DIRECCION DEL ALCANCE

ELEMENTOS DE ALCANCE, COSTOS Y TIEMPO PARA LA MAP GESTION DEL ALCANCE

Alcance ( Project Scope): Suma de los productos y servicios

a ser provistos por un proyecto. OBJETIVO

PRODUCTOS: caractersticas y funciones de los productos que deben entregarse para cumplir con el objetivo.
Proceso (Tecnologa/Metodologa): Trabajo que debe llevarse a cabo para entregar un producto.

GESTION DEL ALCANCE

Fase I: VIABILIDAD
Construccin de la Declaracin del Alcance (Marco Lgico) y EDP Conceptual: Memoria de identificacin del problema (MIP)

Planificacin del alcance: Declaracin Justificacin del proyecto (Para qu MIP) Objetivo del proyecto (Qu) Productos (entregables) del proyecto (Cmo): Definiciones / documentacin Lista de subcomponentes (SC): Definiciones /documentacin Factores de xito (asociados a los productos): Plazo / Costo / Calidad Restricciones y supuestos Definicin del alcance: EDP Conceptual (Elaborada a partir de los requerimiento)

Construccin de la Declaracin del Alcance (Marco Lgico) y EDP Conceptual: Estructura Desagregacin del Proyecto (EDP) (ECT / EDT)
QUE ES?

Divisin del proyecto entre las partes que le componen de manera lgica y sistemtica EDP nica para cada proyecto.

Traduccin del Alcance en elementos de trabajo especficos y

detallados: ORGANIZA Y DEFINE EL ALCANCE COMPLETO DEL PROYECTO.

Estructura Desagregacin del Proyecto (EDP) (ECT / EDT)

QUE ES? Desde la perspectiva del CLIENTE: Agrupacin de elementos del proyecto orientada a los productos (entregables) negociados: EDP

CONCEPTUAL
Subcomponentes basada en los requerimientos Elaborada en la fase I.

Desde la perspectiva del Proyectista: Estructura jerrquica que organiza

el trabajo en PAQUETES (Work Packages: Conjunto de tareas que se puedan programar, presupuestar y por lo tanto CONTROLAR). EDP de Desarrollo: Basada en las especificaciones de los productos Elaborada en la fase de diseo (etapa de planificacin).

Estructura Desagregacin del Proyecto (EDP) (ECT / EDT) QUE ES?

Los trabajos que no estn en la EDP quedan fuera del alcance del proyecto. Confirma el entendimiento comn del proyecto.

Puede ser: Un Grafo en forma de rbol (diagrama) / Una lista

Estructura Desagregacin del Proyecto (EDP) (ECT / EDT)

PRINCIPIOS BASICOS PARA SU CONSTRUCCION
Los miembros de los equipos del proyecto deben ser involucrados en el desarrollo de la EDP para garantizar su consistencia. Cada EDP debe ser documentada para asegurar el entendimiento del alcance tanto del trabajo incluido como del que no lo est. Debe ser consistente con la forma como el trabajo se va a llevar a cabo.

La EDP debe ser una herramienta flexible para acomodar los cambios apropiadamente mientras se controla el contenido del proyecto de acuerdo con la declaracin del alcance.

Estructura Desagregacin del Proyecto (EDP) (ECT / EDT) Bases para la elaboracin de la EDP: Jerrquicamente de mayor a menor: Productos / (Subcomponentes - Paquetes de Trabajo). Cada nivel descendente representa una descripcin ms detallada de los elementos del proyecto: ENFOQUE TOP-DOWN. Grupos integrables: Cada descomposicin debe contar con unidad lgica conceptual y Mxima independencia. Una unidad de trabajo (SC / PT) debe aparecer solo una vez en la EDP. El contenido de un tem de la EDP es la suma de los tems por debajo de l.

Estructura Desagregacin del Proyecto (EDP) (ECT / EDT)

Bases para la elaboracin de la EDP: Un tem de la EDP solo puede ser responsabilidad de un individuo a pesar de que puedan trabajar muchos individuos en l.
Hasta 10 grupos / Hasta 5 niveles. No relaciones uno a uno / No relaciones cerradas. No contiene funciones (no organigrama)

Pasos para construir la EDP conceptual

Definir Producto(s) (Entregables)

Definir Objetivo

Seguir desagregando

NO

Es posible estimar Plazo/Costo? (con el nivel de confianza Necesaria para el momento)

Verificar EDP

SI

EDP de desarrollo tpica de un proyecto de ingeniera de software

0.0. Proyecto Contabilidad

1.0. Especificar necesidades

2.0. Analizar Contabilidad

3.0. Disear Aplicacin

4.0. Codificacin

5.0. Pruebas

1.1. Estudiar Sistema Actual 1.2. ide. nuevas carcteristica

2.1. Estudiar Procesos 2.2. Estudiar Datos

3.1. Diseo B.D 3.2. Diseo Programas

4.1. Creacin Esquema 4.2. Codificacin Programas

5.1. Prueba Unidades 5.2. Prueba del Sistema

WBS Prochart criticaltools.com

EDP tpica de un proyecto de ingeniera de software mediante lista indentada

0. Proyecto Contabilidad. 1 Especificar necesidades. 1.1 Estudiar Sistema Actual. 1.2 Aadir Nuevas Caractersticas. 2. Analizar Contabilidad. 2.1 Estudiar Procesos. 2.2 Estudiar Datos. 3. Disear Aplicacin. 3.1 Diseo B.D. 3.2 Diseo Programas. 4. Codificacin. 4.1 Construccin del esquema. 4.2 Codificacin de los Programas 5. Pruebas 5.1 Prueba de Unidades 5.2 Prueba del Sistema

EDP PARA UNA PLANTA INDUSTRIAL

Proyecto

Trabajos elctricos

Trabajos mecnicos

Trabajos civiles

Trabajos electrnicos

Trabajos geotcnicos

Diseo vas y pavimentos Vas externas e internas Pavimentos flexibles

Diseos estructuras Estructuras metlicas Estructuras de concreto

Diseo drenajes Aguas de lluvia Aguas negras

Diseos cimentaciones Tanque de

almacenamiento

Equipos (vasijas)

Pavimentos en concreto

Puente (paso de vehculos)

Aguas aceitosas

Equipos rotatorios

DIRECCION DEL TIEMPO

A lo largo de la vida del proyecto se tienen tres programas, bases para la gestin del tiempo:

PROGRAMA
DE HITOS

FASE O ETAPA
FASE CONCEPTUAL ETAPA DE VIABILIDADA FASE DE DISEO ETAPA DE PLANIFICACION FASE O ETAPA DE EJECUCION

MAESTRO

DE DETALLE

DIRECCION DEL TIEMPO

PROGRAMA DE HITOS
Hito: Un evento que representa un logro identificable y significativo para la realizacin del proyecto. Definidos con precisin para facilitar el seguimiento del proyecto por parte del cliente. Puede expresarse como: Fecha asociada de entrega para cada producto: para aquellos casos en los cuales ya se ha establecido una fecha de inicio de la ejecucin del proyecto y se ha seleccionado un calendario. Como un estimado de la duracin de los productos para el cliente (si no se cuenta con fecha de inicio y calendario). Ejemplo: Producto 1: 70 das o 10 semanas despus de iniciado el proyecto

DIRECCION DEL TIEMPO PROGRAMA DE HITOS

Para cada producto: Fecha de entrega (hito) ofrecida al cliente

> >

Fecha de finalizacin estimada por el proyectista Estimado de duracin (fijado por el proyectista)

Estimado de duracin (negociado con el cliente)

Y QU TANTO DEBE SER MAYOR EL HITO AL ESTIMADO HECHO POR EL PROYECTISTA?

DIRECCION DEL TIEMPO PROGRAMA DE HITOS

Utilizando un diseo conceptual (basado en los requerimientos del cliente) de la opcin o alternativa de solucin, sobre la base de los estimados anteriores, se elaborar el programa de hitos.
Resultados:

EDP Conceptual: Representacin grfica del diseo conceptual.

Programa de hitos Estimados de las cantidades de trabajo para cada producto base para la elaboracin del Presupuesto Tipo II

DIRECCION DEL TIEMPO PROGRAMA DE HITOS

QUE SE ESTIMA?

Cantidad de trabajo: que requiere un producto, subcomponente, (Unidades de trabajo). Ejm: Nmero de tems en una base de datos
Nmero de metros cuadrados a fundir en una losa Nmero de lneas de cdigo a escribir

Nmero de procesos a analizar

Nmero de encuestas a realizar Nmero de cargos a estudiar Metros de cableado

Puntos de red a instalar

DIRECCION DEL TIEMPO PROGRAMA DE HITOS

Con base en la cantidad de trabajo determinada se debe calcular o estimar / determinar( para cada subcomponente/ producto): b. Esfuerzo: asociado solo al recurso humano y por lo tanto depende de la productividad del personal.

Esfuerzo ( Emnk )

Cantidaddeltrabajomnk productividad k

Donde m= subcomponente ; n= producto, k = recurso humano Ejemplo: Se estima como cantidad de trabajo asociado a un subcomponente de 792 m2 de pared y se piensa en una productividad del personal que hace el subcomponente de 50m2/hora, entonces:

Esfuerzo ( Emnk )

792 m 2 m2 50 h

16 horas

DIRECCION DEL TIEMPO PROGRAMA DE HITOS

b.Requerimintos: asociado solo al recurso fsico o materiales necesarios para cada subcomponente / producto

requerimiento _ de _ recurso ( Rmnk ) Cantidad det rabajomnj * necesidaddelrecurso j

unidaddeltrabajomnj

Donde m= subcomponente ; n= producto, j = recurso fsico o material

Ejemplo: Para el anterior subcomponente se necesitan 0.1 bultos de cemento / m2

requerimiento _ de _ recurso ( Rmnk )

792m2 *

0.1bulto m2

79,2 bultos

DIRECCION DEL TIEMPO PROGRAMA DE HITOS

Entonces: Esfuerzo Total para k (ETk) =

nk

Emnk
Rmnk

Requerimiento Recurso Total (RRTj) =

nk

Donde m= subcomponente ; n= producto, k = recurso humano j = recurso fsico o material

Nota: El esfuerzo o el requerimiento es la base para calcular los costos de personas, equipos, materiales, ingrediente para estimar los costos directos del presupuesto de inversin

DIRECCION DEL TIEMPO PROGRAMA DE HITOS

b. Estimado de la duracin: es la duracin (en tiempo) de un subcomponente, teniendo en cuenta el esfuerzo y la disponibilidad del recurso.

Estimado de la duracin =
Ejemplo:

Esfuerzo Disponibilidaddelrecurso

Cantidad de trabajo: 500 encuestas

Recurso humano: Profesional recin egresado, se estima su productividad en 1 encuesta / hora. Se dispone de 5 horas / da del profesional.
500encuestas 1encuesta = 100 das hora 5horas Hito?? dia

Estimado de la duracin =

DIRECCION DEL TIEMPO - PROGRAMA DE HITOS

METODOS DE ESTIMACION
1. BASADO EN LA EXPERIENCIA A. JUCIO EXPERTO:

Un experto estudia las especificaciones y hace su estimacin.

Se basa fundamentalmente en los conocimientos del experto. Si desaparece el experto, la empresa deja de estimar

DIRECCION DEL TIEMPO - PROGRAMA DE HITOS

METODOS DE ESTIMACION
1. BASADO EN LA EXPERIENCIA B. JUCIO EXPERTO DELPHI:

Se dan las especificaciones a un grupo de expertos.

Se les rene para que discutan tanto el producto como la estimacin. Remiten sus estimaciones individuales al coordinador. Cada estimador recibe informacin sobre su estimacin, y las ajenas pero de forma annima. Se renen de nuevo para discutir las estimaciones. Cada uno revisa su propia estimacin y la enva al coordinador. Se repite el proceso hasta que la estimacin converge de forma razonable.

DIRECCION DEL TIEMPO - PROGRAMA DE HITOS METODOS DE ESTIMACION

2. BASADO EN ANALOGIAS

Consiste en comparar las especificaciones de un proyecto, con las de otros proyectos.

Pueden variar los siguientes factores: Tamao: mayor o menor?

Complejidad: Ms complejo de lo usual?

Usuarios: Si hay ms usuarios habrn ms complicaciones. Otros factores: Restricciones Presiones

DIRECCION DEL TIEMPO - PROGRAMA DE HITOS METODOS DE ESTIMACION

2. BASADO EN LA UTILIZACION DE RECURSOS EN EL CICLO DE VIDA
Usualmente las organizaciones tienen una estructura de costos similar entre proyectos. Si en un proyecto ya hemos realizado algunas fases, es de esperar que los costos se distribuyan de manera proporcional. En la estimacin consiste en ver de cunto personal y durante cunto tiempo se dispone de l, haciendo esa estimacin. Ley de Parkinson: El trabajo se expande hasta consumir todos los recursos disponibles
Estudio Viabilidad Planificacin y Requisitos Diseo General Diseo Detallado

Desarrollo

Prueba

10% 2 meses

17%

15% ?

15%

33%

10%

DIRECCION DEL TIEMPO - PROGRAMA DE HITOS

DIRECCION DEL COSTO

Comprende todos los procesos para elaborar los presupuestos (de acuerdo con la fase/etapa del proyecto) y el control de la ejecucin de los mismos.
Estimacin y la elaboracin del presupuesto: Obedece a un proceso de afinamientos progresivos (tal como el alcance y la programacin). Precisin del estimado: Fase (etapa) del ciclo de vida del proyecto Costo relativo del estimado Vs. la utilidad Guarda relacin con La EDP Conceptos, actividades y centros de responsabilidad que se desee controlar

DIRECCION DEL COSTO

Variabilidad de la estimacin de costos y preparacin de presupuesto segn fase del proyecto (tipos (AACE)):

Inters en el proyecto Orden de magnitud: -30%, + 40%. Conceptual (Diseo conceptual) Presupuesto de inversin (Aprobacin del proyecto): -15%, +30%. Desarrollo (Diseo bsico y detallado): -5%, +15%. Control (EVM): -3%, +5%

DIRECCION DEL COSTO

La base de la estructuracin de los presupuestos es la determinacin del costo de los recursos necesarios para obtener (completar) los productos del proyecto (segn la fase/etapa). Esto implica: La Planificacin de los recursos: Determinacin de qu recursos fsicos (personal, equipos y materiales), qu cantidades de cada uno de ellos y en qu momento sern necesarios para realizar los productos Determinados en la elaboracin del PROGRAMA DE HITOS Estimacin de los costos: Desarrollo de una aproximacin (estimacin) de los costos recursos necesarios para completar los productos Estos procesos interactan entre ellos y con los procesos de las otras direcciones ( en especial la estimacin de la duracin de los productos

DIRECCION DEL COSTO PRESUPUESTO TIPO I

Estimacin sobre el costo total posible de una idea de solucin: Primera referencia para evaluar la idea. Se elabora partiendo de una idea muy preliminar de los productos del proyecto, basada en los requerimientos propuestos por el cliente: Diseos preliminares. Implica definir una variable clave asociada a la idea:

Metro cuadrado de espacio a construir Salida en Kilovatios/hora de una planta generadora Toneladas por da en una fbrica Personas encuestadas de un muestreo (sondeo) Personas vacunadas en una campaa Familias servidas por una planta de tratamiento

DIRECCION DEL COSTO

PRESUPUESTO TIPO I
Requiere definir las peculiaridades de la idea de solucin que afecten el comportamiento de la variable: Condiciones especiales (tcnicas, sociales, polticas, culturales). Formas de estimacin: Estimacin anloga (informacin histrica): Proyectadas a la fecha del estimado Juicio de expertos Publicaciones (por ejemplo: costo por m2 a construir (Construdata)

Al final se dispone de un Orden de Magnitud sobre el costo posible de la solucin al problema: Variabilidad: -30% a +40%

DIRECCION DEL COSTO

PRESUPUESTO TIPO II

Presupuesto asociado a las alternativas de solucin

Requiere de un diseo conceptual del producto principal (objetivo) del alcance: EDP Conceptual. La elaboracin del presupuesto Tipo II implica: 1. 2. Planificar los recursos (hecho en la planificacin de los plazos) Costear el esfuerzo / requerimientos de recursos: Estimacin o determinacin de los costos unitarios (CU) y/o factores multiplicadores (FM) para cada uno de los recursos (k / j)
Formas de estimacin de CU / FM (fuentes secundarias):

Estimacin anloga (ajustada a la fecha) / Juicio de expertos

Cotizaciones preliminares de contratistas y proveedores / Publicaciones

DIRECCION DEL COSTO

PRESUPUESTO TIPO II
3. Clculo del presupuesto: Incluye Costos directos (CD): De personal, maquinara y equipos directamente relacionados con los productos y subcomponentes del proyecto (Pueden incluir viticos, transporte, papelera, comunicaciones, impresiones,) Costos indirectos (CI): No se reconocen en forma efectiva en productos y subcomponentes .Ejm: Personal de direccin del proyecto: direccin, contabilidad, jurdica. Servicios, impuestos, Infraestructura fsica, equipos de oficina, computadores, software, papelera. Relaciones pblicas, capacitacin, Plizas, multas Costos imprevistos (contingentes - CIM): Ocurren de forma accidental, inesperada.

DIRECCION DEL COSTO PRESUPUESTO TIPO II

3. Clculo del presupuesto: DEL PRESUPUESTO). SISTEMAS DE CALCULO DE LOS CD (BASE A. Abajo Arriba: tomando los clculos de la planificacin y el costeo de los recursos. CDk1 = ETk * CUk o CDk2 = ETk * CUk * FMk CDj1 = RRTj * CUj o CDj2 = RRTj * CUj * FMj Entonces: CD (de la alternativa) = CDk + CDj B. Arriba Abajo: Tomando como base proyectos anlogos actualizados: Estima directamente los CDk sin planificar los recursos ni costearlos. C. Parametrizacin: Parmetros (variables) asociados a los productos ofrecidos en la alternativa (Similar al Tipo I) Nota: Los sistemas 2 y 3 son regularmente poco confiables para un presupuesto Tipo II, a menos que se cuente con informacin anlogo muy fiable y con el apoyo de personal muy experimentado.

DIRECCION DEL COSTO PRESUPUESTO TIPO II

Clculo del presupuesto (continuacin): Sistemas de elaboracin del presupuesto: Sistema natural: Costo Total = CDk1 + CI + CIM CI = % CDk1 (entre un 10% y un 20%) CIM = % (CDk1 + CI) (entre un 5% y un 10%) Sistema basado en Factores Multiplicadores (FM) Costo Total = CDk2 (si el FM incluye a CIM) Costo Total = CDk2 + % (CDk2) (si el FM NO incluye a CIM) Nota: El FM depende de cada organizacin
Y el PRECIO de VENTA? (proyectos externos) Clculo como un % del costo total Clculo como un % del Precio de Venta

DIRECCION DEL COSTO PRESUPUESTO TIPO II

Ejemplo FM para personal Base costo directo ....1.00 Prestaciones, seguros, salud, etc ...0.75 Costos Indirectos . 0.30 Costos Imprevistos .. 0.10

Total FM ..... .2.15 (sin incluir utilidad o excedentes e incluyendo imprevistos) Si incluye Utilidad:
30% sobre el costo ... 0.60

Total FM con utilidad .... 2.75

En todo caso estos valores son estimados o de mercado, no podemos comprometerlos como los definitivos o reales (los cuales tendremos que calcular en la Fase de diseo (o planificacin)