Anexa nr.

199

Anexa nr.3
I. Formatul

Lista de control pentru un proiect de Document de politic n domeniul CPI (Policy Paper1)

1. Cuprinsul sugerat: Sumarul, Introducere, Coninutul, Recomandrile i Angajamentele i Planul de Aciune; 2. Menionarea cerinelor CE n cadrul Capitolului de negociere CF; 3. Descrierea succint a mediului naional de control i a celor mai importante structuri implicate; 4. Furnizarea unei analize privind diferenele fa de standardele internaionale; 5. Formularea de recomandri privind politicile, legislaia, reorganizarea structurilor i procesul de instruire profesional; 6. Prezentarea unui Plan de aciune cu termene ferme de realizare; 7. Pregtirea obinerii unei aprobri explicite a documentului din partea Ministrului finanelor sau de ctre Guvern.

II. Coninutul
Sumarul Aceast parte are rolul de a prezenta scopul i originea acestui document i de a furniza cititorului concluziile operaionale i recomandrile cele mai relevante. Aceast parte trebuie s se adreseze managerilor de la toate nivelele, profesionitilor din auditul intern, ct i Parlamentului sau chiar publicului larg. Introducerea 1. Descrierea persoanelor responsabile pentru ntocmirea i coordonarea acestui document; 2. Descrierea clar a scopurilor pentru care a fost alctuit acest document; 3. Reamintirea recomandrilor Comisiei Europene i a altor structuri cnd acestea sunt aplicabile (SIGMA, Banca Mondial) n legtur cu CPI i cu auditul extern; 4. Definirea beneficiarilor naionali a acestor discuii; 5. Explicarea analizei diferenelor i prezentarea celor care au realizat-o; 6. Prezentarea concluziilor analizei diferenelor; 7. Descrierea resurselor care vor fi necesare pentru implementarea i derularea recomandrilor i a noului sistem; 8. Menionarea acelora care vor fi responsabili pentru implementarea recomandrilor cuprinse n acest document la termenele stabilite. Mediul naional de control 1. Furnizarea unei viziuni de ansamblu/a unei analize privind toate structurile de control extern care sunt n relaie cu controlul public intern: Controlul parlamentar; Instituia Suprem de Audit i care este relaia sa att cu Parlamentul, ct i cu Guvernul (independena financiar); capitol redactat de preferat direct de SAI i Alte structuri centrale de control 2. Descrierea organizaiilor specifice care funcioneaz n domeniul controlului public intern:
1 DG Buget utilizeaz o list de control mai cuprinztoare

200

PIC

A. Managementul i controlul financiar (MCF) 1. Cum funcioneaz sistemul de management i control financiar? 2. Exist noiunea de responsabilitate managerial i care este cuprinderea acestui concept privind aciunile care se refer la implementarea bugetului i dac acest proces se realizeaz n condiii de efectivitate, economicitate i eficien ? 3. Descrierea organizrii i funcionrii departamentelor financiare din centrele de ncasare i de cheltuire a fondurilor publice; conducerea departamentelor, controlorul financiar ex-ante, controlul financiar permanent, controlul financiar ex-post i/sau inspecia descentralizat, rolul contabilului Trezoreriei i natura raportrilor financiare. 4. Controlul financiar acoper toate etapele procesului bugetar: repartizarea creditelor, angajarea cheltuielii, organizarea licitaiei i procedurile de contractare, ncasarea veniturilor, plile, managementul activelor i pasivelor, recuperarea sumelor pltite n mod nejustificat? B. Auditul intern 1. Exist o funcie de audit intern? Cum este auditul intern organizat la nivel central, regional i local? 2. Ce fel de audit este realizat de ctre departamentele de audit intern: audituri clasice financiare, audituri de sistem, audituri de performan, audituri IT sau alte tipuri de audituri? 3. Descrierea obiectivelor auditului intern, explicarea modului de funcionare a conceptului de independen funcionala, furnizarea informaiei privind statutul i coninutul Cartei Auditului Intern i a Codului de Etic (pot fi prezentate n anex); 4. Furnizarea de informaii privind instrumentele utilizate de auditul intern, planul de audit i procedurile de raportare; 5. Auditorul intern primete o instruire profesional sau o certificare privat sau public? Este procesul de certificare nsoit de cel al semnrii Codului de Etic ntocmit cu respectarea standardelor internaionale? Sunt auditorii interni evaluai periodic n ceea ce privete conformitatea activitii lor cu standardele de calitate? 6. Exist manuale de audit armonizate? C. UCA 1. A fost nfiinat o organizaie central care s fie responsabil de armonizarea sistemelor de management i control intern n totalitatea sectorului public n aplicarea principiului responsabilitii manageriale? 2. A fost nfiinat o organizaie central care s fie responsabil de armonizarea activitii de audit intern, independent din punct de vedere funcional n totalitatea sectorului public? 3. Este statutul acestor structuri organizat n aa fel nct s fie capabile s raporteze la cel mai nalt nivel al managementului i au ele destul putere pentru a se putea adresa direct minitrilor i altor conductori ai instituiilor publice n vederea implementrii metodologiilor relevante? 4. UCA i asuma responsabilitile pentru determinarea nevoilor de instruire profesional n zona acoperit de CPI? 5. Este statutul conductorului UCA acela de funcionar public i nu de angajat pe baz de contract limitat n timp, iar numirea i demiterea lui nu sunt influenate de schimbrile politice?

Anexa nr.3

201

D. Auditul Extern 1. A furnizat SAI informaii privind capitolul de audit extern, pentru a explica cele mai noi dezvoltri n domeniul auditului public extern i strategiile relevante i despre cum se poziioneaz SAI n raport cu ultimele dezvoltri ale politicii n domeniul CPI? 2. Se bucur SAI de independen funcional i financiar? 3. Este SAI membr a INTOSAI i a aderat la recomandrile acestei organizaii? 4. Se furnizeaz instruire profesional pentru auditorii si care poate s fie utilizat i de UCA? Controlul Parlamentar 1. Prezint Ministerul finanelor rapoarte ctre Parlament privind statutul auditului i controlului intern n sectorul public ? 2. Este Parlamentul responsabil pentru numirea Preedintelui SAI i pentru aprobarea bugetului SAI ? 3. Exist proceduri i Comitetele necesare pentru a dezbate constatrile i recomandrile SAI? Alte organizaii de control i corpuri de inspecie 1. Exist alte structuri de control public sau de inspecie care pot avea un impact asupra ntregii structuri CPI? 2. Sunt obiectivele i sarcinile Inspeciei generale la nivel central i descentralizat i/sau a departamentelor de Inspecie tehnic din ministere, bine definite? Analiza diferenelor Este o analiz care va sublinia slbiciunile din mediul de control care exist n prezent n comparaie cu standardele internaionale de control i audit (IIA i INTOSAI) i cu cea mai bun practic din UE. Aceast analiz trebuie s se refere att la CPI, ct i la auditul extern pe teme cum ar fi: schimbri n cadrul legal existent; schimbri ale cadrului instituional; calificarea personalul care ocup funciile de conducere n sistemul CPI; nevoile privind formarea profesional. Concluziile 1. Conine acest document o parte separat destinat concluziilor? 2. Partea destinat concluziilor conine o descriere a principalelor aciuni care trebuie ntreprinse? 3. Concluziile conin o descriere a organizrii, persoanelor responsabile i a modului de monitorizare a realizrii principalelor aciuni care trebuie ntreprinse? 4. Concluziile formulate conin i nevoile privind alocarea resurselor? 5. Exist posibilitatea ca UE s susin aceste nevoi? 6. Documentul de politic n domeniul CPI va fi transmis de ctre ministrul finanelor spre aprobare Guvernului (Consiliului de Minitrii)? 7. Dup aprobarea de ctre Guvern acest document va fi transmis beneficiarilor printrun program de distribuire? Planul de aciune 1. Exist un plan de aciune pe termen scurt/mediu/lung ataat la acest document i care cuprinde programul de implementare a concluziilor? 2. Sunt elementele cuprinse n planul de aciune n legtur cu recomandrile identificate? 3. Este indicat persoana care este responsabil pentru implementarea aciunilor cuprinse n acest plan? 4. Exist termene fixate pentru realizarea aciunilor i sunt aceste termene realiste?