CONCEPTO SOBRE REVISIN DE INFORMES MENSUALES PROGRAMA DE AMPLIACIN - PROGRAMAS TCNICOS 2013

Fecha de elaboracin.- 18 de octubre de 2013

Una vez revisados detalladamente los informes presentados por los apoyos del Programa, los supervisores de los Convenios establecidos con las Entidades para el Trabajo y Desarrollo Humano conceptuamos lo siguiente: En general, los informes no responden a los requisitos bsicos que deben reunir para que el Interventor o Supervisor de los Convenios, con elementos de juicio, con objetividad, pueda firmar extemporneamente los documentos respectivos. Este paquete documental no resiste la revisin de un auditor. En cuanto a los informes de ejecucin contable financiera, el diligenciamiento de los formatos 9A y 9B, es muy lacnico. Los requerimientos solicitados en oportunidad en algunos formatos, para el lleno completo de los requisitos del informe, adolecen de alguno de los siguientes aspectos: definicin clara del compromiso, fecha de cumplimiento o de entrega del producto pactado en el compromiso. El numeral 1.1 del Informe de Gestin del Proyecto es casi idntico en la mayora de los documentos presentados. Esto no sera inconveniente si el documento fuese consistente, pero, al contrastar este texto inicial (el texto aqu referido) con el cumplimiento del Plan Operativo, sobre todo en su componente tcnico pedaggico, en buen nmero de informes no coinciden, no son compatibles los textos: se contradicen. El diligenciamiento del formato 9A es deficiente: o El diligenciamiento del encabezado del formato no permite que el documento se defienda slo: Es necesario pedir explicacin a las personas que hicieron el registro de informacin, sobre todo en el tem HORARIO PRESENCIAL. o En varios casos, no coinciden HORARIO PRESENCIAL (digitado ambiguamente e incompleto) con TOTAL HRS POR SEMANA. o Es grave que en muchos de los formatos, la casilla de observaciones del numeral 9 del Criterio 1 registre esta informacin: NO APLICA. Tcnico-Pedaggicamente este tem s aplica: Que por problemas administrativos o logsticos no se est ejecutando es muy distinto a que NO APLICA. Eventualmente es justificable slo en el primer mes de formacin pero dejando por escrito un compromiso que detalle fecha y contexto para evidenciar cumplimientos.

o En casilla de observaciones del tem 6 del criterio 3 aparece la frase NO APLICA. Esto deja sin sustento el diligenciamiento del formato en su totalidad, dado que, independientemente de todo, este es un requisito y S aplica. Caso distinto es que en el momento de la visita a la Institucin no se evidencie que los aprendices hayan tenido la oportunidad de evaluar a sus instructores. o El tem 9 del criterio 1 y el tem 4 del criterio 2 deben ser coherentes, no contradecirse. o El diligenciamiento del numeral 11 del criterio 1 es el mismo para todos los meses y para las cuatro (4) entidades instituciones Convinientes, con el agravante de que la observacin registrada en la celda de Observaciones NO APLICA AN no es aceptada por un aud itor, dado que por la naturaleza de la poblacin beneficiaria del proceso de formacin, s se han implementado muchos planes de mejoramiento (an por registrar cronolgicamente en los informes) de acuerdo a lo evidenciado en los Comits Operativos y en lo expresado a nosotros por los Coordinadores Acadmicos de las Instituciones Convinientes. o Es muy grave la observacin registrada en el numeral 4 del criterio 3, de la mayora de los formatos: NO APLICA. El criterio s aplica dado que hace parte del Reglamento. Lo que sucede es que desde el principio de la formacin - dada la naturaleza de la poblacin que est siendo atendida se defini la elaboracin, presentacin y sustentacin de Plan de Negocio como alternativa de etapa productiva. o Muy relacionado con el tem anterior, el ltimo cuadro del formato DISTRIBUCIN DE ALTERNATIVAS DE PRODUCTIVA en todos los formatos est sin diligenciar. Se debe diligenciar as: En la fila donde se expresa: Proyecto Productivo colocar entre parntesis PLAN DE NEGOCIO y en la celda de enfrente colocar el nmero de aprendices, que debe corresponder y coincidir en ese momento con el nmero de aprendices del grupo. o En ninguna parte del formato diligenciado en visita a todas las instituciones, se reporta (con fecha, hora, lugar y contexto) la realizacin de comits ordinarios y extraordinarios de Evaluacin y Seguimiento a Aprendices. Esta accin es muy importante y necesaria para el Programa. Por ello, es fundamental, es necesario que la profesional de apoyo tcnico pedaggico participe de dichas sesiones, dado que los conceptos de la profesional producto de su participacin en dichos comits, son los nicos que se conoceran en el Grupo de formacin Profesional. De ah surgen aspectos para el Mejoramiento Continuo. o Es grave que en el tem 6 del criterio 1, sobre evaluaciones, aparezca en los informes de los primeros meses, la frase NO APLICA AN,
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dado que la evaluacin es consustancial al proceso de formacin basado en el Mtodo de Proyectos. Si no se evala, no hay justificacin alguna para avanzar en el proceso de formacin. o En varios formatos se hace referencia a capacitacin. Ello solo es admisible en el primer mes. De ah en adelante, se da por entendido (un auditor, el supervisor, ) que todos los pblicos dominan el acceso. Adems, la descripcin del proceso de capacitacin en Black Board adolece de un compromiso concreto expresado en fecha, hora, duracin y contexto de aprendizaje. Aqu es importante precisar que el Coordinador Acadmico del Centro para el Desarrollo Tecnolgico de la Construccin y la Industria program y realiz un curso certificable dirigido a instructores, Coordinadores Acadmicos, , accin formativa que en ninguna parte de los informes aparece (ni fechas, horarios, modalidad, instructores formadores, beneficiarios reales y el contexto del curso como tal). o Los tres (3) ltimos tems del formato referidos a Aspectos (a resaltar y a mejorar) y a compromisos no fueron diligenciados en la mayora de los formatos de las cuatro (4) entidades instituciones Convinientes. Por todo lo anterior, en aras de que el informe Ejecucin Mensual pueda ser firmado objetivamente por el Supervisor de cada Convenio, es menester que: Con base en las observaciones detalladas en este oficio, se vuelva a diligenciar la mayora de formatos 9A. La primera hoja del informe de Supervisin Parcial se armonice con los formatos 9A, estando stos debidamente diligenciados. Varios de los informes contables-financieros se completen de acuerdo a las observaciones detalladas en este oficio. Cumplido lo anterior, los informes correspondientes a los meses de agosto y septiembre, deben cumplir con lo bsico requerido para este tipo de documentos y deben ser entregados a los supervisores adscritos al Grupo de Formacin Profesional Empleo y Trabajo a ms tardar el da 22 de octubre, 6PM. Los informes correspondientes a los meses siguientes (octubre en adelante) deben cumplir con lo bsico requerido para este tipo de documentos y deben ser entregados a los supervisores adscritos al Grupo de Formacin Profesional Empleo y Trabajo en los tiempos definidos en oportunidad.

Quedamos a la espera de sus conceptos y comentarios.

INGINIA HIMBOLDT Integrante Grupo de Formacin Profesional Empleo y Trabajo

EMILIO RODRGUEZ Integrante Grupo de Formacin Profesional Empleo y Trabajo

Adjunto.-

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