M Conta Bili Dad

INTRODUCCION
Este manual le permitir de manera rpida, solucionar las dudas con respecto al programa ANTARES Contabilidad, ya que esta diseado de forma grfica. Si en algn caso este manual no le soluciona su duda, tiene alguna inquietud o sugerencia comunquese con uno de nuestros asesores a nuestro departamento tcnico.
Cmo Utilizar este manual?

Este manual esta separado por captulos, cada tema es un capitulo y esta determinado por un titulo en recuadro. Despus de cada titulo, y en negrita y antecedido por flechitas encontrara la ruta a seguir en los botones para llegar a la opcin determinada en ese capitulo. Las opciones paso a paso van antecedidas por una estrella. Generalmente el texto va acompaado de la imagen de la pantalla.
Requerimientos del Sistema

ANTARES Contabilidad es un sistema moderno, a la vanguardia de la tecnologa y con todas las caractersticas de las bases de datos actuales, por este motivo est diseado en su fase inicial para Windows 95/98/2000/Me, Windows NT. A continuacin le presentamos las caractersticas mnimas para que ANTARES Contabilidad funcione a la perfeccin. Con bases de datos Access 97 Procesador Pentium Espacio libre en disco duro de 50MB Windows 95/98/Milenium, 2000 o 2003 Server, XP Memoria RAM 128 MB. Con bases de datos Access XP Procesador Pentium III Espacio libre en disco duro de 100MB Windows XP- 2000 o 2003 Server Memoria RAM 256 MB
Tabla de Contenido
INTRODUCCION ........................................................................................................ 1 Cmo Utilizar este manual?..................................................................................... 1 Requerimientos del Sistema ...................................................................................... 1 INSTALACIN............................................................................................................ 4 COMO CREAR EL ARCHIVO SYSTEM.MDW............................................................... 6 INGRESAR AL SISTEMA ANTARES CONTABILIDAD ................................................ 8 REFERENCIAR BASES DE DATOS ............................................................................ 9 CREACIN Y ASIGNACIN PERMISOS DE USUARIOS .............................................10 CREACION CUENTAS ...............................................................................................12 Crear una Cuenta.....................................................................................................12 Modificar Cuentas ...................................................................................................14 Anular Cuentas ........................................................................................................14 CREAR TERCEROS ..................................................................................................15 Consultar un Tercero ...............................................................................................16 Anular un Tercero....................................................................................................17 CREAR MODIFICAR Y ANULAR DOCUMENTOS ....................................................18 Definir Mes y Ao ....................................................................................................18 Creacin y Consulta de Documentos ..........................................................................18 Manejo de Cartera - Control de Documentos ..............................................................24 Modificar Documentos .............................................................................................25 Renumerar Documentos ..........................................................................................26 Anular Documento ...................................................................................................26 CONSULTAS..............................................................................................................28 Documentos Descuadrados.......................................................................................28 Verificar Consecutivo...............................................................................................28 Consecutivo Documentos..........................................................................................29 Auxiliares por Cuenta ..............................................................................................29 Auxiliar por Tercero ................................................................................................31 Movimientos Sin Nit.................................................................................................33 Listado de Terceros .................................................................................................33 AJUSTES INTEGRALES POR INFLACIN ................................................................35 INFORMES ...............................................................................................................37 Certificados de Retencin en La Fuente.....................................................................39 CENTROS DE COSTO ................................................................................................41 Eliminar Centro de Costo .........................................................................................41
Antares Colombia Ltda.

Cra. 69C No. 7-28 www.antarescolombia.com Tel: 4144010 Bogota, Colombia
Soporte Tcnico stantares@hotmail.com desarrollo@antarescolombia.com
3 Consultar Informacin por Centro de Costo................................................................41 CONFIGURACIN DE DOCUMENTOS.......................................................................43 Crear Tipos de Documentos ......................................................................................43 Eliminar Tipo de Documento ....................................................................................44 Definicin de Formatos de Cheques...........................................................................44 Crear Consecutivos ..................................................................................................47 OPCIONES AVANZADAS ...........................................................................................49 Borrado, Traslado, Copiado de Documentos ..............................................................49 Reclasificacin de Cuentas .......................................................................................50 Reclasificacin de Nits ...........................................................................................51 Bloqueo de Perodos.................................................................................................52 Cierre del Ejercicio..................................................................................................53 Cerrar Cuentas de Retencin ....................................................................................55 PROCESOS ESPECIALES..........................................................................................56 Recuperacin de Movimiento....................................................................................56 Numeracin de Libros Oficiales ................................................................................56 Exportacin de Documentos .....................................................................................57 Importacin de Documentos .....................................................................................59 Informes Financieros...............................................................................................60 Razones Financieras................................................................................................62 MEDIOS MAGNTICOS.............................................................................................64 AFECTACION DE CUENTAS ..................................................................................64 PARAMETROS POR FORMATO..............................................................................65 Terceros .................................................................................................................72 Informes .................................................................................................................72 Generar Medios .......................................................................................................73

Instalacin
Ingrese a MI PC y seleccione la unidad a utilizar en el caso CD-ROM la unidad que esta representada con el smbolo de CD, y si utiliza disquete la unidad 3 .
Presione doble clic en la unidad requerida. (unidad de cd) Seleccione el archivo Setup y presione doble clic. Aparece una pantalla de Bienvenida, en caso de presentarla en ingles presione clic en Continue, pero si por el contrario sale en espaol entonces presione Aceptar.
Luego aparece un icono de un computador. Dar doble clic en este para continuar la instalacin. El sistema por defecto lo instala en la Antares Colombia Ltda.
carpeta Archivos de Programa, si desea instalarlo en la carpeta Antares, seleccione en la lnea de ruta la carpeta Antares. (El sistema la crea automticamente.
Aparece la barra de Estado de la instalacin Por defecto el sistema crea en el men de inicio/programas la carpeta Aplicaciones Antares. Los accesos directos para el escritorio, los puede crear desde esta carpeta.

Como Crear el Archivo System.mdw

Cuando se ejecuta por primera vez el programa y no esta creado el grupo de trabajo, el sistema emite un mensaje <<No se pudo encontrar el Archivo System.mdw>. Si est usando Windows 95, utilice Mi PC o Explorador de Windows para abrir la subcarpeta System de la carpeta Windows y haga doble clic en Wrkgadm.exe. Si est usando Windows NT, ME, o XP utilice MiPC o el Explorador de Windows para abrir la subcarpeta system32 en la carpeta WinNT, y haga clic en Wrkgadm.exe.
En el cuadro de dilogo Administrador para trabajo en grupo. Haga clic en Crear y despus escriba su nombre y organizacin.
En el cuadro de dilogo informacin del propietario del grupo de trabajo, escriba cualquier combinacin de hasta 20 nmeros y letras despus haga clic en Aceptar.

Precaucin Asegrese de que escribe con exactitud su nombre, organizacin e ID del grupo de trabajo, incluyendo si las letras son maysculas o minsculas Escriba un nuevo nombre para el archivo de informacin de grupo de trabajo y despus haga clic en Aceptar. (De forma predeterminada, el archivo de informacin de grupo de trabajo es guardando en la carpeta donde instal el Microsoft Access. Para guardarlo en una ubicacin diferente, escriba una nueva ruta de acceso o haga clic en Examinar para especificar la nueva ruta de acceso.)
Clic en Aceptar Clic en OK

Ingresar al Sistema Antares Contabilidad

Presione doble clic en el icono Antares Contabilidad ubicado en el escritorio de Windows. En el Men de Inicio Programas Aplicaciones Antares, tambin se puede ingresar dando clic en el icono Contabilidad.
Al abrir el programa aparecer un cuadro de dialogo en el cual deber ingresar el nombre del usuario y contrasea asignados por el administrador del sistema.
Si aun no ha creado usuarios ni asignado permisos ingrese la siguiente clave de acceso al sistema:
Usuario: ANTARES Password: 0706

Referenciar Bases de Datos:

Cuando se ingresa por primera vez al Programa, este le pide la ubicacin de la base de datos. Por defecto siempre esta en el C:\Antares del equipo servidor. Si usted quiere referenciarlas o cambiarlas estando en el programa, presione ALT 9 para llamar la ventana de seleccin de archivos. Aparece un recuadro de seleccin de archivos, ubique en el men de cada del campo Buscar la posicin de la base de datos (si esta en el computador que tiene la base de datos, seleccione en la unidad C;\Antares; pero si por el contrario se encuentra en una red, seleccione por Mis Sitios de Red el computador donde se encuentra la base de datos, generalemente es el servidor) Datos de Contabilidad y presione clic en el botn Abrir
El sistema presenta la barra de proceso y ya puede ingresar al sistema Antares Contabilidad.

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Creacin y Asignacin Asignacin Permisos de Usuarios

Configuracin del Sistema Usuarios Cuando se instala el programa, el Administrador del sistema debe Crear los usuarios y asignar los permisos correspondientes para el manejo del sistema, dependiendo de los procedimientos de cada usuario dentro del programa. Para crear un usuario presione clic en el botn Crear del modulo usuarios y siga los siguientes pasos. Ingrese el nombre completo del usuario a crear en el campo Nombre del Usuario, el nombre de identificacin en sistema en el campo login y la contrasea o clave de acceso en el campo password.
Asigne los permisos para el uso del sistema Antares que se encuentran discriminados por grupo de trabajo.
En la carpeta Cuentas Documentos se encuentran algunas opciones adicionales ubicadas frente a los botones Consultar Modificar Antares Colombia Ltda.
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Cuentas y Actualizacin de Documentos las cuales permiten al usuario realizar o no operaciones especiales al utilizar stos mdulos. Estas opciones son:
C M A R
PERMITE CREAR CUENTAS - PERMITE CREAR DOCUMENTOS PERMITE MODIFICAR CUENTAS - PRODUCTOS PERMITE MODIFICAR DOCUMENTOS PERMITE ANULAR CUENTAS PERMITE ANULAR DOCUMENTOS PERMITE REALIZAR RECUPERACIN DE MOVIMIENTO PERMITE RENUMERAR DOCUMENTOS DE MOVIMIENTO PERMISO PARA IMPRESION DE DOCUMENTOS

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CREACION CUENTAS
Cuentas Documentos Consulta Modificacin-Creacin de Documentos.
Crear una Cuenta

Antares Contabilidad se instala con el Plan Unico de Cuentas Comercial a nivel 6, si su actividad requiere de otro Plan de Cuentas nosotros hacemos el cambio en el momento de la instalacin. El Plan de Cuentas no se entrega con todas las cuentas de Ingresos y de Costos, ya que la mayora de empresas de este listado tan extenso solo utilizan una o dos cuentas. El usuario debe modificar las cuentas en los nombres y crear las que a su criterio desee. Si el usuario desea manejar niveles, el usuario tambin debe crear este nuevo nivel. En el campo Buscar Cuenta ingrese el cdigo de la cuenta que desea crear y oprima ENTER, El sistema le presenta un recuadro en el que le pregunta si desea crear la cuenta. Haga clic en el botn SI para continuar
El sistema se ubica en el campo Nombre Ingrese el nombre de la cuenta. Tipo: Si la cuenta es Mayor o Auxiliar. En Antares todas la cuentas que estn sobre la cuenta Auxiliar son Mayores. EJ: 1 Mayor 11 Mayor 1105 Mayor 110505 Auxiliar La Naturaleza y el Nivel: Los ingresa el sistema. Control de Terceros: Lo activa si requiere que la cuenta controle terceros. Cuando ingresan documentos el sistema no permite continuar Antares Colombia Ltda.
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ingresando informacin si la cuenta tiene control de terceros y no se ingresa el tercero. Control de Documentos: se activa para ingresar documentos de movimiento en las cuentas de cartera clientes o proveedores. Este botn permite ingresar los documentos uno a uno en el registro de los documentos.
Ajustes por Inflacin: Active este botn y le presenta la cuenta de Ajuste y de correccin. Ingrese las respectivas cuentas de acuerdo a aquellas que presenten ajustes.
Cuentas de Retencin: Active este botn para ingresar el porcentaje de la retencin y su base respectiva. Al finalizar los periodos contables si se quieren emitir los Certificados de Retencin en la Fuente este campo debe estar activado para las diferentes cuentas.
Para guardar la cuenta presione clic en el boton Grabar.

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Modificar Cuentas:
Cuentas Documentos Consultar Modificar Crear Cuentas
Para modificar una cuenta siga los siguientes pasos: Despliegue el Menu caida de Buscar y seleccione la cuenta que desea modificar. Ubquese en el campo Nombre y modifique. En caso de querer modificar el Tipo se debe tener en cuenta que la cuenta no tenga movimiento para que el sistema se lo permita.
Anular Cuentas:
Cuentas Documentos Consultar Modificar Crear Cuentas Para anular una cuenta siga los siguientes pasos: Despliegue el Men cada de Buscar y seleccione la cuenta que desea Anular. Presione clic en el botn Eliminar. El sistema emite un recuadro de verificacin, oprima SI si desea anular la cuenta.
Recuerde que el sistema no le permite anular cuentas que tengan movimiento. El sistema solo anula la cuenta referenciada, nunca anula todo el nivel.

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CREAR TERCEROS TERCEROS

Modulo de Terceros Informacin Comercial de Terceros. Presione clic en el botn Crear, el cursor se ubica en el campo NIT/C.C. digite el N it del tercero. (Sin puntos, comas, ni algn carcter que haga la separacin y sin el digito de verificacin). Dgito de Verificacin: Es el dgito designado por la DIAN para verificar el Nit. Tipo: Seleccione el tipo de cdigo que desea introducir, Administracin para personas jurdicas y Cdula para personas naturales. Nombre: Ingrese el nombre completo del tercero. Se aconseja que lo ingrese Primer Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre, Segundo Nombre. Ya que esa es la solicitud de la DIAN para los medios magnticos. Identificacin Cdigo DIAN: Seleccione si es Cedula, Nit, Pasaporte, de acuerdo a la identificacin del cliente. El cdigo correspondiente de la DIAN se lo asigna internamente el sistema. Direccin - Telfono: Estos datos son texto, los puede ingresar como usted desee. Codigo Dane Municipio: Seleccione la ciudad del cliente y el sistema le asigna el cdigo DANE correspondiente. Proveedor Cliente Empleado - Otro: Seleccione el indicado para el tercero que esta creando. Puede seleccionar varios si desea.

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Pantalla Terceros Versin XP
Pantalla Terceros Versin 97
Consultar un Tercero:
Terceros Informacin Comercial de Terceros Despliegue el men de cada del campo Buscar (puede abrirlo haciendo clic y movilizarse con las flechas verticales de desplazamiento, o bien si quiere ingresar letra a letra el nombre, el sistema recorrer los terceros hasta) Antares Colombia Ltda.
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Seleccione el tercero a Consultar
Anular un Tercero:
Mdulo Terceros Informacin Comercial del Tercero Llame el tercero de forma alfabtica en el campo Buscar o en el campo NIT digite el cdigo, al presentar. El sistema presenta la informacin del tercero Haga un clic en el botn Anular. El sistema le preguntara si esta seguro de eliminar.
Tenga presente que el NIT no se podr anular si tiene movimiento.

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Crear Modificar y Anular Documentos
Cuentas Documentos Actualizacin de Documentos.
Definir Mes y Ao:

Cuentas - Documentos Actualizacin de Documentos Al ingresar, el sistema le muestra un recuadro donde pregunta el ao y el mes en que va a trabajar, basta con desplegar el men de cada de cada una de las opciones y seleccionar el ao y mes en el que va a trabajar, luego haga clic en el botn Continuar.
Creacin y Consulta de Documentos

Cuentas - Documentos Actualizacin de Documentos Despus de seleccionar el ao y el mes a trabajar, Tipo de Documento: despliegue el men de Cada Tipo de Documento, Seleccione el tipo de documento a realizar. (Recibo de Caja, Nota de Contabilidad, Etc...). Los tipos de documentos que aparecen en esta pantalla son los que han sido creados por la configuracin del sistema. Documento No: digite el nmero del documento (Si sus documentos estn configurados para que sean autonumerados por el sistema, Antares Colombia Ltda.
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automticamente aparecer el nmero del documento a crear), despus presione ENTER. El sistema emite un recuadro de confirmacin de creacin de documento, para continuar con la creacin del documento haga clic en SI. En Caso de que el documento ya este creado, el sistema lo mostrara en la pantalla siempre y cuando este en el mismo periodo; si el documento esta creado en otro perodo le informara a usted por medio de un cuadro en que perodo esta y por lo tanto no lo deja crear.
En el caso de que sus documentos estn configurados para Autonumerar y usted digita un nmero que no este creado, el sistema le informara que este tipo de documento esta configurado para autonumerar y no permitir crear ese documento. Fecha: Ingrese la fecha del documento (solo el da) y luego los datos Beneficiario: Este campo aparece en caso de que sean documentos que giran cheques. Ingrese el nombre del Beneficiario. Fecha de Pago: Este campo aparece en caso de que sean documentos que giran cheques. Ingrese la fecha de pago del cheque si es diferente a la fecha del comprobante, si no el sistema le emite la fecha automticamente. Banco: Este campo aparece en caso de que sean documentos que giran cheques. Seleccione el banco del que se va a girar el cheque, desplegando el men de caida. Recuerde que este banco esta vinculado con el formato de impresin. Concepto: Este campo aparece en caso de que sean documentos que giran cheques. Este campo es texto ingrese la informacin que desee. A continuacin el sistema se ubica en el Detalle.

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Cuenta: Usted ingresara el nmero de la cuenta contable. Si no recuerda el nmero de la cuenta presione C. De Cuentas C. de Cuentas: Es una tabla que le permite buscar las cuentas contables disponibles en su Plan nico de Cuentas. Para utilizar esta opcin ubquese en el Botn Catalogo de Cuentas y haga clic sobre el. Aparecer entonces las cuentas auxiliares de su plan de cuentas y de las que dispone para hacer el asiento contable. Para seleccionar una cuenta haga doble clic en el cdigo, correspondiente y el sistema automticamente la traer al campo Cuenta. Para Salir haga clic en el Botn Salir
En caso de no existir la cuenta el sistema le informa que no existe y le permite crearla. Emite el recuadro de creacin, ingrese la informacin de la cuenta. Si desea no crearla presione clic en cancelar, si por el contrario la vas a crear presione clic en el botn cerrar.

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Centro de Costo: Si en su empresa estn manejando Centros de Costos, a Continuacin ingrese el Cdigo del Centro de Costo Correspondiente. Si
no recuerda los centros de Costo, Presione C. Costos
C. Costo: Al hacer clic en este botn, el Sistema le mostrara los centros de costo que su empresa maneja. Para seleccionarlo haga doble
clic sobre el centro de costo correspondiente.
Detalle: A Continuacin Ingrese el detalle (Ej: Pago arriendo mes de Noviembre 2000).Empleados y Otros). Cheque No. : Ingrese el numero del Cheque que esta girando solo para la cuenta de Bancos. Nit: Ingrese el nit del tercero si lo conoce, sin puntos comas o digito de verificacin. Si no conoce el nit y desea hacer una bsqueda presione clic en el botn C. Terceros. Antares Colombia Ltda.
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En el campo nombre ingrese las iniciales del nombre a buscar y el sistema le presenta en orden alfabtica, seleccione y con doble clic lo puede trasladar al documento.
Si el tercero no existe el sistema le permite crearlo automticamente. Al ingresar el nit el sistema emite un recuadro de que no existe y luego le presenta la pantalla de creacin del tercero.

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Recuerde: Si la cuenta tiene Control de Terceros, el sistema no le permite seguir hasta no ingresar el tercero. Dbitos y Crditos: Ingrese el valor correspondiente en el dbito o en el crdito, segn el movimiento que este ingresando. Solo deja ingresar o el valor dbito o el valor crdito por registro.
Para finalizar y grabarlo presione F10,
En caso que el documento este descuadrado, el sistema le emite un recuadro informativo. En el cual aparece el valor neto del descuadre y la naturaleza. Si selecciona No, el sistema lo devuelve al documento y le da la opcin de modificar. Si por el contrario selecciona SI, el sistema cierra el documento y puede seguir ingresando otros documentos.
Para consultar estos documentos, tiene una opcin en el men principal que dice Documentos descuadrados, por medio de esta opcin usted Antares Colombia Ltda.
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podr mirar que documentos tiene descuadrados, por que valor, que naturaleza es el descuadre y puede consultar cada documento desde esa tabla dando clic en el recuadro que aparece en la derecha.
Manejo de Cartera - Control de Documentos:

Si usted parametriza una cuenta en el modulo de consultar cuentas con Control de Documentos, en el momento del ingreso de los datos por el modulo de actualizacin, siga los siguientes pasos. En el encabezado se ingresan los mismos datos. En el detalle seleccione la cuenta (Ej: 130505)
El detalle es informativo puede ingresar los que desee. En caso de ser causacin ingrese el valor total de las facturas, en la casilla debito o crdito de acuerdo a la naturaleza de la cuenta. En caso de ser pago ingrese el valor total de las facturas a cancelar, en la casilla debito o crdito de acuerdo a la naturaleza de la cuenta. Antares Colombia Ltda.
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El sistema le presenta un recuadro para ingresar una a una las facturas con su respectivo valor.
RECUERDE: Gracias al manejo de estos documentos se pueden emitir los informes Listado de Facturas por Tercero, Resumen de Facturas por Tercero, Movimiento por Tercero, Cartera por Edades en el modulo de Informes.
Modificar Documentos:
Con este Botn usted puede modificar el documento que tiene en pantalla, recuerde que solamente la puede hacer si el usuario esta autorizado para esto. Llame el Documento a modificar, en el men de cada tipo de documento y el Documento No. Seleccione el botn Modificar, el sistema se ubica en el campo fecha, ubquese con el mouse en el campo a modificar y haga el cambio.

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Renumerar Documentos:
Este proceso le permite cambiar el tipo de documento y el numero de documento a un documento determinado. Llame el Documento a modificar, en el men de cada tipo de documento y el Documento No. Presione este botn en el documento que necesita Renumerar, en ese momento el sistema emitir un recuadro donde le pide que le digite el nuevo nmero del documento y las opciones Cambiar y Salir. En caso de que el documento tenga consecutivo solo le deja cambiar al numero siguiente. En la parte Superior del recuadro aparece la informacin actual del Documento y en la parte inferior de la pantalla aparece la opcin para que usted coloque el nuevo tipo de documento, y el nuevo nmero, despus de ingresar el nuevo nmero haga clic en el botn Cambiar; a continuacin el sistema le pedir que confirme la accin, seleccione SI o NO segn sea el caso.
Anular Documento:
Llame el documento que desea Anular, presione el botn Anular y si tiene los permisos para realizar este procedimiento el sistema le pedir que confirme la decisin. Haga clic en SI, si esta seguro de eliminar el documento. Y Haga clic en NO, si no esta de acuerdo con su decisin.

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Consultas
Documentos Descuadrados:
Cuentas - Documentos Documentos Descuadrados El sistema presenta una pantalla con la informacin de los documentos que en ese momento se encuentren descuadrados.
Frente a cada registro aparece el Botn que lo trasladara al documento para que usted tenga la opcin de modificarlos y editarlos (Si el usuario tiene este permiso activado). Si no existen documentos descuadrados, el sistema emite un recuadro que le dir que el NO EXISTEN DOCUMENTOS DESCUADRADOS.
Verificar Consecutivo
Cuentas Documentos Actualizacin de Documentos Verif. Consec.

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Esta opcin verifica los documentos que hacen falta por crear por tipo de documento y los posibles rangos de fecha, para consultarlo nicamente haga clic en el botn Verif. Consec. y el sistema le trae una tabla con los datos mencionados anteriormente.
Consecutivo Documentos
Cuentas Documentos Actualizacin de Documentos Consec. Docs. Esta opcin le permite ver el ultimo consecutivo que se genero por cada tipo de documento.
Auxiliares por Cuenta

Cuentas Documentos Consultar Modificar Crear Cuentas Ubquese en la Cuenta a consultar o crear y llame la cuenta a consultar. Haga clic sobre la carpeta Acumulados y aparecern los saldos acumulados mes a mes. En esta pantalla ve el saldo de cierre al ao anterior, el de

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cada periodo de trabajo, incluyendo el cierre. Si desea consultar los acumulados de otro ao ubquese en el men de cada del campo Ao, aparecen los aos en los que su empresa ha tenido movimiento; para seleccionarlo haga clic en el ao respectivo.
En el pantallazo de acumulados por cuenta, frente a cada periodo aparece un botn, oprmalo y vera el movimiento detallado de la cuenta. Este movimiento aparece organizado por fecha, al frente de cada uno de los movimientos aparece un botn, si hace clic en este, el sistema lo trasladara al documento en mencin. A este documento le puede hacer las modificaciones necesarias, siempre y cuando tenga los permisos correspondientes y el periodo no esta bloqueado.

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Para Imprimir el auxiliar de la cuenta, sin necesidad de ingresar por el mdulo de informes, al encontrarse en la pgina de consulta del auxiliar presione clic en el botn Imprimir. El sistema lo enva a la impresora que se encuentra predeterminada, en el men de impresoras.
Auxiliar por Tercero: Mdulo Terceros Movimiento de la Cuenta de Terceros

Ingrese el nombre del tercero en el campo Buscar

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Luego seleccione el Ao y el Cdigo de la cuenta de la cual usted desea consultar el movimiento del tercero.
El sistema le presenta el movimiento dbito, crdito y el saldo de los doce meses del ao de la cuenta que seleccion. El saldo esta seguido de un botn, si lo selecciona el sistema le mostrar el movimiento detallado de ese tercero, clasificado por la cuenta que usted seleccion anteriormente.

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Igualmente, aparece un botn frente a cada uno de los registros, si lo selecciona con el mouse se trasladara al documento y podr hacer las modificaciones pertinentes.
Movimientos Sin Nit: Modulo de Terceros Movimientos Sin Nit

En esta opcin puede consultar los documentos que tienen cuenta con control de terceros y no le fue ingresado el NIT. Para desplazarse al documento presione clic en el botn de la derecha.
Listado de Terceros:
Modulo de Terceros Listado de Terceros Al ingresar el sistema pregunta si lo quiere por Nit o Alfabetico. Seleccione de acuerdo a su requerimiento, presione clic en el boton Ejecutar.

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Ajustes Integrales por Inflacin

Cuentas Documentos Ajustes Integrales por Inflacin. Lo primero que debe hacer es verificar las cuentas, en el modulo de Consultar Cuentas. Asignndole la cuenta de ajuste y correccin segn corresponda. (Ver Pag. 12) En la columna Inf. Mes ingrese el PAAG que corresponde al periodo Posterior. Ej: Si va ingresar Enero ingrese el porcentaje en la fila de Diciembre.
Tipo Documento: Ubquese en el campo, seleccione el tipo de documento donde desea guardar los ajustes. (Si desea tener un documento independiente, creo por la opcin tipos de documento). Documento No. : El numero que desee o de acuerdo a su consecutivo. Ao: En el men de cada seleccione el ano del periodo que va hacer el ajuste. EJ: Enero 2005 Seleccione 2005 Mes: El periodo en que se va hacer el registro del ajuste por inflacin.

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Generar: Presione clic en generar. Si en algn caso las cuentas no tienen la informacin completa de la cuenta de ajuste y de correccin, el sistema no le permitir generar los ajustes hasta que no las corrija. Si desea reversar el proceso de ajustes, puede ingresar por Actualizacin de Documentos y llamar el documento que creo y anularlo.

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Informes
El sistema Antares posee un grupo de informes diseados de acuerdo con las necesidades de cualquier empresa y con los parmetros de la contabilidad Nacional, los cuales presentan un resumen de la informacin de Cuentas, Terceros y documentos permitiendo un mayor control de los movimientos y toma de decisiones en la empresa. Consultar un Informe: Seleccione el informe que desea imprimir y presione clic en el botn Ejecutar para definir los rangos de impresin.
Definir Rangos de Impresin: Despus de presionar clic en el botn Ejecutar seleccione los rangos o las fechas con las cuales desea filtrar la informacin.

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Cmo usar los iconos de la herramientas de los de la pantalla de Seleccin de Rangos?
barra
de
El Borrador. Si ya ha seleccionado los rangos de impresin y desea borrarlos presione clic en este botn.
La lupa sobre el papel (Vista Preliminar): Permite ver los documentos por pantalla antes de ser impresos.

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La Impresora: Este icono le permite enviar la impresin sin utilizar la vista previa del informe. El sistema por defecto lo enviar a la impresora que usted tenga definida en Windows como predeterminada. La puerta: Con este icono puede salir al men principal. Como usar los iconos que aparecen en la vista previa de los informes? Cerrar: Cierra la vista previa del informe. Zoom: Permite ver ms o menos cerca. Enviar a Excel: Enva la informacin presentada en pantalla a una tabla de Excel para editarla. Configurar Pgina: Permite configurar las mrgenes y el tamao de la hoja de impresin.
Certificados de Retencin en La Fuente:

Este informe se emite por este modulo pero el requisito para sacarlo es: Ingrese por el modulo de cuentas documentos/ consultar cuentas Seleccione la cuenta(s) de las que va emitir los certificados (236540, 236520). En el recuadro de retencin active el indicativo Cuenta de Retencin

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En porcentaje Retefuente ingrese el porcentaje de la retencin para ese concepto. Para emitir el informe ingrese por Informes seleccione Certificados de retencin en la Fuente, seleccione el tercero y a dic. Del ano que desea emitir.

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Centros de Costo
Centros de Costo Presione clic en el botn Crear. El cursor se ubica en el campo Cod. Centro ingrese el cdigo del centro de costo a crear (no utiliza consecutivo), y a continuacin el nombre.
Eliminar Centro de Costo:

Para eliminar un centro de costo, despliegue el men de cada, llame el centro de costo y haga clic en la eliminar. El sistema emite un recuadro de confirmacin.
Consultar Informacin por Centro de Costo:

Para consultar la informacin de un Centro Costo lo puede hacer por la pantalla de Consulta de Acumulados de Cuentas o por los in formes. Para el primer paso ingrese por Cuentas Documentos y clic en la pestaa Acumulados, luego despliegue el men de cada del campo C.Costo y seleccione.

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Para la segunda opcin ingrese por informes y seleccione aquellos que se determinan por centro de costo.

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Configuracin de Documentos
Crear Tipos de Documentos
Configuracin del Sistema Tipos de Documentos
Para crear un tipo de documento nuevo el sistema asigna el nmero consecutivo y se ubica en el campo descripcin, a continuacin ingrese los datos en los siguientes campos: Descripcin: En este campo usted colocar el nombre del tipo de documento. Abreviatura: Usted deber colocar aqu una abreviatura para que identifique sus documentos en los informes y auxiliares. Autonumerar: Si usted activa esta casilla sus documentos se autonumeraran de manera consecutiva; al activarla observara que aparece un men de cada en el cual usted debe seleccionar el tipo de documento del cual debe llevar el consecutivo. Para esto usted debe configurar los consecutivos en la Tabla de Consecuivos. Exportable: Si este tipo de documento se va a exportar usted deber activar este campo. Esto cuando utiliza el proceso de exportacin e importacin. Antares Colombia Ltda.
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Gira Cheques: Si con ese tipo de documento usted gira cheques, active este campo. Para crear los formatos ver impresin de cheques. Concepto Nmina: Si usted adquiri el mdulo Antares Nmina, Seleccione el tipo acusacin nomina para el traslado de los mvimients de nomina a la contabilidad.
Eliminar Tipo de Documento:

Si desea eliminar algn tipo de documento, llame por medio del men de cada el documento y haga clic en el botn Eliminar. El Sistema emitir un recuadro de verificacin y si usted esta seguro haga clic en Si, de lo contrario haga clic en No.
Definicin de Formatos de Cheques:

Cuando presiona clic en el indicativo del campo Girar Cheques, el sistema emite el botn Bancos. Presione clic en este botn y usted ver una tabla en la que podr crear los bancos, ingresando el cdigo respectivo, el nombre y su respectiva cuenta contable.
Adicionalmente si desea que el sistema le controle el consecutivo de cheques ingrese en el campo Cheque No. el nmero que sigue en su consecutivo de cheque.

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Formato: Para disear el formato presione clic en el Botn Formato, podr crear el formato para que Antares imprima sus cheques. Por cada Banco usted puede disear un formato de cheque, en caso que tenga dos o ms formatos en un mismo banco, puede crear el banco tantas veces como lo necesite. El submdulo de creacin de formatos esta dividido en tres partes: Encabezado, Detalle y Pie de Pgina, las cuales corresponden a las tres partes principales de cualquier documento. Alto: Ingrese la altura en centmetros de cada una de las secciones del formato. Para el encabezado vertical tome la medida que hay desde el borde superior del papel hasta donde empieza la primera cuenta, para el detalle la medida vertical desde donde empieza la primera cuenta hasta donde va a empezar el primer dato que va en el pie. (Ejemplo: Monto en letras), y para el pie tome la medida desde el ltimo dato anterior hasta donde finaliza la hoja. La sumatoria de estos tres debe dar el total del tamao del formato, en el campo alto pagina.
No. Campo: Despliegue el men de cada y seleccione el campo que desee sea impreso en el documento. Por ejemplo: Si desea imprimir el nmero del documento; Entonces seleccione Documento No.. Si desea escribir ttulos o textos que no se encuentran en la lista de campos entonces seleccione los campos denominados textos adicionales y en el campo formato escriba el texto que desea adicionar.
Desde Arriba: Ingrese la medida en la cual desea se encuentre ubicado el campo desde la parte superior del papel hasta donde comienza el campo.

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Desde Izquierda: Ingrese la medida en la cual desea se encuentre ubicado el campo desde el extremo izquierdo de la hoja hasta donde comienza el campo.
Tamao: Indique el tamao del campo dependiendo de su contenido.
N: Active esa opcin si desea que la letra en el campo sea impresa en negrilla. Justificacin: Especifique la direccin del texto en el campo. Por ejemplo cuando el campo contiene valores se elige justificacin derecha Formato: En este campo debe ingresar los formatos en los cuales desea sean impresos los campos de texto, fechas y numricos segn la siguiente tabla.
FORMATO #.##0 #,### Antares Colombia Ltda.
DESCRIPCION 2,500 Escribe en los campos que no tienen valor 0 2,500 si algn campo esta en cero lo deja en blanco
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&*= > < yyyy mm dd yy mm dd yyyy mmm dd
Repite el signo =, tantas veces como el ancho del campo El Texto en maysculas fijas El texto en minsculas 2006 07 17 06 07 17 2006 Jul 17
Lugares Dec: Este campo permite imprimir los valores con la cantidad de decimales deseada Recuerde que en el mdulo de Actualizacin de documentos, cuando vaya a imprimir un documento con el formato de cheques que dise en esta opcin debe usar el Libro Verde, si utiliza el botn imprimir, el sistema emitir un reporte standard.
Crear Consecutivos:
Configuracin del Sistema Consecutivos Esta opcin permite crear un consecutivo distinto para cada uno de los tipos de documento que utilice la empresa. Para crear consecutivos: Ingrese el nombre consecutivo. del documento al cual corresponder el
Indique la cantidad de caracteres que tiene el consecutivo. Por ejemplo: 00005 equivale a 5 caracteres entonces digite 5 en este campo. Si desea puede adicionarle un prefijo al consecutivo. Por ejemplo: si el prefijo es FV el nmero del documento aparecer como FV00005. Escriba el nmero desde el cual se empezar a numerar el documento en el campo consecutivo, no necesita colocar ceros a la izquierda.

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Opciones Avanzadas
Borrado, Traslado, Copiado de Documentos
Cuentas - Documentos Opciones Avanzadas Borrar - Trasladar - Copiar Documentos Por Nmeros de Documento
Despliegue el men de cada del campo Tipo de Documento, seleccione el tipo de documento el cual va a realizar el traslado, borrado o copiado Luego ubquese en el campo Nmero, e ingrese el rango inicial de documentos; luego ubquese en el campo Al Nmero e ingrese el limite o rango final, presione ENTER y el sistema le presentara una lista con los documentos que van a ser afectados en este proceso. En el campo Tipo de Operacin Seleccione en los indicadores que proceso desea hacer, si borrar, trasladar o copiar; cuando usted selecciona Trasladar o Copiar, automticamente el sistema le mostrara un campo llamado Al Mes, all escriba el perodo al que usted desea trasladar los documentos. Recuerde colocar el periodo acompaado del ao. Antares Colombia Ltda.
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Por ltimo presione el botn Continuar. Cuando el sistema termine de mostrar el recuadro de ejecucin sus documentos estarn borrados, trasladados o copiados. Por Rango de Fechas Despliegue el men de cada del campo Tipo de Documento, seleccione el tipo de documento el cual va a realizar el traslado, borrado o copiado Luego ubquese en el campo Fecha Inicial e ingrese la fecha inicial de los documentos; luego ubquese en el campo Fecha Final e ingrese la fecha final de los documentos que va a procesar, Presione ENTER y el sistema le presenta una lista con los documentos que van a ser afectados en este proceso. En el campo Tipo de Operacin Seleccione en los indicadores que proceso desea hacer, borrar, trasladar o copiar; cuando usted selecciona Trasladar o Copiar, automticamente el sistema le mostrara un campo llamado Al Mes, all escriba el perodo al que usted desea trasladar o copiar los documentos. Recuerde colocar el periodo acompaado del ao. Por ltimo presione el botn Continuar. Cuando el sistema termine de mostrar el recuadro de ejecucin sus documentos estarn borrados o Trasladados.
Reclasificacin de Cuentas
Cuentas - Documentos Opciones Avanzadas Reclasificacin de Cuentas Ubquese en el campo De La Cuenta e ingrese el nmero de la cuenta actual que tiene el movimiento que va a ser modificado, el sistema le mostrara el nombre de la cuenta.

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Luego en el campo A la Cuenta digite el cdigo nuevo de la cuenta al cual se desea cambiar. El sistema por defecto mostrara el ao en el cual se encuentra, si el cambio es de un ao diferente presione el botn del men de Cada del campo Ao y seleccione el deseado, por ltimo, seleccione en el campo Mes el periodo en el cual se encuentran los documentos que va a modificar. Presione el Botn Lista de Documentos para obtener la lista de documentos y sus correspondientes fechas que intervienen dentro del proceso. Para ejecutar este proceso de forma definitiva presione el Botn Trasladar. Recuerde: El proceso aqu realizado es irreversible, puesto que la informacin trasladada se involucrar directamente con la informacin que se encuentre dentro del mismo periodo. La cuenta destino debe estar creada con anterioridad.
Reclasificacin de Nits
Cuentas - Documentos Opciones Avanzadas Reclasificacin de Nits Ubquese primero en el campo Del NIT/CC e ingrese el numero de Nit o Cdula actual que con tiene la informacin que se va a modificar, el sistema automticamente le mostrara el nombre del Tercero, Luego dirjase al campo Al NIT/CC e ingrese el nmero de Nit o Cdula al cual desea cambiar la informacin. Antares Colombia Ltda.
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Seleccione el Ao y Mes en el cual se encuentran los documentos que van a ser reclasificados. Presione el Botn Lista de Documentos para que vea los documentos y respectivas fechas que van a ser afectados dentro de este proceso, y por ltimo presione el Botn Trasladar para culminar con el proceso.
Bloqueo de Perodos
Cuentas - Documentos Opciones Avanzadas Bloqueo de Perodos El sistema despliega un listado donde usted puede seleccionar el ao que desea bloquear, y adems muestra uno por uno los meses del Ao para bloquear el periodo deseado, basta con hacer clic en la casilla de verificacin y el periodo queda bloqueado.
Tenga en cuenta que cuando un perodo est bloqueado, la informacin no podr ser modificada por ningn usuario, as tenga permiso para Antares Colombia Ltda.
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hacerlo, todos los usuarios podrn consultar la informacin que contiene el periodo pero no la podr modificar, al igual que en los informes los datos de el perodo bloqueado saldr. Recuerde: Este proceso no es obligatorio por el sistema, usted lo puede utilizar por seguridad.
Cierre del Ejercicio

Cuentas - Documentos Opciones Avanzadas Cierre del Ejercicio Este proceso le permite hacer el Cierre de las Cuentas de resultado al finalizar su perodo contable.

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Seleccione el ao en que desea hacer el cierre. Especifique las cuentas de Utilidad y Perdida. Dentro de los rangos de cuentas a cerrar especifique el rango de las cuentas de resultado. A continuacin podr oprimir el botn de Ver Cuentas en el cual se muestran todas las cuentas que intervienen en el proceso y su correspondiente valor.
Determine el Tipo de documento en donde va a guardar el cierre y su respectivo numero (Si desea tener un documento independiente para estos cierres, lo puede generar por la creacin de tipos de documento)

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Por ltimo se presiona el botn Generar Cierre y el sistema generara el documento contable afectando las cuentas que intervendrn para realizar el cierre del perodo. Si desea reversar el cierre, ingrese por actualizacin de documentos, llame el documento creado y anulelo.
Cerrar Cuentas de Retencin:

Cuentas - Documentos Opciones Avanzadas Cierre del Ejercicio Por este mismo modulo puede cerrar las cuentas de retencin en la fuente para terceros. Seleccione el ao en que desea hacer el cierre. Especifique en el campo de cuenta de Utilidad y Perdida, la cuenta donde va enviar el crdito de las retenciones. En ambos campos coloque la misma cuenta Dentro de los rangos de cuentas a cerrar especifique la cuenta de retencin en la cual va hacer el cierre. Se aconseja hacer un documento por cada cuenta de retencin. Determine el Tipo de documento en donde va a guardar el cierre y su respectivo numero (Si desea tener un documento independiente para estos cierres, lo puede generar por la creacin de tipos de documento). Por ltimo se presiona el botn Generar Cierre y el sistema generara el documento contable afectando las cuentas que intervendrn para realizar el cierre del perodo. Si desea reversar el cierre, ingrese por actualizacin de documentos, llame el documento creado y anlelo.

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Procesos Especiales
Recuperacin de Movimiento:
Cuentas Documentos Consultar Modificar Cuentas Acumulados Este proceso le permite actualizar los saldos de las cuentas mayores, desde los movimientos auxiliares. Al ejecutar el proceso el sistema le borra los acumulados y carga uno a uno los documentos. Genere este proceso antes de sacar informes. Al ingresar al modulo de cuentas presione clic en la carpeta Acumulados. Presione clic en el botn Recuperar Movimiento. El sistema presenta un recuadro de confirmacin, presione SI para continuar.
No requiere seleccionar cuenta o ao. El sistema genera el proceso para todas las cuentas y para todos los aos que estn en la base de datos.
Numeracin de Libros Oficiales:

Configuracin del Sistema Numeracin de Libros Oficiales Esta opcin le permite numerar las pginas de los libros oficiales que se registran en la Cmara de Comercio. Antares Colombia Ltda.
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Ubquese en el campo Cod. Libro Y digite el cdigo designado por usted para el libro. (Ej: Si el Libro es el mayor y balances, puede colocar LMB). A continuacin coloque el nmero inicial desde donde va a numerar las pginas de su libro en el Campo Pag. Inicial y por ltimo coloque el nmero total de pginas que desea numerar. En los campos de seleccin escoja si quiere la impresin del libro de manera Horizontal o Vertical. Por ltimo haga clic en el botn Imprimir
Exportacin de Documentos
Procesos Especiales Exportacin de documentos Es requisito para exportar documentos que los tipos de documento estn parametrizados como exportables. Al ingresar el sistema le presenta la pantalla con tres opciones de exportacin, seleccione la deseada:
Luego ubquese en el campo Fecha y con las teclas PgUp y PgDn seleccione la fecha a exportar. El sistema presentara los documentos a exportar. Antares Colombia Ltda.
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Seleccione con clic presione Aceptar. Se presenta la pantalla de ubicacin de archivos seleccione donde desea guardar el archivo.
El archivo es presentado de la siguiente forma Dia: Contabilidad 20050120.Ant Mes: Contabilidad Feb-2005.Ant

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Importacin de Documentos:
Procesos Especiales Importacin de Documentos La importacin se genera de los archivos generados en la exportacin de datos del modulo de exportacin de documentos. Cuando ingresa por esta opcin el sistema le trae la pantalla de bsqueda de archivos, para ubicar la posicin del archivo a importar. En la parte izquierda aparecen las fechas de los archivos, seleccione el que desea importar, y en la parte derecha aparecer el detallado de los datos a importar.
En la parte derecha aparece el contenido del archivo clasificado por documentos. Si desea sobrescribir los archivos presione SI. Presione clic en el botn Importar. Si no encuentra los archivos y desea cambiar de carpeta presione clic en el botn Cambiar Carpeta.

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Informes Financieros:
Configuracin del Sistema Definicin de Informes Financieros Informes Financieros Seleccione el informes financieros que desea modificar: balance general, el estado de resultados y las declaraciones de Iva. Ord: En el campo Ord. Usted debe colocar el nmero de orden en la presentacin final. En el campo Cuenta escriba el nmero de la cuenta o el texto a imprimir. Mas o Menos: En las casillas, seleccione "Ms" para que en el informe le escriba la palabra Ms; seleccione "Menos" para que en el informe el sistema le imprima la palabra Menos. No Saldo: Seleccione "No saldo" para que no imprima ningn saldo en el informe.

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Formula: En el campo Frmula usted debe colocar la frmula o evento que desee que el sistema le haga. Ejemplos: Si quiere que le sume el rengln 5 y el rengln 6 coloque en el campo Frmula 5 + 6 Si quiere que le sume los netos de las cuentas coloque en el campo Frmula N11 + N14 Si quiere que le sume el movimiento Dbito de alguna cuenta coloque en el campo Frmula D11 +D21 Si quiere que le sume el movimiento Crdito de alguna cuenta coloque en el campo Frmula C11 +C21 Si quiere que le sume el saldo del periodo anterior, coloque en el campo frmula A21 + A25 Si quiere que le sume el saldo inicial de la cuenta en el ao coloque en el campo Frmula I11 + I15 Si quiere que le sume el saldo al final del periodo coloque en el campo Frmula S11 + S13 Usted tambin puede combinar cada una de las anteriores opciones para eso coloque en el campo Frmula D11 + 5 + S21 + A13.
Columna: Seleccione 1-2-3 dependiendo de la columna donde desea que el dato sea impreso Redondeo: El tipo de redondeo que desea hacer. Recuerde que en todos los campos debe colocar el mismo tipo de redondeo. Antares Colombia Ltda. Soporte Tcnico
stantares@hotmail.com desarrollo@antarescolombia.com
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N: Si desea que el campo salga en negrilla S: Si desea subrayar el campo (ideal para los totales) Este informe lo puede ver en la opcin de informes.
Razones Financieras:
Configuracin del Sistema Definicin de Informes Financieros Informes Financieros
Las razones financieras ya estn definidas si usted desea puede cambiar la formulacin a su gusto. Para esto llame la razn financiera a la que desea hacer el cambio. Ubquese en el campo Formula y haga el cambio correspondiente. Los indicativos son S para saldo, D para debito, C para credito, acompaado de la cuenta con la que desea hacer la operacin Ej: S11( saldo de la cuenta 11)

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Si desea crear una nueva presione clic en el botn Crear y dar el nmero de la razn financiera, luego coloque el nombre, la descripcin, y en el cuadro donde dice Razones definir una por una las operaciones, las formulas y la conclusin. Para agregar un registro haga clic en el botn que tiene dibujado una hoja, y para eliminar un registro en el botn que tiene dibujado una X. Cada vez que usted agregue un nuevo registro aparecer en el men de cada llamado Razones Definidas. Para que usted pueda ver el resultado de cada una de las razones definidas ingrese por el men de Informes y ejecute el que se llama Razones Financieras.

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Medios Magnticos
Este modulo no esta incluido dentro del menu de la contabilidad, usted lo encuentra con otro icono en el escritorio o en el menu de inicio, aplicaciones Antares, Medios Magneticos. Aunque no esta incluido en el modulo contable utiliza los Datos de Contabilidad para generar los datos. Recuerde que los terceros que va a reportar no les puede faltar ni direccin, ni ciudad y debe estar configurado Primer Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre, Segundo Nombre.
AFECTACION DE CUENTAS
Defina las cuentas que va utilizar en el caso de pagos o abonos en cuenta. Ubquese en el concepto que desea parametrizar y coloque la cuenta en la columna cuenta, si no la conoce exactamente, despliegue y le aparece el PUC.
Si desea anexar una cuenta a un concepto ya definido, solo ubiquese el ltimo registro de la lista y ingrese nuevamente el concepto y coloque la cuenta y as consecutivamente, con todas las cuentas que desee anexar. Antares Colombia Ltda.
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Para quitar un concepto seleccione en la parte izquierda el registro y presione la tecla suprimir o delete.
El sistema pregunta si esta seguro de eleminar el registro y presente este cuadro de dialogo.
Si desea hacerlo presione Si, de lo contrario No.
PARAMETROS POR FORMATO

Formato 1001 - PAGOS O ABONOS EN CUENTA Se deben ingresar solo cuentas auxiliares No existe monto mnimo de cuanta a informar

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Para las operaciones del exterior debe ingresar los movimientos con el nit. 444444000 y colocarle en el nombre OPERACIONES DEL EXTERIOR. Se informa un solo valor por tercero y debe ser positivo y no incluir decimales. Este valor es de movimiento y no saldo.
Formato 1002 RETENCIONES EN LA FUENTE PRACTICADAS Se deben ingresar solo cuentas auxiliares Para el concepto 2301 se debe ingresar en la columna cuenta base la cuenta en la cual se ingresa la base por salarios.
Para los dems conceptos de retencin debe ingresar por el mdulo de Contabilidad, Consultar modificar y crear cuentas cuentas el porcentaje de la retencin.
Para las operaciones del exterior debe ingresar los movimientos con el nit. 444444000 y colocarle en el nombre OPERACIONES DEL EXTERIOR.

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Se debe reportar el valor de la retencin efectuada a cada tercero por lo tanto es movimiento y la base de la retencin la cual se liquida con el porcentaje que se ingrese en la cuenta exceptuando la cuenta de salarios a la cual se le debe colocar la cuenta base en la misma columna.
Formato 1003 RETENCIONES PRACTICARON
EN
LA
FUENTE
QUE
LE
Se deben ingresar solo cuentas auxiliares Para el concepto 1301 se debe ingresar en la columna cuenta base la cuenta en la cual se ingreso la base para salarios. Si no se tiene este concepto se debe anular el registro.
Para los dems conceptos de retencin debe ingresar por el mdulo de Contabilidad, Consultar modificar y crear cuentas cuentas el porcentaje de la retencin.

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Se debe reportar el valor de la retencin efectuada a cada tercero por lo tanto es movimiento y la base de la retencin la cual se liquida con el porcentaje que se ingrese en la cuenta exceptuando la cuenta de salarios a la cual se le debe colocar la cuenta base en la misma columna.
Formato 1005 IMPUESO A DESCONTABLE (COMPRAS)
LAS
VENTAS
POR
PAGAR
Se deben ingresar solo cuentas auxiliares Este formato no lleva monto mnimo de reporte de informacin. Este formato no tiene conceptos solo se debe colocar la cuenta de iva en el campo cuenta Para informar las devoluciones en ventas se debe crear un registro ms con la cuenta en la cual se hacen las devoluciones. EJ: La cuenta de iva descontable es la 240810 esta la debe colocar como primer registro y la cuenta en la cual hace las devoluciones en ventas es la 240805 la debe colocar como segundo registro.

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Formato 1006 IMPUESO A LAS VENTAS POR PAGAR GENERADO (VENTAS) Se deben ingresar solo cuentas auxiliares Este formato no lleva monto mnimo de reporte de informacin. Este formato no tiene conceptos solo se debe colocar la cuenta de iva en el campo cuenta. Para informar las devoluciones en ventas se debe crear un registro ms con la cuenta en la cual se hacen las devoluciones. EJ: La cuenta de iva generado es la 240805 esta la debe colocar como primer registro y la cuenta en la cual hace las devoluciones en compras es la 240810 la debe colocar como segundo registro.
Formato 1007 INGRESOS RECIBIDOS Se deben ingresar solo cuentas auxiliares El monto mnimo a reportar por tercero es de $5.000.000 y se deben acumular en el Nit 222222222 CUANTIAS MENORES ( El sistema se encarga de hacer esta agrupacin) Para las operaciones del exterior debe ingresar los movimientos con el nit. 444444000 y colocarle en el nombre OPERACIONES DEL EXTERIOR.

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Se debe reportar el valor de la venta por cada tercero y las devoluciones. (movimiento) Para reportar las devoluciones debe crear un registro adicional en el concepto 4001 con la cuenta de devolucin. (movimiento)
Formato 1008 - SALDOS DE CUENTAS POR COBRAR A 31 DE DIC. Se deben ingresar solo cuentas auxiliares El monto mnimo a reportar por tercero es de $5.000.000 y se deben acumular en el Nit 222222222 CUANTIAS MENORES ( El sistema se encarga de hacer esta agrupacin). En este formato se reporta nicamente saldos por tercero de todos los conceptos
Formato 1009 SALDOS DE CUENTAS POR PAGAR A 31 DE DIC. Se deben ingresar solo cuentas auxiliares El monto mnimo a reportar por tercero es de $5.000.000 y se deben acumular en el Nit 222222222 CUANTIAS MENORES ( El sistema se encarga de hacer esta agrupacin). En este formato se reporta nicamente saldos por tercero de todos los conceptos
Formato 1010 INFORMACION DE SOCIOS Y ACCIONISTAS Se deben ingresar solo cuentas auxiliares

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Se debe presentar el valor patrimonial, colocar la cuenta del patrimonio en la columna cuenta. Es importante que este patrimonio se determine por Nit de acuerdo a la participacin de cada socio en el movimiento. Para el valor de las participaciones (utiliadades repartidas a los socios) se coloca en la columna de cuenta base la cuenta en la cual se generaron estos movimientos. Esta tambin se debi haber ingresado por Nit.
Formato 1011 INFORMACION DE DECLARACIONES TRIBUTARIAS Se deben ingresar solo cuentas auxiliares Se presenta el saldo por cuenta de la declaracin de renta del 2005. Este formato lleva solo dos columnas. No tiene monto mnimo de presentacin.
Formato 1012 - INFORMACION DE DECLARACIONES TRIBUTARIAS, ACCIONES Y APORTES E INVERSIONES EN BONOS, CERTIFICADOS, TITULOS Y DEMAS INVERSIONES TRIBUTARIAS. Se deben ingresar solo cuentas auxiliares Se presenta el saldo de las cuentas de bancos, inversiones, discriminados por tercero. Sin en el movimiento de Bancos no se Antares Colombia Ltda.
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discrimino por tercero se aconseja actualizar este dato ya que el sistema lo agrupa por este concepto. Adicional si las cuentas de banco quedaron en sobregiro se aconseja hacer el traslado de los valores a una cuenta de sobregiros, ya que los valores que se deben presentar en los archivos deben ser positivos y el sistema los convertira y no quedara correcto. No tiene monto mnimo de presentacin.
Terceros:
En esta pantalla puede modificar los terceros, su ciudad, ideficacion de la DIAN y los datos personales. Llame al tercero a modificar. Ubquese en el campo que desea hacer el cambio.
Informes:
Estos informes presentan la informacin que se va emitir en los archivos pero en columnas y organizados por tercero. Seleccione el informe del concepto que desee revisar. Se le presenta en pantalla si desea imprimirlo, presione clic en la impresora o CTRL+P Antares Colombia Ltda.
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Generar Medios
Seleccione el ano y el mes de diciembre para generar los medios. Presione clic en el botn generar. El sistema crea una carpeta una carpeta en el disco C: Medios Magneticos DIAN 2006 El sistema emite los archivos con la extensin xml y los nombres definidos por la DIAN.

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INTRODUCCION

Cmo Utilizar este manual?

Requerimientos del Sistema

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Como Crear el Archivo System.mdw

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Clic en Aceptar Clic en OK

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Ingresar al Sistema Antares Contabilidad

Usuario: ANTARES Password: 0706

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Referenciar Bases de Datos:

El sistema presenta la barra de proceso y ya puede ingresar al sistema Antares Contabilidad.

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Creacin y Asignacin Asignacin Permisos de Usuarios

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Crear una Cuenta

Para guardar la cuenta presione clic en el boton Grabar.

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CREAR TERCEROS TERCEROS

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Pantalla Terceros Versin XP

Pantalla Terceros Versin 97

Seleccione el tercero a Consultar

Tenga presente que el NIT no se podr anular si tiene movimiento.

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Crear Modificar y Anular Documentos

Cuentas Documentos Actualizacin de Documentos.

Definir Mes y Ao:

Creacin y Consulta de Documentos

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Para finalizar y grabarlo presione F10,

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Manejo de Cartera - Control de Documentos:

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Auxiliares por Cuenta