Como preparar y dirigir una reunin

COMO

PREPARAR

DIRIGIR

UNA

REUNIN

I. ESTABLECE EL OBJETIVO Y LOS MEDIOS: El primer paso a la hora de preparar una reunin es determinar o establecer cul ha de ser el propsito que ha de tener la reunin y cules son los medios para poder conseguirlo. Estos dos aspectos que hemos mencionado anteriormente son muy importantes. Las actividades no son fines en s mismas. Las reuniones son, o han de ser, medios para conseguir fines ltimos. Las actividades, a menos que contribuyan al logro de fines o metas, no tienen ningn valor educativo. La actividad por la actividad lleva al activismo. La diferencia entre actividad y activismo es que el ltimo no contribuye a la transformacin de la realidad, mientras que el primero lo pretende. i las actividades no contribuyen de manera clara al logro de ob!etivos pueden convertirse en un factor que desmotive a los personas del grupo y queme su disponibilidad hacia la tarea en cuestin, en nuestro caso la evangeli"acin o#y el desarrollo de la fe. Esto sucede con mucha frecuencia cuando las actividades, por carecer de ob!etivos, se han convertido en fines en ve" de ser medios. $uando esto sucede, las actividades se enquistan y pierden todo o buena parte de su valor educativo. A. Objetivo: %ara establecer el &'(E)*+& debes hacerte una pregunta clave qu quieres conseguir por medio de esta reunin? Qu impacto deseas producir en la vida de los que asistirn? )oda reunin, para que pueda tener ,-ito, ha de tener un propsito claro. El ob!etivo es una idea general, no es preciso que sea muy especfica, de aquello que deseas conseguir por medio de la reunin que ests preparando. aunque el ob!etivo tambi,n puede ser ms concreto. /a que se trata de algo bastante general, su e-presin se lleva a cabo por medio de frases bastante generales y no necesariamente concretas o especficas. E!emplos de propsitos para reuniones podran ser:

0otivar a la evangeli"acin 1dorar y alabar a (ess 2esarrollar la gestin del tiempo %roveer una oportunidad para invitar amigos

i t, fi!as en los e!emplos vers que todos ellos son bastante gen,ricos. on muchas las cosas que se pueden hacer dentro de una reunin que tiene como propsito uno de los arriba indicados. 3$mo se determina el propsito de la reunin4 +eamos algunas ideas prcticas:

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5. En ocasiones el ob!etivo te puede venir ya dado por el tipo de reunin. %or e!emplo, si el lidera"go adulto de la iglesia te pide que el grupo de organice la misa del domingo por la ma6ana, el propsito de esta reunin ya est establecido: adoracin, alaban"a y e-hortacin por medio de la predicacin 7. %iensa en las necesidades de los !venes. Esto es muy importante. La reunin tiene que servir para que inviten a sus amigos o para capacitarles para el ministerio cristiano o cualquier otro propsito que se estable"ca. %ero, por favor, no olvides nunca que la reunin es un medio. %ensar en las necesidades de las personas es siempre importante. in embargo, podemos afirmar, que lo es todava ms cuando estamos organi"ando reuniones ya establecidas y en las que es fcil caer en la rutina de repetir el molde sin pensar en el propsito y los ob!eti 8. &ra. 'usca siempre la voluntad de 2ios. %dele sabidura y discernimiento a la hora de determinar las necesidades de la gente con la que traba!as y el propsito de la reunin que deseas organi"ar.

B. Medios: Los medios son los logros concretos y especficos que deseas conseguir con %ermteme hacer un cuadro comparativo entre propsito y ob!etivos Objetivos 9eneral *ntenciones 1mplio 2ifcil de medir *ndefinido Especfico Logros :estringido 0ensurable 2efinido Medios la reunin.

i un medio no rene las caractersticas arriba mencionadas no puede ser considerado como tal. La consecucin de los diferentes medios traer como consecuencia lgica el cumplimiento del ob!etivo de la actividad. 2icho de otra manera, el ob!etivo se consigue mediante el cumplimiento de los diversos medios que se establecen. $omo siempre, un e!emplo puede ayudarnos a entender la diferencia pero tambi,n la relacin entre ob!etivo y medios:

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Objetivo: 1yudar a los !venes a desarrollar una buena gestin de su dinero

Medios: $onocimiento

$ono"can y comprendan las bases bblicas de la gestin del dinero $ono"can y comprendan la base bblica del die"mo $ono"can y comprendan el principio bblico que la gestin del dinero no slo implica el dinero que damos, tambi,n la forma en que gastamos el dinero que nos queda $ono"can las orientaciones bblicas acerca de cmo usar nuestro die"mo

$onvicciones

)engan la profunda conviccin de que todo lo que tienen pertenece al e6or )engan la profunda conviccin de que sus posesiones, sean muchas o pocas, las tienen que compartir. )engan la profunda conviccin de que 2ios espera de ellos que ofrenden una parte de su dinero y administren correctamente la parte que retienen.

$onductas

$omiencen a ofrendar de forma sistemtica si no lo estn haciendo.

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$omiencen a gastar su dinero desde una perspectiva de compartir.

31yuda este otro cuadro comparativo a entender de forma ms clara la diferencia y relacin entre ob!etivos y propsito4 Espero que as sea. Estoy seguro que habrs notado que los medios han sido divididos en tres categoras bsicas, ms bien diramos, las tres categoras bsicas. $uando est,s en el proceso de establecer los ob!etivos siempre has de hacerte las tres preguntas clave:

Qu cos s deseo! Qu co"viccio"es deseo #ue $$ i%ue"! Qu co"duct s deseo #ue &$ cti#ue"!

/a habrs podido comprobar que precisamente la respuesta a estas preguntas te lleva de cabe"a a los medios, que a su ve", te ayudarn a cumplir el propsito para el cual sirve la reunin. II. DESA''OLLA () *'O+'AMA: El siguiente paso, tras establecer ob!etivo y medios, es desarrollar un buen programa. El programa puede ser definido como las diferentes cosas que debes hacer para cumplir cada uno de los ob!etivos. La pregunta clave de este apartado es cmo. En el anterior la pregunta clave era qu. $uando ya sabes lo que deseas conseguir, debes plantearte cmo lo vas a conseguir. %recisamente, para eso sirven los programas. El programa incluir las diferentes actividades que llevars a cabo durante la reunin y que tendrn como finalidad ayudar al cumplimiento de cada uno de los ob!etivos que previamente hayas enunciado. %ero el programa no solamente incluir lo anteriormente comentado. $uando lo desarrolles debes de pensar qui,n ser responsable de cada actividad o parte de la reunin, qu, recursos sern necesarios y, adems, cundo ser la fecha lmite para que la actividad est, preparada. La buena planificacin de la reunin es la parte ms dura y difcil de una actividad. in embargo, si haces una buena planificacin garanti"as en un grado muy alto el ,-ito de la reunin. 1s pues, ha" tus deberes y planifica cuidadosamente la reunin. 1 continuacin encontrars un cuadro que puede serte de ayuda para el desarrollo de tu programa OBJETIVO C,MO LO LO+'A'Q(I-) SE'. EL 'ES*O)SABL Q(- COSAS VAMOS A )ECESITA' C(.)DO DEBE ESTA' *'E*A'ADO

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$omo s, muy bien que un e!emplo siempre ayuda, al final de este material encontrars este mismo cuadro desarrollado para los diferentes ob!etivos que ya fueron utili"ados anteriormente como e!emplos. III. LA EVAL(ACI,): ;o olvides que una actividad nunca est completada hasta que se haya llevado a cabo una buena evaluacin de la misma. La evaluacin tiene como finalidad, primariamente, comprobar hasta que punto los medios establecidos han sido logrados, sin embargo, este no es el nico aspecto que debe ser evaluado. Entre otros, debes considerar tu propio traba!o como lder y el de todo el resto de las personas que hayan intervenido en la preparacin y#o e!ecucin de la reunin. )ambi,n deben ser evaluados otros factores tales como los materiales, el lugar, la publicidad para la reunin, los horarios que se establecieron, la duracin de la actividad, etc. %or medio de la evaluacin conseguiremos una informacin muy importante que nos permitir persistir en aquellas cosas que han demostrado su eficacia y, por otro lado, corregir aquellos defectos o fallos que hayan impedido que los ob!etivos fueran alcan"ados. IV. EL DESA''OLLO DE LA 'E()I,) A. E/ 0 est$o de ce$e0o"i s Es importante que haya una persona que sea el presentador, director, maestro de ceremonias, animador o como desees llamarle. La responsabilidad de esta persona es guiar al grupo a trav,s de la reunin y asegurarse que hay un hilo conductor y una coherencia y continuidad entre las diferentes partes de la reunin. El papel de esta persona es de tremenda importancia. $omo el gua de un museo hace que las cosas que vamos viendo y visitando tengan sentido para nosotros, de la misma manera el director de la reunin hace que las diferentes partes de la misma tengan sentido y est,n vinculadas de forma coherente las unas con las otras. <na reunin no es una sucesin de actividades sin relacin o vinculacin entre s. 1ntes al contrario, las diferentes partes o actividades que se desarrollen durante una reunin deben estar entrela"adas de

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tal modo que la suma de las mismas contribuya al logro de los ob!etivos y del propsito de la reunin. Este es el papel de animador o maestro de ceremonias, guiar a los !venes a trav,s de las diferentes partes de la reunin, de modo que cada una de ellas tenga sentido por s misma y relacin con las otras. ;o es una tarea fcil. Es una tarea crucial y bsica. 0uchas reuniones fracasan, no porque no est,n bien preparadas, fracasan porque la persona que la dirige es incapa" de guiar a los !venes a trav,s de la reunin. <n buen director ha de tener en su cabe"a toda la actividad y ha de entender con total y meridiana claridad como las diferentes partes enca!an y contribuyen a un todo. B. E/ &$o%$ 0 5. 1ctividad introductoria <n buen programa debe comen"ar con una actividad que ayude a centrar a la audiencia en el propsito o la direccin hacia la que se encamina la actividad. egn sea el propsito. +eamos e!emplos *$o&1sito de / $eu"i1" 1doracin y alaban"a Ti&o de ctivid d )iempo de invocacin. 1yudar a los !venes a darse cuenta de la realidad de estar en la presencia del e6or. 2irigir y enfocar sus pensamientos hacia =l :ompehielos. 1ctividad divertida que permita a la gente relacionarse entre ellos y romper las tpicas barreras %reparar una breve escenificacin en clave de humor, o no, que permita ilustrar el tema y ayudar a la gente a comen"ar a pensar

Evangeli"acin Ense6an"a de la 'iblia

La actividad introductoria tiene el propsito el centrar a los asistentes en el propsito de la reunin, no lo olvides 7. 2esarrollo de la reunin +es desarrollando el programa de la reunin, asegurndote, como ya hemos mencionado con anterioridad, que hay una clara cone-in y continuidad entre las diferentes partes que compongan el programa. 8. 1plicacin

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La reunin debe acabar con el desafo a que las personas apliquen lo aprendido en su vida y e-periencia cotidiana. En algunos casos esto no ser posible dado el propsito de la reunin. %or e!emplo, si el propsito es nicamente compa6erismo y ocio, tal ve" no sea necesario que haya una aplicacin prctica. in embargo, en la mayora de los casos si lo habr. La aplicacin, naturalmente, estar en funcin del propsito y los ob!etivos.

V.

CO)SEJOS *'.CTICOS

Estos conse!os pretenden serte de ayuda a la hora de desarrollar o llevar a cabo la reunin que has planificado. 1. 2uracin e sensible a los que te escuchan. )odos los que organi"amos reuniones tenemos la tendencia a creer que lo que hacemos es muy importante y, a menudo, nos parece poco lo preparado. %iensa que la gente tiene un lmite en su capacidad de aguante. %or lo general ha" caso de este principio, siempre es me!or que las personas se queden con la impresin de que el programa ha sido corto y quieran ms, que con la sensacin de que ha sido una tortura insufrible. '. :itmo 1segrate que la reunin tiene un ritmo gil, dicho de otro modo, que la sucesin de las diferentes partes de la misma se lleva a cabo de una manera rpida impidiendo que la reunin sea tediosa y aburrida. Lo bueno si breve, dos veces bueno, afirma el vie!o refrn castellano. 2ebe haber un buen equilibrio entre las diferentes partes que componen la reunin, a fin de evitar que unas monopolicen el tiempo no de!ando suficiente espacio para otras $. %articipacin <n conse!o muy importante >no monopolices las reuniones> Esta es una tendencia 3o habra que decir tentacin4 que tenemos todos los lderes. ;os gusta participar y controlar todo el proceso, la planificacin, naturalmente la e!ecucin y tambi,n la evaluacin, as nadie nos criticar. $omo principio general, cuanta ms gente puedas involucrar en todo el proceso me!or. ?a" un esfuer"o por dar participacin a otros !venes durante la planificacin y, especialmente, durante la puesta en prctica de la reunin. i permites que otras personas participen en decidir el ob!etivo y los medios y les das la posibilidad de tomar parte en la e!ecucin de la reunin, estas personas desarrollarn un sentido positivo de @propiedad@ con respecto a la reunin y su involucracin y participacin ser mucho mayor y me!or. Ainalmente, siempre que sea posible facilita la participacin de los asistentes a la reunin. iempre es mucho ms divertido ser un participante activo que un oyente pasivo. Los riesgos de que los
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miembros de la reunin se @desconecten@ son mucho menores cuando han de participar de forma activa y me!or si es creativa. ;o pienses que dar participacin consiste en preguntar al final de un mensa!e de BC minutos si alguien tiene alguna pregunta. Lo ms probable es que nadie quiera alargar ni un minuto ms seme!ante suplicio. 2. 0otivacin del lder Las reuniones son oportunidades de servicio, nunca han de ser plataformas para nuestro lucimiento o promocin personal. <n lder, como ya se ha dicho con anterioridad, ha de hacer un serio esfuer"o por no monopoli"ar las reuniones y ser la estrella de las mismas. 2ar !uego a otras personas, como parte de su aprendi"a!e y formacin para el lidera"go, es muy importante y necesario. <n lder no ha de ver los dones y !venes emergentes como peligros para su situacin, antes al contrario, ha de contemplarlos con go"o y sano orgullo de ver que hay futuro para el grupo.

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DESA''OLLO DEL *'O+'AMA. EJEM*LO

OBJETIVO

C,MO LO LO+'A'

$ono"can y comprenda la base bblica de la mayordoma del dinero

2ividir a los !venes en grupos peque6os para que estudien los pasa!es claves previamente seleccionados eguir en grupos peque6os, proporcionar un caso de estudio en el que se describe un pastor que argumenta que el die"mo es algo de la ley y, por tanto, no aplica a los creyentes del ;uevo )estamento. El caso de estudio incluir pasa!es claves que los !venes tendrn que traba!ar para dar su respuesta al hipot,tico pastor eguimos en los grupos peque6os, en pasa!es claves que hemos proporcionado cada

$ono"can y comprendan la base bblica del die"mo

Q(I-) TE)D'. LA Q(- COSAS VAMOS A C(.)DO DEBE ESTA' 'ES*O)SABILIDAD )ECESITA' *'E*A'ADO $ada grupo peque6o 'iblias para los !Dvenes )odos los lderes han de tendr un lder que que no la hayan trado tener los pasa!es y las previamente tendr los Aotocopias con las preguntas con un pasa!es claves y las preguntas para todos los mnimo de B das de preguntas para participantes antelacin discusin Los lderes de grupo Aotocopias del caso de )odos los lderes han de peque6o estudio con los pasa!es tener el caso de estudio una semana antes para que puedan preparar la argumentacin

$ono"can las orientaciones bblicas acerca de cmo usar el dinero que ofrendamos

Los lderes de los grupos peque6os

Aotocopias con los pasa!es claves

<na semana antes. Las fotocopias incluirn claramente identificadas las orientaciones

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$ono"can y comprendan el principio bblico de que la mayordoma del dinero no slo implica el dinero que damos, tambi,n la forma en que gastamos el dinero que nos queda

)engan la profunda conviccin de que todo lo que tienen pertenece

grupo ser responsable de identificar las orientaciones bblicas acerca de cmo invertir el dinero que destinamos para el e6or 2ividir a los !venes en dos grupos @rivales@ <no de los grupos deber argumentar a favor, el otro en contra del principio antes mencionado. 2arles un tiempo para preparar los argumentos, y despu,s a discutir 1l final del debate yo har, un resumen para asegurarme que las ideas bblicas quedan clara en medio de toda la discusin. La finalidad del resumen es clarificar y comunicar con autoridad lo que la 'iblia ense6a al respecto )iempo a solas con el e6or. 2edicar un tiempo durante la

bblicas acerca de cmo invertir el dinero que dedicamos al e6or

Los lderes deben guiar la preparacin de argumentos, sin embargo, es me!or que de!en que los !venes participen en el debate. /o ser, responsable de hacer la conclusin y clarificar la ense6an"a bblica

Aotocopias para los lderes con algunas ideas de en qu, direccin argumentar

<na semana de antelacin

/o har, el desafo, pedir a cada !oven que pase un tiempo a solas

;ada en especial. %uede haber papeles y lpices disponibles para

;ada en especial

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al e6or

)engan la profunda conviccin de que sus posesiones, sean muchas o pocas, las tienen en r,gimen de mayordoma 5. 3Eu, piensas acerca de qu, todo lo posees )engan la profunda pertenece al e6or4 conviccin de que 2ios ?abla con =l, dile lo espera de ellos que que sientes y#o piensas ofrenden una parte de al respecto, no importa su dinero y administren lo que sea, incluso si no correctamente la parte ests de acuerdo o te que retienen cuesta 7. 2ile tus pensamientos y sentimientos con respecto al hecho que eres un mayordomo y lo que t crees que significa para ti 8. %iensa acerca de lo que significa no slo dar, sino tambi,n un buen uso de lo que te quedas $omen"ar a ofrendar de forma sistemtica si :etarles a tomar el compromiso de

reunin para que cada !oven se encuentre con 2ios y pueda responden a estas tres preguntas:

con 2ios

aquellos que prefieran escribir al e6or sus pensamientos

/o, en el conte-to del punto anterior, como

)ar!etas donde aquellos que lo deseen puedan

;ada en especial

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no lo estn haciendo

empe"ar a ofrendar desde ahora

conclusin del programa

firmar un compromiso

EL CO)TE)IDO ES DEMASIADO *A'A ()A SOLA 'E()I,)2 DIVIDI'LO DE 3O'MA Q(E *(EDA 'EALI4A'SE E) DOS

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ESQ(EMA DE LA 'E()I,):

DIA 5 I. I)T'OD(CCI,) 1. (<E9& 3E<= ?1 ?E$?& $&; 0* 0*LLF; 2E 2FL1:E 4 5. La finalidad del !uego es introducir el concepto de la mayordoma. $ada grupo ha de !ustificar cmo ha gastado un milln de dlares que no era de ellos

'. %1L1':1 *;):&2<$)&:*1 5. E-plicar el propsito del !uego y el tema que vamos a estar estudiando en esta reunin y la pr-ima

II. EST(DIO B6BLICO 1. E )<2*& E; 9:<%& %EE<EG& 2E L& %1 1(E $L1+E III. 'ES(ME) Y 3I)AL DE LA *'IME'A 'E()I,) 1. :E <0*: L1 *2E1 $L1+E E<E 1%1:E$E; E; L& %1 1(E E )<2*12& DIA 7 II. I)T'OD(CCI,) 1. :E <0E; 2E L& ?E$?& E; L1 $L1+E E<E *2E;)*A*$10& II. DEBATE 1. %:E%1:1: L& 1:9<0E;)& '. 2E'1)*: L& 1:9<0E;)& E01;1 1;)E:*&: / 2E L& %:*;$*%*&

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$. :E <0*: L1 E; EG1;H1 'I'L*$1

III. TIEM*O A SOLAS CO) EL SE8O' 1. 2E 1A*1:LE 2*;E:& 1 ?1'L1: $&; EL EG&: 1$E:$1 2E L1 01/&:2&0I1 2EL

IV. A*LICACI,) 1. 2E 1A*1:LE 1 A*:01: L1 )1:(E)1 :E9<L1: / * )E0J)*$10E;)E 2E $&0%:&0* & 2E &A:E;21:

VI.

'ES(ME) 3I)AL 1. ':E+E0E;)E *;2*$1: L& %:*;$*%*& 'I'L*$& 1%:E;2*2&

*'OCEDE' A EVAL(A' CO) EL EQ(I*O DE T'ABAJO 1utor: Aeli- &rti" 1daptado y modificado por: 1braham +elsque" K0aterial procedente del sitio Leb http:##LLL.sanfrancisco.es.mnM

*astoral Juvenil Coyuca

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