Contabilidad

El software contable, administrativo y tributario más completo y confiable del

mercado Colombiano, desarrollado, ampliado y perfeccionado teniendo en
cuenta las normas de legislación vigentes.

Manual de Usuario
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2
Tabla de contenido
INTRODUCCION

1 Instalando el módulo de Contabilidad®

Información Técnica, 8
Requerimientos en equipos, 8
Instalando el programa, 8
Actualizando el programa, 17
Registrando el programa, 22
Instalando una compañía, 23

2 Inicializando la Información Básica

El Manejo de Pantallas - Generalidades, 26
Definición de los archivos Básicos, 33
Informes, 45

3 Utilizando el módulo de Contabilidad®

Captura de Movimiento, 47
Consulta de Movimiento, 51
Presupuestos, 52
Ayudas en Línea, 54

4 Realizando algunos procesos en CONTABILIDAD®

Actualización, 56
Asientos Automáticos, 56
Ajustes por Inflación, 57
Monedas, 59
Depreciación, 60
Amortización, 62
Cierre de Ingresos y Egresos, 63
Cierre de Cuentas de Balance, 64

3
 Pasos para realizar el cierre anual, 65
Medio Electrónicos, 65
Cierre período, 66
Reabrir Período, 66
Reemplazo de Códigos Tributarios, 67
Corrección identificadores, 67
Consolidación, 67
Conciliación Bancaria, 68
Transferencias, 71
Depuración de Auditoría, 72

5 Utilidades y Aplicaciones Externas

Copia de Soporte, 73
Restauración de Información, 74
Módulo Administrativo (Usuarios), 77
Cambio de clave, 84
Cambio fecha proceso, 84
Cambio de Período, 84
Importación / Exportación de Datos, 85
Consultas Dinámicas, 87
Análisis de Datos, 91
Website de Softland, 94
Correo, 95
Herramienta de Actualización, 96
Herramienta de Vinculación, 96
Herramientas de Datos, 102
Utilidad para Detectar Inconsistencias, 105
Medios Electrónicos, 108

4
INTRODUCCION
Posee usted en este momento una de las herramientas que mayor utilidad pueden brindar en la
operación normal del programa de CONTABILIDAD®.
Dentro de la metodología, el esfuerzo del usuario por enriquecer su aprendizaje es fundamental.
Por tal motivo, el estudio y consulta continua de este manual proporcionará los elementos
didácticos necesarios para su total éxito.
CONTABILIDAD® es un programa de computador orientado al manejo de la información contable,
tributaria y administrativa en forma fácil y confiable. Está diseñado para las empresas de cualquier
sector económico que utilizan el computador como herramienta diaria de trabajo, brindando la
posibilidad de manejar un gran volumen de información.
CONTABILIDAD® es el software contable, administrativo y tributario más completo y confiable del
mercado Colombiano, desarrollado, ampliado y perfeccionado teniendo en cuenta las normas de la
legislación vigente.

CARACTERISTICAS

El Plan de Cuentas se adapta a su empresa y cumple con la legislación colombiana (P.U.C. -
Plan único de Cuentas).

Generación de medios electrónicos.

Simplifica los procesos de cierre contable de fin de año, reduciendo tiempo y errores.

Reporta los resultados de ganancias y pérdidas al nivel de detalle deseado.

Recibe información de todos los programas de Softland. Base de datos relacional.

Administra equivalencias de moneda y/o pactos de unidades.

Múltiples compañías y su consolidación.

Disminuye el tiempo de elaboración de las conciliaciones bancarias.

Permite manejo de meses abiertos, obteniendo saldos al día.

Posibilita la definición del presupuesto de acuerdo a sus necesidades y al nivel de detalle
deseado.

Genera informes financieros, tales como: Flujo de Efectivo, Cambios en la Situación Financiera
y Cambios en el Patrimonio.

Manejo histórico de movimiento contable y saldos de cuentas.

Identificación de terceros, bases de retención, códigos tributarios, impresión formularios de la
DIAN.
Requisitos Tributarios

Maneja la retención en la fuente y sus bases (relaciones mensuales y anuales).

Control del IVA (relaciones bimensuales y anuales).

Anexos para declaración de renta.

Expide certificados de retención para terceros.

Libros registrados ante la cámara de comercio.

5
Ajustes Integrales por Inflación

Realiza automáticamente el cálculo de los ajustes integrales por inflación en forma mensual o
anual, generando los respectivos informes.

Presenta informes con o sin ajustes por inflación.
Activos Fijos

Administra los activos fijos, asignando códigos alfanuméricos con su información general.

Genera ajustes y asientos de depreciación en forma automática, entrega los informes
generados y otros informes de control.

Guarda acumulados de los diferentes activos fijos codificados.

Genera informes sobre la depreciación periódica acumulada.
Diferidos

Maneja diferidos, asignando códigos con su información general.

Genera ajustes y asientos de amortización en forma automática, entrega informes de los
asientos de amortización periódica y acumulada.

Guarda información de saldos y acumulados de los distintos diferidos.

Permite imprimir informes de auxiliar de diferidos e información básica para control.

En la actualidad, las compañías demandan una clase diferente de solución de base de

datos. El rendimiento, la escalabilidad y la confiabilidad son esenciales y la anticipación al mercado
es crítica. Además de estas cualidades empresariales fundamentales, SQL Server proporciona
agilidad a sus operaciones de análisis y administración de datos al permitir a las organizaciones
adaptarse rápida y fácilmente, para obtener ventaja competitiva en un entorno de cambios
constantes.
CONTABILIDAD® con el motor de base de datos SQL Server, es un paquete que abre las puertas
al rápido desarrollo de una nueva generación de aplicaciones de nivel empresarial, entre algunas
ventajas tenemos:
 Versión SQL de Alto Desempeño
 Permite una menor carga de tráfico y de datos en la red.
 Posee su propia capacidad de procesamiento e inteligencia.
 Permite manejar procedimientos almacenados.
 Maneja grandes volúmenes de información.
 Mayor seguridad con los datos.
 Publicación en web de resultados.
 Generación de análisis multidimensional.

INFORMES
El módulo de Contabilidad tiene más de 200 informes predefinidos y permite un sinnúmero de
variaciones para que el usuario obtenga la información que necesite. Algunos de los principales
informes son los siguientes:

6
Administrativos
• Estado de Resultados.
• Balance General.
• Ejecución Presupuestal.
Contables
• Balance de prueba.
• Libro Auxiliar.
Libros Oficiales
• Libro Diario.
• Libro Mayor y Balance.
Financieros
• Estado de Flujo de Efectivo.
• Estado de Cambio en la Situación Financiera.
• Estado de Cambio en el Patrimonio.

7
 Instalando el Programa
Información Técnica
El programa de Contabilidad® está desarrollado en Visual Basic 6.0 y los informes en Crystal
Report 8.0.

Requerimientos en Equipos
El programa de Contabilidad® debe disponer de las siguientes especificaciones:
⇒ Internet Explorer 5.0 o superior instalado.
⇒ Mínimo de espacio en disco 1 Giga (1024 Mb.)

 El espacio en disco, también depende de la información que se maneje en las aplicaciones, ya que a
mayor información, es necesario más espacio en disco.
⇒ Mouse.
⇒ Unidad de CD.
⇒ Monitor a color SVGA, preferible resolución 800 x 600 o resolución superior.
Servidor:
⇒ Windows 2000 / 2003 / Server / Vista o superior.
⇒ Mínimo recomendado 512 Mb. de memoria RAM o más.
⇒ Procesador Pentium IV de 2.8 Ghz. o superior.
⇒ Tener instalado Microsoft SQL Server 2000 SP4 / MSDE 2000 SP4 / SQL Server 2005 / SQL
Server Express.
Estación:
⇒ Windows 2000 / XP Professional / 2003 / Vista ó superior.
⇒ Procesador Pentium III o superior. El procesador debe tener como mínimo 750 MHz. o más.
⇒ Mínimo 256 Mb. de memoria RAM o más.
⇒ Para hacer uso de algunas de las funcionalidades del sistema, se requiere tener instalado
Microsoft .Net Frameworks 1.1 ó superior.

Instalando el Programa
Antes de instalar la Solución Corporativa®, si tiene alguna aplicación Softland, se debe sacar copia
de soporte de los datos de los diferentes módulos que hayan instalados en cada uno de los equipos
en el cual se va a instalar el programa.
Cuando se haya revisado las especificaciones del equipo, se procede con la instalación del
programa, teniendo en cuenta que primero se instala en el equipo que va a actuar como servidor y
luego en las estaciones, siguiendo los siguientes pasos:
1. Insertar el CD en la unidad de CD.
2. Elegir desde el botón Inicio, la opción "Ejecutar".
3. Escribir D:\SETUP u otra letra según sea la unidad de CD.

8
4. Para hacer uso de algunas de las funcionalidades del sistema como Pagos electrónicos, es
necesario tener instalado Microsoft .Net Framework 1.1 ó superior, por lo tanto el programa lo
advierte e informa el archivo que se debe ejecutar para instalarlo por medio de la siguiente
pantalla:

5. Si su sistema no requiere actualizar el Acceso a Datos, el instalador continua con el paso 6, de

lo contrario, aparece la siguiente pantalla:

Si es la primera vez que se va a instalar la aplicación en ese computador, es necesario instalar los
componentes de acceso a datos, Si se responde afirmativamente, muestra la pantalla siguiente:

Al dar clic en el botón Aceptar, comienza a instalar los componentes. Al finalizar la instalación de los
componentes de acceso a datos, se debe ejecutar de nuevo el instalador.
6. A continuación aparece la pantalla inicial de instalación de la Solución Corporativa®. Para
continuar, dar clic en el botón <Next>.

9
7. Aparece la pantalla donde muestra los términos del contrato y pregunta si acepta o no el
contrato:

8. Al dar clic en el botón <Next>, aparece la pantalla donde muestra los componentes que serán
instalados:

10
9. A continuación, aparece la pantalla donde sugiere el directorio en el cual se instalarán todos los
archivos ejecutables del programa:

Este directorio puede cambiarse con el botón <Browse>, teniendo en cuenta lo siguiente:
Si la instalación es monousuario: Siempre se debe elegir un directorio en el disco duro.

11
 Si el disco duro tiene varias
particiones, se puede elegir
cualquiera de ellas, siempre y
cuando tenga la capacidad
disponible requerida. Por
ejemplo si se tiene una unidad
D:\ y se desea instalar el
programa en esa partición del
disco.

Si el directorio elegido no existe, al dar clic en <OK>, aparece un mensaje indicando que el
directorio no existe y si se desea crearlo se debe elegir “Si”

Clic

Si la instalación es multiusuario:
Tanto en el servidor como en las estaciones de trabajo, se deben tener en cuenta las mismas
consideraciones que en la instalación monousuario.

Por medio
de este
botón se
elige la
unidad de
red y la ruta
del servidor

10. Luego se elige si la instalación va ser en una estación (Instalación Cliente), en el servidor
(Instalación Servidor) o si se desea instalar la utilidad para el análisis de datos (Esta utilidad

12
 solo está disponible si se tiene instalado SQL Server Enterprise o Standard; en MSDE no está
disponible):

11. Si se elige “Instalación Cliente”, permite elegir el programa a instalar, con los accesos al
manual, las ayudas, etc., las aplicaciones externas, incluyendo el Winsql (Este programa es
gratuito, pero hay que registrarlo. El registro se incluye en el archivo Registro de Winsql.txt).

Si se elige “Instalación Servidor”, baja la herramienta “Actualización”; que se explica posteriormente

en este manual.

 En el servidor no queda instalado el o los programas elegidos de la Solución Corporativa, solo se

instalan las utilidades Externas y las Utilidades Softland SQL.
Si se elige “Instalar la utilidad para el Análisis de Datos”, baja en el directorio en el cual se instalaron
los ejecutables de la Solución Corporativa, los archivos necesarios para trabajar la opción “Análisis

13
de Datos” del menú Utilidades. Esta utilidad está ligada a una herramienta llamada Analysis Service
que permite manejar de una manera ágil y sencilla la información de la base de datos de la
Solución Corporativa, a través del diseño de consultas, de acuerdo a las necesidades propias del
cliente. Esta opción está disponible solo si se tiene instalada la edición Enterprise o Standard de
Microsoft SQL Server.
12. A continuación se debe especificar el nombre del servidor de SQL en que estará la base de
datos del programa:

13. Luego se elige el grupo de programas en el que se adicionará el grupo en la barra de tareas del
menú Inicio \ Programas y de donde se va a invocar (Se sugiere el grupo "Solución Corporativa
Softland" para las estaciones y “Solución Corporativa Softland Servidor” para el servidor, pero
se puede elegir otro). Para continuar con la instalación del programa, dar clic en el botón
<Next>.

14
14. Para continuar, muestra si se ha recolectado la información necesaria para la instalación. Para
continuar con la instalación del programa, dar clic en el botón <Next>:

15. Luego de recolectada toda la información, comienza la instalación del programa.

15
16. Luego pregunta si se desea instalar el Acrobat Reader (Necesario para poder visualizar el
manual del usuario). Además, el archivo del manual se va a encontrar en el directorio donde se
instale el programa.

Si se responde afirmativamente, instala el

Acrobat reader 7.0 y termina la instalación del
programa, igualmente si se responde No,
termina la instalación.

17. La “Instalación Servidor”, se hace exactamente igual. Solo que además permite correr la
utilidad de actualización:

Si se responde
afirmativamente, se
corre la utilidad que
prepara las bases de
datos en el servidor
de SQL.

Si se responde “No”, el proceso se hace posteriormente accesando a la aplicación “Herramienta de

Actualización” directamente.
Si se responde “Si” muestra la siguiente pantalla:

16
A continuación se elige la opción “Instalación Servidor para instalar en el servidor las bases de
datos básicas para el trabajo con el programa: Informes, usuarios y pruebas. Además, permite
migrar datos de los programas en Access a SQL y actualizar la versión (Ver explicación más
detallada en “Actualizando el programa”, a continuación).

Actualizando el programa
La herramienta de Actualización, permite instalar en el servidor las bases de datos básicas para el
trabajo con los programas Softland: Informes, usuarios y pruebas. Además, permite migrar datos de
las aplicaciones en Access a SQL y actualizar la versión.

 Aspectos a tener en cuenta en la actualización a SQL

• El nombre del equipo no debe tener espacios.
• El usuario que está actualizando, debe tener permisos sobre la base de datos Master,
permisos de DBO.owner y SysAdmin.
• Configuración regional:
Símbolo Decimal________________ El punto (.)
Símbolo de Separación de miles ___ La coma (,)
Separador de Listas _____________ La coma (,)
Idioma ________________________ Ingles Estados Unidos
Fecha ________________________ MM,dd,AAAA

La utilidad de Actualización se ejecuta por Inicio \ Programas \ Solución Corporativa Softland \

Utilidades Softland SQL \ Herramienta de Actualización, siguiendo los siguientes pasos:

1. Elegir el tipo de instalación a realizar:

• Instalación Servidor: Esta opción se debe ejecutar la primera vez que se instala la
aplicación en SQL en el servidor para configurar en SQL Server las bases de datos básicas
(Usuarios, Informes y Compañía de Pruebas). La debe realizar tanto un usuario nuevo,
como uno que actualmente tenga Access y vaya a pasarse a SQL.
• Migración de Bases de Datos a SQL: Esta opción es utilizada para migrar los datos que
el usuario tiene en la aplicación bajo el motor de base de datos Access hacia SQL Server o
para un usuario que tiene instalado algún programa Softland bajo el motor de base de
datos Access y necesariamente la aplicación que se está instalando (Access). La aplicación
Softland que se tenga instalada debe estar en la última versión vigente.

17
 • Actualización de Bases de Datos: Esta opción es para actualizar la base de datos SQL
de las compañías instaladas (Tablas, consultas, funciones, etc.) conservando la
información almacenada en cada una de ellas.

• Si elige “Instalación
Servidor”, continúa en el
paso 2.
• Si elige “Migración de
Bases de Datos a SQL”,
continúa en el paso 5.
• Si elige “Actualización de
Bases de Datos”, continúa
en el paso 8.

2. Aparece la pantalla en la cual se ingresa la información necesaria para conectarse al servidor

de bases de datos SQL Server:

En esta pantalla se
conecta al servidor
donde van a estar las
bases de datos

3. Al dar <Siguiente> aparece una pantalla donde muestra las bases de datos que serán creadas
y la ubicación física de los archivos (Por defecto dejar la ubicación propuesta por el programa):

4. Al dar <Siguiente>, comienza a crear las bases de datos básicas:

18
 Al dar clic en Aceptar, crea
las Bases de Datos Básicas
para operar el programa y
muestra la pantalla de
Finalización que aparece en
el paso 11.

5. Si eligió la opción “Migración de Bases de Datos a SQL” es porque tiene alguno de los módulos
de Softland en la última versión, instalado y necesariamente la aplicación que se va a migrar
bajo el motor de base de datos Access. Es recomendable que saque copia de soporte antes de
realizar el proceso. Al dar <Siguiente> aparece la siguiente pantalla:

6. Al dar <Siguiente>, muestra las bases de datos en Access que tienen instalado el programa y
que se pueden migrar a SQL:
Mediante la columna “Código” se
indica las bases de datos que se
desean migrar hacia SQL Server.
Note que si algunas bases de datos
ya han sido migradas a SQL, en la
columna “Estado” aparecerá la
palabra “Instalada”.

Ruta en la cual actualmente se

encuentra la base de datos de
usuarios de Access (Usuarios.mdb)

Ubicación de las bases de datos una

vez se haya efectuado la migración a
SQL Server.
7. Al dar <Siguiente> realiza la actualización de la información que está en Access al nuevo motor
de base de datos SQL (Se puede elegir migrar toda la Solución Corporativa, solo los módulos
comerciales o migrar solo Tesorería) y al dar <Aceptar muestra la pantalla de finalización del
paso 11:
19
8. Si eligió la opción “Actualización de Bases de Datos” es porque tiene instalado la aplicación en
SQL en una versión anterior a la actual y va a actualizar a la última versión. Es recomendable
que saque copia de soporte antes de realizar el proceso. Al dar <Siguiente> aparece la
siguiente pantalla:

9. A continuación muestra las bases de datos que se van a actualizar:

Esta es la
compañía que se
elegiría en este
caso, ya que no se
encuentra
actualizada.

20
10. Al dar <Siguiente> realiza la actualización de las bases de datos seleccionadas en la pantalla
anterior a la nueva versión de SQL, sin afectar la información existente:

11. Al dar <Aceptar>, aparece la pantalla de finalización del proceso donde se da fin a la
actualización o permite regresar al inicio para otra instalación.

21
Registrando el programa
Para poder hacer uso de la funcionalidad del programa es necesario registrarse como usuario del
programa en Softland S.A.
1. Enviar la tarjeta de registro completamente diligenciada, firmada y con sello al siguiente fax:
(4) 354 5517, ya que dicha tarjeta es una constancia de la propiedad del programa.
2. Llamar a Softland S.A. al teléfono (4) 360 4800, y solicitar comunicación con la persona
encargada de registrar los programas.

 Es necesario que en el momento de llamar a registrarse se esté al frente del computador o cerca de
él.
3. Una vez se comunique con la persona encargada de registro, el usuario debe ingresar al
programa. Aparece una pantalla donde se ingresa el serial y al presionar la tecla <Tab>; el
programa muestra una seña que es solicitada por la persona encargada de registrar los
programas y así poder asignar el registro. Muestra la siguiente pantalla:
Si va a registrar en el Servidor:

Cuando el
programa es
El serial es en arriendo,
único para el en este
usuario y es campo se
asignado por ingresa el
Softland con número de
el programa. meses por los
que fue
arrendado.

Luego de ingresar la Contraseña, se da clic en el botón Aceptar y así el programa quedará

registrado.
Si va a registrar en una estación:

En la(s) estación(es) es
necesario ingresar el
serial con el cual se
registró el servidor.

Luego de ingresar la Contraseña y el serial del servidor, se da clic en el botón Aceptar y así el
programa quedará registrado.

22
Instalando una Compañía
Para instalar una compañía solo es posible hacerlo desde el Módulo Administrativo, ingresando
directamente desde el Servidor SQL por el menú Inicio / Programas / Solución Corporativa Softland
Servidor / Utilidades Softland SQL / Módulo Administrativo.
Desde el Módulo Administrativo se ingresa por el menú Archivo / Mantenimiento de Compañía,
aparece la siguiente pantalla:

Al dar clic en el botón

“Crear Cia” aparece la
pantalla que se muestra a
continuación:

Cuando se crea una base de datos en SQL, es necesario definir algunos parámetros para indicar,
entre otros, tamaño, crecimiento de la base de datos, etc.

Por defecto, Contabilidad

proporciona algunos
valores, pero si en su
empresa hay un
administrador de SQL,
puede analizar la
información que se va a
ingresar en esta pantalla y
hacer modificaciones si es
el caso. El único campo
que se debe conservar es
“Nombre Collation”, este
no debe ser modificado.

23
Al dar “Aceptar” muestra la pantalla de configuración global de la compañía:

Al habilitar por primera vez el módulo de Contabilidad o al dar clic en el botón “Ver /Editar” que
aparece al frente de “Contabilidad”, aparece la siguiente pantalla:

En esta tabla se definen los

rangos de cuenta, es decir
por que dígito o dígitos
comienzan.
En esta compañía los
dígitos iniciales es uno
solo, porque en el campo
Niveles Plan de Cuentas se
definió el primer dígito de
uno “X”. Según el primer
nivel del Plan de Cuentas,
se definen los rangos

24
Corregir Documentos de Otros Módulos
Si se activa este campo, los documentos que vienen de otros módulos se puedan modificar.
Control de fechas
Si se activa este campo, solo permite capturar movimiento del período actual. Si no se activa se
puede capturar movimiento de cualquier fecha del año.
Permitir Comprobantes Descuadrados
Si se activa este campo, el programa permitirá grabar movimiento, así los campos Débito y Crédito,
del comprobante en la captura de movimiento, sean diferentes.
Acarrear Encabezado en Captura de Movimiento
Este identificador se utiliza para que en la captura cada vez que se vaya a ingresar un nuevo
documento, sugiere el comprobante anterior y así evitar digitar nuevamente la parte del
encabezado.
Límite máximo captura estándar
En este campo se ingresa el número máximo de registros que tendría un documento en la captura
de movimiento para que al realizar una consulta y/o corrección, el programa muestre una pantalla
adicional, es decir, a partir de cuantos registros muestre la otra pantalla.
Cuando se consulta un documento, el programa verifica cuantos registros lo componen; si el
número de registros es mayor o igual al que se definió en este campo, el programa muestra una
pantalla adicional con todos los registros que conforman dicho documento, por el botón de Editar se
corrige y se debe grabar el cambio por cada registro modificado. Cuando se termina de corregir

todos los registros del documento a modificar, se debe grabar por medio del siguiente botón
para guardar los cambios de todo el documento.
Niveles Plan de Cuentas
En este campo se define el número de dígitos que contiene cada uno de los niveles que tendrá el
código contable de la contabilidad a manejar.

25
 Inicializando la Información Básica
Antes de poder obtener todos los beneficios de el módulo de Contabilidad®, es necesario recolectar
toda la información de los archivos básicos y las diferentes características por las cuales se va a
regir la información de la compañía.

El manejo de pantallas - Generalidades

Pantalla Inicial Acceso a la Solución Corporativa
Al ingresar desde el menú Inicio \ Programas \ Solución Corporativa, el programa presenta una
pantalla inicial de acceso para conectarse al servidor SQL:

Valida que el
usuario tenga
La seguridad acceso al servidor
la maneja el de SQL Server.
servidor de Antes se debe
Windows (NT haber configurado
/ 2000 / 2003) dicho usuario en
el servidor SQL
Server, ya que
esta seguridad la
maneja el servidor
SQL Server.

A continuación, aparece otra pantalla de acceso:

Usuario: Corresponde a la identificación de la persona que va a ingresar al sistema, el cual le

habilitará un determinado número de opciones antes definidas por el administrador del programa. El
administrador del programa puede crear otros nuevos usuarios y les puede restringir el acceso a
algunas opciones, este proceso se realiza por la opción Administración de usuarios en el menú
Utilidades.

 Después de instalar el programa, el usuario que crea por defecto es el usuario “Supervisor”, el cual
tiene derecho sobre todas las opciones del programa.

26
Contraseña: Es una clave secreta para que cada usuario ingrese al sistema y así evitar la
suplantación de usuarios en funciones específicas. Esta clave es secreta y por lo tanto no es
visualizada en el momento de su digitación.

 Después de instalar el programa, la contraseña que crea por defecto es presionar la tecla Enter (↵).
Fecha Actual: Corresponde a la fecha del día en el cual se va a trabajar. Siempre se sugiere la
fecha del sistema.
Campo tipo fecha en formato mm/dd/aaaa.
Fecha Contable: Corresponde a la fecha en la cual se va a ingresar el movimiento. Esta fecha es
posible modificarla manualmente o seleccionando la fecha en el calendario que aparece a la
derecha del campo. Esta fecha se sugiere en las capturas, pero se puede modificar en éstas.
Campo tipo fecha en formato mm/dd/aaaa.
Al lado derecho aparece el siguiente botón:

Al dar clic en este botón, aparece un calendario donde se elige el año, el mes y el día:

El calendario también está

disponible en los campos
Fecha de los mantenimientos
y los informes

Luego de ingresar el usuario, la contraseña y las fechas, se elige la compañía con la que se va a
trabajar:

27
Navegador Solución Corporativa
Después de ingresar los datos en la pantalla inicial, aparece un navegador de ágil acceso a todos
los módulos que conforman La Solución Corporativa:

Al dar clic con el Mouse en el siguiente icono , ingresa al módulo de Contabilidad, donde
también aparecen los mismos íconos del navegador, para poder acceder en cualquier momento a
otro módulo.

28
A continuación muestra una pantalla con los períodos (Abiertos y/o cerrados) y se debe elegir el
período al cual se va a ingresar:

Si se activa este campo,

solo muestra los períodos
abiertos.

En la pantalla principal y en los mantenimientos, aparecen una serie de botones en la parte superior
de la pantalla, que permiten agilizar el trabajo con el módulo de Contabilidad®. Ellos se encuentran
distribuidos guardando los siguientes estándares:

Pantalla Principal:
En la pantalla principal de el módulo de Contabilidad aparecen los siguientes botones:

Permite ingresar al mantenimiento de Plan de Cuentas.

También se ingresa por la ruta Archivo / Básicos / Plan de Cuentas.

Permite ingresar al mantenimiento de Terceros.

También se ingresa por la ruta Archivo / Básicos / Terceros.

Permite ingresar al mantenimiento de Plantillas Informes.

También se ingresa por la ruta Archivo / Básicos / Plantillas Informes.

Permite ingresar a la Captura de Movimiento

También se ingresa por la ruta Captura / Movimiento.

Permite ingresar al proceso de Actualización

También se ingresa por la ruta Procesos / Actualización.

Por medio de este botón, es posible realizar el proceso de cierre del período.
También se ingresa por la ruta Procesos / Cierres.

29
 Permite el cambio de Período.
También se ingresa por la ruta Utilidades / Cambio de Período.

Por este botón es posible abrir una compañía luego de ingresar al programa o
cambiarse de compañía luego de haber ingresado a otra.
También se ingresa por la ruta Archivo / Abrir Compañía.

Este botón permite realizar Copia de soporte.

También se ingresa por la ruta Utilidades / Copia soporte.

Por medio de este botón es posible realizar Restauración de información.

También se ingresa por la ruta Utilidades / Restauración de información.

Permite ingresar al WebSite de Softland.

También se ingresa por la ruta Utilidades / WebSite de Softland.

Por medio de este botón, se activa la Calculadora.

Este botón permite visualizar las ayudas en línea, estas ayudas también se activan al
presionar la tecla F1 estando posicionado en cada una de las opciones o campos.

Pantalla de Mantenimientos:
En las pantallas de mantenimientos aparecen una serie de botones que permiten realizar la captura
y/o actualización de la información (Adición, Corrección, Retiro, Consulta, etc) y se encuentran
distribuidos guardando los siguientes estándares:

Permite adicionar un nuevo registro.

Este botón se utiliza para corregir o editar el registro que aparece en pantalla.

Este botón se utiliza para retirar o eliminar de la tabla, el registro que aparece en pantalla.

Permite consultar un registro determinado.

30
 Para que
aparezcan todos Por último dar
los registros, se clic en el botón
da clic en el de Grabar, para
botón de que aparezcan
consulta donde todos los
muestra la registros en el
pestaña de grid, como
Propiedades y muestra en la
se eligen los pantalla
campos que se siguiente.
desean
visualizar.
La selección de
los campos en
Propiedades
sólo es
necesario
hacerla la
primera vez que
se ingresa al
mantenimiento o
cada vez que se
Al posicionarse
quiera modificar.
en alguno de
los registros,
se visualiza la
información en
la parte
superior.

Al activar este botón (Acarreo) y luego presionar el botón de Adición, los datos del registro
adicionado anteriormente permanecen en la pantalla, excepto los campos claves (Por
ejemplo: el Código), permitiendo dejar intacta la información que no varía y modificar
únicamente los campos que así lo requieran, agilizando el proceso de digitación.

Si se ha adicionado un registro o se han realizado modificaciones, es necesario indicarle al

programa que los datos son correctos, para eso se utiliza este botón.

En el caso de no querer guardar las modificaciones o el registro que se está digitando, se

puede cancelar presionando este botón, teniendo en cuenta que sólo se puede cancelar las
modificaciones no grabadas con el botón anterior.

Sirve para cerrar la ventana o salir del mantenimiento y regresar a la pantalla principal.
Además de los botones, el programa permite realizar, por medio de la combinación de teclas, la
misma tarea de los botones; dichas combinaciones son las siguientes:
CTRL-A: Adiciona un nuevo registro.
CTRL-M: Permite editar o corregir el registro activo.

31
CTRL-E: Retira el registro activo.
CTRL-B: Permite buscar o consultar un registro.
CTRL-R: Permite acarrear el registro anterior para adicionar uno nuevo sin tener volver a digitar
alguna información.
CTRL-G: Graba o salva el registro activo.
CTRL-S: Cancela las modificaciones hechas o la adición del registro activo.
CTRL-F: Permite salir del mantenimiento activo.

En los mantenimientos, captura, procesos y en algunos informes, cuando es necesario elegir un

registro de algún archivo, el programa presenta al lado del campo el siguiente botón: Al dar clic
en este botón aparece la siguiente pantalla:

Si se desea se puede volver

a elegir los registros a
visualizar

Esta pantalla tiene los siguientes tres botones:

Filtrar: Trae los registros que cumplan la condición indicada:

Todos: Trae todos los registros del archivo

Primeros N: Trae los primeros “n” registros indicados

32
 En este caso trae los
primeros 50 registros
del archivo.

Definición de los archivos básicos

Implica que la empresa asigne a cada uno de los archivos que conforman el menú Básicos
(Períodos, Códigos Tributarios, Centros de costos, Plan de cuentas, Comprobantes, Terceros,
Monedas, Plantillas informes, Activos fijos y Diferidos) un código que lo identifique y todos los datos
necesarios que solicite el programa.
La creación de los archivos básicos no es mas que la digitación de la información básica,
recolectada previamente para los archivos que se van a utilizar en el módulo de Contabilidad.
Durante la creación de los archivos básicos no se suministran saldos iniciales, ni acumulados de
ningún tipo, porque esta información es ingresada utilizando el menú Captura.
Los archivos básicos se crean en el siguiente orden, pero si la empresa no va a utilizar alguna
información, se puede continuar con la definición del archivo que le sigue así:
1. Crear los períodos que se manejen (Ruta: Archivo \ Básicos \ Períodos).

En este campo se ingresa

el porcentaje de Paag de
dicho período. Estos
valores son necesarios
para poder realizar los
asientos automáticos cada
período o al final del año.
De la exactitud de este dato
depende la veracidad de
los Ajustes por Inflación, ya
que estos resultan de la
multiplicación del saldo
anterior de la cuenta por
este porcentaje.

33
 Al realizar el proceso de
cierre de período, este
campo cambia a estado
“Cerrado” y si se realiza el
proceso de “Reabrir
período”, cambia a estado
“Abierto”.

2. Ingresar los códigos tributarios que fueron asignados por la DIAN, en caso que vayan a
manejar (Ruta: Archivo \ Básicos \ Códigos Tributarios).

Los Códigos Tributarios

se crean con el objeto de
que en el momento de
imprimir los Anexos,
sean la guía para buscar
las Cuentas del Plan de
Cuentas cuyo Código
Tributario sea igual al
definido en esta tabla.

3. Crear un centro de costos o los que se tengan en la empresa (Ruta: Archivo \ Básicos \ Centro
de Costos).

Cuando no se
Se visualizan todos van a manejar
los centros de centros de
costos en forma de costos se crea
árbol, permitiendo el centro de
apreciar todos los costos 000 Sin
centros de costos y centro de
los subcentros de Costos.
costos.

34
Cuando se captura movimiento, se debe hacer con los centros de costos de último nivel y en los
informes, al elegir un centro de costos trae la información de todos los subcentros de costos que
pertenezcan a dicho centro de costos.

4. Crear las cuentas que van a conformar el Plan de Cuentas de la empresa (Ruta: Archivo \
Básicos \ Plan de Cuentas).

Esta identificación de
la Cuenta es utilizada
por el Programa para
agrupar las Cuentas
que corresponden a
un mismo Código
Tributario, con el
objeto de generar los
Anexos para
Declaración de Renta.
Las Cuentas que no
tienen Código
Tributario no son
incluidas en los
Anexos.
Este código lo define
la DIAN con base en
el formulario de la
declaración de renta.

La longitud del código de la cuenta de cada uno de los niveles es de acuerdo a cómo se hayan
definido en la instalación de la compañía en el campo “Niveles Plan de Cuentas”.

35
 En este caso hay 5 niveles: El
primer nivel es de 1 dígito, el
segundo de 1 dígito más y los
otros 3 son de 2 dígitos más cada
uno.
Por ejemplo:
1 ACTIVOS
11 DISPONIBLE
1110 BANCOS
111005 BANCOS MONEDA NACIONAL
11100501 BANCOLOMBIA CTA 123456

Tercero
Este campo se utiliza para identificar si la Cuenta requiera o no, de relación de Pagos a Terceros
y/o relación de Bases de lo retenido. Se elige una de las siguientes alternativas:
Nada: Implica que cada vez que se digite un asiento a dicha Cuenta, NO SERA NECESARIO
digitar el Nit o Código del Tercero relacionado con el asiento.
Tercero y Base: Implica que cada vez que se digite un asiento a dicha Cuenta, será necesario
digitar el Código o Nit del Tercero asociado con dicha Cuenta, además el valor de la Base sobre la
cual se retuvo.
Tercero: Implica que cada vez que se digite un asiento a dicha Cuenta, es necesario digitar el Nit o
Código del Tercero asociado con dicho asiento.
Porcentaje Base
Si en el campo "Tercero", se elige "Tercero y Base", en este campo se ingresa el porcentaje a
retener sobre la base ingresada en la captura de movimiento.

Centro de Costos
Indica si la cuenta es manejada o no por Centro de Costos.
Para tal efecto presenta tres (3) alternativas:
Nada: Indica que la cuenta no es manejada por Centro de Costos.
Con Centro: Indica que la cuenta es manejada por Centro de Costos por Movimiento y permite
mantener saldos de la cuenta discriminados por centro de costos.
Con Distribución: Indica que la cuenta es manejada por Centro de Costos por porcentaje,
ingresado en el grid inferior, donde se indican los Centros de costos y el Porcentaje para cada
centro de costos. Cada que se digita un asiento a esta cuenta, el programa automáticamente
distribuye a cada centro de costos el valor o porcentaje que le corresponde según lo indicado en el
campo Porcentaje.

36
Maneja Moneda Extranjera
Este campo se utiliza para identificar si dicha cuenta se maneja o no en otras monedas.

Discriminación en Saldos por Documentos

Indica si la cuenta maneja saldos por cada documento referencia. Cuando se maneje documento,
es importante que se maneje Tercero. Además, la cuenta que maneja saldos por documentos, al
sacar un informe que muestre saldos por documentos, solo salen las cuentas que están marcadas
con este identificador.

Maneja Conciliación Bancaria

Este campo se utiliza para identificar si dicha cuenta es de banco o no y que va a ser utilizada en la
conciliación bancaria.

Descripción Sugerida
En este campo se elige lo que se desea que aparezca en el campo "Descripción" de la captura de
movimiento al digitar un asiento con dicha cuenta entre las siguientes:
Ninguna
Cuenta: Nombre de la cuenta
Comprobante: Nombre del comprobante
Tercero: Nombre del tercero
Centro Costos: Nombre del centro de costos
Activo Fijo: Nombre del activo fijo
Diferido: Nombre del diferido
Descripción registro anterior
Tercero y Documento: Nombre del tercero y número de documento
Si la cuenta es base para
ajustes por inflación, se
debe indicar la cuenta que
reflejará el valor del ajuste
y la cuenta de corrección
monetaria relacionada con
la cuenta matriculada

Si la cuenta maneja
Activos fijos, las cuentas
que se discriminan aquí
van a sufrir depreciación
automática cuando se
realice el proceso.

Si la cuenta maneja Diferidos, es posible matricular las

cuentas de amortización y Gasto o Ingreso Amortización

 Las cuentas de Activos, Depreciación, Ajuste Activo y Ajuste Depreciación debe tener marcado el
manejo de Activos Fijos.
Las cuentas de Diferidos, Amortización, Ajuste Diferidos y Ajuste Amortización debe tener marcado
el manejo de Diferidos.

37
 Los saldos pueden ser
consultados a cualquier nivel de
las cuentas (Auxiliar, Mayor, etc).

Se pueden consultar saldos

Históricos, Ajustados o Totales.
Si las cuentas manejan centros de
costos, pueden consultarse los
saldos de cada centro de costos y
dentro de cada centro de costos
consultar los saldos de cada
tercero, para esto solo basta con ir
desplegando la información en
cada período.

5. Matricular los comprobantes a utilizar en la captura de movimiento. (Ruta: Archivo \ Básicos \

Comprobantes).

Los comprobantes es
una forma de agrupar las
transacciones del mismo
tipo.

Estos campos son

utilizados para la
conciliación e indican
cómo se va a interpretar
el movimiento Débito
(Consignación, Nota
Crédito, Ninguna) o
Crédito (Cheque, Nota
Débito, Ninguna) con
dicho comprobante en la
conciliación.

6. Matricular los Departamentos y los Municipios para luego ser asignados a cada uno de los
terceros.

38
7. Matricular los terceros. (Ruta: Archivo \ Básicos \ Terceros).

Cuando no se va a manejar
Terceros se crea el tercero
“00000000000” Sin Tercero.

Estas clases pueden ser:

• CC del tutor o representante
• Cédula de ciudadania
• Cédula de Extranjería
• Nit
• Pasaporte
• Registro civil de nacimiento
• Tarjeta de extranjeria
• Tarjeta de identidad
• TI del tutor o representante

El tercero puede pertenecer a:

• Régimen Simplificado
• Régimen Común
• Gran Contribuyente
• Ninguno

Al crear cualquier tercero el programa calcula y sugiere el dígito de verificación del identificador
uno, siempre y cuando el tercero tenga clase “Nit expedido por la DIAN” y su régimen tributario sea
diferente de “Ninguno”, así:
Si no se digita el dígito de verificación el programa sugiere el dígito según el cálculo realizado, se
puede grabar el tercero con o sin el respectivo dígito de verificación.

39
Si se digita el dígito de verificación pero este es incorrecto, el programa según el cálculo realizado
sugiere el dígito correcto, se puede grabar el tercero con o sin el correcto dígito de verificación.

8. Definir las monedas a utilizar, en caso que se maneje moneda extranjera en la empresa (Ruta:
Archivo \ Básicos \ Monedas).
En este mantenimiento se matriculan las diferentes monedas con que se va a trabajar. En la
captura de los documentos, si este maneja moneda extranjera, se elige la moneda a utilizar.

Cuando no se va a
manejar Moneda
Extranjera se crea la
moneda “000” Sin
moneda.

La tasa de cambio es
el valor en pesos de
la moneda.

40
9. Definir las plantillas a utilizar en los informes (Ruta: Archivo \ Básicos \ Plantillas Informes).

Por medio de estas

plantillas se
configura la
presentación de los
informes. Además,
permite agrupar los
saldos de las
cuentas para poder
guardar los
informes según las
necesidades de la
empresa.

Los informes que se pueden configurar en estas plantillas son los siguientes: Estado de
Resultados, Balance General, Comparativos, Estado de Cambios en el Patrimonio, Flujo de
Efectivo y Estado de Cambios en la Situación Financiera.

Al posicionarse en
cada ítem es posible
definir los rangos de
cuentas para dicho
ítem.

Permite insertar una nueva fila después de la indicada.

Permite borrar una fila indicada.

Permite definir la fórmula. Al dar clic aparece una pantalla donde muestra el número de la
fila donde se está posicionado y es posible definir la filas anteriores a calcular

41
10. Definir y matricular los activos que posee la empresa. (Ruta: Archivo \ Básicos \ Activos Fijos).

Fecha Inicio: En este

campo se indica la fecha
de inicio de la depreciación
del activo.
Número Períodos: Vida
útil del activo, debe
digitarse el número de
períodos establecido para
su depreciación.
Tipo Depreciación: En
este campo se indica si la
depreciación se realiza
teniendo en cuenta los
días, si es mensual o anual.

El campo “Id
Responsable” no
puede estar vacío.

42
11. Matricular los diferentes diferidos (Ruta: Archivo \ Básicos \ Diferidos).

Fecha Inicio: Corresponde a la

fecha en la cual se inicia la
amortización.
Número Períodos: Almacena el
número de períodos de la
amortización.
Tipo Amortización: Permite
determinar la periodicidad de la
amortización. En este campo se
indica como se realiza el proceso de
amortización; si se amortiza teniendo
en cuenta los días, si es mensual o
anual.

 La amortización diaria es útil en caso de que el plazo no se pueda determinar exactamente en meses
o años, por ejemplo: 25 días, 40 días, etc. Esta amortización debe ser en días corrientes, no asumir
por ejemplo, el mes de 30 días, sino con los días corrientes.

43
Informes
En el módulo de Contabilidad, además de los informes básicos, se pueden obtener los siguientes:
Informes Adicionales
 Movimiento
 Cuadre
 Control de consecutivos
 Numerar libros oficiales
 Saldos
 Saldos por Movimiento
 Saldos documentos
 Pagos a terceros
 Saldos activos fijos
 Saldos diferidos
Informes Contables
 Comprobantes de diarios
 Comprobantes de diarios Legis 40-14
 Auxiliares
 Libro auxiliar
 Auxiliar activos
 Auxiliar diferidos
 Auxiliar otras monedas
 Balance de prueba
 Libro mayor
 Libro Diario
 Caja diario
 Cuenta y razón
 Libro inventarios y balances
 Ajustes por inflación
 Movimiento corrección monetaria
 Estado corrección monetaria
Informes Administrativos
 Comparativos
 Estado de resultados
 Balance general
Informes Tributarios
 Movimiento bases gravadas
 Bases gravadas acumuladas

44
  Anexos
 Certificados
 Certificados de Retención en la Fuente Legis
 Formularios DIAN
 Impuesto sobre las ventas
 Retención en la fuente
 Declaración de renta
Informes Financieros
 Flujo de efectivo
 Estado de cambios en la situación financiera
 Estado de cambios en el patrimonio
Presupuesto
 Básico
 Ejecución Presupuestal
Conciliación
 Digitación Movimiento
 Digitación extracto
 Conciliación
Control de Auditoria

45
 Utilizando el módulo de
Contabilidad®
Antes de empezar a ingresar los asientos contables, se debe verificar que todos los archivos
básicos para realizar un asiento, estén ya creados.

Captura de Movimiento
Esta opción se utiliza para digitar todo el movimiento contable del mes que se encuentra respaldado
por documentos.
Una vez codificados debidamente los documentos fuentes, se debe proceder a digitarlos utilizando
esta opción.
La digitación del movimiento puede realizarse diaria, semanal o periódicamente, de acuerdo con el
volumen y organización de la empresa.
Antes de comenzar a digitar los asientos contables, se debe tener definidos los siguientes archivos:
 Períodos
 Centros de Costos
 Plan de Cuentas
 Comprobantes
 Terceros
 Monedas
 Activos fijos (Opcional)
 Diferidos (Opcional)

Estos botones
permiten
asignarles un
determinado
color a los
totales Débito
y Crédito.

Los datos a ingresar en la captura son los siguientes:

Encabezado
Comprobante: En este campo se elige el número del comprobante el cual debe encontrarse
matriculado en el archivo de comprobantes.
Número: Se debe especificar el número del documento que se utiliza como fuente para la
digitación de los asientos (Por ejemplo; número de la factura, orden de pago, recibo de caja, etc.).
Incluye el prefijo.

46
Fecha: En este campo se elige la fecha del documento. Es importante tener claro que esta fecha
debe ser la fecha que trae el documento original y no confundirla con la fecha en la que se está
digitando el movimiento.
Cuenta: En este campo se elige la cuenta contable que se afecta con el asiento que se está
digitando.
Nat: En este campo se indica la naturaleza del asiento. El programa lo trae automáticamente,
dependiendo de lo indicado en el mantenimiento de comprobantes en el campo “Tipo”, pero se
puede cambiar. Se elige entre los siguientes:
1-Normal: Se utiliza para todo movimiento, el programa busca si es Crédito o Débito y lo
muestra en el informe Auxiliar como Débito Normal o Crédito Normal.
2-Ajuste: Se utiliza para las cuentas que son resultado de ajustes al costo.
3-Depreciación: Se utiliza para asientos de depreciación.
4-Ajuste Depreciación: Se utiliza para los ajustes de la depreciación acumulada.
5-Amortización: Se utiliza para los asientos de amortización de diferidos.
6-Ajuste Amortización: Se utiliza para el ajuste de la amortización acumulada.

 Los asientos con naturaleza de la 2 a la 6, el programa los genera automáticamente cuando se hacen
asientos automáticos. Si se realizan los asientos de ajustes, depreciación y amortización
manualmente, se debe definir bien el tipo de comprobante en el mantenimiento de comprobantes.
Débito: En este campo se digita el valor débito del asiento.
Si el asiento no tiene un valor Débito (sino Crédito), basta con desplazarse al campo de valor
crédito.
Crédito: En este campo se digita el valor crédito del asiento.
Prefijo: En este campo se ingresa el prefijo del documento que respalda el asiento digitado.
Número: En este campo se ingresa el número del documento que respalda el asiento digitado.
Id Encabezado Movimiento: Si la Cuenta a la cual se está haciendo el asiento está identificada en
el campo Tercero con Tercero y Base o Tercero en el Plan de Cuentas, es decir, es una Cuenta
que necesita identificar el Tercero y/o la Base de Retención, el Programa pregunta por el
Identificador (Código o Nit/Cédula) del tercero relacionado con el asiento.
Sucursal: Este campo corresponde a la sucursal del tercero.
Centro Costos: Si la cuenta está marcada con identificador de centro de costos "Con centro" o sea
que la cuenta es manejada con Centro de Costos a través de movimiento, el programa solicita el
Centro de Costos a que pertenece y que deberá haberse definido previamente. El programa
sugiere el nombre del centro de costos asociado al código digitado.
Descripción: Para el detalle del asiento contable. Es en este campo donde se puede digitar
libremente la información que se desee y es responsabilidad de quien está digitando, el que la
información suministrada muestre claramente las razones y el tipo de asiento contable efectuado.
Además, el programa trae por defecto lo indicado en la cuenta contable en el campo "Descripción
Sugerida".
Fecha: Contiene la fecha en la que se está digitando el movimiento.
Detalle
Cuenta: Este campo es informativo y corresponde al nombre de la cuenta contable que se afecta
con el asiento que se está digitando. Es un dato informativo de mucha importancia, ya que
relaciona los Códigos con los Nombres de las Cuentas. Este nombre lo trae del plan de cuentas.

47
Comprobante: Corresponde al total de las columnas Débito y Crédito del comprobante que se está
digitando. Este total se calcula permanentemente.
Tercero: Este campo es informativo y corresponde al tercero del asiento en el que se está
posicionado.
Centros Costos: Este campo es informativo y corresponde al centro de costos del asiento en el
que se está posicionado.
Moneda: Si la cuenta tiene marcado el identificador de "Maneja Moneda Extranjera" en el Plan de
Cuentas, el programa pregunta por el código de la unidad que debe haberse definido previamente.
El programa sugiere el nombre de la moneda asociado al código de la moneda.
Activo: Si la cuenta tiene marcado "Maneja Activos Fijos", al momento de hacer el asiento se debe
indicar el código de dicho activo.
El programa sugiere el nombre del activo asociado al código digitado.
Diferido: Si la cuenta tiene marcado "Maneja Diferidos", al momento de hacer el asiento se debe
indicar el código de dicho diferido.
El programa sugiere el nombre del diferido asociado al código digitado.
Período: Corresponde al total de Débitos y Créditos acumulados en el movimiento contable del
período.
Aspectos a tener en cuenta en la Captura de Movimiento
La Tecla F4 se utiliza para consultar los archivos maestros desde la captura: Cuenta, Nit, Centro de
Costos, Moneda, Activos, Diferidos.
 En el mantenimiento de
compañías, en la
pestaña
“Configuraciones”
existe un identificador
de “Acarrear
encabezado en
Captura de
Movimiento” y se utiliza
para que en la captura
cada vez que se vaya a
ingresar un nuevo
documento, sugiere el
comprobante anterior y
así evitar digitar
nuevamente la parte
del encabezado.

48
  Cuando se ingresa a la captura de
movimiento, al presionar consultar y
digitar el comprobante y el
documento, el programa valida en el
mantenimiento de la compañía si el
documento tiene un número igual o
mayor de registros a los
matriculados en la instalación. Si es
así, se presenta una nueva pantalla
con el documento. Para corregir
algún dato, se debe presionar el
botón de editar. Luego de hacer la
corrección se da grabar a cada uno
de los ítems corregidos. Finalmente
cuando el documento está listo, se
selecciona el icono para grabarlo.

Las cuentas que manejan Documento Referencia, es posible consultarlo con la tecla F4, al estar
posicionado en este campo y dar clic en la tecla F4, trae todos los documentos pendientes del
tercero al que se le está realizando el asiento y muestra la fecha, el número del documento y el
valor.

Clic en la tecla F4

Es posible crear los archivos maestros desde la captura: Al digitar un asiento y cuando no existe la
Cuenta, el Tercero, Centro de Costos, Activo, Diferido o Moneda, el programa permite crearlo sin
necesidad de salirse de la pantalla de captura.

49
 Es posible retirar
rangos de
registros por:
- Documento
Actual
- Rango por:
Comprobante,
Rango y/o Item.

La pantalla de captura de movimiento se puede ampliar de tamaño.

La descripción de cada ítem lo sugiere dependiendo de cómo se definió en el mantenimiento del
Plan de Cuentas en el campo “Descripción Sugerida”.

Consulta de Movimiento
Por medio de esta opción es posible consultar el movimiento por los siguientes campos:

En esta ventana se
eligen los campos que
se desean visualizar en
la parte inferior o en el
informe de Excel.

• Año • Identificador dos del • Naturaleza

• Período Tercero • Número Documento
• Fecha • Comprobante • Comentario
• Cuenta • Activo • Número Documento
• Centro Costos • Diferido Referencia
• Identificador uno del • Origen
Tercero • Moneda

Además de los campos anteriores, es posible visualizar los siguientes campos:

• Ítem
• Valor
• Valor Base
• Valor Moneda

50
En esta pantalla se puede visualizar todas las opciones o solo las primeras por medio del siguiente
botón: al dar clic se oculta o se muestran las opciones.

Luego de visualizar
la consulta y dar
clic en este botón,
el programa lleva
dicha consulta a
Excel.

La consulta desde Excel, se visualiza de la siguiente forma:

Presupuestos
Se pueden tener varios presupuestos, según las necesidades de la compañía., con periodicidades
definidas por el usuario y agrupando los datos de una forma flexible sin necesidad que sea del
mismo orden que plantea el Plan de Cuentas.
Para definir los presupuestos primero se crea la plantilla de presupuesto y se definen los intervalos
o periodicidades con los cuales se van a presupuestar, es decir, los valores ingresados van a pasar
en el período de la periodicidad indicados.

51
 Permite indicar si el
presupuesto es
global o es por
centro de costos. Si
no se activa, el
programa asigna el
centro de costos
“000” para indicar
que no maneja
centros de costos.

Periodicidad: Rango de períodos, puede ser meses, bimestres, trimestres, semestres, etc. El
usuario debe controlar que los períodos inicial y final, no se crucen ni se repitan.

 Por ejemplo: Si se define como trimestre 1 los períodos del 01 al 03, el trimestre 02 debe comenzar en
el siguiente al período final del anterior, en este caso el 04.

Al dar clic en el botón de Grabar y posicionarse en la pestaña “Información Presupuestal”,

presenta la siguiente pantalla:

GRUPOS: Se definen
las partidas a
presupuestar a nivel
general. Ej: Nómina,
Ingresos, etc.

RANGOS: Forman el
detalle por el que está
constituido cada grupo.
Ej: 510506 Salarios,
520527 Aux. Transporte.

VALORES: Se ingresa
el valor presupuestado
para cada rango con o
sin centro de costos.

Por medio de este botón se generan los grupos y rangos para presupuestos que pueden
ser predefinidos o creados automáticamente a partir del Plan de Cuentas.

 Ejemplo: Un grupo puede ser “Ingresos”.

52
 Otro grupo puede ser “Egresos” y dentro de éstos crear rangos.

Según el nivel del Plan de Cuentas, se digita el nivel del rango de cuentas a seleccionar. Hay que
revisar que ningún rango esté contenido en otro.

Al dar clic en este botón, el programa pregunta lo siguiente:

Este proceso genera los centros de

costos para cada cuenta que lo maneje,
la cuenta que no maneje centro de
costos, se le asigna el centro de costos
“000” (Sin centro de costos)

Se ingresan los valores

presupuestados para
cada centro de costos
por cada periodicidad.

Al dar clic en este botón, muestra la siguiente pantalla:

53
 Se puede elegir entre ingresar los
valores en porcentaje o en valor

Se ingresa el
porcentaje o el
Por porcentaje, le valor; positivo
incrementa a los saldos para indicar
acumulados, el Aumento o
porcentaje asignado. negativo para
indicar
Disminución,
del saldo

Año del cual va a

traer los saldos

Por valor, le
asigna a todos
los centros de
costos, el valor
digitado.

Ayudas en Línea
Cuando se presiona la tecla de función F1, el programa presenta una ayuda en línea, con una
breve explicación del campo en el que se está posicionado.
La tecla [F1] puede utilizarse desde cualquier menú, opción o campo, porque el programa identifica
el punto en que se está y provee la información para realizar esa actividad. Inmediatamente se
presiona, aparece en la pantalla un texto con la información necesaria para ingresar datos, según la
opción o menú que se tenga seleccionado en ese momento.

Otra forma de visualizar las ayudas en línea es por medio del botón de ayuda que se
encuentra en la barra principal.
Además, existen dos opciones en el menú Ayuda que también sirven para visualizar la ayuda en
Línea; ellas son Índice y Contenido.

Índice:
Al activar esta opción, aparece una ventana donde es posible buscar una opción o campo
específico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan
por dicha(s) letra(s). Al localizar la opción o campo deseado, se oprime el botón <Mostrar> e
inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva. Presenta la siguiente pantalla:

54
Contenido:
Por medio de esta opción se visualiza toda la ayuda en línea, donde se muestra cada uno de los
menús, opciones y campos que conforman el programa. Presenta la siguiente pantalla:

55
 Realizando algunos procesos en
Contabilidad ®

Actualización
Por medio de esta opción se actualizan los saldos de todos los períodos abiertos a nivel de cuenta,
terceros, centro de costos, etc.
Lo que hace este proceso es recorrer todos los registros del movimiento de los períodos abiertos y
actualizar los archivos correspondientes.
Si en el mantenimiento de compañías se activó el campo “Actualización en línea”, la actualización
se hace automáticamente con solo digitar el movimiento, pero es recomendable realizar este
proceso periódicamente.
Antes de realizar el proceso, el programa presenta una pantalla donde muestra los períodos a
actualizar y durante el proceso de actualización, el programa va mostrando lo que se está
realizando:

Asientos Automáticos
El menú de Asientos Automáticos presenta las siguientes opciones:
• Ajustes por Inflación
• Monedas
• Depreciación
• Amortización
• Cierre de Ingresos y Egresos

56
• Cierre de Cuentas de Balance

Ajustes por Inflación

Por medio de esta opción se generan los asientos de ajustes por inflación. Para poder realizar
estos asientos se debe tener en cuenta lo siguiente:
⇒ En el Plan de Cuentas, matricular la cuenta de ajuste y la cuenta de corrección monetaria e
indicar si la cuenta es ajustable. La cuenta de ajuste se debe ajustar contra ella misma.

Se elige la misma cuenta.

Además, la cuenta de
Corrección Monetaria debe
estar matriculada.

⇒ Matricular un comprobante para los ajustes:

57
⇒ Matricular el centro de costos:

El Centro de costos
debe ser de último
nivel.

⇒ Ingresar al proceso de Asientos Automáticos de Ajustes por Inflación. Esta opción presenta la
siguiente pantalla:

Cuando es agrupado por cuenta, coge todo el valor

de la cuenta y lleva el valor del ajuste a un centro de
costos (el que se indique en esta pantalla), siempre
y cuando la cuenta maneje centro de costos, lo
mismo con tercero.

Se genera un registro con el valor del ajuste por

cada cuenta, centro de costos y tercero. Si se
elige esta alternativa, el programa no pide ni
centro de costos, ni tercero.

Antes de realizar este proceso se debe ingresar la siguiente información:

El Año y el Período en el cual se va a hacer el cálculo y sobre el que van a quedar los asientos.
Elegir si el proceso se va a hacer mes a mes (Mensual) o de todo el año (Anual).
Elegir si Agrupar por Cuenta (Realiza un asiento por todo el total de la cuenta) o Discriminar por
Cuenta, Centro Costos, Tercero (Realiza un asiento por el saldo de cada tercero que esté dentro de
un centro de costos y de una cuenta específica, con el fin de tener saldos ajustados a nivel de
terceros y de centro de costos.
Si se elige discriminar por Cuenta, Centro de costos o Tercero, pregunta si se desea llevar al
movimiento de activos fijos el Identificador del responsable o el Identificador del proveedor.
Asignar el comprobante, el documento, la fecha, descripción, centro de costos y tercero con los
cuales va a quedar el registro de movimiento.
⇒ Para revisar el resultado del proceso realizado, se puede sacar un informe de movimiento del
comprobante que se indicó.

 Este proceso se debe hacer una sola vez en el período y cuando se esté seguro que no se va a mover
ningún valor de cuentas ajustables en el período anterior.
58
Monedas
Este proceso genera movimiento, calculando el valor de los ingresos o gastos generados por la
fluctuación de la moneda. Lo que hace es valorizar las unidades de otra moneda a la tasa de
cambio actual y compararla con el valor en pesos que se tiene matriculado desde la última vez que
se realizó el proceso; esto para cada documento que se haya realizado en otra moneda y así
generar un ingreso o un gasto de acuerdo a la diferencia obtenida. Para poder realizar estos
asientos se debe tener en cuenta lo siguiente:
⇒ En el Plan de Cuentas, matricular las cuentas de ingreso y egreso con manejo en otra moneda
y debe manejar terceros.

Para el ejemplo
estas serían las
cuentas:
Cuenta de Ingreso

Cuenta de Egreso

⇒ En la captura de movimiento, al ingresar la transacción (Compra o Venta), se debe ingresar el

número de unidades de la transacción y el valor en pesos de dichas unidades. Además, se
debe ingresar el tercero, el código de la moneda y el número del documento referencia.

⇒ Ingresar al proceso de Asientos Automáticos de Monedas. Esta opción presenta la siguiente

pantalla:

59
 Si la cuenta maneja centro de
costos, se le asigna uno; de lo
contrario no es necesario
ingresarlo.

Depreciación
Esta opción es la encargada de generar en forma automática los asientos de depreciación,
teniendo como base los saldos de cada uno de los activos más el valor de los ajustes por inflación
generados.
Antes de realizar los asientos automáticos de depreciación recuerde:
⇒ En el Plan de Cuentas, tener las cuentas marcadas con manejo de activos y asignarle la cuenta
de depreciación y la cuenta de gasto:

⇒ En el mantenimiento de Activos Fijos, los datos más importantes para este proceso es el
Número de períodos (Días, Meses, Años) y la Fecha de Inicio de Depreciación:

60
⇒ Realizar los asientos automáticos de ajustes por inflación, porque la depreciación se calcula
con el valor del activo ajustado. (Ver la explicación de Ajustes por inflación en este capítulo,
pág. 57).

 Si se trabaja en batch, se debe tener el movimiento actualizado.

⇒ Luego de realizar los pasos anteriores, se ingresa al proceso de Depreciación donde se
presenta la siguiente pantalla:

Se genera
movimiento
calculando el valor
de la depreciación
de los activos fijos.

El cálculo para hallar la depreciación del mes es la siguiente:

[ ( Saldo Anterior de Activo + Débito Activo – Créditos Activo + Saldo Anterior de los ajustes del
Activo + Débito Ajuste Activo – Créditos Ajuste Activo + Saldo Anterior Depreciación + Débito
Depreciación – Créditos Depreciación + Saldo Anterior del Ajuste de Depreciación + Débito Ajuste
Depreciación – Crédito Ajuste Depreciación ) / ( Plazo pendiente por Depreciar )] x [ Plazo a
depreciar en ese período ]
Con el valor resultante genera un asiento de naturaleza Crédito de depreciación para cada activo y
el contrasiento con la cuenta de gasto con naturaleza Débito normal.

61
⇒ Por último, para revisar el resultado del proceso realizado, se puede sacar un informe de
movimiento del comprobante que se indicó.

 Este proceso se debe hacer una sola vez en el período.

Amortización
Haciendo uso de esta opción, es posible generar los asientos automáticos de amortización, a todos
los diferidos matriculados en el archivo.
Antes de realizar los asientos automáticos de amortización recuerde:
⇒ En el Plan de Cuentas, matricular la cuenta con manejo de diferido y asignarle la cuenta de
Amortización y la cuenta de gasto o ingreso

⇒ En el mantenimiento de diferidos, lo más importante es la fecha de inicio, el tipo de

Amortización (Diaria, Mensual, Anual) y el plazo (se ingresa según el tipo de amortización: Días,
Meses, Años)

62
⇒ Realizar los asientos mensuales de ajustes por inflación, porque la amortización se calcula
sobre el valor del diferido ajustado (Ver la explicación de Ajustes por inflación en este capítulo,
pág. 57).
⇒ Luego de realizar los pasos anteriores, se ingresa al proceso de Amortización donde se
presenta la siguiente pantalla:

Se genera
movimiento,
calculando el
valor de la
amortización de
los diferidos

El cálculo para hallar la amortización del mes es la siguiente:

[ ( Saldo Anterior de Diferido + Débito Diferido – Créditos Diferido + Saldo Anterior de los ajustes
del Diferido + Débito Ajuste Diferido – Créditos Ajuste Diferido + Saldo Anterior Amortización +
Débito Amortización – Créditos Amortización + Saldo Anterior del Ajuste de Amortización + Débito
Ajuste Amortización – Crédito Ajuste Amortización ) / ( Plazo pendiente por Amortizar )] x [ Plazo
a Amortizar en ese período ]

 Amortización diaria sería:

Fecha Inicio: Enero 16/2001
Valor diferido: 2.000.000
Valor amortizado: 0
Tipo amortización: Diaria
Plazo: 365
Fecha fin período a amortizar: Enero 31/2001
Valor Amortización = (2.000.000 / 365 ) * 16 = 87.671

Fecha amortización: Febrero 28/2001

Valor diferido: 2.000.000
Saldo anterior amortización: 87.671
Valor amortización del mes = [(2.000.000 – 87.671) / (365 – 16)] x 28 = 153.425

 Este proceso se debe hacer una sola vez en el período.

Cierre de Ingresos y Egresos

Al ejecutar esta opción el programa genera “automáticamente” todos los contrasientos a las
cuentas de resultado (Ingresos, Egresos, etc.) para cerrarlas contra la cuenta de Utilidades, con el
fin de comenzar un nuevo ejercicio contable.

63
 El programa lo que
hace es coger las
cuentas de ingresos y
egresos que estén
matriculadas en la
instalación de la
compañía y realiza
los asientos de
naturaleza contraria
para que los saldos
de éstas queden en
cero.

Este proceso es uno de los que se realizan al final del año; usualmente se realiza en un período
destinado para el cierre anual.
Al ingresar a esta opción aparece la siguiente pantalla:

Antes de realizar este proceso se debe ingresar la siguiente información:

El Año a cerrar.
El Período en el cual van a quedar los asientos.
Asignar el comprobante, el número del documento, fecha, la cuenta, tercero, centro de costos y
detalle con los cuales van a quedar los asientos.

 El contrasiento de estos asientos se realiza contra la cuenta especificada que normalmente es la de

utilidad del ejercicio.

Cierre de Cuentas de Balance

Al ejecutar esta opción el programa genera un movimiento para trasladar saldos discriminados por
tercero y centros de costos a otra cuenta, pero a un solo tercero y centro de costos.
Este proceso normalmente sería utilizado para cerrar, por ejemplo, las cuentas de Iva y Retención
al finalizar el año.

64
 Las cuentas que estén
dentro del rango Cuenta
inicial y Cuenta final y la
cuenta de contrasiento, no
pueden tener Identificador de
discriminación por
documento, de moneda, de
activo, ni de diferido.
Además, deben estar
matriculadas dentro del
grupo de Activos, Pasivo y
Patrimonio.

El programa genera un asiento dentro del comprobante por cada tercero y centro de costos que
estén dentro del rango de cuentas con la naturaleza contraria al saldo que tenga en el momento y
genera un contrasiento con el mismo valor y con los datos pedidos en pantalla (Centro de costos y
Tercero).

Pasos para realizar el cierre anual

Cuando se tenga toda la información de todo el año y se desea cerrar dicho año, se debe realizar
las siguientes actividades:
⇒ Crear un período para dicho objetivo. Por ejemplo: Si se tienen períodos por cada mes del año,
se crea el período 13.
⇒ Realizar el proceso de asientos automáticos de Cierre de Ingresos y Egresos.
⇒ Realizar el proceso de asientos automáticos de cierre de cuentas de balance (IVA,
Retenciones).
⇒ Digitación de asientos para cierre de inventarios (Cuando este sea periódico).

 Los informes y los anexos tributarios se pueden sacar en cualquier momento, incluso después de
realizar el cierre.

Medio Electrónicos
El sistema de medios electrónicos permite a los usuarios de una manera fácil, realizar la
configuración de formatos, conceptos y cuentas según la resolución 10147, tiene funcionalidades
como:
1. Depuración de movimientos y saldos.
2. Exportación a Excel de la información depurada.
3. Generación del archivo XML cuantas veces se requiera.
4. Cargar de nuevo un archivo XML para seguirlo trabajando o para realizar una corrección.
5. Generación de informes básicos de formatos con su configuración, conceptos e historial de los
archivos XML generados.

65
(Ver la explicación más detallada de esta aplicación en el capítulo 5: “Utilidades y Aplicaciones
Externas” de este manual, pág. 106).

Cierre Período
Al realizar el proceso cierre de período, el programa le cambia el estado al período; de "Abierto" a
estado "Cerrado", pero si es necesario, se puede reabrir dicho período por medio del proceso
"Reabrir Período".
El proceso de cierre de período se realiza hasta el período que se está indicando, es decir, se
cierran los períodos anteriores que estén abiertos, hasta el indicado.

Reabrir Período
Por medio de esta opción se cambia el estado de un período cerrado a "Abierto".
Para reabrir un período ya cerrado, se realiza desde el período indicado hasta llegar al último
período que se encuentre cerrado.

 Por ejemplo: Se tiene los siguientes períodos y con los siguientes estados:
Período 01: Estado "Cerrado"
Período 02: Estado "Cerrado"
Período 03: Estado "Cerrado"
Período 04: Estado "Abierto"
Período 05: Estado "Abierto"
Y se necesita reabrir el período 02. Al indicar que se desea reabrir el período 02, el programa reabre
los períodos 02 y 03.
Presenta la siguiente pantalla:

66
Reemplazo de Códigos Tributarios
Por medio de esta opción es posible reemplazarle el código tributario o asignarle uno, en caso que
no tenga, a una cuenta o un rango de cuentas. Presenta la siguiente pantalla:

Corrección identificadores
Por medio de esta opción es posible cambiar ya sea el Identificador uno o el Identificador dos a un
tercero. Presenta la siguiente pantalla:

Si el identificador a corregir es el
Identificador Uno y el
identificador destino o corregido
ya existe, se consolida la
información de los dos terceros.

Consolidación
Por medio de esta opción es posible consolidar dos a más compañías del programa. Toda la
información de las empresas consolidadas quedará consignada en una compañía identificada con
número de compañía asignado para este proceso y el usuario podrá asignar el nombre que desee.
Antes de realizar este proceso, es necesario crear la compañía en donde serán unificados los
datos, es decir, la compañía consolidada.
Al ingresar a esta opción aparece una pantalla donde se visualizan las diferentes compañías
instaladas y es posible seleccionar las que se deseen. Además, debajo de dicha lista, se elige la
compañía creada para la consolidación:

67
 En la compañía destino se
borra toda la información que
tenga y queda la información
consolidada de las compañías
seleccionadas.

Conciliación Bancaria
Esta opción permite conciliar (comparar) el movimiento de cada banco con el extracto enviado por
el banco.

 El programa guarda la conciliación mes tras mes, por el manejo de meses abiertos, se guarda la
conciliación de cada uno de los meses que se encuentren abiertos.
Antes de realizar la conciliación se debe tener en cuenta lo siguiente:
En el Plan de Cuentas hay que marcar las cuentas de banco con identificador de conciliación
bancaria:

Se debe crear una cuenta auxiliar para cada banco y dicha cuenta estar marcada con identificador
de Conciliación bancaria.
En los comprobantes, indicar en los campos para conciliación:
Movimiento débito: Consignación, Nota Crédito, Ninguna
Movimiento crédito: Cheque, Nota Débito, Ninguna
Lo asignado en los anteriores campos, indica cómo se va a interpretar el movimiento con dicho
comprobante en la conciliación.

68
El proceso de conciliación se realiza de la siguiente manera:
⇒ Se ingresa el año y el número de período a conciliar
⇒ Se debe seleccionar la cuenta bancaria a conciliar.
⇒ Se elige el tipo de conciliación:

 Manual: Muestra una pantalla con el movimiento del banco en la parte superior y en la parte
inferior el extracto para ser conformado con los registros del movimiento de la parte superior.
Se elige del movimiento los que están en el extracto.
Al dar clic en el Botón “Conciliar” o en la pestaña “Proceso de Consolidación”, muestra la siguiente
pantalla:

69
Este botón se utiliza para adicionar saldos iniciales para la conciliación. Al dar clic en este
botón aparece la siguiente pantalla:

Este botón se utiliza para adicionar extracto, es decir, los registros que están en el
extracto, pero que no fueron digitados en el movimiento, por ejemplo las notas bancarias.
A medida que se digita el extracto, el programa va haciendo el cruce. Al dar clic en este
botón aparece la siguiente pantalla:

70
  Medio Magnético: Se importa el extracto automáticamente del medio magnético que tenga
el banco y que se encuentre habilitado para dicho banco.

 El programa guarda las conciliaciones de todos los meses que estén abiertos. Si se modifica en un
período determinado, va a afectar los demás períodos.

 En la captura de movimiento, si la cuenta tiene Identificador de Conciliación Bancaria, el programa

valida que el comprobante tenga marcado el tipo de conciliación Débito o Crédito según el caso y en
caso que sea cheque, exige que se ingrese el Número del Documento Referencia (Número del cheque).
Para consignaciones, Notas Débito y Notas Crédito bancarias, no es necesario ingresar el Número de
Documento Referencia.

Transferencias
Por medio de esta opción es posible Exportar o Importar la información de los archivos de
Contabilidad Hacia o Desde otra compañía o Hacia o Desde un archivo plano y así evitar la
redigitación de la información.
Los archivos que se pueden Exportar o Importar son los siguientes: Plan de Cuentas, Períodos,
Centros de costos, Códigos tributarios, Comprobantes, Terceros, Monedas, Activos fijos, Diferidos y
Movimiento.

Si se activa este campo,

se habilitan los campos
de la parte inferior de la
pantalla

Cuando se elige exportar o importar movimiento, se debe definir lo siguiente:

⇒ El período inicial y final a exportar o importar
⇒ El año inicial y final a exportar o importar
⇒ El comprobante inicial o final
⇒ La fecha inicial y final
⇒ El documento inicial y final

71
Depuración de Auditoría
Permite llevar un control de las acciones realizadas (modificación y retiro) sobre las principales
tablas de la Contabilidad, de manera que el usuario pueda en determinado momento generar
informes sobre los movimientos realizados en los datos.

Por medio de este proceso se copian los registros de la tabla histórica de auditoría y luego se
borran los registros que fueron copiados a la tabla histórica de auditoría, de acuerdo a los rangos
de fecha inicial y fecha final que se envíen como parámetro.

72
 Utilidades y Aplicaciones Externas
Copia de Soporte
Mediante esta opción se protege toda la información recolectada, realizando copia de ella en el
disco duro del servidor SQL.
Esta opción se utiliza para generar una Copia (backup), de la información que se encuentra en la
compañía y almacenarla en un determinado directorio del disco duro.

 NOTA IMPORTANTE: Para realizar Copia de Soporte solo es posible hacerlo directamente desde el
Servidor SQL por el menú Inicio / Programas / Solución Corporativa Softland Servidor / Utilidades
Softland SQL / Copia de Soporte y Restauración o desde el ícono del navegador “Copia y Restauración”.
Al ingresar a esta aplicación se presenta la siguiente pantalla:

En esta pantalla se
presentan dos opciones:
• Copia de Soporte
• Restauración de
Información

Luego de elegir la opción “Copia de Soporte” y dar clic en el botón <Siguiente> aparece la pantalla
en la cual se ingresa la información necesaria para conectarse al servidor de bases de datos SQL
Server:

En esta pantalla se
conecta al servidor
donde van a estar las
bases de datos

Al dar clic en el botón <Siguiente> aparece la pantalla de copia de soporte:

73
 Este directorio
debe ser en el
servidor.

Al dar clic en este

botón, empieza el
proceso de Backup.

Al dar clic en el botón <Programar> aparece la siguiente pantalla:

Si se programa el backup , este

se realiza automáticamente de
acuerdo a los parámetros
definidos en esta pantalla. En
este caso no es necesario
ingresar a esta opción.

Una vez seleccionada la

frecuencia del backup , se graba.

En la pantalla inicial, si se desea ver las propiedades de la base de datos se da clic en el botón
y aparece la siguiente pantalla:

Luego de realizado el backup, el programa informa si ha sido completado exitosamente por medio
de la siguiente pantalla:

74
 Luego de hacer la copia de soporte en el disco duro del servidor, es recomendable generar una copia en
cd de la base de datos.
La importancia del proceso de copia de soporte radica en que si se realiza con frecuencia, se puede
evitar pérdida de información y de trabajo cuando ocurran fallas en el Programa por suspensión de
energía, daños en el disco duro, ejecución errónea o inoportuna de procesos, etc.
Las Copias de Soporte deben obtenerse periódicamente, cada vez que se ingrese un volumen
considerable de información al Programa, además deben obtenerse siempre antes de realizar
cualquiera de los procesos de Cierre, para disponer posteriormente, si es necesario, de toda la
información del Programa.

Restauración de Información
Esta opción permite traer o restaurar de la copia de soporte, los datos de la empresa. Para acceder
a esta aplicación, dentro del programa, se ingresa por Utilidades \ Restauración de Información.
Realiza el proceso inverso al de Copia de Soporte, es decir utiliza la información que previamente
se ha copiado en el disco duro, para transferirla al lugar donde residen los datos originales
(reemplazándolos en el Programa).

 NOTA IMPORTANTE: Para realizar Restauración de Información solo es posible hacerlo

directamente desde el Servidor SQL por el menú Inicio / Programas / Solución Corporativa Softland
Servidor / Utilidades Softland SQL / Copia de Soporte y Restauración o desde el ícono del navegador
“Copia y Restauración”.
Al ingresar a esta aplicación se presenta la siguiente pantalla:

En esta pantalla se presentan

dos opciones:
• Copia de Soporte
• Restauración de
Información

Luego de elegir la opción “Restauración de Información” y dar clic en el botón <Siguiente> aparece
la pantalla en la cual se ingresa la información necesaria para conectarse al servidor de bases de
datos SQL Server:

75
 En esta pantalla se
conecta al servidor
donde van a estar las
bases de datos

Al dar clic en el botón <Siguiente> se presenta una pantalla donde se elige la restauración a realizar
así:

Luego de elegir la ruta donde se encuentra el archivo de la copia de soporte, si se da clic en el

botón <Restaurar ahora> comienza a restaurar la información.
Si se desea ver las propiedades de la base de datos sobre la cual se bajará la información, se da
clic en el botón y aparece la siguiente pantalla:

76
Modulo Administrativo (Usuarios)
Este programa permite definir los usuarios y grupos de usuarios que tendrán acceso al programa.
Además, posibilita la creación de compañías y la asignación de derechos sobre compañías,
opciones y creación de usuarios de acuerdo con las necesidades de la empresa.

 Para ingresar a este programa solo es posible hacerlo directamente desde el Servidor SQL por el menú
Inicio / Programas / Solución Corporativa Softland Servidor / Utilidades Softland SQL / Módulo
Administrativo o desde el ícono del navegador “Administración de Usuarios”.
Al ingresar desde el menú inicio aparece una primera pantalla donde se ingresan los datos de
usuario para acceder al servidor de SQL Server y la información de acceso, pero si se ingresa
desde el navegador de la solución Corporativa o de un módulo, no es necesario acceder
nuevamente al servidor o ingresar la información de acceso.
Al ingresar a esta aplicación se presenta una pantalla con los siguientes menús:
• Archivo
• Ayuda

Archivo
Está compuesto por las siguientes opciones:
• Usuarios
• Grupos
• Permisos
• Mantenimiento de Compañías
• Salir

Usuarios
Los usuarios son los entes a los cuáles se le ha definido un nombre, una clave y unos derechos
sobre el programa. Regularmente se asocia a cada persona que tiene acceso al programa con un
usuario, pero podría darse el caso de que una persona tuviera varios usuarios o que un grupo de
personas tuviera un solo usuario; todo depende de las necesidades de la empresa. Al activar esta
opción, aparece la siguiente opción:
Al ingresar a esta opción aparecen los usuarios existentes y es posible adicionar más. Los campos
que aparecen son los siguientes:
Usuario: En este campo se ingresa un identificador para el usuario.
Contraseña: En este campo se ingresa la clave secreta que tendrá dicho usuario.
Nombre: En este campo se ingresa el nombre del usuario.
Grupo: En este campo es posible elegir a qué grupo va a pertenecer dicho usuario y se elige entre
los existentes.

77
 Para adicionar un
nuevo usuario, se
ubica en la fila
siguiente al último
usuario y se digita el
nuevo usuario a
ingresar.

Grupos
Esta es una categoría de usuario que permite definir derechos y niveles de permisos a un grupo sin
tener que hacerlo individualmente, cuando el número de usuarios es grande.
Un ejemplo de esto es cuando se tiene por usuarios un grupo de digitadores, para no crear usuario
por persona se crea un grupo llamado "Digitadores" con sus respectivos derechos de acceso sobre
las opciones del programa.
Al ingresar a esta opción se visualizan los grupos existentes y es posible adicionar más. Los
campos que aparecen son los siguientes:
Grupo: En este campo se ingresa un identificador para el grupo.
Nombre: En este campo se ingresa el nombre del grupo.

Para adicionar un
nuevo grupo, se ubica
en la fila siguiente al
último grupo y se digita
el nuevo grupo a
ingresar.

 El grupo “SUPERVISOR” el programa lo trae por defecto y no es posible retirarlo ni modificarlo.

Permisos
Al ingresar a esta opción aparece una pantalla donde es posible elegir el grupo al que se le van a
asignar los permisos.

78
En esta pantalla solo aparece habilitado “Contabilidad” para adicionar dicho usuario, al presionar el
botón <Permisos>, muestra otra pantalla con los menús y opciones de dicho programa.

Es importante aclarar que cuando se trata de conceder derechos sobre las opciones que son
mantenimientos, se pueden dar permisos sobre las alternativas, es decir, se puede dar derecho por
la alternativa Adicionar, Eliminar y/o Corregir. También se debe elegir si se desea que el usuario
tenga acceso a esta opción o si no tendrá ningún acceso.
Luego, en la parte inferior de la pantalla aparecen dos (2) Listas: Una donde serán pasados los
campos restringidos para dicho grupo (Campos Restringidos) y otro donde aparecen cada uno de
los campos que conforman dicha opción (Campos Permitidos). Es posible pasar campo por campo
o todos de una vez.

 En todas las opciones del programa permite el acceso sobre todos los campos, pero se puede
restringir dicho acceso a los campos que se deseen.
Cuando se elige una opción que no es mantenimiento sino un proceso o un informe, con solo dar
clic en dicha opción queda habilitada o no dicha opción:

79
 Las opciones que
aparecen chuleadas
tienen permiso a ingresar
a dicha opción. Las
opciones que no están
chuleadas no tienen
permiso para ingresar.

Mantenimiento Compañías
Por medio de esta opción se ingresa toda la información referente a la compañía a instalar:

Al dar clic en el
botón “Crear
Cía.”, aparece la
pantalla general
de Compañías
que se muestra
a continuación:

Por defecto, Contabilidad proporciona

algunos valores, pero si en su empresa
hay un administrador de SQL, puede
analizar la información que se va a
ingresar en esta pantalla y hacer
modificaciones si es el caso. El único
campo que se debe conservar es
“Nombre Collation”, este no debe ser
modificado.

80
Al dar clic en <Aceptar> o en el botón Ver/Editar muestra la siguiente pantalla:

Al habilitar por primera vez el módulo de Contabilidad o al dar clic en el botón “Ver/Editar” que
aparece al frente de “Contabilidad”, aparece la siguiente pantalla:

En esta tabla se definen los

rangos de cuenta, es decir
por que dígito o dígitos
comienzan.
En esta compañía los
dígitos iniciales es uno
solo, porque en el campo
Niveles Plan de Cuentas se
definió el primer dígito de
uno “X”. Según el primer
nivel del Plan de Cuentas,
se definen los rangos

81
Corregir Documentos de Otros Módulos
Si se activa este campo, los documentos que vienen de otros módulos se puedan modificar.
Control de fechas
Si se activa este campo, solo permite capturar movimiento del período actual. Si no se activa se
puede capturar movimiento de cualquier fecha del año.
Permitir Comprobantes Descuadrados
Si se activa este campo, el programa permitirá grabar movimiento, así los campos Débito y Crédito,
del comprobante en la captura de movimiento, sean diferentes.
Acarrear Encabezado en Captura de Movimiento
Este identificador se utiliza para que en la captura cada vez que se vaya a ingresar un nuevo
documento, sugiere el comprobante anterior y así evitar digitar nuevamente la parte del
encabezado.
Límite máximo captura estándar
En este campo se ingresa el número máximo de registros que tendría un documento en la captura
de movimiento para que al realizar una consulta y/o corrección, el programa muestre una pantalla
adicional, es decir, a partir de cuantos registros muestre la otra pantalla.
Cuando se consulta un documento, el programa verifica cuantos registros lo componen; si el
número de registros es mayor o igual al que se definió en este campo, el programa muestra una
pantalla adicional con todos los registros que conforman dicho documento, por el botón de Editar se
corrige y se debe grabar el cambio por cada registro modificado. Cuando se termina de corregir

todos los registros del documento a modificar, se debe grabar por medio del siguiente botón
para guardar los cambios de todo el documento.
Niveles Plan de Cuentas
En este campo se define el número de dígitos que contiene cada uno de los niveles que tendrá el
código contable de la contabilidad a manejar.

Salir
Al seleccionar esta opción inmediatamente sale del módulo de usuarios.

Ayuda
Presenta las siguientes opciones:
• Índice
• Contenido
• Acerca de..

Índice
Al activar esta opción, aparece una ventana donde es posible buscar una opción o campo
específico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan
por dicha(s) letra(s). Al localizar la opción o campo deseado, se oprime el botón <Mostrar> e
inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva.

82
Contenido
Al ingresar, muestra la ayuda en línea donde se encuentra la explicación de cada una de las
opciones que componen este módulo. Presenta la siguiente pantalla:

Acerca de..
En esta opción se visualiza la versión del módulo de Usuarios.

83
Cambio de Clave
Permite modificar la clave personal del usuario activo. El programa pide la clave anterior y la nueva
clave, reconfirmando dicha clave.
Muestra la siguiente pantalla:

Esta clave es la que se pide

al ingresar al programa en el
campo “Contraseña”

Cambio Fecha Proceso

Por medio de esta opción es posible cambiar la fecha en el cual se está trabajando (Mes, Día y
Año), sin necesidad de reiniciar la ejecución del programa.
Para hacer el cambio, basta con elegir en el calendario el mes, el año y el día en el que se va a
trabajar. Inmediatamente el programa la toma como nueva fecha de trabajo.

 Si no se elige el día, el programa no tomará la fecha que se desea cambiar.

Cambio de Período
Por medio de esta opción es posible cambiarse de período, sin necesidad de reiniciar la ejecución
del programa.
Para hacer el cambio, basta con elegir en la pantalla que se muestra, el período en el que se va a
trabajar. Inmediatamente el programa la toma como nuevo período de trabajo.

84
Importación / Exportación de Datos
La funcionalidad de este programa radica en que permite integrar al programa, información externa
generada por otros programas o por CONTABILIDAD®, siempre y cuando el archivo a importar
tenga las mismas características a la estructura de los archivos que maneja el programa. También
permite enviar toda la información de alguno de los archivos del programa para ser utilizada en
otras aplicaciones que manejen la misma estructura del archivo que genera CONTABILIDAD®.
Para acceder a esta aplicación, se ingresa por Utilidades \ Importar / Exportar Archivos.

 NOTA IMPORTANTE: Para ingresar a Importación/Exportación de Datos de Contabilidad SQL solo es

posible hacerlo directamente desde la opción del Menú Utilidades, opción Importar / Exportar Archivo.
El programa presenta una lista de todas las tablas que conforman la base de datos.
Se debe seleccionar el archivo a importar o exportar, según sea el caso.
Seleccionar el tipo de transferencia (Importar / Exportar).
Se elige el formato desde el cual o hacia el cual van los datos. Las clases de formatos son: Tablas
de Contabilidad, Excel, Paradox, Foxpro, SQL Server, Texto.

 IMPORTANTE: Si se desea transferir información de una compañía a otra y el archivo ya existe, el

programa pregunta si se desea sobreescribir el archivo.
85
- Tablas de Contabilidad: Permite traer o llevar información de las tablas de Contabilidad desde o
hacia otra compañía. El programa solicita la compañía origen o la compañía destino, según sea el
caso (Importar / Exportar).
- Excel, Paradox, Foxpro, Texto: Si se elige alguno de estos formatos presenta la siguiente
pantalla:

 Para cada uno de los formatos genera (si es para exportar) o busca (si es para importar) el archivo
con sus respectivas extensiones: Excel (Extensión .XLS), Paradox (Extensión .DB), Foxpro (Extensión
.DBF), Texto (Extensión .TXT)
- SQL Server: Permite traer o llevar información de las tablas de SQL desde o hacia otra
compañía. Muestra la siguiente pantalla:

Si el archivo a exportar, ya existe

en la base de datos de la
compañía, pregunta si desea
sobrescribirla.

Si se va a importar, permite elegir la tabla a importar:

86
Transferir Datos Persona Natural
Esta opción permite transferir los datos de la Tabla GPersonaNatural Personas Naturales (Primer
nombre, Segundo nombre, Primer apellido, Segundo apellido, Clase de documento) a otra
compañía.

 Si se requiere realizar exportación de Persona Natural a Archivo Plano, se debe hacer por el proceso de
Importar/Exportar Archivos en el Menú Utilidades

Consultas Dinámicas
Esta opción permite generar informes específicos, "extractados" de uno o varios archivos del
programa, de acuerdo a los campos y delimitaciones que realice el usuario.
Antes de realizar una consulta de alguno de los archivos del programa, es requisito indispensable
tener bien definido y diseñado el contenido de este, es decir, saber de antemano qué informe se
desea, de qué archivo se va a tomar la información, qué campos contiene y cuáles registros
incluye.
Para acceder a esta aplicación, se ingresa por Utilidades \ Consultas dinámicas.

 NOTA IMPORTANTE: Para ingresar a Consultas Dinámicas de Contabilidad SQL solo es posible
hacerlo directamente desde la opción del Menú Utilidades, opción Consultas Dinámicas.
87
Al ingresar a esta opción, el programa permite elegir las siguientes opciones:
• Crear Consulta
• Abrir Consulta

Crear Consulta
Al iniciar una nueva consulta, el programa presenta en pantalla los archivos sobre los cuales es
posible realizar alguna consulta y es posible seleccionar uno o varios de ellos.

 Es posible recorrer la lista, utilizando las teclas de desplazamiento del cursor. Teniendo en cuenta la
funcionalidad de Windows, para seleccionar uno a uno los archivos, se da clic con el mouse y la tecla
<Ctrl> y si son varios archivos seguidos (rango): clic con el mouse en el primer archivo y la tecla <Shift>
y clic con el mouse en el último campo.
Los pasos a seguir son:
Seleccionar los archivos a incluir en el informe.

Al dar clic en el botón Siguiente, aparece la lista de campos que se van a utilizar en la consulta.

Seleccionar los campos a incluir en el informe.

 Para seleccionar los campos, se puede hacer de la misma forma que en la pantalla anterior.
Para continuar se debe construir el criterio de selección o filtro para los datos del informe así:

88
Seleccionar de la lista, el campo del archivo por el cual se condicionará el informe.
Elegir un operador matemático ( Igual, Diferente, Menor, Mayor, Menor o igual, Mayor o igual).
Digitar la expresión (Límite de la condición) o elegir otro campo de las tablas elegidas anteriormente
y con el cual se va a evaluar la condición.
Dar clic en el botón <Adicionar Criterio> para que suba al cuadro superior.
Si se desea adicionar otra condición se hace lo mismo que en los cuatro (4) pasos anteriores y se
relaciona por medio de los operadores lógicos <Y> <O>.

 Para eliminar un criterio se presiona el botón <Limpiar>.

Luego se debe indicar el criterio de ordenamiento, es decir, por cuál de los campos que aparecen,
se va a organizar el informe.

Se puede guardar en Excel o Ascii, indicando la ruta en donde quedará grabado el archivo.

Si se elige el botón <Detalles>, muestra las características de la consulta:

89
Además, permite guardar el formato de la consulta, para futuras consultas.

 IMPORTANTE: El programa asigna al informe el nombre de <Consulta>. Cuando se guarda la consulta

en Excel y luego se guardan otras más con el mismo nombre, el programa lo que hace es adicionar otra
hoja a dicho archivo sin eliminar la anterior y así sucesivamente.

Abrir Consulta
Si se elige Abrir una consulta existente, el programa permite buscar el archivo con el cual fue
guardada la consulta con extensión .SQL:

Si se abre el archivo, muestra la pantalla que permite guardar la consulta en formato Excel o ASCII:

90
Análisis de Datos
Esta utilidad está ligada a una herramienta llamada Analysis Service que permite manejar de una
manera ágil y sencilla la información de la base de datos de Contabilidad, a través del diseño de
consultas, de acuerdo a las necesidades propias del cliente. Esta opción está disponible solo si se
tiene instalada la versión de SQL Server.
Al ingresar a esta opción, lo primero que debe hacerse, es indicar el nombre del servidor en el cual
está el Analysis Services instalado y dar clic en la opción <Conectar> para que se active este
servicio de SQL:

Una vez conectado al servidor, aparecen las bases de datos sobre las cuales se han creado uno o
más “cubos”.

91
Al seleccionar un cubo, aparece una nueva pantalla en la cual se visualizan los campos disponibles
para armar la consulta. Por ejemplo: si se selecciona el cubo de Saldos a tercero, aparecen los
campos de la tabla Cmdsaldos, centros de costos, algunos de plan de cuentas, de períodos y de
terceros.

De estos campos se arrastran al área de la izquierda todos los que se ingresarán para la consulta y
se acomodan en columnas o filas según se desee visualizar la información, seleccionando
92
previamente si se quiere traer la información gráfica o tabular. A medida que se van seleccionando
campos, la información se va viendo más exacta.
Tabular:

Gráfica:

93
Website de Softland
Por medio de esta opción es posible ingresar a la página web del Grupo Softland en España, casa
matriz de Softland S.A. en Colombia, siempre y cuando se tenga conexión a Internet, de lo
contrario no se podrá acceder a dicha página.

Al dar clic en el link Colombia, podrá consultar la página de Softland S.A. Colombia:

94
Correo
Por medio de esta opción es posible acceder al correo interno.

Aparece todo
lo que se tenga
en la bandeja
de entrada del
correo interno
de la empresa

En esta pantalla aparecen unos botones que sirven como herramientas para el manejo del correo y
son los siguientes:

Trae todos los mensajes que se tengan en la bandeja de entrada del correo.

Permite componer un nuevo mensaje. Al dar clic en este botón aparece la ventana para
enviar un nuevo mensaje:

Permite traer los mensajes entrantes.

Graba el archivo adjunto al mensaje de correo que se está visualizando.

Borra el mensaje que se tenga activo.

Permite salirse de la opción.

95
Herramienta de Actualización
Por medio de esta utilidad es posible realizar la actualización de las bases de datos de el módulo de
Contabilidad o la instalación de SQL Server en el servidor. Para acceder a esta aplicación se hace
por Inicio \ Programas \ Solución Corporativa Softland \ Utilidades Softland SQL \ Herramienta de
Actualización. Se puede elegir el tipo de proceso a realizar entre los siguientes:

Instalación Servidor: Esta opción se debe ejecutar la primera vez que se instala Contabilidad
SQL en el servidor para configurar en SQL Server las bases de datos básicas (Usuarios,
Informes y Compañía de Pruebas). La debe realizar tanto un usuario nuevo de Contabilidad,
como uno que actualmente tenga Access y vaya a pasarse a SQL.

Migración de Bases de Datos a SQL: Esta opción es utilizada para migrar los datos que el
usuario tiene en Contabilidad bajo el motor de base de datos Access hacia SQL Server o para
un usuario que tiene instalado algún programa Softland bajo el motor de base de datos Access
y necesariamente Contabilidad (Access). El módulo de Contabilidad y la aplicación Softland que
se tenga instalada debe estar en la última versión vigente.

 Si se tienen instalados otros productos Softland diferentes a Contabilidad, es necesario correr la

utilidad “Vinculación” (Ver explicación en el tema que sigue)

Actualización de Bases de Datos: Esta opción es para actualizar la base de datos SQL de las
compañías instaladas (Tablas, consultas, funciones, etc.) conservando la información
almacenada en cada una de ellas.

 Ver explicación mas detallada en “Actualizando el programa”, página 16.

Herramienta de Vinculación
Por medio de esta utilidad se vinculan las bases de datos que estaban en Access y que fueron
convertidas por medio de la utilidad de “Actualización”, por la opción “Migración de Bases de Datos
a SQL”. Esta utilidad lo que hace es permitir que toda la información que se ingrese en los demás
módulos, se vea reflejada en Contabilidad SQL y viceversa. Se debe utilizar esta utilidad, cuando se
va a trabajar en línea con Contabilidad SQL y otros módulos de la Solución Corporativa. Para
acceder a esta aplicación se hace por Inicio \ Programas \ Solución Corporativa Softland Servidor \
Utilidades Softland SQL \ Herramienta de Vinculación).

96
Al ingresar a esta utilidad aparece una primera pantalla donde se ingresan los datos de usuario
para acceder al servidor de SQL Server:

Está compuesto por los siguientes menús:

Vincular

Ayuda

 Si se tiene instalado UNICAMENTE CONTABILIDAD en la última versión, no es necesario correr esta

utilidad.

 Este proceso se debe realizar en cada una de las estaciones en las cuales se tiene uno o más módulos de la
Solución Corporativa que comparten información con alguna compañía de Contabilidad SQL. Ejecutarla
en una estación no implica que no se deba ejecutar en las demás; porque lo que se está haciendo en cada
estación es indicándole al módulo de la SOLUCIÓN CORPORATIVA dónde están los datos de
Contabilidad.

 Es necesario realizar el proceso para cada compañía instalada que afecte una compañía en Contabilidad
SQL.

Vincular
En este menú se elige cual de las bases de datos se van a vincular (Mecodb.mdb o Usuarios.mdb),
además permite salir de la aplicación. Esta compuesto por las siguientes opciones:

97

Crear conexiones ODBC´S

Vincular BD Compañías

Vincular BD Usuarios

Salir

Crear conexiones ODBC´S

Por medio de esta opción el programa crea automáticamente en el sistema, las conexiones de las
bases de datos Access con las de SQL. Al ingresar a esta opción aparece una pantalla donde
muestra el nombre del servidor, el usuario y el password:

Al dar <Aceptar> aparecen unos mensajes donde se indica cada una de las conexiones realizadas:

98
Vincular BD Compañías
Por medio de esta opción se vincula la base de datos de la compañía (mecodb.mdb) a una base de
datos de Contabilidad SQL. En esta pantalla se selecciona la compañía de Contabilidad SQL y la
base de datos de Access a la cual se va a conectar. Este proceso se hace para cada compañía de
SQL.

Al dar clic en el botón <<Aceptar>> se realiza la vinculación para que cada vez que se realicen
cambios en los demás módulos que trabajan bajo el motor de base de datos Access, se vea
reflejado en Contabilidad SQL y viceversa.

Por último, muestra un mensaje de terminación del proceso:

99
Vincular BD Usuarios
Por medio de esta opción se vincula la base de datos de Usuarios (usuarios.mdb) de Access a la
base de datos de usuarios de SQL, para que cualquier cambio que se haga a nivel de usuarios, se
refleje en ambas bases de datos. Al igual que en la opción anterior, se debe seleccionar la ruta en
la cual se encuentra la base de datos de usuarios:

Salir
Por medio de esta opción se sale de la aplicación.

Ayuda
Está compuesto por las siguientes opciones:

Índice

Contenido

Acerca de...

Índice
Al activar esta opción, aparece una ventana donde es posible buscar una opción o campo
específico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan
por dicha(s) letra(s). Al localizar la opción o campo deseado, se oprime el botón <Mostrar> e
inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva.

100
Contenido
Por medio de esta opción se visualiza toda la ayuda en línea, donde se muestra cada uno de los
menús, opciones y campos que conforman el programa.

Acerca de...
Por medio de esta opción es posible visualizar la versión del programa.

101
Herramientas de Datos
Esta utilidad se utiliza para realizar mantenimiento a las bases de datos del programa. Para acceder
a esta aplicación, se ingresa por Inicio / Programas / Solución Corporativa Softland Servidor /
Utilidades Softland SQL / Herramientas de Datos.
El programa presenta una pantalla inicial de acceso para conectarse al servidor SQL:

Valida que el
usuario tenga
La seguridad acceso al servidor
la maneja el de SQL Server.
servidor de Antes se debe
Windows (NT haber configurado
/ 2000 / 2003) dicho usuario en
el servidor SQL
Server, ya que
esta seguridad la
maneja el servidor
SQL Server.

A continuación se solicita la información de acceso:

Luego de ingresar el nombre de usuario (Trae por defecto “Supervisor”) y la contraseña (Por
defecto Enter), se ingresa al programa:

102
Está compuesto por las siguientes opciones:
• Archivo
• Utilidades
• Ayuda

Archivo
Está compuesto por la siguiente opción:
• Salir

Salir
Al elegir esta opción, inmediatamente sale del programa.

Utilidades
En este menú aparecen varias utilidades para la corrección de datos. Está compuesto por las
siguientes opciones:
• Verificar Históricos Duplicados
• Reconstruir Auxiliar Cartera
• Reconstruir Saldos Clientes
• Cambio de Estado Movimiento
• Llevar terceros a Contabilidad
• Verificar identificador Dos Contabilidad
• Terceros Med. Elect. a Terceros Contab.

Verificar Históricos Duplicados

La ejecución de esta utilidad valida documentos duplicados en todos los módulos.
Reconstruir Auxiliar Cartera
Esta utilidad toma el movimiento de Recibos y Notas y lo lleva al Auxiliar Cartera.
Reconstruir Saldos de Clientes:
Esta utilidad permite calcular el saldo anterior de los clientes.
Para correr las anteriores utilidades sólo basta con seleccionar la compañía en la cual se va a
realizar el respectivo proceso.

103
Cambio de Estado Movimiento
Esta utilidad coloca los estados seleccionados a los documentos que se encuentren en el rango de
fechas seleccionado y cuyo estado sea diferente de anulado.

Selección de los diferentes tipos de movimiento:

Ventas, Devolución en ventas, Compras,
Devolución en compras, recibos y notas, otras
entras y otras salidas, ajustes al inventario.

Selección del nuevo estado que se va a

cambiar en los documentos, este nuevo
estado puede ser: Mes Siguiente o Digitado.

Llevar terceros a Contabilidad

Esta utilidad lleva los terceros de los módulos instalados a Contabilidad y de una misma compañía.
Por ejemplo de Los módulos comerciales (clientes, proveedores, vendedores), Tesorería
(acreedores), Nómina (empleados). Para realizar esta utilidad sólo se debe seleccionar la
compañía en la cual se va a realizar el proceso:

 El proceso se realiza dentro de una misma compañía.

Cuando se corre la utilidad, se coloca como clase “Nit expedido por la DIAN” a todos los terceros
existentes, los terceros que tengan clase diferente, deben ser modificados.

Verificar identificador Dos Contabilidad

Verifica que el identificador dos de los terceros en Contabilidad, sean los mismos que hay en el
movimiento de Contabilidad y si no son iguales, los actualiza. Se debe elegir la compañía en la cual
se va a realizar el proceso.

Terceros Med. Elect. a Terceros Contab

Esta utilidad lleva los terceros de los medios electrónicos a Contabilidad y de una misma compañía.
Para realizar esta utilidad sólo se debe seleccionar la compañía en la cual se va a realizar el
proceso.

Ayuda
Está compuesto por las siguientes opciones:
• Índice

104
• Contenido
• Acerca de...

Índice
Al activar esta opción, aparece una ventana donde es posible buscar una opción o campo
específico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan
por dicha(s) letra(s). Al localizar la opción o campo deseado, se oprime el botón <Mostrar> e
inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva.

Contenido
Por medio de esta opción se visualiza toda la ayuda en línea, donde se muestra cada uno de los
menús y opciones que conforman el programa.

Acerca de...
En esta opción se visualiza la versión del programa.

Utilidad para Detectar Inconsistencias

Esta utilidad permite generar un informe con toda la información de inconsistencias que se generan
cuando se transfiere de los otros módulos al programa de Contabilidad y así poder corregirlas. Para
acceder a esta utilidad, se ingresa por Inicio \ Programas \ Solución Corporativa Softland Servidor
\Utilidades Softland SQL \ Inconsistencias.
El programa presenta una pantalla inicial de acceso para conectarse al servidor SQL:

Valida que el
usuario tenga
La seguridad acceso al servidor
la maneja el de SQL Server.
servidor de Antes se debe
Windows (NT haber configurado
/ 2000 / 2003) dicho usuario en
el servidor SQL
Server, ya que
esta seguridad la
maneja el servidor
SQL Server.

A continuación, pide la compañía a la cual se va a ingresar:

105
Luego de elegir la compañía se ingresa a la aplicación. Esta utilidad tiene el menú de Informes que
esta compuesto por las siguientes opciones:

Visualizar

Configuración

Salir

Estas opciones también se encuentran en la barra de iconos:

Visualizar
Por medio de esta opción se genera el informe, donde muestra todas las inconsistencias que se
presentaron al momento de realizar la transferencia, para luego poder entrar a corregirlas en
Contabilidad.

Configuración
En esta opción aparece una pantalla donde se eligen los criterios que se tendrán en cuenta para la
elaboración del informe de inconsistencias, dichos criterios son:

106
• Centros de costos en cero y la cuenta requiere centros de costos

• Cuentas sin código de activo

• Terceros con ID1 sucursal o ID2 diferentes

• Cuentas que no son de último nivel

• Terceros en 00000000000 sabiendo que la cuenta requiere de tercero y también cuentas con
terceros sabiendo que la cuenta no lo requiere

• Validar que los maestros tengan la información necesaria.

• Validar las cuentas que no tienen código de diferido y que lo requiere.

• Revisar que no se presenten errores en la naturaleza del movimiento.

• Código de la moneda extranjera que no la tiene y que lo requiere.

• Validar el documento referencia cuando éste es necesario, en el caso que la cuenta maneje
discriminación de saldos por documentos.

• Validar si la fecha pertenece al periodo o si se tiene activado el control de fechas o no.

• Si la cuenta maneja tercero y base, validar que tenga matriculada una base.

Además, luego de realizar la conversión de Contabilidad 8.0 al 10, valida que las cuentas que
necesitan tercero, centros de costos, código de activo, diferido, código de moneda extranjera,
documento referencia; si lo lleven, evitando así, que el programa pase movimiento y saldos sin
estos requerimientos.

107
Medios Electrónicos
El sistema de medios electrónicos permite a los usuarios de una manera fácil, realizar la
configuración para medios electrónicos de formatos, conceptos y cuentas según la resolución
número 12807 de Octubre 26 de 2006.
La aplicación de Medios Electrónicos está compuesta por los siguientes Menús:

Archivo

Procesos

Informes

Ayuda

Archivo
Presenta las siguientes opciones:

Básicos

Asignación de cuentas

Salir

Básicos
Presenta las siguientes opciones:

Formatos

Conceptos

Formatos
Se crean los formatos con los que se van a elaborar los medios electrónicos de acuerdo a lo
requerido por la DIAN. En la pestaña Básicos se ingresa:

Código del formato

Descripción

Tope: Se valida el tope de Formatos para la identificación de los terceros.

Número de resolución

Ruta del esquema: Se toma el archivo del esquema de la Dian para tomar la configuración del
formato y así se garantiza que los campos son exactamente como los pide el Validador de la
Dian.

108
La pestaña Lista, muestra todos los formatos en forma de lista:

Los siguientes formatos son los que se encuentran en el sistema para ser generados:
1001 – 1002 – 1003 – 1004 – 1005 – 1006 – 1007 – 1008 – 1009 – 1010 – 1011 – 1012 – 1013 –
1014 – 1015 – 1016 – 1017 – 1018 – 1027 – 1043 – 1044 – 1045 – 1046 – 1047 – 1048 – 1050
(Anexo 19F) – 1050 (Anexo 20F) – 1051 – 1052 – 1053 – 1054 – 1055 – 1056 – 1057 - 1059

109
Conceptos
Se crean los conceptos con los que se van a elaborar los medios electrónicos de acuerdo a lo
requerido por la DIAN. Se ingresa la siguiente información:

Código

Descripción

Se valida las cuantías menores por cada concepto y el identificador que debe llevar con su
respectivo nombre.

Se valida el nombre para las Operaciones del Exterior.

Tope: Se utiliza para la configuración del Tope Salarial de los conceptos 5001 por $20.000.000
y 5002, 5003, 5004 por $1.000.000 como se establece en la resolución de la DIAN. Este campo
también puede ser utilizado por todos los demás conceptos que en algún momento requieran
un tope adicional de acuerdo a las especificaciones que establezca la DIAN.

Asignación de Cuentas
En esta opción se hace la relación de los formatos con los conceptos y las cuentas. Además se
debe seleccionar si el saldo a tomar es del movimiento y si se debe hacer cambio de naturaleza
para no llevar valores negativos.

110
Cuenta Inicial y Cuenta Final: Pueden ser digitadas o seleccionadas de la lista de cuentas.

111
El sistema verifica si las cuentas ingresadas son válidas contra el PUC.
Tipo Movimiento: Se selecciona movimiento o saldo.
Cambio Naturaleza: Se activa en caso que se deba hacer cambio de naturaleza para no llevar
valores negativos.

Salir
Permite salir de la aplicación.

Procesos
Presenta las siguientes opciones:

Generación de Medios Electrónicos

Generación de Medios Electrónicos

El proceso de Generación de movimiento para medios electrónicos lleva la información a Excel con
el diseño del formato exigido por el prevalidador, validando los topes de cuantías menores y
terceros del exterior, realizando las agrupaciones que se requieran. Los demás campos deben ser
revisados y validados por el usuario.

112
Si hay inconsistencias en el formato que se está generando, el programa muestra un mensaje, por
ejemplo: “Se creó un archivo log de errores que se encuentra en la ruta:
C:\MECOsoft\MECOsic\Comodín\Declaración de errores\Err1001020920071517.log”

Al editar el archivo en la ruta que especifica el mensaje, muestra las inconsistencias que se deben
corregir:

113
Luego de corregir las inconsistencies, no debe salir ningun mensaje.

 NOTA: Las inconsistencias son informativas para el usuario y no impiden la generación completa del
formato.
En eL archivo generado se pueden hacer las revisiones y correcciones necesarias para el medio
electrónico.

Una vez este listo el formato, se selecciona todos los registros sin incluir la línea 1 (Títulos):

114
Se copian los registros, luego se ingresa al Prevalidador de la DIAN y en el formato al que
pertenecen los datos. Se ubica en el campo del botón Agregar y se ingresa el número de líneas a
insertar:

A continuación se ingresa por el menú Edición/pegar:

115
Ahora quedan los registros insertados en el formato:

116
Por último, se da clic en el botón “Generar XML” para que se cree el archivo y así entregarlo a la
DIAN:

Informes
Presenta las siguientes opciones:

Básicos

Básicos
Presenta las siguientes opciones:

Formatos

Conceptos

Formatos/Conceptos

Formatos
Permite conocer los formatos que se tienen ingresados en el sistema.

Conceptos
Permite conocer los conceptos que se tienen ingresados en el sistema.

117
 Funciones de impresión, Zoom,
Exportación

Filtro por Cantidad

concepto de
páginas

Formatos/Conceptos
Permite conocer los formatos con sus respectivos conceptos. Configuración de formatos.

118
Ayuda
Presenta las siguientes opciones:

Direcciones

Contenido

Sitio web de la DIAN

Acerca de

Direcciones
Permite al usuario conocer la nomenclatura según la resolución para la digitación correcta de la
dirección de los terceros.

Contenido
Permite ver la ayuda en línea de la aplicación.

Sitio web de la DIAN

Abre la página web de la DIAN, siempre y cuando se tenga conexión a Internet.

Acerca de…
Muestra información de la aplicación.

119