
ketidaksesuaian (aktual maupun potensial) dan mengambil tindakan perbaikan dan pencegahan ? Apakah prosedur tersebut menetapkan persyaratan untuk : a. mengidentifikasi dan memperbaiki ketidak sesuaian dan mengambil tindakan untuk menghilangkan dampak K3 nya ? b. Menyelidiki ketidaksesuaian, menentukan penyebab dan mengambil tindakan untuk mencegah
terjadinya ? c. Mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk mencegah ketidaksesuaian dan menerapkan rencana tindakan yang tepat untuk mencegah terjadinya ? d. Mencatat dan mengkomunikasikan hasil tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan; dan e. Meninjau efektivitas tindakan perbaikan dan
pencegahan yang telah dilakukan. Jika tindakan perbaikan dan pencegahan
menyatakan timbulnya bahaya baru atau bahaya yang berubah atau perlunya perubahan
pengendalian atau pengendalian baru, apakah prosedur mempersyaratkan tindakan yang diambil harus melalui penilaian resiko sebelum diterapkan ? Apakah setiap tindakan koreksi dan pencegahan yang telah dilakukan untuk menghilangkan
134
penyebab ketidaksesuaian yang ada dan potensi ketidaksesuaian disesuaikan dengan besarnya
masalah dan seimbang dengan risiko K3 yang ditimbulkan ? Apakah setiap perubahan prosedur yang terjadi dari hasil tindakan koreksi dan pencegahan sudah dilakukan pencatatannya ? 4.5.4 PENGENDALIAN CATATAN CATATAN Apakah organisasi catatan telah yang menetapkan diperlukan dan untuk
memelihara menunjukkan OHSAS ini ?
kesesuaian
terhadap
persyaratan
Apakah organisasi telah menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk identifikasi,
penyimpanan, perlindungan, penarikan, penentuan masa simpan dan pemusnahan catatan ? Apakah catatan-catatan mudah dibaca,
teridentifikasi dan mudah ditelusuri ? 4.5.5 AUDIT INTERNAL Apakah organisasi telah memastikan bahwa audit sistem manajemen K3 dilakukan pada interval terencana untuk : a. Menentukan apakah sistem manajemen K3: 1. Sesuai dengan pengaturan terencana manajemen K3, termasuk persyaratan Standar OHSAS ini; dan
135
2. Telah diterapkan dan dipelihara dengan baik; 3. Efektif dengan tujuan dan kebijakan organisasi b. Memberikan informasi dari hasil-hasil audit kepada manajemen Apakah program audit, direncanakan, ditetapkan, diterapkan dan dipelihara, berdasarkan pada hasilhasil penilaian risiko dari kegiatan organisasi, dan hasil-hasil audit terdahulu ? Apakah prosedur audit sudah mencakup : a. Tanggung jawab, kompetensi dan persyaratan untuk merencanakan dan melaksanakan audit, melaporkan hasil dan menyimpan catatan yang terkait ? b. Menetapkan kriteria, ruang lingkup, frekuensi dan metode audit ? c. Apakah pemilihan auditor dan pelaksanaan audit telah memastikan obyektivitas dan tidak ? 4.6 TINJAUAN MANAJEMEN Apakah pimpinan puncak organisasi telah berpihak
menentukan tinjauan sistem manajemen K3, pada selang waktu terencana untuk memastikan
kesesuaian, kecukupan, dan keefektifannya ? Apakah tinjauan termasuk penilaian peluang untuk perbaikan dan kebutuhan perubahan SMK3,
termasuk kebijakan dan tujuan K3 ? Apakah catatan tinjauan manajemen dipelihara ?

136
Apakah masukan tinjauan manajemen mencakup ? a. Hasil audit internal dan evaluasi penaatan terhadap peraturan perundangan dan peraturan lainnya yang berlaku di organisasi ? b. Hasil partisipasi dan konsultasi (klausul 4.4.3); c. Komunikasi relevan dari pihak eksternal, termasuk komplain; d. Kinerja SMK3 organisasi; e. Perkembangan tujuan yang telah dicapai; f. Status penyelidikan insiden, tindakan perbaikan dan pencegahan; g. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya; h. Perubahan situasi lingkungan, termasuk
perkembangan hukum dan persyaratan lainnya terkait dengan K3; dan i. Rekomendasi perbaikan. Apakah keluaran tinjauan manajemen konsisten dengan komitmen organisasi untuk melakukan perbaikan berkelanjutan dan mencakup keputusan dan tindakan terkait dengan kemungkinan
perubahan terhadap : a. Kinerja K3; b. Kebijakan dan tujuan K3; c. Sumberdaya; dan d. Elemen lain SMK3
137
D. Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja (SMK3 PP 50/2012) NO 1 NO 1 1.1 1.1.1 KRITERIA AUDIT SMK3 Pembangunan dan Pemeliharaan Komitmen Kebijakan K3 Terdapat kebijakan K3 yang tertulis bertanggal, ditandatangani oleh pengusaha atau pengurus, secara jelas menyatakan tujuan dan sasaran K3 serta komitmen terhadap peningkatan K3 Kebijakan disusun oleh pengusaha dan/atau pengurus setelah melali proses konsultasi dengan wakil tenaga kerja Perusahaan mengkomunikasikan, kebijakan, K3 kepada seluruh tenaga kerja, tamu, kontraktor, pelanggan, dan pemasok dengan tata cara yang tepat Kebijakan khusus dibuat untuk masalah K3 yang bersifat khusus Kebijakan K3 dan kebijakan khusus lainnya ditinjau ulang secara berkala untuk menjamin bahwa kebijakan tersebut sesuai dengan perubahan yang terjadi dalam perusahaan dan dalam peraturan perundang-perundangan Tanggung Jawab dan Wewenang Untuk Bertindak Tanggung jawab dan wewenang untuk mengambil tindakan dan melaporkan kepada semua pihak yang terkait dalam perusahaan di bidang K3 telah ditetapkan. Penunjukan penanggung jawab K3 harus sesuai peraturan perundang-undangan Pimpinan unit kerja dala suatu perusahaan bertanggung jawab atas kinerja K3 pada unit kerjanya
138
1.1.2
1.1.3
4 5
1.1.4 1.1.5
1.2 1.2.1
7 8
1.2.2 1.2.3
1.2.4
10
1.2.5
11
1.2.6
12 13
1.2.7 1.3 1.3.1
14 15
1.3.2 1.3.3
16
1.4 1.4.1
17
1.4.2
18 19 20 21
1.4.3 1.4.4 1.4.5 1.4.6
Pengusaha atau pengurus bertanggung jawab secara penuh untuk menjamin pelaksanaan SKMK3 Petugas yang bertanggung jawab untuk penanganan keadaan darurat telah ditetapkan dan mendapatkan pelatihan Perusahaan mendapatkan saran-saran dari para ahli di bidang K3 yang berasal dari dalam dan/atau luar perusahaan Kinerja K3 termuat dalam laporan tahunan perusahaan atau laporan lain yang setingkat Tinjauan dan Evaluasi Tinjauan terhadap penerapan SMK3 meliputi kebijakan, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi telah dilakukan, dicatat dan didokumentasikan Hasil tinjauan dimasukkan dalam perencanaan tindakan manajemen Pengurus harus meninjau ulang pelaksanaan SMK3 secara berkala untuk menilai kesesuaian dan efektivitas SMK3 Keterlibatan dan Konsultasi dengan Tenaga Kerja Keterlibatan dan penjadwalan konsultasi tenaga kerja dengan wakil perusahaan didokumentasikan dan disebarluaskan ke seluruh tenaga kerja. Terdapat prosedur yang memudahkan konsultasi mengenai perubahan-perubahan yang mempunyai imlikasi terhadap K3 Perusahaan telah membentuk P2K3 sesuai dengan peraturan perundang-undangan Ketua P2K3 adalah pimpinan puncak atau pengurus Sekretaris P2K3 adalah ahli K3 sesuai dengan peraturan perundang-undangan P2K3 menitikberatkan kegiatan pada pengembangan kebijakan dan prosedur mengendalikan risiko
139
22 23 24 25
1.4.7 1.4.8 1.4.9 1.4.10
26
1.4.11
27
2 2.1 2.1.1
28
2.1.2
29
2.1.3
30
2.1.4
31
2.1.5
Susunan pengurus P2K3 didokumentasikan dan diinformasikan kepada tenaga kerja P2K3 mengadakan pertemuan secara teratur dan hasilnya disebarluaskan di tempat kerja P2K3 melaporkan kegiatannya secara teratur sesuai dengan peraturan perundang-undangan Dibentuk kelompok-kelompok kerja dan dipilih dari wakil-wakil tenaga kerja yang ditunjuk sebagai penanggung jawab K3 ditempat kerjanya dan kepadanya diberikan pelatihan sesuai dengan peraturan perundang-undangan Susunan kelompok-kelompok kerja yang telah terbentuk didokumentasikan dan diinformasikan kepada tenaga kerja Pembuatan dan Pendokumentasian Rencana K3 Rencana strategi K3 Terdapat prosedur terdokumentasi untuk identifikasi potensi bahaya, penelitian, dan pengendalian risiko K3 Identifikasi potensi bahaya, penilaian, dan pengendalian risiko K3 sebagai rencana strategi K3 dilakukan oleh petugas yang berkompeten Rencana strategi K3 sekurang-kurangnya berdasarkan tinjauan awal, identifikasi potensi bahaya, penilaian, pengendalian risiko, dan peraturan perundang-undangan serta informasi K3 lain baik dari dalam maupun luar perusahaan Rencana strategi K3 yang telah ditetapkan digunakan untuk mengendalikan risiko K3 dengan menetapkan tujuan dan sasaran yang dapat diukur dan menjadi prioritas serta menyediakan sumber daya Rencana kerja dan rencana khusus yang berkaitan dengan produk, proses, proyek atau tempat kerja tertentu telah dibuat dengan menetapkan tujuan dan sasaran yang dapat diukur, menetapkam waktu pencapaian dan menyediakan sumber daya
140
2.1.6 32 2.2 2.2.1
33 34 35
2.2.2 2.2.3 2.3 2.3.1
36
2.3.2
37
2.3.3
38
2.3.4
39
2.4 2.4.1
Rencana K3 diselaraskan dengan rencana sistem manajemen perusahaan Manual SMK3 Manual SMK3 meliputi kebijakan, tujuan, rencana, prosedur SMK3, instruksi kerja, formulir, catatan dan tanggung jawab serta wewenang tanggung jawab K3 untuk semua tingkatan dalam perusahaan Terdapat manual khusus yang berkaitan dengan produk, proses, atau tempat kerja tertentu Manual SMK3 mudah didapat oleh semua personil dalam perusahaan sesuai kebutuhan Peraturan Perundangan dan Persyaratan lain dibidang K3 Terdapat prosedur yang terdokumentasi untuk mengidentifikasi, memperoleh, memelihara dan memahami peraturan perundangan-undangan, standar, pedoman teknis, dan persyaratan lain yang relevan dibidang K3 untuk seluruh tenaga kerja di perusahaan Penanggung jawab untuk memelihara dan mendistribusikan informasi terbaru mengenai peraturan perundang-undangan, standar, pedoman teknis, dan persyaratan lain telah ditetapkan Persyaratan pada peraturan perundangundangan, standar, pedoman teknis, dan persyaratan lain yang relevan di bidang K3 dimasukkan pada prosedur-prosedur dan petunjuk-petunjuk kerja Perubahan pada peraturan perundang-undangan, standar, pedoman teknis, dan persyaratan lain yang relevan dibidang K3 digunakan untuk peninjauan prosedur-prosedur dan petunjukpetunjuk kerja Informasi K3 informasi yang dibutuhkan mengenai kegiatan K3 disebarluaskan secara sistematis kepada seluruh
141
tenaga kerja, tamu, kontraktor, pelanggan, dan pemasok 40 3 3.1 3.1.1 Pengendalian Perancangan dan Peninjauan Kontrak Pengendalian Perancangan Prosedur yang terdokumentasi mempertimbangkan identifikasi potensi bahaya, penilaian, dan pengendalian risiko yang dilakukan pada tahap perancangan dan modifikasi Prosedur, instruksi kerja dalam penggunaan produk, pengoperasian mesin dan peralatan, instalasi, pesawat atau proses serta informasi lainnya yang berkaitan dengan K3 telah dikembangkan selama perancangan dan/atau modifikasi Petugas yang berkompeten melakukan verifikasi bahwa perancangan dan/atau modofikasi memenuhi persyaratan K3 yang ditetapkan sebelum penggunaan hasil rancangan Semua perubahan dan modifikasi perancangan yang mempunyai implikasi terhadap K3 diidentifikasikan, didokumentasikan, ditinjau ulang dan disetujui oleh petugas yang berwenang sebelum pelaksanaan Peninjauan kontrak Prosedur yang terdokumentasi harus mampu mengidentifikasi bahaya dan menilai risiko K3 bagi tenaga kerja, lingkungan dan masyarakat, dimana prosedur tersebut digunakan pada saat memasok barang dan jas dalam suatu kontrak Identifikasi bahaya dan penilaian risiko dilakukan pada tinjauan kontrak oleh petugas yang berkompeten kontrak ditinjau ulang untuk menjamin bahwa pemasok dapat memenuhi persyaratan K3 bagi pelanggan Catatan tinjauan kontrak dipelihara dan didokumentasikan
142
41
3.1.2
42
3.1.3
43
3.1.4
44
3.2 3.2.1
45
3.2.2
46
3.2.3
47
3.2.4
48
4 4.1 4.1.1
49 50 51
4.1.2 4.1.3 4.1.4
52
4.2 4.2.1 4.2.2
53
54
4.2.3
55
5 5.1 5.1.1
56
5.1.2
57
5.1.3
Pengendalian dokumen Persetujuan, Pengeluaran, dan Pengendalian Dokumen Dokumen K3 Mempunyai identifikasi status, wewenang, tanggal pengeluaran dan tanggal modifikasi Penerima distribusi dokumen tercantum dalam dokumen tersebut Dokumen K3 edisi terbaru disimpan secara sistematis pada tempat yang ditentukan Dokumen usang segera disingkirkan dari penggunaannya sedangkan dokumen usang yang disimpan untuk keperluan tertentu diberi tanda khusus Perubahan dan Modifikasi Dokumen Terdapat sistem untuk membuat, menyetujui perubahan terhadap dokumen K3 Dalam hal ini terjadi perubahan diberikan alasan terjadinya perubahan dan tertera dalam dokumen atau lampirannya dan menginformasikan kepada pihak terkait Terdapat prosedur pengendalian dokumen taua daftar seluruh dokumen yang mencantumkan status dari setiap dokumen tersebut, dalam upaya mencegah penggunaan dokumen yang usang Penilaian dan Pengendalian Produk Spesifikasi Pembelian Barang dan Jasa Terdapat prosedur yang terdokumentasi yang dapat menjamin bahwa spesifikasi teknik dan informasi lain yang relevan dengan K3 telah diperiksa sebelum keputusan untuk membeli. Spesifikasi pembelian untuk setiap sarana produksi, zat kimia atau jasa harus dilengkapi spesifikasi yang sesuai dengan persyaratan peraturan perundang-undangan dan standar K3. Konsultasi dengan tenaga kerja yang kompeten pada saat keputusan pembelian, dilakukan untuk menetapkan persyaratan K3 yang dicantumkan
143
dalam spesifikasi pembelian dan diinformasikan kepada tenaga kerja yang menggunakannya. 58 5.1.4 Kebutuhan pelatihan, pasokan alat pelindung diri dan perubahan terhadap prosedur kerja harus dipertimbangkan sebelum pembelian dan penggunaannya. Persyaratan K3 dievaluasi dan menjadi pertimbangan dalam seleksi pembelian. Sistem Verifikasi Barang dan Jasa Yang Telah Dibeli Barang dan jasa yang dibeli diperiksa kesesuaiannya dengan spesifikasi pembelian. Pengendalian Barang dan Jasa Yang Dipasok Pelanggan Barang dan jasa yang dipasok pelanggan, sebelum digunakan terlebih dahulu diidentifikasi potensi bahaya dan dinilai risikonya dan catatan tersebut dipelihara untuk memeriksa prosedur. Kemampuan Telusur Produk Semua produk yang digunakan dalam proses produksi dapat diidentifikasi di seluruh tahapan produksi dan instalasi, jika terdapat potensi masalah K3. Terdapat prosedur yang terdokumentasi untuk penelusuran produk yang telah terjual, jika terdapat potensi masalah K3 di dalam penggunaannya. Keamanan Bekerja Berdasarkan SMK3 Sistem Kerja Petugas yang kompeten telah mengidentifikasi bahaya, menilai dan mengendalikan risiko yang timbul dari suatu proses kerja. Apabila upaya pengendalian risiko diperlukan, maka upaya tersebut ditetapkan melalui tingkat pengendalian.
59 60
5.1.5 5.2 5.2.1
61 62
5.3 5.3.1
63
5.4 5.4.1
64
5.4.2
65
6 6.1 6.1.1
66
6.1.2
144
67
6.1.3
68
6.1.4
69 70
6.1.5 6.1.6
71
6.1.7
72
6.1.8
73
6.2 6.2.1
74 75 76
6.2.2 6.2.3 6.2.4
77
6.2.5
Terdapat prosedur atau petunjuk kerja yang terdokumentasi untuk mengendalikan risiko yang teridentifikasi dan dibuat atas dasar masukan dari personil yang kompeten serta tenaga kerja yang terkait dan disahkan oleh orang yang berwenang di perusahaan. Kepatuhan terhadap peraturan perundangundangan, standar serta pedoman teknis yang relevan diperhatikan pada saat mengembangkan atau melakukan modifikasi atau petunjuk kerja. Terdapat sistem izin kerja untuk tugas berisiko tinggi. Alat pelindung diri disediakan sesuai kebutuhan dan digunakan secara benar serta selalu dipelihara dalam kondisi layak pakai. Alat pelindung diri yang digunakan dipastikan telah dinyatakan layak pakai sesuai dengan standar dan/atau peraturan perundang-undangan yang berlaku. Upaya pengendalian risiko dievaluasi secara berkala apabila terjadi ketidaksesuaian atau perubahan pada proses kerja. Pengawasan Dilakukan pengawasan untuk menjamin bahwa setiap pekerjaan dilaksanakan dengan aman dan mengikuti prosedur dan petunjuk kerja yang telah ditentukan. Setiap orang diawasi sesuai dengan tingkat kemampuan dan tingkat risiko tugas. Pengawas/penyelia ikut serta dalam identifikasi bahaya dan membuat upaya pengendalian. Pengawas/penyelia diikutsertakan dalam melakukan penyelidikan dan pembuatan laporan terhadap terjadinya kecelakaan dan penyakit akibat kerja serta wajib menyerahkan laporan dan saran-saran kepada pengusaha atau pengurus. Pengawas/penyelia ikut serta dalam proses konsultasi
145
78
6.3 6.3.1
79
6.3.2
80
6.4 6.4.1
81 82 83 84
6.4.2 6.4.3 6.4.4 6.5 6.5.1
85
6.5.2
86
6.5.3
87
6.5.4
88
6.5.5
Seleksi dan Penempatan Personil Persyaratan tugas tertentu termasuk persyaratan kesehatan diidentifikasi dan dipakai untuk menyeleksi dan menempatkan tenaga kerja. Penugasan pekerjaan harus berdasarkan kemampuan dan keterampilan serta kewenangan yang dimiliki. Area Terbatas Pengusaha atau pengurus melakukan penilaian risiko lingkungan kerja untuk mengetahui daerahdaerah yang memerlukan pembatasan izin masuk. Terdapat pengendalian atas daerah/tempat dengan pembatasan izin masuk. Tersedianya fasilitas dan layanan di tempat kerja sesuai dengan standar dan pedoman teknis. Rambu-rambu K3 harus dipasang sesuai dengan standar dan pedoman teknis. Pemeliharaan, Perbaikan, dan Perubahan Sarana Produksi Penjadualan pemeriksaan dan pemeliharaan sarana produksi serta peralatan mencakup verifikasi alat-alat pengaman serta persyaratan yang ditetapkan oleh peraturan perundangundangan, standar dan pedoman teknis yang relevan. Semua catatan yang memuat data secara rinci dari kegiatan pemeriksaan, pemeliharaan, perbaikan dan perubahan yang dilakukan atas sarana dan peralatan produksi harus disimpan dan dipelihara. Sarana dan peralatan produksi memiliki sertifikat yang masih berlaku sesuai dengan persyaratan peraturan perundang-undangan dan standar. Pemeriksaan, pemeliharaan, perawatan, perbaikan dan setiap perubahan harus dilakukan petugas yang kompeten dan berwenang. Terdapat prosedur untuk menjamin bahwa Jika terjadi perubahan terhadap sarana dan peralatan produksi, perubahan tersebut harus sesuai dengan
146
persyaratan peraturan perundang-undangan, standar dan pedoman teknis yang relevan. 89 6.5.6 Terdapat prosedur permintaan pemeliharaan sarana dan peralatan produksi dengan kondisi K3 yang tidak memenuhi persyaratan dan perlu segera diperbaiki. Terdapat sistem untuk penandaan bagi peralatan yang sudah tidak aman lagi untuk digunakan atau sudah tidak digunakan. Apabila diperlukan dilakukan penerapan sistem penguncian pengoperasian (lock out system) untuk mencegah agar sarana produksi tidak dihidupkan sebelum saatnya. Terdapat prosedur yang dapat menjamin keselamatan dan kesehatan tenaga kerja atau orang lain yang berada didekat sarana dan peralatan produksi pada saat proses pemeriksaan, pemeliharaan, perbaikan dan perubahan. Terdapat penanggung jawab untuk menyetujui bahwa sarana dan peralatan produksi telah aman digunakan setelah proses pemeliharaan, perawatan, perbaikan atau perubahan. Pelayanan Apabila perusahaan dikontrak untuk menyediakan pelayanan yang tunduk pada standar dan peraturan perundang-undangan mengenai K3, maka perlu disusun prosedur untuk menjamin bahwa pelayanan memenuhi persyaratan. Apabila perusahaan diberi pelayanan melalui kontrak, dan pelayanan tunduk pada standar dan peraturan perundang-undangan K3, maka perlu disusun prosedur untuk menjamin bahwa pelayanan memenuhi persyaratan. Kesiapan Untuk Menangani Keadaan Darurat
90
6.5.7
91
6.5.8
92
6.5.9
93
6.5.10
94
6.6 6.6.1
95
6.6.2
96
6.7
147
6.7.1
97
6.7.2
98
6.7.3
99
6.7.4
100
6.7.5
101
6.7.6
102
6.7.7
103
6.8 6.8.1
104 105
6.8.2 6.9
Keadaan darurat yang potensial di dalam dan/atau di luar tempat kerja telah diidentifikasi dan prosedur keadaan darurat telah didokumentasikan dan diinformasikan agar diketahui oleh seluruh orang yang ada di tempat kerja. Penyediaan alat/sarana dan prosedur keadaan darurat berdasarkan hasil identifikasi dan diuji serta ditinjau secara rutin oleh petugas yang berkompeten dan berwenang. Tenaga kerja mendapat instruksi dan pelatihan mengenai prosedur keadaan darurat yang sesuai dengan tingkat risiko. Petugas penanganan keadaan darurat ditetapkan dan diberikan pelatihan khusus serta diinformasikan kepada seluruh orang yang ada di tempat kerja. Instruksi/prosedur keadaan darurat dan hubungan keadaan darurat diperlihatkan secara jelas dan menyolok serta diketahui oleh seluruh tenaga kerja di perusahaan. Peralatan, dan sistem tanda bahaya keadaan darurat disediakan, diperiksa, diuji dan dipelihara secara berkala sesuai dengan peraturan perundang-undangan, standar dan pedoman teknis yang relevan. Jenis, jumlah, penempatan dan kemudahan untuk mendapatkan alat keadaan darurat telah sesuai dengan peraturan perundang-undangan atau standar dan dinilai oleh petugas yang berkompeten dan berwenang. Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan Perusahaan telah mengevaluasi alat P3K dan menjamin bahwa sistem P3K yang ada memenuhi peraturan perundang-undangan, standar dan pedoman teknis. Petugas P3K telah dilatih dan ditunjuk sesuai dengan peraturan perundangan-undangan. Rencana dan Pemulihan Keadaan Darurat
148
6.9.1
106
7 7.1 7.1.1 7.1.2
107
108
7.1.3
109
7.1.4
110
7.1.5
111
7.1.6
112
7.1.7
113
7.2 7.2.1
114
7.2.2
Prosedur untuk pemulihan kondisi tenaga kerja maupun sarana dan peralatan produksi yang mengalami kerusakan telah ditetapkan dan dapat diterapkan sesegera mungkin setelah terjadinya kecelakaan dan penyakit akibat kerja. Standar Pemantauan Pemeriksaan Bahaya Pemeriksaan/inspeksi terhadap tempat kerja dan cara kerja dilaksanakan secara teratur. Pemeriksaan/inspeksi dilaksanakan oleh petugas yang berkompeten dan berwenang yang telah memperoleh pelatihan mengenai identifikasi bahaya. Pemeriksaan/inspeksi mencari masukan dari tenaga kerja yang melakukan tugas di tempat yang diperiksa. Daftar periksa (check list) tempat kerja telah disusun untuk digunakan pada saat pemeriksaan/inspeksi. Laporan pemeriksaan/inspeksi berisi rekomendasi untuk tindakan perbaikan dan diajukan kepada pengurus dan P2K3 sesuai dengan kebutuhan. Pengusaha atau pengurus telah menetapkan penanggung jawab untuk pelaksanaan tindakan perbaikan dari hasil laporan pemeriksaan/inspeksi. Tindakan perbaikan dari hasil laporan pemeriksaan/inspeksi dipantau untuk menentukan efektifitasnya. Pemantauan/Pengukuran Lingkungan Kerja Pemantauan/pengukuran lingkungan kerja dilaksanakan secara teratur dan hasilnya didokumentasikan, dipelihara dan digunakan untuk penilaian dan pengendalian risiko. Pemantauan/pengukuran lingkungan kerja meliputi faktor fisik, kimia, biologi, ergonomi dan psikologi.
149
115
7.2.3
116
7.3 7.3.1
117
7.3.2
118
7.4 7.4.1
119
7.4.2
120
7.4.3
121 122
7.4.4 7.4.5
123
8 8.1 8.1.1
124
8.2
Pemantauan/pengukuran lingkungan kerja dilakukan oleh petugas atau pihak yang berkompeten dan berwenang dari dalam dan/atau luar perusahaan. Peralatan Pemeriksaan/Inspeksi, Pengukuran dan Pengujian Terdapat prosedur yang terdokumentasi mengenai identifikasi, kalibrasi, pemeliharaan dan penyimpanan untuk alat pemeriksaan, ukur dan uji mengenai K3. Alat dipelihara dan dikalibrasi oleh petugas atau pihak yang berkompeten dan berwenang dari dalam dan/atau luar perusahaan. Pemantauan Kesehatan Tenaga Kerja Dilakukan pemantauan kesehatan tenaga kerja yang bekerja pada tempat kerja yang mengandung potensi bahaya tinggi sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Pengusaha atau pengurus telah melaksanakan identifikasi keadaan dimana pemeriksaan kesehatan tenaga kerja perlu dilakukan dan telah melaksanakan sistem untuk membantu pemeriksaan ini. Pemeriksaan kesehatan tenaga kerja dilakukan oleh dokter pemeriksa yang ditunjuk sesuai peraturan perundang-undangan. Perusahaan menyediakan pelayanan kesehatan kerja sesuai peraturan perundang-undangan. Catatan mengenai pemantauan kesehatan tenaga kerja dibuat sesuai dengan peraturan perundangundangan. Pelaporan dan Perbaikan Kekurangan Pelaporan Bahaya Terdapat prosedur pelaporan bahaya yang berhubungan dengan K3 dan prosedur ini diketahui oleh tenaga kerja. Pelaporan Kecelakaan
150
125
8.2.1
126
8.3 8.3.1
127
8.3.2
128
8.3.3
129
8.3.4
130
8.3.5
131
8.3.6
132
8.4 8.4.1
133
9 9.1 9.1.1
Terdapat prosedur terdokumentasi yang menjamin bahwa semua kecelakaan kerja, penyakit akibat kerja, kebakaran atau peledakan serta kejadian berbahaya lainnya di tempat kerja dicatat dan dilaporkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Pemeriksaan dan pengkajian Kecelakaan Tempat kerja/perusahaan mempunyai prosedur pemeriksaan dan pengkajian kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja. Pemeriksaan dan pengkajian kecelakaan kerja dilakukan oleh petugas atau Ahli K3 yang ditunjuk sesuai peraturan perundang-undangan atau pihak lain yang berkompeten dan berwenang. Laporan pemeriksaan dan pengkajian berisi tentang sebab dan akibat serta rekomendasi/saran dan jadwal waktu pelaksanaan usaha perbaikan. Penanggung jawab untuk melaksanakan tindakan perbaikan atas laporan pemeriksaan dan pengkajian telah ditetapkan. Tindakan perbaikan diinformasikan kepada tenaga kerja yang bekerja di tempat terjadinya kecelakaan. Pelaksanaan tindakan perbaikan dipantau, didokumentasikan dan diinformasikan ke seluruh tenaga kerja. Penanganan Masalah Terdapat prosedur untuk menangani masalah keselamatan dan kesehatan yang timbul dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pengelolaan Material dan Perpindahannya Penanganan Secara Manual dan Mekanis Terdapat prosedur untuk mengidentifikasi potensi bahaya dan menilai risiko yang berhubungan dengan penanganan secara manual dan mekanis.
151
134
9.1.2
135
9.1.3
136
9.1.4
137
9.2 9.2.1
138
9.2.2
139
9.2.3
140
9.3 9.3.1
141
9.3.2
142
9.3.3
143
9.3.4
Identifikasi bahaya dan penilaian risiko dilaksanakan oleh petugas yang berkompeten dan berwenang. Pengusaha atau pengurus menerapkan dan meninjau cara pengendalian risiko yang berhubungan dengan penanganan secara manual atau mekanis. Terdapat prosedur untuk penanganan bahan meliputi metode pencegahan terhadap kerusakan, tumpahan dan/atau kebocoran. Sistem Pengangkutan, Penyimpanan dan Pembuangan Terdapat prosedur yang menjamin bahwa bahan disimpan dan dipindahkan dengan cara yang aman sesuai dengan peraturan perundangundangan. Terdapat prosedur yang menjelaskan persyaratan pengendalian bahan yang dapat rusak atau kadaluarsa. Terdapat prosedur yang menjamin bahwa bahan dibuang dengan cara yang aman sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Pengendalian Bahan Kimia Berbahaya (BKB) Perusahaan telah mendokumentasikan dan menerapkan prosedur mengenai penyimpanan, penanganan dan pemindahan BKB sesuai dengan persyaratan peraturan perundang-undangan, standar dan pedoman teknis yang relevan. Terdapat Lembar Data Keselamatan BKB (Material Safety Data Sheets) meliputi keterangan mengenai keselamatan bahan sebagaimana diatur pada peraturan perundang-undangan dan dengan mudah dapat diperoleh. Terdapat sistem untuk mengidentifikasi dan pemberian label secara jelas pada bahan kimia berbahaya. Rambu peringatan bahaya terpasang sesuai dengan persyaratan peraturan perundangundangan dan/atau standar yang relevan.
152
144 145
9.3.5 10 10.1 10.1.1
146
10.1.2
147 148 149 150 151
10.1.3 10.1.4 10.2 10.2.1 10.2.2 11 11.1 11.1.1
152 153
11.1.2 11.1.3
154
12 12.1 12.1.1
Penanganan BKB dilakukan oleh petugas yang berkompeten dan berwenang. Pengumpulan Dan Penggunaan Data Catatan K3 Pengusaha atau pengurus telah mendokumentasikan dan menerapkan prosedur pelaksanaan identifikasi, pengumpulan, pengarsipan, pemeliharaan, penyimpanan dan penggantian catatan K3. Peraturan perundang-undangan, standar dan pedoman teknis K3 yang relevan dipelihara pada tempat yang mudah didapat. Terdapat prosedur yang menentukan persyaratan untuk menjaga kerahasiaan catatan. Catatan kompensasi kecelakaan dan rehabilitasi kesehatan tenaga kerja dipelihara. Data dan Laporan K3 Data K3 yang terbaru dikumpulkan dan dianalisa. Laporan rutin kinerja K3 dibuat dan disebarluaskan di dalam tempat kerja. Pemeriksaan SMK3 Audit Internal SMK3 Audit internal SMK3 yang terjadwal dilaksanakan untuk memeriksa kesesuaian kegiatan perencanaan dan untuk menentukan efektifitas kegiatan tersebut. Audit internal SMK3 dilakukan oleh petugas yang independen, berkompeten dan berwenang. Laporan audit didistribusikan kepada pengusaha atau pengurus dan petugas lain yang berkepentingan dan dipantau untuk menjamin dilakukannya tindakan perbaikan. Pengembangan Keterampilan dan Kemampuan Strategi Pelatihan Analisis kebutuhan pelatihan K3 sesuai persyaratan peraturan perundang-undangan telah dilakukan.
153
155 156
12.1.2 12.1.3
157
12.1.4
158 159 160 161
12.1.5 12.1.6 12.1.7 12.2 12.2.1
162
12.2.2
163
12.3 12.3.1
164
12.3.2
12.3.3 165 12.4 12.4.1
Rencana pelatihan K3 bagi semua tingkatan telah disusun. Jenis pelatihan K3 yang dilakukan harus disesuaikan dengan kebutuhan untuk pengendalian potensi bahaya. Pelatihan dilakukan oleh orang atau badan yang berkompeten dan berwenang sesuai peraturan perundang-undangan. Terdapat fasilitas dan sumber daya memadai untuk pelaksanaan pelatihan yang efektif. Pengusaha atau pengurus mendokumentasikan dan menyimpan catatan seluruh pelatihan. Program pelatihan ditinjau secara teratur untuk menjamin agar tetap relevan dan efektif. Pelatihan Bagi Manajemen dan Penyelia Anggota manajemen eksekutif dan pengurus berperan serta dalam pelatihan yang mencakup penjelasan tentang kewajiban hukum dan prinsipprinsip serta pelaksanaan K3. Manajer dan pengawas/penyelia menerima pelatihan yang sesuai dengan peran dan tanggung jawab mereka. Pelatihan Bagi Tenaga Kerja Pelatihan diberikan kepada semua tenaga kerja termasuk tenaga kerja baru dan yang dipindahkan agar mereka dapat melaksanakan tugasnya secara aman. Pelatihan diberikan kepada tenaga kerja apabila di tempat kerjanya terjadi perubahan sarana produksi atau proses. Pengusaha atau pengurus memberikan pelatihan penyegaran kepada semua tenaga kerja. Pelatihan Pengenalan dan Pelatihan Untuk Pengunjung dan Kontraktor Terdapat prosedur yang menetapkan persyaratan untuk memberikan taklimat (briefing) kepada pengunjung dan mitra kerja guna menjamin K3. Pelatihan Keahlian Khusus
154
166
12.5
12.5.1
Perusahaan mempunyai sistem yang menjamin kepatuhan terhadap persyaratan lisensi atau kualifikasi sesuai dengan peraturan perundangan untuk melaksanakan tugas khusus, melaksanakan pekerjaan atau mengoperasikan peralatan.
155
5.
INTEGRASI SISTEM MANAJEMEN MANAJEMEN Setelah kita memahami pengertian sistem manajemen yang merupakan rangkaian (siklus) kegiatan organisasi yang
berkelanjutan, maka kita perlu melakukan hal-hal berikut ini agar setiap langkah kerja dapat berjalan dengan baik sesuai apa yang diharapkan. Konsep yang disebut dengan siklus PDCA telah diperkenalkan oleh Dr. W. Edwards Deming (1950). Berikut konsep Plan Do Check Act: Perencanaan (Plan); melakukan perencanaan atau membuat program sesuai dengan tujuan dan permasalahan yang ada atau berdasarkan kebijakan perusahaan. Pelaksanaan (Do); melaksanakan program-program atau
rencana yang sudah di tetapkan pada tahap perencanaan. Tahap ini akan melibatkan semua departemen atau divisi terkait dan pelaksanaannya biasanya mengacu pada sistem manajemen atau prosedur yang ada. Pengecekan (Check); memastikan bahwa semua program yang sudah ditetapkan berjalan sesuai dengan rencana dan waktu yang sudah disepakati. Pengecekan dapat dilakukan dalam bentuk audit atau manejemen review. Tindakan (Action); melakukan perbaikan terhadap temuan atau kekurangan pelaksanaan program yang sudah ditetapkan. Melihat konsep PDCA diatas maka kita akan memperoleh gambaran klausul atau elemen yang saling terkait dalam konsep siklus PDCA. Gambaran tersebut dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
156
Gambar 1: Konsep Integrasi Sistem Manajemen
157
6.
AUDIT SISTEM MANAJEMEN MANAJEMEN Audit mempunyai makna evaluasi terhadap suatu organisasi, sistem, proses, atau produk. Audit dilakukan oleh seseorang atau sekelompok yang berkompeten, obyektif, dan tidak memihak dan bertujuan untuk memverifikasi bahwa subyek dari audit telah berjalan sesuai dengan standar, regulasi, praktek praktek yang telah disetujui bersama. Selain itu audit mempunyai beberapa pengertian yakni: suatu kegiatan untuk memeriksa atau menguji kesesuaian sistem secara sistematis guna menghasilkan suatu penilaian yang independen terhadap kebenaran & keandalan
pelaksanaan aktivitas manajemen. alat untuk mengukur besarnya keberhasilan pelaksanaan dan penerapan sistem manajemen di suatu organisasi secara
sistematik dan independen, guna membuktikan keefektifan sistem tersebut untuk mencapai tujuan sesuai dengan kebijakan organisasi. audit internal adalah sebuah kegiatan/proses yang sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan tingkat pemenuhan organisasi terhadap kriteria audit sistem manajemen ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SMK3, dll. A. Tujuan Audit Audit dilakukan dengan berbagai alasan kepentingan yakni untuk melihat proses kerja secara keseluruhan, memastikan kesesuaian dengan standard, menilai efektivitas sistem
158
manajemen, sertifikasi, dsb. Beberapa tujuan audit antara lain: Menentukan bahwa organisasi dapat mengembangkan dan meng-implementasikan sistem manajemen agar sesuai dengan persyaratan ISO 9001 atau ISO 14001, dan melihat efektifitas perbaikan berkelanjutan. Suatu kritik yang membangun terhadap auditee untuk selalu melakukan perbaikan yang terus menerus (continues improvement). Suatu aktivitas independen dalam menetapkan tujuan dan merancang aktivitas konsultasi yang bernilai
tambah dan meningkatkan operasi organisasi. Memastikan pelaksanaan sesuai dengan perencanaan dan mencari peluang peningkatan di segala aspek baik proses maupun sistem manajemen. Mengukur tingkat keefektivitasan sistem manajemen mutu dan lingkungan yang telah diterapkan atau melihat sejauhmana prinsip dan prosedur ISO dilaksanakan, dikerjakan dan dipatuhi secara konsisten. B. Manfaat Audit Banyak manfaat bila kita menerapkan sistem audit internal antara lain: 1) Organisasi dapat menilai kesesuaian sistem manajemen mutu atau lingkungan terhadap standar yang ditetapkan. 2) Menilai efektivitas penerapan, pemeliharaan dan
penyempurnaan sistem manajemen. 3) Menilai pencapaian sasaran sasaran yang telah

159
ditetapkan. 4) Sebagai masukan untuk penyempurnaan dengan
melakukan perbaikan berkelanjutan. 5) Menilai kesesuaian terhadap peraturan yang berlaku dan persyaratan lain yang ditetapkan (pelanggan). 6) 7) 8) Sebagai langkah persiapan (suveillance Audit). Untuk mengevaluasi supplier (internal supplier-red). Untuk memastikan kesesuaian antara sistem manajemen dengan pengaturan yang telah direncanakan dalam realisasi produk. 9) Untuk memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Manajemen Lingkungan sesuai dengan tuntutan standard organisasi. 10) Untuk menentukan dan menilai keefektifan pelaksanaan atas penerapan Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Manajemen Lingkungan. 11) Sebagai suatu media untuk melakukan perbaikan (improvement). 12) Sebagai media untuk melakukan penilaian sendiri (Self Audit) sehingga akan menimbulkan corretive action dari Auditee. C. Jenis Audit Ada beberapa jenis audit yang umum dilakukan, jika ditinjau dari segi auditor atau orang yang melakukan audit, maka dikategorikan menjadi :
dan
persyaratn
yang
dikembangkan
oleh
160
a.
Audit oleh pihak pertama (audit internal) Audit ini dilakukan oleh orang-orang yang berasal dari ruang lingkup organisasi itu sendiri.
b. Audit oleh pihak kedua (audit supplier) Audit ini dilakukan oleh pihak-pihak yang mempunyai kepentingan customer c. terhadap organisasi, misalnya : Audit
pada suppliernya.
Audit oleh pihak ketiga (badan sertifikasi) Audit jenis ini dilakukan oleh badan atau organisasi yang berada diluar dari kepentingan pihak pertama dan pihak kedua sehingga lebih independen.
Gambar 2: Hubungan Klien dan Auditor D. Konsep Audit Kegiatan audit mengacu kepada konsep PDCA yang berlaku di
161
keseluruhan sistem manajemen. Artinya bahwa konsep ini diterapkan saat mengaudit diberbagai macam fungsi/dept, dan mempermudah alur pemahaman proses audit.
Gambar 3: Siklus PDCA Program audit perlu dikelola secara baik agar dapat
menghasilkan suatu kegiatan audit yang teratur dan terencana. Kegiatan audit secara umum dibagi menjadi tiga bagian yakni: Persiapan audit Pelaksanaan audit di lapangan Paska audit
Sedangkan program audit ini terdiri dari beberapa kegiatan yang dikelola oleh lead auditor. Program tersebut: Perencanaan & Penjadwalan Pemilihan team Auditor dan Kompetensinya
162
Pelaksanaan audit Penindaklanjutan hasil audit Pendokumentasian hasil audit Pemantauan kinerja audit Pelaporan hasil audit kepada senior manajer.
Gambar 4: Proses Audit E. Prinsip Audit a) Integritas Melakukan pekerjaan denan jujur, tekun dan dalam
bertanggungjawab,
menunjukkan
kompetensi
pekerjaan audit, peka terhadap pengaruh yang dapat timbul saat melakukan audit, melakukan audit secara adil dan tidak bias. b) Presentasi Adil Temuan, kesimpulan aktivitas dan audit laporan secara audit akurat, harus jujur,
163
mencerminkan
obyektif, tepat waktu, jelas dan lengkap. c) Profesional Memiliki kemampuan untuk membuat penilaian yang berdasarkan fakta dalam semua situasi audit dengan menempatkan kepercayaan yang diberikan oleh klien. d) Kerahasiaan Menjaga informasi yang sensitive dan rahasia e) Independen Bebas dari konflik kepentingan, menjaga obyektivitas proses audit (tidak berpihak). f) Pendekatan berbasis Bukti (Evident) Metode yang digunakan uuntuk membuat suatu
kesimpulan audit yakni dengan memverifikasi bukti audit. F. Persiapan Audit Perencanaan program audit dilakukan oleh lead auditor ataupun orang yang ditunjuk. Lead auditor membuat program yang terencana, hal ini terkait antara program audit tahunan dengan tujuan audit yakni untuk mengetahui apakah
pelaksanaan audit sebagai surveilance ataukah compliance. Audit dilakukan secara berkala minimal satu kali dalam satu tahun, namun bisa juga dilakukan dua kali dalam setahun, tergantung bagaimana kesiapan dari organisasi tersebut. Lead auditor membuat detil rencana audit yang menjelaskan tentang pelaksanaan audit (kapan, tujuan, ruang lingkup, team audit, kriteria audit, team auditor). Rencana audit harus dirancang dengan fleksibel sehingga
164
memungkinkan
untuk
dilakukan
perubahan
berdasarkan
informasi yang diperlukan selama audit. Berikut adalah contoh criteria audit: Memeriksa kesesuaian terhadap persyaratan ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SMK3 dalam rangka
surveillance. Mengevaluasi kemampuan supplier. Verifikasi pemenuhan peraturan, Dll.
Setelah semua perencanaan telah dibuat, kemudian lead auditor melakukan komunikasi dengan team auditor tentang kesiapan waktu, tenaga dan mental, melakukan komunikasi dengan auditee perihal jadwal pelaksanaan audit internal. Setelah semua persiapan telah selesai dilakukan, lead auditor memberitahukan kepada Wakil Manajemen (MR) untuk membuat surat yang ditujukan kepada seluruh bagian (dept) perihal kesiapan pelaksanaan audit. Persiapan tidak hanya dilakukan oleh lead auditor, namun juga dilakukan oleh auditor yang meliputi: membaca standar, membuat daftar pertanyaan, memahami proses area yang akan diaudit, meninjau ulang dokumen (KPI, prosedur, rekaman, melihat keluhan pelanggan, sasaran mutu, pencapaian produk,
165
kinerja sistem manajemen, hasil tindakan koreksi, tindakan perbaikan, laporan hasil audit, dll.
Untuk melengkapi kesiapannya, auditor membuat daftar periksa sesuai dengan ruang lingkup dan area yang akan diaudit. Pembuatan ini bertujuan agar dalam pelaksanaannya dapat terarah, hemat waktu dan tidak bertele-tele. G. Pelaksanaan Audit 1) Pembukaan Setelah surat pemberitahuan telah di kirimkan kepada auditee, maka audit siap dilakukan. Lead auditor memulai dengan rapat pertemuan antara klien (auditee) dan auditor, dan dihadiri oleh seluruh jajaran Head
Department serta Wakil Manajemen (MR). Rapat pertemuan ini membahas teknis pelaksanaan audit internal, jadwal audit, ruang lingkup, kriteria audit, tujuan aduit, lokasi, pemandu, dan auditee. Lead auditor sebaiknya menciptakan suasana yang
nyaman bagi auditee, agar auditee dapat memberikan informasi yang diperlukan bagi kelangsungan audit. Beberapa tips untuk melakukan rapat pertemuan: Siapkan mental, Memiliki agenda rapat yang tersrtuktur, Pastikan pertemuan dihadiri oleh Wakil Manajemen
166
dan seluruh Head Departement, Tunjukkan keterbukaan, Gunakan waktu sebaik mungkin, Jelaskan apa yang akan terjadi (atau telah terjadi), Bersikaplah obyektif, tenang dan professional, Buat kesan positif pada pertemuan pertama.
Daftar agenda rapat pembukaan audit dapat dilihat dibagian lampiran (baca: dilakukan oleh lead auditor). No 1 2 Kegiatan Ucapkan salam pembuka Perkenalan auditor, expert). 3 Ucapkan terima kasih atas kehadiran peserta 4 Sampaikan tujuan dilakukan audit berikut ini: Melihat efektivitas pelaksanaan sistem manajemen mutu & lingkungan Mengevaluasi mutu & pencapaian yang sasaran telah anggota auditor, tim audit (lead ()
observer,
teknikal
lingkungan
ditetapkan Mengidentifikasi perbaikan Ruang Lingkup (Persyaratan ISO 9001 & 14001)
adanya
peluang
167
Area audit (produksi, logistic, dll). 5 Jelaskan juga tentang: Fungsi audit untuk tidak mencari adanya
kesalahan, namun melihat
kesesuaian & ketidaksesuaian yang terjadi di lapangan, melihat adanya peluang untuk perbaikan. Pentingnya kerjasama dengan auditee Aturan selama pelaksanaan audit Bukti audit yang tersedia di lapangan 6 Konfirmasi mengenai: Apakah terdapat pemandu atau tidak waktu pelaksanaan audit Persayaratan keselamatan kerja 7 Metode audit yang digunakan Teknik wawancara, Pemeriksaan bukti secara sampling random Observasi lapangan 8 Kriteria ketidaksesuaian Major: berpotensi serius Ketidaksesuaian menghasilkan yang dampak &
terhadap sistem
pencapaian
efektivitas
manajemen atau
yang disebabkan oleh pelanggaran total terhadap standar/tidak adanya

168
implementasi
yang
efektive
dari
persyaratan tersebut. Minor: Ketidaksesuaian yang tidak berpotensi menghasilkan dampak
serius terhadap proses, produk, dan jasa atau pencapaian & efektivitas sistem manajemen Observasi: Penyimpangan kecil yang dapat berkembang menjadi
ketidaksesuaian apabila tidak dikoreksi 9 Membuka forum pertanyaan &
melaksanakan audit.
2)
Pelaksanaan Audit Lapangan (wawancara (wawancara, awancara, inspeksi) Lead Auditor biasanya akan memperkenalkan diri siapa saja anggota dalam tim auditor. Setelah perkenalan, akan dilanjutkan menerangkan tujuan audit dan elemen-elemen ISO yang akan diaudit sesuai dengan panduan yang telah dibuat. Sistem audit ini bisa berupa tanya jawab yang disertai dengan bukti dokumen atau hasil kerja, bisa juga dengan audit di lapangan, yaitu dengan melihat bukti nyata dari kegiatan sistem mutu yang telah dibuat. Dalam proses audit sebaiknya diawali dengan melihat proses kegiatan mutu di unit/departemen tersebut. Pimpinan unit diminta untuk menjelaskan seluruh proses yang terjadi di unit/departemennya. Apabila ada yang
169
kurang, bisa diminta untuk menjelaskan lebih detail, karena dari sini akan bisa dilihat apakah kegiatan yang telah dilakukan sesuai dengan paparan Direksi atau tidak. Dari sinilah pertanyaan-pertanyaan akan muncul. Dengan mengetahui alur prosesnya, dipadukan dengan check list yang telah dibuat, bisa mudah bagi Auditor untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan. Selama proses audit, antar Auditor jangan sampai terjadi silang pendapat. Apabila tidak setuju dengan Auditor yang satunya, harus bisa menahan diri dan kemudian minta waktu ke Lead untuk melakukan diskusi sebentar. Lakukan diskusi di tempat yang terpisah dengan auditee. Selama audit, Auditor jangan sampai melakukan debat kusir dengan Auditee. Karena biasanya Auditee akan mempertahankan pendapatnya bila ada yang kurang tepat menurut Auditor. Catat saja, dan nanti bisa didiskusikan dengan tim saat akan membuat temuan ketidaksesuaian. Setiap pertanyaan dan jawaban sebisa mungkin dicatat, untuk memudahkan merunut suatu proses, dan juga untuk melakukan pengecekan lebih lanjut di lapangan apabila diperlukan. Proses di lapangan adalah proses audit ke tingkat staf pelaksana atau ke ruang kerja. Karena dalam proses audit biasanya hanya dihadiri oleh staf pimpinan setempat. Beberapa pertanyaan yang umum ditanyakan Auditor,
170
saya ambil contoh mengenai Sasaran Mutu unit. Di dalam check list biasanya hanya tertulis Apakah Unit kerja mempunyai sasaran mutu? Bagaimana cara menghitung dan pencapaiannya? Pertanyaan dilanjutkan : Apakah unit kerja punya program kerja untuk mencapai sasaran mutu tersebut? Auditor akan melakukan pengecekan apakah program kerjanya telah sesuai dengan program kerja perusahaan. Bagaimana analisa dari hasil pencapaiannya, apabila masih kurang, Auditor akan menanyakan bagaimana usaha-usaha untuk melakukan perbaikan agar bisa tercapai. Apabila hasilnya telah tercapai sesuai target atau lebih tinggi, maka juga ditanyakan bagaimana program kerja untuk mempertahankan dan melakukan tersebut bisa disampaikan, kemudian
peningkatan. Semua jawaban dari pertanyaan di atas harus disertai bukti. Bukti bisa berupa tulisan, maupun wawancara ke staf. Bukti-bukti tersebut untuk menunjukkan bahwa suatu program kerja yang dibuat pimpinan telah bisa dipahami dan dilaksanakan oleh stafnya, sehingga proses kerja di unit tersebut berjalan dengan baik. Audit ISO 9001:2008 adalah audit proses, sehingga pertanyaan-pertanyaan diarahkan ke proses unit tersebut.
171
Apakah
prosesnya
sudah
efisien,
atau
masih
mbulet/berputar-putar sehingga akan menimbulkan anefisien di proses berikutnya. Proses itu harus dipahami oleh semua jajaran dengan melihat bukti hasil kerjanya atau bukti yang tampak di ruang kerja, atau bukti berupa wawancara langsung ke pekerja. Pertanyaan ke tingkat staf bisa berupa Apakah Bapak/Ibu dalam melakukan pekerjaan ini ada petunjuk kerjanya? Apakah Bapak/Ibu memahami petunjuk kerjanya? Apabila tidak paham, Bapak/Ibu akan bertanya ke siapa? Apakah Bapak/Ibu mengetahui bahwa petunjuk kerja tersebut valid apa tidak? Apabila petunjuk kerja tersebut tidak valid, apa yang akan Bapak/Ibu lakukan? Setelah semua yang ada di check list Audit sudah terjawab, biasanya Auditor akan melakukan observasi ke lapangan untuk melihat implementasinya. Di sinilah Auditor dituntut untuk jeli, karena akan banyak
ketidaksesuaian.
3)
Penutupan Setelah kegiatan audit diseluruh area telah selesai, maka lead auditor melakukan rapat penutupan audit yang dihadiri oleh auditee, auditor, wakil manajemen dan
172
Head Departemen. Rapat penutupan ini lead auditor membahas hasil kegiatan audit yang meliputi resume temuan audit, diskusi rekomendasi perbaikan, konfirmasi tindak lanjut hasil audit (tindakan perbaikan), evaluasi dan laporan audit. Setelah semua menyetujui yang terjadi) hasil maka temuan lead kapan audit auditor tanggal
(ketidaksesuaian selanjutnya
meminta
kesepakatan
penyelesaian tindakan perbaikan akan dilakukan. Daftar agenda rapat penutupan audit dapat dilihat dibagian lampiran (baca: dilakukan oleh lead auditor). No 1 Kegiatan Buka dengan ucapan terima kasih kepada auditee. 2 Ulangi lagi ruang lingkup, tujuan dan kriteria audit. 3 Mulai dengan mengungkapkan hal/hal atau temuan positif terlebih dahulu, ()
selanjutnya
diikuti dan
dengan
penjelasan yang
ketidaksesuaian ditemukan. 4 Ungkapkan jika
observasi
ada
masalah
yang
ditemukan saat audit. 5 Pastikan auditee memahami temuan dan setuju dengan temuan tersebut. 6 Selalu terbuka untuk klarifikasi dan
173
membuka forum pertanyaan. 7 8 Menyampaikan kesimpulan audit. Sepakati rencana tindak lanjut temuan audit dan tanggal penyelesaiannya,
tandatangani bukti serah terima lembar laporan ketidaksesuaian. 9 Tutup pertemuan dengan terima kasih.
4)
Laporan Setelah rapat penutupan audit dilakukan, maka auditor berkoordinasi dengan lead auditor, membuat laporan kesesuaian maupun ketidaksesuaian dari hasil audit di lapangan. Penulisan temuan audit sebaiknya ditulis dengan jelas dan sederhana sehingga mudah dimengerti oleh auditee. Pelulisan sebaiknya mengacu pada konsep PLOR: PLOR Problem (pernyataan ketidaksesuaian) Masalah harus ditulis jelas, ringkas, mudah dipahami, aktual dan diuraikan secara obyektif. Lokasi Ditemukannya masalah harus ditulis, kemungkinan terdapat masalah yang sama di lokasi yang berbeda. Obyektifitas Harus ada bukti-bukti audit yang mendukung
masalah secara aktual. SOP, IK,

174
Referensi
Rekaman.
standar atau acuan yang digunakan dalam audit 1. Prosedur, standar ISO
Contoh penulisan : Rencana pembelian tidak dibuat untuk bulan Juli 2007 sehingga tidak sesuai dengan prosedur
Pembelian dan Logistik. (Tidak baik). 2. Ditemukan kesalahan pencatatan data slab untuk D/O no. 1002 yang diterima pada tanggal 24 Mei 2007. Hal ini tidak sesuai dengan Instruksi Kerja Gudang (PTXYZ-IK-005) dan klausa 7.5.5 dari ISO 9001:2000. Jumlah kesalahan data yang ditemukan adalah 3 kesalahan dari total 5 sampel data yang diambil saat audit. (Baik). Temuan ketidaksesuaian hasil audit ditulis dalam sebuah formulir lembar ketidaksesuaian (LKS atau NCR) yang telah ditentukan. Wakil manajemen (MR) membuat laporan audit kepada Manajemen Puncak berdasarkan informasi yang diperoleh dari lead auditor dan ditujukan kepada manajemen puncak. Laporan hasil audit sebaiknya: Mendukung kesimpulan dengan bukti yang persuasif. Memberikan arahan kepada manajemen untuk dapat mengambil suatu keputusan melalui rekomendasi
175
perbaikan. Memberikan informasi yang digunakan sebagai
sumber data yang disusun sedemikian rupa sehingga menjadi laporan yang efektif. (Tulis sumber data dengan jelas bukti-bukti audit).
Menguraikan temuan audit dengan jelas & sederhana. Format laporan Pendahuluan (team audit, ruang lingkup,
executive summary). Isi (fakta, penjelasan & pemikiran) sub judul.
waktu pelaksanaan audit; team audit; ruang lingkup; tujuan & kriteria; temuan; kesimpulan & rekomendasi hasil audit). Kesimpulan (rekomendasi). Sertakan juga form lembar ketidaksesuaian. H. Tindak Lanjut Audit Setelah rapat penutupan audit telah selesai, maka tugas auditor adalah mendistribusikan lembar ketidaksesuaian
kepada auditee untuk dilakukan tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian yang ditemukan sesuai jangka waktu yang telah disepakati. Pelaksanaan tindakan perbaikan sebaiknya mengacu pada prosedur tindakan perbaikan yang berlaku (Klausul 8.5.2 ISO 9001:2008). Dalam menindaklanjuti temuan audit, auditee sebaiknya: a. Membuat rencana perbaikan
176
Auditee
menentukan
kapan
&
siapa
yang
akan
menyelesaikan hasil temuan audit. b. Melaksanakan perbaikan & pencegahan Personil yang diberi tugas, mempunyai tanggungjawab untuk menyelesaikan hasil temuan audit . c. Mengevaluasi hasil perbaikan & pencegahan Dilakukan oleh pimpinan bagian yang diaudit. Team auditor membuat daftar induk status laporan audit & tindakan perbaikan. Hal penting dalam menyetujui & menutup tindak lanjut: Apakah pernyataan dari tindakan yang diambil tercantum dengan jelas & konsisten? Apakah deskripsi dari tindakan perbaikan sesuai dengan dokumen yang ada? Penggunaan menunjukkan diselesaikan). Tanggal penyelesaian dan tindakan koreksi . Penyertaan bukti obyektif yang menunjukkan fakta tindakankorektif telah dilakukan dan berjalan secara efektif sert sesuai dengan deskripsi yang diberikan. Setelah tindakan perbaikan dilakukan maka harus dilakukan verifikasi oleh: a. MR Bertanggungjawab untuk memantau penyelesaian ketidaksesuaian sesuai batas waktu yang ditetapkan.
kata
(sedang, mana
telah
atau
akan) perbaikan
yang itu
sejauh
tindakan
177
b. Auditor Verifikasi proses investigasi yang dilakukan auditee, pastikan investigasi benar-benar sampai pada akar permasalahan. Pastikan tindakan perbaikan telah berjalan dengan efektif (dapatkan bukti-buktinya). I. Apabila tindakan perbaikan belum berjalan dengan efektif, buat ketidaksesuaian baru. Penilaian Pencapaian Audit Tidak terdapat standar baku dalam memberikan penilaian pencapaian implementasi sistem manajemen. Namun demikian didalam SMK3 terdapat tiga kategori penilaian kecil,
menengah dan besar. Tabel Penilaian tingkat penerapan SMK3 Kategori Perusahaan Kategori tingkat awal (64 kriteria) Kategori tingkat transisi (122 kriteria) Kategori tingkat lanjutan (166 kriteria) Tingkat Pencapaian Penerapan 0-59% 608560-84% 85-100% Tingkat Tingkat Tingkat Penilaian Penilaian Penilaian Penerapan Penerapan Penerapan Baik Kurang Memuaskan Tingkat Tingkat Tingkat Penilaian Penilaian Penilaian Penerapan Penerapan Penerapan Baik Kurang Memuaskan Tingkat Tingkat Tingkat Penilaian Penilaian Penilaian Penerapan Penerapan Penerapan Baik Kurang Memuaskan
178
2. Kategori Mayor 3. Kategori Minor a) Tidak memenuhi Ketidak-konsistenan ketentuan peraturan dalam pemenuhan persyaratan perundang-undangan; b) Tidak melaksanakan peraturan salah satu prinsip perundangundangan, standar, SMK3; dan pedoman, dan acuan c) Terdapat temuan lainnya. minor untuk satu kriteria audit di beberapa lokasi. Dalam hal penilaian perusahaan termasuk kategori kritikal atau mayor, maka orgnisasi dinilai belum berhasil menerapkan SMK3 dan penilaian tingkat penerapan SMK3 tidak mengacu pada Tabel 2. J. Penulisan Temuan Audit (Ketidaksesusaian) (Ketidaksesusaian) Seringkali setelah melakukan audit internal, auditor mengalami kesulitan dalam penulisan temuan audit sehingga penulisan tersebut menjadi bias dan sulit dimengerti oleh auditee. Pernyataan penulisan temuan audit (ketidaksesuaian) secara umum mengikuti kaidah PLOR Problem (masalah yang ditemukan,) menjelaskan masalah atau temuan yang terjadi yang tidak sesuai dengan refernsi yang didunakan. Location (lokasi ditemukan problem), menerangkan lokasi dimana ketidak sesuaian tersebut terjadi. Objective (bukti temuan), menjelaskan bukti digunakan sebagai dasar dibuatnya ketidaksesuaian. Reference (dokumen yang mendasari), acuan yang digunakan sebagai perbandingan dari implementasi.
1. Kategori Kritikal Temuan yang mengakibatkan fatality/kematian.
179
Selain tiu pula penulisan temuan dalam laporan audit sebaiknya: Spesifik Jelas (dimana, mengapa) Contoh bukti
Sehingga dalam menulis temuan audit: 1. Harus berdasarkan fakta Harus ringkas dan jelas Tidak memasukkan opini Tidak memasukkan sebab-sebab ketidaksesuaian
Contoh penulisan temuan audit yang BENAR: Ditemukan kesalahan pencatatan data slab untuk D/O no. 1002 yang diterima pada tanggal 24 Mei 2007. Hal ini tidak sesuai dengan Instruksi Kerja Gudang (PTXYZ-IK005) dan klausa 7.5.5 dari ISO 9001:2000. Jumlah kesalahan data yang ditemukan adalah 3 kesalahan dari total 5 sampel data yang diambil saat audit 2. Ditemukan bahwa 2 dari 3 prosedur yang didistribusikan ke HRD telah kadaluarsa tetapi masih dipakai sebagai referensi.Lihat Prosedur HR-003 dan HR-005. Hal ini adalah ketidaksesuaian terhadap Klausa 4.2.3 dari ISO 9001:2000 dan prosedur pengendalian dokumen PTXYZQA-003 revisi 03 Contoh penulisan temuan audit yang SALAH: 1. Rencana pembelian tidak dibuat untuk bulan Juli 2007 sehingga tidak sesuai dengan prosedur Pembelian dan
180
Logistik. 2. Tidak ada Quality Plan ditetapkan untuk Produk No. AXP 201 untuk membuktikan kesesuaian dengan prosedur perencanaan produksi. K. Dokumentasi hasil Audit Sebagai bagian dari penerapan sistem manajemen, audit internal juga memerlukan adanya dokumentasi yakni: 1. Rekaman bukti bukti audit 2. pencapaian sasaran mutu atau lingkungan, KPI, struktur organisasi, pelatihan, kalibrasi, hasil pemantuan & pengukuran SOP, IK dsb)
Rekaman yang terkait audit internal Rencana audit internal Laporan audit internal Laporan ketidaksesuaian Laporan tindakan korektif dan pencegahan Laporan tindak lanjut audit
4.
Hasil tinjauan program audit Tinjauan manajemen Tindakan perbaikan hasil audit internal/eksternal
5.
Rekaman terkait dengan kompetensi auditor

181
Sertifikasi auditor internal
Rekaman yang dipersyaratkan oleh sistem manajemen mutu: Tinjauan manajemen (5.6.1) Kompetensi, pelatihan (6.2.2) Perencanaan realisasi produk (7.1) Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan produk (7.2.2) Masukan desain & pengembangan (7.3.2) Tinjauan desain & pengembangan (7.3.4) Verifikasi desain & pengembangan (7.3.5) Velidasi desain & pengembangan (7.3.6) Pengendalian desain & pengembangan (7.3.7) Evaluasi supplier (7.4.1) Validasi proses produksi & penyediaan jasa (7.5.2d) Identifikasi & mampu telusur (7.5.3) Identifikasi milik pelanggan (7.5.4) Kalibrasi & verifikasi peralatan pemantauan & pengukuran (7.6a) Audit internal (8.2.2) Pemantauan & pengukuranproduk (8.2.4) Pengendalian produk tidak sesuai (8.3) Tindakan perbaikan (8.5.2 e) Tindakan pencegahan (8.5.3 d) yang dipersyaratkan oleh sistem manajemen
Rekaman lingkungan:
Aspek lingkungan penting (4.3.1)

182
Persyaratan hukum yang berlaku (4.3.2) Kinerja lingkungan (4.3.3) Pelatihan (4.4.2) Komunikasi eksternal & pihak terkait (4.4.3) Keluhan (komplain) (4.4.3) Inspeksi, pemeliharaan & kalibrasi (4.4.6) Kontraktor & pemasok (4.4.6) Proses pemantauan (4.5.1) Penaatan peraturan perundang undangan (4.5.2) Pengecekan kesiagaan tanggap darurat (4.4.7) Kejadian tertentu (insident) Tinjauan manajemen (4.6)
Rekaman yang dipersyaratkan oleh sistem manajemen K3 Hasil Identifikasi & Evaluasi penaatan terhadap
Persyaratan perundang-undangan dan perijinan K3 (4.3.2 & 4.5.2) Hasil Identifikasi Bahaya dan Penilaian Resikoyang menyertainya (4.3.1) Pertimbangan dalam penetapan Tujuan, Sasaran dan Program Manajemen K3 (4.3.3) Kegiatan Pelatihan K3(klausul 4.4.2) Pengendalian Operasional K3, seperti : aktivitas inspeksi dan Perawatan ( 4.4.6) Pemantauan & Pengukuran Kinerja K3 (4.5.1) Hasil Kalibrasi & Verifikasi Peralatan yang digunakan untuk mengukur Kinerja K3 (4.5.1)
183
Rincian tentang ketidaksesuaian K3, Kecelakaan Kerja, PAK, termasuk nearmiss, dll serta Investigasinya (4.5.3)
Komunikasi Eksternal dan catatan Keluhan Karyawan mengenai K3 di sekitar Organisasi serta tanggapannya (4.4.3)
Komunikasi dengan pihak yang berkepentingan. (4.4.3) Pertemuan rapat K3 (4.4.3)
184
7.
AUDITOR A. Peran Auditor Auditor mempunyai peran yang sangat penting dalam menunjang sistem manajemen organisasi yang diharapkan dapat memberikan nilai tambah (added value) dalam mencapai tujuan & sasaran organisasi. Dalam melaksanakan audit, sebaiknya auditor melakukan pendekatan yang terarah dan sistematis (PDCA) untuk menilai dan mengevaluasi keefektifan manajemen resiko
melalui pengendalian dan proses tata kelola yang baik. Banyak auditor melakukan perannya sebagai pemeriksa yang mencari kesalahan personel ataupun fungsi yang diauditnya. Namun untuk saat ini peran auditor mulai bergeser menjadi konsultan
atau mitra yang diharapkan dapat memberikan solusi (saran

perbaikan) bagi sebuah masalah. Berikut adalah beberapa peran auditor yakni: Bukan lagi sebagai watchdog tetapi sebagai konsultan yang dapat memberikan nilai tambah bagi operasional organisasi. Menelaah dan menilai kebaikan, memadai tidaknya dan penerapan sistem pengendalian manajemen, struktur pengendalian intern, dan pengendalian operasional
lainnya serta mengembangkan pengendalian yang efektif dengan biaya yang tidak terlalu mahal, Memastikan ketaatan terhadap kebijakan, rencana dan prosedur prosedur yang telah ditetapkan oleh
185
manajemen. Memastikan bahwa pengelolaan data rekaman yang dikembangkan dalam organisasi dapat dipercaya. Menilai mutu pekerjaan setiap bagian dalam
melaksanakan tugas yang diberikan oleh manajemen. Menyarankan perbaikan-2 operasional dalam rangka meningkatkan efisensi dan efektifitas. Peran Peran Pendekatan Paradigma lama Watchdog Detektif (mendeteksi masalah) Seperti Polisi Semua policy / kebijakan Kelemahan / penyimpangan Terbatas Paradigma baru Konsultan & Katalis Prefentif mencegah masalah) Sebagai mitra bisnis / customer Hanya policy yang relevan Penyelesaian yang konstruktif Reguler
Sikap Ketaatan / kepatuhan Fokus Komunikasi dengan manajemen Audit
Financial / compliance audit Sempit (hanya auditor)
Financial, compliance, operasional audit. Berkembang luas (dapat berkarir di bagian / fungsi lain)
Jenjang karir
Tabel : Paradigma Auditor

186
B.
Tanggungjawab Auditor Seorang auditor sebaiknya memiliki pendidikan, pelatihan, dan pengalaman kerja yang sesuai dengan area tugas yang diberikan. Auditor mempunyai tugas & tanggungjawab yang penting dalam proses auditing dalam hal ini dibagi menjadi dua yakni: 1. Lead auditor Membentuk dan memimpin team auditor Mengelola program audit secara efektif. Berkonsultasi dengan auditee (klien) dalam
menentukan kriteria & ruang lingkup. Mencari informasi tentang latar belakang yang relevan seperti kegiataan auditee, produk, hasil kegiatan sebelumnya. Membentuk,& mengarahakan team audit. Menyusun rencana audit bekerjasama dengan
auditor, auditee (Klien). Mengkomunikasikan rencana audit yang telah
disetujui kepada team auditor, auditee (Klien). Mengkoordinasi persipan dokumen kerja dan
member arahan kepada team auditor. Mewakili team auditor dalam pembahasan dengan auditee (klien). Memberitahu kepada auditee mengenai temuan audit yang ketidaksesuaiannya penting. Merekomendasikan perbaikan, jika diperlukan.
187
2.
Auditor Mengikuti pengarahan dari Lead Auditor. Melaksanakan tugas secara obyektif. Mengumpulkan dan meng-analisa bukti audit yang relevan dan cukup untuk menentukan temuan audit. Menyiapkan dokumen kerja. Mendokumentasikan temuan audit. Memverifikasi ketidaksesuaian. Menjaga kerahasiaan dokumen yang menyangkut audit. Membantu penulisan laporan audit. Mengikuti aturan yang ditetapkan oleh auditee terkait dengan kesehatan & keselamatan kerja (K3). tindakan koreksi untuk setiap
C.
Kompetensi Auditor (Mengacu kepada ISO 19011:2011) 19011:2011) Kepercayaan dan keandalan dalam proses audit tergantung pada kompetensi personel yang melaksanakan audit.
Kompetensi ini didasarkan pada peragaan dari : 1) Kepribadian, Kepribadian seorang auditor sebaiknya : a) etis yaitu adil, menyatakan yang sebenarnya, tulus, jujur serta bijaksana; b) terbuka yaitu mau mempertimbangkan pandangan atau ide-ide alternatif; c) diplomatis yaitu bijaksana dalam menghadapi orang lain; d) suka memperhatikan yaitu secara aktif menyadari
188
kegiatan dan lingkungan fisik yang ada di sekitarnya; e) cepat mengerti yaitu secara naluriah menyadari dan mampu memahami situasi; f) luwes (versatile) yaitu selalu siap menyesuaikan diri untuk situasi yang berbeda; g) h) tangguh yaitu teguh, fokus pada pencapaian tujuan; tegas yaitu menghasilkan kesimpulan dengan tepat waktu berdasarkan alasan dan analisis yang logis; i) percaya diri yaitu bertindak dan berfungsi secara independen ketika berinteraksi dengan orang lain secara efektif. 2) Kemampuan keterampilan untuk yang menerapkan diperoleh pengetahuan dan
melalui
pendidikan,
pengalaman kerja, pelatihan auditor, dan pengalaman audit. audit Berdasarkan hal tersebut kompetensi untuk internal auditor PT X ditentukan dengan parameter-parameter : 1. 2. 3. 4. Note: * dalam bisnis core yang sama atau dalam bidang QMS (Quality Management System) ** telah mendapatkan pelatihan internal audit dari lembaga pelatihan independen
Pendidikan Pengalaman kerja* Pelatihan auditor** Pengalaman audit***
189
*** telah mengikuti internal audit sebagai observer Pengelompokan kualifikasi untuk tiap parameter adalah sebagai berikut : No 1 2 3 Parameter Pendidikan Pengalaman kerja Pengalaman audit S1 > 5 thn 4 - 6x Kualifikasi D3 2 - 5 thn 3x
Kualifikasi untuk pendidikan, pengalaman kerja dan pengalaman audit ditentukan seperti di atas dengan pertimbangan bahwa itu adalah kualifikasi yang
diperlukan auditor untuk memperoleh pengetahuan dan ketrampilan yang dibutuhkan. 1. Pendidikan minimal D3 diperlukan untuk dapat berpikir secara analitik, logis, dan sistematik. 2. Pengalaman kerja minimal 2 tahun dalam bisnis core yang sama atau dalam bidang QMS (Quality Management System) diperlukan untuk mendapatkan pengetahuan dan pemahaman terhadap suatu proses atau sistem. 3. Pengalaman audit minimal 3x sebagai observer, dikarenakan di PT X ada 3 area yaitu paper, packaging dan office, maka seorang auditor
diharapkan sudah pernah menjadi observer di 3 area tersebut. Kualifikasi minimal untuk Lead Auditor ditentukan dengan
190
kombinasi tabel di atas adalah sebagai berikut : No 1 2 3 Parameter Pendidikan Pengalaman kerja Pengalaman audit S1 > 5 thn 4 - 6x Kualifikasi S1 > 5 thn 3x S1 2 - 5 thn 4 - 6x D3 > 5 thn 4 - 6x
Kualifikasi minimal untuk Auditor ditentukan dengan cara yang sama adalah sebagai berikut : No 1 2 3 Parameter Pendidikan Pengalaman kerja Pengalaman audit S1 2 - 5 thn 3x Kualifikasi D3 > 5 thn 3x D3 2 - 5 thn 4 - 6x D3 2 - 5 thn 3x
Auditor yang kompeten adalah auditor yang memiliki kualifikasi seperti di atas. atas. Internal Audit Coordinator membuat dan meng-up date catatan kualifikasi untuk seluruh internal auditor PT X. Hal hal yang perlu diketahui dan dijalankan oleh seorang auditor adalah sebagai berikut: 1. Mengerti isi dan manfaat dari standard serta prinsip manajemen mutu, lingkungan atau K3. 2. 3. 4. Memahami istilah istilah audit. Memiliki kemampuan ber-komunikasi yang baik. Memegang teguh prinsip etika dan aturan aturan pada saat mengaudit. 5. Memiliki persiapan yang matang sebelum mengaudit.
191
6. 7.
Bersikap profesional pada saat proses audit. Mampu membuat laporan temuan serta menentukan kriteria dari temuan.
8.
Teliti pada saat melakukan observasi, pemeriksaan fisik dan prosedur.
9.
Meningkatkan pengetahuan umum maupun khusus seperti:
Umum Prinsip Audit, prosedur dan teknik Audit. Sistem manajemen (standard ISO) dan referensi dokumennya. Situasi organisasi (Ukuran, struktur, fungsi dan hubungannya). Peraturan dan perundangan yang terkait. Khusus ISO 9001 Metode dan Teknis Quality, mencakup : Kosa kata Quality, Prinsip manajemen mutu, Tools dan
aplikasinya seperti SPC, FMEA, QC 7 Tools, dll. Produk termasuk proses-proses yang terlibat
didalamnya (Istilah, karakteristik proses dan produk) ISO 14001. Metode dan Teknik Manajemen Lingkungan,
mencakup: Kosa kata Lingkungan, prinsip manajemen lingkungan, Tools (Evaluasi aspek dan dampak
lingkungan, Daur Ulang, dll).

192
Ilmu & Teknologi Lingkungan, mencakup: Dampak kegiatan terhadap lingkungan, Media Lingkungan seperti udara, air dan tanah, serta Ekosistem. Aspek dan teknis dari Operasi Lingkungan, mencakup: Metode evaluasi signifikan aspek, Karakteristik kritis proses,Teknologi dampak. Pelatihan Auditor Pelatihan internal audit dari lembaga pelatihan pencegahan polusi, Aspek dan
independen harus berisikan : 1. Teori a. Pemahaman terhadap persyaratan Standard ISO 9001 b. Pemahaman terhadap prinsip-prinsip, prosedur dan teknik audit 2. Praktek (live audit exercise) Auditor dinyatakan lulus dalam pelatihan internal audit jika mendapatkan nilai minimal tertentu dalam evaluasi yang diberikan di akhir pelatihan. Pemeliharaan Kompetensi Auditor Untuk memelihara kompetensi auditor dilakukan : 1. Briefing oleh MR yang berisikan refreshment
terhadap pemahaman Standard ISO 9001 serta pemahaman terhadap metode audit dan audit skills. Briefing dilakukan pada setiap menjelang
pelaksanaan internal audit.

193
2.
Penilaian (evaluasi) terhadap auditor pada setiap pelaksanaan audit. Evaluasi dilakukan oleh : a. Internal Audit Coordinator Hal-hal yang dievaluasi : Pengisian form audit dengan lengkap, benar dan tepat b. Ketepatan dalam mengkategorikan temuan Ketepatan tanggal verifikasi hasil audit
Auditee Hal-hal yang dievaluasi : Kinerja audit Ketepatan waktu audit (dari mulai sampai selesai) Efisiensi penggunaan waktu audit Kerjasama antar auditor Teknis audit Kejelasan dalam bertanya Kesopanan auditor selama mengaudit
Seluruh hasil evaluasi dikumpulkan oleh Internal Audit Coordinator untuk selanjutnya disampaikan kepada MR. MR menyampaikan hasil evaluasi tersebut dalam briefing internal audit berikutnya. Hasil evaluasi dijadikan sebagai input (dasar) dalam memelihara kompetensi auditor, yaitu sebagai dasar : Penentuan frekuensi keterlibatan auditor dalam setiap
194
periode audit. Penentuan materi refreshment yang diberikan sesuai dengan kebutuhan. D. Atribut Auditor 1) SABAR: SABAR mendengarkan dengan seksama seluruh
penjelasan auditee, tidak terpancing situasi. 2) SOPAN: SOPAN menghormati keahlian auditee, bertanya dengan tata-cara yang baik, selalu mengucapkan terima kasih. 3) INOVATIF: INOVATIF mencari cara-cara yang lebih efektif untuk mengali bukti-bukti audit, detail dalam memeriksa. 4) PROFESIONAL: PROFESIONAL tepat waktu, melakukan persiapan yang memadai menjelang audit. 5) SISTEMATIK: SISTEMATIK urutan audit jelas alurnya, bertanya pada point-point penting. E. Aturan Perilaku Auditor Internal 1) Integritas 1.1. Harus melakukan pekerjaan mereka dengan
kejujuran, ketekunan, dan tanggung jawab. 1.2. Harus mentaati hukum dan membuat pengungkapan yang diharuskan oleh ketentuan perundang-
undangan dan profesi. 1.3. Sadar tidak boleh terlibat dalam aktivitas ilegal apapun, atau terlibat dalam tindakan yang
memalukan untuk profesi audit internal atau pun organisasi. 1.4. Harus menghormati dan berkontribusi pada tujuan
195
yang sah dan etis dari organisasi. 2) Objektivitas 2.1. Tidak akan berpartisipasi dalam kegiatan atau
hubungan apapun yang dapat mengganggu, atau dianggap dianggap mengganggu, ketidakbiasan
penilaian mereka. Partisipasi ini meliputi kegiatankegiatan atau hubungan-hubungan yang mungkin bertentangan dengan kepentingan organisasi. 2.2. Tidak akan menerima apa pun yang dapat
mengganggu, atau dianggap dianggap mengganggu, profesionalitas penilaian mereka. 2.3. Harus mengungkapkan semua fakta material yang mereka ketahui yang, jika tidak diungkapkan, dapat mengganggu diperiksa. 3) Kerahasiaan 3.1. Harus berhati-hati dalam penggunaan dan pelaporan kegiatan yang sedang
perlindungan informasi yang diperoleh dalam tugas mereka. 3.2. Tidak akan menggunakan informasi untuk
keuntungan pribadi atau yang dengan cara apapun akan bertentangan dengan ketentuan perundangundangan atau merugikan tujuan yang sah dan etis dari organisasi. 4) Kompetensi 4.1. Hanya akan memberikan layanan sepanjang mereka
196
memiliki
pengetahuan,
keterampilan,
dan
pengalaman yang diperlukan. 4.2. Harus melakukan audit Standar Internal. 4.3. Akan terus-menerus meningkatkan kemampuan dan efektivitas serta kualitas layanan mereka. F. Ketrampilan Auditor Seorang auditor harus mempunyai ketrampilan dalam hal mengaudit yakni: 1. Pendekatan Proses Dalam melakukan audit internal, auditor sebaiknya memahami pendekatan proses (INPUT PROSES OUTPUT) untuk memudahkan alur urutan audit. .
Output from process A Input to process C
Other Process
internal sesuai Profesional
dengan Audit
Internasional
Praktik
Customer Processes
PROCESS B
Outputs from Process B Inputs to Process C
Inputs to Process A
PROCESS A
Outputs from Process A Inputs to Process B
PROCESS C
Outputs from Process C
Management and Support Processes
Other Process
Gambar 5: Pendekatan Proses Input Proses Output Kunci pendekatan proses adalah dengan melihat input proses output sebagai satu kesatuan. Untuk
memudahkan gunakan kata kunci berikut ni, yakni: WHEN & WHERE audit akan dilakukan? WHAT area mana yang akan diaudit (dept, group,
197
proses, dsb)? WHAT standar apa yang digunakan (ISO 9001, ISO 14001, ISO /TS 16949, ISO 22000, OHSAS 18001, Manual, SOP, Instruction)? WHAT the PURPOSE tujuan audit adalah
memverifikasi kesesuaian dengan standar, kontrak? Persiapan audit badan sertifikasi atau pemerintah? Identifikasi adanya peluang perbaikan? DO others AUDIT SERVICE yang diperlukan untuk mendukung kegiatan tersebut (training auditor baru? verifiaksi tindakan perbaikan sebelumnya? Dsb). Gunakan pertanyaan berikut untuk memudahkan
menentukan alur urutan pendekatan proses: Apa input terhadap proses ini? Apa output yang diharapkan dari proses ini? Apa saja aktifitas2 di dalam proses untuk mengubah input menjadi output? Bagaimana interaksinya? Contoh: Proses pembuatan pisang goreng. Apa inputnya? pisang mentah, tepung, minyak, kuali, gula, dsb Apa output yang diharapkan? pisang goreng yang enak, tidak gosong, dan tidak mentah. Apa saja aktifitas di dalamnya?
198
menyalakan kompor, memanaskan minyak dalam kuali, menyiapkan adonan, menggoreng, dsb. Kemudian gunakan konsep PDCA untuk membuat daftar pertanyaan, yakni: Plan : Bagaimana Bagaimana pekerjaan? Bagaimana peralatan2 disiapkan? Do : Bagaimana adonan dibuat? Bagaimana mencampurkan adonan dengan pisang? Cara menggoreng pisang? Check : Bagaimana panas minyak dipantau supaya pisang tidak gosong ? Siapa yang memantau? Bagaimana rasa adonan dan pisang diperiksa ?Siapa yang memeriksa? Act Apa yang dilakukan kalau gosong ? Apa yang dilakukan kalau adonan belum cocok rasanya ? penyiapan bahan pembuatan
pisang gorang? perencanaan urutan-urutan
199
2.
Wawancara yang Efektif Untuk melakukan wawancara yang efektif auditor perlu menciptakan suasana yang santai dan menjalin hubungan yang baik dengan auditee, sehingga auditee merasa nyaman untuk melakukan wawancara, berikut
panduannya: Terbuka, percaya dan sopan, ramah. Jangan mengambil peran negative seperti curiga & menuduh. Tidak melakukan interograsi, otoriter & memerintah. Siap berjalan lambat dan berikan waktu bagi auditee untuk berpikir. Sampaikan tujuan audit adalah untuk memverifikasi kesesuaian sistem manajemen organisasi & bukan mencari kesalahan seseorang. Auditor harus mampu untuk mengajukan
pertanyaan-pertanyaan yang tepat, agar wawancara menjadi efektif. 3. Teknik Bertanya (wawancara) Auditor sebaiknya menyusun strategi (secara urutan logis) untuk memperoleh informasi yang relevan, mengungkap informasi dan mencairkan suasana. Teknik wawancara sebaiknya dimiliki oleh seorang auditor, yang dapat diperoleh dengan cara meningkatkan jam terbang (baca: menambah jam audit). Kombinasi dari berbagai teknik bertanya juga sangat
200
penting, bila perlu lakukan teknik paraphrasing untuk memastikan auditte memahami pertanyaan. Untuk dapat menggali informasi yang sebanyak ungkin dari auditee maka sebaiknya auditor melakukan: Membuat suasana senyaman mungkin agar auditee tidak merasa bersalah. Menggunakan checklist dengan pertanyaan terbuka (yang terarah), sehingga auditee dengan leluasa berbicara dan memberi informasi. Hindari pertanyaan yang memojokkan dan berbagai pertanyaan dilontarkan sekaligus. Ikuti alur urutan pertanyaan untuk menemukan apakah yang diwawancara (auditee) benar-benar memahami topik yang dibahas. Catat jawaban tersebut agar mudah untuk mengklarifikasikan dikemudian hari. Pastikan semua bukti-bukti audit yang ingin didapat sudah ditanyakan dan catat hal-hal penting hasil wawancara lalu bandingkan dengan kriteria audit. Klarifikasi kembali dengan personil yang
diwawancara apabila ada ketidaksesuaian. Jangan menuliskan nama personil yang diwawancara pada laporan audit (kecuali untuk hal-hal tertentu dan bukan bertujuan untuk menyalahkan). Wawancara (tanya jawab) dengan auditee (5 W 1 H + Show Me) best practice.
201
Gunakan Approach).
teknik
pendekatan
corong
(Funnel
Gambar 6: Pendekatan Corong (http://asq.org/qic/display-item/?item=24436) Berikut beberapa jenis pertanyaan yang sering digunakan al: 1) Terbuka Pertanyaan terbukan akan menghasilkan banyak sekali jawaban. Gunakan pertanyaan ini untuk mengetahui pendapat/gambaran dari auditee tentang hal tertentu. Contoh: Bisa ceritakan bagaimana anda memproses hasil pertengahan ini? Bagaimana anda mengimplementasikan program pengelolaan limbah? Tertutup Gunakan pertanyaan tertutup untuk men dapatkan jawaban Ya atau Tidak, sedangkan pertanyaan langsung akan memberikan jawaban pendek Contoh: Apakah anda tahu program pengendalian limbah? Apa tanggungjawab anda?
202
2)
3)
4)
5)
Klarifikasi Pertanyaan terbuka yang ditujukan untuk mendapatkan lebih informasi mengenai subyek dengan menetapkan kondisi. Contoh: Dapatkah anda memberikan contoh hasil program pemantauan lingkungan? Dengan cara bagaimana tindakan perbaikan dilakukan? Menggiring Pertanyaan ini biasanya juga mengandung jawaban yang tersirat dalam pertanyaannya. Contoh: Anda yang melakukan pengecekan keakuratan alat setiap pagi? Anda menentukan ukuran sampel berdasarkan table? Interogasi Pertanyaan ini membuat auditee defensive Contoh: Anda tidak setuju dengan saya bahwa anda belum memverifikasi dengan benar laporan insiden sesuai standar internal?
4.
Teknik Memeriksa Dokumen Auditor memeriksa bukti bukti saat melakukan audit dengan melihat dokumen, pengamatan lapangan,
observasi dan verifikasi (kebijakan, prosedur, rekaman, hasil audit, laporan, hasil rapat). Dalam melakukan pemeriksaan dokumen, auditor
sebaiknya memperhatikan hal berikut: Relevansinya dengan kompetensi personel pelaksana pekerjaan. Relevansinya dengan sasaran mutu atau kinerja produk, kinerja lingkungan, kepuasan pelanggan. Nilai tambah aktivitas setiap tahapan kegiatan.
203
Status pengendalian dokumen (revisi, pengesahan, authorisasi, distribusi, dll) Pelajari Klausul 4.2.3.
Keterkatian antar dokumen (misalnya prosedur instruksi kerja formulir yang digunakan).
Ketahui status rekaman, yang meliputi: Personal yang terlibat dalam suatu rekaman (misalnya pembuat, yang mengesahkan, yang menindaklanjuti, dll). Cara mengisi formulir. Kriteria-kriteria/acuan yang dipakai untuk
pengesahan atau tindakan lainnya (bila ada). Volume rekaman dalam satuan waktu tertentu . Ambil sampel yang memadai sesuai dengan ruang lingkup audit. Telusuri dan mintakan buktinya, bila rekaman menunjukkan diperlukannya suatu tindak lanjut tertentu (misalnya dari risalah rapat). 5. Catat dan klarifikasikan bila diketemukan
ketidaksesuaian atau kejanggalan. Mendengarkan secara aktif Mendengarkan adalah hal penting bagi auditor untuk memperoleh informasi yang diperlukan. Kegiatan ini sama pentingnya dengan ketrampilan bertanya yang berguna untuk mendeteksi konsistensian auditee dalam menjawab. Petunjuk bagi auditor adalah: a. Sedapat mungkin ramah dan mendukung auditee, hal
204
ini menunjukkan keterbukaan auditor. b. Jeli dalam mengali informasi, jika anda ragu ajukan pertanyaan dan deteksi apakah terdapat ketidakkonsistensian. c. Jangan memotong sewaktu auditee berbicara, hal ini akan mengurangi informasi yang akan disampaikan, atau informasi akan berubah. d. Hindari tindakan yang dapat mengalihkan perhatian auditee. e. Berikan waktu yang cukup buata auditee untuk menjelaskan maksudnya. f. Mengulang apa yang disampaikan auditee dengan tujuan mengkorfimasi bahwa auditor telah
memahami penjelasan yang disampaikan. 6. Mampu Memahami Keragaman Budaya Keragaman budaya auditee sebaiknya dipahami oleh auditor, karena untuk menghindari konflik budaya yang menghambat proses audit. 7. Menulis Laporan Audit Kemampuan untuk menuliskan hasil temuan audit juga sangat penting bagi seorang auditor. Penulisan laporan harus mudah dipahami & dimengerti oleh auditee agar temuan tersebut dapat dengan mudah untuk ditindaklanjuti oleh personel yang ditunjuk. Gunakanlah tata bahasa yang baik (SPOK) dan mengacu pada PLOR.
205
G. Auditor Internal VS Auditor Eksternal 1) Internal Auditor a) Melihat bagaimana sistem manajemen mutu atau lingkungan dapat bekerja dengan baik untuk setiap orang yang terlibat, dan melihat permasalahan yang terjadi. b) Auditee dapat dengan bebas bertanya kepada auditor bagaimana cara tersebut. c) Tidak melihat siapa yang melakukan kesalahan, dan bila terjadi seseorang tidak melakukan sesuai dengan prosedur, maka hal itu akan dilihat sebagai kesalahan sistem (tidak terpenuhinya pelatihan, documentasi yang tidak lengkap, dsb). 2) Eksternal Auditor a) Menentukan audit yang dilakukan gagal ataukah sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan oleh standar. b) Auditor akan memberikan informasi kesalahan yang ada pada sistem cara manajemen, atau solusi namun tidak sistem menyelesaikan masalah yang ada
memberikan tersebut. c) Badan
perbaikan
sertifikasi
melihat
organisasi
layak
mendapatkan sertifikat berdasarkan hasil audit. H. Berteman dengan dengan Auditee Audit yang efektif tergantung kepada jumlah dan kualitas
206
informasi yang didapat dan dianalisa selama proses audit. Segala sesuatu yang dapat meningkatkan kemampuan auditor untuk menilai dan mengevaluasi informasi meningkatkan kualitas dari hasil audit. System manajemen yang dijalankan dan diimplementasikan oleh manusia dan proses audit banyak melibatkan interaksi dengan personel organisasi yang diaudit. Oleh karena itu Untuk dapat meningkatkan Kemampuan auditor untuk secara efektive berkomunikasi Auditor harus
dengan organisasi yang
diaudit,
mempertimbangkan HUMAN HUMAN FACTOR FACTOR Sikap permusuhan dari auditee a) Progressive Hostility yaitu: sikap permusuhan yang timbul secara bertahap. Misalnya kebanyakan interview diawali dengan damai (peaceably), tetapi sifat tidak berteman timbul sesuai dengan pergerakan waktu seiring
ditemukannya banyak ketidaksesuaian atau sifat audit yang cenderung intimidasi atau mulai lelah. Yang dapat dilakukan Auditor antara lain: melunakkan dan menurunkan nada bicara sehingga tidak berkesan mencecar dan memojokan auditee. Lebih terbuka untuk mendengarkan penjelasan auditee. Menyelipkan humor segar untuk mencairkan suasana.` b) Sudden Hostility Yaitu sikap permusuhan yang timbul secara mendadak ketika audit berlangsung. Misalnya begitu auditor menemukan temuan penyimpangan yang dilakukan oleh personal, dan personal tersebut khawatir
207
akan ditegur atas penyimpangan tersebut. Yang dapat dilakukan Auditor antara lain: menjelaskan kepada auditee bahwa audit adalah audit sistem bukan orang. Penyimpangan terjadi mungkin karena
ketidakjelasan sistem (instruksi kerja tidak jelas) atau mengindikasikan adanya kelemahan pada sistem (tidak dilakukannya on the job training/ sosialisasi terhadap sistem yang baru)` c) Immediate Hostility sikap permusuhan yang langsung ditunjukkan pada saat audit dimulai, misalnya: Saya sibuk, bagaimana kalau auditnya minggu depan saja? Saya sebentar lagi ada meeting, bisa ngga auditnya 15 menit saja? Kondisi ini biasanya meng-indikasikan lemahnya komitmen dan suppot dari manajemen, audit kurang dianggap sebagai suatu program penting. Yang dapat dilakukan Auditor antara lain: Tidak perlu ribut dengan auditee, cek apakah memang kebetulan ada urusan mendadak (tidak diduga) yang penting, yang tidak bisa ditinggalkan, Jika jika ya maka tersebut atur terjadi schedule karena
penggantinya.
kondisi
kurangnya komitment, maka catat dan informasikan ke Lead Auditor dan akan menyampaikan masalah ini ke Manajemen. I. Audit yang Memberi Nilai Tambah Paradigma audit internal mengalami pergeseran dari yang semula berdasar pada paradigma tradisional atau audit
208
kepatuhan (compliance audit) menjadi audit internal yang memberikan nilai tambah. Pergeseran paradigma tersebut dikarenakan adanya perubahan pada kebutuhan organisasi, teknologi dan kompleksitas atas aktivitas dan sistem organisasi. Auditor internal sering mendapat kesan sebagai pencari kesalahan manajemen dikarenakan perannya sebagai
pemeriksa manajemen perusahaan dan hal tersebut membuat auditor berada pada posisi yang berlawanan dengan
manajemen (auditee), oleh karena itu perlu adanya reimage untuk membuat auditor dan auditee saling bersinergi, salah satunya adalah dengan cara auditor berupaya menjadi konsultan bagi manajemen perusahaan. Pada masa sekarang, auditor internal sebaiknya mampu memposisikan diri mereka sebagai konsultan internal (internal
consultant) yang memberikan masukan-masukan serta saran

untuk perbaikan (improvement) atas system organisasi yang sudah ada. Peran sebagai konsultan berdampak baik bagi
auditee dan auditor itu sendiri, hal tersebut dikarenakan auditor akan terus melakukan peningkatan pengetahuan tentang audit dan manajemen perusahaan. Seorang konsultan sebaiknya juga mampu memahami perannya untuk dapat merekomendasikan solusi terbaik atas masalah yang sedang dikonsultasikan padanya. Internal audit saat ini telah
melakukan pendekatan yang berorientasi pada pemberian nilai tambah (value added) bagi perusahaan. Pendekatan audit secara sistematis dan multi disiplin
(systematic
and
209
multydiciplined approach) dan juga adanya evaluasi dan

penilaian efektifitas risk management, control, and governance
processes dirasa cukup baik untuk upaya mewujudkan nilai

tambah atas audit internal karena tujuan dari value added
auditing adalah meningkatkan profitabilitas serta kepuasan

pelanggan
(customer
satisfaction)
melalui
fungsi
audit.
Menurut Effendi (2006), ruang lingkup dari value added
internal auditing meliputi audit sistem informasi (information system audit), audit kepatuhan (compliance audit), audit
laporan keuangan dan pengendalian (financial reporting and
control audit), audit program dan kinerja (program and performance audit).
Pergeseran paradigma audit internal diharapkan bisa memberikan nilai tambah bagi organisasi dan bukan hanya sekedar melakukan suatu kepatuhan. Proses untuk menambah nilai tambah oleh audit internal berkaitan erat dengan proses pengidentifikasian dan evaluasi operasional untuk dapat menganalisis risiko usaha yang mungkin muncul dan
meminimalisasikannya. Selain itu audit internal kemudian melakukan tahapantahapan selanjutnya yang mendorong terciptanya nilai tambah.
210
8.
KEBERHASILAN AUDIT Keberhasilan audit tidak hanya dengan melakukan wawancara dengan auditee untuk mencari informasi, menemukan
ketidaksesuaian, mencari apa yang salah dan siapa yang salah, namun suatu proses belajar tentang bagaimana memahami komitmen organisasi dalam peningkatan kualitas atu kinerja organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu, auditor berkualitas dan berpengalaman harus mendorong kegiatan audit sebagai suatu kesempatan untuk membuat langkah maju dalam pencapaian dan peningkatan kualitas organisasi. Menurut Joe Kausek dalam Ten Rules Auditing (page 44-49, Quality Press), untuk menjadi auditor yang baik sebagai berikut: 1) Membuat auditee nyaman seolah bagian dari team audit. Saat mengaudit gunakan kata pembuka yang tidak membuat auditee merasa tertekan. Jangan kuatir, kami berada disini bukan untuk mengaudit anda namun sistem. Kami melakukan evaluasi terhadap proses dan mencoba mengidentifikasi kelebihan dan kekurangan dalam proses serta mencari peluang untuk perbaikan. Kami memerlukan bantuan anda untuk memberikan informasi dan menjawab beberapa pertanyaan serta menunjukkan rekaman. Jika ada pertanyaan silahkan hubungi kami. 2) Gunakan pertanyaan terbuka, pertanyaan tertutup dan lanjutkan dengan pertanyaan klarifikasi.
211
3)
Mendengarkan secara aktif Mendengarkan secara aktif adalah tidak hanya mendengar tanggapan dari auditee kata apa yang digunakan namun bagaimana kata tersebut membentuk sebuah kalimat.
4)
Jangan biarkan auditee memilih sample. Buatlah strategi bagaimana memilih sample dalam
memverifikasi jawaban auditee. 5) Identifikasi dampak dari temuan audit (bandingkan dgn kerugian) Apakah temuan audit memberikan perubahan positip
terhadap organisasi ataukah sebaliknya? 6) Konfirmasi temuan dengan auditee Sampaikan kepada auditee yang menurut anda merupakan temuan, agar tidak terjadi mis-komunikasi, dan memberi kesempatan bagi auditee untuk mengkoreksi temuan tersebut. Hal ini akan melindungi anda sebagai auditor dari penulisan temuan yang salah. 7) Jangan mencari kutu Apa itu Kutu, temuan audit yang siftanya administrative dan tidak secara langsung memberikan dampak positif terhadap kinerja sistem manajemenen. 8) Sediakan informasi yang cukup Informasi tentang temuan ketidak-sesuaian yang ditulis
haruslah jelas persyaratan mana yang dilanggar dan tidak menimbulkan salah persepsi.
212
9)
Dukung kekuatan secara spesifik Membuat pernyataan yang spesifik terkait kinerja unit / divisi yang mempunyai performance positip.
10) Umpan balik auditor Diskusikan hasil temuan audit dengan auditee disaat waktu luang (misalnya makan siang).
213
9.
LAMPIRAN 1) Rencana Audit (Audit Plan)
A. Tujuan (Objective) : 1. B. Ruang Lingkup (Scope)/ Area:
C. Kriteria (Criteria) :
D. Documents Yang dikaji (Reviewed):
E. Agenda Hari & Tanggal: Waktu: Auditee: Lead Auditor: Auditor: 1. 2. Tanda Tangan (Signature) 1. 2.
Tanda Tangan (Signature)
(Lead Auditor) Tanggal (date) :
(Dept. Manager) Tanggal (date) :
214
2)
Laporan Ketidaksesuaian (LKS, LTA, NCR)
Laporan Temuan Audit

Organisasi/Area Auditee Tanggal Kriteria audit : Persyaratan standar . .. Dokumen Lain-lain (jelaskan) Uraian temuan audit : Non conformity (NC) / Remark / .. Opportunity for improvement (OVI) : : : No. Referensi : Kategori temuan audit: (coret yang tidak dipilih)
Klausul / Bagian :
Auditor : Auditee :
Tanda tangan : Tanda tangan :
Tanggal : Tanggal :
Akar penyebab ketidaksesuaian / potensi ketidaksesuaian :
Uraian tindakan perbaikan / pencegahan :
Tanggal penyelesaian : Auditee : Dept Head: Tanda tangan : Tanda tangan: Tanggal : Tanggal:
Tinjauan tindakan perbaikan / pencegahan :
Auditor : Status : Closed
Tanda tangan : Kesimpulan : Efektif
Tanggal :
Open
Tidak efektif, terbitkan LTA baru, No.....
215
10. DEFINISI 1. Audit internal proses untuk yang sistematis, bukti mandiri audit dan dan
terdokumentasi
memperoleh
mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan tingkat pemenuhan organisasi terhadap kriteria audit sistem
manajemen lingkungan. 2. Audit suatu penilaian sistematis untuk menentukan apakah aktivitas dan hasil-hasil yang berhubungan sesuai dengan pengaturan yang telah direncanakan dan apakah pengaturan tersebut diterapkan secara efektif dan sesuai untuk mencapai kebijakan dan tujuan organisasi (lihat 3.9) 3. 4. 5. Auditi organisasi yang diaudit Auditor orang yang berkompeten melakukan audit Bahaya sumber atau situasi yang berpotensi mencelakakan manusia atau sakit, kerusakan properti, kerusakan lingkungan tempat kerja, atau kombinasi dari semuanya. 6. Bukti audit Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi. 7. Bukti objektif Data pendukung keberadaan atau kebenaran sesuatu. 8. Aspek lingkungan unsur kegiatan atau produk atau jasa organisasi yang dapat berinteraksi dengan lingkungan. 9. Derajat/grade Kategori atau peringkat yang diberikan
berdasarkan persyaratan mutu berbeda bagi produk, proses atau sistem yang memiliki penggunaan fungsional yang sama. 10. Dampak lingkungan setiap perubahan pada lingkungan baik
216
yang merugikan atau bermanfaat, yang keseluruhannya ataupun organisasi. 11. Desain dan pengembangan Kumpulan proses yang mengubah persyaratan menjadi karakteristik tertentu atau menjadi spesifikasi suatu produk, proses atau sistem. 12. Dokumen informasi dan media pendukungnya 13. Efektivitas Efektivitas kemampuan untuk mencapai hasil yang diinginkan. 14. Efisiensi Perbandingan antara hasil yang dicapai dan sumber daya yang dipakai. 15. Formulir dokumen yang digunakan untuk merekam data yang dipersyaratkan oleh sistem manajemen .mutu 16. Informasi data yang ada artinya 17. Inspeksi Evaluasi kesesuaian melalui pengamatan dan sebagian disebabkan oleh aspek lingkungan
penetapan, jika perlu dengan pengukuran, pengujian atau pembandingan. 18. Instruksi kerja uraian rinci cara melaksanakan dan merekam pekerjaan. 19. Identifikasi bahaya proses untuk mengetahui adanya suatu bahaya (lihat 3.4) dan menentukan karakteristiknya 20. Insiden kejadian yang timbul menjadi kecelakaan atau mempunyai potensi menjadi kecelakaan CATATAN Suatu kecelakaan di mana tidak terjadi sakit, luka, rusak, atau kecelakaan lain yang terjadi juga disebut sebagai nyaris terjadi. Istilah insiden termasuk nyaris terjadi. 21. Kapabilitas kemampuan suatu organisasi, sistem atau proses k
217
untuk
merealisasikan
produk
yang
akan
memenuhi
persyaratan produk tersebut. 22. karakteristik mutu karakteristik inheren dalam produk, proses atau sistem berkaitan dengan suatu persyaratan. 23. Kebijakan mutu maksud dan arahan secara menyeluruh sebuah organisasi yang terkait dengan mutu seperti yang dinyatakan secara resmi oleh pimpinan puncak. 24. Keefektifan sampai sejauh mana kegiatan yang direncanakan terealisasi dan hasil yang direncanakan tercapai. 25. Kepuasan pelanggan Persepsi pelanggan tentang derajat telah dipenuhinya persyaratan pelanggan. 26. Kesesuaian (conformity) dipenuhinya suatu persyaratan. 27. Kesimpulan audit hasil audit oleh tim audit setelah
mempertimbangkan sasaran audit dan semua temuan audit. 28. Ketidaksesuaian tidak dipenuhinya suatu persyaratan 29. KetidakKetidak-sesuaian suatu penyimpangan dari standar kerja, praktek, prosedur, regulasi, item kinerja manajamen, dll. yang dapat secara langsung maupun tidak langsung mengarah terjadinya kecelakaan atau sakit, kerusakan properti, kerusakan lingkungan tempat kerja, atau kombinasi dari semuanya. 30. Ketidaksesuaian Major ketiadaan, ketidakhadiran, kurangnya atau kesalahan dalam melaksanaan, menerapkan atau
memelihara satu atau lebih persyaratan sistem manajemen dimana bukti yang ditemukan menunjukkan adanya keraguanraguan. 31. Ketidaksesuaian Minor ketidaksesuaian yang berasal dari
218
pelaksanaan atau penerapan persyaratan sistem manajemen yang tidak konsisten dan mungkin dapat memberikan dampak (tidak significance) pada efektifitas dari sistem manajemen. 32. Kompeten kemampuan yang dapat ditunjukkan untuk
menerapkan pengetahuan dan keterampilan. 33. Kriteria audit kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai rujukan. 34. Kinerja lingkungan hasil yang terukur dari manajemen organisasi terhadap aspek lingkungannya. lingkungan 35. Kecelakaan kejadian yang tidak diinginkan yang
mengakibatkan kematian, sakit, luka, rusak atau kecelakaan lainnya 36. Kesehatan dan keselamatan keselamatan kerja kondisi dan faktor-faktor yang berdampak pada kesehatan karyawan, pekerja kontrak, personel kontraktor, tamu dan orang lain di tempat kerja. 37. Keselamatan bebas dari resiko kecelakaan yang tidak dapat diterima (Pedoman 2 ISO/IEC) 38. Kinerja hasil yang terukur dari sistem manajemen K3, yang terkait dengan pengendalian kesehatan dan keselamatan kerja organisasi, berdasarkan kebijakan dan tujuan K3 organisasi CATATAN Pengukuran kinerja termasuk pengukuran
aktivitas dan hasil K3 manajemen. 39. Lingkungan Lingkungan keadaan sekeliling dimana organisasi beroperasi, termasuk udara, air, tanah, sumberdaya alam, flora, fauna, manusia dan interaksinya. 40. Lingkungan kerja kumpulan dari kondisi tempat pekerjaan
219
dilakukan. 41. Mampu telusur Kemampuan untuk menelusur riwayat, aplikasi atau lokasi sesuatu yang sedang dipertimbangkan. 42. Manajemen mutu kegiatan terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu. 43. Manual mutu dokumen yang merincikan sistem manajemen mutu suatu organisasi. 44. Mutu derajat yang dicapai oleh karakteristik yang inheren dalam memenuhi persyaratan. 45. Organisasi Kelompok orang dan fasilitas dengan pengaturan tanggung jawab, wewenang dan hubungannya. 46. Organisasi perusahaan, operasi, firma, kelompok usaha, institusi atau asosiasi, atau bagian, baik kelompok atau tidak, publik atau pribadi, yang memiliki fungsi dan administrasi sendiri. CATATAN Untuk organisasi dengan lebih dari satu unit operasi, dengan suatu operasi tunggal mungkin disebut sebagai organisasi 47. Pelanggan organisasi atau orang yang menerima produk. 48. Pemasok organisasi atau orang yang menyediakan produk. 49. Pemastian mutu bagian dari manajemen mutu difokuskan pada pemberian keyakinan bahwa persyaratan mutu akan dipenuhi. 50. Pengendalian mutu bagian dari manajemen mutu difokuskan pada pemenuhan persyaratan mutu. 51. Peralatan ukur instrumen ukur, perangkat lunak, standar
220
pengukuran, bahan rujukan, alat bantu, atau gabungannya yang diperlukan untuk merealisasikan proses pengukuran. 52. Perbaikan berkesinambungan kegiatan berulang untuk
meningkatkan kemampuan memenuhi persyaratan. . 53. Peningkatan berkelanjutan proses peningkatan sistem manajemen K3, untuk mencapai peningkatan-peningkatan kinerja kesehatan dan keselamatan kerja secara keseluruhan, sesuai dengan kebijakan K3
organisasi CATATAN Proses tidak perlu ditetapkan di seluruh area aktivitas secara serentak 54. Perbaikan mutu bagian dari manajemen mutu difokuskan pada peningkatan kemampuan memenuhi persyaratan mutu. 55. Perbaikan tindakan pada produk yang tidak sesuai untuk menjadikannya sesuai dengan pemakaian yang dimaksudkan. 56. Perencanaan mutu bagian dari manajemen mutu yang difokuskan ke penetapan sasaran mutu dan merincikan proses operasional dan sumber daya terkait yang diperlukan untuk memenuhi sasaran mutu. 57. Persyaratan kebutuhan atau harapan yang dinyatakan,
biasanya tersirat atau wajib. 58. Pimpinan puncak orang atau kelompok orang yang
mengarahkan dan mengendalikan organisasi pada tingkat tertinggi. 59. Produk hasil suatu proses. 60. Program audit Gabungan dari satu atau lebih audit yang
221
direncanakan untuk kerangka waktu tertentu dan diarahkan ke sasaran tertentu. 61. Prosedur cara tertentu untuk melaksanakan suatu kegiatan atau proses. 62. Proses kualifikasi Proses untuk memperagakan kemampuan memenuhi persyaratan yang ditentukan. 63. Proses Kumpulan kegiatan saling terkait atau berinteraksi yang mengubah masukan menjadi keluaran. 64. Proses pengukuran kumpulan operasi untuk menentukan nilai suatu besaran. 65. Proses Kumpulan kegiatan saling terkait atau berinteraksi yang mengubah masukan menjadi keluaran. 66. Proses pengukuran kumpulan operasi untuk menentukan nilai suatu besaran 67. PihakPihak-pihak terkait individu atau kelompok yang mempunyai perhatian atau mempengaruhi kinerja K3 organisasi 68. Penilaian resiko proses perkiraan besarnya resiko secara keseluruhan dan menentukan apakah resiko dapat ditolerir atau tidak 69. Rekaman dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau memberi bukti pelaksanaan kegiatan. 70. Rencana audit uraian kegiatan dan pengaturan untuk audit. 71. Rencana mutu Dokumen yang berisi prosedur dan sumber daya yang diperlukan harus diterapkan oleh siapa dan kapan pada suatu proyek, produk, proses atau kontrak tertentu. 72. Ruang lingkup audit cakupan dan batasan-batasan suatu audit.
222
73. Resiko
kombinasi
dari
kemungkinan
dan
konsekuensi
terjadinya kejadian berbahaya yang terpersyaratan 74. Resiko yang dapat ditolerir resiko yang telah dikurangi sampai pada tingkat yang mampu dipikul oleh organisasi yang berkenaan dengan peraturan hukum dan kebijakan K3 organisasi itu sendiri. 75. Sasaran mutu sesuatu yang dicari, atau dituju, berkaitan dengan mutu. 76. Sistem manajemen: sistem untuk menetapkan kebijakan dan sasaran serta untuk mencapai sasaran itu. 77. Sistem manajemen mutu: sistem manajemen untuk
mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu. . 78. Sistem Manajemen Lingkungan (SML) bagian sistem
manajemen organisasi yang digunakan untuk mengembangkan dan menerapkan kebijakan lingkungannya dan mengelola lingkungan aspek lingkungannya. lingkungan 79. Sistem manajemen K3 sebagian dari sistem manajemen keseluruhan yang memudahkan pengelolaan resiko K3 yang terkait dengan kegiatan bisnis organisasi. Hal ini termasuk struktur organisasi, perencanaan kerja, tanggung jawab, praktek, prosedur, proses, tinjauan dan pemeliharaan
kebijakan K3 organisasi. 80. Spesifikasi dokumen yang menyatakan persyaratan. 81. Struktur organisasi pengaturan tanggung jawab, hubungan dan wewenang antar orang. 82. Temuan audit Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan
223
terhadap kriteria audit. 83. Tindakan korektif Tindakan menghilangkan penyebab
ketidaksesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki. 84. Tindakan pencegahan Tindakan untuk menghilangkan
penyebab ketidaksesuaian yang potensial atau situasi potensial lain yang tidak dikehendaki. 85. Tinjauan kegiatan yang dilakukan untuk menentukan
kesesuaian, kecukupan dan keefektifan masalah yang dibahas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan. 86. Tujuan sasaran, dalam hal kinerja K3, yang ditetapkan organisasi untuk dicapai. CATATAN Tujuan harus dikuantifikasikan bila dimungkinkan 87. Validasi konfirmasi, melalui penyediaan bukti objektif, bahwa persyaratan bagi pemakaian atau aplikasi dimaksud tertentu telah dipenuhi. 88. Verifikasi konfirmasi, melalui penyediaan bukti objektif, bahwa persyaratan yang ditentukan telah dipenuhi.
224
11. REFERENSI 1) Budi Wibowo. Meningkatkan Fungsi Internal Audit ISO 9001: 2008 (artikel). 2) Cahill Lawrence B. 2001. Environmental Health and Safety Audit, Government Institutes, Rockville, Maryland. 3) Dirjen pembinaan hubungan industrial & pengawasan
ketenagakerjaan, Direktur Pengawasan K3. 2000. Standar Penerapan Sistem Manajemen K3 & Peraturan
Perundangannya. 4) ISO 19011:2002 Guidance for Quality and/or Environmental Management Sistem Audit 5) 6) ISO 9000:2008 Quality Management System, Requirement ISO 14001:2004 Environmental Management System Requirement with guidance for use 7) ISO/TR 10013:2001 Quality Management System, Guidance for Quality Management System Documentation. 8) Indranata, iskandar. 2006. Terampil & sukses melakukan audit mutu internal ISO 9001:2000 Berdasarkan ISO 19011:2002, Alfabeta Bandung. 9) IQCS Kursus Pelatihan Konversi Auditor Sistem Manajemen Lingkungan. Edisi keempat. 10) IQCS Kursus Pelatihan Konversi Auditor Sistem Manajemen Mutu. Edisi keempat. 11) Phillips, Ann W. 2009. ISO 9001:2008 Internal Audits Made Easy. Tools, Techniques, and Step-by-Step Guidelines for Successful Internal Audits. Third Edition, ASQ Quality Press.
225
Milwauke, Wisconsin. 12) SGS Materi Pelatihan Internal Auditor OHSAS 18001. 13) Kausek, Joe. 2008. Ten (10) Rules Auditor, ASQ Quality Press.(Jurnal) 14) OHSAS 18000:2007 Occupational Health and Safety Management System Reuqirement. 15) Ramly, Edly Ferdin. Ramly, Efizah Sofiah, Yussof, Shari Mohd. Effectiveness of Quality Management System Audit to Improve Quality Performance A Conceptual
Framework.(Jurnal) 16) Russell, J.P. 2007. Know and Follow ISO 19011S Auditing Principles. ASQ Quality Press. (Jurnal) 17) Russell, J.P. 2007.The Internal Auditing Pocket Guide: Prepariing, Performing, Reporting and Follow-up, Second Editiion, ASQ Quality Press. Milwauke, Wisconsin. 18) Sutapa J. Pramana Gentur dkk. 2011. Audit Mutu Internal Kiat Sukses untuk Auditor Mutu Internal. Kantor Jaminan Mutu UGM. 19) SNI 19-19011-2005. Panduan Audit Sistem Manajemen Mutu dan atau Lingkungan. 20) Toky Yuliatma, Pergeseran Paradigma Audit Internal
Tradisional menjadi Audit Internal yang Memberikan Nilai Tambah Bagi Organisasi (Studi Kasus Pada PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk.), Fakultas Ekonomi Universitas Diponegoro Semarang, 2011. (Skripsi). 21) Zuhrawaty, Panduan & Kiat sukses menjadi auditor ISO 9001,
226
2009. Sistem Manajemen Mutu Berdasarkan Persyaratan ISO 19011:2002,Media Pressindo .Yogyakarta 22) http://www.applied-quality-systems.com/iso-9001requirements.html 23) http://ardianita.wordpress.com/2012/07/26/audit-sistemmanajemen-mutu-iso-9001-internal-audit/ 24) http://www.askartsolutions.com/iso-9000-lead-auditortraining/ 25) http://www.ashgate.com/pdf/SamplePages/qualaudit2ch5.pdf 26) http://www.andsamtraining.com.au/pdf/qsa_au.pdf 27) http://asq.org/qic/display-item/?item=24436 28) http://bambangkesit.staff.uii.ac.id/2009/01/15/pendekatantotal-quality-management-dalam-pelaksanaan-audit-mutuinternal/ 29) http://www.efrcertification.com/Attachment/ICQR65.pdf 30) http://muhariefeffendi.wordpress.com/2007/12/09/tantanganuntuk-menjadi-seorang-auditor-internal-yang-profesional/ 31) http://mybrainbusiness.blogspot.com/2012/03/contohkompetensi-dan-evaluasi-internal.html 32) http://isorequirements.com/iso_9001_requirements.html
227

Bundle Audit ISO9K-14K-18K PDF

Загружено:

Сведения о документе

Оригинальное название

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

Bundle Audit ISO9K-14K-18K PDF

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

DAFTAR ISI

H. Berteman dengan Auditee .............................................. 206

10. DEFINISI ............................................................................... 216 11. REFERENSI ........................................................................... 225

memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali,

saran-saran untuk perbaikan.

perangkat lunak), dan

jasa pendukung (seperti angkutan, komunikasi atau sistem informasi).

ketersediaan informasi yang menguraikan karakteristik produk,

7.5.3 Identifikasi dan mampu telusur telusur

dari cara berikut: a) dengan melakukan tindakan untuk menghilangkan

ketidaksesuaian yang ditemukan; b) dengan membolehkan pemakaian, pelepasan atau

penetapan, penerapan dan pemeliharaan sistem manajemen lingkungannya.

beragam di organisasi tersebut; b) menerima, mendokumentasikan dan menanggapi

ketidaksesuaian; d) merekam hasil tindakan perbaikan dan tindakan

manajemen lingkungan disesuaikan. 4.5.4 Pengendalian rekaman

penentuan kriteria, lingkup, frekuensi dan metode audit.

Eliminasi; Substitusi; Kendali enjineering; Signage/warning administratif; (simbol-simbol) dan/atau kendali

Alat pengaman diri.

menetapkan, menerapkan dan memelihara sistem manajemen K3-nya.

memperbaiki sistem manajemen K3;

Perwakilan mereka dalam hal K3.

Konsultasi dengan kontraktor ketika ada perubahan yang mempengaruhi K3 mereka.

dengan mengacu pada 4.5.2.1 atau menetapkannya kedalam prosedur terpisah.

dipelihara. 4.5.3.2 Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan

pencegahan Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan

Prosedur harus menjelaskan persyaratan untuk : a) Pengidentifikasian dan koreksi terhadap

lainnya terkait dengan K3; dan i) Rekomendasi untuk perbaikan.

PEDOMAN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA (SMK3)

pengendalian risiko Identifikasi potensi bahaya, penilaian dan

Sumber daya yang dimiliki Dalam menyusun perencanaan harus

perusahaan yang bersangkutan untuk menjamin

pengusaha dan/atau pengurus perusahaan atau tempat

menyelenggarakan setiap pelatihan yang dibutuhkan; 3) Pembuatan ketentuan untuk

subkontraktor, dan pengunjung meliputi: a. pimpinan yang ditunjuk untuk

mempunyai prosedur untuk memantau dan mengkomunikasikan setiap perubahan

kompetensi kerja; dan 3) pengadaan termasuk prasarana alat dan sarana K3

pengendalian, peralatan pelindung diri.

bahaya. b) Prosedur pelaporan eksternal yang

mempertimbangkan: 1. kondisi dan kejadian yang dapat

insiden dan etiologi; dan 5. 2. penegakan hukum.

penyimpanan, pendistribusian, dan penggunaan serta pemusnahannya.

Pemeriksaan, Pengujian, dan Pengukuran Pemeriksaan, pengujian, dan pengukuran harus

Audit Internal SMK3

pengusaha dan/atau pengurus perusahaan atau tempat

Klausul 4.0 4.1

dijalankan dan dipelihara dengan baik?

menerapkan dan memelihara SMK3 nya ? Apakah organisasi sudah mengkomunikasikan

tentang peraturan dan persyaratan lainnya ke

didalam program-program tersebut

mengendalikan manajemen K3 ? Apakah

mencapai kesesuaiannya dengan kebijakan dan prosedur K3 dan dengan persyaratan-

berpengaruh terhadap K3 mereka ? 4.4.4 Perwakilan dalam masalah-masalah K3

pengunjung lain di tempat kerja ?

Apakah catatan tentang evaluasi penaatan periodik tersebut disimpan ?

pencegahan yang telah dilakukan. Jika tindakan perbaikan dan pencegahan

memelihara menunjukkan OHSAS ini ?

termasuk kebijakan dan tujuan K3 ? Apakah catatan tinjauan manajemen dipelihara ?

1.2.7 1.3 1.3.1

1.4.3 1.4.4 1.4.5 1.4.6

1.4.7 1.4.8 1.4.9 1.4.10

2.1.6 32 2.2 2.2.1

2.2.2 2.2.3 2.3 2.3.1

4.1.2 4.1.3 4.1.4

Pendidikan Pengalaman kerja* Pelatihan auditor Pengalaman audit*