ORIENTASI

Prosedur memberi informasi tentang organisasi kepada karyawan baru al. meliputi :
- visi, misi, tujuan - karakteristik organisasi(budaya kerja) karakteristik pekerjaan (jadual, jenis pekerjaan, aturan dan praktek organisasi:kompensasi, libur, cuti, karier, pengembangan pribadi, komunikasi terbuka, saling menghargai), hak dan kewajiban

Merupakan komponen sosialisasi

Proses yang terus menerus berjalan berupa penanaman dalam diri karyawan sikap, standar-standar, nilai-nilai dan pola perilaku yang berlaku di oerganisasi.

Bila dilaksanakan dengan baik membantu karyawan baru :

- berkinerja lebih baik - mengurangi kegugupan hari I karyawan

- mengurangi kejutan kenyataan (perbedaan

harapan dengan kenyataan yang didapat)

- Mengakrabkan karyawan dengan organisasi (dengan visi, misi, tujuan, nilai, norma, budaya,orang-orang organisasi, kerja tim) -awal pensintesisan tujuan karyawan dengan tujuan organisasi

-membangun komitmen karyawan

PELAKSANA bagian MSDM

unit masing-masing

memberi informasi yang lebih detail sesuai pekerjaannya, mengenalkan dengan karyawan lain, dengan tempat kerja dan pekerjaannya.

Pelaksanaan Contoh di Toyota 4 hari

Hari I : start 6.30 (waktu sepanjang jam kerja) Isi : Selamat datang, Tinjauan umum program,, struktur organisasi, perusahaan dan bagian SDM, kesejahteraan karyawan, membahas kebijakan tentang mutu Hari II : Pelatihan komunikasi cara mendengar menjadi toyota motor comp, pentingnya saling menghargai, kerja tim, komunikasi terbuka. Orientasi umum : keamanan, lingkungan hidup, sistem produksi, dsb.

Hari III
Pelatihan komunikasi lanjutan (3 jam), metode pemecahan masalah, jaminan mutu, komunikasi, keamanan

Hari IV
Pelatihan kerja tim, sistem sugesti toyota, tanggung jawab tim, cara kerja dalam tim.

MISI TOYOTA :

MUTU DAN NILAI KERJA TIM, KAIZEN/PERBAIKAN TERUS MENERUS, PEMECAHAN MASALAH
Apakah bisa diadopsi di Institusi Yankes ? Bagaimana program

HUMAN RESOURCE DEVELOPMENT

Definition :
HRD is planned, continous effort by management to improve employee competency levels and organizational performance through training, education, and development program.

Scope of HRD function :

(1) training; (2) education; (3) development

Training :
Activities that serve to improve an indiviudals performance on currently held job or one related to it. (exp. How to injecting px; ..)

Education :
Consist of learning new skills; knowledge and attitude that will enable the employee to assume a new job involving different tasks at some future time. (Exp. Seminar; workshop; .) Development : Involves learning oriented to both personal and organizational growth but is not restricted to a specific present or future jobs.

Development : Involves learning oriented to both personal and organizational growth but is not restricted to a specific present or future jobs. prepare employees to keep pace with the organization as it change and grows (exp. High tech; job grow become more complex and impersonal need improve human relation ability

Why HRD ?
changed (occured and needed; external and internal organization)
Changes occuring today :
1. Change in organizational structure caused by mergers; acquisitions; rapid growth or downsizing 2. Change in technology and the way people work computerization 3. Change in employees characteristics : - older group; more women; more minorities; highly educated employees; illitery people; many different etnic group

4. Change in community need; demand and

expectation (escp. target market) 5.org. butuh berkembang

Kesejahteraan kary. Melalui peningkatan kemampuan kerfja

6. Karyawan butuh Warning : changed can also be a source of mental and physical problems destroys homeostasis The Need to Manage changes

Factors influencing HRD

Factors influensing : 1. 2. 3. 4. 5. Top management support Management commitment Technology advenced Organizational complexity Behavioral science knowledge

H R D

Purpose of HRD

1. 2.

IMPROVED PRODUCTIVITY PREVENTION OF OBSOLESCENCE PREPARATION FOR HIGHER LEVEL TASK

P r o g r

3.

a m

Cont
6. Learning principles
7. Performance of other human resource functions 8.

PELATIHAN
Proses mengajarkan karyawan baru atau yang ada sekarang ketrampilan yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaannya saat ini (lebih untuk ketrampilan teknis)

Sarana membangun komitmen karyawan

Pengembangan
jangka panjang Mengembangkan karyawan untuk tugas yang akan datang atau untuk hal-hal yang lebih luas bahkan di luar pekerjaan rutinnya saat ini lebih untuk pemikiran-pemikiran konseptual, cara kerja kreatif Exp. Memecahkan masalah organisasi

PENENTUAN KEBUTUHAN HRD

1. Langkah I : menentukan kebutuhan training, education & development Cara : (1) Analisis organisasi (organization analysis) (2) Analisis pekerjaan (task analysis) (3) Analisis individu (person analysis)

(1) Analisis organisasi (organization analysis)

Proses menentukan di level mana; atau di unit mana dalam organisasi (semua unit/level) dibutuhkan training; education atau development

 Dipelajari gap antara strategic goals and plans dengan pencapaian (berkaitan dengan hasil SDM tidak krn. Keterbatasan sumber daya lain)

(2) Analisis pekerjaan (task analysis)

2 hal utama yg harus ditentukan : (a) Important related to relevance of specific tasks and behaviors in a particular job (b) Proficiency (keahlian) the employees competence in performing these tasks Source of Data : Job description; performance appraisal; interviews aor survey to supervisor or job incumbents

(3) Analisis individu (person analysis) Focuses on the individual employee. 2 questions : (1) who need to be trained (2) what kind of training is needed

Step : 1.Compere performance with standard.

Resutl : (a) fit (b) shortage.. Continous to 2.

2. Identify the K A P needed 3. Find out the tipe of training 2. Langkah II : penentuan tujuan (umum & khusus) 3. Langkah III : Menentukan metode 4. Langkah IV : pelaksanaan 5. Langkah V : Monev

Thp. Penilaian kebutuhan

pelaksanaan

evaluasi

Penilaian kebutuhan & smbr. daya

Pre test

Memilih teknik/ metode

Identifikasi sasaran pelatihan

Pelaksanaan pelat.

Memantau pelat

Evaluasi (bandingkan dengan standar):

a. di tempat pelat. Post tes

Menyusun kriteria

b. Di tempat kerja

Kebutuhan pelatihan Analisis organisasi/ Analisis personal/ Analisis individu

Kekurangan keahlian/ pengetahuan

Sebab-sebab lain untuk kinerja buruk

Solusi pelatihan

Solusi non pelatihan

Analisis kebutuhan pelatihan antisipatif

Kinerja memuaskan Perubahan di tmpt kerja (sistem; teknologi) Kebutuhan pelatihan antisipatif

Persiapan transfer

Persiapan promosi

Keahlian kary. memadai

Keahlian kary. tidak memadai

Solusi pelatihan

Solusi non pelatihan

LANGKAH LANGKAH PELATIHAN 1. Analisis kebutuhan (personal analysis) a. Analisis Ketrampilan (KAP) yang dibutuhkan b. Analisis KAP yang ada saat ini

kesenjangan = kebutuhan pelatihan 2. Analisis Audiens Penyesuaian materi, metode pelatihan 3. TOT (Training Of Trainer) atau penetuan trainer

4. Implementasi pelatihan
5. Evaluasi dan tindak lanjut Aspek yang dievaluasi

Reaksi : reaksi langsung dari peserta (dokumentasikan) Belajar : gunakan pre dan post test untuk mengetahui hal- hal yang dipelajari peserta Perilaku : catat reaksi langsung tentang perilaku kerja dan kinerja trainee yang telah dilatih

Hasil : tingkat kinerja yang dihasilkan dan nilai kebutuhan maintenance

PELATIHAN = PROSES BELAJAR

Butuh pemahaman tentang orang belajar 1. Lebih mudah mengingat dan memahami bahan yang penting a. beri gambaran sepintas tentang keseluruhan yang dilatihkan b. Gunakan contoh yang akrab atau dikenal baik oleh trainee

c. Gunakan istilah dan konsep yang dikenal baik oleh trainee

d. Gunakan sebanyak mungkin bantuan visual

2. Pastikan bahwa mudah mentransfer ketrampilan dan perilaku baru dari tempat pelatihan ke tempat kerja a. Maksimalkan keserupaan antara situasi pelatihan dengan tempat kerja b. Beri praktek (jangan hanya teori)

3. Motivasilah peserta a. Orang belajar terbaik dengan menjalani beri praktek realistik sebanyak-banyaknya b. Pematangan segera, beri feed back dan bimbingan koreksi c. Paling baik belajar menurut langkah sendiri

ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN (TRAINING NEED ASSESSMENT)

Pastikan dulu bahwa kinerja rendah atau turun karena kurang pelatihan

Kinerja turun bisa karena standar tidak jelas karyawan tidak termotivasi

kepuasan kerja turun

kemampuan kurang

CARA :

1. Analisis tugas
2. Analisis kinerja 3. Laporan/atasan langsung

4. Catatan pribadi
5. Tuntutan manajemen 6. Observasi 7. Tes pengetahuan dan ketrampilan kerja 8. Survei dengan kuesioner

9. Wawancara (Terstruktur atau indepth)

10. Masukan karyawan (Self assessment)

Analisis Tugas Paling banyak digunakan Terutama untuk karyawan baru Rujukan adalah job deskripsi dan spesifikasi

Tabel 1 Formulir Analisis Tugas

Daftar Wkt pelak Kuantitas Kondisi Pengetahuan & Yg dimiliki Kese- Tmpt MeTugas sanaan &Kualitas pelak Ketrampilan saat ini suaian bela- tode

(kapan)

Tugas

sanaan yg dituntut

jar yg
baik

Kuant itas :.

Kualit as :.

Analisis Kinerja
Verifikasi ada kemerosotan Bandingkan kinerja terakhir dengan sebelumnya (menilai kemerosotan) Bandingkan kinerja yang diharapakan dengan kenyataan -standard internal organisasi -Standard hasil brenchmark

Pastikan kinerja turun karena ketidakmampuan, bukan karena tidak mau/tidak ingin melakukan

Training Bila karena tidak mau Motivasi

-Rotasi
-Insentif

Tempat Pelatihan

a. Di tempat kerja (on the job training/OJT)

b. Di luar tempat kerja (off the job)

Pelatihan di tempat kerja

Sesuai pekerjaannya; Pelatih senior yang trampil (mampu)

di luar tempat kerja)

Kelebihan On the job : a. Umpan balik segera b. Sesuai kondisi riil

c. Relatif murah (tidak perlu sewa tempat, dsb)

PENGEMBANGAN MANAJEMEN Upaya untuk memperbaiki kinerja manajerial melalui penanaman pengetahuan, mengubah sikap, atau meningkatkan ketrampilan

TUJUAN : 1. Meningkatkan organisasi di masa depan Hasil penelitian : responden 84 majikan, 90% penyelia, 73% manajer tingkat menengah, 51% eksekutif dipromosikan dari dalam

2. Kaderisasi
3. Mempersiapkan manajer baru untuk siap menghadapi tantangan dan perubahan

Pelatihan lebih pada Decision making proses manajemen perubahan

CARA : 1. On the job (di dalam tempat kerja) - Rotasi jabatan

- Coaching
- Belajar bertindak

2. Off the job

- Metode studi kasus - Permainan manajemen

- Seminar di luar
MEMBANGUN KOMITMEN KARYAWAN Karyawan cenderung setia pada atasan yang membantunya mewujudkan pekerjaan untuk mengembangkan dan menggunakan ketrampilan serta bakat mereka semaksimal mungkin

- Memberdayakan tim kerja

Memberi wewenang dan mempercayakan karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka

- Pemerkayaan pekerjaan

Memberi pekerjaan yang lebih menantang

PRINSIP DIKLAT
1. INDIVIDUAL DIFFERENCES 2. RELATION TO JOB ANALYSIS

3. MOTIVATION
4. ACTIVE PARTISIPATION 5. SELECTED TRAINER

6. SELECTED TRAINEE
7. TRAINING METHOD 8. PRINCIPLE OF LEARNING

TAMBAHAN.
HRD Skill development & Boosts Motivation Productivity

Pendapatan & Profitabilitas

Development = change barriers Mengurangurangi barriers :

a. Building trust and confidence (dasar pengalaman) b. Developing open communications (90% of confidential informations in most organization is not trully confidential) If you dont tell them, you are saying : its none of your business I just dont thing you are important enough c. Creat employee participation (sejak perencanaan)

KOMPENSASI
Segala sesuatu yang diberikan kepada karyawan sebagai balas jasa untuk kerja mereka baik finansial maupun non finansial, berwujud atau tak berwujud

PENGELOMPOKAN/JENIS KOMPENSASI

Gambar .1

Komponen-komponen keseluruhan program kompensasi

Kompensasi

Finansial

Non finansial

Langsung

Tidak Langsung

Bayaran pokok (Base Pay)

Bayaran prestasi (Merit Pay)

Gaji (Salary)

Upah (Wage)

Bayaran insentif (Insentive pay) Bonus Komisi Pembagian laba Pembagian keuntungan Opsi saham

Bayaran tertangguh (Deferred pay) Program tabungan Anuitas pembelian saham

Programprogram proteksi Asuransi kesehatan Asuransi jiwa Pensiun Asuransi tenaga kerja

Bayaran di luar jam kerja Liburan Hari besar Cuti tahunan Cuti hamil

Fasilitasfasilitas Kendaraan Ruang kantor Tempat parkir

Pekerjaan Tugas-tugas yang menarik Tantangan Tanggung jawab Pengakuan Rasa pencapaian

Lingkungan pekerjaan Kebijakankebijakan yang sehat Supervisi yang kompeten Kerabat kerja yang menyenangkan Lingkungan kerja yang nyaman

KENAPA KOMPENSASI PENTING ?

a. Mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi melalui kepuasan kerja, loyalitas dan produktivitas karyawan b. Mempengaruhi posisi kompetitif organisasi

c. Untuk memenuhi kebutuhan hidup Menentukan gaya hidup karyawan, status, harga diri, perasaan karyawan terhadap organisasi, rasa bangga terhadap organisasi, efek terhadap rekrutmen, seleksi, motivasi, kepuasan kerja, absensi, produktivitas, loyalitas.

TERMINOLOGI DALAM KOMPENSASI

1. Upah dan Gaji

Upah (wages) pada umumnya Tarif gaji perjam Sering digunakan untuk pekerjaan produksi dan pemeliharaan (t. k krah biru = blue collars) besar upah sesuai jumlah jam kerja

Gaji (salary)

Pada umumnya untuk tarif bayaran mingguan, bulanan atau tahunan

Pada umumnya kelompok manajemen, staf profesional ( pekerja krah putih = white collar)

2. Insentif
Tambahan kompensasi di luar gaji atau upah Pertimbangan :

- Produktivitas, penjualan, keuntungankeuntungan, penghematan yang dilakukan karyawan tertentu

Jenis program insentif

1. Individu 2. Kelompok 3. Tunjangan (benefit) Semua imbalan finansial finansial di luar kompensasi langsung. Contoh : asuransi, libuaran-liburan/rekreasi yang ditanggung perusahaan, program pensiun, tunjangn anak & istri/suami, THR,dsb.

4. Fasilitas (perquisities) Contoh : mobil, rumah, keanggotaan club, bebas parkir, tempat parkir khusus

EMPLOYEES MUST BELIEVE THAT GOOD PERFORMANCE IS IMPORTANT TO THEIR EMPLOYER & WILL RESULT IN AN EXPECTED REWARD

TUJUAN KOMPENSASI 1. Memperoleh personil yang qualified/memikat karyawan melalui bayaran yang tinggi (bukan melalui tunjangan-tunjangan yang tidak tampak 2. Mempertahankan karyawan yang ada sekarang (yang kompeten dan tetap puas) kompensasi harus kompetitif 3. Menghindari tingkat TO yang tinggi 4. Menjamin keadilan

5. Menghargai perilaku yang diinginkan kompensasi harus mendorong ke arah perilaku yang diinginkan hargai perilaku yang diinginkan 6. Mengendalikan biaya-biaya

melalui kompensasi yang rasional diperoleh SDM handal dan SDM loyal
7. Memenuhi peraturan-peraturan legal

KOMPENSASI EFEKTIF BILA : 1. Memiliki Arti Penting

Imbalan dapat memberi arti penting bagi individu-individu/karyawan.

Rentang arti penting variatif

Oleh karena itu cari (informasi) tentang imbalan : yang dapat memenuhi atau mendekati harapan

(Informasi biaya hidup minimal)

2. Fleksibilitas (Prasyarat penting sistem imbalan individu) tergantung pada tingkat kinerja individu; karakteristik individu

3. Frekuensi
semakin sering diberikan semakin besar potensi daya gunanya sebagai alat yang memperngaruhi kinerja. 4. Visibilitas jenis imbalan hendaknya bisa dilihat nyata (Visible) 5. Biaya imbalan biaya tinggi tidak dapat diberikan sesering imbalan biaya rendah

6. Sistem upah/gaji harus dirasa wajar oleh karyawan relatif sama untuk pekerjaan yang sama/serupa, di organisasi beda

7. Non diskriminatif, terbuka dan dapat dipertahankan, serta legal.

Kenyataan justru dirahasiakan

8. Mampu mebuat, menahan dan memotivasi karyawan

9. Dirancang untuk mampu berkompetisi

10. Harus sesuai lingkungan, mempertimbangkan tujuan, sumberdaya dan struktur organisasi

Perasaan dilibatkan hubungan kerja vertikal dan horizontal aktualisasi diri

Keinginan karyawan & kemampuan karyawan

Kompensasi

Kepuasan kerja

Kehadiran (absen)

Turn Over

Efektivitas organisasi

Saran pengendalian karyawan yang sering absen 1. Cek penyebab 2. Bayar jam-jaman (hati-hati : ketidakpuasan kelompok white collars) 3. Gaji lembur Ketidakpuasan karyawan terhadap gaji seringkali justru karena persepsinya bahwa dia menerima lebih dari yang lain Karenanya : informasi tentang sistem kompensasi & besar kompensasi berdasar sistem tersebut harus diinformasikan kepada semua karyawan

Kompensasi dapat meningkatkan motivasi bila : gaji memberi arti dipersepsi : gaji didistribusi dengan adil

Keadilan Kompensasi : 1. Keadilan eksternal

2. Keadilan Internal
3. Keadilan Individu

METODE KOMPENSASI
Tersering job evaluation system

Jenis : job ranking Job Grading

Metode perbandingan faktor

Point sistem