Anlisis y mejora de procesos

Necesidades relacionadas con los procesos:

Modificar uno existente Crear uno nuevo

En ambos casos:
Entender el proceso Eliminar errores Eliminar pasos innecesasrios Reducir variaciones Planificar la mejora continua

Entender el proceso

Describir el proceso
Reflexionar

Alcance y lmites Entradas Salidas Clientes Agentes Etapas

Medir capacidad y resultados actuales

Poder comprobar cambios y consecuencias. Objetivamente Puntos dbiles

Identificar necesidades y opiniones de los usuarios

Entender el proceso. Herramientas

Describir el proceso
Diagrama de flujo

Medir capacidad y resultados actuales

Control estadstico de procesos

Identificar necesidades y opiniones de los usuarios

La encuesta La entrevista

Eliminar errores

Por qu se producen errores?:

Papel Realidad No prueba piloto Puesta en marcha de pequeas mejoras Cambio de enfoque

Eliminar errores. Herramientas

Brainstorming

Barreras y apoyos
Qu ayuda a la resolucin Qu dificulta la solucin

Reduccin de opciones

Eliminar pasos innecesarios

Por qu existen?:
Excesivo nfasis en el control Aparicin de nuevas tcnologas Cambios legislativos (innecesarios operaciones o documentos) Cambios en los enfoques estratgicos u operativos

Mismas herramientas que para Eliminar errores

Reducir las variaciones

Mtodos de medida
Puntos crticos

Diseo nuevo proceso Mejorar ya implementado

Determinar las medidas

Definir medidas y mtodos Secuencia de implantacin

Reducir las variaciones del proceso

Medidas obtenidas proceso estable?
Causa

Estabilizar el proceso

Planificar mejora continua

Planificar el control y medida de los cambios Realizar el control y las medidas Medir los resultados

Plan

Act

Do

Check

Analizar para reiniciar el ciclo y hacer que la mejora sea continua

Solucin de problemas 1. Identificar el problema 2. Analizar

Encontrar las causas ms importantes

3. Evaluar las alternativas

Acciones ms efectivas Planificar su implantacin

4. Experimentar y aplicar
Dos etapas: Plan piloto y aplicacin general

5. Normalizar las mejoras

Identificar el problema

Identificar el problema
TORMENTA DE IDEAS, confirmada mediante ENCUENTAS y/o ENTREVISTAS, acortando lista REDUCCION DE OPCIONES escoger problema MATRIZ DE SELECCION

Valorar y ponderar relaciones entre una serie de opciones y criterios

Necesidad de mejora
Presentar datos numricos. Recogida mediante HOJAS DE MEDIDA Posterior presentacin mediante GRAFICAS

Identificar el problema Definicin del problema

Ser especfica Describir un problema, no un sntoma Establecer una relacin entre la situacin actual y la deseable No incluir causas ni soluciones del problema

Fijar objetivos
Medibles Ambiciosos Flexibles ante cambios del entorno Objetivo a largo plazo y objetivos intermedios

Analizar

Analizar
No confundir sntomas con causas No conformarse con algunas causas. Buscar las causas ltimas Podemos utilizar:
Diagrama de flujo Tormenta de ideas Hoja de Medidas Grafico de Pareto Diagrama causa-efecto
Si las eliminamos desaparece el problema

Analizar

Diagrama causa-efecto
Diagrama de Ishikawa Diagrama de Espina de Pescado

Representacin grfica de la relacin cualitativa e hipottica entre los diversos factores que puede contribuir a un efecto determinado

Grfico de Pareto

Ayuda a ver grficamente la importancia relativa de varios factores

Evaluar alternativas

Evaluar alternativas:
Tormenta de ideas, entrevistas y encuestas, para encontrar acciones Matriz de seleccin, para decidir acciones ms efectivas Barreras y apoyos, para desarrollar el plan de aplicacin.
No olvidar una MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
Accin Responsable Fecha

Solucin de problemas

Experimentar y aplicar:
Necesidad de mostrar datos medibles: Diagramas de barras, Grficos de Pareto, ...

Normalizar las mejoras:

Necesidad Diagramas de flujo del nuevo proceso