passation de marchs

Groupe charg des pratiques en passation de marchs (PPG) Rvision 4, 1er septembre 2010

Manuel de la

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Prface
La quatrime rvision du Manuel de passation de marchs vise garantir sa conformit au Rglement Financier et aux Rgles de Gestion Financire (FFR) de lUNOPS promulgus en 2009 (voir D.O.3). Remarque : lutilisation du genre masculin dans ce manuel inclut galement le genre fminin.

Commentaires et questions
Il est prvu que le Manuel de la passation de marchs soit rgulirement mis jour afin de garantir quil reste pertinent pour les activits de lUNOPS et conforme aux meilleures pratiques en matire de passation de marchs publics. Si vous avez des commentaires ou des suggestions damlioration, veuillez contacter le Groupe charg des pratiques de passation de marchs (PPG), au sige de lUNOPS, ladresse suivant e : procurement@unops.org.

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Table des matires

1 Politique de passation de marchs ........................................................................... 6
1.1 1.2 1.3 1.3.1 1.4 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4 1.4.5 1.5 1.5.1 1.5.2 1.5.3 1.5.4 1.5.5 1.6 1.7 1.8 1.8.1 1.8.2 1.8.3 1.8.4 1.9 1.9.1 1.9.2 1.9.3 1.9.4 1.10 Cadre rglementaire et procdures ......................................................................................................... 6 Annule et remplace ................................................................................................................................... 6 Vue densemble de la passation de marchs ......................................................................................... 6 Dfinition de la passation de marchs .................................................................................................... 6 Principes de la passation de marchs..................................................................................................... 7 Le meilleur rapport qualit/prix ................................................................................................................ 7 quit, intgrit et transparence ............................................................................................................. 8 Une concurrence efficace ....................................................................................................................... 9 Lintrt de lUNOPS et de ses clients .................................................................................................... 9 Conflits potentiels entre les principes .................................................................................................... 10 Autorit de la passation de marchs ..................................................................................................... 10 Dlgation dautorit ............................................................................................................................. 10 Niveaux dautorit dlgue .................................................................................................................. 10 Sous-dlgation de lautorit ................................................................................................................. 13 Responsabilits de lautorit de la passation de marchs..................................................................... 14 Autorisations de lautorit de la passation de marchs ......................................................................... 14 Responsabilit ......................................................................................................................................... 14 Sgrgation des rles ............................................................................................................................. 15 Lthique en matire de passation de marchs .................................................................................... 15 Lthique dans les relations avec les fournisseurs ................................................................................ 17 Incitations et hospitalit ......................................................................................................................... 18 Conduite dontologique des fournisseurs et suspension des fournisseurs ........................................... 18 Considrations environnementales et responsabilit sociale ................................................................ 21 Achats responsables .............................................................................................................................. 22 Politique dachats responsables ............................................................................................................ 22 Principes des achats responsables et de la passation de marchs ...................................................... 23 Mise en uvre des achats responsables .............................................................................................. 23 Le cycle des achats responsables ........................................................................................................ 24 Documentation du processus de la passation de marchs ................................................................ 27

Plan dapprovisionnements et valuation des besoins ......................................... 29

2.1 Le plan dapprovisionnements au niveau central ................................................................................ 29 2.2 Le plan dapprovisionnements rgionaux/du sige ............................................................................. 30 2.3 Le plan dapprovisionnements au niveau dun cluster/ centre de projet/centre doprations ......... 30 2.4 Le plan dapprovisionnements au niveau dun projet : le plan dactivits ......................................... 31 2.5 Dfinition des besoins ............................................................................................................................ 32 2.5.1 Rception des demandes de fourniture ................................................................................................ 32 2.5.2 Dfinition des besoins ........................................................................................................................... 32 2.5.2.1 But de la dfinition des besoins ....................................................................................................... 33 2.5.2.2 Caractristiques de besoins correctement dfinis ........................................................................... 33 2.5.2.3 Types de spcifications des besoins................................................................................................ 34

Recherche de fournisseurs ...................................................................................... 36

3.1 Etude de march ..................................................................................................................................... 36 3.1.1 Portail commun des marchs de lONU (UNGM) .................................................................................. 36 3.1.2 Annonce de la possibilit daffaires ....................................................................................................... 37 3.1.2.1 Appel la manifestation dintrt (EOI) ........................................................................................... 37 3.1.2.2 Annonces dans le cas de processus comptitifs ouverts ................................................................. 38 3.1.3 Sources externes .................................................................................................................................. 38 3.1.4 Sources internes ................................................................................................................................... 38 3.1.5 Pr-qualification .................................................................................................................................... 38 3.2 Principes de slection des fournisseurs pour les listes restreintes .................................................. 39 3.3 Approbation de la liste restreinte .......................................................................................................... 40 3.4 Gestion des fournisseurs ....................................................................................................................... 41

Mthodes de consultation ........................................................................................ 42

4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.3 4.3.1 Slection de la mthode de consultation .............................................................................................. 42 Les petits marchs (besoins infrieurs 2.500 USD) ........................................................................... 42 Demande de cotations (RFQ besoins infrieurs 50.000 USD) ........................................................ 43 Appel doffres (ITB besoins gaux ou suprieurs 50.000 USD) ...................................................... 43 Demande de propositions (RFP- besoins suprieurs 50.000 USD) ................................................... 44 Accords long terme (LTA) ................................................................................................................... 45 But de la mise en place daccords long terme .................................................................................... 45 Mise en place dun nouvel accord long terme .................................................................................... 46 Utilisation des accords long terme existants ...................................................................................... 46 Utilisation daccords long terme dautres organismes de lONU ......................................................... 47 Slection du type de consultation ......................................................................................................... 48 Consultation internationale et nationale/rgionale ouverte.................................................................... 48 2

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010 4.3.2 4.4 4.4.1 4.4.2 Consultation internationale et nationale/rgionale restreinte ................................................................. 49 Exceptions lutilisation des mthodes formelles de consultation ................................................... 50 Exceptions ............................................................................................................................................ 50 Prslection .......................................................................................................................................... 53

er

Processus de consultation ...................................................................................... 54

5.1 Prparation des documents de consultation ........................................................................................ 54 5.1.1 Contenu des documents de consultation .............................................................................................. 54 5.1.1.1 Lettre de consultation....................................................................................................................... 54 5.1.1.2 Dfinitions des besoins .................................................................................................................... 61 5.1.1.3 Conditions contractuelles ................................................................................................................. 61 5.1.1.4 Formulaires de soumission doffre ................................................................................................... 62 5.1.2 Types de documents de consultation .................................................................................................... 62 5.1.2.1 Demande de cotations (RFQ) .......................................................................................................... 62 5.1.2.2 Appel d'offres (ITB) .......................................................................................................................... 63 5.1.2.3 Demande de propositions (RFP) ..................................................................................................... 63 5.1.2.4 Consultation dans des situations de contrats directs ....................................................................... 64 5.1.2.5 Consultation dans le cadre de LTA .................................................................................................. 64 5.2 Approbation et signature des documents de consultation ................................................................. 65 5.2.1 Approbation des documents de consultation ........................................................................................ 65 5.2.2 Distribution des documents de consultation .......................................................................................... 65 5.2.3 Conditions pour la vente de documents de consultation ....................................................................... 65 5.2.4 Confidentialit de la liste restreinte ....................................................................................................... 66 5.2.5 Soumission lectronique (e-soumission)............................................................................................... 66 5.3 Priode de soumission ........................................................................................................................... 67 5.3.1 Questions des fournisseurs, confrence pralable aux offres et inspection de site .............................. 67 5.3.2 Amendements aux documents de consultation ..................................................................................... 68 5.4 Rception et ouverture des plis ............................................................................................................. 69 5.4.1 Rception des offres ............................................................................................................................. 69 5.4.2 Offres spontanes consultations restreintes ...................................................................................... 70 5.4.3 Ouverture des plis ................................................................................................................................. 70 5.4.3.1 Comit d'ouverture des plis.............................................................................................................. 70 5.4.3.2 Ouverture des plis (demande de cotations - valeur infrieure 50.000 dollars amricains) ............ 71 5.4.3.3 Ouverture des plis (appel doffres - ITB) .......................................................................................... 71 5.4.3.4 Ouvertures des propositions (demande de propositions - RFP) et des ITB deux enveloppes ...... 72 5.4.3.5 Offres alternatives. ........................................................................................................................... 72 5.4.3.6 Refus des offres ............................................................................................................................... 72 5.4.3.7 Retrait de soumissions..................................................................................................................... 73 5.4.3.8 Modification de soumissions ............................................................................................................ 73

valuation .................................................................................................................. 74
6.1 Critres d'valuation ............................................................................................................................... 74 6.1.1 Critres formels ..................................................................................................................................... 74 6.1.2 Critres techniques et de qualification .................................................................................................. 75 6.1.3 Critres financiers ................................................................................................................................. 75 6.2 Slection et adjudication ........................................................................................................................ 76 6.3 Mthodes dvaluation ............................................................................................................................ 76 6.3.1 Mthode de l'offre la moins disante techniquement la plus acceptable (demande de cotations) .......... 77 6.3.2 Mthode de loffre la moins disante substantiellement conforme (appel d'offres) ................................. 77 6.3.3 Mthode danalyse cumulative (demande de propositions - RFP) ........................................................ 79 6.4 Processus d'valuation .......................................................................................................................... 80 6.4.1 Constitution dun panel dvaluation ..................................................................................................... 81 6.4.2 Divergence substantielle ....................................................................................................................... 82 6.4.3 Examen prliminaire ............................................................................................................................. 82 6.4.4 valuation technique ............................................................................................................................. 83 6.4.5 valuation financire ............................................................................................................................. 84 6.4.6 Qualification du fournisseur ................................................................................................................... 85 6.4.7 Clarifications des fournisseurs .............................................................................................................. 88 6.4.8 Plaintes et reprsentations .................................................................................................................... 89 6.4.9 Indication de fraude potentielle ............................................................................................................. 89 6.4.10 Identification de la socit adjudicataire................................................................................................ 89 6.4.11 Ngociations ......................................................................................................................................... 89 6.4.11.1 Ngociations avec la socit adjudicataire selon la mthodologie danalyse cumulative (demande de propositions) .............................................................................................................. 90 6.4.11.2 Ngociations avec la socit adjudicataire selon la mthodologie de loffre la moins disante substantiellement conforme (appel doffres) ................................................................................. 90 6.4.12 Meilleure offre finale (BAFO) ................................................................................................................. 91 6.4.12.1 BAFO pour les offres slectionnes l'aide de la mthode de l'analyse cumulative ................. 91 6.4.12.2 BAFO pour les offres slectionnes l'aide de la mthode de l'offre la moins disante substantiellement conforme .......................................................................................................... 92 6.4.13 Rapport dvaluation ............................................................................................................................. 92

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010 6.4.14 6.5 6.6 6.7 6.7.1 6.7.2 Fournisseurs avec des rclamations, des litiges et des contentieux en suspens .................................. 93 Retrait aprs la date limite de dpt des soumissions ........................................................................ 93 Modification des offres ........................................................................................................................... 94 Examen d'une offre reue dans une situation d'exception la concurrence .................................... 94 Justification du caractre raisonnable dun prix .................................................................................... 94 Ngociations de contrats proposs dans des situations d'exceptions la concurrence ....................... 95 Prparation de la soumission en vue de lexamen et de ladjudication ............................................. 96 Examen et recommandation lautorit de la passation de marchs ................................................ 97 Objectif des commissions des marchs ................................................................................................ 98 Porte de lexamen des commissions des marchs ............................................................................. 99 Adjudication........................................................................................................................................... 101 Approbation post facto ou rtroactives .............................................................................................. 103

er

Examen de la passation de marchs et adjudication du contrat .......................... 96

7.1 7.2 7.2.1 7.2.2 7.3 7.4

Conclusion des contrats ........................................................................................ 105

8.1 8.1.1 8.1.2 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3 Prparation des contrats ...................................................................................................................... 105 Ngociations des contrats avec les fournisseurs ................................................................................ 105 Politique en matire davances de paiement ....................................................................................... 106 Documents du contrat .......................................................................................................................... 107 Exigences du contrat........................................................................................................................... 107 Conditions gnrales de lUNOPS ...................................................................................................... 108 Spcifications techniques, termes de rfrence (TOR), cahier des prescriptions techniques (SOW), mtrage (BoQ) et/ou plans .................................................................................................................. 109 8.3 Signature, conclusion et documentation ............................................................................................ 109 8.4 Types dinstruments contractuels ....................................................................................................... 109 8.4.1 Bon de commande (PO) ..................................................................................................................... 109 8.4.1.1 Bons de commande standard ........................................................................................................ 109 8.4.1.2 Commandes-catalogue .................................................................................................................. 110 8.4.1.3 Passation de marchs pour actifs .................................................................................................. 111 8.4.2 Contrats de services professionnels ................................................................................................... 111 8.4.3 Petit contrat de services ...................................................................................................................... 111 8.4.4 Contrats de travaux ............................................................................................................................. 112 8.4.5 Accords long terme .......................................................................................................................... 112 8.4.6 Lettre dintention ................................................................................................................................. 112 8.4.7 Amendements aux contrats et accords ............................................................................................... 112 8.5 Procdures de contestation ................................................................................................................. 113 8.6 Diffusion des contrats signs .............................................................................................................. 114

Logistique et passation de marchs ..................................................................... 115

9.1 Le processus de planification logistique ............................................................................................ 115 9.2 Exigences logistiques pour les biens.................................................................................................. 117 9.2.1 Emballage ........................................................................................................................................... 117 9.2.2 Instructions demballage et dexpdition de lUNOPS ......................................................................... 118 9.2.3 Marques dtiquetage et dexpdition.................................................................................................. 118 9.2.4 Modes de transport ............................................................................................................................. 118 9.2.5 Agents de transit ................................................................................................................................. 119 9.2.6 INCOTERMS ...................................................................................................................................... 119 9.2.6.1 Lutilisation des INCOTERMS lUNOPS ...................................................................................... 119 9.2.7 Assurance pendant le transport .......................................................................................................... 120 9.2.8 Documents dexpdition ...................................................................................................................... 121 9.2.9 Rception des chargements ............................................................................................................... 122 9.2.9.1 Cration d'un reu dans ATLAS (Comptabilisation des produits) .................................................. 122 9.2.10 Restrictions sur lexportation ou limportation de biens ....................................................................... 125

10 L'administration du contrat .................................................................................... 127

10.1 Suivi et contrle de lexcution du contrat ......................................................................................... 127 10.1.1 Inspections .......................................................................................................................................... 128 10.1.2 Acceptation du produit final ................................................................................................................. 128 10.1.3 valuation de la performance du fournisseur ...................................................................................... 129 10.1.4 Archivage des contrats et documentation ........................................................................................... 129 10.2 Gestion du changement........................................................................................................................ 130 10.2.1 Amendements au contrat .................................................................................................................... 130 10.3 Voies de recours ................................................................................................................................... 133 10.4 Rglement des diffrends..................................................................................................................... 134 10.5 Gestion financire et paiements .......................................................................................................... 134 10.5.1 Paiements ........................................................................................................................................... 134 10.5.1.1 Avances de paiement .................................................................................................................... 135 10.5.1.2 Paiements des tierces parties ..................................................................................................... 135 10.5.2 Impts et taxes .................................................................................................................................... 135 10.5.3 Garanties dexcution ......................................................................................................................... 136 10.6 Fin des contrats et clture.................................................................................................................... 136

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

11 Passation de marchs durgence .......................................................................... 137

11.1 11.2 11.3 11.3.1 11.4 11.4.1 11.4.2 11.4.3 11.4.4 11.4.5 11.4.6 11.4.7 11.4.8 11.4.9 11.5 11.6 Dfinition d'une situation durgence ................................................................................................... 137 Approbation pour lutilisation de procdures durgence de la passation de marchs ................... 139 Planification stratgique de la passation de marchs urgents ......................................................... 139 Mission Spciale dUrgence (Emergency Task Force)........................................................................ 140 Procdures durgence de la passation de marchs ........................................................................... 140 Disponibilit des fonds ........................................................................................................................ 140 valuation des besoins et dfinition des exigences ............................................................................ 140 Identification de fournisseurs .............................................................................................................. 141 Mthode de passation de marchs ..................................................................................................... 142 Consultation ........................................................................................................................................ 142 valuation ........................................................................................................................................... 143 Adjudication ........................................................................................................................................ 143 Contrats .............................................................................................................................................. 144 L'administration du contrat .................................................................................................................. 145 Archivage ............................................................................................................................................... 145 Audits ..................................................................................................................................................... 146

12 Liste des dfinitions et abrviations ..................................................................... 147 Annexe A au Manuel des achats de lUNOPS (en anglais)
Quality Assurance Manual for Pharmaceutical and Medical Device Procurement

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

1 Politique de passation de marchs

LUNOPS, dans sa gestion des fonds publics, est tenue de respecter son rglement financier et ses rgles de gestion financire, y compris les principes fondamentaux de passation des marchs publics. Les clients de lUNOPS attendent le mme niveau dquit, de transparence, dintgrit, dconomie et defficacit pour toutes les activits de passation de marchs. Les services de lUNOPS doivent en effet tre fournis avec un haut degr de professionnalisme qui justifie l'intervention de lUNOPS et apporte de la valeur ajoute pour le client. Ce chapitre prsente les principes de passation de marchs de lUNOPS. Il dtaille les politiques et procdures applicables et explique les responsabilits des individus intervenant dans le processus de la passation de marchs, dans le cadre des principes gnraux de la passation de marchs.

1.1

Cadre rglementaire et procdures

Le cadre rglementaire de la passation de marchs de l'UNOPS est dtaill dans le Rglement financier et les rgles de gestion financire de lUNOPS. Le Manuel de la passation de marchs vise tablir les procdures de passation de marchs de lUNOPS et fournir des instructions et des orientations afin de veiller ce que la fonction de passation de marchs soit exerce efficacement conformment au Rglement financier et rgles de gestion financire de lUNOPS ainsi qu dautres documents normatifs applicables. Le personnel de lUNOPS impliqu dans des oprations de passation de marchs est tenu de sassurer que ces dernires sont effectues conformment aux politiques dtailles dans un certain nombre de documents pertinents qui, en cas dincohrence ou dambigut entre eux, prvalent dans lordre suivant : lArticle 100 de la Charte des Nations unies le Statut et Rglement du personnel de lONU le Rglement financier et rgles de gestion financire de lUNOPS (FRR) les directives organisationnelles de lUNOPS (D.O.) le Manuel de la passation de marchs de lUNOPS.

En cas de conflit entre le Manuel de la passation de marchs de lUNOPS et dautres instructions administratives de lUNOPS, le litige doit tre transmis au responsable des services juridiques de lUNOPS afin de le rsoudre. Conformment larticle 18.04 du Rglement financier, les activits de passation de marchs de lUNOPS peuvent tre effectues conformment des procdures autres que celles stipules dans le Rglement financier et les rgles de gestion financire applicables lUNOPS ainsi que dautres docu ments normatifs applicables uniquement lorsque cela est clairement stipul dans laccord de projet.

1.2

Annule et remplace Vue densemble de la passation de marchs

Le Manuel de la passation de marchs (rvision 4) remplace lensemble des rvisions prcdentes.

1.3

1.3.1 Dfinition de la passation de marchs La passation de marchs est un processus dfini larticle 1.02 du Rglement financier de lUNOPS (D.O.3) comme le fait de se procurer auprs de toute sourc e autre quun organisme des Nations unies des immobilisations corporelles, des biens, des ouvrages ou des services, par voie dachat, de location -bail, de location ou dchange. Les activits menes bien pour procder une passation de marchs sont dfi nies comme tant les activits de la passation de marchs, ce qui inclut toutes les fonctions depuis la planification et les prvisions, la gestion de la chane dapprovisionnement, y compris lidentification des besoins, la recherche de fournisseurs et les consultations, la prparation et ladjudication du contrat et toutes les phases de ladministration du contrat jusqu la livraison des marchandises, la fin dun contrat, ou de la viabilit utile dun bien. La passation de marchs est lun des maillons de la gestion de la chane dapprovisionnement. La diffrence entre les deux peut tre rsume comme suit :

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

La chane dapprovisionnement concerne les processus de bout en bout de tous les flux de biens, services et informations du fournisseur des fournisseurs au client des clients . La chane dapprovisionnement est fonction dune stratgie, de la demande du march et de la clientle.

La passation de marchs est un sous-ensemble de la chane dapprovisionnement. Elle consiste veiller ce que le client reoive les biens et services au moment opportun, ainsi qu'au prix, la qualit, la quantit et l'endroit adquats. Les formes, protocoles ou conditions rgissant lexcution des activits de passation de marchs constituent les modalits de la passation de marchs. Les procdures de la passation de marchs font rfrence un ensemble spcifique d'activits de passation de marchs qu'il convient d'excuter de la mme manire afin dobtenir le mme rsultat dans les mmes circonstances. La porte de la passation de marchs est limite aux activits commerciales et ne comprend pas les accords inter-organisations, les subventions et les partenariats avec les entits des secteurs priv et public qui sont assujettis dautres rglements financiers et rgles de gestion financi re. La slection et ladministration des prestataires indpendants demeureront dans le domaine des ressources humaines, tandis que lexamen et ladjudication des contrats des prestataires individuels (ICA) sont conformes aux politiques et procdures mises en avant dans le prsent manuel. Les directives relatives au contrat de prestataire individuel (D.O.21) peuvent tre consultes pour les questions concernant la slection et ladministration des contrats des prestataires individuels.

1.4

Principes de la passation de marchs

Les principes rgissant la passation de marchs publics reposent sur le concept de gestion. Le terme gestion fait en gnral rfrence une gestion prudente et responsable de quelque chose confie aux bons soins dune personne. Les organismes du secteur public sont les gestionnaires de fonds publics confis par des personnes des fins spcifiques, telles que la fourniture de services sociaux essentiels, le secours humanitaire, la consolidation de la paix et le maintien de la paix, la rhabilitation et le dveloppement dconomies. Une large partie de ces fonds sont affects aux processus de la passation de marchs, pour lesquels il existe de nombreux protagonistes, qu'il s'agisse de contribuables, de fournisseurs ou de bnficiaires. Ces protagonistes doivent recevoir l'assurance que les fonds sont utiliss correctement et au profit des groupes dintrt. Lorganisation mandate est en particulier tenue dobtenir le meilleur rapport qualit/prix et de veiller la dontologie et lefficacit, ainsi qu' la transparence et la responsabilit. Ces attentes constituent le fondement des principes fondamentaux de la passation de marchs publics. LUNOPS, dans sa gestion des fonds publics, est tenue de respecter son rglement financier et ses rgles de gestion financire, en ce compris les principes fondamentaux de la passation de marchs publics. De plus, ses services doivent tre prests avec un haut degr de professionnalisme qui justifie l'intervention de lUNOPS et apporte de la valeur ajoute pour le client. Larticle 18.02 du Rglement financier de lUNOPS requiert que les principes gnraux suivants soient dment considrs dans le cadre des activits de la passation de marchs : a) b) c) d) le meilleur rapport qualit/prix ; lquit, lintgrit et la transparence ; une concurrence efficace ; et le souci des intrts de lUNOPS et de ses clients.

Par lapplication de ces principes au processus de la passation de marchs, lUNOPS veille une mise en uvre efficace et utile de ses activits en vitant le gaspillage des ressources, en appliquant tout moment la solution la plus approprie et en rpondant aux besoins de lorganisation et de ses clients. Un rsum de chaque principe et attente envers les individus intervenant dans le processus de la passation de marchs, dans le cadre des principes gnraux de passation de marchs, est propos ci-dessous. 1.4.1 Le meilleur rapport qualit/prix Larticle 1.02 du Rglement financier de lUNOPS dfinit le meilleur rapport qualit/prix comme le compromis entre le prix et les rsultats savrant le plus bnfique en application des critres de slection spcifis. Lapplication du principe du meilleur rapport qualit/prix au processus de la passation de
7

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

marchs implique la slection de loffre qui prsente une combinaison optimale des facteurs tels que la qualit approprie, les cots du cycle de vie et dautres paramtres afin de rpondre au mieux aux besoins dfinis. Cela ne revient pas ncessairement slectionner loption dont loffre initiale est la moins disante, mais consiste obtenir le meilleur retour sur les investissements, compte tenu des critres dvaluation spcifis dans les documents de consultation. Cela ncessite une valuation intgre des facteurs techniques, organisationnels et tarifaires en fonction de leur importance relative. Les objectifs sociaux, environnementaux et stratgiques dfinis dans laccord sign avec le client doivent galement tre pris en compte. Le principe du meilleur rapport qualit/prix est appliqu tout au long du processus de la passation de marchs afin de slectionner loffre qui rpond le plus efficacement aux exigences de lutilisateur final . Afin dobtenir le meilleur rapport qualit/prix, il convient de : 1) maximiser la concurrence 2) simplifier le processus dappel doffres tout en minimisant les facteurs de risques financiers pour l'UNOPS

3) tablir les critres dvaluation avec soin (afin de slectionner loffre qui rponde au mieux aux besoins du client, conformment aux paramtres dvaluation dfinis dans les documents de soumission), et 4) considrer tous les cots (dont ceux autres que les cots directs tels que les cots sur le cycle de vie, les cots de maintenance, les considrations des achats responsables (voir chapitre 1.10)) 5) garantir une valuation impartiale, complte et rapide des offres, et 6) veiller la slection du prestataire dont loffre garantit le plus grand degr de ralisme et dont les rsultats sont censs satisfaire au mieux les exigences spcifies, au cot global le plus bas pour lorganisation. 1.4.2 quit, intgrit et transparence Pour obtenir le meilleur rapport qualit/prix, le processus de la passation de marchs doit se prserver de toute collusion et tre ralis sur la base de rgles, rglements et procdures claires et appropries, appliques de manire cohrente tous les soumissionnaires potentiels. Le mode d'excution du processus de la passation de marchs doit donner l'assurance d'un processus quitable l'ensemble des protagonistes internes et externes de lorganisation. cette fin, lorganisation et son personnel doivent avant tout prserver lquit dans le cadre de l'excution du processus de la passation de marchs. Les dictionnaires proposent une dfinition trs vaste de l' quit . Lacception la plus pertinente dans le cadre de la p assation de marchs publics est dnu de favoritisme, dintrt personnel ou de toute prfrence dans le jugement . Afin de mieux comprendre le terme quit , lon peut sen remettre la dfinition de ses synonymes, savoir : juste, quitable, impartial, sans prjudice, sans biais, objectif, dpassionn. Juste souligne la conformit avec ce qui est correct ou adquat sur un plan juridique ou thique. Equitable implique une justice dicte par la raison, la conscience ainsi quun sens naturel de la justice. Impartial insiste sur l'absence de favoritisme. Sans prjudice sous-entend labsence d'opinions ou de jugements prconus. Sans biais implique labsence de prfrence ou de partialit. Objectif sous-entend le dtachement permettant une observation et un jugement impersonnels. Dpassionn caractrise labsence de ou une insensibilit aux fortes motions. Un autre principe primordial pour garantir le meilleur rapport qualit/prix est l intgrit . Il est fait rfrence ici la sagesse du caractre moral, au sens dhonntet et de sincrit eu gard aux motivations dictant le comportement personnel et organisationnel, le respect de principes moraux et thiques communment accepts, limpartialit et lincorruptibilit, et le fait dviter tout comportement susceptible dtre interprt comme une pratique dloyale . La garantie dun processus quitable peut tre apporte toutes les parties intresses par la transparence, dfinie larticle 1.02 du Rglement financier comm e le processus consistant mettre disposition de manire visible et comprhensible des informations fiables et jour sur les conditions, dcisions et mesures en rapport avec les activits de lUNOPS. La transparence est synonyme de visibilit et la fra nchise dans
8

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

toutes les transactions. Elle garantit que toutes les informations sur les politiques, procdures, opportunits et processus de la passation de marchs sont clairement dfinies et portes simultanment la connaissance de lensemble des parties. Un systme transparent est dot de rgles et mcanismes clairs garantissant le respect de ces rgles (des spcifications impartiales, des critres dvaluation objectifs, des documents de consultation standard, des informations quitables toutes les parties, la confidentialit des offres, etc.). Les documents sont disposition pour des inspections par des vrificateurs, au besoin ; les fournisseurs non retenus peuvent tre informs sur les points forts et les faiblesses de leurs propres offres, les informations sont divulgues publiquement, etc. La transparence permet une dtection prcoce de tout cart du traitement quitable et gal dans le cadre du processus, et par consquent, rduit la probabilit de tels carts. La transparence prserve donc l intgrit du processus et les intrts de lorganisation. 1.4.3 Une concurrence efficace Une concurrence efficace est dcrite au mieux comme une situation dans laquelle au moins trois prestataires indpendants agissant pour leur propre compte (sans entrer en collusion) se livrent concurrence pour la mme opportunit daffaire et soumettent une offre valable. LUNOPS encourage la concurrence dans tous les processus de la passation de marchs comme moyen de garantir lquit, lintgrit et la transparence et dobtenir le meilleur rapport qualit/prix. Il est souvent indiqu qu'une telle concurrence est au cur de la passation de marchs publics. La rgle de gestion financire 118.03 stipule que les marchs de lUNOPS sont passs aprs un appel effectif la concurrence; la procdure dappel la concurrence comprend : (a) Le plan dapprovisionnements en vue de l'identification d'une stratgie et de mthodes adquates applicables la passation des marchs ; (b) la ralisation dtudes de march dans le but de recenser les fournisseurs potentiels ; (c) la mise en concurrence des fournisseurs potentiels sur une base gographique aussi large que possible et dans la mesure compatible avec les conditions du march (tout doit tre mis en uvre pour sassurer que la concurrence ne limite pas ladmissibilit des fournisseurs sauf mention contraire explicite dans laccord sign avec le client. En outre, lUNOPS ne doit pas accepter un march adjug des fournisseurs ou pays prslectionns, sauf accord de la source de financement en vertu de la directive organisationnelle Politique dacceptation de lengagement (D.O.4) ; (d) la prise en compte des usages commerciaux prudents. Il convient de noter quune concurrence efficace consiste intervenir au moment opportun et proposer le prix, la qualit adquats , savoir : informer lensemble des fournisseurs de manire adquate afin qu'ils disposent de suffisamment de temps pour participer aux processus de la passation de marchs ; nimposer aucune restriction visant limiter la concurrence travers un excs de spcifications (notamment linclusion de termes de rfrence/spcifications non justifies ou irralistes) voire une sous-spcification (entre autres, lomission dinformations essentielles dans les termes de rfrence/spcifications) ; procder des conomies d'chelle travers la slection de stratgies de passation des marchs permettant de profiter des avantages procurs notamment par un regroupement des quantits ou un effet de volume, afin de garantir lefficacit des prix et une rduction des cots administratifs. 1.4.4 Lintrt de lUNOPS et de ses clients La dfinition de ce principe est lie lobjectif final de la passation de marchs: apporter de la valeur ajoute pour lorganisation et ses clients en concrtisant leurs buts et objectifs. Entreprendre la passation de marchs dans lintrt de lUNOPS et de ses clients signifie raliser des oprations de passation de marchs de la manire qui permet le mieux lUNOPS et ses clients datteindre les objectifs globaux et spcifiques des accords de projet conformment aux procdures de passation de marchs applicables. Les trois autres principes sous-tendent dans une large mesure ce principe primordial, mais ce dernier inclut galement des concepts tels que le maintien du plus haut degr dintgrit individuelle et institutionnelle, la prservation de limage et de la rputation de lUNOPS, le fait de ne pas donner limpression dune

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

irrgularit et la promotion des biens publics telle que spcifie dans la Charte des Nations unies, dans chaque aspect des oprations de passation de marchs de lUNOPS. 1.4.5 Conflits potentiels entre les principes Bien qu lunisson, ces principes fournissent un cadre commun rgissant les activits de passation de marchs de l'UNOPS ; de plus, les principes peuvent entrer en conflit dans certains cas, obligeant de recourir une exprience professionnelle et en matire de gestion, ainsi que de sen remettre son bon jugement pour aboutir une situation quitable correcte. Voici quelques exemples :

Porter un appel d'offres public la connaissance de soumissionnaires potentiels peut tre considr comme contraire au principe dquit (un nombre restreint de soumissionnaires tant notifis) ; cela est toutefois susceptible de garantir une concurrence efficace. Dcider de ne pas divulguer des informations dans des pays o la scurit est insuffisante est une proccupation majeure, c'est--dire o les fournisseurs et prestataires de l'UNOPS risquent dtre la cible de terroristes, peut tre considr comme contraire au principe de transparence ; toutefois, une telle dcision rpond au mieux aux intrts de lUNOPS et de ses clients.

1.5

Autorit de la passation de marchs

Conformment au Rglement Financier et aux Rgles de Gestion Financire applicables l'UNOPS, le Directeur excutif (ED) a dlgu la qualit de Chef excutif de la section de la passation de marchs au Directeur excutif adjoint (DED) qui revient la responsabilit gnrale de toutes les passation de marchs au sein de lUNOPS. LECPO jouit de l'autorit d'attribuer et signer un contrat au nom de lorganisation. Une telle autorit est ici dfinie comme tant l'autorit de la passation de marchs. Comme stipul dans les FRR 117.01(c), le Directeur excutif est charg de crer une Commission des marchs de lUNOPS afin de conseiller le Chef excutif de la section de la passation de marchs. Au sein des bureaux dcentraliss, des Comits locaux des marchs et du matriel (LCPC) peuvent tre tablis par lECPO, afin de conseiller le Directeur rgional concern, aprs examen et recommandation de la Commission des marchs de lUNOPS. Lanalyse des LCPC peut se substituer celle de la Commission des marchs de l'UNOPS pour les cas respectant les seuils financiers des LCPC. Pour les procdures en matire d'examen par les comits des contrats, veuillez consulter le chapitre 7 du prsent Manuel de la passation de marchs. Un complment dinformations sur les principes rgissant la dlgation dautorit et la responsabilit ainsi que sur la sgrgation des rles entre le sige et les structures rgionales ou sur les dcisions du Bureau est propos dans la D.O.15. 1.5.1 Dlgation dautorit Les FRR dfinissent la dlgation dautorit comme la dfinition crite des conditions, procdures et clauses quun fond de pouvoir doit respecter lorsquil agit par dlgation. Les membres du personnel de lUNOPS qui bnficient dune dlgation dautorit afin de remplir les tches autorises dans le respect des montants et des dlais impartis sont appels les fonctionnaires habilits. Un fond de pouvoir est une personne titulaire dune dlgation de pouvoir en cours de validit dlivre par un fonctionnaire habilit. Le Chef excutif de la section de la passation de marchs peut dlguer lautorit de la passation de marchs (PA) un certain nombre de personnes. Les personnes ayant bnfici de la dlgation dautorit pour mener des transactions de passation de marchs spcifiques et attribuer les contrats qui en rsultent sur la base de certaines conditions, et ce, en fonction de la valeur de la passation de marchs y relative, deviennent responsables des actions et potentiellement responsables des erreurs et des fautes commises dans lexercice de lautorit dlgue. Le PA est dlgu par lECPO des personnes, et non pas des fonctions. Par consquent, les personnes investies dune capacit par intrim (ex. fonctionnaire responsable - OIC) dune fonction autorit dlgue peuvent exercer cette autorit jusqu ce que le titulaire officiel reprenne sa fonction. 1.5.2 Niveaux dautorit dlgue Les niveaux dautorit dlgue pour les diffrents types dactivits de passation de marchs au sein de lUNOPS sont indiqus ci-dessous. Tableau 1 : Niveaux dautorit dlgue

10

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

ACTIVIT Respecter les rgles de la passation de marchs : Approuver les listes restreintes, les appels manifestation dintrt (EOI), les documents de consultation et de pr-qualification (en ce compris leurs amendements) 1 - Attribuer des contrats suivant la procdure officielle de consultation - Attribuer des contrats la suite de la prslection par la source de financement(veuillez consulter lInstruction administrative sur lacceptation de l'engagement pour les situations particulires telles quune prslection effectue sur la base de rgles de passation de marchs dune organisation ntant pas membre des Nations unies et aprs lapprobation du descriptif du projet). - Attribuer des commandes-catalogue - Approuver les amendements de commandes-catalogue. - Attribuer des contrats par le biais dune drogation la procdure officielle de consultation - Approuver les amendements aux contrats lexception des commandes-catalogue. - Signer les contrats adjugs ainsi que les accords long terme, les commandescatalogue et les amendements adjugs. Signer des contrats en labsence de toute objection dinstitutions financires internationales (telles que la Banque Mondiale) et de tout examen distinct de la Commission des marchs de lUNOPS (voir 7.2 Examen et recommandation lautorit de la passation de marchs). Exceptions aux rgles de la passation de marchs : Approuver les cas post facto ou rtroactifs

NIVEAU 1 Dollars amricains 250.000*

NIVEAU 2 Dollars amricains 500.000*

NIVEAU 3 Dollars amricains Illimite*

NIVEAU 4 Dollars amricains Illimite*

50.000

250.000*

500.000

1.000.000

50.000

250.000

500.000

1.000.000

50.000

50.000

250.000

250.000

Illimite

Illimite

Illimite

Illimite

Aucune

Aucune

Illimite

Illimite

Dollars amricains Aucune

Dollars amricains
Aucune/ 50.000 USD**

Dollars amricains 250.000

Dollars amricains 250.000

** Les directeurs rgionaux ou les sous-directeurs rgionaux en charge de rgions sans comit local des contrats sont les seules personnes autorises approuver les cas rtroactifs/post-facto pour des montants jusqu' 50.000 USD. 1 : - L'adjudication est la procdure par laquelle lautorit de la passation de marchs autorise la conclusion de contrats, d'accords long terme, de commandes-catalogue ou les avenants celles-ci, avec des fournisseurs. La demande dadjudication est soumise lautorit de la passation de marchs de niveau pertinent (cest--dire lautorit de la passation de marchs disposant du niveau dautorit dlgue appropri) pour son examen et ladjudication du contrat. Lexamen est effectu par la Commission des marchs, sil y a lieu. Si lentit soumissionnaire prvoit une augmentation potentielle du montant total du contrat en raison d'une augmentation des quantits requises (supplment de marchandises pour les bons de commandes, ordres de modification de contrats de construction, etc.), elle est autorise solliciter l'adjudication du montant du contrat de base major d'une marge (10 % par exemple). En cas dapprobation de ladjudication, lentit soumissionnaire peut engager le contrat pour le montant de base et ensuite les avenants/ordres de modifications concurrence des limites de la marge convenue. Les lments qui prcdent ne sappliquent quen cas de modification des quantits dar ticles approuves dans le cadre de ladjudication de dpart et en labsence de variation du prix unitaire. En cas dajout de nouveaux articles ou 2 de modification du prix, les limites stipules au point ( ) ci-dessous sont dapplication. Pour un contrat ou des sries de contrats, en ce compris leurs avenants, avec le mme fournisseur pour le mme projet ou objet, le cumul des montants doit tre pris en considration pour dterminer le PA. Aux fins
11

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

dexamen et dadjudication, les amendements et les sries damendements sont considrs comme dispenses de consultation ouverte. Aux fins des examens et des adjudications, les amendements et sries damendements sont considrs de la mme manire que les drogations la procdure officielle de consultation. Le mme projet signifie le mme projet ATLAS. - Lexpression le mme objet est utilise lorsquune ou plusieurs adjudications dun contrat ou dune srie de contrats, en ce compris les amendements de ceux-ci, un mme fournisseur, rsulte dun seul processus de consultation. Par consquent, les quantits de tout contrat ou srie de contrats, bon de commande, commande-catalogue ou amendement rsultant de mme processus de consultation ont le mme objet quel que soit le ou les projets (voire les units oprationnelles) et doivent tre cumules afin de dterminer lautorit de la passation de marchs pertinente. Lobjet est li lissue dune consultation afin de veiller ce que plusieurs contrats ne soient pas conclus dans le cadre dune consultation spcifique sans tre dment contrls tant donn que cela pourrait exposer lUNOPS des risques financiers potentiels (tels que labsence dune concurrence efficace en raison de prix inchangs malgr une modification du volume). Exemple : une unit oprationnelle lance un appel doffres pour un certain produit dune valeur de 220.000 dollars amricains. Le Directeur rgional attribue le contrat. Un mois plus tard, une autre unit oprationnelle dcide dattribuer un contrat de 40.000 dollars amricains au mme fournisseur pour le mme produit sur la base de la mme consultation. Bien que le contrat soit sign dans le cadre dun projet diffrent par une autre unit oprationnelle, il est conclu pour le mme objet ; ds lors, le montant global doit tre pris en compte pour dterminer les modalits de lexamen et de ladjudication du dernier contrat. Dans cet exemple, le montant global slve 260.000 dollars amricains et ladjudication du contrat de 40.000 dollars amricains devra tre soumis lexamen des commissions des marchs. Voir galement chapitre 7.2.2, Porte de l'examen des comits des marchs et des biens.
2

Les adjudications de contrats par le biais dune drogat ion la procdure officielle de consultation ainsi que les adjudications damendements aux contrats ( lexception des commandes -catalogue) par une autorit de la passation de marchs de niveau 1 doivent faire lobjet dun examen trimestriel par des conseillers en passation de marchs afin de sassurer du respect des principes de la passation de marchs et de lapplication dun processus de passation de marchs sain. Les conseillers en passation de marchs remettront tous les trimestres un rapport au Directeur du PPG sur les marchs adjugs par les autorits de passation de marchs de niveau 1, avec des recommandations quant lamlioration du processus pour les cas ultrieurs. Considrations importantes :

Tous les accords long terme lexception des accords long terme valables tablis par dautres organisations des Nations unies, doivent tre conclus par lECPO tant donn quils sont tablis sur base dune consultation donne, et que les commandes-catalogue auront donc le mme objet. En partant du principe que nimporte quelle unit oprationnelle peut signer des commandes -catalogue sur la base daccords long terme tablis, le montant global des commandes -catalogue ayant le mme objet risque de dpasser le seuil fix pour un examen par les commissions des marchs de lUNOPS ainsi que le seuil de dlgation dautorit fix pour ladjudication de contrats. Les valeurs dfinies pour la dlgation dautorit du tableau 1 sont les suivantes : hauteur et lexclusion des montants indiqus pour chaque niveau ; lexclusion des impts et taxes. Approbation pralable : Lexercice dune autorit marque dun astrisque (*) dans le tableau 1 exige lapprobation crite pralable de la demande par un conseiller en passation de marchs (ci-aprs appel le conseiller en passation de marchs ). Les conseillers en passation de marchs, tels que dfinis dans la directive organisationnelle Structure globale de lUNOPS (D.O.15) sont nomms par le responsable des pratiques de passation de marchs et sont habilits reprsenter lactivit en tant que partenaires commerciaux stratgiques pour certaines rgions et/ou dautres activits. Les listes actuelles de conseillers en passation de marchs sont gres travers la page de lintranet du groupe charg des pratiques en passation de marchs consultable par lensemble du personnel de lUNOPS.

12

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Aucune approbation pralable nest requise pour des montants infrieurs 50.000 dollars amricains. Si le conseiller en passation de marchs est galement lautorit de la passation de marchs ou le responsable soumissionnaire, aucune approbation pralable distincte nest requise. Lorsque lautorit de la passation de marchs nest pas un conseiller en passation de marchs, elle ne peut autoriser, signer ou approuver les activits de passation de marchs exigeant une approbation pralable avant lobtention de ladite approbation. Lorsque le conseiller en passation de marchs refuse une demande dapprobation pralable concernant ladjudication de contrats, et si lautorit de la passation de marchs est davis que cette adjudication doit tre valide, elle demandera la Commission des marchs dexaminer et dobtenir lapprobation de l adjudication du contrat auprs de lautorit de la passation de marchs pertinente. Sagissant des activits de passation de marchs autres que l adjudication de contrats, lorsque le conseiller en passation de marchs refuse une demande dapprobation pralable, et si lautorit de la passation de marchs est davis que ladjudication doit tre valide, elle consultera le Directeur du PPG qui prendra la dcision finale quant lapprobation pralable. Les documents suivants doivent faire lobjet dune approbation pralable : les listes restreintes, les appels manifestation d intrt (EOI), les documents de consultation et de pr-qualification (en ce compris leurs avenants) ; les soumissions des CPC ; les soumissions infrieures au seuil dfini par des CPC et quivalant voire suprieures 50.000 dollars amricains aux fins de ladjudication de contrats par lautorit de la passation de marchs.

Pour le niveau 4, loctroi dune dlgation dautorit de 1 .000.000 de dollars amricains aux fins de ladjudication de contrats (en ce compris ceux ayant t prslectionns par la source de financement) rsultant de lapplication de procdures officielles de consultation, ainsi quaux fin de ladjudication de commandes-catalogue et de modifications de commandes-catalogue exige lapprobation pralable de lECPO en plus de lexamen de la Commission des marchs de l'UNOPS. tant un organisme membre des Nations unies, lUNOPS est exonre dimpts et de taxes (pour un complment dinformation, voir les chapitres 5.1.1.1 (9), Lettre de consultation ; 6.1.3, Critres financiers et 9.2.6. Incoterms).

1.5.3 Sous-dlgation de lautorit Conformment au Rglement Financier et aux Rgles de Gestion Financire applicables lUNOPS, le Chef excutif de la section de la passation de marchs (cette fonction est attribue au Directeur excutif adjoint) peut autoriser un fond de pouvoir approuver des sous-dlgations. Seuls les fonctionnaires habilits sont autoriss sous-dlguer des autorits de la passation de marchs des personnes (tels que des directeurs de Centres doprations, des gestionnaires de centres de projet, des Chefs de projet (PM), des Conseillers techniques en chef (CTA) ou des responsables leur rendant directement compte (pour les directeurs du sige bnficiant dune dlgation dauto rit)) conformment aux niveaux indiqus au tableau 1. Les sous-dlgations peuvent tre mises uniquement en faveur des membres du personnel de lUNOPS, lexception des cas pour lesquels il existe des motifs valables et sur autorisation spcifique de lED ou du DED. La sous-dlgation dautorit est mise par crit, nominative et prendra fin automatiquement lors de la survenance de lun des cas suivants : soit la rsiliation ou lexpiration du contrat conclu entre lUNOPS et le mandataire, soit laffectation de ce dernier de nouvelles fonctions au sein de lUNOPS . La sous-dlgation sadresse la personne (pas la fonction) et ne peut par consquent pas tre utilise par les fonctionnaires responsables. La sous-dlgation dautorit implique la responsabilit de la slection de la personne dlgue, ainsi que la supervision et la responsabilit des activits ralises par cette personne. Les personnes bnficiant dune dlgation dautorit sont responsables de la mise en place dun systme de surveillance des sous-dlgations. Elles sont en outre responsables de tenir inform tout moment le

13

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Legal Practice Group (LPG) des sous-dlgations en adressant une copie au LPG desdites sousdlgations dautorit. Une autorit de la passation de marchs ayant dj fait lobjet dune sous-dlgation une personne ne peut plus tre nouveau sous-dlgue sauf autorisation crite expresse de lECPO. 1.5.4 Responsabilits de lautorit de la passation de marchs Lautorit de la passation de marchs (PA) doit exercer ses devoirs et ses responsabilits avec un maximum de soin, defficacit, dimpartialit et dintgrit. Avant de prendre un quelconque engagement, le PA doit garantir que : 1) lactivit de passation de marchs est parfaitement conforme avec tous les F RR, les procdures de passation de marchs, les directives organisationnelles et les instructions administratives de lUNOPS ou avec les procdures de passation de marchs des clients de lUNOPS (dans le cas o ces procdures ont t acceptes par lUNOPS travers la signature dans laccord sign entre lUNOPS et le client), ainsi quavec les procdures spcifiques acceptes par lUNOPS dans de tels documents ; 2) les fonds ncessaires sont disponibles pour lengagement ; 3) daprs les informations disponibles ce moment et documentes dans le dossier de la passation de marchs, la passation de marchs est dans le meilleur intrt de lUNOPS ; 4) toutes les activits entreprises sont documentes conformment aux modalits dfinies afin de surveiller lutilisation de la dlgation dautorit. 1.5.5 Autorisations de lautorit de la passation de marchs Lautorit de la passation de marchs (PA) est autorise remplir les tches et responsabilits rpertories au tableau 1 ci-dessus pour tous les projets attribus lunit oprationnelle (ou entrepris par lunit oprationnelle au nom dune autre unit de lUNOPS). Afin de respecter le principe de la sparation des tches (Voir le chapitre 1.7 Sgrgation des rles), autorit de la passation de marchs nest pas en droit dattribuer des contrats, des bons de commande ou des amendements ces derniers dans les cas o elle a t directement implique l'excution du processus de la passation de marchs. Dans de tels cas, tous les documents contractuels, bons de commande ou amendements ces derniers doivent tre transmis au niveau suprieur dautorit de la passation de marchs pour adjudication. Nonobstant ce qui prcde, le PA est en droit dexercer les autorits d lgues restantes (ex. approuver les listes restreintes, signer les documents de consultation soumissionner, cf. tableau 1 ci-dessus) dans les cas o il a entrepris le processus de la passation de marchs. Une sparation toujours plus stricte doit tre applique lorsque cela est possible (Voir le chapitre 1.7 ci-dessous). Dans l'exercice de responsabilits dlgues, il est galement entendu que le PA consultera, le cas chant, le Directeur du groupe charg des pratiques en passation de march (PPG), au sujet des cas complexes et dans les situations o des conseils sur la gestion du risque sont utiles.

1.6

Responsabilit

Tous les fonctionnaires de lUNOPS sont responsables envers le Directeur excutif de la rgularit des actions quils ont entreprises dans l'exercice de leurs fonctions officielles (cf. FRR Section (C) Obligation de rendre compte et responsabilit ; cf. D.O.3). Les membres du personnel impliqus dans une quelconque action contraire aux FRR, ou aux directives, instructions administratives ou politiques applicables lorganisation peuvent tre tenus personnellement responsables, y compris sur le plan financier, de s consquences dune telle action (Rgle de gestion financire 103.2). Lorsque lUNOPS, travers ses oprations et projets, utilise des fonds publics dans le processus de la passation de marchs, il convient de prendre dment soin de garantir que les fonds sont uniquement utiliss aux fins prvues. Les personnes qui bnficient dune dlgation dautorit doivent particulirement veiller garantir que les actions quils entreprennent, ou qui sont entreprises par des personnes sous leur supervision, sont conformes aux FRR, directives, instructions administratives ou politiques applicables lUNOPS.

14

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

1.7

Sgrgation des rles

La sgrgation des rles est un important principe de base du contrle interne et doit tre observe dans tous les processus de la passation de marchs de lUNOPS. Chaque entit de passation de marchs au sein de lUNOPS doit tre organise selon une structure administrative base sur la sgrgation des rles (dans certains cas o les diffrentes tches sont excutes par diffrentes personnes, galement la sparation) des responsabilits pour les diffrentes tapes du processus de la passation de marchs. Une telle structure spare gnralement les tches du demandeur, de lacheteur et du payeur afin non seulement de permettre les contrles et les vrifications appropris (checks and balances), mais galement afin de favoriser la spcialisation. Ces diffrentes phases du processus de la passation de marchs doivent tre excutes par diffrentes personnes : 1) la formulation du besoin/de la demande de la passation de marchs, y compris la certification de la disponibilit des fonds ; 2) le traitement de la demande ; 3) la consultation de fournisseurs ; 4) la rception des offres ; 5) louverture des plis ; 6) lvaluation des offres et lidentification de la socit adjudicataire ; 7) lexamen et la recommandation pour ladjudication ; 8) ladjudication du contrat; 9) le dboursement des fonds. Au moins trois personnes doivent tre impliques lexcution du processus de la passation de marchs. En aucun cas, une seule personne ne doit tre responsable de toutes les fonctions susmentionnes. Les fonctions de lacheteur et du payeur doivent toujours tre entirement spares et excutes par diffrentes personnes. La fonction de rception des offres ne doit pas tre assume par le payeur. Certaines units de passation de marchs peuvent ne pas tre en mesure de mettre en place une sparation complte de toutes les fonctions susmentionnes, par exemple dans de trs petits bureaux. Toute dviation ces rgles doit tre dment documente. Dans de tels cas, au minimum, une rpartition des fonctions mentionnes doit tre mise en place en assurant que, mme si elles sont excutes par la mme personne, cette personne remplit les tches en des capacits diverses. Nanmoins, il ne peut jamais tre drog la sparation entre lacheteur et le payeur ainsi quentre le receveur et le payeur. En outre, un comit douverture des plis doit compter au moins une personne qui nest pas membre du panel dvaluation, moins quil ne soit indiqu quune unit oprationnelle comportait moins de trois personnes ( lexception du personnel des services financiers) pour mener bien ces fonctions. Chaque bureau doit tablir des procdures internes approuves par lautorit de la passation de marchs.

1.8

Lthique en matire de passation de marchs

Lthique est la discipline qui porte sur ce qui est bien et mal, sur les de voirs et obligations morales, sur les principes et les valeurs morales et sur le caractre moral. La plupart des principes en matire de passation de marchs, tels que lquit, lintgrit et la transparence sont bass sur la dontologie. Vu que les fonds administrs par lUNOPS sont des fonds publics confis lorganisation par une source ou un bnficiaire de financement, il est impratif que toutes les transactions soient conduites dans le plus grand respect des principes dontologiques. Chaque lment de lorganisation ainsi que toutes les personnes qui agissent au nom de lUNOPS doivent observer les plus hautes normes dontologiques tout au long du processus de la passation de marchs. La corruption et la fraude dans les oprations dorganisations i nternationales puisent des fonds destins la ralisation dobjectifs dfinis. La corruption et la fraude peuvent nuire l'efficacit du fonctionnement des organisations internationales et menacer leur existence. La fraude a par ailleurs un effet multiplicateur sur la diminution du PIB dun pays travers le transfert illgal et le dtournement de fonds plus souvent destins des personnes ayant un revenu infrieur.
15

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Tous les fonctionnaires/employs au niveau de la passation de marchs sont tenus d'observer un standard dintgrit au-dessus de tout soupon dans toutes les relations commerciales, tant au sein de lUNOPS qu lextrieur. Les principes de conduite dontologique sappliquent toutes les transactions avec les clients de lUNOPS, les donateurs, les gouvernements, les partenaires et le grand public. Le personnel du service de la passation de marchs ne doit jamais utiliser son autorit ou ses fonctions pour des gains personnels et doit chercher maintenir et renforcer la position de lUNOPS cet gard. Les normes professionnelles de conduite dontologique des fonctionnaires de lUNOPS sont prcises aux Articles 100 et 101 de la Charte des Nations unies, dans les Normes de conduite requises des fonctionnaires internationaux, au chapitre 1 du Rglement du personnel et Statut du personnel ainsi que dans les FRR. En outre, par son serment professionnel, chaque membre du personnel accepte de rglementer la conduite personnelle avec pour unique objectif lintrt des Nations unies . Toutes les personnes sont responsables de la rgularit des actions qu'elles entreprennent dans l'exercice de leurs fonctions officielles et tout membre du personnel qui entreprend une action contraire aux FRR, ou au Rglement du personnel et Statut du personnel de lOrganisation des Nations unies, peut tre tenu personnellement responsable, y compris sur le plan financier, des consquences dune telle action. Bien que les prestataires individuels ne bnficient pas du statut de fonctionnaire de lONU, ils doivent se conformer, dans le cadre de leurs activits lies lUNOPS, aux normes de conduite requis es des fonctionnaires internationaux de lONU (voir directive organisationnelle n21 Politique relative au contrat de prestataire individuel (ICA)). La conduite dontologique est un processus continu dautorglementation et de rflexion chaque stade du processus de la passation de marchs. Il est impossible de dtailler par crit tout ce quun fonctionnaire de lUNOPS doit savoir en matire de ce qui est permis ou interdit. La loi est gouverne par des rgles tandis que la dontologie est base sur lapprciation subjective de ce qui est bien ou mal. Pour ces motifs, le personnel de lUNOPS doit chercher se faire guider tant par lesprit de la loi, ou toute autre exigence crite, que par la lettre de la loi. Le personnel du service de la passation de marchs doit se faire guider par lobjectif que la rgle vise raliser. LUNOPS a adopt une politique en matire de dclaration dintrts financiers applicable certaines catgories du personnel de lUNOPS, avec des exigences de divulgation spcifiques pour le personnel impliqu aux actions de la passation de marchs. Voir : directive organisationnelle n23 dclaration din trts financiers (D.O.23). Voici un aperu de certaines normes de conduite applicables lensemble du personnel impliqu dans les actions de la passation de marchs : 1) le personnel doit interdire au(x) fournisseur(s) tout accs des informations concernant un march particulier avant que de telles informations ne soient gnralement disponibles dans le milieu des affaires ; 2) le personnel nutilisera pas intentionnellement des spcifications, termes de rfrence ou cahiers des charges inutilement restrictives ou adaptes susceptibles dtre dissuasifs pour la concurrence ; 3) le personnel ne sollicitera ni nacceptera, directement ou indirectement toute promesse dembauche auprs de toute personne cherchant ou ayant cherch sattacher les services de lUNOPS ; 4) le personnel nest pas autoris avoir un intrt personnel ou financier auprs de tout fournisseur qui rpond un appel doffres de lUNOPS et simpliquer de quelque faon que ce soit au processus de la passation de marchs ; 5) le personnel ne divulguera pas, directement ou indirectement, d'informations propritaires ou relatives la slection de la source, toute personne autre que la personne autorise recevoir de telles informations. LUNOPS a publi une Instruction administrative (rf: AI/OEC/2008/06) sur les Restrictions aprs lemploi conforme au bulletin du Secrtaire gnral ST/SGB/2006/15, dtaillant les restrictions aprs lemploi

16

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

applicables au membre du personnel de lUNOPS intervenant dans le processus de la passation de marchs aprs la cessation demploi. Charte des Nations unies, Articles 100 et 101 Normes de conduite de la fonction civile internationale Rglement et statut du personnel des Nations unies Directive organisationnelle n23 Dclaration dintrts financiers ( D.O.23). 1.8.1 Lthique dans les relations avec les fournisseurs LUNOPS sefforce de traiter tous les fournisseurs de manire quitable et gale, conformment aux principes dquit, dintgrit et de transparence dans le processus de la passation de marchs. Rien ne doit empcher les fournisseurs de concourir pour des marchs de lUNOPS sur une base quitable, gale et transparente. Cest pourquoi le personnel associ lactivit de passation de marchs est responsable de la protection de lintgrit du processus de passation de marchs et de prserver lquit dans la manire dont lUNOPS traite tous les fournisseurs. Tout le personnel de lUNOPS et les autres personnes impliques dans le processus de la passation de marchs au nom de lorganisation doivent respecter la ligne de conduite suivante : 1) Pendant la phase prcdant la consultation, personne ne doit autoriser que des fournisseurs accdent des informations spcifiques ou confidentielles concernant un march particulier avant que de telles informations ne soient gnralement disponibles dans le milieu des affaires. 2) Pendant la phase de consultation, tous les fournisseurs doivent recevoir des informations identiques. Les ventuelles clarifications des documents de consultation doivent tre fournies peu prs simultanment, par crit, tous les fournisseurs (Voir le chapitre 5.3.1, Questions des fournisseurs, confrence pralable aux offres et inspection de site).

3) Les spcifications doivent tre lies autant que possible la fonction et aux performances. Les
spcifications de conformit ne doivent tre appliques que lorsquelles savrent ncessaires. Elles ne doivent pas contenir des conditions limitant la concurrence (ex. prcision de marques moins dtre requises des fins de normalisation ; voir chapitre 4.4 sur les drogations la procdure officielle de consultation), ni tre inutilement restrictives car cela peut dcourager la concurrence . 4) Il est interdit aux personnes ayant un intrt personnel ou financier auprs dun fournisseur qui rpond une consultation dtre impliques dans le processus de la passation de marchs de quelque faon que ce soit.

5) Pendant lvaluation, les critres dvaluation spcifis dans les documents de consultation doivent
tre appliqus de manire identique pour chaque offre value. Les nouveaux critres d'valuation ne seront en aucun cas mentionns dans les documents de consultation pendant le processus d'valuation. Une situation de conflit dintrt survient lorsque les intrts privs du personnel de lUNOPS, linstar de relations professionnelles ou dactifs financiers personnels extrieurs, interfrent ou semblent interfrer dans la bonne excution de ses fonctions ou obligations professionnelles en tant que responsable de lUNOPS. Dans un contexte de passation de marchs, un conflit dintrt peut rsulter dintrts privs tels que des investissements et actifs personnels, des activits et affiliations politiques ou autres extrieures dans le cadre dun mandat auprs de lUNOPS, une embauche aprs une cessation demploi auprs de lUNOPS voire la rception dun cadeau susceptible de mettre le personnel de l'UNOPS dans une position dobligation. Il est galement question de conflit dintrt en cas dutilisation dactifs de lUNOPS, dont des actifs matriels, financiers et humains ou en cas dutilisation des bureaux ou des connaissances de l'UNOPS obtenues travers l'exercice de fonctions officielles, des fins prives voire afin de porter prjudice la position d'une personne nayant pas les faveurs d'un membre du personnel de l'UNOPS. Un conflit dintrt peut galement rsulter de situations dans lesquelles un membre du personnel de lUNOPS est considr comm e tirant parti, directement ou indirectement, voire permettant une tierce partie, en ce compris la famille, des amis ou une personne qu'il favorise, de tirer parti des dcisions du personnel de l'UNOPS. Si un membre du personnel de l'UNOPS estime tre confront un conflit d'intrt, il notifiera rapidement et en dtail ce conflit au dontologue de l'UNOPS et s'abstiendra de participer de quelque faon que ce soit une activit lie au conflit potentiel et ce, jusqu ce que le dontologue ait rsolu l e conflit de manire

17

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

satisfaisante. Dans certains cas, il peut tre tabli qu'en dpit du conflit et aprs une divulgation complte aux personnes concernes, quune participation de l'individu desserve mieux les intrts de l'UNOPS. Pour des directives sur la politique de l'UNOPS en matire de rpression des fraudes, veuillez galement consulter la directive organisationnelle n10 (D.O.10). Formulaire de dclaration volontaire d'un conflit d'intrt potentiel 1.8.2 Incitations et hospitalit LUNOPS a adopt une politique de tolrance zro lgard des incitations. Ds lors, il est primordial que le personnel en charge de la passation de marchs ne se retrouve pas dans une position dans laquelle ses actions sont susceptibles de constituer ou peuvent tre raisonnablement perues comme constitutives dun traitement de faveur au bnfice d'une personne ou d'une entit travers l'acceptation de cadeaux, de l'hospitalit ou de toute autre faveur similaire. Les membres du personnel doivent se comporter de manire prserver tout instant les valeurs, lintgrit et la bonne rputation de lUNOPS, sans jamais donner l'impression d'un abus. En vertu de la politique de tolrance zro de lUNOPS l'gard des incitations et de l'hospitalit, les membres du personnel impliqu dans la passation de marchs ou tout autre membre du personnel impliqu dans un aspect quelconque du processus de passation de marchs, ne peut accepter aucun cadeau incluant des boissons, des repas, des billets de spectacle, lh ospitalit, le transport voire toute autre forme d'avantage, mme si ce dernier s'inscrit dans le cadre d'une visite de travail officielle, de la part de tout personne qui n'aurait pas fait le cadeau ou offert l'hospitalit si le membre du personnel n'avait pas travaill l'UNOPS quelle que soit la valeur et que la source externe ait ou non sollicit les activits de l'UNOPS. Les exceptions cette rgle sont les invitations des djeuners, dners et rceptions par des gouvernements, des sources de financement ou d'autres organismes des Nations unies, lesquelles peuvent tre acceptes lorsque de telles invitations font partie des fonctions officielles du personnel de l'UNOPS. Tous les articles reus de la part de fournisseurs, mme de valeur nominale, doivent tre retourns aux fournisseurs, sauf lorsque cette obligation est onreuse pour lUNOPS. Dans ce cas, une loterie, une mise aux enchres ou une tombola officielle sera organise pour se sparer des articles ; de plus, les produits de la vente/tombola seront donns. Chaque unit oprationnelle doit laborer des procdures spcifiques la gestion des cadeaux et les mettre disposition de son personnel. Ces procdures doivent notamment traiter des aspects suivants : 1) 2) la dsignation dun point de contact ntant pas impliqu dans les activits de passation de marchs (un membre du personnel administratif par exemple) qui remettre les cadeaux ; la communication dinstructions au point de contact dsign quant la manire de rendre les cadeaux et au traitement rserver aux cadeaux de faible valeur (la manire de les consigner, etc.) ; la description de la manire de distribuer les cadeaux de faible valeur et du traitement du produit de la vente ; les informations communiques au personnel de la rception sur ce quil convient de faire lorsque des cadeaux leur sont remis ; tout autre aspect susceptible de s'appliquer au contexte local.

3) 4) 5)

1.8.3 Conduite dontologique des fournisseurs et suspension des fournisseurs LUNOPS adhre totalement au Code de conduite des fournisseurs des Nations unies promulgu par la division des services de passation de marchs des Nations unies en mai 2007. LUNOPS attend de tous les fournisseurs qui souhaitent faire affaire avec lUNOPS quils respectent ce code de conduit e tant donn quil sinspire des valeurs de base nonces dans la Charte des Nations unies qui lie toutes les nations. http://www.United Nations.org/Depts/ptd/pdf/conduct_english.pdf http://www.United Nations.org/Depts/ptd/pdf/conduct_french.pdf http://www.United Nations.org/Depts/ptd/pdf/conduct_spanish.pdf http://www.United Nations.org/Depts/ptd/pdf/conduct_arabic.pdf LUNOPS prcisera aux fournisseurs au cours de la phase d'enreg istrement, dans les documents de consultation et dans les documents contractuels que tous les fournisseurs de l'UNOPS sont tenus de se

18

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

conformer aux normes dontologiques les plus leves, tant pendant le processus dappel doffres que pendant lexcution dun contrat. Le cas extrme de conduite contraire la dontologie est lorsque des fournisseurs sadonnent des pratiques frauduleuses. La liste de dfinitions prsente ci-dessous indique les types de pratiques frauduleuses les plus communs parmi les fournisseurs : 1) Corruption : le fait de proposer, offrir, recevoir ou solliciter indment un quelconque objet de valeur en vue dinfluencer le processus de passation de marchs de marchandises, services ou travaux ; Extorsion ou coercition : le fait dessayer dinfluencer le processus de passation de marchs de biens ou de services, ou lexcution de contrats par le biais de menaces consistant porter prjudice une personne, des biens ou la rputation ; Fraude : le fait dessayer dinfluencer le processus de passation de marchs de biens ou de services, ou lexcution de contrats par le biais de menaces consistant porter prjudice une personne, des biens ou la rputation ; Collusion : lentente entre soumissionnaires visant produire des offres des prix artificiels qui ne sont pas comptitifs.

2)

3)

4)

LUNOPS est tenu de : 1) rejeter une proposition dadjudication dun contrat si le Directeur du PPG tablit quun fournisseur recommand pour ladjudication sest adonn des pratiques frauduleuses tout en faisant affaire avec l'UNOPS ; dclarer un fournisseur inligible, indfiniment ou pour une priode dtermine, et lui interdire de devenir un fournisseur agr si le Directeur du PPG tablit quelque moment que ce soit que le fournisseur sest adonn des pratiques frauduleuses en tentant dobtenir un contrat de l'UNOPS ou dans le cadre de l'excution de celui-ci ; annuler ou mettre fin un contrat si le Directeur du PPG tablit quun fournisseur sest adonn des pratiques frauduleuses en tentant dobtenir un contrat de l'UNOPS ou dans le cadre de l'excution de celui-ci.

2)

3)

Toutes les dcisions du Directeur du PPG conformment aux paragraphes 1) 3) ci-dessus seront prises en consultation avec le responsable des services juridiques. Tous les membres du personnel de lUNOPS qui ont des motifs raisonnable de penser quun fournisseur sest adonn des pratiques frauduleuses doit en faire part sans tarder au Groupe de lAudit Interne et des Investigations (IAIG). LUNOPS peut : 1) exiger quun fournisseur de lUNOPS autorise lUNOPS ou toute personne que lUNOPS peut dsigner, inspecter ou procder des audits des comptes et tats financiers du fournisseur en rapport avec le contrat ; renvoyer la question aux autorits nationales auprs desquelles le fournisseur est lgalement agr en tant quentit oprationnelle, aprs avoir sollicit une assistance juridique.

2)

Suspension ou rvocation des fournisseurs : Afin de s'assurer que l'UNOPS fasse affaire avec des fournisseurs respectant les normes thiques les plus rigoureuses, tous les fournisseurs potentiels sont soumis un examen pralablement leur enregistrement ; de plus, leurs performances seront surveilles par la suite. LUNOPS compile priodiquement des listes de fournisseurs suspendus, en prcisant les fournisseurs ayant t suspendus/supprims de la base de donnes de l'UNOPS. Un comit dexamen des fournisseurs (VRC) tabli au sige fait office de comit dexamen des plaintes de fournisseurs potentiels dont la demande denregistrement auprs de lUNOPS a t rejete. Par ailleurs, le VRC value et recommande la suspension, la suppression ou la rintgration de fournisseurs agrs dans la base de donnes de lUNOPS. Critres de suspension ou rvocation de la base de donnes de lUNOPS :
19

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Le Directeur du PPG (aprs consultation du conseiller juridique) peut suspendre/supprimer un fournisseur de la base de donnes des fournisseurs de l'UNOPS pour une priode spcifique ou indfiniment : 1) Si le Directeur du PPG, tablit, sur la base de preuves documentes, que le fournisseur na pas respect les termes et conditions d'un contrat conclu avec l'UNOPS si bien que : (a) le contrat na pas t excut conformment aux termes et conditions dun ou plusieurs contrats ; (b) le fournisseur est considr comme stant adonn une activit criminelle (telle qu'une fraude) ; (c) une conduite abusive, contraire la dontologie ou non professionnelle, a t constate, en ce compris les pratiques frauduleuses et la soumission de fausses informations ; (d) une relle inquitude existe quant la capacit du fournisseur de sacquitter de manire satisfaisante des obligations contractuelles, telles que le dpt de bilan, ou due au fait que l'entreprise a rcemment t mise en liquidation judiciaire ; (e) toute preuve de mauvaise conduite documente ou vidente susceptible de nuire aux intrts de lUNOPS et qui entraverait raisonnablement la capac it du fournisseur excuter un contrat. 2) En cas de rception dune notification par un tat membre ou une autre source autorise indiquant quun fournisseur a t accus de pratiques frauduleuses ou d'une infraction criminelle dans ce pays ; Si un fournisseur a fait lobjet dune condamnation ou dun jugement civil faisant tat dun manque dintgrit ou dhonntet professionnelle ; et Si le fournisseur ne respecte pas les conditions obligatoires pour faire affaire avec lUNOPS telles que dcrites ci-dessous : Conditions obligatoires pour faire affaire avec lUNOPS : Lune des conditions principales pour faire affaire avec lUNOPS exige que les fournisseurs, leurs filiales, leurs agents, leurs intermdiaires et leurs commissaires travaillent en coopration avec le Bureau des Services de Contrle Interne (Office of Internal Oversight Services, OIOS) des Nations unies, le Groupe de lAudit Interne et des Investigations (UNOPS Internal Audit and Investigations Group, IAIG), ainsi que dautres organismes dinvestigations agrs par le Directeur excutif. Ils devront galement collaborer avec le Dontologue de lUNOPS (durant les examens prliminaires en accord avec la politique de lUNOPS relative la dnonciation dirrgularits), dans le cas o cela serait ncessaire. Une telle coopration inclut, sans sy limiter, les aspects suivants : laccs tous les employs, reprsentants, agents et cessionnaires du fournisseur ; la production de tous les documents exigs, y compris les dossiers financiers. Le non-respect de cette coopration envers les investigations, telle que dcrite ci-dessus, sera considr par lUNOPS comme un motif suffisant pour mettre fin au contrat, suspendre et supprimer le fournisseur de la liste des fournisseurs enregistrs. Notification de la dcision de suspendre ou de supprimer un fournisseur : Sur dcision du Directeur du PPG de suspendre ou de supprimer un fournisseur de la base de donnes des fournisseurs de lUNOPS, le Directeur du PPG notifiera par crit ledit fourni sseur en consquence. La notification fera part au fournisseur de la dcision de lUNOPS de le suspendre pour une priode dtermine ou de le supprimer indfiniment de la base de donnes des fournisseurs et stipulera les motifs dune telle dcision. Par ailleurs, la notification informera le fournisseur de son droit solliciter l'examen de la dcision du Directeur du PPG s'il le souhaite. Elle doit prciser la mesure corrective, le cas chant, que le fournisseur devra excuter afin dtre pris en compte p our une requalification. La notification sera envoye par courrier (un avis de rception doit tre demand) ou tlcopie. Lavis de rception ou la copie de la confirmation de la transmission doit tre conserve dans le dossier du fournisseur, en guise de preuve de la livraison. Un dlai maximal de 30 jours aprs la rception de la notification est accord au fournisseur pour solliciter un examen de la dcision de lUNOPS. Si ledit fournisseur est actuellement dans une relation contractuelle avec lUN OPS, le personnel du service de la passation de marchs adquat en sera dment notifi et recherchera des solutions alternatives; de plus, en coordination avec le LPG, il veillera prserver les intrts de l'organisation tout au long d'une telle relation contractuelle et jusqu' la conclusion de celle-ci. Requalification des fournisseurs suspendus/supprims :

3)

4)

20

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Les fournisseurs suspendus ou rays de la base de donnes des fournisseurs de l'UNOPS peuvent nouveau solliciter un enregistrement en apportant une preuve documente et dmontrable des mesures correctives prises afin de remdier au problme(s) la base de sa suspension ou de son limination de la base de donnes des fournisseurs de l'UNOPS. Tout fournisseur supprim de la base de donnes des fournisseurs ne pourra prtendre solliciter un nouvel enregistrement dans ladite base avant un dlai de six mois compter de la notification par crit de lUNOPS de la suspension ou de la suppression. Fournisseurs suspendus ou supprims par dautres entits internationales publiques ou des Nations unies : LUNOPS a pour politique daccepter la liste des fournisseurs suspendus dautres agences des Nations unies ou entits internationales pour autant que les politique et pratique lies la suppression des fournisseurs de ces agences des Nations unies ou entits internationales publiques soient conformes la politique et la pratique de l'UNOPS. Cela sera tabli par le Directeur du PPG. Liste des fournisseurs suspendus : Le Directeur du PPG veillera ce que les noms des individus ou entits rayes de la base de donnes en raison de leur prsence sur la liste 1267 des Nations unies ainsi que les noms des fournisseurs autrement suspendus par lUNOPS et dautres agences des Nations unies ou entits internationales publiques (voir paragraphe ci-dessus) soient repris sur l'Intranet et dans ATLAS. Le personnel du service de la passation de marchs n'enregistrera aucun fournisseur repris dans les listes de fournisseurs suspendus de la base de donnes de l'UNOPS et n'engagera aucune relation contractuelle avec ces fournisseurs. Liste 1267 des Nations unies des terroristes : La rsolution 1267 du Conseil de Scurit a tabli un rgime de sanctions couvrant les individus et entits associes Al-Qaida et/ou aux Talibans. LUNOPS adhre pleinement cette politique. Fournisseurs supprims 1.8.4 Considrations environnementales et responsabilit sociale Les fournisseurs ont pour obligation de se conformer aux conditions gnrales de lUNOPS, qui incluent des dispositions spcifiques en matire de mines, de travail des enfants, d exploitation sexuelle et de droits fondamentaux des travailleurs. Vu que les conditions gnrales de lUNOPS font partie intgrale de chaque contrat entre lUNOPS et un fournisseur, ce dernier, en signant le contrat avec lUNOPS, confirme quil adhre aux dispositions des conditions gnrales. En outre, lONU est engage ne traiter quavec des fournisseurs qui partagent ses valeurs de respect des droits fondamentaux de lhomme, de la justice sociale et de la dignit humaine et qui respectent lgalit de s droits entre les hommes et les femmes, prvue dans la Charte des Nations unies. Cette exigence de conduite dontologique sapplique tous les fournisseurs de biens, des services ou travaux lONU travers le monde. Les fournisseurs ont pour devoir d e respecter les principales obligations en matire de travail des enfants, mines, exploitation sexuelle, sant et scurit, conditions de travail, libert dassociation, environnement, non discrimination, droits de lhomme et mesures anticorruption. Lorsquils souponnent quun fournisseur quelconque avec qui ils ont fait affaire dans le cadre de leurs processus est susceptible d'enfreindre les dispositions du prsent chapitre, les fournisseurs sont tenus d'en notifier immdiatement l'UNOPS. Pour finir, lUNOPS adhre au Pacte Mondial des Nations unies (UNGC) et ses principes et encourage fortement ses fournisseurs en faire autant. Le Pacte Mondial est un rseau international bnvole dentreprises citoyennes, qui a pour vocation dencourager la mobilis ation des agents du secteur priv et dautres acteurs sociaux pour promouvoir la responsabilit civique des entreprises ainsi que les principes sociaux et environnementaux universels afin de faire face aux dfis de la mondialisation. LUNGC invite les entreprises respecter, soutenir et mettre en uvre un ensemble de valeurs de base dans les domaines des droits de l'homme, des normes du travail, de lenvironnement et de la lutte contre la corruption, savoir les 10 principes de l'UNGC. (a) Droits de lhomme : Principe 1. Les entreprises doivent promouvoir et respecter les droits de lhomme reconnus sur le plan international ; et Principe 2. Les entreprises ne doivent pas se faire complices de violations des droits fondamentaux.
21

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

(b) Normes de travail Principe 3. Les entreprises devraient respecter lexercice de la libert dassociation et reconnatre le droit la ngociation collective ; Principe 4. limination de toutes les formes de travail forc et obligatoire ; Principe 5. Abolition effective du travail des enfants ; et Principe 6. limination de la discrimination en matire demploi et dexercice dune profession. (c) Environnement Principe 7. Les entreprises doivent promouvoir une approche prudente des grands problmes touchant lenvironnement ; Principe 8. Prendre des initiatives en faveur de pratiques environnementales plus responsables ; et Principe 9. Encourager la mise au point et la diffusion de technologies respectueuses de lenvironnement. (d) Lutte contre la corruption Principe 10. Les entreprises sont invites agir contre la corruption sous toutes ses formes, y compris lextorsion de fonds et les pots-de-vin. De plus amples informations ce sujet se trouvent sur www.unglobalcompact.org. Pour avoir un impact sur la slection des fournisseurs de lUNOPS, les aspects environnementaux et de responsabilit sociale doivent tre inclus dans la dfinition des exigences du produit acheter ou dfinis et mentionns quantitativement dans les documents de consultation en tant que mesure obligatoire pour les fournisseurs.

1.9

Achats responsables

1.9.1 Politique dachats responsables La politique des achats responsables (SP) consiste intgrer les principes de dveloppement durables dans les pratiques de passation de marchs. Cela implique de tenir compte des considrations sociales et environnementales, en plus daspects conomiques traditionnels dans le cadre de lachat de produits et services. Le principe des achats responsables (SP) revient intgrer des exigences, spcifications et critres compatibles et favorisant la protection de lenvironnement, le progrs social et le dveloppement conomique, en veillant lefficacit des ressources, lamlioration de la qualit des produits et services et pour finir l'optimisation des cots. Le concept des achats responsables veut que les autorits, le secteur public et les Nations unies aient lopportunit, compte tenu de leur pouvoir dachat considrable, dexploiter les m archs de manire produire des biens et services plus durables. Cette influence sur les marchs peut tre utilise dun point de vue stratgique pour inciter les marchs aller de lavant sur les questions de durabilit et en particulier pour promouvoir le mandat, les politiques et priorits des organisations des Nations unies en matire de responsabilit. Les organisations des Nations unies peuvent sattaquer une large palette dobjectifs fondamentaux travers la passation de marchs, et notamment : la protection des droits des travailleurs, l'attnuation des impacts nfastes sur lenvironnement, lradication de la pauvret, le soutien au dveloppement local, la ralisation des objectifs du Millnaire pour le dveloppement et plusieurs autres. Correctement mise en uvre, la politique dachats responsables peut tre un mcanisme qui permettra de progresser en matire de dveloppement conomique, social et environnemental pour les pays et/ou rgions bnficiaires en plus d'aider les producteurs, en particulier du monde en dveloppement, tre plus efficaces et comptitifs sur les marchs rgionaux et internationaux. Les achats responsables exigent une cohrence interne dans le cadre dinitiatives des Nations unies telles que le Pacte Mondial ou le Code de conduite des fournisseurs des Nations unies (voir le chapitre 1.8.4 sur les considrations environnementales et la responsabilit sociale). la lumire des lments susmentionns, lUNOPS reconnat quune gestion des oprations exploitant les ressources de manire efficace et plus durable non seulement sera bnfique pour lenvironnement, la socit et les finances mais quelle renforcera la capacit de lUNOPS pauler les objectifs de ses partenaires.

22

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Lenvironnement et les achats responsables seront des maillons essentiels de la future politique de passation de marchs de l'UNOPS ; cette fin, cette dernire entend adopter une politique dachats responsables. 1.9.2 Principes des achats responsables et de la passation de marchs Les achats responsables sont conformes aux principes gnraux de la passation de marchs de lUNOPS et des Nations unies, et plus particulirement ceux du meilleur rapport qualit/prix et du souci des intrts de lUNOPS et de ses clients : a) Le meilleur rapport qualit/prix implique la slection de loffre qui prsente une combinaison optimale des facteurs tels que la qualit approprie, les cots du cycle de vie et dautres paramtres. Les considrations sociales et environnementales peuvent tre prises en compte parmi ces paramtres. En outre, la rduction de la consommation nergtique et de la consommation des ressources travers des rsultats fonds sur le cycle de vie procurs par davantage dconomies et de rductions des cots sur le long terme. b) Lquit, lintgrit et la transparence le respect de ces principes est garanti par l'application de critres axs sur la durabilit aux tous premiers stades des processus de la passation de marchs. Un moindre risque d'image permet en outre de prserver la rputation dintgrit et de responsabilit de lUNOPS et de ses clients. c) Une concurrence efficace Ce concept est au cur de la politique des achats responsables. Pour prserver une concurrence efficace, les achats responsables doivent faire lobjet dune mise en uvre progressive en prservant totalement le droit d'accs au march des Nations unies pour les fournisseurs des pays en dveloppement et des pays aux conomies en transition. d) Le souci des intrts de lUNOPS et de ses clients Les achats responsables sont de toute vidence dans le meilleur intrt des organisations des Nations unies. En effet, ils permettent de veiller ce que la passation de marchs soit conforme au mandat et aux objectifs de projet spcifiques tout en garantissant les conomies et l'efficacit requises. Ce principe rduit par ailleurs le risque dimage inhrent une m auvaise presse susceptible de nuire la rputation et l'image de l'UNOPS. 1.9.3 Mise en uvre des achats responsables Lidentification des rpercussions sociales et environnementales nfastes des produits et services relve du tour de force. Qui plus est, chaque solution en matire de passation de marchs et chaque march sont diffrents. L'approche optimale pour la mise en uvre des achats responsables consiste mettre sur pied une quipe comptant, au minimum, le responsable de la passation de marchs, le demandeur et un expert en durabilit travaillant au sein de lagence ou en dehors de celle -ci. La version prliminaire de la politique de lUNOPS recommande une stratgie visant une mise en uvre efficace des achats responsables de manire progressive. Cela signifie que le produit achet ne doit pas ncessairement tre le produit ayant le meilleur impact en termes de durabilit mais quil doit constituer une amlioration par rapport au dernier produit achet. Dans un dlai relativement court, les performances en termes de durabilit samlioreront et la pratique dachats responsables devient la norme et non une exception. Le continuum des produits verts illustre parfaitement ce processus. Lillustration ci-dessous montre un exemple de continuum appliqu au papier de bureau. Elle indique comment amliorer progressivement la performance environnementale et ainsi le niveau d'expertise en matire dachats responsables au sein de l'organisation:

23

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Des spcifications environnementales ayant diffrents niveaux d'ambition sont recommandes pour plusieurs catgories communes de produits. Elles peuvent tre utilises pour progresser dans le continuum : directives des Nations unies en matire dachats responsables. Pour dautres catgories de produit ou de service, il est recommand de consulter des experts en achats responsables ou en durabilit (sustainability@unops.org). 1.9.4 Le cycle des achats responsables En intgrant des considrations relatives la durabilit dans le plan dapprovisionnements rgional /du sige, il est possible d'identifier des domaines prioritaires de manire clairer l'approche de l'UNOPS en matire dachats responsables au niveau organisationnel. Cette dfinition des priorits doit tre axe sur les domaines de dpenses et les priorits stratgiques essentiels, en plus d'identifier les groupes de produits offrant les meilleures opportunits en termes de rponses du march, de risque et de volume. Il est possible d'amliorer les rsultats du processus de passation de marchs au niveau de la durabilit en tenant compte des rpercussions sociales et environnementales, en plus des traditionnelles considrations conomiques et relatives lefficacit diffrentes tapes du cycle de la passation de marchs, savoir : 1) Il est essentiel dintgrer les achats responsables le plus tt possible au stade du plan dapprovisionnements au niveau du projet afin de garantir quit, transparence et efficacit. Au stade du plan dapprovisionnements, plusieurs lments sont envisageables pour tenir compte des considrations relatives la durabilit : considrer nouveau les besoins ; un intitul de contrat soulignant la pertinence de la durabilit dans lappel doffres ; une valuation des risques en termes de durabilit ; une analyse de march visant valuer la maturit du march des produits et services durables. 2) La dfinition des besoins repose sur la demande formule et est fonction des considrations dont il est questions ci-dessus. Il est capital de formuler les exigences en matire de durabilit de manire ne pas entraver la concurrence. Voici quelques techniques pouvant tre utilises pour formuler les exigences en matire de durabilit : prfrer les exigences de performances ou fonctionnelles aux spcifications de conformit ; faire rfrence aux normes internationales ; appliquer les critres des tiquettes cologiques et des tiquettes sociales ; spcifier des mthodes de production et de traitement plus durables. 3) Lidentification de fournisseurs responsables est une tape primordiale pour veiller limiter le risque en matire de durabilit. Inciter les fournisseurs potentiels signer le Pacte Mondial et attirer leur attention sur le Code de conduite des fournisseurs des Nations unies. Pr-qualifier les fournisseurs ayant de bons antcdents en matire de durabilit. Sassurer que les fournisseurs disposent des capacits techniques requises, savoir des expriences antrieures, des systmes de gestion environnementale, etc. 4) Les critres de durabilit peuvent galement tre appliqus au stade de la consultation et de lvaluation afin didentifier loffre alliant le mieux le prix et la qualit et prsentant la meilleure performance en matire de durabilit. Spcifier et appliquer des critres de durabilit quantifiables et dautres critres dvaluation. Indiquer que des offres alternatives prsentant de meilleures options en matire de durabilit seront acceptes. Tenir compte des cots du cycle de vie et de recyclage dans lvaluation financire. Raliser des enqutes sur les antcdents des fournisseurs potentiels ( des fins de qualification) de manire dterminer leur profil en matire de responsabilit sociale et environnementale.

5) Laval pralable des juristes du LPG tient compte des conditions et termes spciaux imposant
lexcution du contrat de manire plus saine sur le plan social et environnem ental. Il est demand de mettre en uvre les pratiques dachats responsables de manire progressive, en respectant totalement le droit d'accs au march des Nations unies des pays en dveloppement ou des pays aux conomies en transition en plus de toujour s agir de manire contribuer une mise en uvre adquate des rgles et principes de la passation de marchs de lUNOPS.
24

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Toutefois, pour les propres besoins de lUNOPS (passation de marchs administratifs), il convient de tenir compte des considrations et pratiques spcifiques aux achats responsables. Des informations sur les considrations environnementales et des conseils en matire dachats responsables sont proposs sur la page consacre aux achats responsables sur l'intranet. Vous pouvez galement les obtenir auprs du centre de connaissances sur les achats responsables de l'UNGM (wwww.ungm.org).

25

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Cette illustration met en vidence les opportunits permettant dintgrer le concept de durabilit dans le cycle de la passation de marchs ; les flches comportent des liens vers les pages adquates de lintranet de lUNOPS.

Planification de la passation des marchs - Donnes un titre responsable au march - Evaluer limpact social/environmental du march - Rechercher des produits durables sur le march Gestion du contrat - Inclure des clauses de performance dans le contrat favorisant la durabilit - Collaborer avec les fournisseurs pour amliorer les impacts en matire de durabilit

Dfinition des besoins - Utiliser des normes et critres techniques applicables aux tiquettes environnementales - Appliquer des exigences de performances ou fonctionnelles - Spcifier des mthodes de production et de traitement plus durables

Planification des achats Gestion du contrat

Dfinition des besoins

Finalisation et dlivrance du contrat

Examen et adjudication du contrat

Cycle des achats responsables

Evaluation Rception et ouverture des plis

Identification

Slection de la stratgie de passation des marchs

Prparation des documents dinvitation soumissionner

Recherche et slection des fournisseurs - Evaluer les capacits techniques des fournisseurs au niveau social et environnement al - Pr-qualifier les fournisseurs qui limitent les risques de durabilit

Evaluation - Appliquer des critres dvaluation prdtermins en matire de durabilit - Tenir compte des cots du cycle de vie dans lvaluation financire - Enquter sur les antcdents des fournisseurs en matire de responsabilit sociale et environnemental

26

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

1.10 Documentation du processus de la passation de marchs

Conformment aux principes de transparence et de responsabilit du processus de la passation de marchs, et afin de permettre des vrifications internes et externes des oprations de lUNOPS, chaque tape du processus de la passation de marchs doit tre documente et archive (sous forme papier ou lectronique). Dans chaque unit oprationnelle, il convient de mettre en place un systme de classement standard ainsi quun systme de numrotation permettant le suivi des dossiers afin de crer un historique de vrification et de faciliter la gestion des activits de passation de marchs. Un dossier de passation de marchs doit tre ouvert par le personnel du service de la passation de marchs. Les dossiers de la passation de marchs doivent tre conservs pendant 7 ans compter de la finalisation de la dernire transaction dune activit de passation de marchs. Veuillez vous reporter la directive organisationnelle n 12: Politique de conservation des documents pour de plus amples instructions. Les dossiers de passation de marchs doivent en gnral au moins contenir les originaux des informations/documents suivants, signs par les personnes appropries, le cas chant : Demande de fournitures Dfinition des besoins (notes, correspondance, communication avec le demandeur, justification au cas o un nom de marque serait utilis, etc.) Informations sur la slection des fournisseurs, y compris la justification de la mthode de la passation de marchs et du type de consultation Liste restreinte signe Document de consultation sign, y compris les annexes telles que les spcifications, les termes de rfrence, le cahier des prescriptions techniques et la preuve de leur envoi (copies des lettres daccompagnement, des e-mails, reus de fax, etc.) Modifications aux documents de consultation (en ce compris lapprobation des amendements par lautorit de la passation de marchs) et toute autre clarification et correspondance avec les fournisseurs Dsignation du comit douverture des plis et du panel dvaluation par les chefs des units oprationnelles concernes Copie du rapport des reus doffres Rapport douverture des plis Toutes les offres reues (techniques et financires) Les copies de toute garantie de soumission reue du fournisseur (les originaux doivent tre gards en lieu sr) Rapport dvaluation Procs-verbaux des clarifications (le cas chant) et la communication pertinente avec les fournisseurs Demande dadjudication, ou soumission la Commission des marchs Compte rendu de la Commission des marchs Contrat /Bon de commande (PO) original Copies de toute garantie de paiement anticip ou garantie dexcution reue du fournisseur (les originaux doivent tre doivent tre gards en lieu sr) Rclamations au sujet des adjudications Correspondance avec le contractant Notes de runions, appels tlphoniques, etc. Amendements aux contrats/les bons de commandes ventuels rapports davancement des travaux/services exigs et/ou la preuve de livraison des tapes telles que prvues dans le contrat Preuve de rception des biens Rapport de rception et dinspection Rapport dacceptation du demandeur/de lutilisateur final Certificat de finalisation substantielle Certificat final de finalisation Dispositions en matire dassurance Justificatifs de paiement Rapport dvaluation du fournisseur

27

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

La responsabilit de mise en place des formalits adquates pour la documentation du processus de la passation de marchs incombe aux directeurs/responsables/chefs des units qui entreprennent la passation de marchs. Un exemplaire de structure de classement pour les fichiers financiers, lis l' appel doffres et aux contrats est propos ci-dessous : Modle Archivage du processus de la passation de marchs Larchivage des dossiers de la passation de marchs doit respecter les diverses tapes du processus de passation de marchs du cycle de la passation de marchs. Ces tapes peuvent lgrement diffrer en fonction des rgles de la passation de marchs respectes (ex. UNOPS versus Banque Mondiale).

28

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

2 Plan dapprovisionnements et valuation des besoins

Le plan dapprovisionnements est le processus dvaluation des besoins en matire de passation de marchs de lorganisation, du programme ou du projet afin de dterminer la stratgie de la passation de marchs. Le dveloppement dune approche stratgique la passation de marchs par le biais dun plan appropri et rapide est un lment essentiel pour la russite de lacquisition des biens, services et travaux de gnie civil ncessaires la mise en uvre ponctuelle des projets/oprations. Le plan peut permettre lidentification de domaines pour lesquels des mesures proactives peuvent tre prises. Elle peut servir de point de dpart pour identifier les domaines en besoins de formation, du dploiement de personnel du service de la passation de marchs et de la slection de stratgies de passation des marchs pertinentes visant rduire les cots de transaction, tirer parti de l'effet de volume et rduire les dlais. En outre, les statistiques gnres par le plan dapprovisionnements peuvent rvler la frquence de passation de marchs pour nimporte quel lment donn et sous-tendent donc des dcisions stratgiques telles que linstauration daccords long terme ou autres mcanismes de passation de marchs base sur des catalogues, la pr-qualification de fournisseurs, etc. Pour lUNOPS, le plan dapprovisionnements englobe quatre niveaux de planification : 1) 2) 3) 4) le plan au niveau central ; le plan rgionaux/des units oprationnelles du sige ; le plan au niveau dun cluster/centre de projet/centre doprations ; le plan au niveau dun projet : le plan dactivits spcifiques de passation de marchs.

Les quatre niveaux du plan sont troitement lis. Le plan dactivits individuelles au niveau dun projet gnre les informations ncessaires pour le plan au niveau dun cluster/centre de projet/centre doprations, laquelle gnrera son tour les informations essentielles au plan dapprovisionnements au niveau rgional/des units oprationnelles du sige, qui permettront de planifier la passation de marchs au niveau central. Lvaluation des besoins, lestimation du cot et la dfinition des besoins constituent la premire tape du processus de la passation de marchs et un lment essentiel du plan dune activit spcifique. Primo, le plan dapprovisionnements permet des prises de dcision stratgique plus rflchies et plus intgres en ce qui concerne toutes les oprations de passation de marchs. Secundo, le plan peut tre utilis comme une excellente occasion didentifier un regroupement possible des activits afin de raliser des conomies dchelle et de procurer lorganisation une vue densemble de lampleur de lactivit de la passation de marchs. Utiliss comme outil de gestion, les plans de la passation de marchs permettent didentifier des priodes pendant lesquelles un important taux dactivits simpose. Cette information peut aider planifier et distribuer la charge de travail entre les units oprationnelles. Dans le mme ordre dides, une fois les plans de la passation de marchs dfinis, ils const ituent la base pour le suivi de ltat davancement de la passation de march ou de lacquisition des lments ncessaires, ce qui permet aux gestionnaires destimer les dates de livraison prvues et les besoins financiers lis chaque processus de passat ion de marchs contenu dans le plan. Mme si le plan au niveau de lorganisation est complexe, et les travaux durgence et oprations de dernire minute toujours ncessaires, les avantages numrs ci-dessus dmontrent clairement que, si elle est mise en uvre avec succs en tant quoutil de gestion, les avantages du plan dapprovisionnements lemportent sur les inconvnients. Ainsi, le plan dapprovisionnements est obligatoire pour toutes les units oprationnelles et les divisions de lUNOPS lorsque les activits dpassent 50.000 dollars amricains.

2.1

Le plan dapprovisionnements au niveau central

Un programme de passation de marchs au niveau de lorganisation est une projection globale des besoins en passation de marchs dune organisation pour une priode dtermine venir. En vue de renforcer la capacit globale de la passation de marchs de lUNOPS et de contribuer la ralisation des objectifs de lorganisation qui consiste fournir des services efficaces de gestion oprationnelle, lUNOPS fonctionne sur la base de plans annuels ou semi-annuels de passation de marchs ( savoir semestriels) plus courts.
29

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Grce au plan dapprovisionnements, une attention particulire peut tre apporte au support spcifique dont chaque unit oprationnelle aura besoin de la part des services de lorganisation, permettant ainsi lintroduction de services innovants d'appui la passation de marchs quil serait pratiquement impossible dintroduire sils ne bnficiaient que dun bref dlai pour rpondre aux besoins d es units oprationnelles des divisions de lorganisation. Le PPG au sige est responsable du processus de plan dapprovisionnements au niveau de lorganisation et met des instructions lattention des units oprationnelles pour la soumission des plans annuels ou semestriels de passation de marchs. En outre, le PPG initie et facilite le plan dapprovisionnements au niveau de lorganisation en tablissant des questionnaires et des formulaires remplir et soumettre par les units oprationnelles et des divisions de lorganisation. Il incombe aux bureaux rgionaux de collecter les informations requises auprs de leurs divisions oprationnelles. Questionnaire d'valuation des besoins Le plan de la passation de marchs est toujours bas sur les estimations des oprations de passation de marchs raliser dans les six douze mois venir. Certains besoins en matire de passation de marchs ne peuvent pas tre anticips et cest pourquoi ces plans ne peuvent jamais tre totalement prcis. Nanmoins, un plan de passation de marchs bas sur des estimations vaut mieux quaucun plan du tout, et les chefs/responsables des divisions sont pris de signaler toutes les informations auxquelles ils ont accs au moment de ltablissement des rapports. En se basant sur la contribution des divisions, le Directeur du PPG est charg dtablir le plan de la passation de marchs semestriel ou annuel de lUNOPS, danalyser les donnes fournies et dentreprendre les mesures appropries telles que susmentionnes.

2.2

Le plan dapprovisionnements rgionaux/du sige

Cela fait partie des bonnes pratiques de la passation de marchs que de tenir rgulirement des sances de plans dapprovisionnements impliquant tout le personnel des projets et du service de la passation de marchs de toutes les units oprationnelles rgionales et du sige. Il incombe aux directeurs du sige respectifs de fournir les informations requises concernant leurs divisions. Le rsultat du plan dapprovisionnements rgionaux/du sige gnre les informations ncessaires pour le programme de passation de marchs au niveau de lorganisation. Les informations ncessaires pour tablir des plans de la passation de marchs rgionaux/du sige manent des plans de passation de marchs lis aux projets La responsabilit du plan dapprovisionnements rgionaux/du sige appartient aux directeurs rgionaux/du sige.

2.3

Le plan dapprovisionnements au niveau dun cluster/ centre de projet/centre doprations

Le Directeur du centre doprations, gestionnaire du centre de projets et gestionnaire du cluster respectif est responsable de lanalyse des besoins en matire de passation de marchs pour les projets mens dans son cluster/centre de projet/centre doprations, et de la prsentation dun plan de passation de marchs dfinissant les besoins en matire de passation de marchs, suggrant les mthodes de passation de marchs et prcisant le calendrier de la passation de marchs du cluster/centre de projet/centre doprations. Les plans de la passation de marchs au niveau dun cluster/centre de projets/centre doprations devraient occasionner des conomies au niveau administratif et des projets grce : - la consolidation des besoins administratifs spcifiques aux divers projets (services IT, consommables IT, services touristiques, services publicitaires, etc.) ; - la consolidation des besoins de diffrents projets. Le plan dapprovisionnements au niveau du cluster/centre de projets/centre doprations fournira des informations utiles aux plans rgionaux de passation de marchs.

30

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

2.4

Le plan dapprovisionnements au niveau dun projet : le plan dactivits

Le plan dapprovisionnements au niveau du projet devrait dj commencer pendant le stade dacceptation pralable lengagement afin dinclure les ventuelles exigences spcifiques rsultant de lanalyse du plan dapprovisionnements dans laccord sign avec le client (ex. la prslection des fournisseurs, des situations spciales ncessitant des dviations aux procdures standards de la passation de marchs de lUNOPS telles quun raccourcissement des dlais de consultation ou le dpt dune demande d'utilisation de procdures de passation de marchs durgence, etc.). Le plan dapprovisionnements au niveau de lactivit individuelle est le processus dvaluation du besoin de la passation de marchs identifi, de dtermination de lobjectif final de lactivit de la passation de marchs et dtablissement dun calendrier et dune stratgie pour raliser lobjectif, compte tenu des exigences imposes par les rgles de lUNOPS en ce qui concerne les priodes dannonce minimales ainsi que le temps ncessaire pour procder l'valuation, lexamen et l'attribution des activits. En dautres termes, le plan dapprovisionnements dune activit ncessite de commencer en pensant la fin et de dfinir comment aborder chaque tape du processus de la passation de marchs afin datteindre le rsultat demand, dans les temps et aussi conomiquement que possible. Le fait de planifier le processus de la passation de marchs lavance augmente les chances de mener avec succs chaque tape ncessaire du processus de la meilleure faon possible et en allouant suffisamment de temps pour raliser chaque tape du processus conformment aux procdures dfinies et aux bonnes pratiques de la passation de marchs. Afin d'avertir la communaut de fournisseurs des besoins de passation de marchs venir et de respecter les principes de base de la passation de marchs, tous les plans de passation de marchs des projets doivent tre tlchargs sur le site Web de l'UNOPS. Le PPG au sige coordonnera cette activit en contactant les diverses units oprationnelles tous les six mois. En fin de compte, le plan dapprovisionnements aboutit : 1) une meilleure dfinition des besoins, ce qui augmente les chances de recevoir des offres solides, facilitant ainsi le processus dvaluation, aboutissant des biens appropris qui rpondent aux besoins du client, et facilitant la gestion du march ; 2) une meilleure recherche de fournisseurs, ce qui garantit les fournisseurs adquats et le bon nombre de fournisseurs, augmentant ainsi la concurrence et engendrant potentiellement des offres plus solides aux meilleurs prix ; 3) viter le gaspillage de ressources dans des actions de dernire minute ; 4) des activits de passation de marchs moins rptitives et moins coteuses en main-duvre en raison de lvaluation prcoce et de lutilisation daccords long terme (LTA), d'initiatives de passation de marchs conjointes avec dautres divisions ou organismes de l'ONU, etc. ; 5) une rduction des retards et des dlais grce la capacit de raliser un certain nombre de tches de passation de marchs lavance et de les mener de manire proactive ; 6) une rduction des cots de transaction travers la consolidation des actions de passation de marchs ; 7) un meilleur plan et un meilleur suivi des activits de passation de marchs. Modle de plan de la passation de marchs La Liste de vrification du processus de la passation de marchs (Procurement Process Checklist) peut faciliter le plan dapprovisionnements pour une activit. Au stade du plan, il est galement conseill de prendre en compte des considrations logistiques (voir chapitre 9, Logistique et passation de marchs, qui fournit une vue densemble des aspects logistiques considrer davance, particulirement pour la passation de marchs en termes de biens et dquipements. Liste de vrification du processus de la passation de marchs

31

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

2.5

Dfinition des besoins

La dfinition des besoins est une approche systmatique visant dfinir clairement les besoins de la passation de marchs et les stipuler dans les spcifications produit. La dfinition des besoins est la premire tape dans la mise en uvre dune activit de passation de marchs et une tape intgre dans la planification de lactivit. Nanmoins, lvaluation des besoins est souvent effectue paralllement la slection des ressources et ltude de march afin de permettre aux informations de ltude de march dinfluencer la dfinition des besoins. La dfinition des besoins et ltude de march sont galement qualifies dactivits prcdant la consultation. 2.5.1 Rception des demandes de fourniture Une activit de passation de marchs de lUNOPS commence habituellement par une demande dun produit particulier. La demande peut maner dutilisateurs finaux et tre adresse un bureau de projets de lUNOPS, du personnel de projet de lUNOPS des units oprationnelles rgionales, ou du personnel de terrain au personnel de support la passation de marchs au niveau rgional ou du sige. La demande de fourniture doit contenir une description complte de ce quil faut acheter, les documents tablissant que les fonds sont disponibles, ainsi que la justification de lachat y relatif laccord avec le client (ou le budget administratif, dans le cas dune passation de marchs interne de lUNOPS). Dans le cas dune demande de fourniture portant sur des travaux de construction, il est recommand de crer un fonds de rserve dau moins 10 pour cent afin de couvrir les surcots potentiels au niveau des frais de construction. La demande doit au moins contenir : 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) une description dtaille des biens, travaux ou services recherchs ; la confirmation de la disponibilit des fonds ; la quantit acheter ; la date de livraison demande ou la date de commencement/de finalisation ; le lieu de livraison ou lemplacement des travaux/services raliser ; le prix estim ; et toutes informations complmentaires ventuelles (ex. normalisation, mthode dexpdition prfre, etc.).

Formulaire de demande de fourniture modle 2.5.2 Dfinition des besoins La dfinition des besoins est une approche systmatique visant dfinir clairement le besoin couvrir par le produit acheter. Les besoins sont dfinis en fonction de la demande formule (Voir le chapitre 2.5.1 Rception des demandes de fournitures). Le demandeur est responsable de la dfinition des besoins ; nanmoins, la personne responsable du processus de la passation de marchs en question doit valuer la demande reue du demandeur et identifier les ventuels points qui semblent dconseills du point de vue de la passation de marchs (ex. : prciser une marque sans justification, excs de spcifications, dates de livraison irralistes, consultation restreinte, etc.). La personne responsable du processus de la passation de marchs et le demandeur doivent alors finaliser ensemble la dfinition des besoins. Le personnel du service de la passation de marchs fera part au besoin au demandeur de la ncessit d'inclure les aspects environnementaux et de responsabilit sociale, au mme titre que les considrations lies la durabilit, dans la dfinition des exigences du produit acheter ou dfinis et mentionns quantitativement dans les documents de consultation en tant que mesure obligatoire pour les fournisseurs (voir chapitres 1.9, achats responsables et 1.8.4, considrations environnementales et responsabilit sociale). Il est de la responsabilit du personnel du service de la passation de marchs de garantir que les besoins finaliss sont conformes aux FRR de lUNOPS, ainsi quaux bonnes pratiques en matire de spcification des besoins. La personne charge de lactivit de passation de marchs doit signaler au demandeur des spcifications alternatives lorsque cela savre possible afin de rehausser la concurrence.

32

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

2.5.2.1 But de la dfinition des besoins Le but gnral de toute dfinition des besoins est didentifier les vritables besoins du demandeur et de chercher une solution pour rpondre ces besoins. Les besoins doivent tre dcrits dans la dfinition des besoins dune manire qui facilite le processus de la passation de marchs. Une dfinition claire des besoins est primordiale dans toute opration de passation de marchs. Primo, la dfinition des besoins constitue la base de la consultation et dfinit les objectifs de laction de passation de marchs. La dfinition des besoins informe les fournisseurs potentiels au sujet des exigences auxquelles le produit propos doit rpondre afin de rpondre aux besoins de lUNOPS. Secundo, la dfinition des besoins constitue la base de lvaluation des offres lors de la dtermination de l'offre fournissant la meilleure solution globale lUNOPS. Une dfinition claire des besoins vite des dcisions ambigus au moment de lvaluation des offres. Les besoins techniques et autres (financiers, juridiques, organisationnels, de gouvernance, environnementaux, etc.) sont dtaills dans les documents de consultation et aucun paramtre autre que ceux spcifis davance dans ces documents ne peut tre pris en considration pendant lvaluation. Finalement, la dfinition des besoins constitue un lment critique du contrat et devient importante lors de l'administration de ce dernier pour garantir le respect des dlais par le fournisseur. La dfinition des besoins a un impact sur lachat qui dure tout au long du processus de la passation de marchs - depuis la consultation, en passant par l'valuation et ladjudication du contrat, jusqu' la adjudication de lactivit et lvaluation des fournisseurs. 2.5.2.2 Caractristiques de besoins correctement dfinis Afin de dfinir les besoins, il convient danalyser le produit (biens/services/travaux) acheter et ses fonctions, exigences de performance, caractristiques, objectifs et/ou rsultats attendus (en fonction de la nature du produit). Il convient galement de recueillir des informations sur les biens disponibles sur le march. Toutes les dfinitions de besoins doivent spcifier les besoins exacts sans sur-spcification. Lexcs de spcifications peut augmenter les prix et/ou diminuer le nombre doffres car il mne des offres pour des biens plus labors que ncessaire. Dun autre ct, la sous -spcification mne des offres de produits qui ne rpondent pas aux besoins dfinis. Il est donc essentiel, pour un usage conomique des fonds, de dfinir prcisment les besoins. Si des considrations environnementales et de responsabilit sociale (ex. des mthodes de production cologiques) entrent en jeu dans le choix du produit, ces dernires doivent tre incluses dans la dfinition des besoins. Les besoins doivent tre gnriques et dfinis dans le but douvrir la concurrence. Par consquent, aucune marque spcifique (sauf des fins de standardisation) ni restriction inutile ne doit tre impose. Nanmoins, si des noms de marque sont utiliss pour dfinir des besoins fonctionnels, de performance et/ou techniques, ils doivent uniquement tre utiliss pour dfinir le niveau de produit demand. En outre, les noms de marque ne doivent jamais tre utiliss sans tre accompagns des exigences minimales, considres comme tant essentielles. Pour finir, la spcification devrait clairement demander des offres pour des produits quivalents, cest--dire des produits qui rpondent des normes fonctionnelles, de performance et/ou techniques similaires. Si, des fins de standardisation, le besoin stipule une marque spcifique, la raison doit tre brivement explique dans le document de consultation afin dviter de donner une impression ngative au sein de la communaut de fournisseurs laissant penser un parti pris de la part de lUNOPS. Tous les besoins qui seront des facteurs dterminants dans lvaluation des offres doivent tre considrs ce stade, car ils doivent tre clairement noncs dans les documents de consultation.

33

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

2.5.2.3 Types de spcifications des besoins Les besoins sont spcifis dans : 1) les Spcifications techniques ; 2) les termes de rfrence (TOR) ; ou 3) un Cahier des prescriptions techniques (SOW)/liste des composantes (mtrage) (BoQ)/des plans et dessins. Les diffrents types de documents dfinissant les besoins pour un produit sont davantage dtaills cidessous. 1) Les spcifications techniques sont utilises pour la passation de marchs de marchandises. La spcification fournit une description de ce que lacheteur veut acheter et, par consquent, de ce que lon demande au fournisseur de fournir. Les spcifications peuvent tre simples ou comple xes en fonction du besoin. La spcification fait partie de lappel doffres, de la consultation ou de la demande de cotations . Trois types de dfinition des besoins (ou une combinaison des trois) peuvent tre contenus dans les spcifications : i) ii) iii) des spcifications fonctionnelles qui dfinissent ce que les marchandises doivent faire ; des spcifications techniques qui dfinissent les caractristiques de la production des marchandises ; des spcifications de conformit qui dfinissent les caractristiques physiques et les dimensions des marchandises.

Pour de plus amples informations concernant les spcifications et des conseils sur la manire de les rdiger, veuillez vous reporter la directive Spcifications techniques pour les marchandises . Directives - Spcifications pour les marchandises 2) Les termes de rfrence (TOR (anglais : Terms of Reference)) sont majoritairement utiliss pour contracter des services. Les termes de rfrence dfinissent le travail exig dun fournisseur pour fournir les services demands. Nanmoins, les termes de rfrence peuvent tre utiliss pour des biens et des travaux lorsque le besoin ne peut pas tre quantifi. Les termes de rfrence sont souvent la premire et principale prsentation de la tche pour le fournisseur. Des termes de rfrence clairs et non ambigus forcent le fournisseur prparer des propositions claires et dtailles, menant des projets couronns de succs et limitant les risques de litiges et de rclamations. Les termes de rfrence comprennent habituellement des informations sur : i) ii) iii) iv) v) vi) vii) les raisons qui ont pouss demander le service ; lobjectif du service et son impact global ; les rsultats attendus des services ; les activits ncessaires pour atteindre ces rsultats ; les lments ncessaires la ralisation des activits ; les prestations fournir en vertu du contrat ; le calendrier.

Pour de plus amples informations concernant les termes de rfrence et les conseils sur la manire de les rdiger, veuillez vous reporter la directive Prparation de termes de rfrence . Directive Prparation des termes de rfrence 3) Le cahier des prescriptions techniques (SOW (anglais : Statement of Works)) fournit informations de base et dtailles pour les travaux de construction. Il doit fournir toutes informations gnrales ncessaires afin dtre en mesure de raliser les travaux, comme exemple les informations sur lemplacement, le calendrier pour lexcution des travaux, informations sur le site de construction, les impratifs techniques, etc. les les par les

34

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Le cahier des prescriptions techniques devrait galement mentionner les exigences concernant le fournisseur, par exemple lexprience, les quipements disponibles, le personnel disponible et les capacits financires. Le cahier des prescriptions techniques est gnralement accompagn dune facturation des quantits (mtrage cest--dire la liste de toutes les principales composantes du projet (btiments, routes, trottoirs, clairage, quipements, etc.). Il doit inclure les quantits estimes pour chaque poste (terrassement/dblaiements, structures, toitures, sols, assainissement, etc.) et les informations sur les modalits de paiement (ex. forfait ou prix unitaire). En outre, des spcifications techniques dtaillant la spcification pour chaque lment de construction (ex. type de mlange de ciment, type de tiges de fer, de briques, etc.) accompagnent le cahier des prescriptions techniques. Pour finir, le cahier des prescriptions techniques peut tre accompagn de plans ou de maquettes ainsi que de spcifications techniques des marchandises acheter dans le cadre du projet. Le personnel de lUNOPS est charg de dfinir les besoins pour des projets de travaux civils. Dans les bureaux o une telle expertise fait dfaut, un ingnieur conseil est en gnral engag par lUNOPS et apporte son aide pour la tche complexe qui consiste dfinir les besoins pour des projets de travaux ainsi que pour superviser la mise en uvre des travaux. Pour les conseils sur la manire de rdiger un cahier des prescriptions techniques et un mtrage, veuillez vous reporter la directive Travaux de construction propose dans le centre de connaissances de l'UNOPS. Des conseils peuvent galement tre obtenus dans lInf rastructure COP. Centre de connaissances de l'UNOPS Travaux de construction (pas encore disponible) 4) Directives pour les marchs spcifiques : quipements doccasion/reconditionns Affrtement davions (voir Ancien manuel)

35

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

3 Recherche de fournisseurs
Comme le prvoit le chapitre 4, tous les marchs dun montant suprieur 250.000 USD doivent tre raliss dans le cadre dune consultation internationale publique et annoncs conformment aux procdures tablies par le prsent manuel. Lorsque lannonce publique nest pas possible, les raisons doivent tre dment expliques et documentes dans le dossier. Dans ce cas, la passation de marchs doit tre ralise dans le cadre dune consultation restreinte, les appels doffres ou les demandes de propositions tant alors uniquement distribus aux fournisseurs figurant sur la liste restreinte. Les listes restreintes peuvent tre tablies sur la base des tudes de march, des appels la manifestation dintrts ou d'une pr -qualification. Le processus de slection permet lidentification des fournisseurs adquats et peut galement fournir des informations prcieuses sur les produits et les spcifications. Il contribue aussi dterminer la mthode de consultation et le type de consultation (cf. Chapitre 4 Mthodes de consultation).

3.1

Etude de march

Ltude de march est la premire tape du processus de slection des fournisseurs, notamment si le produit ou service na pas t achet auparavant. La connaissance du march est une tape fondamentale dans un processus de passation de marchs russi. Les outils suivants sont disponibles pour aider ltude de march : 1) 2) 3) 4) 5) Le portail commun des marchs de lONU (UNGM), www.ungm.org. Lannonce de la possibilit daffaires Les sources externes Les sources internes La pr-qualification.

Ltude de march ne devrait pas uniquement sappuyer sur un seul des outils susmentionns. Il convient dutiliser plusieurs de ces outils avant de dcider de la mthode de consultation et du type de consultation. Il est important que le rsultat de ltude de march soit document dans le dossier de passation de marchs et mis la disposition de l'ensemble de lorganisation en inscrivant les fournisseurs sur les listes des fournisseurs des Nations unies (ex. UNGM). 3.1.1 Portail commun des marchs de lONU (UNGM) Le portail commun des marchs de lONU (UNGM) constitue le portail de passation de marchs du systme des Nations unies. Il met en relation le personnel du service de passation de marchs des Nations unies et la communaut de fournisseurs. LUNGM sert de fentre unique par le biais de laquelle les fournisseurs potentiels peuvent sinscrire auprs des organismes des Nations unies, dont lUNOPS, qui utilisent lUNGM comme liste de fournisseurs. Lensemble du personnel de lUNOPS peut sinscrire en tant qu'utilisateurs UNOPS et avoir accs la base de donnes de lUNGM regroupant les fournisseurs potentiels inscrits auprs des organismes des Nations unies. LUNGM offre des informations actualises sur les fournisseurs, notamment les coordonnes de la socit, les informations financires, les volumes d'exportations, les prcdentes expriences avec lONU et les produits/services inscrits. Toutes les informations sur les socits qui ont exprim un intrt particulier pour faire des affaires avec lUNOPS en sinscrivant dans la base de donnes de lUNGM sont examines par le Groupe charg des pratiques de passation de marchs (PPG) qui vrifie leur exhaustivit et leur pertinence. Les fournisseurs sollicitant leur inscription auprs de lUNOPS sur le portail de passation de marchs de lUNGM doivent runir un certain nombre de critres dligibilit obligatoires. Nanmoins, il relve toujours de la responsabilit de lacheteur deffectuer une vri fication approprie des antcdents et danalyser si le fournisseur convient pour des opportunits de passation de marchs spcifiques. De plus, lUNGM facilite lchange dinformations au sein du systme des Nations unies : Les informations relatives aux achats responsables, la formation la passation de marchs des Nations unies, aux certifications et autres informations sur la professionnalisation de la passation de marchs sont mises la

36

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

disposition de lensemble du personnel des Nations unies par le biais du centre de connaissances sur www.ungm.org. LUNGM permet galement aux fournisseurs de se tenir informs des avis dappel doffres venir, et de recevoir les avis dappel doffres par e-mail en sinscrivant au service davertissement des appels d'offres. Les avis dappel doffres publis sur lUNGM sont envoys chaque jour par e -mail aux abonns, ce qui facilite la dissmination des avis dappel doffres publis sur lUNGM. Petit guide de l'UNGM 3.1.2 Annonce de la possibilit daffaires Cette annonce fait rfrence : (a) (b) Pour les mthodes formelles publiques de consultation : lannonce de lopportunit de passation de marchs ; ou Pour les mthodes formelles restreintes de consultation, la diffusion dinformations concernant les consultations venir au moyen dun appel la manifestation dintrt (EOI) ou dun avis de prqualification dans les mdias appropris.

Un appel la manifestation dintrt est souvent utilis avant un e mthode formelle restreinte de consultation, pour laquelle les manifestations dintrt reues permettent d' tablir une liste restreinte. Les pr-qualifications sont utilises pour des activits de passation de marchs plus complexes (Voir le chapitre 3.1.5 Pr-qualification). Par contre, dans une mthode formelle publique de consultation, il ny a pas de slection de liste restreinte et par consquent, tous les fournisseurs qui souhaitent soumettre des offres et participer la comptition sont invits le faire. Les appels la manifestation dintrt ou les appels doffres publics doivent tre publis sur le site Web de lUNOPS ainsi que sur UNDB on-line (service gratuit). Une annonce de la possibilit daffaires doit tre faite pour tous les marchs dun montant suprieur 250.000 USD. Lorsque cela nest pas possible, les raisons doivent tre dment expliques et documentes dans le dossier puis communiques lautorit de la passation de marchs comptente lors de la demande dacceptation dadjudication du contrat. Les avis dappel doffres publis sur lintranet de lUNOPS sont automatiquement recueillis et transfrs lUNGM, afin damliorer la visibilit des besoins de lUNOPS en matire de passation de marchs. 3.1.2.1 Appel la manifestation dintrt (EOI) Lappel la manifestation dintrt est un avis qui fournit des informations gnrales sur les besoins en marchandises, travaux ou services de consultation venir. Il est demand aux fournisseurs de manifester leur intrt avant une date butoir dtermine, en soumettant des informations dtailles qui dmontrent leur exprience et leurs qualifications pour la fourniture des marchandises/services/travaux en question. Les informations fournies par les intresss sont vrifies et les fournisseurs sont inclus ou non dans la liste restreinte des socits consulter. Un appel manifestation dintrt est une mthode conomique pour rechercher et identifier des fournisseurs adquats. Cependant, elle demande lattribution dun dlai supplmentaire pour conduire le processus de slection car les fournisseurs doivent disposer de suffisamment de temps pour rpondre lappel la manifestation dintrt. En fonction de la complexit et de la nature des marchandises/services/travaux acheter, il convient de prvoir au moins 2 semaines pour les rponses. Lorsque des dlais plus courts sont imposs, les raisons doivent tre dment expliques et documentes dans le dossier puis communiques lautorit de la passation de marchs comptente lors de la demande dacceptation dadjudication du contrat. Selon les principes de transparence, de concurrence loyale et dintgrit du processus de slection des fournisseurs de lUNOPS, lorsquun processus de consultation ouverte nest pas possible, il est obligatoire de procder un appel la manifestation dintrt pour toutes les consultations venir excdant 250.000 USD. Toutefois, lorsque des raisons valables rendent imposs ible la publication dun appel la manifestation dintrt, ces raisons doivent tre dment expliques, documentes dans le dossier et incluses dans la demande dacceptation dadjudication du contrat finalement remise lautorit de la passation de marchs comptente.
37

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Lappel la manifestation dintrt doit tre publi sur le site Web de lUNOPS et sur UNDB on -line, ainsi que dans tout autre mdia impos par la source de financement et spcifi dans laccord de projet pass avec le client. Il est galement publi ou distribu de la manire qui, en fonction de la nature et de la complexit du produit demand, mnera aux rponses les plus avantageuses, par ex. des annonces sur la radio locale, sur les sites Web dautres organisations ou de clients, dans d es journaux locaux ou des revues spcialises. Appel la manifestation dintrt (EOI) Appel la manifestation dintrt (UNDB) 3.1.2.2 Annonces dans le cas de processus comptitifs ouverts Pour les annonces dans le cas de processus comptitifs ouverts, se rfrer au chapitre 4.3.1. 3.1.3 Sources externes Les sources externes suivantes sont de prcieuses sources dinformations dans la recherche de fournisseurs potentiels : 1) Les rfrences Internet telles que Kompass (accessible via www.ungm.org), le DACON (Donnes sur les Consultants - site gr conjointement par la Banque Mondiale et les banques rgionales de dveloppement), les annuaires commerciaux rgionaux et les annuaires spcifiques aux pays et aux produits Veuillez consulter la liste des rfrences Internet conseilles sur lintranet de lUNOPS. 2) Dautres organisations/institutions chefs de file des Nations unies spcialises dans la passation de marchs de produits ou de services dans un domaine particulier (ex. le HCR pour les fournitures aux rfugis, lUNICEF pour les vaccins, lOMS pour les produits mdicaux, etc.) 3) Les revues commerciales/spcialises 4) Les chambres de commerce, les missions de lONU, les dlgations commerciales, les ambassades 5) Les gouvernements bnficiaires, les utilisateurs finals, les clients, la source de financement 6) Les confrences professionnelles, les catalogues de fournisseurs, les journaux professionnels, les publications commerciales, etc. 3.1.4 Sources internes Les sources internes suivantes peuvent galement reprsenter un bon point de dpart dans la recherche de fournisseurs potentiels : 1) Les listes tablies (ex. les listes locales, les listes par produit, le portail commun des marchs de lONU) 2) Les prcdents contrats 3) De prcdentes listes restreintes dans le mme domaine 4) La concertation avec les collgues 5) Les communauts de pratique : Passation de marchs, Ressources humaines, Juridique, Gestion de projets, Finance, Action de dminage, Infrastructure, Environnement, Dveloppement dActivits, Supervision des Fonds 3.1.5 Pr-qualification La pr-qualification est une mthode formelle dvaluation des fournisseurs par rapport des critres prdtermins et seuls les fournisseurs qui rpondent aux critres fixs sont invits soumissionner. Le processus garantit que les documents de consultation sont transmis uniquement des fournisseurs disposant des capacits et des ressources adquates. Il convient daccorder un dlai adapt aux fournisseurs potentiels pour prparer des candidatures recevables. Le dlai entre lavis d e la prqualification et la date butoir pour la soumission des candidatures ne devrait pas tre infrieur 3 semaines, sauf si des dlais plus courts sont justifis par des raisons valables. Les avis de pr-qualification doivent tre tlchargs sur le site Web de lUNOPS ainsi que sur UNDB online (service gratuit).
38

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Compare dautres outils dtude de march, la pr-qualification est un processus formel dans lequel lapprciation des fournisseurs et les vrifications des antcdents ont lieu a vant la signature des documents de consultation. Si la pr-qualification a lieu pour une activit de passation de marchs spcifique, tous les fournisseurs qui soumettent des candidatures et qui rpondent aux critres de pr-qualification sont invits soumissionner. La pr-qualification ne prdestine pas ladjudication du contrat. La pr-qualification est conseille lorsque : 1) des marchandises ou des services complexes ou spcialiss (ex. des services ou des quipements de gnie civil ou de dminage) sont acheter ; 2) un type particulier de marchandise ou de service est achet de faon rgulire et pour lequel ltablissement d'accords long terme (LTA) ne constituerait pas une stratgie de passation de marchs approprie (ex. ne se traduirait pas par des prix comptitifs) ; 3) la passation de marchs comporte un taux de risque lev (ex. des quipements et services de scurit et de sret) ; 4) les cots levs engendrs par la prparation doffres dtailles pourraient tre dissuasifs pour la concurrence (comme des quipements sur mesure, des projets de conception et de construction ou des services spcialiss) ; 5) les marchandises ou services sont de grande importance pour le projet (ex. lorsquune livraison tardive ou la livraison dun produit incorrect aurait des rper cutions coteuses). La pr-qualification peut contribuer rduire le risque de rupture du contrat. Dans le cas o il y a de nombreux fournisseurs qualifis et admissibles, la pr-qualification peut rduire les cots de passation de marchs puisquelle diminue le besoin continu dtudes de march et dvaluation des fournisseurs afin didentifier les fournisseurs. Par ailleurs, la pr-qualification est un exercice coteux et complexe qui ncessite des comptences particulires et une bonne comprhension des paramtres financiers. Au vu de ces cots, il convient donc dentreprendre une apprciation minutieuse des avantages et des inconvnients lis la ralisation dune pr-qualification. La pr-qualification est gnralement valable pendant deux ans maximum. Passe cette priode, il convient de procder un nouvel exercice de pr-qualification ou lactualisation des critres de pr -qualification parmi les fournisseurs dj pr-qualifis. Pr-qualification - Directive Avis de pr-qualification Modle de pr-qualification en vue de lexcution de trava ux Publication sur UNDB

3.2

Principes de slection des fournisseurs pour les listes restreintes

Lorsquune tude de march a t ralise, une liste excessivement longue de fournisseurs potentiels peut avoir t dresse. Souvent, il est ncessaire de limiter le nombre de fournisseurs invits soumissionner ( faire figurer sur la liste restreinte). Lobjectif de ltablissement dune liste restreinte de fournisseurs invits est de garantir une concurrence efficace entre les fournisseurs qualifis. Les principes suivants sont appliqus pour la slection de fournisseurs faire figurer dans la liste restreinte : 1) Les entits figurant sur la liste restreinte doivent, dans la mesure du possible, reprsenter une juste part des marchs potentiels et une distribution gographique quitable. L'inclusion de fournisseurs de pays en voie de dveloppement et de nouveaux marchs mergents doit tre dment envisage. cette fin, il convient dutiliser la dfinition des pays en voie de dveloppement de la CNUCED (www.unctad.org). 2) La liste restreinte doit tre constamment mise jour afin de prendre en considration les ventuels nouveaux acteurs sur le march et de permettre aux nouveaux fournisseurs potentiels de participer.

39

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

3) Si la pr-qualification a lieu pour une activit de passation de marchs spcifique, tous les fournisseurs qui rpondent aux critres de pr-qualification devront figurer sur la liste restreinte. 4) Rien n'oblige lUNOPS consulter toutes les socits ayant manifest leur intrt en rponse un appel la manifestation dintrt. De mme, rien n'oblige lUNOPS limiter la liste restreinte aux seules socits ayant manifest leur intrt. 5) Except dans les cas prvus au paragraphe suivant, (i) pour les activits de passation de marchs dun montant estim compris entre 50.000 et 250.000 USD, trois entits minimum doivent figurer sur la liste restreinte ; et (ii) pour les activits de passation de marchs dont la valeur estime slve 250.000 USD ou plus, au moins 6 entits doivent figurer sur la liste restreinte. Cependant, il convient de faire figurer plus que ce nombre minimum dentits sur les listes restreintes pour faire jouer la concurrence. Sil nexiste quun nombre limit de fournisseurs sur le march (oligopole) et si le personnel de la passation de marchs na pas russi identifier le nombre minimum requis dinvits inclure sur la liste restreinte malgr une tude de march adquate, cela doit tre dment document et expliqu lautorit de la passation de marchs lors de la demande dapprobation de la liste restreinte puis lors de la demande dacceptation d'adjudication du contrat. Sinon, les listes restreintes doivent inclure le nombre minimum requis dinvits, faute de quoi ladjudication finale sera rpute base sur lexception au principe dutilisation des mthodes formelles de consultation. 6) Si les fournisseurs doivent rpondre des critres d'admissibilit spcifiques pour lactivit de passation de marchs en question (ex. des exigences spcifiques du produit, telles quune certification ISO/des normes de qualit, la reprsentation du fournisseur dans le pays destinataire et/ou des exigences spcifiques du client selon laccord sign avec ce dernier), seuls les fournisseurs qui rpondent ces critres doivent tre slectionns pour la liste restreinte. 7) En rgle gnrale, la capacit technique et financire du fournisseur doit tre comparable la valeur estime du contrat et la nature des besoins demands. 8) La capacit des fournisseurs doit tre prise en considration. Ceci est particulirement vrai lorsque plusieurs appels doffres sont lancs simultanment ou sil existe un risque dattribuer plusieurs contrats aux mmes fournisseurs dans le dlai impos pour lexcuti on des contrats. 9) Les critres dvaluation mentionns dans la directive pour la pr-qualification (voir ci-dessus) peuvent galement sappliquer pour une valuation plus informelle des fournisseurs faire figurer sur la liste restreinte. 10) Les fournisseurs soumis lembargo des Nations unies ou dautres sanctions des Nations unies et de la Banque Mondiale ne peuvent pas figurer sur les listes restreintes (Voir paragraphe : Notification de la dcision de suspendre ou de radier un fournisseur pour de plus amples informations). Ltablissement dune liste restreinte ncessite une valuation prliminaire des fournisseurs afin de dterminer sils sont appropris pour la passation de marchs entreprendre. Tous les fournisseurs figurant sur la liste restreinte doivent dmontrer leur potentiel pour devenir la socit adjudicataire. Nanmoins, sauf si un exercice de pr-qualification a lieu, lapprciation des fournisseurs et la vrification des antcdents de chaque fournisseur nont pas lieu ce stade, mais lors de lvaluation de la soumission. Ce processus de qualification a lieu soit pour tous les soumissionnaires avant ouverture de loffre financire, soit uniquement pour le(s) soumissionnaire(s) slectionn(s) aprs ouverture du pli / des offres financire(s) (on parle alors de post-qualification).

3.3

Approbation de la liste restreinte

Lorsque les entits consulter ont t slectionnes, le modle de liste restreinte doit tre complt en prcisant, le cas chant, la raison pour laquelle le no mbre dentits figurant sur la liste restreinte est infrieur au minimum requis. Il doit ensuite tre dment sign par lautorit de la passation de marchs comptente (Voir le chapitre autorit la passation de marchs) avant de pouvoir diffuser les documents de consultation.

40

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Si laccord avec le client impose la non objection la liste restreinte de la part du client, de lutilisateur final ou de la source de financement, cette non objection doit tre obtenue avant la diffusion des documents de consultation. La liste retreinte doit tre dment complte et pralablement approuve par un conseiller en passation de marchs avant dtre signe par le PA. La source didentification des fournisseurs doit tre indique. Liste restreinte Modle

3.4

Gestion des fournisseurs

Afin de maximiser lconomie et lefficacit, lUNOPS doit sefforcer didentifier constamment de nouveaux fournisseurs techniquement et financirement fiables. Plus particulirement, lUNOPS doit uvrer activement pour augmenter ses sources dapprovisionnement dans les pays en voie de dve loppement et dans les nouveaux marchs croissance rapide. cette fin, il convient dutiliser la dfinition des pays en voie de dveloppement de la CNUCED (voir www.unctad. org). Afin damliorer lefficacit et la transparence des actions de passation de marchs de lUNOPS, une liste des fournisseurs potentiels est conserve par le personnel du service de passation de marchs pour faciliter lidentification des fournisseurs qualifis pour tre invits participer des appels doffres. Tant les bases de donnes de lUNGM (Voir le chapitre 3.1.1 Portail commun des marchs de lONU) que les listes de fournisseurs locaux peuvent tre utilises pour recueillir des informations sur les entreprises et fournisseurs locaux. Des efforts constants doivent tre mis en uvre pour toffer les listes de fournisseurs en identifiant de nouveaux fournisseurs de marchandises, de services ou de travaux prsentant de lintrt pour lUNOPS. LUNGM a mis en place une fonctionnalit de listes de fournis seurs locaux qui permet aux entits commerciales de lUNOPS dtayer les listes de fournisseurs locaux. Les entits commerciales de lUNOPS font preuve dune totale autonomie en ce qui concerne leurs propres listes de fournisseurs locaux et peuvent ajouter de nouveaux fournisseurs locaux lUNGM, approuver ou rejeter les candidatures de fournisseurs, et conserver leurs listes. Elles ont toutefois pour obligation de respecter les critres dligibilit des fournisseurs fixs par lUNOPS pour leur inscription lUNGM. Cette fonctionnalit permet de tlcharger lensemble des listes existantes. Pour tout complment dinformations sur lutilisation de cette fonctionnalit, nhsitez pas contacter lquipe de lUNGM (registry@ungm.org) qui vous indiquera comment utiliser les listes de fournisseurs locaux. Afin de favoriser lconomie et lefficacit de la passation de marchs, il convient dvaluer en permanence les performances des fournisseurs existants. Se reporter au chapitre 10.1.3 valuation de la performance du fournisseur, pour davantage de conseils sur lvaluation des fournisseurs. Les donnes doivent tre enregistres localement par les entits commerciales de lUNOPS et les fournisseurs incomptents doivent tre signals, aprs approbation du PA, dans un systme di nformation de l'UNOPS mettre en place. Voir galement le chapitrer, Conduite dontologique et suspension des fournisseurs, concernant le rle du Comit dexamen des fournisseurs (VRC). Directive Recherche de fournisseurs

41

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

4 Mthodes de consultation
Le choix de la mthode de consultation est influenc par un certain nombre de facteurs, tels que les conditions du march, la complexit de la demande, la valeur financire de la passation de marchs, les conditions des donateurs et sil sagit de la passation de marchs de marchandises, de tr avaux ou de services. Le lieu et le niveau durgence peuvent galement avoir un impa ct sur le choix de la mthode de consultation, ainsi que sur les procdures appliques. La dfinition de la mthode de consultation implique la slection de la mthode dapprovisionnement la plus adquate pour la situation donne. 1) Tout dabord, il convient de dterminer sil faut organiser un processus d'appel d'offres public ou si les besoins sont satisfaits par lutilisation dun accord long terme (LTA), y compris le UNWebBuy, d'un redploiement des actifs, ou d'un approvisionnement partir du stock de ressources de lUNOPS. Une justification expliquant la stratgie choisie doit tre consigne (ex. pourquoi un accord long terme (LTA) nest pas utilis, pourquoi des actifs actuellement en possession de lUNOPS ne peuvent pas tre redploys, etc.). 2) Si le besoin dun processus d'appel d'offres public est tabli, une mthode de passation de marchs (cest--dire la mthode de consultation) doit tre slectionne en fonction de la complexit et de la valeur estime du besoin. Les diffrentes mthodes de passation de marchs sont dcrites cidessous. 3) Enfin, le type de consultation doit tre slectionn. LUNOPS considre la consultation internationale publique comme le type de consultation prfrable. Nanmoins, dans des circonstances o il est dtermin quune consultation internationale publique nest pas ralisable (Voir chapitre 4.3.1, Consultation internationale et nationale/rgionale ouverte...) en raison de la nature et de la complexit de lactivit de passation de marchs, lUNOPS est en droit dutiliser une des mthodes de concurrence dcrites ci-dessous. Il est essentiel de garantir que le type de consultation slectionn soit conomique et efficace et que lUNOPS obtienne le meilleur rapport qualit/prix (Voir le chapitre 1.4.1).

4.1

Slection de la mthode de consultation

En fonction de la complexit et de la nature des marchandises/services/travaux acheter, il convient dutiliser les mthodes de passation de marchs suivantes : 1) 2) 3) 4) Petits marchs comptitifs Demande de cotations Appel doffres Demande de propositions

4.1.1 Les petits marchs (besoins infrieurs 2.500 USD) Les petits marchs ne sont pas une mthode formelle de consultation. Il sagit dune mthode base sur la comparaison des prix, obtenus verbalement ou par crit, des fournisseurs potentiels. Les prix obtenus verbalement doivent tre soigneusement nots, dats et joints au dossier. Une note crite justifiant la slection des fournisseurs ainsi que les prix doit tre incluse dans le dossier. Cette mthode convient pour la passation de marchs de marchandises couramment disponibles ou de produits de base rpondant des spcifications standards dune valeur infrieure 2.500 USD ou de travaux ou services simples estims moins de 2.500 USD. Les contrats sont adjugs au fournisseur proposant le meilleur rapport qualit / prix, en tenant compte du service, de la qualit et du prix. Si le PA estime que cette approche prsente des risques, elle doit documenter ces risques et, sils sont vraiment jugs srieux, il convient alors dadopter une procdure de rduction des risques. La procdure propose doit tre tudie et approuve par le Directeur du groupe charg des pratiques de passation de marchs (PPG), ou encore, une personne dsigne par ce dernier, avant dtre a dopte et archive. Directive Petits marchs
42

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

4.1.2 Demande de cotations (RFQ besoins infrieurs 50.000 USD) Une demande de cotations (RFQ) ne constitue pas une mthode formelle de consultation. Il sagit dun processus de consultation utilis pour la passation de marchs de petite valeur lorsque le besoin est prcis et spcifique, qui peut galement tre utilis dans le cadre des procdures de passation de marchs durgence aprs acceptation du Chef excutif de la section de la passation de marchs (ECPO) conformment au chapitre, Passation de marchs durgence. Des fournisseurs sup plmentaires peuvent tre ajouts nimporte quelle tape du processus de consultation. Au moins trois socits doivent tre invites faire une offre (sauf si un nombre infrieur est motiv par des raisons valables) et une date limite doit tre fixe pour la rception des cotations ; le PA peut toutefois, sa seule discrtion, accepter des cotations reues aprs cette date limite. Les raisons de ce choix doivent tre consignes. Si moins de trois socits sont invites, des raisons valables doivent tre prsentes par crit et conserves dans le dossier de passation de marchs. Les offres doivent tre faites par crit (e-mail, fax, etc.). Il nest pas ncessaire de lancer un appel doffres formel, ni denvoyer loffre au fax/courriel ddi ou dans une en veloppe scelle. Le personnel du service de la passation de marchs peut directement rceptionner les offres, bien quune sgrgation des rles soit fortement conseille si les ressources le permettent. Les contrats sont adjugs selon la mthode dvaluation de loffre la moins disante techniquement la plus acceptable (voir le chapitre 6 valuation). Si le PA estime que cette approche prsente des risques, elle doit documenter ces risques et, sils sont vraiment jugs srieux, il convient alors dadopter une procdure de rduction des risques. La procdure propose doit tre tudie et approuve par le Directeur du groupe charg des pratiques de passation de marchs (PPG), ou encore, par une personne dsigne par ce dernier, avant dtre adopte et archive. 4.1.3 Appel doffres (ITB besoins gaux ou suprieurs 50.000 USD) Un appel doffres (ITB) est une mthode formelle de consultation. Il est utilis pour la passation de marchs de marchandises, de services ou de travaux dont les spcifications sont standards et dfinitives et peuvent tre exprimes en termes de qualit et de quantit. Un appel doffres est uniquement requis pour la passation de marchs suprieure 50.000 USD, mais peut galement tre utilis pour des passations de marchs de valeur infrieure (moins de 50.000 USD) si les besoins sont complexes. Tous les appels doffres ncessitent une date limite imprative de rception et les offres ne peuvent tre rceptionnes que par du personnel non impliqu dans le processus de passation de marchs (voir le chapitre, Sgrgation des rles). Les appels doffres se basent soit sur le systme une enveloppe (dans la majorit des cas), soit sur le systme deux enveloppes. Lappel doffres une enveloppe dfinit les exigences minimales ou une srie dexigences acceptables. Lvaluation seffectue en vrifiant quune offre est conforme tous les aspects. Les contrats sont adjugs sur la base de la mthode dvaluation de loffre la moins disante techniquement la plus acceptable , qui inclut les conditions de livraison et toute autre exigence stipule dans lappel doffres. Lorsquun appel doffres deux enveloppes est utilis, les fournisseurs doivent soumettre leurs offres techniques et financires sparment, dans deux enveloppes scelles. Il convient alors douvrir les propositions financires lors dune session spare douverture des plis, aprs clture de lvaluation technique. Les offres financires doivent, de prfrence, tre ouvertes par le mme comit que celui qui a ouvert loffre technique. Une fois les offres financires ouvertes, le comit charg de louverture doit rdiger le rapport douverture des offres financires. Le but du systme deux enveloppes est de garantir que lvaluation technique est ralise en se concentrant uniquement sur le contenu de la proposition technique, sans tre influence par les aspects financiers des propositions. Le systme deux enveloppes est le plus souvent utilis dans les cas o la conformit est dtermine selon un systme de points (voir le chapitre 6.3.2 Mthode de loffre la moins disante substantiellement conforme ). Afin de garantir lquit et la transparence, il est extrmement important que tous les critres prendre en compte lors de lvaluation soient clairement dfinis dans les documents de consultation. Veuillez vous reporter aux chapitres 5 et 6 pour les instructions concernant les documents de consultation et la faon dtablir des critres dvaluation.

43

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

4.1.4 Demande de propositions (RFP- besoins suprieurs 50.000 USD) Une Demande de propositions (RFP) est une mthode formelle de consultation. Elle est utilise pour la passation de marchs de services, de travaux et de marchandises pour lesquels les besoins ne peuvent tre exprims ni quantitativement ni qualitativement dans les spcifications au moment o la consultation est lance (ex. des services de conseil ou similaires, lachat de marchandises complexes, pour lesquels les besoins peuvent tre satisfaits de plusieurs faons). Une demande de propositions est uniquement requise pour la passation de marchs suprieure 50.000 USD, mais peut galement tre utilise pour des passations de marchs de valeur infrieure (moins de 50.000 USD) si les besoins ne sont pas clairement et prcisment dfinis. Une demande de propositions ncessite une proposition technique apportant une solution aux besoins spcifis dans le document de consultation, ainsi quune proposition financire spare indiquant tous les cots associs lexcution de la proposition technique. La demande de propositions impose aux fournisseurs de soumettre les propositions techniques et financires dans des enveloppes scelles spares (systme deux enveloppes). Les propositions financires sont alors ouvertes lors dune session douverture spare aprs clture de lvaluation technique. Les offres financires doivent de prfrence tre ouvertes par le mme comit que celui qui a ouvert loffre technique. Une fois les offres financires ouvertes, le comit charg de louverture doit rdiger le rapport douverture des offres financires. Le but du systme deux enveloppes est de garantir que lvaluation technique pourra tre ralise en se concentrant uniquement sur le contenu de la proposition technique sans tre influenc par les aspects financiers des propositions. Ensuite, une valuation est ralise en comparant tous les facteurs, la fois techniques et financiers. Les propositions sont values, classes et adjuges selon la mthode danalyse cumulative, dfinissant le meilleur rapport qualit/prix comme tant la meilleure prestation globale au vu tant des facteurs techniques que financiers. Les critres dvaluation sont dfinis dans la demande de propositions en identifiant les facteurs dvaluation technique et financire, et en prcisant les principaux points prendre en considration pour la slection du fournisseur. Le rapport entre les facteurs techniques et financiers peut varier dune demande de propositions lautre. Pour la plupart des demandes de propositions, la qualit technique prvaut sur les considrations financires. Les coefficients de pondration doivent tre considrs au cas par cas pour obtenir lquilibre appropri ; toutefois, le poids de la proposition technique ne doit jamais tre infrieur celui de loffre financire. Le bon quilibre entre les diffrents critres dvaluation doit tre dfini avant la signature de la demande de propositions et expressment mentionn dans les documents de consultation : moins les besoins sont complexes, plus loffre financire a de poids. Afin de garantir lquit et la transparence, il est extrmement important que la mthode d valuation et les critres dvaluation soient clairement dfinis dans les documents de la demande de propositions. Le tableau 2 ci-dessous prsente une vue densemble des diffrentes mthodes de consultation utilises pour diffrents besoins, de la mthode dvaluation correspondante et du mode de soumission (systme une seule enveloppe ou systme deux enveloppes). Tableau 2 : Mthodes de consultation, dvaluation et modes de soumission DOCUMENT DE CONSULTATION Demande de cotations ou petits marchs (infrieur 2.500 USD) MTHODE DVALUATION Offre la moins disante techniquement la plus acceptable Offre la moins disante subtantiellement conforme. Loffre est qualifie de conforme ou non conforme pour toutes les questions. SYSTME UNE/DEUX ENVELOPPES Pas besoin doffres scelles

BESOIN Besoins infrieurs 50.000 USD, clairement dfinis et spcifiques Marchandises, services ou travaux dont les spcifications sont standards ou fermes et peuvent tre exprimes qualitativement et

Appel doffres

Une enveloppe

44

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

quantitativement

Marchandises, services et travaux dont les besoins ne peuvent tre exprims ni qualitativement ni quantitativement

Demande de propositions

Offre la moins disante subtantiellement conforme. Systme de points avec un seuil minimal dfinissant la conformit. Analyse cumulative. Offre (technique et financire) la plus intressante et la plus conforme.

Deux enveloppes

Deux enveloppes

4.2

Accords long terme (LTA)

Un accord long terme (LTA), tel que dfini dans le Rglement Financier et les Rgles de Gestion Financire de lUNOPS, est un document crit sign avec un fournisseur, rdig lissue dun processus de passation de marchs par concurrence, qui permet lUNOPS de commander des marchandises ou des services un prix fixe, selon des modalits convenues entre les parties et pendant une dure dfinie, mais sans obligation lgale de commander une quantit minimale ou maximale. Une procdure de slection concurrentielle est une mise en concurrence de fournisseurs potentiels qui proposent la meilleure combinaison possible de prix, de qualit et de service. Dans le cas daccords long terme, lorsquil y a moins de trois fournisseurs connus, une procdure de passation de marchs par concurrence est organise en valuant la comptitivit en termes de prix par rfrence aux prix de ltude de march, aux prix des contrats prcdents, etc. Les accords long terme sont gnralement valables pour une priode comprise entre un et trois ans, concernent un produit frquemment demand et dfinissent les conditions dapprovisionnement pour ce produit (ex. la tarification, les conditions de livraison, la mthode de commande, etc.). Ces accords comportent une clause prvoyant leur prorogation pour une priode pouvant aller jusqu 24 mois, sous rserve que le fournisseur respecte ses obligations et que le besoin de marchandises et services se poursuive, pour autant que les prix proposs correspondent aux prix du march actuel (par exemple, le prix du matriel informatique peut baisser avec le temps et la prorogation dun tel accord nest pas toujours dans lintrt de lorganisation). Les accords long terme sont conclus sur une base non exclusive et ne sont pas une source dachat obligatoire. Cependant, le personnel du service de la passation de marchs doit se tenir au courant des accords long terme existants, et valuer si oui ou non ils peuvent tre utiliss pour une activit de passation de marchs spcifique dans le sens o ils peuvent reprsenter la mthode de passation de marchs la plus conomique. L'UNOPS a mis en place un grand nombre daccords long terme. Une prsentation des accords long terme existants, ainsi que des instructions spares et des guides d utilisation sont disponibles sur lIntranet (Page LTA). Il convient de veiller particulirement se conformer aux exigences des directives pour chaque accord long terme puisque la base pour la mise en place des accords long terme peut varier. Pour garantir une concurrence efficace, il est conseill, dans la mesure du possible, dtablir plusieurs accords long terme pour les mmes marchandises ou services et de mettre ces fournisseurs en concurrence par le biais dun appel doffres secondaire. Pour tout complment dinformations sur cette procdure dappel doffres secondaire, se rfrer au chapitre , Consultation dans le cadre des accords long terme. 4.2.1 But de la mise en place daccords long terme La mise en place daccords long terme a lieu pour garantir une source dapprovisionnement fiable en biens et services au prix le moins disant possible. Cette mthode est pour lUNOPS un moyen conomique dacheter des marchandises et des services rgulirement demands car le processus d'appel d'offres nest ralis quune seule fois et le processus de commande est simplifi. Cela engendre des cots de transaction rduits. Les commandes peuvent tre passes immdiatement sur la base de laccord long terme et les produits peuvent tre achets un prix et une qualit dfinis.

45

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

En outre, un accord long terme est une excellente mthode de garantir la disponibilit immdiate des stocks, par exemple dans des situations durgence, car la disponibilit des stocks peut figurer parmi les conditions de laccord entre lUNOPS et le fournisseur. Pour finir, les accords long terme permettent lUNOPS dexploiter au maximum sa position sur le march en tirant profit de sa taille, de son pouvoir de passation de marchs et de sa prsence gographique afin dobtenir le meilleur rapport qualit/prix. Ils peuvent tre passs au niveau de lorganisation, de la rgion et de lOC/PC. 4.2.2 Mise en place dun nouvel accord long terme Le besoin ventuel dun accord long terme doit tre tudi au stade du plan dapprovisionnements . Si une organisation au sein de lUNOPS ressent ou prvoit un besoin rptitif de services ou de biens standards, ou a besoin dapprovisionnements urgents, elle peut considrer la mise en place dun accord long terme (local ou international) avec un fournisseur. Avant tout arrangement formalis, et afin de slectionner le fournisseur qui propose le produit le plus appropri au prix le plus concurrentiel, un processus de passation de marchs doit tre entrepris (par lUNOPS ou bas sur un processus entrepris par un autre organisme de lONU ayant dj mis en place un accord long terme avec le fournisseur). Il convient dinformer le P PG de tous les futurs accords long terme et de le contacter, si ncessaire, afin quil apporte son assistance dans la mise en place de laccord, ou quil mette ce dernier en place sur demande dun organisme si un besoin global est identifi. La mise en place des accords long terme doit tre tudie par le HQCPC (voir le chapitre, Porte de lexamen des commissions des marchs) puis approuve par lECPO, lexception des accords long terme valides qui ont t mis en place par dautres organismes des Nations unies (voir le chapitre 4.4, Exceptions lutilisation des mthodes formelles de consultation et le chapitre 4.2.4, Utilisation daccords long terme dautres organismes de lONU). Comme indiqu plus haut, les accords long terme sont gnralement conclus p our une dure dun trois ans et, selon la nature des biens et services acheter dans le cadre de ces accords long terme, un ajustement des prix peut tre requis au bout dun an (cette condition doit tre stipule d s le dpart dans le document de consultation ainsi que dans laccord long terme). La procdure dapprobation suivante sapplique aux accords long terme ncessitant un ajustement des prix annuel : Si laccord long terme a t mis en place et approuv par lECPO aprs tude et recomma ndation de la Commission des marchs de lUNOPS (HQCPC), et si la hausse des prix dpasse 5 %, un examen par le HQCPC et lapprobation de lECPO sont requis ; Pour les hausses de prix infrieures 5 %, laugmentation doit tre approuve par le chef de lorganisme concern, qui doit signer une note soumise par le personnel du service de passation de marchs qui sera ensuite jointe au dossier ; Dans tous les cas, cest--dire que laugmentation soit suprieure ou infrieure 5 %, le motif de lapprobation de cette hausse des prix doit tre document et conserv dans le dossier des fins de vrification ultrieure.

Tous les accords long terme doivent tre accompagns de directives dcrivant leur utilisation et leur applicabilit. Des exemples de directives concernant les accords long terme figurent sur la page Intranet des pratiques de passation de marchs (cliquer ici). 4.2.3 Utilisation des accords long terme existants Sil existe un accord long terme pour le type de marchandises ou de services demand dans un cas spcifique, les commandes peuvent tre passes sur la base de tels accords sans aucun appel doffres (voir le chapitre 5.1.2.5, Consultation dans le cadre des accords long terme). Laccord long terme pass avec chaque fournisseur ne peut tre utilis que pour commander les marchandises ou services spcifis dans laccord en question. Si dautres biens ou services sont demands ce fournisseur, il convient de suivre les procdures de passation de marchs normales. Une commande dans le cadre d'un accord long terme existant sappelle une commande-catalogue. Vu quun accord long terme fournit lUNOPS un cadre tabli et approuv pour lapprovisionnement en biens et services, aucun processus dappel doffres ni d adjudication de contrat nest ncessaire lorsque des
46

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

commandes-catalogue sont passes dans le cadre dun accord long terme. Nanmoins, la commande catalogue doit tre approuve par le PA dont le niveau dautorit dlgue en couvre la valeur (voir le chapitre 1.5.2 Niveaux dautorit dlgue ainsi que le chapitre 8.4.1.2 Commandes-catalogue). LUNOPS est en droit de mettre en place plusieurs accords long terme avec diffrents fournisseurs pour le mme produit/service afin de garantir un approvisionnement rgulier ou doffrir une gamme doptions dapprovisionnement plus large. Dans les cas o plusieurs accords long terme sont disponibles pour satisfaire aux besoins de lUNOPS, les critres de slection de laccord long terme pour des commandes -catalogue doivent tre documents dans le dossier de passation de marchs. Le Directeur du PPG est comptent pour mettre des Instructions ou directives administratives sur lutilisation/applicabilit de certains accords long terme. Enfin, un accord long terme peut tre utilis pour fournir un repre lors de la passation de marchs de biens et services comparables sur la base dune concurrence ou dune exception. Lanalyse comparative peut tre effectue afin : 1) daider dterminer les spcifications du produit ; 2) dtablir des critres de qualit ; 3) de comparer les prix. 4.2.4 Utilisation daccords long terme dautres organismes de lONU Sous rserve de lautorisation crite de lorganisme concern, lUNOPS encourage lutilisation daccords long terme adapts mis en place par dautres organismes des Nations unies. Cette convention constitue un exemple de coopration avec dautres organismes de lONU , conformment la rgle de gestion financire 118.02 (c). Si lUNOPS estime que laccord long terme a t approuv conformment aux procdures tablies au sein de lorganisme des Nations unies, aucun examen spar de la Commission des marchs nest requis. Cependant, le PA est tenu dobtenir la preuve que ledit accord long terme a t formellement mis en place par cet autre organisme des Nations unies (par exemple, cette preuve peut prendre la form e dune copie signe de laccord long terme mis en place avec lorganisme des Nations unies). Lutilisation des accords long terme de lUNOPS par dautres organismes de lONU ncessite lapprobation pralable du Directeur du PPG. Les accords long terme des autres organismes des Nations unies sont mis la disposition du personnel de l'UNOPS sur www.ungm.org. Aprs identification, le personnel de lUNOPS peut accder aux dtails des accords long terme partir de la rubrique Notifications > LTA. Les accords long terme UNWebBuy ne peuvent pas tre partags car ils constituent un outil essentiel de gnration de revenus ncessaire pour soutenir et promouvoir lexistence de lUNOPS, qui ne reoit aucun financement de lAssemble Gnrale. Le partage des accords long terme UNWebBuy ncessite lapprobation spciale du Directeur du PPG.

47

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

4.3

Slection du type de consultation

Outre la slection de la mthode de consultation utiliser (dcrite ci-dessus), la slection du type de consultation pour une activit de passation de marchs constitue une autre tape importante. Il convient dutiliser diffrents types de concurrence en fonction de la valeur de la passation de marchs, des conditions et de la connaissance du march par lUNOPS. 4.3.1 Consultation internationale et nationale/rgionale ouverte La consultation internationale ou nationale/rgionale ouverte est la mthode de concurrence par dfaut car cest celle qui rpond le mieux aux principes de meilleur rapport qualit / prix, de transparence et de concurrence efficace. Une consultation internationale ou nationale/rgionale ouverte vise informer de manire adquate et dans les temps tous les fournisseurs potentiels des besoins de lUNOPS et leur fournir un accs gal et une opportunit quitable pour tenter dobtenir les contrats de marchandises, travaux ou services demands. Des appels doffres nationaux/rgionaux sont gnralement organiss dans les cas suivants : (a) lorsque les travaux sont disperss sur le plan gographique ou dans le temps et nintressent par consquent gnralement pas les fournisseurs internationaux ; (b) lorsque des marchandises sont localement disponibles des prix en dessous du prix courant mondial ; (c) lorsque les services sont associs au contexte national (par ex., services publicitaires dans la presse nationale) ; (d) si la connaissance du systme local/national fait partie des exigences ; (e) si cela est requis par le client ou spcifi dans laccord du projet correspondant ; ou (f) pour dautres raisons juges acceptables par lautorit de la passation de marchs ch arge dapprouver le document de consultation. Il est toutefois essentiel dassurer la comptitivit du processus. Une concurrence nationale/ rgionale ne doit donc tre employe que dans le cas o les fournisseurs des produits/services/travaux sont suffisamment nombreux dans la rgion pour garantir la concurrence. En outre, il faut tre conscient du risque de cartels (ex. des fournisseurs qui sunissent dans leur intrt commun) qui contournent cet objectif de concurrence. La consultation internationale ou nationale/rgionale ouverte constitue le moyen le plus rapide et le plus transparent de lancer une procdure dappel doffres. Except dans les cas o des raisons valables justifient le recours une consultation restreinte, les organismes doivent donc opter pour une consultation ouverte plutt quune consultation restreinte (voir le chapitre 4.3.2 ci-aprs). Ces raisons valables incluent les suivantes : Laccord avec le client impose le recours des appels doffres restreints ; Une consultation ouverte risque davoir des consquences ngatives en termes de scurit ; Lobjet de lappel doffres concerne un sujet sensible et ne peut pas tre publi ; Il est souhaitable de lancer un appel doffres au moyen du systme deux enveloppes et lorganisme estime que lappel doffres risque daboutir un nombre trop lev doffres pour permettre un processus dvaluation efficace. (e) La pr-qualification a t identifie comme la stratgie de passation de marchs la plus adapte et lexercice de pr-qualification a t entrepris. (f) Les conditions sont runies pour une concurrence nationale/rgionale (voir plus haut). (g) Pour dautres raisons juges acceptables par lautorit de la passation de marchs ch arge dapprouver le document de consultation. (a) (b) (c) (d) Pour pouvoir avoir recours une consultation restreinte, lautorit de la passation de marchs doit donner son autorisation crite. Cette autorisation doit tre donne lors de lapprobation de la liste restreinte (en remplissant le champ correspondant sur le modle de liste restreinte). Dans tous les autres cas, les appels doffres (ITB) et Demandes de propositions (RFP) doivent tre ports la connaissance du public. Pour plus dinformations sur lannonce d'appel d'offres ouvert, veuillez vous reporter au chapitre 3 Recherche de fournisseurs. Annonces dans le cas dune concurrence publique :

48

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Lopportunit de passation de marchs doit tre publie sur le site Web de lUNOPS et sur UNDB on-line, ainsi que sur tout autre site Web/mdia qualifi dobligatoire dans laccord avec le client (par ex., DgMarket, etc.). Il peut galement tre publi ou distribu de la manire qui, en fonction de la nature et de la complexit du produit demand, mnera aux rponses les plus avantageuses, ex. des annonces sur la radio locale, sur les sites Web dautres organisations ou de clients, dans des journaux locaux ou des revues spcialises. En cas de consultation ouverte, aucune liste restreinte nest tablie. Les annonces dappels doffres publics peuvent se traduire par : Des processus dvaluation plus longs en raison du grand nombre doffres reues ; nanmoins, les avantages dune concurrence plus large lemportent souvent sur la charge supplmentaire que reprsente lexamen dun nombre doffres plus lev et aprs valuation prliminaire de toutes les offres, le comit dvaluation peut dcider de limiter lexamen dtaille aux quatre ou cinq offres les moins leves (except dans les cas o un systme deux enveloppes est utilis). Un taux de rponse moins lev si lannonce est diffuse sur un mdia moins connu par la communaut de fournisseurs (par ex. site Web de lUNOPS et UNDB on -line pour la passation de marchs locale de travaux, etc.). Dans ces cas, une bonne pratique consiste notifier tous les fournisseurs potentiels connus lexistence de lannonce qui a t publie. Pour ce faire, tous les fournisseurs potentiels doivent tre avertis en mme temps et les informations concernant la notification (identification des fournisseurs avertis, date laquelle la notification leur a t adresse, faon dont ils ont t informs, etc.) doivent tre archives dans le dossier.

Lors dun choix en faveur dune consultation ouverte, il convient de prendre en considration tous les lments susmentionns. Notification de consultation ouverte Annonce sur UNDB on-line 4.3.2 Consultation internationale et nationale/rgionale restreinte Si une consultation internationale ou nationale/rgionale publique ne peut pas tre organise conformment au chapitre 4.3.1 ci-dessus, il est possible davoir recours une consultation internationale ou nationale/rgionale restreinte. Une consultation internationale restreinte permet uniquement la participation de fournisseurs slectionns dans le cadre de la consultation. Une consultation internationale restreinte limite la concurrence une liste restreinte de fournisseurs slectionns de manire non discriminatoire partir des listes, pr-qualifications, manifestations dintrt, tudes de march, etc. (voir chapitre 3, Recherche de fournisseurs). Ce type de consultation ne peut tre utilis que sil existe une raison valable telle que spcifie au chapitre 4.3.1. LUNOPS doit favoriser le dveloppement des marchs locaux. Pour autant quune consultation internationale ou nationale/rgionale publique ne puisse pas tre organise conformment au chapitre 4.3.1 ci-dessus, que les besoins de passation de marchs puissent tre satisfaits dans un contexte local et quils aient peu de chances dtre satisfaits en dehors de ce contexte local (par ex., prestation de services publicitaires dans la presse nationale, etc.), il est possible davoir recours une consultation formelle restreinte au niveau national/rgional. Nanmoins, des fournisseurs internationaux bien qualifis qui manifestent leur intrt lors dune consultation nationale/rgionale ne sont pas automatiquement exclus pour participer la soumission dans les mmes conditions que les fournisseurs nationaux/rgionaux. Une concurrence nationale/rgionale doit se limiter un nombre restreint de fournisseurs nationaux/rgionaux.

49

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

4.4

Exceptions lutilisation des mthodes formelles de consultation

4.4.1 Exceptions Conformment la rgle de gestion financire 118.05(a), le Chef excutif de la section de passation de marchs (ECPO) ou le personnel autoris peut dcider, pour une activit de passation de marchs donne, que le recours des mthodes formelles de consultation nest pas dans le meilleur intrt de lUNOPS et de ses clients lorsque : 1) La valeur de la passation de marchs est infrieure au seuil montaire fix pour les mthodes formelles de consultation, Telles que dfinies dans la rgle de gestion financire 118.04 (D.O.3), les mthodes formelles de consultation sont les suivantes : appel doffres (ITB) et demande de propositions (RFP), pour les besoins dune valeur suprieure 50.000 USD ( lexception de la passation de marchs durgence). Pour les besoins dune valeur infrieure au seuil de 50.000 USD, il est possible davoir rec ours une mthode informelle de consultation, savoir : Petits marchs pour les besoins infrieurs 2.500 USD et demande de cotations (RFQ) pour les besoins nexcdant pas 50.000 USD. Il nexiste pas de march comptitif pour le besoin en question, par ex., en cas de monopole ; lorsque les prix sont fixs par la lgislation ou une disposition gouvernementale ; ou lorsque le besoin concerne un produit ou service relevant de la proprit intellectuelle, Les prix ou tarifs sont fixs par la lgislation ou par des organismes gouvernementaux, par exemple dans le cas dun monopole dtat ou de tarifs nationaux. Afin de justifier des prix ou des tarifs fixes, le nom de lorganisme de rglementation ou la loi qui rgit les tarifs ou les prix en vigueur doivent tre mentionns dans chaque demande dadjudication et, le cas chant, un barme des prix/tarifs actuels doit tre fourni. Un produit ou service relevant de la proprit intellectuelle fait rfrence aux situations o une seule source peut raisonnablement satisfaire les besoins de lUNOPS, dans les situations o : - il faut acheter des quipements relevant de la proprit intellectuelle soumis des restrictions lgales (ex. des brevets et des droits dauteur) ; - lorsque le sujet touche la dfense ou la scurit nationale, la passation de marchs auprs dun fournisseur unique est la mthode de passation de marchs la plus approprie ; - les marchandises ou travaux de construction sont disponibles auprs dun fournisseur ou prestataire spcifique ou un fournisseur ou prestataire spcifique a des droits dexclusivit concernant les marchandises ou travaux de construction et il nexiste pas dalternative ni de substitut raisonnable. Justification requise : Explication de labsence dautres sources potentielles et nature raisonnable des cots (par ex., comparaison avec le prix de contrats antrieurs) 3) Une dtermination pralable a dj eu lieu concernant une activit de passation de marchs identique, ou la ncessit de normaliser le besoin se fait ressentir suite une rcente activit de passation de marchs. Une dtermination pralable signifie que les besoins acheter sont dtermins par un prcdent achat, par ex., il ny a pas dautre choix que dobtenir les marchandises ou services auprs de la socit adjudicataire pour le prcdent achat (par ex., du matriel a dj t achet et il faut remplacer des composants uniquement disponibles auprs de ce fabricant ; des services complexes ont t achets auprs dun fournisseur et il faut dsormais acheter de s services supplmentaires ncessitant des connaissances spcifiques associes au prcdent achat. Seul le fournisseur qui a ralis les services initiaux peut dispenser de faon raliste les services supplmentaires). Une normalisation est acceptable lorsque des produits, du matriel ou une technologie identiques ont t achets rcemment un fournisseur ou prestataire, et quil est dtermin quune quantit supplmentaire doit tre achete, ou en raison de lobligation de compatibilit avec les produits , quipements, technologies ou travaux existants. Le degr de satisfaction des besoins de lUNOPS ou de son client par la passation de marchs originale, la taille limite de la passation de marchs propose par rapport la passation de marchs originale, le caractre raisonnable du prix et l'inadquation dalternatives aux marchandises en question doivent toujours tre pris en considration et justifis. Il faut cependant noter que la prcision dune marque ne reprsente pas ncessairement une justification ces exceptions. Un processus de concurrence doit tre entrepris sil existe plusieurs sources dapprovisionnement.
50

2)

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Justification requise : Explication de la dtermination pralable ou de la raison pour laquelle une normalisation est requise et caractre raisonnable des cots (par ex., comparaison avec le prix des contrats prcdents, comparaison avec le prix dquipements provenant dautres fournisseurs performances gales, etc.) 4) Le contrat de passation de marchs propos est le rsultat de la coop ration avec dautres organismes de lONU, conformment la rgle de gestion financire 118.02 (c) : Le Directeur excutif peut, dans certains cas, autoriser la coopration avec un organisme de lONU concernant certaines activits de passation de marchs. Le recours une dcision de passation de marchs dun autre organisme des Nations unies en vertu de la rgle de gestion financire 118.05 (a) (iv) sapplique une situation dans laquelle un organisme des Nations unies a adjug un contrat une entit, et lUNOPS choisit de sappuyer sur cette dcision pour passer son propre march. La premire distinction entre cette situation et la prslection constitue labsence dinstructions par la source de financement concernant ce dernier, autrement dit, de la na ture volontaire du recours par lUNOPS la dcision de passation de marchs dun autre organisme des Nations unies. Justification requise : Preuve attestant que lautre organisme des Nations unies a pass un march avec une entit et que les mmes prix et conditions sont accords lUNOPS par cette mme entit. Si le contrat de passation de marchs propos est une commande-catalogue dans le cadre dun accord long terme dun autre organisme des Nations unies, il nest pas oblig de faire lobjet dun examen indpendant ou dune autre demande interne dadjudication. La commande-catalogue doit toutefois tre signe par lautorit de la passation de marchs comptente (voir le chapitre 1.5, autorit de la passation de marchs). Lorsque lUNOPS se base sur une dcision de passation de marchs dun autre organisme des Nations unies pour attribuer un contrat (autre quune commande -catalogue dans le cadre dun accord long terme) et si l'accord pass avec le client ne prcise rien cet effet, une demande interne d'adjudication ou un examen de la Commission des marchs est requis, en fonction de la valeur du contrat de passation de march propos. 5) Des offres pour des besoins identiques ont t obtenues par concurrence dans des dlais raisonnables et les prix et conditions proposs par le fournisseur sont encore comptitifs. Un dlai raisonnable pour lutilisation dun e prcdente mthode formelle de consultation se limite normalement six mois, sauf justification contraire au vu du march spcifique. Pour les marchandises dont les prix fluctuent rapidement (matires premires, produits ptroliers, etc.), la comptitivit du prix doit toujours tre dment justifie. Pour les travaux, 12 mois sont considrs comme un dlai raisonnable pour linterprtation de la prsente clause. Des dlais plus longs ne peuvent tre prvus que si un motif valable les justifie. Justification requise : Rsum dtaill de lutilisation dune ancienne mthode formelle de consultation et de son issue, du caractre raisonnable des cots et des prix actuellement pratiqus dans la rgion. 6) Une consultation formelle na pas donn de rsultat satisfaisant dans un dlai raisonnable : Un dlai raisonnable dsigne la priode qui sest coule depuis la date clture des soumissions lors du prcdent appel doffres qui sest avr infructueux. La dure de ce dlai raisonnable pour recourir cette exception varie selon le type de produits, services ou travaux, les conditions du march, la probabilit dattirer de nouveaux fournisseurs si un nouvel appel doffres devait tre lanc, les conditions de scurit et de travail dans la rgion des biens / services, et tout autre facteur susceptible dinfluencer la dcision.

En se basant sur cette clause, lautorit de la passation de marchs (PA) doit sassurer que ltude
de march a t ralise, doit tre totalement convaincue quun nouvel appel doffres s'avrera infructueux et doit s'assurer que tous les faits sont consigns dans la note justificative. La PA doit noter quen aucun cas le dlai raisonnable pour lapplication de cette exception ne doit dpasser six mois aprs la date de clture des soumissions du prcdent appel d offres qui sest avr infructueux.

51

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Justification requise : Rsum dtaill du prcdent appel doffres et de son issue, caractre raisonnable des prix et tarifs courants pratiqus dans la rgion. 7) Le contrat de passation de marchs propos concerne lachat ou la location de biens immeubles : Le choix de la location se fonde sur des questions de scurit. Justification requise : Caractre raisonnable des prix (par ex., en contactant des socits spcialises en services immobiliers), confirmation du potentiel de conformit aux normes MOSS, exonration de lUNDSS, etc. ; preuve de ltude de march dans des locaux disponibles, justification du choix de ces locaux plutt que dautres locaux galement disponibles. Il est noter que lgalement, la location ninclut pas le droit doccuper une chambre dhtel, auquel cas on parle de licence . Toutefois, pour des motifs valables tels que des raisons de scurit, linterprtation de location est largie au droit doccuper des chambres dhtel , mme si de nombreux cas et circonstances ont rvl quil tait irraliste dimaginer que des htels puissent participer un appel doffres formel. 8) Le besoin en question est vraiment impratif ; Les impratifs du service doivent tre indpendants de l a volont de lUNOPS, par exemple des situations durgence ou des situations de force majeure ou dautres urgences qui ne sont pas dues au manque de planification ou la lenteur des processus administratifs au sein de lUNOPS. Justification requise : Explication de la raison pour laquelle les exceptions lutilisation dune mthode formelle de consultation permettront de respecter le planning et de limpact ngatif que cela aurait sur le fonctionnement de lUNOPS si le planning devait tre modifi pou r permettre le recours des mthodes formelles de consultation, confirmation du caractre raisonnable des cots par comparaison des prix avec ceux de prcdents contrats etc., justification du choix de ce fournisseur plutt quun autre. Ce motif ne peut pas tre invoqu lorsque limpratif est d au manque de planification ou la lenteur des processus administratifs au sein de lUNOPS. 9) Le contrat de passation de marchs propos concerne la prestation de services impossibles valuer objectivement : Les services de personnes spcifiques qui ne sont pas accessibles au moyen dun contrat de travail, comme par exemple : - un contrat de service conclu avec une socit en rfrence un expert spcifique travaillant dans cette socit ; - un contrat ayant pour but la recherche, lexprimentation, ltude ou le dveloppement menant la passation de marchs dun prototype, sauf si le contrat inclut la production de marchandises en quantit afin de dterminer leur viabilit commerciale ou d'amortir les cots de recherche et de dveloppement. Les services dune entreprise spcifique pour obtenir, par exemple, des technologies de pointe ou autres nouvelles technologies et que par consquent, aucune comparaison fiable nest possible. Justification requise : explication de la raison pour laquelle cet individu ou cette entreprise spcifique est le/la plus adapt(e) pour la prestation de ces services et caractre raisonnable des prix. 10) Le Chef excutif de la section de la passation de marchs (ECPO) estime qu'une consultation formelle naboutira pas. LECPO a donn comptence lautorit de la passation de marchs pour dcider quune consultation formelle naboutira pas et quand, de lavis de lUNOPS, le lancement d'un appel d'offres ne sera pas dans l'intrt de l'UNOPS, par ex., dans les cas suivants : - des produits de base rares peuvent tre achets immdiatement des prix dont il est peu probable quils seront maintenus ; - lextension de la quantit/valeur des travaux, services ou marchandises demands dans un contrat original, ralise dans le cadre dun amendement afin de garantir la continuit du travail. Justification de la continuit du travail, par ex., explication de la raison pour laquelle une nouvelle consultation savrerait infructueux et confirmation du caractre raisonnable des prix (par ex., comparaison avec de prcdents appels doffres, etc.).

52

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Les motifs susmentionns pour invoquer chacune des exceptions prvues dans la rgle de gestion financire 118.05(a) ne constituent pas une liste exhaustive et peuvent inclure toute autre raison juge valable par lECPO ou le personnel autoris. Conformment la rgle de gestion financire 118.05(c), lorsquune dcision est prise en vertu de la rgle de gestion financire 118.05(a), le Chef excutif de la section de la passation de marchs ou le personnel autoris peut consigner les motifs par crit et peut alors attribuer un contrat de passation de marchs, soit sur la base dune mthode informelle de consultation, soit sur la base dun contrat directement ngoci, un prestataire qualifi dont loffre rpond substantiellement aux besoins un prix acceptable. 4.4.2 Prslection Le Rglement financier et les rgles de gestion financire de lUNOPS (FRR) permettent la prslection des prestataires ou partenaires par la source de financement (Rgle 118.02 (e) : Conformment laccord pass avec le client et sous rserve de lexamen par un / des Comit(s) des contrats et des biens, lorsque cela simpose en vertu du prsent Rglement financier et des prsentes r gles de gestion financire, le Chef excutif de la section de la passation de marchs peut autoriser la signature de contrats sur la base dune slection pralable du prestataire ou partenaire excutant par la source de financement ). La prslection dun prestataire ou partenaire excutant par la source de financement doit se faire conformment laccord pass avec le client . Cela signifie que le partenaire excutant ou prestataire doit raliser des activits qui sont expressment autorises, ddies et conformes aux exigences de comptabilit conformment laccord pass avec le client. Cela ne veut pas dire que le prestataire prslectionn doit tre dsign nominativement dans laccord pass avec le client. Des instructions plus dtailles sur la prslection figurent dans la directive administrative de lUNOPS sur lacceptation de lengagement. Les seuils fixs pour lexamen et ladjudication des contrats avec des fournisseurs prslectionns respectent les seuils et la dlgation de comptence pour l adjudication des contrats rsultant de lutilisation de mthodes formelles de consultation. La prudence est de rigueur dans les cas o la prslection se fait selon les rgles de passation de marchs dun organisme nappartenant pas aux Nations unies, et o la prslection a lieu aprs acceptation de laccord avec le client. Pour de plus amples dtails, se rfrer la directive administrative sur lacceptation de lengagement. Si plusieurs prestataires sont prslectionns dans laccord avec le client, la source de financement doit prciser lequel utiliser pour chaque activit ds le dpart par le biais dune directive crite formelle. Si la source de financement refuse de procder ainsi, une consultation formelle doit tre lance pour consulter les prestataires prslectionns. Lorsquil est possible de vrifier la capacit technique des prestataires prslectionns avant le processus de consultation (par ex., contrat civil pour lequel des entreprises de classe A sont recommandes), la liste restreinte des prestataires prslectionns peut tre dresse. Le PA doit tre convaincu du caractre raisonnable des prix dun prestataire prslectionn, e xcept dans le cas o la source de financement a dj indiqu le montant payer.

53

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

5 Processus de consultation
Aprs la dfinition des exigences de manire complte, claire et non ambigu (voir le chapitre 2 Plan dapprovisionnements et valuation des besoins), la slection des fournisseurs (voir le chapitre 3 Slection des fournisseurs) et le choix de la mthode de consultation (voir le chapitre 4 Mthodes de consultation), ltape suivante du processus de passation de marchs est la consultation. La mthode utilise pour communiquer un besoin de passation de marchs et demander une offre de la part des fournisseurs potentiels est le processus de consultation. En fonction du type de passation de marchs (marchandises, services ou travaux publics), de la complexit ou de la nature dun besoin, de l'autorisation ou non par l'ECPO de recourir aux procdures de passation de marchs d'urgence (voir chapitre 11) et de la valeur du produit acheter, une demande de cotations (RFQ), un appel doffres (ITB) ou une demande de propositions (RFP) peuvent tre utiliss. Le processus de consultation est divis en quatre tapes: 1) 2) 3) 4) Prparation des documents de consultation Approbation et mission des documents de consultation Priode de soumission Soumission, rception et ouverture des plis

Les quatre tapes du processus de consultation sont dcrites ci-dessous.

5.1

Prparation des documents de consultation

Il convient dutiliser les documents standards de lUNOPS lors de la sollicitation doffres de fournisseurs suivant une mthode formelle de consultation (appel doffres/demande de propositions). Les documents standards sont des modles qui incluent les conditions gnrales obligatoires de lUNOPS, adaptes afin de convenir au processus de passation de marchs spcifique entrepris. Les modles doivent tre complts avec les donnes spcifiques sappliquant chaque consultation. Aucun changement ne doit tre apport aux paragraphes standards des documents de consultation, ni aux annexes, sans lapprobation pralable d'un conseiller en passation de marchs du PPG. Il faut veiller ne pas inclure dexigences ou de conditions aux documents qui sont en contradiction avec les conditions gnrales applicables aux Contrats (GCC) de lUNOPS ou avec le texte standard dun des documents. 5.1.1 Contenu des documents de consultation Les consultations sont des documents crits composs des lments suivants: 1) 2) 3) 4) Lettre de consultation et instructions aux soumissionnaires Dfinition des besoins (spcifications/mandats/cahiers des charges, etc.) Informations contractuelles Formulaires de soumission doffre

Puisque les dtails et la complexit des documents de consultation peuvent varier en fonction de la nature et de la valeur des besoins, chaque consultation doit contenir toutes les donnes et les stipulations appropries et ncessaires aux soumissionnaires pour comprendre les besoins de lUNOPS et prparer une offre approprie. Ainsi, les documents de consultation doivent inclure toutes les informations concernant la passation de marchs en question et tre aussi concis que possible. Il est primordial que toutes les donnes pertinentes concernant les exigences envers les fournisseurs soient prsentes ce stade et incluses dans les documents de consultation, car aucune exigence supplmentaire ne peut tre introduite aprs ladjudication du processus de consultation. Vous trouverez, ci-dessous, une prsentation du type dinformations que les diffren tes composantes des documents de consultation doivent inclure. Les informations sont soit dj incluses dans les modles standards de lUNOPS, soit complter avant la signature des documents de consultation. 5.1.1.1 Lettre de consultation

54

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

1) Une consultation, incluant la rfrence de la passation de marchs en question (titre et numro de rfrence) et une liste des documents mis lappui. 2) Date limite pour la soumission des offres. La date, lheure et le lieu de la soumission doivent tre clairement indiqus, ainsi que le lieu, la date et lheure douverture des plis (si elle est publique).

(a) La date limite pour la soumission doit toujours accorder un nombre de jours suffisant au
fournisseur lui permettant de prparer et soumettre une offre. Les nombres de jours suivants (hors date d'mission, mais date de clture incluse) sont recommands comme priode de consultation: Demande de cotations Appel doffres : Demande de propositions : 10 jours civils 20 jours civils 30 jours civils

(b) Si, selon le PA, il existe des motifs valables, un dlai plus court de consultation peut tre octroy.
Cependant, si un dlai plus court que le nombre de jours recommand est approuv, le personnel du service de passation de marchs doit justifier sa dcision dans une note au dossier, fournir des motifs et indiquer pourquoi il pense que la concurrence est assure malgr le dlai raccourci de consultation, et confirmer la disponibilit des membres de l'quipe d'valuation immdiatement aprs la fin de la priode de soumission. Vous trouverez, ci-dessous, des exemples de justification de dlais plus courts: Nature des articles objet de la passation de marchs: Dans le cas de matires premires telles que le bitume, le gravier, l'essence et les drivs du ptrole, les produits en mtal, etc. ainsi que de produits de stock ou de services non complexes (par ex. des services de publicit), les prix au comptant prdominent sur le march et il est peu probable que des priodes de consultation plus longues permettent d'obtenir de meilleurs prix ou un taux de rponse plus lev. l'inverse, pour les travaux ou services complexes, des priodes dappels doffres plus long ues que le minimum requis dans le tableau doivent tre envisages. Destination: Les exigences logistiques sont minimales ou inexistantes. Accorder un dlai supplmentaire aux fournisseurs pour prsenter une offre de fret concurrentielle ne se justifie pas. Cependant, si la destination de livraison est situe l'intrieure des terres, avec des conditions logistiques difficiles (en particulier en cas d'expditions internationales), des priodes de consultation plus longues doivent tre envisages.

Ces exemples ne sont pas exhaustifs. Des dlais plus courts peuvent tre justifis par toute autre raison juge acceptable par l'autorit de la passation de marchs qui approuve le document de consultation. Afin de clarifier le terme urgence , il est noter que les urgences n'incluent pas les besoins dus une mauvaise planification de l'UNOPS. 3) Instructions de prparation et de soumission afin de communiquer toutes les instructions pertinentes rgissant la prparation et la soumission doff res. Les instructions doivent inclure une liste de documents requis pour que loffre soit complte ainsi quun avis aux fournisseurs que les offres peuvent tre rejetes si elles ne sont pas conformes. Une offre conforme est une offre qui rpond de manire substantielle tous les termes, conditions et spcifications inclus dans le document de consultation. En outre, les instructions doivent toujours inclure : a) le mode de soumission (lectronique, remise en mains propres, courriel, fax); b) ladresse/le numro de fax/le courriel; et c) les instructions sur la faon dont les offres doivent tre prsentes (ex. scelles, nombre de copies, systme de deux enveloppes, etc.). 4) Description de la passation de marchs incluant les informations ncessaires la prp aration dune offre recevable et constructive:
55

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

a) le contexte de la passation de marchs; b) le but prvu de la passation de marchs. 5) Confrence et visite de site pralables aux appels doffres. Les informations sur le lieu, la date et lheure de confrences pralables aux appels doffres ou visites de site qui auront ventuellement lieu dans le cadre de l'appel d'offres doivent tre communiques aux fournisseurs dans les documents de consultation soumissionner. 6) Devise de loffre et du paiement, et lindication du taux de change appliqu aux fins dvaluation. Les instructions doivent mentionner que les prix de loffre peuvent tre tablis dans toute devise librement et entirement convertible, sauf spcification contraire dans laccord sign avec le client . En outre, les instructions doivent indiquer que le contrat sera sign dans la devise de loffre et que le paiement sera effectu dans la devise du contrat. Aux fins de comparaison des prix des offres reues, lUNOPS convertira les prix en une seule dev ise en appliquant le taux de change de lONU en vigueur la date limite de rception des offres. 7) Langue. Les documents de consultation ainsi que les offres doivent tre prpars en anglais, en franais ou en espagnol. La langue sera slectionne par lUNOPS. Le contrat sign avec le fournisseur slectionn doit tre rdig dans la langue choisie pour les documents de consultation et les relations contractuelles entre lUNOPS et le fournisseur sont rgies par cette langue. Il peut tre souhaitable de traduire les documents de consultation dans la langue locale. Cependant, tous les documents contractuels doivent tre rdigs en anglais, franais ou espagnol afin de faciliter lexamen et laudit du processus de passation de march. La version originale (anglais/franais/espagnol) prvaut en cas dincohrence entre les documents. 8) Instructions sur la validit de loffre, demandant aux fournisseurs que leurs offres soient valables pendant un certain nombre de jours (gnralement une priode de 60 ou 90 jours, ou moins si le prix du produit achet fluctue rapidement, comme dans le cas de matires premires, produits ptroliers, etc.) permettant lvaluation des offres et l adjudication du contrat. 9) La mthode et les critres dvaluation (y compris le poids relatif de chaque critre majeur et comment il est appliqu) doivent tre clairement spcifis dans les documents de consultation et lon ne doit pas s'en carter ultrieurement lors du processus dvaluation. Lvaluation doit tre ralise en application des critres spcifis. Pour la passation de marchs, les offres qui se trouvent en-dehors d'une fourchette de prix dfinie estime par l'UNOPS (habituellement appele cotation des ingnieurs ) doivent tre refuses, pour autant que cette condition soit spcifie dans le document de consultation. Une telle disposition peut tre utile si la division oprationnelle a de solides raisons de croire qu'il existe un risque que des entrepreneurs inexpriments prsentent une offre exagrment basse et soient ensuite incapables d'excuter les travaux de manire satisfaisante. Avant d'inclure une telle disposition, il convient d'valuer soigneusement dans quelle mesure le cotation des ingnieurs est fiable dans le contexte local et si un rsultat semblable pourrait tre obtenu en exigeant des entrepreneurs qu'ils possdent une certaine exprience pralable ou rpondent certains critres en matire de chiffre d'affaires. Les diffrentes mthodes dvaluation sont dcrites dans le chapitre 6 du prsent manuel. Il convient de consulter ce chapitre avant de rdiger les documents de consultation afin de dterminer les critres dvaluation appropris. En raison de son appartenance l'ONU, l'UNOPS ne doit pas tenir compte des taxes et droits lors de l'valuation des offres. L'Incoterm DDP (rendu droits acquitts) ne doit donc pas tre utilis dans les documents de consultation pour la passation de marchs pour marchandises (voir chapitres 6.1.3 et 9.2.6 pour plus de dtails). De mme, l'Incoterm DEQ (rendu quai) ne peut tre utilis que lorsqu'il est clairement prcis que les droits payables l'importation des marchandises ne doivent pas tre inclus dans le prix du soumissionnaire, puisque cet Incoterm donne la possibilit d'inclure ces cots. Les exceptions cette rgle doivent tre approuves par le Conseil Gnral.

56

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Les critres d'ligibilit et de qualification pour la slection de partenaires du secteur priv doivent tre conformes aux directives sur la coopration entre les Nations unies et le secteur priv dictes par le Secrtaire Gnral des Nations unies. 10) Divergences et erreurs dans la composante financire. Les documents de consultation doivent dfinir comment les divergences et erreurs dans la composante financire seront traites. Pour obtenir des informations complmentaires, veuillez-vous reporter au chapitre 0 valuation. 11) Conditions de paiement. Les documents de consultation doivent spcifier les conditions de paiement. Les conditions de paiement sont habituellement de 30 jours nets compter de la rception de la facture ainsi que de la rception et de l'acceptation des marchandises ou services ou compter de la rception des documents dexpdition requis, en fonction de l Incoterm appliqu (voir le chapitre 9.2.6 Incoterms). Aucune avance de paiement ne doit avoir lieu, sauf si la pratique est estime courante dans le secteur et uniquement si cela est en conformit avec la politique de lUNOPS sur les avances de paiement. Les paiements intermdiaires sont les pratiques habituelles en matire de services et de travaux (pour des instructions sur la politique de paiement de lUNOPS, veuillez vous reporter au chapitre 8.1.2 Politique en matire davances de paiement). Si le prix des marchandises est susceptible de fluctuer avec le temps (par ex. produits ptroliers, produits en mtal, etc.) et que l'UNOPS a l'intention de conclure un contrat sur la base d'une formule tarifaire telle que l'indice Platts (www.platts.com), le LME (www.lme.co.uk), etc., la formule tarifaire doit tre clairement indique dans les documents de consultation. Dans le cas de travaux de construction, il peut tre indiqu, dans certains cas, d'inclure un mcanisme d'ajustement des prix au contrat. Une telle disposition doit dfinir comment l'ajustement des prix sera dclench par les fluctuations de divers indices dfinis et sera soumis un plafond gnral, et la formulation du mcanisme doit tre approuve par un juriste avant d'tre intgre au document de consultation. 12) Modifications. Les documents de consultation doivent stipuler que les ventuelles informations complmentaires, clarifications, corrections derreurs ou modifications des documents dappels doffres seront distribues tous les fournisseurs avant la date limite de rception afin de permettre aux fournisseurs dentreprendre les actions appropries. Dans le mme ordre dides, tous les fournisseurs doivent galement tre informs du droit de modifier ou dapporter des corrections aux offres ou propositions, condition que ces ventuelles modifications ou corrections soient rceptionnes par crit par lUNOPS avant la date spcifie pour la soumission des offres. 13) Rserves aux conditions contractuelles de l'UNOPS. Les documents de consultation doivent prciser que les soumissionnaires doivent joindre les ventuelles rserves aux conditions contractuelles standards de l'UNOPS leur offre. En l'absence de telles rserves, l'UNOPS considrera que le soumissionnaire accepte l'ensemble desdites conditions contractuelles. 14) Informations sur les garanties doffres et les formulaires de garantie doffres, sil y a lieu. LUNOPS peut exiger des garanties doffres afin de rduire certains risques lis aux soumissionnaires, tels que: le retrait ou la modification d'une offre ou d'une proposition aprs la date limite de rception des offres; le refus de signer le contrat; le refus de fournir la garantie d'excution requise en vertu du contrat aprs l'acceptation d'une offre ou d'une proposition; le refus de se conformer toute autre condition pralable la signature du contrat spcifie dans les documents de consultation.

Il est noter que les garanties doffres sont des documents qui peuvent tre encaisss et qu'un soin supplmentaire doit donc tre apport au traitement et au classement des documents originaux. Il est obligatoire de conserver ces documents en lieu sr, car terme, ils seront retourns au soumissionnaire ( moins que l'UNOPS ne dcide de les encaisser). Il est de la responsabilit du personnel du service de la passation de marchs de reme ttre les garanties doffres originales au personnel du service financier de la division oprationnelle. Le personnel du service financier et tenu de: conserver les documents en lieu sr; et
57

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

suivre la validit des documents grce un systme de registre; et informer le personnel du service de la passation de marchs de la date d'expiration des garanties doffres deux semaines au moins avant cette date.

Le but d'une garantie doffre/de proposition est de dcourager les offres frivoles et irresponsables, qui ont un impact ngatif sur le processus de passation de marchs en termes de cot supplmentaire pour la relance du processus de soumission et pour l'valuation, et de retards potentiels dans la mise en uvre. Il est recommand de recourir des garanties doffre/de proposition dans les cas suivants: grande valeur des marchandises, travaux ou services objet de la passation de marchs; urgence de la demande, par exemple si les biens doivent se trouver dans le pays ou les travaux tre excuts avant la saison des pluies; urgence (situation de vie ou de mort); prix des matires premires en hausse (ce qui signifie que le risque que les fournisseurs retirent leur offre est plus lev); procdures trs longues (le contrat ne peut tre conclu dans un dlai relativement court); risque lev que les soumissionnaires retirent leur offre en raison des conditions de march et de la situation instable dans le pays (par exemple, travaux locaux); les conditions imposes par le donateur requirent le recours des gar anties doffre/de proposition.

La valeur d'une garantie doffre/de proposition doit tre calcule de manire reprsenter les cots de l'valuation des offres et de la relance du processus de soumission. Une garantie doffre/de proposition doit toujours tre un montant forfaitaire spcifique plutt qu'un pourcentage du montant de l'offre. Normalement, un montant correspondant 10.000, 20.000 ou 50.000 dollars amricains est recommand, selon la complexit et le cot du processus de consultation. Il est cependant important de ne pas fixer le montant trop haut afin de ne pas dcourager les soumissionnaires de participer au processus de passation de marchs, car les garanties reprsentent un cot pour les soumissionnaires. Le modle fourni dans les documents de consultation de l'UNOPS doit tre utilis quand les rgles de passation de marchs de l'UNOPS sont suivies. Des banques, mais aussi des tiers, tels que des institutions financires ou des compagnies d'assurance, peuvent fournir les garanties. Cependant, l'approbation du fonctionnaire des finances rgional doit tre obtenue avant d'accepter des documents de garantie signs par des tiers autres que des banques. Les garanties sont normalement mises sous la forme de garanties bancaires. Cependant, des lettres de change, des chques de banque ou des chques irrvocables certifis par une banque peuvent tre accepts en lieu et place de garanties. Dans le cas o les soumissionnaires fournissent une garantie sous la forme d'un chque de banque ou certifi ou d'une lettre de change en faveur de l'UNOPS, ces documents doivent tre accompagns d'une dclaration signe de la banque mettrice, sur du papier en-tte de celle-ci, indiquant la priode de validit et confirmant l'irrvocabilit du chque ou de la lettre de change. Les banques mettrices des garanties doivent tre acceptables pour le contrleur financier de l'UNOPS ou ses reprsentants dsigns. Elles doivent, en particulier, tre certifies en tant que banques commerciales par la banque centrale du pays. Une garantie doit toujours tre inconditionnelle (son paiement peut tre demand directement, sans avoir prouver le dfaut d'excution) et irrvocable. Lors de l'valuation des offres, une bonne pratique consiste, pour l'quipe d'valuation, vrifier l'authenticit des garanties doffre/de proposition fournies par les soumissionnaires en contactant directement la banque mettrice. Si la banque mettrice est dans l'impossibilit de confirmer que la garantie doffre/de proposition a t mise par elle, le prsident du comit d'valuation des offres doit immdiatement en informer le responsable des pratiques de la passation de marchs afin que des actions adquates puissent tre entreprises l'encontre du soumissionnaire.

58

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Garantie doffre Modle 15) Informations sur la garantie d'excution et la garantie pour avances de paiement. L'UNOPS peut demander des garanties d'excution la socit adjudicataire afin de rduire le risque de dfaut d'excution et de non-respect des obligations contractuelles par le fournisseur (telles que la livraison de tout l'quipement, la prestation des services et l'excution des travaux, conformment au contrat), tandis que l'UNOPS peut demander une garantie d'excution pour les avances de paiement au fournisseur lorsque celui-ci demande une avance de paiement en vue de couvrir ses frais de mobilisation (en gnral, dans le cas de contrats de travaux ou de services). Si l'une de ces deux garanties est requise la signature du contrat, le document de consultation doit en prciser les conditions, dont la date limite de fourniture de la garantie. Il est recommand de recourir des garanties d'excution dans les cas suivants: grande valeur des biens, travaux ou services objet de la passation de marchs; urgence de la demande, par exemple si les biens doivent se trouver dans le pays ou les travaux tre excuts avant la saison des pluies; urgence (situation de vie ou de mort); prix des matires premires en hausse (ce qui signifie que le risque que les fournisseurs retirent leur offre est plus lev); exprience prcdente insatisfaisante avec la socit adjudicataire; nouveau contractant inconnu de l'UNOPS; grande diffrence entre le prix le plus bas et le deuxime prix le plus bas; grande diversit de produits fournir au titre du contrat (risque de dfaut de livraison); produits dlicats (risque lev de dgradation lors du traitement); les conditions imposes par le donateur requirent le recours des garanties d'excution.

Les garanties d'excution et les garanties pour avances de paiement sont des documents qui peuvent tre encaisss et un soin supplmentaire doit donc tre apport au traitement et au stockage des documents originaux Les garanties originales doivent tre stockes en lieu sr (par ex. dans le coffre du service financier), car terme, elles seront retournes au fournisseur ( moins que l'UNOPS ne dcide de les encaisser). Il convient en outre de suivre la validit des documents grce un systme de registre, et le personnel du service de passation de marchs doit tre inform de la date d'expiration des garanties d'excution et des garanties pour avances de paiement deux semaines au moins avant cette date. La valeur de la garantie d'excution peut varier en fonction de la nature, du risque et de l'ampleur des travaux, services ou marchandises objet du contrat. Il est toutefois recommand que la garantie d'excution s'lve au moins 5 % du montant total du contrat. La valeur de la garantie d'excution pour les avances de paiement doit couvrir le montant total de lavance de paiement. Le modle de garantie d'excution et de garantie pour avances de paiement fourni dans les documents de consultation de l'UNOPS doit tre utilis quand les rgles de passation de marchs de l'UNOPS son suivies. Des banques, mais aussi des tiers, tels que des institutions financires ou des compagnies d'assurance, peuvent fournir les garanties. Cependant, l'approbation du fonctionnaire des finances rgional doit tre obtenue avant d'accepter des documents mis par des tiers autres que des banques. Les garanties sont normalement mises sous la forme de garanties bancaires. Cependant, des lettres de change, des chques de banque ou des chques irrvocables certifis par une banque peuvent tre accepts en lieu et place de garanties bancaires. Dans le cas o les soumissionnaires fournissent la garantie d'excution ou la garantie pour avances de paiement sous la forme d'un chque de banque ou certifi ou d'une lettre de change en faveur de l'UNOPS, ces documents doivent tre accompagns d'une dclaration signe de la banque mettrice, sur du papier en-tte de celle-ci, indiquant la priode de validit et confirmant l'irrvocabilit du chque ou de la lettre de change.

59

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

tant donn les risques financiers pour l'UNOPS, le fonctionnaire des finances rgional doit examiner soigneusement la garantie bancaire pour les avances de paiement et veiller ce qu'elle soit authentique et excutoire (en contactant la banque mettrice et en obtenant la confirmation ncessaire) et ce qu'elle corresponde au modle donn avant de procder toute avance de paiement en faveur du contractant. Il est galement obligatoire, avant de conclure un contrat, que le responsable des contrats vrifie l'authenticit de la garantie d'excution du fournisseur directement auprs de la banque mettrice. Si la banque mettrice est dans l'impossibilit de confirmer que la garantie d'excution a t mise par elle, le responsable des contrats doit immdiatement en informer le responsable des pratiques de passation de marchs afin que des actions adquates puissent tre entreprises l'encontre du fournisseur. Les banques mettrices des garanties doivent tre acceptables pour le contrleur financier de l'UNOPS ou ses reprsentants dsigns. Elles doivent, en particulier, tre certifies en tant que banques commerciales par la banque centrale du pays. Une garantie doit toujours tre inconditionnelle (son paiement peut tre demand directement, sans avoir prouver le dfaut d'excution) et irrvocable. Les garanties d'excution et les garanties pour avances de paiement ont des objectifs diffrents. Par consquent, elles ne s'excluent pas mutuellement et seront requises s'il y a lieu. L'UNOPS demandera une garantie pour avances de paiement dans certains cas. Voir chapitre 8.1.2, Politique en matire davances de paiement , pour le dtail des situations qui justifient une garantie d'excution pour les avances de paiement. Garantie d'excution Modle Garantie dexcution pour les avances de paiement Modle 16) Offres alternatives. Les offres alternatives sont des offres qui ne satisfont pas exactement aux exigences de soumission, ou qui peuvent reprsenter une amlioration par rapport loffre originale en dpassant les paramtres de performance minimaux de la demande, et qui sont proposes par des fournisseurs comme un moyen optionnel pour satisfaire les besoins de lutilisateur final. Il peut y avoir diffrentes politiques concernant la faon de traiter les offres alternatives: i) Les offres alternatives ne sont pas acceptes. ii) Les offres alternatives peuvent uniquement tre prises en considration si elles constituent une alternative loffre la moins disante substantiellement conforme, dans la mesure o le prix propos ne dpasse pas celui de la seconde offre la moins disante. iii) Les offres alternatives ne sont acceptes que si elles contiennent des options plus durables. Les offres alternatives sont values en mme temps que les offres originales (cest --dire que les soumissionnaires ont le droit de prsenter plus dune solution technique la demande, et chacune d'elles est value individuellement). Le document de consultation doit spcifier quelle est la politique applicable la soumission en question. Les offres alternatives qui ne sont pas conformes aux exigences obligatoires ne doivent pas tres prises en considration. Pour la passation de marchs de services entrepris au moyen d'une demande de propositions, des offres alternatives sont habituellement acceptables. 17) Commandes divises. Les informations sur lacceptation ou non des offres partielles et sur des commandes divises doivent tre incluses dans le document de consultation (voir chapitre 6.2). 18) Coordonnes des interlocuteurs qui sadresser pour les questions 19) Divers (ex. le besoin dchantillons)

60

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

5.1.1.2

Dfinitions des besoins

1) Spcifications techniques, termes de rfrence (TOR) ou cahier des prescriptions techniques (SOW) et mtrage (BOQ). Une description claire et dtaille de la prestation attendue est importante afin dviter des malentendus et des dsaccords avec les fournisseurs au moment de lexcution du contrat. Les besoins de prestation ambigus peuvent galement engendrer une augmentation des cots, car les soumissionnaires peuvent se voir obligs de comptabiliser une marge dimprvu ou de risque dans le prix prsent. En fonction de la nature de la passation de marchs, les besoins sont prciss sous forme de spcifications techniques, de termes de rfrence, ou de cahier des prescriptions techniques/mtr (pour obtenir des conseils sur la rdaction des besoins, veuillez vous reporter au chapitre 2 Plan dapprovisionnements et valuation des besoins). 2) La date de livraison des biens ou la date de commencement/fin de services/travaux dans le cas o des besoins fermes existent ou dans les cas o le dlai est essentiel. 3) Pour la passation de marchs relative des marchandises, la (les) destination(s) et le(s) mode(s) de transport doivent tre inclus. Pour les services et les travaux, la destination doit tre prcise. 4) Conditions de livraison. Les Incoterms 2000 doivent tre utiliss pour spcifier la livraison des biens achets par lUNOPS (voir le chapitre 9 Logistique et passation de marchs). Le personnel du service de la passation de marchs peut demander aux fournisseurs de proposer un prix pour la fourniture selon plus dun Incoterm (gnralement franco transporteur et port pay) et considrer ensuite sil faut conclure un contrat pour le fret avec le fournisseur ou sparment en fonction de ce qui est dans le plus grand intrt de lUNOPS. Veuillez vous reporter au chapitre 9 Logistique et passation de marchs pour les restrictions sur l'utilisation des Incoterms taxes et droits inclus. 5.1.1.3 Conditions contractuelles

1) Une copie des Conditions gnrales de lUNOPS applicables aux contrats doit tre jointe aux documents de consultation, ou la rfrence doit tre faite aux Conditions gnrales de l'UNOPS disponibles sur le site Internet de lUNOPS. Les Conditions gnrales de lUNOPS expliquent quelles sont les conditions qui doivent t re acceptes par les fournisseurs sils signent un contrat avec lUNOPS. 2) Des informations sur les ventuelles conditions spciales. Les conditions spciales sont souvent des exceptions des exigences contractuelles particulires lies la consultation en question. Toutes les conditions spciales qui contredisent ou modifient les conditions gnrales doivent obtenir l'aval de juristes du LPG avant la signature des documents de consultation. Coopration avec le Bureau des services de contrle interne (OIOS) des Nations unies et d'autres organes d'investigation: Lune des conditions principales pour faire affaire avec lUNOPS exige que les fournisseurs, leurs filiales, leurs agents, leurs intermdiaires et leurs commissaires travaillent en coopration avec le Bureau des services de contrle interne (Office of Internal Oversight Services, OIOS) des Nations unies, Le Groupe de lAudit Interne et des Investigations (UNOPS Internal Audit and Investigations Group, IAIG), ainsi que dautres organismes dinvestig ations agrs par le Directeur excutif. Ils devront galement collaborer avec le Dontologue de lUNOPS (durant les examens prliminaires en accord avec la politique de lUNOPS relative la dnonciation dirrgularits), dans le cas o cela serait ncess aire. Une telle coopration inclut, sans sy limiter, les aspects suivants : laccs tous les employs, reprsentants, agents et cessionnaires du fournisseur; la production de tous les documents exigs, y compris les dossiers financiers. Le nonrespect de cette coopration envers les investigations, telle que dcrite ci-dessus, sera considr par lUNOPS comme un motif suffisant pour mettre fin au contrat, suspendre et supprimer le fournisseur de la liste des fournisseurs enregistrs.

61

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

3) Pour la conclusion de contrats de services et de travaux, une copie du contrat type de lUNOPS pertinent (ex. Contrat de prestations de services, Contrat de travaux, etc.) doit toujours accompagner les documents de consultation. Le contrat type permet aux fournisseurs de connatre, avant de prsenter une offre, les conditions de laccord en question et de comprendre quel type de contrat ils sont censs signer sils sont slectionns comme fournisseurs de lUNOPS. 4) Pour lachat de marchandises, une copie des Instructions d'emballage et dexpdition (Packing and Shipping Instruction) doit accompagner les documents de consultation. Les instructions d'emballage et dexpdition sont essentielles pour le fournisseur lors de loffre car elles incluent les instructions au fournisseur concernant l'emballage, le marquage et la numrotation de lexpdition, l'avis dexpdition, la documentation ncessaire pour le ddouanement, le paiement et la facturation. 5) Prix et paiement. Les informations prcisant si un contrat sera sign sur la ba se dun prix fixe/forfaitaire ou de remboursement des cots. Conditions gnrales de l'UNOPS concernant les contrats de services professionnels Conditions gnrales de l'UNOPS concernant les contrats de travaux de construction Conditions gnrales de l'UNOPS concernant les contrats de marchandises Conditions de services pour les contrats d'une valeur infrieure 50.000 USD Contrat de services de l'UNOPS Modle Contrat de petits services de l'UNOPS Modle Contrat de travaux de construction de l'UNOPS - Modle Contrat de petits travaux de l'UNOPS Modle Instructions d'emballage et expdition franco transporteur, franco bord Instructions d'emballage et expdition port pay par avion Instructions d'emballage et expdition port pay, cot et fret terrestre Instructions d'emballage et expdition port pay, cot et fret transporteur Instructions d'emballage et expdition rendu droits dus 5.1.1.4 Formulaires de soumission doffre Loffre du fournisseur doit tre signe par un signataire dment habilit afin que loffre soit juridiqueme nt contraignante. Si l'offre ne contient pas la signature requise, et pour autant que la signature de ce reprsentant habilit apparaisse sur une lettre de transmission ou sur un autre document joint celle-ci, l'UNOPS considrera que l'omission n'tait pas intentionnelle et acceptera l'offre. Cependant, le prsident du comit d'valuation demandera au signataire dment habilit de confirmer immdiatement que ladite offre est juridiquement contraignante et de lui faire parvenir la signature requise. Toute offre non signe prsente sans pices corroborant que loffre est authentique, doit tre rejete. Une signature appartenant lvidence une personne autre que celle dsigne en qualit de reprsentant autoris, doit tre vrifie. Les documents de consultation doivent inclure un formulaire type dappel doffres signer et retourner par le fournisseur avec son offre (dans le cas dun appel doffres, la signature fait partie intgrante du document type dappel doffres). 5.1.2 Types de documents de consultation Dfinition des diffrents types de documents de consultation qui peuvent tre utiliss et brve description de leur contenu : Il y a quatre principaux types de documents de consultation: 1) 2) 3) 4) Demande de cotations (RFQ) Appel doffres pour les marchandises (ITB pour marchandises) Appel doffres pour les travaux (ITB pour travaux publics) Demande de propositions (RFP)

5.1.2.1 Demande de cotations (RFQ) La demande de cotations (RFQ) n'est pas proprement parler une mthode de consultation. Elle est habituellement utilise pour les passations de marchs de faible valeur et pour les processus doffres
62

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

secondaires dans le cadre de LTA. Les demandes de cotations sont habituellement utilises pour lachat concurrentiel de marchandises, de services et de travaux ne dpassant pas 50.000 dollars amricains, et conviennent lorsque les exigences sont spcifiques et clairement dfinies. Bien que l'utilisation d'un formulaire soit recommand (voir le chapitre 5.1.1.1 Lettre de consultation), il nexiste pas de formulaire impratif, puisquil ny a pas d'exigences prcises concernant le contenu de la demande de cotations autres que la communication claire tous les fournisseurs des besoins et des conditions de cotation lmentaires. Il nest pas ncessaire denvoyer les offres au fax/courriel scuris (sauf dans les cas dcrits au chapitre 5.1.2.5), et elles peuvent tre rceptionnes directement par le personnel du service de la passation de marchs. Si le PA pense qu'il y a des risques lis l'approche, il doit tablir ces risques et, si ceux-ci sont effectivement jugs srieux, une procdure de rduction des risques doit tre adopte. La procdure propose doit tre revue et approuve par le Directeur du PPG, ou par son reprsentant dsign, avant d'tre adopte et enregistre. Exemple de demande de cotations (RFQ) 5.1.2.2 Appel d'offres (ITB) Un appel doffres (ITB) est une mthode formelle de consultation utilise pour les appels doffres publics dpassant 50.000 dollars amricains. Un appel doffres est utilis lorsque les besoins peuvent tre prciss en termes de quantit et de qualit. Lappel doffres pour marchandises contient des informations sur le type de marchandises acheter. La dfinition des besoins (voir le chapitre 2 Plan dapprovisionnements et valuation des besoins), fait partie intgrante dun appel doffres. Un appel doffres pour des travaux de construction est une mthode de consultation utilise pour la passation de marchs de travaux publics. Les exigences des travaux sont prcises dans le Cahier des prescriptions techniques (SOW), dans le mtrage et/ou dans les spcifications techniques, et parfois galement dans les plans et dessins accompagnant les documents de consultation (voir le chapitre 2, Plan dapprovisionnements et valuation des besoins ). Un appel d'offres peut tre utilis pour la passation de marchs de services si le service est suffisamment simple pour tre prcis en termes de quantit. Les appels d'offres requirent une date limite absolue pour la soumission des offres, et un respect strict des modes de soumission et des formats de loffre. Il faut utiliser lun des modles dappel doffres (appel doffres pour marchandises ou appel doffres pour travaux) lors de la signature de lappel doffres. Appel d'offres pour marchandises moins de 1 million de dollars amricains - Modle Appel d'offres pour marchandises plus de 1 million de dollars amricains - Modle Appel d'offres pour travaux moins de 1 million de dollars amricains - Modle Appel d'offres pour travaux plus de 1 million de dollars amricains - Modle ( crer) 5.1.2.3 Demande de propositions (RFP) Une demande de propositions (RFP) est une mthode formelle de consultation utilise dans la passation de marchs concurrentielle de marchandises complexes, de travaux ou de services de conception ou autres, pour lesquels les interventions et/ou les rsultats ne peuvent tre dtermins quantitativement ou qualitativement. Une demande est donc effectue pour une solution un problme dfini, plutt que de prciser la solution au problme. Une demande de propositions est normalement utilise pour engager des services, mais elle peut galement tre utilise pour la passation de marchs de marchandises et de travaux, si les besoins ne peuvent pas tre dcrits en termes de quantit ou de qualit. Dans une passation de marchs concurrentielle de services, un ensemble de termes de rfrence (TOR) doit faire partie intgrante de la demande de propositions, dcrivant les services/quipements fournir dans le dtail, ainsi que les rsultats attendus. Afin daider les fournisseurs dans la dtermination de la qualit approprie des marchandises, travaux ou services, lUNOPS peut choisir dinclure des estimations de main-duvre et autres informations ncessaires
63

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

pour obtenir les rsultats attendus. Exceptionnellement, il peut tre envisag dinclure une indication du budget disponible; cependant, linconvnient potentiel est que les informations sur le budget disponible peuvent amener les soumissionnaires aligner leurs propositions financires. Des propositions techniques et financires distinctes et scelles sparment sont demandes aux fournisseurs, afin de les valuer sparment. Les critres d'valuation, y compris la pondration des propositions techniques et financires, doivent tre clairement prciss dans la demande de propositions et ne doivent pas tre changs au cours du processus d'valuation (voir le chapitre 6, valuation). Demande de propositions Modle (sous rvision) Directives - Prparation des termes de rfrence 5.1.2.4 Consultation dans des situations de contrats directs Lorsqu'un contrat direct la concurrence est justifi (voir chapitre 4.4.1 Exceptions), une offre est demande seulement un seul fournisseur conformment la rgle 118.05, (c) des FRR. Nanmoins, les documents de consultation standard appropris ou les instructions aux soumissionnaires standards et les conditions contractuelles gnrales doivent tre envoys au fournisseur afin dassurer linclusion de tous les dtails, ainsi que la sensibilisation aux attentes et exigences de lUNOPS. 5.1.2.5 Consultation dans le cadre de LTA Si les prix du LTA sont fixes et qu'il n'y a qu'un seul LTA qui couvre les articles requis, le dtenteur du LTA doit tre contact directement au moyen d'une RFQ afin qu'il prsente une offre conformment aux conditions du LTA. Si les prix du LTA sont des prix plafonds, les diffrents dtenteurs des LTA pour les articles requis doivent tous tre mis en concurrence dans le cadre d'un processus doffre secondaire. L'appel d'offres secondaire est un exercice de consultation bas sur des LTA dj tablis, par lequel (1) il est demand aux fournisseurs, dans une RFQ, de prsenter leur meilleure offre finale (MOF), et (2) les prix ne peuvent excder les prix plafonds indiqus dans le LTA pour une marchandise ou un service donn. Une RFQ doit tre envoye aux fournisseurs afin de leur demander de prsenter leur MOF. Le dlai de consultation doit tre conforme aux instructions d'utilisation labores sparment avec chaque LTA. La RFQ doit tre signe par le PA comptent et prciser que les prix ne peuvent excder les prix plafonds indiqus dans le LTA. Pour les LTA disponibles sur UNWEBBUY, il n'est pas ncessaire d'envoyer une RFQ spcifique, puisque les spcifications et les prix figurent dj dans les catalogues lectroniques. Des offres doivent toutefois tre gnres en ligne par chaque source d'approvisionnement disponible dans le systme et capable de rpondre aux spcifications des articles requis. Si la valeur de lachat ne dpasse pas 50.000 dollars amricains, les offres prsentes dans le cadre d'un appel d'offres secondaire ne doivent pas ncessairement tre envoyes une adresse lectronique/un numro de fax scuris ou dans une enveloppe scelle. Une note au dossier signe par le PA comptent, justifiant la dcision de slection finale, doit tre verse au dossier. Si la valeur de l'achat est suprieure 50.000 dollars amricains et que la passation de marchs ne se droule pas via UNWEBBUY, les offres prsentes dans le cadre d'un appel d'offres secondaire doivent tre traites de manire confidentielle et envoyes une adresse lectronique/un numro de fax scuris ddi ou dans une enveloppe scelle. La procdure de rception et d'ouverture des plis, ainsi que la procdure d'valuation des offres doivent suivre la procdure d'appel d'offres en fonction de la valeur de la consultation (appels d'offres pour des passations de marchs d'une valeur suprieure 50.000 dollars amricains, mais infrieure 250.000 dollars amricains, et appels d'offres pour une passation de marchs d'une valeur gale ou suprieure 250.000 dollars amricains). Une note au dossier signe par l'autorit comptente en passation de marchs, justifiant la dcision de slection finale, doit tre verse au dossier.

Les avantages de lappel doffres secondaire incluent: 1) la garantie du prix le plus bas possible dans le dlai d offre le plus court possible;

64

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

2) une meilleure gestion des risques, tant donn que toutes les commandes ne seront pas ncessairement confies au dtenteur du LTA ayant initialement propos le prix le plus bas et que l'UNOPS pourra profiter de multiples sources d'approvisionnement; 3) la rentabilit et la comptitivit des prix - en raison de la concurrence entre les dtenteurs de LTA et du fait que les frais de fret seront pris en considration lors de l'valuation finale.

5.2

Approbation et signature des documents de consultation

Lorsque les documents de consultation sont remplis, les points cits ci-dessous doivent tre respects avant de distribuer les documents: 5.2.1 Approbation des documents de consultation Les documents de consultation doivent recevoir l'approbation pralable d'un conseiller en passation de marchs et tre signs par l'autorit comptente en passation de marchs (PA) (voir chapitre 1.5 Autorit de la passation de marchs ). 5.2.2 Distribution des documents de consultation Les documents de consultation sont signs et distribus simultanment tous les fournisseurs, soit par courrier, coursier, fax ou courriel, ou mis disposition lectroniquement sur Internet, afin de donner tous les soumissionnaires la mme opportunit de rpondre. Dans un processus de consultation restreinte, o seuls les fournisseurs slectionns peuvent rpondre la consultation, les documents de consultation sont uniquement mis la disposition des fournisseurs figurant sur la liste restreinte. La liste restreinte doit tre pr-approuve par un conseiller en passation de marchs et approuve par le PA avant la signature des documents de consultation. Dans un processus de consultation ouverte, les documents de consultation doivent tre mis la disposition de tous les fournisseurs intresss, leur demande. Une petite participation financire peut tre demande aux fournisseurs pour les documents de consultation, cependant, le prix associ aux documents de consultation doit tre dun montant symbolique, afin de couvrir des frais comme limpression et la distr ibution (voir chapitre 5.2.3 Conditions pour la vente de documents de consultation). Si les documents de consultation sont mis lectroniquement dans un format librement modifiable (Word, Excel, etc.), lUNOPS doit sassurer que les documents de consultation comprennent une clause indiquant que si les fournisseurs modifient ou altrent les dispositions des documents de consultation qui ne doivent pas tre altres, leur offre sera refuse. En outre, le document de consultation doit comprendre une clause stipulant que l'UNOPS naccepte aucune responsabilit quant la livraison effective du document lectronique. Dans les appels doffres publics locaux/nationaux, les documents peuvent tre mis la disposition des fournisseurs et tre retirs dans un lieu de lUNOPS pendant les heures douverture, et les fournisseurs doivent en tre informs. Une copie signe des documents de consultation doit tre classe dans le dossier par lUNOPS, en mme temps que la documentation sur la manire et qui ces documents ont t remis (c.--d. reus par fax, par copies de courriels, par coursier, etc.) afin de faciliter un audit du processus. 5.2.3 Conditions pour la vente de documents de consultation Le but de vendre des documents de consultation est: de dcourager la soumission doffres non srieuses, ce qui entrane des cots de transaction additionnels pour lUNOPS pendant la rception et la procdure dvaluation; ou de couvrir le cot encouru par lUNOPS pour limpression des documents de consultation. Tout en sachant que la vente des documents de consultation est un choix appartenant entirement la division oprationnelle, celle-ci ne doit vendre les documents de consultation seulement si les conditions suivantes sont remplies: il y a de fortes chances pour des offres non srieuses soient reues, et/ou limpression des documents de consultation est prvue tre onreuse pour lUNOPS (cette dernire condition nest pas applicable si les documents de consultation sont disponibles lectroniquement); laccord du projet nempche pas la vente des documents de consultation; il est attendu que la vente des documents de consultation couvre au moins les cots internes de transaction encourus par la vente de ces documents (on devra galement prendre en compte la
65

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

mthode de paiement requise lors de lestimation des cots de transaction; cest--dire que des paiements par chque un compte local ou en liquide est plus facile traiter que des paiements au compte dune socit). Une fois la dcision prise de vendre les documents de consultations, les points suivants doivent tre considrs: le prix de vente ne devrait pas tre trop lev, afin de ne pas dcourager les offres srieuses, mais pas trop bas afin dassurer le rsultat voulu. Par consquent, le cot des documents de consultation devrait typiquement tre compris entre 50 dollars et 150 dollars. Une justification approprie devra tre fournie par lautorit de la passation de marchs et archive convenablement aux fins daudits, au cas o la division oprationnelle choisirait des prix en dehors de cet ventail (des raisons valides peuvent comprendre par exemple: le prix de 50 dollars est considr trop lev dans le pays bnficiaire, il est peu probable que le prix de 150 dollars puisse couvrir le cot de limpression des documents de consultation, etc.); les soumissionnaires devraient avoir la possibilit de payer dans dautres devises que le dollar . Les documents de consultation doivent clairement indiquer quelle(s) mthode(s) de paiement devra/devront tre utilise(s). Dans les cas o les documents de consultation sont en vente et disponibles lectroniquement, et quune offre est soumise sans paiement pralable du soumissionnaire, celui-ci sera tenu, pendant louverture des plis ou tout de suite aprs, deffectuer le paiement requis . Si le soumissionnaire refuse ou bien neffectue pas le paiement avant la date limite indique dans la demande, son offre devrait cesser de faire lobjet de plus amples considrations dans lvaluation. Les fonds gnrs par la vente des documents de consultation devront tre crdits au: budget administratif de la division oprationnelle si les cots de transaction ne sont pas des cots de projet (p.ex. les cots du personnel la passation de marchs, de limpression des documents de consultation, etc. sont pays par le budget administratif); projet si les cots de transaction sont des cots de projet. 5.2.4 Confidentialit de la liste restreinte Dans le cas dun appel d'offres public restreint (voir le chapitre 4.3.2 Consultation ouverte internationale, rgionale et nationale restreinte), o les documents de consultation sont uniquement mis la disposition dune liste restreinte de fournisseurs, lUNOPS ne doit pas divulguer les noms des socits figurant sur la liste restreinte, afin de sauvegarder le principe de concurrence que le processus de soumission vise atteindre. Le nombre de socits figurant sur la liste restreinte peut toutefois tre divulgu aux fournisseurs figurant sur cette liste restreinte, en particulier dans le cadre d'un achat de services. 5.2.5 Soumission lectronique (e-soumission) Le processus consistant consulter des fournisseurs et recevoir leurs rponses par voie lectronique est souvent appel e-soumission. Cette mthode de consultation peut tre un outil efficace pour amliorer lefficacit du processus de la passation de marchs. La distribution des documents de consultation peut tre effectue lectroniquement. Dans ce cas, le principe directeur reste le mme: le traitement quitable de tous les fournisseurs, donc les soumissionnaires doivent recevoir la mme information au mme moment. Si les documents de consultation sont envoys lectroniquement dans un processus de consultation restreinte, il faut tout mettre en uvre pour sassurer que les noms des fournisseurs de la liste restreinte ne seront pas divulgus aux autres soumissionnaires (envoyez des courriels individuels chacun des fournisseurs sur la liste, et non pas un courriel affichant toutes les adresses courriel de tous les soumissionnaires). Vous pouvez galement vous envoyer le courriel vous-mme, avec tous les fournisseurs soumissionnaires en copie cache. Veillez toutefois ce que la version imprime du courriel affichant toutes les adresses lectroniques soit archive des fins d'audit. Lorsque les documents de consultation indiquent que les offres/propositions sont acceptes par courriel, lUNOPS doit crer une adresse courriel ddie pour recevoir les offres. Ladresse courriel doit tre prcise dans les documents de consultation, et il faut bien prciser que seules les offres envoyes ladresse courriel ddie sont acceptes. Le seul accs (protg par mot de passe) aux courriels ddis doit tre confi une personne dment mandate par le chef de la division oprationnelle concerne de l'UNOPS, et qui n'est pas directement implique dans le processus de la passation de marchs. Les offres doivent tre imprimes aprs la date limite doffre, juste avant leur ouverture officielle, afin d'viter toute fuite de leur contenu des membres du personnel non habilits et non concerns.
66

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Les offres lectroniques sont juridiquement contraignantes tant qu'elles ont l'aval du reprsentant habilit du soumissionnaire et qu'elles sont prsentes dans un format de fichier qui ne permet aucune modification de leur contenu, par exemple pdf, tiff, jpeg ou mtiff. Il n'est donc pas obligatoire de prsenter les offres en version papier, sauf s'il s'agit d'une exigence des clients de l'UNOPS, ce qui doit tre clairement stipul dans le document du projet. Veuillez galement vous reporter au chapitre 5.4.1 Rception des offres, pour les instructions. Si les documents de consultation ne permettent pas les soumissions lectroniques, toutes les soumissions reues par des moyens lectroniques doivent tre refuses. Lexigence de documentation du processus de consultation classement (voir le chapitre 1.10 Documentation du processus de passation de marchs) ne doit pas tre interprte comme une restriction de lutilisation de tout moyen lectronique dchange de donnes, condition que les mo yens lectroniques respectent les principes de passation de marchs et permettent une vrification adquate du processus dappel doffres.

5.3

Priode de soumission

La priode allant de la signature des documents de consultation la date limite de soumission des offres est la priode de soumission lors de lutilisation dune mthode formelle de consultation. 5.3.1 Questions des fournisseurs, confrence pralable aux offres et inspection de site Pendant la priode de soumission, aucune communication concernant le contenu des documents de consultation ou des propositions n'est permise entre les fournisseurs potentiels et lUNOPS, lexception des mthodes de rponses aux questions dcrites ci-dessous. Les questions provenant des fournisseurs doivent tre traites par correspondance et/ou par une confrence pralable aux offres suivie d'un procs-verbal crit mis la disposition des soumissionnaires potentiels. Les fournisseurs qui demandent des claircissements sur les documents de consultation doivent soumettre leurs questions par crit lUNOPS. LUNOPS prparera et enverra des rponses crites de telles questions, et fera connatre toutes les rponses tous les fournisseurs en mme temps, ainsi que le texte des questions, sans faire rfrence la source de ces questions. Pour une passation de marchs techniquement complexe, une confrence pralable aux offres entre lUNOPS et les fournisseurs peut tre tenue en complment ou en remplacement de l'apport d'claircissements crits. Une telle confrence peut prendre la forme dune runion ou dune inspection de site. Lors dune confrence pralable aux offres ou dune inspection de site, les instructions suivantes doivent tre respectes: 1) Le document de consultation pour la confrence et/ou linspection du site doit indiquer une date, laissant suffisamment de temps aux fournisseurs pour planifier leur prsence la confrence et/ou linspection. 2) Les confrences pralables aux offres ou les inspections de site ne sont pas obligatoires, moins que des motifs valables existent de rendre ces vnements obligatoires (auquel cas, cela doit tre clairement indiqu dans le document d'appel d'offres). Lorsque ces confrences ou inspections de site ne sont pas obligatoires, la non-participation des soumissionnaires ces vnements n'est pas une cause de refus de l'offre. Si la participation la confrence pralable aux offres ou l'inspection de site est nanmoins obligatoire, il convient dexiger la participation la confrence pra lable aux soumissions ou l'inspection de site dune manire non discriminatoire. 3) Les reprsentants qui choisissent d'assister la confrence pralable aux offres ou l'inspection du site doivent apporter la preuve raisonnable qu'ils reprsentent le soumissionnaire potentiel, par exemple au moyen d'une carte professionnelle, d'une lettre d'habilitation, etc. 4) Les fonctionnaires de l'UNOPS prpareront une liste des reprsentants qui assisteront la confrence pralable aux offres ou l'inspection du site, qui sera signe par ceux-ci. La liste contiendra galement les noms des reprsentants et les noms des soumissionnaires correspondants. Cette liste devra tre signe par tous les participants, avec indication de la date et de l'heure.
67

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

5) Le personnel de l'UNOPS de service, les observateurs du client/donateur et les reprsentants des soumissionnaires prsents devront tre prsents. 6) En ce qui concerne la soumission des offres, il convient de rappeler les points suivants aux reprsentants des fournisseurs, tels que la ncessit de: joindre leur offre les coordonnes (en particulier le nom, l'adresse lectronique et le numro de tlphone directs) des personnes contacter au cours de l'valuation des offres; tudier attentivement les exigences de soumission; indiquer aussi vite que possible s'il y a, dans le document de soumission, des exigences (par exemple des spcifications) qui ne semblent pas raisonnables, afin que l'UNOPS puisse revenir vers le client temps et demander que des modifications soient apportes, si cela est justifi; toujours vrifier rgulirement si des modifications n'ont pas t apportes afin d'viter de remettre un prix pour de mauvaises spcifications, de mauvaises quantits, etc., ce qui pourrait conduire au refus de l'offre; le personnel de l'UNOPS doit aussi avertir les participants la confrence pralable aux offres des erreurs frquemment commises par les soumissionnaires et leur communiquer d'autres conseils concernant l'laboration d'une offre valable. 7) En ce qui concerne l'ligibilit des fournisseurs, les participants doivent tre avertis verbalement que les offres de fournisseurs inligibles ou suspendus (voir chapitre 1.8.3 Conduite dontologique des fournisseurs et suspension des fournisseurs 8) ne seront pas prises en considration. 9) Les questions crites des fournisseurs peuvent tre transmises lUNOPS avant la confrence ou linspection. Les rponses aux questions crites sont donnes pendant la confrence ou linspection. 10) LUNOPS doit envoyer simultanment tous les fournisseurs, p rsents la confrence/inspection de site ou non, un procs-verbal approuv complet, reprenant toutes les questions et les rponses formelles, et ce dans un dlai raisonnable aprs la confrence ou linspection. Le procs-verbal prvaut sur toutes rponses orales fournies pendant la confrence ou linspection de site. En outre, en cas de diffrence entre les dispositions du document de consultation et le procs-verbal de la confrence pralable aux offres ou de l'inspection du site, ce dernier primera sur le premier. Le procs-verbal doit par consquent tre approuv par le PA ayant approuv le document de consultation ou par son OIC. Dans le cas d'une procdure ouverte, le procs-verbal approuv doit tre post sur le site internet de l'UNOPS et sur d'autres sites internet, le cas chant. 11) Dans le cas o, pour des raisons gographiques, il est ncessaire de tenir des confrences pralables aux offres dans plus d'un lieu, de telles runions doivent avoir lieu simultanment (ou au moins le mme jour) et les mmes lments d'information doivent tre apports tous les fournisseurs. Les procs-verbaux des runions doivent tre partags avec tous les fournisseurs. 12) Si les claircissements donns au cours de la runion modifient les exigences, il convient de considrer la modification de la date limite de soumission, et un amendement formel au document dappel doffres, refltant la modification, doit tre diffus. 13) Certains types dinformation, comme par exemple des estimations de cot ou des donnes propres lUNOPS, ne doivent jamais tre divulgus. Les demandes de telles informations seront rejetes. 5.3.2 Amendements aux documents de consultation tout moment avant la date limite de soumission des offres, lUNOPS peut, pour quelque raison que ce soit, sur sa propre initiative ou aprs une demande dclaircissement dun fourni sseur, modifier les documents de consultation. Les modifications aux documents de consultation doivent tre approuves par le PA et tre effectues un moment opportun avant la date limite de soumission des offres afin de permettre aux fournisseurs de ragir ces modifications dans leurs offres. Dans certains cas, les modifications justifieront une prolongation de la date limite de soumission. Ceci doit tre valu au cas par cas. Dans les cas ou une mthode formelle de consultation est utilise (cas au-dessus de 50.000 dollars amricains), les modifications des documents de consultation doivent recevoir l'approbation pralable du conseiller en passation de marchs avant d'tre approuv par le PA.
68

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Afin de garantir que tous les fournisseurs agissent sur la mme base factuelle, les modifications des documents de consultation qui contiennent des changements ou donnent des clarifications ou des informations complmentaires doivent: (a) (b) en cas de procdure restreinte, tre envoyes simultanment par crit tous les fournisseurs invits, et en cas de procdure ouverte, tre tlcharges sur le site internet de l'UNOPS et communiques par courriel tous les fournisseurs ayant fait l'acquisition des documents d'appel d'offres payants.

Les modifications importantes des exigences peuvent justifier un nouvel appel doffres.

5.4

Rception et ouverture des plis

5.4.1 Rception des offres La responsabilit de la soumission des offres lUNOPS se lon les clauses des documents de consultation incombe aux fournisseurs. Si les offres par fax et/ou courriel sont acceptes quand des mthodes formelles de consultation sont utilises, il convient de crer un numro de fax ddi et une adresse courriel ddie, et les documents de consultation doivent indiquer clairement que les offres envoyes un autre fax ou autre adresse courriel seront refuses. Quand des mthodes formelles de consultation sont utilises, les offres doivent tre refuses si: 1) elles sont reues un autre numro de fax ou une autre adresse courriel que les fax/courriels scuriss spcifis dans les documents de consultation, et/ou; 2) elles sont reues tout autre lieu ou par toute autre personne que ce qui est prcis dans les documents de consultation, et/ou; 3) elles sont reues aprs la date limite de soumission des offres indique dans les documents de consultation, et/ou; 4) elles sont envoyes via le bon canal aprs avoir t mal envoyes. Pour obtenir des instructions complmentaires, veuillez vous reporter galement au chapitre 5.4.3.6 Refus des offres. Un fax et une adresse courriel scuriss sont des fax ou courriels ddis (cest --dire un numro de fax spcial et une adresse courriel spciale) auxquels seul un personne l dsign, qui nest pas directement impliqu dans la passation de marchs, peut accder. Cela implique que le fax doit tre situ dans un endroit ferm et sr, o seules des personnes dsignes peuvent entrer, et que ladresse courriel doit tre protge par mot de passe, que seules des personnes dsignes par le chef de la division oprationnelle concerne de l'UNOPS connaissent. Si les offres sont dposes en personne, lUNOPS doit fournir un reu indiquant la date et lheure du dpt. Pour la passation de marchs d'une valeur suprieure 50.000 dollars amricains, une personne qui n'est pas directement concerne par la passation de marchs peut tre dsigne pour recevoir toutes les offres. Cette personne doit tre nomme par crit par le chef de la division oprationnelle concerne de l'UNOPS et tre informe de l'importance de la confidentialit et de l'intgrit du processus de rception des offres. Toutes les offres ou propositions doivent recevoir un tampon avec lheure et la date de rception, tre enregistres dans un rapport de rception et dposes dans un placard ou coffre ferm cl, jusqu louverture des plis. L'accs ce lieu sera limit au personnel qui n'est pas directement concern par la passation de marchs et dment habilit par le chef de la division oprationnelle concern de l'UNOPS. Rapport de rception des offres Modle Lorsque des mthodes formelles de consultation sont utilises, les offres reues par fax et courriel ddis doivent tre traites avec le mme degr de contrle que les offres reues par la poste ou dposes en personne, en particulier, les personnes directement concernes par le processus de la passation de marchs ne doivent pas avoir accs aux offres jusqu'au moment de l'ouverture des plis.

69

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

5.4.2 Offres spontanes consultations restreintes Le concept des offres spontanes ne sapplique que dans les processus d e consultations restreintes, c.--d. quand un certain nombre de fournisseurs ont t prslectionns et invits soumissionner. Dans le cas dune consultation ouverte, toutes les offres reues sont considres comme sollicites. En gnral, les offres spontanes (cest--dire les offres provenant de fournisseurs que lUNOPS na pas invits) peuvent tre acceptes, condition que le fournisseur: 1) se conforme toutes les exigences des documents de consultation (cest--dire la date limite de soumission des offres, le mode de soumission et toutes les autres exigences) et, 2) soumette une dclaration par crit, la demande de lUNOPS, certifiant quil a reu les documents de consultation de personnes autres que le personnel de lUNOPS, de fonctionnaires du gouvernement bnficiaire, ou dun consultant de lONU, et dcrivant sa relation avec les personnes de qui il a reu les documents de consultation. Si le fournisseur remplace lun des invits, il doit indiquer en outre les raisons de ce remplacement dans le document. Si le fournisseur remplace lun des invits, il doit indiquer en outre les raisons de ce remplacement dans le document. Lacceptation doffres spontanes est entirement la discrtion du PA, et seul le meilleur intrt de lUNOPS guidera lacceptation ventuelle dune offre spontane . Si loffre spontane est accepte, elle doit tre value en mme temps que les autres offres. Si une pr-qualification a eu lieu, les offres spontanes ne doivent pas tre acceptes. 5.4.3 Ouverture des plis Louverture des plis doit tre effectue de manire transparente afin dassurer que seules les offres valables sont values, et pour assurer un traitement quitable et non discriminatoire des fournisseurs. Normalement, les offres doivent tre ouvertes immdiatement aprs la date limite de soumission, ou trs peu de temps aprs (quelques heures). Il est donc recommand que ladresse de soumission soit la mme que celle de louverture des plis, ou au moins quelles soient proches lune de lautre. Si, au cours de la priode de consultation, le mme soumissionnaire a prsent plusieurs offres se substituant les unes aux autres, seule la dernire offre reue sera ouverte. Tant que l'ouverture des plis n'a pas eu lieu, les offres doivent tre conserves par la personne en charge de la rception des offres et seront traites de manire confidentielle. Les offres ne seront pas partages avec l'quipe d'valuation des offres ou le personnel du service de la passation de marchs avant d'avoir t ouvertes. 5.4.3.1 Comit d'ouverture des plis Les offres doivent tre ouvertes par un comit douverture des plis, compos de personnel dsign par crit par le PA. sa discrtion, le PA peut dsigner du personnel qui sigera de manire permanente dans les comits d'ouverture des plis pour un projet particulier/une division oprationnelle particulire, etc. Afin de garantir l'impartialit du processus d'ouverture des plis, un comit d'ouverture des plis doit tre compos d'au moins deux personnes, dont au moins une ne participera pas aux tapes suivantes du processus de la passation de marchs. Le comit d'ouverture des plis devra recevoir l'avance une copie des documents de consultation et des modifications ultrieures, le cas chant, ainsi que le rapport de rception des offres. Les offres ne peuvent pas tre refuses ou invalides au moment de l'ouverture des plis. Une telle dcision ne peut tre prise que par le comit d'valuation des plis. Lors de la runion d'ouverture des plis, le comit doit identifier toute omission ou tout dfaut immdiatement dtect dans les offres et les consigner dans le rapport d'ouverture des plis. Le traitement des offres est, par nature, confidentiel, et il est primordial que toutes les informations ainsi obtenues restent confidentielles.

70

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

5.4.3.2 Ouverture des plis (demande de cotations - valeur infrieure 50.000 dollars amricains) Pour les cotations, aucune procdure formelle de soumission, de rception ni douverture nest requise. Si le PA pense qu'il y a des risques lis l'approche, il doit tablir ces risques et, si ceux-ci sont effectivement jugs srieux, une procdure de rduction des risques doit tre adopte. La procdure propose doit tre revue et approuve par le Directeur du PPG ou par son reprsentant dsign, avant d'tre adopte et enregistre. 5.4.3.3 Ouverture des plis (appel doffres - ITB) Si les offres ont t obtenues aprs un appel doffres, et que la valeur de la passation de marchs est estime 250.000 dollars amricains ou plus, les offres doivent tre ouvertes publiquement une heure et un lieu prciss dans lappel doffres, et enregistres immdiatement. Seuls ceux qui ont soumis des offres peuvent tre prsents louverture des plis; cependant les soumissionnaires peuvent mandater un agent local, une ambassade ou une commission commerciale pour les reprsenter. Pour pouvoir assister l'ouverture des plis, les agents qui reprsentent les soumissionnaires doivent apporter une preuve raisonnable (carte professionnelle, lettre d'habilitation, etc.) confirmant le nom du (des) soumissionnaire(s) qu'ils reprsentent. Pour les appels d'offres censs avoir une valeur infrieure 250.000 dollars amricains (mais suprieure 50.000 USD), aucune ouverture publique des plis n'est requise, mais une runion d'ouverture des plis doit nanmoins tre convoque. Que louverture des plis soit publique ou non, les informations suivantes doivent tre enregistres dans un rapport douverture des plis, mis la disposition de tous les soumissionnaires, pour chacune des offres reues: 1) le nom et le pays du soumissionnaire 2) la devise de loffre, le prix total de loffre et la base de la cotation (franco transporteur et port pay/rendu droits dus, etc., sil y a lieu). Lorsquune offre comprend plusieurs lots, il convient denregistrer le prix total pour chaque lot spar 3) les rductions, si le fournisseur en propose 4) les commentaires sur des offres incompltes ou autres problmes observs par le comit douverture des plis 5) la date et lheure douverture 6) les noms des reprsentants de lUNOPS prsents 7) les noms et signatures des fournisseurs prsents (ou reprsents) 8) les noms des ventuels reprsentants du client, du gouvernement ou de la source de financement prsents Les offres alternatives, si elles sont prsentes conformment l'appel d'offres, seront enregistres de la mme manire que les offres normales. Le modle de rapport douverture des plis doit tre utilis pour compiler le rapport douverture des plis. Le taux de change utilis pour la conversion des offres est toujours le taux de change off iciel de lONU la date limite de soumission. Le rapport douverture des plis doit tre sign par chaque membre du comit douverture des plis, et conserv pour rfrence future. Le rapport sera disponible la consultation, pendant une priode de trente jours partir de la date d'ouverture, pour les fournisseurs ayant soumis des offres. Aucune information qui ne figure pas dans le rapport d'ouverture des plis ne peut tre fournie aux soumissionnaires. Si un systme de deux enveloppes est utilis pour un appel doffres, o les fournisseurs doivent soumettre leurs offres techniques et financires sparment dans deux enveloppes scelles, la soumission doit tre considre identique une soumission sur demande de propositions, et aucune ouverture publi que doffres techniques ou financires nest requise (voir chapitre 5.4.3.4 Ouvertures des propositions (demande de propositions - RFP) et des ITB deux enveloppes , ci-aprs). Rapport d'ouverture des plis (ancien tableau en format Word, aux prix totaux. Voir ci-aprs).
71

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Les modles d'valuation des offres (voir chapitre 6.4.13, Rapport dvaluation) peuvent aussi tre utiliss comme rapport d'ouverture des plis (veuillez suivre les instructions fournies). 5.4.3.4 Ouvertures des propositions (demande de propositions - RFP) et des ITB deux enveloppes En raison du systme de deux enveloppes, o les soumissions financires ne doivent pas tre ouvertes sans quune valuation technique nait t termine (voir le chapitre 6 valuation), une ouverture publique des propositions reues nest pas ncessaire. Ainsi, en cas de RFP ou d'ITB deux enveloppes, seules les propositions techniques sont ouvertes lors de l'ouverture, tandis que les propositions financires sont conserves scelles par la personne charge de la rception des offres. Une ouverture des propositions financires spare (de prfrence par le mme comit d'ouverture que celui qui a ouvert les propositions techniques) doit tre organise aprs l'valuation technique. Louverture de soumissions techniques est enregistre dans un rapport contenant les informations suivantes : 1. le nom et le pays du soumissionnaire 2. les commentaires sur des offres incompltes ou autres problmes observs par le comit douverture des plis 3. la garantie des offres, si demande 4. la date et lheure douverture 5. les noms des membres du personnel de lUNOPS prsents Le rapport douverture des soumissions techniques doit tre sign par chaque membre du comit douverture, et conserv pour rfrence future. Le rapport sera disponible la consultation, pendant une priode de trente jours partir de la date d'ouverture, pour les fournisseurs ayant soumis des offres. Aprs finalisation de lvaluation technique, et avant louverture des propositions financires, il nest pas ncessaire de contacter les soumissionnaires pour assister la session douverture. Les soumissions financires correspondant aux soumissions techniques qui atteignent, ou dpassent, le seuil dfini sont ouvertes au cours dune session douverture spare et le rapport douverture des offres financires doit tre sign par chaque membre du comit douverture des offres financires, et conserv. Une fois les offres financires ouvertes, le rapport sera disponible pour consultation par les soumissionnaires dont les offres financires ont t ouvertes pendant une priode de 30 jours compter de la date d'ouverture. Le taux de change utilis pour la conversion des offres est toujours le taux de change officiel de lONU la date limite de soumission. Rapport d'ouverture des propositions techniques - Modle Rapport d'ouverture des propositions financires - Modle 5.4.3.5 Offres alternatives. Les offres alternatives doivent tre traites selon les procdures dfinies dans les documents de consultation (voir le chapitre 5.1.1.1 Lettre de consultation). Pour la passation de marchs relative des services, les offres alternatives sont habituellement acceptables. 5.4.3.6 Refus des offres Les offres et soumissions non valables doivent tre refuses par le panel dvaluation. Pour obtenir des informations complmentaires, veuillez vous reporter au chapitre 6 valuations. LUNOPS ne doit accepter aucune offre aprs la date et lheure indiques comme limites pour la soumission des offres. Les offres reues aprs la date et lheure indiques doivent tre refuses et retournes, non ouvertes, au fournisseur, ou dtruites (si aucune garantie de soumission n'a t demande) et le fournisseur doit tre inform en consquence. Si une garantie de soumission a t demande, l'offre doit tre retourne au fournisseur non ouverte. Les motifs du refus de l'offre doivent tre notifis aux soumissionnaires afin qu'ils puissent, l'avenir, se conformer aux rgles.

72

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

La seule exception cette rgle est lorsque le fournisseur peut fournir la preuve que toute mesure avait t prise pour soumettre temps, mais que la soumission na pas atteint lUNOPS pour cause de circonstances indpendantes de la volont du fournisseur (ex. un cas de force majeure), et que louverture des plis na pas encore eu lieu. Mme lorsque louverture des plis a eu lieu, lUNOPS acceptera des offres tardives sil est vident et indubitable que lUNOPS est le seul responsable du retard. Dans un tel cas, tous les soumissionnaires doivent tre informs de la raison de lacceptation doffres tardives. 5.4.3.7 Retrait de soumissions Le retrait de soumissions par les fournisseurs ne peut tre accept que si lUNOPS en a t averti par crit avant la date limite de la soumission doffres. Loffre retire doit tre spare des autres offres/soumissions avant louverture des plis, et ne doit pas tre ouverte. Un retrait aprs la date limite annonce pour la soumission des offres ne doit pas tre honor, et dans de tels cas, lUNOPS ouvre et value les offres en mme temps que les autres. Si le fournisseur a fourni une garantie de soumission, lUNOPS retient cette dernire jusqu' la rsolution du problme. Si loffre est slectionne aprs une valuation, il faut chercher une assistance juridique, si ncessaire, afin de rsoudre le conflit. 5.4.3.8 Modification de soumissions Les fournisseurs peuvent modifier leurs offres par crit avant la date limite de dpt des soumissions. La modification doit tre soumise dans une enveloppe scelle, ou envoye au numro de fax ou l'adresse courriel ddi. Elle sera traite par lUNOPS comme toutes les autres offres. En ce qui concerne les modifications aux offres aprs la clture des offres, veuillez vous reporter au chapitre 6 valuation.

73

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

6 valuation
Lvaluation est le processus destimation et de comparaison des offres selon la mthode dvaluati on dcrite dans les documents de consultation, afin de dterminer quelle offre rpond le mieux aux critres d'valuation dfinis, et donc, reprsente le meilleur rapport qualit/prix pour lUNOPS. Quelle que soit lefficacit avec laquelle les autres tapes du processus de pass ation de marchs sont menes, le processus gnral ne peut pas russir sans un processus dvaluation correct, objectif et quitable. Le processus d'valuation est primordial, puisquil sachve par une recommandation et une demande dadjudication dun contrat. En gnral, l'UNOPS value toutes les offres selon le principe du meilleur rapport qualit/prix. La cotation/l'offre, la proposition prsentant le meilleur rapport qualit/prix est loffre qui reprsente une combinaison optimale de qualits techniques et financires, selon les besoins stipuls dans les documents de consultation. Le meilleur rapport qualit/prix peut comprendre des facteurs non comptabiliss tels que laptitude un objectif prcis, la qualit, le service et lassistance, ainsi que les facteurs associs au cot, tels que le prix, les cots du cycle de vie, et les cots de transaction associs lacquisition, lutilisation, la conservation, lentretien et le service de dbarras des produits uss. Le principe essentiel retenir travers tout le processus de consultation est la cohrence entre les critres d'valuation spcifis dans les documents de consultation, et la mthode dvaluation utilise la fin pour slectionner un fournisseur. Il est donc primordial de commencer le processus de passation de marchs en gardant la fin en tte, afin dinclure les critres d'valuation appropris, avec des dtails suffisants dans les documents de consultation, pour sassurer que lUNOPS obtiendra le meilleur rapport qualit/prix. Les critres d'valuation ne doivent en aucun cas tre modifis pendant le processus d'valuation. Une modification des critres d'valuation pendant lvaluation mettrait en danger la transparence du processus de passation de marchs et serait en conflit avec les principes de traitement quitable et gal des fournisseurs.

6.1

Critres d'valuation

Les critres d'valuation sont normalement rpartis dans les catgories suivantes: 1. Les critres formels 2. Les critres techniques et de qualification 3. Les critres financiers 6.1.1 Critres formels Les offres sont vrifies selon leur conformit tout critre formel indiqu dans les documents de consultation. Des exemples de critres formels sont: les offres ont t dment signes ou contiennent des documents indiquant qu'elles sont authentiques (toute offre non signe prsente sans preuve de son authenticit sera rejete). Une signature appartenant lvidence une personne autre que celle dsigne en qualit de reprsentant autoris, doit tre vrifie; les offres sont accompagnes des garanties requises, le cas chant (lors de l'valuation des offres, une bonne pratique consiste, pour l'quipe d'valuation, vrifier l'authenticit des garanties doffre/de soumission fournies par les soumissionnaires en contactant directement la banque mettrice. Si la banque mettrice est dans l'impossibilit de confirmer que la garantie doffre/de soumission a t mise par elle, le prsident du comit d'valuation des offres doit immdiatement en informer le Directeur du PPG afin que des actions adquates puissent tre entreprises l'encontre du soumissionnaire); le fournisseur est ligible, cest--dire dment enregistr si un pr-enregistrement est requis, non suspendu par l'UNOPS, de nationalit conforme aux exigences du donateur, le cas chant, etc. les offres sont accompagnes par la documentation exige; les offres sont compltes, etc. (les documents de consultation doivent clairement indiquer si les offres partielles pour une composante donne ou pour un lot sont acceptes); les offres contiennent des preuves de l'acceptation des conditions contractuelles gnrales de l'UNOPS.

74

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Les offres qui ne satisfont pas aux critres formels seront refuses (voir chapitre 6.4.5 Evaluation financire, en particulier les types d'informations manquantes que le soumissionnaire doit avoir la possibilit de fournir). Il est donc important de prendre les critres formels en considration avant dmettre les documents de consultation car il nest pas souhaitable de mener un processus de consultation dans lequel aucun fournisseur ne peut satisfaire aux critres formels. Aprs l'examen prliminaire des offres viennent l'valuation technique et la vrification des critres de qualification, ainsi que l'valuation financire. 6.1.2 Critres techniques et de qualification Les critres techniques et de qualification sont drivs des spcifications, des termes de rfrence ou du cahier des prescriptions techniques, ainsi que des conditions de qualification spcifies dans le document de consultation. Selon la nature et la complexit de la passation de marchs effectuer, les critres techniques et de qualification peuvent tre rsums en quelques lignes, ou se composer dune description longue et prcise. Dpendant de la clart avec laquelle les demandes sont dfinies, les critres techniques et de qualification sont dvelopps pour une valuation selon la conformit/non-conformit, ou une notation pondre (voir le chapitre 6.3 Mthodes dvaluation, ci-dessous). Lors de lutilisation de la mthode de notation pondre, les critres d'valuation techniques se rapportent lapproche et la mthode proposes pour ob tenir les rsultats attendus, ou pour rsoudre le problme identifi tel que dcrit dans la dfinition des besoins (termes de rfrence ou cahier des prescriptions techniques). Les critres techniques et de qualification sont des exigences auxquelles le soumissionnaire doit rpondre, telles que, sans toutefois s'y limiter: la conformit technique avec les spcifications, une exprience antrieure dans un domaine similaire et avec le mme type de demandes ou des demandes similaires, une exprience dans la rgion, un chiffre d'affaires minimum requis, des exigences minimales concernant la valeur des contrats prcdents, une rentabilit financire et des ratios de liquidit minimaux, la capacit et lquipement disponibles pour entreprendre la mission, la disponibilit de services aprs-vente ou dagents dans le pays de livraison, la qualification et lexprience du personnel propos, l'absence de rapport dfavorable au cours des trois dernires annes, des exigences environnementales (des orientations se trouvent sur la page consacre la passation de marchs de l'intranet de l'UNOPS), etc.

6.1.3 Critres financiers Le prix est un critre dvaluation important mais le poids du prix dpend de la mthode dvaluation choisie (voir le chapitre 6.3 Mthodes d'valuation, ci-dessous). Il est important d'indiquer clairement dans les documents de consultation quels facteurs de prix seront utiliss pour lvalu ation. Des facteurs diffrents, tels que des cots de fret, les frais d'exploitation, les frais accessoires ou de dmarrage, ainsi que les cots sur le cycle de vie doivent tre pris en considration. Pour les services et les travaux, un modle de ventilation des cots doit tre fourni, par exemple un mtrage des travaux. Dans tous les cas, la ventilation requise ainsi que les critres d'valuation doivent tre clairement indiqus dans les documents de consultation. Pour les contrats de construction prix forfaitaire, un mtrage ou une ventilation des cots n'est pas toujours requis. Les taxes et droits ne doivent pas tre utiliss dans les documents de consultation et ne doivent pas tre pris en considration lors de l'valuation financire. Ainsi, par exemple, les Incoterms DDP ou DEQ ne doivent pas tre spcifis dans le document de consultation ( moins que le document de consultation n'indique clairement que les taxes et droits ne doivent pas tre inclus au prix de l'offre dans le cas de l'Incoterm DEQ). Cependant, lorsque la source de financement le demande, et pour autant que cette source de financement soit nationale (autrement dit, pas trangre), l'UNOPS peut se voir demander de payer au fournisseur les cots des droits payables pour l'importation des marchandises ou pour les services, et peut donc tenir compte des taxes et droits lors de l'valuation financire. Cela peut tre accept dans les conditions suivantes:

75

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

i.

l'accord avec le client autorise un tel remboursement et la source de financement a mis des fonds pour le remboursement de ces taxes et droits la disposition de l'UNOPS; ii. les fonds pour les services appartiennent au seul gouvernement comptent (autrement dit, pas de donateurs tiers); iii. le service de l'UNOPS constitue un service direct de passation de marchs en faveur du gouvernement (pas d'un autre client des Nations unies) uniquement en tant que responsable de la passation de marchs; iv. les marchandises ne seront pas utilises par le personnel de l'UNOPS et seront immdiatement transfres au gouvernement en consignation dans le pays. Il est important de noter qu'une telle rsolution ncessite une analyse trs minutieuse de tous les documents d'engagement afin de s'assurer que toutes ces conditions sont remplies. La confirmation que toutes les conditions sont remplies doit tre donne, par crit, par un juriste du LPG aprs prsentation par la division oprationnelle d'une note accompagne de justificatifs indiquant que les conditions requises sont remplies. Si les conditions sont remplies, il serait souhaitable pour l'UNOPS de tenir compte des droits lors de l'valuation financire et d'ensuite payer ces droits sans tre potentiellement accus d'abuser de ses privilges et immunits. Quand les marchandises ou services objet de l'achat sont destins aux propres besoins de l'UNOPS (dpenses administratives telles que du mobilier pour un bureau), les taxes et droits ne doivent pas tre pris en considration lors de l'valuation financire et ne doivent pas tre pays.

6.2

Slection et adjudication

Il doit tre clairement indiqu dans les documents de consultation comment les contrats sont adjugs (cest-dire l'offre la moins disante techniquement la plus acceptable, l'offre la moins disante substantiellement conforme ou l'offre au score global le plus lev), et quels critres sont appliqus dans lvaluation pour dterminer la conformit ou le score technique afin d'attribuer les points. En cas dutilisation dune notation pondre, le barme des pourcentages ou des points attribu s chaque critre gnral doit tre clairement indiqu dans les documents de consultation (ex. lexprience xx points, lapproche et la mthode xx points, les qualifications et la comptence du personnel propos xx points). Si les demandes sont divises en composantes ou lots, il est impratif que les documents de consultation indiquent si le contrat sera adjug au fournisseur proposant la meilleure offre pour l'ensemble des composantes ou lots, ou si le march peut tre adjug par composante ou lot. Dans le cas o des commandes divises (adjudication dun contrat pour des parties des articles plusieurs fournisseurs) sont prvues, le droit de lUNOPS de diviser le contrat entre plusieurs fournisseurs doit galement tre prcis dans les documents de consultation. Lors de la dtermination de diviser ou non le contrat, les conomies possibles sur lachat des articles un prix infrieur doivent tre compares avec les cots de transaction de lUNOPS pour l adjudication de plusieurs contrats, ainsi que les problmes de chane dapprovisionnement, de logistique et de garantie en rapport avec les contrats. En gnral, il est recommand de ne pas diviser les contrats si (i) les conomies se situent en dessous de 2.500 dollars amricains, et (ii) les conomies reprsentent au moins 1 % de l'adjudication du contrat. Cependant, lunit oprationnelle charge de la passation de marchs peut dterminer un seuil diffrent, bas sur le niveau de cot local.

6.3

Mthodes dvaluation

Selon le mode de consultation retenu, diffrentes mthodes d'valuation, soulignant diffrents critres dans l'valuation des offres soumises, seront appliques. Les mthodes dvaluation utilises pour les modes de consultation respectifs sont comme suit: 1) Demande de cotations : mthode de loffre la moins disante techniquement la plus acceptable 2) Appel doffres: mthode de loffre la moins disante substantiellement conforme 3) Demande de propositions: mthode de lanalyse cumulative Le tableau ci-dessous donne plus de dtails sur la mthode d'valuation utiliser dans diffrentes situations.
76

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Tableau 3: Mthodes dvaluation DOCUMENT DE CONSULTATION Demande de cotations ou petits marchs (pour des valeurs infrieures 2.500 dollars amricains) MTHODE DVALUATION SYSTME UNE/DEUX ENVELOPPES Pas besoin doffres scelles

BESOIN

Besoins infrieurs 50.000 dollars amricains, clairement dfinis et spcifiques

Offre la moins disante techniquement la plus acceptable Offre la moins disante substantiellement conforme. La conformit est dfinie comme conforme ou non conforme pour toutes les questions. Offre la moins disante substantiellement conforme. Un systme de points avec un seuil minimal dfinissant la conformit. Analyse cumulative Offre proposant le meilleur rapport qualit-prix (sur les plans technique et financier) et la plus conforme

Marchandises, services ou travaux dont les spcifications sont standards ou fermes et peuvent tre exprimes qualitativement et quantitativement

Une enveloppe

Appel d'offres (ITB)

Deux enveloppes

Marchandises, services des travaux dont les exigences ne peuvent pas tre exprimes qualitativement et quantitativement

Demande de propositions (RFP)

Deux enveloppes

6.3.1 Mthode de l'offre la moins disante techniquement la plus acceptable (demande de cotations) Cette mthode dvaluation est utilise lorsque la consultation a lieu au moyen dune demande de cotations. Lors de lutilisation de cette mthodologie, le prix sert de critre dvaluation prdominant sur lequel attribuer un contrat. Cependant, afin d'offrir une mthode plus flexible pour la slection de fournisseurs pour la passation de marchs d'une valeur relativement faible (< 50.000 dollars amricains), la mthode d'valuation permet la prise en compte de diffrentes considrations. Les avantages techniques offerts par une cotation dont le prix est plus lev peuvent dans certains cas justifier la slection dune autre offre que celle la moins disante. Par ailleurs, la modalit de la demande de cotations (RFQ) permet la slection de loffre techniquement la plus acceptable dans les cas o aucune des offres reues ne rpond la spcification des exigences (o dans le cas dun appel doffres (ITB), loption serait un nouvel appel doffres). Il faut cependan t garder l'esprit que cette mthode ne permet pas de slectionner une proposition substantiellement non conforme si une offre substantiellement conforme existe. La slection d'un fournisseur autre que celui offrant l'option la moins disante exige une justification documente dans le dossier et les raisons pour lesquelles l'option la moins disante n'a pas t choisie doivent figurer dans la note au dossier signe par le PA comptent. 6.3.2 Mthode de loffre la moins disante substantiellement conforme (appel d'offres) Cette mthode dvaluation est utilise pour lvaluation de marchandises et travaux simples ou de services bien dfinis, o les offres sont sollicites au moyen dun appel doffres et o: les besoins sont clairement dfinis la conformit est facile dterminer le prix/cot des offres substantiellement conformes est le critre d'valuation prpondrant

Les exemples en la matire sont des marchandises standards, tels que les voitures, le matriel de bureau, le matriel de communication, les produits chimiques, les machines simples ou les matires premires, ou pour la passation de marchs de services et travaux pour lesquels les besoins peuvent tre dfinis qualitativement et quantitativement.
77

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

La mthode de loffre la moins disante, conforme, se compose des tapes suivantes: i. La dtermination des offres substantiellement conformes et le refus des offres non conformes. Seules les offres proposant des marchandises/travaux/services rpondant aux, ou dpassant, les exigences des spcifications et les exigences de qualification sont considres substantiellement conformes. Le choix de loffre la moins disante parmi les offres substantiellement conformes.

ii.

Normalement un systme dune enveloppe o les soumissionnaires prsentent une offre comprenant toutes les informations techniques et financires, est utilis lorsque cette mthode dvaluation est applique. Cependant, un systme deux enveloppes, o les offres techniques et financires sont scelles sparment, peut galement tre utilis sil est estim ncessaire dachever lvaluation technique sans connatre le prix des offres respectives, gnralement lorsque la conformit est dtermine par un seuil minimum (systme de points). 1) Dtermination de la conformit La conformit dans ce contexte fait rfrence la conformit substantielle, ou non, de loffre avec les critres quantitatifs et qualitatifs daprs les exigences (spcifications/termes de rfrence/ cahier des prescriptions techniques, etc.) et autres critres indiqus dans les documents de consultation. Si loffre rpond tous les critres spcifis dans les documents de consultation, loffre est juge substantiellement conforme, et une comparaison des prix de toutes les offres substantiellement conformes peut alors tre effectue. Dans le cas dexigences plus complexes, la mthode de l'offre la moins disante substantiellement conforme ne convient que si la conformit dune offre est dfinie comme une offre note au -dessus dun seuil dfini de points techniques tabli dans les documents de consultation. Par consquent, pour pouvoir utiliser cette mthode pour des marchs plus complexes, un systme de points doit tre tabli avant la signature des documents de consultation, et les documents de consultation doivent inclure des informations sur les critres d'valuation, le systme de points, et le nombre de points attribus aux diffrents critres d'valuation. En outre, les documents de consultation doivent tablir un seuil de points pour la conformit. Il est aussi possible de prvoir des seuils distincts pour chaque critre. Les offres restant en de du seuil dans lvaluation sont dfinies comme tant substantiellement non conformes, et doivent tre limines de la suite de lvaluation. Un systme de deux enveloppes, o les fournisseurs doivent soumettre leurs offres techniques et financires sparment dans deux enveloppes scelles, est utilis lorsquun seuil est dfini pour dterminer la conformit. Lenveloppe contenant les informations financires ne doit pas tre ouverte pour les offres qui natteignent pas, ou nexcdent pas, le seuil (veuillez vous reporter au chapitre 5.4.3.3 Ouverture des plis, pour plus dinformations). 2) Slection de l'offre la moins disante substantiellement conforme Lorsque la conformit a t dtermine, et que les offres non conformes ont t limines de la suite de lvaluation, lUNOPS doit slectionner l'offre la moins disante substantiellement conforme. Tous les dtails de prix demands au fournisseur sont pris en compte pour dterminer le prix exact sur lequel baser lvaluation. Diffrents facteurs, tels que le prix des marchandises combin au cot du fret jusqu la destination finale, et le cot du cycle de vie total, peuvent tre pris en considration (s' ils sont prciss comme critres d'valuation). Le prix unitaire indiqu dans loffre nest pas ncessairement le prix sur lequel il faut baser lvaluation. Les documents de consultation doivent indiquer clairement quels facteurs de prix seront utiliss pour lvaluation. Diffrents facteurs de prix prendre en considration: Fret: Lorsque le fret est inclus dans les spcifications, l'valuation doit tre effectue selon le cot total, livraison destination finale, en prenant en compte la possibilit que lUNOPS achte franco bord ou port pay et conclue un contrat spar pour le fret (pour plus dinformations sur les Incoterms, veuillez vous reporter au chapitre 9 Logistique et passation de marchs).

78

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Dans ce genre de situations, l'UNOPS doit valuer diffrents scnarios et combinaisons de prix. L'UNOPS doit, en particulier, comparer les prix port pay des soumissionnaires avec les prix franco transporteur totaux des soumissionnaires plus le prix du fret des transitaires. Cot sur le cycle de vie: Le cot sur le cycle de vie du produit prend habituellement en compte les cots associs lachat et lutilisation du produit: cot du produit, cot du fret, frais d'exploitation (cest--dire llectricit, le carburant, les consommables), frais dinstallation et de formation, frais dentretien (services aprs-vente, rparations, pices dtaches), cot du cycle de vie dun produit, frais de destruction, etc.

3) Slection de l'offre la moins disante substantiellement conforme en cas de listes/lots multiples: Quand plusieurs lots font l'objet d'une ou plusieurs consultations en mme temps et que les diffrents soumissionnaires sont susceptibles de soumissionner pour plusieurs lots/missions, il est important d'tablir un lien entre les diffrents processus. Cela peut tre fait soit en regroupant toutes les tches dans une seule consultation avec plusieurs lots ou en mettant des consultations spares, auquel cas il est essentiel d'indiquer dans chaque consultation qu'elle est lie aux autres (c.--d. d'indiquer dans chaque consultation que, lors de la dtermination de la capacit d'un fournisseur en vue de l'adjudication d'un contrat multiple, l'valuation de la capacit du fournisseur tiendra compte des adjudications ayant dj eu lieu/recommandes dans les autres consultations connexes). Quoi qu'il en soit, la consultation doit indiquer comment l'UNOPS attribuera les lots quand un fournisseur ne rpond pas tous les critres de postqualification (par ex. capacit, exigences en matire de chiffre d'affaires, etc.) pour tous les lots pour lesquels il a prsent l'offre la moins disante substantiellement conforme. Habituellement, la consultation indique que si un fournisseur soumissionnaire ne rpond pas tous les critres de post-qualification en vue d'excuter tous les lots pour lesquels il a prsent l'offre la moins disante substantiellement conforme, l'UNOPS attribuera chacun des lots concerns de manire obtenir la combinaison offrant le meilleur rapport qualit-prix pour l'UNOPS. En pratique, cela signifie que dans les situations o un soumissionnaire a propos l'offre value comme la moins disante (c.--d. le soumissionnaire L1) pour plusieurs lots de la mme consultation ou du mme groupe de consultations lies, et que lors de la post-qualification de l'valuation il est dtermin que le soumissionnaire ne rpond pas certains critres de post-qualification pour les lots pour lesquels il a soumissionn (par ex. exigences en matire de chiffre d'affaires, etc.), l'UNOPS procdera comme suit:

les prix par lot du soumissionnaire L1 doivent tre compars aux prix de la deuxime offre la moins disante (c.--d. les soumissionnaires L2 pour chaque lot); la diffrence de prix entre les offres L1 et L2 pour chaque lot est ensuite calcule; afin de raliser la plus grande conomie possible et de slectionner la combinaison d'offres multiples la plus rentable pour la recommandation d'adjudication finale, les lots pour lesquels les diffrences de prix entre l'offre L1 et l'offre L2 sont plus leves sont adjugs au soumissionnaire L1 jusqu' ce que la combinaison de l'ensemble des lots adjugs au soumissionnaire L1 atteigne la valeur qui pourrait tre adjuge au soumissionnaire L1 compte tenu des critres de post-qualification dfinis dans le(s) document(s) de consultation (par ex. capacit de production, chiffre d'affaires, valeur contractuelle maximale, etc.).

6.3.3 Mthode danalyse cumulative (demande de propositions - RFP) Dans la mthode danalyse cumulative, un nombre de points total est obtenu par la combinaison des qualits techniques et financires pondres des soumissions. Les offres des soumissionnaires sont values, et des points attribus, sur la base de la conformit de loffre aux critres dfinis dan s les documents de consultation. Cette mthode dvaluation est utilise lorsque les offres ont t sollicites sur la base dune demande de propositions, et quil est ncessaire dentreprendre une valuation plus complexe base sur un nombre de variables dimportance diffrente. La mthode est habituellement utilise pour la passation de marchs de services, o limportance relative de chaque critre dvaluation doit tre pon dre. Elle peut galement tre utilise pour lvaluation doffres concernant des marchandises et travaux complexes exigeant que lvaluation soit base sur un certain nombre de critres autres que le prix, afin dassurer le meilleur rapport qualit/prix, et lorsquil est difficile dvaluer une offre seulement sur lchelle de conformit/non -conformit.
79

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

La mthode exige une procdure deux enveloppes, o les soumissionnaires doivent prsenter leurs offres techniques et financires sparment, dans deux enveloppes scelles. Lvaluation des offres techniques doit tre effectue avant louverture et lvaluation des offres financires. Les documents de consultation doivent indiquer les points disponibles respectivement pour la proposition technique et pour la proposition financire. La proposition technique doit tre value en utilisant des critres d'valuation prdfinis. Les critres d'valuation doivent tre indiqus dans les documents de consultation, ainsi que des informations sur le nombre de points attribus chacun de ces critres. Dans cette mthode danalyse, le prix est un des critres d'valuation. En gnral, plus le march est compliqu, plus le produit final est significatif, et moins les propositions sont comparables, moins le prix devrait avoir d'influence sur la slection, et les points attribus la proposition financire devraient tre moindres. Pour les tches dune nature plus simple, le prix peut jouer un rle important dans le processus de slection, condition que les autres critres soient galement satisfaits. Le nombre total de points prvus pour la proposition technique est normalement suprieur au nombre total des points prvus pour la proposition financire. De cette manire, le risque de slectionner un fournisseur inefficace est rduit, et les conomies ralises en slectionnant loffre la moins disante ne lemportent pas sur les rpercussions qui seraient causes par un fournisseur inefficace. Donc, la proposition financire est habituellement crdite dune importance entre 15 et 50 pour cent. La proposition financire est ouverte uniquement pour les offres dont les rsultats de lvaluation technique atteignent, ou dpassent, le seuil indiqu, en gnral 60 pour cent des points prvus pour la proposition technique. Pour les offres dont la proposition technique natteint pas le seuil minimal spcifi, la proposition financire correspondante n'est pas prise en considration pour la suite et est soit dtruite soit retourne non ouverte, accompagne dune lettre de notification au soumissionnaire conformment aux instructions des documents de consultation. La proposition financire ne doit pas tre dtruite ou retourne au soumissionnaire avant que le contrat ait t adjug par lautorit de la passation de marchs comptente. Le nombre maximal de points attribu la proposition financire est accord la proposition la moins disante. Toutes les autres propositions de prix reoivent des points en proportion inverse, selon la formule suivante: p = y x /z o: p = points pour la proposition financire value y = nombre maximum de points pour la proposition financire = prix de la proposition la moins disante z = prix de la proposition value Cette formule dattribution de points est incluse dans le modle valuation complte des propositions . La proposition obtenant le score global le plus lev, aprs laddition des rsultats de la proposition technique et de la proposition financire, est celle qui offre le meilleur rapport qualit/prix.

6.4

Processus d'valuation

Lors de la rception et de l'ouverture des plis, l'valuation doit tre mene selon les critres et la mthode d'valuation dfinis lors de la prparation des documents de consultation et clairement tablis dans ceux-ci. En aucun cas il n'est possible d'introduire des critres d'valuation nouveaux ou rviss ou encore de changer la mthode d'valuation au cours de l'valuation des offres. Cette rgle constitue la base dun processus dvaluation objectif et transparent. Le processus dvaluation comporte les tapes suivantes: Constitution dun panel dvaluation Prsentation dun rapport douverture des plis valuation prliminaire valuation technique (Post) qualification

80

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Pour des valuations de deux enveloppes: ralisation du rapport dvaluation technique et ouverture des offres financires valuation financire Clarifications, si ncessaires Identification de la socit adjudicataire Rapport dvaluation Ngociation, le cas chant Enqute sur les antcdents

Les offres et les propositions doivent tre values avant l'expiration de la validit des offres. Le personnel du service de la passation de marchs doit aussi tenir compte du temps supplmentaire ncessaire pour obtenir l'approbation du PA et pour tablir le contrat. Les offres ou propositions doivent aussi tre valides au moment de l'tablissement du contrat. S'il y a des risques que ces conditions ne soient pas remplies, il convient de demander aux soumissionnaires de prolonger la validit de leur offre ou proposition. 6.4.1 Constitution dun panel dvaluation Afin de mener une valuation juste et impartiale, lvaluation des offres doit tre entreprise par un panel dvaluation comprenant au moins deux membres. Le nombre rel de membres du panel d'valuation dpendra de la nature, de la complexit et de la valeur de la passation de marchs, mais ne doit normalement pas excder cinq personnes. Lobjectif du panel dvaluation est de vrifier que les fournisseurs et leurs offres rponden t aux exigences des documents de consultation, et dvaluer les offres daprs les critres dvaluation prdfinis. Les membres du panel d'valuation seront nomms, par crit (par exemple, par courriel), par le PA pour donner des conseils objectifs et indpendants sur la base de leur connaissance du thme en question. Le panel dvaluation doit tre dirig par une personne exprimente, nomme par le PA. La personne nomme pour diriger le panel d'valuation doit possder au moins cinq ans d'exprience dans le domaine de la passation de marchs, de solides connaissances dans l'acquisition du besoin en question et tre relativement accommodant afin d'interagir efficacement avec les diffrents intervenants. Le personnel du service de la passation de marchs charg du droulement du processus de la passation de marchs correspondant, prpare les documents dvaluation conformment aux critres dvaluati on noncs dans les documents de consultation et informe les membres du panel dvaluation de leur rle, en sassurant de leur connaissance des critres dvaluation applicables. Le prsident doit rappeler aux membres de l'quipe que les dlibrations du comit dvaluation sont strictement confidentielles et que les informations relatives au contenu des soumissions ou du processus dvaluation ne doivent pas tre rvles en dehors des membres de l'quipe d'valuation. En particulier: au cours de l'valuation des offres, l'accs aux offres est limit aux membres du comit d'valuation des offres et aux observateurs uniquement; la correspondance avec les soumissionnaires ne doit pas sortir du comit d'valuation des offres.

Enfin, les membres du panel sont tenus dindiquer immdiatement sils se trouvent dans une situation de conflit dintrt potentiel avec lun des fournisseurs (ex. possession dactions de la socit dun fournisseur, lien de parent avec les fournisseurs, etc.), et de demander tre remplacs lorsqu'une telle situation se prsente. Dans le cas de processus de passation de marchs particulirement complexes (par ex. spcifications complexes, valeurs leves des offres, critres de post-qualification complexes, etc.), des experts externes de la question peuvent tre engags pour faciliter le processus dvaluation, en qualit de membres du panel. Ces experts externes engags par l'UNOPS doivent tre considrs comme du personnel de l'UNOPS lorsqu'il s'agit de dterminer si l'UNOPS possde la majorit des voix au sein du panel d'valuation. Veuillez vous reporter la politique en matire de Contrats de prestation individuels. Des reprsentants de la source de financement, de l'organisation cliente ou d'homologues nationaux peuvent tre nomms membres de l'quipe d'valuation ou agir en tant qu'observateurs. Cependant, le personnel de l'UNOPS doit toujours possder la majorit des voix au sein de l'quipe d'valuation, sauf indication contraire explicite dans l'accord de projet avec le client ou approbation spcifique du Directeur Gnral.

81

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Tous les observateurs ou participants du panel dvaluation ne faisant pas partie du personnel de lUNOPS doivent signer une dclaration de confidentialit et dabsence de conflit dintrts avant lvaluation. Les membres de l'quipe d'valuation sont uniquement ceux qui ont t officiellement nomms par le PA et n'incluent pas, par exemple, le superviseur des membres. Dclaration de confidentialit pour observateurs Dclaration de confidentialit pour participants 6.4.2 Divergence substantielle L'UNOPS doit prserver l'impartialit et la transparence et veiller ce que les offres ne soient refuses que s'il existe une divergence substantielle des exigences. Cependant, afin d'obtenir un bon rapport qualit-prix, il est important de ne pas disqualifier les offres uniquement sur la base de dviations non srieuses (mineures). Une divergence substantielle est une dviation qui: affecterait de manire substantielle les paramtres, la qualit ou les performances des marchandises et des services connexes spcifis dans le contrat; ou limiterait de manire substantielle, incompatible avec les documents de consultation, les droits de l'UNOPS ou les obligations du soumissionnaire en vertu du contrat; ou si elles sont rectifies, affecteraient de manire injuste la position concurrentielle des autres soumissionnaires ayant prsent des offres substantiellement conformes.

cet effet, le prsident du comit d'valuation des offres doit avoir une ide claire de ce que reprsente une divergence substantielle. Au cours de l'examen des offres, (prliminaire, technique, financier et qualification du fournisseur; voir chapitres 6.4.3 6.4.6, la cohrence doit tre de mise lorsque l'on dtermine si une dviation est srieuse ou pas, dans un souci d'impartialit et de transparence. Les personnes qui prsident l'valuation des offres pour l'UNOPS doivent identifier les dviations srieuses au cours de chaque phase du processus d'valuation des offres: examen prliminaire, valuation technique, valuation financire, qualification du fournisseur, tels que dcrits dans les prochaines sections. Toute autre dviation ne doit pas tre considre comme srieuse, c.--d. que des clarifications peuvent tre demandes par le comit d'valuation et que des documents manquants (uniquement les versions historiques ou originales des documents qui ont dj t fournis, l'exception des documents qui doivent tre fournis sous forme originale avant la date limite de rception des offres; par ex. garanties de soumission) peuvent tre fournis par les soumissionnaires. Lorsqu'il est demand aux soumissionnaires de fournir des clarifications ou des informations ou documents historiques manquants, il est important de leur octroyer un dlai acceptable. Une fois le dlai coul sans rponse satisfaisante, le comit d'valuation des offres doit refuser l'offre. 6.4.3 Examen prliminaire Afin dviter de dpenser des ressources supplmentaires pour lvaluation doffres non valides, il convient que le panel dvaluation limine les offres qui contiennent une divergence substantielle au premier stade du processus dvaluation en effectuant un examen prliminaire des offres par rapport aux critres for mels. Le panel dvaluation limine les offres dans les cas suivants: 1) en l'absence de garanties de soumission adquates (modification de la formulation, montant ou priode de validit inexact). Une modification de la formulation cohrente par rapport au modle prescrit ne constitue pas une divergence substantielle, 2) en l'absence de formulaire de soumission, en cas de modification de la formulation ou en l'absence de signature des sections cls du formulaire de soumission, lorsque ces exigences sont clairement spcifies dans le document de consultation. Une modification de la formulation cohrente par rapport au modle prescrit ne constitue pas une divergence substantielle,

82

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

3) si le soumissionnaire indique dans son offre qu'il n'accepte pas certaines conditions contractuelles importantes, c.--d. lies la garantie d'excution, la garantie, la loi applicable en cas de force majeure, au calendrier de livraison, aux conditions de paiement et la limitation du passif, 4) si les documents non historiques requis dans le document de consultation n'ont pas t fournis (PS: un document non historique est un document spcifiquement li l'appel d'offres que le soumissionnaire n'est pas cens possder avant la signature du document de consultation; par ex. une garantie de soumission). Si une procuration est requise, l'absence d'une procuration valide la date de signature de l'offre rendrait celle-ci substantiellement non conforme. Si aucune procuration n'est fournie ou si la procuration fournie est techniquement dfectueuse ou non valide, le comit d'valuation des offres doit s'assurer que le soumissionnaire a en sa possession un document historique (c.--d. une procuration prexistante valide en sa faveur) qui pourrait tre pris en considration pour juger l'offre substantiellement conforme. En l'absence d'un tel document ou si le document fourni est rcent, et donc non historique, l'offre devient non conforme, 5) en cas de non-ligibilit du soumissionnaire ou de l'origine des marchandises ou des services proposs, 6) si des informations financires figurent dans la proposition technique lors de lutilisation de la mthode de deux enveloppes. Voir chapitre 6.4.2, Divergence substantielle. 6.4.4 valuation technique Il est primordial de bien dfinir les besoins, et le temps et les efforts consacrs laborer des spcifications correctes sont gnralement rcompenss par une valuation technique facile, rapide et fructueuse. Les efforts doivent donc tre concentrs sur la dfinition de spcifications correctes avant de lancer le processus de consultation. Voir chapitres 2.5.2.2 et 2.5.2.3 pour de plus amples informations concernant la dfinition des besoins. Soumission une enveloppe: Les offres reues dans le cadre d'une soumission une enveloppe doivent tre refuses si elles contiennent une divergence substantielle, c.--d. quand les spcifications des articles proposs varient sous un ou plusieurs aspects significatifs par rapport aux spcifications techniques minimales requises. Si un grand nombre d'offres sont reues en rponse un appel d'offres, rendant l'valuation technique de toutes les offres peu pratique, les offres peuvent tre values par groupe afin de rduire le temps d'valuation et les frais de transaction. Une fois l'valuation financire de toutes les offres qui ont pass la phase d'examen prliminaire termine, un tableau d'ensemble contenant les prix des offres et les prix des offres corrigs doit tre prpar. L'quipe d'valuation peut alors dcider d'admettre l'valuation technique un groupe compos des N offres les moins disantes, aprs correction des prix (o N est dtermin par l'quipe d'valuation: normalement, entre trois et cinq offres). L'offre conforme sur le plan technique la moins disante parmi ces offres est aussi l'offre conforme sur le plan technique la moins disante parmi toutes les offres. Si le premier groupe de N offres ne contient pas au moins trois offres conformes sur le plan technique, un autre lot de M offres sera admis l'valuation technique, et ainsi de suite, afin d'avoir au moins trois offres conformes sur le plan technique. Soumission deux enveloppes: Dans le cas de la mthode de soumission deux enveloppes, la proposition technique prsente par un soumissionnaire sera refuse si l'offre n'obtient pas le nombre de points minimum requis pour se qualifier. L'offre financire correspondante ne peut pas tre ouverte. Elle doit alors tre traite comme indiqu dans le document de consultation. La proposition financire est gnralement dchiquete ou retourne non ouverte au soumissionnaire (voir chapitre 6.3.3 Mthode d'analyse cumulative pour de plus amples informations sur le systme deux enveloppes). Quand le systme deux enveloppes est utilis, l'valuation technique des propositions et les qualifications des fournisseurs ont lieu simultanment.

83

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

6.4.5 valuation financire Il sagit de comparer les offres avec les critres financier s stipuls dans les documents de consultation et de dterminer le prix sur lequel baser lvaluation. Soumission une enveloppe: Dans le cas de la mthode de soumission une enveloppe, les prix des offres qui ont t juges conformes lors de l'examen prliminaire et de l'valuation technique sont compars. Avant de comparer les prix, le comit d'valuation des offres doit corriger les erreurs arithmtiques de la faon suivante: (a) s'il y a une diffrence entre le prix unitaire et le total du poste qui est obtenu en multipliant le prix unitaire par la quantit, le prix unitaire prvaudra et le total du poste sera corrig, sauf si l'UNOPS juge qu'il y a une erreur vidente dans le placement de la virgule dans le prix unitaire, auquel cas le total du poste propos prvaudra et le prix unitaire sera corrig; et (b) s'il y a une erreur dans un total correspondant l'addition ou la soustraction de sous-totaux, les sous-totaux prvaudront et le total sera corrig; et (c) s'il y a une diffrence entre le montant crit en lettre et celui crit en chiffres, le montant crit en lettres prvaudra, sauf si celui-ci est li une erreur arithmtique, auquel cas le montant crit en chiffres prvaudra, sous rserve des points (a) et (b) ci-dessus. Pour un complment dinformations sur la manire de traiter les erreurs arithmtiques dans les prix, voir le chapitre 0 Modification des offres. Une fois les prix corrigs, les ventuelles remises doivent tre values et la conversion montaire en une devise unique de base (tel que spcifi dans le document de consultation) doit tre effectue. Si le fournisseur offre des remises pour commande/placement anticip(e) ou pour avance de paiement, celles-ci ne sont gnralement pas prises en considration lors de l'valuation, sauf si cela est indiqu clairement dans le document de consultation. Il est toutefois possible de profiter des remises si elles sont offertes par le fournisseur slectionn (en dautres termes, le fournisseur est slectionn sur la base du prix normal sans tenir compte des remises, mais au moment de passer la commande, il est possible de profiter des remises disponibles, dans la mesure du possible). Les remises sur quantits sont prises en compte dans lvaluation et doivent tre values en tant qu'offre spare. La comparaison finale des prix convertis en une devise unique doit tenir compte des erreurs corriges, des remises et de tout ajustement requis. Lors de l'valuation financire, une dviation sera considre comme srieuse si: le soumissionnaire n'accepte pas la correction de prix requise conformment la condition du document de consultation (auquel cas la garantie de soumission du soumissionnaire qui a prsent l'offre value comme la moins disante peut tre perdue), des lments financiers requis manquent, le soumissionnaire propose une quantit infrieure celle qui est requise.

Soumission deux enveloppes: Dans le cas de la mthode de soumission deux enveloppes, seul le prix propos par les soumissionnaires qui rpondent aux critres d'valuation technique est valu. Lorsque la mthode dvaluation par analyse cumulative est utilise, le score de la proposition financire est calcul selon la formule d'attribution des points (voir le chapitre 6.3.3 Mthode danalyse cumulative). Lors de l'valuation financire, une dviation sera considre comme srieuse si des lments financiers requis manquent ou ne correspondent pas aux besoins (par ex. si un nombre infrieur de jours de consultance sont proposs et tarifs).

84

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

6.4.6 Qualification du fournisseur Soumission une enveloppe: Dans le cas d'une soumission une enveloppe, la qualification du soumissionnaire a lieu aprs l'valuation financire et technique. C'est la raison pour laquelle ce processus est appel post-qualification. La post-qualification concerne uniquement le(s) soumissionnaire(s) ayant prsent l'offre value comme la moins disante et juge conforme sur le plan technique. La post-qualification consiste vrifier les antcdents du (des) fournisseur(s) identifi(s) pour l'adjudication du march au terme de l'valuation financire et technique, afin de s'assurer qu'il(s) est (sont) qualifi(s) et capable(s) de mener le contrat bien (autrement dit, que l'entit est financirement solvable, possde l'exprience requise, a une capacit de production suffisante, a une bonne situation dans la communaut des affaires, etc.). Si le processus d'valuation comprend un exercice de qualification du fournisseur, le document de consultation doit, dans un souci d'impartialit et de transparence, indiquer clairement: qu'une post-qualification du (des) soumissionnaire(s) ayant prsent l'offre techniquement conforme la moins disante sera entreprise; et les critres de qualification minimaux et l'tendue de la qualification du fournisseur; et que les offres des soumissionnaires qui ne rpondent pas aux critres de qualification seront rejetes.

Ltendue de la qualification du fournisseur doit tre raisonnable et proportionnelle la valeur du contrat et la complexit du cas en question. Les aspects suivants pourraient tre pris en considration aux fins de la qualification du fournisseur: 4) 5) 6) 7) les exigences lgales et rglementaires; les capacits techniques et lexprience; la capacit financire; la capacit institutionnelle et la charge de travail que le fournisseur est en mesure d'assumer.

Les soumissionnaires dont l'offre rpond tous les critres de post-qualification pour les articles ou lots pour lesquels ils ont prsent l'offre value comme la moins disante doivent tre recommands pour l'adjudication du contrat, puisqu'ils ont prsent l'offre substantiellement conforme la moins disante. Au minimum, tous les documents de consultation pour une passation de marchs d'une valeur suprieure 250.000 dollars amricains doivent contenir les critres de qualification des fournisseurs suivants: preuve que le soumissionnaire est lgalement constitu en socit dans le pays; par ex. au moyen d'un certificat de constitution en socit ou d'autres justificatifs (non requis pour les socits dj cotes en bourse au niveau national, rgional ou international); en cas de coentreprise, un accord de coentreprise juridiquement valide prcisant les participations financires de chacun des partenaires de la coentreprise; confirmation crite du soumissionnaire qu'il n'est ni suspendu par le systme des Nations unies ni exclu par le groupe de la Banque Mondiale; pour la passation de marchs relative des mdicaments: confirmation que les soumissionnaires recevables acceptent que l'acheteur inspecte leur site de production ou le site des fabricants des marchandises proposes avant l'adjudication du contrat, afin d'valuer la capacit du fournisseur/du fabricant mener le contrat bien conformment aux conditions spcifies dans le document de consultation. Cela peut inclure une inspection du contrleur gnral des mdicaments du pays, afin de vrifier si les installations de production des fournisseurs et de leurs fabricants continuent satisfaire aux exigences du certificat OMS-BPF dlivr pour ces installations; pour la passation de marchs relative des mdicaments: une copie de la licence de fabrication.

Pour la passation de marchs d'une valeur suprieure 500.000 dollars amricains, des critres supplmentaires relatifs la capacit financire, l'exprience et la capacit technique doivent tre inclus. Il convient de demander aux soumissionnaires de joindre leur offre les justificatifs correspondants. Exemples de critres relatifs la capacit financire, l'exprience et la capacit technique:
85

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

(a) Capacit financire:

1.

chiffre d'affaires annuel des ventes de XXXX pour la liste I, YYYY pour la liste II, etc. au cours d'une des trois dernires annes pour se qualifier pour une liste. Pour se qualifier pour plusieurs listes, le chiffre d'affaires doit s'lever la somme des chiffres d'affaires requis pour chaque liste. Ratio de liquidit: par ex. ratio de liquidit gnrale (actifs court terme/passif court terme) > 1, y compris justificatifs tels que bilans et tats financiers audits pour les trois dernires annes, accompagns du rapport d'audit, d'un certificat bancaire, etc. dment certifis par un expert-comptable. Justificatif attestant que le soumissionnaire a men bien, au cours des cinq dernires annes, au moins un contrat similaire de fourniture de marchandises correspondant au lot pour lequel il soumissionne. Chaque contrat men bien doit avoir une valeur d'au moins XXX dollars amricains pour le lot 1, XXX dollars amricains pour le lot 2, etc. et porter sur des produits comparables. Ce critre ne sera pas cumulatif en cas d'offres portant sur plusieurs listes. Coordonnes des banques commerciales et noms des personnes qui l'UNOPS pourrait demander des informations.

2.

3.

4.

(b) Exprience et capacit technique: 1. donnes d'enregistrement de la socit. Exprience en vue d'excuter les travaux: - liste de travaux similaires excuts pour d'autres clients, accompagne du dtail des contrats. - Preuve que le soumissionnaire possde une exprience dans la zone gographique. - Annes d'exprience dans l'excution des travaux: au moins YYY annes (le nombre d'annes doit tre slectionn avec soin; par ex. si le pays n'est en paix que depuis un an aprs une longue priode de guerre, l'exprience requise dans le pays ne doit, par exemple, pas tre de quatre ans). Comprhension des tches par le soumissionnaire et planification des travaux: - planification et mthodologie proposes, accompagnes d'un calendrier indiquant le nombre de jours de travail prvus pour chaque travailleur qualifi et non qualifi. - Plan de travail raliste, accompagn d'un plan d'urgence (qui intgre les difficults de la saison des pluies/saison sche/les aspects scuritaires/l'environnement post-conflit, etc.). - Plan de passation de marchs, accompagn du dtail des matriaux et de la main-d'uvre. Capacit du personnel excuter les travaux: - exprience dans la gestion de chantier et personnel technique propos pour le contrat. Minimum XXX annes d'exprience. - Informations relatives au personnel technique cl qui sera assign aux travaux (fournir CV). Capacit de gestion de la socit: - dtail de la structure de gestion de la socit. - Systme d'assurance qualit en place. Le soumissionnaire doit avoir produit et fourni avec succs des biens similaires hauteur d'au moins XX pour cent de la quantit mentionne pour chaque liste au cours d'une des trois dernires annes, et l'utilisation des biens doit avoir t satisfaisante et ceux-ci ne doivent pas avoir fait l'objet d'un rapport dfavorable. Le critre n'est pas cumulatif, autrement dit, si le soumissionnaire se qualifie pour une liste en ayant rpondu ce critre, alors il se qualifie pour toutes les listes avec des quantits infrieures. Dtail de l'exprience et des performances passes du soumissionnaire concernant les quipements proposs et des quipements de mme nature au cours des cinq dernires annes, et dtail des contrats en cours et d'autres engagements pertinents.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

86

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

8.

Certificats de clients attestant le fonctionnement satisfaisant des biens, tel que spcifi cidessus. Donnes attestant que le soumissionnaire possde la capacit de production ncessaire pour excuter le contrat et livrer les fournitures dans le dlai de livraison stipul, ou donnes attestant qu'il possde une capacit de production annuelle installe pour l'article en question afin de rpondre la demande sur le plan quantitatif. Pour se qualifier pour plusieurs listes, la capacit de production doit s'lever la somme des capacits de production requises pour chaque liste.

9.

10. Preuve que les activits de production/livraison du soumissionnaire ont t continues et qu'il a fourni des services aprs-vente pour des biens similaires ceux proposs au cours des trois dernires annes prcdant la date d'ouverture des plis. 11. Brve description, taye par les donnes adquates, de la capacit disponible et de l'exprience dans la production et la fourniture des produits requis dans les dlais spcifis aprs avoir honor tous leurs engagements en cours. 12. Confirmation que l'usine dispose de toutes les installations d'inspection et d'essai ncessaires et que celles-ci seront mises la disposition de l'acheteur et de son reprsentant pour inspection.

13. Pour la passation de marchs relative des mdicaments: confirmation que le soumissionnaire
a reu de l'autorit de rglementation (AR) dans le pays de production des biens, un certificat d'inspection BPF satisfaisant, conformment au systme de certification de l'OMS pour les produits pharmaceutiques entrant dans le commerce international, pour l'usine o les produits pharmaceutiques en question sont fabriqus et sont proposs la fourniture, ou que le soumissionnaire a t certifi par l'autorit comptente d'un pays membre de la Convention sur l'inspection des produits pharmaceutiques (PIC) et a dmontr qu'il respectait les normes de qualit susmentionnes au cours de l'anne prcdant la soumission de l'offre.

14. Pour la passation de marchs relative des mdicaments: au moment de la signature du

contrat, la socit adjudicataire devra avoir fourni un certificat de produits pharmaceutiques (COPP) valide, tel que recommand par l'OMS pour chaque mdicament et produit pharmaceutique propos. Le soumissionnaire doit joindre son offre un engagement spar cet effet.

15. Pour la passation de marchs relative des mdicaments: une dclaration de capacit de
production installe certifie par l'autorit de rglementation.

16. Pour la passation de marchs relative des appareils mdicaux: preuve de la conformit [pour
l'usine o les biens en question sont produits et proposs la fourniture] avec ISO 13485:2003 (ou FDA 21 CFR 820) au moyen d'une accrditation d'un organe de certification reconnu indpendant, et protocole d'essai de la qualit et de la dure de conservation des produits par le fabricant.

17. Le soumissionnaire divulguera des exemples de performances passes qui peuvent avoir
entran des poursuites son encontre et l'encontre des fabricants dont les produits sont proposs par le soumissionnaire, au cours des cinq dernires annes. Ces poursuites peuvent tre considres comme des antcdents de performances insatisfaisantes lors de la dcision d'adjudication du contrat. Si aucun exemple de performance passe n'a entran de poursuites, cela doit tre clairement indiqu dans l'offre du soumissionnaire. 18. Une liste reprenant les coordonnes compltes, y compris les sources disponibles et les prix courants de pices dtaches, outils spciaux etc. ncessaires au bon fonctionnement et au fonctionnement continu des quipements pendant une priode de xxxx annes suivant l'installation. Exemples de critres de qualification pour les soumissionnaires non-fabricants: (a) autorisation juridiquement excutoire du fabricant assurant des obligations de garantie totale, conformment aux conditions de l'offre, pour les biens proposs; et

87

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

(b) le soumissionnaire, autoris par les fabricants, doit avoir fourni et assur des services aprs-vente pour des biens similaires hauteur d'au moins 20 pour cent des quantits indiques dans les besoins de passation de marchs au cours d'une des trois (3) dernires annes, et les biens doivent fonctionner de manire satisfaisante. (c) Critres relatifs la capacit financire et l'exprience et la capacit technique du fabricant similaires ceux mentionns ci-dessus.

Mme lorsque les soumissionnaires rpondent aux critres de qualification ci-dessus, les documents de consultation doivent indiquer que les soumissionnaires seront disqualifis s'ils ont fourni des informations trompeuses ou fausses dans les formulaires, dclarations et pices jointes fournis en tant que preuves des critres de qualification; et/ou s'ils ont des antcdents de mauvaises performances telles qu'un contrat mal excut, des retards d'excution dmesurs, un historique des litiges inhabituel, des faillites financires, etc. En outre, le personnel du service de la passation de marchs peut accder aux rapports de solvabilit contenant des informations financires sur les soumissionnaires. Voir LTA pour le service de vrification des antcdents (cliquez ici). Lors de la phase de post-qualification, les offres doivent tre rejetes si les soumissionnaires ne rpondent pas aux critres de qualification minimaux. Quand des lots multiples sont valus, le document de consultation doit indiquer comment l'UNOPS attribuera les lots si un fournisseur ne rpond pas tous les critres de post-qualification. Cela est expliqu en dtail au chapitre 6.3.2, Mthode de loffre la moins disante, substantiellement conforme (appel d'offres, paragraphe 3). Soumission deux enveloppes: Dans le cas d'une soumission deux enveloppes, l'valuation technique de la proposition et la qualification du fournisseur ont lieu en mme temps. Voir chapitre 6.4.4 valuation technique. 6.4.7 Clarifications des fournisseurs En principe, les offres sont values sur la base des informations fournies dans loffre. Toutefois, aprs la soumission des offres, des clarifications sont parfois demandes aux fournisseurs afin dtre en mesure de mener un processus dvaluation appropri. Lobjectif de telles prcisions est de clarifier tous les aspects de loffre, et non d'y ajouter ou d'en supprimer certains aspects, ni de modifier des portions quelconques de l'offre. Des clarifications sur le contenu de loffre peuvent tre demandes, en tenant compte du principe de traitement juste et quitable des fournisseurs. Les fournisseurs ne sont pas autoriss changer le contenu de leur offre, mais simplement y apporter des documents historiques manquants ou des clarifications mineures permettant au panel dvaluation de comprendre pleinement loffre en vue deffectuer une valuation juste. Aucune modification du prix ou de la nature de loffre nest recherche, offerte ou permise , sauf dans la mesure requise pour permettre la correction derreurs arithmtiques dcouvertes par lUNOPS. Toutes les demandes de clarifications doivent inclure un dlai raisonnable. Si le soumissionnaire n'a pas fourni les informations requises ou n'a pas rpondu dans le dlai, l'offre doit tre refuse. Au cours des discussions de clarification, aucune information sur les offres dautres fournisseurs potentiels ne peut tre divulgue au fournisseur. Les discussions peuvent tre menes dans le cadre d une runion mais galement par voie de communication crite. Quelle que soit la manire dont elles sont menes, toutes les discussions sont rsumes par crit, de mme que les clarifications fournies, et archives en vue de consultations ultrieures. Il ne faut pas confondre demande de clarifications aux soumissionnaires aprs rception et ouverture des plis et modification des plis avant la date limite de soumission. Voir chapitre 0 pour de plus amples informations concernant la modification des offres. Il peut arriver que la mme personne reprsente plusieurs socits l'ouverture des plis. Lors de l'envoi de questions aux soumissionnaires au cours de l'valuation des offres, la personne ayant assist l'ouverture des plis au nom du soumissionnaire ne doit pas recevoir de copie des questions, car celle-ci pourrait tre transfre un concurrent par le reprsentant du soumissionnaire. Les questions ne doivent tre envoyes
88

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

qu'au soumissionnaire. Il est cependant acceptable que l'UNOPS informe le reprsentant du soumissionnaire que lUNOPS a envoy une question au soumissionnaire X, Y, Z qu'il reprsente, afin qu'il puisse assurer le suivi directement avec les soumissionnaires, mais le contenu de la question ne doit pas tre communiqu au reprsentant du soumissionnaire. 6.4.8 Plaintes et reprsentations Les rponses aux reprsentations et plaintes des soumissionnaires pendant (et aprs) l'valuation des offres doivent respecter ce qui peut ou ne peut pas tre divulgu, conformment au document de consultation. En fonction de la nature des plaintes et reprsentations reues, le prsident doit envisager de demander conseil au LPG avant de rpondre. En cas de suspicion d'abus, le prsident doit toujours envoyer les plaintes immdiatement au chef de la division oprationnelle concerne de l'UNOPS. 6.4.9 Indication de fraude potentielle Lors de l'valuation des offres ou des propositions, le panel d'valuation doit s'assurer qu'il n'y a aucun signe de fraude, d'entente illicite sur les prix ou d'actions suspectes de la part de certains soumissionnaires qui pourrait indiquer l'existence d'une entente. Vous trouverez ci-aprs des situations typiques indiquant un risque de connivence entre soumissionnaires: les listes sont rparties entre les soumissionnaires: un soumissionnaire propose le prix le plus bas pour la liste 1, l'autre pour la liste 2, etc. ou un soumissionnaire a remis un prix uniquement pour la liste 1, un autre soumissionnaire pour la liste 2, etc. Les garanties bancaires fournies par des soumissionnaires diffrents ont t mises par la mme banque et portent des numros de rfrence presque identiques: par ex. A-123 et A-124. Les informations relatives la proprit et la gestion de plusieurs soumissionnaires montrent que ces soumissionnaires ont les mmes directeurs, partenaires, propritaires, etc.

Lorsqu'il existe des signes clairs de connivence potentielle, l'UNOPS doit suivre les instructions fournies au chapitre 1.8.3 Comportement thique des fournisseurs et suspension des fournisseurs. 6.4.10 Identification de la socit adjudicataire Lors de lutilisation de la mthodologie de loffre la moins disante techniquement la plus acceptable (marchs dune valeur infrieure 50.000 dollars amricains uniquement, sauf quand le chapitre 11 s'applique), la socit prsentant loffre la moins disante dclare conforme est gnralement slectionne comme la socit adjudicataire. Cette mthodologie prvoit toutefois suffisamment de souplesse pour slectionner loffre technique la plus conforme au cas o aucune des offres ne viendrait tre pleinement conforme techniquement. Exceptionnellement, la slection dune offre dun prix plus lev peut tre justifie si la diffrence de prix est minime et que les qualits techniques de loffre slectionne dpassent de loin celles de loffre la moins disante. La slection dune offre autre que celle la moins disante exige une justification solidement documente. Lors de lutilisation de la mthodologie de loffre la moins disante substantiellement conforme , la socit adjudicataire est la socit ayant prsent loffre la moins disante dclare substantiellement conforme. Lors de lutilisation de la mthodologie dvaluation par analyse cumulative , le score total obtenu en incluant les propositions technique et financire est calcul pour chaque offre. La socit adjudicataire est celle qui aura prsent loffre obtenant le score total le plus lev. 6.4.11 Ngociations Les ngociations sont des discussions avec un fournisseur potentiel aprs slection mais avant l'adjudication de contrat, lobjectif est dassurer lUNOPS le meilleur rapport qualit/prix dans le processus de passation de marchs, sans compromettre le principe de traitement juste et quitable de tous les fournisseurs. Le thme des ngociations concernant les conditions dtailles dun contrat entre lUNOPS et un fournisseur est trait sparment au chapitre 8 Conclusion des contrats. En principe, des ngociations ne sont pas entreprises quand des mthodes formelles de consultation sont utilises. Cependant, dans de tels cas, des ngociations peuvent quand mme se justifier, par exemple si une seule offre a t reue et que le prix n'est pas jug comptitif, afin d'assurer le meilleur rapport qualitprix pour l'UNOPS. Les ngociations peuvent s'avrer trs efficaces en cas de contrats ngocis directement, afin de garantir des prix comptitifs.
89

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Les ngociations entre lUNOPS et le fournisseur sont confidentielles, et aucune information relative aux ngociations ne peut tre rvle par lune des parties. Pour les ngociations menes avec le(s) socit(s) adjudicataire(s), au moins deux personnes de l'UNOPS doivent tre impliques. Il est recommand que chacune de ces personnes reoive un rle jouer lors des ngociations et qu'avant les ngociations, les rles et responsabilits des personnes de l'UNOPS soient clairement dfinis pour assurer des rsultats optimaux. Au cas exceptionnel o des ngociations de prix sont entreprises aprs l adjudication du contrat, la Commission des marchs et/ou lautorit de la passation de marchs devront tre informs du rsultat des ngociations par soumission du procs-verbal des ngociations ou dautre documentation crite sur les discussions entreprises afin de complter les documents et assurer un historique de vrification appropri. Les ngociations avec le(s) fournisseur(s) sont effectues daprs certaines procdures, en f onction de la mthode de consultation: 6.4.11.1 Ngociations avec la socit adjudicataire selon la mthodologie danalyse cumulative (demande de propositions) Lobjectif des ngociations doffres slectionnes selon la mthodologie danalyse cumulative est dassurer que la proposition technique est conforme aux exigences et que la proposition financire est comptitive sur tous les aspects du prix. Les ngociations avec le fournisseur concernant le contenu de son offre peuvent seulement tre menes: 1) si elles sont prvues dans les documents de consultation, et 2) avec le fournisseur prsentant la proposition la moins disante conformment la section 6.4.10 cidessus, Identification de la socit adjudicataire Au cours des ngociations, les faiblesses de loffre doivent tre signales au fournisseur. Le fournisseur doit tre autoris apporter des modifications la proposition afin damliorer et de spcifier plus clairement le contenu de loffre. Toutefois, en aucun cas il n'est possible de modifier les exigences (ter mes de rfrence/spcifications/cahier des prescriptions techniques). Si les exigences sont modifies, le processus concurrentiel est annul et un nouveau processus de demande de propositions est engag sur la base des exigences rvises. S'il existe un motif valable, des ngociations de la proposition financire du fournisseur prsentant la meilleure offre, c.--d. l'offre ayant reu le plus grand nombre de points (aux niveaux technique et financier) peuvent tre autorises. Les ngociations avec les autres soumissionnaires ne sont pas autorises. Il convient de fournir une justification approprie expliquant pourquoi des ngociations sont menes dans ce cas particulier. En aucun cas des ngociations ne doivent avoir lieu dans la simple optique de rduire les prix puisque cela serait contraire au principe de traitement juste et quitable de tous les fournisseurs. Un motif valable pour la tenue de ngociations aprs une mthode formelle de consultation selon la mthode de l'analyse cumulative inclurait, sans limitation, les cas: 1) de restrictions budgtaires, o le budget disponible n'est pas suffisant pour acheter les articles requis; 2) o l'offre ayant obtenu le score le plus lev propose des services supplmentaires qui n'taient pas requis dans le document de consultation; 3) o l'allocation de subsistance journalire, les frais de dplacement, etc. ne sont pas conformes aux taux standards; ou 6.4.12 o il n'y a qu'une offre conforme et, la suite de l'analyse conformment au chapitre 6.7.1Justification du caractre raisonnable dun prix 4) Justification du caractre raisonnable dun prix, l'quipe d'valuation conclut que le prix propos n'est pas raisonnable.

90

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

6.4.12.1 Ngociations avec la socit adjudicataire selon la mthodologie de loffre la moins disante substantiellement conforme (appel doffres) Lorsque la slection est base sur la m thodologie de loffre la moins disante substantiellement conforme, les ngociations ne sont gnralement pas autorises. Sil existe un motif valable, les ngociations ne peuvent tre autorises quavec le fournisseur prsentant loffre la moins disante substantiellement conforme. Les ngociations avec les autres soumissionnaires ne sont pas autorises. Il convient de fournir une justification approprie expliquant pourquoi des ngociations sont menes dans ce cas particulier. En aucun cas des ngociations ne doivent avoir lieu dans la simple optique de rduire les prix puisque cela serait contraire au principe de traitement juste et quitable de tous les fournisseurs. Un motif valable pour la tenue de ngociations aprs une mthode formelle de consultation selon la mthode de loffre la moins disante substantiellement conforme serait, par exemple: 1) des restrictions budgtaires, qui rendraient le budget disponible insuffisant pour acheter larticle ou les articles ncessaires et inciteraient le fournisseur rduire ses prix, 2) loffre la moins disante substantiellement conforme, offre des services ou quipements supplmentaires qui ntaient pas exigs dans les documents de consultation, 3) des hausses de quantits marginales entranant des remises sur les quantits (la quantit propose peut tre augmente) ncessiteraient des ngociations avec le fournisseur slectionn, ou 6.4.13 s'il n'y a qu'une offre conforme et si, la suite de l'analyse conformment au chapitre 6.7.1 Justification du caractre raisonnable dun prix, Justification du caractre raisonnable dun prix 4) l'quipe d'valuation conclut que le prix propos n'est pas raisonnable. Toutefois, dans les cas o la quantit est augmente considrablement ou si le prix courant des produits risque de chuter ou a chut de faon consquente entre la date limite de soumission des offres et la date de la fin de l'valuation, un nouvel appel doffres doit tre envisag. 6.4.14 Meilleure offre finale (BAFO) 6.4.14.1 BAFO pour les offres slectionnes l'aide de la mthode de l'analyse cumulative La meilleure offre finale ( BAFO ) est une tape optionnelle dans la slection des offres en vue damliorer la concurrence et dassurer ainsi le meilleur rapport qualit/prix pour lUNOPS. La BAFO ne peut tre utilise dans le contexte d'une demande de propositions que s'il existe un motif valable, c.--d. si les offres reues atteignent peine le seuil minimal et qu'aucune socit adjudicataire n'est clairement identifie, ou si les offres contiennent des ambiguts, des erreurs videntes, des dficiences, etc. Tous les membres de l'quipe d'valuation doivent accepter d'opter pour une BAFO avant qu'elle puisse tre tablie. La BAFO est un outil complexe et haut risque, qui ne doit tre utilis que dans des cas spciaux et par un personnel disposant dune exprience considrable dans les domaines de lvaluation et de la ngociation. Au terme de lvaluation densemble, le panel dvaluation peut dcider dentreprendre des ngociations concurrentielles avec tous les fournisseurs ayant atteint le seuil de lvaluation technique, pour garantir une concurrence relle. Lobjectif de la BAFO est de clarifier les ambiguts, de corriger les erreurs videntes, de signaler les faiblesses et les insuffisances, et gnralement , de chercher des amliorations loffre technique et financire. Quand les conditions de demande d'une BAFO sont runies, le prsident de l'quipe d'valuation doit envoyer une demande crite tous les fournisseurs qualifis afin qu'ils prsentent leur meilleure offre finale avant une date et une heure donnes, la suite de leur proposition initiale. Les fournisseurs doivent tre informs des faiblesses de leur offre et que les augmentations de prix ne seront pas acceptes, et s'ils refusent de modifier les conditions de leur proposition originale, cette dcision ne les disqualifiera pas. Les fournisseurs doivent disposer dune priode suffisante pour soumettre leur BAFO, en tenant compte de la complexit de la dcision de passation de marchs. Si la valeur financire de la proposition est suprieure 50.000 dollars amricains, la BAFO doit tre envoye une adresse lectronique ou un numro de fax scuris(e).

91

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

La demande dune BAFO ne doit contenir aucune information concernant lvaluation ni aucune information sur les chances dadjudication du contrat. la rception des BAFO de la part des fournisseurs, le panel dvaluation se runit nouveau, met jour lvaluation technique et financire, selon les besoins, et effectue une comparaison f inale des offres concurrentes. 6.4.14.2 BAFO pour les offres slectionnes l'aide de la mthode de l'offre la moins disante substantiellement conforme La meilleure offre finale pour les offres slectionnes l'aide de la mthode de l'offre la moins disante substantiellement conforme ne peut tre utilise que lorsque les offres les moins disantes substantiellement conformes proposent exactement le mme prix et qu'il n'est pas possible pour l'UNOPS d'identifier une socit adjudicataire. Dans de ce cas, l'objectif de la BAFO est de permettre l'UNOPS de prendre une dcision de slection. Quand les conditions de demande d'une BAFO sont runies, le prsident de l'quipe d'valuation doit envoyer une demande crite aux soumissionnaires ayant prsent les offres les moins disantes substantiellement conformes afin qu'ils prsentent leur meilleure offre finale avant une date et une heure donnes. Les soumissionnaires doivent tre informs que: ils ne sont pas autoriss modifier les spcifications des produits proposs; ils ne sont pas autoriss modifier les conditions de l'offre (dlai de livraison, conditions spciales, etc.); seul le prix peut tre modifi.

Les fournisseurs doivent disposer dune priode suffisante pour soumettre leur BAFO. La demande dune BAFO ne doit contenir aucune information concernant lvaluation ni aucune information sur les chances dadjudication du contrat. Si la valeur financire de l'offre est suprieure 50.000 dollars amricains, la BAFO doit tre envoye une adresse lectronique ou un numro de fax scuris(e). la rception des BAFO de la part des fournisseurs, le panel dvaluation se runit nouveau, met jour lvaluation financire, selon les besoins, et effectue une comparaison finale des offres conc urrentes. 6.4.15 Rapport dvaluation Les rsultats de lvaluation des cotations/offres/propositions et la qualification du fournisseur sont recueillis dans un tableau dvaluation et rsums dans le rapport dvaluation. L'utilisation du modle de rapport d'valuation des offres, disponible sur l'intranet, est recommande dans un souci de cohrence et afin de rduire les risques d'erreurs. Le rapport d'valuation qui rend compte du processus d'valuation doit tre sign par tous les membres du panel d'valuation, paraph chaque page ( l'exception des annexes historiques telles que la RFQ/l'ITB/la RFP, les amendements, les notes de clarification, etc.) par au moins deux membres du panel et archiv en vue de consultations ultrieures. Le rapport d'valuation doit tre dat et identifier le processus auquel il fait rfrence, et le nom de chaque signataire doit tre imprim sous la signature. Le rapport dvaluation sert plus tard pour recommander ladjudication. Un rapport dvaluation contient gnralement une synthse du processus dvaluation et des tapes individuelles dcrites ci -dessus, notamment l'attribution de points chaque offre, si tel est le cas. Les critres d'valuation importants doivent tre reflts dans le rapport d'valuation. Les rejets, cas de non-conformit et clarifications doffres doivent tre indiqus clairement et accompagns dune liste indiquant le classement final des offres et le raisonnement explicitant comment la (les) meilleure(s) offre(s) a (ont) t slectionne(s). Dans les cas o la mthode d'valuation est l'offre la moins disante techniquement la plus acceptable ou l'offre la moins disante substantiellement conforme , il convient de veiller particulirement ce que les motifs de disqualification des offres proposant des prix infrieurs l'offre retenue figurent clairement dans le rapport. S'il y a moins de trois offres conformes, le rapport d'valuation doit inclure une analyse dterminant si le prix propos est raisonnable (voir chapitre 6.7.1 Justification du caractre raisonnable dun prix , ci-aprs).
92

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Pour la passation de marchs relative des marchandises, si les offres ont t reues avec les Incoterms FCA et CPT, le rapport d'valuation doit expliquer comment l'quipe d'valuation a tabli que l'incoterm retenu pour l'adjudication tait le plus avantageux pour l'UNOPS. Le rapport dvaluation est un document interne de lUNOPS qui ne doit pas tre distribu des individus autres que ceux impliqus dans le processus de passation de marchs en question. valuation des marchandises Manuel et rapport (mthode de l'offre la moins disante substantiellement conforme) valuation des services Tableau (mthode de l'analyse cumulative) valuation des travaux Tableau (mthode de l'offre la moins disante substantiellement conforme) 6.4.16 Fournisseurs avec des rclamations, des litiges et des contentieux en suspens Au cas o lUNOPS aurait avec un fournisseur un litige, une rclamation ou tout autre contentieux en suspens qui compromettrait ou remettrait en question la capacit du fournisseur excuter ses prestations ou qui rendrait lexcution des prestations incompatible avec la bonne rsolution de tout litige, le Directeur du Procurement Practice Group (PPG), aprs avoir consult le conseiller juridique, peut ordonner lensemble du personnel de lUNOPS de sabstenir de toute ac tivit de passation de marchs avec ledit fournisseur, jusqu ce que laffaire soit rsolue ou du moins quelle ne soit plus considre comme litigieuse. Il incombe chaque chef de division de l'UNOPS de faire en sorte quun tel fournisseur ne fasse pa s partie des activits de passation de marchs de lUNOPS et quaucun contrat ne lui soit adjug. Il incombe au PPG de faire part lensemble du personnel concern de lUNOPS des noms des fournisseurs avec lesquels lUNOPS ne doit pas traiter. De mme, il incombe chaque chef de division de l'UNOPS dinformer le Directeur du PPG de tout litige ou rclamation entre un fournisseur et la division correspondante de lUNOPS. Le Directeur du PPG prendra les mesures ncessaires pour rsoudre le problme. Une fois le litige ou la rclamation rsolu, le Directeur du PPG fait savoir lensemble du personnel concern de lUNOPS ainsi quau fournisseur en question quand et dans quelle mesure la candidature du fournisseur pourra tre tudie dans le cadre dactions ultrieures de passation de marchs.

6.5

Retrait aprs la date limite de dpt des soumissions

Le retrait des soumissions aprs la date limite annonce n'est en principe pas honor et, dans de tels cas, lUNOPS ouvre et value loffre retire avec les autr es offres. Si le fournisseur a fourni une garantie de soumission, lUNOPS la retient. Si loffre est slectionne aprs une valuation, la garantie de soumission devra tre encaisse, moins que le fournisseur ne veuille fournir les marchandises/services/travaux offerts dans sa soumission dorigine. Si aucune garantie de soumission na t demande, le problme est rsolu au travers de ngociations. Une assistance juridique doit tre demande auprs du LPG, si ncessaire. Toutefois, dans certains cas, lorsque le fournisseur est en mesure de justifier le retrait de sa soumission, lUNOPS peut l'accepter aprs la date limite de dpt des soumissions. Une justification acceptable pourrait, par exemple, tre le cas dun fournisseur slectionn pour dautres mi ssions en mme temps et ne disposant pas des capacits suffisantes pour entreprendre la mission de lUNOPS. Sil sagit dun imprvu pour le fournisseur, lUNOPS pourrait accepter que ce dernier retire sa soumission dans la mesure o le fait de notifier lUNOPS de son problme de capacit pourrait tre considr comme une action responsable de la part du fournisseur. Par ailleurs, il convient de considrer sil est dans lintrt de lUNOPS denjoindre le fournisseur de maintenir son offre une fois que cette dernire a t retire, en raison de la probabilit de sa performance insuffisante, par exemple, en raison de labsence de capacits suffisantes pour raliser la mission. Qu'il soit justifi ou non, le retrait dune soumission aprs la date limite de dpt annonce est pris trs au srieux. En labsence de mesures prises par lUNOPS, les fournisseurs pourraient conjecturer sur le processus dappel doffres en soumettant des offres favorables, puis en les retirant si les conditions du march changeaient leur dsavantage (par exemple, si les prix courants du produit augmentaient partir de la date limite de dpt des soumissions). Par consquent, dans les cas o les offres sont retires aprs la date limite, les fournisseurs sont avertis par crit du f ait que cette dcision nest pas acceptable pour lUNOPS et quelle peut leur valoir dtre exclus de futurs appels doffres de lUNOPS. Un deuxime avertissement lencontre dun fournisseur peut entraner son exclusion de futurs appels doffres de
93

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

lUNOPS. Le personnel du service de la passation de marchs doit consulter un juriste avant d'mettre un tel avertissement.

94

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

6.6

Modification des offres

Les fournisseurs peuvent modifier leurs offres par crit avant la date limite de dpt des soumissions. La modification doit tre prsente conformment aux instructions de prsentation des soumissions et traite comme toute autre offre par lUNOPS. Aucune modification de loffre aprs la date limite de dpt des soumissions nest accepte, moins que cette modification ne soit due des erreurs ou des omissions videntes comme celles mentionnes cidessous, et que les instructions aux soumissionnaires autorisent de telles corrections. La liste suivante numre les erreurs et les omissions les plus courantes et la manire dont elles devraient tre traites: 1) Erreurs de totalisation du prix: les prix unitaires prvalent lorsque des erreurs de totalisation ont t faites. 2) En cas de divergence entre les montants en chiffres et les montants en lettres, les montants en lettres prvalent. 3) Erreurs apparentes de prix: lUNOPS nest pas responsable des erreurs de prix faites par des fournisseurs. LUNOPS vrifiera toutefois les prix dans les cas o il existe une raison de supposer quil y a une erreur (prix trop bas, trop haut, etc.). Le fournisseur est par la suite averti que la rvision du prix dorigine est interdite, et que la non-conformit entranera un rejet de l'offre. Si le fournisseur confirme que le prix dorigine est correct, lvaluation peut se poursui vre sans question complmentaire. Toutefois, si le fournisseur reconnat que le prix est incorrect, l'offre doit tre rejete, afin dadhrer au principe de traitement juste et quitable de tous les fournisseurs. La communication avec les fournisseurs doit se faire par crit et doit tre archive en vue de faciliter les audits. 4) Dfaut d'informations de la part du fournisseur: le rejet immdiat de loffre ne devrait normalement pas tre requis, du moment que ce dfaut ne constitue pas une divergence substantielle (voir chapitre 6.4.2, Divergence substantielle 5) ).Si le fournisseur ne fournit pas linformation sur demande, dans un dlai fix, loffre est rejete.Le fournisseur en est notifi en consquence par crit et lensemble de la correspondance est archiv.

6.7

Examen d'une offre reue dans une situation d'exception la concurrence

Si un contrat direct se justifie (voir chapitre 4.4.1, Exceptions), le contrat est ngoci directement avec le fournisseur. Un contrat direct implique d'engager un fournisseur ou un contractant en vue de fournir des marchandises, des services ou des travaux de gnie civil sans concurrence (source unique). Le contrat est ngoci directement avec le fournisseur. Cela implique aussi une prslection si le contractant a dj t repr par la source de financement. Loffre du fournisseur doit nanmoins tre prsente par crit, sur la base des informations fournies par lUNOPS (de prfrence au moyen de lun des documents de consultation standards de lUNOPS). L'offre doit tre value selon des critres d'valuation tablis, de la mme manire que lors d'un processus de slection. Lobjectif dune telle valuation est de vrifier si loffre est dune qualit acceptable, un prix justifiable. Le fait quaucune comparaison doffres nexiste rend plus difficile dvaluer loffre et den identifier les faiblesses potentielles. En vue dassurer la qualit de l'offre, elle doit tre value en tant que substantiellement conforme/non conforme, ou selon un seuil de points techniques tabli. Elle n'est accepte que si elle est considre substantiellement conforme ou si le score est suprieur au seuil de points techniques indiqu. 6.7.1 Justification du caractre raisonnable dun prix Une valuation financire est entreprise afin de garantir que le prix est quitable et raisonnable. Elle peut tre effectue en ralisant une analyse du prix par rapport au cot. Certains critres peuvent tre utiliss pour dterminer si le prix est quitable et raisonnable, savoir: comparaison avec le prix du march (c.--d. les prix proposs par d'autres fournisseurs du mme produit/service ou d'un produit/service similaire
95

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Comparaison avec les prix de catalogue Comparaison avec les prix de LTA valides Prix historique, cest--dire comparaison du prix actuel avec le prix pay dans le pass rcent pour le mme produit ou un produit similaire Si loffre est la mme que pour un autre client comparable Dans le cas d'une offre sur mesure, si la ventilation des cots montre que le prix est quitable et raisonnable

Si, aprs analyse, le comit d'valuation estime que le prix n'est ni juste ni raisonnable, l'UNOPS recherchera une concurrence ou ngociera avec le fournisseur afin de tenter de faire baisser le prix. 6.7.2 Ngociations de contrats proposs dans des situations d'exceptions la concurrence Dans la mesure o aucun processus dappel doffres na eu lieu, des ngociations doivent tre entreprises avant ladjudication, afin de garantir le meilleur rapport qualit/prix en obtenant des prix et des produits comptitifs. Aucun processus d'appel d'offres n'ayant eu lieu, lUNOPS na aucune preuve immdiate que le produit offert est dun prix et dune qualit acceptables. tant donn quaucune comparaison doffres na t effectue au cours du processus dvaluation, lUNOPS doit faire tout son possible pour justifier la slection et garantir que le cot est raisonnable en essayant dobtenir les conditions les plus favorables pour chaque aspect de loffre du fournisseur. Les tudes de cots, lobtention dinformations commerciales, les consultations dexperts, la vrification des rfrences du client sont des activits essentielles qui doivent tre ralises avant ces ngociations.

96

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

7 Examen de la passation de marchs et adjudication du contrat

Toutes les activits de passation de marchs font lobjet dun processus d'examen avant l adjudication afin de garantir le respect des rglementations, des rgles, des politiques et des procdures applicables. Lexamen dtermine si les procdures appropries ont t suivies ou non, fournit des justifications lorsque les procdures ne sont pas entirement respectes, fournit une synthse de lactivit de passation de marchs et garantit que toutes les informations pertinentes requises en vue dattri buer un contrat sont fournies lautorit de la passation de marchs (PA). Ladjudication est la dcision autorisant ltablissement dun contrat avec un fournisseur slectionn ou un prestataire individuel. Lexamen et ladjudication comportent les tapes suivantes : 1) Prparation de la soumission en vue de lexamen et de ladjudication 2) Examen et recommandation lautorit de la passation de marchs 3) Adjudication par lautorit de la passation de marchs

7.1

Prparation de la soumission en vue de lexamen et de ladjudication

Afin de faciliter le processus dexamen et ladjudication ultrieure par lautorit de la passation de marchs, une documentation doit tre prpare. Cette documentation permettra de rsumer lactivit de passation d e marchs, notamment toutes les dcisions prises, fournir une justification adapte chaque fois que les procdures standards n'ont pas t strictement suivies, tablir la manire dont lactivit de passation de marchs a respect les principes de passation de marchs ainsi que lensemble des politiques et procdures applicables. La documentation constitue une partie importante du dossier de passation de marchs et il convient dassurer que celle-ci dresse un tableau complet et exact du processus rel. Plusieurs documents standards existent, selon quils soient prsents directement lautorit de la passation de marchs ou qu'ils passent par une Commission des marchs qui formule une recommandation l'attention de lautorit de la passation de marchs. Les formats standards doivent tre utiliss. La documentation doit tre prpare par le personnel responsable du processus de passation de marchs. Cette mme personne est tenue de garantir que les informations sont correctes. La soumission doit tre clarifie au pralable par le conseiller en passation de marchs pour la passation de marchs dont la valeur est gale ou suprieure 50.000 dollars. Lapprobation doit tre fournie par : - le chef de lunit oprationnelle (habituellement les directeurs des centres dinformation (OC), les responsables des centres de projet (PC), les responsables de groupements) pour les soumissions au LCPC. - le Directeur rgional ou un Directeur de sige social (HQ) ou encore son fonctionnaire dsign ( l'exception du FPP et des directeurs IAIG) pour les soumissions au HQCPC. Pour les demandes dadjudication ncessitant un examen HQCPC/LCPC, veuillez contacter le systme HQCPC en ligne et vous reporter au Chapitre 7.2.2, Porte de lexamen des commissions des marchs de l'UNOPS pour les divers seuils du HQCPC/LCPC. Pour toute autre demande, veuillez utiliser des formulaires dorganisation standards. Demande dadjudication/Note au dossier (Informel - Moins de 50.000 dollars amricains) Demande dexamen et d'adjudication (Comptitif Moins de 250.000 dollars amricains pas dexamen HQCPC/LCPC ncessaire) Demande dexamen et d'adjudication (Prestataire pr-slectionn Moins de 250.000 dollars amricains pas dexamen HQCPC/LCPC ncessaire) Pour les demandes dadjudication relatives aux ICA, veuillez vous reporter D.O.21. Facteurs importants :

97

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

a.

Soumissions lautorit de la passation de marchs : Lorsque moins de trois offres ou propositions conformes ont t reues en plus de lutilisation des mthodes formelles de consultation, pour garantir une concurrence relle, la demande d'adjudication doit inclure ce qui suit : - raisons pour le manque dau moins 3 offres conformes ; et ; - justification du caractre raisonnable du prix (par le biais dune tude de march, analyse comparative avec des prix dachat prcdents, comparaison avec les cours de march, etc.) et ; - plan daction pour amliorer la comptitivit du march lavenir.

Il relve de la responsabilit du conseiller en passation de march des diverses units oprationnelles de mener un examen trimestriel des cas o le nombre doffres et/ou des propositions conformes reues sont infrieures trois et pour lesquelles les contrats ont t signs sans rvision du CPC. Le conseiller en passation de marchs conseille les units oprationnelles sur les actions suivre pour rduire les risques de manquement de comptition relle. Le conseiller en passation de marchs fournit chaque anne un rsum de lexamen, du plan dactions et des rsultats au Directeur, au PPG. b. Questions considrer lors de la soumission dune demande pour examen du HQCPC/LCPC : Formulaires de soumission complets : Un soin tout particulier doit tre accord pour remplir le formulaire de soumission en ligne, vous assurant que les soumissions sont compltes et que les informations ne se contredisent pas. Une soumission incomplte ou qui contient des informations contradictoires conduit souvent le HQCPC/LCPC rechercher des clarifications, occasionnant ainsi un travail supplmentaire et ralentissant la procdure dexamen. Chaque champ obligatoire dans la soumission doit tre rempli. Notamment : Les soumissions au regard de plus dun prestataire : lunit qui soumet doit spcifier quels sont les lots/emplois du temps/articles proposs ladjudication pour chaque prestataire ; Modifications : le montant total des contrats proposs doit correspondre la nouvelle demande d'adjudication mais doit exclure la valeur de toute adjudication dj effectue. Les adjudications prcdentes ainsi que ladjudication demande constituent la valeur cumule du contrat ; Liste restreinte : Une justification adquate doit tre fournie lorsquun nombre infrieur dinvits au nombre minimal recommand a t prslectionn en remplissant le champ appropri dans le modle de liste des candidats prslectionns Une source didentification des fournisseurs (UNGM, bnficiaires, etc.) doit tre indique laide dastrisques comme spcifi dans le modle de liste des candidats prslectionns ; Temps consacr la consultation : un temps de consultation plus court que celui recommand doit tre justifi et une explication valable doit tre fournie ; Retards : les retards entre la rception et l'ouverture des plis ou entre l'ouverture des plis et le dbut de l'valuation doit tre justifi par crit ;

Pices jointes la soumission : Tout justificatif ncessaire doit tre tlcharg avec la soumission afin que la soumission au HQCPC/LCPC soit complte. Toute nouvelle recommandation mise par le Prsident de la Commission des marchs de lUNOPS (HQCPC) concernant le contenu des soumissions doit tre suivie.

7.2

Examen et recommandation lautorit de la passation de marchs

Toute passation de marchs dune valeur infrieure au seuil requis pour un examen par la Commission des marchs est directement prsente lautorit de la passation de marchs correspondante pour adjudication. Conformment au Rglement Financier et aux Rgles de Gestion Financire, une Commission des marchs a t mise en place dans le but de formuler des recommandations crites l'ECPO pour tout contrat ou srie de contrats dune valeur estime suprieure ou gale au seuil requis pour lexamen.
98

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

De plus, l'ECPO pourra tablir une commission locale des marchs (LCPC) dans les bureaux locaux afin de formuler des recommandations crites au Directeur rgional dans la limite du seuil de lautorit dlgue indiqu dans le tableau 4. Chaque Directeur rgional peut dcider de crer un panneau dexamen local afin de lui formuler des recommandations crites au titre des adjudications proposes ne ncessitant pas dexamen de la part du LCPC, dans la limite des seuils indiqus dans le tableau 4 ci -aprs. Lorsque le Directeur rgional a dcid dutiliser ce panneau dexamen local, il doit communiquer clairement les exigences concernant le calendrier et la manire dont les soumissions doivent tre effectues. Un tel panneau ne doit pas constituer une Commission des marchs destine au Manuel de passation de marchs ou au Rglement Financier et aux Rgles de Gestion Financire. Les commissions des marchs examinent le processus de passation de marchs pour garantir le respect du Rglement Financier et des Rgles de Gestion Financire, ainsi que des politiques, procdures et instructions de lUNOPS. Par ailleurs, les commissions des marchs fournissent des avis et recommandations crits lautorit de la passation de marchs concerne. Les comits nattribuent pas les contrats mais remplissent plutt une fonction dexamen et de conseil. Lexamen de la Commission des marchs nest pas exig lorsque la source de financement provient du systme des Nations unies, y compris des institutions financires internationales, telles que la Banque Mondiale, et quelles ont dj examin le processus dvaluation et adjug le contrat en accord avec leurs procdures internes et affirm par crit quelles navaient aucune objection la signature du contrat. Toutefois, lorsque la source de financement est une institution financire internationale comme la Banque Mondiale, la renonciation lexamen de la Commission des marchs fait lobjet dune lettre du signataire de laccord relatif au projet ou du fonctionnaire ayant le mme grade que le signataire de laccord relatif au projet stipulant quau titre de leurs propres procdures, la non -objection de linstitution financi re internationale est suffisante en elle-mme pour ladjudication dun contrat et quun examen spar par la Commission des marchs de lUNOPS nest pas ncessaire. Dans de telles situations, le contrat ne peut tre sign qu la condition que lindividu ait au minimum un niveau 3 de dlgation dautorit. Le signataire du contrat doit sassurer que la non-objection de linstitution financire internationale soit mise par crit et que le montant total des contrats signs face au regard de la non-objection nexcde pas le montant de la non-objection. En outre, lapprobation de toute augmentation de quantit dans la limite de la tolrance spcifie dans les documents de consultation, lorsque la non-objection pour l'adjudication de contrat a dj t fournie par crit par la source de financement, soit une organisation des Nations unies soit une institution financire internationale, telle que la Banque Mondiale, ne ncessite pas d'examen de la Commission des marchs. Demande lECPO de ltablissement dune commission locale des marchs (LCPC) 7.2.1 Objectif des commissions des marchs Les commissions des marchs garantissent que laction de passation de marchs propose est conforme au Rglement Financier et aux Rgles de Gestion Financire, aux politiques, procdures et instructions. Les commissions des marchs examinent le processus de passation de marchs pour garantir quil est quitable, concurrentiel et transparent, quil offre le meilleur rapport qualit/prix et quil est en ligne avec les meilleures pratiques de passation de marchs. Enfin, les commissions des marchs veillent ce que le soumissionnaire confirme que les fonds appropris sont disponibles pour couvrir le cot du contrat propos. Conformment ce qui prcde, les commissions des marchs ne sont pas chargs dexaminer l'adquation ou la ncessit de lexigence requise dans le cadre de laction de passation de marchs propose, ni d'apporter des conseils ce sujet. Une telle responsabilit relve du personnel UNOPS en charge de lapprobation de la demande daction de passation de marchs. Le Directeur excutif dtermine la composition et les termes de rfrence de la Commission des marchs de lUNOPS (HQCPC) par lmission de directive(s) organisationnelle(s). AI/EO/2010/02 Passation de marchs Instructions Directive organisationelle No. 16 rv.1 Procurement Framework

99

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

7.2.2 Porte de lexamen des commissions des marchs Les commissions des marchs examinent les soumissions et formulent des recommandations crites l'ECPO (dans le cas du HQCPC) ou au Directeur rgional appropri (dans le cas du LCPC) sur les actions de passation de marchs de lUNOPS dans les catgories mentionnes ci -dessous. Depuis les bureaux dcentraliss o des Comits Locaux des Contrats et des Biens ont t tablis, ces derniers remplacent la commission des marchs de lUNOPS pour les catgories correspondant leurs seuils montaires : La porte de lexamen des commissions des marchs en matire de passation de marchs comprend comme suit : 1) Les adjudications proposes un fournisseur ou un prestataire individuel, relatives une seule demande pour un projet ou un objectif spcifique, ou une srie de demandes relatives au mme projet ou objectif spcifique, dont la valeur cumule est suprieure ou gale 250.000 dollars amricains au cours des 12 mois passs (voir le tableau 4 ci-aprs). Si au cours des 12 derniers mois, une recommandation dagrment par le HQCPC (approuve par l'ECPO) a t effectue et un contrat sign pour le fournisseur pour un projet ou un objectif identique, le montant total doit tre calcul compter du moment o lavis crit t sign par le HQCPC et approuv par l'ECPO. Le montant approuv par lECPO pour ladjudication de contrats et de lensemble des adjudications prcdentes doit tre exclu dans le but de calculer le montant total, p.ex. la dernire recommandation dagrment par le HQCPC (approuv par l'ECPO) au cours des 12 derniers mois rinitialisera le total zro. Ce qui prcde sapplique galement aux adjudications proposes suite la prslection par la source de financement ; 2) Les adjudications proposes relatives une seule demande pour un projet ou un objectif spcifique, ou une srie de demandes relatives au mme projet ou objectif spcifique, qui constituent le rsultat de lexception lutilisation des mthodes formelles de consultation, ont une valeur cumule suprieure ou gale 50.000 dollars amricains au cours des 12 mois passs ; 3) Les amendements ou sries damendements aux contrats, dun montant cumul de 50.000 dollars amricains (voir tableau 4 ci-aprs) ou qui augmenteraient le montant du contrat pralablement recommand par le comit de plus de 20 pour cent, au cas o celui-ci serait plus bas. Ceci est indpendant du fait que cette augmentation ait t envisage dans les documents de consultation d'origine ; 4) Les contrats proposs d'une valeur quelconque, raisonnablement susceptibles de dboucher sur une srie de contrats, dont le montant total pourrait tre suprieur 250.000 dollars amricains (voir tableau 4 ci-aprs) ; y compris les contrats quantit indfinie o il est possible que la valeur dachat excde les 250.000 dollars amricains. 5) Accords long terme (LTA) : Les accords long terme tablis par une unit oprationnelle peuvent ventuellement tre utiliss par dautres units oprationnelles, ainsi, le montant cumul sur une priode de 12 mois pour le mme objectif peut excder 250.000 dollars amricains. Par consquent, ltablissement de tout accord long terme doit tre rvis par le HQCPC et approuv par l'ECPO, lexception des accords long terme valides qui ont t tablis par dautres organisations des Nations unies (voir chapitre 4.4, Exception lutilisation des mthodes formelles de consultation) ; 6) Lexamen de situations post facto et rtroactives dune valeur suprieure ou gale 50.000 dollars amricains (voir tableau 4 ci-aprs), afin de fournir lautorit de la passation des marchs des conseils sur la rgularisation dactions non conformes aux processus dexamen et d adjudication tablis, et/ou lacceptation de charges par rapport aux budgets appropris. 7) Toutes autres affaires relatives la passation de march, y compris les questions de politique, pouvant tre confies au comit par le Directeur excutif, par l'ECPO (dans le cas dun LCPC) ou au Directeur rgional appropri ; 8) Pour les demandes dadjudications multiples au cours du mme exercice de consultation, le HQCPC/LCPC examinera uniquement les adjudications de contrat proposes pour lesquelles les valeurs de contrat recommandes se trouvent infrieures aux seuils du HQCPC/LCPC, moins que les adjudications des divers lots soient inter-relis ; p.ex. une offre dun soumissionnaire tant trop faible pour un certain nombre de lots la qualifie uniquement pour un nombre de lots infrieur en raison de questions relatives la post-qualification, comme la capacit, le roulement etc. Dans de tels cas, lexamen HQCPC/LCPC est requis pour tous les soumissionnaires. Lorsque ladjudication de lots nest pas inter-relie, la recommandation dans le cadre de ladjudication du contrat doit tre
100

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

soumise l'autorit de la passation de marchs correspondante pour les montants infrieurs aux seuils du HQCPC/LCPC. Lorsquil est ncessaire de demander lavis de la Commission des marchs, aucun engagement ne peut tre conclu avant que celui-ci ne soit prsent et pris en compte par lautorit de la passation de marchs correspondante.

101

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Tableau 4 : Seuils pour l'examen de la Commission des marchs (HQCPC or LCPC) CONTRATS BASES SUR LUTILISATION DES MTHODES FORMELLES DE CONSULTATION, CONTRATS APRS PRSLECTION SEUIL HQCPC : partir de 250.000 dollars amricains compris LCPC : partir de 250.000 dollars amricains 1 compris jusqu 500.000 dollars amricains exclus (ou 1M dollars amricains exclus pour tous les bureaux o le niveau 4 de dlgation dautorit a t accord lautorit de la passation de marchs). Tous les accords long terme doivent tre examins par le HQCPC, quelque soit le montant estim et la mthode de consultation.
1

CONTRATS BASES SUR LEXCPTION A LUTILISATION DES MTHODES FORMELLES DE CONSULTATION, AMENDEMENTS, POST FACTO ET CAS RTROACTIFS SEUIL HQCPC (pour les units oprationnelles sans LCPC) : partir de 50.000 dollars amricains compris. LCPC : A partir de 50.000 dollars amricains jusqu 250.000 dollars amricains exclus. Tous les accords long terme doivent tre examins par le HQCPC, quelque soit le montant estim et la mthode de consultation.

: La limite suprieure pour lexamen LCPC peut tre augmente jusqu 1.000.000 dollars amricains ; cependant cela requiert une demande soumise par le Bureau rgional (voir intra.unops.org/HQCPC) dun seuil suprieur avant lexamen HQCPC et lapprobation de l'ECPO. Aucune limite suprieure nexiste pour lexamen HQCPC. Pour les valeurs de passation de marchs infrieures aux seuils HQCPC/LCPC, comme indiqu dans le tableau ci-dessus, lapprobation de l'adjudication du contrat doit tre obtenue du personnel possdant une dlgation dautorit (voir le chapitre 1.5, autorit de la passation de marchs). Les modles de demande dapprobation dadjudication de contrat sont fournis au chapitre 7.1, Prparation de la soumission en vue de lexamen et de ladjudication.

7.3

Adjudication

Les contrats sont adjugs par lautorit de la passation de marchs correspondante d'aprs les recommandations dune Commission des marchs, le cas chant. Lautorit de la passation de marchs attribue ou non un contrat au fournisseur slectionn ou prestataire individuel, sur la base des recommandations reues. Une adjudication peut tre soumise au pralable au respect des conditions. Dans les cas o lautorit de la passation de marchs choisit de ne pas suivre la recommandation de la Commission des marchs, lautorit de la passation de marchs est tenue d'enregistrer la raison de cette dcision dans une dclaration crite, qui est archive avec le compte rendu de la runion de la Commission des marchs des fins daudit. Seul l'ECPO dispose de lautorit dattribuer un contrat malgr la recommandation contraire d une Commission des marchs. Les directeurs rgionaux avec un LCPC ont ainsi lobligation de soumettre l'ECPO, pour un examen direct et une ventuelle approbation, tous les cas o ils souhaiteraient attribuer un contrat l'encontre de la recommandation de leur LCPC. La note sur le dossier ou une copie de la demande dexamen et dadjudication ainsi que ladjudication signe, ou la justification de non adjudication, par lautorit de la passation de marchs approprie doit tre archive en vue de consultations ultrieures. Pour des soumissions examines par une Commission des marchs et soumises par le systme CPC en ligne, il est inutile darchiver une copie papier de la soumission, cependant il faut toujours archiver le compte rendu du comit de contrat correspondant ainsi que la recommandation dadjudication signe par lautorit de la passation de marchs approprie. Si une approbation/absence dobjection concernant loffre slectionne est demande par le client/source de financement et/ou lutilisateur final, elle peut tre obtenue avant/en parallle ou aprs adjudication interne en fonction de larrangement en vigueur avec le client ou les ventuelles contraintes de temps. Une obligation contractuelle peut tre conclue par lUNOPS seulement aprs l adjudication officielle du contrat par lautorit de la passation de marchs correspondante et le respect de toutes les conditions exiges pour lobtention de cette adjudication.
102

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Si une adjudication effectue par l'ECPO est au pralable dans lobligation de rpondre aux conditions certaines conditions, lunit oprationnelle informera le Secrtariat du HQCPC ( hqcpc@unops.org) dans les meilleurs dlais du progrs fait pour rpondre ces conditions. Paralllement, lorsquune adjudication dun Directeur rgional suite lexamen du LCPC est dans lobligation de rpondre aux conditions, lunit oprationnelle informera le Secrtariat du HQCPC (hqcpc@unops.org) appropri du progrs fait pour rpondre ces conditions. Le tableau 5 rsume les diverses situations dexamen et d adjudication en fonction du type de mthode de consultation. Tableau 5 : Examen et adjudication face la mthode de consultation VALEUR DE L'ATTRIBUTION+VALEUR DE TOUS LES CONTRATS AU PRESTATAIRE AU COURS DES 12 DERNIERS MOIS POUR UN PROJET OU UN OBJECTIF IDENTIQUE (USD) 500.000 Utilisation des mthodes formelles de consultation plus prslection < 1.000.000 mais 500.000 1.000.000 250.000 mais < 500.000 < 250.000 mais 50.000 Exception lutilisation des mthodes formelles de consultation
Notes : 1) Le Directeur rgional peut tablir un seuil LCPC plus bas que 250.000 dollars amricains mais pas plus haut. RD dans le tableau signifie toute personne dtenant au moins le niveau 3 de dlgation dautorit. 2) Pour les bureaux pour lesquels un LCPC na pas encore t tabli, la demande dexamen et d' adjudication doit tre envoye au HQCPC. 3) Toute autorit de la passation de marchs peut examiner ou attribuer des contrats sur la base de lexception lutilisation des mthodes formelles de consultation lorsque la valeur du contrat est infrieure 50.000 dollars amricains. 4) Pour les cas o ladjudication pourrait raisonnablement dboucher sur une srie de contrats au mme prestataire, 4 dont la valeur totale pourrait excder les montants portant un , le dossier en question devra tre soumis un niveau suprieur dautorit, p.ex. un contrat dont la valeur slve 450.000 dollars amricains bas sur lutili sation des mthodes formelles de consultation sera habituellement soumis au LCPC (o une mthode est tablie) ; cependant si lOfficier de soumission estime que dautres contrats seront signs pour le mme prestataire dans les 12 mois suivants, augmentant ainsi la valeur cumule des contrats plus de 500.000 dollars amricains, alors le dossier en question devrait tre soumis pour examen et adjudication un niveau dautorit suprieur, cest--dire le HQCPC et l'ECPO.
4 4 4

EXAMEN

ATTRIBUTIO N
1

HQCPC (lorsque le RD a seulement un niveau 3 de dlgation dautorit) 1 LCPC (lorsque le RD a un niveau 4 de dlgation dautorit) HQCPC LCPC/HQCPC ECPO HQCPC
2

ECPO
1

RD

ECPO RD ou ECPO PA ECPO

2 1

250.000 50.000 mais < 250.000 < 50.000

4 4

LCPC/HQCPC PA
3

RD ou ECPO PA
3

103

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

7.4

Approbation post facto ou rtroactives

Lapprobation post facto/rtroactive des contrats ne constitue pas un processus de passation de marchs, mais une procdure administrative, qui permet lvaluation et la rgularisation ventuelle de dcisions qui nont pas t prises en conformit complte avec les processus dexamen et d adjudication ci-dessus. Le rglement financier et les rgles de gestion financire applicables lUNOPS (FRR) stipulent que ladjudication doit avoir lieu avant la conclusion de tout engagement par lUNOPS, c'est --dire avant de signer un contrat pour des prestations de services, de passer une commande pour de lquipement, etc. Une situation post facto ou rtroactive survient quand un engagement a t conclu par lUNOPS, ou existait de facto, avant que ladjudication dun contrat nait eu lieu. Un cas post-facto est une situation dans laquelle les services ont t accomplis et les marchandises reues et, dans certains cas, un ou plusieurs paiements ont dj t effectus, sans toutefois que ladjudication dfinitive du contrat ait eu lieu ni que le contrat ait t conclu. Un cas rtroactif est une situation dans laquelle les marchandises ont t commandes ou lexcution des services a dmarr, mais les marchandises nont pas t livres ni les services excuts. Dans certains cas, des factures ont dj t prsentes. Il n'y a pas eu d'adjudication dfinitive du contrat et le contrat n'a pas t conclu par lUNOPS. Daprs le Rglement Financier et les Rgles de Gestion Financire applicables lUNOPS, les services ou travaux ne doivent pas dmarrer et les marchandises ne doivent pas tre c ommandes, avant quune obligation contractuelle entre lUNOPS et lentit n'ait t tablie par la signature des deux parties au contrat. lexception des activits de passation de marchs dont la valeur est infrieure 2.500 dollars amricains pour lesquelles aucun contrat nest requis, le ncessaire doit tre fait pour viter une situation dans laquelle les services ou les travaux dmarrent et les marchandises sont commandes avant ltablissement dun contrat. Si une situation post facto/rtroactive survient nanmoins, lapprobation des paiements et/ou un contrat doit tre obtenu de lautorit de la passation de marchs dont le pouvoir pour les cas post facto et rtroactifs couvre la valeur montaire en question (voir le chapitre 1.5.2, Niveaux dautorit dlgue), avec un examen pralable par une Commission des marchs, si ncessaire en fonction de la valeur montaire. Il est important de garder lesprit que toute irrgularit dans la procdure de passation de marchs identifie dans lexamen post facto/rtroactif pourra conduire des mesures disciplinaires. Deux scnarios diffrents existent selon que lactivit de passation de marchs en question a t prvue dans un budget existant ou non : 1) Lactivit de passation de marchs examine a t adquatement prvue au budget, mais le processus de rservation de fonds et dtablissement du contrat appropri na pas t respect. Dans ce cas, les procdures gnrales mises en avant dans les directives pour les cas post facto et rtroactifs doivent tre suivies ; 2) Les dpenses lies lactivit de passation de marchs examine dpassent le montant prvu dans le budget approuv. Dans ce cas, des consultations avec la source de financement et la position de cette dernire sur la question du financement doivent tre enregistres avant toute discussion/dcision sur laffaire. Outre les procdures gnrales, les procdures dexamen post facto en cas de fonds insuffisants doivent tre suivies (voir les directives pour les cas post facto et rtroactifs). Lensemble du personnel de lUNOPS est invit faire tout son possible pour viter les cas post -facto ou rtroactifs. Lorsquils surviennent nanmoins, lapprobation spciale de lautorit de la passation de marchs est requise avant le versement des paiements correspondants, ou sils ont dj t effectus, pour que ces dpenses soient acceptes par lUNOPS en tant que charges lgitimes par rapport au (x) poste(s) budgtaire(s). Il est galement essentiel de comprendre que lapprobation de lautorit de la passation de marchs, si elle est effectivement donne, ne constitue pas et ne doit pas tre prise pour ltablissement dun prcdent ou une justification pour ne pas prendre de mesure(s) opportune(s) et approprie(s) en conformit avec le Rglement Financier et les Rgles de Gestion Financire applicables lUNOPS ainsi que les procdures de passation de marchs tablies.

104

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Les auditeurs sont invits accorder une attention particulire aux cas post-facto et rtroactifs. Les modles standards et les directives pour lapprobation des cas post facto et rtroactifs sont fournis dans la bibliothque de la passation de marchs de lUNOPS sur lintranet : Post Facto Retroactive

105

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

8 Conclusion des contrats

Un contrat est un document juridiquement contraignant entre lUNOPS et le fournisseur, et dfinit au minimum la nature du produit fourni, la quantit fournie, le prix forfaitaire et/ou unitaire, la priode couverte, les conditions remplir, notamment les conditions gnrales du contrat (GCC), les conditions de livraison et de paiement ainsi que le nom et ladresse du fournisseur. Un contrat crit doit toujours tre conclu par lUNOPS pour toutes les activits de passation de marchs estimes 2.500 dollars amricains ou plus. Les contrats sont conclus avant toute livraison de marchandises et/ou le dmarrage des travaux ou des services. Lautorit de la passation de marchs peut choisir de conclure des contrats crits pour des marchs dune valeur infrieure 2.500 dollars amricains. Les contrats types de lUNOPS doivent obligatoirement tre utiliss moins que le donateur (p.ex. la Banque Mondiale) impose diffrents modles ou autres formats qui sont habituellement utiliss dans un pays en particulier (p.ex. un contrat bail, contrats lectricit, eau). Les contrats types sont des modles de l'UNOPS complter avec les donnes mentionnes sur le contrat. Des descriptions de divers contrats standards peuvent tre consultes sur le site intranet de la passation de marchs de lUNOPS. Les modifications et/ou les ajouts aux formats de contrats standards de lUNOPS, y compris les annexes, ne peuvent pas tre effectus sans consultation pralable avec le service juridique (Legal Practice Group (LPG)). Il est essentiel de ne pas inclure dexigences ou de conditions d ans les documents qui contredisent les conditions gnrales du contrat de lUNOPS ou le texte standard de chaque document.

8.1

Prparation des contrats

Aprs un processus de consultation au cours duquel lUNOPS a dfini les exigences, un fournisseur est slectionn sur la base dune offre ou dune proposition, et un contrat lui est propos par lUNOPS. la signature du document contractuel par les deux parties, le contrat devient lgalement contraignant pour les deux parties. Les contrats sont adjugs dans la priode de validit de loffre. Sil nest pas possible dattribuer le contrat dans la priode originale de validit de loffre, une extension de la priode de validit de l'offre doit tre demande au(x) soumissionnaire(s). Un soumissionnaire peut refuser la demande sans perdre la garantie de son offre/sa proposition. Les soumissionnaires acceptant la demande ne seront pas autoriss modifier leurs offres/propositions mais devront tendre la validit des garanties de leurs offres/propositions (si applicables) pour la dure de l'extension. Ainsi, les extensions doivent tre demandes ds que possible afin d'allouer aux soumissionnaires suffisamment de temps pour produire une nouvelle garantie d'offre/de proposition avant l'expiration de la premire. La garantie de l'offre de la socit adjudicataire doit uniquement tre retourne lorsque la socit a sign le contrat et fourni la garantie de scurit requise, s'il y a lieu. Les garanties doffre/de proposition des soumissionnaires non retenus doivent tre ensuite retournes au plus vite. 8.1.1 Ngociations des contrats avec les fournisseurs ce stade, lobjectif des ngociations de contrats est de clarifier les questions toujours floues et non dfinies dans les documents de consultation ou dans loffre du fournisseur, mais qui sont essentielles pour la mise en application correcte du contrat (p.ex. dfinir les chances de paiement par rapport aux prestations fournir). Les ngociations doivent dboucher sur une bonne comprhension des termes et conditions convenus par les parties et de leurs responsabilits respectives dans le cadre du contrat. Il nexiste pas de rgles strictes sur la manire de ngocier les clauses inclure dans les contrats. Les ngociations tarifaires pouvant affecter srieusement le rsultat du processus dappel doffres ne sont toutefois pas autorises. Dautre part, certains domaines cls, comme les dtails de livraison, les chances, un chelonnement des paiements, et dans certains cas, les conditions et termes spciaux font partie de la ngociation de chaque contrat. Lorsque la socit adjudicataire n'a pas mentionn de rserves l'gard des conditions de l'UNOPS de cette offre/proposition, l'UNOPS peut choisir de ne pas conclure de ngociations dans les conditions proposes par la socit adjudicataire aprs la slection de cette offre.

106

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

8.1.2 Politique en matire davances de paiement Les avances de paiement sont les paiements effectus avant la rception des marchandises ou lexcution de tout service contractuel. De tels paiements sont distinguer du cas de contrats pour des prestations de services ou des travaux, dans lesquels les arrangements contractuels rgissent gnralement lexcution dune srie de services programms pour tre complts/livrs successivement pendant la dure du contrat. Ces dlais de livraison tablis pour des services partiaux (souvent dsigns comme chances ) constituent la base des paiements partiaux au prestataire, savoir les paiements chelonns, qui sont destins tre des remboursements des dpenses encourues et les paiements partiaux des honoraires du prestataire dj gagns. Toutefois, si de tels paiements sont demands avant la livraison dun article ou dun service spcifi dans le contrat auquel ils correspondent, ils sont qualifis de avances de paiement . Selon le Rglement Financier et les Rgles de Gestion Financire, aucun contrat ncessitant une avance de paiement ne pourra engager lUNOPS (cest--dire le paiement avant la livraison des marchandises ou lexcution des services contractuels). Toutefois, des exceptions peuvent dans certains cas tre faites si ncessaire, pour se conformer la pratique commerciale normale ou sil est estim que cest dans le meilleur intrt de lUNOPS. Si une pratique usuelle davances de paiement existe dans le secteur industriel, ce qui est souvent le cas pour les travaux, ou si une contrainte financire excessive sur le prestataire doit tre vite pour une quelconque raison, une avance de paiement peut tre accorde. Des exemples dactivits qui peuvent justifier une avance de paiement sont : 1) Les cots de mobilisation (principalement pour les travaux), tels que lachat/la location dquipement/matriaux/machines et/ou le transfert de ces derniers sur le site du projet, ltablissement de camps de base, et le transport du personnel sur le site du proj et. 2) Les frais de dmarrage (principalement pour les services), tels que lachat de billets davion, les acomptes pour la location/lachat de bureaux/dquipement de bureau sur le site du projet. 3) Les cots de conception ou dadaptation de la conception, lis aux marchandises/machines qui ncessitent une conception et une fabrication ex-novo 4) Le paiement de bail (locaux), paiement de l'eau/lectricit, etc. Le montant maximum d'une avance de paiement pour les cots de mobilisation ne doit pas excder 10 % de la valeur totale du contrat, moins que d'autres facteurs ne soient impliqus et justifis par le soumissionnaire ncessitant un montant plus lev. Toute demande de paiement anticip de la part du fournisseur ncessite une justification crite de celui-ci dans l'offre. Cette justification explique le besoin de lavance de paiement, dtaille le montant demand et fournit un calendrier pour lutilisation du montant anticip exig. Si la proposition du fournisseur est prsente pour une recommandation d ans le cadre de ladjudication d'un contrat, lvaluation de la demande de paiement anticip doit tre rsume par le comit d'valuation, en indiquant si oui ou non une avance de paiement est justifie. Dans le cas o un fournisseur demande une avance de paiement, lUNOPS demande au fournisseur de lui soumettre la documentation concernant son statut financier (par exemple, des tats financiers vrifis). Les demandes dacomptes excdant 500.000 dollars amricains ou slevant plus de 20 % de la valeur du contrat (montant le plus faible) sont traites titre exceptionnel et doivent tre minutieusement values et approuves par le Directeur, le Service financier/contrleur ou l'ECPO. cet effet, les expriences prcdentes de lUNOPS avec le fournisseur doivent tre examines, si possible, sa solvabilit financire ainsi que sa fiabilit doivent tre dtermines par une enqute de vrification de sa situation financire (par exemple le rapport financier de Dun and Bradstreet; voir les LTA pour les services d'enqute sur les antcdents). Dans les cas o une avance de paiement de 100.000 dollars amricains ou plus est demande et par la suite accorde, lUNOPS est tenu de recevoir l'avance une garantie irrvocable sa faveur, de la part d'une banque ou d'un autre garant acceptable pour le responsable financier rgional ou le Directeur ou encore le Service financier/contrleur. Toute exception ncessite une autorisation crite du Chef excutif de la section de la passation de marchs. Lors de la soumission d'une demande l'ECPO, une justification approprie doit tre pourvue ; p.ex. la dclaration par l'autorit demandeuse au sein de la source de financement ( savoir la personne qui a sign le contrat de mission ou la dlgation crite une autre
107

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

personne), stipulant son acceptation d'une forme alternative d'une garantie approprie, ou aucune garantie, dans les domaines prsentant des circonstances de mise en uvre extrmement dlicates et o l'accs des prestataires aux garanties bancaires pourrait s'avrer excessivement difficile. Avant d'effectuer l avance de paiement, le personnel du service de la passation de marchs doit obtenir une confirmation de : la part de le responsable financier rgional de l'unit oprationnelle concerne, qui confirmera que les formulations et le format de la garantie d'avance est appropri l'metteur (banque) que le document de garantie d'avance est valide et irrvocable (notamment s'il est fourni sous la forme d'un chque vis) par le biais dune visite physique la banque.

Il est fortement recommand que, lorsque cela est faisable, la garantie bancaire soit galement demande pour les montants infrieurs 100.000 dollars. Les avances de paiement infrieures 100.000 dollars (sans garantie bancaire) sont approuvs par lautorit de la passation de marchs dont le pouvoir couvre la valeu r du contrat. Si une garantie bancaire ne peut pas tre fournie, une note signe par l'autorit de la passation de marchs correspondante expliquant que tous les efforts sont mis en uvre et que le risque pour l'UNOPS a t minimis, devra tre archive. Lautorit de la passation de marchs garantit par la suite que les procdures exposes ci -dessus sont respectes et que la documentation approprie (spcifie ci-dessus) est archive. Pour de plus amples informations concernant la garantie de paiement anticip, veuillez vous reporter au chapitre 5.1.1.1, Lettre de consultation, paragraphe 15). Garantie dexcution pour les paiements davance Modle

8.2

Documents du contrat

Un contrat entre lUNOPS et un fournisseur doit inclure au minimum les lments suivants : 1) lettre dengagement du contrat 2) conditions gnrales de lUNOPS applicables aux marchandises, travaux ou services, en fonction du type de produit achet (en annexe, mais considres comme faisant partie intgrante du contrat) ou conditions gnrales du donateur s'il y a lieu (p.ex. Banque Mondiale). 3) spcifications techniques, termes de rfrence, cahier des prescriptions techniques/mtrage et/ou plans, budget (pour les contrats en rgie), modle pour les garanties dexcution, exigences de livraison, etc. 8.2.1 Exigences du contrat Laccord contractuel doit contenir les lments suivants : 1) identification des parties contractantes ainsi que de la personne autorise agir au nom de la partie contractante, notamment : le nom, ladresse et les coordonnes. Dans le cas o le contrat est le rsultat dune offre conjointe, lUNOPS conclut le contrat avec une entit qui doit toujours tre lentit principale. 2) une rfrence tous les documents appropris ( savoir les documents de consultation, loffre du fournisseur et les clarifications (sous la forme de recommandations crites ou du compte rendu de la runion de clarification avec le fournisseur)). 3) la nature des marchandises/travaux/services achets et la quantit fournie, ainsi que les conditions de livraison. 4) le prix forfaitaire et/ou unitaire ainsi que les conditions de paiement. Les contrats doivent tre libells dans la devise de loffre du fournisseur. Il est important dtablir des indicateurs tangibles pour les paiements, lis aux chances d'excution des services et de ralisation des travaux. Le paiement final doit toujours tre bas sur lacceptation de la documentation pour la prestation des services, l'excution des travaux ou la livraison des biens.

108

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

5) Les contrats conclus pour une priode plus longue (plus de 12 mois) peuvent contenir des ajustements de prix lis des indices de prix publis officiellement, pour couvrir des changements de taux salarial. Les ajustements de prix peuvent galement tre estims et incorpors sous la forme d'un taux constant sur la dure du contrat. Les contrats pour les matires premires dont le prix peut fluctuer au fil du temps (p.ex. produits ptroliers, mtaux, etc.) peuvent se baser sur les cours de change des matires premires (p.ex. l'Indice PLATT - voir www.platts.com, LME voir www.lme.co.uk, etc.), tel que clairement stipul dans le document de consultation. Pour de tels contrats, le bon usage requiert de spcifier dans le contrat que le prix final n'excdera pas un montant maximum spcifi et que le prestataire doit ajuster la quantit en fonction afin que le montant du contrat ne soit pas dpass. 6) Dure du contrat. Les dates de dbut et de fin, ainsi que les chances de ralisation, doivent tre dfinies prcisment. 7) Les contrats de travaux et de prestations doivent prciser le nom des principaux membres du personnel et leur contribution en termes de jours/semaines/mois estims par personne. 8) En ce qui concerne tout litige survenant dans le cadre de lexcution dun contrat, les parties doivent procder conformment aux rgles darbitrage de la CNUDCI actuellement en vigueur. Ainsi, aucune clause relative au choix du droit ne doit tre incluse dans les documents du contrat, sauf exception spciale fournie par l'ECPO au pralable. 9) Exigence obligatoire pour oprer avec l'UNOPS. Pour conclure des affaires avec UNOPS, il est ncessaire que les fournisseurs, leurs succursales, les principaux agents et les intermdiaires cooprent avec le Bureau des Services de Contrle Interne des Nations unies (Office of Internal Oversight Services (OIOS)), le Groupe de Vrification et d'Enqute Interne de l'UNOPS (IAIG) ainsi qu'avec les autres parties enqutrices autorises par le Directeur excutif (ED) et du fonctionnaire de lUNOPS en charge des questions dthique professionnelle (Ethics Officer) (durant les examens prliminaires conformment la politique de dnonciation de l'UNOPS), autant que de besoin. Une telle coopration doit inclure, entre autres, les lments suivants : accs de tous les employs, reprsentants, agents et dlgataires du fournisseur, ainsi que la ralisation de tous les documents demands, y compris l'historique financier. L'incapacit cooprer pleinement avec les entits enqutrices sera considre comme une raison suffisante pour permettre l'UNOPS de rpudier et rsilier le contrat, d'exclure et de retirer les fournisseurs de la liste des fournisseurs enregistrs de l'UNOPS. 8.2.2 Conditions gnrales de lUNOPS LUNOPS a dvelopp des conditions gnrales pour les marchandises, les services et les travaux (en fonction de la nature de la passation de marchs) tablissant un cadre lgal qui fait partie intgrante de chaque contrat. Les conditions gnrales de lUNOPS sappliquent tous les contrats de lUNOPS et font ainsi partie de laccord contractuel entre lUNOPS et le fournisseur. Ils sont joints en annexe au contrat, les fournisseurs sont invits visiter le site Web de lUNOPS o les conditions gnrales de lUNOPS peuvent tre consultes. Les conditions spciales du contrat compltant les conditions gnrales du contrat peuvent tre prsentes dans les documents de consultation sans approbation pralable du Service juridique (LPG). Les modifications et/ou ajouts aux conditions gnrales de lUNOPS sont interdits. Toutefois, dans des circonstances exceptionnelles, et en fonction de lapprobation expresse du service juridique, des conditions spciales appropries la nature et lendroit du projet peuvent tre incluses dans la lettre den gagement, modifiant lapplication des conditions gnrales audit contrat. LUNOPS nest gnralement pas daccord pour utiliser les termes et conditions gnrales de lautre partie. Si lUNOPS en reoit la demande et si cela n'est pas dj spcifi dans l 'accord sign avec le client, le service juridique (LP) doit imprativement tre consult au pralable pour assistance juridique. Conditions gnrales applicables aux contrats de services professionnels Conditions gnrales applicables aux contrats de marchandises Conditions gnrales applicables aux contrats de travaux de construction Conditions de contrats de services - pour les contrats d'une valeur infrieure 50.000 dollars amricains

109

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

8.2.3

Spcifications techniques, termes de rfrence (TOR), cahier des prescriptions techniques (SOW), mtrage (BoQ) et/ou plans Les spcifications techniques, les termes de rfrence, le cahier des prescriptions techniques, y compris les plans et les autres spcifications techniques, doivent toujours tre joints en annexes au contrat ou leur contenu inclus au document contractuel.

8.3

Signature, conclusion et documentation

Tous les contrats doivent tre signs par lautorit de la passation de marchs au nom de lUNOPS et par une personne dment autorise au nom du fournisseur. Une fois l'approbation du contrat approuve par crit par l'autorit de la passation de marchs approprie, toute autorit de la passation de marchs peut signer le contrat. Le contrat doit tre conclu en deux copies originales, les deux signes, une pour le fournisseur et lautre pour le dossier de lUNOPS. Un original doit tre distribu au fournisseur en demandant que soit renvoye une copie scanne contresigne. Le contrat contresign doit imprativement tre archiv pour consultation ultrieure.

8.4

Types dinstruments contractuels

LUNOPS a dvelopp des contrats standards utiliser (voir ci-dessous). Lors de lutilisation des contrats standards, une modalit de paiement doit imprativement tre choisie. LUNOPS utilise gnralement une forme de contrat avec un prix forfaitaire ou avec un prix unitaire : Une formule de contrat prix forfaitaire est utilise chaque fois quil est possible de dterminer avec suffisamment de prcision la quantit et la porte des marchandises/services/travaux requis par le prestataire. Une formule de contrat prix unitaire doit tre utilise uniquement lorsquil est impossible, en raison de la nature des services/travaux/marchandises, de dterminer avec suffisamment de prcision la quantit des marchandises/travaux/services requis par le prestataire. Dans ce cas, le contrat fixe un montant maximum ne pas dpasser, pour le montant total et la fourniture de chaque composante des services (par exemple, le tarif par jour de travail, le cot de chaque voyage aller-retour, etc.), et tablit le prix unitaire applicable. L'utilisation des contrats bass sur un pourcentage mesurant les cots d'expertise comme un pourcentage des cots totaux de construction est viter. L'UNOPS officialise le processus de passation de marchs au moyen des modles contractuels standards suivants : 8.4.1 Bon de commande (PO) Les bons de commandes sont des contrats, gnralement utiliss pour l'achat de marchandises. Un bon de commande peut galement tre utilis pour passer des commandes dans le cadre dun accord long terme existant. Ces bons de commande se nomment des commandes-catalogues (voir chapitre 8.4.1.2). 8.4.1.1 Bons de commande standard Le bon de commande type de lUNOPS est le bon de commande ATLAS, qui doit toujours tre utilis, l'exception des points suivants : les commandes gnres par UNWEBBUY. Dans de tels cas, le modle de contrat UNWEBBUY doit s'appliquer. Cependant, un bon de commande spar doit tre cr dans ATLAS afin d'engager les fonds (pour les valeurs suprieures 2.500 dollars amricains) ; pour les bureaux n'ayant pas accs ATLAS, le bon de commande local type doit imprativement tre utilis. Les bons de commande locaux ne doivent pas tre utiliss pour les montants suprieurs 50.000 dollars amricains. laccord relatif au projet avec le client requiert que les modles de contrat spcifiques autres que les contrats types de l'UNOPS (p.ex. la Banque Mondiale) soient utiliss. Cependant, un bon de

110

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

commande spar doit tre cr dans ATLAS afin d'engager les fonds (pour les valeurs suprieures 2.500 dollars amricains) ; la valeur de lactivit de la passation de marchs est infrieure 2.500 dollars amricains. Bien qu'un bon de commande ATLAS puisse tre cr pour des montants peu levs tels que celui-ci, cela n'est pas obligatoire.

Un bon de commande est accompagn dune copie des Instructions demballage et dexpdition appropries ainsi que des conditions gnrales de lUNOPS applicables aux marchandises (ou une rfrence est faite au site Web de lUNOPS o les conditions gnrales de lUNOPS peuvent tre trouves). Bon de commande ATLAS Comment remplir le bon de commande Bon de commande local Modle Terminologie applicable aux bons de commande de marchandises Directive Conditions gnrales applicables aux contrats de marchandises 8.4.1.2 Commandes-catalogue Les commandes-catalogue se rfrent une commande signe dans le cadre d'un accord long terme existant (pour de plus amples informations, veuillez vous reporter au chapitre Accord long terme). Dans les cas o les prix de l'accord long terme sont fixs et qu'un seul accord long terme existe pour le besoin en approvisionnement, le bnficiaire de l'accord long terme doit tre contact directement. Toutefois, si les prix de l'accord long terme sont des prix plafonds, les diffrents bnficiaires de l'accord long terme pour les lments requis doivent alors participer un deuxime appel d'offres et doivent tre sollicits pour soumettre leur Meilleure offre finale (BAFO) par le biais de la signature dune demande de cotations (RFQ). Voir le chapitre Les demandes de cotations doivent tre envoyes aux contacts mentionns dans les accords long terme et/ou se baser sur les instructions traitant de l'utilisation de l'accord long terme postes sur la page intranet LTA dans le cadre de chaque accord long terme. Si la valeur estime du besoin pour des marchandises ou des services excde 50.000 dollars amricains, alors tous les soumissionnaires (adjudicataires de l'accord long terme) doivent tre invits envoyer leur offre/proposition dans un fax/courriel scuris. Cependant, aucun autre examen de la part d'un comit n'est requis. Une simple note sur le dossier signe par l'autorit de la passation de marchs suffira pour justifier la dcision de passation de marchs. Les commandes-catalogue ne font pas l'objet d'une enqute ou d'une recommandation de la part d'une Commission des marchs. Elles ncessitent toutefois l'approbation et la reconnaissance de l'autorit de la passation de marchs approprie, comme soulign dans le tableau 1, Chapitre Niveaux d'autorit dlgue. Lors de la demande d'approbation de toute commande-catalogue, une note d'explication doit tre fournie afin de faciliter la prise de dcision de lautorit de la passation de marchs. Si le personnel disposant de la dlgation d'autorit a approuv la commande-catalogue mais ne peut signer le document d'origine puisqu'il est physiquement situ ailleurs, tout personnel dot d'une autorit de dlgation peut signer le document. En sus de l'assurance que lautorit de la passation de marchs possde l'autorit de dlgation requise pour approuver la commande-catalogue, elle doit galement s'assurer que les instructions lies l'applicabilit de l'accord long terme ont t respectes. Notamment : 1) Si l'accord long terme, qu'il ait t tabli par l'UNOPS ou par une autre Organisation des Nations unies (et que l'UNOPS se fie la dcision de passation de marchs de cette organisation), repose sur un accord direct avec le bnficiaire de l'accord long terme ; savoir que les mthodes formelles de consultation n'ont pas t employes, souvent car des marques spcifiques sont requises pour des questions de normalisation ou car l'accord long terme est destin des produits issus des stocks pour une livraison plus rapide, etc., lautorit de la passation de mar chs doit vrifier au moment de l'examen de la commande-catalogue que des raisons valides existent au nom de la normalisation, de la livraison acclre, etc. Au cas o une livraison acclre est requise, lautorit de la passation de marchs doit s'assur er qu'elle n'est pas due une mauvaise planification de l'UNOPS.

111

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

2) Si la signature d'une commande-catalogue est le rsultat d'un deuxime exercice d'appel d'offres, lautorit de la passation de marchs doit s'assurer que les prix plafonds spcifis dans l'accord long terme n'ont pas t dpasss. 3) Lautorit de la passation de marchs doit s'assurer que toutes les conditions spcifiques d'un accord long terme sont respectes, comme par exemple l'existence d'une valeur maximum pour les commandes-catalogue, une valeur cumule maximum par an, etc. Les commandes-catalogue doivent mentionner les dtails de l'accord long terme sur lesquels elles sont bases, tels que le numro de rfrence de l'accord long terme et toute autre spcification en vue d'en faciliter la consultation ultrieure. Toutes les autorits de passation de marchs ayant recours aux accords long terme doivent envoyer un rapport trimestriel au Directeur du PPG pour examen. Si des exemples d'usage impropre sont identifis, l'autorit des commandes pertinente d'une autorit de la passation de marchs spcifique pourra tre rvoque. 8.4.1.3 Passation de marchs pour actifs Toute passation de marchs pour actifs (dnomms immobilisations corporelles dans le nouveau FRR), comme les quipements IT ou les vhicules doit tre indique en tant que tel dans le bon de commande ATLAS. Lors de la cration d'un bon de commande ATLAS pour les immobilisations corporelles (actifs), des tapes supplmentaires sont suivre. Les instructions exactes sont fournies dans les Instructions pour les actifs ATLAS, voir les chapitres : Crer un bon de commande pour les Actifs et rceptionner des actifs. L'acheteur doit en outre s'assurer que la catgorie d'actifs correcte est indique dans le bon de commande ATLAS. Conformment au rglement financier et aux rgles de gestion financire applicables lUNOPS, l'identification correcte des actifs l'tape de la passation de marchs et de la rception assurera que les actifs organisationnels peuvent tre suivis et dclar dans les tats financiers. Pour obtenir les catgories d'actifs correctes, les acheteurs doivent se reporter aux Instructions administratives pour les immobilisations corporelles o les catgories d'actifs sont dtailles. 8.4.2 Contrats de services professionnels Les contrats de services professionnels sont utiliss afin dengager des entits pour la prestation de services professionnels, gnralement estims plus de 50.000 dollars amricains. De tels contrats de services doivent galement tre accompagns dune copie des conditions gnrales de lUNOPS applicables aux prestations de services professionnels, en annexe, ainsi que des autres annexes appropries (par exemple, les termes de rfrence). Un bon de commande spar doit tre cr dans ATLAS afin d'engager les fonds (obligatoire pour les valeurs suprieures 2.500 dollars amricains). Contrats de services professionnels Modle Conditions gnrales applicables aux contrats de services professionnels 8.4.3 Petit contrat de services Les petits contrats de services sont utiliss pour engager des entits pour lexcution de services simples dune valeur estime moins de 50.000 dollars amricains. Les conditions gnrales doivent tre incluses (en Annexe I) en tant que partie intgrante dun petit contrat de services. Un bon de commande spar doit tre cr dans ATLAS afin d'engager les fonds (obligatoire pour les valeurs suprieures 2.500 dollars amricains). Lorsque cela est faisable, le bon de commande ATLAS peut tre cr la place du petit contrat de services afin d'viter d'avoir mettre deux documents spars. Les instructions appropries et les conditions spciales doivent cependant tre incluses avec les conditions gnrales (Annexe 1) dans le bon de commande ATLAS. Contrat de services (petit) Modle Conditions gnrales des petits contrats de services

112

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

8.4.4 Contrats de travaux Les contrats de travaux sont utiliss afin dengager des entits pour l'excution de travaux, gnralement estims plus de 50.000 dollars amricains. Un contrat de travaux comprend une lettre dengagement, les conditions gnrales de lUNOPS applicables aux contrats de travaux de construction en annexe, et les autres annexes pertinentes (cahier des prescriptions techniques, mtr, etc.). Un bon de commande spar doit tre cr dans ATLAS afin d'engager les fonds (obligatoire pour les valeurs suprieures 2.500 dollars amricains). Les petits contrats de travaux sont utiliss afin dengager des entits pour l'excution de travaux simples dune valeur estime moins de 50.000 dollars amricains. Les conditions gnrales sont incluses (dans lAnnexe I) en tant que partie intgrante du petit con trat de travaux. Un bon de commande spar doit tre cr dans ATLAS afin d'engager les fonds (pour les valeurs suprieures 2.500 dollars amricains). Contrats de travaux - Modle Conditions gnrales applicables aux contrats de travaux de construction Contrats de travaux (petit) Modle 8.4.5 Accords long terme Les accords long terme (LTA) sont des arrangements mutuels entre lUNOPS et des fournisseurs pour fournir des marchandises ou des services en fonction de la demande, pour les articles ou les services les plus frquemment demands, sur une priode spcifique. Les accords long terme ne sont pas des contrats en tant que tel (les contrats vritables sont des commandes-catalogues qui peuvent tre cres suite l'tablissement d'un accord long terme). Les accords long terme sont utiliss pour assurer une source dapprovisionnement fiable de marchandises et de services au plus bas prix, conformment des termes et conditions prdfinis. Ils sont souvent conus pour fournir immdiatement partir des stocks disponibles en cas durgence. Accord long terme - Modle 8.4.6 Lettre dintention Une lettre dintention est une dclaration crite de lintention de conclure un accord formel, souvent utilise pour permettre aux prestataires de se mobiliser pour la mise en uvre du contrat avant que la signature du contrat final ne soit appose. Les lettres dintention ne sont gnralement pas utilises par lUNOPS. La lettre dintention est un instrument contractuel qui implique un risque substantiel, et do it ds lors tre utilise aprs une valuation minutieuse du risque, et uniquement par le personnel de lUNOPS disposant dune exprience approprie substantielle des contrats, ainsi que dune exprience technique. La responsabilit de lvaluation du risque repose sur lautorit de la passation de marchs, qui est tenue de rendre des comptes. Le PPG et/ou le Service juridique peut apporter des conseils sur l'valuation du risque. Si une lettre d'intention est mise, le format standard des lettres dintention de lUNOPS doit imprativement tre utilis (sauf si l'accord relatif au projet prescrit l'utilisation d'un modle spcifique exig par le donateur), limitant ainsi la responsabilit de lUNOPS et permettant lUNOPS de retirer la lettre dintention avec un minimum dobligation lgale et financire. Une lettre dintention est seulement mise aprs que l adjudication adquate a t approuve, et seulement quand toutes les conditions financires ont t convenues avec le fournisseur. Par consquent, une lettre dintention peut seulement tre utilise pour commencer le travail, tout en offrant un gain de temps pour finaliser les dtails du contrat tels que lhoraire dtaill, les coordonnes du personnel, la ngociation des clauses non financires du contrat etc. Lettre dintention Modle 8.4.7 Amendements aux contrats et accords Une fois quun contrat a t adjug et sign, il ne peut tre amend que si ses dispositions permettent une modification, ou si des marchandises, des services et/ou des travaux additionnels connexes doivent tre fournis/effectus par le mme fournisseur pour servir lexcution dun contrat original. Veuillez vous reporter au chapitre 10.2.1, Amendements au contrat, pour plus dindications.

113

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Toutes les autres situations ncessitent un nouveau processus de slection concurrentielle et ltablissement dun nouveau contrat. Amendements aux contrats -Modle

8.5

Procdures de contestation

Les fournisseurs qui estiment avoir t injustement traits en rapport avec la consultation ou ladjudication dun contrat, peuvent dposer une plainte directement auprs du Conseiller Juridique Gnral. Tous les soumissionnaires doivent tre informs de la procdure de contestation indpendante de l'appel d'offres de l'UNOPS dans les documents de consultation ainsi que dans les contrats postrieurs. En aucun cas, le personnel impliqu dans l'activit de passation de marchs soumise une plainte ne sera autoris participer l'examen de la contestation. Le Conseiller Juridique Gnral effectue alors une premire valuation de la plainte et peut, sa discrtion, rechercher un claircissement auprs de lautorit de la passation de marchs ou de tout autre personnel responsable de la procdure de passation de marchs (en tant que de besoin). Le conseiller juridique met une rponse finale au fournisseur. Cette rponse doit reflter la position officielle finale de lUNOPS sur la question. Les fournisseurs dposant des plaintes peuvent se voir octroyer des runions de clarification avec le conseiller juridique afin de mieux comprendre les raisons de la dcision finale de lUNOPS sur le sujet. Tout autre appel de la part du fournisseur doit tre rgl par larbitrage, conformment aux dispositions des documents de consultation. Les documents de consultation doivent contenir un paragraphe informant les fournisseurs potentiels du mcanisme de contestation indpendant de lUNOPS. Lorsquune plainte est dpose avant la signature du contrat, celui -ci peut ne pas tre sign tant que la plainte n'a pas t traite de manire satisfaisante. Exceptionnellement, le contrat peut tre sign, et lexcution du contrat commence conformment au calendrier, si lautorit de la passation de marchs suite la consultation pralable avec le Service juridique - dtermine que : 1) les marchandises, travaux ou services sont requis en urgence 2) la livraison ou lexcution sera excessivement retarde si un contrat nest pas adjug rapidement, ou 3) une adjudication rapide est dans le meilleur intrt de lUNOPS Quand une plainte est reue aprs la signature du contrat, lautorit de la passation de marchs suspend immdiatement la mise en uvre dans lattente de la rsolution de la contestation, moins que suite la consultation pralable avec le service juridique une excution continue ne soit justifie dans des situations o : 1) lexcution ininterrompue du contrat est dans le meilleur intrt de lUNOPS ; 2) des circonstances urgentes videntes qui affectent sensiblement le meilleur intrt de lUNOPS, ne permettent pas de retarder la mise en uvre du contrat. Si la plainte reue par le conseiller juridique implique des allgations de faute du personnel, la contestation est examine conformment la politique de l'UNOPS en matire de mesures disciplinaires et des autres mesures relatives aux fautes graves sans autre implication de lautorit de la passation de marchs ou du personnel du service de la passation de marchs. Si la plainte reue par le conseiller juridique implique des allgations de pratiques corrompues ou frauduleuses, la contestation est examine par le conseiller juridique conformment la politique de l'UNOPS en matire de fautes graves sans autre implication de lautorit de la passation de marchs ou du personnel du service de la passation de marchs UNOPS/ADM/97/01- Mesures disciplinaires et autres mesures relatives aux fautes graves du personnel dans le cadre de leur service pour l'UNOPS (pour les allgations l'encontre du personnel de UNOPS) Directive organisationnelle No 21 Politique de l'ICA (pour les allgations contre les bnficiaires d'un ICA) Directive organisationnelle No 10 Politique de l'UNOPS traitant des fraudes

114

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

8.6

Diffusion des contrats signs

Dans le cadre du principe de transparence, l'UNOPS diffuse sur son site web les informations concernant tous les contrats adjugs (y compris les commandes-catalogues), quelque soit leur valeur, l'exception des Contrats de prestataire individuel (ICA), qui sont signs pour des individus. Cette tape de la procdure est essentielle. L'omission de diffuser les informations d'adjudication d'un contrat affecterait le principe de transparence de la passation de marchs et serait nfaste la rputation de l'UNOPS. Lannonce des contrats adjugs doit contenir une brve description du contrat, une rfrence au numro de suivi, le pays bnficiaire, la source de financement, le montant du contrat, la date du contrat ainsi que le nom et le pays du fournisseur. Une fois le bon de commande cr dans ATLAS, les informations appropries sont automatiquement extraites du systme et envoyes sur le site Web de l'UNOPS. Il est par consquent primordial que les informations indiques ci-dessus soient correctement entres dans le bon de commande ATLAS. Lorsque la consultation est destine l'tablissement d'un accord long terme et qu'aucun contrat ne suit immdiatement la procdure d'valuation et d'adjudication, l'UNOPS en informera par crit les soumissionnaires non retenus et annoncera le nom et le pays de(s) soumissionnaire(s) non retenu(s) qui l'UNOPS mettra l'accord long terme. Sur demande d'un soumissionnaire, lUNOPS peut fournir des informations par un dbriefing concernant les points forts et les faiblesses de loffre de ce dernier. Les informations doivent se limiter identifier les faiblesses ou les insuffisances techniques de loffre du fournisseur et ne doivent pas divulguer dinformations financires ou les cots dautres offres, ni les scores dvaluation ou dautres dtails. Normalement, les fournisseurs ne reoivent les informations que verbalement. Au cas o le fournisseur aurait des questions sur les informations verbales fournies, il pourra faire une demande crite de clarifications sur des questions spcifiques et lUNOPS lui rpondra par crit.

115

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

9 Logistique et passation de marchs

La logistique est dfinie comme le processus de planification, de mise en uvre et de contrle du flux et du stockage efficace et rentable des matires premires, des marchandises, dquipement et du personnel du point dorigine la ralisation dune activit, conformment aux exigences de lutilisateur final. Dans son sens le plus large, la logistique comprend tous les lments qui constituent une infrastructure de livraison. Toutefois, dans ce contexte, laccent est mis sur les aspects de la logistique entrant dans le cadre du processus de passation de marchs.

9.1

Le processus de planification logistique

La planification adquate de la logistique sous-tend la prise en compte des aspects logistiques tout au long des diffrentes tapes du processus de passation de marchs. Elle contribue rendre les processus de passation de marchs plus efficaces et rduit le risque de rencontrer des problmes qui peuvent entraner des retards et des cots supplmentaires. La planification logistique dbute au moment de la phase dvaluation de la proc dure de passation de marchs en tenant compte du rsultat souhait par le demandeur et lutilisateur final et de l, en progressant en ordre inverse afin de dterminer quelles actions assureront une ralisation russie de lactivit. Dans lidal, ce processus doit mme commencer avant que la demande de fourniture ne soit place, grce une coopration troite et une communication efficace entre lunit oprationnelle demandant lachat et le personnel du service de la passation de marchs. Les tapes suivantes du processus de planification logistique doivent tre prises en compte dans les diffrentes phases (planification, dfinition des besoins, identification et valuation) du processus de la passation de marchs : 1) comprendre le contexte oprationnel du produit requis et, si possible, aider dvelopper des spcifications adaptes aux conditions locales. valuer lactivit de passation de marchs ainsi que le temps et les ressources financires disponibles afin de dterminer lurgence du besoin. lurgence peut dterminer le lieu de lachat et par consquent galement le mode de transport. dterminer le type didentification pour les marchandises et le mode de transport en fonction de l'urgence du besoin, du dlai d'excution et des ressources financires disponibles pour l'activit de passation de marchs. Les marchandises peuvent tre achetes lchelle locale/rgionale ou internationale, ou travers des accords long terme tablis. Toutefois, les marchandises peuvent tre en cours dutilisation, dj achetes dans un autre but mais utilisables pour couvrir un besoin plus urgent.

2)

3)

4) l'utilisation de modes de transport divers ainsi que des couloirs logistiques varis sous-tendent des
cots diffrents mais ont galement un impact sur le dlai de livraison totale. un acheminement maritime ou terrestre peut tre moins cher mais engendrer de nombreuses difficults et des retards, comme au moment du ddouanement dans diffrents ports et pays avant d'atteindre la destination finale. un acheminement arien alternatif peut tre plus coteux mais peut rduire considrablement le temps de transport. Le dlai de la chane dapprovisionnement et les cots totaux doivent tre pris en compte au moment de dterminer comment et o acheter le produit requis, afin de rpondre aux besoins de lutilisateur final dans les meilleurs dlais et moindres frais. 5) dterminer quels marchs sont les mieux positionns pour rpondre aux exigences de livraison de lutilisateur final en valuant les offres, en plus de la conformit avec les critres techniques, sur la base des cots totaux la livraison ainsi que des dlais de livraison. Il existe habituellement un compromis entre le prix dachat dun produit, ses frais de transport et son dlai de livraison. Limportance relative de ces facteurs dtermine o les marchandises doivent tre achetes et comment elles doivent tre transportes. Il est noter que la distance gographique ne dtermine pas ncessairement le cot et le dlai de livraison.
116

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Si une offre plus chre est accepte afin de respecter le dlai de livraison demand, il convient de lvaluer minutieusement et den discuter avec le demandeur et lutilisateur final afin de garantir la meilleure utilisation des fonds. Lorsque le dlai de livraison est le facteur premier dans ladjudication dun contrat, ce point doit figurer clairement dans les documents de consultation. Dans ce cas, lorsque le dlai de livraison est indiqu en tant quexigence obligatoire dans les documents de consultation, toute offre ne respectant pas le programme de livraison requis doit imprativement tre rejete. Il est noter que certains fournisseurs spculent sur les dlais de livraison requis et offrent des dlais de livraison correspondant aux exigences indiques, tout en sachant quils ne pourront pas sexcuter. Les dommages et intrts libratoires, qui sont des dommages encourus lorsqu'un fournisseur ne respecte pas le dlai de livraison promis, doivent par consquent toujours tre minutieusement tudis lorsque le dlai de livraison est une exigence importante. 6) examiner les exigences de livraison et de transport, ainsi que le budget, et sassurer quils sont complets et ralistes. Les frais de transport peuvent devenir une composante essentielle du cot des biens achets et livrs jusqu' la destination dsigne. Ds lors, le personnel du service de la passation de marchs de lUNOPS doit imprativement garantir une planification logistique adquate et faire de son mieux pour rduire les frais de transport. Toutefois, en ce qui concerne la planification logistique, le choix le moins cher nest peut-tre pas toujours celui qui offre le cot total le plus bas. Une stratgie bas cot mais plus faible que la moyenne sur la livraison peut entraner des retards, des dgts ou des vols de biens, des droits de port excessifs, etc. Tous les facteurs doivent ds lors tre valus lors du choix de la solution logistique approprie. 7) dterminer le moyen le plus rentable de sous-traiter le transport, cest--dire que le transport des biens achets est organis par le mme fournisseur que pour l'approvisionnement des biens ou il est sous-trait un transitaire indpendant. Dans de rares cas, lUNOPS peut galement organiser le transport en employant ses propres ressources (par exemple, transport des marchandises dans des vhicules du projet par du personnel du projet). l'appel d'offres pour les services de fret, si vous dcidez de sous-traiter le transport comme indiqu ci-dessus. Vrifier lexistence et la comptitivit des accords long terme pour les services de fret. Pour des chargements importants, les acheminements conventionnels ou les expditions en vrac, pour lesquels des taux plus favorables peuvent ventuellement tre obtenus, des appels doffres au comptant sont recommandables. s'assurer que le chargement est conforme aux directives de lUNOPS (voir le chapitre 9.2.7 Assurance pendant le transport).

8)

9)

10) sassurer que les documents dexpdition reus du fournisseur et du transitaire sont complets et exacts et que le consignataire a reu les siens (voir le chapitre 9.2.8 Documents dexpdition). 11) sassurer que les arrangements ncessaires sont en place pour dcharger les marchandises leur arrive. En fonction des procdures en vigueur dans le pays de destination, le consignataire peut tre responsable du ddouanement des biens ; toutefois le ddouanement fait partie du processus de la passation de marchs et relve par consquent de la responsabilit du personnel du service de la passation de marchs. Organiser lacceptation des marchandises leur arrive par lunit receveuse et sassurer que les rclamations sont dposes dans le dlai stipul par lassurance des biens afin de protger les intrts de lUNOPS en cas de marchandises manquantes ou endommages. 12) obtenir la reconnaissance du consignataire que lexpdition a t rceptionne en bon tat. 13) dterminer et comparer le vritable dlai de livraison totale, y compris les activits logistiques avec le dlai de livraison estim au dbut du processus de la passation de marchs et attester des enseignements tirs.

117

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Tout au long de ce processus, le demandeur et/ou lutilisateur final doivent tre tenu informs des dates de livraison estimes ou relles afin de prendre en compte les informations actualises dans leurs plannings locaux.

9.2

Exigences logistiques pour les biens

Les aspects logistiques suivants doivent tre pris en compte afin dviter des marchs urgents coteux, ainsi que des retards dans la livraison des biens : 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) Emballage Instructions demballage et dexpdition de lUNOPS Marques dtiquetage et dexpdition Modes de transport Agents de transit Incoterms Assurance pendant le transport Documents dexpdition Rception du chargement

9.2.1 Emballage La nature des marchandises ainsi que le mode dexpdition et les conditions climatiques au cours du transit et destination, dterminent lemballage requis. La durabilit, la taille et le poids des colis doivent tre pris en compte dans les moyens de transport envisags. Il convient de sassurer que lquipement, les entrepts, les oprateurs et les travailleurs engags dans lexpdition des marchandises, ont la capacit de manipuler les biens dans lemballage choisi. Par exemple, les installations de certains ports ne sont pas en mesure daccueillir des conteneurs de 20 pieds (5,90 m). Dautre part, les restrictions routires de poids par essieu doivent tre prises en compte pour certaines expditions, le tirant deau maximum du bateau dans les ports en eaux peu profondes, etc. Les conditions climatiques la destination finale, et galement en transit, doivent tre prises en compte pour garantir que lemballage supporte la chaleur, le froid, la pluie, lhumidit, la moisissure, la poussire, les projections deau sale, etc. Certains types de biens ncessitent une temprature constante et lexpdition par avion, ainsi qu'un quipement de matrise de la chane du froid doivent tre utiliss pour la maintenir. Pour parer toute ventualit, il faut toujours prvoir que les biens seront manipuls de manire brusque puis chargs et dchargs de nombreuses fois avant datteindre la destination finale. moins que les marchandises ne soient expdies dans des conteneurs de 20/40 pieds (5,90/12,02 m) (voir ci-aprs), lUNOPS doit toujours spcifier quils soient chargs en cale, afin dviter quils soient endommags pendant le transport (par exemple, risques de rouille, humidit, etc.). La conteneurisation des marchandises doit tre envisage pour un surcrot de protection et afin dtre en mesure de manipuler la cargaison plus efficacement, bien quelle puisse augmenter les cots. Si les conteneurs sont utiliss, lUNOPS doit toujours essayer de faire plein usage de leur espace et expdier uniquement des conteneurs pleins, puisque le tarif de lexpdition ne dpend en gnral pas du poids n i du volume de son contenu (sauf si la charge utile autorise est dpasse). Lutilisation du groupage dans un conteneur LCL (less than container load) qui consolide des chargements de diffrents clients, expose lUNOPS des risques dabus, de chapardage et de retards si l'un des chargements expdis devait faire face des difficults lors du ddouanement tout moment du trajet. Par ailleurs, de petits chargements risquent dtre retards en raison de lattente ncessaire pour constituer un conteneur com plet. Il est ds lors conseill, si possible, de prvoir des lots qui remplissent un conteneur. Conteneurs : taille, volume, charge utile et types : Dimensions Longueur intrieure (environ) Largeur intrieure (environ) Hauteur intrieure (environ) Charge utile (environ) Mtres cubes (environ) 20 pieds 5,90 m 2,33 m 2,35 m 19,5 tonnes 3 33 m 40 pieds 12,02 m 2,33 m 2,35 m 28 tonnes 3 67 m

118

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

En fonction de la taille et du type des marchandises expdies, diffrents types de conteneurs sont utiliss : Dusage gnral (Dry cargo DC) toit ouvrant (Open top - OT) plateau amovible (Flat rack type FR) Rfrigr trs haut/haut volume utile (Super/High Cube type (HC)) Le type de conteneur le plus commun Pas de toit rigide Pas de toit, ni de flancs, uniquement les montants Pour le transport de denres prissables Plus grand que les conteneurs ordinaires standards

9.2.2 Instructions demballage et dexpdition de lUNOPS Les instructions standards demballage et dexpdition de lUNOPS sont des documents spcifiant comment les marchandises doivent tre emballes et expdies, et qui avertir au moment de lexpdition. Ils dressent la liste de tous les documents requis pour le ddouanement et des fins de paiement. Les instructions demballage et dexpdition doivent imprativement faire partie de tous les bons de commande en annexe. Les instructions demballage et dexpdition sont lies aux INCOTERMS utiliss. Instructions d'emballage et d'expdition franco transporteur, franco bord (FCA/FOB) Instructions d'emballage et d'expdition port pay, (CPT) par avion Instructions d'emballage et d'expdition port pay, cot et fret, (CPT/CFR) par voie maritime/terrestre Instructions d'emballage et d'expdition port pay, cot et fret, (pour commande de fret spare avec le transporteur) Instructions d'emballage et d'expdition rendu droits dus (DDU) 9.2.3 Marques dtiquetage et dexpdition Pour faciliter lidentification des marchandises et leur manipulation durant le transit, les fournisseurs doivent tre invits fournir des marques dexpdition sur tous les colis. Les marques doivent inclure : 1) 2) 3) 4) 5) 6) le nom du consignataire la destination le port de dchargement lidentification du projet le numro de commande, et le numro de la caisse

Le contenu des colis ne doit pas tre indiqu afin de dcourager le vol et le chapardage. 9.2.4 Modes de transport Quatre modes basiques de transport du fret sont utiliss individuellement ou en combinaison : par bateau, par chemin de fer, par la route ou par avion. LUNOPS doit tenir compte de lconomie et de lefficacit lors du choix du mode de transport. En gnral, les cots des transports par voie ferre, routire et arienne sont relativement plus levs que le fret par bateau. Par consquent, le transport par voie maritime est recommand. Le transport maritime reprsente gnralement 15-20 pour cent des cots des biens et le fret arien jusqu 100 pour cent. Les expditions internationales par voie maritime prennent en moyenne de trois cinq semaines (mais peuvent tre beaucoup plus longues), tandis que les expditions par voie arienne prennent gnralement moins dune semaine. Lquilibre des paramtres oprationnels, tels que le temps et l es ressources financires, doit dterminer le mode de transport. Le personnel du service de la passation de marchs doit tablir un ordre de priorit des prfrences de transport daprs les critres suivants : 1) 2) 3) 4) 5) le moyen de transport le moins cher qui rpond aux exigences de livraison routage par le plus petit nombre de points de transbordement possibles transport par des points de transbordement et de douane prfrs utilisation de transitaires exclusifs ds que possible application dune rgle de ratio de 1:4 pour le transport arien (envoi par avion si moins de 25 pour cent du cot des biens) 6) envoi par avion si le poids est infrieur 200 kg.
119

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

7) envoi par avion quand une chane du froid est requise 8) envoi par la route ou par la mer si des produits dangereux sont impliqus. Enfin, le personnel du service de la passation de marchs doit tablir un ordre de priorit de toutes les solutions techniquement ralisables. Si une solution prioritaire entre dans le cadre budgtaire prdfini, le plan doit tre mis excution. Si les meilleures solutions nentrent pas dans le cadre ou si aucune solution nest ralisable, le personnel de la section de la passation de marchs doit prsenter les options existantes lunit oprationnelle requrante et demander une dcision. 9.2.5 Agents de transit Les agents de transit ou transitaires ou encore courtiers de fret, sont engags par lUNOPS ou le fournisseur pour effectuer les formalits et les oprations de consignation. Lagent de transit peut galement tre employ par l UNOPS pour rceptionner les marchandises dans les cas o le personnel de lUNOPS nest pas physiquement prsent, afin deffectuer le ddouanement et la rception rapide des marchandises exposes la perte et au chapardage. Lutilisation dun transitaire adquat rduit le risque de lopration de passation de marchs, tant donn quune partie du risque est transfre de lUNOPS vers lagent de transit slectionn. Par ailleurs, le choix dun transitaire adquat rduit en lui-mme le risque en raison de lexprience et du savoir-faire spcialis du transitaire. LUNOPS doit sassurer que lagent de transit en question dispose de tous les documents ncessaires pour la libration des marchandises en transit (voir le chapitre 9.2.8, Documents dexpdition). 9.2.6 INCOTERMS Les INCOTERMS (International Commerce Terms) sont des termes standards dfinissant les obligations de lacheteur et du vendeur en ce qui concerne lexpdition de biens. Ils sont utiliss dans le monde entier dans les changes internationaux et locaux. Les INCOTERMS ont t tablis par la Chambre de Commerce Internationale (CCI). Le champ dapplication des Incoterms est limit aux affaires relatives aux droits et aux obligations des parties du contrat au regard des cots et des risques lis la livraison des biens vendus. Ils prcisent o le vendeur livre les biens, ce quil paie et quel moment il transfre le risque du transit lacheteur. Le personnel de la section de passation de marchs peut demander aux fournisseurs de faire une cotation sous plus dun Incoterm, par exemple au moment denvisager si le transpor t doit tre pris en charge par le fournisseur ou indpendamment. La dfinition claire des termes de commerce rduit le risque de malentendus et, tant donn que la CCI offre un service darbitrage, leur interprtation est couramment accepte. Les Incoterms 2000 rgissent les termes dexpdition des contrats de lUNOPS, tant que cette exigence est stipule dans les termes et les conditions gnrales du contrat. Il est fait rfrence un Incoterm appropri dans tous les contrats demandant un transport. L'Incoterm doit imprativement dsigner un lieu (ville, pays, etc.). Pour de plus amples informations, veuillez consulter le site Web de la CCI sur www.iccwbo.org, ou les instructions sur lutilisation des Incoterms. 9.2.6.1 Lutilisation des INCOTERMS lUNOPS La liste ci-dessous numre les Incoterms les plus communment utiliss par lUNOPS, et dans quelles situations ils doivent tre utiliss : 1. Pour les produits imports ou les produits fabriqus dans le pays, il est recommand d'utiliser le terme DDU (Delivery Duty Unpaid) (Rendu droits dus). 2. Pour la passation internationale de marchs dans laquelle le fournisseur des marchandises norganise pas le transport, il est recommand d'utiliser le terme FCA (Free Carrier) (Franco transporteur). tant donn que l'UNOPS a rejoint les accords long terme mondiaux des Nations unies en ce qui concerne les services de fret, les prix Franco transporteur ((Free Carrier, lieu dsign) doivent tre exigs dans les documents de consultation (l'UNOPS utilisera le transitaire
120

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

des Nations unies pour ses acheminements si les prix s'avrent efficaces et pratiques). Le Franco transporteur (FCA) doit tre privilgi par rapport au Franco dpart (EXW) car il rsout le problme du chargement dans les locaux du vendeur ou du ddouanement l'export pour l'acheteur. Le FCA doit tre privilgi par rapport au FOB ou au FAS (Franco le long du navire) car avec les Incoterms FCA l'acheminement total du port de chargement sera sous la responsabilit d'une seule entit : le transitaire. 3. Pour la passation internationale de marchs dans laquelle le fournisseur organise le transport, il est recommand d'utiliser le terme CPT (Carriage Paid To) (Port pay). Pour les cas o il a t dcid que le fournisseur des marchandises prendrait galement en charge le transport, alors le terme CPT (Carriage Paid To) (Port pay)) doit toujours tre utilis. Il est ds lors recommand de demander les prix CPT dans les documents de consultation. Le CPT doit tre privilgi par rapport au CIP (port et assurance pays) et aux Incoterms de la famille D, tant donn que l'UNOPS, avec les organisations des Nations unies, a sign un accord mondial d'assurance des biens offrant une couverture globale extrmement comptitive (voir page des LTA). 4. En outre, le terme DDU (Delivery Duty Unpaid, (rendu droits non acquitts)) peut tre utilis pour la passation internationale de marchs dans laquelle lUNOPS prfre que le fournisseur supporte lensemble des risques et des cots associs au transport des marchandises vers le pays de destination. Toutefois, tant donn lexcellente couverture dassurance tous risques offerte au titre du programme dassurance ngoci globalement par plusieurs agences des Nations unies, dont lUNOPS, il est hautement recommand deffectuer en CPT (port pay) toute passation internationale de marchs et de faire assurer ces biens par ce programme dassurance. Lutilisation du DDU pour une passation internationale de marchs est justifie dans les rares pays o le programme dassurance ne fournit pas une couverture complte (par exemple, exclu le ri sque de guerre). En cas de doute concernant lapplication de la couverture dassurance tous risques un pays donn, il est conseill de contacter le courtier en assurances de lUNOPS (coordonnes). 5. L'utilisation de l'Incoterm DDP (delivered duty paid (rendu droits acquitts)) est incompatible avec les statuts de l'UNOPS en tant qu'organisation faisant partie des Nations unies (l'UNOPS est exempte du paiement d'impts et de taxes directs) ; ainsi il ne doit jamais tre utilis dans les documents de consultation, les commandes d'achat et les contrats (sauf dans le cadre de conditions trs spcifiques comme expliqu dans le Chapitre 6.1.3, Critres financiers), sinon l'UNOPS pourrait courir le risque d'tre accuse d'abuser des privilges et des immunits dont elle bnficient. De la mme manire, le DEQ (delivered ex-quay (rendu quai)) peut uniquement tre utilis lorsqu'il est clairement spcifi dans le contrat que les droits de douane payables l'importation des marchandises sont exclus du prix du contrat, car cet Incoterm permet l'ventualit d'inclure de tels cots. Tous les termes utiliss ci-dessus doivent tre suivis du nom du point de destination (par exemple, CPT Douchanb, Tadjikistan). 9.2.7 Assurance pendant le transport Pendant le transport et le stockage, tout chargement est expos une srie de risques, tels que des dgts, le chapardage et le vol, la casse, la non rception dune partie ou de lintgralit du chargement. Lassurance des biens fournit par consquent une protection contre les pertes financires potentielles rsultant de tels risques. Il est impratif de garantir la protection des marchandises sujettes des risques, notamment la guerre, les grves, les meutes et les mouvements populaires. Par ailleurs, la dure de la couverture dassurance doit imprativement tre suffisante pour la priode de transport dun entrept un autre, notamment le stockage au site de destination. Les marchandises sont assures hauteur du cot, de lassurance et de la valeur du fret plus un pourcentage convenu pour reflter le cot indirect de remplacement des biens. Au vu de ce qui prcde, lUNOPS a ngoci un contrat dassurance glob al des cargaisons maritimes que tous les bureaux de lUNOPS sont encourags utiliser. Il sagit dune assurance tous risques couverture mondiale. Toutefois, des conditions spciales peuvent sappliquer dans certains pays (par exemple, en cas de risque de guerre). Ds lors, le personnel de la section de la passation de marchs doit contacter directement le courtier en assurances de lUNOPS ou le PPG en cas de doute.

121

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Dans le cas dune demande dindemnits ou dun vnement pouvant entraner une demande dindemnits, la dclaration doit tre faite directement au courtier en assurances. Pour signaler des dommages non apparents, la dclaration doit tre faite dans les 60 jours suivant la date darrive la destination finale. Pour des orientations plus dtailles sur lassurance pendant le transport ainsi que les coordonnes des points de contacts lUNOPS et du courtier en assurances, veuillez vous reporter aux Instructions sur lassurance des cargaisons maritimes de l'UNOPS. Instructions - assurance des cargaisons maritimes de l'UNOPS 9.2.8 Documents dexpdition Les documents dexpdition complets et appropris sont dune importance cruciale pour la livraison des marchandises dans les dlais. Le fournisseur a besoin des documents d'expdition pour dplacer la commande de ses locaux, et pour recevoir le paiement de lacheteur. Le transitaire a besoin des documents d'expdition pour arranger le transport, le consignataire a besoin des documents d'expdition pour rcuprer les biens leur arrive, et le consignataire ou la partie notifier en a besoin pour prendre en charge le ddouanement. Chaque tape de lenvoi gnre des documents qui peuvent tre requis quand lquipement est dans le pays, par exemple pour enregistrer un vhicule ou un quipement radio. Le contenu exact dun lot de documents dexpdition dpend du type de marchandises expdies, du moyen de transport, de la personne qui expdie les marchandises (transitaire, fournisseur, etc.) et des exigences spciales du pays receveur. Veuillez vous reporter la version correspondante des Instructions demballage et dexpdition de lUNOPS pour des orientations plus dtailles. Tandis que les documents d'expdition particuliers requis varient selon les cas, chaque envoi doit comporter des justificatifs dtaills : 1) 2) 3) 4) 5) du contenu de lenvoi du poids et du volume du contenu de lorigine des biens (si ncessaire) du prix des biens, et du transport des biens.

Les documents dexpdition suivants sont communs tous les envois : 1) le connaissement (B/L) (pour les envois par voie maritime), ou le manifeste de chargement (pour dautres modes de transport) est le contrat de transport entre lexpditeur et le transporteur, indiquant la manire dont les biens sont expdis et le moment o ils arriveront. Le connaissement est en plus la preuve que le transporteur a reu les marchandises pour lexpdition et constitue une preuve irrfutable que les marchandises ont t expdies comme indiqu. Il possde galement la caractristique unique dattester de la proprit des biens spcifis (un titre de proprit). 2) les factures commerciales et les factures Pro Forma dcrivent les marchandises et indiquent leur valeur. 3) les bordereaux de colisage sont des descriptions du contenu, du nombre total dunits demballage, des marquages, du poids et du volume de chacune. 4) les certificats dorigine indiquent le pays dorigine ou de fabrication des marchandises et sont toujours mis par une chambre de commerce locale. Un certificat dorigine est en gnral requis pour limportation et est galement utilis des fins statistiques. 5) Le certificat de don remplace la facture commerciale et le certificat dorigine dans le cas de marchandises transportes en provenance dun entrept UNOPS ou de dons en nature. Une facture commerciale, une facture Pro Forma ou un certificat de don prouve la valeur des marchandises. Des documents supplmentaires sont requis lors de lutilisation dun transitaire : 6) Lattestation de prise en charge est une preuve que le fournisseur a remis les biens au transitaire. 7) une facture de fret du transporteur indique les dtails et les frais dexpdition.
122

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

En outre, un certain nombre de certificats attestant la qualit peuvent tre requis. Ces certificats sont gnralement fournis par le fournisseur. Le fournisseur ou le transitaire (en fonction de qui organise le transport) est responsable de la consolidation des documents dexpdition reus et est tenu de faire parvenir par messagerie un lot original de documents au consignataire et les deux autres lots lunit contractante de lUNOPS. Le personnel du service de la passation de marchs vrifie les documents pour sassurer que toutes les informations sont correctes et identiques dans tous les documents. Par ailleurs, lUNOPS doit sassurer que les documents ont t reus par le consignataire. Les concepts suivants sont des termes frquemment utiliss dans les documents dexpdition : Consignataire Le consignataire est le receveur des marchandises, gnralement, mais pas obligatoirement, un bureau des Nations unies. Le consignataire peut tre, mais sans que ce soit une ob ligation, identique ladresse de livraison. Le consignataire reoit toujours une copie des documents dexpdition. Le consignataire peut soccuper du ddouanement et dautres formalits officielles sur demande du personnel du service de la passation de marchs en question. Ces tches peuvent toutefois tre effectues par une partie notifier. Les coordonnes du consignataire, telles que ladresse, le pays, le nom, le tlphone/fax, email et la personne contacter doivent figurer dans le bon de commande et sur ltiquetage des colis. Partie notifier Une partie notifier peut tre engage par le personnel du service de la passation de marchs (ou le consignataire) afin darranger le ddouanement des biens et autres formalits officielles. Dans ce cas, les documents dexpdition sont galement transmis la partie notifier. Adresse de livraison/destination finale Ladresse de livraison ou destination finale est ladresse de lutilisateur final o les marchandises doivent tre physiquement livres. Instructions d'emballage et d'expdition franco transporteur, franco bord (FCA/FOB) Instructions d'emballage et d'expdition port pay, (CPT) par avion Instructions d'emballage et d'expdition port pay, cot et fret, (CPT/CFR) par voie maritime/terrestre Instructions d'emballage et d'expdition port pay, cot et fret, (pour commande de fret spare avec le transporteur) Instructions d'emballage et d'expdition rendu droits dus (DDU) 9.2.9 Rception des chargements Quand un chargement est livr au consignataire, lusage commun pour le transporteur est de demander un reu. En mme temps, le consignataire doit excuter une inspection superficielle des colis par rapport lensemble des documents dexpdition. Si le chargement est en bon tat apparent, il est recommand de donner un endos (par exemple, reu en bon tat externe contenu non vrifi ). Si toutefois des signes de manipulation frauduleuse sont visibles, le reu doit mentionner les rserves ncessaires (par exemple, bote casse , contenu manquant , cartons montrant des signes de chapardage ). Dans la mesure du possible, les colis doivent tre pess pour dterminer les diffrences entre le poids dclar et le poids rel, en mentionnant toute divergence sur les bons de livraison. 9.2.9.1 Cration d'un reu dans ATLAS (Comptabilisation des produits) Les reus dans ATLAS doivent tre crs une fois que la livraison a eu lieu. La livraison peut revtir diffrents sens en fonction de ce qui est achet : marchandises, services ou travaux. De plus, en ce qui concerne les marchandises, la livraison est reconnue diffrents points dans le temps selon l'Incoterm utilis dans le contrat. la lumire de ces informations, les tableaux ci-dessous indiquent les points dans le temps lorsque la livraison est considre comme finalise et numrent les documents requis pour la cration du reu ATLAS. 1) La cration du reu ATLAS dans le cas o des marchandises, des travaux et des services sont engags.
123

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

124

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

PASSATION DE MARCHES STANDARD y compris les accords long terme mais excluant les contrats ICA Catgorie Marchandises (y compris fret) Documents requis pour la cration d'un reu ATLAS Preuve de la livraison du fournisseur, du transitaire ou du consignataire; p.ex. - Pour les Incoterms F : Confirmation du transitaire de la rception et informations concernant la quantit des expditions partielles. Reu faire en mme temps que le bon de commande pour les marchandises et le bon de commande pour le fret ; - Pour les Incoterms C : Connaissement et informations sur la quantit des expditions partielles ; - Pour les Incoterms E et D : Confirmation du consignataire de la rception ; Preuve de la prestation de services du fournisseur ou du consignataire - Pour le type service-conseil (formation, etc.) : Confirmation du consignataire/client que les services ont t excuts et les produits livrs ; - Pour les services spcialiss (inspection, tests en laboratoire, etc.) : Rapport du fournisseur, acceptable pour l'UNOPS, indiquant que les services ont t fournis Facture du fournisseur certifie par l'ingnieur pour une partie des travaux excuts (mtrage) Propritaire Agent de la logistique ou responsable de la passation de marchs/contrats lors de l'absence d'un agent de la logistique ou autre personnel du projet nomm par le Chef de projet (exception faite du personnel financier) Date de la rception - Pour les Incoterms F : Date de la confirmation de rception du transitaire ; - Pour les Incoterms C : Date du connaissement ; - Pour les Incoterms E/D : Date de confirmation de la rception du consignataire

Services (sauf fret)

Agent de la logistique ou responsable de la passation de marchs/contrats lors de l'absence d'un agent de la logistique ou autre personnel du projet nomm par le Chef de projet (exception faite du personnel financier)

- Pour le type serviceconseil (formation, etc.) Date du consignataire/ confirmation du client - Pour les services spcialiss (inspection, tests en laboratoire, etc.) : Date du rapport du fournisseur acceptable pour l'UNOPS

Travaux

Agent de la logistique ou responsable de la passation de marchs/contrats lors de l'absence d'un agent de la logistique ou autre personnel du projet nomm par le Chef de projet (exception faite du personnel financier)

Date de la facture du fournisseur certifie par l'ingnieur

125

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

2) Rception des services UNGM (ceci est appropri pour l'quipe UNGM au PPG HQ) : UNGM Catgorie Droit d'adhsion Cots au prorata Revenu des alertes d'appel d'offres Documents requis pour la cration d'un reu ATLAS Paiement par l'Organisation des Nations unies Paiement par l'Organisation des Nations unies Paiement du fournisseur Propritaire Agent financier Responsable financier Responsable financier Date de la rception Date du paiement par l'Organisation Date du paiement par l'Organisation Date du paiement par le fournisseur

9.2.10 Restrictions sur lexportation ou limportation de biens Les pays exportateurs peuvent restreindre lexpdition de certaines catgories de marchandises vers certains pays ou interdire compltement leur exportation. Lquipement double usage civil/militaire ou les technologies informatiques et de tlcommunications de pointe sont communment sujets des restrictions. Le personnel du service de la passation de marchs doit tre conscient de ces limitations, de telle sorte que les dlais requis pour obtenir les autorisations ncessaires puissent tre calculs dans les temps estims et la stratgie didentification modifie en consquence. De mme, les pays importateurs peuvent imposer leurs propres restrictions. Lquipement de tlcommunications et les produits pharmaceutiques ncessitent une autorisation pralable du ministre concern qui mettra une licence. Pour les produits pharmaceutiques spcifiquement, certains pays ncessitent un enregistrement des produits. Dautres types dquipement, tels que les vieux vhicules doccasion, pass un certain nombre d'annes, peuvent tre interdits purement et simplement. Certains pays interdisent les marchandises de certaines origines pour des raisons politiques. Obtenir lautorisation est gnralement un exercice de longue haleine. Le bureau de rception doit imprativement confirmer quil a l'autorisation en sa possession avant que le fournisseur ne soit autoris expdier les marchandises. La consquence ventuelle de lexpdition sans lautorisation est quil sera demand au receveur de payer le cot du stockage dans le port et les frais de manutention portuaire applicables aux marchandises, jusqu ce que lautorisation soit mise. Il existe galement un risque considrable que le chargement se dtriore ou disparaisse pendant cette priode. Il se peut que les Nations unies imposent aussi des restrictions dans certains pays. Le matriel de radio de communication est souvent rgularis. De nombreux gouvernements ont des rgles trs strictes quant aux types de matriel de communication que le public a le droit dutiliser. Dans ces pays, le gouvernement concern ou les autorits de tlcommunication peuvent exiger de recevoir les spcifications techniques du produit afin dautoriser limportation. Dans certaines occasions, des fournisseurs ont demand LUNOPS de leur apporter son support pour une drogation sur de tels equipment. Avant que lUNOPS fournisse de tels documents ou de telles drogations, un contrle appropri devra tre entrepris pour valuer si ces documents sont vraiment ncessaires, afin dviter que lorganis ation ne sexpose des risques inutiles et vitables. La division oprationnelle devrait se renseigner sur lexistence des lgislations et autres rgulations du pays concernant lutilisation de la communication lectronique, notamment les frquences des tlcommunications. Dans la plupart des cas, le systme rgulateur se fait par: (a) Une prohibition gnrale contre tout matriel de tlcommunication, quelle que soit la taille ou la puissance; (b) Des exemptions (p.ex. tlphones portables dans la catgorie du GSM, talkies-walkies, tlcommandes pour portes de garage, etc.) la prohibition mentionne en point (a). Si le type dquipement ncessite une licence afin dtre (legalement) utilis, lUNOPS devrait soit: (a) Demander lautorit destinataire du matriel dans le pays, de faire une demande de drogation auprs du dpartement qui soccupe de la drogation rgulatrice soit; (b) Demander une drogation de la part du client. LUNOPS ne devrait pas signer de telles drogations moins quil ressorte clairment que soit : (a) Il nexiste pas de loi contre ces quipements; soit
126

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

(b) Sil existe une loi, la permission a t accorde en vertu de cette loi, soit pas une exemption gnrale, ou une exemption plus restreinte. Un exemple dexemption gnrale serait p.ex. le ministre donne, par la prsente, la permission quiconque dutil iser un routeur sans fil de classe 802.11g ou le ministre donne, par la prsente, la permission quiconque dutiliser les quipements sur les frquences xxx-yyy du moment que ces quipements ne transmettent pas zzz Watts en nergie .

127

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

10 L'administration du contrat
Ladministration du contrat est le processus qui garantit que les deux parties au contrat rpondent pleinement leurs obligations respectives aussi efficacement et correctement que possible, en fournissant les rsultats conomiques et oprationnels requis du contrat et en attnuant le risque affrant. Le processus dadministration du contrat comporte cinq tapes : 1. Suivi et contrle de lexcution du contrat 2. Gestion du changement 3. Rglement des diffrends 4. Gestion financire/paiement 5. Fin du contrat Ladministration du contrat relve de la responsabilit de lunit contractante et de la personne charge du processus de la passation de marchs. Toutefois, ladministration du contrat ncessite limplication et la participation du demandeur ou de lunit oprationnelle, et parfois, galement la contribution de lutilisateur final.

10.1 Suivi et contrle de lexcution du contrat

Lensemble du suivi du contrat relve de la responsabilit du personnel charg de lactivit de passation de marchs. Il comprend l'observation de lexcution du contrat par le fournisseur pour garantir quun produit de qualit, de quantit requise, est livr temps et conformment au budget. Plusieurs exigences sont intgres dans les contrats standards et le degr de conformit des fournisseurs ces exigences est utilis pour estimer les indicateurs d'excution afin d'valuer l'excution du contrat en cours (par exemple, normes de qualit, dlais de livraison, inspections, dates des chances, etc.). Le contrle de lexcution engage lacheteur sassurer que lexcut ion par le fournisseur correspond au contrat, que toute dviation est justifie et que les contrats sont amends de manire reflter les changements convenus dans les travaux effectuer. Marchandises Pour la passation de marchs concernant des marchandises, le personnel du service de la passation de marchs doit suivre lexpdition et la rception des marchandises travers les actions suivantes : 1. Suivi avec le fournisseur quelques jours/semaines avant la date limite dexpdition, afin de sassu rer que les marchandises seront prtes pour tre expdies la date convenue. 2. Informer les fournisseurs, le consignataire et le demandeur/utilisateur final de tout changement de plan (par exemple, route de navigation, date limite dexpdition, etc.). 3. Sassurer que tous les documents dexpdition adquats sont fournis aux parties. Veuillez vous reporter au Chapitre 9.2.8, Documents d'expdition. 4. Si ncessaire, demander une extension de la garantie dexcution si lactivit est retarde. 5. Obtenir une preuve de la rception du chargement de la part du consignataire. la rception, le consignataire doit excuter une inspection superficielle des colis par rapport lensemble des documents dexpdition et signaler ltat externe des marchandises. Si des signes de manipulation frauduleuse sont visibles, le reu doit mentionner les rserves ncessaires. Dans la mesure du possible, les colis doivent tre pess pour dterminer les diffrences entre le poids dclar et le poids rel, en mentionnant toute divergence dans le rapport. 6. Obtenir une preuve de la rception des marchandises la destination finale, si celle-ci est diffrente de ladresse du consignataire. Indicateurs dexcution gnralement utiliss pour le suivi des contrats : 1. Comparaison de la date de livraison requise par rapport la date de livraison relle 2. Comparaison de la quantit commande par rapport la quantit livre 3. Comparaison de la conformit entre les spcifications de la commande et les spcifications la livraison Services Lorsquil engage des prestataires de services, le personnel du service de la passation de marchs doit suivre lexcution du contrat par le prestataire en garantissant la rception et lacceptation des prestations spcifies dans le contrat dans les dlais (par exemple, rapports de dmarrage, rapports de situation, rapports dateliers ou de sances de formation, vidos, etc.).
128

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Les prestations fournir au titre du contrat doivent imprativement tre reconnues et approuves par le demandeur/lunit oprationnelle et occasionnellement, galement par lutilisateur final. Par ailleurs, les fournisseurs, demandeurs/units oprationnelles et utilisateurs finaux doivent tre tenus informs des changements et modifications au contrat (par exemple, changement de dates des missions, date de dmarrage, coordonnes des intervenants, etc.). Indicateurs dexcution gnralement utiliss pour le suivi des contrats de pr estations de service : 1. La livraison des rsultats dans les temps, conformment au contrat 2. Rponse rapide aux demandes de lUNOPS 3. Qualit des services fournis Travaux Les travaux sont considrs finaliss quand lingnieur consultant a mis un certificat de finalisation dfinitif attestant que les travaux ont t raliss et que le prestataire a rempli ses obligations conformment au contrat. Le certificat de finalisation substantielle est mis quand les travaux ou une partie des la satisfaction de lingnieur consultant. Il atteste que lensemble des travaux a complt conformment au contrat, et que les travaux restants spcifis dans le finaliss dans le dlai de garantie (habituellement la priode de douze mois suivant des travaux mentionne dans le certificat de finalisation substantielle). travaux a t ralise t substantiellement certificat doivent tre la date de finalisation

La date de finalisation substantielle des travaux (ou dune portion spcifique des travaux) est dfinie comme la date laquelle la construction est suffisamment finalise conformment au contrat, de telle manire que lutilisateur final puisse avoir disposition le rsultat de louvrage (ou dune portion spcifique des travaux) pour lusage auquel il est destin. Indicateurs dexcution gnralement utiliss pour le suivi des contrats de travaux : 1. finalisation des travaux ou de parties des travaux dans les temps 2. respect du cahier des prescriptions techniques 3. pourcentage de points de non-conformit dans le certificat de finalisation substantielle mis par lingnieur consultant 10.1.1 Inspections Le suivi du contrat et lvaluation du produit final peuvent tre assurs grce des inspections. Les inspections impliquent lexamen ou le test dun produit pour sassurer quil respecte les exigences du contrat. Les inspections peuvent tre effectues par des experts internes ou par des agents dinspection engags au cas par cas, ou sur la base d'un accord long terme tabli. Pour plus de dtails sur les mthodes dinspection e t des exemples de leur utilisation, veuillez vous reporter aux directives sur les inspections. Directives - Inspection 10.1.2 Acceptation du produit final Lacceptation du produit final relve de la responsabilit du demandeur/unit oprationnelle et de lutilisateur final. Toutefois, lentit contractante doit enregistrer et archiver ces informations dans le dossier, et les utiliser des fins de paiement ainsi que pour prendre des mesures correctives, le cas chant. Marchandises la rception des marchandises achetes par lutilisateur final, le demandeur/un it oprationnelle avec laide de lutilisateur final, le cas chant, fournit lunit contractante un Rapport de Rception et dInspection (RIR) confirmant la rception de toutes les marchandises conformment au bordereau de colisage, tout en attestant en dtail de ltat des marchandises reues et de leur conformit aux spcifications mentionnes. Le format standard du rapport de rception et d'inspection de l'UNOPS (RIR) doit tre utilis cet effet. RIR - Formulaire

129

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Services Le personnel du service de la passation de marchs doit recevoir une confirmation crite de la part du demandeur ds que les services ont t raliss de manire satisfaisante conformment aux termes du contrat. Le demandeur (avec laide de lutilisateur final, le cas chant) doit imprativement confirmer la rception et lacceptation de toutes les prestations spcifies dans le cadre du contrat. Travaux Lors de la passation de marchs relative des travaux, le personnel du service de la passation de marchs doit sassurer que les travaux se droulent conformment au calendrier prvu au contrat. Cette procdure peut tre effectue au moyen de visites rgulires du site ou de rapports de situation ou de rapports priodiques par lingnieur en fonction de lavance des travaux. 10.1.3 valuation de la performance du fournisseur Le personnel du service de la passation de marchs, le demandeur/lunit oprationnelle et lutilisateur final doivent tre impliqus dans lvaluation de la performance du fournisseur. La personne charge de lactivit de passation de marchs en question a la responsabilit princi pale de lvaluation du fournisseur. Toutefois, le personnel du service de la passation de marchs sappuie sur la contribution du demandeur/de lunit oprationnelle, de lutilisateur final et de lingnieur consultant (dans le cas de projets de travaux) pour mener une valuation complte. Il convient de considrer les points suivants : respect de l'agenda de livraison/livraison dans les temps respect des termes et conditions contractuels respect des dispositions concernant la garantie qualit des marchandises et services fournis conformment au contrat rponse rapide aux demandes de lUNOPS retard indu dans lexcution du contrat toute rclamation futile contre lUNOPS manquement dvoiler des informations pertinentes relatives sa performance (par exemple, banqueroute, litige en cours, etc.)

L'valuation de la performance du fournisseur est obligatoire pour toutes les activits de passation de marchs dont la valeur est gale ou suprieure 250.000 dollars amricains. Lorsque le dernier paiement d'un contrat a t effectu, et qu'il n'y a plus de rclamations en cours, le formulaire dvaluation de la performance du fournisseur doit tre rempli, conserv dans le dossier de la passation de marchs et une copie doit tre envoye au groupe charg des pratiques en passation de marchs comme stipul par les instructions indiques dans le formulaire d'valuation de la performance. La non-conformit avec cette exigence pourrait entraner des sanctions disciplinaires. Veuillez galement vous reporter au chapitre 3.4, Gestion des vendeurs. Formulaire pour l'valuation de la performance du fournisseur Modle 10.1.4 Archivage des contrats et documentation Un dossier de passation de marchs doit tre tabli par le personnel du service de la passation de marchs. Outre les informations attestant du processus de passation de marchs, le dossier doit comprendre toutes les informations requises pour administrer le contrat correctement. Toutes les questions de clarification ou de changement du contrat doivent tre pleinement tayes dans ce dossier. Le demandeur/lunit oprationnelle a normalement un dossier spar contenant une copie du contrat, inclus dans le dossier de gestion du projet, afin de fournir sa contribution tout au long de la phase dadministration du contrat. Il est important de conserver des traces documentaires de lexcution du contrat : afin de fournir des lments de preuve de la performance du fournisseur ; en cas de diffrends ; afin de crer une mmoire institutionnelle, et des fins daudit.

Pour plus de dtails sur le contenu dun dossier de passation de marchs, veuillez vous reporter au chapitre 1.10 Documentation du processus de la passation de marchs, ainsi que les directives sur larchivage. L'archivage de la passation de marchs
130

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

10.2 Gestion du changement

La gestion du changement est le traitement des changements qui surviennent pendant lexcution du contrat, impliquant gnralement des variations de cots ou dexigences qui navaient pas t anticipes l'origine mais qui ne sont pas contestes. La gestion du changement permet dviter les changements non dsirs ainsi que dincorporer les changements ncessaires dans le contrat. Il est de la responsabilit du personnel du service de la passation de marchs de : 1) ngocier les changements appropris au contrat concernant le cot, le calendrier, la qualit et lexcution, en sassurant que le contrat est amend de manire dfini r tout moment les attentes convenues des deux parties au contrat. Les amendements doivent tre documents au dossier du contrat. 2) sassurer que les conditions du changement sont raisonnables en termes de cot, de temps et de qualit. 10.2.1 Amendements au contrat Un amendement un contrat trouve son origine dans une demande dinclure des changements mineurs ou dajouts au contrat de la part du client ou de lutilisateur final, ou dans la dcouverte du besoin dajustements au contrat pour que celui-ci reflte clairement les attentes des parties au contrat. Ds quun contrat a t adjug et sign, il nest permis de lamender que si ses dispositions autorisent la modification, ou si des marchandises, des services et/ou des travaux connexes supplmentaires doivent tre fournis par le mme fournisseur pour lexcution du contrat original. Les amendements au contrat ne sont pas appropris pour des changements substantiels concernant ltendue des marchandises, des services ou des travaux livrer. Toutes les autres situations exigent une nouvelle slection de fournisseur par concurrence. Les points cls suivants doivent tre pris en compte au moment damender un contrat : 1. les amendements comportant des implications financires doivent tre approuvs par le demandeur et lautorit de la passation de marchs correspondante. 2. les demandes damendements sont prsentes pour examen, et/ou l adjudication des contrats appropris la Commission des marchs et/ou lautorit de la passation de marchs concerns selon les seuils financiers tablis (exposs dans le chapitre 7.2 Examen et recommandation lautorit de la passation de marchs). Le systme HQCPC en ligne est utilis pour des demandes damendement prsenter pour examen une Commission des marchs (processus damendement). Le modle damendement du contrat est utilis pour les demandes prsentes directement lautorit de la passation de marchs. Veuillez consulter le tableau 6 rsumant les diverses situations d'amendement et indiquant le type de mthode dexamen et d'adjudication exige. 3. Les amendements doivent tre conclus suffisamment en avance de la date dentre en vigueur propose pour ledit amendement, et toujours avant la date dexpiration du contrat. Si le contrat est dj expir, il convient de demander une assistance juridique auprs du service lgal. 4. Au moment damender un contrat pour augmenter le prix, le personnel du service de la passation de marchs doit justifier en quoi le cot est raisonnable (ex. les prix unitaires ne doivent pas dpasser ceux du contrat original). Les divergences par rapport aux prix unitaires originaux doivent tre clairement expliques et justifies. 5. Les amendements doivent tre conclus par crit. Le modle standard damendement aux contrats est utilis pour lamendement aux contrats de prestations de services ou de travaux. Lors de lachat de marchandises, un bon de commande amend doit tre transmis au fournisseur. Pour les amendements ncessitant la prsentation une Commission des marchs - veuillez utiliser le systme HQCPC en ligne Demande damendement de contrat pas dexamen requis par un comit Amendements aux contrats - modle
131

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Formulaire pour l'valuation de la performance du fournisseur Modle Pour les demandes damendement relatives aux ICA, veuillez vous reporter D.O.21.

132

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Tableau 6 : Type d'examen ou d'adjudication requis dans diverses situations d'amendement

AMENDEMENTS
A= CONTRAT D'ORIGINE + AMENDEMENTS DJ EXAMINS PAR LE LCPC/HQCPC B 250.000 Si A est pass par l'examen d'un comit B > 20 % de A B 20 % de A Si A est bas sur une exception lutilisation des mthodes formelles de consultation Si A est bas sur lutilisation des mthodes formelles de consultation ou la prslection B= AMENDEMENT EN COURS+ AMENDEMENTS QUI N'ONT PAS T EXAMINS PAR LE HQCPC

EXAMEN

ATTRIBUTION

HQCPC Le comit ayant examin A PA

ECPO RD ou ECPO PA

LCPC/HQCPC

RD ou ECPO

B < 50.000

Si A n'est pas pass par l'examen d'un comit

Si A + B 50.000 mais < 250.000

PA

PA

Si A + B 250.000 Si A + B < 50.000 Si A est bas sur une exception lutilisation des mthodes formelles de consultation

LCPC/HQCPC PA LCPC/HQCPC pour les montants cumuls < 250.000 USD sinon HQCPC uniquement LCPC/HQCPC pour les montants cumuls < 250.000 USD sinon HQCPC uniquement LCPC/HQCPC pour les montants cumuls < 250.000 USD sinon HQCPC uniquement

RD ou ECPO PA

RD ou ECPO

Si A est pass par l'examen d'un comit

B 50.000 et < 250.000

Si A est bas sur lutilisation des mthodes formelles de consultation ou la prslection

RD ou ECPO

Si A n'est pas pass par l'examen d'un comit

Si A est bas sur une exception lutilisation des mthodes formelles de consultation Si A s'est bas sur lutilisation des mthodes formelles de consultation ou la prslection

RD ou ECPO

LCPC/HQCPC

RD ou ECPO

Notes : LCPC si la rgion possde un LCPC, le cas contraire HQCPC.

133

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

10.3 Voies de recours

Une rupture de contrat peut donner la partie non fautive un droit certaines voies de recours. Rsiliation Dans certains cas, linexcution des prestations par une partie peut conduire lautre partie annuler le contrat. Lannulation survient lorsquune partie met fin au contrat en raison de la rupture par lautre. Les voies de recours pour cette rupture comprennent normalement les dommages et intrts qui indemnisent la partie non fautive pour toute perte encourue en raison de la rupture et ces dommages et intrts sont gnralement compensatoires. Dans tous les cas de rsiliation, une consultation et une assistance pralables doivent tre demandes auprs du Service juridique. Dommages et intrts libratoires Les parties un contrat peuvent expressment convenir, l'avance, dune somme payable au titre de dommages et intrts pour toute rupture. Ces dommages et intrts libratoires sont une estimation de la perte relle encourue et ne sont pas considrs comme une sanction. Les dispositions concernant les dommages et intrts libratoires sont incluses aux conditions gnrales des contrats standards de lUNOPS. Quand les retards entranent des cots supplmentaires, une perte sur chiffre daffaires ou la perte dautres avantages lUNOPS, les dommages et intrts libratoires sont verss par le fournisseur lUNOPS pour couvrir les cots encourus en raison du retard. Les dommages et intrts libratoires sont fournis pour couvrir la livraison tardive et calculs en pourcentage de la valeur du contrat jusqu un montant maximum. Les dommages et intrts libratoires pour livraison tardive saccroissent pour chaque jour, ou autre priode, calcule pour tenir compte de la livraison tardive. LUNOPS exige souvent que la clause de dommages et intrts libratoires soit mentionne en plus des autres voies de recours. Cette exigence peut tre ralise en limitant expressment les dommages et intrts libratoires la livraison tardive. Si par exemple, une dduction de 10 pour cent a t obtenue au titre dun contrat de prestations de services ou de travaux de lUNOPS, lUNOPS peut se rserver le droit de rsilier le contrat. Dans quelles conditions doivent s'appliquer les dommages et intrts libratoires ? 1. si le retard est d un cas de force majeure (p.ex. vnements hors du contrle du fournisseur et ne mettant pas en cause la faute du fournisseur ou sa ngligence, et vnements non prvisibles) et que le fournisseur a pu fournir une preuve tangible de la survenance de tels vnements, ou si le retard est d la ngligence de l'UNOPS (p.ex. erreur dans la documentation de conception) ou d au retard/arrt de l'excution du client au contrat, les dommages et intrts libratoires ne s'appliquent pas. 2. si le retard est d toute autre raison relative au prestataire, les dommages et intrts libratoires doivent s'appliquer conformment aux termes du contrat. Qui dcide de l'application/non application des dommages et intrts libratoires? 1 s'il n'existe aucune reprsentation du fournisseur exigeant la dispense de dommages et intrts libratoires, ces derniers sont immdiatement dduits conformment aux termes du contrat. Dans de tels cas, c'est le responsable financier qui dduit les dommages et intrts libratoires. tant donn que les dispositions sont dj stipules dans le contrat et que le responsable financier indique la dduction dans la dclaration de paiement mise par le fournisseur, il n'existe aucune obligation d'informer au pralable le fournisseur. Si le fournisseur a dj soumis une dispense de recherche de reprsentation des dommages et intrts libratoires, la dcision d'appliquer ou non les dommages et intrts libratoires, ou jusque dans quelle mesure ils doivent s'appliquer, ne peut pas tre prise par un seul individu. Dans de tels cas, le responsable de la logistique ou des contrats doit tablir une note au dossier aprs avoir obtenu des informations de la part des responsables concerns et ensuite recommander jusque dans quelle mesure les dommages et intrts libratoires peuvent s'appliquer ou tre omis. La recommandation doit tre soumise l'autorit de la passation de marchs concerne qui prendra la dcision finale.

134

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

L'UNOPS doit alors informer le fournisseur de la dcision finale de sa reprsentation. Les archives concernes doivent tre conserves dans le dossier de la passation de marchs.

Excution en nature La partie non fautive a droit des dommages et intrts dans la plupart des cas de rupture de contrat. La voie de recours de lexcution force nest gnralement pas disponible lUNOPS dans les contrats de vente relatifs la vente de marchandises, moins que lUNOPS nachte des produits uniques ou spcialiss. Lorsquil sagit dun contrat de prestations de services de personnel, une rupture de co ntrat peut conduire l'exercice d'une voie de recours pour lexcution d'une performance spcifique. Si une rupture de contrat est survenue, ou si une rupture de contrat est susceptible de survenir, le Service lgal doit tre contact pour une assistance juridique sur la voie suivre afin de prserver autant que possible les droits de lUNOPS au titre de ce contrat.

10.4 Rglement des diffrends

Dans lidal, les contrats doivent tre clairs et les responsabilits et obligations du fournisseur et de lUNOPS doivent tre clairement dfinies afin de minimiser la possibilit de diffrends et de dsaccords. Veuillez vous rfrez au chapitre 8, Conclusion des contrats, pour plus de dtails sur le contenu dun contrat de lUNOPS. Toutefois, indpendamment de la justesse de rdaction dun contrat et de la qualit de la gestion de son excution, il arrive et il est mme frquent que des diffrends surviennent. tant donn quil est impratif de tenir compte de diffrends ventuels tout au long du processus de la passation de marchs afin de les rgler, dussent-ils survenir, une bonne comprhension des mthodes de rglement des diffrends est fondamentale pour un processus efficace de la passation de marchs. Le moyen prfr de rglement des diffrends est la ngociation. Toutes les ngociations sont bases sur une ouverture au compromis, qui est souvent moins coteux que les mthodes alternatives de rglement des diffrends. LUNOPS doit sefforcer de rgler les diffrents par la ngociation. Quand la ngociation nest pas possible ou choue, des moyens de rglement des diffrends plus formels sont disponibles. La mdiation est une mthode prive de rglement des diffrends par la soumission une tierce partie impartiale convenue qui dispose dune autorit non contraignante. Larbitrage est galement une mthode rciproquement convenue de rglement des diffrends, sauf que, l/les arbitre(s) est/sont investi(s) de lautorit de rendre un jugement contraignant. Larbitrage est souvent consenti par les parties contractantes en incluant une clause darbitrage dans leur contrat. Une telle clause existe dans tous les contrats standards de lUNOPS (dans les conditions gnrales du contrat). Les contrats de lUNOPS stipulent que dans lventualit dun arbitrage, celui -ci doit tre men selon les rgles darbitrage de la CNUDCI. Ces rgles couvrent les questions procdurales uniquement relatives au droulement de larbitrage, notamment la slection du/des arbitre(s). Conditions gnrales applicables aux contrats de marchandises Conditions gnrales applicables aux contrats de services professionnels Conditions gnrales applicables aux contrats de travaux de construction

10.5 Gestion financire et paiements

Le terme gestion financire et paiements fait rfrence au traitement rapide des factures payer, conformment aux termes du contrat ainsi qu lexamen des implications financires des c hangements au contrat, et au rglement des garanties financires (cest --dire, remise des garanties dexcution et de paiement anticip) une fois que la raison pour les demander nexiste plus. 10.5.1 Paiements Les gestionnaires de contrats de lUNOPS doivent s'assurer que les termes et conditions de paiement sont en accord avec ceux spcifis au document du contrat. Les exemples suivants contiennent des termes usuels de paiement pour les marchandises, les travaux et les services : 1. Pour la passation de marchs concernant des marchandises, le terme de paiement est de 30 jours net partir de la rception des documents dexpdition et des factures.
135

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

dfaut, le paiement de 80 pour cent lexpdition des marchandises et de 20 pour cent la livraison et lacceptation des marchandises leur destination finale peut tre envisag. Dans les cas exceptionnels o le terme de livraison DDU est utilis (ou lors de lutilisation dun autre Incoterm par lequel le fournisseur, ses risques et prils, met les marchandises disposition leur arrive la destination convenue (groupe D) veuillez vous reporter au chapitre 9.2.6 Incoterms, et aux directives sur les Incoterms), le paiement est effectu dans les 30 jours suivant la rception des marchandises. Une note de confirmation de livraison des marchandises reues par le consignataire doit tre fournie par le vendeur en mme temps que les documents de paiement. 2. En ce qui concerne la passation de marchs concernant des travaux de construction, le terme de paiement est de 30 jours net partir de la rception de la facture et du certificat de paiement mis par lingnieur consultant ayant approuv un tel paiement. 3. En ce qui concerne la passation de marchs relative des services, le terme de paiement est de 30 jours net partir de la rception de la facture et de la livraison/acceptation des prestations correspondant lchance lie au paiement, conformment au contrat. Le paiement est transfr au service des finances, et le personnel des finances effectue le paiement afin de respecter la sparation des tches entre le personnel contractant menant le processus de la passation de marchs, et le personnel des finances effectuant le paiement. Cette sparation entre les fonctions d'acheteur et de payeur est un facteur crucial du principe de la sgrgation des rles (voir le chapitre 1.7 Sgrgation des rles) et doit tre respecte. 10.5.1.1 Avances de paiement Daprs le Rglement Financier et les Rgles de Gestion Financire applicables l'UNOPS, aucun contrat ne doit engager lUNOPS pour l avance de paiement de la livraison de marchandises ou lexcution de services contractuels. Dans certains cas exceptionnels ou quand il sagit dune pratique courante dans le secteur, des avances de paiement peuvent toutefois tre effectues. En outre, les paiements chelonns sont communment utiliss dans le cas de contrats de prestations de services et de travaux. Veuillez vous reporter au chapitre 8.1.2 Politique sur les avances de paiement, pour plus de dtails. Dans les cas exceptionnels o des avances de paiement sont accordes, une garantie davance doit tre demande au fournisseur. Veuillez vous reporter au chapitre 5.1.1.1, Lettre de consultation, paragraphe 15), pour plus dindications. Garantie dexcution pour les avances de paiements Modle 10.5.1.2 Paiements des tierces parties LUNOPS n'effectue pas de paiements des tierces parties, cest --dire des paiements des personnes autres que lentit engage. Toutefois, si la personne approuvant le contrat (lautorit de la passation de marchs concerne) estime que les circonstances justifient le fait que lUNOPS paye une tierce partie, alors lautorit de la passation de marchs doit consulter le Directeur du service des finances et obtenir son approbation pralablement la signature du contrat ou du bon de commande. Une fois que le paiement la tierce partie aura t approuv, le nom, ladresse et les coordonnes bancaires de la tierce partie devront tre inclus au document du contrat, moins que les coordonnes bancaires n'aient dj t entres dans ATLAS. 10.5.2 Impts et taxes LUNOPS, en tant qu'organe subsidiaire des Nations unies, est exonr dimpts directs, tels que limpt sur le revenu, et a droit une exonration/remboursement dimpts indirects, tels que la taxe de vente et la TVA, sur des marchs importants. Cette rgle est base sur la Convention sur les privilges et immunits des Nations unies (Convention Gnrale) adopte par lAssemble Gnra le en 1946. Tandis que dans certains pays, les gouvernements garantissent une exonration totale dimpts indirects, dans dautres pays, lUNOPS peut avoir payer des impts et par la suite demander leur remboursement. Lorsque les marchandises ou les services achets sont destins aux besoins propres de l'UNOPS (p.ex. des dpenses administratives, telles que les meubles pour un bureau), le paiement et le remboursement doivent suivre les conditions stipules dans l'accord du pays d'accueil (gnralement une avance de paiement de la
136

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

TVA par l'UNOPS et son remboursement par le biais d'une rclamation mise au gouvernement, ou par la remise d'un certificat officiel d'exonration aux fournisseurs. Lorsque les impts doivent tre pays en avance par l'UNOPS, le bon de commande cr pour le fournisseur inclura une ligne indiquant le montant de l'impt indirect. Une unit oprationnelle peut choisir de ne pas rclamer de remboursement de la TVA ou d'un impt quivalent lorsque les cots administratifs relatifs la procdure d'exonration sont tels que les bnfices de l'UNOPS sont valus moins de 1.000 dollars amricains par trimestre. Par exemple, si la valeur totale des rclamations de TVA lors d'un trimestre donn est quivalente 1.000 dollars amricains et que l'effort administratif requis est estim coter 1.000 dollars amricains l'UNOPS, l'unit oprationnelle peut alors dcider de ne pas soumettre sa rclamation. La politique des Nations unies, y compris de lUNOPS est que tous les marchs sont importants puisque rcurrents et ncessaires pour que lUNOPS puisse mener bien ses activits officielles. Les bureaux de lUNOPS doivent travailler en coopration avec le ministre des affaires trangres afin dassurer le remboursement. Toute difficult concernant lexonration fiscale ou le remboursement dimpts doit tre adresse au PPG. Veuillez vous reporter aux conditions gnrales de lUNOPS pour plus de dtails sur les questions fiscales. 10.5.3 Garanties dexcution Le cas chant, le fournisseur apportera, dans un dlai spcifique suivant la notification de l adjudication du contrat, une garantie pour lexcution du contrat, ou une garantie de paiement anticip, hauteur dun montant dtermin par lUNOPS. Le produit de la garantie (un montant tabli) est payable lUNOPS dans le cas dun dfaut dexcution par le fournisseur. La garantie dexcution est retourne par lUNOPS au fournisseur sous trente jours compter de la date de finalisation de lobligation dexcution du fournisseur au titre du contrat, y compris toutes les obligations relatives ladite garantie. Pour plus de dtails sur loffre, lexcution et les garanties de paiement anticip, veuillez vous reporter au 5.1.1.1, Lettre de consultation, paragraphe 15). Garantie de bonne excution Modle Garantie dexcution pour les paiements davance Modle

10.6 Fin des contrats et clture

La finalisation des contrats implique la confirmation que toutes les obligations ont t remplies, lidentification des obligations rsiduelles et la manire dont elles seront accomplies, le rglement des paiements finaux, lvaluation du prestataire ainsi que la clture administrative des dossiers. Le personnel du service de la passation de marchs doit vrifier les tapes cls suivantes afin de clturer un contrat : 1. toutes les marchandises et/ou services requis ont t fournis lacheteur 2. la documentation au dossier du contrat montre de manire adquate la rception et lacceptation formelle de toutes les prestations du contrat. 3. aucune rclamation ou enqute nest en cours dans le cadre du contrat. 4. toute proprit mobilire de lUNOPS lui a t retourne et les divergences sur le nombre et ltat ont t rgles. 5. toutes les actions relatives aux rvisions et aux changements des prix du contrat ont t conclues. 6. tous les problmes de sous-traitance en cours ont t rgls. 7. si une rsiliation partielle ou complte tait prvue, laction est finalise. 8. les copies originales de toute la documentation de garantie, notamment les dates dexpiration, les responsabilits et les procdures suivre sont finalises. 9. tout audit requis du contrat a t finalis. 10. la facture finale a t soumise et solde.

137

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

11 Passation de marchs durgence

Toute passation de marchs de lUNOPS doit tre entreprise en conformit avec le Rglement Financier et les Rgles de Gestion Financire applicables l'UNOPS, ainsi que les politiques et procdures dcrites dans ce manuel, et toute directive dorganisation et instruction administrative entrant dans le cadre des oprations de passation de marchs. tant donn le rle accru de lUNOPS dans le support de clients dans des oprations post -conflictuelles et post-crises, ainsi que les oprations durgence en gnral, des procdures de passation de marchs particulires applicables aux situations durgence ncessitant une rponse rapide et en conformit avec le Rglement Financier et les Rgles de Gestion Financire 118.05 (b) ont t dveloppes et sont dcrites au prsent chapitre. Les procdures visent autoriser des processus acclrs et simplifis pour faciliter une rponse rapide, tout en promouvant le respect des principes de passation de marchs, conformment au chapitre 1.4 du prsent Manuel de la passation de marchs. LUNOPS, dans sa gestion des fonds publics, est tenue de respecter son Rglement Financier et ses Rgles de Gestion Financire applicables, y compris les principes de passation de marchs publics. Les clients de lUNOPS attendent le mme niveau de transparence, dintgrit, dconomie et defficacit, que la passation de marchs soit entreprise pour des oprations durgence ou dans des conditions normales. Cest en effet ce qui justifie lexistence de lUNOPS, et moins de sy tenir, lUNOPS napporte que peu de plus-value au client. Il est ds lors impratif de sassurer que les principes de base de la passation de marchs sont observs mme lors de la conduite doprations durgence. Le Rglement Financier et les Rgles de Gestion Financire de lUNOPS autorisent l'utilisation de mthodes formelles de consultation o les exigences des oprations de l'UNOPS ne permettent pas la passation de marchs d'tre accomplie selon une procdure habituelle d'appel d'offres. Toutefois, certaines situations durgence pouvant ncessiter une justification aux exceptions, permettent encore un processus o plusieurs offres sont compares afin dassurer le meilleur rapport qualit/prix pour lUNOPS. Afin de faciliter une rponse rapide dans une situation durgence, tout en faisant respecter les principes de la passation de marchs dcrits au chapitre 1.4, les procdures durgence dcrites ci-dessous permettent un exercice dappel doffres selon la procdure flexible de demande de cotations (RFQ). lUNOPS, les situations spciales permettant lutilisation des procdures de passation de marchs sont limites uniquement conformment celles dfinies dans ce chapitre, et toute utilisation des procdures de passation de marchs durgence est soumise lapprobation pralable du Chef excutif de la section de la passation de marchs de lUNOPS (ECPO). Toutes les autres situations d'importance et d'urgence doivent tre traites par l'application de procdures habituelles de passation de marchs (Voir chapitres 1 jusqu'au chapitre 10).

11.1 Dfinition d'une situation durgence

Aux fins des oprations de lUNOPS permettant lutilisation des procdures durgence de la passation de marchs dtailles dans ce chapitre, les urgences sont dfinies comme : Des situations urgentes dans lesquelles il existe des preuves claires d'un vnement, ou d'une srie dvnements menaant dans un avenir proc he une ou plusieurs vies humaines, et dans lesquelles lvnement ou la srie dvnements produit un bouleversement dans la vie de la communaut une chelle exceptionnelle. Un vnement ou une srie dvnements comprennent un ou plusieurs cas de figur e suivants : 1. catastrophes soudaines, telles que des tremblements de terre, des inondations, des infestations de criquets et autres dsastres imprvus 2. urgences dorigine humaine entranant un afflux de rfugis, le dplacement interne de populations ou la souffrance dautres populations sous une autre forme 3. scheresse, mauvaises rcoltes, insectes nuisibles et maladies conduisant une rosion des communauts et de la capacit des populations vulnrables satisfaire leurs besoins de base

138

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

4. chocs conomiques soudains, chocs de march ou effondrements conomiques conduisant une rosion des communauts et de la capacit des populations vulnrables satisfaire leurs besoins de base 5. urgences complexes pour laquelle le gouvernement du pays affect ou le respo nsable dagence dun organisme des Nations unies a demand le support de lUNOPS 6. impratifs stratgiques, contraintes de temps ou risque de minimisation du risque dans le dveloppement, la consolidation de la paix ou dans un contexte humanitaire : ce dclencheur est spcifique au contexte et dpend du jugement demand par la direction de l'UNOPS dans le domaine concern pour connatre la gravit de la situation. Le dclencheur sera le plus susceptible d'entrer en jeu dans une situation de crise prolonge, o un changement inattendu et important dans l'environnement oprationnel permettra et ncessitera une action rapide. Ils sont souvent caractriss par un impratif politique critique accomplir ou un besoin urgent qui ne peut pas tre ralis par l'application des procdures habituelles de la passation de marchs pour mettre en place un programme exceptionnel complexe non anticip ; toute application utilisant les procdures d'urgence de la passation de marchs la lumire de ces informations doit inclure une dclaration de soutien du Directeur rgional appropri, aprs consultation avec les responsables chargs de la pratique respectifs et lEquipe des Pays des Nations unies concerns. Les dfinitions suivantes s'appliquent pour les termes stratgique , contrainte de temps et risque ; a. Stratgique : utilis dans ce contexte pour dcrire les situations o l'implication de l'UNOPS dans une crise ou l'expansion rapide des programmes de l'UNOPS dans un contexte spcifique, est considre comme essentielle pour offrir des rsultats de dveloppement qui resteront appropris et qui maintiendront ou tabliront la rputation de l'organisation. Exemples : l'UNOPS est implique dans un projet de stabilit hautement politique concernant le dsarmement, la dmobilisation et la rintgration dans une situation post-conflictuelle avec le soutien de l'ensemble de l'quipe Pays des Nations unies. Il existe un besoin stratgique et immdiat pour des progrs visibles afin d'assurer des factions les dividendes de la paix et de restaurer l'espoir que l'avance et le dveloppement verront le jour. Les participants ont bien fait comprendre l'UNOPS l'urgence politique de la livraison. L'UNOPS institue des procdures d'urgence afin de permette une expansion limite mais rapide de son programme afin de rpondre au besoin des bureaux qui ouvrent dans tous les domaines pour commencer relever rapidement les noms des anciens-combattants. une banque rgionale fait face l'chec de la mise en place d'un programme d'infrastructure stratgiquement important dans un pays d'accueil, affectant ainsi la relation entre la communaut internationale et le gouvernement. Pour que la communaut internationale conserve sa crdibilit, la banque rgionale exige une intervention urgente de l'UNOPS afin qu'elle rectifie la situation et qu'elle redresse la rputation de la banque et de ses partenaires. L'UNOPS mobilise et rpartit le personnel et l'quipement avec effet immdiat dans une courte priode afin de rpondre aux exigences et de rgulariser les oprations.

Le Dpartement des Oprations de Maintien de la Paix (DOMP) est charg d'un mandat afin d'tablir des camps de maintien de la paix dans les xxx jours. L'UNOPS a pour tche d'tendre la capacit du systme des Nations unies et d'offrir des services ractifs au DOMP pour qu'il puisse ragir dans le dlai de l'accord-cadre qui serait autrement irralisable. b. Contrainte de temps : utilis dans ce contexte pour dfinir le besoin de rsultats de dveloppement dans un dlai trs court ou moyen terme dans lequel l'UNOPS doit apporter une contribution ou avoir un impact dans le but d'aider l'quipe Pays des Nations unies rester un acteur de taille dans le domaine du dveloppement. Exemples : prestation de services lie l'lection venir (la date de l'lection ne peut pas tre change et ne pas tre dans les temps aurait des rpercussions internationales).

139

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

livraison de fournitures scolaires avant le dbut de la rentre scolaire (la date de la rentre scolaire ne peut pas tre change). c. Risque : identification de risque(s) de scurit qui expose(nt) le personnel, les actifs, les travaux ou les oprations une vulnrabilit accrue ncessitant une action urgente afin de minimiser ces risques un niveau acceptable. De srieux incidents de scurit et/ou la forte probabilit de leur survenance peuvent tre un dclencheur cl dans l'utilisation de procdures d'urgence. Dans le cas o le Systme des Nations unies pour le dveloppement, ou la scurit de l'UNOPS, ou encore la direction en chef de l'unit oprationnelle, identifie un problme de conformit en termes de scurit qui met en danger la vie du personnel de l'UNOPS, il existe la possibilit d'instituer des procdures durgence de la passation de marchs afin de rduire ce risque. Exemple : le bombardement rcent d'un htel ncessite la passation de marchs urgente d'une grille anti-explosion.

7. D'autres vnements qui d'aprs lECPO pourraient entrer dans le cadre de la dfinition d'une vritable situation d'urgence.

11.2 Approbation pour lutilisation de procdures durgence de la passation de marchs

Sur la base de la dfinition mentionne ci-dessus, le Chef excutif de la section de la passation de marchs (ECPO) dtermine les cas o une situation durgence justifie lutilisation de procdures durgence de la passation de marchs. Ce nest que sur lapprobation de lECPO que les procdures durgence de la passation de marchs nonces dans ce chapitre peuvent tre utilises. Dans toutes les autres situations dimportance et durgence, les procdures standards de la passation de marchs sont applicables et doivent tre imprativement utilises. La demande dapprobation pour lutilisation des procdures durgence de la passati on de marchs doit tre prsente lECPO en utilisant le format standard appropri, et doit inclure les informations documentaires et la justification relatives lutilisation des procdures durgence, ainsi que la description, la valeur approximative, la quantit et les exigences des besoins de passation de marchs estims dans le cadre de lopration spcifique. Lapprobation de lutilisation des procdures durgence de la passation de marchs doit tre assortie dun dlai, limite une opration spcifique, et dans certains cas galement, limite la passation de marchs de produits dfinis lis une opration spcifique. LECPO doit tablir un ordre de priorit dans l'utilisation des procdures d'urgence. LUNOPS effectue un suivi de lutilisation des procdures d'urgence et conserve une trace de leur utilisation. Lutilisation de la procdure durgence doit tre vrifie rgulirement. Demande dapprobation dutilisation de procdures durgence Formulaire

11.3 Planification stratgique de la passation de marchs urgents

Les activits individuelles de passation urgente de marchs ne sont pas facilement planifies car les urgences sont par dfinition souvent causes par des vnements imprvisibles. Toutefois, des mesures proactives peuvent tre prises afin de permettre lUNOPS dtre prpare effectuer des oprations durgence. La planification des urgences est une part importante du plan dapprovisionnements normal (voir le chapitre 2 plan dapprovisionnements et valuation des besoins). Les activits suivantes sont des exemples de mesures proactives qui peuvent faciliter les oprations durgence de la passation de marchs : identification par avance des fournisseurs appropris de produits frquemment demands dans les oprations durgence, y compris la confirmation par les fournisseurs de leur volont de rpondre des consultations court pravis pr-qualification des fournisseurs de produits frquemment demands dans les oprations durgence dveloppements des spcifications/termes de rfrence/cahier des prescriptions techniques standards pour les marchandises/services/tra vaux demands dans les oprations durgence

140

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

tablissement d'accords long terme avec les fournisseurs de produits frquemment demands dans les oprations durgence, et spcifier dans les accords long terme le besoin de disponibilit des stocks et le degr de prparation aux urgences identification d'accords long terme d'agences des Nations unies surs.

Le PPG travaillera en continu sur ce qui prcde afin de prparer l'organisation aux situations d'urgence venir. Afin de garantir la pertinence de la planification stratgique, il est de toute premire importance que le personnel du service de la passation de marchs impliqu dans les urgences fasse part de sa contribution ainsi que des enseignements tirs aprs les oprations durgence. Les mesures de planification stratgiques telles que celles mentionnes ci-dessus peuvent galement tre pertinentes dans certains des bureaux dcentraliss de lUNOPS. Le PPG se tient disposition pour fournir le support et la coordination le cas chant. 11.3.1 Mission Spciale dUrgence (Emergency Task Force) Dans toutes les situations d'urgence, l'unit oprationnelle concerne doit travailler en coopration avec le PPG afin d'assurer un change des informations prcoces, ce qui permet de prendre des mesures proactives et de codifier les enseignements tirs pouvant tre utiles l'amlioration des processus, et ce, dans l'optique de situations d'urgence ultrieures.

11.4 Procdures durgence de la passation de marchs

Pendant les oprations durgence, le personnel du service de la passation de marchs peut modifier les procdures habituelles de la passation de marchs conformment aux procdures durgence dcrites ci dessous, afin de mieux rpondre aux besoins de chaque situation spcifique. Face une activit d'urgence de la passation de marchs, le personnel du service de la passation de marchs doit : tablir une planification rtrograde, cest--dire planifier des activits de passation de marchs partir du moment o les marchandises doivent tre livres et remonter le temps afin de dterminer le dlai maximum permis pour chacune des phases de la passation de marchs (consultation, valuation, adjudication, signature de contrat, etc.) ; dterminer de manire proactive la disponibilit susceptible des membres pour l'valuation d'offres ; avertir ds que possible les participants du processus concerns afin qu'ils soient prpars rpondre plus vite (p.ex. le prsident du HQCPC, ECPO, etc.).

Bien que les procdures de la passation de marchs pour la passation de marchs d'urgence soient moins formelles qu'en situations normales, lECPO peut sa seule discrtion imposer des procdures plus conservatives par l'mission d'instructions crites l'unit oprationnelle. Cela peut par exemple inclure un reu d'offres vers une adresse email scurise ou un numro de fax si l'unit oprationnelle dispose dj dune telle mise en place. 11.4.1 Disponibilit des fonds Dans les situations durgence, il est souvent ncessaire dentamer des processus de consultation avant d'avoir reu les fonds. Dans des circonstances normales, lUNOPS doit veiller viter que des consultations ne soient entreprises tant que les fonds ne sont pas acquis, afin de ne pas gaspiller les ressources du personnel de lUNOPS dans des engagements futiles ou vagues, et de protger la rputation de lUNOPS parmi les fournisseurs. Toutefois, dans des situations durgence, limpact grave des retards peut justifier quun processus soit dbut avant la confirmation de la disponibilit des fonds. Remarquez toutefois quaucune commande ne peut tre passe avant que les fonds naient t reus. Toute exception cette rgle doit tre approuve par crit conformment la politique sur les avances de paiement tablie par le Directeur excutif en vertu du Rglement financier et des rgles de gestion financires FRR 112.01. Voir le chapitre 11.4.7). Par ailleurs, les fournisseurs doivent tre informs du droit de lUNOPS d'annuler la demande de cotations et de rejeter toutes les offres reues. 11.4.2 valuation des besoins et dfinition des exigences Lvaluation des fonctions, des exigences dexcution, d es caractristiques, des objectifs et/ou des rsultats estims du produit acheter n'est pas moins importante lors de la passation de marchs dans le cadre doprations durgence. Dans la mesure du possible, les procdures normales pour la dfinition des besoins spcifie dans le chapitre 2.5.2 de ce manuel de la passation de marchs doivent tre suivies.

141

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Toutefois, tant donn que la passation de m archs durgence est souvent effectue dans des contra intes de temps et que le mode de consultation par demande de cotations autorise plus de souplesse, un niveau de formalit moindre peut tre accept pour la dfinition des exigences dans les situations durgence. Il convient de tenir compte des points suivants : 1. Lutilisation de noms de marques dans la spcification des besoins, non autorise dans les procdures normales, peut tre utilise dans la passation de marchs durgence, si elle savre utile pour dcrire facilement le produit requis. Afin dviter une limitation de la concurrence, les mots ou quivalent doivent tre ajouts, moins quune marque particulire ne soit requise des fins de normalisation, et il doit tre clair que des marchandises quivalentes dautres marques sont acceptes. La normalisation est particulirement sensible dans les situations d'urgences, tant donn que lexigence dune marque spcifique peut potentiellement retarder la livraison alors que dautres marques pourraient tre disponibles dans les meilleurs dlais ou partir de stocks. 2. Les directives sur les marchandises et les spcifications/termes de rfrence prcdemment dvelopps et disponibles sur lintranet de lUNOPS peuvent tre utiliss pour faciliter l a dfinition des exigences. 3. Les accords long terme existants fournissent des spcifications prcises et doivent tre galement vrifis pour leur conformit au besoin actuel. Si des accords long terme existent pour le produit requis, et que la convention long terme peut couvrir le besoin en termes de disponibilit des stocks et de dlais de livraison, les commandes doivent tre passes dans le cadre de l'accord long terme existant. 4. Lachat partir de stocks doit tre envisag, bien quil sagisse souvent dune solution coteuse un besoin dfini. La dfinition des exigences peut tre simplifie conformment ce qui prcde concernant les urgences. Toutefois, il est comme pour toute autre activit de passation de marchs, extrmement important de garder la finalit lesprit, afin dassurer quun produit utile, couvrant le besoin rel de lurgence, soit livr. Lien vers les Instructions cls sur les produits sur lintranet de lUNOPS Lien vers les accords long terme existants sur lintranet de lUNOPS 11.4.3 Identification de fournisseurs Il nexiste aucune exigence spcifique concernant lidentification de fournisseurs dans le processus durgence de la passation de marchs, sauf lorsqu'il n'existe aucune possibilit de livrer rapidement les marchandises ou les services requis sans les contrats d'adjudication des vendeurs suspendus, l'identification peut toujours se faire condition d'obtenir l'approbation de lECPO. La demande d'approbation doit contenir les justifications appropries et l'indication des garanties supplmentaires qui s'appliqueront pour minimiser les risques pesant sur la rputation et les autres risques qu'encourt l'UNOPS en relation avec l'utilisation de vendeurs suspendus. Au moment didentifier des fournisseurs dans une situation durgence, il convien t de donner la priorit ceux qui ont dj approvisionn le systme des Nations unies dans des oprations durgence, afin de rduire les risques de rupture de contrat et de rduire les dlais dexcution. Pour des indications gnrales sur le processus didentification de fournisseurs, veuillez vous reporter au chapitre 3, Recherche de fournisseurs. Lidentification stratgique de fournisseurs entreprise tout dabord par le service de support la passation de marchs du PPG doit toujours tre vrifie, tant donn quelle pourrait constituer une contribution utile. Le PPG est disponible pour effectuer lidentification concernant des requtes sp cifiques et les urgences ncessitant une attention et un appui immdiats. Il convient de tenir compte des points suivants : 1. Utiliser des accords long terme existants, si possible (y compris les accords long terme dautres organismes des Nations unies). 2. Tenir compte de lutilisation de fichiers existants ou dautres listes de fournisseurs.

142

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

3. Envisager lachat dquipement doccasion, l'utilisation des stocks de lUNOPS, le redploiement de marchandises provenant dautres oprations, l'emprunt de biens auprs dune organisation sur, ou lutilisation de marchandises destines un autre projet, en tant qualternative lachat de marchandises. La location dquipement jusqu la livraison des marchandises commandes devrait galement tre envisage. Pour les consultations entreprises sur la base de la modalit de demande de cotations (voir le chapitre 11.4.4 Mthode de la passation de marchs, ci-dessous), il nexiste aucune exigence spcifique concernant la prparation dune liste restreinte. Toutefois, afin de respecter les exigences daudit, le dossier de la passation de marchs doit contenir une brve explication sur les fournisseurs slectionns et les raisons de leur slection. 11.4.4 Mthode de passation de marchs Dans les oprations durgence de passation de marchs, une demande de cotations (RFQ) peut tre utilise pour la consultation, quelle que soit la valeur de la passation de marchs. Il nexiste aucune exigence spcifique en ce qui concerne le type de consultation (national/international) mais le personnel du service de la passation de marchs doit garantir la concurrence en demandant au moins trois cotations, si possible. Il convient de tenir compte des points suivants : 1. Aucun format spcifique n'est obligatoirement requis. Le cas chant, la demande peut tre prsente aux fournisseurs oralement. 2. Les fournisseurs doivent imprativement tre inf orms dune date limite approximative spcifiant jusqu' quel moment ils peuvent prsenter leur cotation. 3. Des fournisseurs supplmentaires peuvent tre ajouts nimporte quelle tape du processus. 4. Si les circonstances le demandent, les fournisseurs peuvent faire leurs offres de prix oralement, tant entendu que lUNOPS recevra une confirmation par email ou par fax avant l adjudication. 5. Les fournisseurs locaux peuvent tre prfrs en raison de contraintes lies au temps et de considrations logistiques. Toutefois, le personnel du service de la passation de marchs doit savoir que la disponibilit locale des produits risque de fluctuer, tant donn que les stocks de certains produits sont rapidement puiss dans une situation durgence. Il est ds lors toujours conseill de vrifier de multiples marchs, afin davoir une option de secours, et de reconfirmer la disponibilit avant de passer une commande. 6. Le fournisseur proposant loffre la moins disante techniquement la plus acceptable risque de ne pas tre en mesure de fournir tous les articles demands, ou la quantit totale requise. Ds lors, la possibilit et loption de faire des commandes spares doivent tre claires dans une demande de cotations (RFQ) de lUNOPS applicable aux urgences. Lutilisation de commandes spares peut garantir la disponibilit de tous les articles requis, ainsi que l'conomie, grce la passation dune commande partielle auprs du fournisseur proposant loffre la moins disante pour larticle correspondant. Dans les cas o la quantit totale demande ne peut pas tre assure par un seul fournisseur, une commande supplmentaire peut tre passe auprs du fournisseur offrant le deuxime plus bas prix. 11.4.5 Consultation Comme il a t mentionn ci-dessus, les demandes de cotations (RFQ) peuvent tre utilises quelle que soit la valeur de la passation de marchs durgence. Lors de lutilisation dune demande de cotations (RFQ) dans les situations d'urgence, aucune date limite absolue et aucun modle ne sont obligatoires pour la demande de cotations. Toutefois, la demande doit contenir suffisamment dinformations pour permettre aux fournisseurs de donner une cotation informative. Ds lors, toutes les exigences relatives au produit doivent tre communiques clairement tous les fournisseurs indiffremment, ainsi que la mthode dvaluation (voir le chapitre 11.4.6 valuation).

143

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Les demandes de cotations (RFQ) peuvent tre ralises oralement. Cependant les cotations des fournisseurs doivent se faire de prfrence par crit. Le cas chant, les fournisseurs peuvent adresser leur offre oralement, et la confirmer par crit avant ladjudication du contrat. Si le dlai le permet, des demandes de cotations (RFQ) crites doivent tre mises, car ces dernires renforcent la transparence du processus, en assurant que tous les fournisseurs reoivent les mmes informations au mme moment. Il convient de tenir compte des points suivants : 1. les mmes informations (par exemple, en ce qui concerne les besoins, les dates limites de livraison, les critres dvaluation) doivent tre communiques lensemble des fournisseurs invits 2. les fournisseurs doivent de prfrence faire leurs offres par crit 3. les fournisseurs doivent se voir octroyer une date limite raliste pour rpondre la demande de lUNOPS. 11.4.6 valuation Les offres reues, bases sur une demande de cotations (RFQ) pendant une opration durgence, doivent tre values par rapport aux exigences mentionnes la demande de cotations (RFQ). Deux personnes au moins doivent tre impliques dans lvaluation des offres. Les contrats sont adjugs selon la mthodologie de loffre la moins disante techniquement la plus acceptable . Un rapport dvaluation des offres complet doit tre prpar. Lors de lutilisation de cette mthodologie, le prix sert de critre dvaluation prdominant sur lequel attribuer un contrat. Toutefois, afin de fournir une mthodologie plus flexible pour la slection des fournisseurs, la mthodologie dvaluation autorise plusieurs considrations prendre en compte. Les avantages techniques offerts par une cotation dont le prix est plus lev peuvent dans certains cas justifier la slection dune autre offre que celle la moins disante. Par ailleurs, la modalit de la demande de cotations (RFQ) permet la slection de loffre techniquement la plus acceptable dans les cas o aucune des offres reues ne rpond la spcification des exigences (o dans le cas dun appel doffres (ITB), loption serait un nouvel appel doffres). Il est nanmoins important de garder lesprit que cette mthode ne permet pas la slection d'une proposition substantiellement non conforme si une offre substantiellement conforme existe. La slection dun fournisseur autre que celui offrant loption la moins disante exige une justification adquate verse au dossier. Veuillez vous reporter au chapitre 6, valuation, pour des indications supplmentaires sur la conduite des valuations. Il convient de tenir compte des points suivants : 1. mme si lvaluation est conduite selon la mthodologie de loffre la moins disante techniquement la plus acceptable et quaucun critre dvaluation exact ne doit tre dtermin, le personnel du service de la passation de marchs de lUNOPS a toujours une obligation de prsen ter tous les fournisseurs les mmes informations concernant lexigence de lUNOPS, les dates de livraison et les facteurs qui sont examins dans lvaluation, et qui ont dtermin la slection du fournisseur. 2. En raison du manque de critres dvaluation solides, une attention toute particulire doit tre porte la cration d'une archive crite du processus dvaluation et la justification de la slection du/des fournisseur(s). Voir le Chapitre 11.5, Archivage, pour plus dindications. 3. tant donn la nature limite des enqutes sur les antcdents en raison des contraintes de temps, le personnel du service de la passation de marchs peut envisager de demander une garantie pour lexcution au fournisseur. La volont des soumissionnaires d'offrir cette garantie d'excution est un indicateur positif au regard de la position financire de la socit. 11.4.7 Adjudication Lautorit de la passation de marchs disposant de lautorit dlgue pour la valeur de lactivit de passation de marchs (voir le chapitre 1.5.1 Dlgation d'autorit), attribue les contrats suite une activit durgence de passation de marchs.
144

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Une fois que lECPO a accord l'autorisation d'utiliser les procdures durgence de passation de marchs, l'utilisation du processus de demande de cotations (RFQ) sera considre comme constituant une mthode formelle de consultation par la rglementation FRR 118.05(a). Par consquent, l'adjudication subsquente accorde au fournisseur ayant fourni l'offre substantiellement conforme la moins disante en rponse la demande de cotations (RFQ) sera mise en concurrence. Lautorit de la passation de marchs comptente sera dtermine sur cette base. Exceptionnellement, selon les besoins et la justification, une augmentation temporaire des niveaux dautorisation de la passation de marchs peut tre accorde, par crit, par lECPO. Laugmentation doit tre limite dans le temps et une personne spcifique (et non pas un poste). sa discrtion, lECPO peut dcider que seul l'HQCPC et non le LCPC peut examiner les soumissions dans les cas de procdures d'urgence de passation de marchs ncessitant un examen de la part d'un Comit et qu'une autorit de la passation de marchs dans un tel cas sera lECPO et non pas le RD. Le comit dsign pour examiner les soumissions d'urgence de passation de marchs sera indiqu par lECPO (sur la demande d'approbation d'utilisation de procdures d'urgence) et les units oprationnelles concernes doivent s'y conformer. Si lexamen de la Commission des marchs est requis conformment aux procdures standards de la passation de marchs (voir le chapitre 7.2, Examen et recommandation lautorit de la passation de marchs) la procdure dexamen simplifie suivante est tablie pour les urgences : La passation de marchs entreprise suite lapprobation de l'ECPO dutiliser les procdures durgence peuvent tre prsentes lautorit de la passation de marchs correspondante pour recommandation d'adjudication par le prsident de la Commission des marchs correspondante. Les seuils restent les mmes que dans les procdures standards. Un examen complet du comit nest pas ncessaire ; toutefois le prsident examine et fournit des commentaires le cas chant lautorit de la passation de marchs correspondante. Alternativement, une runion ad hoc de la Commission des marchs correspondante peut tre convoque la discrtion du prsident. Une demande dadjudication durgence standard doit tre complte et signe par celui qui soumet le cas. Outre les informations usuelles fournir dans une demande dadjudication, ladjudication durgence doit contenir les informations suivantes : 1. Le personnel du service de la passation de marchs en question confirme par crit ne pas avoir de droits acquis auprs du fournisseur recommand pour l adjudication. si un conflit dintrts existe, il est impratif de le divulguer spcifiquement ce stade, en plus de lexigence normale de divulguer tout conflit dintrts potentiel tout moment au cours du processus de la passation de marchs. 2. Le personnel du service de la passation de march en question confirme par crit que toute la documentation requise est disponible au dossier (voir le chapitre 11.5, Archivage). 3. Le personnel du service de la passation de marchs en question confirme par crit que l'adjudication du contrat recommande reprsente la meilleure solution possible et disponible daprs les informations disponibles au moment de la recommandation dadjudication. Les fonds doivent tre disponibles avant ladjudication du contrat, moins que le client ne fournisse lUNOPS une lettre dintention assurant que les fonds seront disponibles pour cette activit particulire. Ladjudication du contrat avant la rception des fonds et qui est base sur cette lettre dintentio n, ncessite une approbation pralable par le contrleur de lUNOPS. Pour les demandes concernant l'adjudication d'urgence value 250.000 dollars amricains ou plus, utiliser le Systme HQCPC en ligne. Demande dadjudication durgence (50.000 - 250.000 dollars amricains) 11.4.8 Contrats En raison du risque encouru, les procdures de prparation du contrat et de sa conclusion ainsi que son administration sont les mmes que dans des conditions normales. Les formats de contrats standards de lUNOPS doivent tre utiliss quand des fournisseurs sont engags dans des oprations durgence.

145

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

LUNOPS exige que des contrats crits soient signs pour toutes les activits de passation de marchs dune valeur suprieure 2.500 dollars amricains. Il est noter que les engagements oraux dans certains pays sont considrs comme lgalement contraignants, et il convient dviter dexposer lUNOPS au risque de conclure accidentellement un accord oral contraignant sans intention. Veuillez vous reporter au chapitre 8, Conclusion des contrats, pour plus dindications et des modles de contrats. 11.4.9 L'administration du contrat Ladministration des contrats durgence est une responsabilit partage de lunit contractante et du personnel responsable des oprations durgence. Veuillez vous reporter au chapitre 10, Ladministration du contrat, pour plus dindications.

11.5 Archivage
La documentation approprie du processus de passation de marchs dans le dossier de la passation de marchs est toujours une exigence des initiatives de passation de marchs de lUNOPS. Lutilisation des procdures durgence de passation de marchs autorise plus de flexibilit dans le processus de passation de marchs que les procdures normales de lUNOPS. Cette procdure augmente le niveau de responsabilit du personnel du service de la passation de marchs ainsi que celui des responsables tous les niveaux de lorganisation pour attester que la passation de marchs est effectue conformment aux principes de passation de marchs et en conformit avec le Rglement Financier et les Rgles de Gestion Financire applicables l'UNOPS. Il est rappel au personnel du service de la passation de marchs en question quun archivage appropri protge galement la personne effectuant lactivit de passation de marchs de suspicion indue et garantit que les initiatives peuvent tre expliques en dtail aux auditeurs. Afin dattester du processus durgence de la passation de marchs et de justifier les dcisions et les choix effectus lors de la slection du fournisseur et l adjudication du contrat, toutes les tapes du processus doivent tre documentes dans le dossier de la passation de marchs. Le dossier atteste galement du processus en cas de diffrends, afin de crer une mmoire institutionnelle et la base dun processus regroupant les enseignements tirs, ainsi qu des fins daudit. Les informations suivantes doivent tre incluses dans le dossier de la passation de marchs : 1. 2. 3. 4. 5. la demande du client pour des services de lUNOPS la demande dapprobation pour lutilisation de procdures durgence de passation de marchs lapprobation pour lutilisation de procdures durgence de la passation de marchs les spcifications dexigences, y compris la justification note au dossier justifiant le type de consultation (par exemple, pourquoi la passation locale de marchs est prfre), et le choix des fournisseurs invits faire une offre. expliquer et justifier si moins de trois fournisseurs sont invits faire une offre la demande de cotations ou note au dossier rsumant les informations donnes aux soumissionnaires les offres reues le rsum de lvaluation comparant les produits, les prix, les termes et conditions des diffrentes offres la demande dadjudication (ou prsentation un comit dexamen des contrats, le cas chant) l'adjudication (la signature de la demande dadjudication par lautorit de la passation de marchs), le compte rendu de la Commission des marchs, le cas chant une note au dossier de toutes les ngociations contractuelles menes le contrat les amendements aux contrats/les bons de commandes, le cas chant les documents se rapportant ladministration du contrat (voir le chapitre 1.10 Documentation du processus de passation de marchs)

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

La majorit des informations ci-dessus est requise et rsume dans la demande d adjudication durgence adresse lautorit de la passation de marchs. Avant la demande d adjudication, il est ds lors essentiel de dassurer que le dossier a t complt et contient toute la documentation requise jusqu cette tape du processus.

146

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

11.6 Audits
Une demande d'examen de toutes les oprations de passation de marchs effectues selon les procdures durgence de passation de marchs doit tre incluse dans les termes de rfrence au mandat des auditeurs pour chaque audit interne relatif la passation de march conduite dans un pays spcifique ou une division de lUNOPS. En ce qui concerne toutes les autres passations de marchs entreprises lUNOPS, le personnel impliqu demeure personnellement responsable de ses actions ou leur non action, et peut tre tenu personnellement et financirement responsable de toute mauvaise gestion ou de toute initiative indue.

147

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

12 Liste des dfinitions et abrviations

Document crit sign par lUNOPS et une socit adjudicataire lissue dun appel doffres, par lequel lUNOPS passe commande de biens ou de Accord long terme services dtermins un prix et des conditions convenus pour une priode dfinie, sans assumer lobligation juridique de commander une quantit minimum ou maximum. Document juridiquement contraignant et amendements crits ce document stipulant les dispositions convenues entre lUNOPS et son Accord de projet client pour la prestation de services lappui dun projet et prvoyant un budget pour la couverture du cot de ces services, qui indique notamment le montant de la commission de gestion de lUNOPS. Se composent : (a) des actifs corporels et des moyens contrls par lUNOPS en consquence de faits gnrateurs passs, y compris les travaux en cours, partir desquels il espre quun flux davantages conomiques futurs ou de potentiel de services sera dirig vers lui; font partie des actifs corporels, les lments dactif dont la valeur dpasse le seuil fix par le Directeur excutif et qui figurent linventaire; en sont exclus les lments constitutifs de la trsorerie ; Actifs (b) des actifs ou moyens incorporels, y compris les prestations de service en cours, contrls par lUNOPS en consquence de faits gnrateurs passs et partir desquels il espre quun flux davantages conomiques futurs ou de potentiel de services sera dirig vers lui; figurent notamment parmi les actifs incorporels, les concessions, les droits de proprit industrielle et commerciale, les brevets, les droits dauteur, les fonds commerciaux, les valeurs mobilires, les instruments financiers, et les contrats. Adjudication Acceptation dune offre avec lintention de conclure un contrat. Amendement un Un ajout, une suppression, une correction ou une modification convenue contrat un contrat. Mthode de consultation formelle consistant demander par crit aux Appel d'offres fournisseurs potentiels de soumettre une offre pour la fourniture de biens ou la prestation de services. Mthode de rglement dun diffrend contractuel par saisie d'un ou plusieurs arbitres pour l'obtention d'un jugement contraignant. Larbitrage Arbitrage est normalement utilis pour viter un contentieux, savoir des procdures judiciaires (voir galement la dfinition de contentieux). Examen et vrification systmatiques, par des comptables qualifis, des comptes de lUNOPS ainsi que des justificatifs doprations et autres Audit pices pertinentes, et inspection par eux des immobilisations corporelles de lUNOPS. Selon la mthode utilise pour dfinir les obligations de lautorit la Autorit la passation de passation de marchs, la personne dtentrice de lautorit la passation marchs de marchs, correspondante est dnomme lautorit la passation de marchs, ou PA. Accord par lequel le bailleur transfre au preneur, en change dun paiement ou dune srie de paiements, le droit dutiliser un actif pendant une priode convenue. Les baux sont de deux types : les contrats de Bail (contrat de location) location-financement, qui transfrent substantiellement tous les risques et avantages incidents la proprit dun actif, le titre pouvant finalement tre transfr ou non; et les contrats de location simple. Actifs corporels susceptibles de faire lobjet dune transaction de vente et Biens impliquant le transfert de proprit du vendeur lacheteur. Actifs corporels (biens immobiliers, installations et quipement) : (a) qui sont dtenus par lUNOPS pour tre utiliss dans la production ou Biens immobiliers, la fourniture de biens ou de services, pour tre lous dautres, ou installations et des fins dadministration ; et ; quipement (b) dont lutilisation est prvue pour une priode couvrant plus dun exercice.

148

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Cartels

Client

Cluster CNUDCI CO Commandes-catalogue

Commission des marchs

Connaissement Consultation Contentieux

Contestation de loffre

Contrat

Contrat forfait

Contrle interne

Cotation Date de clture DE Dlai dexcution Dlgation dautorit (DOA)

Petit groupe de producteurs/fournisseurs dune marchandise, d'un travail de construction ou dun service qui conviennent de rguler une offre dans un effort de contrle ou de manipulation des prix. Toute entit laquelle lUNOPS est autoris par le Conseil dadministration fournir des services ou accorder toute autre f orme dappui; une telle entit peut-tre : une institution du systme des Nations unies, y compris une institution financire internationale ou rgionale, une entit agissant par lentremise dune institution des Nations unies, une entit gouvernementale ou intergouvernementale, une organisation internationale ou une organisation non gouvernementale. Unit oprationnelle thmatique ou autrement dfinie de lUNOPS adapte aux besoins dun partenaire ou client spcifique afin dapporter un soutien coordonn. Commission des Nations unies pour le Droit Commercial International. Centre doprations. (Operations Centre) Commandes passes sur la base d'un accord long terme tabli. HQCPC ou LCPC ; comits examinant les processus de passation de marchs et vrifiant si la passation de marchs a t entreprise conformment aux procdures tablies ainsi quau Rglement Financier et aux Rgles de Gestion Financire applicables l'UNOPS. Ils recommandent ladjudication lautorit de la passation de marchs approprie. Le document en vertu duquel les marchandises sont transportes bord des btiments. Peut tre dfini comme un reu des marchandises, sign par une personne dment autorise au nom de larmateur. Il constitue un titre de proprit des marchandises qui y sont spcifis. Processus de consultation des fournisseurs pour prsenter des offres. Poursuite en justice, action judiciaire y compris les procdures qui y sont rattaches. LUNOPS jouit dune immunit de poursuites judiciaires devant les tribunaux. Les diffrends avec les prestataires sont rgls par la ngociation, la conciliation ou larbitrage. Une plainte contre les mthodes employes ou les dcisions prises par une autorit la passation de marchs dans la conduite dun processus conduisant ladjudication dun contrat. Instrument juridiquement contraignant liant deux parties ou davantage. Dans le cas de travaux dquipement, les contrats sont habituellement conclus sur la base du prix cotant, du cot major ou dun prix fixe, et sont ngocis expressment pour la fourniture dun bien ou dun ensemble de biens connexes ou interdpendants de par leur conception, les technologies mises en uvre pour les produire et les fonctions ou usages auxquels ils sont destins. Contrat par lequel le fournisseur accepte un prix forfaitaire ou un prix unitaire fixe, comportant dans certains cas des clauses de rvision de prix. Ensemble des dispositions prises par les dirigeants et dautres fonctionnaires de lUNOPS, selon les directives du Conseil dadministration, pour faire en sorte que les risques soient rigoureusement contrls et que les buts et objectifs de lUNOPS soient atteints; ces dispositions ont pour objet daccrotre lefficience et lefficacit des oprations et la fiabilit des rapports et tats financiers de lUNOPS, et dassurer la conformit aux lois et rglements applicables. Offre de prix soumise en rponse une demande de cotations (RFQ). La date limite pour la prsentation de toutes les offres/propositions. Directeur excutif de lUNOPS. Nombre de minutes, dheures ou de jours qui doivent scouler avant quune opration ou un processus naboutisse, ou quune action ne produise leffet attendu. Dfinition crite des conditions, procdures et clauses quun fond de pouvoir doit respecter lorsquil agit par dlgation.

149

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Procdure informelle de consultation consistant adresser aux fournisseurs potentiels un document les invitant proposer une cotation et un calendrier dexcution ou des dlais de livraison pour la fourniture dun volume dtermin de biens ou de services rpondant des normes Demande de cotations de qualit spcifies. Les demandes de cotations sont frquemment employes pour lachat darticles standards disponibles dans le commerce, darticles dont les spcifications sont normalises, darticles requis en petite quantit ou darticles dont le prix est infrieur au seuil fix pour le recours la procdure davis dadjudication. Procdure officielle de consultation sous pli cachet, selon laquelle lacheteur informe habituellement par crit les fournisseurs potentiels du cahier des prescriptions techniques, qui prcise la nature des prestations fournir, les spcifications et le calendrier des travaux ou les dlais de Demande de livraison, ainsi que du type de contrat prvu, des donnes fournir, des propositions clauses et conditions du march, des critres gnraux dvaluation des offres, des modalits contractuelles particulires et des objectifs techniques, et leur donne des instructions pour ltablissement de leurs propositions techniques, de leurs propositions de gestion et de leurs propositions. Personnel effectuant une demande de marchandises, de travaux ou de Demandeur services. Argent liquide, sous quelque forme que ce soit, utilis comme moyen Devise dchange. Un sujet litigieux concernant un contrat qui ne peut tre rgl entre le Diffrend contractuel fournisseur ou son reprsentant et le personnel de lUNOPS dsign dans le contrat, et qui est ds lors transmis une autorit plus leve. Instrument administratif utilis pour tablir des procdures Directive organisationnelles rgissant les activits au sein de lUNOPS et/ou des organisationnelle relations extrieures. Ensemble de documents utiliss lors dun appel doffres auprs des Documents de fournisseurs. Un appel doffres (ITB), une demande de propositions consultation (RFP) et une demande de cotations (RFQ) sont les types de documents de consultation. Disposition dun contrat utilise quand le dlai de livraison ou dexcution est dune telle importance pour lacheteur que le vendeur peut encourir Dommages et intrts des dommages et intrts pour non excution. Au titre de cette libratoires disposition, il peut tre demand au prestataire de payer des dommages et intrts pour chaque semaine de livraison retarde. Chef excutif de la section de la passation de marchs. La plus haute ECPO autorit de lUNOPS en ce qui concerne la passation de marchs. Engagement (de Engagement prvu ou ventuel grevant les ressources de lanne en dpenses) cours ou dannes venir. Accord revtant la forme dun contrat qui rgit lexcution dactivits Engagement contractuel dtermines. Document commercial remis lacheteur par le vendeur, qui indique lidentit des deux parties, la nature et la quantit des articles vendus, la Facture date dexpdition et le mode de transport, le prix (et les ventuelles ristournes), ainsi que les conditions de livraison et de paiement. Autorisation dengager une partie des dpenses prvues par un accord Financement pralable de projet avant rception des fonds destins les couvrir. Fluctuation(s) de Variation de la valeur dune devise par rapport celle dune autre. changes Toute entit lgale potentielle, socit commerciale ou non commerciale Fournisseur (ONG, entit paratatique) fournisseur de marchandises/services/travaux lUNOPS. Rglement financier et Rgles de gestion financire de lUNOPS entrs FRR er en vigueur le 1 fvrier 2009. (Financial Regulations & Rules)

150

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Garantie doffres

HQCPC Identification de fournisseurs INCOTERMS

Somme dpose en espces ou sous la forme dun chque certifi, dun chque de banque, dune traite bancaire, dun mandat ou dune caution au moment de la remise dune soumission, par laquelle le soumissionnaire garantit que, si le march lui est adjug, il lexcutera conformment au cahier des prescriptions techniques et aux stipulations du contrat. Commission du sige des des marchs. Le processus didentification de fournisseurs adquats.

Termes de commerce international dfinissant les obligations de lacheteur et du vendeur concernant lexpdition de marchandises publis par la Chambre Internationale de Commerce (CCI). Instrument administratif utilis pour tablir des instructions, des procdures et des cartes de processus daffaires afin de mettre en Instruction administrative uvre des lgislations suprieures des Nations unies applicables (IA) lUNOPS ou des directives organisationnelles (Rf : directive organisationnelle n1). LCPC Commission locale des marchs et des biens. Rapport le plus avantageux, selon les critres de slection retenus, entre le prix et les prestations proposs. Loffre la moins disante nest pas ncessairement le critre le plus Le meilleur rapport important dans la passation de marchs concernant des marchandises et qualit/prix des services. Le concept de meilleur rapport qualit/prix tient compte dun ventail de critres pour slectionner la rponse optimale un besoin spcifique. Transfert du titre de proprit dune cargaison par remise au frteur dun Livraison exemplaire original du connaissement. LPG Legal Practice Group : Groupe de pratique juridique. Un nom ou une marque commerciale par laquelle un producteur distingue son produit de ceux de produits similaires fabriqus par Marques dautres producteurs dans le mme secteur. Un nom de marque identifie la fois le produit et le producteur. La mthode utilise pour demander des offres de la part des fournisseurs. Un appel doffres (ITB), une demande de proposi tions Mthode de consultation (RFP), une demande de cotations (RFQ) et les petits marchs sont des mthodes de consultation. Un bordereau quantitatif, une liste d articles cots. Accompagne gnralement un cahier des prescriptions techniques (SOW) ou une Mtrage demande de propositions (RFP) parmi les documents de consultation lors de ltablissement dun contrat de travaux. Modalits de passation Formules, protocoles ou conditions rgissant les oprations de la de marchs passation de marchs. Obligation : (a) dtablir que les activits prvues ont t excutes Obligation de rendre conformment aux rgles et normes applicables ; et compte (b) de rendre compte objectivement et exactement des rsultats obtenus en les rapportant la distribution des fonctions et aux plans prvus. Obligation : (a) dcoulant des clauses implicites ou explicites dun contrat ; ou Obligation juridique (b) dcoulant de la lgislation ; ou (c) Ipso Jure. Proposition dtaille (gnralement soumise en concurrence avec celles dautres soumissionnaires potentiels) pour lexcution dans un dlai Offre dtermin dactivits dfinies, moyennant un prix ne devant normalement pas dpasser le chiffre propos (qui comprend habituellement le cot de la main-duvre, de lquipement et des matriaux). Opration Laction qui se rpercute sur lactif, le passif ou la situation nette. Oprations de passation Toutes les activits entreprises dans le cadre de lexercice de la de marchs passation de marchs. PA Autorit la passation de marchs

151

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Rseau volontaire international dentreprise citoyenne mis en place par le Secrtaire gnral afin d'appuyer la participation du secteur priv et des autres acteurs sociaux pour faire progresser la citoyennet dentreprise responsable ainsi que les principes sociaux et Pacte Mondial environnementaux universels et rpondre aux dfis de la mondialisation. Il est bas sur 10 principes relatifs aux droits de lhomme, au droit du travail, lenvironnement et la lutte contre la corruption. Voir www.globalcompact.org pour de plus amples informations. Action de rmunrer des services ou dteindre une obligation financire Paiement en remettant une somme dargent dun montant suffisant ou tout quivalent appropri. Fonction exerce par lUNOPS pour se procurer auprs de toute source autre quun organisme des Nations unies des immobilisations Passation de marchs corporelles, des biens, des ouvrages ou des services, par voie dachat, de location-bail, de location ou dchange. Passation directe de Passation de marchs sans concurrence (fournisseur unique). Le contrat marchs est ngoci directement avec le fournisseur. Obligations actuelles de lUNOPS rsultant dvnements passs, dont Passifs le rglement entranera pour lui une sortie de ressources reprsentant des avantages conomiques ou un potentiel de services. PC Project Centre : Centre de projets. Ensemble des fonctionnaires de lUNOPS et des autres personnes Personnel employes par lui selon des modalits dengagement particulires pour des activits relevant des projets ou des activits dappui administratif. Plan de travail en fonction duquel sont organises les oprations de Plan dachats passation de marchs. Principes et directives formuls et adopts par une organisation pour atteindre ses objectifs long terme. La politique et les procdures sont censes dterminer toutes les dcisions et actions importantes et rgir Politiques et procdures lensemble des activits. Elles peuvent revtir la forme de directives dorganisation, dinstructions administratives, de rgles gnrales de fonctionnement et autres instructions crites. Procurement Practice Group : Groupe charg des pratiques en passation PPG de marchs. Personne morale ou physique qui fournit lUNOPS ou un tiers dsign par lui des biens, des services ou un ouvrage, moyennant le prix Prestataire prvu par le contrat quelle a conclu avec lUNOPS et, le cas chant, le client. Personnel engag titre personnel par lUNOPS afin deffectuer une Prestataires individuels mission spcifique. Mise en concurrence des fournisseurs potentiels consistant leur Processus de slection demander de soumettre des offres, dont celle prsentant le meilleur concurrentielle rapport entre le prix et la qualit et les modalits des prestations sera retenue. Le mot produit dans le contexte de ce manuel est employ pour Produit couvrir la fois les marchandises, les travaux et les services. Ensemble des activits entreprises par lUNOPS pour le compte dun ou Projet plusieurs de ses clients pour lesquelles un ou plusieurs comptes de projet ont t ouverts. Rponse formelle dun soumissionnaire une demande de propositions (RFP), offrant une solution au problme, besoin ou objectif de la demande. Proposition Offre sous pli cachet ou offre prsente en rponse un avis dadjudication, contenant des informations dtailles sur la manire dont le soumissionnaire prvoit dappliquer le cahier des prescriptions techniques si son offre est retenue. QG Sige. Ordre crit ou demande officielle de fourniture de biens ou de prestation Rquisition de services (qui ne peuvent tre obtenus que sur demande expresse). Principe de contrle interne selon lequel les fonctions dont le cumul Sparation des fonctions prsente un risque ne doivent pas tre exerces par la mme personne.

152

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Services

Seuil

Signataire autoris

Soumission

Soumissionnaire

Source de financement

SOW

Spcifications

Tiers TOR

Transparence

Travaux Publics UNCCS

UNGM

Unit oprationnelle Utilisateur final

Prestations fournies par lUNOPS un client ou pour son compte, relevant dune ou plusieurs des catgories suivantes : Prestations fournies par lUNOPS un client ou pour son compte, relevant dune ou plusieurs des catgories suivantes : a) gestion de projets ; b) supervision de projets ; c) ralisation de projets ; d) excution dlments de projets ; e) administration de prts ; f) gestion de fonds daffectation spciale sources multiples. Valeur minimum ou maximum dun attribut, dune caractristique ou dun paramtre qui sert de base de comparaison ou dindicateur, et dont le franchissement peut rendre ncessaire le rexamen radical de la situation ou la refonte complte dun systme. Personne qui dtient par dlgation le pouvoir de souscrire au nom de lUNOPS, par sa signature, lobligation de respecter les clauses dun contrat ou deffectuer un paiement. Rponse (offre, devis ou proposition) reue par lUNOPS en rponse une consultation prsente dans les documents de consultation mis par lUNOPS lattention des fournisseurs. Constitue une offre ferme de la part du fournisseur potentiel pour fournir des prestations remplissant les exigences exposes aux documents de consultation. Loffre peut se prsenter sous la forme dune cotation, dune offre ou dune proposition, en fonction du type de document de consultation mis (demande de cotations (RFQ), appel doffres (ITB) ou demande de propositions (RFP). Fournisseur potentiel soumettant une offre en rponse un appel doffres. Soit : (a) un client qui verse des fonds lUNOPS en application dun accord de projet qui le lie lUNOPS ; (b) lorsque la source de financement nest pas un client, une entit qui, sur ordre crit dun client, verse des fonds lUNOPS en application dun accord de projet conclu avec lUNOPS. Spcifications of Works : Cahier des prescriptions techniques. Spcifications dexigences pour les missions de travaux. En gnral accompagn dun mtrage (BoQ), et/ou des plans/conceptions. Dfinition dexigence dun produit. Dsigne en g nral les exigences dfinies pour les marchandises, mais peut aussi se rapporter aux exigences applicables aux services (termes de rfrence) ou aux travaux (cahier des prescriptions techniques). Personne morale ou physique qui peut tre indirectement concerne par un contrat ou une opration sans y tre partie. Terms of Reference : Termes de rfrence. Dfinition des exigences applicables aux services ou aux marchandises complexes. Principe suivant lequel des informations fiables et jour sur les conditions de fonctionnement de lUNOPS et les dcisions et mesures se rapportant ses activits doivent tre aisment accessibles et prsentes sous une forme intelligible. Construction dutilit publique ralise ou conue dans le cadre dun projet. Systme de codification pour la classification des produits (marchandises, travaux et services). Portail mondial pour les fournisseurs des organismes des Nations unies. Portail Internet utilis par plus de 20 agences des Nations unies, dont lUNOPS. Regroupe, parmi dautres types dinformation, une liste inter organisations des vendeurs. Voir www.ungm.org pour de plus amples informations. Unit fonctionnelle ou bureau dirig par un cadre suprieur. Dans le cas de lUNOPS, ces units sentendent gnralement du sige, des bureaux rgionaux et des centres doprations. Bnficiaire/utilisateur ultime des biens et marchandises achetes dans le cadre de lactivit de la passation de marchs.

153

Manuel de la passation de marchs, rvision 4, 1 septembre 2010

er

Valeur Vendeur Voie de recours

Valeur en units montaires dun actif, de biens vendus ou de services rendus. Tout fournisseur potentiel de marchandises/services/travaux lUNOPS. Les moyens par lesquels un droit ou une obligation contractuelle est applique ou la violation de ce droit est empche, rduite ou ddommage.

154

UNOPS QA manual July/2012

Contents
1 2 3 4 5 6 7 Principles objectives commitment....................................................................... 3 Scope............................................................................................................................ 4 Norms and standards .................................................................................................. 4 Definitions .................................................................................................................... 5 Supplier selection methodology .............................................................................. 10 Participation to UNOPS supplier selection process............................................... 11 Requirements for Procurement Agencies ............................................................... 12
7.1 7.2 7.3 Regulatory status ......................................................................................................................................... 12 Premises and quality system ....................................................................................................................... 12 Prequalification procedure (WHO MQAS Module II) ................................................................................... 12

Requirements for pharmaceutical products ........................................................... 14

8.1 8.2 Manufacturing sites ....................................................................................................................................... 14 Finished Pharmaceutical Products .............................................................................................................. 14

8.2.1 Regulatory status ...................................................................................................................................... 14 8.2.2 Recognition of WHO, SRA and similar authority assessments ................................................................. 15 8.2.3 FPP specifications..................................................................................................................................... 15 8.2.4 API sources and specifications ................................................................................................................. 15 8.2.5 Recognition of WHO, SRA and similar authority assessments ................................................................. 16 8.2.6 Excipients.................................................................................................................................................. 16 8.2.7 Stability ..................................................................................................................................................... 16 8.2.8 Proof of efficacy and safety ....................................................................................................................... 17 8.2.8.1 Innovator products............................................................................................................................ 17 8.2.8.2 Multi source generic products .......................................................................................................... 17 8.2.9 Packaging ................................................................................................................................................. 17 8.2.10 Labelling.................................................................................................................................................. 18 8.2.11 Information for the patient/medical staff (leaflet, package insert) .............................................................. 19 8.2.12 Samples .................................................................................................................................................... 19 8.3 Monitoring of the quality of the FPPs .......................................................................................................... 19 8.3.1 8.3.2 8.3.3 Quality Control .......................................................................................................................................... 19 Re-assessment of prequalified FPPs ........................................................................................................ 21 Re-assessment of the prequalified manufacturing sites ............................................................................ 21

Requirements for medical devices .......................................................................... 23

9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 General requirements .................................................................................................................................... 23 Manufacturers ................................................................................................................................................ 23 Products (Medical devices) ....................................................................................................................................... 23 Product information (Medical devices) ........................................................................................................ 24 Recognition of the WHO prequalification and SRA approvals .................................................................. 24 Samples .......................................................................................................................................................... 25

10 Requirements for Public Health Pesticides ............................................................ 26

10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7 Definitions (taken from WHO Guidelines for procuring public health pesticides 2012)....................... 26 Scope .............................................................................................................................................................. 27 Regulatory status .......................................................................................................................................... 27 General specifications .................................................................................................................................. 27 Packaging ....................................................................................................................................................... 28 Labelling ......................................................................................................................................................... 28 Additional requirements ............................................................................................................................... 28

UNOPS QA manual July/2012 10.8 Quality control ............................................................................................................................................... 29 Sampling .................................................................................................................................................. 29 Delivery and shipment of samples ........................................................................................................... 29 Reporting ................................................................................................................................................. 30 Out of specification results and arbitration ............................................................................................... 30

10.8.1 10.8.2 10.8.3 10.8.4

11 Provisions for local procurement ............................................................................ 31

11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 Definitions ...................................................................................................................................................... 31 Commitment ................................................................................................................................................... 31 Regulatory context ........................................................................................................................................ 31 Regulatory requirements .............................................................................................................................. 31 Technical requirements ................................................................................................................................ 31

11.5.1 Manufacturers .......................................................................................................................................... 31 11.5.2 Suppliers (non-manufacturers) ................................................................................................................. 31 11.5.3 Finished Pharmaceutical Products ........................................................................................................... 32 11.5.4 Medical devices ........................................................................................................................................ 32 11.5.5 Public health pesticides............................................................................................................................ 32 11.6 Monitoring ..................................................................................................................................................... 33

12 Management of variations ........................................................................................ 34 13 Alert and recalls......................................................................................................... 37 14 Commitment/Transparency/Mutual trust ................................................................. 36 15 Technical Expertise/Conflict of interest/Confidentiality ........................................ 36 16 Tools and Checklists................................................................................................. 36
16.1 16.2 16.3 16.4 16.5 16.6 PAIF Form 1 ................................................................................................................................................ 39 MIF Form 2 ................................................................................................................................................. 44 PPQ Form 3 ................................................................................................................................................ 49 QISS FPP Form 4 ....................................................................................................................................... 59 SKPI Form 5 ................................................................................................................................................ 60 VQ FPP Form 6............................................................................................................................................ 61

17 List of acronyms and abbreviations ........................................................................ 63 18 References ................................................................................................................. 64

UNOPS QA manual July/2012

Principles objectives commitment

This Quality Assurance (QA) Manual articulates and presents the intentions and commitment of UNOPS for operating a robust quality system for the procurement of Pharmaceuticals and Medical Devices. The manual includes UNOPS policy in all matters affecting or affected by such a quality system, including managerial responsibilities thereof. UNOPS is an ISO 9001 certified organization, and this UNOPS Quality Policy further demonstrates management's intention to comply with ISO 9001 requirements as may be relevant. Through approval and publication of this manual, the highest level of UNOPS management commits to identifying and supporting the processes needed for the quality management system and their application to health procurement throughout the organization, in accordance with recognized international best practices, especially as are recommended by norms and standards defined by the WHO and published in the Technical Report Series and on the monographs of the WHO International Pharmacopoeia, and Global Harmonization Task Force (GHTF) for medical devices. In this regard, UNOPS management further commits to continual improvement of these processes through monitoring, measuring and analyzing contemporary information in as far as they positively impact on our quest for operational excellence for results that matter. UNOPS, in pursuit of its mission of expanding the capacity of the United Nations system and its partners, including governments, is increasingly called upon to act as Procurement Agent for the procurement of healthcare goods such as Pharmaceuticals and Medical Devices. In view of this responsibility, maintenance of the highest possible standards of quality, safety, cost effectiveness and transparency in our procurement process as well as procured products, are fundamental principles which guide the selection of the right manufacturer/supplier, products and maintenance of strict adherence to delivery schedules. UNOPS quality assurance procedures provide information and resources required to ensure conformance to the obligations of procuring and delivering quality goods and services to UNOPS clients. Effective implementation of a quality assurance procedure further provides opportunities for doing things right, the first time, and every time. Personnel at all levels in the organization recognize and support the concepts of quality assurance in our business. The manual has been structured to provide clear information and guidance to both UNOPS personnel and partners, including suppliers, on UNOPS expectations and methodology for pre-qualification, qualification and, in some cases, evaluation of bids submitted in response to specific tenders published. This includes requirements for manufacturing sites as well as products including quality control procedures. The manual also details the corporate quality policy with regard to procurement and supply of pharmaceuticals and medical devices and draws from appropriate international best practices in this field, within the overarching UNOPS policy and practice regarding procurement generally, as prescribed in the latest version of the UNOPS Procurement Manual. Furthermore, the manual details the current organizational structure within which the quality policy is relevant and operational. As part of the UN system, and drawing from its global mandate, UNOPS is committed to the highest standards of quality in offering and delivering procurement services to all its partners, ensuring quality, safety, timeliness and best value for money. In pursuance of this objective, UNOPS shall consistently strive to ensure total customer satisfaction, by establishing quality objectives and monitoring these for continual improvement of our procurement and supply chain processes. UNOPS will aspire to exceed all relevant national and international applicable regulatory and client and donors requirements and expectations, and will endeavor to manage the knowledge and skill base of its employees accordingly. Every employee in UNOPS will be suitably supported to contribute effectively to the above service commitments.

UNOPS QA manual July/2012

Scope

The UNOPS QA policy applies to all the pharmaceutical products and medical devices procured and supplied by UNOPS.

Norms and standards

The UNOPS QA policy is essentially based on the norms and standards defined by the WHO. For the Finished Pharmaceutical Products , UNOPS QA policy relies on the specifications published by 1 WHO in the Technical Report Series and in the monographs of the WHO International Pharmacopoeia 2. When applicable, UNOPS refers to the monographs of other international reference pharmacopoeias (British 3 4 5 Pharmacopoeia , European Pharmacopeia , United States Pharmacopoeia ) and to the guidelines of the 6 7 International Conference on Harmonization and the Pharmaceutical Inspection Cooperation Scheme . For medical devices (including In Vitro Diagnostic products), UNOPS QA policy relies on the standards 8 recommended by the WHO, the Global Harmonization Task Force and the International Medical Device 9 Regulators Forum . For public health pesticides (including the long-lasting insecticidal nets), UNOPS QA policy is based on 10 the norms and standards recommended by the WHO Pesticides Evaluation Scheme . As a general rule, UNOPS refers to the latest published versions of the pharmacopoeias, reports and guidelines.

UNOPS QA manual July/2012

Definitions

Active Pharmaceutical Ingredient (API) Any substance or combination of substances used in a finished pharmaceutical product multisource (generic) finished product (FPP), intended to furnish pharmacological activity or to otherwise have direct effect in the diagnosis, cure, mitigation, treatment or prevention of disease, or to have direct effect in restoring, correcting or modifying physiological functions in human beings. (WHO Technical Report Series 961 Annex 15, 45th report, 2011) Auditing An independent and objective activity designed to add value and improve an organization's operations by helping an organization to accomplish its objectives by using a systematic, disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness of risk management, control, and governance processes. (WHO Technical Report Series 937, Annex 5, 40th report, 2006) Authorized Person A person (among key personnel of a manufacturing establishment) responsible for the release of batches of finished products for sale. In some good manufacturing practice (GMP) guides and legal texts, the term qualified person is used to describe analogous functions. (WHO Model Quality Assurance System for Procurement Agencies, 2006) (WHO Technical Report Series 937, Annex 6, 40th report, 2006) The person recognized by the national regulatory authority as having the responsibility for ensuring that each batch of finished product has been manufactured, tested and approved for release in compliance with the law s and regulations in force in that country. (WHO Good Manufacturing Practices for pharmaceutical products: main principles, 2011) (WHO Technical Report Series 961 Annex 3, 45th report, 2011) Certificate of Analysis (COA) The list of test procedures applied to a particular sample with the results obtained and acceptance criteria applied. It indicates whether or not the sample complies with the specification. (WHO good practices for pharmaceutical quality control laboratories, 2010) (WHO Technical Report Series 957 Annex 1, 44th report, 2010) Certificate of Pharmaceutical Product (CPP) A WHO-type certificate of the form described in Guidelines for implementation of the WHO Certification Scheme on the quality of pharmaceutical products moving in international commerce. (Geneva, World Health Organization, 1998.) (WHO Technical Report Series 929 Annex 5, 39th report, 2005) Drug Master File (DMF) Detailed information concerning a specific facility, process or product submitted to the medicines regulatory authority, intended for incorporation into the application for marketing authorization. (WHO Technical Report Series 961, Annex 7, 45th report, 2011) Essential Pharmaceutical Products Those pharmaceutical products that satisfy the health care needs of the majority of the population. WHOs Expert Committee on the Selection and Use of Essential Medicines updates the WHO Model List of Essential Medicines at two-year intervals. Each country may use this model to generate its own list of essential pharmaceutical products. (WHO Model Quality Assurance System for Procurement Agencies, 2006) (WHO Technical Report Series 937, Annex 6, 40th report, 2006) Finished Pharmaceutical Product (FPP) A finished dosage form of a pharmaceutical product, which has undergone all stages of production, including packaging in its final container and labelling. (WHO Technical Report Series 961, Annex 10, 45th report, 2011) 5

UNOPS QA manual July/2012

Generic Products The term generic product has somewhat different meanings in different jurisdictions. The use of this term is therefore avoided as far as possible, and the term multisource pharmaceutical product (see below) is used instead. Generic products may be marketed either under the approved non-proprietary name or under a brand (proprietary) name. They may be marketed in dosage forms and/or strengths different from those of the innovator products (see below). Where the term generic product is used, it means a pharmaceutical product, usually intended to be interchangeable with the innovator product, which is usually manufactured without a licence from the innovator company and marketed after expiry of the patent or other exclusivity rights. The term should not be confused with generic names for APIs. (WHO Model Quality Assurance System for Procurement Agencies, 2006) (WHO Technical Report Series 937, Annex 6, 40th report, 2006) Global Harmonization Task Force (GHTF) An international initiative to achieve greater uniformity between national medical device regulatory systems. GHTF member countries are specified on its website: http://www.ghtf.org/. Good distribution practices (GDP) That part of quality assurance that ensures that the quality of a pharmaceutical product is maintained by means of adequate control of the numerous activities which occur during the distribution process as well as providing a tool to secure the distribution system from counterfeits, unapproved, illegally imported, stolen, substandard, adulterated, and/or misbranded pharmaceutical products. (WHO good distribution practices for pharmaceutical products, 2010) (WHO Technical Report Series 957 Annex 5, 44th report, 2010) Good Manufacturing Practices (GMP) That part of quality assurance which ensures that products are consistently produced and controlled to the quality standards appropriate to their intended use and as required by the marketing authorization. (WHO Technical Report Series 961, Annex 7, 45th report, 2011) Good Storage Practices (GSP) That part of quality assurance that ensures that the quality of pharmaceutical products is maintained by means of adequate control throughout the storage thereof. (WHO Technical Report Series 957, Annex 5, 44th report, 2010) Innovator Pharmaceutical Products Generally the pharmaceutical product which was first authorized for marketing (normally as a patented product) on the basis of documentation of efficacy, safety and quality according to requirements at the time of the authorization. When a substance has been available for many years, it may not be possible to identify an innovator pharmaceutical product. (WHO Model Quality Assurance System for Procurement Agencies, 2006) (WHO Technical Report Series 937, Annex 6, 40th report, 2006) Interchangeability An interchangeable pharmaceutical product is one that is therapeutically equivalent to a comparator (reference) product. (WHO Model Quality Assurance System for Procurement Agencies, 2006) (WHO Technical Report Series 937, Annex 6, 40th report, 2006) International Conference on Harmonization (ICH) An initiative involving regulatory bodies and pharmaceutical industry experts that was established to make recommendations on ways to achieve greater harmonization in the interpretation and application of technical guidelines and requirements for product registration. ICH member countries are specified on its website: http://www.ich.org. International Non-proprietary Name (INN) The shortened scientific name based on the active ingredient. WHO is responsible for assigning INNs to pharmaceutical substances. (WHO Model Quality Assurance System for Procurement Agencies, 2006) (WHO Technical Report Series 937, Annex 6, 40th report, 2006) 6

UNOPS QA manual July/2012

Manufacturer A company that produces, packages, repackages, labels and/or relabels pharmaceutical products. (WHO Technical Report Series 961, Annex 15, 45th report, 2011) Natural or legal person with responsibility for the design, manufacture, packaging and labelling of a device before it is placed on the market under his own name, regardless of whether these operations are carried out by that person himself of on his behalf by a third party. (Active Implantable Medical Device Directive 90/385/EEC, Medical Device Directive (MDD) 93/42/EEC, and In Vitro Diagnostic Directive 98/79/EC) Marketing Authorization A legal document issued by the competent medicine regulatory authority for the purpose of marketing or free distribution of a product after evaluation for safety, efficacy and quality. It must set out, inter alia, the name of the product, the pharmaceutical dosage form, the quantitative formula (including excipients) per unit dose (using INNs or national generic names where they exist), the shelf life and storage conditions, and packaging characteristics. It specifies the information on which authorization is based (e.g. The product(s) must conform to all the details provided in your application and as modified in subsequent correspondence.). It also contains the product information approved for health professionals and the public, the sales category, the name and address of the holder of the authorization, and the period of validity of the authorization. Once a product has been given marketing authorization, it is included on a list of authorized products the register and is often said to be registered or to have registration. Market authorization may occasionally also be referred to as a licence or product licence. (WHO Technical Report Series 957, Annex 5, 44th report, 2010) Medical Device Any instrument, apparatus, implement, machine, appliance, implant, in vitro reagent or calibrator, software, material or other similar or related article: Intended by the manufacturer to be used, alone or in combination, for human beings for one or more of the specific purpose(s) of: o Diagnosis, prevention, monitoring, treatment or alleviation of disease o Diagnosis, monitoring, treatment, alleviation of or compensation for an injury o Investigation, replacement, modification, or support of the anatomy or of a physiological process o Supporting or sustaining life o Control of conception o Disinfection of medical devices o Providing information for medical or diagnostic purposes by means of in vitro examination of specimens derived from the human body And which does not achieve its primary intended action in or on the human body by pharmacological, immunological or metabolic means, but which may be assisted in its intended function by such means. (Global Harmonization Task Force SG1/N29R16: 2005) Multisource Pharmaceutical Product Pharmaceutically equivalent or pharmaceutically alternative products that may or may not be therapeutically equivalent. Multisource pharmaceutical products that are therapeutically equivalent are interchangeable. (WHO Technical Report Series 961, Annex 15, 45th report, 2011) On-going stability studies The study carried out by the manufacturer on production batches according to a predetermined schedule in order to monitor, confirm and extend the projected re-test period (or shelf-life) of the API, or confirm or extend the shelf-life of the FPP. (WHO Technical Report Series 953, Annex 2, 43rd report, 2009) Out of Specification results (OOS) All test results that fall outside the specifications or acceptance criteria established in product dossiers, drug master files, pharmacopoeias or by the manufacturer. (WHO Technical Report Series 957, Annex 1, 44th report, 2010)

UNOPS QA manual July/2012

Pharmaceutical Inspection Cooperation Scheme (PIC/S) A Swiss association of inspectorates which provides a forum for GMP training. The PIC/S is not subject to any international or domestic regulations. PIC/S member countries are specified on its website: www.picscheme.org. Pharmacopoeia An official publication that comprises a collection of recommended procedures for analysis and specifications for the determination of pharmaceutical substances, excipients and dosage forms that is intended to serve as source material for reference or adaptation by any World Health Organization (WHO) Member State wishing to establish pharmaceutical requirements. The pharmacopoeia, or any part of it, shall have legal status, whenever a national or regional authority expressly introduces it into appropriate legislation. (WHO International Pharmacopoeia 2nd supplement, 2011) Prequalification The activities undertaken in defining a product or service need, seeking expressions of interest from enterprises to supply the product or service, and examining the product or service offered against the specification and the facility where the product or service is prepared or stored and distributed against common standards. The examination of the product or service and of the facility is performed by trained and qualified assessors and inspectors against common standards. Prequalification is required for all pharmaceutical products regardless of their composition and place of manufacture or registration, but the amount and type of information requested from the supplier for use in the assessment by the procurement agency may differ. (WHO Model Quality Assurance System for Procurement Agencies, 2006) (WHO Technical Report Series 937, Annex 6, 40th report, 2006) Procurement Agency A procurement agency in the context of this document is defined as any organization purchasing pharmaceutical products, vaccines, or other health sector goods or is otherwise involved in their prequalification (see above), purchasing, storage and distribution. (WHO Model Quality Assurance System for Procurement Agencies, 2006) (WHO Technical Report Series 937, Annex 6, 40th report, 2006) Product recall A process for withdrawing or removing a pharmaceutical product from the pharmaceutical distribution chain because of defects in the product, complaints of serious adverse reactions to the product and/or concerns that the product is or may be counterfeit. The recall might be initiated by the manufacturer, importer, wholesaler, distributor or a responsible agency. (WHO Technical Report Series 957, Annex 5, 44th report, 2010) Qualification Action of proving and documenting that any premises, systems and equipment are properly installed and/or work correctly and lead to the expected results. Qualification is often apart (the initial stage) of validation, but the individual qualification steps alone do not constitute process validation. In the context of this document it is the work done to prove that the products, the manufacturers and the supply system will deliver products of the quality required and specified on a routine basis, meeting all the applicable quality requirements. (WHO Model Quality Assurance System for Procurement Agencies, 2006) (WHO Technical Report Series 937, Annex 6, 40th report, 2006) Quality Assurance (QA) Quality assurance is a wide-ranging concept which covers all matters that individually or collectively influence the quality of a product. It is the totality of the arrangements made to ensure that pharmaceutical products are of the quality required for their intended use. (WHO Model Quality Assurance System for Procurement Agencies, 2006) (WHO Technical Report Series 937, Annex 6, 40th report, 2006) Quality Control (QC) Quality control covers all measures taken, including the setting of specifications, sampling, testing and analytical clearance, to ensure that starting materials, intermediates, packaging materials and finished 8

UNOPS QA manual July/2012

pharmaceutical products conform with established specifications for identity, strength, purity and other characteristics. (WHO Technical Report Series 961, Annex 7, 45th report, 2011) Quality Management System (QMS) A management system that directs and controls an organization with respect to quality and that ensures that steps, processes, procedures and policies related to quality activities are being followed. (WHO Technical Report Series 961, Annex 4, 45th report, 2011) Shelf Life The period of time during which a pharmaceutical product, if stored correctly, is expected to comply with the specification as determined by stability studies on a number of batches of the product. The shelf life is used to establish the expiry date of each batch. (WHO Technical Report Series 957, Annex 5, 44th report, 2010) Site Master File (SMF) The Site Master File is prepared by the pharmaceutical manufacturer and should contain specific information about the quality management policies and activities of the site, the production and/or quality control of pharmaceutical manufacturing operations carried out at the named site and any closely integrated operations at adjacent and nearby buildings. (European Commission Health and Consumer Directorate, EUDRALEX, 2010) (Pharmaceutical Inspection Cooperation Scheme, 2011) Stability studies Long-term and accelerated (and intermediate) studies undertaken on primary and/or commitment batches according to a prescribed stability protocol to establish or confirm the re-test period (or shelf life) of an API or the shelf life of an FPP. (WHO Technical Report Series 953, Annex 2, 43rd report, 2009) Standard Operating Procedure (SOP) An authorized, written procedure giving instructions for performing operations not necessarily specific to a given product but of a more general nature (e.g. equipment operation, maintenance and cleaning, validation, cleaning of premises and environmental control, sampling and inspection). (WHO good distribution practices for pharmaceutical products, 2010) (WHO Technical Report Series 957 Annex 5, 44th report, 2010) Stringent Drug Regulatory Authority (SRA) A stringent regulatory authority is: the medicines regulatory authority in a country which is: (a) a member of the International Conference on Harmonisation (ICH) (European Union (EU) Japan and the United States of America); or (b) an ICH Observer, being the European Free Trade Association (EFTA) as represented by Swiss Medic and Health Canada (as may be updated from time to time);or (c) a regulatory authority associated with an ICH member through a legally-binding, mutual recognition agreement including Australia, Iceland, Liechtenstein and Norway (as may be updated from time to time); and only in relation to good manufacturing practices (GMP) inspections: a medicine regulatory authority that is a member of the Pharmaceutical Inspection Co-operation Scheme (PIC/S) as specified on its website). (WHO Technical Report Series 961, Annex 10, 45th report, 2011) Supplier A person or entity engaged in the activity of providing products and/or services. (WHO Technical Report Series 957 Annex 5, 44th report, 2010) WHO Prequalification Programme (WHO PQP) The programme managed by WHO which prequalifies (a) medicines that are considered to be acceptable for procurement by the United Nations and specialized agencies; and (b) quality control laboratories for medicines.

UNOPS QA manual July/2012

Supplier selection methodology

The prequalification of the sources is based on the assessment of the product and of the manufacturer as 11 recommended by the WHO in the Model Quality Assurance for Procurement Agencies . Only the products and manufacturers that comply with UNOPS QA criteria are eligible for UNOPS procurement and supply. UNOPS will use specific tools (questionnaires) for collecting the technical information from the suppliers. Interested companies will be invited to complete the questionnaires and submit them with the requested annexes to UNOPS.

10

UNOPS QA manual July/2012

Participation in UNOPS supplier selection process

The UNOPS supplier selection process is open to all suppliers whatever their nationality or geographical localization. Suppliers can be the manufacturers of pharmaceutical products, medical devices and public health pesticides. Procurement agencies, distributors or wholesalers can also participate in UNOPS prequalification process. They will however be required to obtain a formal authorization from each manufacturer they represent and a commitment to provide complete and transparent technical information on the products submitted to UNOPS. In order to encourage as many suppliers as possible to participate in its prequalification process, UNOPS periodically publishes Invitations for Expression of Interest or invitations to prequalify on its website (http://www.unops.org/) and in the international press with the list of products it wishes to supply.

11

UNOPS QA manual July/2012

Requirements for Procurement Agencies

A Procurement Agency is defined by WHO as any organization/company purchasing pharmaceutical products, vaccines, medicals devices and equipment or involved in their prequalification, purchasing, storage and distribution. Only prequalified Procurement Agencies are authorized to sell their products to UNOPS. Procurement Agencies that want to participate in the UNOPS supplier selection process must fill in a Procurement Agency Information File (Form 1 PAIF) with all the requested information including a written authorization from the manufacturers they represent.

7.1

Regulatory status

The Procurement Agencies should be authorized by their National Regulatory Authorities. A valid copy of the license must be attached to the PAIF. All the activities (including repacking or relabelling) carried out in the premises or contracted to third parties should be clearly stated in the PAIF and duly authorized by the authorities.

7.2

Premises and quality system

The premises, staff, activities and documentation should comply with the WHO Good Distribution Practices 12 13 guidelines , WHO Good Storage Practices and with WHO Good Manufacturing Practices guidelines when applicable (repacking, relabelling activities). In the countries where the compliance with national GDP, GSP, and GMP are a legal requirement, a valid copy of these certificates should be attached to the PAIF. In addition to the documentary requirements above, UNOPS can appoint an independent expert(s) to conduct an audit of the Procurement Agency and the sub-contractors (if any). By participating in the UNOPS supplier selection process, applicants accept the principle of GDP/GSP/GMP audit by UNOPS and commit to receive the UNOPS expert and facilitate the access to the premises.

7.3

Prequalification procedure (WHO MQAS Module II)

Procurement Agencies often define their own specifications and requirements for the prequalification of their sources of pharmaceutical products, medical devices and public health pesticides. PA prequalified products (medicines, medical devices, public health pesticides) that are not intended for the domestic market are generally not assessed nor validated by the national regulatory authorities. UNOPS considers that all steps of the PA prequalification process should be carried out in accordance with 14 the WHO MQAS guidelines . UNOPS can appoint Independent experts to conduct PA audits against the WHO MQAS. By expressing their interest in UNOPS supplier selection process, applicants accept the principle of MQAS audit by UNOPS and commit to receive the UNOPS expert and facilitate the access to the premises and the documentation. UNOPS can waive the need for a MQAS audit if a similar audit has been recently performed on behalf of another UN organization (UNICEF, WHO, UNFPA, etc.) and if the audited PA accepts to share the report with UNOPS.

12

UNOPS QA manual July/2012

Waivers can be granted provided that: All aspects of MQAS guidelines have been covered by the auditor The audit report is not older than 24 months There is a statement from the PA that no major changes have occurred since the audit The report has a favourable outcome

A successful MQAS audit does not prevent UNOPS to require full technical information on the products submitted by the prequalified Procurement Agency.

13

UNOPS QA manual July/2012

Requirements for pharmaceutical products

Pharmaceutical products are chemical products. The provisions of the current policy do not apply to biological medicinal products, including vaccines. 15 UNOPS will only procure vaccines that are prequalified by WHO.

8.1

Manufacturing sites

Companies that wish to sell pharmaceutical products to UNOPS must provide detailed information on the manufacturing sites. Applicants must fill in a Manufacturer Information File (Form 2 MIF). If the applicant is not the manufacturer itself, he must fill in a Procurement Agency Information File (Form 1 PAIF) and attach a MIF completed by each manufacturer as requested. The MIF is only valid if it is signed by an authorized person representing the manufacturer. All the manufacturing sites must be authorized by the Regulatory Authorities of the country of manufacture. A valid copy of the Manufacturing License issued for the site(s) must be attached to the MIF. The Manufacturing License should specify the dosage forms and activity/activities that are authorized in the licensed premises. All pharmaceutical products must be manufactured in accordance with the WHO or US FDA or PIC/S GMP guidelines. A proof of conformity with the above-mentioned GMP guidelines will be required for each manufacturing site. If a manufacturing site is approved by the WHO Prequalification Programme, the WHOPIR available on the 19 WHO PQP website is considered as an acceptable evidence of WHO GMP compliance provided that the scope of inspection is the same. For any other Stringent Regulatory GMP approval, a valid copy of the GMP certificate must be submitted to UNOPS. Various industrial activities including Quality Control can be sub-contracted to third parties. All contracted activities must be stated in the Manufacturer Information File. Valid copies of the manufacturing licenses/authorizations of all the third parties involved in the manufacture and laboratory testing/analysis of a concerned product should be submitted to UNOPS together with the MIF. Similarly, a valid copy of a GMP certificate delivered by a stringent authority or the reference to a WHOPIR should be provided with the MIF. UNOPS reserves the right to request a copy of the written contract between the contract giver and the contract acceptor. In addition to the documentary requirements above, UNOPS can appoint an independent GMP expert(s) to conduct a GMP audit of the manufacturing site and the sub-contractors (if any). In submitting their products for a UNOPS prequalification, applicants accept the principle of GMP audit by UNOPS and commit to receive the UNOPS GMP expert(s) and facilitate the access to the premises.
16 17 18

8.2

Finished Pharmaceutical Products

The UNOPS prequalification process is product specific. Applicants must fill in a Pharmaceutical Product Questionnaire (Form 3 PPQ) for each FPP they submit for a UNOPS prequalification. 8.2.1 Regulatory status

As a general rule, FPP should be registered and marketed in the country of manufacture. UNOPS requires a proof of the registration of the FPP in the country of manufacture. Exceptions to the rule will be examined on the basis of a Certificate of Pharmaceutical Product (CPP) WHO 20 type to be attached to the Product Questionnaire. FPPs can sometimes be registered for export only. If this is the case, this should be unequivocally mentioned in the filled questionnaire. 14

UNOPS QA manual July/2012

The registration of the FPP by a Stringent Regulatory Authority is acknowledged by UNOPS and, in such cases, the FPP will not be re-assessed by UNOPS. The applicant will however be asked:
To provide the evidence of the SRA registration (CPP or copy of the product license) To commit in writing to supply a FPP in all aspects identical to the one registered by the SRA

Registration in the country of destination might be required by the local NMRA. Applicants should be prepared to collect all relevant information to answer the NMRA demand. 8.2.2 Recognition of WHO, SRA and similar authority assessments

The FPPs that are prequalified by the WHO or approved by a SRA will not be reassessed by UNOPS. Similarly the FPPs that:
Are approved by the US FDA under the tentative approval process Are approved by the Global Fund ERP Have received a positive advice from the EMA under the provisions of Article 58 Are approved by Health Canada under the provision of Bill C9

=> Are also tentatively approved by UNOPS The suppliers of such FPPs will however have to commit in writing to supply FPPs identical in all aspects to the ones approved by the regulatory authority or prequalified by the WHO. The suppliers must also be prepared to provide any related document that may be required by UNOPS. 8.2.3 FPP specifications

All FPPs must comply with the general monographs of the WHO International Pharmacopoeia, the US Pharmacopoeia, the European Pharmacopoeia or the British Pharmacopoeia. General monographs describe the requirements that apply to a particular formulated preparation (tablets, capsules, eye preparations, infusions, etc.). In addition to the compliance with the general monograph, each FPP must comply with technical requirements that are product specific. If the product is described in the WHO, US or British pharmacopoeia, the FPP must to the minimum comply with the requirements of one of the pharmacopoeias. Applicants are invited to state any additional tests in the UNOPS product questionnaire. If the product is not described in one of the above-mentioned pharmacopoeias, the applicant must submit its In House specifications to UNOPS together with the analytical test methods and protocols. In House tests should however comply with the general requirements of the US, British, European or WHO International Pharmacopoeia. Any reference to a pharmacopoeia should clearly indicate the edition that is used by the manufacturer. Applicants will be requested to attach a copy of the Certificate of Analysis (COA) for each of the three recent commercial batches. The COA must be coherent with the specifications stated in the UNOPS questionnaire and it must be signed by an authorized person (name and position must be stated on the COA). 8.2.4 API sources and specifications

All API sources must be declared to UNOPS. The name of the manufacturer(s) and the physical address of the manufacturing site(s) must be given in the product questionnaire. API manufacturers must be authorized by their National Regulatory Authorities and a valid copy of the Manufacturing License will be provided for each stated source of API. In the countries where GMPs are applied to API manufacturers, a valid copy of the GMP certificate will be attached to the questionnaire. APIs must comply with the requirements of the WHO International Pharmacopoeia or the European, US or British pharmacopoeias. 15

UNOPS QA manual July/2012

If the API is not described in any of the above-mentioned pharmacopoeias, applicants should submit their In House specifications together with the analytical test methods and protocols. Any reference to a pharmacopoeia should clearly indicate the edition that is used by the manufacturer. A copy of the Certificate of Analysis that is used by the API manufacturer for batch release should be attached to the questionnaire. A copy of the Certificate of Analysis that is used by the FPP manufacturer for quality control at reception should be attached to the questionnaire. Both copies must be recent (less than 24 months) and should bear the signature of an authorized person and a clear indication of his/her position. If APIs with the European Directorate for the Quality of the Medicines and Health Care (EDQM) certification are used, a copy of the Certificate of Suitability (COS or CEP) and its annexes should be attached to the questionnaire. Similarly, if a Drug Master File (DMF) is approved in an ICH member country, it should be mentioned in the questionnaire. UNOPS could in that case require a copy of the open part of the DMF. Multiple sources of APIs for a unique FPP are theoretically acceptable for UNOPS. In that case, the FPP manufacturer must (or can be asked to) demonstrate the equivalence of the different API sources. In addition to the documentary requirements above, UNOPS can appoint an independent GMP expert to conduct a GMP audit of the manufacturing site and the sub-contractors (if any). 8.2.5 Recognition of WHO, SRA and similar authority assessments

The APIs that are prequalified by the WHO or approved by an SRA will not be reassessed by UNOPS and automatically prequalified, provided that the manufacture provides the evidence of approval by WHO or SRA countries. 8.2.6 Excipients

The complete list (qualitative and quantitative) of excipients used for the manufacturing of the FPP must be stated in the UNOPS questionnaire. Excipients must comply with the requirements of one of the pharmacopoeias mentioned in paragraph 8.2.3. If the excipient is not described in a pharmacopoeia, the applicant can be requested to provide the In House specifications including the physical characteristics, identification tests, purity tests and microbiological tests if appropriate. Only colours permitted by the EUs List of permitted food colours, the FDAs Inactive ingredient guide or Japanese Pharmaceutical Excipients may be used. On request, the applicant will provide a list of tests and limits of the result(s) for each excipient used in the formulation or during the manufacturing process. 8.2.7 Stability

The assigned shelf life and the recommended storage conditions will be supported by appropriate study data. The applicant will submit a copy of the stability study protocol and a copy of the report. The tests (including the limits) and the frequency of sampling should be clearly described in the protocol. If the FPP is a powder for injection, suspension or oral solution, stability data for the reconstituted or diluted product should be submitted to UNOPS. The quantitative results should be expressed in numerical value. The words comply, conform or pass are not acceptable. UNOPS reserves the right to request the submission of raw data that support the report. Stability studies must be performed in accordance with the WHO/ICH guidelines. In particular, three representative batches should be tested in accelerated and real-time conditions. The products tested must be identical in all aspects to the one submitted to UNOPS for assessment. The FPP should preferably be tested under Type IVb conditions (30C 2C and 75% 5% RH). 16

UNOPS QA manual July/2012

The claimed shelf life and the recommended storage conditions should be consistent with the outcome of the stability studies. Extrapolation of partial stability studies is accepted if and only if in line with the WHO guidelines. 8.2.8 Proof of efficacy and safety

8.2.8.1 Innovator products The efficacy and safety of innovator products are demonstrated by appropriate clinical studies. UNOPS will only procure/supply innovator products that: Are approved by a Stringent Regulatory Authority Are prequalified by the WHO Are tentatively approved by the US FDA Received a positive opinion from the EMA under the provisions of article 58 Are approved by Health Canada under the provisions of Bill C-9

The prequalification of those innovator FFPs by UNOPS will not require the re-assessment of the clinical studies reports. The manufacturers and/or their representatives will however be asked to commit in writing to deliver a product identical in all aspects to the one approved by the regulatory authority or the WHO. 8.2.8.2 Multi source generic products The efficacy and safety of generic products are generally established through therapeutic equivalence studies conducted against the innovator product (bioequivalence studies or in vitro comparative dissolution profiles). Waivers for bioequivalence studies can be granted in accordance with the recommendations of the WHO . When applicable, the applicant will be asked to submit full bioequivalence studies reports or in vitro dissolution reports. In addition to the documentary requirements, UNOPS can appoint an independent expert to conduct a GLP/GCP audit of the Contract Research Organization (CRO) that performed the bioequivalence study. By submitting their products for a UNOPS prequalification, applicants accept the principle of GLP/GCP audit by UNOPS and commits to receive the UNOPS expert and facilitate the access to the CRO. 8.2.9 Packaging
21

The packaging is an integral part of the FPP. It must guarantee an appropriate protection of the FPP during transportation and storage and the preservation of its characteristics throughout the shelf life. It must also be designed to enable a proper and safe use of the medicine. Packaging materials must be robust and suitable for shipment, storage and use in climatic zone type IVb (according to WHO). Paediatric FPPs should be packed in containers with child-resistant closures. If the administration of the FPP requires the use of a specific device (syringe, applicator, canister, etc.), the device is part of the FPP. It should be adapted to the intended use and should be inserted in the secondary packaging. Materials used for primary packaging and administration devices (calibrated cups/spoons, glass, plastics, aluminium, etc.) must comply with the requirements of international reputed pharmacopoeias. They must be compatible with the APIs and excipients used in the formulation. If need be, UNOPS can ask the applicant to submit all the specifications of the packaging materials including the monograph references and the test methods.

17

UNOPS QA manual July/2012

SPECIFIC REQUIREMENTS FOR PRIMARY PACKAGING Oral Solid Dosage forms Oral Solid Dosage forms can be packed in blisters or in high-density polyethylene bulk containers.
The blisters must ensure a proper water vapour protection for the FPPs. PVC/Aluminium blisters are therefore not acceptable. PVC/PVdC/Aluminium or Aluminium/Aluminium blisters should be preferred. HDPE bulk containers should be tamper proof.

Ampoules For glass ampoule, single ended, break off necks are required. Large Volume Parenterals When the volume exceeds 250ml flexible collapsible plastic bags are required. Polyolefine plastics are preferable. PVC bags are however accepted. LVP plastic bags should be protected by a plastic overpouch. IV fluids containers should have two distinct sites: one for administration + one for injection. Both sites should be protected by a membrane. Nipple head bottles are therefore not acceptable for UNOPS. Stoppers in natural rubber are not acceptable for UNOPS. Or as advised by UNOPS.

8.2.10 Labelling All FPPs should be labelled in accordance with the recommendations of the WHO
22 23

(*) Additional requirements for the indication of the API name(s) and concentration(s) The concentration of the API should appear next to the name of the API (e.g. Amoxicillin 250mg) Components in Fixed dose combination FPPs (FDCs) and co-packs should be written in ascending alphabetical order with reference to the first letter of the INN (e.g. Artemether 20mg + Lumefantrine 120mg) Co-formulated FDC products, should be denoted with a + sign (e.g. Artemether 20mg + Lumefantrine 120mg) Co-packaged FDCs should be denoted with an & sign (e.g. Amodiaquine 153mg & Artesunate 50mg) FDC can be designated by simplified names (e.g. Co-Trimoxazole, Co-Amoxiclav, Co-Magaldrox in the British Pharmacopoeia). These names are acceptable but the INN names should in any case be stated on the labels with the respective concentration next to the name of each API: - Co-Trimoxazole 400/80 => Sulfamethoxazole 400mg + Trimethoprim 80mg - Co-Amoxiclav 500/125 => Amoxicillin 500mg + Clavulanic Acid 125mg - Co-Magaldrox 200/200 => Aluminium Hydroxyde 200mg + Magnesium Hydroxyde 200mg The information can be directly printed on the packaging. It can also be printed on a label (paper or plastic) which is then affixed on the packaging. The ink must in any case be indelible. Black ink is preferable. If labels are used, they must be self-adhesive and resistant to humid and hot conditions. English is the language to be used by default for the labels. UNOPS may have specific language requirements that will be clearly mentioned in the tendering documents or in the invitation to prequalify or in the invitation for Expression of Interest.

18

UNOPS QA manual July/2012

8.2.11 Information for the patient/medical staff (leaflet, package insert) Leaflets and package inserts are also integral part of the FPP and will be assessed by UNOPS. A copy of the leaflet, package insert and any other information intended for the patient/medical staff and included in the FPP should be submitted to UNOPS together with the product questionnaire. Patient/medical staff information must comply with the recommendations of WHO (WHOPAR should at a minimum contain the following information:
24

part 3) and

1. PRODUCT NAME 2. USAGE 3. PRECAUTIONS: allergies, interactions with other medicines, pregnancy and breast-feeding, driving and using machines 4. CONTRA INDICATIONS 5. INDICATIONS FOR USE 6. POSSIBLE SIDE EFFECTS 7. STORAGE CONDITIONS For medicines that are included in the WHO list of Essential Medicines, the content of the leaflet/insert must 25 26 be coherent with the monographs of the latest edition the WHO Model Formularies (adult and children) , including the information given in the introduction of the formularies general sections. English is the language to be used by default for the patient/medical staff information. UNOPS may have specific language requirements that will be clearly mentioned in the tendering documents or in the invitation to prequalify or in the invitation for Expression of Interest. 8.2.12 Samples Applicants for UNOPS prequalification may be required to submit samples of their FPP together with the product questionnaires. The number of samples to submit and the conditions for submission will be specified in the tendering document or in the invitation to prequalify or in the invitation for Expression of Interest. The samples submitted to UNOPS for assessment will not be returned to the applicant. As a general rule, applicants are informed that the sample submitted to UNOPS must be in all aspects identical to the product intended for supply to UNOPS; this includes the primary and secondary packaging, the labelling and the patient/medical staff information documents. If the administration of the FPP requires the use of a particular device, it should be submitted to UNOPS as part of the sample.

8.3

Monitoring of the quality of the FPPs

27

The quality of the FPPs prequalified by UNOPS will be monitored in accordance with the WHO guidelines . The monitoring activities include Quality Control (QC) testing, re-assessment of the manufacturing sites and re-assessment of the products. 8.3.1 Quality Control

Selection of the QC laboratory QC laboratories must be authorized by their National Regulatory Authorities. 28 They must comply with the WHO Good Practices for Pharmaceutical Quality Control Laboratories and with 29 WHO Good Practices for Pharmaceutical Microbiology Laboratories . UNOPS will establish Long Term Agreements (LTAs) with testing laboratories that are WHO pre-qualified or ISO 17025 accredited, preferably through a competitive process or as found appropriate in accordance with the UNOPS Procurement Manual.
30

Applicants will be asked to demonstrate their capacity to undertake the required types of quality control tests according to product specifications. 19

UNOPS QA manual July/2012

Sub-contracting testing activities to third party laboratories is in principle acceptable but it is the responsibility of the applicant to demonstrate that its subcontractors comply with the general UNOPS requirements for QC laboratories stated above. In addition to the documentary requirements above, UNOPS can appoint an independent expert to conduct a GLP audit of the QC laboratory and its sub-contractors (if any). In applying for a UNOPS prequalification, applicants accept the principle of GLP audit by UNOPS and commits to receive the UNOPS GLP expert and facilitate the access to the laboratory. Sampling programme Sampling plans will be established based on the evaluation of the risks. The following parameters will be considered for the design of a sampling programme: GMP status of the manufacturer Recently licensed products, or those not previously procured Products containing active pharmaceutical ingredients (API) with known-stability problems Complexity or fragility of the formulation (FDC, sterile products, soft gelatine capsules, dispersible tablets, etc.) Known interactions between two APIs or between the related impurities of one API with another API in a fixed-dose combination (FDC) Products requiring particular storage conditions Products used by large numbers of patients Medicines for which there is a high risk of counterfeiting, for example antibiotics and antimalarials Products with reported quality problems during the past two years Products for which a WHO alert related to quality problem has been published on the WHO website Products requiring long duration of treatment, for example antiretrovirals Specific requirements of the local authorities

Duplicate testing of batches In particular circumstances, more than one sample of the same batch can be submitted to QC testing. The circumstances include but are not limited to:
Seriousness of a quality complaint Diversity of the climatic zones in the same country High concern for the storage conditions in a given context

Methods and standards for testing QC testing will be performed against the specifications stated by the manufacturer in the UNOPS product questionnaire. The specifications will be those of an international reputed pharmacopoeia and should include the tests of the general monographs. In House specifications can be used if the product concerned is not described in any of the reference pharmacopoeias. In that case, UNOPS will provide the testing laboratory with the specifications of the manufacturer, the test methods and the protocol as approved by UNOPS. Sample sizes Sample sizes depend on the formulation of FPP and the nature of analysis performed by a particular laboratory. The contracted QC laboratory will therefore define the number of dosage units to sample. Sampling process Sampling will be done in accordance with WHO guidelines for sampling of pharmaceutical products 31 and related materials . Each sample will be properly labelled with appropriate details. The label will at least bear the following information: site where the sample was taken, type of product, batch number, and date of sample collection. The sampling process will be documented. A sample collection form (WHO model) will be completed and attached to the sample. 20

UNOPS QA manual July/2012

Containers (packs) used to store the samples should not interact with the stored material nor allow contamination. It should also protect the sample from light, air and moisture, as required by the storage directions for the pharmaceutical product or related material sampled. As a general rule the container should be sealed and preferably tamper-evident. Samples will be stored and transported in accordance with the WHO guidelines.

Management of Out Of Specification (OOS) results If a sample fails to comply with the stated specifications, the QC laboratory in charge of the analysis is expected to apply its own SOPs for handling OOS and to inform UNOPS of the outcome of its investigation and control testing of the sample. If the laboratory confirms the failure, UNOPS will immediately take the appropriate actions including the initiation of a recall if necessary, as per the SOP. In case of dispute, a third party laboratory shall be selected. The third party laboratory will be chosen by UNOPS in consultation with the manufacturer concerned. The third party laboratory should comply with the general requirements for QC laboratories. Depending on the outcome of the investigations, UNOPS can commission an expert to conduct an audit of the manufacturing facilities, review the Batch Manufacturing Record of the product and the QC testing of the retained samples. UNOPS can also order the manufacturer to replace the products at its expense. The seriousness of the problem and the capacity of the manufacturer to handle it can lead UNOPS to terminate the contract and possibly disqualify the product and the manufacturer. If UNOPS confirms the prequalification of the product, the first batch supplied after the OOS occurrence shall be tested in order to ensure that the manufacturer has taken appropriate actions to solve the problem. 8.3.2 Re-assessment of prequalified FPPs

As a general rule, UNOPS prequalifies its products for a period of 2 years. During that period, UNOPS considers that the specifications stated in the product questionnaire and approved by UNOPS remain unchanged. Those specifications are summarized in the Product Specifications Form (Form 4) that the manufacturer is requested to sign in order to formalise the prequalification. It is the manufacturers duty to inform UNOPS of any difficulty to respect the stated specifications (see under Handling of variations). In accordance with the WHO guidelines , the holder of a UNOPS qualified product will be requested to complete the following documents at the end of the two-year prequalification period: A covering letter, which should contain a clear statement by the responsible person submitting the quality review, indicating that the information submitted is true and correct Summary of key product information (Form 5 SKPI) Variations (if any) to the qualified product (Form 6 VQP) An updated Product Specifications Form (Form 4 PSF) In case of variations, copies of the current API, FPP and packaging specifications, duly signed and dated, including the test methods. The specifications should indicate the reference number, version number, effective date and change history if any. Re-assessment of the prequalified manufacturing sites
32

8.3.3

Manufacturing sites are approved for a period of two years. Licences and GMP certificates granted by regulatory authorities usually have shorter shelf life. UNOPS approved manufacturers will be requested to systematically send the new licenses and GMP certificates to UNOPS as soon as they are issued. Any change in the approved manufacturing site (including the subcontractors) and process must be immediately notified to UNOPS (see under Handling of variations).

21

UNOPS QA manual July/2012

At the end of the two-year approval period, UNOPS will ask the manufacturer to fill in a new Manufacturer Information File (Form 1). On the basis of the updated MIF, UNOPS can appoint an independent GMP expert to conduct a GMP audit of the manufacturing site and the sub-contractors (if any).

22

UNOPS QA manual July/2012

9
9.1

Requirements for medical devices

General requirements

The manufacturers, their representatives and the products (medical devices) should comply with the latest requirements of the Global Harmonization Task Force.

9.2

Manufacturers

A primary manufacturer is defined as a company that performs all the manufacturing and processing operations needed to produce the specific Good including processing, blending, formulating, filling, packing, labelling and quality testing. Primary manufacturers of medical devices should comply with the requirements of ISO 13485: 2003 or an equivalent Quality Management System. When ISO 13485 or equivalent norms does not apply, the Quality Management System of the manufacturer should be compliant with the requirements of ISO 9001: 2008. Quality certification systems equivalent to ISO 9000 will be considered. The conformity to those standards should preferably be established by a certification body accredited by the regulatory authorities in one of the GHTF founding member countries. Valid copies of the certificates shall be submitted to UNOPS. The certificate(s) of conformity will at least indicate: The QSM standard The name of the certification body The date of the last assessment/audit The expiration date of last assessment/audit

Regardless of the above-mentioned requirements, UNOPS reserves the right to conduct an independent audit of the manufacturing site. The manufacturing sites must be authorized by the Regulatory Authorities of the country of manufacture. A valid copy of the Manufacturing License will be submitted to UNOPS. UNOPS reserves the right to require a copy of the original assessment report issued by the relevant regulatory authority. Manufacturers of Diagnostics and single-use injection devices that are pre-qualified by the WHO automatically approved by UNOPS. Manufacturers of condoms and Intra Uterine Devices that are pre-qualified by the UNFPA approved by UNOPS.
35 33 34

are

are automatically

9.3

Products (Medical Devices)

Medical devices should comply with the general requirements of the Global Harmonization Task Force (SG1N41: 2005). The conformity assessment procedure should comply with the GHFT Principles of Conformity Assessment (SG1/N040: 2006). UNOPS may request suppliers to provide copies of valid certificates of conformity. The certificate(s) of conformity shall indicate: a) Product conformity with standards (i.e. ISO or others) b) Test Laboratory (name, country) c) Laboratory accreditation body (name, country) The labelling and instructions for use should comply with GHTF requirements (SG1/N070: 2011: Label and Instructions for Use for Medical Devices). English language should be used by default. 23

UNOPS QA manual July/2012

UNOPS might have specific language requirements; they will be clearly specified in the invitation for prequalification or in the invitation for Expression of Interest. Products should comply with the Essential Principles of Safety and Performance of Medical Devices (GHTF document SG1-N41: 2005) and with the UNOPS specifications as specified in the tendering documents or the invitation to prequalify or the invitation for Expression of Interest. Packaging systems for non-sterile devices should keep the product without deterioration at the level of cleanliness stipulated. If the devices are to be sterilized prior to use, the packaging system should minimize the risk of microbial contamination; it should be suitable taking account of the method of sterilization indicated by the manufacturer. Devices delivered in a sterile state should be packed in a non-reusable pack, and/or according to appropriate procedures, to ensure that they are sterile when placed on the market and remain sterile, under the transport and storage conditions indicated by the manufacturer, until the protective packaging is damaged or opened. For sterile Medical Devices, the sterilisation method should be clearly indicated on the primary and the secondary packaging. The sterilization method should comply with the requirements of the GHTF. The supplier shall submit a copy of the certificate of sterilisation to UNOPS. If deemed appropriate, UNOPS can ask the applicant to submit the norms the manufacturer used for the validation of the sterilisation. If the medical device has a limited shelf life and/or requires particular storage conditions, the manufacturer will be required to submit data that support the assigned shelf life and the recommended storage conditions.

9.4

Product information (Medical Devices)

Suppliers shall indicate a web site with an electronic catalogue of their products (or if a web catalogue is not available, provide the most recent hard copy or CD-ROM catalogue unless already submitted to UNOPS within the last 12 months). Suppliers must provide the following documentation for each product offered: FINISHED PRODUCT Manufacturers name Subcontractors name (if applicable) Manufacturing site (country of manufacture) Manufacturers quality system standards Product reference Product short description Product conformity with standards Product marketing license number (if applicable) Product name as submitted to regulatory authority (if applicable) Name of regulatory authority (if applicable) Product shelf life in months (if applicable) Product hazardous classification (if applicable) Recommended storage conditions (if applicable) Complete technical specification, including technical data sheet with photo and/or design

9.5

Recognition of the WHO prequalification and SRA approvals

WHO prequalified diagnostics and single-use injection devices are automatically prequalified by UNOPS. A marketing authorization in the territory of one of the founding members of the GHTF is a proof of compliance of the product with UNOPS technical requirements for MDs. Applicants for a UNOPS prequalification will be required to provide a copy of the marketing authorization in the corresponding GHTF country: Australia GMPALS license Or CE mark Canada Device license European Union CE certificate Japan Device license United States 510k device letter 24

UNOPS QA manual July/2012

MDs that are not WHO prequalified or marketed in a GHTF founding member country will be assessed by UNOPS on the basis of the level of risk they present for the patients. Applicants will be required to provide documentary evidence that the device conforms to the relevant ISO standards and to UNOPS specifications.

9.6

Samples

Applicants for UNOPS qualification may be required to submit samples of the medical devices to UNOPS. The number of samples to submit and the conditions for submission will be specified in the tendering document or in the invitation to prequalify or in the invitation for Expression of Interest. As a general rule, applicants are informed that the sample submitted to UNOPS must be in all aspects identical to the product intended for supply to UNOPS; this includes the primary and secondary packaging, the labelling and the patient/medical staff information documents. The samples submitted to UNOPS will not be returned.

25

UNOPS QA manual July/2012

10 Requirements for Public Health Pesticides

10.1 Definitions (taken from WHO Guidelines for procuring public health pesticides 2012)
Active ingredient Biologically active part of a pesticide formulation. Batch Identifiable quantity of an active ingredient or formulation that has been manufactured, processed and stored under conditions presumed to be uniform. Consignment Quantity of one or more materials delivered at one time. A consignment of pesticides may consist of one or more batches or parts of batches. Formulation The combination of active ingredient(s) and formulants intended to facilitate application of a pesticide and make it effective for the purpose claimed. Indoor residual spraying Spraying of the interior walls of dwellings with an insecticide to kill mosquitoes that spread malaria. Insecticide-treated net Mosquito net that repels, disables or kills mosquitoes that come into contact with the insecticide on the netting material. There are two categories: conventionally treated and long-lasting insecticidal nets: Conventionally treated net: A mosquito net that has been treated by dipping it in a WHO- recommended insecticide. To ensure its continued insecticidal effect, the net should be re- treated after three washes, or at least once a year. Long-lasting insecticidal net: A factory-treated mosquito net made of netting material with insecticide incorporated within or bound around the fibres. The net must retain its effective biological activity without re-treatment for at least 20 WHO standard washes under laboratory conditions and 3 years of recommended use under field conditions. Label Written or graphic information on or attached to the immediate container of the pesticide and its external packaging, if any. Laboratory sample The portion of material obtained by the specified sampling procedure, which is sent to a laboratory for testing. Packing The container and the protective wrapping used to transport pesticides by wholesale or retail distribution to users. Packing unit An individual container containing pesticide or a retail package containing a number of smaller packages or containers (each usually <2 l or 2 kg) of a pesticide. Pictogram A graphical composition that may include a symbol and other elements, such as a border, background pattern or colour, intended to convey specific information (Globally Harmonized System of Classification and Labelling of Chemicals). 26

UNOPS QA manual July/2012

Public health pesticides Pesticides used to control pests of public health significance, including vector control pesticides, household insecticides and professional pest management pesticides. Referee analysis An analysis performed in an independent laboratory staffed by suitably experienced personnel, agreed by the parties to a dispute, in order to certify the quality of a disputed sample. Release date The date (month and year) shown on the label must be the start date from which the supplier guarantees the quality of the formulation. The term release date should be used rather than formulation date, which may lead to confusion between supplier and buyer. Sampling report Standard report form completed by an inspector at the time of sampling and countersigned by the person responsible for the batch at the time the sample is taken. Technical material Material resulting from a manufacturing process, comprising the active ingredient and associated impurities.

10.2 Scope
While it is recognized that most pesticide products used for public health purposes are insecticides, other types are also used, such as repellents, rodenticides and molluscicides. Therefore, the more generic term public health pesticide products is used throughout these guidelines, rather than public health insecticide products. Public health pesticides include those used for vector control, household pesticides and professional pest management pesticides (that is pesticides used by pest control operators). Long-lasting 36 insecticidal mosquito nets (LNs) are a pesticide product . UNOPS will preferably procure pesticide products that are recommended by the WHO Pesticides Evaluation 37 Scheme (WHOPES ). UNOPS recognizes the WHO interim recommendation for the use of LNs for malaria prevention and control. If the required products are not available from a WHO recommended origin, UNOPS will preferably procure products with a valid registration (for the same intended application) in countries with high registration 38 standards .

10.3 Regulatory status

Manufacturers (and the suppliers if different than the manufacturers) of public health pesticides should be duly authorized by the National Regulatory Authority of the country of manufacture. A valid copy of the license will be required. Public health pesticide products should be authorized by the Regulatory Authority of the country of use. In countries that have a pesticide registration scheme, the manufacturer will submit all the necessary documentation that is required by the authority.

10.4 General specifications

Pesticide products should comply with the WHO specifications for technical material and related formulations 39 of public health pesticides when they exist. WHO technical specifications include: The common name of the active ingredient(s), or, in the absence of a common name, the chemical name; use of trade names should be avoided; The content of active ingredient and the acceptable limits (as defined by WHOPES see Form 1) in the product, expressed in g/kg for solids and g/l for liquids;

27

UNOPS QA manual July/2012

The formulation of the product (e.g. wettable powder, emusifiable concentrate, suspension concentrate); Relevant chemical and physical properties and their acceptable limits; Maximum permissible levels of relevant impurities; Storage stability requirements at low or elevated temperature, as appropriate;

In the case of LNs, not only the identity and content of the active ingredient(s) but also the fibre and filament type, denier, impregnation technology, colour, size, shape, active ingredient retention index, seam stitching (number and location), netting mesh size and shape, dimensional stability of netting to washing, bursting strength and storage stability at elevated temperature should be specified. Equipment that is used to apply pesticides for vector activities should comply with the WHO specifications 40 guidelines . When WHO specifications do not exist, any other relevant internationally accepted or national specifications can be considered. The specifications will be clarified in the tendering documents or in the invitation for Expression of Interest. The supplier will be required to provide evidence that the product offered complies with the relevant specification. A certificate of analysis should be provided by the supplier for each batch of product at the time of delivery.

10.5 Packaging
As a general rule, the packaging should comply with United Nations recommendations for the transport of 41 dangerous goods . According to WHO guidelines, LNs should be packed individually in sealed plastic bags that are sufficiently strong to prevent damage during transit. The label statements specified below should be printed on the bag or inserted in a transparent plastic bag inside the bag. Rectangular nets should usually have six hanging loops made of reinforced fabric or netting material. Conical nets should have a non-rusting ring. In order to reduce the cost of transport of LNs, manufacturers are requested to bale them, usually with 50, 40 or 25 per bale. The bale should have a secondary outer packaging that protects the LNs and should be properly strapped (minimum of four straps) and labelled. Suppliers will be required to provide evidence that the packaging will be in accordance with national requirements. In the absence of such standards, they should provide evidence that the packaging will be sufficiently robust to preclude leakage and breakage during shipment and local transport.

10.6 Labelling
Labels should be printed in indelible ink. The labelling requirements should be in line with the International Code of Conduct on the Distribution and 42 Use of Pesticides and the FAO guidelines on Labelling of Pesticides . Suppliers should comply with any national labelling requirements. Unless otherwise specified by UNOPS, language to be used by default is English. The labels on procured products should be approved by the pesticide regulatory authority of the country of use. When such requirements are lacking, labelling details should be compliant with the recommendations of the WHO.

10.7 Additional requirements

JMC Note: The following requirements are recommended by WHO. UNOPS should review them and accept/reject them on the basis of its procurement rules and practice. UNOPS can require samples from the supplier. The supplier should facilitate the examination and collection of samples. 28

UNOPS QA manual July/2012

When samples have to be sent outside the country for quality control in an accredited or recognized laboratory, the supplier should bear the cost. The supplier will collect all empty pesticide containers for proper disposal, according to national regulations. The supplier will take back products that remain unused after a specified time. The supplier will provide protective gear, material safety data sheets, antidotes and cholinesterase test kits for monitoring exposure of applicators to the procured pesticides, when required. The supplier will provide training in proper handling and use of the pesticides supplied.

10.8 Quality control

Quality control includes pre-shipment analysis, control of the products on arrival and post delivery control if appropriate. The pesticide samples will be analysed according to the terms of the contract. The analysis will not be limited to the active ingredient content but will include all the physical and chemical properties as specified in the WHO specifications or other relevant specifications (if WHO specifications are missing). For LLINs, quality control includes visual examination of the nets and the packing (sealed plastic bags). The analysis will also include the testing of the equipment (sprayer, pump, fogger, mist blower, etc.) that is used to deliver the pesticide. WHO specifications define the minimum acceptable criteria for good-quality products, and samples will be tested for compliance with all the specified clauses and limits. In exceptional situations, some tests can be omitted, but this must be agreed between the laboratory and UNOPS. QC testing will be done by independent laboratories selected by UNOPS. QC laboratories should have an ISO 17025 accreditation or be approved by the WHO (WHOPES collaborative centres). They should also have all the infrastructure, equipment and human resources to perform physico-chemical analysis of pesticide samples. QC testing will be done in accordance to the methods of the Collaborative International Pesticides Analytical 43 Council (CIPAC) and the WHO/CDS guidelines on quality control of pesticide products for national 44 laboratories . 10.8.1 Sampling Sampling will be done according to Appendix A of the Manual on the development and use of FAO and 45 WHO specifications for pesticides . According to WHO guidelines, each batch should be tested for compliance with the specifications. For liquid formulations, a minimum of one sample from each batch should be tested. If the size of the batch exceeds 10 000 l, at least one sample should be tested for each 10 000 l. For solid formulations, a minimum of one sample from each batch should be tested. If the size of the batch exceeds 5000 kg, at least one sample should be tested for each 5000 kg. For LNs the number, frequency and distribution of nets within and between batches and consignments to be tested for compliance with the specification will be decided according to the required balance between cost 46 and risk . 10.8.2 Delivery and shipment of samples Samples will be packed according to the WHO recommendations. The samples will be accompanied by a material safety data sheet, when available, a document for declaring dangerous goods and a non-commercial proforma invoice for customs clearance, as appropriate. When pesticide samples are transported by air or by sea freight, the regulations of the International Civil Aviation Organization and the International Maritime Organization and the International Regulations concerning the Carriage of Dangerous Goods by Rail or the International Air Transport Association will be 47 applied . 29

UNOPS QA manual July/2012

10.8.3 Reporting The QC laboratory will issue a comprehensive report of the analysis that will be sent to UNOPS. According to WHO, the report should include as a minimum: The contract or study number; The contract or study title; Detailed information on the party requesting the analysis; Detailed information on the responsible analyst or laboratory manager; A confidentiality clause; A clause for archiving raw data and samples after analysis; Information on the pesticide samples analysed (e.g. number of samples, trade name, declared active ingredient content, supplier, manufacturer, batch number, receipt date and storage conditions at the test facility); The experimental protocol (reference to the WHO specification or other relevant specification and list of tests performed, with number of replicates per test); The analytical and test methods used and the conditions of application (e.g. concentration rates, temperature, as appropriate) and tests performed according to ISO 17025 accreditation or good laboratory practice standards; The detailed results of the analysis: A summary of results and conclusions on compliance with the WHO or any other relevant specification; and Any information that would facilitate interpretation of the results. The report of the analysis should be signed by the responsible analyst or laboratory manager and sent to the party requesting the analysis.

10.8.4 Out of specification results and arbitration In case of an Out Of Specification result, the manufacturer (and the supplier) will be informed and will receive a copy of the report. In consultation with the manufacturer, a third party QC laboratory will be designated to perform a new analysis of the sample. If the new analysis confirms the OOS, the manufacturer (or the supplier) should take the consignment back at its own cost and replace, within a specified time, the rejected consignment with one that meets the requirements of the contract. Failing this, the supplier should refund UNOPS all the expenses incurred in procuring the product.

30

UNOPS QA manual July/2012

11 Provisions for local procurement

11.1 Definitions
International procurement is defined as the procurement on the international market with no distinction in the origin of the suppliers and the goods. The selection of the sources is done on the basis of the principles and rules outlined in UNOPS QA policy. The term local procurement refers to situations where the goods are procured from domestic suppliers in the country of operation. The products could be either locally or externally manufactured.

11.2

Commitment

UNOPS will apply the same general QA principles for local procurement in order to guarantee that the products supplied are of appropriate quality.

11.3

Regulatory context

In recent publications, WHO estimates that the technical capacity of the National Medicines Regulatory Authorities is limited in 30 percent of the countries and variable in 50 percent of the countries. In the countries where the authorities are not defined as stringent, UNOPS will make the necessary arrangements to ensure that its suppliers comply with the general QA principles of the WHO. In such countries, UNOPS will pre-qualify its sources (suppliers and products) against WHO norms and standards.

11.4

Regulatory requirements

Only the suppliers that are duly authorized by the NMRA are eligible for UNOPS prequalification process. Only the products that are authorized by the NMRA will be purchased by UNOPS.

11.5 Technical requirements

11.5.1 Manufacturers Applicants to the UNOPS PQ process will be required to provide a valid copy of manufacturing license and marketing authorization. They will be asked to submit a valid copy of the GMP certificate delivered by the local authority. If the manufacturing site is approved by foreign authorities or an international humanitarian organization (UNICEF, ICRC, MSF, UNFPA, etc.) the manufacturer will be invited to provide a copy of the letter of approval. On the basis of the information submitted, UNOPS can decide to mandate an independent expert to audit the manufacturing site against WHO GMP guidelines. Applicants will in that case make the necessary arrangements to receive the UNOPS GMP expert and facilitate his/her access to the premises. UNOPS will inform the NMRA of its intention to audit the site and invite the NMRA to participate in the audit. Copies of the UNOPS audit report will be provided to the manufacturer and the NMRA. 11.5.2 Suppliers (non-manufacturers) The suppliers must be duly authorized by the NMRA. A valid copy of their license will be submitted to UNOPS. In countries where the GDPs are a legal requirement, a valid copy of the GDP certificate will be submitted to UNOPS.

31

UNOPS QA manual July/2012

If the supplier is approved by foreign authorities or an international humanitarian organization (UNICEF, ICRC, UNFPA, etc.) or an international NGO (MERLIN, Save the Children, MSF, etc.) the manufacturer will be invited to provide a copy of the letter of approval. On the basis of the information submitted, UNOPS can decide to mandate an independent expert to audit the premises against WHO GDP/GSP guidelines. Applicants will in that case make the necessary arrangements to receive the UNOPS GDP/GSP expert and facilitate his/her access to the premises. Copies of the UNOPS audit report will be provided to the supplier. 11.5.3 Finished Pharmaceutical Products From domestic manufacturers and suppliers, UNOPS will only purchase pharmaceutical products that are authorized by the NMRA. Proof of registration, marketing authorization, a manufacturing license, or a GMP Certificate will be required. Not all the pharmaceutical products have the same level of criticality in terms of risks for the patients. UNOPS will establish its own classification of essential medicines according to the level of criticality. Two or three levels should be defined (highly critical critical less critical). In countries with a non-Stringent Regulatory Authority, (highly) critical pharmaceutical products have to be assessed by UNOPS before being approved for purchase. For those products, manufacturers and suppliers will have to complete a simplified Product Questionnaire. It will be a synthetic version of the IAPQ. On the basis of the information provided in the questionnaires, UNOPS will set up a list of pre-qualified sources. Products will be pre-qualified for a period of two years. Innovator products that are already marketed in highly regulated countries will be not be assessed by UNOPS. They are automatically pre-qualified by UNOPS. Similarly, multisource generic products that are authorized by a SRA or pre-qualified by the WHO or tentatively approved by the US FDA and authorized by the local NMRA also tentatively approved by UNOPS. For less critical FPPs, UNOPS requirement will be limited to the registration or marketing authorization by the NMRA. 11.5.4 Medical devices UNOPS will only purchase medical devices from manufacturers or traders which are produced and controlled in accordance with product standards and quality system standards recommended by the World Health Organization (WHO) and the Global Harmonization Task Force (GHTF). As for FPPs, medical devices do not present the same level of risk for the patient. UNOPS will classify the MDs according to the level of risk. Such risk is usually based on the intended purpose of the device and in accordance with international guidelines that will be available. For example, the CE marking procedure, which is essentially a risk-based procedure, takes into account how long the device is intended to be in continuous use, whether or not the device is invasive or surgically invasive, whether the device is implantable or active, whether or not the device contains a substance, which in its own right is considered to be a medicinal substance and has action ancillary to that of the device. Critical medical devices will preferably be procured from sources that are authorized by a founding member of the GHTF. If those QA sources are not available, UNOPS will rely on the available QA Policy for Internal well accredited organisations such as WHO, GF, WHOPES or any other equivalent body. 11.5.5 Public health pesticides Public health pesticides (including LLINs) will preferably be procured from sources that are recommended by the WHO Pesticides Evaluation Scheme. If such sources are not available on the local market, UNOPS will preferably procure products with a valid registration (for the same intended application) in countries with high registration standards. If those QA sources are not available, UNOPS will rely on the available QA Policy for Internal well accredited organisations such as WHO, GF, WHOPES or any other equivalent body. 32

UNOPS QA manual July/2012

11.6

Monitoring

UNOPS will monitor the sources that are not pre-qualified/recommended by WHO or a stringent Regulatory authority. The monitoring activities include audits, periodic re-assessments of the manufacturing sites and the suppliers premises. Highly critical and critical FPPs that have been pre-qualified by UNOPS will be re-assessed every two years on the basis of the simplified product questionnaire and the lis t of pre-qualified FPPs will be updated accordingly.

33

UNOPS QA manual July/2012

12 Management of variations
The manufacturer of a prequalified product will often have to make changes to the supplied product during the product's life cycle. Such changes or variations can affect the performance of the product, its efficacy and/or safety. UNOPS should therefore always be informed of any intended change before implementation. FPP Manufacturers or their representatives should use the Variation Application form (Form 6) for that purpose. UNOPS will evaluate the consequences of the intended variations in accordance with the WHO guidelines and will inform the manufacturer of its decision. Major and critical variations can lead to the disqualification of the product. The manufacturer will in that case be invited to submit a new dossier to UNOPS. Failure to inform UNOPS of a change, either intentionally or inadvertently, may lead to the disqualification of the product, the manufacturer and the supplier.
48

34

UNOPS QA manual July/2012

13 Alert and recalls

In case of evidence or suspicion of a quality problem (non-compliance with the stated specifications, modification of organoleptic parameters, QC test failure, counterfeiting, regulatory authorities or WHO directives), UNOPS will immediately activate its alert procedure. The manufacturer and its representatives (if any) will be informed and required to take all the appropriate actions according to their own written procedures (handling of complaints and recalls). These actions include the following: Informing the recipients of the products and providing them with clear instructions (precise identification of the incriminated batch(es), segregation and quarantine of the remaining stocks, reshipment of the goods, instructions for destruction) and documents (batch recall reconciliation report, certificate of destruction) Informing the authorities of the countries where the product has been distributed Re-testing the retained samples and submitting the results to UNOPS within the allotted time Taking the lead in the management of the recall (if appropriate) including evaluation of the effectiveness of the process at regular intervals Keeping the records of the exchanges of information between parties (emails, faxes, letters) and of all the movements of goods Issuing a final report including reconciliation between delivered and recovered quantities of products

UNOPS will provide an active support throughout the alert/recall process. UNOPS will in particular make sure that all the concerned parties are informed of the progresses of the process and that the actions initiated by the manufacturer efficiently protect the patients from exposure to unsafe or ineffective products. In case of failure, weaknesses or delays in the management of the alert/recall by the manufacturer, UNOPS can take the initiative to inform the relevant authorities, the WHO and other actors (NGOs, other UN organizations, donors) and provide the recipients of the incriminated products with instructions in accordance with its own procedures and the applicable WHO guidelines. The safe disposal of the defective products, if required, will be carried out in accordance with WHO guidelines in consultation with the local NMRA.

35

UNOPS QA manual July/2012

14 Commitment/Transparency/Mutual trust
By signing the questionnaires applicants indeed certify that the information submitted to UNOPS is correct. Any mistake or omission, intentional or not, may lead to the disqualification of the product, the manufacturer and the supplier. Manufacturers and suppliers of UNOPS qualified products commit to inform UNOPS about any serious quality and/or safety concerns related to the manufacture, control or use of their product, including suspension or cancellation of marketing authorisations. Manufacturers of UNOPS qualified products pledge to work with UNOPS to minimise potential public health risks by actively organizing product recalls of defective products and either in replacing the defective product or covering the direct and related costs related to replacing the defective product within defined timelines as specified in the contractual requirements.

36

UNOPS QA manual July/2012

15 Technical expertise/Conflict of interest/Confidentiality

The assessment of the pharmaceutical dossiers (submitted for prequalification or Expression of Interest) is carried out by UNOPS technical staff and/or external experts appointed to support UNOPS staffs for specific parts of the evaluation. UNOPS appoints external experts to conduct the audits (GMP, GDP, GLP). UNOPS staffs and external experts involved in the evaluation of dossiers and sites (manufacturers, procurement agencies, QC laboratories, CRO) must declare any real, potential or apparent conflict of interest. To that purpose, UNOPS staffs and external experts involved in the prequalification process and any step of the technical evaluation will fill in the Declaration of potential conflict of interest form All the information related to manufacturers, medical item sources, procurement agencies and Quality Control laboratories submitted to UNOPS is considered as strictly confidential and proprietary to UNOPS. UNOPS staffs and external experts involved in the prequalification process and any step of the technical evaluation will be requested to sign a confidentiality commitment.

37

UNOPS QA manual July/2012

16 Tools and Checklists

16.1 16.2 16.3 16.4 16.5 16.6 PAIF Form 1 MIF Form 2 PPQ Form 3 Procurement Agency Information File MANUFACTURERS INFORMATION FILE PHARMACEUTICAL PRODUCT QUESTIONNAIRE QUALIFICATION INFORMATION SUMMARY SHEET

QISS FPP Form 4 SKPI Form 5

SUMMARY OF KEY PRODUCT INFORMATION VARIATION TO UNOPS (PRE)-QUALIFIED

VQ FPP Form 6

38

UNOPS QA manual July/2012

PAIF Form 1
Company Name Postal address Physical address (*) Trade register number VAT number Telephone Fax number Web ste URL Contact email address

Procurement Agency Information File

1. General information on the agency

(*) If the premises are not all located in the same physical address, please clearly mention it in the table (one row per address, add as many rows as needed). 2. Regulatory status and certification(s) 2.1 License Is your company licensed by its regulatory authority? Yes No (dd/mo/yyyy) Please attach a valid copy of the license Please indicate the date of the last inspection by the regulatory authority: 2.2 Good Distribution Practice (GDP) Is the Procurement Agency regularly assessed against Good Distribution Practice guidelines? Yes No If Yes, please specificy the name of the authority that carry out the GDP inspections and the referential (national GDP, EU GDP, WHO GDP, USP GDP, etc.) Authority: Referential . Please attach a valid copy of the GDP certificate to the questionnaire 2.3 ISO certification Is your company ISO certified? Yes No If Yes, please attach valid copy(ies) of the valid ISO cert ificate(s) to the questionnaire 2.4 Other approvals Is the Procurement Agency approved by international organizations (please tick the boxes)? UNICEF SUPPLY DIVISION INTERNATIONAL COMMITTEE OF THE RED CROSS (ICRC) DG ECHO USAID MEDECINS SANS FRONTIERES (MSF) WHO PAHO Others (please specify) Please attach a copy of the letter of approval issued by the organizations mentioned above. If you are not able to provide such a letter of approval please explain why: .. 39

UNOPS QA manual July/2012

If requested, would you accept to provide UNOPS with a copy of the audit report performed by the organizations mentioned above? Yes 3. Range of products What type of products do you supply to your customers? Multi source essential medicines Medical kits (e.g. WHO Emergency Health kit) Innovator medicines (branded) Medical devices Chemical reagents Medical Equipment (X-ray, autoclaves, sonographer, etc.) Other products (please specify) 4. (Pre)qualification 4.1 Pharmaceutical products On what basis does your company (pre)qualify its sources of pharmaceutical products? GMP assessment of the manufacturing site Do you assess the manufacturing site with your own human resources? Yes No Do you appoint external experts to perform the GMP audits? Yes No Do you recognize the GMP approvals of third parties? Yes No If Yes, please specify which GMP approvals you recognize (tick the boxes below) WHO PQ PIC/S US FDA UNICEF ICRC MSF Assessment of the pharmaceutical product dossier Do you have your own product questionnaire ? If Yes, please attach a copy of the format to the PAIF Do you use the Inter Agency Product Questionnaire ?
1

No

Yes No

Yes No

Do you recognize the technical approvals of other agencies? Yes No If Yes, please specify which approvals you recognize (tick the boxes below) Pre-qualification by the WHO Yes No US FDA tentative approvals Yes No Approvals by Stringent Regulatory Authorities (SRA) Yes No If Yes, please specify your definition of SRA .. .. Other agencies Yes No If Yes, please mention below the names of the agencies that you recognize .. ..

Appendix 6 of the WHO Model Quality Assurance System for Procurement Agencies

40

UNOPS QA manual July/2012

Do you maintain a list of (pre)qualified manufactuers of pharmceutical products? If Yes, would you accept to provide UNOPS with a copy of the current list? Do you maintain a list of (pre)qualified pharmaceutical products? If Yes, would you accept to provide UNOPS with a copy of the current list?

Yes No Yes No Yes No Yes No

If requested by UNOPS, would you accept to share your GMP audit reports and your product dossiers with UNOPS? Yes No 4.2 Medical devices On what basis do you (pre)qualify your sources of medical devices? Assessment of the manufacturing site Yes No Do you assess the manufacturing site with your own human resources? Yes No Do you appoint external experts to perform the audits? Yes No

ISO certification of the manufacturing site Yes No If Yes, please clarify your requirements in terms of ISO certification (norms, certification body, etc.) CE marking Yes No If Yes, please clarify your requirements in terms of CE marking (norms, notification body, etc.) Other stringent authorizations Yes No If Yes, please clarify your requirements (nme of the authorities you recognize, norms, proof of approvals, copy of certificates, etc.) Do you maintain a list of (pre)qualified manufactuers of medical devices? If Yes, would you accept to provide UNOPS with a copy of the current list? 5. Quality control and monitoring How do you control the quality of your (pre)qualified sources of pharmaceutical products? Yes No Yes No

Pre-shipment inspection

Systematic control (100%) Ad random If no 100% control, please explain your sampling procedure .. .. .. Please clarify your requirements and selection procedure for the agency in charge of the inspection .. .. .. Systematic control (100%) Ad random

Pre-shipment quality testing

If no 100% testing, please explain your sampling procedure .. .. .. Please clarify your requirements and selection procedure for the QC laboratory in charge og the testing .. .. 41

UNOPS QA manual July/2012

Quality testing at reception

Systematic control (100%)

Ad random

If no 100% testing, please explain your sampling procedure .. .. .. Do you have your own (internal) QC laboratory Yes No If No, please clarify your requirements and selection procedure for the QC laboratory in charge og the testing .. .. .. How often do you re-assess the manufacturing sites for pharmaceutical products? .. .. How often do you re-assess your (pre)qualified pharmaceutical products? .. .. How often do you re-assess the manufacturing sites for medical devices? .. .. 6. Representation of manufacturers Procurement Agencies are authorized to participate to UNOPS tenders or to express their interest for a prequalification of their products by UNOPS. They will in that case be requested to submit a letter issued by each manufacturer in which he (the manufacturer) unequivocally authorizes the Procurement Agency to represent him to UNOPS. Are you able to provide UNOPS with such authorization letter(s)? If Yes, please attach an example of authorization letter to this PAIF 7. Registration Many countries require the registration of the pharmaceutical products by their regulatory authority before authorizing the importation of the products. Are you able to collect all the necessary technical information from the manufacturers and submit it to the Regulatory Authority of the country of destination? Yes No Are you able to obtain a Certificate of Pharmaceutical Product (CoPP - WHO type) from the NMRA of the country of manufacture for each pharmaceutical product supplied to UNOPS? Yes No If yes, please attach an example of recent CoPP to this PAIF Yes No

8. Contact details for responsible persons Responsibility Quality Assurance manager Regulatory Affairs Name of contact person Telephone and cell phone Tel: Cell: Tel: Cell: Tel: Cell: E-mail

Commercial/business and general inquiries

42

UNOPS QA manual July/2012

9. Personnel Total number of employees: .. Total number of pharmacists: .. Number of employees in QA department: .. 10. Financial Turnover Turnover in US $ Latest fiscal year .. .. ..

Latest fiscal year 1 Latest fiscal year 2 11. Other documents

Please attach the following documents to the PAIF: 1. Company brochure 2. Site Master File 3. Organization Chart 12. UNOPS audit The verification of the compliance with WHO GDP and the WHO MQAS is part of UNOPS Quality Assurance Policy. Regardless of the authorization by the regulatory authority or by any other body, UNOPS can commission an independent expert to conduct an audit of the premises. The company accepts the principle and commits to facilitate the access of the experts to the premises. Yes No 13. Commitment I hereby certify that the information given in this questionnaire and the attachments is true and correct. ..

Date

Signature

..

Position

..

43

UNOPS QA manual July/2012

MIF Form 2

MANUFACTURERS INFORMATION FILE

Manufacturers of Pharmaceutical Products

MIF SECTION 1: General information on the company Company Name Postal address Physical address Trade register number VAT number Telephone Fax number Web site URL Contact person (name/position) Contact person (email address) Affiliates If the company is owned by another company, or belongs to a group of companies, please describe your position within the structure:

Manufacturing sites The UNOPS Qualification Process is site specific. Please list the names of ALL the manufacuring sites for which you seek a qualification by UNOPS. Note: if a manufacturing site is divided in separate autonomous units (beta lactames, cephalosporins, inhalers, large volume parenterals, etc.), one unit should be considered as a manufacturing site and stated as such in the list. Complete one MIF SCTION 2 for each manufacturing site stated above. MIF SECTION 2: Specific information on the manufacturing site 1. Identification Name of the manufacturing site: (As specified on the manufacturing licence) Physical address:

Telephone Fax number

Web Site URL (if specific to the manufacturing site) Contact person for UNOPS Name: Position Telephone E-mail address

44

UNOPS QA manual July/2012

2. Type of productions and production capacity 2.1. Nature of the products manufactured in the premises lactames Hormones Cytostatics Rifampicin formulations Other products (not belonging to above mentioned categories) Penicillins Cephalosporins

2.2. Type of formulations manufactured in the premises Formulation Tablets Capsules Large Volume Parenterals Ampoules Vials (liquid) Vials (dry powder) Vials (lyophilized) Powder for oral suspension Liquids for oral use Liquids for external use Creams/ointments Suppositories Sachets Others (*) (*) Specify the type of formulations and add as many rows as needed (one row per formulation) 3. Regulatory status and certification(s) 3.1 Manufacturing license Is the manufacturing site licensed by the regulatory authority? Yes No Please attach a valid copy of the manufacturing license to the questionnaire Please indicate the date of the last inspection by the regulatory authority: (dd/mo/yyyy) 3.2 Good Manufacturing Practice (GMP) Is the manufacturing site regularly inspected against Good Manufacturing Practice guidelines? Yes No If yes, please specifiy the identity of the inspecting authority, the date of the last inspection and attach valid copy(ies) of the GMP certificate(s) to the questionnaire. Inspectorate National Medicine Regulatory Authority PIC/S member Name of PIC/S member inspectorate inspectorate Date of last GMP inspection Number of units per year Last year production (in units)

45

UNOPS QA manual July/2012

(*) USA Food and Drug Administration WHO Pre Qualification Program Other NMRA Name of NMRA (*) (*) One row per inspecting body. Add as many rows as needed. If demanded by UNOPS would you accept to provide a copy of an inspection report to UNOPS Yes No

3.3 Other GMP audits Was the manufacturing site recently (< 2 years) audited by: UNICEF Supply Division Yes No MSF International Yes No If demanded by UNOPS would you accept to share a copy of the UNICEF SD or MSF audit report with UNOPS? Yes No 3.4 Site Master File Is a Site Master File (WHO or PIC/S format) available upon request? Yes No

3.5 Contract manufacture Please indicate if you undertake contract manufacture for other companies: Yes No If yes, please indicate the type of products you manufacture under contract lactames Yes No Hormones Yes No Cytotoxics Yes No Pesticides Yes No Do you subcontract part of all manufacturing activities to third parties? Yes No

If yes, please list products and services that are subcontracted, the name(s) and address(es) of subcontractors: Valid copies of the manufacturing licenses and GMP certificates of all subconctractors should be attached to the MIF. UNOPS can require a copy of the Site Master file of the subcontactors. 4. Products 4.1 Products licences Please enclose a list of all products manufactured in the premises and for which you seek a UNOPS qualification. If possible, please mention an indicative price per product. Are you able to provide a Certificate of Pharmaceutical Product (CoPP) according to the WHO Certification Scheme on the Quality of Pharmaceutical Products moving in International Commerce for all your products ? Yes No

If yes, please attach a copy of a recent (< 2 years) CoPP as an example. If no, please explain why 46

UNOPS QA manual July/2012

4.2 Documentation The UNOPS qualification scheme is site and product specific. You will be asked to complete a UNOPS Product Questionnaire for each pharmaceutical product submitted for qualification. The following information is demanded in the questionnaire. Please confirm that the requested information is available for all the products mentioned in the list under 7.1 above. Product information Master Formula Regulatory Status in country of manufacture Registration and marketing in other countries Starting Material Specifications Finished Product Specifications Stability Studies Protocol Stability Studies Report Packaging Specifications Labelling Specifications Insert, leaflet and information for the patients 4.3 Samples Are you willing to provide samples of finished products and batch documentation (on a confidential basis) if requested? Yes No Note: the samples submitted to UNOPS will ot be returned but will be kep in UNOPS retained samples library 5. Quality Control Chemical laboratory Biological laboratory Microbilogical laboratory 6. Staff Responsibility Managing Director Name of contact person Telephone and cell phone Tel: Cell: Tel: Cell: Tel: Cell: Tel: Cell: E-mail In House In House In House Contracted out Contracted out Contracted out Available Yes No

Production manager Quality Assurance manager Quality Control manager Total number of employees Number of pharmacists Number of employees in production Number of employees in QA department

47

UNOPS QA manual July/2012

Number of employee in QC laboratory

Please attach a copy of the organization chart to the questionnaire 7. Financial Turnover Turnover in US $ Latest fiscal year Latest fiscal year 1 Latest fiscal year 2 .. .. ..

8. Commercial references Do you sell one or several of your products to: Other United Nations agencies If yes, please name the UN agencies Yes No .. .. Yes Yes Yes No No No

The ICRC Mdecins Sans Frontires (MSF) Other International NGOs If yes, please name the NGOs

.. ..

9. Other documents Please attach the following documents to the questionnaire: 1. Company brochure 2. Site Master File 3. Organization Chart 10. UNOPS audit The verification of the manufacturing environment is part of UNOPS Quality Assurance Policy. Regardless of the authorization by the regulatory authority or by any other certification body, UNOPS can commission an independent expert to conduct an audit of the manufacturing premises. The company accepts the principle and commits to facilitate the access of the experts to the premises and, if rquired by UNOPS, to the premises of the subcontractors. Yes 11. Commitment I hereby certify that the information given in this questionnaire and the attachments is true and correct. .. .. .. No

Date

Signature

Position

48

UNOPS QA manual July/2012

PPQ Form 3

PHARMACEUTICAL PRODUCT QUESTIONNAIRE

Note for the applicant: Please fill one form separately for each finished pharmaceutical product (FPP). The information in this questionnaire may be shared confidentially amongst WHO, ICRC, MSF and UNICEF for procurement purposes. If you have any objection, please indicate in the section provided at the end of this questionnaire. Request for Proposal Number/Invitation to Bid Number Dated Name of item Name of company submitting Bid Contact details for responsible persons Subject Technical specifications & product quality Regulatory & patent Name of contact person Telephone and cell phone Tel: Cell: Tel: Cell: Tel: Cell: E-mail

Commercial/business and general inquiries

If you have previously filled an IAPPQ form and provided the necessary information in relation to this product, please indicate below (all that apply) ICRC MSF UNICEF WHO Other (specify) Most recent submission date Most recent submission date Most recent submission date Most recent submission date Most recent submission date

1. Finished pharmaceutical product (fpp) identification 1.1. Identification Active Pharmaceutical Ingredient(s) use the approved non-proprietary name (INN) of the product: Generic name of the product: Brand/trade name (if any):

Dosage form:

Tablets Capsules Other, please specify:

Injectable

Syrups/oral liquids

Strength per dosage unit: Route of administration: Oral I.M. I.V. S.C. Other, please specify:

Number of dosage units per unit (primary) pack Numbers of unit packs per secondary pack (Multiples of unit packs) 49

UNOPS QA manual July/2012

Description and composition of primary packaging materials Description and composition of secondary packaging materials Packed with dispensing devices Co-packed with (e.g. diluents) Language(s) of Label, packaging and pack insert English French Other (Specify)

Inactive Ingredients (excipients) of medical/pharmaceutical relevance, amount in dosage form or per dosage unit (e.g. Contains Alcohol 10%):

Formulation of the product (complete qualitative and quantitative composition including active ingredient(s) and excipients:

Attach a flow diagram describing the manufacturing and control processes with relevant parameters 1.2. Further identification of arv & act * Please use the following pharmaceutical forms to describe your pharmaceutical entity Tablets Scored Solid Dispersible Chewable Buffered ( Specify buffers) Film coated Enteric coated Sublingual Bilayer Delayed release Controlled release Other ( Specify) Capsules Enteric coated Delayed release Controlled release Sublingual Other ( Specify) Oral liquids Solution Suspension Powder for liquid Powder for suspension Other ( Specify)

Injectables Solution for Injection Powder for Injection Oily Injection Infusion

Oral powder

Single Pharmaceutical entity Content Active Pharmaceutical Ingredient

Amount in dosage form or Amount per unit

Pharmaceutical forms * Use all that apply from the selection above

Route(s) of administration

Active Ingredient Co-formulated Fixed Dose Combination (FDC) Content Active Pharmaceutical Amount in Ingredient dosage form or Amount per unit Active Ingredient 1 Active Ingredient 2 Active Ingredient 3

Pharmaceutical forms * Use all that apply from selection above

Route(s) of administration

50

UNOPS QA manual July/2012

Co-pack Content

Active Pharmaceutical Ingredient

Amount in dosage form or Amount per unit

Pharmaceutical forms * Use all that apply from selection above

Route(s) of administration

Content of item 1 in co-pack Content of item 2 in co-pack Content of item 3 in co-pack 2. Bidder supplier identification Name of company submitting BID Physical address Postal address City, Country Telephone, Fax E-mail Link with the product Marketing license holder Manufacturer

Distributor/wholesaler Other (Please specify):

3. Manufacturer identification Repeat this section for each manufacturing site relevant to this product Details of manufacturer and manufacturing site Name of manufacturer Physical address of manufacturing site(s), including unit/block number Postal address City, Country Telephone, Fax E-mail Activities of the manufacturer (Fill in all that apply) ACTIVITIES OF MANUFACTURER Manufactures APIs (Drug substance) Manufactures Finished Drug Product Primary Packaging Secondary packaging Contract Manufacture Other (Specify) 51 Manufacturing license No. Valid until Issuing Agency Country

UNOPS QA manual July/2012

WHO GMP inspection WHO GMP certificate no Valid until Issued by: Agency Country GMP inspections carried out by (tick all that WHO Prequalification programme National Regulatory Authority UNICEF Supply Division MSF ICRC USFDA PICs members (specify) Other (specify) apply): Date: Date: Date: Date: Date: Date: Date: Date:

Outcome: Outcome: Outcome: Outcome: Outcome: Outcome: Outcome: Outcome:

Attach GMP certificate(s) of finished pharmaceutical product manufacturing site (s) 4. Regulatory situation (licensing status) Product registration in-country Product not registered in country of manufacture (please clarify): Product registered and currently marketed in the country of manufacture License no Valid until Issued by: Agency Country Product registered for marketing in the country of manufacture but not currently marketed License no Valid until Issued by: Agency Country Product registered for export only License no Valid until Issued by: Agency Country Provide copies of all licenses that apply CPP Reference Number Valid until / Date prequalified / Date of dossier submission Issued by name of Agency Country

Certificate of Pharmaceutical Product (CPP) Attach CPP according to the WHO Certification Scheme - WHO Technical Report Series No.863. (earlier version is not acceptable) or equivalent document. If CPP cannot be obtained from the National Drug Regulatory (NDR), please state the reason and send equivalent document if any: Product registration in other countries The product is registered/licensed and currently marketed in the following countries:

52

UNOPS QA manual July/2012

Country

License No.

Valid Until

Issuing Agency

To insert more rows if necessary! 5. WHO pre-qualification status Not applied for WHO prequalification (Explain) YES: Reference Number WHO Prequalification Application to WHO Prequalification Attach Copy of the relevant WHO Pre-qualification approval letter signed by your company OR Attach WHO acceptance letter for product dossier review mentioning the WHO reference number assigned by WHO for this specific product 6. Finished product specification Monograph specifications EDITION YEAR PUBLISHED BP USP Ph.Int In house, Year documented Explain Indicate any additional specifications to those in the pharmacopoeia (e.g. dissolution, syringe ability) Have the manufacturing methods for each standard batch size been validated? Yes No, please clarify: List the validated standard batch sizes: Attach Validated analytical methods if specifications for finished product are in -house specifications, different from BP, USP and Ph.Int. Attach a copy of the Internal Finished Product Specifications. Attach a copy of Certificate of Analysis fo r the last 3 batches released. 7. Stability of finished product Stability testing data available No (Explain) Yes Indicate type and conditions of Testing: Stability testing done on (tick all that applies): Pilot batch (Not less than 10% of full production batch) Production batch Satisfactory accelerated testing at (State the months) Type and material of packaging 53 Valid until / Date prequalified / Date of dossier submission

UNOPS QA manual July/2012

Conditions (Temperature/Relative Humidity/Duration) Number of batches Batch sizes Date of beginning of the study Date of end of study Satisfactory real time testing at (state the months) Type and material of container Conditions (Temperature/Relative Humidity/Duration) Number of batches Batch sizes Date of beginning and end of the study Stability testing has been done on a product of the same formula, manufactured on the same site and packed in the same packaging material as the product that will be supplied? Yes No If no, describe differences: Attach copies of testing protocols Attach copies of study results, including graphical/pictorial interpretations where applicable Stability studies for this product is on-going Yes No Attach status report of any on-going stability studies Shelf life Guaranteed shelf life (Based on stability studies) Maximum possible shelf life Shelf life as it appears on the packaging Shelf life after primary package is open or product is reconstituted Stability Product suitable for use in: Zone I Zone II Zone III

Zone Iva Zone IVb Other (specify)

Storage conditions Specific storage conditions for this product as it appear on the packaging and based on stability studies:

8. Samples for technical evaluation Product sample provided: No Attach label artwork/copy of actual label Attach pack insert/leaflet Yes Shelf life on sample Storage conditions on sample Pack insert available Y/N The product sample provided conforms in all forms to the product offered and as it will be supplied on purchase Yes No (explain): Attach a Certificate of Analysis relevant to the sample NB: If you are not able to provide a Certificate of Analysis, please explain: 54

UNOPS QA manual July/2012

9. Therapeutic equivalence Therapeutic Equivalence studies are: 1.1. 1.2. 1.3. Not relevant, Please explain why: Not demonstrated, Please explain why: Demonstrated By in vivo bioequivalence studies Study period (dd/mm/yyyy): Reference product Name, dosage form and strength Manufacturer and manufacturing site Study protocol CRO Name Country of study Number of volunteers Study design (describe in detail) Bio batch size Bio batch number Bio batch API(s) source(s) Study conclusion By comparative in vitro dissolution tests Reference product Name, dosage form and strength Manufacturer and manufacturing site Name and contact details of Laboratory performing tests NB: Reference product must have undergone successful in vivo bioequivalence studies According to conditions described in WHO BCS classification document (WHO Technical Report Series N937 or later) Yes No (explain): BCS class: from - to

Study conclusion By another method claimed by the supplier/manufacturer to be appropriate Please describe briefly the method used Study conclusion: For all methods Attach schematic representation of study design Attach study protocol summary Attach graphic/pictorial representation of summary study results Attach full reports of all studies done to prove therapeutic equivalence with clear study conclusions

55

UNOPS QA manual July/2012

Final statement of manufacturer The product used in the therapeutic equivalence study specified above is essentially the same as the one that will be supplied (same materials from the same suppliers, same formula, and same manufacturing method). Yes No (explain what the differences are): 10. Active pharmaceutical ingredients(s) (APIs) In case more than one API or manufacturer is used, please replicate this section! Name of API (INN if available) Certificate of suitability to the European Pharmacopoeia (CEP) No The open part of the Drug Master File (DMF) is registered in (Country) Name of original manufacturer Physical address of manufacturing site(s) including unit/block number City, Country Certificate of analysis (for API) Attach a copy of the model certificate of analysis for batch release of API Manufacture of APIs (Drug substance) License no Valid until Issued by: Agency Country GMP certificate (for API) License no Valid until Issued by: Agency Country Attach copy of GMP certificate of API/Intermediates manufacturing site Specifications and standard test methods exist for this API No Yes API specifications (tick as appropriate): BP Edition: USP Edition: Ph.Eur. Edition: Ph.Int. Edition: Other/in-house (specify): Enter no. Pharmacopoeia monograph exists*)

Volume: Volume: Volume: Volume:

*) Attach a copy of the API(s) internal specifications and analytical methods if not yet WHO prequalified. Attach copy of internal API specifications Attach a copy of analytical methods for products with in -house or specifications other than those listed above Attach certificate of analysis of the last production batches of API from the API manufacturer Attach certificate of analysis of API from the finished product manufacturer

56

UNOPS QA manual July/2012

COMMITMENT I (Full Name) , Certify that:

The product offered is identical in all aspects of manufacturing and quality to that prequalified by WHO Ref No , including formulation, method and site of manufacture, sources of active and excipient starting materials, quality control of the product and starting material, packaging, shelf-life and product information. OR The product offered is identical in all aspects of manufacturing and quality to that USFDA tentatively approved Ref , including formulation, method and site of manufacture, sources of active and excipient starting materials, quality control of the product and starting material, packaging, shelf-life and product information. OR in The product offered is identical in all aspects to that registered and marketed (name of country)

Explain any exceptions

Signature

Date

AUTHORIZATION I, the undersigned confirms that the company has no objection of the information contained herein being shared with the agencies listed on page 1 except I, the undersigned, certify that the information provided above is accurate, correct, complete, up to date and true at the time of submission Full name: Full title/position in company: Company name:

Signature Telephone number:

Date

Email:

Company seal/stamp:

57

UNOPS QA manual July/2012

Annex: Check list of attachments required

Please ensure that all documents necessary to enable objective evaluation of your product are attached. This checklist may not be exhaustive. Formulation of the product (complete qualitative and quantitative composition including active ingredient(s) and excipients Flow diagram describing the manufacturing and control processes with relevant parameters GMP certificate(s) of finished pharmaceutical product manufacturing site (s) Certificate of Pharmaceutical Product (CPP) according to the WHO Certification Scheme Copy of the relevant WHO Pre-qualification approval letter signed by your company WHO acceptance letter for product dossier review mentioning the WHO reference number assigned by WHO for this specific product Copy of internal finished product specifications Copy of the certificate of analysis for the 3 last batches released Validated analytical methods if specifications for finished product are in house specifications, different from BP, USP and Ph.Int Protocol and report for accelerated and real time stability testing Description and composition of primary packing materials Description and composition of secondary packaging materials Product registration licenses in country of manufacture Sample of the finished product(s) offered together with COA relevant to sample Label artwork /copy of actual label Package insert/leaflet Copy of the report of the proof of therapeutic equivalence (BE study, comparative dissolution profile, dissolution tests, etc including graphic presentations). GMP certificate(s) of API manufacturing site Copy of internal API specifications Validated analytical methods in case of in house API specifications Copy of the certificate(s) of analysis of the API from the API manufacturer as well as from the FP manufacturer Copy of the Certificate of suitability to the European Pharmacopoeia CEP and its annexes

58

UNOPS QA manual July/2012

QISS FPP Form 4

QUALIFICATION INFORMATION SUMMARY SHEET

FINISHED PHARMACEUTICAL PRODUCT FPP No. _ _ _ _

Name of the product Supplier Manufacturer Manufacturing site API manufacturer API in INN (if any) Name: Address: Name: Address: Name: Address: Name: Address: Content per dosage unit or strength

API specifications

Dosage form Route of administration Detailed formula Product description Finished Product Specs Shelf life Storage conditions Primary packaging Specs Secondary packaging Specs Labelling details Leaflet details Administration device Specs Additional specifications By signing this QISS, the supplier commits to only supply to UNOPS products that fully comply with the specifications and details mentioned in this QISS. Any variation in the specifications must be submitted for approval to UNOPS prior to any change in procurement. Failure to inform UNOPS of any deviation may cause rejection of the goods at reception and can lead to the disqualification of the product. Signature of an authorized person + Rubber stamp of the company Details of the authorized person

Name: Position: Date:

59

UNOPS QA manual July/2012

SKPI Form 5

SUMMARY OF KEY PRODUCT INFORMATION

This section compares key information on the FPP at the time of prequalification and at the time of the submission for requalification. Table A1.1 should be completed by the holder of the prequalified product. Include remarks as a footnote to Table A1.1, where deemed necessary, to clarify the information provided. Table A1.1 Summary of key product information Item Product number (e.g. HA001) INN, strength and pharmaceutical form Applicant (name, physical address and contact numbers) Manufacturing site(s) of FPP, with physical address (including unit and block numbers) and contact numbers (list separately if different steps are performed by different sites, e.g. packaging, quality control) Batch size(s) of FPP Product description (visual appearance) Primary and secondary packaging material(s) and pack size(s) Storage conditions of FPP Shelf-life of FPP FPP specification(s) reference number and/or version Manufacturer(s) of API(s), with physical address (including unit and block numbers) and contact numbers (list each API separately) Number/version of each APIMF associated with the FPP Storage conditions of API Retest period of API(s) API specifi cation(s) reference number and/or version (for each API) All commitments and their outcomes INN - International Non-Proprietary Name; FPP - Finished Pharmaceutical Product; API - Active Pharmaceutical Ingredient; PIMF - active Pharmaceutical Ingredient Master File. Note: If there has been no update of the dossier then indicate N/A (not applicable). According to the latest editions of The International Pharmacopoeia (Ph.Int.), the European Pharmacopoeia (Ph.Eur), the British Pharmacopoeia (BP) and/or the United States Pharmacopeia (USP). Where in-house specifications have been approved and there is now a monograph in any of the internationally-recognized pharmacopoeias (Ph.Int., Ph.Eur, BP, or USP), the specifications should be updated to comply with the new monograph or demonstrated to be at least equivalent. Inthe case that no compendial monograph exists, the applicant should ensure that the approved inhouse specifications are updated, through the variation process, to reflect the requirements of current prequalification guidelines and to take into account technical and scientific progress (e.g. current ICH guidelines, general chapters of the Ph.Int.). Each new version of the documents should allow traceability to the prequalified dossier and approved variations.

Prequalified Dossier

Current Data

60

UNOPS QA manual July/2012

VQ FPP Form 6

VARIATION TO UNOPS (PRE)-QUALIFIED

FINISHED PHARMACEUTICAL PRODUCT

Please complete each section of this application form electronically as a Word Document and as a scanned signed Pdf file. Please ensure the electronic versions of this application form and the printed version of this application form accompanies your submission. 1. Identification of the applicant Applicant company Name Address Status of the applicant company Manufacturer Manufacturer details (if different Name than applicant) Address Contact person responsible for Name this application Job title Email address Telephone Cell phone

Procurement Agent

2. Identification of Finished Pharmaceutical Product (FPP) Name of the FPP Formulation Content per dosage unit Primary packaging Number of units per container Reference of UNOPS QISS Date of UNOPS QISS 3. Summary of proposed change(s) Single variation Grouped variation For multiple variations (grouped variations), reproduce the section below and provide separate summaries for each proposed variation. 3.1. Brief description of change

3.2. Reason for change: Include a brief description and background of the proposed changes. In the case of grouping, a justification for grouping should be provided

3.3. Summary of current and proposed specifications/details Current details/specifications Proposed details/specifications

61

UNOPS QA manual July/2012

3.4. Additional documentation Applicants should provide in attachment to the Variation form any document that support the proposed change(s) 4. Declaration I declare that (Please tick the appropriate declarations ): There are no changes being made other than those applied for in this submission, except possible editorial changes. Any other changes will be applied for separately. The information submitted is true and correct. for

Name:

___________________________________

Signature:

___________________________________

Date: ______________

62

UNOPS QA manual July/2012

17 List of acronyms and abbreviations

API APIMF CEP (= COS) COA COS (= CEP) CPP CRO DMF EDQM EMA ERP FDA (US) FDC FPP GCP GDF GDP GHTF GF GLP GMP GMPALS (TGA) GSP IAPQ ICH IMDRF ISO IUD IVD LLIN MD MIF NMRA PA PAIF PIC/S QA QC SRA TGA UNICEF UNOPS WHO WHO MQAS WHO PAR WHO PES WHO PIR WHO PQP Active Pharmaceutical Ingredient Active Pharmaceutical Ingredient Master File Certificate of suitability of the European Pharmacopoeia Certificate of Analysis Certificate of Suitability (European Directorate for the Quality of Medicines) Certificate of Pharmaceutical Product (WHO) Contract Research Organization Drug Master File European Directorate for the Quality of Medicines & Health Care European Medicines Agency Expert Review Panel Food and Drug Administration (United States Regulatory Authority)) Fixed Dose Combination Finished Pharmaceutical Product Good Clinical Practices Global Drug Facility Good Distribution Practice Global Harmonization Task Force Global Fund Good Laboratory Practices Good Manufacturing Practices Good Manufacturing Practices and Licensing System Good Storage Practices Inter Agency Product Questionnaire International Conference on Harmonization International Medical Device Regulators Forum International Organization for Standardization Intra Uterine Device In Vitro Diagnostic Long Lasting Insecticidal Net Medical Device Manufacturer Information File National Medicines Regulatory Authority Procurement Agency Procurement Agency Information File Pharmaceutical Inspection Cooperation Scheme Quality Assurance Quality Control Stringent Regulatory Authority Therapeutic Goods Administration (Australian Regulatory Authority) United Nations Childrens Fund United Nations Office for Project Services World Health Organization WHO Model Quality Assurance System for procurement agencies WHO Public Assessment Report WHO Pesticide Evaluation Scheme WHO Public Inspection Report WHO Pre qualification Programme

63

UNOPS QA manual July/2012

18 References

1 2

http://apps.who.int/medicinedocs/en/cl/CL3.1.2.18.3/clmd,50.html#hlCL3_1_2_18_3 http://apps.who.int/phint/en/p/about/ 3 http://www.pharmacopoeia.co.uk/ 4 http://www.edqm.eu/en/Background-European-Pharmacopoeia-EDQM-50.html 5 http://www.usp.org/usp-nf 6 http://www.ich.org/products/guidelines/quality/article/quality-guidelines.html 7 http://www.picscheme.org/publication.php?id=18 8 http://www.ghtf.org/ 9 http://www.imdrf.org/ 10 http://www.who.int/whopes/ 11 http://who.int/medicines/publications/ModelQualityAssurance.pdf 12 http://whqlibdoc.who.int/trs/WHO_TRS_937.pdf (annex 5) 13 http://apps.who.int/prequal/info_general/documents/TRS961/TRS961_Annex3.pdf 14 http://who.int/medicines/publications/ModelQualityAssurance.pdf 15 http://www.who.int/immunization_standards/vaccine_quality/PQ_vaccine_list_en/en/index.html 16 http://apps.who.int/medicinedocs/en/m/abstract/Js18652en/ 17 http://www.fda.gov/Drugs/GuidanceComplianceRegulatoryInformation/Guidances/default.htm 18 http://www.picscheme.org/publication.php?id=4 19 http://apps.who.int/prequal/ 20 http://www.who.int/medicines/areas/quality_safety/regulation_legislation/certification/modelcertificate/en/index.html 21 http://apps.who.int/medicinedocs/documents/s14091e/s14091e.pdf (annex 8) 22 http://apps.who.int/medicinedocs/en/d/Js5517e/ (annex 9) 23 http://apps.who.int/medicinedocs/en/d/Jh3009e/ (annex 9) 24 http://apps.who.int/prequal/ 25 http://whqlibdoc.who.int/publications/2009/9789241547659_eng.pdf 26 http://www.who.int/selection_medicines/list/WMFc_2010.pdf 27 http://who.int/medicines/publications/ModelQualityAssurance.pdf 28 http://apps.who.int/prequal/info_general/documents/TRS957/GPCL_TRS957_Annex1.pdf 29 http://apps.who.int/prequal/info_general/documents/TRS961/TRS961_Annex2.pdf 30 http://www.who.int/prequal/lists/PQ_QCLabsList.pdf 31 http://whqlibdoc.who.int/trs/WHO_TRS_929.pdf (annex 4) 32 http://apps.who.int/medicinedocs/documents/s17059e/s17059e.pdf (annex 6) 33 http://www.who.int/diagnostics_laboratory/evaluations/PQ_list/en/index.html 34 http://www.who.int/immunization_standards/vaccine_quality/pqs_prequalified_devices_e08/en/index.html 35 http://www.unfpa.org/public/home/procurement/pid/8620 36 WHO Guidelines for Procuring Public Health Pesticides (2012) 37 http://www.who.int/whopes/ 38 List of countries to be defined by UNOPS 39 http://www.who.int/whopes/quality/ 40 WHO Equipment for Vector Control Specifications Guidelines (Revised edition 2010) 41 United Nations Economic Commission for Europe UN recommendations on the transport of dangerous goods: model regulations, 17th ed. United Nations, 2011. 42 FAO Guidelines on good labelling practice for pesticides Rome, Food and Agriculture Organization of the United Nations, 1995. http://www.fao.org/agriculture/crops/core-themes/theme/ pests/pm/code/list-guide/en/ 43 CIPAC handbook and guidelines [Global], Collaborative International Pesticides Analytical Council (http://www.cipac.org/index.htm) 44 Quality control of pesticide products: guidelines for national laboratories. Geneva, World Health Organization, 2005 45 Manual on development and use of FAO and WHO specifications for pesticides, 2nd rev. Rome, World Health Organization and Food and Agriculture Organization of the United Nations, 2010 http://whqlibdoc.who.int/publications/2006/9251048576_eng_ update3.pdf 46 Technical consultation on specifications and quality control of netting materials and mosquito nets Geneva, World Health Organization, 2005. http://www.who.int/malaria/publications/ atoz/tech-consultnettingmaterials.pdf 47 International Air Transport Association Infectious substances shipping guidelines, 8th ed. Geneva, 2007 48 http://apps.who.int/prequal/info_general/documents/TRS943/TRS943_annex6.pdf

64

Copyright 2012

All rights reserved.

UNOPS HQ P.O Box 2695 2100 Copenhagen Denmark Tel: +45 35 46 75 00 Fax: +45 35 46 75 01 Email: info@unops.org www.unops.org

UNOPS HQ P.O Box 2695 2100 Copenhagen Denmark

Tel: +45 3546 7000 Fax: +45 3546 7501 info@unops.org www.unops.org