El arte de la productividad sin estrs

Cantidades de cosas por hacer Indefinicin de que se debe hacer Los cabos sueltos Centrarse en principios
Intento tomarme los das de uno en uno, Pero a veces varios das me atacan de golpe Ashley Brilliant

Tu habilidad para generar poder es directamente proporcional a tu habilidad para relajarte

Usualmente hay una proporcin inversa entre tener algo en la mente y la cantidad de esta que se esta llevando a cabo

Cualquier cosa que provoque en usted una reaccin desproporcionada, por exceso o defecto, puede controlarle, y con frecuencia lo hace

Capturar todas las cosas que necesitan hacerse, para ser colocadas en un sistema lgico y confiable FUERA DE LA MENTE Adquirir la disciplina de tomar las decisiones de antemano para tener una lista de acciones siguientes

No se ha aclarado exactamente cul es el resultado que desea No se ha decidido cul es el resultado de una accin fsica No se ha colocado un recordatorio de la accin
Esta preocupacin constante e improductiva que experimentamos por todo lo que tenemos que hacer es la que mas tiempo y energa consume. Kerry Gleeson

no hagas el compromiso mantener los compromisos renegociar los compromisos

1. 2. 3. 4. 5.

Recopilar Procesar Organizar Revisar Hacer

Fuente: www.diyplanner.com

Cada frente abierto debe estar en el sistema de recopilacin y no en la cabeza Mantener al mnimo la bandeja

Vaciar la bandeja peridicamente

Reglas
Se saca lo que esta primero. NO ELEGIR lo que se

va a procesar! Procesar de a uno por vez Lo que se saca de la bandeja, no vuelve a la bandeja. Decidir que hacer o que es
Hacer las cosas no requiere demasiado valor; en cambio, decidir qu hacer S lo requiere Elbert Hubbard

Requiere accin?
NO Basura Elementos para incubar (a futuro) Material de consulta

Requiere accin
Definir Accin Siguiente Si no se puede hacer directamente es un proyecto Si lleva menos de 2 minutos, HACERLO Agregarlo a la lista de acciones siguientes Delegarlo Aplazarlo

Fuente: www.diyplanner.com

Elementos necesarios para organizarnos

Lista de proyectos Material de apoyo de Proyectos Lista de a la espera Agenda para fechas fijas Lista de acciones siguientes Material de consulta Lista de algn da/tal vez Archivo de Seguimiento

Agenda
Es sagrada Cosas que solo se pueden hacer ese da No mezclar con tareas que pueden delegarse o

atrasarse

Listas de acciones siguientes

Separadas por Contextos

Oficina Calle Casa PC Telfono Personas-reuniones Leer/Revisar

Eventos o recordatorios a si mismo en el futuro.

Listas de Algn Da/Tal Vez

Archivo de seguimiento 43 carpetas 12 para los meses 31 para los das

El sistema de archivos

Debe ser rpido y divertido Al alcance de la mano Ordenado alfabticamente Muchas carpetas limpias Menos de 3/4 Etiquetas con referencias EVITAR la pila por archivar
Si necesita mas de 60 segundos para archivar algo, no lo archivar: lo amontonar David Allen

Listas de control
Afirmaciones personales

Listas de control de viajes

Revisin semanal reas de atencin y

responsabilidad Personas clave en m vida

Revisin Diaria Revisin Semanal Revisin General

Los asuntos de la vida tienen que ver con multitud de aspectos, y aquel que razona sobre cualquiera de ellos son tener en cuenta el resto de las cosas es un iluso incapaz de seguir la marcha del mundo -James Fenimore Cooper

Revisin Diaria
Mirar la agenda . Y despus la lista de acciones siguientes Mirarlas en el contexto correcto

La clave del sistema La revisin semanal

Papeles Sueltos Procesar notas Citas previas Citas futuras Vaciar la mente Revisar las listas
Para que el conocimiento sea productivo deberemos aprender a ver tanto el bosque como los rboles. Debemos aprender a conectar Peter Druker

El modelo de cuatro criterios para elegir acciones en el momento El modelo triple para evaluar el trabajo diario El modelo de seis niveles para revisar su propio trabajo

Para elegir
Contexto Tiempo disponible Energa Prioridad

En ultima instancia, debe confiar siempre en su intuicin. No obstante, puede hacer muchas cosas para potenciar esa confianza David Allen

Para evaluar el trabajo diario

Realizar trabajo predefinido Realizar el trabajo a medida que surge Definir su trabajo

Para revisar su propio trabajo

15.000 metros o ms: vida 12.000 metros: visin con un plazo de entre 3 a 5 aos 9.000 metros: objetivos anuales o bianuales 6.000 metros: reas de responsabilidad 3.000 metros: proyectos actuales Pista de aterrizaje: acciones actuales

Fuente: www.diyplanner.com

proyecto es todo aquello que no se puede hacer directamente para que se complete

El modelo de planificacin natural

1. Definir propsitos y principios 2. Visualizar resultados 3. Generar lluvias de ideas 4. Organizar 5. Identificar las acciones siguientes

1. Definir Propsito
Porque estoy haciendo esto? Llevarlo mas all y preguntar porque estoy haciendo esto

Principios
Les dar a otros libertad sobre esto mientras que...

Si no est seguro de lo que est haciendo, nunca har lo suficiente David Allen

2. Visualizar los resultados

Visin
ver el proyecto luego de completado los

resultados Ver un xito absoluto!

La imaginacin es mas importante que el conocimiento Albert Einstein

3. Generar lluvia de ideas

No hay que juzgar, criticar ir tras la cantidad, no la calidad Analizar y organizar Apagado disparadores

4. Organizar
Identificar las piezas Importante Ordenar por Componentes Secuencias Prioridades Detallar hasta el nivel necesario

5. Identificar las acciones siguientes

Cul es la accin siguiente en cada una de las

partes del proyecto?

Cul es la accin siguiente en el proceso de

planeamiento?

Organzate con eficacia Autor David Allen Ediciones Urano http://www.davidco.com/

Guillermo Matas Mazza

gmmazza@gmail.com
www.masemprendedor.com