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Cmo Mejorar la Productividad con Word

Objetivos: Localizar y reemplazar texto. Usar la herramienta Autocorreccin para insertar texto al teclear un documento.

La opcin Buscar y Reemplazar es una poderosa herramienta para localizar y sustituir palabras o frases completas que se repiten a lo largo del documento. La opcin uto correccin nos va a permitir que !ord "### supervise nuestro mecanografiado y podamos minimizar el numero de errores cometidos. $ara realizar los ejercicios de la leccin% abra el documento denominado &#'Leccn.doc&. $uede que al abrir el documento observe que algunas de las palabras aparecen subrayadas con una l(nea roja ondulada. )sto se debe a que esta activada la opcin *Revisar ortograf(a autom+ticamente*. ,i quiere hacer desaparecer la l(nea roja% siga la siguiente secuencia: -erramientas . Opciones . ortograf(a y /ram+tica . Ocultar errores de ortograf(a en este documento y marque la casilla. BSQUEDA Y SUSTITUCI ! DE TE"T# )sta opcin esta indicada para localizar r+pidamente 0y reemplazar si es necesario1 todas las apariciones de una palabra o frase. $or ejemplo% podemos cambiar el antiguo nombre de un producto y sustituirlo por el nuevo nombre del mismo. ,e pueden cambiar todas las apariciones del te2to de una sola vez o verificar una por una para tener un mayor control de la operacin. )n cualquier caso la ventaja respecto a la localizacin y sustitucin del te2to manualmente es obvia% dado que no tenemos que mecanografiar el nuevo te2to cada vez que queramos cambiar el antiguo. $ocali%acin del te&to 3amos a cambiar la palabra *asociaciones* por *divisiones* en el documento de ejemplo. ,iga los siguientes pasos: 4. ". 5. 6. )lija )dicin . Reemplazar )n el cuadro Buscar% escriba *asociacin* )n el cuadro Reemplazar escriba *divisin* 7os aseguraremos de que la operacin se realice sobre todo el documento. $ara ello elegiremos la opcin 8odo en Opciones de b9squeda. ,i esta opcin no esta visible pulsaremos el botn :as del cuadro de dialogo Reemplazar para hacerla visible. )n estos momentos el cuadro de dialogo aparecer+ de la siguiente forma:

O bien% en su modo e2tendido:

B'()ueda * (u(titucin del te&to 4. $ulse el botn Buscar siguiente para comenzar la b9squeda. 3era que la primera ocurrencia de la palabra *asociacin* queda resaltada. ,i no lo ve puede que tenga que mover el cuadro de dialogo para poder ver la palabra seleccionada. ". $ulse el botn Reemplazar. La palabra *divisin* sustituir+ a la palabra *asociacin*. ;espu<s de esto% se seleccionara la siguiente ocurrencia de la palabra *asociacin*. 5. $ulse el botn Reemplazar. ;e nuevo% la palabra *divisin* sustituir+ a la palabra *asociacin*% pasando a seleccionarse la siguiente aparicin de la palabra *asociacin*. 6. )n esta ocasin% *asociacin* es la palabra correcta. =omo no queremos sustituirla% pulsaremos el botn Buscar siguiente. ,e resaltara la siguiente aparicin de la palabra *asociacin*. '. $ulse el botn Reemplazar para cada una de las apariciones siguientes.

>. =uando ya no se encuentren mas apariciones de la palabra *asociacin* aparecer+ el siguiente mensaje:

?. $ulse el botn aceptar para continuar. Cmo reem+la%ar toda( la( a+aricione( del te&to ,i no quiere confirmar todas las sustituciones del te2to una a una puede activar la opcin Reemplazar todo del cuadro de dialogo reemplazar. )n este ejercicio vamos a cambiar todas las apariciones de la palabra *cat+logos* por *muestrarios* $ocali%acin del te&to )l cuadro de dialogo Buscar y reemplazar mostrara ahora los criterios de b9squeda del anterior ejercicio. Borraremos el te2to anterior antes de introducir los nuevos criterios. 4. )n el men9 )dicin elegimos Reemplazar. ". )n el cuadro Buscar escriba *cat+logos*. 5. )n el cuadro Reemplazar escriba *muestrarios* La situacin debe ser la siguiente:

B'()ueda * (u(titucin de toda( la( a+aricione( 4. $ulse el botn Reemplazar todos. ;e esta manera% sustituir+ todas las apariciones de *cat+logos* por *muestrarios* sin preguntar previamente. ". parecer+ una ventana de informacin con el numero de sustituciones realizadas. $or ejemplo:

5. $ulse el botn ceptar para volver atr+s. 6. $ulse el botn =errar para cerrar la ventana de b9squeda y ver los cambios efectuados. 3era como la palabra *muestrarios* aparecer+ por todo el documento. I!T,#DUCCI ! DE TE"T# C#! AUT#C#,,ECCI#! =on la opcin de !ord "### utocorreccin podemos hacer que el programa nos corrija autom+ticamente aquellas palabras que solemos escribir de forma equivocada. 8ambi<n nos sirve para insertar palabras y frases de uso corriente% incluso aunque no sean susceptibles de provocar errores. )sto se har+ mediante *)ntradas de uto correccin*% que insertara autom+ticamente el te2to repetitivo indicado al teclear. Creacin de una entrada de Autocorreccin ,upongamos que estamos creando una lista de productos en la que cada l(nea comienza por el mismo nombre. $ara no tener que teclear siempre el nombre% podemos crear una estrada de autocorreccin seguida del resto del nombre que varia en cada producto. !ord "### se encargara de escribir sobre la marcha el te2to que se repite. Cmo crear una entrada de Autocorreccin Los nombres de los productos aparecen en una tabla en la seccin de Lista de precios de nuestro ejercicio. =ada nombre del producto deber(a comenzar con el te2to */ran plaid* pero es f+cil equivocarse y escribir *pld* en lugar de *plaid*. ,i creamos una entrada de autocorreccin para que al escribir *pld* mas espacio aparezca */ran plaid*% no tendremos ese problema. s(% con solo tres pulsaciones de teclas obtendremos autom+ticamente las

diez que componen el te2to de */ran plaid*. $ara ello: 4. 3aya hasta la tabla que hay al final del documento. ". )n la primera l(nea de la lista de precios seleccione */ran plaid*. 5. )lija -erramientas . utocorreccin. aparecer+ el siguiente cuadro de dialogo:

6. -aga clic en el cuadro de te2to Reemplazar y escriba *pld*. '. $ulse en el botn gregar. La nueva entrada se a@adir+ a la lista de entradas del cuadro de dialogo. >. $ulse en el botn ceptar para volver al documento. U(ar Autocorreccin +ara in(ertar te&to partir de ahora cada vez que escriba la palabra *pld* seguida de un espacio se sustituir+ autom+ticamente por */ran plaid*. 3e+moslo con un ejemplo:

4. -aga clic en la segunda columna de la cuarta fila de la tabla. ". )scriba *pld* seguido de un espacio en blanco% y a continuacin *para colchas*. )l te2to */ran plaid* aparecer+ en este momento y tenemos la frase: */ran plaid para colchas*. 5. -aga clic delante de la palabra *=onjunto* en el siguiente grupo de productos. 6. )scriba *pld* seguido de espacio en blanco. )l te2to */ran plaid* aparecer+ delante de la palabra *=onjunto*. '. Repita el paso 6 para todos los elementos de la lista ;espu<s de esto la tabla deber(a tener el siguiente aspecto: Realizaremos la impresin del documento creado para ver el resultado en papel. 3eremos cmo usar los botones de la barra de herramientas )st+ndar para e2aminar un documento. ;espu<s de cambiar los m+rgenes e insertar saltos de p+gina manuales% imprimiremos el documento 0si no tuvi<semos impresora disponible% optaremos por ver el documento en 3ista $reliminar1 ,e(umen$ara Buscar y reemplazar te2to -aga esto )n el men9 )dicin% elija Reemplazar. )n

el cuadro de dialogo Reemplazar% teclee el te2to a localizar. 8eclee el te2to que lo va a sustituir. Atilice el botn Buscar siguiente para pasar a la siguiente aparicin de la cadena de b9squeda en el te2to. $ulse en el botn Reemplazar para sustituir una aparicin y pasar a la siguiente. $ulse en Reemplazar todos para sustituir todas las apariciones de la cadena de b9squeda sin preguntar. =rear una entrada de uto correccin ,eleccione el te2to de la entrada. )n el men9 -erramientas% elija uto correccin. =on el cursor en el cuadro Reemplazar% escriba el nombre de la entrada. -aga clic en el botn gregar para volver al documento.

Cur(o avan%ado de Word .///

4.. El e(critorio de Word .//0


)l Botn de :icrosoft Office. La cinta de opciones. )l iniciador del cuadro de di+logo. Las fichas adicionales de la cinta. La minibarra de herramientas. Aso del teclado. )jercicio )scritorio.doc Bnforme nual.doc

".. Utili%acin de e(tilo(


)l cuadro de estilos plicacin de formato con estilos de car+cter. plicacin de formato con estilo de p+rrafo. =ambio de un estilo. )jercicio4.doc ,olucin ejercicio4

5.. Como a1orrar tiem+o con a(i(tente( * +lantilla(2


=rear un documento usando una plantilla predefinida. =reacin de una plantilla personalizada. =reacin de un nuevo documento basado en una plantilla. )jercicioCplantillas.doc2 )jercicioCplantillasCavanzado.doc2 )jercicioCplantillasCavanzadoCmodelo.doc2 )jercicio".doc

6.. Creacin de columna(2


=reacin de columnas. =ambio del n9mero de columnas dentro de un documento. Dormateo de las columnas. )jercicio5.doc ,olucin ejercicio 5

'.. Incor+oracin de 3r45ico( * te&to en5ati%ado2


Bnsercin y cambio de tama@o de un gr+fico. Barra de herramientas de imagen. utoformas. Barra de herramientas de dibujo. =reacin de letras capitales. Recuadros de te2to. Bnsercin de objetos. )jercicio6.doc )jercicioCimagenes.doc2 )jercicioCimagenesCdocumento.doc2 )jercicioCimagenesC".doc2 )jercicioCimagenesC"documento.doc2 )jercicioCimagenesC5.doc2 )jercicioCimagenesC5documento.doc2

>.. #r3ani%acin de un documento mediante e()uema(2


:odo de trabajo en la modalidad de esquema. umento y reduccin de t(tulos. 3isualizacin de partes espec(ficas del esquema. 3isualizacin del te2to independiente. 8raslado de bloques de te2to. =mo aplicar numeracin de esquema. )jercicio'.doc ,olucin )jercicio'.doc )jercicio )ncabezados.doc

http:EEsi.ua.esEesEdocumentacionEofficeEFordEcurso.avanzado.de.Ford."###.html