Kom i gang p Aibels nye IT-lsning

Brukermanual for oppstart og bruk av Aibels nye IT-lsning

Innhold
1
1.1 1.2 1.3 1.4

Introduksjon
Formlet med brukermanualen Support Hva er nytt - Virtual Infrastructure Desktop jobbe p din PC

3
3 3 3 4

2
2.1

Login frste gang p ny lsning

Tilgang til Desktop og systemer/applikasjoner 2.1.1 Tilgang til Desktop 2.1.2 Tilgang til applikasjoner Navigeringstips arbeide p to skjermer logge inn fra utenfor Aibels nettverk 2.4.1 Token for generere engangspassord ("Secondary password")

5
12 12 12 13 14 14 16

2.2 2.3 2.4

3 4
4.1 4.2 4.3

Utskrift i VDI Lotus Notes

Starte Lotus Notes i VDI Workspace i Lotus Notes Overfre kontakter mellom Lotus Notes i VDI og Lotus Notes p Local Desktop 4.3.1 Overfre kontakter fra Lotus Notes i VDI til Lotus Notes p Local Desktop 4.3.2 Overfre kontakter fra Lotus Notes p Local Desktop til Lotus Notes p VDI Logge p Sametime

17 17
17 20 20 21 23 24

4.4

5
5.1

IP-telefon
Oppstart Softphone 5.1.1 Aktivere Softphone Device Name 5.1.2 Konfigurere lyd for Softphone

25
25 25 27

6
6.1 6.2

arbeide p Local Desktop

Startmenyen p Local Desktop (Win7) Installere nye programmer p Local Desktop

31
32 34

7. Avslutte arbeidskt logge av

36

Page 2/36

Introduksjon

Du har n ftt installert en helt ny IT-lsning p din PC gratulerer! Dette vil gi deg en PC som er raskere og mer plitelig, og du og dine kolleger i Aibel vil forhpentlig f en bedre og mer effektiv arbeidsdag.

1.1

Formlet med brukermanualen

Denne brukerveiledningen skal gi deg informasjon om hvordan du skal bruke den nye IT lsningen. Den forklarer hovedprinsippene for hvordan lsningen virker, Aibels retningslinjer for bruk av IT-lsningen, og hvordan du kan jobbe smartere og raskere med din PC. Den viser ogs hvordan du kommer i gang, og hva du skal gjre om du skulle stte p problemer.

1.2

Support

Service Desk har et eget team som skal betjene alle henvendelser fra Aibel. Den nye Service Desken er ditt kontaktpunkt for alle sprsml og problemer i tilknytning til Aibels IT-systemer. De tar i mot og registrer alle saker, og ruter dem videre til riktig lsningsgruppe. Nr du ringer fr du svar p ditt eget sprk. Thailand vil f en egen Service Desk med thaisprklige medarbeidere. Alle saker blir registrert p engelsk. Alle henvendelser vil f et saksnummer og en bekreftelse p e-post. Slik kontakter du Service Desk: Telefon:+800 800 700 06. (husk +-tegnet eller 00 foran nummeret!) E-mail: aibel.servicedesk@evry.com

1.3

Hva er nytt - Virtual Infrastructure Desktop

Den strste forskjellen du vil oppleve i den nye lsningen er at du n vil ha tilgang til dine applikasjoner via en skalt Virtual Desktop Infrastructure (VDI). Kort fortalt betyr dette at i stedet for ha alle programmer og applikasjoner installert p din egen PC, er din PC n sentralisert og virtualisert p servere i et datasenter. Det du utfrer av operasjoner blir streamet til datasenteret, og s vist p din skjerm. Dette har mange fordeler for deg som bruker: Alle applikasjoner du har tilgang til vil vre tilgjenglige i startmenyen.

Page 3/36

All nettverkstrafikk mellom din PC og de sentrale serverne er bildet p din PC-skjerm og tastaturet. Dette innebrer at alt du gjr p din PC vil g merkbart raskere p VDI enn det pleide gjre p din PC. Driftsmiljet vil bli adskillig mer stabilt, sikkert og robust. Endringer (oppgradinger, feilrettinger og annet) blir lagt ut I VDI`en uten nedetid, ustabilitet eller andre forhold som pvirker ditt arbeid. Skulle du fr problemer med en applikasjonen eller andre feilkilder p din PC, bare logg av og p igjen, s vil din PC vre renset og "ny". Du kan f tilgang til din PC utenfor Aibels nettverk gjennom et internett-grensenitt: vdi.aibel.com Din PC blir renset og resatt hver natt, s hver gang du logger p til en ny arbeidsdag, din PC vil vre "ny" men, den husker dine personaliserte innstillinger som favoritter, snarveier o.l., da de er lagret p ditt hjemmeomrde. Lsningen har gode sikkerhetslsninger i forhold til forbindelser til serverne i datasenteret. Dersom en forbindelse skulle g ned, vil en annen automatisk ta over umiddelbart. Det at alle arbeider p VDI gjr at det blir mye lettere samarbeide p tvers av lokasjoner og landegrenser, og uansett om du er p et Aibel-nettverk eller har tilgang utenfor nettverket lsningen er og fremstr lik for alle.

1.4

jobbe p din PC

Det er fortsatt mulig arbeide uten nettverksforbindelse ("offline") p din PC (kalt "Local Desktop"). E-post vil synkronisere seg med VDI`en i det du kobler deg til et Aibel-nettverk eller logger deg p VDI fra Internett. Det er imidlertid viktig huske at dine oppgaver frst og fremst skal gjennomfres gjennom VDI, da dette er den raskeste, sikreste og mest stabile mten f tilgang til dine applikasjoner p. Det vil alltid komme tydelig frem nr du er p din Local Desktop, og nr du er p Virtual Desktop, det str i "overskriften" p skjermbildet ditt.

Page 4/36

Login frste gang p ny lsning

Den frste gangen du logger inn p den nye lsningen m du vre tilkoblet Aibel-nettverket hvis ikke vil du ikke f logget inn overhodet! Trykk Ctrl+Alt+Delete

Page 5/36

Les meldingen og trykk OK p Sikkerhetsmeldingen

Page 6/36

Skriv inn Brukernavn og Passord (ofsxxxx - samme som fr) og trykk Enter eller klikk p pilen

Page 7/36

Da kommer du til din Local Desktop:

For starte din Virtual Desktop, bruk snarveien som er kalt "VDI Aibel". Senere, om du skal logge p fra utenfor et Aibel-nettverk, velg snarveien "VDI Aibel Other Tokens".

Nr du logger p frste gang, vil du vre p et Aibel nettverk, og da velger du "Open". Om du ved en senere anledning skal logge p fra utenfor Aibels nettverk, velg "Hard token" eller "SMS token", avhengig av hvilket token du bruker.

Page 8/36

Logg inn p Citrix Desktop

Logg inn med ditt vanlige brukernavn og passord. Alternativt kan du f tilgang til VDI ved starte din nettleser og skrive inn flgende adresse i URL-feltet: https://vdi.aibel.com Da kommer du hit:

Klikk p bildet Windows XP for starte VDI Desktop

Page 9/36

Og da ser det slik ut:

VDI er ditt hovedarbeidsomrde! For f frem startmenyen p Virtual Desktop, klikk p startknappen

Alle applikasjoner du har tilgang til, finner du ved klikke p "Programs". Om det er noe du ikke finner, kontakt Service Desk (+800 800 700 06/aibel.servicedesk@evry.com).
Page 10/36

Slik finner du Project Selector Project Selector finner du p samme mte som fr. Servernavnene har blitt noe endret, slik at de n har navn som er i tilknytning til lokasjonen, f. eks. er "NOS517 - Data5 " n blitt "Asker-Data5".

Page 11/36

Dette m ogs gjres for Local Desktop p flgende mte:

Tips: Hyreklikk i verktylinjen nederst p siden, og flere verkty, for eksempel Project Selector, legger seg ut i verktylinjen.

2.1

Tilgang til Desktop og systemer/applikasjoner

Tilgang til Desktop

2.1.1

Som tidligere nevnt, er din VDI Desktop n ogs tilgjenglig for deg fra Internett. Dette innebrer at du ikke lenger er avhengig av din egen PC for f tilgang til din egen desktop. Dette er svrt praktisk om du skulle f problemer med din egen PC, f,eks. at harddisken blir delagt eller lignende. Hvordan dette fungerer i praksis vil bli nyere forklart og illustrert i avsnittet " logge inn fra utenfor Aibels nettverk".
2.1.2

Tilgang til applikasjoner

Din tilgang til applikasjoner er basert p tilhrighet i applikasjonsgrupper i et sentralt register (Active Directory). Du vil ha tilgang til de samme applikasjonene som tidligere, og disse applikasjonene vil komme frem nr du klikker p "Programs" i startmenyen (se side 10).

Page 12/36

2.2

Navigeringstips

Om du har behov for komme tilbake til din lokale desktop, klikk p verktylinjen (Desktop Viewer Toolbar) p toppen av skjermen.

Da kommer det frem en verktylinje p toppen av skjermen:

Nr du klikker p "Home", kommer du tilbake til Local Desktop. Skal du bruke "Ctrl+alt+delete" m du ogs bruke navigasjonspanelet, dette fungerer ikke med tastatur i VDI.

Page 13/36

2.3

arbeide p to skjermer
Plasser VDI-desktopen "mellom" de to skjermene du skal arbeide p Maksimer vinduet fra Desktop Viewer Toolbar:

Du kan arbeide p to skjermer i VDI-lsningen. Slik gr du frem:

N kan du arbeide p to skjermer

2.4

logge inn fra utenfor Aibels nettverk

Om du har pleid bruke VPN-lsning, blir det n erstattet av logge inn p Internett. G p vdi.aibel.com, og skriv inn brukernavn og passord. Brukernavn og passord er det samme som du bruker til logge p din PC. Du vil s bli bedt om et nytt password ("Secondary password"). Dette er et engangspassord som blir sendt til deg p SMS. Om du arbeidet p en lokasjon der det ikke er lov bruke mobiltelefon (f.eks. offshore), m du bruke et skalt Key Chain token, som genererer passord fortlpende. Alle som har behov for dette, fr et slikt token tilsendt. Du kan ogs bruke et skalt mobilt token, som er en app som kan lastes ned p iPhone og Android-telefoner. Mer detaljert beskrivelse og illustrasjon p dette finner du i et avsnittet "Token for generere engangspassord".

Page 14/36

Skriv inn vdi.aibel.com i url-feltet

Bruk vanlig brukernavn og passord. Skriv inn engangspassordet ("Secondary password")

Engangspassordet blir generert og sendt deg p SMS, eller generert i Mobile Token eller Key Chain Token (videre detaljer for token, se under).

Page 15/36

Om du gr inn p VDI fra utenfor Aibel-nettverk via snarvei p Local Desktop, og bruker Key Chain Token, m du velge snarveien " vdi.aibel.com other token".
2.4.1

Token for generere engangspassord ("Secondary password")

Du trenger bare token nr du skal ha tilgang til VDI desktop fra utenfor et Aibel-nettverk.

SMS En SMS blir sendt til deg automatisk nr du logger deg p med brukernavn og passord. Login-prosedyren gjenkjenner ditt brukernavn og passord fra det sentrale registeret Active Directory Kan brukes av alle telefontyper Aibel standard

Mobil token Bruker mobiltelefonen som et token for generere engangspassord. Til bruk for Smart-telefoner (Android og iPhone) Om du nsker bruke denne app for engangspassord, kontakt Service Desk for registrering og aktiveringskode Service Desk sende deg en lenke, og du kan installere app'en p din Smart-telefon Valgfri bruk Key Chain Token En egen gjenstand som kontinuerlig genererer engangspassord. Skal brukes p lokasjoner der bruk av mobiltelefon er forbudt.

Page 16/36

Nr du har lagt inn engangspassordet kommer du til det samme web-grensesnittet som nr du klikker p snarveien til VDI p din Local Desktop:

Utskrift i VDI

Aibel vil fortsatt bruke FollowYou utskriftssystem. I VDI-lsningen fr du satt standardskriver ut fra lokasjonen du logger inn fra. Dette innebrer at du ikke trenger installere eller velge skriver, du kan bare ta utskrift og bruke FollowYou-lsningen som vanlig. Vr oppmerksom p at om du skal ta en utskrift p en lokasjon som ikke har ftt den nye ITlsningen, m du installere printk som tidligere.

Lotus Notes
Starte Lotus Notes i VDI

4.1

Dine personlige innstillinger har blitt kopiert fra ditt forrige PC-oppsett. Dette betyr at du kan starte og bruke Lotus Notes p samme mte som du er vant til. Oppstart kan ta noe tid (2-4 minutter) frste gang du starter Lotus Notes i den nye lsningen.

Page 17/36

Slik vil det se ut nr du klikker p Lotus Notes i startmenyen:

Sett Location til "Online". Om "Online" ikke er tilgjenglig i din meny, sett location til samme som du brukte i den gamle lsningen. Skriv inn ditt vanlige passord for Lotus Notes. Loading av Lotus Notes kan ta noe tid (2-4 min.)

Page 18/36

Om du fr opp denne dialogboksen, kontakt Service Desk umiddelbart!

Page 19/36

4.2

Workspace i Lotus Notes

Om du ikke finner ditt Workspace, m du plukke den fra Open button p denne mten:

Her kan du ogs sette ditt Workspace som din Lotus Notes hjemmeside (Home Page).

Overfre kontakter mellom Lotus Notes i VDI og Lotus Notes p Local Desktop
4.3

Lotus Notes har lokalt lagrede data, som ikke vil vre like p VDI og Local Desktop nr en gjr endringer. For kunne overfre kontakter mellom Lotus Notes i VDI og Lotus Notes p Local Desktop, skal du gjre slik:

Page 20/36

Overfre kontakter fra Lotus Notes i VDI til Lotus Notes p Local Desktop
4.3.1

pne overfrings-funksjonen slik: Start > Programs > Notes > Backup Lotus Notes from VDI to H

Page 21/36

Her blir det tatt backup av Lotus Notes-data til H:\-drive. Endringene du har gjort i Lotus Notes p VDI kan du n hente bde fra Lotus Notes p VDI og p din Local Desktop. OBS! Du m ha tilgang til H:\-disken p din Local Desktop nr Lotus Notes startes for f dette til virke. For fjerne eventuelle feil som du mtte oppleve i Lotus Notes, for eksempel at du fr installasjonsveiviser ved oppstart, gjr du flgende: Start > Programs > Notes > Reset Lotus Notes on VDI

Page 22/36

Overfre kontakter fra Lotus Notes p Local Desktop til Lotus Notes p VDI
4.3.2

pne overfrings-funksjonen slik: Start > Programs > Notes > Backup Lotus Notes and Favorites from C to H

Her tar du sikkerhetskopi av dine Notes data og dine favoritter til H:\-disken. Notes i VDI vil hente sine innstillinger fra de samme innstillingene som p din Local Desktop. Favoritter i VDI vil da bli oppdatert med de favorittene du har lagt til p Local Desktop. For tilbakestille (reset) Lotus Notes p Local Desktop: Klikk p All programs>Notes ->Reset lotus Notes on C Her sletter du innstillingene gjort i Notes siden din siste sikkerhetskopiering til H:\-disken. Neste gang du starter Notes vil dine innstillinger bli hentet fra H:\-disken. OBS! Ogs her m du ha tilgang til H:\-disken p din Local Desktop nr Lotus Notes startes for f dette til virke.

Page 23/36

4.4

Logge p Sametime

Det kan ogs vre at du m logge p Sametime.

Passordet er det samme som ditt internett-passord. Dette er ogs beskrevet mer inngende p Inside:
http://inside.aibel.com/global/gad/gad01076.nsf/0/2da970f2db357118c12578a00032f72a?OpenDocu ment

Noen kan oppleve oppstartsproblemer med Sametime, noe som kan skylder utfordringer med integrasjonen mellom Lotus Notes og Sametime. Dersom du har problemer med starte Sametime, steng Lotus Notes, start opp Lotus Notes igjen, og forsk logge p Sametime p nytt.

Page 24/36

IP-telefon

Du vil finne telefonsystemet i startmenyen der du fant det tidligere. Du finner telefonisystemet (Cisco IP Communicator) p startmenyen p din Local Desktop.

5.1

Oppstart Softphone

For f din Softphone til fungere, m du aktivere Softphone Device Name og konfigurere innstillinger for lyd.
5.1.1

Aktivere Softphone Device Name

Slik gjr du det: Finn Cisco IP Communicator startmenyen hyreklikk og velg "Run as administrator".

Page 25/36

Hyreklikk p Softphonen og velg "Preferences" i drop-down menyen

Klikk p radioknappen "Use this Device Name"

I feltet "Use this Device Name" skriv inn SEP0000000intnr (for eksempel SEP000000072691). OBS! Det skal vre syv nuller fr ditt internnummer.

Page 26/36

5.1.2

Konfigurere lyd for Softphone

Nr det gjelder dette omrdet, kan det vre forskjellig fra bruker til bruker. IP-telefonen blir brukt p forskjellig mter, en har forskjellige headset, osv. Dette innebrer at beskrivelsen under ikke er korrekt for alle. Brukersttte gir veiledning p dette om du ikke fr det til. Obs! Noen fr opp en veileder (Wizard) ved oppstart. Flg den, og forsk f til de innstillingene som str beskrevet under.

1.

Konfigurasjon 1

Denne konfigurasjonen er beregnet for USB-adaptere for analoge headset. Adaptereksempler er vist p bildet under.

I Preferences vinduet til Cisco IP Communicator (Hyreklikk p Softphone) naviger til Audio fane. Oppsett p PC skal stemme med det som vist p bildet under.

Page 27/36

2.

Konfigurasjon 2

Denne konfigurasjonen er beregnet for USB-headset som er vist p bildet under.

I Preferences vinduet til Cisco IP Communicator (Hyreklikk p Softphone) naviger til audio fane. Oppsett p PC skal stemme med det som vist p bildet under.

Page 28/36

Nr telefon-lydinnstillinger er satt opp, er neste steg konfigurere Windows lydinnstillinger s det blir riktig satt opp i forhold til telefonen. Ikonet for lyd finner du nederst til hyre p din Local Desktop:

Hyreklikk p ikonet for lyd nede til hyre og velg Playback devices.

Page 29/36

Se til at Speakers/Headphones for PC er satt som Default Device og at Speakers er satt som Default Communication Device ved hyreklikke p aktuelle ikoner.

Slik at det se snt ut til slutt:

Page 30/36

arbeide p Local Desktop

Din PC vil bli oppgradert til operativsystemet Windows 7, og det vil se ut og oppleves noe annerledes enn XP operativsystem. Aibels policy/retningslinjer p hvordan og hvor Aibels applikasjon skal brukes understreker imidlertid at du skal bruke VDI Desktop som hovedmten p arbeide med dine applikasjoner. Imidlertid m noen applikasjoner fortsatt installeres p din PC for at du skal kunne bruke dem. Her flger en beskrivelse av hovedforskjellene mellom Windows 7 og XP, samt hvordan du installerer applikasjoner lokalt p din Local Desktop. Det gjres ogs spesielt oppmerksom p at IP-Telefon ligger p Local Desktop, men at anrop ogs vil bli synlig p VDI. Du trenger ikke navigere mellom VDI Desktop og Local Desktop nr du skal besvare et anrop.

Page 31/36

6.1

Startmenyen p Local Desktop (Win7)

Klikk p startknappen. Du vil da se alle Aibels fellesapplikasjoner.

Frste gang du starter opp din PC vil programlisten p din Local Desktop vre tom. Etter hvert som du bruker programmene vil de legge seg i programlisten, og du vil alltid se de programmene du sist har bruk i denne listen. For se alle programmer som er installert p din PC, klikk p "All programs".

Page 32/36

Se alle programmer p Local Desktop Dette bildet viser alle standard Aibel- applikasjoner og de applikasjoner du har installert p din Local Desktop.

For ske frem programmer eller filer, skriv inn navnet p filen eller programmet du sker etter i skefeltet . Sket starter i det du taster inn en bokstav og innsnevrer listen etter hvert som du taster inn mer av ordet/navnet.

Page 33/36

6.2

Installere nye programmer p Local Desktop

Klikk p startknappen, s All programs. Naviger til Microsoft System Center 2012 -> Configuration Manager og klikk p Software Center.

I Software Center klikker du p "Find additional application from the Application Catalog".

Page 34/36

Finn applikasjonen i Application Catalog

For finne applikasjonen du leter etter kan du enten Browse by Publisher eller Search for applications. I Application Catalog velger du programmet du skal ha og klikker p Install.

Software Center viser alle programmer/applikasjoner du har installert.

Page 35/36

7. Avslutte arbeidskt logge av

P slutten av din arbeidsdag er det viktig at du gr ut av applikasjonene og logger av p en kontrollert mate. S lagre og lukk hver applikasjon, logg av fra VDI, og logg av fra din Local Desktop. Om du bruker "Shut down" eller "Disconnect" i Desktop Viewer Toolbar, vil ditt arbeid ikke bli lagret. Om du vil avslutte arbeidet i VDI og gjenoppta arbeidet i VDI p en annen lokasjon eller en annen PC inne seks timer, kan du bruke "Disconnect" i Desktop Viewer Toolbar. Din arbeidskt vil da bli den samme som da du klikket "Disconnect".

Om du trenger hjelp, kontakt Service Desk: +800 800 700 06 aibel.servicedesk@evry.com Si ogs gjerne i fra til Service Desk om du savner noe i denne brukermanualen. Lykke til med bruken av den nye IT- lsningen!

Page 36/36